W swoim rdzeniu notatka‒ narzędzie do korespondencji biznesowej wewnątrz organizacji, pomiędzy pracownikami, którzy nie podlegają sobie nawzajem. Jeżeli pracownik napisze notatkę do osoby przełożonej, nie będzie ona nazywana notatką służbową, lecz protokołem.
Celem notatki jest wyjaśniać i uzgadniać aspekty zagadnień biznesowych dotyczące pracy pracownika lub działu i związane z pracą innego pracownika lub działu. W przypadkach, gdy komunikacja ustna nie wystarczy i konieczna jest prośba, sporządza się notatkę dokument.
Należy zaznaczyć, że notatka jest jedynie dokumentem pomocniczym nieuregulowanym przez OKUD. Dlatego wszystkie informacje zawarte w notatkach nie zawierają poleceń i instrukcji.
Forma pisemna jest bezpłatna. Jednak, jak w przypadku każdego dokumentu, należy przestrzegać ogólnych zasad sporządzania dokumentów, a mianowicie wskazać:
- do kogo jest przeznaczony (imię i nazwisko w celowniku oraz pozycja);
- nazwa dokumentu, data, numer notatki;
- krótki temat lub tytuł notatki;
- „treść” notatki opisuje aktualną sytuację i precyzuje żądanie lub przedstawia działania pomysłodawcy w związku z sytuacją;
- stanowisko kompilatora, jego podpis i imię i nazwisko, czasami wymagane są również podpisy zainteresowanych stron.
Wskazane jest unikanie w notatce niepotrzebnych słów i skomplikowanych wzorców mowy. Należy merytorycznie przedstawić istotę problemu lub sytuacji i jeśli to możliwe, zrobić to zwięźle. Ponieważ notatka wskazuje jej numer seryjny, logiczne jest, że tak notatki zapisywane są w specjalnym dzienniku. Projekt nagłówka może być centralny lub narożny (przymocowany do krawędzi dokumentu).
Aby uniknąć różnych opcji, każde przedsiębiorstwo opracowuje własny formularz notatki. W takim przypadku możesz kierować się przepisami Federacji Rosyjskiej GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji”.
Pracownikom łatwiej będzie sporządzić dokumenty, jeśli będą mieli dokument zatwierdzony na zlecenie przełożonego. instrukcje projektowe oraz z ogólnymi instrukcjami sporządzania różnego rodzaju notatek (raportowych, urzędowych, wyjaśniających).
Idealną opcją jest umieszczenie obok takich instrukcji próbek pism i/lub udostępnienie pracownikom gotowych formularzy.
W przypadku przedsiębiorstw, których obieg dokumentów jest w dużej mierze skomputeryzowany, dziennik rejestracyjny, formularze notatek i gotowe dokumenty można przechowywać w osobnym folderze, dostępnym za pośrednictwem sieci lokalnej dla wszystkich zainteresowanych użytkowników.
Próbka napisania notatki
Dział Automatyki
Kierownik Działu Sprzedaży
LLC „ADA” I. N. Slavyansky
UWAGA SERWISOWA
04.04.15 № 3-4/8
O informowaniu użytkowników komputerów PC
Nowe oprogramowanie zostanie zainstalowane we wtorek, 7 kwietnia 2017 r. Prosimy o powiadomienie menedżerów o konieczności przeniesienia wszystkich informacji roboczych na nośniki wymienne, aby uniknąć ich utraty podczas procesu ponownej instalacji.
Kierownik Działu Automatyki (podpis)
A. P. Weniaminow
Czy notatka służbowa to pusta formalność?
Oczywiście dla małego przedsiębiorstwa notatka może być zbędną formalnością, która wymaga czasu i wysiłku. Jednak w dużej organizacji składającej się z wielu pracowników i działów przydatna może być notatka. W tym przypadku notatka będzie odgrywać rolę pisemne przypomnienie o niezbędnych interakcjach pomiędzy działami.
W dużych strukturach zaniedbanie sporządzenia notatki lub zaniedbanie jej sporządzenia może skutkować stratą czasu na wyjaśnianie wszelkich okoliczności, szukaniem osób odpowiedzialnych za problemy i niekonsekwencją w pracy działów.
Aby zobrazować potrzebę odpowiedniego podejścia do oficjalnej dokumentacji, wyobraźmy sobie następującą sytuację. W związku z jakimkolwiek świętem, dział sprzątania przydziela swoim pracownikom dodatkowy dzień pracy, aby terminowo posprzątać teren.
Jeżeli nie powiadomisz o tym działu bezpieczeństwa, może dojść do nieporozumień. Pracownicy po prostu nie będą mogli wejść na punkt kontrolny, ponieważ wydział bezpieczeństwa nic nie wie o wydarzeniach związanych ze świętem.
Pytania dotyczące notatek
- Jak napisać notatkę, aby przekonać dyrektora do sfinansowania zakupu komputera (prenumerata dziennika księgowego) itp.?
Kontakt z dyrektorem nie jest komunikacją horyzontalną, dlatego też taka notatka nie będzie uznawana za oficjalną. Apel do szefa - notatka.
- Jaki format arkusza jest używany do notatek?
Zgodnie z GOST R 6.30-2003 dokumenty sporządzane są na arkuszach formatu A4.
- Czy prawidłowe jest umieszczenie na notatce stempla „Akceptuję”?
NIE. Notatka jest metodą komunikacji pomiędzy działami. Odpowiedź na pytanie lub propozycję notatki sporządza się w formie notatki odpowiedzi. W tym przypadku nagłówek odpowiedzi wskazuje numer notatki, na którą udzielono odpowiedzi.
Prawie wszystkie ważne rzeczy ludzie załatwiają korespondencyjnie;
dlatego umiejętność mówienia nie wystarczy.
Luca de Vauvenarguesa
Porozmawiajmy o notatce jako głównym środku komunikacji wewnętrznej, dokumencie, który może usprawnić relacje wewnętrzne, zapewnić szybką wymianę informacji i rozwiązać kontrowersyjną sytuację.
DLACZEGO ORGANIZACJE IGNORUJĄ OFICJALNE ZAPISY?
Notatka pozostaje osobą z zewnątrz w korespondencji biznesowej organizacji prywatnych. Natomiast w organizacjach rządowych większość dokumentów wewnętrznych to notatki wewnętrzne.
Często w organizacjach komercyjnych notatka traktowana jest jako nic nieznacząca formalność, jednak ten element wewnętrznego obiegu dokumentów korporacyjnych, jako integralna część kultury korporacyjnej, ma nieoceniony potencjał rozwoju biznesu.
Jaka jest podstawa ostro negatywnego podejścia wielu menedżerów liniowych organizacji komercyjnych do jednego z najważniejszych dokumentów wewnętrznych, który służy jako podstawa podejmowania decyzji zarządczych? Możliwe przyczyny:
Niski poziom kultury komunikacji biznesowej, brak standardów korporacyjnych, zdecydowane decyzje zarządcze w zakresie wewnętrznego obiegu dokumentów;
Brak statusu oficjalnego, gdyż notatka nie jest uwzględniona w klasyfikatorze dokumentacji zarządczej;
Dostępność elektronicznych środków komunikacji. Menedżerowie nie chcą tracić czasu na formalizowanie procesów zarządzania, wolą zamienić kilka słów na osobistym spotkaniu, zadzwonić przez telefon komórkowy, napisać przez e-mail lub Skype itp.
Ale jest jeszcze jeden powód: czasami menedżerowie sabotują formalizację wewnętrznego systemu dokumentów. Trudno obalić udokumentowane informacje o stanie rzeczy w organizacji, instrukcje dla urzędnika lub, powiedzmy, polecenia dotyczące trybu działania w określonych sytuacjach. Praca w chaosie ma pewne zalety: nie ma nic prostszego niż rezygnacja z faktu przekazywania informacji werbalnych i poleceń wydawanych jeden na jednego. Każdy zna sytuację, gdy pracownik regularnie otrzymuje ustne, wzajemnie wykluczające się instrukcje, których niezastosowanie się wiąże się z sankcjami administracyjnymi.
JAKIE SĄ KORZYŚCI Z NOTATEK OFICJALNYCH?
Notatka wewnętrzna to wewnętrzny list biznesowy, który można wykorzystać do szybkiego i skutecznego rozwiązania bieżących problemów produkcyjnych.
Głównym celem notatki jest wymiana oficjalnych informacji pomiędzy pracownikami tej samej organizacji o równym statusie.
Cele pisania notatek mogą być różne:
Komunikacja pozioma kierowników działów strukturalnych/urzędników przy rozwiązywaniu ogólnych zagadnień i problemów produkcyjnych;
Efektywna interakcja informacyjna:
Wymiana informacji operacyjnych pomiędzy strukturami/niezależnymi oddziałami i oddziałami;
Prośba o informacje podstawowe;
Prowadzenie instrukcji;
Dołączenie do innej wiadomości (notatka przewodnia);
Rozwiązywanie bieżących problemów wsparcia administracyjnego, gospodarczego, logistycznego, informacyjnego i innego;
Rozwiązywanie sytuacji kontrowersyjnych i konfliktowych.
Umiejętność sprawnego sporządzania dokumentów wewnętrznych, w tym notatek wewnętrznych, pomaga w niezwykle trudnych i zagmatwanych sytuacjach.
Przede wszystkim notatka jest głównym asystentem pracowników służby wsparcia dokumentacji zarządczej (zwanej dalej - DOU) w kontrowersyjnych sytuacjach.
Niestety, kierownicy głównych jednostek strukturalnych często starają się zrzucić winę na niedociągnięcia wydziału w pracy z dokumentami na pracowników jednostek pomocniczych. Przykładowo kierownictwo jednostki strukturalnej nie wykonało w terminie poleceń przełożonego, ale odpowiedzialność za to przerzuciła na obsługę placówki wychowania przedszkolnego, co rzekomo opóźniło wysłanie pisma wychodzącego.
Notatka pomoże odeprzeć bezpodstawne oskarżenia. Notatka zawierająca fakty, termin, imię i nazwisko. pracownikom wychowania przedszkolnego, którzy sprawnie i terminowo wykonali pracę, wraz z załącznikami potwierdzającymi (kopie dowodów rejestracyjnych, wyciągi z dzienników rejestracyjnych itp.), często pomagają zachować obiektywizm, uznać reklamację za bezzasadną i przywrócić dobre imię firmy konkretnego pracownika a obsługą placówki wychowania przedszkolnego jako całości (Przykład 1).
Tekst notatki musi jasno określać cel wiadomości w przystępnej i zwięzłej formie. Niekompletna lub zbędna informacja utrudnia adresatowi zrozumienie istoty problemu i może prowadzić do niejednoznacznej interpretacji, a w konsekwencji braku pożądanego rezultatu. Skuteczność notatki zależy od tego, jak dobrze skonstruowana jest struktura dokumentu i czy przedstawione argumenty są logiczne.
KOŃCZYMY NOTATĘ SERWISOWĄ
JEŚLI W FORMULARZU, TO W JAKI SPOSÓB?
Notatki biurowe są zwykle pisane na czystej kartce papieru A4. Jednak organizacje komercyjne w tym celu często używają formularza listowego, który zgodnie z klauzulą 4.7 GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentu” zawiera:
Godło lub znak towarowy organizacji (znak usługowy);
Nazwa firmy;
Kod organizacji;
Główny państwowy numer rejestracyjny (OGRN) osoby prawnej;
Numer identyfikacyjny podatnika/kod przyczyny rejestracji (TIN/KPP);
Informacje referencyjne o organizacji;
Miejsce, w którym dokument został skompilowany lub opublikowany.
Ponadto niektórzy eksperci na łamach czasopism i w Internecie podają przykłady notatek pisanych na papierze firmowym.
Bez wątpienia łatwiej jest przygotować wszystkie dokumenty w sposób masowy, na tej samej formie. Nie ma jednak sensu pisanie notatki do kierownika sąsiedniego działu na papierze firmowym zawierającym dane referencyjne, NIP, OGRN itp. Ponadto formularz pisma organizacji zajmuje co najmniej 20 procent całkowitej objętości pierwszej strony, a często niezbędne informacje nie mieszczą się na jednym arkuszu. Wydaje się, że to drobnostka, ale w dużej organizacji takie drobnostki zamiast oszczędzać pieniądze, prowadzą do bezproduktywnych wydatków.
Dowiedzmy się, w jakiej formie możesz sporządzić notatkę (w razie potrzeby).
Rodzaje formularzy dokumentów określono w klauzuli 4.6 GOST R 6.30-2003.
Tymczasem GOST R 7.0.97-2016 „System standardów w zakresie informacji, bibliotek i wydawnictw. Dokumentacja organizacyjno-administracyjna. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów”, która wchodzi w życie 1 lipca 2018 roku, zawiera już wyjaśnienia dotyczące sporządzania formularzy organizacyjnych (pkt 5.8 i 6.6).
Wynika z tego, że standardy nie zalecają sporządzania notatki na papierze firmowym. Jeżeli jednak chęć prowadzenia korespondencji wewnętrznej jest na pewno duża, można opracować i zabezpieczyć w LNA formularz dla konkretnego typu dokumentu – notatki urzędowej.
FORMULARZ NOTATKI SERWISOWEJ: SZCZEGÓŁY
W formie określonego rodzaju dokumentu (w naszym przypadku notatki urzędowej) zgodnie z GOST R 6.30-2003 należy zawrzeć następujące dane (Przykład 2):
03 - „Godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy)”;
08 - „Nazwa organizacji”;
10 - „Nazwa typu dokumentu”;
11 - „Data dokumentu”;
12 - „Numer rejestracyjny dokumentu”;
14 - „Miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu”;
15 - „Adresat” (nazwa jednostki strukturalnej i stanowisko pracownika, do którego wysyłana jest notatka);
18 - „Tytuł tekstu”;
20 - „Tekst dokumentu”;
21 - „Znak obecności aplikacji”;
22 - „Podpis”;
27 - „Notatka o wykonawcy”.
niuanse szczegółów rejestracji
- "Miejsce docelowe". Jeżeli notatka kierowana jest do kilku działów strukturalnych, w prawym górnym rogu wpisuje się dane „Adresata” w następujący sposób:
Jeśli łączna liczba odbiorców jest większa niż czterech, musisz utworzyć listę mailingową.
- „Tekst dokumentu”. Notatka, podobnie jak list biznesowy, musi mieć przejrzystą strukturę. Tekst notatki pisany jest w pierwszej osobie liczby pojedynczej („proszę wymienić”, „uważam to za konieczne” itp.).
Tekst podzielony na logicznie kompletne akapity ułatwia czytanie i zrozumienie, nadaje każdej myśli logiczną kompletność i pozwala adresatowi lepiej poruszać się po tekście dokumentu.
Tekst notatki zazwyczaj składa się z:
Z preambuły (część wprowadzająca);
Głównym elementem;
Część końcowa (wnioski, sugestie, prośby itp.).
Preambuła zdradza cel napisania notatki oraz zawiera odniesienia do dat, dokumentów i faktów, które stały się przyczyną jej sporządzenia. Informacje zawarte w preambule mogą być krótkie lub szczegółowe. Preambuła płynnie prowadzi do części głównej.
Rozmiar treści różni się w zależności od celów określonych w notatce i może obejmować kilka wierszy lub kilka stron tekstu maszynowego.
Głównym celem części głównej jest wyjaśnienie, przekonanie, zmotywowanie do działania, czyli osiągnięcia rezultatów. To właśnie ta część tekstu najpełniej ujawnia treść notatki. Część główna zawiera największą ilość materiału merytorycznego, który powinien nie tylko informować, ale i przekonywać. Ewentualne zastosowania również muszą być tam wymienione.
Końcowa, podsumowująca część notatki jest swego rodzaju podsumowaniem, które potwierdza powyższe, zawiera wnioski, wnioski i konkretne propozycje rozwiązania problemu. Im jaśniejsze i jaśniejsze sformułowanie podsumowania, tym większe prawdopodobieństwo, że decyzje w kwestiach zostaną podjęte w odpowiednim czasie.
REJESTRACJA I DROGI PRZEMIESZCZANIA NOTAT W ORGANIZACJI
Kwestie rejestracji i późniejszego przekazania notatek urzędowych adresatowi często budzą kontrowersje. Kto powinien rejestrować notatki? Usługa DOW? Jednostki strukturalne? Sekretarze? I czy w zasadzie trzeba je rejestrować? Kto i w jaki sposób powinien przekazywać notatki wewnętrzne, aby na czas dotarły do zainteresowanych urzędników?
Niewątpliwie rozwiązywanie tych problemów jest prerogatywą samej organizacji, której instrukcja zarządzania biurem powinna zawierać sekcję poświęconą pracy z dokumentami wewnętrznymi. Zasady ustalone w LNA i procedura ich działań pomogą uniknąć nieporozumień.
Co zrobić, jeśli takiego dokumentu nie ma? Oczywiście stwórz go, sformalizując procedurę sporządzania, przetwarzania i przenoszenia wewnętrznych dokumentów urzędowych. Formalizacja pomaga usprawnić wiele procesów biznesowych, co bardzo pozytywnie wpływa na ogólny porządek w organizacji.
Pracę należy rozpocząć od analizy przepływu notatek urzędowych: ustalenia ich objętości i tras, z wyłączeniem oczywiście zbędnych odcinków na ścieżce dokumentu. Aby wyznaczyć najefektywniejszą drogę dla dokumentu, nie bój się przełamywać starych, niewygodnych projektów, poprawiać i korygować błędy logistyczne.
Możliwych jest kilka możliwości rozsyłania notatek urzędowych – z udziałem obsługi placówki wychowania przedszkolnego (Schemat 1) i bez niej (Schemat 2). Dowiedzmy się, który z tych schematów jest najbardziej skuteczny.
NIEEFEKTYWNA REJESTRACJA I SCHEMATY TRASY UWAGI
- Rejestracja w usłudze edukacji przedszkolnej dużej organizacji. Przekazanie pism urzędowych do obsługi przedszkola, w celu rejestracji i późniejszego przekierowania do adresata, spowalnia proces przekazywania informacji i podejmowania decyzji. Jest to szczególnie widoczne w organizacjach o dużym wolumenie obiegu dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych. Biorąc pod uwagę ogólny nakład pracy, nie każda placówka wychowania przedszkolnego może wyznaczyć osobnego pracownika do rejestrowania oficjalnych notatek, notatek i innych notatek. Tak czy inaczej, pilne listy wychodzące, rozkazy, instrukcje, korespondencja przychodząca od władz wyższych będą zawsze rejestrowane w pierwszej kolejności, a notatki będą pokornie czekać na skrzydłach.
- Rejestracja jako sekretarka w małej organizacji. W organizacjach o niewielkim przepływie dokumentów notatki wewnętrzne rejestruje sekretarz menedżera. Notatka wewnętrzna jest dokumentem wewnętrznym o charakterze horyzontalnym i nie może być przeznaczona dla wyższego urzędnika.
Raporty, noty analityczne i objaśniające służą do przekazywania kierownictwu informacji w korespondencji biznesowej. W związku z tym sekretarz w łańcuchu przyjmowania i przekazywania notatek urzędowych pomiędzy urzędnikami o równym statusie stanowi dodatkowe ogniwo.
- Bez rejestracji, ale z zaznaczeniem serwisu DOW o przeniesieniu. Jeśli organizacja nie ma zwyczaju rejestrowania oficjalnych notatek, nie ma sensu przesyłać ich adresatowi za pośrednictwem usługi DOU bez rejestracji. Przekazanie notatki służbie DOW i otrzymanie znaku na przelewie, a następnie przekazanie dokumentu przez usługę DOW jednostce odbiorcy i umieszczenie kolejnego znaku na przelewie - wszystko to komplikuje proces, wymaga czasu i wydłuża termin realizacji zamówień.
Jeżeli organizacja nadal posiada procedurę przekazywania notatek urzędowych z potwierdzeniem odbioru, odbiorca podpisuje odbiór, wskazuje swoje stanowisko, datę i godzinę otrzymania dokumentu (jeśli to konieczne). Na kopii notatki zapisywany jest znak odbioru, który jest zwracany do działu odbiorcy.
Znaczek odbioru można zastąpić stemplem „Otrzymano”, który zawiera pola do wskazania daty odbioru, imienia i nazwiska. i podpis urzędnika (ryc.).
Ryż. Znak odbioru można zastąpić stemplem „Odebrano”.
EFEKTYWNA REJESTRACJA I SCHEMATY Routingu Notatek
- Rejestracja w jednostce strukturalnej, przenoszenie notatek bezpośrednio pomiędzy jednostkami. Rejestracja notatek urzędowych w jednostce strukturalnej, a także ich przenoszenie z jednej jednostki strukturalnej do drugiej, z pominięciem pośredników (służba DOU lub sekretarz), skraca drogę dokumentu do adresata.
Jeżeli w jednostce strukturalnej nie ma stanowiska urzędnika (sekretarza wydziału/wydziału/oddziału), do rejestracji dokumentów, w tym wewnętrznych, należy wyznaczyć urzędnika odpowiedzialnego za prowadzenie dokumentacji. Osobę odpowiedzialną za pracę biurową wyznaczają kierownicy działów strukturalnych. Z reguły wyznacza się pracownika, który nie jest obciążony obowiązkami służbowymi. Przydzielenie dodatkowych funkcji jest zatwierdzane rozporządzeniem lub regulaminem i odnotowywane w opisach stanowisk.
- Rejestrowanie notatek wychodzących. Urzędnik odpowiedzialny za pracę biurową w jednostce strukturalnej rejestruje notatkę wychodzącą.
Notatki wychodzące rejestrowane są w dzienniku korespondencji wewnętrznej (wychodzącej) wydziału (Przykład 3). Rejestrując wychodzące notatki serwisowe, należy wskazać:
Numer rejestracyjny dokumentu;
Adresat (dział, do którego wysyłana jest notatka);
Numer stron;
Dostępność aplikacji;
Data wykonania;
PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO. pracownik, który przygotował notatkę.
Notatkę można zeskanować i przesłać e-mailem.
Jeżeli zaistnieje konieczność przekazania oryginału, urzędnik odpowiedzialny za prace biurowe w jednostce strukturalnej może sporządzić harmonogram przekazywania pism urzędowych odbiorcom – raz dziennie, 2 razy dziennie itd.
Pilne notatki (z wyraźnie określonym terminem) należy przesyłać natychmiast. Notatki służbowe można przekazywać do jednostki odbiorczej bezpośrednio lub za pośrednictwem specjalnie wyposażonych komórek w serwisie placówki wychowania przedszkolnego z numerami i/lub nazwami jednostek strukturalnych. W takim przypadku obsługa przedszkolnej placówki oświatowej nie uczestniczy w procesie przekazywania dokumentów.
Rejestrowanie przychodzących notatek. Po otrzymaniu notatki przez dział odbiorcy urzędnik odpowiedzialny za prace biurowe w dziale odbiorcy rejestruje ją jako wewnętrzny dokument przychodzący w wewnętrznym dzienniku korespondencji (przychodzącej) działu (Przykład 4), podając następujące szczegóły:
Numer rejestracji przychodzącej;
Data odbioru (rejestracji);
Numer stron;
Aplikacje;
Data wykonania;
Wykonawca (urzędnik, do którego wysyłana jest notatka).
Odpowiedzialność za dotrzymanie terminów określonych w notatce ponosi urzędnik, do którego jest ona skierowana. Inicjator notatki i/lub przełożony może zmienić terminy wykonania dokumentu.
- Rejestracja wszystkich pracowników. Jeżeli organizacja lub jej działy strukturalne nie posiadają pracownika odpowiedzialnego za pracę biurową, można znaleźć inne mechanizmy rejestrowania notatek urzędowych. Na przykład umieść dziennik notatek serwisowych w formacie Word lub Excel na serwerze do użytku publicznego. W takim przypadku zarejestrowanie notatki przez pracownika jednostki strukturalnej nie zajmie więcej czasu niż osobiste przekazanie dokumentu sekretarzowi.
Jednak specjaliści z wyspecjalizowanych jednostek strukturalnych często sabotują takie propozycje. Próby powierzenia im nawet drobnych prac biurowych spotykają się z aktywnym oporem. W pewnym sensie eksperci mają rację. Pamiętaj, I.A. Kryłowa: „Problem w tym, że jeśli szewc zacznie piec ciasta, a cukiernik zacznie robić buty, to nie będzie dobrze”?
Otwartego konfliktu ze specjalistami z odpowiednich działów można uniknąć, jeśli wydasz odpowiednie polecenie lub instrukcję podpisaną przez kierownika organizacji. Inicjatorem musi być w tym wypadku kierownik obsługi placówki wychowania przedszkolnego lub inna osoba odpowiedzialna za prace biurowe. W jego interesie leży usunięcie części archaicznych funkcji, usprawnienie pracy z obiegiem dokumentów, zbudowanie efektywnych dróg ich przemieszczania oraz zapobieganie utracie dokumentów wewnętrznych.
Gdy tylko taki schemat zostanie wprowadzony w życie, niezadowolenie pracowników maleje, ponieważ czas rejestracji ulega znacznemu skróceniu, a sama rejestracja staje się przejrzysta.
WARUNKI PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW URZĘDOWYCH
Okresy przechowywania notatek są zawarte w Wykazie standardowych dokumentów archiwalnych zarządzania powstałych w toku działalności organów państwowych, samorządów lokalnych i organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania (zatwierdzonym zarządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 25.08. /2010 nr 558 ze zm. 16.02.2016 r., dalej – Wykaz 2010) (Tabela).
Każda skutecznie działająca organizacja jest żywym, podlegającym ciągłym zmianom organizmem, a praca biurowa jest lustrzanym odbiciem systemu zarządzania tego organizmu. Chcesz iść z duchem czasu i być w czołówce? Spróbuj zacząć od notatek wewnętrznych – będzie to pierwszy krok w kierunku dobrze zorganizowanego obiegu dokumentów, a zweryfikowana logistyka wewnętrznego obiegu dokumentów będzie pierwszym krokiem w walce z chaosem menadżerskim. Przykłady not serwisowych podano poniżej (Przykłady 5-10).
PRZYKŁADY NOTATEK OFICJALNYCH
Formalność wymagająca czasu i wysiłku – tak wiele osób traktuje raporty, noty urzędowe i objaśnienia i często nie widzi między nimi różnicy. Powszechnie przyjmuje się, że raporty i noty wyjaśniające wiążą się z zastosowaniem sankcji dyscyplinarnych. Tak naprawdę służą nie tylko do tego. Podpowiemy Ci w jakiej sytuacji warto sporządzić konkretną notatkę i jak to zrobić poprawnie.
Dlaczego notatki są potrzebne?
Przede wszystkim wszystkie notatki są dokumentami informacyjnymi i referencyjnymi do zarządzania operacyjnego. Za ich pomocą następuje wymiana informacji wewnątrz firmy (na przykład pomiędzy różnymi działami lub pomiędzy oddziałami, przedstawicielstwami i centralą). Informacje zawarte w notatkach nie zawierają poleceń, ale mogą stać się podstawą do podjęcia jakiejś decyzji zarządczej lub mogą być jedynie brane pod uwagę.
Ale pisanie ich wcale nie jest łatwe. Przecież w regulacyjnych aktach prawnych nie ma definicji pojęć ani zasad sporządzania not. Spróbujmy je sformułować sami.
Czym notatki różnią się od siebie?
Dla przejrzystości pokazujemy główne różnice w tabeli.
| Charakterystyka | Memorandum | Notatka serwisowa | List wyjaśniający |
| Istota notatki |
|
|
Wyjaśnia przyczyny każdego zdarzenia, faktu, działania, incydentu, w tym naruszenia dyscypliny pracy, niezastosowania się do poleceń, odstępstw od ustalonych zasad pracy, wystąpienia sytuacji awaryjnych (wypadek, wypadek, kradzież itp.). W razie potrzeby pisemne wyjaśnienia, które należy sporządzić w celu nałożenia na pracownika sankcji dyscyplinarnej, mogą być również wydawane w formie not wyjaśniających i Sztuka. 192 ust. 1 art. 193 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej; List Rostrudy z dnia 01.06.2011 nr 1493-6-1 |
| Centrum | Adres do kierownictwa:
|
Korespondencja pomiędzy menadżerami lub pracownikami jeden poziom zarządzania, niepodporządkowani sobie stanowiskami, w sprawach wchodzących w zakres ich kompetencji | Wyjaśnienie (wyjaśnienie) podległego urzędnika przełożonemu |
| Rodzaje notatek ze względu na cel |
|
|
|
| Struktura | Sekcja I- oświadczenie o powodach, faktach lub wydarzeniach, które stały się podstawą jego napisania; Sekcja II- w razie potrzeby przeanalizuj obecną sytuację i przedstaw możliwe rozwiązania problemu; Sekcja III- opis konkretnych ustaleń, opinii, wniosków lub propozycji konkretnych działań, które zdaniem pomysłodawcy powinny zostać podjęte |
Sekcja I- oświadczenie o faktach, które były powodem jego napisania; Sekcja II- opis przyczyn wyjaśniających obecną sytuację. Nie zawiera wnioski i propozycje |
|
| Rodzaje notatek według stopnia dostępności |
|
||
| Przykłady notatek | Propozycja premii dla konkretnego pracownika | Informacja dla ochrony o konieczności wpuszczenia na teren budynku pracowników, którzy będą pracować w dzień wolny | Wyjaśnienie działowi produkcyjno-technicznemu przyczyn nadmiernego zużycia podstawowych materiałów w stosunku do norm produkcyjnych (załącznik do formularza nr M-29) zatwierdzony Instrukcja Głównego Urzędu Statystycznego ZSRR z dnia 24 listopada 1982 r. nr 613 |
Dla celów podatkowych ważne są wszelkiego rodzaju notatki.
W niektórych przypadkach notatka wraz z innymi dokumentami może pełnić funkcję podstawowego dokumentu potwierdzającego i dokumentującego wydatki w rachunkowości podatkowej. klauzula 1 art. 252 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej, Na przykład:
- notatka własny serwis reklamowy, zgodnie z którym okres faktycznego wykorzystania filmów reklamowych nie przekraczał 12 miesięcy, pomógł firmie udowodnić, że filmy wideo nie stanowią wartości niematerialnych i prawnych oraz odpisać wydatki jednorazowo Uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Obwodu Moskiewskiego z dnia 16 marca 2012 r. Nr A40-100845/10-4-498;
- aby potwierdzić przebieg samochodu za pomocą wskazań nawigatora GPS (zamiast licznika kilometrów) i rozpoznać koszty paliwa, potrzebujesz notatka do kierownika działu transportu od brygadzisty, że kontrola przed wyjazdem wykazała awarię licznika kilometrów i klauzula 1 art. 252, pod. 5 s. 1 szt. 254 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej. Na podstawie tego protokołu (lub innego dokumentu) zostanie wydane polecenie o konieczności obsługi samochodu z włączonym nawigatorem i zapisywania jego odczytów w liście przewozowym Pismo Federalnej Służby Podatkowej z dnia 16 lipca 2010 r. nr ШС-37-3/6848;
- list wyjaśniający Może się przydać:
- <или>uzyskania ulgi w podatku dochodowym od osób fizycznych na dziecko podpunkt 4 ust. 1 art. 218 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej, jeśli nie posiadasz zaświadczenia 2-NDFL z Twojego poprzedniego miejsca pracy. Gdy dana osoba długo nie pracowała i ponownie podejmuje pracę, potrzebne jest pismo wyjaśniające brak dochodów, książeczka pracy oraz pisemny wniosek o odliczenia. Pismo Federalnej Służby Podatkowej z dnia 30 lipca 2009 r. nr 3-5-04/1133@;
- <или>rozwiązać kwestię pokrycia kosztów podróży wakacyjnych. Jeżeli pracownik dokonuje tego w kilku miejscach lub w trakcie przejazdu przechodzi przez punkty przystankowe, potrzebne są wyjaśnienia od pracownika oraz jego dokumenty podróżne. Pismo Ministra Zdrowia i Rozwoju Społecznego z dnia 20 lutego 2009 r. nr 194-13.
Oczywiste jest, że jeśli notatka jest dokumentem pierwotnym, musi zawierać wszystkie szczegóły takiego dokumentu. klauzula 2 art. 9 ustawy z dnia 21 listopada 1996 r. nr 129-FZ.
Jak poprawnie pisać notatki
Wielu pracownikom sprawia trudność pisanie notatek, ponieważ jest to dla nich nietypowa praca. Aby ułatwić sobie zadanie, należy podać zasady sporządzania, a także zanotować formularze w lokalnym akcie prawnym, na przykład w instrukcji zarządzania biurem, i zapoznać z nim pracowników. Fragment instrukcji może wyglądać np. tak.
Zatwierdzone na zamówienie dla Alpha LLC
z dnia 27 grudnia 2011 r. nr 123
Instrukcja zarządzania biurem Alpha LLC
4.10. Notatki (raporty, oficjalne, wyjaśniające)
4.10.4. Każda notatka jest sporządzana z podaniem następujących szczegółów:
- nazwa jednostki konstrukcyjnej – autor notatki;
- nazwa rodzaju dokumentu - raport, nota urzędowa lub nota wyjaśniająca;
- data dokumentu – data podpisania (cyframi arabskimi w kolejności: dzień, miesiąc, rok);
- adresat - f. I. O. oraz stanowisko osoby, do której skierowana jest notatka (w przypadku celownika);
- tytuł tekstu, który powinien zaczynać się od przyimka „O” lub „O”;
- notatkę o obecności wniosku (jeśli taki istnieje), np.: „Załącznik: 1 egzemplarz. za 3 l.”;
- podpis kompilatora (stanowisko kompilatora; podpis osobisty i jego transkrypcja (imię i nazwisko)).
4.10.5. Tekst jest napisany w pierwszej osobie liczby pojedynczej.
Tekst notatki nie powinien zawierać pozdrowień ani życzeń końcowych.
4.10.6. Formularze sprawozdań, not urzędowych i objaśnień zawarte są w załącznikach nr 15, 16, 17 do Instrukcji.
Gdy pracownik musi napisać notatkę, daj mu gotowy formularz, a jeszcze lepiej próbkę. Podajmy przykłady projektowania różnych notatek.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „Alfa”
Księgowość
do dyrektora generalnego
Alfa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
I.I. Stasow
Kierownik Działu Personalnego
S.V. Klimowa
Z przyczyn wskazanych w nocie wyjaśniającej,
zostać uznane za brak szacunku.
Zastosuj postępowanie dyscyplinarne
w formie komentarza do T.I. Bogdanowa
Główny księgowy
PIEKŁO. Żarowa
Podejmij działania w celu przywrócenia silnika turbinowego gazowego
30.08.2012
LIST WYJAŚNIAJĄCY
z dnia 30.08.2012 nr 12
O przyczynach zagubienia oryginału zgłoszenia celnego gazu
Utrata w dniu 29.08.2012 oryginału zgłoszenia celnego na dostawę w ramach Umowy z Bonduelle, Francja z dnia 20.04.2012 nr 0007/5 partii zielonego groszku (Poczta Celna Gatchinsky) nastąpiła podczas kserowania tego dokumentu .
Kopiarka biurowa nie jest przeznaczona do automatycznego kopiowania dokumentów o małej gęstości papieru. Oryginalny GTD, posiadający gęstość kalki, był automatycznie kopiowany razem z innymi dokumentami o większej gęstości papieru. W efekcie doszło do zacięcia i oryginalny silnik turbiny gazowej utknął pomiędzy rolkami kopiarki. Podczas próby wydobycia dokument został podarty na małe, niezastąpione i nieczytelne części.
Z dokumentem zapoznali się:
30.08.2012
| Główny księgowy |
Wiele osób traktuje notatki jako formalność, która zajmuje czas i nerwy. Są jednak sytuacje, w których ta formalność może uchronić pracownika przed nieuczciwymi roszczeniami ze strony kierownictwa. Udokumentowane prośby uchronią Cię przed kłopotami w każdej chwili, czego nie można powiedzieć o prośbach składanych ustnie, którym nie zawsze przywiązuje się wagę. Tym samym dokumenty te potwierdzają fakt związku i są rejestrowane jako dokumentacja wychodząca.
Pisanie notatki
Co to jest notatka?
Notatka jest ważnym dokumentem komunikacji wewnętrznej., bez tego nie obejdzie się żadna wpływowa instytucja. Do normalnego funkcjonowania organizacji przykładowe memorandum powinno być pod ręką prawie wszystkich pracowników. Różni się od notatki tym, że ma orientację hierarchiczną, to znaczy zawsze pochodzi od podwładnego wyższego kierownictwa. Notatka jest dokumentem informacyjnym, którego sporządza się w celu niezwłocznego poinformowania władz wyższego szczebla lub innego wydziału strukturalnego o zdarzeniach mających wpływ na stabilność systemu zarządzania w przedsiębiorstwie.
Raport ma moc prawną, ponieważ jego celem jest nie tylko poinformowanie kierownictwa organizacji, ale także zachęcenie go do podjęcia określonej decyzji w związku z ogłoszoną sytuacją. Dokument sporządzany jest z osobistej inicjatywy pracownika lub na wniosek przełożonego. Kod notatki według klasyfikatora dokumentacji zarządczej to 0286041 według OKUD. Dokument musi jasno opisywać powstały problem, a ponieważ ma moc prawną, musi być wolny od błędów ortograficznych i prawnych.
Definicja notatka
Dokument nie tylko szczegółowo opisuje incydent, ale także zawiera wnioski przedstawiające możliwości rozwiązania sytuacji. Następnie menedżer jest zobowiązany do przestudiowania dokumentu i narzucenia swojej uchwały. Następnie uchwała ta służy jako podstawa do zatwierdzenia i wdrożenia różnych środków (nałożenie kar, wprowadzenie zachęt itp.). Notatka jest zatem elementem informacji zwrotnej pomiędzy przełożonym a podwładnym.
Cele notatek
Główne cele, jakie przyświecały powstaniu tego dokumentu:
- Zwiększ efektywność osiągnięć osobistych. Kiedy coś niepokoi pracownika, a on sugeruje sposoby rozwiązania tego problemu.
- Napraw sytuację. Gdy pracownik zna pewne fakty, które nie dotyczą go osobiście, ale jego zdaniem zakłócają stabilną i efektywną pracę. Raport jest pisany kierownictwu, aby sytuacja została rozwiązana tak szybko, jak to możliwe.
- Zwolnij odpowiedzialność. Jeśli pracownik przekazał jakąś informację przełożonym i chce zwolnić się z odpowiedzialności za naprawienie zdarzenia. Po tym nie powinno być żadnych skarg na kompilator.
- Chroń się, gdy prawa są łamane. Notatka stanowi próbę pokojowego rozwiązania incydentu.
Jednym z celów notatki jest uwolnienie się od odpowiedzialności
Rodzaje notatek
Występują w dwóch rodzajach:
- Wewnętrzny- pisane na wniosek pracownika lub jego przełożonego w celu zwiększenia efektywności przedsiębiorstwa. Autor podpisuje się tutaj. Ponieważ dokument jest uważany za wewnętrzny, rejestracja odbywa się na papierze A4.
- Zewnętrzny- wysłane do wyższych władz. Ten typ jest podpisywany wyłącznie przez szefa firmy i jest drukowany na papierze firmowym.
W obu przypadkach za datę przyjmuje się dzień napisania i podpisania.
- Informacja - Z reguły są one opracowywane regularnie i dostarczają szczegółowych informacji o metodach i cechach pracy. Można je również wykorzystać do przekazania kierownictwu pomysłów na ulepszenie procesu pracy.
- Raportowanie- raportować wyniki zrealizowanego zlecenia w określonym okresie. W ich skład wchodzą zazwyczaj pracownicy najniższego szczebla.
- Inicjatywa - takie, w których pracownik proponuje kierownictwu podjęcie określonej decyzji w związku z konkretnymi zdarzeniami - naruszeniami, przestojami itp.
Notatka wewnętrzna
Często wśród raportów trzeba pisać „represyjne” notatki do przełożonych, nazywając pracowników „głupami i leniwymi”. Należy je sporządzać szczególnie ostrożnie, ponieważ nawet najmniejsza wada może prowadzić do kłopotów w przyszłości. Naruszenie dyscypliny jest podstawą do nałożenia kar finansowych i tylko w tym celu należy w dokumencie podać przekonujące argumenty. Nieprawidłowo sformułowany dokument można złożyć w sądzie, zarzucając kierownictwu złośliwie naruszanie praw specjalisty. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, jak poprawnie napisać notatkę.
Struktura dokumentu
Memorandum zawiera dwie lub trzy części semantyczne:
- Rzeczywisty część, w której podane są przyczyny zdarzenia, które było przyczyną jego powstania, wraz ze szczegółowym opisem okoliczności towarzyszących.
- Analityczny - przedstawia analizę sytuacji z potencjalnymi konsekwencjami zdarzenia i różnymi możliwościami usunięcia problemu.
- Zreasumowanie część, w której mówca opisuje swoją opinię, podaje przekonujące argumenty i zaleca podjęcie konkretnych działań w celu rozwiązania incydentu. A potem sam przywódca decyduje, jakie sankcje zastosować. Ponieważ władze nie mają czasu na dochodzenia, najczęściej zgadzają się z propozycjami autora, nie wdając się w szczegóły.
Notatka zewnętrzna
Notatkę można sporządzić zarówno w formacie tekstowym, jak i tabelarycznym. W zależności od rodzaju problemu może brakować w dokumencie sekcji analitycznej. W tym przypadku dokument zawiera jedynie część merytoryczną i zakończenie zawierające rozwiązania problemu. Za jego pomocą możesz nie tylko zgłosić propozycje usprawnienia niektórych procesów produkcyjnych, ale także wyrazić swoje niezadowolenie z podjętych działań. Zanim zaczniesz pisać raport, musisz jasno sformułować problem lub swój punkt widzenia i dopiero wtedy zacząć przedstawiać go na papierze.
Jest to konieczne, aby rzeczywista ilość pozycji magazynowych odpowiadała danym księgowym. księgowość. Przyczyny mogą być różne - wygaśnięcie, awaria, uszkodzenie mienia itp.
Zapasy i materiały są odpisywane zgodnie z instrukcjami opracowanymi przez przedsiębiorstwo. Wszystkie osoby odpowiedzialne finansowo pracujące z materiałami inwentaryzacyjnymi muszą potwierdzić na piśmie, że się z nimi zapoznały.
Zazwyczaj wypełnianiem podstawowej dokumentacji do odpisów zajmują się pracownicy odpowiedzialni za sprawdzenie informacji zawartych w raportach. Na przykład pracownicy księgowi.
Jeżeli osoba odpowiedzialna finansowo odkryje uszkodzone mienie, konieczne jest przeprowadzenie inwentaryzacji. Możesz go zainicjować, składając pisemny wniosek do menedżera. W tym celu sporządza się notatkę o spisaniu zapasów.
Przykładowy formularz:
Jak prawidłowo sporządzić SZ?
Oficjalna notatka jako niezależny rodzaj dokumentu nie jest uwzględniona w Ogólnorosyjskim Klasyfikatorze Dokumentów Zarządczych (OKUD). Ale jest często stosowany w praktyce biznesowej. Wskazane jest sporządzenie go zgodnie z wymaganiami GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Jednolity system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące sporządzania dokumentów”.
Dokument, o którym mowa w tym artykule, sporządza pracownik odpowiedzialny za pozycje inwentarzowe kierowane do kierownika działu.
Musi zawierać wniosek o umorzenie majątku, wskazać jego podstawę i załączyć pełny wykaz majątku materialnego. SZ składa się z następujących kolumn:
- nazwa towarów i materiałów,
- ilość,
- wartość księgowa,
- numer inwentarza.
Po skompletowaniu dokument przekazywany jest menadżerowi do podpisu. Po jego rozpatrzeniu, w przypadku podjęcia decyzji o konieczności przeprowadzenia kontroli, dyrektor wystawia i podpisuje polecenie przeprowadzenia inwentaryzacji w formularzu INV-22. Zatwierdza skład komisji, termin inwentaryzacji i wskazuje nieruchomość, którą należy sprawdzić. Na podstawie zamówienia rozpoczyna się procedura inwentaryzacji. Po jego zakończeniu sporządzany jest akt, na podstawie którego spisano uszkodzony majątek.
Przykładowe notatki
Spójrzmy na kilka przykładów projektu SZ. Dzięki próbkom możesz samodzielnie sporządzić potrzebny dokument.
1. Organizacje branżowe często muszą pozbywać się uszkodzonych towarów. W takim przypadku pracownicy sklepu sporządzają notatkę o odpisaniu towaru, która przekazywana jest dyrektorowi sklepu do podpisu.
2. W produkcji może zaistnieć potrzeba odpisania materiałów nieodpowiednich do wytworzenia produktów. Jeżeli z jakiegoś powodu materiału nie można wykorzystać, sporządzana jest notatka o spisanie materiałów, próbka:
3. Każdy pracodawca ma obowiązek zapewnić swoim pracownikom odzież specjalną zgodnie z opracowanymi przepisami. Zużyta odzież robocza jest spisana na straty, a pracownik otrzymuje w zamian nową. W tym celu wypełnia się notatkę o odpisaniu odzieży roboczej:
4. Podczas wykonywania pracy pracownicy korzystają ze środków trwałych firmy, które również mogą się zestarzeć i wymagać wymiany. W rezultacie należy spisać na straty taki majątek, a pracownikom zapewnić nowoczesny sprzęt. Poniżej możesz zobaczyć, jak wygląda notatka o odpisaniu środków trwałych, próbka.