03.08.2018, 1:36
Aby wyznaczyć zakresy odpowiedzialności pomiędzy zwalnianym pracownikiem a jego następcą na stanowisku, pracodawca inicjuje wykonanie aktu przyjęcia i przekazania spraw po zwolnieniu.
Jeżeli następnie zostaną wykryte naruszenia sięgające dnia podpisania ustawy, nowy pracownik nie będzie uznawany za winnego błędu – winę ponosi wyłącznie jego poprzednik. Pomimo tego, że wzór ustawy i tryb jej sporządzenia nie mają regulacji prawnych, lepiej nie ignorować tego dokumentu.
Kiedy potrzebny jest akt przeniesienia?
Zacznijmy od tego, co zapisała ustawa:
- aktualny stan przepływu pracy;
- procent wykonania niektórych zadań;
- ilość przechowywanych przedmiotów wartościowych i dokumentów.
Przejście spraw następuje ze zwolnionego pracownika na osobę zatrudnioną na zwalniane stanowisko. W przypadku nie znalezienia specjalisty dla tego stanowiska pracy, przy udziale pracownika powołanego tymczasowo na zwolnione stanowisko, sporządzany jest wzór aktu przyjęcia i przekazania spraw po zwolnieniu.
Wymieńmy zalety przeniesienia spraw aktem:
- proces pracy się nie kończy;
- nowy specjalista i jego pracodawca mogą obiektywnie ocenić ilość codziennej pracy;
- rozkład odpowiedzialności w czasie na okres pracy poprzedniego specjalisty i czas zatrudnienia nowego pracownika;
- Pracownicy wiedzą, że efekty ich pracy będą sprawdzane i oceniane nawet w przypadku rozwiązania umowy, dlatego starają się efektywnie wykonywać swoje obowiązki.
W przypadku rozwiązania umowy o pracę z głównym księgowym konieczne jest powołanie komisji do weryfikacji sprawozdań finansowych. Na jego czele stoi szef firmy. Aby zapewnić dokładność danych księgowych, wymagana jest inwentaryzacja aktywów materialnych.
Zwalniając pracowników odpowiedzialnych finansowo, należy skoordynować przekazanie spraw z głównym księgowym, aby zminimalizować ryzyko przedwczesnej identyfikacji braków aktywów materialnych.
Jak przenieść sprawy
Rozpoczęcie procedury przekazywania spraw i dokumentacji podaje kierownik przedsiębiorstwa. W tym celu dyrektor:
- określa w postanowieniu cele przyjmowania i przekazywania spraw;
- wyznacza osoby odpowiedzialne;
- ustala ramy czasowe dla całego zakresu działań.
Na początkowym etapie tworzona jest komisja i zatwierdzany jest jej przewodniczący. W skład komisji mogą wchodzić pracownicy administracyjni, ekonomista, księgowy, technik, inżynier i inni specjaliści, w zależności od stanowiska zwalnianego pracownika.
Podczas kontroli muszą być obecni wszyscy członkowie komisji. W przypadku nieobecności choćby jednej osoby akt przyjęcia i przekazania dokumentów po zwolnieniu (patrz wzór na końcu artykułu) zostanie uznany za nieważny. Formularz aktu musi zawierać następujące informacje:
- Nazwa pracodawcy;
- tytuł dokumentu wskazujący datę sporządzenia formularza;
- numer przypisany aktowi;
- wykaz dokumentów uzupełniających treść ustawy;
- identyfikację strony przekazującej sprawy oraz pracownika przejmującego stanowisko i majątek materialny.
Ponieważ forma dokumentu nie jest ujednolicona, akt ma dowolną strukturę. Sporządza się go zazwyczaj na kartkach formatu A4. Dokument musi być poświadczony przez wszystkich uczestników kontroli oraz przyjmowania i przekazywania spraw.
Jeżeli zwolniony pracownik odmówi włączenia części dokumentacji roboczej do inwentarza i przekazania następcy, pracodawca ma prawo pociągnąć takiego specjalistę do odpowiedzialności finansowej lub nałożyć sankcję dyscyplinarną. Oto algorytm działań, jeśli to konieczne, aby rozpocząć kontrolę w celu przyjęcia spraw od zwolnionego specjalisty:
- wydanie zarządzenia o przyjęciu i przekazaniu spraw oraz przeprowadzenie kontroli;
- inwentaryzacja dokumentacji;
- sprawdzanie raportowania pod kątem rzetelności i obiektywności (poprawność danych może ocenić zewnętrzni eksperci);
- przeniesienie kosztowności i dokumentów według inwentarza;
- rejestracja i podpisanie protokołu przeniesienia i odbioru.
Specjalnie dla naszych czytelników nasi specjaliści przygotowali przykładowy akt przyjęcia i przekazania spraw po zwolnieniu. Zwolnienie głównego księgowego, specjalisty ds. kadr czy menedżera można wykonać za pomocą tego szablonu, który można bezpłatnie pobrać pod adresem.
Jeśli pracownik zajmuje stanowisko kierownicze lub jest odpowiedzialny za jakiś majątek (odpowiedzialny finansowo), po zwolnieniu przenosi prawa, dokumenty i kosztowności na nowego pracownika, który przychodzi na jego miejsce. Sama procedura przeniesienia nie jest przewidziana przez prawo. Jednak pracodawca ma możliwość wskazania w lokalnych przepisach listy stanowisk, z których przeniesienie spraw jest obowiązkowe po zwolnieniu. Wskazane jest również zapisanie tam algorytmu działań, aby nikt nie miał pytań co i jak zrobić.
Co powinien zrobić pracodawca?
Jeżeli według wewnętrznego LNA pracownik musi przekazać sprawy, to po otrzymaniu od niego rezygnacji można przygotować się do sformalizowania tej procedury. Na początek pracodawca przygotowuje zlecenie, korzystając np. z naszego przykładowego planu przeniesienia przy zwolnieniu. Głównym wymogiem zlecenia jest to, aby jasno wskazywało: kto, komu przekazuje i w jakim terminie.
Treść planu będzie się różnić w zależności od specyfiki stanowiska. Jeśli spojrzeć na przykład, główny księgowy będzie musiał przekazać następcy pieczęć, hasła do usług sprawozdawczych, dokumenty dotyczące majątku materialnego i środków trwałych oraz podać informacje o zobowiązaniach majątkowych. Gdy odejdzie specjalista HR lub prawnik, nowy pracownik będzie musiał złożyć zupełnie inne dokumenty.
Niezależnie od tego, co dokładnie jest przekazywane i kogo dotyczy, po dokonaniu przeniesienia i przyjęciu konieczne jest sporządzenie aktu. Może mieć dowolną formę, ale musi być podpisane przez co najmniej trzy osoby: osobę odchodzącą, jej następcę (lub inną upoważnioną osobę) oraz kierownika (zastępcę). Taki dokument jeszcze bardziej uprości relacje między stronami procesu pracy i zobacz jego próbkę poniżej.
Niuanse, o których nie należy zapominać
Pierwszą rzeczą do zapamiętania jest to, że nie można zmusić podwładnego do przeniesienia spraw poza godzinami pracy lub po zwolnieniu. Dlatego też dyspozycję przyjęcia i przekazania dokumentów i przedmiotów wartościowych można wydać z wyprzedzeniem, bez względu na termin zatrudnienia nowego pracownika. Ponieważ taki dokument wewnętrzny będzie obowiązkowy, odmowę można uznać za naruszenie dyscypliny pracy. Za to dopuszczalne jest pociągnięcie do odpowiedzialności dyscyplinarnej. Ponadto w celu przywrócenia dokumentów, których przekazania pracownik odmawia, pracodawca ma prawo zaangażować osobę trzecią i zapłacić za jego pracę. Ale w tym przypadku wydatki firmy można przenieść na osobę odchodzącą, ale w granicach jej przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Jednocześnie zwlekanie z zapłatą pozostałej należności lub wystawienie książeczki pracy jest prawnie zabronione.
Jeszcze jedno: nie można zmusić przyszłego pracownika do udziału w procesie, jeśli nie została jeszcze zawarta z nim umowa o pracę. Jeśli to możliwe, możesz przyjąć osobę tymczasowo na wolne stanowisko (musi to być związane ze stanowiskiem, które będzie później zajmować), wyjaśniając jednocześnie, że ma ona obowiązek uczestniczyć w procesie rekrutacji i przeniesienia.
Co zrobić, jeśli pracownik odejdzie, ale niczego nie przeniósł? Ponieważ prawo nie przewiduje takiej procedury, wobec rezygnującego nie można zastosować żadnych sankcji. Dlatego jedną z opcji jest sporządzenie spisu istniejących dokumentów i kosztowności po przybyciu nowego pracownika. Przynajmniej zdejmie to odpowiedzialność z nowo zatrudnionej osoby i potwierdzi, że jego poprzednik nie dopełnił należycie swoich obowiązków służbowych.
Opuszczając przedsiębiorstwo niektórych kategorii pracowników, konieczne jest utworzenie akt przekazania spraw po zwolnieniu. Do tych kategorii zaliczają się wszelkiego rodzaju osoby odpowiedzialne finansowo, na przykład główny księgowy. A potem szef przedsiębiorstwa staje przed problemem, jak sporządzić akt przeniesienia przy zwalnianiu pracownika?
Akt przekazania spraw
Ustawodawstwo nie reguluje osobno kwestii sporządzenia aktu przekazania spraw po zwolnieniu i jakie dokumenty należy w tym celu przygotować. Dlatego sam szef przedsiębiorstwa decyduje, jak zorganizować ten proces. Praktyka pokazuje jednak, że przebiega to przez następujące etapy:
Po zwolnieniu sporządza się zarządzenie w sprawie przekazania spraw.
Przeprowadzenie inwentaryzacji dokumentacji księgowej.
Sprawdzanie dokumentacji.
Sama transmisja.
Sporządzenie aktu przekazania spraw i przyjęcia dokumentów.
Jeżeli pracownik został już zatrudniony na wolne stanowisko, przeniesienie następuje na niego, a jeśli nie, to na innego upoważnionego pracownika lub kierownika przedsiębiorstwa. A kiedy zostaje zatrudniony nowy pracownik, już pierwszego dnia wszystkie sprawy zostają na niego przeniesione.
Akt przekazania spraw po zwolnieniu opracowywane przez członków specjalnie utworzonej komisji, co jest zatwierdzane w drodze wydania odrębnego zarządzenia. Sam akt przekazania spraw musi koniecznie zawierać wykaz nazwisk członków komisji, sporządzony w kolejności alfabetycznej, a także opis całego procesu rejestrowania spraw i ich przekazywania. Dokument ten może zawierać różne dodatki, które należy do niego dołączyć. Muszą go podpisać wszyscy uczestnicy procesu, w tym wszyscy członkowie komisji. Liczba kopii zależy od liczby zaangażowanych stron. Po sporządzeniu i podpisaniu aktu przekazania spraw w przypadku zwolnienia przekazuje się kierownikowi przedsiębiorstwa do zatwierdzenia.
Dodatkowe dokumenty
Stworzeniu aktu przekazania spraw po zwolnieniu towarzyszy przygotowanie szeregu dodatkowych dokumentów. Np. polecenie przekazania spraw, wykaz wymaganych dokumentów itp. Jednak standardowa forma jego przygotowania nie została zatwierdzona przez prawo. Dlatego najczęściej akt przeniesienia spraw sporządzany jest w formie inwentarza księgowego, który rejestruje prawidłowe prowadzenie dokumentacji, a mianowicie:
Udokumentowany system księgowy przedsiębiorstwa.
Prawidłowo przeprowadzone rozliczanie przepływów finansowych w przedsiębiorstwie.
Dokumenty potwierdzające transakcje pieniężne.
Prawidłowe warunki przyjmowania, rejestrowania i przechowywania pieniędzy.
Prawidłowo wykonane umowy i inne dokumenty finansowe.
Klasyfikacja i stan majątku podlegającego amortyzacji.
Rachunkowość i inwentaryzacja aktywów rzeczowych.
Prawidłowe rozliczenia z pracownikami.
Terminowe składanie sprawozdań do organów podatkowych.
Prawidłowe przechowywanie i utrzymywanie pozostałej dokumentacji księgowej.
Proces przeniesienia
Jak wspomniano wcześniej, w celu przekazania spraw konieczne jest najpierw powołanie komisji, która sporządza i ocenia ustawę oraz towarzyszące jej dokumenty. Następnie sporządzony dokument musi zostać zatwierdzony przez wszystkich jego członków, odchodzącego pracownika i tego, któremu przekazywane są sprawy. Jeśli nie zostaną one przekazane kierownikowi, musi on osobno zapoznać się z dokumentami, a także je podpisać. Ma także obowiązek z wyprzedzeniem zapewnić wszelkie warunki, aby proces ten przebiegł jak najsprawniej.
Zarządzenie o przekazaniu spraw po zwolnieniu
Podstawą dokumentacyjną do utworzenia takiego aktu i faktycznego procesu przeniesienia jest odpowiednie zamówienie. Może być ogólny w całym przedsiębiorstwie lub lokalny - w oddzielnym oddziale lub jednostce strukturalnej.
Powinien odzwierciedlać powód, dla którego konieczne jest przeprowadzenie proces przyjmowania i przekazywania spraw, a także jego warunki, termin, wyznaczenie osoby odpowiedzialnej, skład komisji i jej przewodniczącego. Proces ten musi zakończyć się nie później niż w dniu odejścia pracownika. Z reguły w przypadku dobrowolnego odejścia pracownik pracuje w przedsiębiorstwie przez kolejne czternaście dni. W tym terminie musi nastąpić opisany powyżej proces i należycie zakończyć przekazywanie spraw po zwolnieniu.
W każdej organizacji realizacja i dokumentacja transakcji finansowych jest najważniejszym elementem wszystkich procesów biznesowych. Funkcje głównego księgowego są kluczowe pod wieloma względami. Jest to osoba związana ze „najświętszym” działalnością finansową i gospodarczą przedsiębiorstwa. Dlatego pomimo tego, że z punktu widzenia prawa pracy jest to ten sam pracownik, co wszyscy inni, rozstanie z nim może być obarczone wieloma problemami i trudnościami dla właściciela firmy.
AKTA
Jaka jest specyfika zwolnienia głównego księgowego ze stanowiska, jakie są ku temu szczególne podstawy i jak zminimalizować ryzyko zmiany kluczowej dla organizacji osoby, dowiemy się w tym artykule.
Cechy zwolnienia głównego księgowego
Obowiązki głównego księgowego różnią się znacznie od zakresu działań pozostałych pracowników, dlatego powoływanie i zwalnianie drugiej osoby po szefie ma szereg cech.
- Oprócz przepisów Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej stosunki pracy z głównym księgowym reguluje ustawa federalna nr 129 „O rachunkowości”.
- Główny księgowy podlega bezpośrednio dyrektorowi generalnemu, który podejmuje ostateczną decyzję o zwolnieniu i odpowiada za całą procedurę.
- Aby sprawdzić kompetencje tego ważnego pracownika, ustalono okres dłuższy niż w przypadku innych: okres próbny może trwać do 6 miesięcy (część 5 art. 70 Kodeksu pracy) bez uwzględnienia zwolnień lekarskich i urlopów. Podczas testu procedura zwolnienia jest uproszczona.
- Z zatrudnieniem księgowego na stałe nie trzeba się spieszyć: prawo pozwala na zawarcie z nim umowy na czas określony. Po upływie jego ważności zapada decyzja – o rozstaniu się ze względu na wygaśnięcie ważności dokumentu lub o kontynuowaniu współpracy.
- Wszystko, co wiąże się z odpowiedzialnością finansową, należy ustalić z góry (w tekście samej umowy o pracę lub w osobnym dokumencie).
Na czym oprzeć zwolnienie?
Według Kodeksu pracy zakończenie współpracy z głównym księgowym jest dokładnie takie samo, jak z innym pracownikiem. Jednakże oprócz artykułów Kodeksu pracy przepisy federalne przewidują pewne podstawy specyficzne dla kluczowych stanowisk, takich jak dyrektor i główny księgowy. Rozważmy wszystkie prawne powody zwolnienia głównego księgowego.
Główny księgowy chce odejść sam
Uzasadnionym powodem zwolnienia jest chęć pracownika. Wartość pracownika, odpowiedzialność finansowa, a nawet sterta niedokończonych spraw nie będą w stanie zatrzymać głównego księgowego, jeśli zdecyduje się odejść z pracy.
UWAGA! Czasami pracodawcy, chcąc chronić firmę, włączają do umowy o pracę klauzule, zgodnie z którymi księgowy rzekomo zostaje pozbawiony prawa do rezygnacji w okresie niedokończonych raportów itp. Ponieważ Kodeks pracy jako akt prawny ma pierwszeństwo przed dokumentami wewnętrznymi, nawet po podpisaniu umowy zawierającej takie klauzule, księgowy ma prawo zrezygnować po przepracowaniu wymaganych dwóch tygodni.
Kierując się art. 80 Kodeksu pracy księgowy zawiadamia pracownika pisemnie na 14 dni przed jego rezygnacją. Dziś przekazuje sprawy swojemu następcy. Menedżer jest odpowiedzialny za przyjmowanie spraw, a także za całą księgowość (klauzula 1, artykuł 6 ustawy federalnej nr 129). Jeśli nie mógł znaleźć zastępcy, musi sam przejąć firmę, w przeciwnym razie będzie musiał pozwolić księgowemu odejść „tak jak jest”.
WAŻNY! Jeżeli kierownik nie chce zwolnić głównego księgowego, odmawiając podpisania wniosku i zabraniając mu rejestracji w sekretariacie, dokument można wysłać listem poleconym, a pracę można przerwać po ustalonym terminie 14 dni. Nielegalnie przetrzymywany zeszyt ćwiczeń będzie musiał zostać zażądany przez sąd.
Inicjatywa menadżera w sprawie zwolnienia głównego księgowego
Prawo przewiduje wiele powodów, dla których menedżer ma prawo pokazać drzwi głównemu księgowemu. Wśród nich są takie, które dotyczą zarówno kluczowych, jak i zwykłych pracowników.
- Fałszywe dokumenty przy sporządzaniu umowy o pracę.
- Wygaśnięcie umowy na czas określony. Ostrzeżenie o niechęci do przedłużenia umowy należy przekazać pracownikowi z 3-dniowym wyprzedzeniem. Jeśli tak się nie stanie po upływie terminu, umowa automatycznie zamienia się w umowę na czas nieokreślony.
- Niedopełnienie obowiązków lub wykonanie obowiązków z naruszeniem (kilkakrotnie, potwierdzone karami lub jednokrotnie, ale w sposób niegrzeczny).
- Absencja.
- Pracownik wygląda na pijanego lub pod wpływem środków odurzających lub innych toksycznych środków.
- Niechęć do pracy w zmienionych warunkach, podporządkowaniu lub lokalizacji terytorialnej.
- Naruszenie postanowień umowy o pracę (jeśli nie są one sprzeczne z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej).
- Niespójność stanowiska zidentyfikowanego w wyniku certyfikacji.
- Likwidacja organizacji.
- Redukcja personelu lub liczby.
WAŻNA INFORMACJA! Redukcja pracy jest dość rzadkim powodem zwolnienia księgowego, ponieważ każda organizacja potrzebuje osoby do prowadzenia dokumentacji finansowej. Tylko jeśli przedsiębiorstwo jest bardzo małe, funkcje księgowego może pełnić sam dyrektor, wówczas dopuszczalne jest zmniejszenie tego stanowiska.
Podstawy związane z odpowiedzialnością finansową
Główny księgowy ma prawo zostać zwolniony, jeżeli zostanie ustalone, że:
- dopuścił się kradzieży, defraudacji, zniszczenia lub uszkodzenia rzeczy należących do firmy lub innych pracowników (fakt ten musi zostać potwierdzony przez sąd lub inny uprawniony organ);
- poprzez swoje działania lub zaniechania związane z utrzymaniem przedmiotów wartościowych utracił zaufanie kierownictwa;
- brał udział w podjęciu decyzji, której skutkiem była szkoda na majątku organizacji.
Powody związane z wyjątkowością obowiązków księgowych
Ze względu na fakt, że funkcje pracy głównego księgowego zapewniają wyjątkową świadomość wszystkich procesów biznesowych, dopuszczalne jest zastąpienie tego pracownika, jeżeli:
- organizacja ma nowego właściciela (posiadanie „własnej osoby” na kluczowym stanowisku to prawo właściciela);
- właściciel chce zmienić majątek organizacji i osoby na kluczowych stanowiskach;
- Główny księgowy ujawnił tajemnicę chronioną prawem.
NOTATKA! Informacje zawarte w dokumentach założycielskich, jak również w składanych sprawozdaniach nie mogą być uważane za tajne. Dlatego informacje o przepływie pieniędzy nie są przez prawo uznawane za tajemnicę handlową, a jeśli księgowy wyjawi na ten temat fasolę, zwolnienie na tej podstawie jest niedopuszczalne.
Jak przekazać biznes w nowe ręce
Kierownictwo musi przemyśleć mechanizm przekazywania obowiązków księgowych, zanim jeszcze się przyda, ponieważ nie należy zakłócać pracy działu księgowości. Procedura ta nie jest przewidziana przez prawo, jednak zazwyczaj procedurę przekazania spraw inicjuje zarządzenie dyrektora, sporządzone w formie dowolnej.
Dokument ten musi przewidywać możliwość podziału odpowiedzialności zwolnionego i nowego księgowego. W tekście zamówienia należy wskazać:
- podstawa przeniesienia (artykuł o zwolnieniu);
- terminy rozpatrywania i przekazywania spraw;
- skład komisji przeprowadzającej kontrolę;
- dane osobowe osoby otrzymującej;
- podpisy stron, pieczęć organizacji.
Komu należy to przekazać?
Sprawy przejmuje wybrany przez kierownictwo przyszły główny księgowy. W dużych firmach tabela personelu przewiduje stanowisko zastępcy głównego księgowego, co jest bardzo wygodne w takich sytuacjach. Jeżeli nowy pracownik nie zostanie znaleziony, dyrektor może wyznaczyć tymczasowego zastępcę lub sam przejąć pracę.
Sprawdzanie przypadków
Przed przeniesieniem spraw szef ma prawo przeprowadzić zakrojoną na szeroką skalę analizę wszystkich czynności księgowych, sprawdzić prowadzenie dokumentacji finansowej, dokonać inwentaryzacji środków i inwentarza przedmiotów wartościowych.
Szczególną uwagę należy zwrócić na następujące punkty dokumentów księgowych:
- księgowość finansów, gotówka;
- płatności rządowe;
- suma zapasów;
- zobowiązań wobec kontrahentów.
Dyrektor może przeprowadzić audyt samodzielnie lub zaprosić zewnętrznego audytora. Jeżeli wyniki audytu ujawnią naruszenia ze strony księgowego, grozi mu odpowiedzialność administracyjna, w tym karna, a także odpowiedzialność finansowa, ściągana zgodnie z przepisami prawa.
Co przekazać?
Pojęcie „spraw” podlegających przekazaniu odnosi się do dokumentacji biznesowej i atrybutów podlegających jurysdykcji głównego księgowego:
- bilanse i raporty kasowe;
- dokumenty jednostek konstrukcyjnych;
- dokumenty bankowe;
- dokumenty archiwalne ważne do 5 lat;
- bezpieczny klucz, pieczęć.
Po zakończeniu procesu sporządzana jest ustawa odzwierciedlająca stan dokumentów księgowych i rejestrująca stan środków na dzień określony w piśmie rezygnacyjnym.
Przykładowy akt przyjęcia i przekazania spraw
Przedstawiamy Państwu zrzut ekranu aktu przyjęcia i przekazania spraw. Ten sam dokument, ale w formacie .doc można pobrać, korzystając z łącza znajdującego się na górze tej strony.
Przekazanie spraw uznawane jest za formalność, której organizacje nie zawsze dotrzymują. Istnieje jednak szereg stanowisk, z których zwolnienie wymaga oficjalnego nakazu:
- Dyrektor. Na tej osobie spoczywa największa odpowiedzialność. W jego rękach znajdują się dokumenty założycielskie, pieczęcie, licencje, umowy, pełnomocnictwa. Aby w przyszłości uniknąć sytuacji kontrowersyjnych, aby wyraźnie wskazać listę przekazanych spraw i dokumentów, wydawane jest odpowiednie zarządzenie.
- Główny księgowy. Odpowiada za bezpieczeństwo wszelkich dokumentów księgowych, rejestrów i raportów. Konieczność przekazania spraw głównego księgowego jest przewidziana w części 4 rozdziału. 4 ustawy federalnej nr 402-FZ.
- Pracownik działu HR. Dokumentacja personalna to papiery wartościowe, których przeniesienie koniecznie odbywa się poprzez dokonanie inwentaryzacji i sporządzenie zaświadczenia o przeniesieniu i przyjęciu od poprzedniego oficera personalnego na nowego.
- Kierownik działu. W rękach osoby piastującej to stanowisko leży odpowiedzialność za rozwiązywanie wszelkich problemów bezpośrednio związanych z produkcją i podległym personelem.
- Pracownik, który ponosi odpowiedzialność finansową. Może to być główny kasjer lub kierownik magazynu.
Polecenie przekazania spraw pracownika, niezależnie od zajmowanego stanowiska, wydawane jest przed faktycznym rozwiązaniem umowy o pracę, gdyż wówczas pracownik nie ma obowiązku przychodzenia do poprzedniego miejsca pracy i załatwiania cudzych spraw.
Struktura polecenia przelewu
Żaden akt prawny nie reguluje konieczności wydawania postanowienia o przekazaniu spraw, zatem nie ma też ścisłych wymagań co do jego struktury.
Aby dokument był informacyjny i przydatny w przyszłości, możesz zastosować się do następującej struktury:
- W nagłówku: nazwa organizacji, miasto, data, numer zamówienia.
- Nazwa zlecenia: w sprawie przyjęcia i przekazania spraw. Tutaj możesz wyjaśnić swoje stanowisko.
- Powód wydania postanowienia (zwolnienie, ).
- Pełna nazwa sprawy przekazującej i odbierającej.
- Okres przeznaczony na przekazanie spraw.
- Miejsce przeznaczone na ten proces (biuro, sala konferencyjna, recepcja itp.).
- Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie procedury i sporządzenie protokołu odbioru. Z reguły tą osobą jest jeden z zastępców kierownika, pracownik zaangażowany w przekazywanie spraw lub jeden z nich, który pozostaje w firmie.
- Data, w której należy dostarczyć protokół przyjęcia sprawy wraz ze spisem wszystkich dokumentów.
- Dodatkowe instrukcje. Może to być audyt, inwentaryzacja, analiza wskaźników.
- Imię i nazwisko Dyrektora Generalnego, podpis.
- Notatka potwierdzająca zapoznanie się z porządkiem wszystkich wymienionych w nim osób: imię i nazwisko oraz podpisy.
Zarządzenie jest zawsze podpisywane przez obecnego szefa organizacji, nawet jeśli on sam opuszcza swoje stanowisko i przenosi sprawy. W zależności od specyfiki działalności firmy, do tekstu mogą zostać wprowadzone przypisy i wyjaśnienia.
Spory i roszczenia powstałe w wyniku zwolnienia mogą być rozstrzygane nie tylko przepisami rządowymi, ale także wewnętrznymi dokumentami przedsiębiorstwa. Zlecenie cesji to dokument, który jasno określa zakres przekazanej i otrzymanej odpowiedzialności, wskazując ramy czasowe, które można później wykorzystać na rozwiązanie problemów.