Матрица за управување со времето. Ајзенхауер матрица - ефективен метод за управување со времето

- Управување со времето од Бенџамин Френклин
- Матрица за управување со времето на Стивен Кови
- ГТД Дејвид Ален

Системот на Френклин работи на принципот „од повеќето до најмалку“. Системот „тврди“ дека секоја човечка акција мора да биде конзистентна со неговите животни вредности и насочена кон постигнување на глобална животна цел.

За да се олесни и побрз патот до зацртаната цел, главната задача е поделена на мали подзадачи, а тие, пак, се поделени на неколку мали задачи. Со други зборови, системот на Б. Френклин е изграден како пирамида, во чиј долен дел се наоѓаат животните принципи и глобалните цели, а во средниот и горниот дел има долгорочни и краткорочни планови за постигнување на овие цели.

1-ва фаза од пирамидата.
„Изградбата“ на пирамидата започнува од основата. Врз основа на тоа ќе зависат сите понатамошни активности. Во оваа фаза, треба да одлучите за вашите животни принципи: дефинирајте ги вашите вредности, дознајте што е важно, а што не е толку важно.

Втората фаза од пирамидата.
Следната фаза директно зависи од претходната. Врз основа на избраните вредности, човекот треба да постави одредена цел. Најголемата и најважната. Цел кон која ќе се стреми во следните неколку години или дури и децении.

3-та фаза од пирамидата.
Третата фаза од пирамидата ќе биде „изградена“ кога ќе изготвите главен план. Во системот на Френклин, „мастер план“ се однесува на севкупен план за постигнување глобална цел. Посебна карактеристика на овој план е отсуството на временска компонента: главниот план пропишува само активности, но времето за нивно спроведување не е наведено.

4-та фаза од пирамидата.
Сега е време да се започне со изготвување долгорочни планови - планови за следните пет години. Овој план е изготвен со конкретни датуми за имплементација. Покрај тоа, многу е важно да не поставите апстрактен датум (на пример, „оваа година“), туку јасно да го наведете времето (на пример, „од септември до ноември“ од n-тата година).

Укажувањето на конкретен рок ќе го забрза пристапот до целта. Луѓето се прилично мрзливи по природа и ако „заборавите“ да наведете конкретен рок, постојано ќе го одложувате завршувањето на задачата и ќе го одложите неговото спроведување за подоцнежен датум.

Обидете се да ја споредите секоја точка од долгорочниот план со точката од генералниот план. Мора да знаете точно на која точка од главниот план се приближувате, обидувајќи се да исполните одредена точка од долгорочниот план.

Препорачливо е да се прават прилагодувања на долгорочните планови на секои 4-6 месеци.

5-та фаза од пирамидата.
Во оваа фаза ќе биде неопходно да се започне со изготвување краткорочни планови. Таквите планови може да се дизајнираат за неколку месеци или неколку недели. Секоја ставка од краткорочниот план мора да биде „подредена“ на која било од ставките од долгорочниот план.

Краткорочните планови, исто како и долгорочните, бараат јасни рокови за реализација, само така нивната подготовка нема да биде губење време.

Краткорочните планови треба доста често да се ревидираат. Препорачливо е да се препрочитуваат (и да се направат промени доколку е потребно) на краткорочните планови 2 пати месечно.

6-та фаза од пирамидата.
Во последната последна фаза ќе треба да почнете да правите дневни планови. Плановите за секој ден директно ќе зависат од краткорочните планови што сте ги развиле додека се „искачувате“ на претходното ниво.

Препорачливо е секоја ставка во планот да има јасна временска рамка. На пример: „Часови по вокал со наставник од 10.00 до 17.00 часот“.
Подобро е да направите план за денот претходната вечер. Во текот на денот, планот може и треба да се прилагоди.

- Матрица за управување со времето на Стивен Кови

Активностите, според матрицата на Стивен Кови, конвенционално се поделени на важни и итни. Итните работи се означени со маркер „сега“. Тоа се акции кои бараат внимание и време. Понекогаш тие можат да бидат насочени кон стекнување задоволство и создавање атмосфера на вработување. Но, всушност, таквите акции не се секогаш важни и може да не доведат до постигнување на планираните цели.

Резултатите од нашите активности директно зависат од важни работи. Работите кои помагаат во остварувањето на вашите цели се нарекуваат важни. Таквите активности понекогаш изгледаат дека не се итни, но бараат посебно внимание и итна акција.

Работите кои помагаат во остварувањето на вашите цели се нарекуваат важни. Стивен Кови истакнува дека кога започнувате каков било бизнис, мора да имате на ум крајна цел. Ако тоа не се направи, концептите „итно“ и „важно“ лесно може да се помешаат, со што ќе се стават пречки на патот за спроведување на планот.

Плоштад 1.
Содржи работи кои се итни и важни во исто време. Во основа, тоа се кризи и проблеми со кои човек треба да се соочи во животот. Ваквите тешкотии ја апсорбираат виталната енергија на човекот и го принудуваат да се оддалечи од неволјите на неважни и неитни работи што ќе го пополнат неговото слободно време, но нема да донесат никаква корист.

Резултатот од таквите постапки е стрес, прекумерен напор, вечна борба, што е апсолутно некомпатибилно со среќен и успешен живот.

Плоштад 2.
Вклучува разјаснување на вредностите, зајакнување на односите со саканите и важните луѓе, долгорочно планирање на акции, враќање на силата за постигнување цели и барање нови можности. Таквите работи се важни, но често се одложуваат бидејќи се сметаат за неитни.

Овој квадрат се покажува како најефективен бидејќи дава резултати насочени кон реализација на перспективите. Ако поголемиот дел од времето го поминувате правејќи ги горенаведените дејства, постои шанса да станете успешна личност.

Резултатот од извршувањето на дејствијата од вториот квадрат е задоволство од животот, дисциплина и појава на перспектива. Ова е клучот за управување со сопствениот живот.

Плоштад 3.
Овој плоштад вклучува дневни прекини кои лажно се сметаат за итни. Ова го вклучува и остварувањето на туѓите желби, ако тоа ги надминува работите од квадрат 2 по важност.

Откако се ослободивте од неважни активности од овој сектор, вреди да се посвети слободно време на квадрат 2, бидејќи резултатот од акцентот на третиот сектор е неразумна жртва, лажна идеја за бесмисленоста на плановите и целите.

Плоштад 4.
Се смета за сектор на деградација, бидејќи овој плоштад содржи неважни и неитни работи. Ова вклучува секојдневни ситници кои го одвлекуваат вниманието на една личност од навистина важни работи, како и бесмислено поминување на времето и зависност од какви било активности (компјутерски игри, гледање телевизија).

Наместо личен развој, човекот губи време, акумулира негативни емоции и го уништува сопствениот живот преку неактивност и неодговорен однос кон постоењето.

Можеби ќе ве интересира написот „“.

- ГТД Дејвид Ален

Ако се обидеме да го опишеме методот на Дејвид Ален во една реченица, можеме да кажеме дека неговата главна препорака е максимално да се искористат современите технички алатки за планирање и. Ова нема да ја одрази целата суштина на GTD, но ќе ви овозможи да добиете идеја барем за дел од технологијата.

Навистина, системот за управување со времето на Д. Ален е познат првенствено по своите технички „трикови“ (системот „43 папки“, употреба на специјален компјутерски софтвер и канцелариски материјали), чија цел е да го поедностави управувањето со проекти. Ќе зборуваме за некои практични GTD алатки во следната лекција, а овде ќе дадеме општ опис на техниката.

Уште пред создавањето на теоријата, авторот бил сигурен дека самата организација на работата никогаш не треба да одземе повеќе време од самата работа. Затоа, основата на системот беше верувањето дека треба да се вложи максимален напор за практично завршување на задачата, а не да се сеќава на сè што треба да се направи. Алатките што ги предложи Ален ќе ги „памти“, а личноста само ќе ја заврши работата.

Getting Things Done (GTD) датира од објавувањето на истоимената книга (2002). Денес ова е јасен, детален, чекор-по-чекор метод за зголемување на личната ефикасност, кој е во голема побарувачка. Ставовите на Д. Ален го надминуваат традиционалното управување со времето, иако многу од неговите совети се насочени кон „средување на работите“ и ослободување од конфузијата и хаосот во работата.

За разлика од С. Очигледно, ова е дијаметрално спротивно на принципот на пирамидата на Френклин, бидејќи Ален предлага да се заврши со глобалните планови, а не да се започне со нив. За да постигнете успех во овој поглед, тој предлага да користите 3 независни модели:

1) Управувањето со работниот тек подразбира контрола над сите одговорности и задачи и се спроведува низ 5 фази: собирање, обработка, организација, преглед, дејствување;

2).

3) Природен метод на планирање (дефинирање на цели и принципи, гледање посакувани резултати, бура на идеи, организирање, одредување на следната конкретна акција).

Несомнената предност на GTD како систем за управување со времето е тоа што тој е најсеопфатен, нудејќи готов сет на инструкции, следејќи ги кои можете да ги „средите работите“. Д. Ален, исто така, нуди многу практични алатки за да го олесни ова.

Од друга страна, GTD бара строга самодисциплина и постојана работа за да го одржувате вашиот личен систем ажуриран. Покрај тоа, постојат мислења дека не е целосно погоден за луѓе во креативни професии.

Така, специјалист во областа на управувањето со времето А. Капуста верува дека овој систем совршено се вклопува во работата на оние за кои е полинеарен по природа, на пример, во продажбата. Таму човек е принуден да остварува стотици повици секој ден, да добива многу мејлови, а без соодветна организација е доста тешко да се справи со сето тоа. Но, во креативната работа, редоследот на задачите не е секогаш приоритет, а строгоста остава малку простор за иновации.

Материјалот го подготви Дилјара специјално за локацијата

Така, С. Кови ги идентификува следните недостатоци во управувањето со времето:

неможност правилно да се даде приоритет;
неспособност или неподготвеност да се организирате врз основа на овие приоритети;
недостаток на дисциплина за постапување по приоритетите.

1. Техника за поставување цели (јасна формулација на цели). Диференцијација на краткорочни и долгорочни, големи и мали цели.

2. Земајќи ги предвид плановите и индивидуалните биоритми на една личност.

3. Ефикасно користење на времето на чекање (во јавен превоз, во редици, во сообраќаен метеж).

4. Многу документи, дијаграми, материјали може да се фотографираат наместо да се препишуваат. Би било добра идеја да имате „Тетратка за сè“, бидејќи белешките на парчиња хартија често се губат.

5. Направете мрежа на контакти (НЕТВОРКИРАЊЕ).

Така, најконкретното поставување на цели и задачи, краткорочното дневно планирање, евидентирањето на искористеното време и оценувањето на ефективноста ќе помогнат успешно да се имплементираат речиси сите планови.

Најпопуларниот метод во светот е „ Завршување на работите“, што го предложи Американецот Дејвид Ален. Неговата главна идеја е да престанете да ги складирате работите „во вашата глава“, туку да водите евиденција за нив, изготвувајќи т.н. "Да направиш-списоци" Штом поединецот добие задача што треба да ја заврши, тој мора веднаш да ја стави „во кошницата“ - привремено складирање на информации. Кошницата може да биде или вистинска фиока за хартија или само бележник за снимање на влезните кутии. Главната идеја на „корпите“ е да не пропуштите корисни информации и добиени задачи. Според оваа техника, „корпите“ мора редовно да се „бркаат“. За време на овој процес, секоја ставка од количката се прегледува и може да се премести во списоци за задачи, календари, доделени или едноставно избришани. Авторот исто така предлага организирање задачи во проекти засновани на принципот на системска хиерархија. Секоја задача може да се детализира со нејзино разложување на помали чекори. Getting Things Done го воведува и концептот на контекстуално планирање што постои во однос на луѓето, местата и настаните. На пример, некои задачи може да се завршат само на работа или, обратно, само дома. Со групирање случаи според контекстот „Телефон“, можете веднаш да креирате листа на телефонски повици. Методологијата Getting Things Done е многу строга за планирање, но детално го опишува системот за управување со времето, вклучувајќи ги и основите на управувањето со лични информации.

Техниката на Марк Форстер добива голема популарност на Запад. „Автофокус“.Тоа не е систем за организирање задачи, туку начин на нивно извршување. Суштината на првата верзија на „Автофокус“ е да се состави список на сите задачи на неколку страници, кои се гледаат една по друга. Штом се најде задача на страницата што се истакнува како нешто што сакате да го направите, таа е завршена. Ако задачата не е завршена до крај, тогаш таа се прецртува и се додава на крајот на листата. Работата на страницата продолжува додека задачите повеќе не се означени. Останатите задачи се прецртани од списокот. Така, сите страници се обработуваат. Оваа технологија ви овозможува да ги правите оние работи што навистина сакате да ги правите, а секоја задача изгледа полесна доколку треба да направите избор помеѓу неа и преостанатите задачи. Системот ви овозможува да најдете рамнотежа помеѓу рационалноста и интуицијата и е добро прилагоден за оние луѓе кои не сакаат однапред да сликаат крупни кадри. Како што забележува авторот, многу луѓе толку се занесуваат со завршувањето на задачите од списокот што им е тешко да престанат. Застапниците на оваа методологија се обидуваат постојано да ја подобруваат, а во моментот таа веќе има четири верзии. Во исто време, во различни верзии, суштината на системот останува иста, само алгоритмот за избор на задачи малку се менува. „Автофокус“ не е поврзан со животни цели, но нуди многу детален и јасен алгоритам за оперативно управување со времето.

Така, гледаме дека постојат многу различни методи за организирање на времето. Тие не се исклучуваат меѓусебно и, по желба, можете да користите комбинации на различни методи, избирајќи го најзгодниот и најсоодветен систем за управување со времето за поединецот,

Со развојот на информатичката технологија, има сè повеќе начини за одржување на флексибилни, брзи и удобни лични системи за управување со времето. Во исто време, развојот на интернет услугите, како и популарноста на ултра-тенки клиенти (програми кои работат преку прелистувач), доведува до фактот дека бројот на онлајн алатки веќе го надминува бројот на програми одделно инсталирани на компјутер. Така, кога креирате сопствен сет на алатки, можете да користите вистински објекти (тетратки, фиоки за хартија), Интернет услуги и програми кои работат без оглед на достапноста на мрежата. Хартиените средства, пред сè, се погодни поради нивната едноставност, разбирливост и опипливост. На пример, секој проживеан ден може да се изрази како посебен лист во дневник, а формата на запис може да биде речиси секој - сè зависи од тоа што раката е способна да црта. Исто така, големите предности на вистинските инструменти се независност од напојување, минимално време за обука и непотребни технички вештини. Од друга страна, програмите и интернет услугите, со соодветна вештина и правилен избор на електронски алатки за да одговараат на вашите потреби, отвораат огромни можности. На пример, презакажувањето на состаноци, задачи или други настани се случува за неколку секунди и не бара бришење или прекрстување на линиите во дневникот. Програмите за одржување листа на задачи овозможуваат креирање на хиерархија на задачи, а потоа да се направат потребните селекции од креираната база на податоци. На пример, можете да ги запишете сите ваши тековни проекти чекор по чекор, правејќи ги зависни од вашите животни цели, а потоа од оваа листа можете да ги отстраните само денешните задачи или задачите за кои е потребен телефонски повик. Веќе има доста сајтови на Интернет кои овозможуваат управување со еден од најважните елементи на управувањето со времето - списокот со задачи. Постојат услуги со одлична функционалност кои целосно се усогласуваат со методологијата GTD, како и многу едноставни, но многу лесни за користење. Проектите кои имплементираат индивидуални алатки за самомотивација или управување со времето исто така добиваат на интензитет. Притоа, тие нудат некои дополнителни добрини што не можат да ги обезбедат офлајн програмите или средствата базирани на хартија. На пример, страницата worktrek.com ви овозможува не само да водите календарски календар (алатка за зголемување на свесноста за секој ден во кој живеете), туку и да гледате просечна статистика за сите корисници. Проект за правење навика од редовните задачи, advirtus.com, освен што ја обезбедува својата главна функција, воведува и интересна социјална алатка - можност за учество во генералниот рејтинг и преземање задачи создадени од други корисници. Предноста на одделно инсталираните програми е тоа што нема потреба од пристап до Интернет. Тие исто така овозможуваат подобри графички способности и, често, побрз и попријателски интерфејс. На пример, програмата MyLife Organised to-do list обезбедува огромна функционалност со која ниту една друга онлајн услуга не може да се пофали, но, по желба, непотребните елементи може едноставно да се сокријат. Голем недостаток на современите технички алатки за управување со времето е слабата подвижност. Но, многу програми и услуги веќе имаат поедноставени верзии за мобилни телефони, а исто така, доколку е потребно, овозможуваат брзо и лесно печатење материјали. Општо земено, гледајќи го развојот на електронските алатки, можеме да кажеме дека тие веќе им дозволуваат на различни социотипови да ги изберат најзгодните средства за себе и, ако не целосно, тогаш барем делумно да избегаат од традиционалното планирање хартија, притоа добивајќи брзина, способности и погодност.

2.6. Механизмот на поставување цели како индивидуа
стратешки избор.

Поставување цел е процес на моделирање на резултатот од активност која сè уште не е имплементирана., најчесто претставена со ментален модел на иден производ, квалитативни или квантитативни карактеристики или систем на знаци и концепти.Поставувањето цели врши поттик, когнитивни, извршни функции. Себеси чин на поставување целивклучува:

Дијагностика, прогноза и дизајн, кои заедно обезбедуваат разбирање и утврдување на целта на активноста; анализа на објективни можности во постигнувањето на зацртаната цел;

Изборот на форми, методи и средства, земајќи ги предвид општите, посебните и индивидуалните својства на субјектот;

Изготвување програма за претстојните активности.

Во овој случај, поставувањето на целта се случува во услови псевдослобода на избор на цел(Коган, 1999). Според овој принцип, во процесот на поставување цели, субјектот има избор на тековни и стратешки цели, кој е ограничен и од надворешни и од внатрешни причини. Покрај тоа, ова ограничување не е секогаш реализирано од него.

Важна точка во поставувањето цели во услови на псевдо-слобода на избор е разбирањето на овој процес како нередуцирана на исклучиво рационална активностврз основа на доверливо знаење. Само односот помеѓу рационалното и емоционалното овозможува да се спроведуваат активности во услови на нецелосна сигурност. Згора на тоа Колку е поголема неизвесноста, толку е поголема важноста на емоционалната компонента.

Поставувањето цели сè уште припаѓа на класата на полуструктурирани проблеми, чиешто решение во повеќето случаи се обезбедува со неформални методи, а ефективноста зависи од квалификациите на истражувачот, неговата интуиција, количината на информации што му се достапни за проблемот. што се разгледува и способноста да се обработи во целост.

Способноста да се градат модели на субјективната иднина во слики е одлучувачка својство на имагинација. Точно имагинацијата и пресметката се алатките, со помош на субјектот прави прогноза за развојот на ситуацијата, чија анализа, всушност, му овозможува да направи избор. Со други зборови, процесот на човековата ментална активност и, особено, поставувањето цели во основа не е алгоритмизиран, благодарение на што едно лице е во состојба работат под нецелосно дефинирани услови.

Една од важните точки за постигнување успех е. Првите обиди во оваа насока се состоеја од негово систематизирање преку белешки, календари и дневници. Во процесот на еволуција, луѓето дошле до заклучок дека е неопходно правилно да се постават приоритетите. Денес, општеството се соочува со задача ефикасно да управува со себе за да ги постигне своите цели и резултати. Експертот за менаџмент Стивен Кови подетално ја откри суштината на овој метод. Матрицата за управување со времето на Стивен Кови беше навистина револуционерно откритие. Ова ќе се дискутира во оваа статија.

Генерални информации

Работите кои помагаат во остварувањето на вашите цели се нарекуваат важни.

Стивен Кови истакнува дека кога започнувате каков било бизнис, мора да имате на ум крајна цел. Ако тоа не се направи, концептите „итно“ и „важно“ лесно може да се помешаат, со што ќе се стават пречки на патот за спроведување на планот.

Суштината на временската матрица

Може да се види визуелна слика на временската матрица на Стивен Кови. Следно, ќе ја разгледаме секоја компонента одделно.

Плоштад 1

Содржи работи кои се итни и важни во исто време. Во основа, тоа се кризи и проблеми со кои човек треба да се соочи во животот. Ваквите тешкотии ја апсорбираат виталната енергија на човекот и го принудуваат да се оддалечи од неволјите на неважни и неитни работи што ќе го пополнат неговото слободно време, но нема да донесат никаква корист.

Плоштад 2

Вклучува разјаснување на вредностите, зајакнување на односите со саканите и важните луѓе, долгорочно планирање на акции, враќање на силата за постигнување цели и барање нови можности. Таквите работи се важни, но често се одложуваат бидејќи се сметаат за неитни.

Плоштад 3

Овој плоштад вклучува дневни прекини кои лажно се сметаат за итни. Ова го вклучува и остварувањето на туѓите желби, ако тоа ги надминува работите од квадрат 2 по важност.

Плоштад 4

Се смета за сектор на деградација, бидејќи овој плоштад содржи неважни и неитни работи. Ова вклучува секојдневни ситници кои го одвлекуваат вниманието на една личност од навистина важни работи, како и бесмислено поминување на времето и зависност од какви било активности (компјутерски игри, гледање телевизија).

Предности на методот

Предностите на овој метод на управување со времето ќе бидат видливи само кога ќе се направат напори за постигнување на целите, а тие се следните:

Кови не е фокусиран на нештата (за разлика од претходните генерации), туку на луѓето. Личниот развој и рекреацијата заземаат значајно место во оваа теорија.
При организирање на сопственото време, како основа се земаат главните вредности на една личност, неговите животни насоки и интереси, а не само постигнувањето материјално богатство.
Секој ден се троши значајно преку однапред поставени цели и планови.
Неделното планирање на сопственото време ви помага да го организирате сопствениот живот, да го направите свесен и корисен.

Управувањето со времето на Кови не е фокусирано на нештата (за разлика од претходните генерации), туку на луѓето. Личниот развој и рекреацијата заземаат значајно место во оваа теорија.

Така, управувањето со времето од 4-та генерација е фокусирано на социјалните односи и позитивните резултати.

Матрицата на Стивен Кови е цел систем, знаење и разбирање што не е доволно за да се постигнат позитивни резултати. Само со вложување напор и потпирање на акции од квадрат 2, едно лице ќе може да ги постигне своите цели. На крајот на краиштата, познато е дека 80% од резултатот зависи од 20% од напорите.

Фокусирањето на главните работи е суштината на ефективната активност и успешен живот. Речиси сите се чувствуваме растргнати помеѓу она што сакаме да го правиме и барањата што ни ги поставуваат бројни надворешни околности. Сите ние треба да се справиме со многу итни проблеми и секојдневни ситни работи кои не држат под постојан стрес и го исцрпуваат нашиот нервен систем. Внатрешната борба што ја водиме да ја направиме главната работа главна се карактеризира со контраст помеѓу два стимули кои нè водат на нашиот пат: „часовникот“ и „компасот“. „Часовникот“ ги претставува нашите обврски, задачи, распореди, цели, конкретни задачи - се што треба да се заврши до одреден рок. „Компас“ е нашиот светоглед, вредности, нашата цел, нашата совест, сè што ја одредува насоката на нашето движење во животот, она што ни изгледа важно, како ги водиме нашите животи. Нашата внатрешна борба се интензивира кога ја чувствуваме разликата помеѓу „часовникот“ и „компасот“, кога нашите активности не придонесуваат за она што го сметаме за главна работа во нашите животи.

Можете да ја користите матрицата за управување со времето на Стивен Кови како филтер за да ги одредите приоритетите. Оваа алатка се состои од четири сектори кои ни помагаат да не заборавиме на главната работа во нашите животи.

Ајде да ги разгледаме параметрите на случаи (задачи), врз основа на комбинацијата од кои сектори се формираат:

ВАЖНО
- Работи поврзани со вашата мисија и стратешки цели
- Работи кои ви даваат длабоко задоволство
- Работи кои го поддржуваат и развиваат вашиот живот
НЕ Е ВАЖНО
- Работи кои не даваат долгорочни резултати
- Работи кои го нарушуваат вашиот живот
УРГЕНТНО
- Работи кои бараат итно внимание
НЕМОЈ ДА БРЗАШ
- Нема итни (непосредни) рокови

СЕКОГАШ ПРАШАЈ СЕ СЕБЕ!

Дали е навистина „важно“ или само „итно“?
Дали го правам ова...
- ...затоа што навистина го сакам?
- ... од навика, од потреба?
Дали го создавам мојот живот или само преживувам?
Што беше постигнато на крајот?
- Распоред (процес) или резултати
- Настани или врски
- Достигнување или избалансиран живот

Како што може да се види од матрицата, нашите активности се одредуваат од два фактори: итни и важни.

Итно е нешто што бара итно внимание. Тоа е она што може да се означи со зборот „Сега!“ Итните работи обично се видливи. Ни вршат притисок и бараат акција. Тие често се добро познати. Тие често се пријатни, некомплицирани и со задоволство се прават. И многу често испаѓаат како неважни.

Она што е важно, од друга страна, е поврзано со резултатите. Она што е важно е што придонесува за вашата мисија, вашите вредности и вашите најважни цели.

На итното реагираме, кон него сме реактивни.

Важните и не итни работи бараат поголема иницијатива и поголема проактивност од нас. Мора да бидеме проактивни за да не ја пропуштиме шансата и да добиеме резултати.

Секторот I е и итен и важен. Нашите случаи од овој сектор се поврзани со „кризи“ и „проблеми“. Секој од нас во нашите животи има одреден број на активности поврзани со сектор I. Сепак, многу луѓе се наоѓаат целосно апсорбирани во него. Кога ќе се фокусираш на сектор I, тој станува се поголем и поголем додека не те покрие целосно, како огромен бран.Некои луѓе се наоѓаат во оваа состојба од ден на ден и ги исцрпуваат своите ресурси. Единственото олеснување го гледаат во бегството кон бизнисот во Секторот IV.

Има луѓе кои трошат значителен дел од своето време на итниот, но не важен квадрант III, мислејќи дека се во квадрант I; тие го поминуваат поголемиот дел од своето време реагирајќи на итното, верувајќи дека тоа е исто така важно. Но, во реалноста, итноста на овие работи често се заснова на приоритетите и очекувањата на другите луѓе.

Ефективните луѓе се држат настрана од секторите III и IV. Во исто време, ефективни луѓе ја намалуваат големината на секторот I, поминувајќи повеќе време во секторот II. Секторот II е срцето на ефективно лично управување. Ефективните луѓе не размислуваат за проблемите, тие размислуваат за можностите. Тие размислуваат проактивно.

Неопходно е да се научи да се каже „НЕ“ на работи од секторитеIIIИIVи искористете го овој временски ресурс за планирање и извршување на задачите од секторотII(сектор за квалитет)
Со прераспределба на времето во корист на секторотIIи овозможување на напреден режим на управување, постепено намалување на обемот на кризни ситуации во секторотЈас.

Недостатоци на методите за управување со времето

Управувањето со времето е многу популарно сега и многу компании трошат многу пари обидувајќи се да го научат тоа на своите вработени за да можат да прават повеќе и повеќе за помалку време. Ова е предизвикано од општо зголемување на темпото на живот и работа. Меѓутоа, само управувањето со времето (без изградба на систем за компанијата како целина и систем за мотивација) не може да обезбеди 100% гаранција за успех од две главни причини. Првиот е затоа што секој од постоечките методи, заедно со неговите предности, има и сериозни недостатоци, за кои ретко размислуваат дури и експертите. Втората е дека, пред сè, самиот човек може да управува со своето време, а ако не сака, ништо нема да успее, без разлика колку е совршен целиот систем како целина. Кои се недостатоците на толку популарна насока на управување денес?

Управувањето со времето е поделено на две главни области: лично и корпоративно. Бидејќи корпоративното управување со времето сè уште не е целосно развиено и во нашата земја и во странство (постојат одделни системи, како што е Kaisden, каде што намалувањето на трошоците се случува со заштеда на какви било ресурси, вклучително и време), во оваа статија Ајде да се фокусираме пред сè на личните системи за управување со времето, кои се предмет на речиси сите моментално достапни книги за оваа област на управување.

Видови на управување со времето според Стивен Кови:

Според книгата на Стивен Кови, Времето е важно, пристапите за управување со времето можат да се поделат на четири генерации:

Првата генерација се фокусира на белешки и списоци.
Втората генерација е во планирање и подготовка.
Третата генерација е на планирање, одредување приоритети и контролирање.
Четвртата генерација се заснова на животни принципи и нов поглед на животот воопшто.

И покрај фактот што Стивен Кови ги сметаше првите три генерации за застарени, тие сè уште се живи денес - тие се широко користени и за обука и за консултации. Многу луѓе тврдоглаво сакаат да веруваат дека некаде, на пример, постои идеален организатор, компјутерска програма или техника. Треба само да ги најдете и да ги купите - и еве го, магично апче кое ги решава сите проблеми. Обично луѓето се многу вознемирени кога ќе дознаат дека овој лек не постои, но по некое време продолжуваат со потрагата.

1. Запишување планови

Досега, на пазарот за деловни обуки и во книжарниците можете да најдете материјали фокусирани главно на тоа како да ги запишете вашите работи во дневници и како да ги поставите работите во ред, на пример, на вашиот десктоп. За разумна такса, на луѓето им се нуди уште еден „чудотворен“ лек кој конечно може да им го организира животот. Меѓутоа... почесто чудо, за жал, не се случува. Outlook сигурно помага да се надминат некои проблеми, особено ако се користи во корпоративен формат, каде што секој вработен може од далечина да го гледа распоредот на своите колеги (под услов тоа да е дозволено со внатрешните корпоративни правила). Современите средства за комуникација помагаат да се комбинираат распоредите на различни луѓе од далечина (само одете онлајн). Сето ова е многу погодно. Сепак, тоа не го решава проблемот. Ако некое лице планира повеќе отколку што може, тогаш порано или подоцна системот почнува да „пропаѓа“.

Ситуацијата е уште полоша со специјалните хартиени дневници. Откако купиле скап, цврст додаток во обвивка од вистинска кожа, луѓето обично го оставаат на полица, бидејќи е речиси невозможно постојано да носите нешто тешко два килограми со себе.

Многу попрактично е да купите обичен дневник (ако не користите електронски средства) од обична продавница за канцелариски материјал за најдобро да одговара на вашите потреби.

Решението на проблемот, како што ми се чини, не е едноставно во запишување планови и потоа обид да се „направи сè“, туку во менување на самиот пристап на човекот кон планирањето, во кој тој не го прави само она што „излегува“. , но свесно создава систем на сопствена работа, секој ден отсекува некои задачи или ги префрла на други луѓе за извршување.

2. Насока на однесување

Книгите и обуките фокусирани на подобрување на вештините за однесување се полни со совети како „126 начини да се справите со вашиот телефон“ итн. Се разбира, совладувањето на голем број вештини, како што се пишување на допир, зборување на странски јазик, брзо читање, курсеви за подобрување на мемориските способности и цртање ментални мапи, е многу корисно. Меѓутоа, ако нема цел и приоритетна насока, ако некое лице (или компанија) не може да одговори на прашањето „Како и каде ќе му биде корисна оваа вештина?“, тогаш на крајот резултатот нема да се постигне.

Вештините како што се планирање, давање приоритети, способност да се каже „не“ во вистинско време и способност за компетентна комуникација со колегите можат да ја подигнат личноста на ново ниво. Сепак, бројот на задачи во модерната канцеларија рапидно расте, а протокот на информации постојано се зголемува, па едноставното планирање не може да го реши проблемот со управувањето со времето.

Препораката за оваа област на планирање не е само да се предвиди што треба да се направи и да се подобрат своите вештини, туку и да можете строго да го отсечете непотребното, без да се трудите бескрајно да работите на волјата (ова е полн со појава на професионален синдром на исцрпеност).

3. СО создавање систем на чекори (стратегија)

Овој метод за управување со времето има за цел да стекне контрола над вашиот живот. Дејвид Ален, во Getting Things Done, нуди низа чекори кои можат да го намалат стресот и да создадат илузија на смиреност. Навистина, може да се добие одреден позитивен ефект од користењето на овој метод - лицето престанува да се грижи непотребно и неговата ефикасност (како и задоволството од животот) донекаде се зголемува. Сепак, секој систем има свои ограничувања. Системот на Дејвид Ален не ви дозволува одвреме-навреме да гледате на вашиот живот однадвор, тој, како рутина, го поставува правецот на движење, од кој потоа е тешко да се избие.

Препораки - не станувајте роб на ниту еден систем, особено доживотно. Одвреме-навреме е корисно да ја преиспитате вашата врска со времето и да воведете нови методи, постојано подобрувајќи го вашиот систем.

4. Работете со свесност за уникатноста на вашата личност.

Судејќи од гледна точка на пирамидата на Маслоу, оние експерти кои се искачиле највисоко се оние кои зборуваат не само за она што го опкружува човекот, или што прави човекот во оваа позната средина за да ги задоволи неговите основни потреби, туку и за животните улоги кои тој изведува , за Целта, за Самореализацијата. Ако некое лице, на пример, се стреми да стане писател, без разлика колку сметководствени извештаи ќе напише, малку е веројатно дека тоа ќе го доближи до остварување на неговиот сон. Повеќето менаџери на големите организации се занимаваат со предвидување на иднината, т.е. стратешко планирање. Оваа вештина може да биде корисна не само за генералните директори, маркетерите, специјалистите, туку и за апсолутно секој човек. Сепак, нема да бидете задоволни само со предвидување - плановите исто така треба да се спроведат.

Препорака - размислете за себе од време на време. За тоа како се однесувате кон себе, како другите ве третираат, колку сте задоволни од тоа. Секој човек игра различни општествени улоги во животот. За некои луѓе, множеството на овие улоги е скудно, а од гледна точка на општеството, позицијата на овие улоги можеби не е многу висока. Други луѓе одвреме-навреме си поставуваат високи цели и периодично ги постигнуваат, што бара развој на различни аспекти на нивната личност (социјални улоги).

5. Каде се движи модерното управување со времето?

Потребата за подобрување на работната ефикасност се зголемува секоја година, а постепено се појавуваат методи кои не се само комбинација на стари, веќе познати методи за управување со времето, туку пробив во иднината.

Желбата да се зголеми ефикасноста доведе до фактот дека повеќето современи организации ги усвоија приближно истите работни прописи за вработените. Понекогаш стандардите усвоени од компанијата достигнуваат точка на апсурдност. На пример, вработен мора да го става прстот на посебен сензор на секои половина час - така, програмата го следи присуството на лицето на работа. Сепак, сензорот не може да открие што точно работи вработениот во овој момент и дали е заинтересиран да ги исполни своите должности. Еве уште еден метод: специјална програма следи и прикажува сè што се случува со вработениот на неговиот компјутерски екран.

Употребата на вакви методи повеќе зборува за желбата на раководството на компанијата целосно да ги контролира подредените, како и за недостатокот на доверба, мотивација и контрола врз резултатите од нивната работа, отколку за вистинско зголемување на ефикасноста.

6. Обратно планирање

Многу успеси на модерната наука и технологија започнаа со тоа што некој го формулираше крајниот резултат што требаше да се постигне: да биде првиот што слета човек на Месечината, да создаде компактно средство за складирање податоци, да го победи светскиот шампион во шах итн. Врз основа на целта, беа планирани голем број средни задачи, потоа беше извршен првиот чекор и по потреба беа направени прилагодувања на претходните планови.

Во денешно време, многу често обидите од почеток до крај (т.е. од сегашноста до иднината) да се планира чекор по чекор постигнувањето на целта често завршуваат во тоа што светот успева да се промени пред да се постигне таа цел. Во бизнисот тоа значи пораз, бидејќи ... ако веќе постои еден развој што го освоил пазарот, втор, сличен можеби веќе нема да се бара.

7. Комбинација на техники за управување со времето

Бидејќи идеалните методи за управување со времето кои ќе опишуваат точка по точка што точно треба да се направи и би биле погодни за секого, за жал, сè уште не постојат, можете да најдете излез за себе со комбинирање на делови од различни методи. Ова е погодно и за оние кои сакаат да управуваат со своето време и за оние кои, на должност, го организираат времето на своите подредени.

Управувањето со времето е многу сложен процес, иако се чини дека сè е јасно и лесно. Кога ги подобрувате сопствените вештини за планирање и извршување, многу е важно да можете да се префрлите од големо на мало - ова е таканареченото „дрво на цели“. На долните „подови“ можете да ги подобрите и најмалите детали. На горните „катови“ - за стратешки цели - бидете во можност да поставите цели што може да изгледаат премногу смели за другите луѓе. Многу често, луѓето не ги ценат едноставните, но силни одлуки, кои, повторени стотици и илјадници пати дневно, ако вкупниот ефект се сумира во текот на една година, даваат колосален резултат.

Способноста да заштедите време на мали нешта (како во јапонскиот систем Kaisden - не правете непотребни движења, не трошете време и напор, заштедете сè што може да се заштеди) обезбедува многу опипливи придобивки ако го оцените резултатот на глобално ниво. Способноста да се предвидат резултатите од работата како целина (стратешко планирање) овозможува да се ослободиме од неефикасната работа: на пример, да ја нарачуваме, да ја автоматизираме, да ангажираме нискоквалификуван персонал, да го преместиме производството во региони со евтина работна сила итн.

Излегува дека, за жал, не постои идеален начин да се добие поголема корист од времето што го имаме. Постои само конструктор, со склопување на делови од кои секој човек може значително да ја зголеми својата ефикасност. Потоа поминува некое време... и процесот мора да се повтори, бидејќи ... Ситуацијата околу нас постепено се менува, а барањата постојано растат. Затоа, со постоечките методи, секој човек или компанија мора да избере своја, најоптимална, насока за понатамошно подобрување и да ја следи.

Маркетинг менаџмент "