Szycie dokumentów z gwintem 2-otworowym. Jak prawidłowo zszywać dokumenty: ogólnie przyjęte zasady i praktyczne wskazówki

Pomimo powszechnego wprowadzania nowych technologii i przenoszenia części pracy biurowej do formy elektronicznej, w większości przedsiębiorstw państwowych głównym medium pozostaje papier. Papier jest szczególnie lubiany przez różne organy regulacyjne i wykonawcze: skarbowe, fundusz emerytalny, straż pożarną, sądy, instytucje finansowe itp. Dlatego każdy przedsiębiorca powinien mieć możliwość prawidłowo zszyć dokumenty, numer i zarejestruj je. Oprogramowanie sprzętowe zwykle wykonuje się za pomocą nici i igły, zszywacza lub specjalnych maszyn. Powiemy Ci bardziej szczegółowo, jak prawidłowo zszyć dokumenty i pliki.

Szycie nitką

W rzeczywistości nie ma ścisłych zasad ani wymagań dotyczących zszywania dokumentów. Niemniej jednak istnieje GOST R 51141-98 „Praca biurowa i archiwizacja” oraz zamówienie nr 76 z Archiwum Federalnego z 23 grudnia 2009 r., które zawiera zalecenia dotyczące oprogramowania układowego dokumentów wielostronicowych.

Prawidłowe oprogramowanie sprzętowe dokumentów uchroni je przed podmianą

Jak zrobić wszystko dobrze? Będziesz potrzebować szydła, igły cygańskiej, mocnej czarnej nici, kawałka papieru i kleju. Zazwyczaj papiery zszywane są przez trzy otwory - jeden wykonuje się na środku arkusza w odległości około 1,5-2 cm od krawędzi, drugi i trzeci - po bokach istniejącego w odległości 3-5 cm. wykonane szydłem - jeśli nie masz siły przebić od razu całej paczki, możesz podzielić ją na kilka części. Poniżej podajemy przykład, jak prawidłowo zszyć dokumenty nitkami i zdjęciami procesu.

Notatka:Jeśli masz wiertarkę lub śrubokręt i wiertło, możesz po prostu przewiercić stos papieru. Średnica wiertła powinna wynosić około 6-8 mm.

Szycie plecaka rozpoczyna się od tyłu. Przewlecz igłę przez nić i przeciągnij ją przez centralny otwór, pozostawiając „ogon” o długości 7-10 mm. Następnie włóż igłę w górny otwór od przodu i przeciągnij nić do tyłu.

Zaczynamy od centralnego otworu, przeciągamy przez górę i schodzimy w dół

Następnie należy przeciągnąć igłę przez dolny otwór, przenieść ją do przodu, a następnie przeciągnąć ją do środka do istniejącego „ogona”. Teraz możesz odciąć nić, pozostawiając co najmniej 7 cm (jeśli chcesz wydrukować obudowę, zostaw margines 15 centymetrów). Zawiąż początek i koniec nici i przyklej mały kawałek czystego papieru do węzła. Jeśli są to papiery ściśle odpowiedzialne, wówczas „ogony” przykleja się do ostatniego arkusza papierowym kwadratem i umieszcza się na nim stempel.

Po zszyciu dokumentów węzeł zostaje zapieczętowany papierowym kwadratem

Dopuszczalne jest zszywanie dokumentów nitkąi dwie dziury. Zwykle tę metodę praktykuje się za pomocą dziurkacza. Schemat zmienia się nieznacznie - igłę wprowadza się do dolnego otworu od tyłu, pozostawiając „ogon” o długości co najmniej 7 cm, następnie igła i nić wracają przez górny otwór. Następnie odetnij nić, aby uzyskać drugi ogon o długości 7-10 centymetrów i przywiąż go do pierwszego. Końce nici są opuszczane, a do węzła przykleja się prostokątny kawałek papieru o wymiarach 2 na 7-8 cm.

Aby bezpiecznie zamocować paczkę, możesz ją przeszyć przez 4 nakłucia. W tym przypadku igła jest przewleczona z drugiego otworu, włożona do górnego, ponownie przeciągnięta przez drugi i poprowadzona do trzeciego i czwartego. Szycie wykonuje się w trzecim otworze, a cały pasek nici zakleja się papierem.

Notatka:Nie zaleca się używania zwykłej nici do zszywania dokumentów, ponieważ jest ona dość delikatna. Musisz albo złożyć go kilka razy, albo użyć specjalnego nylonowego sznurka.

Czasami dokumenty są zszywane przezroczystą żyłką, ale jej właściwości są gorsze niż nić. Najważniejsze jest to, że wszystkie trzy (cztery) otwory są wykonane pionowo wzdłuż tej samej linii. Zwykle z szerszej krawędzi prześcieradła usuwa się 1,5 cm, szycie zawsze rozpoczyna się od tyłu, tak aby węzły znajdowały się z tyłu i nie psuły wyglądu.

Pamiętaj o podaniu liczby stron i podpisaniu się

Certyfikacja dokumentów

Po tym jak się dowiedzieliśmy prawidłowo zszyć dokumenty, nauczmy się ich uspokajać. W tym celu arkusze są numerowane. Ogony są zapieczętowane małym papierowym prostokątem, na którym za pomocą długopisu piszą: „Wyszyte, ponumerowane, podpisane i zapieczętowane”. Następnie liczba arkuszy jest wskazywana w formie cyfrowej i alfabetycznej, stemplowana, malowana i parafowana. Należy to zrobić tak, aby część podpisu i pieczęci znajdowała się zarówno na wklejonym prostokącie, jak i na ostatnim arkuszu. Odbywa się to tak, że jeśli ktoś przetnie nić, będzie to od razu widoczne. Zwykle wskazywana jest również data oprogramowania sprzętowego i certyfikacji cyfrowej.

Podczas przechowywania, przetwarzania lub przesyłania dokumentacji określonym organom ludzie często stają przed koniecznością zszywania dokumentów. W tym artykule dowiesz się, jak prawidłowo sflashować oprogramowanie i jak poświadczyć wykonaną pracę.

Najczęściej pytanie, jak flashować dokumenty, pojawia się podczas przekazywania dokumentów biznesowych organom rejestracyjnym lub kontrolnym. Prawidłowe przygotowanie dokumentacji obejmuje nie tylko treść odpowiednich i wiarygodnych informacji w dokumentach, przestrzeganie kolejności wypełniania, ale także tak pozornie nieistotny niuans, jak oprogramowanie układowe. W rzeczywistości wszystko nie jest takie proste. Zszywanie jest uważane za najbardziej niezawodny sposób ochrony dokumentacji przed fałszerstwem. Kryteria prawidłowego oprawienia, a następnie poświadczenia dokumentów, w tym kopii, reguluje szereg przepisów i nie bez powodu.

Ważny! W wyniku nieprawidłowo wykonanego oprogramowania sprzętowego dokumentacja może zostać rozwiązana z późniejszą wymianą poszczególnych arkuszy. Jeśli tak się stanie, udowodnienie tego będzie prawie niemożliwe, a konsekwencje mogą być katastrofalne.

Nieprawidłowe wykonanie szycia może być powodem odmowy przyjęcia dokumentacji, co oznacza stratę czasu, wysiłku, a często i pieniędzy.

Na przykład otwierając indywidualnego przedsiębiorcę, będziesz musiał zszyć strony, aby podać informacje podatkowe. Prace przygotowawcze można powierzyć jakiejś firmie pośredniczącej, która świadczy usługi w tym zakresie lub spróbować zrobić to samodzielnie, jednak bez ścisłego przestrzegania instrukcji organy kontrolne najprawdopodobniej zwrócą wszystkie przesłane dokumenty. Aby tego uniknąć, powinieneś nauczyć się samodzielnie wykonywać tę prostą, ale z drugiej strony żmudną pracę.

Szycie w 3 dziurkach

W celu flashowania dokumentacji przy użyciu trzech otworów należy przygotować następujące elementy:

Same dokumenty.
Szydło. Jeśli dokumentów jest niewiele, szydło nie będzie potrzebne.
Gruba igła.
Mocne nici, takie jak jedwab. Do szycia LSh-210 możesz użyć cienkiej taśmy, sznurka bankowego lub specjalnych nici.
Mała papierowa naklejka o wymiarach około 3*6 cm.
Klej biurowy.
Pieczęć zapewniająca.

Dlatego najpierw należy przygotować arkusze papieru, usuwając wszystkie spinacze i zszywki ze zszywacza, składając je w stos w odpowiedniej kolejności. Następnie po lewej stronie, pionowo, zachowując symetrię, wykonuje się trzy nakłucia igłą, szydłem lub dziurkaczem w tej samej odległości od siebie, jak pokazano na próbce:

Po wykonaniu nakłuć w igłę nawleczona jest nić. Nie ma potrzeby nawlekania zbyt długiej nitki, ponieważ nadal trzeba będzie odciąć jej nadmiar. Aby poprawić zrozumienie, otworom w arkuszach przypisano numery seryjne od jednego do trzech od góry do dołu. Początkowo igłą przeciągamy stos arkuszy przez otwór nr 2 w kierunku przedniej strony. Ważne jest, aby końcówka nici o długości około 7 cm pozostała luźna aż do samego końca szycia. Oto jak to będzie wyglądać na obrazie wizualnym:

Kolejne oczko wykonujemy wzdłuż przodu, kierując igłę w otwór nr 1. Proces pokazano wyraźniej na zdjęciu:

Następnym krokiem jest przeprowadzenie igły przez otwór nr 3 w stronę przodu paczki, następnie wykonujemy ścieg od otworu nr 3 do otworu nr 2, ostatecznie doprowadzając igłę do tylnej strony arkuszy. Oto jak to będzie wyglądać na obrazie wizualnym:

Po zakończeniu tej czynności nadmiar nici zostaje odcięty, pozostawiając końcówki o długości około 7 cm, które związujemy węzłem możliwie najściślej do papieru. Właściwie oprogramowanie jest już gotowe, ale pozostaje jeszcze jeden ważny punkt. Pozostaje tylko wkleić przygotowaną wcześniej papierową naklejkę. Na naklejkę wytnij mały kawałek papieru. Nie ma ścisłych wymagań dotyczących jego rozmiaru, dlatego odpowiedni jest pasek papieru o wymiarach 3 * 5 cm, plus lub minus centymetr nie jest znaczący, najważniejsze jest to, że wycięty element po sklejeniu całkowicie zakrywa obszar szycia. Na wyciętym papierze widnieje napis „ponumerowane i zszyte”. Napis można wcześniej wydrukować na drukarce, a następnie ostrożnie wyciąć prostokąt o żądanym rozmiarze. Arkusze należy najpierw ponumerować w porządku chronologicznym poprzez wpisanie cyfr arabskich w prawym górnym rogu każdej strony dokumentu, łącznie z kopiami, wówczas na naklejce zostanie wyświetlona łączna liczba stron. Oto przykład jak taka naklejka powinna wyglądać poprawnie:

Na tylną część grzbietu papieru nakłada się klej, następnie przykleja się naklejkę z tyłu, zakrywając węzeł i większość nitek tak, aby pozostały tylko krótkie końce 1-2 cm.Jak to wygląda pokazano na zdjęciu :

Pozostaje tylko zapewnić. Pola są wypełnione, wskazując liczbę stron, datę i podpis osoby, która zszyła strony. Część podpisu musi wystawać poza naklejkę. Następnie przyklejana jest pieczęć organizacji, która powinna również częściowo wystawać poza naklejkę. Tak wygląda poprawnie zszyta dokumentacja:

W tym momencie pracę polegającą na zszyciu trzech otworów uważa się za zakończoną.

Jak wykonać oprogramowanie układowe z czterema nakłuciami

Szycie z czterema dziurkami jest tak samo proste, jak szycie z trzema dziurkami. Lista przedmiotów wymaganych do pracy nie różni się. W dokumentach i ich kopiach wstępnie przygotowane są cztery otwory. Zaczynają szyć od pierwszej dziurki do drugiej, potem trzeciej, potem czwartej. Pozostawiając koniec nici w czwartym otworze, manipulacje przeprowadza się w odwrotnej kolejności, wykonując oczka naprzemiennie od czwartego do pierwszego, po czym nitki zawiązuje się węzłem z tyłu, zabezpieczając naklejką. Na naklejce wskazano liczbę stron, datę, po przekroczeniu której praca może być poświadczona podpisem i pieczęcią. Uważa się, że im większa liczba wykonanych otworów, tym lepsza jakość wykonania i wyższy stopień niezawodności szycia, co oznacza, że ryzyko podmiany dokumentów jest zminimalizowane. Nie ma w tym momencie żadnych wytycznych prawnych – można wszyć trzy, cztery, a nawet pięć dziurek.

Wniosek

Przed zakończeniem zszywania należy przygotować uwierzytelnione kopie poszczególnych stron, w przeciwnym razie w celu uzyskania kopii konieczne będzie zszycie całej teczki. Przesyłając raporty, lepiej wcześniej zapytać o zawartość paczki, liczbę kopii, w tym także kopii poświadczonych.

Osobno o tym, jak zszyć dokument z dużą liczbą stron. W przypadku kilku kartek papieru nie ma problemów z przebiciami. Można sobie poradzić z igłą, która posłuży do wykonania oprogramowania. Aby uzyskać gęstszy pakiet, będziesz musiał użyć szydła lub dziurkacza. Jeżeli mówimy np. o dokumentacji kasowej zawierającej dużą ilość stron, a dziurkacz nie jest przystosowany do tak dużej ilości kartek, można zastosować staromodną metodę, wykorzystując cienką, ostrą gwóźdź i młotek. Należy zachować szczególną ostrożność, aby nie uszkodzić poszczególnych arkuszy, wykonać równe, identyczne otwory na całej wysokości całego stosu papieru. Na przykład księga rachunkowa wydatków i dochodów w organizacji będzie musiała zostać zszyta w sposób opisany powyżej, wskazując całkowitą liczbę stron. Nie tylko kierownik organizacji, ale także upoważniony urzędnik urzędu skarbowego musi poświadczyć Księgę rachunkową, zanim zacznie się ją prowadzić. Konieczność prawidłowego flashowania dokumentacji może pojawiać się dość często.

Poniższy film pokaże Ci, jak prawidłowo zszyć i poświadczyć kopie ważnych dokumentów:

Zanim zaczniesz pracować z dokumentacją, musisz dokładnie zapoznać się z dużą liczbą niezbędnych instrukcji dotyczących zagadnień związanych z obiegiem dokumentów i pracą biurową. Normy te są dość złożone i zawierają wiele różnych drobnych szczegółów i niuansów. Jak segregować dokumenty na rogu? Co zawiera załączony inwentarz? Czy można składać dokumenty księgowe za pomocą termobindarki? Początkujący urzędnik ma wiele do zagadki.

Łatwizna?

Na pierwszy rzut oka procedura zarejestrowania sprawy i przekazania jej do archiwum jest całkowicie prosta, praktyka pokazuje jednak, że jest odwrotnie. Jeśli naruszysz którykolwiek z regulaminów urzędu, instytucja ta odmówi przyjęcia przesłanego dokumentu i będziesz musiał rozpocząć całą pracę od nowa. Jeśli podobne sytuacje miały już miejsce w Twoim życiu, przeczytaj nasz artykuł – postaramy się zrozumieć tę kwestię.

Po co składają dokumenty? Czy istnieją standardy, według których regulowana jest ta procedura? Tak, i jest ich wiele. Mówimy przede wszystkim o zaleceniach metodologicznych dotyczących pracy biurowej, które zostały zatwierdzone w grudniu 2009 roku na zlecenie Archiwum Federalnego. Po drugie, o GOST R 51141, poświęconym pracy archiwalnej i biurowej i zawierającym wszystkie niezbędne definicje i terminy. Ponadto istnieją inne normy prawne, zgodnie z którymi dokumentacja jest zszywana.

Zacznijmy od okładki

Jeśli teatr zaczyna się od wieszaka, to nasz zabieg sprowadza się nie mniej niż do okładki. A wybór tekturowej „skorupy” to jedno z pierwszych zadań w procesie „pakowania” dokumentu. Na pierwszy rzut oka nie znajdziesz różnicy między wieloma istniejącymi odmianami. Ale jeśli przyjrzysz się bliżej, zrozumiesz, że pokrowce są standardowe, niestandardowe i służą również do długotrwałego przechowywania.

Najczęściej można spotkać okładkę standardową w formacie 229x324 mm. Znajduje zastosowanie we wszystkich przypadkach, gdy zszywane są arkusze o standardowym rozmiarze. Jeżeli z jakichś powodów dokument ma dość specyficzny wygląd i parametry, wymagany jest niestandardowy rodzaj okładki. Do tego ostatniego typu zalicza się ten, w którym dokumenty będą przechowywane przez 25 lat i dłużej.

Zgodnie z przepisami, okładki takie wykonywane są wyłącznie z twardej tektury ze względu na długą żywotność. Należy podjąć działania, aby po dłuższym czasie zachować właściwy wygląd dokumentu i jego przydatność do użytku. Dokumenty przeznaczone do przekazania do archiwum państwowego przechowywane są w okładkach wykonanych z takiego materiału jak tektura bezkwasowa.

Porozmawiajmy o numeracji arkuszy

Zanim będzie można prawidłowo obszyć dokumenty nitką, należy je wszystkie złożyć w odpowiedniej kolejności. Następnie procedurę numerowania przeprowadza się za pomocą zwykłego ołówka. Główną zasadą jest tutaj numerowanie arkuszy, a nie stron dokumentu. Na każdym arkuszu w jego prawym górnym rogu umieszczona jest cyfra arabska. Jednocześnie nasze oznaczenia nie mogą „wpełzać” na tekst. Nie dotyczy ogólnej numeracji arkuszy

Jakie subtelności istnieją w kwestii numeracji? Jeżeli składane dokumenty zawierają list lub kilka listów, należy najpierw ponumerować kopertę, a następnie kolejno każdą z zawartych w niej kartek. Jeśli liczba napływających jednostek przekracza 250, zwyczajowo dzieli się je na kilka tomów. Ponadto każdy z nich ma własną numerację.

Wewnątrz akt archiwalnych mogą znajdować się dokumenty posiadające własną, odrębną numerację stron, np. czasopisma. Ale składając sprawę w archiwum, są one numerowane między innymi bez naruszania ogólnego porządku.

Jeśli załączony arkusz jest w dużym formacie, zwykle należy go rozłożyć i umieścić liczbę w prawym górnym rogu. Należy zapewnić możliwość swobodnego dostępu do tekstu. W przypadku sklejenia poszczególnych fragmentów z którymś z arkuszy i braku możliwości ich rozdzielenia, cała paczka jest numerowana jako jedna. W takim przypadku konieczne jest sporządzenie inwentarza każdego z sklejonych elementów, co odbywa się z tyłu lub w wolnej przestrzeni. Wskazanie wklejonego dokumentu musi znajdować się w wpisie certyfikującym lub w uwagach do spisu ogólnego wskazujących nazwę. Najczęściej takimi niezależnymi inwestycjami są czeki, wyciągi lub zdjęcia.

Korekta błędów i inwentaryzacja dokumentów

W przypadku, gdy w pracy popełniono jakiś niezbyt poważny błąd (np. pominięto kilka arkuszy), zamiast ponownie przenumerować całą tablicę, można zastosować oznaczenie literowe. W takim przypadku liczby na innych arkuszach nie ulegają zmianie. Usunięcie takich błędów możliwe jest jedynie w porozumieniu z pracownikami archiwum. W przypadku wykrycia rażących błędów dokument będzie musiał zostać ponownie ponumerowany. Stare liczby są skreślane tak ostrożnie, jak to możliwe, a nowe są dodawane. W takim przypadku zaktualizowana numeracja jest ponownie potwierdzana wpisem certyfikującym.

Bez inwentarza nie zostanie od Państwa przyjęty żaden plik archiwalny. Informacje w nim zawarte dotyczą tytułu dokumentu, daty sporządzenia, adnotacji oraz samej tabeli wskazującej numery seryjne arkuszy, ich numer oraz notatki (jeśli są konieczne). Wszystko kończy się informacją o ilości dokumentów w postaci cyfry, powtórzonej słownie, następnie wszystko zostaje opieczętowane podpisem urzędnika z rozszyfrowaniem pełnego imienia i nazwiska.

Jak prawidłowo obszyć dokumenty nitką

Rozpoczynając procedurę szycia, należy upewnić się, że wszystkie niezbędne materiały i narzędzia są pod ręką. Oprócz samej pracy będziesz potrzebować szydła, igły, kartonu do przechowywania dokumentów i specjalnych nici. Jako ci drudzy zaopatrują się w nici szorstkie lub szwalnicze L-210. Ten ostatni typ jest najczęściej używany do potrzeb pracy biurowej.

Na początku pracy usuwamy z dokumentu spinacze i inne metalowe przedmioty, następnie kartki teczki układamy w równy, zgrabny stos. Po lewej stronie w przestrzeni pól wykonuje się trzy otwory za pomocą igły lub szydła. Najlepiej umieścić je na środku wolnej przestrzeni przeznaczonej na wcięcie po lewej stronie, czyli w odległości około półtora centymetra. Uwaga ta jest istotna – w przeciwnym razie po złożeniu dokumentów będą one trudne do odczytania.

Jeżeli proste krawędzie otworów mają dla Ciebie fundamentalne znaczenie, sięgnij po dziurkacz. Pamiętaj jednak, że zbyt wiele prześcieradeł to dla niego za dużo. Upewnij się, że wszystkie trzy otwory są równomiernie rozmieszczone na wysokości i oddalone od siebie o około 3 cm, środkowy powinien znajdować się na środku kartki.

Aby zapobiec uszkodzeniu strony tytułowej i zapadnięciu się okładki, często zaleca się wzmocnienie obszaru szycia z przodu i z tyłu za pomocą pasków tektury. Przewleczona zostanie przez nią nić. Jego typowy rozmiar wynosi 70 cm, ale w każdym konkretnym przypadku zależy to od grubości stosu.

Jak uszyć 3 dziurki

Przedstawiamy treść algorytmu archiwizacji takiego dokumentu. Najpierw igła przechodzi przez środek otworów, pozostawiając koniec nici z tyłu. Następnie należy włożyć go w górną część otworów. W rezultacie oba jego końce umieszcza się na odwrocie stosu zszywanych arkuszy. Przeciągamy igłę przez spód otworów i przeciągamy nić na przód. Następnie opuść igłę z powrotem do środkowego otworu. W ten sposób nasza nić została przeprowadzona przez wszystkie niezbędne otwory, po czym oba końce zawiązano z tyłu dokumentu mocnym węzłem. Pozostaw końcówki o długości około 5 cm.

Bezpośrednio do węzła przykleja się kartkę papieru z napisem certyfikującym. Poniżej przyjrzymy się technologii jego produkcji.

Dokument można również zszyć za pomocą 4 otworów. Jak to zrobić? Procedura wcale nie jest skomplikowana. Cztery otwory są wycinane pionowo symetrycznie z położeniem na jednej osi. Pozostawiając koniec nitki na tylnej stronie pierwszej dziurki, zszyj oczka, a następnie zawiąż węzeł w taki sam sposób, jak opisano powyżej. Oprogramowanie sprzętowe należy zduplikować dwukrotnie, aby zapewnić wytrzymałość i niezawodność.

List certyfikujący

Kolejnym etapem po numeracji i oprogramowaniu jest nadanie naszej obudowie napisu certyfikującego. naklejkę o wymiarach 4x6 cm z napisem „Przewiązane i numerowane... arkusze” (ich liczba jest podana cyfrowo i słownie). Następnie wskazane jest stanowisko pracownika, który złożył dokument, z datą i osobistym podpisem. Jeśli wymagana jest uszczelka, należy to również odnotować. Napis naklejamy na zawiązany przez nas węzeł, którego końce nitek powinny pozostać wolne. Podpis składa się na koniec całej procedury, gdy klej już wyschnie. Odbywa się to, aby zapobiec rozmazywaniu się. Znaczek (jeśli występuje) jest umieszczony częściowo na arkuszu, częściowo na samym napisie.

I dopiero po zszyciu, ponumerowaniu, podpisaniu i zapieczętowaniu plik można wysłać do archiwum.

Podejście do certyfikacji musi być poważne i uważne. To ona jest dokumentalnym dowodem nienaruszalności sprawy. W przypadku naruszenia lub przemieszczenia jego integralności dokument może nie zostać przyjęty przez organy kontrolne lub zostać zaskarżony do sądu.

Co i dlaczego migamy?

Wszystkie dokumenty podlegające złożeniu do archiwum lub którymkolwiek organom kontrolnym, do których zalicza się urząd skarbowy, fundusz emerytalny i wiele innych, muszą być zszyte. Nie można tam składać dokumentów sklejonych lub zszytych. Jak już wspomniano, w przypadku wykrycia niezgodności ze standardami pracy biurowej, po prostu nie zostanie to od Ciebie zaakceptowane.

Podobnej procedurze podlegają głównie dokumenty kadrowo-księgowe. Te z nich, dla których zakończono formalności, po roku podlegają złożeniu do archiwum organizacji lub przedsiębiorstwa. Sprawy posiadające ubiegłe terminy przechowywania przekazywane są do specjalnych instytucji archiwalnych. Określa to prawo w zależności od rodzaju dokumentu. Na przykład akta notarialne, księgi handlowe i dokumenty zawierające dane osobowe muszą być przechowywane przez co najmniej 75 lat.

Okres trwałości rysunków projektowych jest znacznie krótszy - tylko 20 lat. Przyjmuje się, że dokumentację fotograficzną przechowuje się przez okres 5 lat. Akta przedsiębiorstw zarówno publicznych, jak i prywatnych należy przekazać do instytucji archiwalnych. Jednocześnie zadaniem każdej struktury niepaństwowej jest zawarcie porozumienia w tej sprawie z Federalną Służbą Archiwalną.

Należy pamiętać, że prawo flashowania dokumentów ma wyłącznie pracownik, który ma taki obowiązek określony w opisie stanowiska pracy. W przypadku słabej jakości połączenia dokumentów czekają Cię pewne sankcje, zwłaszcza w przypadku zmian lub braków niektórych ważnych arkuszy.

Wróćmy do technologii archiwizacji

Opisane powyżej metody szycia są odpowiednie zarówno dla archiwum, jak i urzędu skarbowego. Ale przechowywanie dokumentów księgowych przechowywanych przez długi czas (ponad 10 lat) musi być szczególnie mocne - najczęściej z 5 dziurami. Napis certyfikujący wykonywany jest na specjalnej bibułce, tak aby węzeł znajdujący się pod naklejką był wyraźnie widoczny i nie budził wątpliwości co do integralności dokumentu.

Jeśli w biurze nastawczym dziurki wycina się zwykłymi dziurkaczami papierniczymi, to w przypadku konieczności sporządzania dużych ilości dokumentacji papierowej (np. w drukarniach) wykorzystuje się profesjonalny sprzęt w postaci wiertarek do papieru lub introligatorskich . Takie mechanizmy mają poważną moc i mogą być ręczne lub wyposażone w napęd elektryczny.

Mechanizm maszynowy

Te systemy lub maszyny opierają się na klasycznej metodzie wykorzystującej sprężyny. Ten typ bindownicy wyposażony jest w urządzenie perforujące. Inny mechanizm umieszcza dokument na plastikowej sprężynie, po czym na dół i na górę bloku nakładane są tekturowe lub plastikowe okładki.

Zaletą introligatorni jest możliwość oprawy bardzo dużych dokumentów. Grubość bloku może sięgać nawet 500 stron. A także - możliwość usuwania lub dodawania stron i arkuszy do już oprawionego dokumentu. Wady obejmują dość poważną pracochłonność i niezbyt wysoką wytrzymałość.

Jeżeli introligatorska maszyna do segregowania dokumentów wyposażona jest w metalowe sprężyny, dla których ustawiony jest określony stopień i zgodnie z nim wycinane są otwory, wówczas bloki papieru nakładane są na elastyczną stalową sprężynę, która następnie jest ściskana i zamykana. Zaletami urządzenia ze sprężynami metalowymi jest bardziej reprezentacyjny wygląd końcowy i większa niezawodność w porównaniu do wiązania ze sprężynami plastikowymi. Nie da się jednak włożyć ani wyjąć arkuszy bez uszkodzenia.

Oprócz sprężyn istnieją urządzenia działające na zasadzie wiązania na plastikowym grzebieniu, którego zęby się zwijają. Jest też oprawa spiralna, znana nam z kalendarzy wolnokartkowych, notesów i pamiętników. Po przedziurawieniu otworów nawija się w nie spiralę (3-4 obroty ręcznie, reszta automatycznie).

Postęp nie stoi w miejscu

Co to jest wiązanie termiczne? To nowoczesna maszyna do archiwizacji dokumentów, w której można je szybko i trwale połączyć. Korzystając z termobindowni, można skompletować dużą ilość materiałów, a także wydać pojedyncze egzemplarze. Opcja ta szczególnie sprawdza się w przypadku raportów, umów i materiałów promocyjnych przesyłanych pocztą.

Maszyna do tego typu opraw wykorzystuje termiczne grzbiety i okładki termiczne o różnych kolorach i rozmiarach. W zależności od ilości arkuszy opakowania dobierana jest osłona termiczna o określonej grubości, następnie wszystko składane jest w całość w maszynie. Wewnętrzny koniec okładki pokryty jest warstwą kleju polimerowego. Maszyna wyposażona jest w element grzejny, dzięki któremu polimer ten ulega stopieniu, a wszystkie blachy zostają zlutowane w gorącą warstwę.

Jeśli organizacja pracuje z ogromną liczbą dokumentów, a ich bezpieczeństwo ma ogromne znaczenie, to dla prostego przechowywania konieczne jest w jakiś sposób usystematyzowanie dokumentów. W takim przypadku przydatna będzie dokumentacja oprogramowania sprzętowego. Po zszyciu dokumentów możesz mieć pewność, że żaden dokument nie zostanie utracony. Przyjrzyjmy się, jakie dokumenty są składane i dlaczego tak się dzieje.

Po co szyć dokumenty nitkami?

Układanie dokumentów jest wymagane przez prawo i nie jest to jedyny powód, dla którego należy je łączyć. Dekret rządowy nr 439 zawiera wytyczne dotyczące zszywania dokumentów zgodnie ze standardami GOST.

Dodatkowo, aby dokumentacja mogła zostać prawidłowo przekazana do dowolnej instytucji, konieczne jest zszycie jej, tak aby w przyszłości nie było żadnych pytań o brak jakichkolwiek arkuszy. Ponadto we wszystkich instytucjach obowiązuje jedna zasada, że w przypadku przekazania więcej niż jednej kartki papieru konieczne będzie złożenie dokumentacji. Czasem zachodzi potrzeba zszycia przez pracowników odpowiednich wydziałów dokumentów w banku i wpisania na nich numeru wydziału, a także zszycie dokumentacji w sądzie i włączenie do akt.

Jak flashować dokumenty

Teraz pojawia się pytanie, jak to zrobić poprawnie. Niektórzy pracownicy zaczynają panikować i myślą, że oprogramowanie ma bardzo rygorystyczne zasady, że arkusz zapinania musi być podpisany drukowanymi literami, nić musi być wykonana wyłącznie z nylonu itp.

Nie ma jednak jasnych wytycznych dotyczących sposobu składania dokumentacji. Najważniejsze, czego należy przestrzegać, to nie zgubić niezbędnych dokumentów do oprogramowania sprzętowego, ponieważ ich bezpieczeństwo jest głównym zadaniem wiązania dokumentacji. Czasem zdarza się, że osoby trzecie, w celu wyłudzenia lub ukrycia informacji, mogą podmienić arkusze w teczce, a nawet je opublikować.

Aby sprawdzić, czy nie brakuje żadnych dokumentów, wszystkie oprawione kartki muszą być ponumerowane. Na odwrocie oprawianej dokumentacji przykleja się małą kartkę papieru, na której umieszcza się pieczęć organizacji. Ze względów bezpieczeństwa wymagane jest, aby stempel wystawał poza klejony papier.

Na klejonym papierze dokonuje się odpowiedniego zapisu: zszytego, numerowanego (liczba stron jest jednak zapisana słownie i cyfrowo), sznurowanego, zapieczętowanego. Dokumentacja jest poświadczona przez kierownika lub pracownika, który przygotowywał dokumenty do szycia.

Próbka zszytej dokumentacji

Regulowanie oprogramowania sprzętowego dokumentów w produkcji biznesowej

Zgodnie z wymogami rosyjskiego Ministerstwa Sprawiedliwości konieczne jest usystematyzowanie dokumentacji, aby cały pakiet dokumentów był uporządkowany, zarchiwizowany zgodnie ze standardami itp. W tej chwili prawie każda firma ma dużą liczbę dokumentów. W celu należytego zabezpieczenia dokumenty przekazywane są do archiwum, skąd na wniosek można uzyskać archiwalne arkusze, a wykorzystane w pracy dokumenty pozostają w domenie publicznej dla pracowników.

Ważny! Trzeba wiedzieć, jakie dokumenty są zszywane i na podstawie jakich aktów prawnych odbywa się ten proces.

Dokumenty do aktualizacji

Każdy pracownik firmy mający do czynienia z dużą ilością dokumentacji musi zrozumieć, że nie całość da się zszyć. Dokument musi być oprawiony, jeżeli składa się z co najmniej dwóch kartek.

Pracownicy działu HR szyją następujące oryginały:

zatwierdzone stany;
skład zamówień osobistych i ogólnych.

Księgowi muszą zszyć:

raporty depozytowe;
faktury;
faktury;
paszporty techniczne;
księgi dochodów;
zestawienie obrotów i sald rachunków;
akty pracy;
jeżeli wynagrodzenie ma formę gotówkową w kasie przedsiębiorstwa – zestawienia wynagrodzeń.

Notatka! Pracownicy zajmujący się osobami prawnymi powinni wiedzieć, jak zszyć dokumenty, ale w tym przypadku dokumenty są kopiami, więc pieczęć nie jest konieczna. Generalnie prawie wszystkie firmy zajmują się osadzaniem dokumentów, różnica polega jedynie na procesie wykonania tej pracy.

Akty prawne regulujące składanie dokumentów

Na poziomie legislacyjnym standardy zszywania dokumentacji przez każdą strukturę firmy nie są określone, ale istnieją ogólne zasady zszywania arkuszy. Zarządzenie Archiwum Federalnego „Praca biurowa i archiwizacja” nr 76, zarządzenie Ministra Kultury nr 536 zawierają zalecenia dotyczące sposobu oprawy dokumentów, standardowe instrukcje dotyczące pracy biurowej.

Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej nr 439 zawiera ogólną teorię, dlaczego jest to potrzebne i jak to się dzieje, jednak ustawa Federacji Rosyjskiej „O archiwizacji” opisuje jedynie obowiązek wszystkich organizacji w zakresie przechowywania dokumentacji, ale prawo nie wskazuje, w jaki sposób należy to zrobić. Zarządzenie nr 02 - 213 „O pracy biurowej w Banku Centralnym” opisuje także standardy przechowywania dokumentów w archiwach we wszystkich bankach. Jak sflashować statut dla urzędu skarbowego , Inspekcja podatkowa dyktuje warunki. Służba Podatkowa monitoruje także bezpieczeństwo dokumentów osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.

Opcja oprawy dokumentów według GOST

Metodologia przygotowania poufnych dokumentów dla oprogramowania układowego

Przed zszyciem dokumentów należy je przejść przez kilka etapów przygotowawczych do oprogramowania układowego. Prawidłowy proces oprogramowania sprzętowego reguluje rozporządzenie nr 76 z Rosarchowa. Po pierwsze, arkusze należy ponumerować, zapobiegnie to ewentualnej utracie arkusza lub zatajeniu informacji. Wszystkie arkusze są ponumerowane z wyjątkiem strony inwentarzowej. Jeśli podczas flashowania oprogramowania sprzętowego znajduje się koperta, wówczas najpierw numerowana jest koperta, a następnie zawarte w niej dokumenty.

Puste kartki papieru nie są zawarte w oprogramowaniu - ulegają zniszczeniu. Jeśli załączono jakieś zdjęcia, diagramy itp., numer umieszcza się na odwrotnej stronie, w lewym górnym rogu. W przypadku włożenia arkusza wielkoformatowego numer arkusza w kolejności umieszczany jest po prawej stronie w górnym rogu. Napis jest poświadczony przez odpowiedzialnego pracownika, wskazując jego stanowisko, podpis, datę utworzenia, liczbę arkuszy.

Dokumentacja związana musi posiadać spis inwentarza niezawierający numeru seryjnego. Inwentarz musi zawierać następujące informacje:

tytuł dokumentu, data;
wykaz wszystkich złożonych dokumentów, ich ilość, podpis kierownika.

Po ukończeniu pierwszego etapu możesz przejść do głównego etapu oprogramowania układowego.

Instrukcje krok po kroku dotyczące flashowania dokumentów

Przyjrzyjmy się, jak prawidłowo zszyć dokumenty nitką, instrukcje krok po kroku. Początkowo musisz zrozumieć, że oprogramowanie sprzętowe dokumentów wymaga oprogramowania z dwoma, trzema, a nawet czterema i pięcioma otworami. Przyjrzyjmy się bliżej każdej opcji.

W dwóch dziurach

Dokumenty o mniejszym znaczeniu zszywane są jedną z najprostszych opcji - w dwóch dziurkach. Ale nawet przy tak prostej metodzie wielu pracowników zastanawia się, jak poprawnie flashować dokumenty. Aby uniknąć nieporozumień, możesz przestrzegać następujących zasad:

Przed wykonaniem otworów w arkuszach należy je wypoziomować. Aby zrobić dwa otwory, możesz użyć dziurkacza lub zwykłej igły;
następnie musisz przełożyć nić (najlepiej mocną) przez dwa otwory, tak aby jej końce spotkały się z tyłu;
nitki trzeba zawiązać. Do węzła przykleja się mocny papier, często w kształcie trójkąta. Na wklejonym papierze umieszcza się stempel.

Jest to jeden z najłatwiejszych sposobów flashowania dokumentacji. Inne opcje są bardziej powszechne, ale trudniejsze do wdrożenia.

Notatka! Sklej węzeł, aby zapobiec utracie arkuszy. Zapisana jest również liczba arkuszy i dane specjalisty, który przeprowadził zabieg. W przypadku dokumentów starszych niż 10 lat zaleca się użycie bibuły do sklejenia węzła.

Trzy dziury

Zastosowana technika szycia jest taka sama jak w przypadku dwóch otworów, z tym że nakłucie wykonuje się w trzech otworach. Odległość pomiędzy otworami nie powinna być większa niż 3 cm:

z drugiej strony musisz przełożyć nić, ale przez środkowy otwór. Oznacza to, że koniec powinien pochodzić z początkowego arkusza, około 7 cm należy pozostawić w rezerwie;
następnie należy włożyć nitkę i igłę z twarzy, kierując ją w dolny otwór po drugiej stronie dokumentu;
następnie nić należy ponownie przełożyć przez środkowy otwór, tworząc w ten sposób dwa zszyte węzły;
Teraz musisz odciąć nić i zachować 7 cm, jak przy pierwszym zwoju nici. Końce należy związać razem.

Aby zabezpieczyć dokumenty, odpowiedzialny pracownik przykleja prostokątną kartkę papieru, na której należy wpisać imię i nazwisko pracownika, podpis oraz liczbę zszytych kartek.

Cztery dziury

Konieczne jest wykonanie czterech otworów, których odległość powinna wynosić 1,5 cm, następnie włóż nić do drugiego otworu od tyłu, przeciągnij ją przez pierwszy otwór, a następnie przełóż przez drugi, trzeci i czwarty dziury.

Przykładowe oprogramowanie z 4 otworami

Pięć dziur

Często w raportach księgowych stosuje się szycie pięciootworowe, ponieważ zestaw takiej dokumentacji osiąga znacznie większą grubość w porównaniu do pozostałych. Odległość między pięcioma otworami powinna wynosić do 5 cm, w tym schemacie można również użyć zszywacza do dokumentów lub prasy z wiertłami. Aby zapobiec uszkodzeniu arkuszy w tym przypadku, jako okładki należy użyć tektury.

Jak zszyć dokument z 5 dziurkami krok po kroku:

Musisz włożyć nić do środkowego otworu, pozostawiając 10 cm, a następnie nić przechodzi przez drugi otwór od góry;
z tyłu nić wychodzi do pierwszego otworu, a następnie wraca do drugiego otworu. Po wykonaniu tej czynności jedna krawędź jest gotowa;
z tyłu nić jest ponownie wkładana do środkowego otworu i wyjmowana przez czwarty;
teraz ponownie nić należy włożyć w najniższy otwór i skierować od przodu do czwartego otworu;
W ten sposób z tyłu znajdują się dwa kawałki nici, które należy ze sobą połączyć.

Jak zszyć kopertę z tajnymi dokumentami

Po przekazaniu poufną dokumentację należy przechowywać w nieprzepuszczalnych dla światła workach. Na tajnej paczce widnieje informacja, że należy ją przekazać osobiście lub wskazano, że jest to informacja niejawna.

Takie dokumenty są zszywane poprzecznie.

Jak poświadczyć zszyte dokumenty

Odpowiedzialny pracownik ma obowiązek poświadczyć dokumentację, bez tego nie będzie możliwości przekazania dokumentacji do weryfikacji lub przesłania jej na przechowanie. W takim przypadku nie można popełnić błędu, ponieważ podczas weryfikacji może pojawić się wiele problemów. Dlatego lepiej nie przegapić tego momentu.

Ważny! Pracownik podpisujący dokumentację bierze na siebie pełną odpowiedzialność za jej złożenie i treść. Przeniesienie odpowiedzialności na innego pracownika możliwe jest jednak wyłącznie na podstawie odrębnego polecenia.

Certyfikacja dokumentów

Ogólnie rzecz biorąc, złożenie dokumentów stanowi dobrą ochronę papierów wartościowych i potwierdza autentyczność wszystkich złożonych dokumentów. Po zorientowaniu się, jak prawidłowo numerować dokumenty podczas składania i jak przebiega ten proces, nie musisz się martwić zwrotem dokumentów i koniecznością ich ponownego usystematyzowania.

Konieczne jest zszywanie dokumentów w celu ich uporządkowania.

Firmy i instytucje zszywają dokumenty, które należy przenieść do archiwum.

Wygodnie jest przechowywać oprawione dokumenty i w razie potrzeby przekazywać je organom kontrolnym, nie martwiąc się o ich bezpieczeństwo i możliwość podmiany.

Jakie standardy regulują szycie?

Teoretycznie tak prostej sprawy jak wiążące dokumenty nie regulują przepisy. Są tylko instrukcje jak to zrobić:

Zalecenia metodologiczne zatwierdzone Zarządzeniem Archiwum Federalnego w dniu 23 grudnia 2009 r.;
GOST 51141 do pracy biurowej;
Ponadto zasady pracy biurowej zawierające wymagania dotyczące składania dokumentacji opracowane przez departamenty branżowe (Bank Centralny Federacji Rosyjskiej, Ministerstwo Podatków i Ceł itp.).

Jakie dokumenty wymagają takiej rejestracji?

W instytucjach i firmach dokumenty są zszywane przez niemal wszystkie działy strukturalne.

Pracownicy obsługa personelu Następujące dokumenty są oddzielnie usystematyzowane i zszywane na koniec roku kalendarzowego:

zamówienia personalne,
zamówienia ogólne,
tabela personelu.

Księgowi szew:

raporty wydatków,
arkusze obrotu majątku materialnego,
faktury,
faktury,
świadectwa ukończenia pracy,
listy przewozowe,
książeczka kasowa,
oświadczenia o otrzymaniu wynagrodzeń przez pracowników instytucji w przypadku, gdy wynagrodzenia są wydawane pracownikom w ich rękach.

Urzędnicy: dokumentacja przychodząca i wychodząca.

Dokumenty można flashować za pomocą następujących narzędzi:

Zszywacz;
wątki;
Specjalny sprzęt.

Ale dokumenty zszyte nićmi gwarantują, że nie zostaną wymienione, co jest ważne we współczesnej rzeczywistości.

Obszywanie rzeczy nitką uważane jest za najbardziej niezawodne.

Ogólne zasady projektowania

Dokumenty, które później będą musiały zostać zszyte, są najpierw sortowane według dat, starannie łączone ze sobą, a każda kartka jest numerowana po prawej stronie cyframi arabskimi. Numeracja rozpoczyna się od cyfry 1. Inwentarz nie jest numerowany.

Na okładkę wybierz specjalną okładkę kartonową „Biznes”. Występuje w różnych rozmiarach i jakościach. Do zszywania standardowych dokumentów stosuje się zwykły segregator formatu A4.
Koperty w dokumentach są także numerowane. W tym przypadku najpierw numeruje się kopertę, a następnie znajdujące się w niej arkusze i fotografie.

Jeżeli przy numerowaniu dokumentów popełniono błąd, zostaje on przekreślony jedną linijką i numeracja jest kontynuowana. W takim przypadku arkusz będzie musiał zostać poświadczony napisem „Uwierz w poprawione”, podpisany przez osobę odpowiedzialną i zapieczętowany.

Instrukcje krok po kroku dotyczące tej procedury

Przed zszyciem dokumentów należy usunąć ze zszywacza wszystkie spinacze i zszywki. Organizuj według daty lub ważności i numeruj każdy arkusz dokumentu. Jeśli powstały plik składa się z wielu arkuszy, możesz połączyć dokumenty specjalnymi spinaczami i rozpocząć zszywanie.

Przygotuj poniższe narzędzia i materiały:

Wątki. Lepiej używać nylonowych.
Igła. Wybierz rozmiar w zależności od grubości zszywanych dokumentów.
Klej do papieru.
Arkusz czystego papieru.
Papier, teczka kartonowa.

Procedura:

Usuń spinacze i zszywki z dokumentu.
Ułóż arkusze starannie i równomiernie, sprawdź numerację pod kątem niezawodności.
W zależności od grubości powstałego pakietu, weź szydło lub igłę i cofając się od krawędzi, wykonaj co najmniej 3 otwory przelotowe. Otwory powinny znajdować się w rzędzie, prostopadle do krawędzi papieru, w odległości 2,5-3 centymetry od siebie. Środkowy otwór powinien być wyśrodkowany.
W zależności od grubości powstałego stosu papierów, weź nić o długości 70-80 centymetrów.
Włóż igłę od dołu tylnej strony dokumentu do centralnego otworu.
Przejdź od góry do najwyższego otworu.
Następnie przez tył dokumentu aż do samego dołu.
Do centralnego wracamy od przodu.
Po takim zszyciu nić będzie z tyłu. Jeśli zszywasz dokument z dużą liczbą arkuszy, tę manipulację należy wykonać kilka razy, aby je zabezpieczyć.
Zawiąż węzeł z tyłu. Pozostała część powinna mieć długość co najmniej 8 centymetrów.
Na powstały węzeł przyklej kawałek papieru w kształcie prostokąta. Na którym z góry wykonany jest napis: „Docierane i numerowane. ____ arkusze Dyrektor ____ Nazwisko I.O.”. Jeżeli stanowisko menedżera jest inne, jest to odpowiednio wskazane zgodnie z dokumentacją.
Podpis i pieczęć umieszcza się na oprawianym dokumencie, określonej kartce papieru. Część podpisu i pieczęci musi znajdować się na kartce papieru i na odwrocie dokumentu.

Trzeba powiedzieć, że jeśli chcesz zszyć większą liczbę arkuszy jednocześnie, musisz wykonać co najmniej 4 otwory. Zapewni to stabilność i niezawodność podczas przechowywania oprawionego dokumentu.

W tej instrukcji wideo podano uproszczoną metodę flashowania dokumentów:

Kto i jak zapewnia

Dokumenty są poświadczane przez kierownika przedsiębiorstwa lub indywidualnego przedsiębiorcę. Ważne jest, aby część podpisu znajdowała się zarówno na wklejonym papierze, jak i na dokumencie.

Warto dodać, że podpisując oprawione dokumenty, menadżer przejmuje obowiązki co do ich treści lub wyznacza na zlecenie osobę upoważnioną do sprawowania kontroli nad ich prawidłowością.

Funkcje rejestracji dokumentacji księgowej

Zszywanie dokumentacji księgowej przypomina zszywanie zwykłych dokumentów. Ale jest jedna różnica. Do zszywania dokumentów księgowych wykonuje się 5 otworów, ponieważ pliki są grubsze. Zszywanie dokumentów może wykonywać wyłącznie upoważniony pracownik. Często osobą odpowiedzialną jest księgowy, który zarządza sprawami.

Numeracja odbywa się za pomocą prostego ołówka. Podczas zszywania dokumentów tworzony jest spis dokumentów znajdujących się w teczce.

Spis składa się z następujących sekcji:

Tytuł dokumentu,
datę sporządzenia spisu inwentarza,
lista dokumentów,
podpis osoby odpowiedzialnej.

Funkcje przygotowania dokumentów do przesłania do archiwum

Dokumenty do przekazania do archiwum przygotowują pracownicy działów strukturalnych. Sam preparat zawiera:

Systematyzacja dokumentów.
Numeracja.
Archiwizacja dokumentów w jednym folderze w zależności od ich przeznaczenia.
Uzupełnianie inwentarza.
Projekt okładki dokumentu.

Powyższy sposób przechowywania dokumentów wiąże się z ich długotrwałym przechowywaniem, tj. co najmniej 25 lat.

Jeśli dokumenty będą przechowywane w archiwach organizacji mniej niż 10 lat dopuszczalne są pewne złagodzenia, a mianowicie: nie można stosować:

Numeracja arkuszy w pliku.
Systematyzacja arkuszy w etui.
Zszyj nitkami i pozostaw do przechowywania w segregatorze.

Procedura szycia jest taka sama jak w przypadku normalnego szycia. Jeśli w przypadku podlega zszyciu ponad 250 arkuszy, następnie musisz podzielić go na kilka tomów. Każdy tom jest oprawiony.

Jeśli planowane jest przechowywanie dokumentów ponad 25 lat, następnie w ramach przygotowań do zszycia na okładkę zakładana jest dodatkowa tekturowa okładka, która chroni dokumenty i wątki przed nadmiernym tarciem oraz nadaje okładce piękniejszy wygląd.

Składając pliki do archiwum, należy zadbać o to, aby tekst pozostał czytelny. Numeracja wykonane prostym ołówkiem w prawym górnym rogu. Nie zaleca się używania do tych celów długopisów i długopisów żelowych, kolorowych ołówków i pisaków.

Arkusz A3 ponumerowane jako jeden arkusz, obszyte do lewej krawędzi i złożone. Jeśli arkusz jest obszyty na środku, zostaną policzone 2 arkusze.

Zdjęcia lub obrazki, I diagramy i mapy numerowane z tyłu w lewym górnym rogu. Koperty są numerowane w pierwszej kolejności i oddzielnie od ich papierowych opakowań.

Jeżeli sprawa jest skompilowana z kilku tomów, wówczas one (tomy) są numerowane osobno.

Okładka sformatowany w następujący sposób:

Podaj nazwę organizacji lub instytucji.
Poddział.
Okres przydatności do spożycia.
Nazwa sprawy.

Ważne jest, aby spełnić pewne wymagania. Nazwa instytucji może zmienić. Dlatego też przy kompletowaniu okładki dokumentu konieczne jest wskazanie 2 tytułów. Nazwy instytucji podaje się w mianowniku. Stara nazwa jest wzięta w nawiasach, nowa będzie musiała znajdować się pod nią.

Ponadto jest to wskazane temat sprawy. Mogą to być akty, faktury, zamówienia itp. następnie jednostka strukturalna i okres, na jaki znajdują się w niej dokumenty, lub rok kalendarzowy. Są to pierwsza i ostatnia data dokumentów.

Jeśli dokumenty są zszywane na rok kalendarzowy, należy wskazać na przykład „Zamówienia 20015”. Wskazano również trwałość: stałe lub określone.

Inwentarz nie jest brany pod uwagę przy numerowaniu arkuszy w aktach. Przypadki można uszeregować według ważności. Na przykład statut, protokoły, plany.

Samouczek wideo dotyczący projektowania folderu do archiwizacji można znaleźć tutaj:

Przygotowanie do złożenia w urzędzie skarbowym

Aby zarejestrować się jako przedsiębiorca lub osoba prawna, a także dokonać zmian w danych w urzędzie skarbowym, złożone dokumenty są zszywane w obecności notariusza. Innowacje nie mają w tym przypadku zastosowania, gdyż w ten sposób notariusz gwarantuje, że po potwierdzeniu podpisu wnioskodawcy nie nastąpią żadne poprawki.

Od lipca 2013 r. zeznanie w urzędzie skarbowym można złożyć bez zszywania dokumentu. Pozycja ta jest wyłączona z Zaleceń Metodologicznych. Przedsiębiorcy mogą teraz składać dokumenty po prostu zszyte lub zszyte.

Nikt jednak nie odwołał zasad pracy biurowej. Dlatego wskazane jest ręczne zszywanie dokumentów składowych.