Täitmist taotleva memo näidis. Sisemine memo kirjatarvete ostmiseks: vormistamise reeglid

Teenindusmemo on teabe- ja viitedokument, vahend organisatsioonisiseseks ärikirjavahetuseks.

Osakonna või konkreetse töötaja tööga seotud äriliste probleemide esiletõstmiseks koostatakse memo, mille lahendamine sõltub mõnest muust organisatsiooni või töötaja struktuuriüksusest.

Memode kirjutamine toimub seevastu struktuuriüksuste või samaväärse ametliku staatusega töötajate vahel, kes ei allu otseselt.

Kuidas memo kirjutada

Kuigi memo kirjutamise vorm on meelevaldne, tuleks selle koostamisel arvesse võtta järgmisi üksikasju:

"müts", kus on märgitud, kellele see on adresseeritud (amet, perekonnanimi, eesnimi, isanimi daattiivis);
dokumendi nimi - Teenusmemo;
koostamise kuupäev ja number;
dokumendi teksti pealkiri - räägib memo teemast;
dokumendi tekst - kõigepealt on hetkeolukorra kirjeldus, seejärel mõni konkreetne soov;
koostaja asukoht, allkiri ja allkirja ärakiri - autori perekonnanimi, eesnimi, isanimi.

Näidismemo arvuti ostmiseks

Teenindusmemo
05.10.2013 № 2
Moskva

Teave arvuti remondi (vahetamise) kohta

Juhin teie tähelepanu sellele, et alates 20. septembrist 2013 ilmnevad personalijuhi Tatjana Ivanovna Morozile määratud personaalarvutis sageli tarkvaratõrkeid.

Sellega seoses taotlen selle arvuti parandamist või väljavahetamist.

Näidismemo toodete väljastamise kohta

TEENINDUSMÄRKUS
2013-09-20-CN 20.09.2013

Toodete väljastamise kohta

Palun leppida kokku TM “J” edutamise korraldamises.

Tegevuse eesmärk:
- TM “J” mahlade jaemüügi kasv;
- arvulise ja kvaliteedi jaotuse suurenemine.

Kampaania periood: oktoober-november 2013

Piirkond: Peterburi, Voronež

Aktsioonis osalejad: jaemüügipunktide müüjad

Kampaania mehhanism: kui müügipunkt tellib 5 liitrit TM “J” mahla, kingitakse 1 liiter TM “J” mahla.

Auhinnafondide jaotus:
Peterburi - 400 pakki (igaüks 1 l)
Voronež - 60 pakki (igaüks 1 l)
Efektiivsus: planeeritud müügikasv 30-40%.
Ülejäänud kasutamata tooted tagastatakse lattu.

Memo koostatakse A4 lehel, kui organisatsioon ei korralda elektroonilist dokumendihaldust.

Esmapilgul tundub, et ametlikel, memorandumitel ja seletuskirjadel pole olulist vahet, sest Need dokumendid on oma eesmärgi poolest sarnased – kõik on oma olemuselt informatiivsed. Sellegipoolest on tegemist erinevate dokumentidega, mis erinevad sisu, sihtimise ja koostamise eesmärkide poolest. Lisaks ei sisalda need juhiseid, vaid annavad teavet, mis sunnib adressaati tegema arutatavas küsimuses lõplikku otsust.

Millised on ametniku, aruande, seletuskirja tunnused? Kuidas iga dokumenti paberil õigesti ette valmistada? Püüame neile ja teistele küsimustele vastata praktilisest vaatenurgast.

ARUANNE

Memorandum(OKUD järgi kood 0286041) on juhile, osakonnajuhatajale ja teistele volitatud isikutele suunatud teabe- ja viitedokument. See kirjeldab üksikasjalikult kõiki küsimusi koos koostaja järelduste ja ettepanekutega ning selle eesmärk on ärgitada juhtkonda tegema teatud otsust.

Õigusaktis puudub mõiste “memorandum” kui iseseisva mõiste definitsioon.

Memorandum koostatakse nii juhi kirjalikul või suulisel korraldusel kui ka töötajate endi initsiatiivil (näiteks juhtudel, kui tootmis- või majandusküsimuse lahendamiseks tekib vajadus esitada teave kirjalikult kõrgemale juhtkonnale). Sellise dokumendi abil saab teha ettepaneku tootmisprotsesside tehnilise poole parandamiseks, väljendada mittenõustumist kõrgema juhi tehtud otsusega ning ka kolleegidega lahkarvamuste tekkimisel oma seisukohta avaldada. Seetõttu on memorandumi koostamisel ennekõike oluline, et autor sõnastaks selgelt oma seisukoha ning seejärel esitaks selle kasuks veenvad argumendid.

Memode tüübid

algatusvõimelistele;
informatiivne;
aruandlus.

Initsiatiiv koostatakse memorandum, mille eesmärk on ärgitada adressaati teatud otsust tegema, seetõttu märgitakse memo tekstis faktid ja sisaldab konkreetseid ettepanekuid, soovitusi või järeldusi.

Teave koostatakse regulaarselt aruanne, mis sisaldab teavet tööde teostamise üksikasjade, tulemuste või meetodite kohta.

Aruandlus aruanne teavitab töö lõpetamisest, selle etapist, juhiste, korralduste jms täitmisest.

Olenevalt adressaadilt aruanded jagunevad:

välistele;
sisemine.

Väline memo adresseeritud konkreetse asutuse juhile, vormistatud organisatsiooni üldplangile, allkirjastatud juhataja poolt ja mis sisaldab tavaliselt järgmisi üksikasju:

ettevõtte nimi;
kuupäev;
indeks;
koostamise koht;
adressaat;
teksti pealkiri;
tekst;
juhi allkiri;
esineja perekonnanimi, telefoninumber.

Välismemorandum esitatakse emaorganisatsiooni juhile (näide 1).

Näide 1

Väline memo

ARUANNE

10.02.2014 № 12/05-14

Täiendava ligimeelitamisel

tööjõuressursse

Kallis Andrei Vassiljevitš!

Kandidaatide puudumise tõttu Moskva filiaali haldusaparaadi moodustamise etapis on vaja 14.04.2014 kaasata tööjõuressursse täiendavatest allikatest. Vestlused uute kandidaatidega tuleb läbi viia hiljemalt 21.04.2014.

Lisateenuste kulude tasumine toimub vastavalt 14.02.2014 Teenuslepingu nr 04/56 punktile 4.5.

Personaliosakonna juhataja Semenov IN. Semenov

Juhtumil nr 03-13

Odintsova 10.02.2014

Sisemine memo saadetakse väljapoole asutust, näiteks kõrgemale organisatsioonile, koostatud standardsele A4-formaadis paberilehele, kuid märkides ära kõik vajalikud üksikasjad, mis asuvad vastavalt standardile GOST 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentide vormistamisele“ (näide 2).

Sisememorandumi kohustuslikud üksikasjad on järgmised:

struktuuriüksuse nimetus;
dokumendiliigi nimetus (ARUANNE);
kuupäev;
registreerimine (väljaminev number);
teksti pealkiri;
tekst;
märkige rakenduse olemasolu kohta (kui see on olemas);
sihtkoht;
algataja allkiri (näitab ametikoha, initsiaalid, perekonnanime).

Näide 2

Sisemine memo

ARUANNE

07.04.2014 № 6

Juhi poolt toime pandud töölt puudumisest

müügiosakond

Juhin teie tähelepanu, et täna, 04.07.2014 puudus müügijuht Valentina Ivanovna Petrova kogu tööpäeva jooksul kella 10.00-18.30 oma töökohalt.

V. I. puudumise põhjuse õigsust kinnitavaid andmeid ega dokumente ei esitatud.

Seoses rikkumisega teen ettepaneku vallandada V.I. töölt puudumise eest.

Müügiosakonna juhataja Ignatjev O.A. Ignatjev

Juhtumil nr 02-10

Sidorova 07.04.2014

Aruande üksikasjade registreerimine

Memorandumi koostamisel kasutatakse nii päiseosa detailide nurgelist (näide 3) kui ka pikisuunalist paigutust (näide 4).

Näide 3

Memorandumis detailide nurkne asukoht

Nimi

struktuuriüksus Sihtkoht

ARUANNE

______________ № ________

Pealkiri

Näide 4

Detailide pikipaigutus aruandes

Struktuuriüksuse nimetus

ARUANNE

_____________ № _________

Pealkiri

Dokumendi tüübi nimi kirjutatud suurtähtedega (RAPORT MÄRKUS) ja võib asuda keskel või vasaku veerise äärest.

kuupäev Ja number memod on kirjutatud ühele reale. Kuupäev on kirjutatud araabia numbritega ( 21.04.2014 ) või tähtnumbriline meetod ( 21. aprill 2014.).

Märge

Välismemorandumi kuupäev on selle kinnitamise ja adressaadile saatmise kuupäev, sisememorandumi kuupäev - koostamise ja allkirjastamise kuupäev.

Registreerimisnumber sisememorandumile märgitakse see kas koostamise või vastuvõtmise kohas - olenevalt organisatsioonis toimivast dokumentide registreerimise süsteemist.

Kui aruandega peavad tutvuma huvitatud isikud, märgitakse see ära viisa kinnitamine ja pärast otsuse tegemist - resolutsioon juht.

Otsuse vastuvõtmine on aruande läbivaatamise viimane etapp.

Märge

Sisememorandumiga tutvunud juhi otsus on aluseks meetmete võtmisel, dokumentide väljastamisel või ürituste läbiviimisel.

Pealkiri tekstile paljastab lühidalt dokumendi sisu. See on sõnastatud vastavalt dokumentide pealkirjade koostamise üldreeglitele: eessõna kasutamine o/o ja näiteks verbaalne nimisõna eessõnas Töölt puudumise kohta Lazarenko O.O.

Tekst memorandum koosneb kahest või kolmest semantilisest osast:

esimesel - märkidesosad- esitab põhjused, faktid või sündmused, mis olid selle kirjutamise põhjuseks;
teises - analüüsiv osa- sisaldab hetkeolukorra analüüsi ja pakub võimalikke lahendusi;
kolmandas - kokkuvõtlik osa- sisaldab järeldusi ja ettepanekuid konkreetseteks tegevusteks, mida koostaja hinnangul on vaja teha.

Aruande teine osa võib puududa. Sel juhul sisaldab memorandumi tekst koostaja põhjendust, järeldusi ja ettepanekuid.

Kui märgukirjal on lisa, märgi umbesrakendus tehakse enne allkirjastamist.

Märkus, mis näitab märkuse tekstis nimetatud rakenduse olemasolu, on vormindatud järgmiselt:

Kasutamine: 3 l kohta. 1 eksemplaris.

Kui märkmel on lisa, mida tekstis ei nimetata, siis märkida selle nimi, lehtede ja koopiate arv.

Lisa: Piirkondliku laenuosakonna määrustik 5 lk. 1 eksemplaris.

Sisemine memo märk koostaja (kui see esitatakse üksuse juhile) ja üksuse juht (kui esitatakse organisatsiooni juhile); väline memo märgid Organisatsiooni juht.

Märge

Kui memorandum on koostatud kahele või enamale lehele, tuleb teine ja järgnevad leheküljed nummerdada. Seerianumbrid kirjutatakse araabia numbritega lehe ülemise veerise paremale küljele.

TEENINDUSMÄRKUS

Teenindusmemo on teatise tüüp. See on kirjalik infosõnum, mida kasutatakse laialdaselt erinevate tasandite ning organisatsiooniliste ja juriidiliste vormide kaasaegsete juhtimisstruktuuride praktikas. Office'i memod pakuvad otsesuhtlust haldusobjektide vahel horisontaalsel tasandil.

Muideks

Ametlik memo on dokument, millel puudub ametlik staatus. See pole OKUD-s ette nähtud.

Memosid koostatakse väga erinevates olukordades. Selle dokumendi tüüpilised eesmärgid hõlmavad järgmist:

infonõue;
juhiste väljaandmine;
teise sõnumiga kaasnev (kaaskiri);
teadaanded (teated).

Memo tekst sisaldab teavet selle koostamise põhjuste kohta ettepaneku, taotluse, avalduse vormis. See võib olla teave personali liikumise, koosolekute, ettevõtte ärikultuuri muutuste jms kohta. Teenuslehed koostatakse tavalisele A4-formaadis paberilehele.

Märgukirjale kirjutab alla spetsialist või osakonnajuhataja. Memo kuupäev on selle koostamise ja allkirjastamise kuupäev.

Seadusandlus ei näe ette rangeid nõudeid ametlike märgukirjade koostamisele ja täitmisele, mistõttu tuleks nende täitmise kord, arvestades organisatsiooni eripära, fikseerida kohalikus normatiivaktis, näiteks ametijuhendis. tööd. Memo formaat peaks täitma sisekommunikatsiooni protsesside lihtsustamise ja kiirendamise eesmärki.

Memo näidiskujundus on esitatud näites 5 .

Näide 5

Teenindusmemo

Laupäeval, 19.04.2014 kell 9.00-16.00 teostab Sever OÜ personaliosakond paigaldustöid signalisatsiooni paigaldamisel.

Palun lubada ligipääs tööde tegemiseks järgmistele ettevõtte Energoset töötajatele:

1. Simakin I.P.

2. Ivanov P.N.

Haldustoimingute juht Sviridov N.N. Sviridov

Juhtumil nr 02-14

Iljina 16.04.2014

SELETUSKIRI

Seletuskiri- see on organisatsiooni töötaja poolt koostatud ja kõrgemale ametnikule esitatud sisedokument, mis selgitab mis tahes tegevuse, fakti, juhtumi, juhtumi põhjuseid.

Vastavalt Art. Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 193 kohaselt peab tööandja enne distsiplinaarkaristuse kohaldamist nõudma töötajalt kirjalikku selgitust. Töötaja teatab seletuskirjas distsiplinaarsüüteo põhjustest ja asjaoludest. Seletuskirja alusel teeb juht otsuse töötaja suhtes distsiplinaarkaristuse kohaldamiseks. Lisaks on see dokument üheks aluseks, mille alusel saab tööandja hinnata toimepandud süüteo raskust ja selle toimepanemise asjaolusid.

OKUD OK 011-93-s mainitakse seda dokumenti ainult üks kord - seletuskiri töödistsipliini rikkumise kohta (kood 0286091), mis kuulub klassi 0286000 "Ditsiplinaarkaristuste registreerimise dokumentatsioon".

Selgitavate märkuste liigid ja nende tunnused

koostatud tehtud töö (projekt, aruanne, arendus) üksikute sätete selgitamiseks;
koostatakse tavaolukordade, distsipliinirikkumiste, üleastumise jms korral.

Seletuskirja kirjutab töötaja käsitsi ühes eksemplaris A4-tüüpi paberilehele ja adresseerib seda soovinud isikule. Selle saab sisestada ka arvutis, kasutades organisatsiooni poolt aktsepteeritud šabloonvormi. Seletuskirja vorm, samuti täitmise viis (käsitsi või arvutis) ei ole juriidiliselt kehtestatud.

Seletuskirja võib koostada struktuuriüksus või konkreetne ametnik.

Märkus tõendina

Tööandja, nõudes töötajalt käsitsi kirjutatud seletuskirja, kaitseb end sellega töötaja õigusvastase tegevuse eest töövaidluses. See takistab originaaldokumendi asendamist.

Kui ettevõte kasutab mallivorme, saate teksti lõppu teha märkuse:Seletus koostati isiklikult personaalarvuti abil. Kuupäev. Allkiri.

Aruande üksikute üksikasjade registreerimine

Teabe ja viitedokumentide ühtlustamiseks tuleks koostada ja täita seletuskiri vastavalt GOST 6.30-2003 nõuetele.

Kuupäev seletuskirjas on selle koostamise kuupäev.

Tekst selgitav märkus peab sisaldama:

Selle kirjutamise põhjuseks olnud faktide kirjeldus;

Argumendid, mis selgitavad hetkeolukorda.

Märkme tekst peab olema veenev ja sisaldama ümberlükkamatuid tõendeid.

Registreerimisel allkirjad märgitakse ametikoht, isiklik allkiri, initsiaalid ja perekonnanimi.

Nagu rakendusi Esitada võib dokumente, mis õigustavad dokumendi koostaja tegevust ja kinnitavad teatud asjaolusid.

Teksti ülesehituselt erineb seletuskiri aruandest selle poolest, et see ei sisalda järeldusi ja ettepanekuid (näide 6).

Märge

Kui ettevõttes on välja töötatud ja heaks kiidetud erinevates olukordades kasutatavad seletuskirja tüüpvormid, ei tähenda see, et töötajad peavad koostama märkmeid kinnitatud vormide järgi. Kehtida võib ka vormikohaselt vormistamata dokument.

Näide 6

Seletuskiri

Rakenda distsiplinaarkaristust
noomituse vormis Alexandrova I.I.

Esitage personaliosakonnale korraldus.
Smolkin 17.04.2014

OÜ "SV" direktorile

A.V. Smolkin

SELETUSKIRI

14.04.2014 № 14

Töölt puudumisest

Mina, raamatupidaja Aleksandrova Irina Igorevna, puudus 14.04.2013 kell 9.00-15.30 isiklikel asjaoludel.

Mul ei ole tõendavaid dokumente.

Raamatupidaja Aleksandrova I.I. Aleksandrova

REGISTREERIMINEARUANDED, AMETLIK, SELGITAVAD MÄRKUSED

Organisatsiooni dokumendihaldusteenuse üks funktsioone on tagada töövõtjale üleantud dokumentide reklaamimisega seotud vajaliku teabe kiire otsimine. Nende andmete leidmise hõlbustamiseks kasutatakse erinevaid registreerimisvorme.

Aruanded, ametlikud ja selgitavad märkused on oma funktsionaalse eesmärgi poolest teatud teabe kandjad. Kuna märkuses märgitud küsimus nõuab kirjalikku otsust organisatsiooni juhi või muu volitatud ametniku resolutsiooni vormis, tuleb dokumendid registreerida.

Tuletame meelde, et dokumentide registreerimiseks on kolm vormi: ajakiri, kaart ja automatiseeritud. Organisatsioonil on õigus valida kõige tõhusam ja sobivaim registreerimisviis.

▪ Ajakirja registreerimisvorm - kõige levinum, kuid mitte alati mugav, sest Sinna kantakse kõik dokumendid kronoloogilises järjekorras ning konkreetse dokumendi otsimisel peab spetsialist läbi vaatama kõik ajakirja lehed. Infootsingu teeb keeruliseks ka see, et algatusdokumendi saab registreerida näiteks ühes ajakirjas, sellele vastuse aga teises. Kohustuslikke registreerimisvorme (ajakirju) seadusega ette nähtud ei ole. Logiraamatu soovitatav vorm on näidatud näites 7.

Näide 7

Fragment aruannete ja seletuskirjade logist

Dokumendi kuupäev	Registreerimisnumber	Dokumendi liik, kokkuvõte	Kes dokumendile alla kirjutas	Täitja	Üle kantud	Kviitung (allkiri, kuupäev)	Märkige dokumendi saatmisel faili

07.04.2014	03-10/14	Kassapidaja O. R. Shvetsi puhkuselt tagasi kutsumisel.	Personaliosakonna juhataja	Personaliosakonna inspektor	Personaliosakond	Smirnova V.A. 07.04.2014	Asjas nr 03-14 Smirnova 04.07.2014

▪ Kaardi registreerimisvorm Võrreldes ajakirja versiooniga on see mugavam ja kohandatud. Klassifikaatoris otsimisel loodud dokumentide registreerimis- ja kontrollkaardid võimaldavad optimeerida dokumendiotsingu protsessi ja vähendada registreerimisprotsessi aega. Kaardi registreerimise ilmselge eelis on see, et registreerimisega saavad korraga tegeleda mitu töötajat;

▪ Automaatne (elektrooniline) registreerimisvorm hõlmab spetsiaalse tarkvara kasutamist. Teave dokumendi kohta kantakse andmebaasi salvestatavale elektroonilisele registreerimis- ja kontrollkaardile. Samaaegselt registreerimisega saab printida registreerimis- ja kontrollkaardi.

Tavaliselt on aruannetel ja selgitavatel märkustel keeruline registreerimisindeks, mis on koostatud samamoodi nagu väljamineva dokumendi register. Registreerimisnumber koosneb kohtuasjade nomenklatuuri järgsest juhtumiindeksist (sealhulgas struktuuriüksuse indeksist ja asja numbrist vastavalt selle üksuse asjade nomenklatuurile) ning kalendriaastasisesest dokumendi järjekorranumbrist.

Märge

Organisatsioonis dokumentide registreerimise ja arvestuse küsimused peaksid kajastuma kontoritöö juhendis. Juhised peaksid sisaldama järgmist:

1) registreerimata dokumentide loetelu.

2) registreeritud dokumendirühmade loetelu ja iga rühma kohta tuleb märkida:

Registreerimiskoht;

Registreerimise aeg ja kord;

Registreerimisnumbri loomise reegel;

registreerimise vorm;

Ankeedile sisestatavate andmete loetelu, nende täitmise reeglid;

Registreerimisjärgse dokumentide liikumise fikseerimise reeglid;

Registreerimise põhimõte (ühekordne või korduv registreerimine dokumendi üleandmisel teise osakonda);

3) organisatsioonile dokumendi uuesti kättesaamise kord (saabuvate dokumentide puhul).

Aruannete, ametlike ja seletuskirjade säilitusajad

Säilitamistähtajad on kehtestatud Venemaa Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korraldusega nr 558 kinnitatud riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus loodud standardsete haldusarhiividokumentide loetelus, märkides säilitusajad. Vastavalt määratud nimekirjale võivad aruannete säilitusajad olla 1 aasta, 3 aastat, 5 aastat, 75 aastat, alalised. Selgitavaid märkusi tuleks pidevalt säilitada.

Meie nõuanne

Märkmete koostamisel on vaja kinni pidada ühtsest stiilist ning dokumentide põhitekst peab vastama ärieetika reeglitele ja dokumentide vormistamisele kehtestatud nõuetele. Ebameeldiva mulje jätavad lohakalt koostatud ja vormistatud grammatiliste vigadega dokumendid. Ärge kiirustage dokumenti adressaadile saatma, vaid lugege seda hoolikalt korrektuuriga, parandades, kui neid on, grammatilisi või kirjavigu.

SZ-i koostab töötaja oma vahetu juhi või mõne muu osakonna juhataja nimele. See võimaldab teil lühikese aja jooksul:

teavitage juhatajat praegusest probleemist

teha ettepanekuid selle kõrvaldamiseks või leppida kokku tegevuskava teise töötajaga.

sundida juhti otsust tegema või korraldust andma

See on ka tõestuseks, et tööprotsessis probleemi avastanud spetsialist ei lasknud olukorral omasoodu minna, vaid teavitas sellest oma juhtkonda, et nad saaksid teha kiire otsuse. See tähendab, et ta ei olnud jõude.

Memode tüübid

Vaatame peamisi teeninduskirjade tüüpe:

teabe küsimise kohta;

töötaja poolt tööülesannete täitmisel toime pandud rikkumiste kohta.

töötajate lisatasude kohta.

Lisaks võib SZ kaasneda dokumentide paketi üleandmisega organisatsiooni üksuste, osakondade, osakondade vahel (kolmandate organisatsioonide jaoks on vaja koostada kaaskirjad). Selle võib saata ka töötajatele koos nõudega selgitada töölt puudumise põhjust.

SZ võib sisaldada tööga seotud küsimusi.

Koostamise reeglid

Peamine reegel, mida selle koostamisel tuleb järgida, on lühidus. Dokumendis tuleks selgelt välja tuua probleemi olemus ja selle lahendamise viisid. Reeglina ei tohiks SZ-i tekst olla pikem kui 6-7 rida. SZ-l ei ole ühtset vormi. Selle koostamiseks kasutage memonäidise vabas vormis

Sellest hoolimata peaksite kirjutamisel arvestama GOST R 6.30-2003 nõuetega. Memo koostamine vastavalt GOST-ile, mille näidis on ülaltoodud, nõuab järgmisi üksikasju:

paber peab sisaldama "päist". See näitab, kellele see on adresseeritud (datiivkäändes töötaja ametikoht ja täisnimi);

sisestada koostamise kuupäev ja dokumendi number;

teksti pealkiri näitab SZ-i teemat;

hetkeolukorra kirjeldus, mille tõttu memo koostatakse: “Juhin teie tähelepanu...”, siis peab memo tekst sisaldama konkreetset soovi;

Allpool on koostaja ametikoht ja täisnimi, allkiri koos ärakirjaga.

Täidetud dokument tuleb registreerida ettevõtte sekretäri juures sissetuleva kirjavahetusena. Pärast seda võite olla kindel, et direktor saab SZ-i ja tutvub sellega isiklikult.

SZ elektroonilisel kujul

Väärib märkimist, et paljud ettevõtted on võtnud kasutusele elektroonilise dokumendihalduse. Seetõttu saab SZ-i väljastada elektrooniliselt. Sel juhul saadetakse see ettevõtte ettevõtte e-posti aadressile. Sekretär vastutab kirjade edasise sorteerimise ja adressaatidele edastamise eest.

See SZ-i ülekandmise meetod säästab paberit ja töötajate aega. Sel juhul vormistatakse dokument samamoodi nagu paberkandjal. Soovitav on, et see kannaks saatja elektroonilist allkirja. Veendumaks, et saadetud dokument on halduri poolt läbi lugenud, tuleks saatmisel taotleda kirja lugemise kinnitust, märkides saatmisankeedil linnukese.

Näidisdokument

Tihti tekib tööküsimuste lahendamisel vajadus edastada juhile oluline info. Mõnikord nõuavad asjaolud, et asjaolude selgitus ja hoiatus vigade eest tuleb esitada kirjalikult.

Sel juhul on vaja mitte ainult fakte õigesti esitada, vaid ka dokument õigesti koostada. SZ-i koostamine tekitab sageli raskusi, eriti kogemuste puudumisel. Kuid seda pole raske teha, kui teie silme ees on memo näide. Seetõttu oleme koostanud näidised, mille läbivaatamisel saate dokumendi õigesti vormistada. Vaatame levinumaid juhtumeid, mis nõuavad SZ-i koostamist.

SZ boonuste kohta on töötaja premeerimise korralduse andmise aluseks. Selle dokumendi koostab töötaja vahetu juht, mis on adresseeritud organisatsiooni direktorile. See näitab töötaja eeliseid, soodustuste taotlust, töötaja ja koostaja andmeid. Pärast SZ-i läbivaatamist ja positiivse otsuse tegemist annab direktor korralduse lisatasude kohta. Kuidas kirjutada memo direktori näidisele:

Kui töö käigus ilmnesid asjaolud, mille tõttu töötaja ei saanud oma tööfunktsiooni täielikult täita, kasutatakse seda selgitav. See näitab põhjuseid. Kuidas kirjutada memo näidis:

SZ-d kasutatakse juhul, kui töötaja peab pöörduma juhi poole palvega eraldada raha töövajadusteks. Sellisel juhul on dokumendis välja toodud materjalide ostmise tootmisvajaduse faktid. Kuidas memo näidist õigesti kirjutada:

Säilitusaeg

Vastavalt Venemaa Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korraldusega nr 558 kinnitatud riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus loodud standardsete haldusarhiividokumentide loetelule, mis näitab säilitusaegasid, peab SZ olema säilitatakse ettevõtte arhiivis vähemalt viis aastat. Vajadusel on organisatsiooni direktoril õigus säilitusaega pikendada. Elektrooniliselt välja antud SZ-i säilitusaja võib määrata ettevõtte põhikirjaga.

Memo on organisatsioonisisese dokumendiringluse mudel, mis võimaldab tõhusalt reageerida kõikvõimalikele asjaoludele.

Ametliku dokumendi eesmärgid ja liigid

Ametlik kiri on mõeldud teatud ametniku teavitamiseks olemasolevatest raskustest või ettepanekute tegemiseks tootmisküsimustes.

Lisaks on ametlik dokument omamoodi kinnitus selle kohta, et töötajad ei tee lihtsalt oma tööd, vaid näevad ka olemasolevaid probleeme, mis on hiljem selles märkuses välja toodud. Sel juhul vabastab töötaja, kes kirjutas juhile rikkumiste olemasolu kohta märgukirja, end täielikult selle probleemi lahendamise vastutusest.

Teenusmärkmed jagunevad järgmisteks osadeks:

need, mis viitavad toimunud negatiivse iseloomuga teo või nähtuse teatud teguritele. Sellised tootmismärkmed hõlmavad selgitavaid märkusi, aruandeid, tuvastatud rikkumiste toiminguid ja kaebusi;
need, mis on põhidokumentide lisaselgitused. Need võivad olla märkused materjalide mahakandmise või ostmise, rahalise abi eraldamise, edutamise, boonuste jms kohta.

Ametliku loenduse saab omakorda läbi viia nii alluvate ja tööandja (sisemine) kui ka struktuuriüksuste juhtide ja ettevõtte peajuhi vahel (välisjuht). Väliselt on tootmisdokumendid ette nähtud esitamiseks väljaspool organisatsiooni, seda tüüpi märkme saaja on kõrgem juhtkond.

Ettevõttesisese paberi teave ja vorm

Ametlike dokumentide sisu hõlmab tavaliselt tootmis-, materjali-, majandusküsimusi, aga ka preemiate, edutamise või alandamise küsimusi. Seega saab iga osakonna töötaja esitada kirjaliku taotluse talle teatud materiaalsete või rahaliste vahendite eraldamiseks nii tootmiseks kui ka isiklikuks kasutamiseks. Lisaks võib sellise dokumendi sisu hõlmata kaebust konkreetse töötaja või vahetu juhi vastu.

Mis puudutab töötajate premeerimist, siis otsene tööandja kirjutab oma kõrgemale juhile avalduse vormis memo. Kus ta tõstab esile alluva teeneid ja teeb ettepanekuid boonuste andmise viiside kohta.

Sisekiri alluvatelt organisatsiooni juhile vormistatakse käsitsi kirjutatud vabas vormis. Seda tüüpi dokumentide kirjutamiseks võite aga kasutada arvuti- või trükitehnoloogiat.

Pädev dokumentide kirjutamine

Kuigi sellel aktil ei ole seadusandlikul tasandil kehtestatud malli, peab see tingimata sisaldama järgmist teavet:

kellele see avaldus on adresseeritud (adressaadi ametikoht, perekonnanimi ja initsiaalid), on märgitud dokumendi ülemisse paremasse nurka, märkuse number ja registreerimiskuupäev;
koostatava kirja pealkiri;
sissejuhatav osa kajastab tavaliselt juhtumi toimumise kellaaega, kuupäeva ja kellaaega;
põhiosa kirjeldab sündmuse üksikasjalikku olemust;
lõpposa sisaldab koostaja ettepanekuid, mida ta palub ettevõtte juhil ellu viia;
Teksti all on dokumendi kirjutamise kuupäev, koostaja ametikoht või amet ning perekonnanimi ja initsiaalid.

Väliskirjad peavad olema sarnase sisuga ja koostatud asutuse kirjaplangile, eelistatavalt trükituna, kasutades arvutitehnoloogiat.

Paljudel ettevõtetel on valmis memo mall, mille juhtkond on välja töötanud ja heaks kiitnud. Tänu millele on töötajatel palju lihtsam ja pädevam sellist dokumentaalset akti koostada.

Sise- ja väliskirjades tuleks teave esitada lühidalt ja selgelt, ilma tarbetu kohevuseta. See säästab aega nii dokumendi koostaja kui ka isiku jaoks, kellele see on adresseeritud. Ja ka ettepanekute selge esitamine aitab kaasa juhi kiireimale reageerimisele.

Tootmiskirjade loomine elektrooniliselt

Paljud ettevõtted võimaldavad ametlikke memosid koostada arvuti abil, mis võimaldab teil luua dokumendi elektroonilise vormi. Iga struktuuriüksus valib selle registreerimisviisi iseseisvalt ja näeb selle ette teatud seaduses sätestatud dokumentides. Seega lihtsustab elektrooniline versioon oluliselt dokumendi koostamist ja saatmist, mis vähendab oluliselt märkme läbivaatamiseks ja reageerimismeetmete võtmiseks kuluvat aega.

Teenuskirja elektrooniline koostamise meetod ei erine väga käsitsi kirjutatud versioonist, kuid sellel on siiski järgmised erinevused:

elektroonilises dokumendis ei ole vaja märkida, kellele see saadetakse, kuna selline teave on aadressiribale juba kirjutatud;
koostaja allkiri elektroonilises märkuses asetatakse automaatselt (eelvalmistatud skaneeritud allkiri);
Saatja saab adressaadilt e-posti teel teate, et ta on kirja kätte saanud ja sellega tutvunud. See teenus on märkme saatmise kinnitus.

Elektroonilise märkme loomise üks peamisi eeliseid on juba olemasolev mall. Mida saab kasutada sarnaste dokumentide hilisemal koostamisel. Seda eelist kasutavad ettevõtte teenused või nende üksikud töötajad, kes oma tegevuse tüübi tõttu peavad sageli koostama memosid.

Koostamise aspektid

Memode koostamisel tuleb arvestada järgmiste nüanssidega, mis kehtivad sõltuvalt nende tüübist ja eesmärgist:

Ülaltoodud nüansside järgimine võimaldab isegi kogenematul töötajal koostada juhile pädeva ja arusaadava memo.

Dokumendi tähendus

Ametlikud dokumendid aitavad vältida otseseid konfliktsituatsioone teatud ettevõtte töötajate vahel, millel on positiivne mõju ettevõtte tööle. Samuti on neil oluline roll raamatupidamises ja maksuaruandluses, kus finantsprobleemid nõuavad teatud tähelepanu ja erinevate nüansside järgimist.

Muuhulgas on ametlikud kirjad tõhusad organisatsiooni õigusrikkujate vastu võitlemisel. Lisaks võimaldab tööandjale kaebuste dokumentide kirjutamine lahendada probleemi ilma vaidluste ja kallaletungideta. Kuna ametlikke kaebusi saab kirjutada anonüümselt või lihtsalt algataja nime, siis tema soovil haldur ei avalda.

Seetõttu toimib selline dokument multifunktsionaalse tööriistana, tänu millele saab enamiku organisatsioonilisi probleeme lahendada üsna lühikese aja jooksul.

Kokkupuutel

Üsna suur osa elanikkonnast on seotud tööga erineva suuruse ja tegevusalaga organisatsioonides. Oma tööülesannete täitmisel töötajad regulaarselt vajalik suhtlemine juhtkonnaga teatud probleemide lahendamiseks.

Kuna seda tüüpi ärikirjavahetusega võib kokku puutuda igaüks, siis vaatame lähemalt põhiküsimusi: millal ja kuidas koostatakse memo, millised on erinevused juhtkonna ametliku paberi koostamisel?

Head lugejad! Meie artiklites räägitakse tüüpilistest juriidiliste probleemide lahendamise viisidest, kuid iga juhtum on ainulaadne.

Kui tahad teada kuidas täpselt oma probleemi lahendada – võtke ühendust paremal asuva veebikonsultandiga või helistage tasuta konsultatsioon:

Millistel juhtudel kirjutatakse memo?

Ametlik memo on üks sisemise dokumendivoo elemente. Selle abil saavad ettevõtte töötajad võimalikult kiiresti ja tõhusalt lahendada tootmisprobleeme ja olukordi.

Teenindusmemo mõeldud äriprobleemide ja probleemide lahendamiseks seotud konkreetse töötaja või terve osakonna tööga. Sel juhul võib probleemi lahendus sõltuda nii ettevõtte teisest töötajast kui ka täiesti erinevast struktuuriüksusest.

Peamine erinevus aruandest seisneb selles, et seda kasutatakse ärisuhtluses organisatsioonis võrdse staatusega töötajate või struktuuriüksuste vahel. Teisisõnu, otsest alluvust pole.

Memo koostamisel on täiendavaid eeliseid. See dokument tõendab, et selle koostanud töötaja viitas probleemile, mis asub tema vastutusalas.

Kui spetsialist ei suuda seda ise välja mõelda tekkinud probleemiga saab ta koostada märgukirja ja tõstatada küsimuse teiste spetsialistide poolt läbivaatamiseks. Sel juhul saab ta vabaneda vastutusest ülesande halva kvaliteedi või enneaegse kaalumise eest.

Mõnel juhul koostatakse märgukirja alusel korraldus konkreetse toimingu tegemise vajaduse kohta.

Mida peaks dokumendi tekst sisaldama?

Kuigi nimetatud ärikirja täitmise täpne vorm ei ole määratletud, on võimalik kindlaks teha mitu põhipunkti, dokumendis märkimiseks kohustuslik. Üksikasjade loend sisaldab:

Päis, kuhu on kirjutatud saaja andmed, nagu täisnimi ja ametikoht.
Ametliku paberi nimi.
Kirjutamise kuupäev ja number.
Pealkiri, millest on kohe selge kirjavahetuse teema.
Dokumendi “keha”, kus algselt kirjeldatakse hetkeolukorda, misjärel autor annab märku oma soovist.
Ametliku teate koostanud töötaja ametikoht, tema allkiri ja autori täisnimi.

Tihtipeale algab märkuse tekst sõnadega “Tahaksin teie tähelepanu juhtida...”, misjärel tuleb põhiteave. Kuid see ei ole kohustuslik reegel.

Kuidas õigesti koostada ja kirjutada?

Dokumendi algus peaks olema organisatsiooni andmed ja ametliku kirja saatja. Dokumendi enda pealkiri on kirjutatud keskele. Põhitekst peaks algama punasest joonest allpool. Nagu varem mainisime, antakse probleemi olemus edasi vabas vormis. Dokument on täidetud koostamise ja allkirjastamise kuupäevaks.

Kui memo põhitekst peaks olema suur, siis see tuleb jagada mitmeks lõiguks:

põhiprobleemi kirjeldus;
taotlus;
osakond ja märkuse kirjutanud töötajate nimed, kui on kollektiivne pöördumine.

Viimasel juhul Dokumendil oleva võtmeallkirja annab osakonnajuhataja, esitades kättetoimetamisdokumendi. Põhidokumendile lisatakse täiendavalt kõigi töötajate allkirjaga avaldus.

Memo tuleb kirjutada A4-lehele, nagu iga teinegi dokument. Samuti vaja on "elus" allkirja käsitsi valmistatud.

Memo kirjutatakse koos seerianumbri ja kirjutamiskuupäevaga.

Soovi korral saab dokumendi koostada arvutis toimetajas ja seejärel printida, kuid allkirja peab tegema ka koostaja ise.

Märkme kujunduse omadused (koos näidistega)

Olenevalt sellest, millist märgukirja vormistatakse, muutuvad dokumendi vormistamise nüansid ja olukorrad, millal see tuleks koostada.

Ettevõtte direktorile või juhtkonnale

Sellele haldurile kirjutatakse erinevaid memosid, nii et räägime sellest, kuidas neid kõige paremini edastada. Soovitav on koostada dokument kahes originaalversioonis.

Vastavalt reeglitele antakse dokument üle sekretärile, kellelt ei lähe pahaks saada märki dokumendi läbivaatamiseks vastuvõtmise kohta. Pärast seda oodake võimude otsust.

Tööreisile: pikendamine ja tühistamine

Memo on kinnituseks, et lähetatud töötaja on paigas, pluss fikseerib töölähetusest saabumise ja naasmise kuupäevad. Selle dokumendi saab väljastada, kui:

töötaja sõidab renditud, isikliku või ametisõidukiga;
Töötajal puuduvad reisimist ja elukohta kinnitavad dokumendid.

Ülevaade puhkusest

Sageli on juhtumeid, kui tootmise põhjustel juhid üks töötajatest tuleb tagasi kutsuda.

Sellises olukorras saab memo direktorist osakonnajuhataja, kuhu on registreeritud põhipuhkusel viibiv töötaja.

Organisatsiooni juht peab tutvuma esitatud dokumendiga ja märkige oma nõusolek või taotluse rahuldamisest keeldumine dokumenti salvestatud.

Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikli 99 kohaselt on töötaja puhkuselt tagasi kutsumine võimalik ainult tema isiklikul nõusolekul.

Samuti on Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 125 kohaselt keelatud puhkuselt tagasi kutsuda:

rasedad naised;
alaealised töötajad;
ohtlike või kahjulike töötingimustega seotud töötajad.

Puhkusel

Lisaks puhkusele võivad organisatsioonide töötajad teatud tingimustel saada nn “puhkust”, s.o. võta töölt aeg maha. Kuna tööseadustikust on see mõiste välja jäetud, kasutatakse mõisteid "täiendav puhkeaeg" või "muu puhkeaeg".

Dokument, millega töötaja oma ülemustele oma soove avaldab, võib olla kas avaldus või märgukiri.

Töötajal on õigus saada puhkust, kui:

tegi ületunde;
töötanud nädalavahetustel või pühadel;
oli vahetustega töö ajal kokku ületunnitöö;
võttis aktiivselt osa doonoriliikumisest ja vereloovutusest;
töötaja;
puhkuse poole.

Töögraafiku muutmisest või tööaja edasilükkamisest

Igal töötajal võib olla head põhjused, mille kohaselt saab ta pöörduda juhtkonna poole töögraafiku muutmise sooviga.

Kui initsiatiiv avaldub just töötaja poolt, siis kes saab dokumenteerida kohanduste vajadus, koostab ta ettevõtte juhile adresseeritud memo.

Juhtudel, kui põhjus on tõesti mõjuv, ei ole tööandjal Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 93 kohaselt õigust töötajast keelduda.

Dokumendis peaks olema märgitud kehtiv ajakava ja soovitud.

Varustuse ostmiseks

Selle memo on kirjutanud osakond, kes peab ostma uued või välja vahetama vanad seadmed.

Näiteks võib tuua majandus- või personaliosakonna pöördumise infotehnoloogia osakonna juhataja poole palvega vigane arvuti kiiresti välja vahetada.

Arvuti ostu memo vorm: .

Ürituste läbiviimisest

Sisemälestused ürituste läbiviimise korralduslike küsimuste lahendamise kohta, neil on oma spetsiifika. Neid on sageli kasutatud ka õppeasutustes.

Märkus peab sisaldama põhiteavet eelseisva sündmuse kohta ja vajadusel selle läbiviimise eest vastutavate isikute kontaktandmeid.

Teabe andmise kohta

Üks kõige sagedamini kasutatavaid tüüpe memod. Seda kasutatakse teatud teabe saamiseks taotluse esitamiseks ja see põhineb järgmisel põhimõttel:

tuleks välja selgitada võtmeidee ja moodustada päring;
esitama üksikasjad, mida saaja võib nõuda;
tuletage meelde päringu põhiideed ja esitage lisateavet.

Töötaja karistamisest

Seda tüüpi dokumenti kasutatakse juhtudel, kui töötaja käitumine töökohal või tema sobimatu suhtumine tööülesannetesse nõuab vastavaid karistusi.

Memo kirjutaja peab esitama faktid nii hästi kui võimalik. objektiivselt ja emotsionaalselt, andke juhtkonnale võimalus juhtunuga tegeleda.

Uue töötaja vajadusest

Dokument vormistatakse siis, kui ühte ettevõtte struktuuriüksusesse on vaja uut töötajat. Seejärel on osakonnajuhatajal õigus see sisemise ärikirjavahetuse element juhtkonnale esitada.

Selles peab ta märkima objektiivsetel põhjustel, mille kohaselt on see otsus objektiivne ja vastuvõetav.

Memo uue töötaja palkamise kohta: .

Ületunnitöö eest

Levinud põhjus selliste dokumentide koostamiseks on hädaolukordade olemasolu, tingimustel, mille korral on pärast tööaja lõppu vaja kaasata töötajaid probleemi lahendamisesse.

Märgukirja koostab vahetus- või osakonnajuhataja, mis on adresseeritud otsesele juhile. Dokumendi tekstis taotluse põhjused on märgitud ja nimekiri neist, keda plaanitakse ületunnitööle kaasata.

Töötaja kaasamine ületunnitööle: .

Uue struktuuriüksuse loomisest

Uute struktuuriüksuste loomise küsimust saab lahendada ka märgukirja abil väljendatud päringu abil. Selle tegevuse eesmärgid on dokumendi põhiosas esile tõstetud. Nende hulgas:

töö standardimise taseme tõstmine;
teatud probleemide tõhusam lahendamine;
töötajatega ja muudel põhjustel.

Mõnes olukorras võivad memod asendada avaldusi, toimides "pehmemalt". Kõige sagedamini kasutatakse neid tootmise korraldamisega seotud sisemiste protsesside jaoks.

Kui ettevõte toetab elektroonilist dokumendihaldussüsteemi, ei erine sisememode kujundus praktiliselt paberversioonist. Peamine erinevus on andmekandjaüle ettevõtte struktuuriüksuste vahel.

Allolev video näitab mõningaid elektroonilisel kujul sisemiste memodega töötamise aspekte: