Käsi oma aja kontrollimiseks. Ajajuhtimine – parimad ajajuhtimise tehnikad

Me kõik teame seda tunnet, kui aeg näib libisevat läbi sõrmede. Meil on pidevalt kiire, aga samas pole aega.

Päevad järgnevad päevadele, väsimus koguneb, kuid tööviljakus jääb madalaks.

Probleemi olemus on ilmne – me lihtsalt ei tea, kuidas oma aega juhtida. Hea uudis on see, et selle õppimine pole sugugi keeruline.

Mis on aja juhtimine

Ajajuhtimise ja selle tõhusa kasutamise tehnoloogiat nimetatakse ajajuhtimiseks. Ja ilmselt on kõik sellest kuulnud.

Selle tehnika põhiolemus on õppida teadlikult kontrollima teatud toimingute sooritamisele kuluvat aega. Tulemuseks on teie enda tootlikkuse märkimisväärne tõus.

Alguses puudutas ajajuhtimine eranditult inimtegevuse ärisfääri. Kuid tänapäeval kehtib see tehnika eranditult absoluutselt kõigis tööstusharudes. See on kasulik ärimeestele, kontoritöötajatele ja vabakutselistele, aga ka reisijatele, üliõpilastele ja koduperenaistele.

Ükskõik, millise projekti te ette võtate, võimaldab ajaplaneerimine teil õigesti arvutada selle ulatuse ja selle elluviimiseks kuluva aja.

Kuidas õppida oma aega juhtima

Soovi korral võib igaüks meist eranditult õppida oma aega juhtima. Kõige tähtsam on järgida mõnda lihtsat reeglit.

Kuidas suurendada oma efektiivsust

Kui soovite õppida, kuidas töötada võimalikult tõhusalt, peaksite sellele küsimusele igakülgselt lähenema. Ei piisa ainult plaanide tegemisest ja endale määratud ülesannete õigeaegsest täitmisest.

Nii et näiteks elustiil, mida me juhime, mängib meie produktiivsuses olulist rolli. Kindlasti leidke aega õigeks magamiseks ja pöörake tähelepanu oma toitumisele. Ja isegi kõige pingelisema päevarutiini juures leidke aega füüsiliseks tegevuseks.

Hoia oma töölaud korras, sest kaos asjades tekitab sageli mõtetes segadust. Lisaks kulub sel viisil selle või teise dokumendi leidmiseks vähem aega.

Ja loomulikult ära lase end tööajal sotsiaalvõrgustikest ega sõpradega suhtlemisest segada, kui selleks ilmselget vajadust pole. Meile võib tunduda, et meie tähelepanu hajub vaid minutiks. Seetõttu kulutavad internet ja telefon üsna olulise osa meie ajast. Ja üldiselt vältige venitamist, s.t. Oluliste asjade pidev edasilükkamine. See võib kaasa tuua mitte ainult eluprobleeme, vaid ka psühholoogilisi probleeme.

Seega saab igaüks meist soovi korral õppida oma aega ise juhtima. Piisab vaid vähesest soovist ja tahtejõust. Positiivsed tulemused ei võta kaua aega.

Produktiivset ajaplaneerimist ja head tuju teile!

Video: Prokrastinatsioon – kõik on nagu loomad

Kuidas vastata järgmistele intervjuu küsimustele: Kuidas sa oma aega sisustad? Kuidas planeerite oma tööpäeva? Milliseid tehnikaid ja meetodeid te planeerimisel kasutate? Tooge näiteid selle kohta, kuidas kasutate ajajuhtimise oskusi ülesande edukaks täitmiseks.

Kõik vastused neile küsimustele leiate selle artikli lugemisest.

Mis on ajajuhtimine?

Aja planeerimine- see on teadmiste, oskuste ja võimete kogum, tänu millele inimene teab, kuidas seada prioriteete, planeerib täpselt oma aega, suurendades seeläbi oma isiklikku produktiivsust tööaja korraldamisel.

"Kuni te ei saa oma aega hallata, ei saa te juhtida midagi muud." Peter Drucker

Perfektsionism
Prokrastineerimine
Teadmiste puudumine
Vajalike tööriistade ja ressursside puudumine

1. Perfektsionism muudab ülesannete õigeaegse täitmise väga keeruliseks. Paljud inimesed usuvad, et see omadus on tugevus, kuid just pidev täiuslikkuse soov ja rahulolematus saavutatud tulemustega on üks ebaefektiivse ajakasutuse põhjusi. Leides võimalusi leppida "tegeliku" tulemusega "ideaalse" asemel, säästate oluliselt ressursse muude asjade jaoks. On väljend: “perfektsionism on kurja”, see kõik on muidugi üsna suhteline ja igas individuaalses olukorras saab seda isiksuseomadust erinevalt hinnata, kuid kahtlemata ajaplaneerimise raames: perfektsionism on KURJ!

2. Prokrastineerimine- asjade pidev edasilükkamine hilisemaks, soovimatus teatud kohustusi täita. Sõna "HOmme" domineerib töötajate edasilükkamise sõnavaras. Steve Jobs ütles selliste inimeste kohta väga hästi: "Vaesed, ebaõnnestunud, õnnetud ja ebaterved on need, kes kasutavad sageli sõna "homme".

Ma ei saa teid päästa perfektsionismist ja edasilükkamisest, minu eesmärk on anda teadmisi, pakkuda parimaid tehnikaid ja meetodeid ning tutvustada teile ajaplaneerimise oskuste omandamiseks vajalikke ressursse ja tööriistu. Kas kasutate saadud teavet või mitte - kõik sõltub ainult teie soovist. Kuid pärast selle artikli lugemist ei ole te enam kunagi endine.

Esiteks soovitan teil määrata oma ajaplaneerimise oskused. Üle andma

Kognitiivne dissonants seisneb selles, et ühelt poolt ei saa me aega kui sellist kontrollida. Lõppude lõpuks on aeg, mida me ei saa kontrollida, ja tundub, et aeg kontrollib meid, mitte meie. Oleme harjunud tajuma aega kui midagi igavest ja piiramatut. Tundub, et seda on alati palju. Teisest küljest on aeg üks väärtuslikumaid ressursse, mis meil kõigil on. Oluline on mõista, et ajal on omad piirid, iga päev on teatud mahutavusega anum, mille täidad tegemistega. Võite selle täita kasutute asjadega või asjadega, mis sobivad teie ülesannete täitmiseks ja viivad teid lõpliku eesmärgini.

Saame kontrollida iseennast, seda, kuidas oma päeva planeerime ja kuidas oma tööaega veedame. Selle ressursi intelligentne, produktiivne ja ökonoomne kasutamine on oluline osa töötaja hinnangust.

Aja tõhusust saab saavutada kahel viisil:

Saavutage aja säästmisega olulisi tulemusi. See tähendab, et teate, kuidas ülesannet minimaalse ajaga täita.
Tõhus tööaja planeerimine vähendab teie sooritatavate ülesannete hulka ja mahtu.

Selles artiklis olen koostanud kuue parima ajajuhtimise tehnika kokkuvõtte. Nende abiga saate õppida planeerima ja kontrollima oma prioriteetseid ülesandeid igapäevaselt.

Kuidas õppida oma aega juhtima?

6 parimat ajajuhtimise meetodit:

Pareto põhimõte
Eisenhoweri maatriks
Mõttekaardid
Franklini püramiid
ABCD meetod
Söö kõigepealt konn

1. Pareto põhimõte

Pareto põhimõte ütleb, et väike osa põhjustest, pingutustest ja investeeringutest vastutab suure osa tulemuste eest. Selle põhimõtte sõnastas Itaalia majandusteadlane Vilfredo Pareto 1897. aastal ja sellest ajast alates on seda kinnitanud kvantitatiivsed uuringud erinevates eluvaldkondades:

20% pingutusest annab 80% tulemustest

Pareto põhimõtet ajajuhtimise valdkonnas saab sõnastada järgmiselt: 80% tulemuse saamiseks piisab ligikaudu 20% pingutusest ja ajast.
Kuidas täpselt kindlaks teha, millisest pingutusest piisab hea tulemuse saavutamiseks? Kujutage ette, et otsite raamatust vastuseid küsimustele, mis teid huvitavad. Vaadeldava põhimõtte kohaselt leiate 80% vajalikust teabest 20% tekstist. Kui tead täpselt, mis sind huvitab, võid raamatut kiiresti lehitseda ja ainult üksikuid lehekülgi hoolikalt läbi lugeda. Nii säästate 80% oma ajast.

2. Eisenhoweri maatriks

See on ilmselt tänapäeval kõige kuulsam ajajuhtimise kontseptsioon, mis võimaldab prioriteedid seada. See tehnika, mille loomine on omistatud Ameerika kindralile Dwight Eisenhowerile, võimaldab teil asju sorteerida nii nende kiireloomulisuse kui ka tähtsuse järgi. Kõik mõistavad, et ühe aja jooksul saab täita vaid piiratud arvu ülesandeid. Mõnikord, ilma tööd kahjustamata, ainult üks. Ja iga kord, kui peame otsustama, MIS TÄPSELT? Ameerika president Dwight Eisenhower jagas oma asju planeerides oma asjad mitmesse olulist kategooriasse.
Kooskõlas niinimetatud Eisenhoweri maatriksiga on vaja iga juhtum liigitada ühte neljast diagrammil näidatud tüübist.

Eisenhoweri maatriks

Ülesande tähtsuse määrab see, kui palju selle elluviimise tulemus teie ettevõtet mõjutab. Ja kiireloomulisuse määravad korraga kaks tegurit: esiteks, kui kiiresti see ülesanne tuleb täita, ja teiseks, kas selle ülesande täitmine on seotud konkreetse kuupäeva ja kellaajaga. Prioriteetide seadmist mõjutavad olulisus ja kiireloomulisus koos.

Vaatame lähemalt, milliseid juhtumeid saab nelja tüübi alla liigitada.

I tüüp: "oluline ja kiireloomuline".
Need on asjad, mille õigeaegse lõpetamata jätmine toob teie ettevõttele kaasa märkimisväärse kahju (näiteks litsentside uuendamine, maksuaruannete esitamine jne). Teatud osa selliseid juhtumeid on paratamatult iga inimese elus. Eelneva ettevalmistusega (II tüüp loeb - “tähtis, kuid mitte kiireloomuline”) saab aga paljusid kriise ära hoida (näiteks õigusteadust õppides, mõjukate inimestega häid suhteid arendades).

Need võivad olla ka tähtajalised projektid või erakorralised projektid. Näiteks terviseprobleemide tõttu arsti juures käimine, artikli esitamine ajakirjale rangeks tähtajaks või uuringu tulemuste raporti koostamine. Meil pole siin valikut. Selle rühma töö tuleb ära teha, punkt. Vastasel juhul tekivad tõsised probleemid.

II tüüp: "oluline, kuid mitte kiireloomuline".
Need on asjad, mis on suunatud tulevikule: koolitus, paljutõotavate äriarenduse valdkondade õppimine, seadmete täiustamine, tervise ja jõudluse taastamine. Tegevused, mis viivad teie strateegilise eesmärgini. Näiteks õppige võõrkeelt, et kolida tööle teise, paljutõotavamasse organisatsiooni. See puudutab ka probleemide ennetamist – enda heas füüsilises vormis hoidmist. Kahjuks jätame sellised asjad sageli tähelepanuta ja jätame nende lahendamise tahaplaanile. Selle tulemusena ei õpita kunagi keelt selgeks, sissetulekud ei kasva, vaid vähenevad, tervis on ohus.Neil asjadel on huvitav omadus - kui neid pikka aega tähelepanuta jätta, siis muutuvad need Oluliseks - Kiireks. Lõppude lõpuks, kui te ei käi vähemalt kord aastas hambaarsti juures, muutub varem või hiljem kiireloomuline visiit tema juurde vältimatuks.

III tüüp: "pole oluline, kuid kiireloomuline."
Paljud neist asjadest ei anna teie elule palju väärtust. Teeme neid ainult sellepärast, et need juhtuvad meiega (pikk telefonivestlus või posti teel tulnud kuulutuse uurimine) või harjumusest (näituste külastamine, kus pole enam midagi uut). See on lihtsalt igapäevane rutiin, mis võtab palju meie aega ja energiat.

IV tüüp: "pole oluline ega kiireloomuline".
Need on kõikvõimalikud viisid "aja surnuks löömiseks": alkoholi kuritarvitamine, "kerge lugemine", filmide vaatamine jne. Me kasutame seda sageli siis, kui meil ei jätku jõudu produktiivseks tööks (mitte segi ajada tõelise puhkusega). ja suhtlemine lähedaste ja sõpradega – väga olulised asjad. See on meie aega sööv ööliblikas.

Püüdes oma ettevõtte edu poole, proovite esmalt täita asju, mille olete määratlenud "olulistena" – esmalt "kiireloomulised" (I tüüp) ja seejärel "mittekiireloomulised" (II tüüp). Ülejäänud aja saab pühendada asjadele, mis on kiireloomulised, kuid mitte olulised (III tüüp).
Tuleb rõhutada, et suurem osa töötaja tööajast peaks kuluma "olulistele, kuid mitte kiireloomulistele" asjadele (II tüüp). Siis hoitakse ära paljud kriisiolukorrad ning uute äriarenguvõimaluste tekkimine ei ole teile enam ootamatu.

Kui hakkate seda süsteemi esimest korda prioriteetide seadmiseks kasutama, soovite tõenäoliselt liigitada paljud neist üksustest "olulisteks". Kogemuste omandades hakkate aga konkreetse asja olulisust täpsemalt hindama. Prioriseerimissüsteemi kasutamise õppimiseks kulub veidi aega. Kust seda saada? Tõenäoliselt klassifitseerite ajajuhtimise tehnikate omandamise töö "oluliseks, kuid mitte kiireloomuliseks".
Stephen Covey (rahvusvahelise bestselleri “The Seven Habits of Highly Effective People” autor) piltlikus väljenduses tuleb leida aega “sae teritamiseks”, siis läheb küttepuude valmistamine kiiremini.

Tähendamissõna

Üks mees nägi metsas puuraiujat, kes suure vaevaga täiesti nüri kirvega puud maha raiumas. Mees küsis temalt:
- Kallis, miks sa oma kirvest ei terita?
- Mul pole aega kirvest teritada - ma pean hakkima! - ohkas puuraidur...

Seetõttu peate oma tegevuste planeerimiseks "vabatahtlikult" eraldama teatud aja, keeldudes vähem oluliste asjade tegemisest. Kui saate seda teha, saate kasutada oma uusi oskusi, et järgmisel korral veelgi rohkem aega vabastada ja kasutada seda rohkem õppimiseks. Seega, kui otsustate oma töö tõhusust parandada, vabastate järk-järgult aega isikliku tootlikkuse arendamiseks.

Prioriseerimise kriteeriumid
Tavaliselt peame konkreetse ülesande olulisust hinnates oluliseks ennekõike neid asju, mis on vaja kiiresti (ehk “eile”) ära teha. Täitmata ülesannete ja lubaduste kuhjumine tekitab teie ettevõttes probleeme ja tekitab ka teie jaoks isiklikult ebameeldivaid tundeid. Just nende "kiireloomuliste" asjadega püüame kõigepealt tegeleda. Kuid kiireloomulisus ei tohiks olla ainus tegur ülesannete nimekirja koostamisel ja nende täitmise järjekorra määramisel.
Kogemused on näidanud, et kuigi paljude kiireloomuliste asjade tegemine (või tegemata jätmine) ei mõjuta teie ettevõtet kuigi palju, on palju mittekiireloomulisi asju, mis võivad panna aluse tulevasele edule. Seetõttu tuleb lisaks kiireloomulisusele mõelda, kui palju see või teine asi ettevõtte edukust mõjutab, st määrata ja arvestada selle tähtsust.

3. Mõttekaardid

See on Tony Buzani areng – kuulus kirjanik, lektor ja konsultant intelligentsuse, õppimispsühholoogia ja mõtlemisprobleemide alal. Fraasist “Mõttekaardid” on ka selliseid tõlkeid nagu “Mõttekaardid”, “Mõttekaardid”, “Mõttekaardid”.

Mõttekaardid on meetod, mis võimaldab teil:

Tõhusalt struktureerida ja töödelda teavet;
mõelge oma loomingulise ja intellektuaalse potentsiaali abil.

See on väga ilus tööriist probleemide lahendamiseks nagu ettekannete pidamine, otsuste tegemine, oma aja planeerimine, suurte infomahtude meeldejätmine, ajurünnak, eneseanalüüs, keeruliste projektide arendamine, personaaltreening, areng jne.

Kasutusvaldkonnad:
1. Esitlused:
lühema ajaga annate rohkem teavet, samal ajal kui teid mõistetakse ja mäletatakse paremini;
ärikohtumiste ja läbirääkimiste pidamine.

2. Planeerimine:
ajaplaneerimine: plaan päevaks, nädalaks, kuuks, aastaks...;
keeruliste projektide arendamine, uued ettevõtted...

3. Ajurünnak:
uute ideede genereerimine, loovus;
keeruliste probleemide kollektiivne lahendamine.

4. Otsuste tegemine:
selge nägemus kõigist plussidest ja miinustest;
tasakaalustatum ja läbimõeldum otsus.

4. Franklini püramiid

See on valmis planeerimissüsteem, mis aitab teil oma aega õigesti juhtida ja eesmärke saavutada. Benjamin Franklin (1706-1790) – ameeriklane. joota aktivist B. Franklinit eristas fantastiline töövõime ja ainulaadne eesmärgitunne. Kahekümneaastaselt tegi ta plaani, kuidas oma eesmärgid elu lõpuni täita. Kogu oma elu järgis ta seda plaani, planeerides selgelt iga päeva. Tema plaani oma eesmärkide saavutamiseks nimetatakse "Franklini püramiidiks" ja see näeb välja umbes selline:

1. Püramiidi vundament on peamised eluväärtused. Võib öelda, et see on vastus küsimusele: "Mis missiooniga sa siia maailma tulite?" Mida sa elult saada tahad? Millise jälje tahad maa peale jätta? Arvatakse, et planeedil ei ela isegi 1% inimestest, kes sellele tõsiselt mõtleksid. Teisisõnu, see on teie unistuse suunas suunav vektor.

2. Eluväärtustest lähtuvalt seab igaüks endale globaalse eesmärgi. Kelleks ta siin elus saada tahab, mida plaanib saavutada?

3. Eesmärkide saavutamise üldplaan on konkreetsete vaheeesmärkide fikseerimine teel globaalse eesmärgi saavutamise poole.

4. Ühe kolme, viie aasta plaani nimetatakse pikaajaliseks. Siin on oluline kindlaks määrata täpsed tähtajad.

5. Plaan kuuks ja seejärel nädalaks on lühiajaline plaan. Mida läbimõeldum see on, mida sagedamini analüüsite ja kohandate, seda tulemuslikum on töö.

6. Viimane punkt eesmärkide saavutamise osas on plaan igaks päevaks.

5. ABCD meetod

ABCD-meetod on tõhus viis ülesannete tähtsuse järjekorda seadmiseks, mida saate iga päev kasutada. See meetod on lihtne ja nii tõhus, et kui seda regulaarselt ja asjatundlikult kasutada, võib see tõsta teid oma tegevusvaldkonna kõige produktiivsemate ja produktiivsemate inimeste hulka.
Meetodi tugevus on selle lihtsus. See toimib järgmiselt. Alustuseks koostate nimekirja kõigest, mida peate järgmise päeva jooksul tegema. Mõelge paberile.
Pärast seda panete iga loendi üksuse ette tähe A, B, C, D või D.

Probleemi tüüp "A" on määratletud kui asja, mis on antud etapis kõige olulisem, mida peate tegema või riskite tõsiste tagajärgedega. A-tüüpi ülesanne võib olla tähtsa kliendi külastamine või ülemusele aruande kirjutamine. Need ülesanded esindavad teie elu tõelisi, küpseid konni.
Kui teie ees on rohkem kui üks A-ülesanne, määrate need prioriteediks, märkides need A-1, A-2, A-3 jne. Ülesanne A-1 on suurim ja koledaim konn. neid kõiki, millega pead tegelema.

Probleemi tüüp "B" on määratletud kui see, mida peaksite tegema. Sellegipoolest on selle rakendamise või mittejärgimise tagajärjed üsna kerged. Sellised ülesanded pole teie elus midagi muud kui kullesed. See tähendab, et kui sa ei tee vastavat tööd, on keegi rahulolematu või seatud ebasoodsasse olukorda, kuid igal juhul ei ole nende ülesannete olulisus ligilähedane A-tüüpi ülesannete tasemele. B-tüüpi ülesande sisuks võib olla helistamine vähem kiireloomulisel teemal või meilide mahajäämuse läbimine.
Reegel, mida peaksite järgima, on järgmine: ärge kunagi alustage B-tüüpi ülesannet, kui teil on A-ülesanne veel lõpetamata. Ärge kunagi laske kullestel end segada, kui suur "konn" ootab oma saatust, et teda ära süüakse!

Probleemi tüüp "B" on määratletud kui midagi, mida oleks suurepärane teha, kuid millelt ei tohiks oodata tagajärgi, olenemata sellest, kas teete seda või mitte. B-tüüpi ülesanne võib olla sõbrale helistamine, tassi kohvi joomine, kolleegiga lõunatamine või tööajal mõne isikliku asja ajamine. Seda tüüpi "sündmused" ei mõjuta teie tööd absoluutselt.

Probleemi tüüp "G" väärtustatakse kui tööd, mida saad kellelegi teisele määrata. Sel juhul kehtib reegel, et peaksite delegeerima teistele kõik, mida nad saavad, vabastades sellega aega A-tüüpi ülesannete täitmiseks, mida saate täita ainult teie.

Probleemi tüüp "D" tähistab tööd, mille saab oma ülesannete nimekirjast täielikult eemaldada. See võib olla ülesanne, mis oli varem oluline, kuid nüüd pole enam asjakohane nii teie kui ka teiste jaoks. Sageli on see töö, mida teete päevast päeva kas harjumusest või sellepärast, et leiate sellest rõõmu.

Pärast seda, kui olete kandideerinud ABCD meetod oma igapäevaste ülesannete nimekirja, olete oma töö täielikult organiseerinud ja loonud aluse olulisemate ülesannete kiiremaks täitmiseks.

Kõige olulisem tingimus, et ABCD meetod teie jaoks tõesti toimiks, on järgida järgmist nõuet: alustage viivitamata ülesannet A-1 ja seejärel töötage selle kallal, kuni see on täielikult täidetud. Kasutage oma tahtejõudu, et alustada ja jätkata tööd enda jaoks hetkel kõige olulisema ülesandega. Haarake oma suurimast "konnast" ja "sööge" see peatumata kuni viimase hammustuseni.
Võimalus analüüsida oma päevaülesannete nimekirja ja tõsta esile ülesanne A-1 on lähtepunktiks oma tegevustes tõeliselt suure edu saavutamiseks, tõstab teie enesehinnangut, täidab teid austuse ja enesetundega. uhkust oma saavutuste üle.
Kui teil tekib harjumus keskenduda täielikult oma kõige tähtsamale ülesandele, st ülesandele A-1 - teisisõnu oma peamise "konna" söömisele -, õpite tegema kaks korda või isegi kolm korda sama palju kui ümbritsevad inimesed. sina.

6. Söö kõigepealt konn ära

Üleminek raskelt lihtsale

Olete ilmselt kuulnud seda küsimust: "Kuidas sa sööksid elevanti?" Vastus on muidugi "tükk tüki haaval". Kuidas sööksite oma suurimat ja vastikut "konna"? Samamoodi: jagate selle konkreetseteks samm-sammulisteks toiminguteks ja alustate algusest.

Alustage oma tööpäeva kõige raskema ülesandega ja lõpetage see nii kiiresti kui võimalik. See aitab teil mõista, et teil on veel palju teha ja teie tööpäeva aeg on piiratud. Kui teete kõigepealt kõige raskema asja, tunnete end tohutult rahul. Kasutage seda reeglit iga päev ja näete, kui palju energiat saate ja kui tõhusalt teie tööpäev möödub. Probleemse ülesande pidev edasilükkamine päeva lõpuni tähendab, et mõtled sellele ülesandele siiski terve päeva ja see takistab sul keskenduda muudele ülesannetele! Sööge kõigepealt konn ja seejärel sööge elevanti tükkhaaval!

Aja planeerimise tööriistad

Planeerige oma iga päev ette.
Planeerimise kaudu liigume
tulevik olevikku ja seeläbi meil
võimalus midagi ette võtta
tema kohta juba praegu

Alan Lakin

"Planeerijate" peamised põlvkonnad
Tänapäeval tuntud tööaja korraldamise tehnoloogiad ja vahendid võib jagada mitmeks põlvkonnaks - erinevused on siin info salvestamise põhimõtetes ja kasutustehnoloogias.

Kuni 20. sajandini toimus tööaja planeerimine primitiivsete meetoditega: memod, ülesannete nimekirjad jne. Eelmise sajandi alguses levisid koos ettevõtluse arenguga uued tööriistad, mis muutsid juhi töö lihtsamaks. aega planeerida.
Idee kohandada kodukalender kontoritööks tekkis 19. sajandil ja teostus lauakalendri kujul 1870. aastal. Iga päeva kohta eraldati üks kalendrileht, millele märgiti kuupäev, päev, kuu ja aasta. Märkmete jaoks vaba ruumi olemasolu võimaldas teha vajalikke märkmeid: läbirääkimised, koosolekud, kulud, koosolekud. Pea sajandi jooksul on lauakalender olnud juhtide peamine ajaplaneerimise tööriist.

Lauakalendri täiustamise tulemuseks oli päevik ja nädalaplaneerija. Päevik on lahtiste lehtedega pidev kalender erinevas vormingus mugava märkmiku kujul. Päeviku võiks koosolekutele ja tööreisidele kaasa võtta.
Juhi jaoks osutus veelgi mugavamaks nädalapäevik, milles oli võimalik planeerida töönädalat ja -päeva, jälgida salvestatud ülesannete täitmist, analüüsida kulutatud aega (kuna ilmnes tööpäeva tunnijaotus), rohkem kiiresti teavet otsima (lõppude lõpuks oli see nüüd rühmitatud 52 nädalaks, mitte 365 päevaks). 80ndatel asendasid nädalakalendrid praktiliselt lauakalendreid ja muutusid nii laialt levinud, et neist sai ettevõtete äristiili element.

Disainiidee ühendada kalender, märkmik ja telefoniraamat üheks mugavaks tööriistaks teostus edukalt juba 1921. aastal “korraldaja” kujul (inglise keelest korraldajalt). Pilli hilisem täiustamine viidi läbi formaadi, kujunduse, paberikvaliteedi ja välisviimistluse muutmise kaudu. Siin ühendati infosalvestusseadmed ja tehnilised vahendid (kalender, märkmik, aadressi- ja telefoniraamat, visiitkaardihoidja, pliiats, mikrokalkulaator) ühte tööriista. Samas puudus selge rekordite liigitus ja süstematiseerimine.

Kuulus "ajajuht" loodi Taanis 1975. aastal. See viis ellu isiklike tulemuste sihipärase planeerimise ideed, mis põhinevad funktsioonide standardsel klassifikaatoril ("põhiülesanded") ja ülemaailmsete sündmuste rakendamise tehnoloogial ("elevantide ülesanded"). Samas osutus “ajajuhi” kasutamine vastuvõetavaks vaid loomult organiseeritud ja distsiplineeritud inimestele ning nõudis ka olulisi rahalisi kulutusi koolituseks ja soetamiseks.
Sellegipoolest on seda tüüpi “korraldaja” nimetus – “ajajuht” – muutunud igapäevaseks sõnaks ja tähistab tänapäeval üldist lähenemist aja kui juhtimisressursi aktiivsele kasutamisele.

Teaduse ja tehnika progressi areng viimastel aastakümnetel on viinud tehnoloogilisest aspektist põhimõtteliselt uute elektrooniliste ajaplaneerimisvahendite loomiseni: elektrooniline sülearvuti, erinevad teenindusprogrammid personaalarvutitele, mobiiltelefonidele, nutitelefonidele jne.

Parimad kaasaegsed ajajuhtimise tehnoloogiad:

1.Trello on tasuta veebirakendus projektide haldamiseks väikestes rühmades. Trello võimaldab teil olla produktiivne ja koostöövalmidam. Trello on tahvlid, loendid ja kaardid, mis võimaldavad teil projekte lõbusal, paindlikul ja hõlpsasti muudetaval viisil korraldada ja tähtsuse järjekorda seada.

2. Evernote - veebiteenus ja tarkvarakomplekt märkmete loomiseks ja salvestamiseks. Märkus võib olla vormindatud tekstiosa, terve veebileht, foto, helifail või käsitsi kirjutatud märge. Märkmed võivad sisaldada ka muud tüüpi faili manuseid. Märkmeid saab sortida märkmikesse, sildistada, redigeerida ja eksportida.

Paljud meie kaasaegsed püüdlevad hüpertootlikkuse poole.

Kindlasti teate inimesi, kes tormavad ülesandelt ülesandele, kontrollivad pidevalt e-kirju, korraldavad midagi, helistavad kuhugi, ajavad asju jne.

Inimesed, kes seda teevad, jagavad sageli veendumust, et "pidevalt hõivatud olemine" tähendab, et töötate kõvasti ja muutute edukamaks.

See usk saab tõele vastata vaid teatud piirini ja viib sageli mõttetu “tootlikkuseni”, st pideva vajaduse midagi ära teha ja kalduvusele raisata aega pisiülesannete peale. Kuid parem on võtta teistsugune lähenemine.

Peame töötama targemalt, mitte rohkem.

Vana kõnekäänd ütleb, et tööd tuleb teha targemini, mitte rohkem. Seda väidet tuleks võtta aluseks igasugusele tööle lähenemisel.

Robotilise lähenemise asemel probleemide lahendamisele tuleb endalt küsida, mida saaks teha ratsionaalsemalt või plaanitavate ülesannete nimekirjast täielikult välja jätta.

Tõhusalt oma aega hallates ei imesta sa, kuidas suudad päeva jooksul rohkem ülesandeid täita, vaid püüad protsessi lihtsustada ja kiirendada, et vältida ülepinget.

See on teie elus ruumi tegemine lõõgastumiseks ja kvaliteetajale.

Päevas on tõepoolest piisavalt tunde, et teha kõike, mida tahad, kuid sa pead selle aja leidma.

Loodame, et see 21 näpunäidete loend viib teid õiges suunas.

Pidage meeles, et oma aja tõhusaks haldamiseks on lugematu arv näpunäiteid. Leiame, et need näpunäited on kasulikud, kuigi teil võib olla selles küsimuses oma arvamus.

Olgu see loend katalüsaatoriks, et saaksite regulaarselt mõelda, kuidas oma tootlikkust parandada.

1. Keskendu peamistele asjadele.

Tehke esmalt kõige olulisemad ülesanded. See on ajaplaneerimise kuldreegel. Määrake iga päev kaks või kolm prioriteetset ülesannet ja täitke need kõigepealt.

Kui oled need läbi teinud, võib päeva juba kordaläinuks lugeda. Liikuge muude asjadega või lükake ülejäänu järgmisesse päeva, sest olete juba kõige olulisemad asjad lõpetanud.

2. Õppige ütlema ei.

Piiratud aja jooksul paljude ülesannete võtmine õpetab teid erinevate projektidega žongleerima ja oma aega juhtima. Ja see on suurepärane.

3. Maga vähemalt 7-8 tundi.

Mõned inimesed arvavad, et une ohverdamine on hea viis tootlikkuse suurendamiseks ja mõne lisatunni vabastamiseks päevast. Kuid see pole nii.

Enamik meist vajab 7-8 tundi und, et nii keha kui ka vaim optimaalselt toimiks. Te tunnete seda, kuulake oma keha. Ärge alahinnake une tähtsust.

4. Keskenduge täielikult käsilolevale ülesandele.

Sulgege kõik muud brauseriaknad. Asetage telefon silme alt väljas vaiksele režiimile. Otsige endale töötamiseks vaikne, eraldatud koht või lülitage muusika sisse, kui see teid aitab (näiteks meeldib mulle mõnikord kuulata klassikalist muusikat või loodushääli).

Keskenduge ühele ülesandele, sukelduge sellesse. Midagi muud ei tohiks praegu eksisteerida.

5. Alusta varakult.

Peaaegu kõik meist kannatavad edasilükkamise sündroomi all. Näib, et ülesanne on nii lihtne, et sul on alati aega selle täitmiseks ja lõpuks venitad.

Vabane kroonilisest edasilükkamisest, sest planeeritud ülesandeid eelnevalt täites on palju meeldivam vältida ülepinget. See pole nii raske, piisab vaid teie kindlast otsusekindlusest.

6. Ära lase end segada pisiasjadest.

Tihti venitame projektidega liiga kaua kinnisideeks pisidetailide pärast. See on tüüpiline perfektsionistidele.

Kuid palju tõhusam on edasi liikuda, projekti suurema ulatusega lõpule viia, jättes kõrvale senise soovi pidevalt millessegi süveneda. Parem on kõik võimalikult kiiresti lõpule viia ja üksikud punktid pärast lõpetamist üle vaadata.

7. Muuda regulaarsed ülesanded harjumuseks.

Kui teil on regulaarsed kohustused (nt oma ajaveebi artiklite kirjutamine jne), saate need ajastada ja harjumuseks muuta. Tehke seda iga päev ja ärge muutke rutiini, siis on teie aju distsiplineeritud ja tegevus muutub harjumuseks. See muutub täiesti loomulikuks ja meeldivaks. Proovi seda!

8. Kontrollige teleris / Internetis / mängudes veedetud aega.

Sotsiaalvõrgustikes, mängude mängimisel või teleri vaatamisel veedetud aega saab ja tuleb jälgida. Proovige ise kindlaks määrata loetletud tegevustele kulutatud tundide arv. Nad kalduvad teie tähelepanu palju rohkem häirima, kui soovite.

9. Määra igale ülesandele ajalimiit.

Selle asemel, et lihtsalt projekti peal istuda ja mõelda: "Ma istun siin, kuni olen kõik lõpetanud", proovige ümber sõnastada: "Ma töötan selle ülesande kallal kolm tundi".

Ajapiirang sunnib teid keskenduma ja olema tõhusam, isegi kui tulete tagasi ja töötate veidi hiljem ümber.

10. Jäta ülesannete vahele ajavahe.

Kui kiirustame ülesandelt ülesandele, on meil raske oma tegevust hinnata ning keskenduda ja motiveerida.

Ülesannete vahel paus võib olla meie ajule värske õhu sõõm. Võite minna lühikesele jalutuskäigule, mediteerida või teha midagi muud vaimse leevenduse jaoks.

11. Ära mõtle oma ülesannete nimekirja tervikuna.

Üks kindlamaid viise enda üle pingutamiseks on mõelda oma ülesannete nimekirja tohutule suurusele. Ükskõik kui palju sa sellele mõtled, see ei muutu lühemaks.

Konkreetsel ajahetkel peate keskenduma ühele asjale. See on üks ja ainus ülesanne. Tehke kõike samm-sammult. Ole rahulik.

12. Treening ja toitumine.

Paljud uuringud seovad töö tootlikkust tervisliku eluviisiga. Piisav magamine, liikumine ja tervislik toitumine tõstavad teie energiataset, puhastavad meelt ja hõlbustavad keskendumist.

13. Tee vähem.

« Tee vähem"on teine viis öelda" teha seda, mis on kõige olulisem" See taktika hõlmab jällegi keskendumist asjadele, mis on kõige olulisemad.

Peatuge, seadke oma ülesanded tähtsuse järjekorda ja pöörake neile tähelepanu. Tehke vähem asju, kuid need peaksid olema prioriteetsed ja omama rohkem väärtust kui ülejäänud.

14. Kasutage oma puhkepäevi ära, kuid ärge üle pingutage.

Kui järele mõelda, võid üllatuda, kui palju saate nädalavahetustel veidi tööd tehes oma nädalakoormust vähendada. Ainult 2-4 tundi päevas. Teie vaba aeg vaevalt kannatab.

15. Süstematiseeri protsess.

Organiseeritud olemine säästab palju aega ja selleks ei pea olema maailma kõige organiseeritum inimene. Oma töö süstematiseerimine pole sugugi keeruline.

Looge süsteem dokumentide registreerimiseks. Veenduge, et kõik üksused oleks õigesti salvestatud. Loobuge tarbetute kirjade tellimusest ja laadige oma meilid maha. Optimeerige, sujuvamaks muutke ja ratsionaliseerige.

16. Täida oma vaba aeg.

Reeglina on kõigil aega täitmata. Need on ootesaalides, kaupluste järjekordades, ühistranspordis, elliptilistes trenažöörides jne veedetud tunnid.
Otsige asju, mida saate seda tehes teha. Tavaliselt läheb lugemine korda ja ärge unustage ka audioraamatuid, mida ootate kuulata.

17. Isoleeri end.

Ei mingeid segajaid ega vabandusi. Mõnikord on ainus viis midagi korda saata, kui lukustada end oma tuppa. Isolatsioon aitab paljusid inimesi.

18. Pea kinni oma tegevusplaanist.

Mainisime seda osaliselt, kuid poleks paha seda korrata. Ärge kalduge oma plaanist kõrvale!

Pidage kinni oma plaanidest, olge professionaalne ja järgige neid. Tugev tahe ja vankumatus viivad teid seatud eesmärgini.

19. Täitke koos seotud ülesandeid.

Oletame, et nädalavahetusel on vaja täita kaks programmeerimisülesannet, kirjutada kolm esseed ja teha kaks videot. Selle asemel, et ülesandeid spontaanselt ette võtta, tuvastage sarnaste ülesannete rühmad ja täitke need järjestikku.

Erinevad ülesanded nõuavad erinevat tüüpi mõtlemist, seega on mõttekas lasta oma ajul jätkata tüüpiliste ülesannete täitmist, selle asemel et lülituda millelegi muule.

20. Leia aega vaikuseks.

Tänapäeva maailmas on liiga palju inimesi pidevalt liikvel ega võta aega, et lihtsalt peatuda. Vaikimise praktikal on aga hämmastav mõju. Nii tegevus kui ka tegevusetus peavad mängima meie elus võtmerolli.

Paljud inimesed jaotavad ja struktureerivad oma aega valesti, seetõttu ei saa nad oma energiat ratsionaalselt kasutada, mis toob kaasa ebaõnnestumisi nii isiklikus elus kui ka äris.

Täna, kallid psühholoogilise abi saidi külastajad, saate teada kuidas oma aega juhtida ratsionaalselt, kasutades oma füüsilist ja vaimset energiat oma eesmärkide ja eesmärkide saavutamiseks. Oskus aega juhtida on tee eduni. Kõik edukad inimesed on õigesti struktureeritud ajaga inimesed.

Kuidas hallata aega, et teil oleks seda rohkem

Sageli napib meil aega, et teha kõike, mida oleme plaaninud. Kuidas juhtida aega nii, et seda oleks rohkem ja meil oleks aega igal pool.

Alustage oma aja planeerimist järgmiseks päevaks
Loobuge televiisorist, mis "sööb" palju aega, isegi kui see töötab taustal
Kui seate endale olulise ülesande, siis kulutage sellele vähem aega, kui sooviksite. Siis saad kiiremini hakkama...
Võtke endale päevik ja pange kirja selle või teise asja peale kulunud aeg. See aitab teil näha, mida ja kuidas oma tunde veedate.
Loobuge tarbetust, planeerimata meelelahutusest, sealhulgas tühjadest mõtetest ja fantaasiatest. Nad raiskavad teie aega ja energiat.
Pidage meeles vene vanasõna: "Headest ei otsi nad head" või selle ingliskeelset versiooni: "Parim on hea vaenlane", s.o. Ärge muutuge perfektsionistiks ja ärge raisake aega asjade 100% täiuslikuks muutmisele. Maailmas pole täiuslikkust. Nii nagu pole olemas puhtaimat kulda (kõrgeim standard on 999,9) või näiteks alkoholi (96,6%)…
Kui teil on palju majapidamistöid, siis ärge raisake oma aega iga pisiasja peale eraldi. Vali endale üks “majapidamise” päev ja kuluta see kõikidele kogunenud majapidamistöödele. Nii säästate palju aega olulisemate ülesannete jaoks.
Ärge kulutage aega töötamisele rohkem kui 35 tundi nädalas. Kui töötate rohkem, võite läbi põleda ning kaotada loovuse ja tootlikkuse.
Kui töötate arvutiga, installige aja jälgimise programm. See aitab teil paremini mõista, millal te oma aega raiskate.

Kuidas juhtida aega nii, et oluliste asjade jaoks jätkuks

Meil kõigil on palju olulisi ja prioriteetseid asju teha. Nende prioriteetsust hindame ise, lähtudes oma isiklikest soovidest, vajadustest ja vajadusest. Kuidas aga oma aega juhtida nii, et kõige tähtsama jaoks jätkuks...

Pane enda jaoks kirja olulisemad asjad ja ülesanded: kuuks, nädalaks, päevaks. Pärast iga loendi vaatamist otsustage, millised kolm on kõige olulisemad, ja hakake tegema ainult neid. Kulutades samal ajal suurema osa ajast nende rakendamisele. Nii suudate oma aega ratsionaalsemalt juhtida ja järk-järgult lahendada kõik oma probleemid.
Tehke iga päev vähemalt üks asi, mis on teie jaoks oluline, kuid mitte kiireloomuline. Nii õpid oma eesmärgi poole liikuma ilma aega ja vaimset energiat raiskamata kiireloomulistele asjadele, mis kogu aeg ette tulevad.
Selleks, et teha midagi enda jaoks kasulikku, näiteks teha füüsilist või psühhotreeningut, vähenda vaimselt selle tegevuse eeldatavat aega. Nii saad vastu panna sisemisele psühholoogilisele vastupanule ja arendada kasulikke harjumusi.
Näiteks: "Peate tegema harjutusi 15 minutit. Ei, ma tunnen sisemist vastupanu... siis 10 minutit? Ei, ikka on vastupanu. Viis minutit? Hea. Vastupanu on nõrgenenud. Ja teete harjutust, mis on teie jaoks kasulik.
Proovige 25 minutit teha mis tahes tööd, seejärel puhkate 5 minutit ja töötate uuesti. Nii saate teha oma tööd tõhusamalt ja olla vähem väsinud, säästes aega muude asjade jaoks.
Vältimaks venitamist (asjade pikaajalist edasilükkamist), koostage järgmine kord, kui midagi ei tee, enda jaoks oluliste ülesannete nimekiri. Nii saad oma jõudeoleku ja laiskuse aega ratsionaalselt kasutada.
Õppige kahe minuti reeglit. Need. Kui ülesande täitmiseks kulub vähem kui kaks minutit, ärge lisage seda oma ülesannete nimekirja, vaid tehke seda kohe.
Mõelge kogu päeva sellele, kuidas ja millele oma aega kulutate. Muutke oma päevikut. Aja jooksul saate oma aega automaatselt, alateadvuse tasandil juhtida.

Kuidas juhtida aega nii, et sul oleks piisavalt puhkamiseks ja meelelahutuseks

Et aega õigesti, ratsionaalselt ja efektiivselt juhtida ning edu poole liikuda, vajab inimene puhkust, sh meelelahutuse ja ajaveetmise näol.

Maga kindlasti öösel vähemalt 7 tundi. Uni on kõige olulisem psühhofüsioloogiline protsess, mis taastab inimese füüsilise ja vaimse energia.
Võimalusel võta päeval aega puhkamiseks (uni) – 30 minutist piisab, et tööpäeva teiseks pooleks jõudu taastada.
Planeerige oma nädalavahetused, puhkused ja muu vaba aeg ette. See aitab teil lõõgastuda tervisega seotud eelistega, lõbutseda ja mõnusalt aega veeta.
Puhkuse ajal tõmba end töölt ja muudelt olulistelt asjadelt täielikult kõrvale. Korralikult puhates ja ajul puhata lastes teete palju kasulikumat ja olulisemat asja.
Ära raiska oma aega tülidele ja konfliktidele. Kaunistage oma puhkuseaeg positiivsete emotsioonidega: nautige ja nautige elu. Ära ole vihane, ära solvu, ära hiilga, ära ole armukade ega kade, ära kogu kuulujutte – võta seltskondlik mask seljast ja ole sina ise, vähemalt puhkusel, oma lähedaste keskel ja sõbrad.