I sin kjerne memo‒ et verktøy for forretningskorrespondanse i en organisasjon, mellom ansatte som ikke er underordnet hverandre. I tilfelle at en ansatt skriver et notat til en overordnet person, kalles det ikke et offisielt notat, men en rapport.
Hensikten med notatet er forklare og bli enige om aspekter ved forretningsspørsmål vedrørende arbeidet til en ansatt eller avdeling, og knyttet til arbeidet til en annen ansatt eller avdeling. Det skrives notat i tilfeller hvor muntlig kommunikasjon ikke er nok og en forespørsel er nødvendig dokument.
Det skal bemerkes at notatet kun er et hjelpedokument som ikke er regulert av OKUD. Derfor inneholder ikke all informasjon i notatene bestillinger og instruksjoner.
Skriveskjemaet er gratis. Men som med ethvert dokument, er det nødvendig å følge de generelle reglene for å utarbeide dokumenter, nemlig angi:
- til hvem det er ment (fullt navn i dativtilfelle og stilling);
- navn på dokumentet, dato, notatnummer;
- et kort notat emne eller tittel;
- "kroppen" av notatet beskriver den nåværende situasjonen og spesifiserer forespørselen, eller skisserer handlingene til opphavsmannen i forbindelse med situasjonen;
- kompilatorens stilling, hans signatur og fullt navn, noen ganger kreves det også underskrifter fra interesserte parter.
Det anbefales å unngå unødvendige ord og komplekse talemønstre i notatet. Det er nødvendig å i hovedsak angi essensen av problemet eller situasjonen, og om mulig gjøre det kort. Siden lappen angir serienummeret, er det logisk at slike notater registreres i en spesiell journal. Topptekstdesignet kan være sentralt eller hjørne (festet til kanten av dokumentet).
For å unngå ulike alternativer utvikler hver bedrift sitt eget notatskjema. I dette tilfellet kan du bli veiledet av reglene til den russiske føderasjonen GOST R 6.30-2003 "Unified documentation systems".
Det vil være lettere for ansatte å utarbeide dokumenter dersom de har et dokument godkjent etter ordre fra leder. designinstruksjoner og med generelle instruksjoner for å skrive ulike typer notater (rapport, offisiell, forklarende).
Det ideelle alternativet er å plassere skriveprøver ved siden av slike instruksjoner og/eller gi ansatte ferdige skjemaer.
For virksomheter hvis dokumentflyt i stor grad er datastyrt, kan registreringsloggen, notatskjemaer og ferdige dokumenter lagres i en egen mappe, tilgjengelig via det lokale nettverket for alle interesserte brukere.
Eksempel på å skrive et notat
Automatiseringsavdelingen
Leder for salgsavdelingen
LLC "ADA" til I. N. Slavyansky
SERVICE MERKNAD
04.04.15 № 3-4/8
Om å informere PC-brukere
Ny programvare vil bli installert tirsdag 7. april 2017. Vi ber deg om å varsle ledere om behovet for å overføre all arbeidsinformasjon til flyttbare medier for å unngå tap under reinstalleringsprosessen.
Leder for automatiseringsavdelingen (signatur)
A. P. Veniaminov
Er et notat en tom formalitet?
Selvfølgelig, for en liten bedrift, kan et notat være en unødvendig formalitet som tar tid og krefter. Men i en stor organisasjon med mange ansatte og avdelinger kan et notat komme godt med. I dette tilfellet vil notatet spille rollen skriftlig påminnelse om nødvendig samhandling mellom avdelinger.
I store strukturer kan uaktsomhet ved å utarbeide et notat eller unnlatelse av å utarbeide det resultere i bortkastet tid på å avklare eventuelle omstendigheter, lete etter de som er ansvarlige for problemer, og inkonsekvens i avdelingenes arbeid.
For å visualisere behovet for en korrekt holdning til offisiell dokumentasjon, la oss forestille oss følgende situasjon. I forbindelse med enhver ferie tildeler husholdningsavdelingen en ekstra arbeidsdag til sine ansatte for å rengjøre området i tide.
Dersom du ikke varsler sikkerhetsavdelingen om dette, kan det oppstå en misforståelse. Arbeidere får rett og slett ikke komme inn i sjekkpunktet, siden sikkerhetsavdelingen ikke vet noe om hendelsene i forbindelse med ferien.
Spørsmål om notater
- Hvordan skrive et notat for å overbevise direktøren om å finansiere kjøpet av en datamaskin (abonnement på en regnskapsjournal) osv.?
Å kontakte direktøren er ikke horisontal kommunikasjon, og derfor vil et slikt notat ikke anses som offisielt. Appell til sjefen - notat.
- Hvilket arkformat brukes til notater?
I følge GOST R 6.30-2003 er dokumenter utarbeidet på A4-ark.
- Er det riktig å sette stempelet "Jeg godkjenner" på et notat?
Nei. Et notat er en metode for kommunikasjon mellom avdelinger. Svaret på et spørsmål eller forslag til et notat er utarbeidet som et svarnotat. I dette tilfellet indikerer svaroverskriften nummeret på notatet som svaret ble gjort på.
Folk gjør nesten alle viktige ting ved korrespondanse;
derfor er ikke evnen til å snakke nok.
Luc de Vauvenargues
La oss snakke om et notat som det viktigste middelet for intern kommunikasjon, et dokument som kan strømlinjeforme interne relasjoner, sikre rask utveksling av informasjon og løse en kontroversiell situasjon.
HVORFOR IGNORERER ORGANISASJONER OFFISIELLE REGISTRERINGER?
Notatet forblir en outsider i forretningskorrespondansen til private organisasjoner. I statlige organisasjoner, tvert imot, er de fleste interne dokumenter interne notater.
Ofte i kommersielle organisasjoner blir et notat behandlet som en meningsløs formalitet, men dette elementet i intern dokumentflyt, som en integrert del av bedriftskulturen, har et uvurderlig potensial for forretningsutvikling.
Hva er grunnlaget for den sterkt negative holdningen til en rekke linjeledere i kommersielle organisasjoner til et av de viktigste interne dokumentene som fungerer som grunnlag for å ta ledelsesbeslutninger? Mulige årsaker:
Lavt nivå av forretningskommunikasjonskultur, mangel på bedriftsstandarder, viljesterke ledelsesbeslutninger innen intern dokumentflyt;
Mangel på offisiell status, siden notatet ikke er inkludert i klassifiseringen av styringsdokumentasjon;
Tilgjengelighet av elektroniske kommunikasjonsmidler. Ledere ønsker ikke å kaste bort tid på å formalisere ledelsesprosesser, foretrekker å utveksle noen få ord i et personlig møte, ringe på mobiltelefon, skrive på e-post eller Skype, etc.
Men det er en annen grunn: noen ganger saboterer ledere formaliseringen av det interne dokumentsystemet. Det er vanskelig å tilbakevise dokumentert informasjon om tilstanden i organisasjonen, instruksjoner til en tjenestemann eller for eksempel ordre om prosedyre for handling i spesifikke situasjoner. Å jobbe i kaos har visse fordeler: det er ikke noe lettere enn å gi opp det faktum å overføre verbal informasjon, samt instruksjoner gitt en-til-en. Alle er kjent med situasjonen når en ansatt regelmessig mottar verbalt gjensidig utelukkende instrukser, og manglende overholdelse av noen av disse medfører administrative sanksjoner.
HVA ER FORDELENE MED OFFISIELLE NOTER?
Et internt notat er et internt forretningsbrev som kan brukes til å raskt og effektivt løse aktuelle produksjonsproblemer.
Hovedformålet med et notat er utveksling av offisiell informasjon mellom ansatte i samme organisasjon med lik status.
Hensiktene med å skrive notater kan være forskjellige:
Horisontal kommunikasjon av ledere for strukturelle avdelinger/tjenestemenn ved løsning av generelle produksjonsspørsmål og problemer;
Effektiv informasjonsinteraksjon:
Utveksling av operasjonell informasjon mellom strukturelle/uavhengige divisjoner og grener;
Forespørsel om bakgrunnsinformasjon;
Utføre instruksjoner;
Følger med en annen melding (dekkende notat);
Løse aktuelle problemer med administrativ, økonomisk, logistikk, informasjon og annen støtte;
Løsning av kontroversielle og konfliktsituasjoner.
Evnen til kompetent å utarbeide interne dokumenter, inkludert notater, hjelper i ekstremt vanskelige og forvirrende situasjoner.
Først og fremst er notatet hovedassistenten for ansatte i støttetjenesten for styringsdokumentasjon (heretter - DOU) i kontroversielle situasjoner.
Dessverre prøver ledere for strukturelle hovedenheter ofte å skylde på avdelingens mangler når de arbeider med dokumenter på ansatte i hjelpeenheter. For eksempel oppfylte ikke ledelsen i en strukturell enhet instruksjonene fra en overordnet leder i tide, men ansvaret for dette går over til barnehagetjenesten, som angivelig har forsinket utsendelsen av det utgående brevet.
Et notat vil bidra til å tilbakevise grunnløse anklager. Et notat som inneholder fakta, frist, fullt navn. ansatte i førskoleutdanningsinstitusjoner som fullførte arbeidet effektivt og til rett tid, med bekreftelsesvedlegg (kopier av registreringskort, utdrag fra registreringslogger, etc.), bidrar ofte til å opprettholde objektiviteten, anerkjenne kravet som ubegrunnet og gjenopprette forretningsomdømmet av en bestemt ansatt og barnehagetjenesten som helhet (eksempel 1).
Teksten til notatet skal tydelig angi formålet med meldingen i en tilgjengelig og kortfattet form. Ufullstendig eller overflødig informasjon gjør det vanskelig for adressaten å forstå essensen av problemet og kan føre til tvetydig tolkning og, som en konsekvens, fravær av ønsket resultat. Effektiviteten til et notat avhenger av hvor godt strukturen til dokumentet er strukturert og om argumentene som presenteres er logiske.
VI ER FERDIG MED EN SERVICENOTA
HVIS PÅ SKJEMAET, HVILKEN MÅTE?
Kontormemoer skrives vanligvis på et blankt ark med A4-papir. Imidlertid bruker kommersielle organisasjoner for dette formålet ofte en brevform, som i henhold til paragraf 4.7 i GOST R 6.30-2003 "Unified documentation systems. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til dokumentutarbeidelse" inneholder:
Organisasjonsemblem eller varemerke (tjenestemerke);
Navn på firma;
Organisasjonskode;
Hovedstatsregistreringsnummer (OGRN) til en juridisk enhet;
Skattebetalers identifikasjonsnummer/årsakskode for registrering (TIN/KPP);
Referanseinformasjon om organisasjonen;
Stedet hvor dokumentet ble kompilert eller publisert.
I tillegg gir noen eksperter på sidene til magasiner og på Internett eksempler på notater skrevet på brevpapir.
Det er utvilsomt lettere å utarbeide alle dokumenter vilkårlig på samme skjema. Det gir imidlertid ingen mening å skrive et notat til lederen for en naboavdeling på et brevpapir som inneholder referansedata, TIN, OGRN, etc. I tillegg tar organisasjonens brevskjema opp minst 20 prosent av det totale volumet på første side, og ofte får ikke nødvendig informasjon plass på ett ark. Det virker som en liten ting, men i en stor organisasjon fører slike små ting til uproduktive utgifter i stedet for å spare penger.
La oss finne ut på hvilket skjema du kan lage et notat (hvis ønskelig).
Typene dokumentskjemaer er fastsatt i paragraf 4.6 i GOST R 6.30-2003.
I mellomtiden, GOST R 7.0.97-2016 "System av standarder for informasjon, bibliotek og publisering. Organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til utarbeidelse av dokumenter», som trer i kraft 1. juli 2018, inneholder allerede presiseringer om utarbeidelse av organisasjonsskjema (pkt. 5.8 og 6.6).
Det følger av dette at standardene ikke anbefaler å lage et notat på brevpapir. Men hvis ønsket om å drive intern korrespondanse absolutt er stort, kan du utvikle og sikre i LNA et skjema for en bestemt type dokument - et offisielt notat.
SERVICE MERKNAD SKJEMA: DETALJER
I form av en bestemt type dokument (i vårt tilfelle, et offisielt notat) i samsvar med GOST R 6.30-2003, må følgende detaljer inkluderes (eksempel 2):
03 - "Organisasjonsemblem eller varemerke (tjenestemerke)";
08 - "Navn på organisasjon";
10 - "Navn på dokumenttype";
11 - "Dokumentdato";
12 - "Dokumentregistreringsnummer";
14 - "Sted for utarbeidelse eller publisering av dokumentet";
15 - "Adressat" (navnet på den strukturelle enheten og stillingen til den ansatte som notatet sendes til);
18 - "Tittel til teksten";
20 - "Dokumenttekst";
21 - "Merke på tilstedeværelsen av applikasjonen";
22 - "Signatur";
27 - "Notat om utøveren."
NYANSER AV REGISTRERINGSDETALJER
- "Mål". Hvis et notat sendes til flere strukturelle divisjoner, legges "Adressat"-detaljene inn i øvre høyre hjørne som følger:
Hvis det totale antallet mottakere er mer enn fire, må du opprette en e-postliste.
- "Dokumenttekst". Et notat, som et forretningsbrev, må være tydelig strukturert. Teksten til notatet er skrevet i første person entall ("vær så snill", "Jeg anser det som nødvendig", etc.).
Teksten, delt inn i logisk fullstendige avsnitt, gjør det lettere å lese og forstå, gir hver tanke logisk fullstendighet, og lar mottakeren bedre navigere i teksten i dokumentet.
Teksten i notatet består vanligvis av:
Fra ingressen (innledende del);
Hoveddel;
Den siste delen (konklusjoner, forslag, forespørsler osv.).
Ingressen avslører formålet med å skrive notatet og inneholder referanser til datoer, dokumenter og fakta som fungerte som begrunnelse for utarbeidelsen. Informasjonen i ingressen kan være kort eller detaljert. Innledningen fører jevnt til hoveddelen.
Størrelsen på brødteksten varierer avhengig av formålene som er angitt i notatet, og kan være flere linjer eller flere sider med maskinskrevet tekst.
Hovedmålet med hoveddelen er å forklare, overbevise, motivere til handling, det vil si å oppnå resultater. Det er denne delen av teksten som mest fullstendig avslører innholdet i notatet. Hoveddelen inkluderer den største mengden faktamateriale, som ikke bare skal informere, men også overbevise. Eventuelle søknader skal også nevnes der.
Den endelige, eller sammendraget, delen av notatet er et slags sammendrag som bekrefter ovenstående, inneholder konklusjoner, forespørsler og konkrete forslag for å løse problemet. Jo klarere og klarere ordlyden i sammendraget er, desto større er sannsynligheten for at beslutninger om saker blir fattet i tide.
REGISTRERING OG FLYTTINGSRUTER AV SEDDEL I ORGANISASJONEN
Spørsmål om registrering og påfølgende overføring av offisielle notater til adressaten forårsaker ofte kontrovers. Hvem skal registrere notater? DOW-tjeneste? Strukturelle enheter? Sekretærer? Og må de i prinsippet være registrert? Hvem og hvordan skal overføre interne notater slik at de når interesserte tjenestemenn i tide?
Utvilsomt er det å løse disse problemene privilegiet til organisasjonen selv, hvis kontorledelsesinstruksjoner bør inneholde en seksjon viet til arbeid med interne dokumenter. Reglene fastsatt i LNA og fremgangsmåten for deres handlinger vil bidra til å unngå uenigheter.
Hva skal jeg gjøre hvis det ikke finnes et slikt dokument? Opprett det selvfølgelig ved å formalisere prosedyren for å utarbeide, behandle og flytte interne offisielle dokumenter. Formalisering er med på å effektivisere mange forretningsprosesser, noe som har en svært positiv effekt på den samlede orden i organisasjonen.
Det er nødvendig å begynne arbeidet med å analysere strømmen av offisielle notater: bestemme volumene og rutene, ekskludere åpenbart unødvendige segmenter langs dokumentets vei. For å finne den mest effektive ruten for et dokument, ikke vær redd for å bryte gamle, upraktiske design, korrigere og rette feil i logistikk.
Det kan være flere alternativer for å dirigere offisielle notater - med deltakelse fra førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten (skjema 1) og uten (skjema 2). La oss finne ut hvilken av disse ordningene som er mest effektive.
INEFFEKTIVE REGISTRERINGS- OG NOTATRUTERINGSORDNINGER
- Registrering i førskoleopplæringstjenesten til en stor organisasjon. Overføring av offisielle notater til førskolfor registrering og påfølgende omdirigering til adressaten bremser prosessen med å kommunisere informasjon og ta beslutninger. Dette er spesielt merkbart i organisasjoner med et stort volum av ekstern og intern dokumentflyt. Med tanke på den totale arbeidsmengden, kan ikke alle førskoleutdanningsinstitusjoner tildele en egen ansatt til å registrere offisielle, notater og andre notater. På en eller annen måte vil hasteutgående brev, ordre, instrukser, innkommende korrespondanse fra høyere myndigheter alltid registreres først, og notater vil saktmodig vente i kulissene.
- Registrering som sekretær i en liten organisasjon. I organisasjoner med liten dokumentflyt registreres interne notater av leders sekretær. Et internt notat er et horisontalt internt dokument og kan ikke være ment for en høyere tjenestemann.
Rapporter, analytiske og forklarende notater brukes til å gi informasjon til ledelsen i forretningskorrespondanse. Følgelig er sekretæren i kjeden for mottak og overføring av offisielle notater mellom tjenestemenn med likestilling et ekstra ledd.
- Uten registrering, men med merke fra DOW-tjenesten om overføringen. Hvis det ikke er vanlig for en organisasjon å registrere offisielle notater, gir det ingen mening å overføre dem til adressaten gjennom DOU-tjenesten uten registrering. Å overlevere en lapp til DOW-tjenesten og motta et merke på overføringen, etterfulgt av overføring av dokumentet av DOW-tjenesten til mottakerenheten og sette et nytt merke på overføringen - alt dette kompliserer prosessen, tar tid, og øker fristen for å utføre ordre.
Hvis organisasjonen fortsatt har en prosedyre for å overføre offisielle notater med mottak av et akseptmerke, signerer mottakeren for mottak, indikerer sin stilling, dato og klokkeslett for mottak av dokumentet (om nødvendig). Et kvitteringsmerke registreres på en kopi av notatet, som returneres til mottakeravdelingen.
Kvitteringsmerket kan erstattes av "Mottatt"-stempelet, som inneholder felt for å angi mottaksdato, fullt navn. og embetsmannens signatur (fig.).
Ris. Kvitteringsmerket kan erstattes av stempelet "Mottatt".
EFFEKTIVE REGISTRERINGS- OG NOTATRUTEORDNINGER
- Registrering i strukturell enhet, overføring av sedler direkte mellom enheter. Registrering av offisielle notater i en strukturell enhet, samt deres overføring fra en strukturell enhet til en annen, omgå mellomledd (DOU-tjeneste eller sekretær), forkorter dokumentets vei til adressaten.
Dersom en strukturell enhet ikke har funksjonærstilling (sekretær ved avdeling/avdeling/avdeling), skal det oppnevnes en journalansvarlig tjenestemann til å registrere dokumenter, også interne. Den ansvarlige for kontorarbeid fastsettes av lederne for strukturelle avdelinger. Som regel tilsettes en arbeidstaker som ikke er tynget med arbeidsansvar. Tildeling av tilleggsfunksjoner godkjennes ved pålegg eller forskrift og føres i stillingsbeskrivelser.
- Registrering av utgående notater. Den ansvarlige for kontorarbeid i en strukturell enhet registrerer et utgående notat.
Utgående notater føres i avdelingens interne (utgående) korrespondansejournal (eksempel 3). Når du registrerer utgående servicemerknader, angi:
Dokumentregistreringsnummer;
Adressat (avdeling som notatet sendes til);
Antall sider;
Tilgjengelighet av applikasjoner;
Utførelsesdato;
FULLT NAVN. den ansatte som utarbeidet notatet.
Notatet kan skannes og sendes på e-post.
Hvis det er nødvendig å overføre originalen, kan tjenestemannen som er ansvarlig for kontorarbeid i en strukturell enhet utarbeide en tidsplan for overføring av offisielle notater til mottakere - en gang om dagen, 2 ganger om dagen, etc.
Hastenotater (med tydelig angitt frist) skal sendes umiddelbart. Du kan sende offisielle notater til mottakerenheten direkte eller gjennom spesialutstyrte celler i barnehagetjenesten med nummer og/eller navn på strukturelle enheter. I dette tilfellet deltar ikke barnehagetjenesten i prosessen med å overføre dokumenter.
Registrering av innkommende sedler. Når et notat mottas av mottakeravdelingen, registrerer den ansvarlige for kontorarbeid i mottakeravdelingen det som et internt innkommende dokument i den interne (innkommende) korrespondanseloggen til avdelingen (eksempel 4) med angivelse av følgende detaljer:
Innkommende registreringsnummer;
Dato for mottak (registrering);
Antall sider;
Applikasjoner;
Utførelsesdato;
Eksekutør (tjenestemann som notatet sendes til).
Ansvaret for overholdelse av fristene angitt i notatet påhviler tjenestemannen som det er stilt til. Initiativtaker til notatet og/eller en overordnet tjenestemann kan endre fristene for utførelse av et dokument.
- Registrering av alle ansatte. Hvis organisasjonen eller dens strukturelle avdelinger ikke har en ansatt som er ansvarlig for kontorarbeid, kan du finne andre mekanismer for å registrere offisielle notater. Plasser for eksempel en logg med tjenestenotater i Word- eller Excel-format på en server for offentlig bruk. I dette tilfellet vil registrering av et notat av en ansatt i en strukturell enhet ikke ta mer tid enn å personlig overføre dokumentet til sekretæren.
Imidlertid saboterer spesialister fra spesialiserte strukturelle enheter ofte slike forslag. Forsøk på å overlate selv mindre kontorarbeid til dem møter aktiv motstand. På noen måter har ekspertene rett. Husk at I.A. Krylova: "Problemet er at hvis en skomaker begynner å bake paier, og en kakemaker begynner å lage støvler, så går det ikke bra"?
Du kan unngå åpen konflikt med spesialister fra relevante avdelinger hvis du gir en passende ordre eller instruks signert av lederen av organisasjonen. Initiativtaker må i så fall være leder for førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten eller en annen ansvarlig for kontorarbeid. Det er i hans interesse å fjerne noen av de arkaiske funksjonene, effektivisere arbeidet med dokumentflyt, bygge effektive ruter for deres bevegelse og forhindre tap av interne dokumenter.
Så snart en slik ordning settes i kraft, avtar misnøyen hos ansatte, siden registreringstiden reduseres betydelig, og selve registreringen blir transparent.
OPPBEVARINGSVILKÅR FOR OFFISIELLE REGISTRERINGER
Oppbevaringsperiodene for notater er inneholdt i listen over standard arkivdokumenter generert i løpet av aktivitetene til statlige organer, lokale myndigheter og organisasjoner, som indikerer lagringsperiodene (godkjent etter ordre fra det russiske kulturdepartementet datert 08/25 /2010 nr. 558, som endret 16.02.2016, heretter - Liste 2010) (Tabell).
Enhver vellykket organisasjon er en levende organisme i kontinuerlig endring, og kontorarbeid er et speilbilde av styringssystemet til denne organismen. Vil du følge med i tiden og være i forkant? Prøv å starte med interne notater – dette vil være første skritt mot en velorganisert dokumentflyt, og verifisert logistikk av interne dokumentruter vil være første steg i kampen mot lederkaos. Eksempler på servicemerknader er gitt nedenfor (eksempel 5-10).
EKSEMPLER PÅ OFFISIELLE NOTER
En formalitet som tar tid og krefter – det er slik mange behandler rapporter, offisielle og forklarende notater og ser ofte ikke forskjell på dem. Det er allment akseptert at rapporter og forklarende notater er knyttet til anvendelse av disiplinære sanksjoner. Faktisk brukes de ikke bare til dette. Vi vil fortelle deg i hvilken situasjon det er hensiktsmessig å lage et bestemt notat og hvordan du gjør det riktig.
Hvorfor trengs notater?
For det første er alle notater informasjon og referansedokumenter for operativ ledelse. Med deres hjelp utveksles informasjon innad i selskapet (for eksempel mellom ulike avdelinger eller mellom filialer, representasjonskontorer og hovedkontoret). Informasjonen i notatene inneholder ikke pålegg, men kan bli grunnlaget for å ta en form for ledelsesbeslutning, eller kan bare tas i betraktning.
Men å skrive dem er slett ikke lett. Det er tross alt verken begrepsdefinisjoner eller regler for å utarbeide notater i reguleringsrettsakter. La oss prøve å formulere dem selv.
Hvordan skiller notater seg fra hverandre?
For klarhet viser vi hovedforskjellene i tabellen.
| Kjennetegn | Memorandum | Tjenestenotat | Forklarende brev |
| Essensen av notatet |
|
|
Forklarer årsakene til enhver hendelse, fakta, handling, hendelse, inkludert brudd på arbeidsdisiplin, manglende gjennomføring av instrukser, avvik fra etablerte arbeidsregler, forekomst av nødsituasjoner (ulykke, ulykke, tyveri, etc.). Om ønskelig kan skriftlige forklaringer som kreves utarbeidet for å ilegge en disiplinærsanksjon også gis som forklarende merknader og Kunst. 192, del 1 art. 193 Arbeidskodeks for den russiske føderasjonen; Brev av Rostrud datert 06.01.2011 nr. 1493-6-1 |
| Fokus | Adresse til ledelsen:
|
Korrespondanse mellom ledere eller ansatte ett ledelsesnivå, ikke underordnet hverandre etter posisjon, i spørsmål innenfor deres kompetanse | Forklaring (forklaring) av en lavere tjenestemann til en høyere |
| Typer notater etter formål |
|
|
|
| Struktur | Seksjon I- en erklæring om årsaker, fakta eller hendelser som fungerte som årsaken til skrivingen; Seksjon II- om nødvendig analyser den nåværende situasjonen og presentere mulige løsninger på problemet; Seksjon III- en beskrivelse av spesifikke funn, meninger, forespørsler eller forslag til spesifikke handlinger som etter opphavsmannens mening bør iverksettes |
Seksjon I- en erklæring om fakta som fungerte som grunn for skrivingen; Seksjon II- beskrivelse av årsakene til den nåværende situasjonen. Inneholder ikke konklusjoner og forslag |
|
| Typer notater etter grad av tilgjengelighet |
|
||
| Eksempler på notater | Forslag til bonus for en bestemt ansatt | Informasjon til sikkerhetstjenesten om behovet for å la ansatte som skal jobbe på en fridag komme inn i bygget | Forklaring til produksjons- og teknisk avdeling om årsaker til overforbruk av basismaterialer i forhold til produksjonsstandarder (vedlegg til skjema nr. M-29) godkjent Instruks fra USSRs sentrale statistiske kontor datert 24. november 1982 nr. 613 |
For skatteformål er alle slags notater viktige.
I noen tilfeller kan et notat, sammen med andre dokumenter, fungere som et primærdokument for å underbygge og dokumentere utgifter i skatteregnskapet. punkt 1 art. 252 Skattekode for den russiske føderasjonen, For eksempel:
- memo egen reklametjeneste, ifølge hvilken perioden med faktisk bruk av reklamevideoer ikke oversteg 12 måneder, hjalp selskapet med å bevise at videoer ikke er immaterielle eiendeler og avskrive utgifter som et engangsbeløp Resolusjon fra den føderale antimonopoltjenesten i Moskva-regionen datert 16. mars 2012 nr. A40-100845/10-4-498;
- for å bekrefte bilens kjørelengde ved hjelp av GPS-navigatoravlesninger (i stedet for kilometertelleren) og gjenkjenne drivstoffkostnader, trenger du memo til leder for transportavdelingen fra arbeidslederen at førturbefaringen viste feil på kilometertelleren og punkt 1 art. 252, sub. 5 s. 1 art. 254 Skattekode for den russiske føderasjonen. Basert på denne rapporten (eller annet dokument), vil det bli gitt en ordre om behovet for å betjene bilen med navigatoren slått på og registrere avlesningene i fraktbrevet Brev fra Federal Tax Service datert 16. juli 2010 nr. ШС-37-3/6848;
- forklarende brev Det kan være nyttig:
- <или>å få fradrag i personlig inntektsskatt for et barn underp. 4 ledd 1 art. 218 Skattekode for den russiske føderasjonen, hvis det ikke er noe 2-NDFL-sertifikat fra ditt forrige arbeidssted. Når en person ikke har jobbet på lenge og får jobb igjen, trenger han et forklarende brev om manglende inntekt, en arbeidsjournal og en skriftlig søknad om fradrag. Brev fra Federal Tax Service datert 30. juli 2009 nr. 3-5-04/1133@;
- <или>for å løse problemet med å betale reisekostnadene på ferie. Dersom en ansatt gjennomfører det flere steder eller passerer stoppesteder mens han passerer, er det nødvendig med et forklarende notat fra den ansatte og hans reisedokumenter. Brev fra Helse- og sosialdepartementet datert 20. februar 2009 nr. 194-13.
Det er klart at dersom notatet er et primærdokument, så må det inneholde alle detaljene i et slikt dokument. punkt 2 art. 9 i lov av 21. november 1996 nr. 129-FZ.
Hvordan skrive notater riktig
Mange ansatte synes det er vanskelig å skrive notater, fordi dette er en uvanlig jobb for dem. For å gjøre oppgaven enklere, gi regler for utforming, samt notatskjemaer i en lokal forskriftslov, for eksempel i en kontorledelseshåndbok, og gjøre ansatte kjent med den. Et fragment av en instruksjon kan for eksempel se slik ut.
Godkjent etter ordre for Alpha LLC
datert 27. desember 2011 nr. 123
Instruksjoner for kontorledelse av Alpha LLC
4.10. Notater (rapporter, offisielle, forklarende)
4.10.4. Hvert notat er utarbeidet og angir følgende detaljer:
- navnet på den strukturelle enheten - forfatteren av notatet;
- navn på type dokument - rapport, offisiell eller forklarende notat;
- dato for dokumentet - dato for signering (i arabiske tall i sekvensen: dag, måned, år);
- adressat - f. Og. O. og posisjonen til personen som notatet er adressert til (i dativtilfellet);
- tittel til teksten, som skal begynne med preposisjonen "O" eller "Om";
- en merknad om tilstedeværelsen av applikasjonen (hvis det er en), for eksempel: "Vedlegg: 1 kopi. for 3 l.";
- kompilatorens signatur (kompilatorens stilling; personlig signatur og dens transkripsjon (fullt navn)).
4.10.5. Teksten er skrevet i første person entall.
Teksten i notatet skal ikke inneholde hilsener eller endelige ønsker.
4.10.6. Skjemaer for rapporter, offisielle og forklarende merknader er gitt i vedlegg nr. 15, 16, 17 til instruksen.
Når en ansatt trenger å skrive et notat, gi ham et ferdig skjema, eller enda bedre, en prøve. La oss gi eksempler på utformingen av forskjellige notater.
Selskap med begrenset ansvar "Alfa"
Regnskap
til administrerende direktør
Alpha LLC
I.I. Stasov
Leder for HR-avdelingen
S.V. Klimova
Årsakene spesifisert i den forklarende merknaden,
anses som respektløs.
Iverksette disiplinærtiltak
i form av en kommentar til T.I. Bogdanova
Regnskapssjef
HELVETE. Zharova
Ta tiltak for å restaurere gassturbinmotoren
30.08.2012
FORKLARENDE BREV
datert 30.08.2012 nr. 12
Om årsakene til tapet av den originale tolldeklarasjonen for gass
Tapet den 29.08.2012 av den originale tolldeklarasjonen for levering under kontrakt med Bonduelle, Frankrike, datert 20.04.2012 nr. 0007/5 av et parti grønne erter (tollvesenet post Gatchinsky) skjedde ved fotokopiering av dette dokumentet .
En kontorkopimaskin er ikke laget for automatisk kopiering av dokumenter med lett papirtetthet. Den originale GTDen, med en sporingspapirtetthet, ble automatisk kopiert sammen med andre dokumenter med høyere papirtetthet. Som et resultat oppsto det en blokkering og den originale gassturbinmotoren ble satt fast mellom kopirullene. Når du forsøkte å trekke det ut, ble dokumentet revet i små, uerstattelige og uleselige deler.
Følgende er blitt kjent med dokumentet:
30.08.2012
| Regnskapssjef |
Mange behandler notater som en formalitet som tar tid og nerver. Men det er situasjoner når denne formaliteten kan beskytte den ansatte mot urettferdige krav fra ledelsen. Dokumenterte forespørsler vil beskytte deg mot problemer når som helst, noe som ikke kan sies om forespørsler som er gjort muntlig, som ikke alltid tillegges betydning. Disse dokumentene bekrefter således forholdet og er registrert som utgående dokumentasjon.
Skrive et notat
Hva er et notat?
Et notat er et viktig internt kommunikasjonsdokument., ikke en eneste innflytelsesrik institusjon kan klare seg uten den. For at organisasjonen skal fungere normalt, bør et prøvememorandum være tilgjengelig for nesten alle ansatte. Forskjellen fra et notat er at det har en hierarkisk orientering, det vil si at det alltid kommer fra en underordnet til høyere ledelse. Notatet er et informasjonsdokument som er skrevet for å raskt informere myndighetene i en høyere myndighet eller en annen strukturavdeling om hendelser som påvirker stabiliteten til styringssystemet i virksomheten.
Rapporten har rettskraft, fordi dens formål ikke bare er å informere ledelsen i organisasjonen, men også å oppmuntre dem til å ta en bestemt beslutning om den varslede situasjonen. Dokumentet er utarbeidet på eget initiativ fra den ansatte eller på forespørsel fra lederen. Notatkoden i henhold til klassifisereren for ledelsesdokumentasjonen er 0286041 i henhold til OKUD. Dokumentet skal tydelig beskrive problemet som har oppstått, og siden det har rettskraft, skal det være fritt for stave- og rettsfeil.
Definisjon av et notat
Dokumentet beskriver ikke bare hendelsen i detalj, men skriver også en konklusjon som skisserer alternativer for å løse situasjonen. Etter dette er lederen forpliktet til å studere dokumentet og pålegge sin resolusjon. Deretter tjener denne resolusjonen som grunnlag for godkjenning og implementering av ulike tiltak (ileggelse av straffer, utstedelse av insentiver, etc.). Dermed er et notat et element av tilbakemelding mellom en leder og en underordnet.
Formål med notater
Hovedmålene forfulgt av utformingen av dette dokumentet:
- Øk effektiviteten av personlig ytelse. Når noe plager en ansatt, og han foreslår måter å løse dette problemet på.
- Rett opp situasjonen. Når en ansatt kjenner til visse fakta som ikke angår ham personlig, men, etter hans mening, forstyrrer stabilt og effektivt arbeid. Det skrives en rapport til ledelsen slik at situasjonen løses så raskt som mulig.
- Avlast ansvaret. Dersom en ansatt har formidlet noe informasjon til overordnede og ønsker å frata seg ansvaret for å rette opp hendelsen. Etter dette skal det ikke være noen klager mot kompilatoren.
- Beskytt deg selv når rettigheter krenkes. Her er notatet et forsøk på å løse hendelsen fredelig.
Et av målene med notatet er å frita seg selv fra ansvar
Typer notater
De kommer i to typer:
- Innvendig- skrevet på forespørsel fra den ansatte eller hans sjef for å øke effektiviteten i selskapet. Forfatteren skriver under her. Siden dokumentet anses som internt, utføres registreringen på A4-papir.
- Utvendig- sendt til høyere myndigheter. Denne typen er kun signert av selskapets leder, og den er trykt på selskapets brevpapir.
I begge tilfeller er datoen satt til skrive- og signeringsdagen.
- Informasjon - Som regel samles de regelmessig de gir detaljert informasjon om metodene og funksjonene i arbeidet. De kan også brukes til å formidle ideer for å forbedre arbeidsprosessen til ledelsen.
- Rapportering- rapportere resultatene av den utførte ordren i en bestemt periode. De er vanligvis sammensatt av ansatte på laveste nivå.
- Initiativ - de der arbeidstaker foreslår ledelsen å ta en bestemt beslutning i forbindelse med konkrete hendelser - brudd, nedetid mv.
Internt notat
Ofte, blant rapportene, må du skrive "undertrykkende" notater til dine overordnede, og kalle ut ansatte som tullinger og late mennesker. De bør tegnes spesielt nøye, fordi selv den minste feil kan føre til problemer i fremtiden. Brudd på disiplin er grunnlag for økonomiske straffer kun for dette formålet, overbevisende argumenter må gis i dokumentet. Et feil formulert dokument kan innleveres til retten, og klager over at ledelsen ondsinnet krenker rettighetene til en spesialist. Derfor er det viktig å vite hvordan du skriver et notat riktig.
Dokumentstruktur
Memorandumet inkluderer to eller tre semantiske seksjoner:
- Faktiske den delen hvor årsakene til hendelsen som førte til at den ble dannet er oppgitt, med en detaljert redegjørelse for de medfølgende omstendighetene.
- Analytisk - presenterer en analyse av situasjonen med potensielle konsekvenser av hendelsen og ulike alternativer for å eliminere problemet.
- Oppsummering delen der foredragsholderen beskriver sin mening, gir overbevisende argumenter og anbefaler å ta noen spesifikke handlinger for å løse hendelsen. Og så bestemmer lederen selv hvilke sanksjoner som skal iverksettes. Siden myndighetene ikke har tid til undersøkelser, er de oftest enige i forfatterens forslag uten å fordype seg i detaljene.
Eksternt notat
Du kan lage et notat i både tekst- og tabellformat. Den analytiske delen i dokumentet kan mangle avhengig av type problem. I dette tilfellet har dokumentet kun den faktiske delen og konklusjonen med løsninger på problemet. Ved å bruke den kan du ikke bare komme med forslag for å forbedre noen produksjonsprosesser, men også uttrykke misnøye med tiltakene som er tatt. Før du begynner å skrive en rapport, må du tydelig formulere problemet eller synspunktet ditt og først da begynne å presentere det på papir.
Dette er nødvendig for at den faktiske mengden av lagervarer tilsvarer regnskapsdataene. regnskap. Årsakene kan være forskjellige - utløp, havari, skade på eiendom, etc.
Inventar og materialer avskrives i henhold til instruksjonene utviklet av bedriften. Alle økonomisk ansvarlige personer som arbeider med inventarmateriell må bekrefte skriftlig at de er kjent med det.
Vanligvis utføres utfylling av primærdokumentasjonen for avskrivninger av ansatte som er ansvarlige for å kontrollere informasjonen i rapportene. For eksempel regnskapsansatte.
Hvis den økonomisk ansvarlige oppdager skadet eiendom, er det nødvendig å gjennomføre en inventar. Du kan starte det ved å sende inn en skriftlig forespørsel til lederen. Til dette formålet utarbeides notat for avskrivning av varelager.
Eksempelskjema:
Hvordan tegne en SZ riktig?
Et offisielt notat som en uavhengig type dokument er ikke inkludert i All-Russian Classifier of Management Documents (OKUD). Men det brukes ofte i forretningspraksis. Det anbefales å utarbeide det i samsvar med kravene i GOST R 6.30-2003 "Enhetlige dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til dokumentutarbeidelse."
Dokumentet vi snakker om i denne artikkelen er utarbeidet av den ansatte som er ansvarlig for varelageret adressert til avdelingslederen.
Den skal inneholde krav om avskrivning. Grunnlaget for dette skal også angis og en fullstendig liste over vesentlige eiendeler skal vedlegges. SZ består av følgende kolonner:
- navn på varer og materialer,
- mengde,
- bokført verdi,
- inventarnummer.
Når det er fullført, sendes dokumentet til lederen for underskrift. Etter behandlingen, hvis det tas en beslutning om behovet for en inspeksjon, utsteder og signerer direktøren en ordre om å gjennomføre en inventar i INV-22-skjemaet. Den godkjenner kommisjonens sammensetning, tidspunktet for inventaret og angir eiendommen som bør kontrolleres. Basert på bestillingen starter inventarprosedyren. Etter at den er fullført, utarbeides en handling, på grunnlag av hvilken den skadede eiendommen avskrives.
Eksempel på notater
La oss se på flere eksempler på utformingen av SZ. Takket være prøvene kan du selvstendig utarbeide dokumentet du trenger.
1. Bransjeorganisasjoner må ofte kvitte seg med skadede varer. Butikkansatte lager i dette tilfellet et notat for å avskrive varene, som sendes til butikkdirektøren for underskrift.
2. I produksjonen kan det være behov for å avskrive materialer som er uegnet for fremstilling av produkter. Hvis materialet av en eller annen grunn ikke kan brukes, utarbeides et notat for avskrivning av materialet, eksempel:
3. Hver arbeidsgiver plikter å gi sine ansatte spesialbekledning i henhold til utarbeidet regelverk. Ved utslitt avskrives arbeidstøy og den ansatte får nytt i bytte. For dette formålet fylles det ut et notat for avskrivning av arbeidstøy:
4. Ved utførelse av arbeid bruker ansatte bedriftens anleggsmidler, som også kan bli utdaterte og må skiftes ut. Som et resultat bør slike eiendommer avskrives og arbeiderne skal utstyres med moderne utstyr. Nedenfor kan du se hvordan et notat for avskrivning av anleggsmidler ser ut, et eksempel.