Hvordan bli mer produktiv og eliminere bortkastet tid ved å bruke Eisenhower-torget.

Eisenhower Matrix er en av de mest populære og ettertraktede teknikkene for å prioritere oppgaver.
Dens forfatterskap tilhører den 34. presidenten i USA, Dwight Eisenhower. Han gjennomførte mange eksperimenter med å organisere tiden sin og kom som et resultat til den konklusjonen at at ting som haster sjelden er viktige, og viktige ting sjelden haster.

Eisenhower kom opp med et verktøy der dette prinsippet kunne brukes til å prioritere oppgaver og skille viktige oppgaver fra presserende, men uviktige. Verktøyet ble kalt " Eisenhower Matrix».

I følge Eisenhower-matrisen kan enhver oppgave deles inn i 4 kategorier:

• A – haster og viktig
• B – viktig, men ikke presserende
• C - haster, men ikke viktig
• D – ikke haster og ikke viktig

La oss beskrive hver av kategoriene i detalj.

A – haster og viktig

For organiserte mennesker som vet hvordan de skal administrere tiden sin godt, er denne kategorien med oppgaver nesten alltid tom. Og bare noen ganger kan force majeure, plutselig oppståtte saker som krever akutt oppmerksomhet, inkluderes der.

Denne kategorien, i henhold til Eisenhowers klassifisering, inkluderer oppgaver der tidsfrister er i ferd med å løpe ut og manglende fullføring kan føre til katastrofale konsekvenser i fremtiden. Det vil si tidsfrister, nødsituasjoner, liv og dødssituasjoner.

Eksempler på presserende og viktige saker:

1) Du har tannpine - du kan ikke tenke på noe annet enn tannpine

2) En kran har sprukket og drukner leiligheten - du må snarest ringe en rørlegger

3) Levering av prosjektet på jobb - tidsfrister går ut, men prosjektet er ennå ikke avsluttet.

Som jeg allerede skrev ovenfor, jo mer organisert en person er, jo færre presserende og viktige ting oppstår i livet hans. Det er derfor utfordringen du møter som mennesker som ønsker å lære å administrere tiden sin bedre, er å lære å løse problemer på forhånd slik at de ikke faller inn i denne kategorien.

B – viktig, men ikke presserende

Denne kategorien inkluderer ting som er viktige for fremtiden vår, men som ikke er på kortene. La oss si at vi ønsker å lære et nytt språk og dette vil hjelpe oss å få en bedre posisjon. Eller vi vil løpe om morgenen for å være friske.

Å fullføre viktige og ikke-hastende oppgaver vil hjelpe oss å oppnå mer suksess i livet. Men som praksis viser, har folk av en eller annen grunn ikke hastverk med å sette seg ned for dem. Og det hender ofte at denne kategorien saker blir viktig og haster. Og da er stress garantert for deg.

Eksempler på viktige, men ikke presserende saker:

1) Fysisk helse

2) Opplæring og kurs

3) Løse viktige arbeidsproblemer

Lærer du å finne tid til å løse viktige, men ikke presserende oppgaver, vil du snart se hvordan livet ditt blir enklere og lettere.

S – ikke viktig, men haster

For å forstå om denne oppgaven virkelig er viktig, forestill deg hvilket resultat du vil få etter å ha fullført den. Hvis resultatene er minimale, klassifiser dette tilfellet som kategori C.

Eksempler på uviktige, men presserende oppgaver:

1) Å hjelpe andre - en venn ba om å ta hunden sin på tur (for sjette gang på en måned), det er upraktisk å nekte.

2) Dollarkursen vil stige med en halv prosent i morgen, du må raskt endre 100 dollar

3) Ringt og bedt om å raskt fullføre en undersøkelse (selv om å fullføre undersøkelsen kan vente)

D – ikke viktig og ikke haster

Vi kaller disse tingene som kaster tid. Vi bruker mye tid på dem, men resultatet av handlingene våre er praktisk talt null.

Lest: 5.335

Hvorfor faller planene fra hverandre? Fordi i strømmen av hverdagssaker streber vi etter å fullføre presserende oppgaver, og glemmer viktige og obligatoriske. Hva er forskjellen? Gjør dine prioriteringer riktig! Viktige ting haster ikke alltid, og det som haster er viktig. Hvordan det? Veldig enkelt. Og "Covey-kvadrantene" vil hjelpe deg med å finne ut av dette. Deres andre navn er Eisenhowers prioritetsmatrise.

Viktig og presserende: vilkår og avklaringer

Viktighet og haster.

Hastesaker krever umiddelbar, umiddelbar deltakelse eller beslutning. De må gjøres umiddelbart, ellers vil det oppstå brann, force majeure eller katastrofe. Hastesaker krever en reaktiv respons, som tvinger til kansellering av alle planer og viktige aktiviteter.

Ting å gjøre mener . De trengs for å nå fastsatte globale mål, foreløpige løsninger på viktige oppgaver og realisering av muligheter. Ved å gjøre viktige ting oppnår en person høye resultater og suksess. Livet flyter klart, målt og målrettet.

Dessverre er viktige ting i livene våre ofte fratatt prioritet. Hvorfor? Fordi all hverdag er rettet mot å løse akutte problemer.

Hvordan fikse det?

Bruk Eisenhower Matrix som et prioriteringsverktøy. Noen ganger anbefales Covey time squares for samme formål.

Hva er forskjellen mellom Stephen Coveys Quadrant Matrix og Eisenhowers Case Matrix?

Faktisk ingenting.

Begge metodene innebærer identiske planleggingstilnærminger. Og de fikk forskjellige navn på grunn av kjente systemutviklere. Det skjedde bare slik at Dwight Eisenhower brukte den samme teknikken i sitt daglige arbeid som Stephen Covey beskrev i sin bok.

To flotte menn. To navn. En metode.

Covey Quadrants: Case Structure Matrix

Prioritering i henhold til Eisenhower-matrisen innebærer å gradere alle saker og oppgaver i 4 blokker i henhold til deres viktighet og det haster med å fullføre:

• viktig/haster;
• viktig/ikke-haster;
• uviktig/haster;
• uviktig/haster ikke.

Hvis du gjør det på forhånd - skriv ned alle de umiddelbare og fjerne tingene i én liste, så kan du enkelt fylle ut en hvilken som helst Stephen Covey-rute. Det er nok å vurdere betydningen og det haster med alle eksisterende oppgaver.

Hvordan dele opp oppgaver ved hjelp av Eisenhower-matrisen?

Svært effektiv tidsstyring ved hjelp av Eisenhower-matrisen

Hvis du ser på strukturen til hver blokk med et åpent sinn, vil du se funksjonene til hver rute:

• Square A – konstant tidspress, "ild", nerver og en reaktiv livsrytme.
• Square B – løse strategiske problemer, proaktivitet, jobbe for resultater og suksess.
• Square C – kronofager i sine forskjellige varianter.
• Kvadrat D – utsettelse.

Det vil si at når du bestemmer prioriteringer ved å bruke Eisenhower-matrisen, er det bare sakene til den andre blokken som fortjener oppmerksomhet. Men faktisk har vi å gjøre med oppgavene til "haster" firkanter, sløse bort nervene våre og bli distrahert av unødvendige faktorer.

Hva skal man gjøre med denne kunnskapen?

Alt er veldig enkelt. Planlegging av tid i henhold til Eisenhower Matrix krever en proaktiv tilnærming og bruk av de beste tidsstyringsverktøyene.

Du kan bruke:

• C – distraksjoner av alle slag som må kontrolleres og holdes i sjakk.
• D – meningsløst tidsfordriv, som lett kan erstattes med en velfortjent planlagt hvile etter fullført oppgaver.

Noen tror at husmødre ikke trenger planlegging og en klar tidsplan. Det er omvendt.

Kvinner, som er uendelige opptatt med seg selv og barna sine, trenger den riktige strukturen på dagen mer enn noen andre.

Eisenhower Matrix of Urgency and Importance er en praktisk øvelse, assistent og rådgiver for hver dag. Ved å bruke Covey-kvadrantene reduseres stressnivået betydelig i hverdagen og aktiviteter.

Eisenhower-matrisen som et prioriteringsverktøy er en av hovedmetodene for vellykket planlegging og gjennomføring av ting. I denne artikkelen vil vi se på denne teknikken mer detaljert, siden det er den mest populære metoden for tidsstyring, som har vært brukt i lang tid på alle områder av livet.

"Livet har verdi hvis det representerer en konstant kamp for en verdig sak"

D.D. Eisenhower

Det er viktig å vite! Nedsatt syn fører til blindhet!

For å korrigere og gjenopprette synet uten kirurgi, bruker våre lesere ISRAELISK OPTIVISJON - det beste produktet for øynene dine for bare 99 rubler!
Etter å ha gjennomgått den nøye, bestemte vi oss for å gi deg oppmerksomhet...

Den verdensberømte 34. presidenten i Amerika, David Eisenhower, prøvde å forstå tidsstyring. Det var studiet av dette området som gjorde ham populær over hele verden. Han studerte i detalj måter for effektiv planlegging og trinnvis implementering av planer. Slik fremsto Eisenhower-matrisen som et verktøy for å prioritere. Vi vil se på teknikken hans mer detaljert senere i artikkelen vår.

Tidsfordriv- en persons evne til å fordele tiden sin riktig for å fullføre planlagte oppgaver. Dette fenomenet har blitt studert i mange år av forskjellige psykologer, alle prøvde å forstå hvordan denne metoden for riktig planlegging av det planlagte fungerer. Den anerkjente psykologen David Allen har skrevet en bok om grunnleggende og praksis for effektiv planlegging.

I dag tvinger mas og mangfold i det moderne livet oss i økende grad til å vende oss til metoder for å lykkes med å strukturere de tiltenkte oppgavene og riktig og raskt implementere dem. Riktig prioritering lar deg raskt og effektivt fullføre arbeid av enhver kompleksitet, forstå feilene dine og lære nye ferdigheter i prosessen med å nå målet ditt.

Eisenhowers personlighet innen tidsstyringsstudier

David Eisenhower var en berømt amerikansk president. Han ble berømt over hele verden for sin intelligens og organisatoriske ferdigheter. I løpet av livet bygde han en strålende militær karriere, som satte et betydelig preg på Amerikas historie. Han fullførte alle oppgaver med hell, oppnådde alltid målene han satte for seg selv, noe som ga ham respekt og ble et eksempel for mange offentlige personer.

Eisenhower mente at å leve livet godt betyr å engasjere seg i verdig arbeid som bringer glede til emnet og fordeler andre. Som president stilte han seg selv i økende grad spørsmål om hvordan han skulle få alt gjort, gjort riktig og til slutt med suksess. Disse tankene førte til at han skapte en metode for å ordne viktige oppgaver, som brukes intensivt i vår tid.

Takket være sin oppfinnsomhet, selvtillit og ønske om fortreffelighet, oppnådde Eisenhower suksess i alt han hadde planlagt i tide, uten noen spesielle vanskeligheter. Mange personer i hans tid ble bare overrasket over selvorganiseringen hans og prøvde å følge hans styremetoder, siden personligheten til en slik president virkelig fortjener respekt og godt kunne være et eksempel til etterfølgelse. Eisenhower-matrisen som et prioriteringsverktøy er en av hovedmåtene du kan organisere arbeidsplanen din i ditt daglige liv.

Funksjoner i Eisenhower Matrix

Eisenhower-matrisen som et verktøy for prioritering er en populær tidsstyringsteknikk som lar deg utføre planlagte aktiviteter riktig og i tide, og bestemme betydelige mål for deg selv for en bestemt tidsperiode. Grunnlaget for Eisenhower-tabellen er fire såkalte kvadranter av saker. Grunnlaget for opprettelsen var betydelige og presserende oppgaver som samlet seg over en kort periode på grunn av ulike faktorer.

Disse kvadrantene kalles også Eisenhower-vinduer fordi de er avbildet i en firkantet tabell. Eisenhower-bordet ser slik ut.

EN kvadrant Viktige hastesaker

I kvadrant Viktig ikke-haster

MED kvadrant Uviktig haster

D kvadrant Uviktig ikke-haster

Alle som ønsker å lære å administrere tiden sin på riktig måte, kan lage et slikt bord for seg selv. Eisenhower Matrix som et prioriteringsverktøy vil hjelpe deg med å håndtere akkumulerte oppgaver på svært kort tid.

Når vi forstår den grunnleggende strukturen til prioriteringsmetoden, kan vi se på hvert vindu i Eisenhower-matrisen i detalj. Eisenhower-matrisen som et prioriteringsverktøy er nyttig for å bestemme viktigheten av planene dine på et bestemt tidspunkt.

Kvadrant A

Det inkluderer viktige hasteoppgaver, som ikke kan utsettes til senere, da dette kan føre til negative konsekvenser. For vellykket planlegging må du starte med sektor A. Et eksempel på slike tilfeller kan være en kompleks uventet operasjon eller et uplanlagt møte. Denne sektoren er veldig viktig for en persons liv, men hvis du lærer å planlegge tiden din riktig, bør dette torget ideelt sett være helt tomt, uten noen planer. Hvis store planer fullføres i tide, vil ikke vesentlige oppgaver bli presserende å implementere dem innenfor en bestemt tidsramme.

Sektor A-planer kan dukke opp av to grunner:

• interne årsaker: avhenger direkte av personen (manglende motivasjon til å prestere, latskap, mangel på lyst eller profesjonalitet);
• eksterne årsaker: ikke avhengig av emnet selv (skarp forverring av helse, force majeure).

For å forhindre at disse årsakene forstyrrer aktivitetene dine, trenger du ikke å utsette verdifulle valgfrie oppgaver (dette er allerede sektor B) til den siste dagen, siden noen forhold kan påvirke deres manglende oppfyllelse og da vil du samle verdifulle oppgaver.

Kvadrant B

Viktig ikke-haster. Planene for denne sektoren må gjennomføres regelmessig, uten å utsette til senere, siden deres rettidig implementering er en indikator på produktiviteten og suksessen i aktivitetene dine. Sakene til denne kvadranten krever ikke oppfyllelse her og nå, men verdien deres indikerer forekomsten av negative konsekvenser hvis en person ignorerer dem. Jo mer betydningsfull oppgaven er for deg, jo mer negative blir konsekvensene av dens fiasko. Derfor bør du først prioritere viktige saker, deretter hastesaker. For ideell selvtilfredshet må en person fullføre meningsfylte og meningsfulle ikke-presserende oppgaver fullstendig. Oppgavene til denne sektoren inkluderer for eksempel å umiddelbart oppsøke lege, mestre ferdighetene til å lykkes med å utføre aktiviteter på en ny arbeidsplass for å få neste forfremmelse.

"Det er bedre å gjøre de viktige oppgavene som påvirker livet ditt først enn de uviktige."

D.D. Eisenhower

Eisenhower-matrisen som et verktøy for prioritering viser: hvis du sorterer planene dine riktig og i tide, vil det ikke være noen hastverk som sliter ut menneskekroppen fysisk og psykologisk i ethvert område av menneskelivet. Sektor B vil ikke flytte til sektor A hvis vi planlegger oppgavene våre riktig for første gang.

Kvadrant C

Det gjør ikke noe, det haster. Hvor haster planene er, avgjør ikke alltid hvor viktig de er. Eisenhower sa at hvis presserende oppgaver forstyrrer utførelsen av verdifulle, er det bedre å utsette dem. For å forstå viktigheten av planene dine, still deg selv et enkelt spørsmål: "Hva vil skje hvis du ikke fullfører denne oppgaven?" Hvis du innser at det er ingen eller minimale negative konsekvenser, så er ikke saken viktig for øyeblikket. Se etter mer meningsfylte oppgaver som faktisk truer med negative konsekvenser for deg.

Denne typen aktiviteter inkluderer for eksempel å delta i en sosial undersøkelse, ringe en venn bare for å chatte. "Sektor C"-planer har en betydelig ulempe: de hindrer en person i å jobbe effektivt og gjøre viktige ting, siden de hele tiden distraherer og får dem til å bekymre seg. Enhver distraksjon kan ha negative konsekvenser, så hvis det oppstår forstyrrelser når du utfører viktige oppgaver, prøv å enten eliminere dem før du utfører dem. Hvis du bare utfører presserende saker, kan det samle seg et stort antall viktige ting i et øyeblikk, og da er det vanskelig å rette deg selv i riktig retning og konsentrere seg for å gjennomføre dem.

Kvadrant D

Ikke haster, ikke viktig. Denne sektoren samler de mest unødvendige, ikke-hastende oppgavene, gir ingen fordel for øyeblikket. Hvis en person konsentrerer seg om dem, vil betydelige ting samle seg veldig raskt og føre til negative konsekvenser. Dette inkluderer for eksempel å henge på sosiale nettverk, forskjellige dataspill som rett og slett dreper en persons tid uten noen fordel.

Men ikke alle ikke-hastende, uviktige oppgaver er så ubrukelige. Hvis du lenge har ønsket å ordne bøker på biblioteket ditt, eller rydde ut skapet ditt med klær, vil det å gjøre disse tingene gi fordeler og glede av resultatet, men du bør ikke strebe etter å gjøre dem hvis du har viktige ting å gjøre.

Eisenhower-tabellen som en metode for effektiv planlegging er en nyttig metode for å identifisere betydelige verdifulle oppgaver og bidrar til å fullføre dem på ganske kort tid. Den er designet for å fullføre endagsoppgaver eller de som må fullføres i nær fremtid.

Mål for Eisenhower-metoden

Alle kan lære å planlegge sin personlige tid hvis de ønsker det er ikke noe komplisert her. For å hjelpe kan du bruke Eisenhower-tabellen vi beskrev som et prioriteringsverktøy. Etter å ha analysert hver kvadrant av matrisen i detalj, er det mulig å bestemme hovedmålene for denne teknikken.

1. Selvorganisering. Når du vet at viktige ting venter på deg, vil du ikke kaste bort tid, men vil prøve å gjøre alt i tide. Etter å ha identifisert hovedplanene, kan en person raskt organisere seg for å implementere dem. Etter å ha fikset det viktigste, kan du umiddelbart se hva som er gjort og hva som fortsatt må gjøres i dag eller i morgen.
2. Høykvalitets planlegging av planene dine. Målet med metoden er at en person skal lykkes med det han har planlagt, og ikke å omskrive ting fra en kvadrant til en annen.
3. Lær å planlegge tiden din effektivt. Å fremheve viktige oppgaver hjelper deg mentalt å bestemme hvor lang tid det tar å fullføre dem. En person regner grovt ut i hodet hvor mye som skal til for å fullføre viktige ikke-hastende oppgaver slik at de ikke plutselig flytter inn i sektor A.

Eisenhower-matrisen, som er en av de viktigste og populære metodene for planlegging, vil hjelpe alle å lære å klare seg selv, organisere seg til rett tid og løse problemene sine på kort tid.

Det første du trenger å lære når du jobber med matrisen er å være smart i virksomheten. Kunne skille det viktige fra det presserende, og det ikke så presserende fra det uviktige.

Tidsmatrisen er delt inn i 4 kvadranter, der det er 2 viktige akser og samme antall hasteakser. Saker og oppgaver passer inn i hver av dem, noe som bidrar til å tydelig se prioriteringen av hver komponent: hva du skal gjøre først, hva du skal gjøre etter det, osv.

Matrisemalen ser slik ut:

La oss se på hver kvadrant mer detaljert.

Viktig og presserende

Ideell tidsstyring betyr at denne kvadranten vil være tom. Dette skyldes det faktum at med riktig prioritering og rettidig gjennomføring av oppgaver, vil det rett og slett ikke være noen blokkering. Dette kan være normalt bare fra tid til annen, men konstant kaos i virksomheten er et tegn på uorganisering.

For å unngå problemer med "A" -kvadranten, må du organisere kompetent planlegging i andre områder og utføre alle punktene nøyaktig. Men hvis behovet for å fylle ut fortsatt oppstår, bør følgende angis her:

• Ting som, hvis de ikke fullføres, setter måloppnåelsen i fare.
• Oppgaver, hvis svikt bidrar til fremveksten av livsvansker og -vansker.
• Oppgaver som er direkte relatert til helse.

Ikke glem. Det hender ofte at ting fra "A"-kvadranten kan overlates til en annen person. Hvis dette er mulig, bruk denne retten.

Ikke glem å delegere ansvar. Det hender ofte at ting fra "A"-kvadranten kan overlates til en annen person.

Viktig, men ikke presserende

De høyeste prioriterte sakene og oppgavene ligger her, så han må gis maksimal oppmerksomhet. Dette er hverdagsaktiviteter som er mindre presserende, men likevel viktige. Eksperter har lagt merke til at folk som jobber spesifikt med "B"-kvadranten oppnår større suksess i livet og oppnår målene sine. De tjener mer penger og gjør det de elsker, noe som gjør dem lykkelige.

Siden det ikke haster i saker, er det ingen panikk, noe som gjør tilnærmingen til implementeringen balansert og rimelig. Dette fremmer igjen høy effektivitet og produktivitet. Vi bør imidlertid ikke glemme at utidig utførelse av oppgaver fra "B"-kvadranten flytter dem til "A"-kvadranten.

Så alle aktuelle aktiviteter som er relatert til daglige aktiviteter passer inn i denne sonen: hovedaktiviteter, sportsaktiviteter, planer for dagen, etc.

Haster, men ikke viktig

Aktiviteter som "ligger" i hjertet av denne kvadranten har en tendens til å være distraherende. Implementeringen av dem gir ingen nytteverdi i forhold til å nå mål og fører ikke til noen resultater. Ofte hindrer de deg bare i å fokusere på det som virkelig betyr noe og reduserer den totale effektiviteten din. Når du arbeider med matrisen, er det viktigste å ikke forveksle saker fra kvadrantene "A" og "C", ellers vil det oppstå forvirring i prioriteringen av saker.

Område "C" kan inkludere saker knyttet til forhandlinger og møter som er pålagt av noen, feiring av bursdager til personer i en mindre intim krets, og husarbeid som plutselig oppstår. Siden ting fra denne kvadranten bare senker deg og "stjeler" tid, må du bruke et minimum av tid på dem.

Ikke haster og ikke viktig

Det er absolutt ingen fordel med aktiviteter som passer inn i denne kvadranten. De bør behandles sist. Selv om du ikke gjør dem i det hele tatt, vil det bare bli bedre. Imidlertid er det nødvendig å ta hensyn til slike forhold, som de sier, du trenger å kjenne fienden av synet. Dette er de mest "spisere" av nyttig tid som du bør kvitte deg med.

Ting som faller inn i "D"-kvadranten har absolutt ingen fordel.

Men det mest interessante er at ting fra denne kvadranten virkelig tiltrekker folk. Her er den mest behagelige og enkle tingen du ikke trenger å jobbe med. De er avslappende og hyggelige. Hyggelig tidsfordriv gjør det vanskelig å gi dem opp.

Dette inkluderer å snakke i telefon med venner og slektninger, bruke tid på sosiale nettverk, surfe på internett, dataspill, se på TV, henge på klubber.

Selvfølgelig er hvile viktig for produktivt arbeid, akkurat som oksygen er for en person, men det skal også være nyttig. I stedet for å sitte på sofaen hele helgen, arrangere utflukter og turer i naturen, utvikle en aktiv rekreasjonsplan, vil dette forresten bidra til å forbedre helsen din. Les en lærerik eller ganske enkelt interessant bok som du ikke hadde tid til før, den vil stimulere sinnet ditt.

Når du kontrollerer livet ditt, husk at hvile også bør planlegges. Det er uakseptabelt at det er spontant. Men ikke overse det heller. Dette er fylt med langvarig lediggang, siden overarbeid aldri har kommet noen til gode. Regelen er passende her: "Tid for forretninger er tid for moro."

Et eksempelplan for hver dag kan se slik ut:

Du kan tegne arkene selv eller laste ned ferdige skjemaer fra Internett.

Prioritering

Til å begynne med, av vane, vil det være vanskelig å avgjøre hvor viktig det haster og viktigheten av hver oppgave, men sluttresultatet er verdt det. Prøv følgende øvelse:

1. Tegn en tabell med kolonner: varenummer, sak, haster, viktighet. Juster antall linjer selv, avhengig av lengden på listen.
2. I den andre kolonnen "å gjøre", skriv ned alle oppgavene og aktivitetene du vanligvis gjør.
3. Deretter går du videre til å vurdere dem: hvor viktig eller presserende hver aktivitet er.

For å gjøre dette enklere, bruk følgende viktighetskriterier når du stiller spørsmål for hvert enkelt tilfelle:

• Å fullføre denne oppgaven er nødvendig for å nå hovedmålet mitt (Ja - det betyr viktig; Nei - det spiller ingen rolle).
• Unnlatelse av å fullføre en oppgave medfører alvorlige konsekvenser for pågående aktiviteter (Ja - viktig; Nei - uviktig).

Hastekriterium:

• Hvis oppgaven ikke er fullført nå, mister den sin relevans (Ja - haster; Nei - ikke haster).

Dette prioriteringsverktøyet vil i stor grad forenkle hele arbeidsprosessen. Etter å ha gått gjennom en slik undersøkelse, vil du oppdage hvor mye tid du har kastet bort til dette punktet, og hvor mye nyttig tid, viser det seg, som frigjøres.

I en endeløs strøm av ting å gjøre, kan du gå deg vill, glemme noe, eller rett og slett ikke ha tid til å gjøre det. Uoppfylte oppgaver hoper seg dermed opp og tynger neste nye dag med nye muligheter. Og igjen det samme problemet: Jeg hadde ikke tid, glemte, utsetter det til i morgen.

Slike situasjoner skjer ofte med de som ikke vet hvordan de skal planlegge, og dette er ikke overraskende, fordi planleggingsprosessen krever visse tidsstyringsferdigheter og spesiell oppmerksomhet.

Det er mange planleggingsteknikker som lar deg få maksimalt utbytte hvis du bruker tidsressursen din riktig. La oss gi et eksempel på den mest effektive og ukompliserte teknikken, som kalles "Eisenhower matrise" eller "Eisenhower square".

– Dette er prinsippet om prioritering, som gjør at du kan løse flest oppgaver i løpet av dagen.

Dette prinsippet er et av de mest populære innen tidsstyring. Den brukes over hele verden: fra vanlige arbeidere til ledere av store organisasjoner av verdenskjente selskaper.

Grunnleggeren av dette prinsippet er Dwight David Eisenhower (34. president i USA). Gitt hans travle timeplan, optimaliserte han arbeidsplanen sin ved å systematisere oppgaver avhengig av deres betydning, noe som førte til opprettelsen av hans eget utstyr, som ble preget av dets enkelhet og unikhet.

Eisenhower-matrisen som et prioriteringsverktøy

Eisenhower delte ting inn i 4 kategorier og la dem inn i en tabell der han tydelig fremhevet firkanter som gjorde det mulig å fordele planlagte oppgaver i henhold til deres haster og viktighet (a, b, c, d).

Hver rute har sitt eget formål:

• "a" - presserende av spesiell betydning;
• "b" - viktige som kan bli forsinket;
• "s" - ikke av den første betydningen, men presserende;
• "d" - ikke presserende og uviktig.

Ved å prioritere på denne måten, du kan lære å håndtere tid, som vil hjelpe deg med å nå målene dine, øke ytelsen din i å fullføre planlagte oppgaver og påvirke suksess i en bestemt aktivitet.

For å sette prioriteringer i henhold til prinsippet til D. D. Eisenhower, er det nødvendig å studere kategoriene (firkantene) i tabellen hans i detalj.

Viktige og presserende saker (kategori a)

Firkanten i denne kategorien inneholder planlagte oppgaver som er de mest betydningsfulle og svært presserende. I henhold til Eisenhowers prinsipp skal denne firkanten være tom, gratis for en ny daglig oppføring, som for en person med tidsstyringsevner ikke vil gi muligheten til å utløse det haster med ting og tillate en kritisk situasjon i tilfelle manglende oppfyllelse.

Det hender ofte at ting fra rute "b" flyttes til rute "a" på grunn av vanlig menneskelig latskap, som er en av grunnene til at den fylles. Til tider kan dette skje med hvem som helst, men ved daglig kasting av ting fra torg til torg er det verdt å trene på selvdisiplin.

For å unngå utseendet til uoppfylte oppgaver i rute "a", er det nødvendig å fullføre oppgaver i andre kategorier i tide og strengt følge oppgavelisten for denne ruten. Du kan også bruke delegeringsmetoden (delegere oppgaver til noen), som vil gjøre det mulig å løse oppgaver og ikke legge igjen uferdig arbeid.

Gjøremålsliste for rute "a":

• negativt påvirke oppnåelsen av målet;
• problematiske som kan forårsake problemer;
• helserelatert.

Viktige saker som ikke haster (kategori b)

De mest lovende og prioriterte sakene faller ofte i denne kategorien. Eisenhower tildeler dem en betydelig rolle, siden implementeringen deres er nøkkelen til suksess. Erfaring viser at hvis du bruker tid ansvarlig når du gjør ting inkludert i "b"-ruten, da gode resultater vil gjøre seg gjeldende veldig snart.

Fordelen med denne firkanten er at du har riktig mengde tid til viktige ting, som lar deg løse problemer konstruktivt og gjennomtenkt, fullt ut avsløre potensialet ditt og tenke gjennom (analysere) aktivitetene dine. Men det er viktig å vite at disse sakene ikke bør skrinlegges, da det er en risiko for å flytte dem til den første ruten, noe som er uakseptabelt etter Eisenhower-prinsippet.

Eksempler på tilfeller og oppgaver i rute "b":

• prosjektplanlegging;
• partnerskap (søk, samarbeid);
• resultater av fullførte prosjekter (evaluering av utført arbeid);
• søke etter muligheter for utvikling.

Når det gjelder hverdagen, anbefaler eksperter at dette torget inkluderer saker knyttet til planlegging, studier, sport, kosthold, etc.

Haster, uviktige saker (kategori c)

Denne kategorien inkluderer sekundære oppgaver som ikke kan utsettes. Det som ofte skjer er at en person skynder seg for å fullføre de minst viktige oppgavene og dermed blir distrahert fra målet. Eisenhower Matrix krever presis bruk av teknologi, så du bør ikke gjøre feil når du klassifiserer oppgaver.

Når du prioriterer, er det ikke nødvendig å forveksle oppgaver relatert til "c"-ruten med oppgavene til "a"-ruten. Her er et eksempel på mulig forvirring:

Sjefen gir en ordre som krever hasteutførelse, og denne ordren har ingenting med arbeidet å gjøre. Denne oppgaven bør legges inn i rute "c" og anses som viktig, men ikke haster, siden du ikke kan avvike fra de tiltenkte målene dine, og dermed kaste bort tiden din på noe som distraherer fra det viktigste.

Eksempler på saker og oppgaver i ruten "c":

• uventede gjester som krever oppmerksomhet;
• uplanlagte hastemøter;
• bli kvitt problemer forårsaket av din egen uaktsomhet.

Ikke-hastende og uviktige saker (kategori d)

Dette er oppgaver som er klare til å vente på sin midlertidige ressurs så lenge det er nødvendig, eller som til og med kan være umulig å fullføre. Snarere inkluderer denne kategorien ting som er enkle og interessante, men du bør ikke ta tak i dem, de bremser bare arbeidsprosessen og beveger deg bort fra målet.

Eksempler på tilfeller og oppgaver i ruten "d":

• tomme telefonsamtaler;
• underholdningsaktiviteter;
• hendelser som distraherer fra jobben.

Ved å prioritere i henhold til prinsippet til Eisenhower-matrisen kan du utvilsomt klare å gjøre mye og komme nærmere målet ditt, men ikke glem at arbeid er hovedkilden til suksess med riktig tidsstyring.