Eksempelnotat som ber om oppfyllelse. Intern notat for skrivesaker for kjøp: regler for utarbeidelse

Tjenestenotat er et informasjons- og referansedokument, et verktøy for forretningskorrespondanse i en organisasjon.

Et notat er utarbeidet for å fremheve eventuelle forretningsproblemer knyttet til arbeidet til en avdeling eller en spesifikk ansatt, hvis løsning avhenger av en annen strukturell enhet i organisasjonen eller ansatt.

Skriving av notater, derimot, utføres mellom strukturelle divisjoner eller ansatte med tilsvarende offisiell status som ikke er direkte underordnet.

Hvordan skrive et notat

Selv om formen for å skrive et notat er vilkårlig, bør følgende detaljer tas i betraktning når du utarbeider det:

"hatt", der det er angitt hvem den er adressert til (stilling, etternavn, fornavn, patronym i dativkasus);
navn på dokumentet - Servicenotat;
dato for kompilering og nummer;
tittel på teksten til dokumentet - snakker om emnet for notatet;
teksten til dokumentet - først er det en beskrivelse av den nåværende situasjonen, deretter en spesifikk forespørsel;
posisjon til kompilatoren, signatur og transkripsjon av signaturen - etternavn, fornavn, patronym til forfatteren.

Eksempelnotat for kjøp av datamaskin

Tjenestenotat
05.10.2013 № 2
Moskva

Om datamaskinreparasjon (erstatning)

Jeg vil gjøre deg oppmerksom på at siden 20. september 2013 har det ofte forekommet programvarefeil på den personlige datamaskinen som er tildelt personalsjef Tatyana Ivanovna Moroz.

I denne forbindelse ber jeg om at denne datamaskinen repareres eller erstattes.

Eksempelnotat om utstedelse av produkter

SERVICE MERKNAD
2013-09-20-CN datert 20.09.2013

Om utstedelse av produkter

Jeg ber deg om å bli enige om å holde en kampanje for TM "J".

Hensikten med handlingen:
- økning i detaljsalg av TM "J" juice;
- økning i numerisk og kvalitetsmessig distribusjon.

Kampanjeperiode: oktober-november 2013

Region: St. Petersburg, Voronezh

Deltakere i handlingen: selgere av utsalgssteder

Kampanjemekanisme: når et utsalgssted bestiller 5 liter TM "J" juice, leveres 1 liter TM "J" juice som gave.

Utdeling av premiefond:
St. Petersburg - 400 pakker (1 l hver)
Voronezh - 60 pakker (1 l hver)
Effektivitet: planlagt salgsøkning på 30-40 %.
Resten av ubrukte produkter vil bli returnert til lageret.

Notatet er utarbeidet på A4-ark dersom organisasjonen ikke har elektronisk dokumenthåndtering.

Ved første øyekast ser det ut til at det ikke er noen vesentlig forskjell mellom offisielle, notat og forklarende notater, fordi Disse dokumentene er like i formål - de er alle informative. Ikke desto mindre er dette forskjellige dokumenter som er forskjellige i innhold, målretting og formål med utarbeidelsen. I tillegg inneholder de ingen instrukser, men gir informasjon som oppfordrer adressaten til å ta en endelig avgjørelse i spørsmålet som vurderes.

Hva er funksjonene til en offisiell, rapport, forklarende notat? Hvordan forberede hvert dokument på papir riktig? Vi vil prøve å svare på disse og andre spørsmål fra et praktisk synspunkt.

RAPPORTERE

Memorandum(kode 0286041 iht. OKUD) er et informasjons- og referansedokument adressert til leder, avdelingsleder og andre autoriserte personer. Den beskriver i detalj ethvert problem med konklusjonene og forslagene til kompilatoren og er rettet mot å få ledelsen til å ta en bestemt beslutning.

Det er ingen definisjon av "memorandum" som et selvstendig begrep i lovverket.

Notatet er utarbeidet både på skriftlig eller muntlig instruks fra lederen, og på initiativ fra de ansatte selv (for eksempel i tilfeller der det for å løse et produksjons- eller økonomisk problem blir nødvendig å presentere skriftlig informasjon til høyere ledelse). Ved hjelp av et slikt dokument kan du komme med et forslag om å forbedre den tekniske siden av produksjonsprosesser, uttrykke uenighet i en beslutning tatt av en overordnet leder, og også uttrykke ditt synspunkt hvis det oppstår uenigheter med kolleger. Derfor, når du utarbeider et notat, er det først og fremst viktig for forfatteren å formulere sitt standpunkt tydelig, og deretter gi overbevisende argumenter til fordel for det.

Typer notater

til initiativtakere;
informativ;
rapportering.

Initiativ Det utarbeides et notat med mål om å få adressaten til å ta en bestemt beslutning, derfor angir notatteksten fakta og inneholder konkrete forslag, anbefalinger eller konklusjoner.

Informasjon en rapport utarbeides regelmessig og inneholder informasjon om detaljer, resultater eller metoder for å utføre arbeidet.

Rapportering rapporten informerer om ferdigstillelse av arbeidet, dets stadium, gjennomføring av instrukser, bestillinger mv.

Avhengig fra adressaten rapportene er delt inn i:

til eksterne;
innvendig.

Eksternt notat adressert til lederen av en bestemt institusjon, skrevet på organisasjonens generelle brevpapir, signert av lederen og inneholder vanligvis følgende detaljer:

navn på firma;
Dato;
indeks;
sted for kompilering;
adressat;
tittel på teksten;
tekst;
leders signatur;
utøverens etternavn, telefonnummer.

Et eksternt notat sendes til leder for moderorganisasjonen (eksempel 1).

Eksempel 1

Eksternt notat

RAPPORTERE

10.02.2014 № 12/05-14

På å tiltrekke seg flere

arbeidsressurser

Kjære Andrey Vasilievich!

På grunn av mangelen på kandidater på stadiet for å danne det administrative apparatet for grenen i Moskva, er det nødvendig å tiltrekke seg arbeidsressurser fra flere kilder innen 14.04.2014. Intervjuer med nye kandidater må gjennomføres innen 21.04.2014.

Betaling av utgifter til tilleggstjenester vil skje i henhold til punkt 4.5 i Serviceavtale nr. 04/56 datert 14. februar 2014.

Leder for HR-avdelingen Semenov I. Semenov

I sak nr. 03-13

Odintsova 02.10.2014

Internt notat sendt utenfor institusjonen, for eksempel til en høyere organisasjon, utarbeidet på et standardark med A4-papir, men som indikerer alle nødvendige detaljer lokalisert i samsvar med GOST 6.30-2003 "Unified documentation systems. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til utforming av dokumenter» (eksempel 2).

Obligatoriske detaljer i et internt memorandum inkluderer:

navnet på den strukturelle enheten;
navn på dokumenttypen (RAPPORT);
dato;
registrering (utgående nummer);
tittel på teksten;
tekst;
merke om tilstedeværelsen av applikasjonen (hvis noen);
mål;
opphavsmannens signatur (som indikerer stilling, initialer, etternavn).

Eksempel 2

Internt notat

RAPPORTERE

07.04.2014 № 6

Om fravær begått av leder

salgsavdeling

Jeg vil gjøre deg oppmerksom på at i dag, 04/07/2014, var salgssjef Valentina Ivanovna Petrova fraværende fra arbeidsplassen sin gjennom hele arbeidsdagen fra 10:00 til 18:30.

Ingen informasjon eller dokumenter ble gitt som bekrefter gyldigheten av årsaken til V.I. Petrovas fravær.

I forbindelse med bruddet foreslår jeg å avskjedige V.I. for fravær.

Leder for salgsavdelingen Ignatiev O.A. Ignatiev

I sak nr. 02-10

Sidorova 04.07.2014

Registrering av detaljer i rapporten

Ved utarbeidelse av et notat benyttes både vinkel- (eksempel 3) og langsgående oppstilling av detaljene til toppdelen (eksempel 4).

Eksempel 3

Vinkelplassering av detaljer i notatet

Navn

strukturell enhet Mål

RAPPORTERE

______________ № ________

Overskrift

Eksempel 4

Longitudinell ordning av detaljer i rapporten

Navn på strukturell enhet

RAPPORTERE

_____________ № _________

Overskrift

Navn på dokumenttype skrevet med store bokstaver (RAPPORT MERK) og kan plasseres i midten eller fra kanten av venstre marg.

Dato Og Antall notater skrives på én linje. Datoen er skrevet med arabiske tall ( 21.04.2014 ) eller alfanumerisk metode ( 21. april 2014.).

Merk

Datoen for det eksterne memorandumet er datoen for dets påtegning og sending til adressaten, datoen for det interne memorandumet - dato for utarbeidelse og signering.

Registreringsnummer på det interne notatet er det markert enten på forberedelsesstedet eller på mottaksstedet - avhengig av dokumentregistreringssystemet som opererer i organisasjonen.

Dersom rapporten må gjennomgås av interesserte, merkes den visumgodkjenning, og etter å ha tatt en beslutning - Vedtak leder.

Vedtakelsen av en resolusjon er den siste fasen av behandlingen av rapporten.

Merk

Vedtaket til lederen som har gjennomgått det interne notatet vil være grunnlaget for å iverksette tiltak, utstede dokumenter eller holde arrangementer.

Overskrift til teksten avslører kort innholdet i dokumentet. Den er formulert i henhold til de generelle reglene for kompilering av overskrifter for dokumenter: ved å bruke preposisjonen o/o og et verbalt substantiv i preposisjon, for eksempel Om fravær Lazarenko O.O.

Tekst et notat består av to eller tre semantiske deler:

I det første - oppgirdeler- oppgir årsakene, fakta eller hendelser som fungerte som årsak til skrivingen;
i den andre - analyserende del- inneholder en analyse av dagens situasjon og gir mulige løsninger;
i den tredje - oppsummerende del- inneholder konklusjoner og forslag til konkrete handlinger som etter kompilatorens oppfatning må iverksettes.

Den andre delen av rapporten kan mangle. I dette tilfellet inneholder teksten til notatet kompilatorens begrunnelse, konklusjoner og forslag.

Hvis notatet har et vedlegg, merke omapplikasjon gjøres før signering.

Et notat som indikerer tilstedeværelsen av applikasjonen som er navngitt i teksten til notatet, er formatert som følger:

Påføring: for 3 l. i 1 eksemplar.

Hvis notatet har et vedlegg som ikke er navngitt i teksten, angi navn, antall ark og kopier.

Vedlegg: Forskrift om Regional utlånsavdeling for 5 sider. i 1 eksemplar.

Internt notat skilt kompilatoren (hvis den er presentert for lederen av enheten) og lederen av enheten (hvis den presenteres for lederen av organisasjonen); eksternt notat tegn Leder for organisasjonen.

Merk

Dersom notatet er utarbeidet på to eller flere sider, skal den andre og påfølgende side nummereres. Serienumre er skrevet på høyre side av toppmargen på siden med arabiske tall.

SERVICE MERKNAD

Tjenestenotat er en type rapport. Dette er en skriftlig informasjonsmelding, mye brukt i praktiseringen av moderne ledelsesstrukturer på ulike nivåer og organisatoriske og juridiske former. Kontormemoer gir direkte kommunikasjon mellom administrasjonsobjekter på horisontalt nivå.

Forresten

Et offisielt notat er et dokument som ikke har offisiell status. Det er ikke tilrettelagt i OKUD.

Memoer utarbeides i en rekke situasjoner. Typiske mål med dette dokumentet inkluderer:

informasjonsforespørsel;
utstede instruksjoner;
som følger med en annen melding (dekkende notat);
kunngjøringer (kunngjøringer).

Teksten til notatet inneholder informasjon om årsakene til dets utarbeidelse i form av et forslag, forespørsel, søknad. Dette kan være informasjon om personalbevegelser, møter, endringer i bedriftens bedriftskultur osv. Servicenotater er tegnet på et standardark med A4-papir.

Notatet er signert av spesialist eller avdelingsleder. Datoen for notatet er datoen det ble utarbeidet og signert.

Lovgivningen gir ikke strenge krav for utarbeidelse og utførelse av offisielle notater, derfor bør prosedyren for utførelse av dem, under hensyntagen til organisasjonens spesifikasjoner, fastsettes i en lokal forskriftslov, for eksempel i instruksjonene for kontor. arbeid. Formatet på notatet skal tjene som formål å forenkle og fremskynde interne kommunikasjonsprosesser.

Et eksempeldesign av et notat er presentert i eksempel 5 .

Eksempel 5

Tjenestenotat

Lørdag 19.04.2014, fra kl. 9.00 til 16.00, vil HR-avdelingen til Sever LLC utføre installasjonsarbeid på installasjon av et alarmsystem.

Jeg ber deg om å gi tilgang til å utføre arbeid for følgende ansatte i Energoset-selskapet:

1. Simakin I.P.

2. Ivanov P.N.

Leder for Administrativ drift Sviridov N.N. Sviridov

I sak nr. 02-14

Ilyina 16.04.2014

FORKLARENDE BREV

Forklarende brev- dette er et internt dokument som forklarer årsakene til enhver handling, fakta, sak, hendelse, utarbeidet av en ansatt i organisasjonen og presentert for en høyere tjenestemann.

I henhold til første del av art. 193 i den russiske føderasjonens arbeidskode, før du bruker en disiplinær sanksjon, må arbeidsgiveren be om en skriftlig forklaring fra den ansatte. Arbeidstakeren rapporterer årsakene og omstendighetene til disiplinærforseelsen i den forklarende merknaden. På bakgrunn av det forklarende notatet fatter leder vedtak om å iverksette disiplinærstraff overfor den ansatte. I tillegg er dette dokumentet et av grunnlaget for arbeidsgiver for å vurdere alvorlighetsgraden av lovbruddet og omstendighetene det ble begått under.

I OKUD OK 011-93 er dette dokumentet bare nevnt én gang - en forklarende merknad om brudd på arbeidsdisiplin (kode 0286091), som tilhører klasse 0286000 "Dokumentasjon for registrering av disiplinære sanksjoner."

Typer forklarende notater og deres funksjoner

utarbeidet for å forklare individuelle bestemmelser for utført arbeid (prosjekt, rapport, utvikling);
utarbeides ved vanlige situasjoner, brudd på disiplin, forseelse mv.

Forklaringen skrives for hånd av den ansatte i ett eksemplar på et standard A4-ark og adresseres til den som har bedt om det. Det kan også skrives på en datamaskin ved å bruke et sjablongskjema som er akseptert av organisasjonen. Formen til det forklarende notatet, samt utførelsesmetoden (håndskrevet eller på en datamaskin), er ikke juridisk etablert.

Et forklarende notat kan utarbeides av en strukturell enhet eller en bestemt tjenestemann.

Merk som bevis

Arbeidsgiveren, ved å kreve et forklarende notat skrevet for hånd fra arbeidstakeren, beskytter seg dermed mot ulovlige handlinger fra arbeidstakerens side i en arbeidskonflikt. Det forhindrer erstatning av originaldokumentet.

Hvis selskapet bruker malskjemaer, kan du på slutten av teksten notere:Forklaringen ble satt sammen personlig ved hjelp av en personlig datamaskin. Dato. Signatur.

Registrering av individuelle detaljer i rapporten

For å forene informasjon og referansedokumenter, bør et forklarende notat utarbeides og utføres i samsvar med kravene i GOST 6.30-2003.

Dato den forklarende merknaden er datoen for utarbeidelsen.

Tekst den forklarende merknaden må inneholde:

Beskrivelse av fakta som fungerte som årsak til skrivingen;

Argumenter som forklarer dagens situasjon.

Teksten i notatet må være overbevisende og inneholde ugjendrivelige bevis.

Ved registrering signaturer stilling, personlig signatur, initialer og etternavn er angitt.

Som applikasjoner Dokumenter kan leveres som rettferdiggjør handlingene til dokumentmakeren og bekrefter visse omstendigheter.

Når det gjelder strukturen i teksten, skiller et forklarende notat seg fra en rapport ved at det ikke inneholder konklusjoner og forslag (eksempel 6).

Merk

Dersom virksomheten har utviklet og godkjent standardskjemaer for forklarende notater som brukes i ulike situasjoner, betyr ikke dette at ansatte skal utarbeide notater etter de godkjente skjemaene. Et dokument som ikke er utarbeidet etter skjema kan også være gyldig.

Eksempel 6

Forklarende brev

Iverksette disiplinære tiltak
i form av en irettesettelse til Alexandrova I.I.

Gi en ordre til HR-avdelingen.
Smolkin 17.04.2014

Til direktøren for LLC "SV"

A.V. Smolkin

FORKLARENDE BREV

14.04.2014 № 14

Om fravær fra jobb

Jeg, Alexandrova Irina Igorevna, regnskapsfører, var fraværende fra arbeidsplassen 14. april 2013 fra kl. 09.00 til 15.30 på grunn av personlige forhold.

Jeg har ingen støttedokumenter.

Regnskapsfører Alexandrova I.I. Alexandrova

REGISTRERINGRAPPORTER, OFFISIELLE, FORKLARENDE NOTER

En av funksjonene til organisasjonens arkivbehandlingstjeneste er å sikre raskt søk etter nødvendig informasjon knyttet til promotering av overførte dokumenter til entreprenøren. For å gjøre det lettere å finne disse dataene benyttes ulike registreringsskjemaer.

Rapporter, offisielle og forklarende notater er, etter deres funksjonelle formål, bærere av visse opplysninger. Siden problemet angitt i notatet krever en skriftlig beslutning i form av en resolusjon fra organisasjonens leder eller annen autorisert tjenestemann, må dokumentene registreres.

La oss minne deg på at det er tre former for dokumentregistrering: magasin, kort og automatisert. En organisasjon har rett til å velge den mest effektive og hensiktsmessige registreringsformen.

▪ Journalregistreringsskjema - den vanligste, men ikke alltid praktisk, fordi Alle dokumenter er registrert i den i kronologisk rekkefølge, og når du søker etter et spesifikt dokument, må en spesialist se gjennom alle arkene i journalen. Informasjonssøket kompliseres også av at et initiativdokument kan registreres for eksempel i én journal, og svaret på det i en annen. Det er ingen obligatoriske registreringsskjemaer (magasiner) fastsatt ved lov. Den anbefalte formen for loggboken er vist i eksempel 7.

Eksempel 7

Fragment av loggen over rapporter og forklarende notater

Dokumentdato	Registreringsnummer	Type dokument, sammendrag	Hvem signerte dokumentet	Utfører	Overført til	Kvitteringskvittering (signatur, dato)	Merk ved å sende dokumentet til filen

07.04.2014	03-10/14	På tilbakekalling av kasserer O.R. Shvets fra ferie.	Leder for HR-avdelingen	Personalavdelingsinspektør	Personalavdelingen	Smirnova V.A. 07.04.2014	I sak nr. 03-14 Smirnova 04.07.2014

▪ Registreringsskjema for kort Sammenlignet med magasinversjonen er den mer praktisk og tilpasset. Registrerings- og kontrollkortene til dokumenter som opprettes ved søk i klassifisereren, gjør det mulig å optimere dokumentsøkeprosessen og redusere tiden for registreringsprosessen. Den åpenbare fordelen med kortregistrering er at flere ansatte kan håndtere registrering samtidig;

▪ Automatisert (elektronisk) registreringsskjema innebærer bruk av spesiell programvare. Informasjon om dokumentet legges inn i et elektronisk registrerings- og kontrollkort som er lagret i databasen. Samtidig med registrering kan registrerings- og kontrollkort skrives ut.

Vanligvis har rapporter og forklarende notater en kompleks registreringsindeks, som er formulert på samme måte som indeksen til et utgående dokument. Registreringsnummeret består av saksregisteret i henhold til saksnomenklaturen (inkludert indeksen til den strukturelle enheten og saksnummeret i henhold til saksnomenklaturen for denne enheten) og dokumentets løpenummer innenfor kalenderåret.

Merk

Spørsmål om registrering og regnskapsføring av dokumenter i organisasjonen bør gjenspeiles i instruksjonene for kontorarbeid. Instruksjonene bør inneholde:

1) liste over ikke-registrerte dokumenter.

2) en liste over registrerte grupper av dokumenter, og for hver gruppe må følgende angis:

Sted for registrering;

Tidspunkt og prosedyre for registrering;

Regel for å opprette et registreringsnummer;

Formen som registreringen gjøres i;

Liste over detaljer som legges inn i skjemaet, regler for utfylling;

Regler for registrering av bevegelse av dokumenter etter registrering;

Prinsippet for registrering (enkelt eller gjentatt registrering ved overføring av et dokument til en annen avdeling);

3) prosedyren for å motta et dokument på nytt til organisasjonen (for innkommende dokumenter).

Lagringsperioder for rapporter, offisielle og forklarende notater

Oppbevaringsperioder er fastsatt i listen over standard arkivdokumenter generert i løpet av aktivitetene til statlige organer, lokale myndigheter og organisasjoner, som indikerer oppbevaringsperioder, godkjent etter ordre fra det russiske kulturdepartementet datert 25. august 2010 nr. 558 I henhold til spesifisert liste kan lagringsperioder for rapporter være 1 år, 3 år, 5 år, 75 år, permanent. Forklarende notater bør oppbevares permanent.

Vårt råd

Når du utarbeider notater, er det nødvendig å følge en enhetlig stil, og hovedteksten til dokumenter må være i samsvar med forretningsetiske regler og etablerte krav for dokumentutførelse. Et ubehagelig inntrykk etterlates av slurvete kompilerte og utførte dokumenter med grammatiske feil. Ikke skynd deg å sende dokumentet til mottakeren, men korrekturles det nøye, korriger eventuelle grammatiske feil eller skrivefeil.

SZ utarbeides av den ansatte i navnet til sin nærmeste leder eller i navnet til lederen for en annen avdeling. Den lar deg på kort tid:

varsle lederen om det aktuelle problemet

komme med forslag om å fjerne det eller bli enige om en handlingsplan med en annen ansatt.

få en leder til å ta en beslutning eller gi en ordre

Det er også et bevis på at spesialisten som oppdaget et problem i arbeidsprosessen ikke lot situasjonen gå sin gang, men varslet sin ledelse om det slik at de kunne ta en rask beslutning. Det vil si at han ikke var ledig.

Typer notater

La oss se på hovedtypene servicebrev:

om å be om informasjon;

om krenkelser begått av en arbeidstaker i utførelsen av arbeidsoppgaver.

på bonuser til ansatte.

I tillegg kan SZ følge med overføringen av en pakke med dokumenter mellom divisjoner, divisjoner, avdelinger i organisasjonen (for tredjepartsorganisasjoner er det nødvendig å utarbeide følgebrev). Den kan også sendes til ansatte med krav om å forklare årsaken til fraværet fra jobben.

SZ kan inneholde spørsmål knyttet til arbeidsspørsmål.

Regler for kompilering

Hovedregelen som må følges ved kompilering er korthet. Dokumentet skal tydelig angi essensen av problemet, samt måter å løse det på. Som regel bør teksten til SZ ikke ta mer enn 6-7 linjer. SZ har ikke en enhetlig form. For å kompilere den, bruk en gratis form av et memo-eksempel

Til tross for dette, når du skriver, bør du ta hensyn til kravene i GOST R 6.30-2003. Å lage et notat i samsvar med GOST, en prøve som er vist ovenfor, krever følgende detaljer:

papiret må inneholde en "overskrift". Den indikerer hvem den er adressert til (stilling og fullt navn på den ansatte i dativsaken);

skriv inn dato for utarbeidelse og dokumentnummer;

tittelen til teksten indikerer emnet for SZ;

en beskrivelse av den nåværende situasjonen som følge av at notatet blir utarbeidet: "Jeg gjør deg oppmerksom på ...", så må teksten til notatet inneholde en spesifikk forespørsel;

Nedenfor er stillingen og fullt navn på kompilatoren, signatur med utskrift.

Dokumentet som utarbeides skal registreres hos bedriftens sekretær som innkommende korrespondanse. Etter dette kan du være sikker på at direktøren vil motta SZ og gjøre seg kjent med den personlig.

SZ i elektronisk form

Det er verdt å merke seg at mange virksomheter har tatt i bruk elektronisk dokumenthåndtering. Derfor kan SZ utstedes elektronisk. I dette tilfellet sendes den til bedriftens e-post. Sekretær har ansvar for videre sortering og videresending av brev til mottakere.

Denne metoden for å overføre SZ sparer papir og ansattes tid. I dette tilfellet er dokumentet utarbeidet på samme måte som på papir. Det anbefales at den har avsenderens elektroniske signatur. For å være sikker på at det sendte dokumentet er lest av lederen, bør du ved sending be om en "lesekvittering for e-post" ved å merke av i boksen på sendeskjemaet.

Eksempeldokument

Ofte, når man løser arbeidsproblemer, er det behov for å formidle viktig informasjon til lederen. Noen ganger krever omstendighetene at det gis en skriftlig redegjørelse for omstendighetene og en advarsel mot feil.

I dette tilfellet er det nødvendig ikke bare å presentere fakta riktig, men også å utarbeide dokumentet riktig. Å tegne SZ forårsaker ofte vanskeligheter, spesielt i fravær av erfaring. Men dette er ikke vanskelig å gjøre hvis du har et eksempel på et notat foran øynene dine. Det er derfor vi har utarbeidet prøver, etter å ha gjennomgått som du vil være i stand til å tegne dokumentet riktig. La oss se på de vanligste tilfellene som krever å utarbeide en SZ.

SZ om bonuser er grunnlaget for å gi pålegg om å belønne en ansatt. Dette dokumentet er utarbeidet av den ansattes nærmeste leder adressert til direktøren for organisasjonen. Det indikerer fordelene til arbeideren, forespørselen om insentiver, dataene til den ansatte og kompilatoren. Etter å ha gjennomgått SZ og tatt en positiv beslutning, gir direktøren en ordre om bonuser. Slik skriver du et notat til direktøreksemplet:

Hvis det under arbeidet oppsto omstendigheter som gjør at arbeidstakeren ikke fullt ut kunne utføre sin jobbfunksjon, forklarende. Det angir årsakene. Slik skriver du et memoeksempel:

SZ brukes dersom en ansatt har behov for å kontakte leder med forespørsel om å tildele midler til arbeidsbehov. I dette tilfellet angir dokumentet fakta om produksjonsbehovet for kjøp av materialer. Slik skriver du et memoeksempel på riktig måte:

Holdbarhet

I henhold til listen over standard forvaltningsarkivdokumenter generert i løpet av virksomheten til statlige organer, lokale myndigheter og organisasjoner, som indikerer lagringsperioder, godkjent etter ordre fra det russiske kulturdepartementet datert 25. august 2010 nr. 558, må SZ oppbevares i foretakets arkiv i minst fem år. Om nødvendig har organisasjonens direktør rett til å forlenge lagringsperioden. Lagringsperioden for SZ utstedt i elektronisk form kan bestemmes av selskapets charter.

Et notat er en modell for dokumentsirkulasjon i en organisasjon, som gjør det mulig å reagere effektivt på alle slags omstendigheter.

Formål og typer offisielle dokumenter

Et offisielt brev er ment å varsle en bestemt tjenestemann om eksisterende vanskeligheter eller komme med forslag angående produksjonsspørsmål.

I tillegg er det offisielle dokumentet en slags bekreftelse på at personalet ikke bare gjør jobben sin, men også ser eksisterende problemer, som senere blir fremhevet i dette notatet. I dette tilfellet fritar den ansatte som skrev et notat til lederen om tilstedeværelsen av eventuelle brudd fullstendig ansvaret for å løse dette problemet.

Tjenestemerknader er delt inn i:

de som indikerer visse faktorer ved handlingen eller fenomenet av negativ karakter som har skjedd. Slike produksjonsnotater inkluderer forklarende merknader, rapporter, handlinger om identifiserte brudd og klager;
de som er tilleggsforklaringer til hoveddokumentene. Dette kan være notater om avskrivning eller kjøp av materiell, om tildeling av økonomisk bistand, om forfremmelse, om bonuser og lignende.

På sin side kan en offisiell folketelling gjennomføres både mellom underordnede og arbeidsgiver (internt), og mellom lederne for strukturelle avdelinger og hovedlederen i foretaket (eksternt). Eksternt er produksjonsdokumenter ment å leveres utenfor organisasjonen. Mottakeren av denne typen notat er toppledelsen.

Informasjon og form for internt forretningspapir

Innholdet i offisielle dokumenter dekker vanligvis produksjon, materiale, økonomiske spørsmål, samt spørsmål om bonuser, forfremmelse eller degradering. Dermed kan en ansatt i enhver avdeling komme med en skriftlig forespørsel om å gi ham visse materielle eller økonomiske ressurser, både for produksjon og personlig bruk. I tillegg kan innholdet i et slikt dokument omfatte en klage på en bestemt ansatt eller nærmeste leder.

Når det gjelder belønning av ansatte, skriver den direkte arbeidsgiveren et notat i form av en begjæring til sin overordnede leder. Hvor han fremhever fordelene til den underordnede, og kommer med forslag til metoder for bonuser.

Et internt brev til organisasjonssjefen fra underordnede utarbeides håndskrevet i fri form. For å skrive denne typen dokumenter kan du imidlertid bruke datamaskin eller utskriftsteknologi.

Kompetent dokumentskriving

Selv om denne loven ikke har en mal etablert på lovnivå, må den nødvendigvis inneholde følgende informasjon:

hvem denne søknaden er adressert til (posisjon, etternavn og initialer til adressaten) er angitt i øvre høyre hjørne av dokumentets notatnummer og registreringsdato;
tittelen på brevet som skrives;
den innledende delen gjenspeiler vanligvis klokkeslett, dato og klokkeslett for hendelsen;
hoveddelen beskriver den detaljerte essensen av hendelsen;
den siste delen inkluderer forslagene fra kompilatoren, som han ber sjefen for bedriften implementere;
Under teksten er datoen dokumentet ble skrevet, stillingen eller yrket til kompilatoren, og hans etternavn og initialer.

Når det gjelder eksterne brev, skal de ha tilsvarende innhold og være skrevet på institusjonens brevpapir, fortrinnsvis på trykk, ved hjelp av datateknologi.

Mange virksomheter har en ferdig memomal utviklet og godkjent av ledelsen. Takket være dette vil det være mye enklere og mer kompetent for arbeidere å utarbeide en slik dokumentarisk handling.

I interne og eksterne brev skal informasjon presenteres kort og tydelig, uten unødvendig fluff. Dette sparer tid for den som utarbeider dokumentet og den det er adressert til. Og også en tydelig presentasjon av forslag bidrar til raskest respons fra lederen.

Generering av produksjonsbrev elektronisk

Mange bedrifter tillater utarbeidelse av offisielle notater ved hjelp av en datamaskin, som lar deg lage en elektronisk form for dokumentet. Hver strukturell enhet velger denne registreringsmetoden uavhengig, og foreskriver den i visse dokumenter fastsatt ved lov. Dermed forenkler den elektroniske versjonen i stor grad utarbeidelsen av dokumentet og sendingen, noe som reduserer tiden for gjennomgang av notatet og iverksetting av responstiltak betydelig.

Den elektroniske metoden for å skrive et servicebrev er ikke veldig forskjellig fra den håndskrevne versjonen, men har fortsatt følgende forskjeller:

i det elektroniske dokumentet er det ikke nødvendig å angi hvem det sendes til, siden slik informasjon allerede er skrevet i adressefeltet;
opphavsmannens signatur i det elektroniske notatet plasseres automatisk (forhåndsforberedt skannet signatur);
Avsender får melding fra mottaker via e-post om at han har mottatt brevet og har lest det. Denne tjenesten er en bekreftelse på sending av notatet.

En av hovedfordelene med å lage et elektronisk notat er den allerede eksisterende malen. Som kan brukes i etterfølgende utarbeidelse av lignende dokumenter. Denne fordelen nytes av tjenestene til bedriften eller deres individuelle arbeidere, som på grunn av sin type aktivitet ofte må utarbeide notater.

Aspekter ved kompilering

Når du lager notater, er det nødvendig å ta hensyn til følgende nyanser, som gjelder avhengig av deres type og formål:

Overholdelse av de ovennevnte nyansene vil tillate selv en uerfaren ansatt å utarbeide et kompetent og forståelig notat for lederen.

Betydningen av dokumentet

Offisielle dokumenter bidrar til å unngå direkte konfliktsituasjoner mellom ansatte i en bestemt bedrift, noe som har en positiv effekt på arbeidet. De spiller også en viktig rolle i regnskap og skatterapportering, der økonomiske problemer krever viss oppmerksomhet og overholdelse av ulike nyanser.

Blant annet er offisielle brev effektive for å bekjempe lovbrytere i organisasjonen. I tillegg lar det å skrive klagedokumenter til arbeidsgiveren løse problemet uten tvister og overgrep. Siden offisielle klager kan skrives anonymt, eller ganske enkelt navnet på opphavsmannen, på hans forespørsel, vil ikke administratoren annonsere.

Derfor fungerer et slikt dokument som et multifunksjonelt verktøy, takket være hvilket de fleste organisatoriske problemer kan løses på ganske kort tid.

I kontakt med

En ganske stor andel av befolkningen er knyttet til arbeid i organisasjoner av ulike størrelser og typer aktiviteter. Mens de utfører sine oppgaver, ansatte regelmessig kommunikasjon med ledelsen er nødvendig for å løse visse problemer.

Siden alle kan møte denne typen forretningskorrespondanse, la oss se nærmere på hovedspørsmålene: når og hvordan blir et notat utarbeidet, hva er forskjellene i å utarbeide et offisielt papir for ledelsen?

Kjære lesere! Artiklene våre snakker om typiske måter å løse juridiske problemer på, men hver sak er unik.

Hvis du vil vite hvordan løser du akkurat ditt problem - kontakt nettkonsulenten til høyre eller ring gratis konsultasjon:

I hvilke tilfeller skrives et notat?

Et offisielt notat er et av elementene i intern dokumentflyt. Med dens hjelp kan selskapets ansatte løse produksjonsproblemer og situasjoner så raskt og effektivt som mulig.

Tjenestenotat designet for å løse forretningsproblemer og problemer knyttet til arbeidet til en bestemt ansatt eller en hel avdeling. I dette tilfellet kan løsningen på problemet avhenge både av en annen ansatt i selskapet, og av en helt annen strukturell enhet.

Hovedforskjellen fra en rapport er at den brukes i forretningskommunikasjon mellom ansatte eller strukturelle enheter som har lik status i organisasjonen. Med andre ord, ingen direkte underordning.

Å lage et notat har flere fordeler. Dette dokumentet beviser at den ansatte som kompilerte det, indikerte et problem i hans ansvarsområde.

Hvis en spesialist klarer ikke finne ut av det selv med et problem som har oppstått, kan han lage et notat og ta saken opp til vurdering hos andre spesialister. I dette tilfellet vil han kunne frita seg for ansvar for dårlig kvalitet eller utidig vurdering av oppgaven.

I noen tilfeller, på grunnlag av et notat, utarbeides en ordre om behovet for å utføre en bestemt handling.

Hva skal teksten i dokumentet inneholde?

Selv om den nøyaktige formen for å fylle ut det nevnte forretningsbrevet ikke er definert, kan flere grunnleggende punkter bestemmes, obligatorisk for betegnelse i dokumentet. Listen over detaljer inkluderer:

En overskrift der mottakerens detaljer er skrevet, for eksempel fullt navn og stilling.
Navn på det offisielle papiret.
Dato for skriving og nummer.
En tittel som emnet for korrespondansen umiddelbart er klart fra.
"Kroppen" av dokumentet, der den nåværende situasjonen først er beskrevet, hvoretter forfatteren angir sin forespørsel.
Stillingen til den ansatte som kompilerte den offisielle meldingen, hans signatur og forfatterens fulle navn.

Ofte begynner teksten i notatet med ordene "Jeg vil gjerne gjøre deg oppmerksom ...", hvoretter hovedinformasjonen kommer. Men dette er ikke en obligatorisk regel.

Hvordan komponere og skrive riktig?

Begynnelsen av dokumentet skal være detaljer om organisasjonen og opphavsmannen til det offisielle brevet. Tittelen på selve dokumentet er skrevet i midten. Hovedteksten skal begynne under og på den røde linjen. Som vi nevnte tidligere, formidles essensen av problemet i fri form. Dokumentet er utfylt innen datoen for utarbeidelse og underskrift.

Hvis hovedteksten i notatet skal være stor, er det må deles inn i flere avsnitt:

beskrivelse av hovedproblemet;
be om;
avdeling og navn på de ansatte som har skrevet notatet, dersom det foreligger en samleklage.

I sistnevnte tilfelle Nøkkelsignaturen på dokumentet gis av avdelingsleder, innlevering av et servicedokument. En søknad med signatur fra alle ansatte legges i tillegg til hoveddokumentet.

Notatet skal skrives på et A4-ark, akkurat som alle andre dokumenter. Også en "live" signatur er nødvendig håndlaget.

Notatet skrives sammen med serienummeret og skrivedatoen.

Om ønskelig kan dokumentet settes sammen i en editor på datamaskin og deretter skrives ut, men signaturen må også lages av kompilatoren selv.

Funksjoner av notatdesign (med prøver)

Avhengig av hva slags notat som er utarbeidet, endres nyansene ved dokumentutførelse og situasjonene når det skal utarbeides.

Til direktøren eller ledelsen i foretaket

Ulike notater er skrevet til denne lederen, så la oss snakke om hvordan de best kan formidles. Det anbefales å komponere dokumentet i to originalversjoner.

Etter reglene overføres dokumentet til sekretæren, som det ikke vil være feil å motta et merke ved aksept av dokumentet til behandling. Etter det, vent på beslutningen fra myndighetene.

For en forretningsreise: forlengelse og kansellering

Notatet fungerer som bekreftelse på at den utsendte medarbeideren er på plass, pluss registrerer datoene for ankomst og retur fra en forretningsreise. Dette dokumentet kan utstedes hvis:

den ansatte reiser på et leid, personlig eller offisielt kjøretøy;
Arbeidstakeren har ikke dokumenter som bekrefter reise og opphold.

Anmeldelse fra ferie

Det er ofte tilfeller når, av produksjonsmessige årsaker, ledere en av de ansatte må tilbakekalles.

I denne situasjonen blir notatets direktør leder for avdelingen der den ansatte som har årlig betalt permisjon er registrert.

Organisasjonssjefen skal sette seg inn i innsendt dokument og angi ditt samtykke eller avslag på forespørselen registrert i dokumentet.

I henhold til artikkel 99 i den russiske føderasjonens arbeidskode er tilbakekalling av en ansatt fra ferie kun mulig med hans personlige samtykke.

I henhold til artikkel 125 i den russiske føderasjonens arbeidskode er det også forbudt å tilbakekalle fra ferie:

gravide kvinner;
mindreårige ansatte;
arbeidere knyttet til farlige eller skadelige arbeidsforhold.

På ferie

I tillegg til ferie kan ansatte i organisasjoner under visse betingelser få såkalt «fri», d.v.s. ta fri fra jobben. Fordi det i arbeidsloven er dette konseptet fjernet, brukes definisjonene «ekstra hviletid» eller «annen hviletid».

Dokumentet som en ansatt uttrykker sine ønsker til sine overordnede med, kan enten være en erklæring eller et notat.

Arbeidstaker har rett til fri når:

jobbet overtid;
jobbet i helger eller ferier;
hadde totalt overtid under skiftarbeid;
deltok aktivt i donorbevegelsen og blodgivningen;
ansatt;
mot ferien.

Om å endre arbeidsplanen eller utsette arbeidstiden

Hver ansatt kan ha gode grunner, ifølge hvilken han kan kontakte ledelsen med en forespørsel om å endre arbeidsplanen.

Hvis initiativet manifesteres nettopp fra den ansattes side, hvem kan dokumentere behov for justeringer, utarbeider han et notat adressert til lederen av foretaket.

I tilfeller der årsaken er virkelig gyldig, har ikke arbeidsgiveren rett til å nekte en ansatt i samsvar med artikkel 93 i den russiske føderasjonens arbeidskode.

Dokumentet skal angi gjeldende tidsplan og ønsket.

For kjøp av utstyr

Dette notatet er skrevet av avdelingen som skal kjøpe nytt eller erstatte gammelt utstyr.

Et eksempel kan være en appell fra økonomi- eller personalavdelingen til lederen for informasjonsteknologiavdelingen med en forespørsel om å raskt bytte ut en defekt datamaskin.

Form for notat for kjøp av datamaskin: .

Om å holde arrangementer

Interne notater om løsning av organisasjonsspørsmål for å holde arrangementer, har sine egne detaljer. De har også funnet hyppig bruk i utdanningsinstitusjoner.

Notatet må angi grunnleggende informasjon om det kommende arrangementet, og om nødvendig kontaktinformasjon til personene som er ansvarlige for gjennomføringen.

Om å gi informasjon

En av de mest brukte typene notater. Den brukes til å gjøre en forespørsel om å få viss informasjon og er basert på følgende prinsipp:

nøkkelideen bør identifiseres og en spørring bør dannes;
gi opplysninger som mottakeren kan kreve;
huske hovedideen til forespørselen og gi tilleggsinformasjon.

Om straff av en ansatt

Denne typen dokument brukes i tilfeller der en ansatts oppførsel på arbeidsplassen eller hans upassende holdning til arbeidsoppgaver krever passende straffer.

Forfatteren av notatet må presentere fakta best mulig. objektivt og uemosjonelt, gi ledelsen mulighet til å håndtere hendelsen.

Om behovet for en ny medarbeider

Dokumentet utarbeides ved behov for en ny medarbeider i en av bedriftens strukturavdelinger. Da har avdelingslederen rett til å oversende dette elementet av intern forretningskorrespondanse til ledelsen.

I den må han indikere objektive grunner, ifølge hvilken denne beslutningen vil være objektiv og akseptabel.

Notat om ansettelse av ny medarbeider: .

For overtidsarbeid

En vanlig årsak til å utarbeide slike dokumenter er tilstedeværelse av nødsituasjoner, under forhold der det vil være nødvendig å involvere ansatte i å løse problemet etter endt arbeidstid.

Notatet utarbeides av skift- eller avdelingsleder adressert til direkte leder. I teksten til dokumentet grunner for forespørselen er angitt og en liste over de som planlegges involvert i overtidsarbeid.

Engasjere en ansatt til å jobbe overtid: .

Om opprettelsen av en ny strukturell enhet

Spørsmålet om å opprette nye strukturelle enheter kan også løses ved hjelp av en forespørsel uttrykt ved hjelp av et notat. Målene for denne handlingen er uthevet i hoveddelen av dokumentet. Blant dem:

øke nivået av arbeidsstandardisering;
mer effektiv løsning av visse problemer;
forbedring med ansatte og andre grunner.

I noen situasjoner kan notater erstatte utsagn, og handle mer "mykt". Oftest brukes de til interne prosesser knyttet til organisering av produksjonen.

Hvis selskapet støtter et elektronisk dokumenthåndteringssystem, er utformingen av interne notater praktisk talt ikke forskjellig fra papirversjonen. Hovedforskjellen er lagringsmediet overføres mellom selskapets strukturelle divisjoner.

Videoen nedenfor avslører noen aspekter ved arbeid med interne notater i elektronisk form: