Состанок за планирање, оперативен состанок, оперативен состанок. Организација, одржување

Часовите на ментално исцрпувачки канцелариски состаноци не се мит, не се гротескна работа и не се работи за шеги. Реалноста на денешниот живот е таква што до 50% од работното време се троши на празни муабети кои не носат никакви резултати. Забрзувањето на животот диктира нови правила на канцелариската култура; одржувањето брзи и ефективни состаноци е дел од корпоративната етика.

Што е состанок на персоналот?

Дали петминутниот состанок, состанокот за планирање или состанокот може да се класифицираат како официјален состанок? Кои се целите на овој формат на колегијална работа? Кои се општо прифатените техники за негово спроведување и како да се постигнат највисоки резултати по завршувањето на состанокот?

Деловниот состанок е формат на работа во една компанија, со цел редовно планирање и следење на извршувањето на планираните активности на сите служби на организацијата. Ова е ефикасна алатка за управување со персоналот и добивање брзи повратни информации од вработените. Точно, оваа алатка успешно работи само во способните раце на компетентен лидер.

Пред да се воведе слична форма на комуникација со вработените во режим на работа, обично се издава соодветна наредба, која секој учесник на состанокот ја добива против потпис за преглед и имплементација. Телото на налогот ги наведува целите, целите, времето и датумите на официјалните состаноци, како и списокот на учесници, прописите и структурата на дневниот ред.

Општата цел на одржувањето на канцелариските состаноци е да се вклучат вработените, службите и одделенијата, и менаџерите и ресорниот персонал, во процесот на управување и донесување одлуки.

Канцелариските состаноци вклучуваат состаноци за планирање, брифинзи и петминутни состаноци, на кои се договара векторот на развој на компанијата како целина, се развиваат тактиките и стратегијата на претпријатието и се поставуваат конкретни задачи. На состаноците за планирање се решаваат тековните прашања, се средуваат потсетниците и се усогласува општиот курс. Оперативен состанок е брз состанок за решавање на проблем или конфликтна ситуација во тимот. Главната цел на деловниот состанок е поставување и решавање на нови проблеми.

Ако компанијата почне да се збунува околу овие концепти, ефикасноста на работното време постојано ќе опаѓа.

Главните грешки при одржување на канцелариски состаноци

Неефикасен состанок ја открива незрелоста на менаџерот и/или организаторот на овој формат на комуникација со вработените. Во секој бизнис, ви треба искуство и вештини кои можат да ја пренесат општата линија на компанијата до вработените и да добиете најголем поврат од нив.

Главниот сигнал за несоодветна средба е взаемното незадоволство од резултатите: менаџерот очекува одговори од своите подредени, кои, пак, сакаат да ги добијат најповолните услови за себе. Сепак, на средбата никој со никого ништо не се согласува.

Во исто време, се развива канцелариска болест - лицемерна слика за заинтересирано учество на деловни состаноци, кои, всушност, се празни муабети, дискусија за канцелариски озборувања. За ангажираните вработени, ваквите настани се од забавен карактер, тие даваат уште една можност да не работат, да не вршат секојдневни рутински обврски.

Доста често, после вакво регулирано муабет, менаџерот почнува да бара резултати од вработените, доаѓа до конфликт на интереси, по што следи отпуштање на вработени, понекогаш и од цели сектори.

Една од најчестите грешки при одржување на канцелариски состаноци е неструктурираната презентација на одлуката на менаџерот, кога, наместо бура на идеи, топ-менаџерот поставува надуени барања, а тимот, неспособен да ги исполни, за возврат изнесува причини зошто предлогот не може да се исполни.

Тоа се случува затоа што честопати самиот менаџер не знае што сака и не бара начини да ги постигне посакуваните резултати.

Тајните на ефективни состаноци

За да може состанокот да се одржи со најголема ефикасност и да донесе значителни резултати, иницијаторот на оваа колегијална форма на работа треба да знае некои тајни.

Поставување на целта на состанокот. Секој бизнис започнува со правилно поставување цели. Пред да ги собере вработените на деловен состанок, организаторот треба да одговори на неколку прашања:

Изводливоста за одржување на состанокот;

Точни прописи и прецизна тема;

Маркери според кои може да се процени ефективноста на настанот.

Лидерот е стратег кој може да постави јасна и конкретна задача. Подредените се специјалисти кои знаат кои алатки треба да се користат за спроведување на доделените задачи.

Назначување на одговорни за одржување на состанокот. Секој деловен состанок се одвива според стандардните закони на жанрот - прво, се врши внимателна подготовка, назначување на лица одговорни за поканување на вработените, за собирање очекувања и предлози, водење на секоја точка на дневниот ред, изведувачи и секретари, снимање на фазите на состанокот, пополнувајќи записници и извештаи.

Оптимален избор на учесници. Успехот на состанокот во голема мера зависи од оние кои ќе учествуваат на состанокот. Неприфатливо е да се вклучат некомпетентни вработени во вакви настани кои можат да го пренасочат настанот во друга насока. Изборот на специјалисти подготвени да разговараат за прашањата покренати на состанок на канцеларијата мора да му се довери на надлежен организатор-стратег.

Воспоставување на прописи. Деловниот состанок, во зависност од прашањата што се решаваат и големината на компанијата, обично спаѓа во стандардното времетраење - од триесет минути до два часа. Планирачкиот состанок треба да заврши за пет до десет минути, а оперативниот состанок за четириесет минути до еден час.

Подготовка на план за состаноци. Пред отворањето на деловниот состанок, секој учесник добива детален план за агенда, материјали за известување, според кои може да ги подготви своите прашања и/или извештаи.

Пример за структура на агендата. Овој документ може да вклучува главни точки поврзани со оперативното, тактичкото и/или стратешкото управување во компанијата. Структурата на агендата обично вклучува специфична листа на задачи диктирани од плановите на претпријатието и начини за нивно решавање. Дополнително, на дневниот ред може да има дополнителни задачи кои се препорачува да се завршат во блиска иднина.

Одржување на состанок. За да може деловниот состанок да се спроведе што е можно поефикасно и да не се претвори во долготраен хаос, треба да започне точно на време, да се движи од прашање до прашање брзо, без двоумење. Неопходно е да се сумира привремено резиме по секое дискутирано прашање, со означување на точното време и датум и вработените одговорни за извршување. Во исто време, неопходно е да се сведат дискусиите на минимум, дозволувајќи само појаснувања при развивање решенија.

Мерења на ефикасност. Секој одржан состанок треба да се анализира за усогласеност со целите и задачите. Ефективноста на состанокот се мери со пропорционалноста на посакуваниот резултат во однос на трошоците потребни за негово постигнување.

Контрола и анализа. Откако ќе се постигне ефективноста на деловниот состанок, неопходно е да се следи резултатот и да се спроведе темелна анализа. Способноста да се измерат, анализираат и контролираат сите податоци е квалитет на мудар лидер, способен да ја направи компанијата лидер на пазарот.

Белешки за паметен лидер

Деловниот состанок најдобро се одржува на почетокот на денот, кога вработените можат да генерираат интелигентни опции за одлучување.

Кодексот на корпоративна етика треба да го специфицира алгоритмот, распоредот на состаноците и неговата фреквенција, прописите, целите и задачите. Најдобро е да одржите таков состанок во понеделник, кога треба да поставите мини-задачи за неделата и да ги сумирате резултатите од изминатиот период на известување.

Секој вработен треба да го знае времето, местото и датумот на редовните деловни состаноци и да биде подготвен за нив. Оваа точка најдобро се одразува во описот на работата на секој вработен, што укажува на степенот на неговата одговорност и учество. Ова е етиката на официјалните односи, чие прекршување повлекува сериозни болести на тимот.

За време на состаноците доста често се јавува отпор од вработените, кој мора навремено да се дијагностицира и вешто да се отстрани, без да доведе до саботажа и внатрешен конфликт на интереси. Доколку во компаниите со авторитарен стил на управување, таков отпор не се појави на состаноците поради страв или неизвесност, тој треба вештачки да се испровоцира. Во спротивно, во процесот на извршување и решавање на зададените задачи може да настанат сериозни проблеми поради нелојалноста на вработените кон компанијата.

За да се спречат ваквите практики, неопходно е да се минимизираат проблемите во фазата на избор на цел и доделување задачи на подредените. За да го направите ова, неопходно е да се дистрибуираат „обетки на сите сестри“, односно да се задржи персоналот зафатен со важни задачи: да им се довери на некои тешките фази на развој и имплементација на проектот, да се делегира контролата врз извршувањето на други, мотивирајте ги другите да изведуваат „подвизи“ со зголемување на нивниот авторитет во тимот со привремено назначување да дејствуваат како линиски менаџер или демотивирајќи особено ревносни вработени.

Одговорноста на вработените за извршување на зададените задачи мора да биде распределена така што тие можат удобно да се контролираат. На секој состанок потребно е да се сумираат и да се препознаат особено истакнатите вработени и да се казнат оние кои се виновни и ја саботираат работата пред целиот тим. Не треба да се дозволуваат дискусии или одлуки зад грбот на вработените, бидејќи веднаш постои опасност од избувнување на меѓукомпаниски конфликти.

Корисно е секој менаџер да ги знае разликите помеѓу канцелариски состаноци, планирање состаноци и брифинзи од бура на идеи, размена на мислења и дискусии. Двата формати на управување вклучуваат примање повратни информации, но на различни начини. Деловните состаноци се технологија за управување со луѓе и поставување тактички и стратешки задачи, а форматот на дискусијата е неформална комуникација, маркер дека менаџерот е неискусен и не знае како да управува со текот на состанокот и да го насочи правилно. насока.

Дополнително, деловниот состанок е поделен на:

Поучно, кога лидерот дава прецизни упатства и добива повратна информација од подредените;

Оперативен, во рамките на кој се решаваат тековните задачи;

Проблематично е кога ќе се реши некој проблем на тимот и ќе се развие чекор-по-чекор план за излез од моменталната кризна ситуација.

Многу модерни компании се виновни за збунувачки деловни формати, влечење на тимот во бездната на конфузија, конфликти и дискусии за целосно неработни прашања. Структурирањето на форматот е дел од културата, која е предмет на строги корпоративни стандарди.

Проценка на ефективноста на деловните состаноци

Како да се разбере дека деловниот состанок е спроведен компетентно и исклучително ефикасно? Треба да се одговори на следниве прашања:

Дали се постигнати поставените цели за настанот?

Дали е покриена целата агенда? Дали се разговараше за сите прашања?

Дали ги исполнивте дадените прописи?

Дали сите одлуки се доставени до спроведувачите?

Дали изведувачите правилно ги разбраа своите задачи и рокови?

При одговарањето на овие прашања, ќе се појави квантитативна компонента - колку луѓе се вклучени во решавањето на проблемот, колку работни часови им се потребни за да ги завршат задачите, колку пари се потребни за ова итн. Квантитативниот маркер е добра алатка за анализа на перформансите со текот на времето и споредба со минатите периоди.

Како по правило, ефективно спроведените состаноци, кога сите цели се постигнати во вистинско време, даваат опипливи резултати.

Спроведувањето на високо ефективен состанок е вистинска уметност, каде што водачот е диригент, секретарот е првата виолина, а целиот тим е целиот оркестар. Внимателна подготовка и компетентно водење на деловен состанок одредува каков партитура ќе изведе овој жив организам - класична музика која може да предизвика ентузијастички емоции и да инспирира идни победи или какофонија од звуци што убива сè наоколу.

Ви посакуваме паметни менаџерски потези, господа!

Жана Пјатирикова специјално за бизнис порталот BZZN.ru

Организирајте го и спроведете го планираниот состанок што е можно поефикасно.

Најдете решение за проблемот наведен за дискусија или поставете го правецот за развој на ситуацијата во конструктивна насока.

Интересно е да се одржи состанок за планирање за учесниците да немаат време за проѕевање и да не се чувствуваат како да губат време.

План за акција

1. Запознајте се со предложениот метод за организирање на состанок за планирање.

2. Подгответе се, подгответе ги потребните материјали и поканете ги учесниците.

3. Одржете состанок за планирање.

4. Сумирајте ги резултатите од состанокот за планирање и запознајте ги сите учесници со нив.

Како да организирате состанок за планирање

Прво, она што е потребно за спроведување на состанок за планирање е прашањето или темата на состанокот за планирање. Кој работен проблем сакате да го решите? Каков позитивен ефект врз работата на организацијата ќе има резултатот од состанокот за планирање. Однапред запознајте ги учесниците на состанокот за планирање со ова прашање. На овој начин, ќе заштедите време за време на состанокот за планирање, а учесниците во дискусијата може веќе да дојдат со интересни идеи за вашето прашање.

Второ– тоа се луѓето кои ќе учествуваат на состанокот за планирање. Каков профил на специјалисти и какво ниво на менаџери, или кои вработени во линија ви се потребни за да го најдете одговорот на поставеното прашање?

Трето– локација на состанокот за планирање. Важно е ова да е посебна просторија или дури и посебна сала за состаноци. Онаму каде што ќе има доволно простор за сите, аутсајдерите (вработените кои не учествуваат на состанокот за планирање) нема да можат да ве вознемируваат и телефоните нема да ѕвонат.

Четврто– време на планираниот состанок. Пожелно е да биде погодно за сите учесници или постојан. На пример, дневните состаноци за планирање се одржуваат секој ден точно во 8:30 часот.Во секој случај, при изборот на времето за планираниот состанок, ќе треба да се фокусирате на неговите најважни учесници. И препишете го однапред, неколку часа, или поточно, денови.

Петто– прописи за плански состанок. Важно е не само да го започнете состанокот за планирање навреме, туку и да го завршите навреме. Однапред одредете го редоследот по кој ќе се дискутираат прашањата и времето што му е доделено на секој учесник. Ограничете го, ова ќе ги направи извештаите концизни и што е можно поинформативни. На пример, еден говор не е повеќе од 10 минути.

Шесто- импровизирани материјали. Потребниот минимум е пенкала за сите учесници и хартија. Грижете се за ова сами, однапред, за да не треба да губите време за дискусија барајќи што и на што да пишувате. Можеби ќе ви требаат и: прелистувач, проектор, екран, лаптоп, печатач. Целата опрема мора однапред да се подготви и тестира.

Седмо– водач на состанокот за планирање или секретар кој ќе го евидентира процесот и резултатите од дискусијата за вашето прашање.

Формати на планирање состаноци

1. Сумирање, состанок за планирање на информации.

Ваквите состаноци за планирање може да се одржуваат неделно на почетокот на неделата за раководителите на сите сектори на вашата организација.

Зошто се потребни вакви состаноци за планирање?

2. Плански состанок - распределба на тековните задачи.

Обично се одржува на почетокот на секој работен ден. Форматот е очигледен - менаџерот им издава задачи за тој ден на своите подредени. Исто така, нема потреба да се протега времето - сите ја добија задачата и отидоа да ја завршат.

3. Планирање на состанок на кој ќе се разговара за покренато прашање.

Вие однапред го формулирате вашето прашање, кое е формулирано за вас самиот живот и моменталната состојба на вашиот пазар.Искажете ја целта на состанокот за планирање и испратете ја оваа информација до учесниците. Замолете ги да се подготват (ако е потребно) за ова прашање. Однапред одредете ги правилата и секретарот на состанокот за планирање. Резултатите од состанокот за планирање се испраќаат до сите учесници. Времето за таков состанок за планирање не е повеќе од два часа. Но, постојат ситуации кога е потребно повеќе време. Во овој случај, планирајте организирани паузи од 15-20 минути за чај и само релаксација. (Исто така подгответе чај и слатки однапред!)

4. Состанок за креативно планирање.

Барања за работа во тренинг
1) Развој на креативниот ресурс за раст (само-развој, професионален раст, развој на бизнисот)
2) Решавање на внатрешни конфликти, надминување на кризи користејќи го ресурсот на креативност

Организирајте го и спроведете го планираниот состанок што е можно поефикасно.

План за акција

1. Запознајте се со предложениот метод за организирање на состанок за планирање.

2. Подгответе се, подгответе ги потребните материјали и поканете ги учесниците.

3. Одржете состанок за планирање.

4. Сумирајте ги резултатите од состанокот за планирање и запознајте ги сите учесници со нив.

Како да организирате состанок за планирање

Формати на планирање состаноци

1. Сумирање, состанок за планирање на информации.

Зошто се потребни вакви состаноци за планирање?

2. Плански состанок - распределба на тековните задачи.

3. Планирање на состанок на кој ќе се разговара за покренато прашање.

4. Состанок за креативно планирање.

Состанокот за планирање е важен дел од работниот процес. Сепак, тоа може или да стане поттик за вработениот, силна страна и отскочна даска или целосно да ја обесхрабри секоја желба за работа. Како да одржувате состаноци за да ги „запалите“ подредените? Како можат вработените да се однесуваат на состаноците за да се уверат дека нивното време се троши продуктивно?

За што служат планерите?

Околу една година работев во редакцијата на едно списание за градежништво и куќи. Издавачот, кој е и сопственик, многу сакаше да планира состаноци. Се собиравме во нејзината канцеларија секое утро по час и половина до два часа и гледавме претстава на еден актер. Наведената цел на оваа средба е да ни каже во која фаза е моментално односот со огласувачите. Скриено - објаснете какви губитници се собрани на оваа маса. Требаше да присуствуваме и јас (уредникот) и дизајнерот. Само сметководителката го доби „ослободувањето“: таа мораше постојано да ја следи сметката за прием на пари, што воопшто не пристигнуваше. Затоа што наместо да работиме, седнавме на состанокот за планирање.

Ќе ни беше мило да слушнеме што мисли нашиот работодавец за нас и да видиме како таа може да продава преку телефон, но работата беше закочена. Факт е дека пари ќе се појават во редакцијата доколку менаџерите продаваат реклами. За да закажете состанок со потенцијален огласувач, треба да му пристапите. А најреалното време да се фати некого на лице место беше од 9 до 10, по што луѓето се разотидоа на нивните планирачки состаноци, продукции и состаноци. Во принцип, беше неопходно да се јавиме токму во времето кога седевме во канцеларијата на директорот.

Не беше можно да се прекине овој маѓепсан круг. Не, рековме дека менаџерите треба да одат на телефон, а уредникот и дизајнерот би сакале да се вратат на страниците на списанијата. Многупати баравме средбата да се презакажува за друг пат. Но, ако се соберете заради средба, заборавајќи на придобивките за компанијата, добрите времиња нема да дојдат наскоро.

1. Направете план:

која е главната цел на состанокот: да се зборува за иновации, да се слушаат мислења, да се реши проблем, да се собираат извештаи итн.

Кои прашања треба прво да се дискутираат?

што може да се прескокне и да се реши на работа ако нема време и сл.

2. Дефинирајте ја вашата цел

Формулирајте го вашето барање во формат на резултат. Не „дискутирајте за проблемот“, туку „развијте решение за проблемот“.

3. Поправете ги договорите и доделете ги обврските со рокови

Доколку се појави предлог за решение, резултатот од средбата ќе биде договор за тоа какви ќе бидат чекорите, кој ќе преземе одговорност и во која временска рамка.

4. Поставете „погодно“ време

За да ги спречите вработените да ги одолговлекуваат извештаите, да бидете пофокусирани и побрзо да размислувате, закажете состанок еден час пред паузата за ручек или крајот на работниот ден. Ако траат предолго, ќе го прескокнат ручекот или подоцна ќе си одат дома. И, се разбира, никој не го сака ова.

5. Бидете поблиску до луѓето

Ако сакате да добиете отвореност од вашите подредени, да слушате што навистина мислат за ова прашање, седнете меѓу нив. Кога сте на чело на табелата, вие сте шеф и вашето мислење е на прво место. Кога седите до вработен, вие сте колега, подготвен да разговарате и заедно да најдете решение.

Генерален директор на Складовка ДООЕЛ, мрежа на магацини за индивидуално складирање на работи (Само складирање), skladovka.ru

Состанокот секогаш треба да го подготви лидерот во однос на прашањата за кои сакате да разговарате. Пред да започнете, подобро е да испратите агенда на која сакате да добиете одговор или да организирате дискусија. Состанокот треба да заврши со протокол во кој се запишуваат донесените одлуки, рокот за извршување и одговорните.

Секој состанок се одржува според принципот на континуитет, така што луѓето ја разбираат логиката на развојот на проектот и имаат можност да дадат повратни информации и да известуваат за проблемите што се појавиле во процесот на спроведување на одлуките.

Состаноците на лице место, наместо во канцеларијата на менаџерот, се многу корисни. На локацијата, можете веднаш да видите што навистина се случува на локацијата, што треба да се направи за таа да ги постигне зацртаните цели.

Работните состаноци помеѓу раководителот на организацијата и претставниците на одделенијата на крајот овозможуваат да се следи дали секој оддел и претпријатието како целина се движат кон зацртаната цел или отстапуваат од неа.

Директор за развој на компанијата „Центра Агро“

Во нашата компанија состаноците се класифицирани: совети, комисии, состаноци, кои пак имаат јасен временски рок и дневен ред. Само состаноците на ситуациона виша сила немаат однапред одредена агенда. За останатото, документите се подготвуваат однапред и се испраќаат по пошта до заинтересираните страни.

Правилата за состаноци се:

не прекинувајте еден со друг;

не излегувај;

исклучете ги телефоните;

да биде на време.

Ефективноста на состаноците се зголемува преку подготовка и прелиминарна дистрибуција на документи, јасен распоред за состаноци за планирање на работното време на вработените.

Планери на далечина

Секоја година има се повеќе компании кои ги напуштаат канцелариите и се префрлаат на . Како да се спроведат состаноци за планирање кога сите вработени живеат не само во различни градови, туку и во различни делови на светот?

Наталија Одегова

Основач на онлајн центарот за обука 1day1step.ru

Порано работев за голема корпорација. Сега сите мои вработени се од различни градови, па дури и земји, и многу комуницираме онлајн. Претходното искуство ни овозможи да го искористиме најдоброто и да го промениме она што беше очигледно неефикасно.

Луѓето работат онлајн за да имаат повеќе време, така што сите состаноци за планирање се многу пократки и многу поефективни. Ние не собираме луѓе кои не можат да влијаат на решавањето на прашањето и затоа не губат време. Состанокот за планирање е концизен и само до точка. Често ова е повик на Skype за 5-10 минути за да разговараат за одредено прашање.

Има индикатори кои редовно ги следиме, но воопшто не комуницираме за нив, туку објавуваме нови податоци во општиот разговор и донесуваме одлуки, разговараме за нови чекори за подобрување.

Што се однесува до роковите: бидејќи генерално имаме голема слобода, никогаш не ги стискам најкратките рокови во „развојните“ проекти, туку прашувајте: „Во кој рок верувате? Колку долго можеш да одговараш?“ Овој пристап му овозможува на вработениот свесно да преземе одговорност и да работи на задачата со голема желба и задоволство.

И средните контролни пунктови се многу корисни кога ќе го разгледам процесот и ќе видам дали работите се движат во вистинската насока.

Оставете го телефонот, таблетот и другите гаџети во вашата канцеларија. Не треба да ја носите омилената играчка на состанок со раководството.

Запомнете дека на состанокот важат истите принципи како и на училиште. Оние кои внимателно слушаат, климаат со главата и поставуваат појаснувачки прашања, добро им оди. Зошто треба да бидеме одлични на работа? Така е - за да се сетат на нас кога го дистрибуираат бонусот.

Друго училишно правило е „очи в очи“. Кога ќе бидете пофалени, испратете отворен поглед до менаџерот. Почнуваат да се слеваат клетви, почнете да ја барате најинтересната линија на масата или обрнете внимание на вашето пенкало.

Запишете сè Сите . Потоа ќе сфатите што е корисно и што може да се фрли. Прво, на шефовите навистина им се допаѓа кога фаќаат белешки. Второ, записите се алтернативен аеродром ако треба да избегате. Патем, можете да ги снимите вашите мисли меѓу бисерите на лидерот.

Активно изразете го вашето мислење доколку тоа е предвидено во форматот на состанокот за планирање. Дури и ако делите баналност, сепак ќе изгледате поугледно на позадината на вашите тивки колеги кои ги гледаат чевлите. Главната работа сега е да се покаже кој е најактивниот учесник овде.

Не зборуваме ни за спиење, зевање и празен поглед. Вие самите разбирате дека ова е несоодветно.

Ако сте целосно совладани од досада, обидете се да работите во вашата глава. Направете список со задачи, размислете за вашиот проект на глобално ниво. Или само сонувајте.

спроведете состаноци ефективно за да ги запалите подредените? Како треба да се однесуваат вработените на состаноците за да го поминуваат своето време профитабилно?“/>

Планерите, брифинзите и состаноците се составен дел од работниот ден на речиси секој вработен. Порано или подоцна, менаџерот се соочува со потребата самостојно да спроведе дневен состанок за планирање. Но, како што често се случува, никој навистина не го учи ова. Затоа, често се поставува прашањето: како да се спроведе состанок за планирање?

Цели на состанокот за планирање

Првото нешто што треба да направите е да ги одредите целите што сакате да ги постигнете со одржување на состанок за планирање. По правило, главната цел на ваквите состаноци е да се создаде единствен информативен простор меѓу сите вработени, како резултат на постигнување повисока и покохерентна работа. Состаноците за планирање помагаат да се решат следниве проблеми:

Поставување цели и задачи за тимот;
Обезбедување општи информации за целиот тим;
Решавање општи прашања;
Мотивација и вклученост на персоналот;
Обука на вработените преку трансфер на најдобри практики;

Се согласувам, постигнувањето такви цели е од голем интерес за секој менаџер. Затоа практиката на планирање состаноци е толку вообичаена во бизнисот. Но, постигнувањето ефективност од состаноците не е толку лесно, важно е да се придржувате до јасно дефиниран акционен план и да се подготвите за секој состанок за планирање.

Планирање на план за состаноци

Значи, утврдивме дека состанокот е важна и корисна работа, но за да не се претвори оваа алатка во уште една бескорисна тортура на подредените, менаџерот треба со сета сериозност да пристапи кон подготовката на состанокот за планирање. Претходно разговаравме за целите на состанокот; задачата на менаџерот, во зависност од целта, е да подготви план за одржување на состанокот. Нормално, состанокот за продавачите и за ТОП менаџерите ќе биде радикално различен еден од друг. Иако самата структура ќе биде приближно иста.

Многу важна точка во одржувањето на секој состанок е да им се даде можност на подредените да зборуваат што е можно побрзо. Препорачливо е да се вклучат што повеќе учесници на состанокот за планирање уште од првите минути. Ова ќе помогне да се постави тимот.

Тајните на планирањето на успехот на состанокот

Најважниот! За да го направите состанокот интересен, мора да се подготвите за него. Успехот на состанокот зависи од неколку важни фактори:

Информативна компонента. Информациите презентирани на состанокот треба да бидат корисни и интересни. Ако информацијата е здодевна и монотона, тогаш креирајте интересен начин на презентирање на информациите. Отстранете ги здодевните и некорисни информации;
Емоционална компонента. Дури и најинтересната тема може да биде уништена со неточна презентација. Запомнете ги вашите професори од универзитетот, на некои предавања целата публика спие, додека на други е целосно распродадена.
Лидерот кој го води состанокот. Колку е поавторитативен водителот, толку подобро публиката го перцепира. Ако вашиот авторитет не е висок, внимателно работете на точките 1 и 2.

Правила за одржување на состанок за планирање

Доцни вработени

Некој секогаш се обидува да доцни на состанок. Таквите вработени се многу деструктивни и мора очајно да се борат против нив. Би сакал да ве замолам однапред да се договорите со сите членови на тимот што правиме со оние кои доцнат. Има неколку примери: доцниот на сите им носи кафе или овошје, доцниот кажува виц, доцниот пее песна итн. Најважно е сите да ги знаат правилата и сите да ги следат. Ако правилото е обмислено и прифатено од тимот, тогаш доцнењето ќе го сведете на минимум.

Исто време на состанок

Многу е важно да се одржи јасен распоред за состаноци. Нема ништо полошо од непланирани состаноци, тоа ги нарушува плановите на подредените и не им дозволува да се подготват правилно. Односот кон ваквите средби првично е негативен, што не е погодно за работа.

Секој состанок мора да биде известен однапред; најдобро е да не се менуваат датумите и времето на состаноците освен ако не е потребно.

Не ги одложувајте состаноците

Многу е важно да го следите тајмингот, доколку сте утврдиле дека состанокот не треба да трае повеќе од 30 минути, тогаш останете на зборот. Колку е подолг состанокот, толку е помалку ефективен. Ако треба да решите сложени прашања и ви треба долго време за да ги разработите деталите, тогаш креирајте работни групи од компетентни вработени. Често, поголемиот дел од состанокот се троши на решавање на организациски прашања, а повеќето од слушателите целосно се откажуваат од дијалогот.

Зборува само водителот

Често забележувам ситуација кога вработените се плашат од својот шеф и како резултат на тоа состанокот се претвора во монолог на диктатор. Сето ова по правило се случува во смртна тишина, а во воздухот се чувствува напнатост. Стилот на управување со директиви не е соодветен на состаноците, тој е во спротивност со суштината на овој настан. Идеално, сите учесници треба да зборуваат на состанокот за планирање.

Дискусија за приватни прашања

Понекогаш еден од учесниците на состанокот за планирање може да се обиде да го искористи овој настан за да го реши своето приватно прашање. За вработен, поставувањето прашање јавно е обично корисно. Овој пристап може да ја претвори средбата во фарса. Затоа е потребно веднаш да се прекинат ваквите манипулации и да се одреди време за решавање на приватните прашања.

Влијанието на состанокот врз работата

Сè што сте договориле на состанокот мора да се изврши од ваша страна. Ако нема контрола, вработените брзо ќе се прилагодат и ќе престанат да ги следат вашите наредби.

Како да ја проверите ефективноста на состанокот

Ефективноста на состанокот е прилично лесна за тестирање. Прашајте ги вашите подредени што се случило на состанокот? 5 минути по состанокот, 3 часа подоцна и следниот ден. Одговорите на овие прашања даваат повратна информација до организаторот на состанокот за планирање. Ако има многу информации, принудете ги вработените да земаат белешки. Но, секој треба да евидентира информации во секој случај.