Zarządzanie czasem jako system podejść do życia. Federalna Agencja Edukacji

Jak odpowiedzieć na pytania na rozmowie kwalifikacyjnej: Jak zarządzasz swoim czasem? Jak planujesz swój dzień pracy? Jakich technik i metod używasz podczas planowania? Podaj przykłady tego, jak wykorzystujesz umiejętności zarządzania czasem, aby pomyślnie wykonać zadanie.

Wszystkie odpowiedzi na te pytania poznasz czytając ten artykuł.

Czym jest zarządzanie czasem?

Zarządzanie czasem- jest to zestaw wiedzy, umiejętności i zdolności, dzięki którym człowiek wie, jak ustalać priorytety, dokładnie planuje swój czas, zwiększając w ten sposób swoją osobistą produktywność w organizacji swojego czasu pracy.

„Dopóki nie potrafisz zarządzać swoim czasem, nie możesz zarządzać niczym innym” – Peter Drucker

1. Perfekcjonizm
2. Kunktatorstwo
3. Brak wiedzy
4. Brak niezbędnych narzędzi i zasobów

1. Perfekcjonizm bardzo utrudnia terminową realizację zadań. Wiele osób uważa, że ​​ta cecha jest siłą, jednak to właśnie ciągłe dążenie do perfekcji i niezadowolenie z uzyskanych efektów jest jedną z przyczyn nieefektywnego wykorzystania czasu. Znajdując możliwości zaakceptowania „prawdziwego” wyniku zamiast „idealnego”, oszczędzasz znaczne zasoby na inne cele. Jest takie wyrażenie: „perfekcjonizm jest zły”, oczywiście wszystko to jest dość względne i w każdej indywidualnej sytuacji tę cechę osobowości można ocenić inaczej, jednak niewątpliwie w ramach zarządzania czasem: perfekcjonizm to ZŁO!

2. Kunktatorstwo- ciągłe odkładanie spraw na później, niechęć do wykonania pewnych obowiązków. W słowniku prokrastynujących pracowników dominuje słowo „JUTRO”. Steve Jobs bardzo dobrze powiedział o takich ludziach: „Biedni, nieszczęśliwi, nieszczęśliwi i niezdrowi to ci, którzy często używają słowa „jutro”.

Nie uchronię Cię przed perfekcjonizmem i prokrastynacją, moim celem jest przekazywanie wiedzy, dostarczanie najlepszych technik i metod oraz zapoznawanie Cię z zasobami i narzędziami do doskonalenia umiejętności zarządzania czasem. Niezależnie od tego, czy skorzystasz z otrzymanych informacji, czy nie - wszystko zależy wyłącznie od Twojego pragnienia. Jednak po przeczytaniu tego artykułu już nigdy nie będziesz taki sam.

Na początek sugeruję określenie swoich umiejętności zarządzania czasem. Przechodzić

Dysonans poznawczy polega na tym, że z jednej strony nie możemy kontrolować czasu jako takiego. Przecież jest to czas, którego nie możemy kontrolować i wydaje się, że to czas kontroluje nas, a nie my go. Przyzwyczailiśmy się postrzegać czas jako coś wiecznego i nieograniczonego. Wydaje się, że zawsze jest tego dużo. Z drugiej strony czas jest jednym z najcenniejszych zasobów, jakie wszyscy posiadamy. Ważne jest, aby zrozumieć, że czas ma swoje granice, każdy dzień jest naczyniem o określonej pojemności, które wypełniasz rzeczami do zrobienia. Możesz wypełnić go bezużytecznymi rzeczami lub możesz wypełnić go rzeczami, które sprawdzają się w Twoich zadaniach i prowadzą Cię do ostatecznego celu.

Możemy kontrolować siebie, to jak planujemy swój dzień i jak spędzamy czas w pracy. Inteligentne, produktywne i ekonomiczne wykorzystanie tego zasobu jest ważnym elementem oceny pracownika.

Efektywność czasową można osiągnąć na dwa sposoby:

1. Osiągaj znaczące wyniki, oszczędzając czas. Oznacza to, że wiesz, jak wykonać zadanie w jak najkrótszym czasie.
2. Efektywne planowanie czasu pracy zmniejszy liczbę i objętość wykonywanych zadań.

W tym artykule przygotowałem podsumowanie sześciu najlepszych technik zarządzania czasem. Z ich pomocą możesz nauczyć się planować i kontrolować swoje priorytetowe zadania na co dzień.

Jak nauczyć się zarządzać swoim czasem?

6 najlepszych metod zarządzania czasem:

1. Zasada Pareta
2. Matryca Eisenhowera
3. Mapy myśli
4. Piramida Franklina
5. Metoda ABCD
6. Najpierw zjedz żabę

1. Zasada Pareto

Zasada Pareto głosi, że niewielka część przyczyn, wysiłków i inwestycji odpowiada za dużą część wyników. Zasada ta została sformułowana przez włoskiego ekonomistę Vilfredo Pareto w 1897 roku i od tego czasu została potwierdzona badaniami ilościowymi w różnych obszarach życia:

20% wysiłku daje 80% rezultatów

Zasadę Pareto w zakresie zarządzania czasem można sformułować następująco: wystarczy około 20% wysiłku i czasu, aby uzyskać 80% wyniku.
Jak dokładnie określić, jaki wysiłek wystarczy, aby uzyskać dobry wynik? Wyobraź sobie, że szukasz odpowiedzi na interesujące Cię pytania w książce. Zgodnie z rozważaną zasadą, w 20% tekstu znajdziesz 80% potrzebnych informacji. Jeśli dokładnie wiesz, co Cię interesuje, możesz szybko przewracać książkę i uważnie czytać tylko poszczególne strony. W ten sposób zaoszczędzisz 80% swojego czasu.

2. Macierz Eisenhowera

To chyba najsłynniejsza dziś koncepcja zarządzania czasem, która pozwala na ustalanie priorytetów. Technika ta, której stworzenie przypisuje się amerykańskiemu generałowi Dwightowi Eisenhowerowi, pozwala sortować sprawy zarówno według ich pilności, jak i ważności. Każdy rozumie, że w jednym okresie można wykonać tylko ograniczoną liczbę zadań. Czasami, bez uszczerbku dla pracy, tylko jeden. I za każdym razem musimy zdecydować, CO DOKŁADNIE? Amerykański prezydent Dwight Eisenhower podczas planowania swoich spraw zwykł porządkować swoje sprawy w kilka ważnych kategorii.
Zgodnie z tzw. macierzą Eisenhowera konieczne jest zaklasyfikowanie każdego przypadku do jednego z czterech typów wskazanych na schemacie.

Matryca Eisenhowera

Ważność zadania zależy od tego, jak bardzo wynik jego realizacji wpływa na Twój biznes. A o pilności decydują jednocześnie dwa czynniki: po pierwsze, jak szybko należy wykonać to zadanie, a po drugie, czy wykonanie tego zadania jest powiązane z konkretną datą i konkretną godziną. To znaczenie i pilność rozpatrywane łącznie mają wpływ na ustalenie priorytetów.

Przyjrzyjmy się bliżej, jakie przypadki można zaliczyć do każdego z czterech typów.

Typ I: „ważny i pilny”.
Są to sprawy, które jeśli nie zostaną zakończone w terminie, spowodują znaczne szkody dla Twojej firmy (na przykład odnowienie licencji, złożenie zeznań podatkowych itp.). Pewna część takich przypadków nieuchronnie będzie obecna w życiu każdego człowieka. Jednak dzięki wcześniejszemu przygotowaniu (sprawy typu II – „ważne, ale nie pilne”) wielu kryzysom można zapobiec (na przykład studiując prawo, rozwijając dobre relacje z wpływowymi osobami).

Mogą to być również projekty z terminem realizacji lub sytuacją awaryjną. Na przykład wizyta u lekarza ze względu na problemy zdrowotne, złożenie artykułu do czasopisma w ściśle określonym terminie lub wypełnienie raportu z wyników badania. Nie mamy tutaj wyboru. Praca tej grupy musi zostać wykonana, kropka. W przeciwnym razie pojawią się poważne problemy.

Typ II: „ważny, ale nie pilny”.
Są to rzeczy skupione na przyszłości: szkolenia, studiowanie obiecujących obszarów rozwoju biznesu, ulepszanie sprzętu, przywracanie zdrowia i wydajności. Działania, które prowadzą do Twojego celu strategicznego. Na przykład naucz się języka obcego, aby przenieść się do pracy w innej, bardziej perspektywicznej organizacji. Chodzi także o zapobieganie problemom – utrzymywanie dobrej kondycji fizycznej. Niestety często zaniedbujemy takie sprawy i odkładamy ich rozwiązanie na później. W rezultacie języka nigdy się nie uczy, dochody nie rosną, a wręcz maleją, zdrowie jest zagrożone.Sprawy te mają ciekawą cechę – jeśli są zaniedbywane przez dłuższy czas, stają się Ważne – Pilne. W końcu, jeśli nie pójdziesz do dentysty przynajmniej raz w roku, prędzej czy później pilna wizyta u niego stanie się nieunikniona.

Typ III: „nieważne, ale pilne”.
Wiele z tych rzeczy tak naprawdę nie wnosi większej wartości do Twojego życia. Robimy je tylko dlatego, że nam się przytrafiają (długa rozmowa telefoniczna lub studiowanie ogłoszenia przychodzącego pocztą) lub z przyzwyczajenia (odwiedzanie wystaw, na których nie ma już nic nowego). To po prostu ta sama codzienna rutyna, która pochłania mnóstwo naszego czasu i energii.

Typ IV: „nieważne i niepilne”.
Są to różne sposoby na „zabicie czasu”: nadużywanie alkoholu, „lekkie czytanie”, oglądanie filmów itp. Często po to sięgamy, gdy nie mamy już sił na produktywną pracę (nie mylić z prawdziwym odpoczynkiem i komunikacja z bliskimi i przyjaciółmi - bardzo ważne sprawy.) To „ćma” zjadająca nasz czas.

Dążąc do sukcesu swojej firmy, najpierw próbujesz osiągnąć rzeczy, które określiłeś jako „ważne” – najpierw „pilne” (Typ I), a następnie „niepilne” (Typ II). Pozostały czas można przeznaczyć na sprawy „pilne, ale nieważne” (typ III).
Należy podkreślić, że większość czasu pracy pracownika powinna być przeznaczona na sprawy „ważne, ale nie pilne” (typ II). Dzięki temu zapobiegniesz wielu sytuacjom kryzysowym, a pojawienie się nowych możliwości rozwoju biznesu nie będzie już dla Ciebie nieoczekiwane.

Kiedy po raz pierwszy zaczniesz używać tego systemu do ustalania priorytetów, prawdopodobnie będziesz chciał sklasyfikować wiele z tych elementów jako „ważne”. Jednak w miarę zdobywania doświadczenia zaczniesz dokładniej oceniać wagę danej sprawy. Nauczenie się korzystania z systemu ustalania priorytetów zajmie trochę czasu. Gdzie mogę to dostać? Najprawdopodobniej pracę nad opanowaniem technik zarządzania czasem zaklasyfikujesz jako „ważną, ale nie pilną”.
W przenośnym wyrażeniu Stephena Coveya (autora międzynarodowego bestsellera „Siedem nawyków skutecznego działania”) trzeba znaleźć czas na „naostrzenie piły”, wtedy przygotowanie drewna opałowego przebiegnie szybciej.

Przypowieść

Pewien człowiek widział w lesie drwala, który z wielkim trudem rąbał drzewo zupełnie tępym toporem. Mężczyzna zapytał go:
- Kochanie, dlaczego nie naostrzysz swojego topora?
- Nie mam czasu ostrzyć siekiery - muszę rąbać! - jęknął drwal...

Dlatego trzeba „dobrowolnie” przeznaczyć pewną ilość czasu na planowanie swoich działań, rezygnując z robienia mniej ważnych rzeczy. Jeśli ci się to uda, możesz wykorzystać swoje nowe umiejętności, aby następnym razem zyskać jeszcze więcej czasu i wykorzystać go do nauki więcej. Dzięki determinacji w dążeniu do poprawy efektywności pracy będziesz stopniowo uwalniał czas na rozwój osobistej produktywności.

Kryteria ustalania priorytetów
Zwykle oceniając ważność konkretnego zadania, za ważne uznajemy przede wszystkim te rzeczy, które należy wykonać pilnie (lub „na wczoraj”). Nagromadzenie niezrealizowanych zadań i obietnic stwarza problemy dla Twojej firmy, a także powoduje nieprzyjemne uczucia dla Ciebie osobiście. To właśnie tymi „pilnymi” sprawami staramy się zająć w pierwszej kolejności. Jednak pilność nie powinna być jedynym czynnikiem przy pisaniu listy rzeczy do zrobienia i ustalaniu kolejności jej realizacji.
Doświadczenie pokazuje, że choć wykonanie (lub niewykonanie) wielu pilnych rzeczy nie będzie miało większego wpływu na Twój biznes, istnieje wiele rzeczy mniej pilnych, które mogą położyć podwaliny pod przyszły sukces. Dlatego oprócz pilności należy rozważyć, w jakim stopniu ta lub inna sprawa wpływa na sukces firmy, to znaczy określić i wziąć pod uwagę jej znaczenie.

3. Mapy myśli

Takie jest opracowanie Tony’ego Buzana – znanego pisarza, wykładowcy i konsultanta ds. inteligencji, psychologii uczenia się i problemów myślenia. Istnieją również takie tłumaczenia wyrażenia „Mapy myśli”, jak „Mapy mentalne”, „Mapy mentalne”, „Mapy myśli”.

Mapy myśli to metoda, która pozwala na:

Skutecznie strukturyzuj i przetwarzaj informacje;
pomyśl wykorzystując swój potencjał twórczy i intelektualny.

To bardzo piękne narzędzie do rozwiązywania problemów takich jak prowadzenie prezentacji, podejmowanie decyzji, planowanie czasu, zapamiętywanie dużych ilości informacji, burza mózgów, samoanaliza, opracowywanie złożonych projektów, treningi personalne, rozwój itp.

Obszary zastosowania:
1. Prezentacje:
w krótszym czasie przekażesz więcej informacji, a jednocześnie będziesz lepiej zrozumiany i zapamiętany;
prowadzenie spotkań biznesowych i negocjacji.

2. Planowanie:
zarządzanie czasem: plan dnia, tygodnia, miesiąca, roku...;
rozwój złożonych projektów, nowych biznesów...

3. Burza mózgów:
generowanie nowych pomysłów, kreatywność;
zbiorowe rozwiązywanie złożonych problemów.

4. Podejmowanie decyzji:
jasna wizja wszystkich zalet i wad;
bardziej wyważoną i przemyślaną decyzję.

4. Piramida Franklina

To gotowy system planowania, który pomoże Ci właściwie zarządzać czasem i osiągać swoje cele. Benjamin Franklin (1706-1790) – Amerykanin. podlewać aktywista B. Franklina wyróżniała fantastyczna zdolność do pracy i wyjątkowe poczucie celu. W wieku dwudziestu lat ułożył plan osiągnięcia swoich celów na resztę życia. Przez całe życie kierował się tym planem, jasno planując każdy dzień. Jego plan osiągnięcia swoich celów nazywa się „Piramidą Franklina” i wygląda mniej więcej tak:

1. Podstawą piramidy są główne wartości życiowe. Można powiedzieć, że jest to odpowiedź na pytanie: „Z jaką misją przyszedłeś na ten świat?” Co chcesz wyciągnąć z życia? Jaki ślad na Ziemi chcesz pozostawić po sobie? Istnieje opinia, że ​​​​nie ma nawet 1% ludzi żyjących na planecie, którzy zastanawialiby się nad tym poważnie. Innymi słowy, jest to wektor kierunku Twojego marzenia.

2. Opierając się na wartościach życiowych, każdy wyznacza sobie globalny cel. Kim chce zostać w tym życiu, co planuje osiągnąć?

3. Ogólny plan osiągnięcia celów polega na ustaleniu konkretnych celów pośrednich na drodze do osiągnięcia celu globalnego.

4. Plan na trzy, pięć lat nazywany jest długoterminowym. Ważne jest tutaj określenie dokładnych terminów.

5. Plan na miesiąc, a potem na tydzień to plan krótkoterminowy. Im bardziej przemyślany, im częściej będziesz go analizować i dostosowywać, tym skuteczniejsza będzie praca.

6. Ostatnim punktem w zakresie osiągania celów jest plan na każdy dzień.

5. Metoda ABCD

Metoda ABCD to skuteczny sposób na priorytetyzację zadań, z których możesz korzystać na co dzień. Ta metoda jest prosta i tak skuteczna, że ​​jeśli będzie stosowana regularnie i kompetentnie, może wynieść Cię do rangi najbardziej produktywnych i produktywnych ludzi w Twojej dziedzinie działalności.
Siłą metody jest jej prostota. Oto jak to działa. Zaczynasz od sporządzenia listy wszystkiego, co musisz zrobić w nadchodzącym dniu. Myśl na papierze.
Następnie umieszczasz literę A, B, C, D lub D przed każdą pozycją na swojej liście.

Typ problemu „A” definiuje się jako rzecz, która jest w danym momencie najważniejsza, coś, co musisz zrobić, bo inaczej ryzykujesz poważnymi konsekwencjami. Zadaniem typu A może być wizyta u ważnego klienta lub napisanie raportu dla szefa. Zadania te reprezentują prawdziwe, dojrzałe „żaby” Twojego życia.
Jeśli masz przed sobą więcej niż jedno zadanie „A”, uszereguj je według priorytetu, oznaczając je A-1, A-2, A-3 itd. Zadanie A-1 to największa i najbrzydsza „żaba” ze wszystkich wszystko, z czym musisz się uporać.

Typ problemu „B” jest zdefiniowany jako ten, który powinieneś zrobić. Niemniej jednak konsekwencje w przypadku jego wdrożenia lub nieprzestrzegania są dość łagodne. Takie zadania to nic innego jak „kijanki” w Twoim życiu. Oznacza to, że jeśli nie wykonasz odpowiedniej pracy, ktoś będzie niezadowolony lub postawiony w niekorzystnej sytuacji, ale w każdym razie poziom ważności tych zadań nie jest zbliżony do poziomu zadań typu „A”. Wykonanie telefonu w mniej pilnej sprawie lub przejrzenie zaległości e-mailowych może stanowić esencję zadania typu B.
Zasada, której powinieneś przestrzegać, brzmi: nigdy nie zaczynaj zadania typu B, jeśli masz jeszcze zadanie A niedokończone. Nigdy nie pozwól, aby „kijanki” rozpraszały twoją uwagę, podczas gdy wielka „żaba” czeka na swój los i zostanie zjedzona!

Typ problemu „B” definiuje się jako coś, co byłoby wspaniale zrobić, ale po czym nie należy spodziewać się żadnych konsekwencji, niezależnie od tego, czy to zrobisz, czy nie. Zadaniem typu B może być telefon do przyjaciela, wypicie filiżanki kawy, zjedzenie lunchu z kolegą lub załatwienie osobistych spraw w godzinach pracy. Tego typu „wydarzenia” nie mają absolutnie żadnego wpływu na Twoją pracę.

Typ problemu „G” jest ceniona jako praca, którą możesz zlecić komuś innemu. Zasadą w tym przypadku jest to, że powinieneś delegować innym wszystko, co tylko mogą, dzięki czemu zyskasz czas dla siebie na wykonanie zadań typu A, które możesz wykonać tylko Ty.

Typ problemu „D” reprezentuje zadanie, które można całkowicie usunąć z listy rzeczy do zrobienia. Może to być zadanie, które wcześniej było ważne, ale teraz nie jest już istotne, zarówno dla Ciebie, jak i innych. Często jest to praca, którą wykonujesz dzień po dniu, albo z przyzwyczajenia, albo dlatego, że sprawia ci to przyjemność.

Po złożeniu wniosku Metoda ABCD do swojej codziennej listy zadań, całkowicie zorganizowałeś swoją pracę i przygotowałeś grunt pod szybsze wykonanie ważniejszych zadań.

Najważniejszym warunkiem, aby metoda ABCD rzeczywiście zadziałała w Twoim przypadku jest spełnienie następującego warunku: bezzwłocznie rozpocznij zadanie A-1, a następnie pracuj nad nim aż do jego całkowitego ukończenia. Wykorzystaj swoją siłę woli, aby rozpocząć i kontynuować pracę nad najważniejszym dla Ciebie zadaniem w tej chwili. Złap swoją największą „żabę” i „zjedz” ją bez przerwy, aż do ostatniego kęsa.
Umiejętność analizy listy rzeczy do zrobienia na dany dzień i wyróżnienia zadania A-1 będzie punktem wyjścia do osiągnięcia naprawdę dużego sukcesu w swoich działaniach, zwiększy Twoją samoocenę, napełni Cię szacunkiem do samego siebie i poczuciem dumna ze swoich osiągnięć.
Kiedy wyrobisz w sobie nawyk pełnego skupienia się na swoim najważniejszym zadaniu, czyli zadaniu A-1 – czyli na zjedzeniu swojej głównej „żaby” – nauczysz się robić dwa, a nawet trzykrotnie więcej niż ludzie wokół Ty.

6. Najpierw zjedz żabę

Przejście z trudnego na łatwe

Prawdopodobnie słyszałeś to pytanie: „Jak zjadłbyś słonia?” Odpowiedź brzmi oczywiście „kawałek po kawałku”. Jak zjadłbyś swoją największą i najpaskudniejszą „żabę”? W ten sam sposób: podzieliłbyś to na konkretne działania krok po kroku i zacząłbyś od pierwszego.

Rozpocznij dzień pracy od najtrudniejszego zadania i wykonaj je tak szybko, jak to możliwe. Pomoże Ci to uświadomić sobie, że masz jeszcze dużo do zrobienia, a czas w Twoim dniu pracy jest ograniczony. Wykonanie najpierw najtrudniejszej rzeczy da Ci ogromne poczucie satysfakcji. Stosuj tę zasadę każdego dnia, a zobaczysz, ile energii zyskasz i jak efektywnie przebiegnie Twój dzień pracy. Ciągłe odkładanie problematycznego zadania na koniec dnia sprawia, że ​​cały dzień będziesz o nim myślał, a to uniemożliwi Ci skupienie się na innych zadaniach! Najpierw zjedz żabę, a potem zjadaj słonia kawałek po kawałku!

Narzędzia do planowania czasu

Zaplanuj swój każdy dzień z wyprzedzeniem.
Planując poruszamy się
przyszłość w teraźniejszość i dzięki temu mamy
okazja, żeby coś zrobić
o nim już teraz

Alana Lakina

Główne generacje „planistów”
Znane dziś technologie i sposoby organizacji czasu pracy można podzielić na kilka pokoleń – różnice polegają tutaj na zasadach rejestrowania informacji i technologii wykorzystania.

Do XX wieku planowanie czasu pracy odbywało się przy użyciu prymitywnych metod: notatek, list zadań do wykonania itp. Na początku ubiegłego wieku wraz z rozwojem biznesu upowszechniły się nowe narzędzia ułatwiające menedżerowi pracę planować czas.
Pomysł przystosowania kalendarza domowego do pracy biurowej zrodził się w XIX wieku i zmaterializował się w postaci kalendarza biurkowego w roku 1870. Na każdy dzień przydzielono jedną stronę kalendarza, na której wskazano datę, dzień, miesiąc i rok. Posiadanie wolnego miejsca na notatki umożliwiło zapisanie niezbędnych notatek: negocjacji, spotkań, wydatków, spotkań. Od niemal stulecia kalendarz biurkowy jest głównym narzędziem planowania czasu menedżerów.

Efektem ulepszenia kalendarza biurkowego był kalendarz i planer tygodniowy. Dziennik to luźno kartkowy, ciągły kalendarz w formie wygodnego notatnika o różnych formatach. Dziennik możesz zabrać ze sobą na spotkania i w podróż służbową.
Jeszcze wygodniejszy dla menedżera okazał się dziennik tygodniowy, w którym można było zaplanować tydzień i dzień pracy, monitorować realizację zapisanych zadań, analizować spędzony czas (ponieważ pojawił się godzinny podział dnia pracy), więcej szybko wyszukuj informacje (w końcu pogrupowano je teraz na 52 tygodnie, a nie 365 dni). W latach 80-tych kalendarze tygodniowe praktycznie zastąpiły kalendarze biurkowe i stały się tak powszechne, że stały się elementem stylu biznesowego przedsiębiorstw.

Pomysł projektowy połączenia kalendarza, notatnika i książki telefonicznej w jednym wygodnym narzędziu z powodzeniem zmaterializował się już w 1921 roku w postaci „organizatora” (od angielskiego organizatora). Późniejsze udoskonalanie instrumentu przeprowadzono poprzez zmianę formatu, projektu, jakości papieru i dekoracji zewnętrznej. Tutaj urządzenia do przechowywania informacji i środki techniczne (kalendarz, notatnik, książka adresowa i telefoniczna, wizytownik, długopis, mikrokalkulator) zostały połączone w jednym narzędziu. Jednocześnie nie istniała jasna klasyfikacja i systematyzacja zapisów.

Słynny „menedżer czasu” powstał w Danii w 1975 roku. Wdrożył ideę ukierunkowanego planowania wyników osobistych w oparciu o standardowy klasyfikator funkcji („zadania kluczowe”) i technologię realizacji wydarzeń globalnych („zadania słonia”). Jednocześnie korzystanie z „menedżera czasu” okazało się dopuszczalne tylko dla osób z natury zorganizowanych i zdyscyplinowanych, a także wymagało znacznych nakładów finansowych na szkolenia i akwizycje.
Niemniej jednak nazwa tego typu „organizatora” – „zarządca czasu” – stała się słowem powszechnie używanym i dziś oznacza ogólne podejście do aktywnego wykorzystania czasu jako zasobu zarządczego.

Rozwój postępu naukowo-technicznego w ostatnich dziesięcioleciach doprowadził do powstania zasadniczo nowych, z technologicznego punktu widzenia, elektronicznych narzędzi planowania czasu: notesu elektronicznego, różnych programów serwisowych dla komputerów PC, telefonów komórkowych, smartfonów itp.

Najlepsze nowoczesne technologie zarządzania czasem:

1.Trello to darmowa aplikacja internetowa służąca do zarządzania projektami w małych grupach. Trello pozwala na produktywność i lepszą współpracę. Trello to tablice, listy i karty, które pozwalają organizować projekty i ustalać priorytety projektów w zabawny, elastyczny i łatwy do zmiany sposób.

2. Evernote – serwis internetowy i zestaw oprogramowania do tworzenia i przechowywania notatek. Notatką może być fragment sformatowanego tekstu, cała strona internetowa, zdjęcie, plik audio lub notatka napisana odręcznie. Notatki mogą także zawierać załączniki innych typów plików. Notatki można sortować w notesach, opisywać, edytować i eksportować.

* Praca ta nie jest pracą naukową, nie jest ostateczną pracą kwalifikacyjną i jest wynikiem przetworzenia, uporządkowania i sformatowania zebranych informacji, mających służyć jako źródło materiału do samodzielnego przygotowania prac edukacyjnych.

Wprowadzenie..3

1 Zarządzanie czasem jako system zarządzania czasem..5

1.1 Elementy zarządzania czasem…..5

1.2 Przyczyny braku czasu….6

2 Podstawowe metody zarządzania czasem….11

2.1 Analiza wykorzystania zasobów tymczasowych i planowanie czasu..11

2.2 Działania pomagające racjonalizować wykorzystanie czasu...15

Wniosek….21

Wykaz wykorzystanych źródeł..22

Wstęp

Powszechnie znana prawda – „Czas to pieniądz” zdaje się zaczyna zmieniać swoje znaczenie. Według jednego z najlepszych analityków i praktyków brandingu, Marka Gobe, „czas staje się cenniejszy niż pieniądze”. I trudno się z nim nie zgodzić.

Wielu znanych ekspertów, szczególnie tych z Moskwy, potwierdza tę prawdę, twierdząc, że czas jest tak specyficznym zasobem, że w organizacji zajmuje to samo miejsce co środki trwałe, praca, surowce, ma jednak szczególną specyficzną właściwość: jest to nieodwracalne. Oznacza to, że jeśli sprzęt można kupić, surowce również nie są rzadkimi towarami, których należy szukać przez długi czas, wówczas straconego czasu nie można zwrócić, nie można zwrócić utraconych w tej chwili możliwości, nie można rozwiązać problemów jeżeli zmieniły się warunki ich rozstrzygania. Co więcej, specyfika czasu polega również na tym, że każdy człowiek jest nim obdarzony w równej mierze, a mianowicie 1440 minut, czyli 86400 sekund dziennie – ani więcej, ani mniej.

Godziny pracy większości współczesnych menedżerów są skompresowane do granic możliwości, dzień pracy nie jest ustandaryzowany, a mimo to często nie udaje się zrealizować wszystkich zaplanowanych zadań w wyznaczonym terminie. Jednocześnie narasta poczucie bezradności w obliczu lawiny problemów, które pilnie wymagają Twojej interwencji i poczucie, że brak czasu, podobnie jak brak powietrza, prowadzi do tego, że problemy po prostu przytłoczą osobę osoba. Wszystko to prowadzi do stresującego stanu, który dodatkowo pogarsza sytuację.

Taka sytuacja we współczesnym społeczeństwie jest powszechna i to nie tylko wśród menedżerów. Z pewnością każdy człowiek pamięta wiele przypadków, gdy w ciągu jednego dnia musiał rozwiązać wiele problemów, odwiedzić wiele miejsc, a nie mógł się zdecydować, w jakiej kolejności najlepiej to wszystko zrobić i świadomość, że nie da się tego rozwiązać od razu i szybko pojawia się problem zarządzania czasem, że przez to możesz nie mieć czasu lub przegapić czegoś ważnego, jest bardzo przygnębiający, denerwuje, psuje nastrój, co ostatecznie negatywnie wpływa na Twoje samopoczucie, wydajność i zmniejsza prawdopodobieństwo, że wszystko zaplanowane na dany dzień zostaną zrealizowane

Jedynym rozwiązaniem w takiej sytuacji może być zastosowanie specjalnych technik i metod, zwanych ogólnie zarządzaniem czasem. Samo słowo „zarządzanie czasem” jest tłumaczone z języka angielskiego jako „zarządzanie czasem”, należy jednak zauważyć, że zarządzanie czasem jest niemożliwe. Tak naprawdę każdy człowiek ma ściśle określoną ilość czasu i jest ona taka sama dla wszystkich ludzi. Nie da się w żaden sposób wpłynąć na jego ilość czy prędkość przepływu. „Zarządzanie czasem” to tylko duża nazwa na to, co w istocie oznacza zarządzanie sobą, organizacją, ludźmi w celu przyspieszenia rozwiązywania problemów, realizacji wydarzeń, wykonywania pracy, działań. To zarządzanie w celu jak najbardziej efektywnego wykorzystania czasu.

Problem ten ma ogromne znaczenie praktyczne, zarówno dla menedżerów, jak i dla każdego człowieka.

1 Zarządzanie czasem jako system zarządzania czasem

1.1 Elementy zarządzania czasem

Zarządzanie czasem, jako system zarządzania czasem, obejmuje szereg elementów, które zastosowane łącznie zapewniają znaczną redukcję czasu potrzebnego na realizację różnych procesów produkcyjnych. Do elementów tych zalicza się: analizę wykorzystania czasu pracy, wyznaczanie celów, jakie menadżer chce osiągnąć stosując zarządzanie czasem, planowanie czasu pracy, opracowywanie różnych metod zwalczania przyczyn nieracjonalnego wykorzystania zasobów czasu. Jednak mimo tak w miarę spójnego systemu zarządzania czasem nie należy go traktować jako aksjomatu, gdyż każdy człowiek jako jedyny może rozwiązać problem racjonalnego wykorzystania czasu w najlepszy możliwy sposób i dlatego najskuteczniejsze jest podejście osobiste zarządzanie czasem, które w każdym indywidualnym przypadku jest indywidualne. Generalnie jednak powyższe elementy zarządzania czasem można zastosować.

Analiza jest procesem, który pozwala zidentyfikować nieracjonalne wykorzystanie czasu pracy, jego przyczyny, a także wyodrębnić ze wszystkich przyczyn te główne, które mają najbardziej niekorzystny wpływ na wykorzystanie czasu.

Wyznaczanie celów jest niezbędnym etapem zarządzania czasem, podczas którego należy odpowiedzieć sobie na pytanie, po co zarządzanie czasem jest w ogóle potrzebne konkretnej osobie lub konkretnemu przedsiębiorstwu. Wyznaczanie celów pomaga Ci w dalszej nawigacji, jakich metod zarządzania czasem powinieneś używać, a jakich nie.

Planowanie to proces, podczas którego tworzona jest lista zadań, które należy wykonać w określonym przedziale czasu. Planowanie czasu pracy ma pewne specyficzne cechy.

Rozwój metod zwalczania przyczyn utraty czasu zakłada, że ​​w trakcie wstępnej analizy przyczyny te zostały zidentyfikowane i należy je wyeliminować. W przypadku typowych przyczyn istnieją różne typowe sposoby ich zwalczania, należy jednak pamiętać, że każdy konkretny przypadek jest indywidualny i w każdym przypadku wymagane jest indywidualne podejście do każdej przyczyny.

Zarządzanie czasem jest strukturą całościową i powinno być stosowane bez wykluczania któregokolwiek z jej elementów. Stosowanie zarządzania czasem wymaga kreatywności w jego wykorzystaniu.

1.2 Przyczyny braku czasu

Istnieje wiele różnych czynników, które prowadzą do straty czasu. Część z tych czynników jest konsekwencją niepiśmiennych działań menedżera, część występuje niezależnie od niego, a część jest bezpośrednio związana z osobowością lidera, ale większość z nich menedżer ma zdolność wpływania lub przynajmniej ograniczania występującej straty czasu ze względu na wpływ tych czynników. Rozważmy te grupy czynników.

Do pierwszej grupy zaliczają się te czynniki, które są konsekwencją niepiśmiennych działań menedżera. Należą do nich: praca nieplanowana, słabo ugruntowana wymiana informacji w organizacji, brak jasnego podziału pracy według stopnia jej ważności, wykonywanie zadań, które z powodzeniem mogliby wykonać podwładni, a także słaba motywacja do pracy. Menedżer może zidentyfikować te czynniki i spróbować je w jakiś sposób wyeliminować.

Rozważ te czynniki:

1) Praca nieplanowana. Jest wynikiem stylu życia nie tylko samego lidera, ale także ogólnego stylu życia organizacji. Nieplanowana praca prowadzi do ciągłych przerw na różnego rodzaju „wyjaśnienia”, wyjaśnienia niezbędne do dalszej pracy różnych działów, oddziałów i poszczególnych pracowników. Jednocześnie rozpraszają się nie tylko ci, którzy zwracają się do informacji, ale także ci, do których zwracają się o informacje.

Źle zorganizowana wymiana informacji wewnątrz organizacji. Przekazując informację, każda osoba ma zawsze pewność, że jej odbiorca jest w pełni świadomy i rozumie jej znaczenie, jednak nie zawsze tak jest. Każdy ma swoje własne ramy percepcji, które mogą zniekształcić otrzymywane informacje. Nie wszyscy współcześni menedżerowie rozwiązali ten problem dla siebie i swoich pracowników i wprowadzili ujednolicony system otrzymywania i przekazywania informacji w swoich firmach. W wielu organizacjach wymiana informacji pomiędzy działami następuje w postaci zepsutego telefonu, często w trakcie nieformalnej komunikacji. Kolejnym przykładem braku standardów przekazywania informacji jest brak jednolitego standardu wyjaśniania klientowi lokalizacji organizacji przez telefon – „każdy wyjaśnia, jak potrafi”.

Brak jasnego podziału pracy według ich ważności. Często skutkuje to tym, że menedżer robi najpierw rzeczy, które tak naprawdę nie mają większego znaczenia. Jednocześnie poświęcają znaczną ilość czasu niezbędnego do rozwiązania naprawdę ważnych problemów.

Wykonywanie zadań, które mogą być łatwo wykonane przez podwładnych. Najczęściej menedżer realizuje takie zadania, jeśli nie ufa swoim podwładnym, wierząc, że uda im się to zadanie wykonać równie dobrze jak on sam, czyli mówimy o braku zaufania do właściwych kwalifikacji kadry organizacji pracownicy. Przykładem jest przyjmowanie klientów przez menadżera, a nieudzielenie żadnemu pracownikowi uprawnień do pracy z klientami, osobista obsługa korespondencji, a także niepowierzanie sekretarce sortowania korespondencji przychodzącej.

2) Słaba motywacja do pracy. Słaba motywacja do pracy prowadzi do niskiej wydajności pracy, w większym stopniu dotyczy to nie szefa organizacji, ale jego podwładnych, jednak problem ten może wystąpić w przedsiębiorstwie, a niska wydajność pracy doprowadzi do braku czasu.

Do drugiej grupy zaliczają się czynniki niezależne od menedżera. To praca korespondencyjna, duży napływ rutynowych zadań, często pilnych, których wykonanie zajmuje dużo czasu, a także „złodzieje czasu”. Menedżer nie może się tych czynników pozbyć, może jedynie starać się minimalizować ich wpływ na marnowany czas.

Rozważ te czynniki:

1) Praca z korespondencją. Badania pokazują, że menedżer spędza 20-30% swojego czasu na analizowaniu korespondencji, przeglądając nawet 100 dokumentów dziennie, z czego tylko 30 jest naprawdę potrzebnych. Szacuje się, że w korespondencji biznesowej ilość niepotrzebnych informacji sięga 15-20%, a we wszystkich kanałach 30% informacji pochodzi ze źródeł wewnętrznych, a 40% ze źródeł zewnętrznych.

Duży napływ rutynowych zadań, często pilnych, których praca zajmuje dużo czasu. Przykładami są takie kwestie jak projekt lokalu, w którym przeprowadzany jest remont, wybór mebli, konieczność osobistego sprawdzenia różnych parametrów działalności organizacji, często wynikająca z niekompetencji podwładnych lub ich niechęci do wzięcia odpowiedzialności, gdy sami zwróć się do menedżera z „prośbami o pomoc” „

2) „Złodzieje czasu”. „Złodzieje czasu” to sprawy nieprzewidziane, z których większość wymaga pilnych rozwiązań i nie można ich delegować podwładnym. Wszystko to zajmuje dużo czasu i odwraca uwagę od naprawdę ważnych spraw. Istnieje wiele różnych typów złodziei czasu:

Rozmowy telefoniczne;

Osoby odwiedzające nas;

Problemy ze sprzętem komputerowym;

Zmiana porządku pracy narzuconego przez współpracowników;

Brak planowania organizacyjnego;

Nieumiejętność słuchania innych ludzi;

Niezadowalająca struktura organizacyjna;

Korygowanie błędów, których można było uniknąć;

Niezdecydowanie w sprawach biznesowych;

Źle zorganizowane i skoordynowane spotkania;

Rozproszenia w miejscu pracy;

Nadmierna biurokracja biurowa;

Bezużyteczne dyskusje na temat swojej pracy i pracy innych.

Do trzeciej grupy zaliczają się czynniki bezpośrednio zależne od osobowości lidera. To ciągły pośpiech, ciągłe ulepszenia domu, zamieszanie. Aby zmniejszyć wpływ tych czynników na czas pracy, menedżer musi spróbować się zmienić, w przeciwnym razie czynniki te nie pozwolą mu racjonalnie wykorzystać czasu pracy. Moim zdaniem to najpoważniejsza grupa czynników, gdyż aby skutecznie zarządzać swoją opinią, trzeba najpierw zmienić siebie, a potem spróbować zmienić otaczającą rzeczywistość, a zmiana siebie jest bardzo trudna, zwłaszcza dla osoby, która już postrzega siebie jako osobę niezależną, wykształconą i dojrzałą pod każdym względem.

Rozważ te czynniki:

1) Ciągły pośpiech. W stanie ciągłego pośpiechu menedżer nie ma czasu skupić się na zadaniu, które w danej chwili wykonuje. Podąża ścieżką, która jako pierwsza przyszła mu do głowy, zamiast myśleć o innych, być może bardziej racjonalnych sposobach rozwiązania danego problemu.

2) Ciągłe ulepszenia domu. Ciągłe usprawnienia w domu powodują błędne koło, gdy człowiek nie ma czasu na dokończenie swoich spraw i rozwiązanie wszystkich problemów w godzinach pracy, w rezultacie jest zmuszony rozwiązywać je w domu kosztem czasu wolnego, odpoczynku i życie osobiste. Osoba nie ma możliwości pełnego życia, relaksu, w wyniku czego zmniejsza się jego produktywność, co prowadzi do niedociągnięć i ponownie do konieczności ulepszenia domu. To błędne koło jest konsekwencją źle zorganizowanego czasu pracy i bardzo trudno je przerwać.

Grymaszenie. Nerwowość jest skutkiem złej organizacji dnia pracy, zależy też od impulsywności i cech danej osoby. Wybrednemu trudno jest wybrać, którym się zająć; często „przerzuca się” między dwiema sprawami równie pilnymi i równie czasochłonnymi do rozwiązania; nie może się zdecydować, którą się zająć, i z tego powodu , czas jest marnowany.

2 Podstawowe metody zarządzania czasem

2.1 Analiza wykorzystania zasobów tymczasowych i planowanie czasu

Aby rozwiązać problemy związane z racjonalnym wykorzystaniem czasu pracy, istnieje wiele technik, które noszą ogólną nazwę „zarządzanie czasem”. Nie można jednak powiedzieć, że zarządzanie czasem to aż tak rygorystyczny zbiór zasad, zgodnie z którymi człowiek będzie w stanie maksymalnie zracjonalizować swój dzień pracy i czas pracy swoich podwładnych. Zarządzanie czasem to zbiór ogólnych metod i zaleceń, które należy dobierać indywidualnie dla każdej osoby i organizacji odrębnie.

Za jednego z twórców zarządzania czasem uważa się twórcę szkoły naukowego zarządzania, Fredericka Taylora, który mierzył czas aktywności zawodowej pracownika. Można też wspomnieć o słynnym Henrym Fordzie, który wprowadził w swoich przedsiębiorstwach przenośnik taśmowy i w ten sposób skrócił czas montażu samochodów oraz czas marnowany przez pracowników, czyniąc ich działania bardziej wyspecjalizowanymi.

Obecnie w Rosji jednym ze znanych specjalistów w dziedzinie zarządzania czasem jest Gleb Archangielski, który zajmuje się naukowym rozwojem tego problemu.

Rozważmy metody klasycznego zarządzania czasem. Pierwszym krokiem każdego menedżera, który poważnie podjął się tego problemu, powinna być analiza wykorzystania tymczasowych zasobów. Analiza wykorzystania czasu pomoże zidentyfikować straty czasu oraz wskazać mocne i słabe strony praktykowanego stylu pracy. Taka analiza jest po prostu konieczna, jeśli nie wiadomo, jak spędzany jest czas, nie wiadomo, ile czasu zajmuje wykonanie określonych zadań, nie wiadomo, jakie czynniki stymulują lub ograniczają wydajność.

Aby przeanalizować problem, potrzebujesz niezawodnego śledzenia czasu. Najskuteczniejszym sposobem śledzenia czasu jest prowadzenie rejestrów. Wykorzystując do tego celu komputer, można skorzystać z programów takich jak Visual TimeAnalyzer. Za jego pomocą możesz zaoszczędzić czas i uzyskać graficzną reprezentację swojej pracy. Ponadto spędzony czas można uwzględnić w tabelach, które powinny wskazywać następujące parametry:

Rodzaj działalności – w celu określenia rodzaju działalności;

godziny rozpoczęcia i zakończenia odpowiedniego rodzaju działalności;

Czas trwania odpowiedniego rodzaju działalności – w celu określenia czasu potrzebnego na tego rodzaju działalność.

Najkorzystniej jest śledzić czas w trakcie pracy, gdyż śledząc czas „później” można zapomnieć o niektórych ważnych szczegółach.

Proces analizy ujawnia mocne i słabe strony korzystania z zasobu tymczasowego. Aby to zrobić, musisz odpowiedzieć na kilka pytań, takich jak:

Czy praca była konieczna? (jeżeli więcej niż 10% czasu pracy nie zostało poświęcone na prace niezbędne, oznacza to problemy z ustaleniem priorytetów);

Czy inwestycja czasu była uzasadniona? (jeżeli więcej niż 10% czasu pracy stanowiły zadania, dla których nie było to uzasadnione, należy przeanalizować przyczyny zbyt dużej ilości czasu pracy i spróbować uwzględnić je w przyszłej pracy);

Czy warto było podjąć się tej pracy? (jeśli więcej niż 10% czasu pracy poświęcono na zadania, których realizacja była niepraktyczna, należy zwrócić uwagę na planowanie i organizację)

Czy ramy czasowe wykonania dzieła zostały określone świadomie? (jeżeli na zadania, których odstęp czasu był ustalany spontanicznie, przeznaczano więcej niż 10% czasu pracy, wówczas pojawiają się problemy z planowaniem czasu pracy).

W wyniku analizy identyfikowane są „złodzieje czasu” i różnorodne błędy w wykorzystaniu czasu pracy, należy ustalić ich przyczyny i opracować metody ich zwalczania, najbardziej odpowiednie dla konkretnego pracownika.

Główną metodą pomagającą efektywnie wykorzystać czas pracy jest planowanie czasu. Planowanie to takie strukturyzowanie czasu, aby można było go jak najbardziej ekonomicznie wykorzystać w osiąganiu wszelkich celów stojących przed menedżerem lub organizacją. Planowanie może być długoterminowe, średnioterminowe i krótkoterminowe.

Główną zaletą planowania pracy jest to, że planowanie oszczędza czas. Doświadczenie pokazuje, że wydłużenie czasu poświęconego na planowanie ostatecznie prowadzi do ogólnej oszczędności czasu.

Oczywiście czasu poświęconego na planowanie nie można zwiększać w nieskończoność, istnieje maksimum, po przekroczeniu którego dalsze wydłużanie czasu planowania staje się nieefektywne. Nie powinieneś poświęcać na planowanie więcej niż 1% całkowitego czasu planowania.

Planowanie zawsze odbywa się w oparciu o cele. Podstawą każdego planowania jest cel długoterminowy lub cele długoterminowe. W oparciu o cele długoterminowe wyznaczane są cele średnio- i krótkoterminowe. Dzieje się to w następujący sposób: w oparciu o cele życiowe lub misję organizacji identyfikuje się szereg celów cząstkowych, których osiągnięcie powinno przyczynić się do osiągnięcia głównego celu życiowego. Są to cele długoterminowe. Każdy z tych celów identyfikuje szereg celów cząstkowych, najlepiej o charakterze tymczasowym (do realizacji w najbliższych latach, w najbliższej przyszłości), których osiągnięcie powinno przyczynić się do osiągnięcia celów długoterminowych. W ten sam sposób na podstawie celów na rok rozróżnia się cele na miesiąc, dekadę i dzień. Następnie przeprowadzana jest analiza mocnych i słabych stron osoby lub organizacji, które mogą być istotne dla osiągnięcia celów. Ma to na celu wzmocnienie mocnych stron i pracę nad słabymi. Analiza ta stanowi podstawę planowania średnio- i krótkoterminowego.

Sam proces planowania polega na formułowaniu wyników i wyznaczaniu terminów ich osiągnięcia. Wyniki muszą być spójne z celami. W takim przypadku wskazane jest przestrzeganie pewnych zasad planowania.

1) Po pierwsze, planowanie powinno być sporządzone w formie pisemnej. Aby plan był czymś więcej niż tylko listą rzeczy do zrobienia w danym dniu, warto uczynić z niego także narzędzie motywujące – skupiające się na wynikach. Na przykład wpisz na liście nie „zrób to”, ale „to jest zrobione”, aby po wykonaniu zadania móc umieścić pogrubiony haczyk obok tego wpisu. To jedno z silnych narzędzi motywujących.

Po drugie, należy wziąć pod uwagę wyniki wcześniejszej analizy wykorzystania czasu pracy. W procesie tej analizy identyfikowane są błędy, jakie tkwią w planowaniu swojego czasu pracy przez danego menedżera oraz sposoby neutralizacji skutków tych błędów.

Po trzecie, nie należy planować całego dnia pracy. Uważa się, że nie należy planować więcej niż 60% swojego czasu, a 40% pozostawić nieplanowanymi: 20% czasu nieprzewidzianego i 20% czasu spontanicznego.

Konieczne jest ustalenie jasnych standardów czasowych realizacji zadań i rozwiązywania problemów, które nie pozwoliłyby na dokończenie niezakończonej pracy i rozwiązanie nierozwiązanych spraw w nieplanowanym terminie. Jeśli te sprawy i problemy miałyby zostać rozwiązane w zaplanowanym terminie. Praktyka pokazuje, że na każde zadanie poświęca się dokładnie tyle czasu, ile jest dostępne, dlatego należy ustalić jasne ramy czasowe, które pozwolą na wykonanie tego, co niezbędne, a jednocześnie nie przekroczą czasu potrzebnego na ich realizację.

2) Aby rozwiązać kwestię ponownego przydziału spraw, należy dokonać podziału spraw według stopnia ich pilności i ważności. Jednocześnie najpilniejsze i najważniejsze zadania powinny być rozwiązywane przez menedżera natychmiast i ważne. Ale sprawy niepilne można odłożyć na później, natomiast pozostałe 2 kategorie spraw (nieważne, ale pilne i nieważne i niepilne) należy przekazać podwładnym do rozwiązania. Zadania niepilne należy uszeregować według czasu potrzebnego na wykonanie każdego z nich, a gdy pojawi się wolny czas, można zacząć skracać tę listę – w tym celu warto mieć go zawsze pod ręką.

3) Plany powinny być regularnie przeglądane, gdyż w obliczu ciągłych zmian w otoczeniu może się okazać, że niektóre plany kierownictwa i menedżera organizacji nie będą już odpowiadały celom organizacji i będą wymagały odpowiedniego dostosowania.

Plany muszą być realistyczne i spójne, a także spójne nie tylko między sobą, ale także z planami współpracowników, podwładnych i wyższych szczebli kierownictwa.

2.2 Działania pomagające racjonalizować wykorzystanie czasu

Rozważmy kilka czynników prowadzących do utraty czasu, które zostały omówione powyżej, a które nie zostały wskazane w powyższych zasadach planowania czasu pracy.

Jednym z głównych problemów prowadzących do znacznych strat czasu menedżera jest to, że menedżer często robi rzeczy, które jego podwładni mogliby z sukcesem zrobić. Dzieje się tak często dlatego, że menedżer nie ma pewności, czy jego podwładni poradzą sobie z tak poważnymi obowiązkami i boi się przypisać im tak dużą odpowiedzialność. Inaczej mówiąc, pojawia się problem z delegowaniem uprawnień.

Delegowanie w sensie ogólnym oznacza przekazanie podwładnemu zadań ze sfery działania samego menedżera. Przekazanie zadania lub czynności może nastąpić na dłuższy okres lub ograniczyć się do jednorazowych zadań. Delegowanie pomaga menedżerowi zwolnić czas na ważne zadania i odciążyć go.

Należy pamiętać, że delegowanie stymuluje ujawnienie zdolności, samodzielności i kompetencji podwładnych, dlatego jeśli w pierwszej kolejności uda się potwierdzić obawy menedżera, to przy odpowiedniej pomocy doradczej, przywódczej i szkoleniowej stopniowo podwładny, któremu powierzono uprawnienia będzie w stanie sobie z nimi poradzić na wymaganym poziomie.

Ogólnie rzecz biorąc, należy delegować prace rutynowe, czynności specjalistyczne, sprawy prywatne i prace przygotowawcze. W żadnym wypadku nie należy delegować zadań takich jak wyznaczanie celów, zarządzanie pracownikami, zadania wysokiego ryzyka i tym podobne. Powinieneś także koordynować realizację powierzonych zadań.

Dużo czasu poświęca się także na nierozwinięty, niestandaryzowany system informacyjny, który zakłada, że ​​wymiana informacji następuje pionowo w hierarchii w organizacji w sposób i w sposób wybrany przez menedżera oraz poziomo – w sposób dla niego wygodniejszy dla obu pracowników za obopólną zgodą. Jednak, jak pokazuje praktyka, brak jednolitych standardów wymiany i przekazywania informacji powoduje, że jedna osoba przekazuje informację, oznaczającą jedno, a druga, otrzymując informację, postrzega ją jako coś innego. Wynika to w dużej mierze z faktu, że zarządzanie jest jednym z nielicznych obszarów działalności, który nie wypracował własnej terminologii, za pomocą której menedżerowie komunikując się mogliby używać słów o bardzo konkretnym znaczeniu, a nie dwuznacznych, jak np. teraz na wiele sposobów. Przykładem mogą być frazy typu „Mówiłem Ci, żebyś wkrótce coś zrobił, jest już czwartek, a Ty nie przyniosłeś mi jeszcze wyników!” W tym przykładzie widać całe znaczenie w tym przypadku wyrażenia „w najbliższej przyszłości” - nie można zrozumieć, co ma na myśli autor tego wyrażenia, ponieważ w tej chwili wydaje mu się już czas „do czwartku” niedopuszczalnie długo, a w odniesieniu do innej sprawy, np. tydzień temu sformułowanie „wkrótce” mogło oznaczać 2-3 miesiące.

Opracowanie korporacyjnych standardów przekazywania informacji może w znaczący sposób skrócić czas tracony w procesie przetwarzania otrzymanych informacji, tj. w „próbie zrozumienia” tego, co zostało powiedziane, a także czas niezbędny do skorygowania błędów popełnionych w wyniku błędnej interpretacji otrzymanych informacji. Standardy te muszą zawierać dokładne znaczenie terminów używanych w procesie działalności organizacji, a także listę parametrów, które należy przekazać informując o jakimkolwiek zdarzeniu, zjawisku, fakcie lub temacie, tj. wymóg kompletności informacji. Również informacje zastrzeżone przekazywane w organizacji muszą być wiarygodne, co może zapewnić odpowiedzialność osób przekazujących je za jakość informacji.

Dużą część czasu w pracy menedżera pochłania korespondencja. Praca z korespondencją składa się z następujących etapów – po pierwsze, sortowanie korespondencji, po drugie, jej przestudiowanie i wybranie z niej niezbędnych informacji, ustosunkowanie się do tej części korespondencji, na którą należy odpowiedzieć. Zajmowanie się korespondencją wiąże się ze znacznymi potencjalnymi zasobami czasu. Szacuje się, że menedżer przegląda nawet 100 dokumentów dziennie, z czego tylko 30 jest naprawdę potrzebnych. Należy od razu podjąć decyzję, czy korespondencję przychodzącą będzie obsługiwał sekretarz, czy inna osoba, czy też osobiście będzie ją obsługiwał menadżer. Racjonalnym sposobem jest powierzenie obsługi poczty sekretarce. Konieczne jest także ustalenie, co stanie się z korespondencją, która nie będzie konieczna do działalności przedsiębiorstwa i pracy menadżera. Być może zostanie natychmiast zniszczone, a może zostanie częściowo lub całkowicie obejrzane. Odpowiedź należy napisać niezwłocznie, bez zwłoki, można skorzystać ze specjalnych formularzy lub przekazać przygotowanie odpowiedzi sekretarzowi.

Znaczną część czasu zajmują tzw. „złodzieje czasu”. Wśród nich jedno z pierwszych miejsc pod względem czasu trwania zajmują rozmowy telefoniczne. Połączenia mają tę specyfikę, że często pojawiają się niespodziewanie, także w takich momentach, gdy kierownik jest zajęty ważną odpowiedzialną pracą, a przerwy i ingerencja w pracę są wyjątkowo niepożądane. Dlatego też należy poinstruować sekretarkę, aby odbierała połączenia przychodzące na telefonie stacjonarnym. Numeru telefonu komórkowego nie należy podawać klientom i innym osobom, które mogą, poza kadrą kierowniczą, kontaktować się z innym działem przedsiębiorstwa w celu rozwiązania pojawiających się problemów. W razie potrzeby mogą skontaktować się z kierownikiem przedsiębiorstwa za pośrednictwem sekretarza, który po ocenie stopnia ważności i pilności może skontaktować się z kierownikiem i poinformować go o osobie dzwoniącej.

To samo tyczy się tak różnorodnych „złodziei czasu”, jak zaglądający do środka ludzie. Nie należy pozwalać ludziom zwracać się bezpośrednio do kierownictwa organizacji, jeśli istnieją specjalne działy lub osoby odpowiedzialne za rozwiązywanie takich problemów w celu rozwiązania ich problemu. Inne rodzaje „złodziei czasu” nie mają jednoznacznych oznak, które pozwalałyby się na nie przygotować z wyprzedzeniem, a do walki z nimi można jedynie zalecić analizę pojawiających się problemów i opracowanie wszelkich sposobów ich rozwiązania lub minimalizacji strat z ich wystąpienia.

Spotkania różnego typu zajmują znaczną ilość czasu pomiędzy menadżerem a jego podwładnymi. Aby zoptymalizować czas przeznaczony na ten cel, należy przeprowadzić analizę spotkań pod kątem poświęconego czasu, zasobów materialnych itp.

Racjonalne jest ustalenie porządku obrad ze wskazaniem czasu potrzebnego na omówienie poszczególnych tematów. Dla każdego elementu zaplanuj czas zgodnie z jego znaczeniem. Po spotkaniu należy monitorować, czy podjęte decyzje są realizowane przez wszystkich, których dotyczą. Niezrealizowane zadania i nierozwiązane problemy powinny być pierwszym punktem kolejnego porządku obrad.

Pośpiech, remonty w domu i zamieszanie to te same powody marnowania czasu, które zależą głównie od osobowości danej osoby. Pośpiech to stan, w którym menedżer nie może długo zastanawiać się nad sposobami rozwiązania problemu i wybiera rozwiązanie, które jako pierwsze przychodzi mu do głowy, podczas gdy nie zawsze jako pierwszy przychodzi na myśl najskuteczniejszy i najszybszy sposób rozwiązania problemu . Ponadto osobie znajdującej się w pośpiechu dość trudno jest skutecznie wykonywać pracę; różne błędy wymagające korekty są nieuniknione; ponadto pojawienie się błędów podczas pracy osoby, która się już spieszy, może łatwo zaczynają drażnić osobę, psuć jej nastrój, a nawet wytrącać go z siebie, co również nie pozwoli mu dokończyć normalnie rozpoczętej pracy. Dlatego problem związany z tym, że człowiek robi wiele rzeczy w pośpiechu, jest dość poważny i może powodować znaczną stratę czasu.

Kolejna ważna cecha, którą musi posiadać każdy lider, zwłaszcza ten, który ceni swój własny czas: musi umieć powiedzieć „nie”. Jest wiele sytuacji, w których odmówienie nie jest możliwe lub bardzo trudne – może to wpłynąć na wizerunek organizacji i jej lidera, co wpłynie na jej konkurencyjność; są to przypadki, gdy menedżer nie może odmówić prośbie ze względu na swoje cechy osobiste, gdy o coś pyta ważny klient. W większości przypadków menedżer jest w stanie od razu określić, jaki skutek przyniesie dla niego i jego przedsiębiorstwa wyrażenie zgody na spełnienie czyjejś prośby lub żądania, jednak osoby proszące lub żądające często starają się celowo stawiać menedżera w sytuacji, w której będzie on po prostu zmuszony się zgodzić spełnić to, czego chce, niż mówią. Dla menedżera taka zgoda to strata czasu i pieniędzy, a nie zawsze koszty te mogą przynieść organizacji wymierne korzyści. Dlatego tak ważne jest, aby każdy lider potrafił powiedzieć „nie” i godnie wyjść z sytuacji, w których trzeba wypowiedzieć to słowo.

Kontrola obejmuje trzy zadania:

Zrozumienie stanu fizycznego;

porównanie tego, co zaplanowano, z tym, co osiągnięto;

korekta zgodnie z ustalonymi odchyleniami.

Monitorowanie musi być regularne. Monitoring powinien być prowadzony regularnie, zwłaszcza po wykonaniu zadania i na koniec dnia pracy, sprawdzając, czy wszystko zostało wykonane, co było zaplanowane, a jeśli nie wszystko, to z czym to się wiązało.

Generalnie dość trudno mówić o konkretnych działaniach w zarządzaniu czasem. Powyżej omówiliśmy główne wspólne problemy, które w zasadzie mają charakter uniwersalny, czyli mogą spotkać każdą osobę zajmującą dowolne stanowisko w organizacji. Należy zauważyć, że pomimo dość szczegółowych opisów problemów, które często pojawiają się u osób, które nie są zainteresowane spędzaniem czasu, w prawdziwym życiu każdy człowiek ma swoje własne problemy, swoich „złodziei czasu”, swoje własne cechy osobiste, które przeszkadzają pracować skutecznie i dlatego nie można udzielić uniwersalnych wskazówek i technik, które pasowałyby każdemu w każdej sytuacji życiowej. W każdym konkretnym przypadku należy poprzez analizę szukać własnych sposobów walki z irracjonalnym wykorzystaniem zasobów czasu, a metody te w każdym przypadku będą specyficzne dla każdej osoby.

Wniosek

Na tym kursie zapoznaliśmy się z podstawowymi technikami i metodami zarządzania czasem, które pozwalają racjonalizować czas pracy pracownika w ogóle, a menedżera w szczególności, redukować bezproduktywne koszty tymczasowych zasobów i ostatecznie zwiększać produktywność personelu. Zarządzanie czasem to zasób wiedzy o ogromnym znaczeniu ekonomicznym i osobistym. Znaczenie ekonomiczne polega na tym, że poprzez racjonalne wykorzystanie czasu można znacząco zwiększyć produktywność zarówno indywidualną, jak i całego zespołu. Znaczenie osobiste polega na tym, że pozwala człowiekowi zyskać znaczną ilość wolnego czasu, co pozwoli mu poczuć się wolnym i poświęcić więcej uwagi swojemu odpoczynkowi, zdrowiu i życiu osobistemu.

Lista wykorzystanych źródeł

1. Archangielski G. Organizacja czasu: od efektywności osobistej do rozwoju firmy [Tekst]: podręcznik / G. Arkhangelsky. - M.: AiST-M, 2003. - 231 s.

2. Gamidullaev B.N. Oszczędność czasu i wskaźniki jej oceny w procesach zarządzania przedsiębiorstwem [Tekst]: podręcznik / B.N. Gamidullaev. - Penza,

3. Seiwert L. Twój czas w Twoich rękach: rady dla przedsiębiorców, jak efektywnie wykorzystywać czas pracy [Tekst]: poradnik / L. Seiwert. -M.: Interexpert, 1995. - 426 s.

4. Organizacja czasu pracy [Tekst]: podręcznik / M: „DeKA”, 1994. - 297 s.

Dostępnych jest wiele systemów zarządzania czasem. Skuteczny system jest jednym z najważniejszych elementów sukcesu w zarządzaniu czasem osobistym. Większość ludzi potrzebuje systemu, który pomoże im oszczędzać i efektywnie wykorzystywać czas, i jest to naturalne. W końcu nie da się mieć wszystkiego w głowie!

Aby zaoszczędzić Twój czas, w tym artykule przedstawimy podsumowanie głównych zapisów każdego systemu (rozważamy obecnie najpopularniejszy). Mamy nadzieję, że pomoże Ci to wybrać to, co jest dla Ciebie najbardziej odpowiednie i co później posłuży jako podstawa Twojego osobistego systemu planowania.
Zatem systemy, które wybraliśmy do analizy:

• system Davida Allena GTD;
• Zarządzanie czasem Franklina, Stephen Covey;
• Potęga czasu autorstwa Briana Tracy;
• Zarządzanie czasem od podszewki – Julia Morgenstern.

Najpierw zastanówmy się, dlaczego warto wybrać jakiś rodzaj system. Jak pisałem wcześniej, człowiek fizycznie nie może wydajnie pracować, jeśli ma w głowie wszystko, co ma do zrobienia, wszystkie plany, raporty itp.

Główna funkcja systemy– pomagają przechowywać ważne informacje. Dobre umiejętności zarządzania czasem dotyczą sposobu przechowywania i przetwarzania ważnych informacji, takich jak spotkania, praca, notatki, kontakty, przypomnienia, plany i cele.

Dlatego dobrze system zarządzania czasem powinno zawierać:

1. Miejsce na wszystkie informacje o stanowisku;

2. Kalendarz spotkań;

3. Miejsce na notatki;

4. Miejsce na kontakty;

5. Łączenie zadań, celów i marzeń w jedną całość;

6. Przejrzysty opis systemu, aby było jasne jak to wszystko działa.

Jest wiele książek, które próbują pretendować do tego tytułu systemy zarządzania czasem, ale w rzeczywistości są to tylko pomysły lub porady na dany temat. W tym artykule mówimy konkretnie o systemie, a nie o nim pamiętnik i planer .

System zarządzania czasem nie oznacza, że ​​będziesz z niego korzystał w takiej formie, w jakiej się z nim zapoznałeś. Ważne jest, aby zrozumieć, że jest to tylko platforma, która pomoże Ci w dalszym rozwijaniu własnego systemu zarządzania czasem, który dokładnie odpowiada Twoim potrzebom.

Przejdźmy do analizy naszych systemów.

System ten opiera się na książce
Metoda zarządzania czasem Franklina, w przeciwieństwie do metody Davida Allena, opiera się na podejściu odgórnym.

Oznacza to, że koncentrujemy się na dużych celach, a nie na małych zadaniach. Za jego pomocą jasno określisz swoje cele i role w swoim życiu. I to jest to, czego używasz do planowania swojego życia, roku, tygodnia lub dnia.

System wykorzystuje koncepcję kompasu, dzięki czemu zawsze będziesz mieć pewność, że zmierzasz we właściwym kierunku. Wszystko, co robisz, ma na celu osiągnięcie głównego celu, pomaga to prawidłowo ustawić priorytety i zdecydować, jaki kolejny krok podjąć.

Inny aspekt tego systemy zarządzania czasem- macierz z czterema sektorami: 1. Ważne i pilne, 2. Ważne, ale nie pilne, 3. Nieważne, ale pilne, 4. Nieważne i niepilne.

Covey twierdzi, że większość ludzi koncentruje się na ćwiartkach 1, 3 i 4. I ten system kładzie główny nacisk na drugi sektor.
Dla kogo jest odpowiedni ten system?

Jeśli wolisz skoncentrować się na swoich głównych celach życiowych, ten system będzie dla Ciebie odpowiedni. Ta metoda ma również tę zaletę, że można zastosować wiele innych dodatkowych narzędzi do planowania, co ułatwia życie.

System ten można nazwać taktycznym zarządzaniem czasem. Tutaj skupiamy się na celach, więc trzeba je sobie mniej lub bardziej jasno sformułować, ale daje też praktyczne rekomendacje, abyśmy zrozumieli, jak efektywnie wykorzystujemy swój czas.

Ten system jest nastawiony na rezultaty. Tracy wierzy, że zrozumienie efektu końcowego tego, co robimy, motywuje nas do pracy. Dyscyplina też ma ogromne znaczenie.

Dla kogo jest odpowiedni ten system?

Ten system jest dobry dla tych, którzy szukają praktycznych porad, jak pokonać prokrastynację, jak unikać działań kradnących Twój cenny czas pracy itp.

Zarządzanie czasem od podszewki – Julia Morgenstern

System ten jest dobry do praktycznego zastosowania. Morgenstern pomaga nam zrozumieć, jak spędzamy czas, jakie są nasze motywacje do działania lub zaniechania działania i jak zarządzamy swoim czasem. System ten pomaga także uporządkować otoczenie.

Metoda ta może zapewnić przydatne umiejętności, takie jak planowanie i szacowanie czasu potrzebnego na wykonanie określonego zadania. Dostępne są także formuły ułatwiające pracę z systemem.

Kto może skorzystać z tej metody?

Jest to odpowiednie dla tych, którzy potrzebują prostego, ale skutecznego podejścia do zarządzania czasem. Jeśli szukasz systemu, który jest łatwy do wdrożenia w praktyce, ale jednocześnie nie ma wielu zasad do wykorzystania, to jest to najlepszy wybór.

Najważniejsze, aby pamiętać, że system musi przede wszystkim odpowiadać Twoim potrzebom, a w przyszłości stać się platformą do tworzenia własnego systemu zarządzania czasem.

„Jesteśmy zmęczeni i wyczerpani nie dlatego, że ciężko pracujemy, ale dlatego, że pracujemy źle, pracujemy niezorganizowani, pracujemy głupio”.

Fizjolog N.E. Wwiedeński

Czas - menadżer t to technika zarządzania czasem, która obejmuje reguły i zasady, które pomagają osobie właściwie zorganizować swój czas i osiągnąć maksymalną efektywność w każdej czynności. Dzięki zarządzaniu czasem człowiek może świadomie kontrolować czas, jaki spędza na różnego rodzaju czynnościach, zwiększając jednocześnie efektywność i produktywność swojej pracy lub wypoczynku. Planowanie, dystrybucja, ustalanie priorytetów i wyznaczanie celów pomagają człowiekowi poradzić sobie z szalonym rytmem współczesnego życia. Zarządzanie czasem pomaga człowiekowi poradzić sobie ze wszystkim bez stresu i uniknąć chronicznego zmęczenia.

Początkowo techniki zarządzania czasem wykorzystywano jedynie w prowadzeniu firmy i organizacji pracy. Jednak obecnie metody zarządzania czasem wykorzystuje się także w życiu osobistym, aby mieć czas na uporanie się z codziennymi sprawami oraz odpowiednio zorganizować czas wolny i odpoczynek.

Historia zarządzania czasem

Już w latach dwudziestych Naukowa Organizacja Pracy stwierdziła, że ​​efektywność wykorzystania czasu zależy od osobistej efektywności samego człowieka. Ukazywała się Liga „Czas”, która publikowała w gazetach artykuły pod tytułem „Walka o czas”. W latach 70. popularność zyskała metoda pomiaru czasu opracowana przez biologa Lyubishcheva. Metoda ta jest narzędziem rozwijającym efektywne myślenie człowieka, które przyczynia się do racjonalnego gospodarowania czasem osobistym i zwiększania efektywności osobistej.

W 2007 roku w Moskwie w Instytucie Finansowo-Przemysłowym otwarto pierwszy wydział zarządzania czasem. Dziś ten kierunek stał się bardzo popularny i popularny. Nie brakuje szkoleń, seminariów z zakresu planowania i racjonalnego gospodarowania czasem.

Menedżer czasu jest to osoba, która bierze pod uwagę psychologiczne cechy ludzi, warunki pracy i oferuje bardziej efektywne harmonogramy pracy. Potrafi odkryć w człowieku wszystkie swoje ukryte rezerwy i zasugerować, jak zwiększyć jego skuteczność.

Proces komunikacji menadżera czasu z klientem przypomina konsultację psychologiczną, podczas której wysłuchuje danej osoby, udziela wskazówek i rad, jak zagospodarować czas, ile czasu przeznaczyć na odpoczynek, jak ustalić priorytety. Jak zaplanować dzień, aby wszystko załatwić bez stresu.

Menedżerowie czasu zapewniają nie tylko indywidualne konsultacje. Firmy często zapraszają ich jako ekspertów, którzy pomagają ulepszyć proces pracy. Przede wszystkim naucz menedżera prawidłowego podziału czasu pracy i prawidłowego podziału obowiązków w zespole. Badają działalność firmy i ilość czasu potrzebną do rozwiązania określonych problemów. Po zebraniu informacji i analizie menedżer czasu wprowadza zmiany w codziennej pracy firmy.

• Analiza czasu spędzonego na określonych zadaniach.
• Wyznaczanie, formułowanie i definiowanie celów.
• Sporządzenie planu osiągnięcia celu, a także ustalenie priorytetów.
• Realizacja celu. Podpowiedź, jakie kroki należy podjąć zgodnie z planem.
• Sporządzanie list rzeczy, które należy zrobić.
• Czas nagrywania za pomocą pomiaru czasu.

Jakie zalety ma osoba, która nauczyła się właściwie planować swój czas?

„Zmarnowany czas to istnienie; czas pożytecznie wykorzystany to życie.”

E. Junga

• Osiąga wyznaczone cele.
• Osiąga swoje cele znacznie szybciej niż inni.
• Potrafi osiągnąć sukces w każdej dziedzinie działalności.
• Ma więcej czasu na relaks, komunikację z rodziną i przyjaciółmi.
• Potrafi zrobić o wiele więcej rzeczy w określonym czasie.
• Może zwiększyć swoje dochody i przejść na emeryturę, prawidłowo rozdzielając obowiązki pomiędzy pracownikami.
• Potrafi pozbyć się chronicznego zmęczenia, nie podlega stresowi.
• Zawsze ma jasny plan działania.
• Ma poczucie wewnętrznej wolności i samodzielnie kieruje swoim życiem.

Rodzaje zarządzania czasem

Obecnie istnieje wiele różnych podejść do problemu zarządzania czasem. Eksperci wyróżniają trzy główne typy:

• Zarządzanie czasem osobistym (osobistym).. Jest to związane z osobistym rozwojem człowieka, umiejętnością właściwej i owocnej organizacji dnia.
• Profesjonalne zarządzanie czasem pomaga efektywnie wykonywać swoją pracę, prawidłowo organizować czas pracy, mądrze rozdzielać obowiązki w zespole.
• Społeczne zarządzanie czasem reguluje relacje międzyludzkie czy zarządzanie czasem kilku osób. Na przykład korporacyjny.

Podstawowe pojęcia zarządzania czasem

Koncepcja zarządzania czasem to sposób rozumienia i postrzegania czasu. Koncepcja zarządzania czasem pomaga określić przyczynę i cel, dla którego dana osoba musi nauczyć się zarządzać swoim czasem. Zdaj sobie sprawę z wartości tego procesu, a także zrozum podstawowe zasady zarządzania czasem.

Techniki zarządzania czasem– pewna sekwencja działań, która pomoże rozwiązać konkretny problem.

System zarządzania czasem– zestaw koncepcji i metod, które pozwolą Ci osiągnąć swój cel najszybciej i najskuteczniej jak to możliwe.

Niewłaściwa organizacja pracy lub niepiśmienna organizacja zajęć przez kadrę kierowniczą powoduje, że pracownicy firmy odczuwają ciągły brak czasu. Ma to wpływ na efektywność i sukces całego przedsiębiorstwa.

Brak czasu występuje w przypadkach, gdy:

• Nie ma planu pracy na dany dzień.
• Jeśli zastępca menedżera nie jest świadomy swojej codziennej rutyny.
• Rozmowy telefoniczne i goście często odwracają uwagę od podstawowej działalności.
• Jeśli menedżer nie wie, jak podzielić obowiązki.
• Jeśli praca jest wykonywana w ciągłym pośpiechu, co prowadzi do szybkiego zmęczenia.
• Jeśli pracownicy nie nadają się na swoje stanowiska.
• Jeśli pracownicy niewłaściwie oceniają swoje możliwości i szybkość pracy.
• Jeśli pracownicy nie są zmotywowani (na przykład wynagrodzenie jest zbyt niskie).

Aby poprawić efektywność przedsiębiorstwa, należy nauczyć pracowników sporządzania planu pracy na dany dzień. Tworząc plan, musisz przeznaczyć 60% czasu na zadania główne, 20% na nieprzewidziane i 20% na sprawy spontaniczne. Najważniejsze jest, aby nauczyć zespół systematycznego i regularnego planowania dnia.

Skuteczność zarządzania czasem w zarządzaniu zależy od dobrego przeszkolenia pracowników w zakresie planowania, ustalania priorytetów, kontroli czasu realizacji zadań i właściwej kolejności zadań.

Aby rozwiązać te problemy, możesz zaprosić eksperta od zarządzania czasem lub przeszkolić menadżera swojego przedsiębiorstwa, który sam będzie przydzielał zadania pracownikom i monitorował efektywność ich pracy. Menedżer musi zlecić zarówno zadania główne, jak i kilka zadań zapasowych. Na koniec dnia pracownik składa raport z wykonanej pracy.

Zarządzanie czasem osobistym w zarządzaniu czasem

Jeśli chodzi o zarządzanie czasem osobistym, istnieją podstawowe zasady zarządzania czasem stosowane w życiu osobistym:

1. Nigdy nie zabieraj pracy do domu.
2. Uporządkuj swoje codzienne życie tak, aby zajmowało jak najmniej czasu.
3. Zaplanuj swój wolny czas z wyprzedzeniem. Powinno to obejmować przyjemność emocjonalną (wyjście do kina, teatru, koncertu, muzeum). A także fizyczne (sport, taniec itp.).
4. Dla relaksu korzystaj nie tylko w weekendy, ale przynajmniej jeden dzień w tygodniu. Na przykład po pracy pojeździj na rowerze lub wybierz się z przyjaciółmi do sauny.
5. Podczas wakacji ogranicz rozmowy, pocztę i Internet, aby naprawdę odpocząć.

1. Podstawową zasadą zarządzania czasem jest prawidłowe wyznaczanie celów.

Jeśli nauczysz się jasno definiować swoje cele, a także określić, które zadania są drugorzędne, zaoszczędzisz mnóstwo czasu.

Jeśli poświęcasz na coś czas, oznacza to, że w tym momencie wierzysz, że jest to bardzo ważne. Ale czy tak jest? Zadaj sobie pytanie, czy wynik tego działania pomoże Ci zbliżyć się do celu? Co to jest cel? Celem jest pragnienie czegoś człowieka, gdy cały proces ma na celu końcowy rezultat.

Wyznaczając cel, musisz najpierw określić swoje główne wartości.

Poznaj swoje możliwości i motywację. Przeanalizuj problemy, potrzeby i trudności, które mogą pojawić się na drodze do celu. Jasno przedstaw swój cel w najdrobniejszych szczegółach, jego efekt końcowy. Zaplanuj swoje działania, wyszukaj zasoby i rozpocznij wdrażanie.

Istnieją różne metody wyznaczania celów. Ale wszystkie metody mają wspólny algorytm wyznaczania celów:

1. Cel powinien być jak najbardziej konkretny i mieć jasny wynik końcowy.
2. Potrzeba osiągnięcia celu musi być uzasadniona. Dlaczego jest to konieczne i co dzięki temu zyskam?
3. Cel musi być realistyczny, a mechanizm jego osiągnięcia musi być jasny.
4. Konieczne jest jasne określenie terminów, w jakich cel musi zostać osiągnięty.

2. Drugą podstawową zasadą zarządzania czasem jest ustalanie priorytetów.

Bardzo ważna jest umiejętność ustalania priorytetów. Są rzeczy, które mają mniejsze znaczenie w osiągnięciu celu, i są takie, które odgrywają główną rolę.

3. Trzecią podstawową zasadą zarządzania czasem jest planowanie.

Po ustaleniu celu kolejnym krokiem jest planowanie. Planowanie jest integralną częścią zarządzania czasem. Składa się z następujących głównych etapów:

1. Opracowanie planu zarządzania czasem.
2. Etap tworzenia projektu, podczas którego można manewrować i przemyśleć różne opcje osiągnięcia celu.
3. Etap identyfikacji niezbędnych zasobów.
4. Etap identyfikacji osób, które mogą pomóc Ci w drodze do celu.
5. Etap utrwalania wyników planowania w postaci projektu biznesowego, mapy.

Kiedy człowiek zaczyna planować, aktywowane jest myślenie i kreatywność. Kiedy układasz plan, Twój cel staje się bardziej konkretny, zaczynasz rozumieć, czego tak naprawdę chcesz i jak to osiągnąć. To swego rodzaju praktyczny przewodnik po działaniu.

Dopóki człowiek nie opracuje planu realizacji tego, czego chce, stale myśli o tym temacie. Ale to nie myśli, ale działania przybliżają Cię do celu. Kiedy zostanie sporządzony szczegółowy plan, uwzględniający różne sposoby osiągnięcia celu, daje to pole manewru. Na niektóre środki i metody nie działa, możesz spróbować innych. Planowanie rozwija w człowieku elastyczność i gotowość na każdą sytuację.

Sporządzenie planu daje dużą szansę na sukces. Posiadanie planu daje pewność siebie i swoich możliwości. Wszyscy ludzie sukcesu i przedsiębiorcy planują.

Podstawowe techniki planowania. Krótki opis

1. Planowanie ABC polega na tym, że najpierw należy zrobić rzeczy najważniejsze (pod literą A), a potem B i C.

Przypadki kategorii A są najważniejsze. Stanowią 15% wszystkich przypadków i przynoszą 65% wyników. B – sprawy ważne, które stanowią 20% wszystkich spraw i przynoszą 20% rezultatów. Kategoria C to sprawy najmniej istotne, stanowią one 65% i dają wynik 15%.

2. Reguła Pareta lub zasada „80/20”. Zasada ta dotyczy każdej codziennej aktywności. 80% rzeczy, które robisz w ciągu dnia, daje 20% pożądanych rezultatów. A 20% zaplanowanych ważnych rzeczy przybliża Cię o 80% do rezultatu.

Na przykład: 20% ludzi posiada 80% kapitału, 80% ludzi posiada 20% kapitału. 20% klientów daje zysk w wysokości 80%, a 80% klientów daje zysk w wysokości 20%.

3. wyczucie czasu- ta metoda polega na tym, że musisz zapisywać wszystkie swoje działania minuta po minucie i ile czasu na nie poświęciłeś. Pomoże Ci to zrozumieć, gdzie i ile spędzasz czas oraz jak dostosować swój harmonogram.

4. Sporządzanie listy zadań- To najprostsza metoda planowania, która pozwala zaplanować zarówno czas, jak i zadania.

Jak sporządzić poprawną listę rzeczy do zrobienia i się jej trzymać?

1. Po pierwsze, uważaj na siebie. Ile czasu potrzebujesz na wykonanie różnych zadań?
2. Napisz listę rzeczy do zrobienia na wieczór.
3. Zapisz konkretne punkty. Na przykład: idź do sklepu. Dołącz listę zakupów do tego przedmiotu.
4. Zaplanuj cały dzień, a nie tylko pracę.
5. Zacznij dzień od wykonania prostych zadań. Od razu zaznaczyć pola i poprawić humor na cały dzień myślą, że przestrzeganie listy rzeczy do zrobienia nie jest takie trudne, np. wykonywanie ćwiczeń i przygotowywanie śniadania.
6. Lista rzeczy do zrobienia powinna być zawsze widoczna.
7. Nie umieszczaj na liście więcej niż 7 priorytetowych rzeczy, abyś nie musiał się martwić, że czegoś nie zrobisz.

• Wypróbuj wszystkie metody planowania i wybierz najbardziej odpowiednią.
• Prowadź zapisy.
• Nie próbuj robić wszystkiego. Zajmij się najpierw sprawami najważniejszymi i priorytetowymi.
• Zaplanuj swój każdy dzień. A także przygotuj dodatkowy plan na tydzień.
• Zawsze noś przy sobie długopis i notatnik.
• Prowadź dziennik sukcesów, będzie Cię on motywował i przypominał, że jesteś na dobrej drodze.
• Naucz się mówić „nie”. Pomoże Ci to uniknąć komunikowania się z niepotrzebnymi ludźmi i robienia niepotrzebnych rzeczy.
• Zanim cokolwiek zrobisz, zastanów się, jak pilne jest to, jak ważne i w jaki sposób to działanie przybliży Cię do celu.
• Przeanalizuj swoje nawyki, działania, które marnują Twój czas. Dzięki określeniu czasu łatwo jest śledzić działania, których należy się pozbyć.
• Nie zajmuj się sprawami innych ludzi. Nie bądź narzędziem do osiągania celów innych ludzi. Skoncentruj się na swoim celu.
• Znajdź czas na samodoskonalenie.
• Nie poprzestawaj na tym. Gdy osiągniesz jeden cel, wyznacz następny.

1. Stephen Covey w książce „7 nawyków skutecznego działania”. uważa zarządzanie czasem za element samodoskonalenia. Oto jego wskazówki:

• Najpierw zrób to, co musisz zrobić. Nie odkładaj ważnych spraw na później.
• Twój cel powinien być priorytetowy i ważny. Ruszaj w jej stronę.
• Wykonuj wszystkie działania w oparciu o priorytety.
• Nie marnuj dużo energii na osiągnięcie błahego celu. Wydane zasoby i końcowy wynik muszą być współmierne.
• Szukaj wszelkich sposobów na ułatwienie sobie życia.

2. David Allen radzi właściwie zorganizować przestrzeń do pracy, zdobądź wszystkie niezbędne artykuły papiernicze. Prowadź także szafkę na dokumenty i stwórz odpowiednią teczkę dla każdej sprawy. Allen zaleca również pisanie 4 list rzeczy do zrobienia:

• Zrób listę rzeczy, które należy zrobić w najbliższej przyszłości;
• Dodaj projekty wymagające zintegrowanego podejścia na osobną listę;
• Oddzielnie zrób listę projektów, których z tego czy innego powodu nie można jeszcze ukończyć;
• Lista „kiedyś”.

3.Julia Morgenstern radzi najpierw dokonać oceny ile czasu poświęcasz na realizację swoich zadań. Jakie czynniki Cię rozpraszają? Możesz być rozproszony przez media społecznościowe, dodatkowe obowiązki, nierealistyczne terminy lub przeszkody psychologiczne.

• Dla każdego działania należy ustalić ramy czasowe.
• Jeśli nie możesz dokończyć jakiejś czynności, to przeanalizuj, czy można ją na jakiś czas odłożyć, zlecić innym pracownikom, czy też w ogóle zrezygnować.
• Posortuj rzeczy i rzeczy do zrobienia, oczyść przestrzeń ze wszystkiego, bez czego możesz się obejść. Przypisz każdej rzeczy jej miejsce, a każdemu zadaniu czas.

„Zjedz żabę na śniadanie”

Aby Twoje myśli nie wracały przez cały dzień do zadania, którego nie chcesz wykonać lub które jest dla Ciebie nieprzyjemne, zaczynaj od niego dzień. W ten sposób uwolnisz się od emocjonalnego stresu i ciężarów, które musiałbyś dźwigać przez cały dzień.

„Stek ze słonia”

Jeśli stoisz przed zadaniem globalnym, które wymaga wykonania wielu działań, podziel tę pracę na części. Nie rób wielkiego problemu ze sprawy, pokrój ją na kawałki. Dzięki temu łatwiej będzie przystąpić do realizacji zadania. Takie podejście przyczynia się również do lepszego zrozumienia tego problemu.

Naucz się mówić nie

Zarządzanie czasem uczy, aby nie mieć czasu na zrobienie jak najwięcej, ale aby mieć czas na zrobienie tego, co należy zrobić poprawnie. Powiedz „nie” niepotrzebnym rzeczom i osobom. Nie stawaj się dla nikogo narzędziem do osiągnięcia swoich celów. Skoncentruj się na swoich celach.

Dąż do automatyzacji i maksymalnego uproszczenia swoich działań.

Wykonuj podobne zadania z rzędu, gdy mózg przyzwyczaja się do określonego obszaru aktywności. I za każdym razem radzi sobie z nimi szybciej.

Słuchaj swoich biologicznych rytmów. Pracuj w czasie, kiedy czujesz szczególny przypływ sił i aktywności. W okresach najmniejszej aktywności daj sobie odpocząć. Słuchaj potrzeb swojego organizmu. Czasami wystarczy 15-minutowa przerwa, aby złapać „drugi oddech”.

Najlepsze książki o zarządzaniu czasem, które warto przeczytać:

• Efektywne zarządzanie czasem. B. Tracy
• Napęd czasu. Jak mieć czas na życie i pracę. G. Archangielskiego
• Ścisłe zarządzanie czasem: przejmij kontrolę nad swoim życiem. D.Kennedy’ego
• Pracuj mniej, osiągaj więcej. K.Gleasona
• Do diabła z tym wszystkim! Weź to i zrób to. R. Bransona
• Ekstremalne zarządzanie czasem. N. Mrochkowski, A. Tołkaczow
• Praktyczny kurs zarządzania czasem. I. Abramowski
• Jak pracować 4 godziny tygodniowo i nie siedzieć w biurze „od dzwonka do dzwonka”, mieszkać gdziekolwiek i się wzbogacić. T. Ferrisa
• Wykonywanie zadań: sztuka bezstresowej produktywności. D. Allena

Skuteczność zarządzania czasem zależy od przestrzegania jego podstawowych zasad, a także od jasnego zrozumienia, dlaczego jest to potrzebne, jak zarządzać swoim czasem i jakie korzyści z tego będziesz mieć.

Pomimo tego, że pojęcie to „weszło do języka rosyjskiego nie tak dawno temu, sam fakt organizowania czasu osobistego w celu osiągnięcia celów i zwiększenia produktywności był i jest przedmiotem uwagi wielu wybitnych osobistości. Być może dlatego udało im się osiągnąć znaczący sukces, ponieważ zdolność człowieka do radzenia sobie ze wszystkimi sprawami, ciężkiej i skutecznej pracy w każdej sytuacji i wyjścia zwycięskiego często zależy od umiejętności zarządzania głównym zasobem – czasem. Tak czy inaczej, wszyscy są zajęci (artyści, pisarze, politycy - i nie tylko), ale twórcą nie uniwersalnej rutyny dnia codziennego, ale jednego z pierwszych kompleksowych systemów zarządzania czasem był B. Franklin. Na własnym przykładzie pokazał, jak ważne jest wyznaczanie celów i opracowanie planu ich osiągnięcia. W tej lekcji omówione zostaną jego i innych autorskie systemy zarządzania czasem, które łączą w sobie zasady wyznaczania celów z lekcji 2, planowania z lekcji 3 i motywacji.

Systemy zarządzania czasem

Zarządzanie czasem wiąże się z korzystaniem z dzienników i planerów, ale nie ogranicza się do nich. Przez system rozumiemy holistyczną strukturę połączonych ze sobą części, gdzie wszystko powyższe jest tylko elementem. Ogólnie rzecz biorąc, system zarządzania czasem to specjalna technika, często z własnymi narzędziami, a także zaleceniami i poradami, jak skutecznie organizować swoje działania. Jego zadaniem jest nie tylko przypominanie o jakiejkolwiek aktywności czy spotkaniu, zaplanowanie dnia (miesiąca, roku), ale także pokazanie, jak to zrobić efektywnie, aby nie tylko wykonać pracę w terminie, ale także osiągnąć więcej. Istotą jest klasyczne rozumienie systemu zarządzania czasem: pomaga on zarówno planować zatrudnienie, jak i elastycznie zarządzać czasem spędzonym na różnych potrzebach.

Obecnie istnieje kilkanaście najbardziej znanych systemów zarządzania czasem i wiele odmian opartych na osobistych doświadczeniach w ich stosowaniu. Na forach i blogach można znaleźć wystarczającą liczbę przykładów własnych systemów, w których autorzy łączą elementy kilku metod, wprowadzając innowacje lub interpretując je pod kątem swojej dziedziny zatrudnienia. Jest to w szczególności jedna z głównych użyteczności: możliwość „dostosowania” planu „dla siebie”, zmiany, całkowitego odrzucenia lub pożyczenia poszczególnych instrukcji i szczegółów z innych technik. Dzięki temu z systemów zarządzania czasem może korzystać każdy: inżynier i dziennikarz, pracownik biurowy i freelancer, osoba dystrybuująca czas pracy i osoba planująca wakacje. Każdy z nich ma swoje zalety, dlatego przyjrzyjmy się kilku z najbardziej znanych.

Po drugie, dwie główne koncepcje jego systemu to „czas uznaniowy” i „konsolidacja czasu”. P. Drucker uważa, że ​​człowiek nie może efektywnie pracować dłużej niż 2-3 godziny z rzędu. Po tym okresie organizm się męczy, mózg zaczyna się rozpraszać i przez pewien czas funkcjonuje mniej produktywnie. Mając to na uwadze, należy podzielić dzień pracy na bloki czasowe, z których główne mają charakter uznaniowy, kiedy produktywność jest największa i kiedy należy załatwić ważne sprawy. Pozostały czas warto skonsolidować i wykorzystać na rozwiązywanie mniej ważnych zadań – wykonywanie połączeń telefonicznych, odbieranie korespondencji itp. Możesz po prostu określić algorytm, obserwując przez jakiś czas swoje zatrudnienie i aktywność.

„Jak pracować 4 godziny w tygodniu” T. Ferris

Sądząc po tytule, może się wydawać, że główną ideą tej książki, jak i całego systemu zaproponowanego przez Timothy’ego Ferrisa, jest stworzenie utopii biznesowej. Tak naprawdę praca ta przyda się każdej osobie pracującej, także za pośrednictwem Internetu, gdyż zawiera wiele praktycznych porad dla osób, których działalność związana jest ze sprzedażą zdalną, biznesem informacyjnym itp.

System T. Ferrisa to swego rodzaju hymn na cześć freelancingu. Dużo mówi o tym, jak zerwać z więzami biurowego niewolnictwa i zacząć pracować zdalnie. Zwłaszcza z tego powodu wielu ludzi podchodzi do tej książki ze sceptycyzmem. Jeśli chodzi o zarządzanie czasem, autor jest przekonany, że do efektywnej pracy przeciętnego człowieka wystarczy wiedza i prawo Parkinsona. Plus kilka przydatnych ustawień:

• Nie należy czekać na dobry moment, odkładając ważne lub niewygodne rzeczy;
• Warto pracować i rozwijać w sobie to, w czym jesteś mocny, a nie próbować niwelować swoje słabości;
• może być inny. „Dobry stres” oznacza wyzwania i ryzyko, które popychają Cię do osiągnięcia celów;
• Skoncentruj się na rezultacie. Zarządzanie czasem jest potrzebne nie po to, aby zrobić więcej, ale po to, aby mieć czas na zrobienie tego, co należy zrobić.

Krótkie wprowadzenie do systemu w wywiadzie z T. Ferrisem

Więcej o tej książce możesz dowiedzieć się tutaj.

Zarządzanie czasem od podszewki – Julia Morgenstern

J. Morgenstern jest szefem firmy doradczej Task Masters, konsultantem ds. planowania i zarządzania czasem. W swojej książce „Samoorganizacja od środka” tworzy dość prosty, ale skuteczny system zarządzania czasem. W nim, podobnie jak w GTD, ale wyraźniej, ważne miejsce zajmuje organizacja przestrzeni roboczej i obszaru tematycznego. Ciekawostką jest także to, że autor proponuje zbudowanie osobistego systemu zarządzania czasem w oparciu o naturalną umiejętność planowania. Określa się go, odpowiadając na pytania w kilku testach. A biorąc pod uwagę aspekty motywacyjne, skłonność do planowania, dyscyplinę, buduje się technikę. To podejście, w przeciwieństwie do wszystkich innych opartych na potrzebach pracy, pozwala zidentyfikować mocne, słabe strony i skłonności samej osoby, mówiąc w przenośni, do zastosowania zarządzania czasem „z pieca”.

„Władza czasu” Briana Tracy’ego

B. Tracy jest jednym z najlepszych na świecie konsultantów ds. rozwoju osobistego i zarządzania. Jego system zarządzania czasem był wielokrotnie testowany i otrzymał wiele przydatnych informacji zwrotnych. Technika ta jest unikalna i jednocześnie elastyczna – pozwala dostosować system „pod siebie”. Jeśli mówimy o istocie autorskiej techniki, to w skrócie wygląda to tak: najważniejsze jest podkreślenie priorytetów (zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym), skupienie się na rzeczach ważnych, ograniczenie czasu na nieważne (i staraj się ich unikać). B. Tracy oferuje także kilka własnych technik oszczędzania czasu, z których najcenniejsze naszym zdaniem skupiają się na tym, jak to robić w relacjach zawodowych z ludźmi.

Książka w rosyjskim tłumaczeniu wydawnictwa Alpina Publisher ukazała się pod tytułem „Zarządzanie czasem według Briana Tracy’ego. Jak sprawić, by czas pracował dla Ciebie.” Po przeczytaniu możesz dowiedzieć się wszystkiego, czego potrzebujesz na temat tej techniki.

Na koniec jeszcze raz zaznaczamy, że systemy zarządzania czasem nie są czymś stałym – można je zmieniać, dostosowywać do swoich zadań i rodzaju aktywności, a nawet łączyć elementy różnych systemów za pomocą ich narzędzi. Nie chodzi tu o to, aby postępować zgodnie ze szczegółowymi instrukcjami, ale o to, aby każdy odniósł maksymalne korzyści z aplikacji. W następnej lekcji znajdziesz indywidualne wskazówki, życiowe triki i triki, jak to zrobić.

Sprawdź swoją wiedzę

Jeśli chcesz sprawdzić swoją wiedzę na temat tej lekcji, możesz rozwiązać krótki test składający się z kilku pytań. W każdym pytaniu tylko 1 opcja może być prawidłowa. Po wybraniu jednej z opcji system automatycznie przechodzi do kolejnego pytania. Na liczbę punktów, które otrzymasz, wpływa poprawność Twoich odpowiedzi i czas poświęcony na ich wypełnienie. Należy pamiętać, że pytania są za każdym razem inne, a opcje są mieszane.