Управување со времето како систем на пристапи кон животот. Федерална агенција за образование

Како да одговорите на следниве прашања за интервју: Како управувате со вашето време? Како го планирате работниот ден? Кои техники и методи ги користите при планирањето? Наведете примери за тоа како ги користите вештините за управување со времето за успешно да ја завршите задачата.

Сите одговори на овие прашања ќе ги дознаете со читање на оваа статија.

Што е управување со времето?

Управување со времето- ова е збир на знаења, вештини и способности, благодарение на кои човекот знае како да постави приоритети, точно го планира своето време, а со тоа ја зголемува својата лична продуктивност во организирањето на своето работно време.

„Сè додека не можете да управувате со вашето време, не можете да управувате со ништо друго“, Питер Дракер

1. Перфекционизам
2. Одложување
3. Недостаток на знаење
4. Недостаток на потребни алатки и ресурси

1. Перфекционизаммногу го отежнува извршувањето на задачите навреме. Многу луѓе веруваат дека овој квалитет е сила, но постојаната желба за совршенство и незадоволството од добиените резултати е една од причините за неефикасното искористување на времето. Со наоѓање можности да го прифатите „вистинскиот“ резултат наместо „идеалниот“, заштедувате значителни ресурси за други работи. Постои израз: „перфекционизмот е зло“, се разбира, сето ова е сосема релативно и во секоја поединечна ситуација оваа карактеристика на личноста може да се процени поинаку, сепак, несомнено во рамките на управувањето со времето: перфекционизмот е ЗЛО!

2. Одложување- постојано одложување на работите за подоцна, неподготвеност за извршување на одредени обврски. Зборот „УТРЕ“ доминира во речникот на вработените кои одолговлекуваат. Стив Џобс многу добро рекол за таквите луѓе: „Сиромашниот, неуспешен, несреќен и нездрав е тој што често го користи зборот „утре“.

Не можам да ве спасам од перфекционизам и одолговлекување; мојата цел е да дадам знаење, да ги дадам најдобрите техники и методи и да ве запознаам со ресурси и алатки за совладување на вештините за управување со времето. Без разлика дали ги користите добиените информации или не - сето тоа зависи исклучиво од вашата желба. Меѓутоа, откако ќе ја прочитате оваа статија, никогаш нема да бидете исти.

Прво, предлагам да ги одредите вашите вештини за управување со времето. Поминете

Когнитивната дисонанца лежи во фактот дека од една страна не можеме да го контролираме времето како такво. На крајот на краиштата, време е што не можеме да го контролираме и се чини дека е времето кое не контролира нас, а не ние го контролираме. Ние сме навикнати да го доживуваме времето како нешто вечно и неограничено. Се чини дека секогаш има многу од тоа. Од друга страна, времето е еден од највредните ресурси што сите ги имаме. Важно е да разберете дека времето има свои граници, секој ден е сад со одреден капацитет што го пополнувате со работи што треба да ги направите. Можете да го наполните со бескорисни работи, или можете да го наполните со работи кои работат за вашите задачи и ве водат до вашата конечна цел.

Можеме да се контролираме, како го планираме денот и како го поминуваме работното време. Интелигентното, продуктивно и економично користење на овој ресурс е важен дел од евалуацијата на вработениот.

Временската ефикасност може да се постигне на два начина:

1. Постигнете значајни резултати со заштеда на време. Ова значи дека знаете како да постигнете задача за минимално време.
2. Ефективното планирање на работното време ќе го намали бројот и обемот на задачите што ги извршувате.

Во оваа статија, составив преглед на шесте најдобри техники за управување со времето. Со нивна помош, можете да научите да ги планирате и контролирате вашите приоритетни задачи на дневна основа.

Како да научите да управувате со вашето време?

6 најдобри методи за управување со времето:

1. Принципот на Парето
2. Ајзенхауер матрица
3. Умни мапи
4. Френклиновата пирамида
5. ABCD метод
6. Прво јадете ја жабата

1. Парето принцип

Принципот Парето вели дека мал дел од причините, напорите и инвестициите се одговорни за голем дел од резултатите. Овој принцип беше формулиран од италијанскиот економист Вилфредо Парето во 1897 година и оттогаш е потврден со квантитативно истражување во различни области од животот:

20% од напорот дава 80% од резултатите

Принципот Парето во областа на управувањето со времето може да се формулира на следниов начин: приближно 20% од трудот и времето е доволно за да се добие 80% од резултатот.
Како точно одредувате кој труд е доволен да се потроши за да се добие добар резултат? Замислете дека барате одговори на прашања кои ве интересираат во книга. Според принципот што се разгледува, 80% од информациите што ви се потребни ќе најдете во 20% од текстот. Ако точно знаете што ве интересира, можете брзо да ја прелистувате книгата и внимателно да читате само поединечни страници. На овој начин ќе заштедите 80% од вашето време.

2. Ајзенхауер матрица

Ова е веројатно најпознатиот концепт за управување со времето денес, кој ви овозможува да поставите приоритети. Оваа техника, чие создавање му се припишува на американскиот генерал Двајт Ајзенхауер, ви овозможува да ги сортирате работите и според нивната итност и според нивната важност. Секој разбира дека само ограничен број задачи може да се завршат во еден временски период. Понекогаш, без да се загрози работата, само еден. И секој пат кога треба да одлучиме, КОЈ ТОЧНО? Американскиот претседател Двајт Ајзенхауер ги организираше своите работи во неколку важни категории кога ги планираше своите работи.
Во согласност со таканаречената Ајзенхауер матрица, потребно е секој случај да се класифицира во еден од четирите типови наведени во дијаграмот.

Ајзенхауер матрица

Важноста на задачата се одредува според тоа колку резултатот од нејзината имплементација влијае на вашиот бизнис. И итноста се одредува од два фактора истовремено: прво, колку брзо оваа задача мора да се заврши и второ, дали завршувањето на оваа задача е поврзано со одреден датум и одредено време. Важноста и итноста, земени заедно, влијаат врз поставувањето на приоритетите.

Да разгледаме подетално кои случаи може да се класифицираат во секој од четирите типа.

Тип I: „важно и итно“.
Тоа се работи кои, доколку не се завршат навреме, ќе резултираат со значителна штета за вашиот бизнис (на пример, обновување на лиценците, поднесување даночни извештаи итн.). Одреден дел од ваквите случаи неминовно ќе бидат присутни во животот на секој човек. Меѓутоа, со претходна подготовка (тип II работи - „важни, но не итни“), може да се спречат многу кризи (на пример, со проучување на законот, развивање добри односи со влијателни луѓе).

Тоа може да бидат и проекти со краен рок или итен случај. На пример, посета на лекар поради здравствени проблеми, испраќање статија во списание до строг рок или пополнување извештај за резултатите од студијата. Немаме избор овде. Работата на оваа група мора да се заврши, точка. Во спротивно ќе има сериозни проблеми.

Тип II: „важно, но не итно“.
Тоа се работи кои се фокусирани на иднината: обука, проучување ветувачки области за развој на бизнисот, подобрување на опремата, враќање на здравјето и перформансите. Акции кои водат до вашата стратешка цел. На пример, научете странски јазик за да се преселите да работите во друга, поперспективна организација. Исто така, се работи за спречување на проблеми - одржување на добра физичка форма. За жал, често ги занемаруваме таквите работи и го ставаме нивното решавање на задниот дел. Како резултат на тоа, јазикот никогаш не се учи, приходите не растат, туку се намалуваат, здравјето е загрозено.Овие работи имаат една интересна карактеристика - ако се запоставуваат долго време, тогаш стануваат Важни - Итни. На крајот на краиштата, ако не одите на стоматолог барем еднаш годишно, порано или подоцна итна посета кај него ќе стане неизбежна.

Тип III: „не е важно, но итно“.
Многу од овие работи всушност не додаваат многу вредност на вашиот живот. Ги правиме само затоа што ни се случуваат (долг телефонски разговор или проучување на оглас кој доаѓа по пошта), или од навика (посетување изложби каде веќе нема ништо ново). Тоа е истата секојдневна рутина што ни одзема многу време и енергија.

Тип IV: „не е важно и не е итно“.
Ова се секакви начини да се „убие времето“: злоупотреба на алкохол, „лесно читање“, гледање филмови итн. Често прибегнуваме кон ова кога немаме сила за продуктивна работа (да не се мешаме со вистински одмор и комуникација со саканите и пријателите - многу важни работи) Ова е „молец“ што ни го јаде времето.

Додека се стремите кон успехот на вашиот бизнис, прво се обидувате да ги постигнете работите што сте ги идентификувале како „важни“ - прво „итно“ (Тип I), а потоа „неитно“ (Тип II). Преостанатото време може да се посвети на работи кои се „итни, но не важни“ (тип III).
Мора да се нагласи дека најголемиот дел од работното време на вработениот треба да се потроши на работи „важни, но не и итни“ (тип II). Тогаш ќе бидат спречени многу кризни ситуации, а појавата на нови можности за развој на бизнисот веќе нема да биде неочекувана за вас.

Кога првпат ќе започнете да го користите овој систем за давање приоритети, најверојатно ќе сакате да категоризирате многу од овие ставки како „важни“. Меѓутоа, како што стекнувате искуство, ќе почнете попрецизно да ја проценувате важноста на одредена работа. Ќе биде потребно извесно време за да научите како да го користите системот за одредување приоритети. Каде можам да го добијам? Најверојатно, ќе ја класифицирате работата за совладување техники за управување со времето како „важни, но не и итни“.
Во фигуративниот израз на Стивен Кови (автор на меѓународниот бестселер „Седумте навики на високо ефективни луѓе“), треба да најдете време да ја „изострите пилата“, тогаш подготовката на огревно дрво ќе оди побрзо.

Парабола

Извесен човек видел дрвосечач во шумата, како со голема тешкотија сече дрво со целосно тапа секира. Човекот го прашал:
- Драга, зошто не ја изостриш секирата?
- Немам време да изостри секира - морам да исецкам! - стенкаше дрвосечачот...

Затоа, треба „доброволно“ да одвоите одредено време за планирање на вашите активности, одбивајќи да правите помалку важни работи. Ако можете да го направите ова, можете да ги искористите вашите нови вештини за да ослободите уште повеќе време следниот пат и да го користите за да дознаете повеќе. Така, преку вашата решеност да ја подобрите вашата работна ефикасност, постепено ќе ослободувате време за да ја развиете вашата лична продуктивност.

Критериуми за приоретизирање
Обично, кога ја проценуваме важноста на одредена задача, ги сметаме за важни, пред сè, оние работи што треба да се направат итно (или „вчера“). Акумулацијата на неисполнети задачи и ветувања создава проблеми за вашата компанија, а исто така создава непријатни чувства за вас лично. Токму овие „итни“ работи се стремиме да се справиме прво. Но, итноста не треба да биде единствениот фактор кога се пишува список со задачи и се одредува редоследот по кој тие треба да се пополнат.
Искуството покажа дека додека правите (или не правите) многу итни работи нема да влијаат многу на вашиот бизнис, постојат многу неитни работи кои можат да ја постават основата за идниот успех. Затоа, покрај итноста, потребно е да се разгледа колку оваа или онаа работа влијае на успехот на бизнисот, односно да се утврди и земе предвид неговата важност.

3. Мапи на умот

Ова е развојот на Тони Бузан - познат писател, предавач и консултант за интелигенција, психологија на учење и проблеми на размислување. Постојат и такви преводи на фразата „Милни карти“ како „Ментални карти“, „Ментални карти“, „Милни карти“.

Умни мапие метод кој ви овозможува:

Ефикасно структурираат и обработуваат информации;
размислете користејќи го вашиот креативен и интелектуален потенцијал.

Ова е многу убава алатка за решавање на проблеми како што се давање презентации, донесување одлуки, планирање на вашето време, меморирање на големи количини на информации, бура на идеи, самоанализа, развој на сложени проекти, личен тренинг, развој итн.

Области на употреба:
1. Презентации:
за помалку време давате повеќе информации, додека сте подобро разбрани и запаметени;
одржување деловни состаноци и преговори.

2. Планирање:
управување со времето: план за денот, неделата, месецот, годината...;
развој на комплексни проекти, нови бизниси...

3. Бура на идеи:
генерирање на нови идеи, креативност;
колективно решавање на сложени проблеми.

4. Донесување одлуки:
јасна визија за сите добрите и лошите страни;
поизбалансирана и попромислена одлука.

4. Френклиновата пирамида

Ова е готов систем за планирање кој ви помага правилно да управувате со вашето време и да ги постигнете вашите цели. Бенџамин Френклин (1706-1790) - Американец. напои активист Б. Френклин се одликуваше со фантастичен капацитет за работа и уникатно чувство за цел. На дваесетгодишна возраст направил план како да ги постигне своите цели до крајот на животот. Во текот на животот го следеше овој план, јасно планирајќи го секој ден. Неговиот план за постигнување на неговите цели се нарекува „Френклинска пирамида“ и изгледа отприлика вака:

1. Темелот на пирамидата се главните животни вредности. Може да се каже дека ова е одговорот на прашањето: „Со каква мисија дојдовте на овој свет? Што сакате да добиете од животот? Каков белег на Земјата сакате да оставите зад себе? Постои мислење дека нема ни 1% од луѓето кои живеат на планетата кои сериозно би размислувале за ова. Со други зборови, ова е вектор на насока кон вашиот сон.

2. Врз основа на животните вредности, секој си поставува глобална цел. Кој сака да стане во овој живот, што планира да постигне?

3. Мастер план за постигнување цели е фиксирање на специфични средни цели на патот кон постигнување глобална цел.

4. Планот за една три, пет години се нарекува долгорочен. Тука е важно да се одредат точните рокови.

5. План за еден месец, а потоа една недела е краткорочен план. Колку е попромислено, колку почесто го анализирате и прилагодувате, толку поефективна ќе биде работата.

6. Последната точка во однос на постигнување на целите е план за секој ден.

5. ABCD метод

Методот ABCD е ефикасен начин за давање приоритет на задачите што можете да ги користите секој ден. Овој метод е едноставен и толку ефикасен што може, доколку се користи редовно и компетентно, да ве издигне во ранг на најпродуктивни и најпродуктивни луѓе во вашето поле на активност.
Силата на методот е неговата едноставност. Еве како функционира. Започнувате со правење листа на се што треба да направите во текот на наредниот ден. Размислете на хартија.
После тоа, ја ставате буквата A, B, C, D или D пред секоја ставка од вашата листа.

Тип на проблем „А“се дефинира како нешто што е најважно во дадена фаза, нешто што мора да го направите или да ризикувате сериозни последици. Задача од типот А може да биде посета на важен клиент или пишување извештај за вашиот шеф. Овие задачи ги претставуваат вистинските, зрели „жаби“ на вашиот живот.
Ако имате повеќе од една задача „А“ пред вас, ги рангирате во приоритет со означување А-1, А-2, А-3 итн. Задачата А-1 е најголемата и најгрдата „жаба“ на сето тоа со кое треба да се справиш.

Проблем тип „Б“се дефинира како оној што треба да го направите. Сепак, последиците, во случај на нејзино спроведување или непочитување, се прилично благи. Ваквите задачи не се ништо повеќе од „полноглавци“ во вашиот живот. Тоа значи дека ако не ја завршите соодветната работа, некој ќе биде незадоволен или ставен во неповолна положба, но во секој случај, нивото на важност на овие задачи не е блиску до нивото на задачи од типот „А“. Упатувањето повик за помалку итна работа или поминувањето низ заостанати е-пошта може да ја сочинува суштината на задачата од типот Б.
Правилото што треба да го следите е: никогаш не започнувајте задача од типот Б додека сеуште имате задача А незавршена. Никогаш не дозволувајте „полноглавците“ да ви го одвлечат вниманието додека големата „жаба“ ја чека својата судбина да биде изедена!

Проблем тип „Б“се дефинира како нешто што би било прекрасно да се направи, но од кое не треба да се очекуваат никакви последици без разлика дали го правите тоа или не. Задача од типот Б може да биде да се јавите на пријател, да пиете кафе, да ручате со колега или да направите некоја лична работа за време на работното време. Ваквите „настани“ немаат апсолутно никакво влијание врз вашата работа.

Тип на проблем „G“се вреднува како работа што можете да ја делегирате на некој друг. Правилото во овој случај е дека треба да делегирате на другите сè што можат, а со тоа да ослободите време за себе да ги извршувате задачите од типот А што вие и само вие можете да ги завршите.

Тип на проблем „Д“претставува работа што може целосно да се отстрани од вашата листа со задачи. Ова може да биде задача која претходно била важна, но сега веќе не е релевантна, и за вас и за другите. Честопати ова е работа што ја работите секој ден, или од навика или затоа што наоѓате задоволство во тоа.

Откако ќе аплицирате ABCD методна вашата дневна листа на задачи, целосно сте ја организирале работата и сте поставиле терен за поважните задачи да се завршат побрзо.

Најважниот услов за методот ABCD навистина да работи за вас е да се придржувате до следново барање: започнете ја задачата А-1 без одлагање и потоа работете на неа додека не биде целосно завршена.Користете ја вашата волја за да започнете и да продолжите да работите на најважната задача за вас во моментот. Фатете ја вашата најголема „жаба“ и „изедете ја“ без да застанете до последниот залак.
Способноста да ја анализирате вашата листа со задачи за денот и да ја истакнете задачата А-1 ќе послужи како почетна точка за постигнување навистина голем успех во вашите активности, ќе ја зголеми вашата самодоверба, ќе ве исполни со самопочит и чувство за гордост за вашите достигнувања.
Кога ќе добиете навика целосно да се концентрирате на вашата најважна задача, т.е. задачата А-1 - со други зборови, да ја јадете вашата главна „жаба“ - ќе научите да правите двапати, па дури и тројно, колку луѓето околу ти.

6. Прво изедете ја жабата

Премин од тешко во лесно

Веројатно сте го слушнале ова прашање: „Како би јаделе слон? Одговорот, се разбира, е „парче по парче“. Како би ја јаделе вашата најголема и најгадна „жаба“? На ист начин: би го разделиле на конкретни чекори чекор-по-чекор и би почнале од самиот почеток.

Започнете го вашиот работен ден со најтешката задача и завршете ја најбрзо што можете. Ќе ви помогне да сфатите дека имате уште многу работа, а времето во работниот ден е ограничено. Правејќи ја најтешката работа прво ќе ви даде огромно чувство на задоволство. Користете го ова правило секој ден и ќе видите колку енергија добивате и колку ефикасно поминува вашиот работен ден. Постојаното одложување на некоја проблематична задача до крајот на денот значи дека сепак цел ден ќе размислувате за оваа задача, а тоа ќе ве спречи да се фокусирате на други задачи! Прво изедете ја жабата, а потоа продолжете да го јадете слонот парче по парче!

Алатки за планирање на времето

Планирајте го вашиот секој ден однапред.
Преку планирање се движиме
иднината во сегашноста и со тоа ја имаме
можност да се направи нешто
во врска со него веќе сега

Алан Лакин

Главните генерации на „планери“
Технологиите и средствата за организирање на работното време познати денес можат да се поделат на неколку генерации - разликите овде се во принципите на снимање информации и технологијата на користење.

До 20 век, планирањето на работното време се вршеше со примитивни методи: белешки, списоци со задачи итн. да планираат време.
Идејата за прилагодување на календарот за домаќинство за канцелариска работа се појавила во 19 век и се материјализирала во форма на календар на маса во 1870 година. За секој ден беше распределена по една страница од календарот на која беа наведени датумот, денот, месецот и годината. Имањето слободен простор за белешки овозможи да се земат потребните белешки: преговори, состаноци, трошоци, состаноци. Речиси еден век, календарот на маса е главната алатка за планирање на времето за менаџерите.

Резултатот од подобрувањето на календарот на работната маса беше дневникот и неделниот планер. Дневникот е непрекинат календар во форма на пригодна тетратка со различни формати. Можете да го носите дневникот со вас на состаноци и на службени патувања.
Неделниот весник се покажа како уште поудобен за менаџерот, во кој беше можно да се планира работната недела и ден, да се следи спроведувањето на снимените задачи, да се анализира времето поминато (откако се појави часовен преглед на работниот ден), повеќе брзо барајте информации (на крајот на краиштата, таа сега беше групирана во 52 недели, а не во 365 дена). Во 80-тите, неделните календари практично ги заменија календарите на маса и станаа толку широко распространети што станаа елемент на деловниот стил на претпријатијата.

Дизајнерската идеја за комбинирање на календар, бележник и телефонски именик во една пригодна алатка успешно се материјализираше уште во 1921 година во форма на „организатор“ (од англискиот организатор). Последователно подобрување на инструментот беше извршено со промена на форматот, дизајнот, квалитетот на хартијата и надворешната декорација. Овде, уредите за складирање информации и техничките средства (календар, бележник, адреса и телефонски именик, држач за визит-картички, пенкало, микрокалкулатор) беа комбинирани во една алатка. Во исто време, немаше јасна класификација и систематизација на записите.

Познатиот „временски менаџер“ е создаден во Данска во 1975 година. Ја спроведе идејата за насочено планирање на лични резултати врз основа на стандарден класификатор на функции („клучни задачи“) и технологија за спроведување на глобални настани („задачи со слон“). Во исто време, употребата на „временски менаџер“ се покажа дека е прифатлива само за луѓе кои биле организирани и дисциплинирани по природа, а исто така барале значителни финансиски трошоци за обука и стекнување.
Сепак, името на овој тип „организатор“ – „менаџер со време“ – стана збор за домаќинството и денес означува општ пристап кон активно користење на времето како ресурс за управување.

Развојот на научниот и техничкиот напредок во последните децении доведе до создавање на фундаментално нови електронски алатки за планирање на времето од технолошка гледна точка: електронски тетратка, разни сервисни програми за компјутери, мобилни телефони, паметни телефони итн.

Најдобрите современи технологии за управување со времето:

1.Trello е бесплатна веб апликација за управување со проекти во мали групи. Trello ви овозможува да бидете продуктивни и повеќе да соработувате. Trello се табли, списоци и картички кои ви дозволуваат да организирате и да дадете приоритет на проектите на забавен, флексибилен и лесен за менување начин.

2. Evernote - веб сервис и комплет софтвер за креирање и складирање белешки. Белешката може да биде парче форматиран текст, цела веб-страница, фотографија, аудио датотека или рачно напишана белешка. Белешките може да содржат и прилози од други типови датотеки. Белешките може да се подредат во тетратки, етикетирани, уредени и извезени.

* Овој труд не е научен труд, не е конечна квалификациска работа и е резултат на обработка, структурирање и форматирање на собраните информации наменети за употреба како извор на материјал за самостојна подготовка на едукативни трудови.

Вовед..3

1 Управување со времето како систем за управување со времето..5

1.1 Елементи на управување со времето…..5

1.2 Причини за недостаток на време….6

2 Основни методи на управување со времето….11

2.1 Анализа на користење на привремени ресурси и планирање на времето..11

2.2 Активности кои помагаат да се рационализира користењето на времето...15

Заклучок…….21

Список на користени извори..22

Вовед

Добро познатата вистина - „Времето е пари“, се чини дека почнува да го менува своето значење. Според еден од најдобрите аналитичари и практичари за брендирање, Марк Гоб, „времето станува повредно од парите“. И тешко е да не се согласуваш со него.

Многу познати експерти, особено оние од Москва, ја потврдуваат оваа вистина, велејќи дека времето е толку специфичен ресурс што во една организација стои на истото место со основните средства, работната сила, суровини, но има посебна специфична особина: тоа е неповратно. Тоа е, ако може да се купи опрема, суровините исто така не се ретка стока што треба да се бара долго време, тогаш изгубеното време не може да се врати, невозможно е да се вратат пропуштените можности во овој момент, невозможно е да се решат работите доколку се сменети условите во кои се решаваат. Згора на тоа, специфичноста на времето лежи и во фактот што секој човек е обдарен со него во еднаква мерка, имено, 1440 минути или 86400 секунди дневно - ни повеќе ни помалку.

Работното време на повеќето современи менаџери е компресирано до крај, работниот ден не е стандардизиран, а сепак често не е можно да се завршат сите планирани задачи до дадениот рок. Во исто време, постои растечко чувство на беспомошност пред лавина проблеми кои итно бараат ваша интервенција и чувството дека недостатокот на време, како недостатокот на воздух, води до фактот дека проблемите едноставно ќе го совладаат лице. Сето тоа доведува до стресна состојба, што дополнително ја влошува ситуацијата.

Оваа ситуација во современото општество е широко распространета и не само меѓу менаџерите. Сигурно секој човек може да се сети на многу случаи кога во еден ден морал да реши многу проблеми, да посети многу места, додека не можел да одлучи по кој редослед е најдобро да се направи сето тоа и да сфати дека е невозможно веднаш да се реши и брзо проблемот со управувањето со времето, дека поради тоа можеби немате време или пропуштате нешто важно, е многу депресивен, ве прави нервозни, ви го расипува расположението, што на крајот негативно влијае на вашата благосостојба, перформанси и ја намалува веројатноста дека се што е планирано за ден ќе се спроведе

Во таква ситуација единствено решение може да биде употребата на специјални техники и методи, општо наречени управување со времето. Самиот збор „управување со времето“ е преведен од англиски како „управување со времето“, но треба да се забележи дека е невозможно да се управува со времето. Навистина, секој човек има строго дефинирано време, и тоа е исто за сите луѓе. Невозможно е некако да се влијае на нејзината количина или брзината на нејзиниот тек. „Управување со времето“ е само големо име за она што во суштина е управување со себе, организација, луѓе со цел да се забрза решавањето на проблемите, спроведувањето на настаните, извршувањето на работата, акциите. Ова е управување за најефикасно користење на времето.

Овој проблем е од големо практично значење, како за менаџерите, така и за секој човек.

1 Управување со времето како систем за управување со времето

1.1 Елементи на управување со времето

Управувањето со времето како систем за управување со времето вклучува голем број елементи кои кога се користат заедно обезбедуваат значително намалување на времето потребно за извршување на различни производни процеси. Овие елементи вклучуваат: анализа на користењето на работното време, поставување цели кои менаџерот сака да ги постигне при користење на управувањето со времето, планирање на работното време, развивање на различни методи за борба против причините за нерационално користење на временските ресурси. Сепак, и покрај таквиот прилично кохерентен систем на управување со времето, не треба да се земе како аксиома, бидејќи секој човек е единствениот што може да го реши проблемот со рационално користење на времето на најдобар можен начин и затоа најефективниот е личниот управување со времето, кое во секој поединечен случај поединечно. Сепак, генерално, можете да ги примените горенаведените елементи за управување со времето.

Анализата е процес кој ни овозможува да го идентификуваме ирационалното користење на работното време, неговите причини, а исто така да ги изолираме од сите причини главните кои имаат најнегативно влијание врз искористувањето на времето.

Поставувањето цели е неопходна фаза во управувањето со времето, за време на која е неопходно да се одговори на прашањето зошто управувањето со времето е воопшто потребно за одредена личност или за одредено претпријатие. Поставувањето цели ви помага дополнително да се движите кои методи за управување со времето треба да ги користите, а кои не треба да ги користите.

Планирањето е процес при кој се составува список на задачи кои мора да се завршат во одреден временски период. Планирањето на работното време има некои специфични карактеристики.

Развојот на методи за борба против причините за губење на време претпоставува дека за време на прелиминарната анализа овие причини биле идентификувани и дека е неопходно да се елиминираат. За типични причини, постојат различни типични начини за борба против нив, но треба да се запомни дека секој конкретен случај е индивидуален и во секој случај се потребни индивидуални пристапи кон секоја причина.

Управувањето со времето е сеопфатна структура и треба да се применува без да се исклучат ниту еден од неговите елементи. Употребата на управување со времето бара човекот да биде креативен во неговото користење.

1.2 Причини за недостаток на време

Постојат голем број на различни фактори кои водат до губење време. Некои од овие фактори се последица на неписмените постапки на менаџерот, некои се случуваат независно од него, а некои се директно поврзани со личноста на лидерот, но повеќето од нив менаџерот има способност да влијае или барем да ја намали загубата на време што се случува. поради влијанието на овие фактори. Да ги разгледаме овие групи фактори.

Првата група ги вклучува оние фактори кои се последица на неписмените постапки на менаџерот. Тие вклучуваат непланирана работа, лошо воспоставена размена на информации во организацијата, недостаток на јасна распределба на работата според нивниот степен на важност, извршување на задачи што би можеле добро да ги завршат подредените и слаба работна мотивација. Менаџерот може да ги идентификува овие фактори и да се обиде на некој начин да ги елиминира.

Размислете за овие фактори:

1) Непланирана работа. Тоа е резултат на животниот стил не само на самиот лидер, туку и на општиот начин на живот на организацијата. Непланираната работа води до постојани паузи за разни видови „појаснувања“, објаснувања неопходни за понатамошна работа на различни одделенија, одделенија и поединечни работници. Во исто време, не се расејуваат само оние кои се обраќаат кон информации, туку и оние на кои им се обраќаат за информации.

Лошо организирана размена на информации во рамките на организацијата. Кога пренесувате информации, секое лице е секогаш сигурно дека нејзиниот примател е целосно свесен и го разбира неговото значење, но тоа не е секогаш случај. Секој има свои рамки на перцепција кои можат да ја искриват добиената информација. Не сите современи менаџери го решија овој проблем за себе и за своите вработени и воведоа унифициран систем за примање и пренесување информации во нивните компании. Во многу организации, размената на информации помеѓу одделенијата се случува во форма на расипан телефон, често во процес на неформална комуникација. Друг пример за недостаток на стандарди за пренос на информации е недостатокот на единствен стандард за објаснување на локацијата на организацијата на клиентот преку телефон - „секој објаснува најдобро што може“.

Недостаток на јасна распределба на работата според нивната важност. Ова често резултира со тоа што менаџерот прво прави работи кои навистина не се толку важни. Во исто време, тие трошат значително време потребно за решавање на навистина важни проблеми.

Вршење задачи кои лесно можат да ги завршат подредените. Најчесто, менаџерот извршува такви задачи ако не им верува на своите подредени, верувајќи дека тие ќе можат да ја завршат оваа задача како и тој самиот, односно зборуваме за недостаток на доверба во соодветните квалификации на организацијата. вработените. Пример е приемот на клиенти од страна на менаџерот и недавањето овластување на ниту еден вработен да работи со клиентите, личното ракување со поштата и не доверувањето на секретарката за сортирање на дојдовната кореспонденција.

2) Слаба работна мотивација. Слабата мотивација на трудот води до ниска продуктивност на трудот, во поголема мера ова не се однесува на раководителот на организацијата, туку на неговите подредени, сепак, овој проблем може да се појави во претпријатието и ниската продуктивност на трудот ќе доведе до недостаток на време.

Втората група вклучува фактори кои не зависат од лидерот. Ова е работа со кореспонденција, голем проток на рутински задачи, честопати итни, работата на која одзема многу време, како и „крадци на време“. Менаџерот не може да се ослободи од овие фактори и може само да се обиде да го минимизира нивното влијание врз потрошеното време.

Размислете за овие фактори:

1) Работа со кореспонденција. Истражувањата покажуваат дека менаџерот троши 20 - 30% од своето време анализирајќи кореспонденција, разгледувајќи до 100 документи дневно, од кои само 30 се вистински потребни. Се проценува дека во деловната кореспонденција обемот на непотребни информации достигнува 15-20%, а преку сите канали 30% од информациите доаѓаат од внатрешни извори, а 40% од надворешни извори.

Голем проток на рутински задачи, често итни, работата на која одзема многу време. Примерите вклучуваат прашања како што се дизајнот на просториите во кои се вршат поправки, изборот на мебел, потребата лично да се проверат различните параметри на активностите на организацијата, често поради неспособноста на подредените или нивната неподготвеност да преземат одговорност кога тие самите обратете се до менаџерот со „барања за помош““

2) „Крадци на времето“. „Крадците на времето“ се непредвидени работи, од кои повеќето бараат итни решенија и не можат да се делегираат на подредените. Сето ова одзема многу време и го одвлекува вниманието од навистина важни работи. Постојат многу различни типови на крадци на време:

Телефонски повици;

Луѓе кои не посетуваат;

Проблеми со компјутерска опрема;

Промена на редоследот на работа наметнат од колегите;

Недостаток на организациско планирање;

Неможност да се слушаат другите луѓе;

Незадоволителна организациска структура;

Корекција на грешки кои можеле да се избегнат;

Неодлучност во деловните прашања;

Лошо организирани и координирани состаноци;

Одвлекување на вниманието на работното место;

Прекумерна канцелариска бирократија;

Бескорисни дискусии за вашата работа и работата на другите.

Третата група вклучува фактори кои директно зависат од личноста на лидерот. Ова е постојана брзање, постојани подобрувања на куќата, претрупаност. За да се намали влијанието на овие фактори врз работното време, менаџерот мора да се обиде да се промени, во спротивно, овие фактори нема да му дозволат рационално да го користи своето работно време. Според мое мислење, ова е најсериозната група на фактори, бидејќи за ефикасно да управувате со вашето мислење, мора прво да се промените себеси, а потоа да се обидете да ја промените околната реалност, а менувањето на себе е многу тешко, особено за личност која веќе се гледа себеси како независен, писмен и зрел во секој поглед.

Размислете за овие фактори:

1) Постојана брзање. Во состојба на постојано брзање, менаџерот нема време да се фокусира на задачата што ја извршува во моментот. Тој го следи патот што прво му паднал на ум, наместо да размислува за други, можеби порационални начини за решавање на даден проблем.

2) Постојани подобрувања на куќата. Постојаните подобрувања дома доведуваат до маѓепсан круг, кога едно лице нема време да ја заврши својата работа и да ги реши сите проблеми во текот на работното време, како резултат на тоа тој е принуден да ги решава дома на сметка на своето слободно време, одмор. и личниот живот. Човекот нема можност целосно да живее, да се опушти и како резултат на тоа, неговата продуктивност се намалува, што доведува до недостатоци и повторно до потреба за подобрување на куќата. Овој маѓепсан круг е последица на неправилно организирано работно време и може да биде многу тешко да се прекине.

гужва. Претрупаноста е резултат на лошата организација на работниот ден, зависи и од импулсивноста и карактеристиките на личноста. Тешко е за претрупан човек да избере која работа да ја преземе; тој често се „фрла“ помеѓу две работи кои се подеднакво итни и одземаат многу време за решавање; тој не може да избере која да ја преземе, и поради тоа , се губи време.

2 Основни методи за управување со времето

2.1 Анализа на користење на привремени ресурси и планирање на времето

За да се решат проблемите поврзани со рационално користење на работното време, постојат многу техники кои го имаат општото име „управување со времето“. Сепак, не може да се каже дека управувањето со времето е толку строг збир на правила, по кои едно лице ќе може максимално да го рационализира својот работен ден и работното време на своите подредени. Управувањето со времето е збир на општи методи и препораки, а за секој човек и организација тие треба да се избираат посебно, поединечно.

Еден од основачите на управувањето со времето се смета за основач на школата за научен менаџмент, Фредерик Тејлор, кој ја темпираше работната активност на работникот. Можете да го споменете и познатиот Хенри Форд, кој воведе подвижна лента во своите претпријатија и со тоа го намали времето на склопување на автомобилите и времето што го трошат работниците, правејќи ги нивните активности поспецијализирани.

Во моментов во Русија, еден од познатите специјалисти во областа на управувањето со времето е Глеб Архангелски, кој се занимава со научен развој на овој проблем.

Да ги разгледаме методите на класично управување со времето. Првиот чекор на секој менаџер кој сериозно се зафатил со овој проблем треба да биде да ја анализира употребата на привремените ресурси. Анализата на користењето на времето ќе помогне да се идентификуваат загубите на време и да се покажат силните и слабите страни на практикуваниот стил на работа. Ваквата анализа е едноставно неопходна ако не се знае како се троши времето, не се знае колку време е потребно за да се завршат одредени задачи, не се знае кои фактори ги стимулираат или ограничуваат перформансите.

За да анализирате проблем, потребно ви е сигурно следење на времето. Најефективен начин за следење на времето е со водење евиденција. Кога користите компјутер за оваа намена, можете да користите програми како Visual TimeAnalyzer. Со негова помош можете да заштедите време и да добиете графички приказ на вашата работа. Исто така, времето поминато може да се земе предвид во табелите, кои треба да ги наведат следните параметри:

Вид на активност - за одредување на видот на активност;

времето на започнување и завршување на соодветниот тип на активност;

Времетраење на соодветниот тип на активност - да се одреди времето потребно за овој вид активност.

Најповолно е да го следите времето додека работите, бидејќи кога го следите времето „подоцна“ можете да заборавите некои важни детали.

Процесот на анализа ги открива силните и слабите страни на користење на привремен ресурс. За да го направите ова, треба да одговорите на некои прашања, како што се:

Дали работата беше неопходна? (ако повеќе од 10% од работното време е потрошено на неопходна работа, тоа укажува на проблеми со одредување приоритети);

Дали временската инвестиција беше оправдана? (доколку повеќе од 10% од работното време се состоело од задачи за кои времето поминато не било оправдано, треба да ги анализирате причините зошто времето поминато било преголемо и да се обидете да ги земете предвид во идната работа);

Дали вредеше да се заврши работата? (ако повеќе од 10% од работното време беше потрошено на задачи чие спроведување беше непрактично, тогаш треба да обрнете внимание на планирањето и организацијата)

Дали свесно беше одредена временската рамка за завршување на работата? (ако повеќе од 10% од работното време било потрошено на задачи, чиј временски интервал бил спонтано одреден, тогаш има проблеми со планирањето на работното време).

Како резултат на анализата, идентификувани се „крадци на време“ и разни грешки во користењето на работното време, неопходно е да се утврдат нивните причини и да се развијат методи за борба против нив кои се најпогодни за одреден вработен.

Главниот метод кој помага ефективно да се искористи работното време е планирањето на времето. Планирањето е структуирање на времето за негово најекономично искористување во постигнувањето на сите цели и задачи со кои се соочува менаџерот или организацијата. Планирањето може да биде долгорочно, среднорочно и краткорочно.

Главната предност што се постигнува со закажување на работа е тоа што планирањето заштедува време. Искуството покажува дека зголемувањето на времето поминато на планирање на крајот води кон заштеда на време во целина.

Очигледно, времето поминато на планирање не може да се зголемува бесконечно, постои оптимум, по што понатамошното зголемување на времето за планирање станува неефикасно. Не треба да трошите повеќе од 1% од вкупното време за планирање на планирање.

Планирањето секогаш се спроведува врз основа на цели. Основата за секое планирање е долгорочна цел или долгорочни цели. Врз основа на долгорочните цели се поставуваат среднорочни и краткорочни цели. Тоа се случува на следниов начин: врз основа на животните цели или мисијата на организацијата, се идентификуваат голем број подцели, чие постигнување треба да придонесе за постигнување на главната цел на животот. Тоа се долгорочни цели. Секоја од овие цели идентификува голем број подцели, по можност на привремена основа (ќе се имплементираат во наредните години, во најблиска иднина), чиешто постигнување треба да придонесе за постигнување на долгорочни цели. На ист начин, врз основа на целите за годината, се разликуваат целите за месецот, деценијата и денот. Следно, се прави анализа на силните и слабите страни на личноста или организацијата кои можат да бидат релевантни за постигнување на целите. Ова е направено за да се поттикнат силните страни и да се работи на слабостите. Оваа анализа служи како основа за среднорочно и краткорочно планирање.

Самиот процес на планирање се состои од формулирање на резултати и одредување рокови за нивно постигнување. Резултатите мора да бидат конзистентни со целите. Во овој случај, препорачливо е да се следат некои правила за планирање.

1) Прво, планирањето треба да се направи во писмена форма. За планот да биде повеќе од само листа на работи што треба да се направат во еден ден, исто така вреди да се направи мотивирачка алатка - фокусирајќи се на резултатите. На пример, напишете во списокот не „направете го ова“, туку „ова е направено“, така што кога задачата ќе биде завршена, можете да ставите задебелен знак до овој запис. Ова е една од силните мотивирачки алатки.

Второ, треба да се земат предвид резултатите од претходната анализа на користењето на работното време. Во процесот на оваа анализа, се идентификуваат грешките својствени за даден менаџер во планирањето на неговото работно време и начините за неутрализирање на последиците од овие грешки.

Трето, не треба да го планирате целиот работен ден. Се верува дека треба да планирате не повеќе од 60% од вашето време, а 40% да оставите непланирано: 20% непредвидено време и 20% спонтано време.

Потребно е да се воспостават јасни временски стандарди за завршување на задачите и решавање на проблемите кои не би дозволиле завршување на незавршената работа и решавање на нерешените прашања во непланирано време. Доколку овие работи и прашања требаше да се решат во предвиденото време. Практиката покажува дека за која било задача се троши точно онолку време колку што е достапно, затоа треба да се утврдат јасни временски рамки кои ќе овозможат да се заврши неопходното, а во исто време да не се надмине времето потребно за завршување.

2) За да се реши прашањето за прераспределување на предметите, предметите треба да се поделат според нивниот степен на итност и важност. Во исто време, најитните и најважните задачи менаџерот треба да ги реши веднаш и важни. Но, неитни може да се одложат, додека останатите 2 категории на случаи (неважни, но итни и неважни и не итни) треба да се префрлат на подредени за решавање. Неитни задачи треба да се рангираат според времето потребно за секоја од нив, а кога ќе се појави слободно време, можете да почнете да ја намалувате оваа листа - за ова е препорачливо секогаш да го имате при рака.

3) Плановите треба редовно да се ревидираат, бидејќи со оглед на постојаните промени во опкружувањето, може да испадне дека некои планови на раководството и менаџерот на организацијата повеќе нема да одговараат на целите на организацијата и соодветно ќе треба да се приспособат.

Плановите мора да бидат реални и конзистентни, и конзистентни не само еден со друг, туку и со плановите на колегите, подредените и повисоките нивоа на управување.

2.2 Активности кои помагаат да се рационализира користењето на времето

Ајде да разгледаме некои од факторите кои водат до губење време кои беа дискутирани погоре, а кои не беа наведени во горенаведените правила за планирање на работното време.

Еден од големите проблеми што доведува до значителни загуби во времето на менаџерот е тоа што менаџерот често прави работи што неговите подредени би можеле успешно да ги направат. Ова често се случува затоа што менаџерот не е уверен дека неговите подредени ќе се справат со такви сериозни обврски и се плаши да им додели толку голема одговорност. Со други зборови, има проблем со делегирање овластувања.

Делегирањето во општа смисла значи пренесување на задачите на подреден од сферата на активност на самиот менаџер. Пренесувањето на задача или активност може да се врши на долг период или ограничено на еднократни задачи. Делегирањето му помага на менаџерот да ослободи време за важни задачи и да го намали притисокот.

Треба да се запомни дека делегирањето го стимулира откривањето на способностите, независноста и компетентноста на подредените, затоа, ако на почетокот може да се потврдат стравовите на менаџерот, тогаш со соодветна советодавна, лидерска и обука, постепено подредениот на кој му се делегирани овластувањата. ќе може да се справи со нив на потребното ниво.

Генерално, рутинската работа, специјализираните активности, приватните работи и подготвителната работа треба да се делегираат. Во никој случај не треба да се делегираат работите како што се поставување цели, управување со вработени, задачи со висок ризик и слично. Исто така, треба да го координирате извршувањето на зададените задачи.

Многу време се троши и на неразвиен, нестандардизиран информациски систем, кој претпоставува дека информациите се разменуваат вертикално во хиерархијата во организацијата на начин и начин избран од менаџерот, а хоризонтално - на начин што е поудобен. за двајцата вработени со меѓусебен договор. Меѓутоа, како што покажува практиката, недостатокот на униформни стандарди за размена и пренос на информации води до фактот дека едно лице пренесува информации, значи едно, а друго лице, примајќи информации, го доживува како нешто друго. Ова во голема мера се должи на фактот што менаџментот е една од ретките области на активност која нема развиено сопствена терминологија, со помош на која менаџерите, кога комуницираат, би можеле да користат зборови кои имаат многу специфично значење, а не двосмислени, како што е. сега на многу начини. Пример би биле фразите како „Ти реков да направиш нешто наскоро, веќе е четврток, а сè уште не ми ги донесовте резултатите!“ Во овој пример, можете да го видите целото значење во овој случај на фразата „во блиска иднина“ - невозможно е да се разбере што значи авторот на фразата, бидејќи во моментот за него веќе изгледа времето „до четврток“ неприфатливо долго, а во врска со друга работа, на пример, пред една недела фразата „наскоро“ може да значи 2-3 месеци.

Развојот на корпоративните стандарди за пренос на информации може значително да го намали времето што се губи во процесот на обработка на добиените информации, т.е. во „обидувањето да се разбере“ она што е кажано, како и времето потребно да се поправат грешките направени како резултат на погрешно толкување на добиените информации. Овие стандарди мора да ги содржат точните значења на термините кои се користат во процесот на активностите на организацијата, како и список на параметри кои мора да се пренесат при информирање за кој било настан, феномен, факт или тема, т.е. услов за комплетност на информациите. Исто така, сопственичките информации што се пренесуваат во организацијата мора да бидат веродостојни, што може да се обезбеди со одговорност на лицата што ги пренесуваат за квалитетот на информациите.

Значително време во работата на менаџерот се троши на кореспонденција. Работата со кореспонденција се состои од следните фази - прво, сортирање на кореспонденцијата, второ, проучување на кореспонденцијата и избирање на потребните информации од неа, одговарање на делот од кореспонденцијата што треба да се одговори. Постојат значителни потенцијални временски ресурси за справување со кореспонденцијата. Се проценува дека еден менаџер прегледува до 100 документи дневно, од кои само 30 се вистински потребни. Веднаш треба да одлучите дали дојдовната пошта ќе ја обработи секретар или друго лице, или дали ќе ја обработи лично менаџерот. Рационален начин е да се довери обработката на пошта на секретарка. Исто така, потребно е да се утврди што ќе се случи со кореспонденцијата што не е потребна за активностите на претпријатието и работата на менаџерот. Можеби веднаш ќе биде уништен, или можеби делумно или целосно ќе се види. Одговорот мора да се напише веднаш, без одлагање, можно е да се користат специјални формулари или подготовката на одговорот да се пренесе на секретарот.

Значителен дел од времето заземаат таканаречените „временски крадци“. Меѓу нив, едно од првите места по времетраење го заземаат телефонските повици. Повиците имаат таква особеност што често се случуваат неочекувано, вклучително и во такви моменти кога менаџерот е зафатен со важна одговорна работа и прекините и мешањето во работата се крајно непожелни. Затоа, треба да му наложите на секретарот да прима дојдовни повици на фиксен телефон. Бројот на мобилниот телефон не треба да се дава на клиенти и други лица кои можат да контактираат со друг оддел на претпријатието, покрај раководството, за да ги решат проблемите што се појавуваат. Доколку е потребно, тие можат да контактираат со раководителот на претпријатието преку секретарот, кој, откако го процени степенот на важност и итност, може да контактира со менаџерот и да го информира за лицето кое се јавило.

Истото важи и за различните „крадци на време“ како што се луѓето кои ѕиркаат. На луѓето не треба да им се дозволи да одат директно до раководството на организацијата ако има посебни одделенија или луѓе кои се одговорни за решавање на ваквите проблеми за да го решат проблемот што го имаат. Другите видови „крадци на време“ немаат јасни знаци што би овозможиле однапред да се подготват за нив, а за борба против нив, можеме само да препорачаме да ги анализираме новите проблеми и да развиеме начини за нивно решавање или минимизирање на загубите од нивното појавување.

Различни видови на состаноци заземаат значително време помеѓу менаџерот и неговите подредени. За да се оптимизира времето што се користи за оваа намена, треба да се изврши анализа на состаноците земајќи ги предвид потрошеното време, материјалните ресурси итн.

Рационално е да се подготви агенда што ќе го означи времето потребно за дискусија на поединечни теми. За секоја ставка, закажете време во согласност со неговото значење. По состанокот, потребно е да се следи дали донесените одлуки ги носат сите засегнати од нив. Неисполнетите задачи и нерешените проблеми треба да бидат прва точка на следниот дневен ред.

Брзање, подобрувања во домот и нервоза се истите причини за губење време, кои главно зависат од личноста на личноста. Брзањето е состојба во која менаџерот не може долго време да размислува за начините за решавање на проблемот и го избира решението што прво ќе му падне на ум, додека најефективниот и најбрзиот начин за решавање на проблемот не е секогаш првиот што ќе му падне на памет. . Дополнително, на лице во брзање е доста тешко ефикасно да ја изврши работата; неизбежни се разни грешки што треба да се поправат; згора на тоа, појавата на грешки во процесот на работа на лице кое веќе брза лесно може да почне да ја иритира личноста, да му го расипе расположението, па дури и да ја спушти од себе, што исто така нема да му дозволи нормално да ја заврши работата што ја започнал. Затоа, проблемот поврзан со фактот дека човекот прави многу работи набрзина е доста сериозен и може да предизвика значително губење време.

Друг важен квалитет мора да има секој лидер, особено оној кој го цени своето време: тој мора да биде способен да каже „не“. Има многу ситуации кога е невозможно или многу тешко да се каже не - тоа може да влијае на имиџот на организацијата и нејзиниот лидер, што ќе влијае на нејзината конкурентност; тоа се случаи кога менаџерот не може да одбие барање поради неговите лични квалитети, кога за нешто прашува важен клиент. Во повеќето случаи, менаџерот може веднаш да одреди каков ефект ќе донесе за него и за нејзиното претпријатие ако се согласи да исполни нечие барање или барање, меѓутоа, луѓето кои бараат или бараат честопати се обидуваат намерно да го стават менаџерот во ситуации кога тој едноставно ќе биде принуден да се согласи. да го исполни тоа што го сака.отколку што велат. За менаџер, таквата согласност е губење време и пари, и не секогаш овие трошоци можат да донесат опипливи придобивки за организацијата. Затоа е толку важно секој лидер да може да каже „не“ и достоинствено да излезе од ситуациите кога треба да го кажете овој збор.

Контролата опфаќа три задачи:

Разбирање на физичката состојба;

споредба на планираното со постигнатото;

прилагодување според утврдените отстапувања.

Следењето мора да биде редовно. Набљудувањето треба да се врши редовно, особено по завршувањето на задачата и на крајот на работниот ден, идентификувајќи дали сè е завршено, што е планирано и, ако не сè, тогаш со што е поврзано.

Генерално, доста е тешко да се зборува за конкретни активности во управувањето со времето. Погоре разговаравме за главните заеднички проблеми, кои во основа се универзални по природа, односно можат да се појават кај секое лице кое има било каква позиција во организацијата. Треба да се напомене дека и покрај прилично деталните описи на проблемите што често се појавуваат кај луѓето кои не се заинтересирани да го трошат своето време, во реалниот живот секој човек има свои проблеми, свои „крадци на време“, свои лични квалитети кои се мешаат во работи ефикасно и затоа не може да им се дадат универзални совети и техники кои би одговарале на секого во сите животни ситуации. Во секој конкретен случај, треба преку анализа да барате сопствени начини за борба против ирационалното користење на временските ресурси и овие методи во секој случај ќе бидат специфични за секој човек.

Заклучок

Во оваа работа на курсот, ги проучувавме основните техники и методи за управување со времето, кои ни овозможуваат да го рационализираме работното време на вработениот воопшто и менаџерот особено, да ги намалиме непродуктивните трошоци за привремените ресурси и на крајот да ја зголемиме продуктивноста на персоналот. Управувањето со времето е збир на знаење кое има огромно економско и лично значење. Економското значење лежи во фактот што преку рационално користење на времето е можно значително да се зголеми продуктивноста и на поединецот и на целиот тим во целина. Личното значење лежи во тоа што му овозможува на човекот да стекне значително слободно време, што ќе му овозможи да се чувствува слободно и да посвети повеќе внимание на својот одмор, здравје и личен живот.

Список на користени извори

1. Архангелски Г. Организација на времето: од лична ефективност до развој на компанијата [Текст]: учебник / Г. Архангелски. - М.: AiST-M, 2003. - 231 стр.

2. Гамидулаев Б.Н. Заштеда на време и индикатори за негова проценка во процесите на управување со претпријатијата [Текст]: учебник / Б.Н. Гамидулаев. - Пенза,

3. Seiwert L. Вашето време е во ваши раце: совет до деловните луѓе за тоа како ефикасно да го користат работното време [Текст]: водич за проучување / L. Seiwert. -М.: Интерексперт, 1995. - 426 стр.

4. Организација на работното време [Текст]: учебник / М: „ДеКА“, 1994. - 297 стр.

Достапни ни се многу системи за управување со времето. Ефективниот систем е една од најважните компоненти на успехот во личното управување со времето. На повеќето луѓе им е потребен систем кој ќе им помогне да заштедат и ефикасно да го користат времето, а тоа е природно. На крајот на краиштата, невозможно е да се задржи сè во вашата глава!

За да заштедите време, во оваа статија ќе обезбедиме резиме на главните одредби на секој систем (ги разгледуваме најпопуларните во моментот). Се надеваме дека ова ќе ви помогне да изберете што е најдобро за вас, нешто што последователно ќе послужи како основа за вашиот систем за лично планирање.
Значи, системите што ги избравме за анализа:

• Дејвид Ален GTD систем;
• Френклин управување со времето, Стивен Кови;
• Time Power од Брајан Трејси;
• Управување со времето од внатре кон надвор од Џулија Моргенштерн.

Ајде прво да откриеме зошто треба да изберете некој вид систем. Како што напишав претходно, човек физички не може да работи продуктивно ако држи во главата сè што треба да направи, сите планови, извештаи итн.

Главна функција системи– помогне да се зачуваат важни информации. Добрите вештини за управување со времето се однесуваат на тоа како ги складирате и обработувате важните информации како што се состаноци, работа, белешки, контакти, потсетници, планови и цели.

Затоа, добро систем за управување со времетотреба да вклучува:

1. Простор за покривање на сите информации за работните места;

2. Календар за состаноци;

3. Место за белешки;

4. Место за контакти;

5. Обединување задачи, цели и соништа во една целина;

6. Јасен опис на системот, за да биде јасно како функционира сето тоа.

Има многу книги кои се обидуваат да го добијат насловот системи за управување со времето, но всушност се само идеи или совети за некоја тема. Во оваа статија зборуваме конкретно за системот, а не за дневник и планер .

Систем за управување со времето не значи дека ќе го користите во форма во која првпат сте се запознале. Важно е да се разбере дека ова е само платформа која ќе ви помогне дополнително да развиете сопствен систем за управување со времето што ги задоволува вашите точни потреби.

Ајде да продолжиме со анализа на нашите системи.

Овој систем се базира на книгата
Методот на Френклин за управување со времето, за разлика од оној на Дејвид Ален, има пристап од врвот надолу.

Односно, фокусот е на големите цели наместо на малите задачи. Со негова помош, јасно ги дефинирате вашите цели и улоги во вашиот живот. И ова е она што го користите за да го планирате вашиот живот, година, недела или ден.

Системот го користи концептот на компас, кој ви помага секогаш да бидете сигурни дека одите во вистинската насока. Сè што правите е направено за да ја постигнете вашата главна цел, ова ви помага правилно да ги поставите вашите приоритети и да одлучите кој следен чекор да го преземете.

Друг аспект на ова системи за управување со времето- матрица со четири сектори: 1. Важно и итно, 2. Важно, но не итно, 3. Неважно, но итно, 4. Неважно и не итно.

Кови вели дека повеќето луѓе се фокусираат на квадрантите 1, 3 и 4. И овој систем го става главниот акцент на вториот сектор.
За кого е погоден овој систем?

Ако претпочитате да се концентрирате на вашите главни животни цели, тогаш овој систем ќе ви одговара. Овој метод има и предност што можете да користите многу други дополнителни алатки за планирање, што ви го олеснува животот.

Овој систем може да се нарече тактичко управување со времето. Овде фокусот е на целите, така што треба повеќе или помалку јасно да ги формулирате за себе, а исто така дава практични препораки за да разбереме колку ефикасно го користиме нашето време.

Овој систем е насочен кон резултати. Трејси верува дека кога го разбираме крајниот резултат од она што го работиме, тоа ја мотивира нашата работа. Дисциплината е исто така од големо значење.

За кого е погоден овој систем?

Овој систем е добар за оние кои бараат практични совети како да го надминат одолговлекувањето, како да избегнуваат активности кои ви го крадат драгоценото работно време итн.

Управување со времето од внатре кон надвор од Џулија Моргенштерн

Овој систем е добар за практична употреба. Моргенштерн ни помага да разбереме како го поминуваме времето, кои се нашите мотиви за акција или неактивност и како управуваме со нашето време. Овој систем исто така ви помага да ја средите вашата околина.

Овој метод може да обезбеди корисни вештини како што се планирање и проценување на времето потребно за да се заврши одредена задача. Обезбедени се и формули за да се олесни работата со системот.

Кој може да го користи овој метод?

Ова е погодно за оние на кои им треба едноставен, но ефикасен пристап кон управувањето со времето. Ако барате систем кој лесно се применува, но во исто време нема многу правила за користење, тогаш ова е најдобриот избор.

Главната работа што треба да се запамети е дека системот пред сè мора да ги задоволи вашите потреби и во иднина да стане платформа за креирање сопствен систем за управување со времето.

„Се уморуваме и исцрпуваме не затоа што работиме напорно, туку затоа што работиме лошо, работиме неорганизирано, работиме глупаво.

Физиологот Н.Е. Введенски

Време - менаџер t е техника за управување со времето која вклучува правила и принципи кои му помагаат на човекот правилно да го организира своето време и да постигне максимална ефикасност во секоја активност. Со помош на управувањето со времето, човекот може свесно да го контролира времето што го троши на различни видови активности, истовремено зголемувајќи ја ефикасноста и продуктивноста на неговата работа или слободно време. Планирањето, дистрибуцијата, приоритизацијата и поставувањето цели му помагаат на човекот да се справи со лудиот ритам на модерниот живот. Управувањето со времето му помага на човекот да успее да направи сè без стрес и да избегне хроничен замор.

Првично, техниките за управување со времето се користеа само при водење бизнис и организирање на работни активности. Но, сега методите за управување со времето се користат и во личниот живот на една личност за да има време да се справи со секојдневните прашања и правилно да го организира своето слободно време и одмор.

Историјата на управувањето со времето

Уште во 20-тите години, Научната организација на трудот рече дека ефикасноста на користењето на времето зависи од личната ефикасност на самата личност. Се појави Лигата „Време“, која објавуваше написи во весниците под наслов „Борба за време“. Во 70-тите, методот за мерење на времето развиен од биологот Љубишчев се здоби со популарност. Овој метод е алатка за развој на ефективно човечко размислување, што придонесува за рационално управување со личното време и зголемување на личната ефикасност.

Во 2007 година, првиот оддел за управување со времето беше отворен во Москва на Финансискиот и индустрискиот институт. Денес оваа насока стана многу популарна и популарна. Има многу обуки, семинари за планирање и рационално управување со времето.

Менаџер за времеова е личност која ги зема предвид психолошките карактеристики на луѓето, работните услови и нуди поефективни работни распореди. Тој е способен да ги открие сите свои скриени резерви кај една личност и да предложи како да ја зголеми неговата ефикасност.

Процесот на комуникација помеѓу менаџерот за време и клиентот е сличен на психолошка консултација во која тој ја слуша личноста, дава совети и совети како да одвои време, колку време да посвети на одмор, како да постави приоритети. Како да го испланирате денот за да можете да завршите се без стрес.

Менаџерите на времето обезбедуваат не само индивидуални консултации. Тие често се поканети од компаниите како експерти за да помогнат во подобрувањето на работниот процес. Најпрво, научете го менаџерот правилно да го распределува своето работно време и правилно да ги распределува обврските во тимот. Тие ги проучуваат активностите на компанијата и потребното време за решавање на одредени проблеми. По собирањето информации и анализи, временскиот менаџер прави прилагодувања на дневната рутина на компанијата.

• Анализа на времето поминато на одредени задачи.
• Поставување, формулирање и дефинирање цели.
• Изработка на план за постигнување на целта, како и поставување приоритети.
• Реализација на целта. Навестување за тоа кои чекори треба да се преземат според планот.
• Правење списоци на работи што треба да се направат.
• Време на снимање со користење на тајмингот.

Какви предности има човек кој научил правилно да го планира своето време?

„Потрошеното време е постоење; Корисно искористеното време е живот“.

Е. Јунг

• Постигнува поставени цели.
• Ги постигнува своите цели многу побрзо од другите.
• Способни да постигнат успех во секое поле на активност.
• Има повеќе време да се опушти, да комуницира со семејството и пријателите.
• Може да направи многу повеќе работи во даден временски период.
• Тој може да ги зголеми приходите и да се пензионира со правилно распределување на обврските меѓу вработените.
• Може да се ослободи од хроничен замор, не е предмет на стрес.
• Секогаш има јасен план за акција.
• Има чувство за внатрешна слобода и самостојно го контролира својот живот.

Видови на управување со времето

Сега постојат многу различни пристапи кон проблемот со управувањето со времето. Експертите разликуваат три главни типа:

• Лично (лично) управување со времето. Тоа е поврзано со личниот само-развој на една личност, способноста правилно и плодно да го организира својот ден.
• Професионално управување со времетому помага на лицето ефикасно да ја врши својата работа, правилно да го организира своето работно време или мудро да ги распредели одговорностите во тим.
• Социјално управување со времетоги регулира меѓучовечките односи или управувањето со времето на неколку луѓе. На пример, корпоративно.

Основни концепти на управување со времето

Концепт за управување со времето -тоа е начин на разбирање и согледување на времето. Концептот на управување со времето помага да се одреди причината и целта зошто човекот треба да научи како да управува со своето време. Сфатете ја вредноста на овој процес, како и разберете ги основните принципи на управување со времето.

Техники за управување со времето– одреден редослед на дејства што ќе помогнат да се реши одреден проблем.

Систем за управување со времето– збир на концепти и методи кои ќе ви овозможат да ја постигнете вашата цел што е можно побрзо и поефикасно.

Неправилната организација на работата или неписменото организирање на активностите од страна на раководството доведува до фактот дека вработените во компанијата чувствуваат постојан недостаток на време. Ова влијае на ефикасноста и успехот на претпријатието како целина.

Недостатокот на време се јавува во случаи кога:

• Нема распоред за работа во текот на денот.
• Доколку помошникот менаџер не е свесен за неговата дневна рутина.
• Телефонските повици и посетителите често го одвлекуваат вниманието од основната дејност.
• Ако менаџерот не знае како да ги распредели обврските.
• Ако работата се врши во постојана брзање, што доведува до брз замор.
• Доколку вработените не се соодветни за нивните позиции.
• Доколку вработените несоодветно ги проценуваат своите можности и брзина на работа.
• Ако вработените не се мотивирани (на пример, платата е прениска).

За да се подобри ефикасноста на претпријатието, неопходно е да се научат вработените да изготват работен план за тој ден. Кога подготвувате план, треба да посветите 60% од вашето време на главните задачи, 20% на непредвидени и 20% на спонтани работи. Главната работа е да го научите тимот систематски и редовно да прави планови за денот.

Ефективноста на управувањето со времето во менаџментот зависи од степенот до кој вработените се обучени за планирање, одредување приоритети, контрола на времето за завршување на задачите, како и правилен редослед на задачите.

За да ги решите овие проблеми, можете да поканите експерт за управување со времето или да го обучите менаџерот на вашето претпријатие, кој самиот ќе им додели задачи на вработените и ќе ја следи ефективноста на нивната работа. Менаџерот мора да издаде и главни и неколку резервни задачи. На крајот од денот, работникот доставува извештај за сработеното.

Управување со личното време во управувањето со времето

Што се однесува до управувањето со личното време, постојат основни правила за управување со времето кои се применуваат во личниот живот:

1. Никогаш не носете ја работата дома.
2. Организирајте го вашиот секојдневен живот така што ќе ви одземе минимално време.
3. Планирајте го слободното време однапред. Ова треба да вклучува емоционално задоволство (одење во кино, театар, концерт, музеј). И, исто така, физички (спорт, танцување, итн.).
4. За релаксација, користете не само викенди, туку барем еден ден во неделата. На пример, возете велосипед после работа или одете во сауна со пријателите.
5. За време на одморот, ограничете ги повиците, поштата и интернетот за вистински да се опуштите.

1. Основното правило за управување со времето е правилно поставување цели.

Ако научите јасно да ги дефинирате вашите цели и исто така да одредите кои задачи се споредни, ќе заштедите многу време.

Ако го трошите вашето време на нешто, тоа значи дека во тој момент верувате дека тоа е многу важно. Но, дали е тоа? Запрашајте се, дали исходот од оваа акција ќе ви помогне да се приближите до вашата цел? Што е цел? Целта е желбата на човекот за нешто, кога целиот процес е насочен кон конечниот резултат.

Кога поставувате цел, прво мора да одлучите за вашите главни вредности.

Сфатете ги вашите способности и мотивација. Анализирајте ги проблемите, потребите и тешкотиите кои можат да се појават на патот до целта. Јасно презентирајте ја вашата цел до најмалите детали, нејзиниот краен резултат. Планирајте ги вашите активности, побарајте ресурси и започнете со имплементација.

Постојат различни методи за поставување цели. Но, сите методи имаат заеднички алгоритам за поставување цели:

1. Целта треба да биде што е можно поконкретна со јасен краен резултат.
2. Потребата да се постигне целта мора да биде оправдана. Зошто е ова потребно и што ќе добијам од тоа?
3. Целта мора да биде реална и механизмот за нејзино постигнување да биде јасен.
4. Потребно е јасно да се дефинираат временските граници во кои целта мора да се постигне.

2. Второто основно правило за управување со времето е приоретизирање.

Многу е важно да знаете како да дадете приоритет. Има работи кои се од помала важност за постигнување на целта, а има и такви кои играат главна улога.

3. Третото основно правило за управување со времето е планирање.

Откако ќе поставите цел, следниот чекор е планирање. Планирањето е составен дел од управувањето со времето. Се состои од следниве главни фази:

1. Изготвување план за управување со времето.
2. Фаза на изготвување проект, при што можете да маневрирате и размислувате низ различни опции за постигнување на целта.
3. Фаза на идентификување на потребните ресурси.
4. Фаза на идентификување на луѓе кои можат да ви помогнат на патот до вашата цел.
5. Фазата на евидентирање на резултатите од планирањето во форма на деловен проект, карта.

Кога човек ќе почне да планира, размислувањето се активира и се активира креативноста. Кога правите план, вашата цел станува поконкретна, почнувате да разбирате што навистина сакате и како да го постигнете тоа. Ова е еден вид практичен водич за акција.

Сè додека човекот не направи план за остварување на она што го сака, постојано размислува на оваа тема. Но, не се мислите, туку постапките кои ве приближуваат до вашата цел. Кога ќе се подготви детален план кој ги зема предвид различните начини за постигнување на целта, тој ви дава простор за маневрирање. Не функционира со некои средства и методи, можете да пробате други. Планирањето развива флексибилност и подготвеност за секоја ситуација кај една личност.

Правењето план ви дава големи шанси за успех. Имањето план ви дава доверба во себе и во вашите способности. Сите успешни луѓе и претприемачи планираат.

Основни техники на планирање. Краток опис

1. ABC планирањесе заснова на фактот дека е неопходно прво да се направат најзначајните работи (под буквата А), а потоа Б и В.

Случаите од А категорија се најважни. Тие сочинуваат 15% од сите случаи и носат 65% од резултатите. Б – важни работи кои сочинуваат 20% од сите прашања и носат 20% од резултатите. Категоријата Ц се работи од најмала важност, тие сочинуваат 65% и даваат резултат од 15%.

2. Правило на Паретоили принципот „80/20“. Овој принцип важи за секоја дневна активност. 80% од работите што ги правите во еден ден ви даваат 20% од посакуваните резултати. А 20% од планираните важни работи ве доближуваат 80% до резултатот.

На пример: 20% од луѓето поседуваат 80% од капиталот, 80% од луѓето поседуваат 20% од капиталот. 20% од клиентите даваат профит од 80%, а 80% од клиентите даваат добивка од 20%.

3. Тајминг- овој метод е дека треба да ги запишете сите ваши постапки од минута во минута и колку време сте потрошиле на нив. Ова ќе ви помогне да разберете каде и што го поминувате вашето време и како да го прилагодите распоредот.

4. Правење листа на задачи- Ова е наједноставниот метод на планирање кој ви овозможува да планирате и време и задачи.

Како да направите правилна листа на задачи и да ја следите?

1. Прво, внимавајте на себе. Колку време ви треба за да завршите различни задачи?
2. Напишете список со задачи за вечерта.
3. Запишете конкретни точки. На пример: одете во продавница. Прикачете листа за купување на оваа ставка.
4. Планирајте го целиот ден, а не само работата.
5. Започнете го денот со завршување на лесни задачи. Веднаш да ги штиклирате полињата и да се расположите за цел ден со мислата дека следењето на списокот со задачи не е толку тешко.На пример, вежбање и подготвување појадок.
6. Списокот со задачи секогаш треба да биде видлив.
7. Не ставајте повеќе од 7 приоритетни работи на вашата листа, за да не морате да се грижите да не завршите нешто.

• Испробајте ги сите методи на планирање и одберете го најсоодветниот.
• Водете евиденција.
• Не се обидувајте да направите сè. Прво направете ги најважните и најважните работи.
• Планирајте го вашиот секој ден. И, исто така, направете дополнителен план за неделата.
• Секогаш носете пенкало и бележник со вас.
• Водете успешен дневник, тој ќе ве мотивира и потсетува дека сте на вистинскиот пат.
• Научете да кажувате „Не“. Ова ќе ви помогне да избегнете комуникација со непотребни луѓе и да правите непотребни работи.
• Пред да направите било што, размислете колку е тоа итно, колку е важно и како оваа акција ќе ве приближи до вашата цел.
• Анализирајте ги вашите навики, постапки кои ви го трошат времето. Со тајмингот лесно е да се следат оние дејства од кои треба да се ослободите.
• Не се занимавајте со туѓи работи. Не бидете алатка за постигнување на туѓите цели. Фокусирајте се на вашата цел.
• Најдете време за само-подобрување.
• Не застанувај тука. Откако ќе постигнете една цел, поставете ја следната.

1. Стивен Кови во 7 навики на високо ефективни луѓего смета управувањето со времето како елемент на само-подобрување. Еве ги неговите совети:

• Направете го она што прво треба да го направите. Не ги одложувајте важните работи за подоцна.
• Вашата цел треба да биде приоритетна и важна. Движете се кон неа.
• Извршете ги сите активности врз основа на приоритети.
• Не трошете многу енергија за да постигнете безначајна цел. Потрошените ресурси и конечниот резултат мора да бидат сразмерни.
• Барајте ги сите начини да го олесните животот.

2. Дејвид Ален советува правилно да го организирате вашиот работен простор, набавете го целиот потребен канцелариски материјал. Исто така, чувајте кабинет со датотеки, креирајте соодветна папка за секој случај. Ален исто така советува да напишете 4 списоци со задачи:

• Направете листа на работи што треба да се направат во блиска иднина;
• Додадете проекти кои бараат интегриран пристап во посебна листа;
• Одделно направете листа на проекти кои, поради една или друга причина, сè уште не можат да се завршат;
• Списокот „некогаш“.

3.Џулија Моргенштерн советува прво да се процениколку време трошите за завршување на вашите задачи. Кои фактори ви го одвлекуваат вниманието? Можеби ќе ве оддалечат социјалните мрежи, дополнителните обврски, нереалните рокови или психолошките пречки.

• Мора да се постави временска рамка за секоја акција.
• Ако не можете да завршите некоја акција, тогаш анализирајте дали може да се одложи за некое време, да се делегира на други вработени или целосно да се напушти.
• Подредете ги работите и работите што треба да ги направите, исчистете го просторот од сè без што можете да правите. На секоја работа доделете место, а секоја задача време.

„Јадете жаба за појадок“

За да не ви се враќаат мислите цел ден на задача која не сакате да ја работите или ви е непријатна, започнете го денот со неа. Така ќе се ослободите од емоционалниот стрес и товарот што би требало да го носите цел ден.

„Слон стек“

Ако сте соочени со глобална задача која бара да се завршат многу активности, тогаш поделете ја оваа работа на делови. Не правете голема работа од куќиштето, исечете го на парчиња. Ова ќе го олесни започнувањето со спроведување на задачата. Овој пристап, исто така, придонесува за подобро разбирање на овој проблем.

Научете да кажувате не

Управувањето со времето ве учи да немате време да правите што е можно повеќе, туку да имате време да го правите она што треба да се направи правилно. Кажете „не“ на непотребни работи и луѓе. Не станувајте алатка за никого да ги постигне своите цели. Фокусирајте се на вашите цели.

Стремете се кон автоматизација и максимално поедноставување на вашите активности.

Правете слични задачи по ред, бидејќи мозокот се навикнува на одредена област на активност. И секој пат побрзо се справува со нив.

Слушајте ги вашите биолошки ритми. Работете во време кога чувствувате посебен наплив на сила и активност. За време на периоди на најмала активност, одморете си. Слушајте ги потребите на вашето тело. Понекогаш е доволна пауза од 15 минути за да добие „втор ветер“.

Најдобрите книги за управување со времето што вреди да се прочитаат:

• Ефективно управување со времето. Б. Трејси
• Временско возење. Како да имате време за живеење и работа. Г. Архангелски
• Тесно управување со времето: преземете ја контролата врз вашиот живот. Д. Кенеди
• Работете помалку, постигнувајте повеќе. К. Глисон
• По ѓаволите со сето тоа! Земете го и направете го тоа. Р. Бренсон
• Екстремно управување со времето. Н. Мрочковски, А. Толкачев
• Практичен курс за управување со времето. I. Абрамовски
• Како да работите 4 часа неделно и да не заглавите во канцеларија „од ѕвоно до ѕвоно“, да живеете каде било и да се збогатите. Т. Ферис
• Да се ​​завршат работите: Уметноста на продуктивноста без стрес. Д. Ален

Ефективноста на управувањето со времето зависи од вашата усогласеност со неговите основни правила, како и од јасното разбирање зошто ви е потребно, како да управувате со вашето време и какви придобивки ќе имате.

И покрај фактот дека концептот „дојде на руски јазик не толку одамна, самиот факт на организирање на личното време за постигнување цели и зголемување на продуктивноста беше и се обрнува внимание од многу истакнати личности. Можеби тоа е причината зошто тие беа во можност да постигнат значителен успех, бидејќи способноста на човекот да се справи со сите работи, да работи напорно и ефективно во какви било ситуации и да излезе како победник често зависи од способноста да управува со главниот ресурс - времето. Вака или онака, сите се зафатени (уметници, писатели, политичари - и не толку), но креаторот на не универзална дневна рутина, туку еден од првите сеопфатни системи за управување со времето беше Б. Френклин. Тој со сопствен пример покажа колку е важно да се поставуваат цели и да се развие план за нивно остварување. Оваа лекција ќе разговара за неговите и системите за управување со времето на другиот автор, кои ги комбинираат принципите на поставување цели лекција 2, планирање лекција 3 и мотивација.

Системи за управување со времето

Управувањето со времето вклучува употреба на дневници и планери, но не е ограничено на нив. Под систем подразбираме холистичка структура на меѓусебно поврзани делови, каде што сето горенаведено е само елемент. Општо земено, системот за управување со времето е посебна техника, често со свои алатки, како и препораки и совети како ефективно да ги организирате вашите активности. Неговата задача не е само да ве потсети на некоја активност или состанок, да го испланирате вашиот ден (месец, година), туку и да покаже како да го направите тоа ефективно за не само да ја завршите работата навреме, туку и да постигнете повеќе. Класичното разбирање на системот за управување со времето е суштината: му помага на лицето да планира вработување и флексибилно да управува со времето поминато на различни потреби.

Денес постојат околу десетина од најпознатите системи за управување со времето и многу варијации засновани на лично искуство во нивната употреба. На форумите и блоговите можете да најдете доволен број примери на вашите сопствени системи, каде што авторите комбинираат елементи од неколку методи, воведуваат иновации или ги толкуваат за да одговараат на нивното поле на вработување. Ова, особено, е една од главните корисности: способноста да го „приспособите“ планот „за себе“, да го промените, целосно да ги отфрлите или да позајмите поединечни упатства и детали од други техники. Благодарение на ова, системите за управување со времето можат да ги користат сите: инженер и новинар, канцелариски работник и хонорарен работник, некој што го распределува работното време и некој што го планира нивниот одмор. Секој од нив има свои предности, па ајде да погледнеме неколку од најпознатите.

Второ, двата централни концепти на неговиот систем се „дискреционо време“ и „временска консолидација“. П. Дракер смета дека човекот не може да работи ефективно повеќе од 2-3 часа по ред. По овој период, телото се заморува, мозокот почнува да се расејува и одредено време функционира помалку продуктивно. Имајќи го предвид ова, неопходно е работниот ден да се подели на временски блокови, од кои главни се дискреционите, кога продуктивноста е најголема и кога треба да се решат важни работи. Другото време треба да се консолидира и да се искористи за решавање на помалку важни задачи - остварување повици, одговарање на кореспонденција итн. Можете едноставно да го одредите алгоритмот со набљудување на вашето вработување и активност некое време.

„Како да се работи 4 часа неделно“ од Т. Ферис

Врз основа на насловот, може да изгледа дека главната идеја на оваа книга, како и на целиот систем предложен од Тимоти Ферис, е создавање на деловна утопија. Всушност, оваа работа ќе биде корисна за секое лице што работи, вклучително и преку Интернет, бидејќи има многу практични совети за оние чии активности се поврзани со далечинска продажба, бизнис со информации итн.

Системот T. Ferris е еден вид химна за хонорарците. Тој зборува многу за тоа како да ги отфрли врските на канцелариското ропство и да почне да работи од далечина. Особено поради тоа, многумина на книгата гледаат со скептицизам. Што се однесува до управувањето со времето, авторот е убеден дека знаењето и законот на Паркинсон се доволни за еден обичен човек да работи ефикасно. Плус неколку корисни поставки:

• Не треба да чекате добар момент, одложувајќи важни или незгодни работи;
• Вреди да работите и да го развивате во себе она во што сте силни, а не да се трудите да ги израмните вашите слабости;
• можат да бидат различни. „Добар стрес“ значи предизвици и ризици кои ве туркаат да ги постигнете целите;
• Фокусирајте се на резултатот. Управувањето со времето е потребно не за да се направи повеќе, туку за да се има време да се направи она што треба да се направи.

Кратко воведување на системот во интервју со Т. Ферис

Можете да дознаете повеќе за оваа книга овде.

Управување со времето од внатре кон надвор од Џулија Моргенштерн

J. Morgenstern е шеф на консултантската компанија Task Masters, консултант за планирање и управување со времето. Во нејзината книга „Самоорганизација од внатре кон надвор“, таа создава прилично едноставен, но ефективен систем за управување со времето. Во него, како и во ГТД, но појасно, важно место и се дава на организацијата на работниот простор и предметната област. Она што исто така го прави пристапот интересен е тоа што авторот предлага да се изгради личен систем за управување со времето заснован на природната способност за планирање. Се одредува со одговарање на прашања на неколку тестови. А земајќи ги предвид мотивациските аспекти, се гради склоноста за планирање, дисциплина, техника. Овој пристап, за разлика од сите други заснован на работните потреби, овозможува да се идентификуваат силните страни, слабостите и склоностите на самата личност, фигуративно кажано, да го примени управувањето со времето „од шпоретот“.

„Временска моќ“ од Брајан Трејси

Б. Трејси е еден од најдобрите светски консултанти за личен развој и менаџмент. Неговиот систем за управување со времето е тестиран многу пати и добил многу корисни повратни информации. Техниката е уникатна и во исто време флексибилна - ви овозможува да го прилагодите системот „за себе“. Ако зборуваме за суштината на техниката на авторот, тогаш накратко изгледа вака: најважно е да ги истакнете приоритетите (и во вашиот личен живот и на работа), да се фокусирате на важни работи, да го намалите времето на неважните (и обидете се да ги избегнете). Б. Трејси нуди и неколку свои техники за заштеда на време, од кои највредните препораки, според нас, се фокусираат на тоа како да се направи тоа во работните односи со луѓето.

Во руски превод од издавачот Алпина, книгата е објавена под наслов „Управување со времето од Брајан Трејси. Како да направите времето да работи за вас“. Откако ќе го прочитате, можете да научите сè што ви треба за оваа техника.

Конечно, уште еднаш забележуваме дека системите за управување со времето не се константа - можете да ги менувате, да ги приспособите за да одговараат на вашите задачи и тип на активност, па дури и да комбинирате елементи од различни системи користејќи ги нивните алатки. Поентата овде не е детално да ги следите упатствата, туку да се осигурате дека секој ќе добие максимална корист од апликацијата. Пронајдете поединечни совети, животни хакови и трикови како да го направите ова во следната лекција.

Тестирајте го вашето знаење

Ако сакате да го тестирате вашето знаење на темата на оваа лекција, можете да направите краток тест составен од неколку прашања. За секое прашање, само 1 опција може да биде точна. Откако ќе изберете една од опциите, системот автоматски преминува на следното прашање. Поените што ги добивате се под влијание на точноста на вашите одговори и времето поминато на завршување. Ве молиме имајте предвид дека прашањата се различни секој пат и опциите се мешани.