« RAM меморија„- секој ден се одржува краток состанок, чија цел е да се слушаат извештаи за извршување на задачите, да се постават нови задачи и, пред сè, навремено да се решат проблемите што се појавиле. Минимум дискусии. Покрај анализата и повратните информации, „оперативецот“ игра улога на „мотиватор“, т.е. ги поставува вработените за новиот ден за да се разбудат, да добијат добро расположение и да ги започнат своите обврски.
1. „Оператив“ се одржува секој ден во 9:30 часот, преку Интернет или домофон. Износот на потрошеното време не треба да надминува 15 минути. Извршниот директор на претпријатието е одговорен за спроведување на оперативните операции.
2. Составот на учесниците на „оперативниот тим“ се раководители на структурни одделенија и филијали на претпријатието.
3. За време на „оперативниот состанок“ не поставувајте за дискусија прашања кои можат да се решат на работен начин, се прифатливи појаснувања, а не дискусии.
4. Менаџерите и специјалистите кои учествуваат во операцијата мора да го планираат својот работен ден на начин што нивното присуство е задолжително.
5. Доколку некој од учесниците од објективни причини не може да присуствува на „оперативната“ седница, тогаш е должен за тоа однапред да го извести извршниот директор, како и да достави писмен извештај за извршување на зададените задачи и список. на актуелни прашања.
« Состанок за планирање„- подолг состанок, кој се одржува 2 пати месечно, на кој се следат и поставуваат долгорочни цели, се следат клучните показатели за успешност, вклучително и финансиските, новите наредби и инструкции се доставуваат до раководителите на секторите и се донесуваат одлуки. за распределба на одредени ресурси, поставување на тековни приоритети, а исто така ги сумира резултатите за изминатиот период.
1. „Планирање“ се одржува двапати месечно (секој вторник) во 17:00 часот, потрошеното време не треба да надминува 1,5 часа. Местото на одржување е предвремено одредено и објавено. Извршниот директор на претпријатието е одговорен за спроведување на „плански состаноци“.
2. Учесниците на „планскиот состанок“ се раководители на структурни одделенија и филијали на претпријатието. Доколку е потребно, „планскиот состанок“ може да се одржи во проширен формат, а на него може да бидат поканети и други вработени во претпријатието.
3. За време на „планскиот состанок“, не поставувајте за дискусија прашања кои можат да се решат на работен начин, се прифатливи појаснувања, а не дискусии; Во форма на одговори на прашањата: „Што беше планирано? Што е направено? Што не е направено и зошто? Кои дополнителни чекори треба да се преземат за да се постигне резултатот? Пред почетокот на состанокот за планирање, од секој од неговите учесници се бара да состави листа на прашања што треба да се решат.
4. Резултатот од ефективен „плански состанок“ е донесена одлука. При сумирање, потребно е јасно да се формулираат какви дејствија треба да се извршат, рокот за нивно завршување, а исто така се именувани одговорните лица кои го контролираат спроведувањето на одредена задача.
5. Записникот од „планскиот состанок“ го води извршниот директор, чиј примерок им се доставува на сите учесници во рок од 1 ден.
6. Менаџерите и специјалистите кои учествуваат на „планскиот состанок“ мора да го планираат својот работен ден на таков начин што нивното учество е задолжително.
7. Доколку некој од учесниците од објективни причини не може да присуствува на „планскиот состанок“, должен е за тоа однапред да го извести извршниот директор, како и да достави писмен извештај за извршување на зададените задачи и листа на актуелни прашања.
директор ______________________
(1 просечен глас: 5 од 5)Часовите на ментално исцрпувачки канцелариски состаноци не се мит, не се гротескна работа и не се работи за шеги. Реалноста на денешниот живот е таква што до 50% од работното време се троши на празни муабети кои не носат никакви резултати. Забрзувањето на животот диктира нови правила на канцелариската култура одржувањето на брзи и ефективни состаноци е дел од корпоративната етика.
Што е состанок на персоналот?
Дали петминутниот состанок, состанокот за планирање или состанокот може да се класифицираат како официјален состанок? Кои се целите на овој формат на колегијална работа? Кои се општо прифатените методи за негово спроведување и како да се постигнат највисоки резултати по завршувањето на состанокот?
Деловниот состанок е формат на работа во една компанија, со цел редовно планирање и следење на извршувањето на планираните активности на сите служби на организацијата. Ова е ефикасна алатка за управување со персоналот и добивање брзи повратни информации од вработените. Точно, оваа алатка успешно работи само во способните раце на компетентен лидер.
Пред да се воведе слична форма на комуникација со вработените во режим на работа, обично се издава соодветна наредба, која секој учесник на состанокот ја добива против потпис за преглед и имплементација. Телото на налогот ги наведува целите, целите, времето и датумите на официјалните состаноци, како и списокот на учесници, прописите и структурата на дневниот ред.
Општата цел на одржувањето на канцелариските состаноци е да се вклучат вработените, службите и одделенијата, и менаџерите и ресорниот персонал, во процесот на управување и донесување одлуки.
Канцелариските состаноци вклучуваат состаноци за планирање, брифинзи и петминутни состаноци, на кои се договара векторот на развој на компанијата како целина, се развиваат тактиките и стратегијата на претпријатието и се поставуваат конкретни задачи. На состаноците за планирање се решаваат тековните прашања, се средуваат потсетниците и се усогласува општиот курс. Оперативен состанок е брз состанок за решавање на проблем или конфликтна ситуација во тимот. Главната цел на деловниот состанок е поставување и решавање на нови проблеми.
Ако компанијата почне да се збунува околу овие концепти, ефикасноста на работното време постојано ќе опаѓа.
Главните грешки при одржување на канцелариски состаноци
Неефикасен состанок ја открива незрелоста на менаџерот и/или организаторот на овој формат на комуникација со вработените. Во секој бизнис, ви треба искуство и вештини кои можат да ја пренесат општата линија на компанијата до вработените и да добиете најголем поврат од нив.
Главниот сигнал за несоодветна средба е взаемното незадоволство од резултатите: менаџерот очекува одговори од своите подредени, кои, пак, сакаат да ги добијат најповолните услови за себе. Сепак, на средбата никој со никого ништо не се согласува.
Во исто време, се развива канцелариска болест - лицемерна слика за заинтересирано учество на деловни состаноци, кои, всушност, се празни муабети, дискусија за канцелариски озборувања. За ангажираните вработени, ваквите настани се од забавен карактер, тие даваат уште една можност да не работат, да не ги извршуваат секојдневните обврски.
Доста често, после вакво регулирано муабет, менаџерот почнува да бара резултати од вработените, доаѓа до конфликт на интереси, по што следи отпуштање на вработени, понекогаш и од цели сектори.
Една од најчестите грешки при одржување на канцелариски состаноци е неструктурираната презентација на одлуката на менаџерот, кога, наместо бура на идеи, топ-менаџерот поставува надуени барања, а тимот, неспособен да ги исполни, за возврат изнесува причини зошто предлогот не може да се исполни.
Тоа се случува затоа што честопати самиот менаџер не знае што сака и не бара начини да ги постигне посакуваните резултати.
Тајните на ефективни состаноци
За да може состанокот да се одржи со најголема ефикасност и да донесе значителни резултати, иницијаторот на оваа колегијална форма на работа треба да знае некои тајни.
Поставување на целта на состанокот. Секој бизнис започнува со правилно поставување цели. Пред да ги собере вработените на деловен состанок, организаторот треба да одговори на неколку прашања:
Изводливоста за одржување на состанокот;
Точни прописи и прецизна тема;
Маркери според кои може да се процени ефективноста на настанот.
Лидерот е стратег кој може да постави јасна и конкретна задача. Подредените се специјалисти кои знаат кои алатки треба да се користат за спроведување на доделените задачи.
Назначување на одговорни за одржување на состанокот. Секој деловен состанок се одвива според стандардните закони на жанрот - прво, се врши внимателна подготовка, назначување на лица одговорни за поканување на вработените, за собирање очекувања и предлози, водење на секоја точка на дневниот ред, изведувачи и секретари, снимање на фазите на состанокот, пополнувајќи записници и извештаи.
Оптимален избор на учесници. Успехот на состанокот во голема мера зависи од оние кои ќе учествуваат на состанокот. Неприфатливо е да се вклучат некомпетентни вработени во вакви настани кои можат да го пренасочат настанот во друга насока. Изборот на специјалисти подготвени да разговараат за прашањата покренати на состанок на канцеларијата мора да му се довери на надлежен организатор-стратег.
Воспоставување на прописи. Деловниот состанок, во зависност од прашањата што се решаваат и големината на компанијата, обично спаѓа во стандардното времетраење - од триесет минути до два часа. Планирачкиот состанок треба да заврши за пет до десет минути, а оперативниот состанок за четириесет минути до еден час.
Подготовка на план за состаноци. Пред отворањето на деловниот состанок, секој учесник добива детален план за агенда, материјали за известување, според кои може да ги подготви своите прашања и/или извештаи.
Пример за структура на агендата. Овој документ може да вклучува главни точки поврзани со оперативното, тактичкото и/или стратешкото управување во компанијата. Структурата на агендата обично вклучува специфична листа на задачи диктирани од плановите на претпријатието и начини за нивно решавање. Дополнително, на дневниот ред може да има дополнителни задачи кои се препорачува да се завршат во блиска иднина.
Одржување на состанок. За да може деловниот состанок да се спроведе што е можно поефикасно и да не се претвори во долготраен хаос, треба да започне точно на време, да се движи од прашање до прашање брзо, без двоумење. Неопходно е да се сумира привремено резиме по секое дискутирано прашање, со означување на точното време и датум и вработените одговорни за спроведување. Во исто време, неопходно е да се сведат дискусиите на минимум, дозволувајќи само појаснувања при развивање решенија.
Мерења на ефикасност. Секој одржан состанок треба да се анализира за усогласеност со целите и задачите. Ефективноста на состанокот се мери со пропорционалноста на посакуваниот резултат во однос на трошоците потребни за негово постигнување.
Контрола и анализа. Откако ќе се постигне ефективноста на деловниот состанок, неопходно е да се следи резултатот и да се спроведе темелна анализа. Способноста да се измерат, анализираат и контролираат сите податоци е квалитет на мудар лидер, способен да ја направи компанијата лидер на пазарот.
Белешки за паметен лидер
Деловниот состанок најдобро се одржува на почетокот на денот, кога вработените можат да генерираат интелигентни опции за одлучување.
Кодексот на корпоративна етика треба да го специфицира алгоритмот, распоредот на состаноците и неговата фреквенција, прописите, целите и задачите. Најдобро е да одржите таков состанок во понеделник, кога треба да поставите мини-задачи за неделата и да ги сумирате резултатите од изминатиот период на известување.
Секој вработен треба да го знае времето, местото и датумот на редовните деловни состаноци и да биде подготвен за нив. Оваа точка најдобро се одразува во описот на работата на секој вработен, што укажува на степенот на неговата одговорност и учество. Ова е етиката на официјалните односи, чие прекршување повлекува сериозни болести на тимот.
За време на состаноците доста често се јавува отпор од вработените, кој мора навремено да се дијагностицира и вешто да се отстрани, без да доведе до саботажа и внатрешен конфликт на интереси. Доколку во компаниите со авторитарен стил на управување, таков отпор не се појави на состаноците поради страв или неизвесност, тој треба вештачки да се испровоцира. Во спротивно, во процесот на извршување и решавање на зададените задачи може да настанат сериозни проблеми поради нелојалноста на вработените кон компанијата.
За да се спречат ваквите практики, неопходно е да се минимизираат проблемите во фазата на избор на цел и доделување задачи на подредените. За да го направите ова, неопходно е да се дистрибуираат „обетки на сите сестри“, односно да се задржи персоналот зафатен со важни задачи: да им се довери на некои тешките фази на развој и имплементација на проектот, да се делегира контролата врз извршувањето на други, мотивирајте ги другите да изведуваат „подвизи“ со зголемување на нивниот авторитет во тимот со привремено назначување да дејствуваат како линиски менаџер или демотивирајќи особено ревносни вработени.
Одговорноста на вработените за извршување на зададените задачи мора да биде распределена така што тие можат удобно да се контролираат. На секој состанок потребно е да се сумираат и да се препознаат особено истакнатите вработени и да се казнат оние кои се виновни и ја саботираат работата пред целиот тим. Не треба да се дозволуваат дискусии или одлуки зад грбот на вработените, бидејќи веднаш постои опасност од избувнување на меѓукомпаниски конфликти.
Корисно е секој менаџер да ги знае разликите помеѓу канцелариски состаноци, планирање состаноци и брифинзи од бура на идеи, размена на мислења и дискусии. Двата формати на управување вклучуваат примање повратни информации, но на различни начини. Деловните состаноци се технологија за управување со луѓе и поставување тактички и стратешки задачи, а форматот на дискусијата е неформална комуникација, маркер дека менаџерот е неискусен и не знае како да управува со текот на состанокот и да го насочи правилно. насока.
Дополнително, деловниот состанок е поделен на:
Поучно, кога лидерот дава прецизни упатства и добива повратна информација од подредените;
Оперативен, во рамките на кој се решаваат тековните задачи;
Проблематично е кога ќе се реши некој проблем на тимот и ќе се развие чекор-по-чекор план за излез од моменталната кризна ситуација.
Многу модерни компании се виновни за збунувачки деловни формати, влечење на тимот во бездната на конфузија, конфликти и дискусии за целосно неработни прашања. Структурирањето на форматот е дел од културата, која е предмет на строги корпоративни стандарди.
Проценка на ефективноста на деловните состаноци
Како да се разбере дека деловниот состанок е спроведен компетентно и исклучително ефикасно? Треба да се одговори на следниве прашања:
Дали се постигнати поставените цели за настанот?
Дали е покриена целата агенда? Дали се разговараше за сите прашања?
Дали ги исполнивте дадените прописи?
Дали сите одлуки се доставени до спроведувачите?
Дали изведувачите правилно ги разбраа своите задачи и рокови?
При одговарањето на овие прашања, ќе се појави квантитативна компонента - колку луѓе се вклучени во решавањето на проблемот, колку работни часови им се потребни за да ги завршат задачите, колку пари се потребни за ова итн. Квантитативниот маркер е добра алатка за анализа на перформансите со текот на времето и споредба со минатите периоди.
Како по правило, ефективно спроведените состаноци, кога сите цели се постигнати во вистинско време, даваат опипливи резултати.
Спроведувањето на високо ефективен состанок е вистинска уметност, каде што водачот е диригент, секретарот е првата виолина, а целиот тим е целиот оркестар. Внимателна подготовка и компетентно водење на деловен состанок одредува каков партитура ќе изведе овој жив организам - класична музика која може да предизвика ентузијастички емоции и да инспирира идни победи или какофонија од звуци што убива сè наоколу.
Ви посакуваме паметни менаџерски потези, господа!
Жана Пјатирикова специјално за бизнис порталот
BZZN.ru
Повеќето менаџери за продажба знаат добро да комуницираат и да продаваат, но, за жал, стабилноста, следењето на планот за работа, анализирањето и анализирањето на вложените напори не им е силно одговарање. Ако менаџерот има многу нарачки овој месец, тој неизбежно се опушта: почнува да прави помалку ладни повици и престанува да работи со „заспани“ клиенти.
На состаноците за планирање, раководителот на одделот за продажба може да го забележи појавниот пад во работата на менаџерот и да му стави на вниманието на вработениот дека неговото избегнување од работа е забележано и ставено под контрола. Се разбира, менаџерите на секој можен начин ќе се спротивстават на учеството на состанокот за планирање, наведувајќи го фактот дека немаат апсолутно време, а во моментов договорот е во пламен. Треба да разберете дека менаџерот е тој што, преку состаноци за планирање, ја спроведува функцијата на административен менаџмент и ја организира систематската работа на тимот, без рецесии или брза работа.
Како да се организира и спроведе состанок за планирање на најефикасен начин?
Време
Состаноците за планирање треба да се одржат наутро. Доколку работниот ден започнува со состанок за планирање, менаџерите повеќе нема да доцнат на работа, дополнително на состанокот за планирање ќе се наплати за работа во текот на денот.
Известување
Менаџерите треба да ги донесат своите извештаи за претходниот ден на состанокот за планирање: дневник на повици и состаноци и извештај за продажба. Првиот документ покажува како менаџерот го користел своето работно време, вториот - какви резултати постигнал. Често, дури и во фазата на подготовка за состанокот за планирање, на менаџерот му станува очигледно дека ги потрошил своите напори во погрешна насока, а ефективноста на неговата работа можела да биде поголема. Друг документ што менаџерот го подготвува за состанокот за планирање е список на планирани повици и состаноци. Тоа е важно! Прво, готовиот список значи дека менаџерот може да започне со работа веднаш по завршувањето на состанокот за планирање, и второ, менаџерот може да ја прилагоди оваа листа и да ги истакне приоритетите.
Прописи
Од една страна, состанокот за планирање не треба да се претвори во повеќечасовен состанок, од друга страна, формалниот состанок за пет минути исто така нема да донесе резултати. Со соодветна организација, сосема е можно да се заврши за половина час. На почетокот на состанокот за планирање, менаџерот ги проверува извештаите на вработените, а доколку планот не е исполнет (преку повици, состаноци или продажба), ја дознава причината: грешка, невнимание или објективни околности. Работата на секој вработен добива објективна оценка. Ова може да биде едноставна вербална забелешка или пофалба, главната работа е што менаџерите за продажба чувствуваат постојана контрола од менаџерот - во овој случај тие почнуваат да работат многу подобро.
За време на состанокот, менаџерот мора да им пренесе корисни информации на своите подредени и да им постави јасни задачи. Ако сè е направено правилно, ефикасноста на трудот ќе се зголеми во спротивно, постапката за одржување на состаноци треба да се преиспита;
Дали често одржувате состаноци? Дали вашите вработени често добиваат нешто корисно од нив? Дали ги разбираат целите и задачите што им ги дадовте?
Дали нивната работна ефикасност се зголемува по планираните состаноци? Дали добивате соодветни повратни информации? Ако одговоривте со „не“ на барем едно прашање, тогаш треба да научите како да спроведувате ефективни состаноци и сесии за планирање за да изгубите минимум време на нив и да извлечете максимална корист.
Ефективен состанок
Со помош на состаноци се одржува комуникација помеѓу различни одделенија и во самите одделенија, се спроведуваат одлуките што се носат и се зголемува мотивацијата за извршување на работата кај поединечните вработени. Но, само ефективен состанок може да ги реши овие проблеми, па проверете дали вашите состаноци ги исполнуваат следниве критериуми:
1. Усогласеност со форматот. Постојат неколку видови на состаноци: состанок, состанок за планирање и оперативен состанок. Секој од овие состаноци има свои цели и соодветно трае различно време. Оперативецот е дизајниран да го реши проблемот што штотуку се појави.
Обично трае 5-10 минути и собира луѓе директно поврзани со проблемот. Состанокот за планирање обично се одржува секој ден наутро и трае 25-30 минути. За тоа време, менаџерот треба да постави задачи за денот, да добива повратни информации за резултатите од претходниот ден и да ги прилагоди плановите доколку е потребно.
Состанокот има за цел да најде решение за глобален проблем, да создаде нова понуда за вашиот пазар, да развие нова програма за мотивација итн.
Често состаноците се поделени во две фази - првата се одржува навечер, при што се поставуваат целите на состанокот и се истакнуваат проблемите за кои ќе се разговара. Во утринските часови започнува втората фаза, која може да трае и до два часа. Полноправна средба е креативноста во нејзината најчиста форма.
2. Спецификација на задачите. Секој состанок треба да има јасно дефинирани цели кои однапред им се соопштуваат на учесниците. Отстапувањето од дневниот ред е крајно непожелно.
3. Строги прописи. Состанокот мора да има почеток и крај, без разлика дали присуствувале сите поканети. Поставете јасни временски ограничувања, како на пример да ја завршите точката 1 на дневниот ред за 25 минути.
За секој говорник, одвојте одредено време - 5 минути се доволни, ова ќе ги научи луѓето да зборуваат до точка. Ако слушнете необични разговори или отстапувања од темата, прекинете ги овие обиди и заштедете време.
4. Оптимален состав. Засегнатите луѓе мора да бидат присутни на состанокот. Само седете и слушајте, не поканувајте никого. Нека се грижи секој за својата работа.
5. Збор до сите. Секој учесник на состанокот треба да има можност да го изрази своето мислење за одредено прашање. Не мешајте и, особено, не го прекинувајте говорот на вработениот, дури и ако тоа е спротивно на вашата гледна точка. Дали ви треба соодветна повратна информација?
6. Водење евиденција. Дневниот ред не е единствениот задолжителен документ за состанокот. Записникот во кој се запишани сите главни точки, вработените кои зборувале по приоритет, нивното мислење за одредено прашање и што е најважно резултатите од состанокот е многу корисен труд.
Погрижете се да испратите билтен до учесниците на состанокот, така што тие секогаш го имаат при рака за да ги разјаснат сите точки. Ова ќе го направи поудобно да се следи спроведувањето на зададените задачи и да се анализираат добиените резултати. Тоа е шемата „задача - резултати - контрола - задача“ што ви овозможува да ги направите состаноците најефикасни и концизни.
7. Планирање на состанокот. Секој вработен треба да знае кога следно ќе биде поканет во салата за состаноци. Ненадејноста е лош асистент при организирање на состаноци учесниците немаат време да се подготват или воопшто не доаѓаат поради отсуство од канцеларијата.
Ако некој проблем се појави одеднаш и одлучивте да свикате работна група за да го решите, подгответе се за одговорите „Не знам“, „Треба да проверам“ и „Ќе ви дадам извештај подоцна“.
Како да се подготви и спроведе ефективен состанок?
За да имате ефективен состанок, прво мора да се подготвите за него. Пред да започне состанокот, лидерот треба да ги разјасни следниве прашања:
- кои цели ги следи состанокот и кои задачи ги решава.
- каков е форматот на состанокот, кои се улогите на учесниците на состанокот. Улогите на вработените се однапред доделени: мора да има претседател и секретар. Одредете го и точното време на почеток и крај на состанокот.
- каква е структурата на состанокот? Типична структура изгледа вака:
- поздрави;
- објавување на целите, целите, форматот на состанокот;
- дискусија и анализа на постоечките проблеми;
- примање повратни информации од изведувачите;
- анализа на резултатите и поставување задачи за блиска иднина;
- сумирање.
- кои се правилата на состанокот? Одредете го точното време за работа на секоја точка од дневниот ред, одвојте време за пауза ако состанокот трае долго.
- кои документи ќе бидат потребни. Подгответе ги сите потребни информации што ќе бидат од интерес за учесниците, испратете материјали за да се изучуваат однапред.
- Дали е потребен состанок? Пред да испратите покани за состанок, проверете дали е навистина потребно.
Одговорете сами на овие прашања:
- Дали задачите што ги поставивте треба да се решат денес?
- Што треба да одземат учесниците од состанокот?
- Како треба да се промени нивната работа по состанокот?
- Дали се собрани сите потребни информации? Дали ќе добиете одговор „не знам“ на кое било прашање?
- Дали има друг начин да се реши проблемот без да се одржи состанок?
Запомнете ги едноставните правила за ефективни состаноци, држете го вниманието на публиката на главната цел, дајте ѝ позитивен или неутрален тон на дискусијата и поттикнете ги да го изразат своето мислење.
Тогаш ќе добиете зголемување на ефикасноста на вашите вработени и во исто време ќе го намалите количеството на потрошено време.
Организирајте го и спроведете го планираниот состанок што е можно поефикасно.
Најдете решение за проблемот наведен за дискусија или поставете го правецот за развој на ситуацијата во конструктивна насока.
Интересно е да се одржи состанок за планирање за учесниците да немаат време за проѕевање и да не се чувствуваат како да губат време.
План за акција
1. Запознајте се со предложениот метод за организирање на состанок за планирање.
2. Подгответе се, подгответе ги потребните материјали и поканете ги учесниците.
3. Одржете состанок за планирање.
4. Сумирајте ги резултатите од состанокот за планирање и запознајте ги сите учесници со нив.
Како да организирате состанок за планирање
Прво, она што е потребно за спроведување на состанок за планирање е прашањето или темата на состанокот за планирање. Кој работен проблем сакате да го решите? Каков позитивен ефект врз работата на организацијата ќе има резултатот од состанокот за планирање. Однапред запознајте ги учесниците на состанокот за планирање со ова прашање. На овој начин, ќе заштедите време за време на состанокот за планирање, а учесниците во дискусијата може веќе да дојдат со интересни идеи за вашето прашање.
Второ– тоа се луѓето кои ќе учествуваат на состанокот за планирање. Каков профил на специјалисти и какво ниво на менаџери, или кои вработени во линија ви се потребни за да го најдете одговорот на поставеното прашање?
Трето– локација на состанокот за планирање. Важно е ова да е посебна просторија или дури и посебна сала за состаноци. Онаму каде што ќе има доволно простор за сите, аутсајдерите (вработените кои не учествуваат на состанокот за планирање) нема да можат да ве вознемируваат и телефоните нема да ѕвонат.
Четврто– време на планираниот состанок. Пожелно е да биде погодно за сите учесници или постојан. На пример, дневните состаноци за планирање се одржуваат секој ден точно во 8:30 часот.Во секој случај, при изборот на времето за планираниот состанок, ќе треба да се фокусирате на неговите најважни учесници. И препишете го однапред, неколку часа, или поточно, денови.
Петто– прописи за плански состанок. Важно е не само да го започнете состанокот за планирање навреме, туку и да го завршите навреме. Однапред одредете го редоследот по кој ќе се дискутираат прашањата и времето што му е доделено на секој учесник. Ограничете го, ова ќе ги направи извештаите концизни и што е можно поинформативни. На пример, еден говор не е повеќе од 10 минути.
Шесто- импровизирани материјали. Потребниот минимум е пенкала за сите учесници и хартија. Грижете се за ова сами, однапред, за да не треба да губите време за дискусија барајќи што и на што да пишувате. Можеби ќе ви требаат и: прелистувач, проектор, екран, лаптоп, печатач. Целата опрема мора однапред да се подготви и тестира.
Седмо– водач на состанокот за планирање или секретар кој ќе го евидентира процесот и резултатите од дискусијата за вашето прашање.
Формати на планирање состаноци
1. Сумирање, состанок за планирање на информации.
Ваквите состаноци за планирање може да се одржуваат неделно на почетокот на неделата за раководителите на сите сектори на вашата организација.
Зошто се потребни вакви состаноци за планирање?
2. Плански состанок - распределба на тековните задачи.
Обично се одржува на почетокот на секој работен ден. Форматот е очигледен - менаџерот им издава задачи за тој ден на своите подредени. Исто така, нема потреба да се протега времето - сите ја добија задачата и отидоа да ја завршат.
3. Планирање на состанок на кој ќе се разговара за покренато прашање.
Вие однапред го формулирате вашето прашање, кое е формулирано за вас самиот живот и моменталната состојба на вашиот пазар.Искажете ја целта на состанокот за планирање и испратете ја оваа информација до учесниците. Замолете ги да се подготват (ако е потребно) за ова прашање. Однапред одредете ги правилата и секретарот на состанокот за планирање. Резултатите од состанокот за планирање се испраќаат до сите учесници. Времето за таков состанок за планирање не е повеќе од два часа. Но, постојат ситуации кога е потребно повеќе време. Во овој случај, планирајте организирани паузи од 15-20 минути за чај и само релаксација. (Исто така подгответе чај и слатки однапред!)
4. Состанок за креативно планирање.
Барања за работа во тренинг
1) Развој на креативниот ресурс за раст (само-развој, професионален раст, развој на бизнисот)
2) Решавање на внатрешни конфликти, надминување на кризи користејќи го ресурсот на креативност