Selle tunni eesmärk on aidata teil võimalikult palju mõista ajajuhtimise iseärasusi ja nüansse, samuti mõista ja sügaval tasandil tunnetada, kuidas teie aja tõhus korraldamine võib aidata kaasa eesmärkide saavutamisele, aidata arendada ajaplaneerimise eripärasid ja nüansse. teie isiksuse potentsiaali ja avaldada kasulikku mõju elule üldiselt.
Tunnis käsitletakse selliseid teemasid nagu ajaplaneerimise eesmärgid ja selle eeldused, selle protsessi peamised etapid ja tunnused. Lisaks saate teada palju näpunäiteid isikliku efektiivsuse suurendamiseks ja saate valida need, mis teile konkreetselt sobivad.
Erinevad ajajuhtimise vormid
Tänapäeval on ajajuhtimise probleemile tohutult palju väga erinevaid lähenemisviise. Nendest on väga raske nullist aru saada ja veelgi raskem on kindlaks teha, milline neist võib teile kasulik olla.
Nagu märgib raamatu “Ajajuhtimine: ajajuhtimise töötuba” autor Sergei Kalinin, eristavad eksperdid kolme ajajuhtimise tüüpi: isiklik (personaalne), rollipõhine (professionaalne) ja sotsiaalne ajajuhtimine. Ja nendes tüüpides võib olla piiramatuid (ja isegi kattuvaid) ajajuhtimise süsteemide, meetodite ja kontseptsioonide komplekte, millest mõnel on oma nimed.
Individuaalne ajaplaneerimine on tihedalt seotud isikliku enesearenguga ja seda viib läbi isiklikult inimene, kes soovib oma tegevuse efektiivsust tõsta. Selleks kasutab igaüks meist oma meetodeid ja lähenemisviise, ammutades teavet raamatutest, Interneti-saitidelt ja ajaveebidest, sõprade ja kolleegide nõuandeid, aga ka oma ideid isikliku aja kasutamise tõhustamiseks.
Rollipõhine (professionaalne) ajaplaneerimine aitab inimesel olla efektiivne mis tahes konkreetse sotsiaalse, tavaliselt professionaalse rolli täitmise raames. Nagu Sergei Kalinin märgib, on professionaalne ajajuhtimine "50% töötegevuse psühholoogia ja veel 50% tööjõu efektiivsuse tõstmise meetodid, mis on laenatud NOT-st (tööjõu teaduslik korraldus)." Seda tüüpi ajaplaneerimine nõuab tavaliselt professionaalse konsultandi abi.
Ja lõpuks, sotsiaalne ajaplaneerimine on pühendatud inimestevahelistele suhetele ja/või mitme inimese ühisele ajaplaneerimisele. Sellise ajajuhtimise tüüpiline näide on ettevõtte. Märkimisväärne osa sotsiaalsetest ajajuhtimise jõupingutustest seisneb inimestevahelise suhtluse protsesside optimeerimises (äriprotsessid, organisatsioonilised ja kommunikatsiooniprotsessid) ning alles siis pööratakse teatud tähelepanu ajajuhtimise meetoditele endile.
Nende ajajuhtimise tüüpide erinevused ja sarnasused on toodud tabelis. 1.
Tabel 1 – Ajajuhtimise tüübid
Oma tundides räägime isiklikust ajaplaneerimisest. Kuid miski ei takista teil oma rolliülesannete täitmiseks või meeskonna tõhususe parandamiseks konkreetseid ajajuhtimise tehnikaid rakendamast.
Eelneva põhjal ei ole raske mõista, miks on olemas ja ei saa olla ühtset usaldusväärset ajajuhtimise süsteemi. Isiklik ajaplaneerimine on nagu individuaalne psühholoogia, seisukohti on sama palju, kui on inimesi. Seetõttu valige endale kõige mugavamad meetodid ja - kes teab! - võib-olla leiutate isegi oma.
Uurides erinevaid ajajuhtimise lähenemisviise, võime eeldada, et ajajuhtimisel on kolm põhiolemust - need on ajajuhtimise süsteemid, kontseptsioonid ja meetodid.
Ajajuhtimise kontseptsioon- see on teatud viis isikliku aja kasutamise efektiivsuse mõistmiseks ja tajumiseks, millest sõltub suuresti rahulolu isikliku ajaplaneerimisega.
Kontseptsioon sisaldab järgmisi elemente:
- ajaplaneerimise põhjus ja põhjus;
- aja juhtimise eesmärk;
- ajajuhtimise väärtused ja põhimõtted;
- ajajuhtimise filosoofia.
Kõigi nende koostisosade olemasolu ei ole selle sõna otseses tähenduses vajalik, kuid sageli on need kõik olemas, kas otseselt või kaudselt.
Üldiselt võib väita, et ajajuhtimise mõiste kujuneb sageli konkreetse autori poolt isiklike eluolude mõjul ning seda on tema töödes väga põhjalikult kirjeldatud. Kõigil mõistetel ei ole nende väärtuspõhise olemuse tõttu konkreetseid autoreid.
Aja juhtimise meetod— süstematiseeritud tegevuste jada, mis on suunatud konkreetse ajajuhtimise probleemi lahendamisele. Tavaliselt saab ajajuhtimise tehnikaid üksikasjalikult kirjeldada (erinevalt kontseptsioonidest) ja neil on konkreetne autor. Homogeensete ajajuhtimise meetodite kogumit nimetatakse ajajuhtimise lähenemisviisiks.
Ajajuhtimise süsteem- interakteeruvate elementide kombinatsioon, eriti ajajuhtimise kontseptsioon ja meetodid, mille eesmärk on saavutada teie eesmärk.
Ajahalduse eesmärkide seadmine
Tõhusa ajajuhtimise võti on selge arusaam, miks seda vaja on ja miks selle puudumine ebamugavust tekitab. Järgmises tunnis räägime tõhusast eesmärgi seadmisest seoses üksikute ülesannetega, nüüd aga saame rõhutada algselt seatud eesmärgi olulisust tuntud ütlusega: see, mis käib, tuleb ümber. Kõik populaarsemad ajajuhtimissüsteemid põhinevad nende loojate sügaval vajadusel nende järele.
Seega on Ameerika Ühendriikide ühe asutaja Benjamin Franklini (1706-1790) isikliku efektiivsuse süsteemi kohta teada, et kui ta oli veidi üle 20-aastane, otsustas ta pidada päevikut, et jälgida 13 peamise moraalse vooruse arendamine endas ( Franklin, B. Autobiograafia / B. Franklin. - M.: Moskva tööline, 1988. - 48 lk.). Ta seadis endale eesmärgiks saavutada moraalne täiuslikkus, mis pani tema elu kavandama sõna otseses mõttes iga minut, ja autobiograafia järgi otsustades saavutas ta selle edukalt. Teise eesmärgi poole püüdles Timothy Ferris, raamatu "Kuidas töötada 4 tundi nädalas ilma, et oleksite kellast kellani kontoris kinni, ja samal ajal elada kõikjal ja saada rikkaks" autor. Ja kui Ferrise "ajajuhtimine" koosnes tema "4-tunnisest töönädalast", siis Franklini iga päev oli hoolikalt planeeritud ja sisaldas vähemalt 8 tundi tööd. Näiteid on palju, kuid need kaks on juba üsna veenvad tõendid selle kohta, kui erinevad võivad läheneda teie isiklikule ajaplaneerimisele.
Teisisõnu, palju sõltub eesmärgist, mille seate oma individuaalset lähenemist ajajuhtimisele arendades.
Kuidas isiklikku ajajuhtimise eesmärki õigesti seada? Selleks tuleb vastata paarile lihtsale küsimusele harjutusest 1.1 ja selle vastused paberile kirja panna. Püüdke mitte varjata enda eest oma huvi tõelisi põhjuseid – võib-olla pole teil üldse ajaplaneerimist vaja, miks siis raisata aega selle omandamiseks?
Harjutus 1.1.
Vasta järgmistele küsimustele:
- Miks mind ajajuhtimine huvitab? Kirjutage oma vastus üles.
- Kas ma tean, mis eesmärgil pean oma aega juhtima? Kui jah, siis kirjuta üles oma eesmärk. Kui ei, siis mõelge see kõigepealt välja ja kirjutage see ikkagi üles.
- Kas ma tean, miks ma seda saavutada tahan? Kirjutage vastus sellele küsimusele enda jaoks üles.
- Lugege uuesti oma vastused küsimustele 1-3. Kas soovid jätkata ajajuhtimise õppimist, teades oma tõelisi motiive ajajuhtimise vastu?
Kui vastasid kahele esimesele küsimusele põhjalikult ja kahele viimasele jaatavalt, siis saame edasi minna. Enamik ajajuhtimise valdkonna eksperte soovitab igapäevase planeerimise käigus oma eesmärki regulaarselt seostada tegelike tegudega, mille jaoks peaks alati olema teie lähedal paber teie eesmärgiga.
Ajahalduse etapid: enne alustamist
Kui olete oma eesmärgi kindlaks määranud, võite alustada isiklikku ajajuhtimist. Kust alustada, küsite? Pöördugem Ameerika majandusteadlase ja ühe juhtiva juhtimisteoreetiku Peter Druckeri poole. Oma raamatus The Effective Leader kirjutab ta: „Minu tähelepanekute kohaselt ei torma kogenud juhid kohe oma probleeme lahendama. Nad alustavad pigem oma aja analüüsimisest kui planeerimisest – esmalt mõtlevad nad sellele, kuidas oma aega jaotada. Seejärel püütakse aega kontrollida, mille kõige olulisem element on raiskamise vähendamine. Lõpuks vähendavad nad oma “isiklikku” aega võimalikult suureks ja omavahel seotud plokkideks. Seega koosneb see protsess kolmest komponendist:
- aja salvestamine;
- aja planeerimine;
- aja konsolideerimine."
Tõepoolest, sa tead, mida tahad saavutada; aga kas sa tead, mis takistab sind praegu lihtsalt asju teisiti tegemast? Suure tõenäosusega ei. Üks lihtsamaid viise, kuidas mõista, kuhu teie aeg kaob, on vaadata oma praegust igapäevast struktuuri. Hankige endale väike abifail jooksvate asjade salvestamiseks (või hoidke seda käsitsi päevikus). See võib välja näha selline:
Ajaarvestuse ülesande edukaks sooritamiseks märgi kindlasti üles ülesande algus- ja lõpuaeg, kirjelda seda lühidalt ning märgi üles ka punktid, mis takistasid Sinu ülesande täitmist. Loomulikult saab ja tuleb seda lauda endale sobivaks kohandada. Näiteks võite lisada sinna eraldi veerud, et salvestada oma erilised harjumused või segajad (e-kirjade kontrollimine, suitsetamispaus, vestlus kolleegiga, teepaus, tähelepanu kõrvalejuhtimise kontrollimine suhtlusvõrgustikus jne), veerg teie enda hinnanguga kulutatud aja efektiivsus ( efektiivne / ebaefektiivne), aja jagamine töö ja isiklike ülesannete vahel jne. Lisaks võivad üksikute valdkondade jaoks ideid anda tulevased ajajuhtimissüsteemid ja nende komponendid, mida hiljem uurime.
Näiteks Vana-Rooma stoikute filosoof Lucius Annaeus Seneca valis oma esimeseks kirjaks Lucilile ajateemalise kirja:
LUCIUS ANNEUS SENECA
I täht (umbes aeg)
Lucilia tervitab Senecat!
Ainult aega tuleks kaitsta.
Ära lase õndsuse hetkedel teda ära varastada,
Tühjad hetked asjatutest koosolekutest.
Me veedame kogu oma elu äris, kuid mitte
Enamasti kasulikud, aga halvad...
Siis - jõudeolek ja ülejäänu -
Me pole aastaid ühtegi hetke välja nikerdanud.
Nimetad kedagi, keda tunned,
Kes teadis, et ta sureb iga tund?
Lõppude lõpuks ei ole surm kohutava kooma eelkäija,
A – kõigis, iga päev ja praegu.
Kõik on meile võõras, ainult aeg on meie!
Ja me ei hoolitse selle eest üldse:
Iga tuttav asendab tassi,
Ja me valame selle talle ääreni.
Püüan vältida üksikasjalikke kirju
(Miks nendes prügi pesta):
Lisaks sõltute "homsest",
Mida suurem on kontroll oma päeva üle.
Ma olen üllatunud, kui rumalad inimesed on
Ja kui tühine on nende tee mõttetus...
Nad annavad laenu - nad loevad iga rubla,
Ja keegi ei anna neile aega tagasi...
Need, mille peal sa terve päeva veetsid,
Nad ei tunne, et nad on võlgu!
Proovige kutsuda neid kõiki kättemaksuks:
Üks vastus: vabandust, ma ei saa!
Olen kulukas, arvutustes pedantne.
Ma tean: kellega ja kui palju ma kaotasin...
Lõppude lõpuks nõuab aeg rohkem tähelepanu,
Mis on populaarne kollane mineraal?
Rikkad on ainult need, kes on veidi rahul,
Kes ei kutsuks arste appi?
Ei saa aru, miks ta haige on...
Ärge unustage aega.
Ole tervislik.
Siin ei räägi Rooma filosoof mitte ainult ajaarvestuse kirjutamise tähtsusest, vaid ka kahest olulisest punktist, mis võivad olla teie tulevase tabeli väljad:
- Aja jagamine hästi kulutatud, halvasti kulutatud ja jõudeolekuks;
- Elatud aja täisväärtuslikkuse astme hindamine.
Harjutus 1.2.
Koostage oma aja registreerimise tabel oma praeguste ajajuhtimise teadmiste põhjal. Tehke seda vähemalt kolm päeva ja proovige seejärel oma käitumist analüüsida ja märkida, mida soovite muuta. Püüdke järgmistes tundides leida ajajuhtimise meetodeid, mis aitaksid teil seda soovi täita, ja proovige neid rakendada.
Vihje. Näete oma edusamme kõige paremini, kui hoiate kogu selle aja jooksul pidevalt arvutustabelit, märkides ära aja, millal teatud meetodit kasutama hakkasite.
Ajajuhtimine on järgmine ajahaldusülesannete plokk, mille juurde on soovitav edasi liikuda pärast seda, kui oled oma hetke ajakulu analüüsinud. Selles etapis peaksite mõistma, millistest ülesannetest soovite või peaksite põhiülesannete täitmiseks loobuma, kuidas ülesandeid ühe päeva jooksul jaotada ning vähendada ka ebaproduktiivset ajakulu.
Siin soovitab P. Drucker endalt esitada kolm küsimust ( Oleme neid veidi muutnud, et need sobiksid teie isikliku ajahaldusstiiliga ja algseid küsimusi saate lugeda 2. peatükist, Tunne oma aega.):
- Mis juhtub, kui seda üldse ei tehta (konkreetse juhtumi kohta)?
- Milliseid minu tegevusi saab keegi teine sama (või võib-olla suurema) eduga teha?
- Mida ma teen, mis kulutab minu aega ega tõsta oma efektiivsust?
Nendele küsimustele vastamine aitab teil ebavajaliku välja rookida ja keskenduda oma põhitegevustele. Teisisõnu, teie ajahaldus on siin prioriteediks ja optimeeritud. Õpid neid oskusi selle kursuse ühes järgmistest õppetundidest. Väärib märkimist, et enamikku sellel kursusel käsitletud meetoditest saab siin rakendada.
Mis puudutab aja konsolideerimist, siis see on ajajuhtimise üks viimaseid etappe: kui saate aru, mida täpselt peate oma eesmärgi saavutamiseks tegema, saate kõik ülesanded koondada ja seejärel nendega tegutseda.
Pange oma teadmised proovile
Kui soovite oma teadmisi selle tunni teemal proovile panna, võite sooritada lühikese testi, mis koosneb mitmest küsimusest. Iga küsimuse puhul võib õige olla ainult 1 variant. Pärast ühe valiku valimist liigub süsteem automaatselt järgmise küsimuse juurde. Saadud punkte mõjutavad vastuste õigsus ja täitmisele kulunud aeg. Pange tähele, et küsimused on iga kord erinevad ja valikud on erinevad.
Aja juhtimine, põhilised, eriti asjakohased reeglid.
Tõenäoliselt soovite teada, kuidas teenida Internetis pidevalt raha alates 500 rubla päevas?
Laadige alla minu tasuta raamat
=>>
Pole saladus, et me elame maailmas, kus sündmused, päevad, aastad asendavad üksteist suure kiirusega ja annavad sageli alla, sest tunned, et keerled nagu orav rattas ega jõua kunagi midagi teha.
Kui tihti soovid, et ööpäevas oleks vähemalt 30 tundi Ja kui sageli viib ajapuudus kasvavale rahulolematuseni eluga, iseendaga ning see on otsene tee depressiooni, kroonilise väsimussündroomi ja haigusteni.
Kas sellest olukorrast on väljapääs? Selgitame välja.
Aja juhtimine – kellel aega pole, hilineb. Kuidas teha kõike ühe päevaga
Kaasaegses maailmas on aeg peamine rikkus ja ressurss, mille õige kasutamine toob kaasa edu. Ja infoärimehe jaoks on aeg raha ja kui tabad end mõttelt, et istud 2-3 tundi arvuti taga, aga tegelikult pole oma internetiärile midagi kasuks teinud, siis võib seda võrdsustada raha kaotamisega.
Kui sellised mõtted tekivad iga päev, tähendab see, et iga päev kaotate raha. Ja seda olukorda tuleb muuta. Aeg on piiratud ressurss, kui kaotad selle täna, ei saa sa seda homme tagasi teha.
Ja üldiselt on igaühele meist antud teatud ajavahemik ja me ei saa seda limiiti ühegi raha eest tõsta. Nii et õppigem oma aega produktiivselt kasutama.
Kui palju asju on tegemata ja kui palju on veel tegemata. Nali.
Ja et nali ei muutuks igapäevaseks ballastiks, mis sind tagasi tõmbab, hakkame uurima võimalusi, kuidas päevaga kõike korda saata, kuidas oma peas asjad korda seada ja keha järjepideva tegevuste jadaga harjutada.
Aja juhtimine – aja juhtimine
On olemas spetsiaalne õpetus – ajajuhtimine, mis õpetab tehnikaid oma aja õigeks juhtimiseks. Toimub suur hulk ajajuhtimise teemalisi koolitusi ja seminare.
Ajajuhtimises on eraldi valdkonnad: naiste ajaplaneerimine, laste ajaplaneerimine, juhtide ajaplaneerimine ja isegi ekstreemne ajaplaneerimine.
Kui arvate, et ajapuuduse ja sellega hakkamasaamise probleem on ainult meie aja probleem, siis see pole nii. Nii loodi 20. sajandi 20ndatel terved instituudid, mis uurisid töö teaduslikku korraldust ja aja tõhusat kasutamist.
Loodi keskne tööinstituut, mille direktoriks sai A.K. Gastev. Bioloog A. A. meetod oli tuntud. Lyubishchev - ajastus, mis seisneb inimese konkreetsele tegevusele kulutatud aja analüüsimises ja oma aja kõige tõhusama juhtimise väljatöötamises.
Ajajuhtimise osakond
Siin on ka ajajuhtimise osakond, mis avati täna 2007. aastal Synergy Finants- ja Tööstusülikooli baasil.
Tänapäeval on tõhus ajaplaneerimine oluline valdkond ja vajalikud teadmised, ilma milleta ei saa ehitada edukat äri, mis on väga oluline, sh alustavatele infoärimeestele.
Infoärimehe ja tegelikult iga Interneti kaudu äri ajava inimese ülesanne on ju vabadus, see tähendab võimalus veeta rohkem aega tehes seda, mida armastab, olla perega, reisida ja siin ei saa. teha ilma ajaplaneerimisoskusteta.
Tahan teid kohe hoiatada, ärge lootke, et pärast hunniku populaarsete ajaplaneerimise raamatute lugemist saate kohe oma elu korraldada nii, nagu soovite.
Jah, järk-järgult see juhtub, kuid kõigepealt peate kõvasti tööd tegema. Selleks peate omandama oskuse - tavapäraste toimingute oskuse, mis säästab palju aega ja võimaldab teil teha kasulikumaid toiminguid, eristada olulist teisest ja valida prioriteete.
Aja juhtimine ehk kuidas tööl kõike ühe päevaga hallata. Aja juhtimine juhtidele, naistele, lastele
Tema moto on, et oleks aega elada ja töötada. Aja korraldamisel pöörab Gleb Arhangelsky suurt tähelepanu puhkuse korraldamisele. Ja nii pausid tööpäeva jooksul kui ka puhkus ja isegi uni. Uskumine, et korralik puhkus tõstab tootlikkust.
Kuulsal infoärimehel on raamat “Extreme Time Management”, mida on lihtne Internetist alla laadida. Soovitan lugeda.
Elektroonilisel kujul saab Nikolai Mrotškovski ja Aleksei Tolkatšovi raamatu “Ekstreemne ajajuhtimine” alla laadida, klõpsates lingil ja klõpsates allolevat suhtlusvõrgustiku nuppu
Nikolai Mrotškovski raamatu olemus seisneb selles, et kerges, pealetükkimatus vormis kirjeldatakse seda nii, et nädalaga muudab oma elu kaotaja Gleb, kes ei jõua elus midagi ette võtta, eduka naabri Maxi juhendamisel.
Pealegi muutub Gleb kõigis valdkondades, tööl, sugulastega, tüdrukutega, järgides Maxi soovitusi ja muutub edukamaks.
Raamatut on lihtne lugeda, kuna see on kirjutatud kunstilises stiilis.
Enda jaoks sõnastasin pärast erinevate autorite ajaplaneerimise teemaliste teoste uurimist järgmised reeglid, millest püüan kinni pidada.
Aja juhtimise reeglid
Esimene ajajuhtimise reegel
Otsustage, mida soovite ja miks seda vajate. Sea eesmärgid. Tuleb märkida, et eesmärgid peavad olema reaalsed, isegi kui teil on neid mitu, voolab üks teiseks, kuid peate täpselt teadma, kuidas neid eesmärke saavutada.
Teine ajajuhtimise reegel
Planeerivad. Teen seda markertahvlil, mis on töötamise ajal silme ees. Kirjutan, mis tuleb teha järgmisel päeval enne magamaminekut. Markerlaud on jagatud kahte veergu.
Vasakul on veerg raskete ülesannetega, paremal pehmete ülesannetega, see tähendab teisejärguliste ülesannetega.
Raskete ülesannete hulka paneme järgmiseks päevaks kohustusliku ülesande, mida ei saa teha, kui muidugi ei juhtu vääramatu jõud (naine sünnitab, naabrid ujutatakse üle, meteoriit kukub majale, auto varastatakse) .
Muide, teie lemmikmeeskonna jalgpallimäng teie plaane ei muuda. Peate ülesande täitma ja kõik. Teistmoodi ei saagi olla.
Või lisage oma nimekirja ka jalgpall. Asi on selges planeerimises ja teostusoskuste arendamises.
Täitmisaja osas range ülesanne ei tohiks võtta rohkem kui pool päeva. Sellega seoses on vaja realistlikumalt hinnata töö mahtu.
See tuleb kogemusega ja seda ei saa raskeks nimetada. Kui probleemi lahendamine nõuab mitut tegevust, siis on parem jagada see etappideks. Miks on parem markertahvlile kirjutada?
See on mugav, kui teie silme all on alati prioriteetne ülesanne. Kui töö on tehtud, pesed seda rahulolevana.
Väikeste saavutuste tähistamine
Ja kõige suurem põnevus on see, kui õhtul on ees täiesti puhas tahvel, millele on ruumi järgmiseks päevaks tegemised kirja panna. See tähendab, et motivatsioonitreeneritel on edutreeningu jaoks isegi kohustuslik tingimus - väikeste saavutuste tähistamine.
Seega, pisiasju tähistades, väikseid probleeme lahendades sööme tükikesi suurest elevandist – meie globaalsetest eesmärkidest, mille poole püüdleme.
Eelnevalt kirjutasin infoärimehest, kellel on kasulik motivatsioonivideo, kus ta räägib, kuidas süüa suurt elevanti. Vaadake seda videot, see on muljetavaldav.
Planeerimine peaks toimuma õigel ajal, sest mis mõtet on, kui teed kõik, mis plaanid, aga samal ajal jätad end ilma unest ja tervisetegevusest.
Seetõttu peavad plaanid olema realistlikud ja teostatavad ettenähtud tööaja piires. Jah, see on võimalik, sest kui teil on selge tegevuskava, ei sega teid plaanimata asjad, mis tähendab, et saate kõigega hakkama.
Lõppude lõpuks, kui analüüsite, kui palju aega kulub suhtlusvõrgustikes suhtlemisele, ICQ-le, suitsetamispausidele, pausidele, segamisele muudel teemadel, siis selgub, miks teil pole aega midagi teha.
Kontrollige oma e-posti ja sotsiaalmeedia lehti üks kord hommikul ning ärge olge tühja kirjavahetusega. Igaüks, kes ei planeeri, jääb alati graafikust maas, segab tähelepanu ebaolulistest ülesannetest ja on läbikukkumine, süüdistades teisi, kuigi asja mõte on suutmatus oma tööd korraldada.
Teine ajaplaneerimise reegel osutus täpselt sama üksikasjalikuks. Liigume edasi kolmanda reegli juurde, mis on edukate inimeste väga oluline reegel – prioriteetide seadmise reegel.
Kolmas ajajuhtimise reegel
Jaotame kõik ülesanded nende tähtsuse järgi. Üleval on meil kõige olulisemad asjad ja seejärel teisejärgulised. Kõige tähtsamad asjad teeme ära hommikul.
Mitte lihtsalt tehtav või kiirelt tehtav ülesanne, vaid tänaseks kõige olulisem. See on väga tähtis.
Kuulsa ärikonsultandi (kelle eduloo kohta saate blogis artiklit lugeda) on isegi reegel "söö konn ära".
Lihtsamalt öeldes, kui sa tegid päeva alguses kõige raskema ülesande (sõid ära konna), siis on hiljem palju lihtsam, sest kõige ebameeldivam on sinuga juba juhtunud.
Nii töötab siin ka David Eisenhoweri maatriks ehk ruut. Mõte seisneb selles, et kõik asjad on jagatud nelja rühma: olulised ja kiireloomulised, olulised ja mittekiireloomulised, ebaolulised ja kiireloomulised, ebaolulised ja mittekiireloomulised.
Lisaks juhtub, et mõned ebaolulised või kiireloomulised asjad, nagu öeldakse, lahustuvad ehk kaotavad oma tähtsuse mitmel teist sõltumatul põhjusel ja te lihtsalt ei pea neid enam tegema.
Siinkohal tuleb ka mainida, et pead enda jaoks paika panema nimekirja nendest asjadest, mis sind üldse eesmärgile lähemale ei vii, vaid võtavad sinu aja.
Parem on teha sellistest asjadest nimekiri ja järk-järgult oma päeva analüüsides lisada sellesse aina uusi asju, millest saab ära öelda.
Ka kolmas ajajuhtimise reegel ei tulnud meile hästi välja, kuna see on väga oluline ja nõuab järelemõtlemist. Liigume edasi neljanda ajajuhtimise reegli juurde.
Neljas ajajuhtimise reegel
Kord ja edu äris tähendab korda teie töökohal. Jah, jah, seos on otsene. Mõelge, kui palju aega kulutate arvutis vajaliku paberi või faili otsimisele.
Korraldage oma töökoht nii, et teile meeldiks seal viibida.
Kuvan kõik programmi otseteed ülemisel horisontaalsel real ja panen prügikasti otsetee paremasse allossa. Mul pole midagi peale selle pluss ilma ja aja vidina.
Ütlete, et teil on palju programme ja ikoonid mahuvad vaevu viiele reale. See tähendab, et teil peaks olema kaks või kolm kausta: kaust brauserite, oluliste programmidega ja kaust harva kasutatavate programmidega.
Enamiku otseteid saab paigutada nendesse kaustadesse ja vajadusel saate neid avada kausta avamisega.
Vaadake ekraanipilti, kuidas see minu arvutis välja näeb. Ekraanipilt on klõpsatav ja seda saab suurendada.
Nii vabanete segadusest töölaual ja segadusest peas. Ilma korrata ole kindel, et peas on kindlasti segadus.
Kunagi oli mu töölaud hoopis teistsugune. Tänu “Antikasha peas” koolitusele, mis aitas mul mõista korra tähtsust.
Minul pole mitte ainult häid hinnanguid koolituse “Antikasha peas” kohta, vaid ka minu partnerid räägivad positiivselt sellest, mis kasu neile pärast koolituse läbimist on.
Ja liigume edasi ajajuhtimise viienda reegli juurde.
Ajajuhtimise viies reegel
Ärge unustage kasutada oma reisiaega näiteks sõitmiseks või millegi ootamiseks.
Audioraamatuid saate kuulata autoroolis või ühistranspordis. Näiteks Nikolai Mrotškovski “Ekstreemne ajajuhtimine” või Gleb Arhangelski “Ajasõit. Kuidas on aega elada ja töötada.
Ja rakendage nõuandeid töökohal ellu.
Kuues ajajuhtimise reegel
Kui keegi suudab teie ülesande täita väiksemate kuludega kui sina ise, delegeerige see ülesanne talle. Ajahaldussüsteemis nimetatakse seda delegeerimismeetodiks.
Näiteks saate ajaveebi pidamisel anda mõned artiklid copywriteritele kirjutada. Lugege artiklit selle kohta, kus on lingid sisuvahetusele. Seal saate tellida artikli.
Seitsmes ajajuhtimise reegel
Kasutame oma äri ülesehitamisel teaduslikku lähenemist, nimelt Pareto seadust. See seisneb selles, et 20% pingutustest viivad 80% tulemusteni ja ülejäänud 80% pingutustest 20% tulemustest.
Seega keskendume esimesele 20% jõupingutustele. Näiteks toome välja need kliendid või juhtumid, mis toovad 80% kasumist ja keskenduvad nende elluviimisele.
Kui olete kihlatud, tehke seda, mis teile raha toob. Ülejäänud aja jooksul saate tegeleda ajaveebi, SEO optimeerimise, reklaamimise ja ajaveebi reklaamimisega.
Kaheksas ajajuhtimise reegel
Armasta ennast, anna endale sooritatud ülesannete eest boonuseid. Pealegi, olgu need hüved mitte suure äri lõpus, vaid keskel või isegi alguses, ette.
Parimad ajajuhtimise raamatud
Esitan valiku kasulikke ajajuhtimise raamatuid.
- David Allen: Asjade tegemine. Stressivaba produktiivsuse kunst"
- Gleb Arhangelski "Ajasõit"
- Brian Tracy "Jäta vastik, söö konn ära"
- Tracy "Tõhus ajajuhtimine"
- "Hallake oma aega"
- Matthew Edlung Aeg on raha. Kuidas aega allutada ja enda kasuks tööle panna: äris, loovuses, isiklikus elus"
- Julia Morgenstern “Ajajuhtimine. Oma aja ja elu planeerimise ja juhtimise kunst"
- Steve Prentice "Integreeritud ajahaldus"
- Don Aslett, Carol Cartaino “Kuidas juhtida elu ja tööd”
- Lothar Seiwert “Sinu aeg on sinu kätes”
- "Kindel ajajuhtimine"
- Timati Ferris “Kuidas töötada 4 tundi nädalas ja mitte olla kellast kellani kontoris kinni, elada igal pool ja saada rikkaks”
- Alan Lakein "Kunst sammu pidada"
- Regina Leeds “Täielik tellimus. Nädalaplaan tööl, kodus ja peas valitseva kaosega toimetulemiseks"
- Carrie Gleason „Tööta vähem, saavuta rohkem. Isikliku tõhususe programm"
Kuidas vastata järgmistele intervjuu küsimustele: Kuidas sa oma aega sisustad? Kuidas planeerite oma tööpäeva? Milliseid tehnikaid ja meetodeid te planeerimisel kasutate? Tooge näiteid selle kohta, kuidas kasutate ajajuhtimise oskusi ülesande edukaks täitmiseks.
Kõik vastused neile küsimustele leiate selle artikli lugemisest.
Mis on ajajuhtimine?
Aja planeerimine- see on teadmiste, oskuste ja võimete kogum, tänu millele inimene teab, kuidas seada prioriteete, planeerib täpselt oma aega, suurendades seeläbi oma isiklikku produktiivsust tööaja korraldamisel.
"Kuni te ei saa oma aega hallata, ei saa te juhtida midagi muud." Peter Drucker
- Perfektsionism
- Prokrastineerimine
- Teadmiste puudumine
- Vajalike tööriistade ja ressursside puudumine
1. Perfektsionism muudab ülesannete õigeaegse täitmise väga keeruliseks. Paljud inimesed usuvad, et see omadus on tugevus, kuid just pidev täiuslikkuse soov ja rahulolematus saavutatud tulemustega on üks ebaefektiivse ajakasutuse põhjusi. Leides võimalusi leppida "tegeliku" tulemusega "ideaalse" asemel, säästate oluliselt ressursse muude asjade jaoks. On väljend: “perfektsionism on kurja”, see kõik on muidugi üsna suhteline ja igas individuaalses olukorras saab seda isiksuseomadust erinevalt hinnata, kuid kahtlemata ajaplaneerimise raames: perfektsionism on KURJ!
2. Prokrastineerimine- asjade pidev edasilükkamine hilisemaks, soovimatus teatud kohustusi täita. Sõna "HOmme" domineerib töötajate edasilükkamise sõnavaras. Steve Jobs ütles selliste inimeste kohta väga hästi: "Vaesed, ebaõnnestunud, õnnetud ja ebaterved on need, kes kasutavad sageli sõna "homme".
Ma ei saa teid päästa perfektsionismist ja venimisest, minu eesmärk on anda teadmisi, pakkuda parimaid tehnikaid ja meetodeid ning tutvustada teile ajaplaneerimise oskuste omandamiseks vajalikke ressursse ja tööriistu. Kas kasutate saadud teavet või mitte - kõik sõltub ainult teie soovist. Kuid pärast selle artikli lugemist ei ole te enam kunagi endine.
Esiteks soovitan teil määrata oma ajaplaneerimise oskused. Üle andma
Kognitiivne dissonants seisneb selles, et ühelt poolt ei saa me aega kui sellist kontrollida. Lõppude lõpuks on aeg, mida me ei saa kontrollida, ja tundub, et aeg kontrollib meid, mitte meie. Oleme harjunud tajuma aega kui midagi igavest ja piiramatut. Tundub, et seda on alati palju. Teisest küljest on aeg üks väärtuslikumaid ressursse, mis meil kõigil on. Oluline on mõista, et ajal on omad piirid, iga päev on teatud mahutavusega anum, mille täidad tegemistega. Võite selle täita kasutute asjadega või asjadega, mis sobivad teie ülesannete täitmiseks ja viivad teid lõpliku eesmärgini.
Saame kontrollida iseennast, seda, kuidas oma päeva planeerime ja kuidas oma tööaega veedame. Selle ressursi intelligentne, produktiivne ja ökonoomne kasutamine on oluline osa töötaja hinnangust.
Aja tõhusust saab saavutada kahel viisil:
- Saavutage aja säästmisega olulisi tulemusi. See tähendab, et teate, kuidas ülesannet minimaalse ajaga täita.
- Tõhus tööaja planeerimine vähendab teie sooritatavate ülesannete hulka ja mahtu.
Selles artiklis olen koostanud kuue parima ajajuhtimise tehnika kokkuvõtte. Nende abiga saate õppida planeerima ja kontrollima oma prioriteetseid ülesandeid igapäevaselt.
Kuidas õppida oma aega juhtima?
6 parimat ajajuhtimise meetodit:
- Pareto põhimõte
- Eisenhoweri maatriks
- Mõttekaardid
- Franklini püramiid
- ABCD meetod
- Söö kõigepealt konn
1. Pareto printsiip
Pareto põhimõte ütleb, et väike osa põhjustest, pingutustest ja investeeringutest vastutab suure osa tulemuste eest. Selle põhimõtte sõnastas Itaalia majandusteadlane Vilfredo Pareto 1897. aastal ja sellest ajast alates on seda kinnitanud kvantitatiivsed uuringud erinevates eluvaldkondades:
20% pingutusest annab 80% tulemustest
Pareto põhimõtet ajajuhtimise valdkonnas saab sõnastada järgmiselt: 80% tulemuse saamiseks piisab ligikaudu 20% pingutusest ja ajast.
Kuidas täpselt kindlaks teha, millisest pingutusest piisab hea tulemuse saavutamiseks? Kujutage ette, et otsite raamatust vastuseid küsimustele, mis teid huvitavad. Vaadeldava põhimõtte kohaselt leiate 80% vajalikust teabest 20% tekstist. Kui tead täpselt, mis sind huvitab, võid raamatut kiiresti lehitseda ja ainult üksikuid lehekülgi hoolikalt läbi lugeda. Nii säästate 80% oma ajast.
2. Eisenhoweri maatriks
See on ilmselt tänapäeval kõige kuulsam ajajuhtimise kontseptsioon, mis võimaldab prioriteedid seada. See tehnika, mille loomine on omistatud Ameerika kindralile Dwight Eisenhowerile, võimaldab teil asju sorteerida nii nende kiireloomulisuse kui ka tähtsuse järgi. Kõik mõistavad, et ühe aja jooksul saab täita vaid piiratud arvu ülesandeid. Mõnikord, ilma tööd kahjustamata, ainult üks. Ja iga kord, kui peame otsustama, MIS TÄPSELT? Ameerika president Dwight Eisenhower jagas oma asju planeerides oma asjad mitmesse olulist kategooriasse.
Kooskõlas niinimetatud Eisenhoweri maatriksiga on vaja iga juhtum liigitada ühte neljast diagrammil näidatud tüübist.
Eisenhoweri maatriks
Ülesande tähtsuse määrab see, kui palju selle elluviimise tulemus teie ettevõtet mõjutab. Ja kiireloomulisuse määravad korraga kaks tegurit: esiteks, kui kiiresti see ülesanne tuleb täita, ja teiseks, kas selle ülesande täitmine on seotud konkreetse kuupäeva ja kellaajaga. Prioriteetide seadmist mõjutavad olulisus ja kiireloomulisus koos.
Vaatame lähemalt, milliseid juhtumeid saab nelja tüübi alla liigitada.
I tüüp: "oluline ja kiireloomuline".
Need on asjad, mille õigeaegse lõpetamata jätmine toob teie ettevõttele kaasa märkimisväärse kahju (näiteks litsentside uuendamine, maksuaruannete esitamine jne). Teatud osa selliseid juhtumeid on paratamatult iga inimese elus. Eelneva ettevalmistusega (II tüüp loeb - “tähtis, kuid mitte kiireloomuline”) saab aga paljusid kriise ära hoida (näiteks õigusteadust õppides, mõjukate inimestega häid suhteid arendades).
Need võivad olla ka tähtajalised projektid või erakorralised projektid. Näiteks terviseprobleemide tõttu arsti juures käimine, artikli esitamine ajakirjale rangeks tähtajaks või uuringu tulemuste raporti koostamine. Meil pole siin valikut. Selle rühma töö tuleb ära teha, punkt. Vastasel juhul tekivad tõsised probleemid.
II tüüp: "oluline, kuid mitte kiireloomuline".
Need on asjad, mis on suunatud tulevikule: koolitus, paljutõotavate äriarenduse valdkondade õppimine, seadmete täiustamine, tervise ja jõudluse taastamine. Tegevused, mis viivad teie strateegilise eesmärgini. Näiteks õppige võõrkeelt, et kolida tööle teise, paljutõotavamasse organisatsiooni. See puudutab ka probleemide ennetamist – enda heas füüsilises vormis hoidmist. Kahjuks jätame sellised asjad sageli tähelepanuta ja jätame nende lahendamise tahaplaanile. Selle tulemusena ei õpita kunagi keelt selgeks, sissetulekud ei kasva, vaid vähenevad, tervis on ohus.Neil asjadel on huvitav omadus - kui neid pikka aega tähelepanuta jätta, siis muutuvad need Oluliseks - Kiireks. Lõppude lõpuks, kui te ei käi vähemalt kord aastas hambaarsti juures, muutub varem või hiljem kiireloomuline visiit tema juurde vältimatuks.
III tüüp: "pole oluline, kuid kiireloomuline."
Paljud neist asjadest ei anna teie elule palju väärtust. Teeme neid ainult sellepärast, et need juhtuvad meiega (pikk telefonivestlus või posti teel tulnud kuulutuse uurimine) või harjumusest (näituste külastamine, kus pole enam midagi uut). See on lihtsalt seesama igapäevane rutiin, mis võtab palju meie aega ja energiat.
IV tüüp: "pole oluline ega kiireloomuline".
Need on kõikvõimalikud viisid "aja surnuks löömiseks": alkoholi kuritarvitamine, "kerge lugemine", filmide vaatamine jne. Me kasutame seda sageli siis, kui meil ei jätku jõudu produktiivseks tööks (mitte segi ajada tõelise puhkusega). ja suhtlemine lähedaste ja sõpradega – väga olulised asjad. See on meie aega sööv ööliblikas.
Püüdes oma ettevõtte edu poole, proovite esmalt täita asju, mille olete määratlenud "olulistena" – esmalt "kiireloomulised" (I tüüp) ja seejärel "mittekiireloomulised" (II tüüp). Ülejäänud aja saab pühendada asjadele, mis on kiireloomulised, kuid mitte olulised (III tüüp).
Tuleb rõhutada, et suurem osa töötaja tööajast peaks kuluma "olulistele, kuid mitte kiireloomulistele" asjadele (II tüüp). Siis hoitakse ära paljud kriisiolukorrad ning uute äriarenguvõimaluste tekkimine ei ole teile enam ootamatu.
Kui hakkate seda süsteemi esimest korda prioriteetide seadmiseks kasutama, soovite tõenäoliselt liigitada paljud neist üksustest "olulisteks". Kogemuste omandades hakkate aga konkreetse asja olulisust täpsemalt hindama. Prioriseerimissüsteemi kasutamise õppimiseks kulub veidi aega. Kust seda saada? Tõenäoliselt klassifitseerite ajajuhtimise tehnikate omandamise töö "oluliseks, kuid mitte kiireloomuliseks".
Stephen Covey (rahvusvahelise bestselleri “The Seven Habits of Highly Effective People” autor) piltlikus väljenduses tuleb leida aega “sae teritamiseks”, siis läheb küttepuude valmistamine kiiremini.
Tähendamissõna
Üks mees nägi metsas puuraiujat, kes suure vaevaga täiesti nüri kirvega puud maha raiumas. Mees küsis temalt:
- Kallis, miks sa oma kirvest ei terita?
- Mul pole aega kirvest teritada - ma pean hakkima! - ohkas puuraidur...
Seetõttu peate oma tegevuste planeerimiseks "vabatahtlikult" eraldama teatud aja, keeldudes vähem oluliste asjade tegemisest. Kui saate seda teha, saate kasutada oma uusi oskusi, et järgmisel korral veelgi rohkem aega vabastada ja kasutada seda rohkem õppimiseks. Seega, kui otsustate oma töö tõhusust parandada, vabastate järk-järgult aega isikliku tootlikkuse arendamiseks.
Prioriseerimise kriteeriumid
Tavaliselt peame konkreetse ülesande olulisust hinnates oluliseks ennekõike neid asju, mis on vaja kiiresti (ehk “eile”) ära teha. Täitmata ülesannete ja lubaduste kuhjumine tekitab teie ettevõttes probleeme ja tekitab ka teie jaoks isiklikult ebameeldivaid tundeid. Just nende "kiireloomuliste" asjadega püüame kõigepealt tegeleda. Kuid kiireloomulisus ei tohiks olla ainus tegur ülesannete nimekirja koostamisel ja nende täitmise järjekorra määramisel.
Kogemused on näidanud, et kuigi paljude kiireloomuliste asjade tegemine (või tegemata jätmine) ei mõjuta teie ettevõtet kuigi palju, on palju mittekiireloomulisi asju, mis võivad panna aluse tulevasele edule. Seetõttu tuleb lisaks kiireloomulisusele mõelda, kui palju see või teine asi ettevõtte edukust mõjutab, st määrata ja arvestada selle tähtsust.
3. Mõttekaardid
See on Tony Buzani areng – kuulus kirjanik, lektor ja konsultant intelligentsuse, õppimispsühholoogia ja mõtlemisprobleemide alal. Fraasist “Mõttekaardid” on ka selliseid tõlkeid nagu “Mõttekaardid”, “Mõttekaardid”, “Mõttekaardid”.
Mõttekaardid on meetod, mis võimaldab teil:
Tõhusalt struktureerida ja töödelda teavet;
mõelge oma loomingulise ja intellektuaalse potentsiaali abil.
See on väga ilus tööriist probleemide lahendamiseks nagu ettekannete pidamine, otsuste tegemine, oma aja planeerimine, suurte infomahtude meeldejätmine, ajurünnak, eneseanalüüs, keeruliste projektide arendamine, personaaltreening, areng jne. 
Kasutusvaldkonnad:
1. Esitlused:
lühema ajaga annate rohkem teavet, samal ajal kui teid mõistetakse ja mäletatakse paremini;
ärikohtumiste ja läbirääkimiste pidamine.
2. Planeerimine:
ajaplaneerimine: plaan päevaks, nädalaks, kuuks, aastaks...;
keeruliste projektide arendamine, uued ettevõtted...
3. Ajurünnak:
uute ideede genereerimine, loovus;
keeruliste probleemide kollektiivne lahendamine.
4. Otsuste tegemine:
selge nägemus kõigist plussidest ja miinustest;
tasakaalustatum ja läbimõeldum otsus.
4. Franklini püramiid
See on valmis planeerimissüsteem, mis aitab teil oma aega õigesti juhtida ja eesmärke saavutada. Benjamin Franklin (1706-1790) – ameeriklane. joota aktivist B. Franklinit eristas fantastiline töövõime ja ainulaadne eesmärgitunne. Kahekümneaastaselt tegi ta plaani, kuidas oma eesmärgid elu lõpuni täita. Kogu oma elu järgis ta seda plaani, planeerides selgelt iga päeva. Tema plaani oma eesmärkide saavutamiseks nimetatakse "Franklini püramiidiks" ja see näeb välja umbes selline: 
1. Püramiidi vundament on peamised eluväärtused. Võib öelda, et see on vastus küsimusele: "Mis missiooniga sa siia maailma tulite?" Mida sa elult saada tahad? Millise jälje tahad maa peale jätta? Arvatakse, et planeedil ei ela isegi 1% inimestest, kes sellele tõsiselt mõtleksid. Teisisõnu, see on teie unistuse suunas suunav vektor.
2. Eluväärtustest lähtuvalt seab igaüks endale globaalse eesmärgi. Kelleks ta siin elus saada tahab, mida plaanib saavutada?
3. Eesmärkide saavutamise üldplaan on konkreetsete vaheeesmärkide fikseerimine teel globaalse eesmärgi saavutamise poole.
4. Ühe kolme, viie aasta plaani nimetatakse pikaajaliseks. Siin on oluline kindlaks määrata täpsed tähtajad.
5. Plaan kuuks ja seejärel nädalaks on lühiajaline plaan. Mida läbimõeldum see on, mida sagedamini analüüsite ja kohandate, seda tulemuslikum on töö.
6. Viimane punkt eesmärkide saavutamise osas on plaan igaks päevaks.
5. ABCD meetod
ABCD-meetod on tõhus viis ülesannete tähtsuse järjekorda seadmiseks, mida saate iga päev kasutada. See meetod on lihtne ja nii tõhus, et kui seda regulaarselt ja asjatundlikult kasutada, võib see tõsta teid oma tegevusvaldkonna kõige produktiivsemate ja produktiivsemate inimeste hulka.
Meetodi tugevus on selle lihtsus. See toimib järgmiselt. Alustuseks koostate nimekirja kõigest, mida peate järgmise päeva jooksul tegema. Mõelge paberile.
Pärast seda panete iga loendi üksuse ette tähe A, B, C, D või D.
Probleemi tüüp "A" on määratletud kui asja, mis on antud ajahetkel kõige olulisem, mida peate tegema või riskite tõsiste tagajärgedega. A-tüüpi ülesanne võib olla tähtsa kliendi külastamine või ülemusele aruande kirjutamine. Need ülesanded esindavad teie elu tõelisi, küpseid konni.
Kui teie ees on rohkem kui üks A-ülesanne, määrate need prioriteediks, märkides need A-1, A-2, A-3 jne. Ülesanne A-1 on suurim ja koledaim konn. kõik, millega peate tegelema.
Probleemi tüüp "B" on määratletud kui see, mida peaksite tegema. Sellegipoolest on selle rakendamise või mittejärgimise tagajärjed üsna kerged. Sellised ülesanded pole teie elus midagi muud kui kullesed. See tähendab, et kui sa ei tee vastavat tööd, on keegi rahulolematu või seatud ebasoodsasse olukorda, kuid igal juhul ei ole nende ülesannete olulisus ligilähedane A-tüüpi ülesannete tasemele. B-tüüpi ülesande sisuks võib olla helistamine vähem kiireloomulisel teemal või meilide mahajäämuse läbimine.
Reegel, mida peaksite järgima, on järgmine: ärge kunagi alustage B-tüüpi ülesannet, kui teil on A-ülesanne veel lõpetamata. Ärge kunagi laske kullestel end segada, kui suur "konn" ootab oma saatust, et teda ära süüakse!
Probleemi tüüp "B" on määratletud kui midagi, mida oleks suurepärane teha, kuid millelt ei tohiks oodata tagajärgi, olenemata sellest, kas teete seda või mitte. B-tüüpi ülesanne võib olla sõbrale helistamine, tassi kohvi joomine, kolleegiga lõunatamine või tööajal mõne isikliku asja ajamine. Seda tüüpi "sündmused" ei mõjuta teie tööd absoluutselt.
Probleemi tüüp "G" väärtustatakse kui tööd, mida saad kellelegi teisele määrata. Sel juhul kehtib reegel, et peaksite delegeerima teistele kõik, mida nad saavad, vabastades sellega aega A-tüüpi ülesannete täitmiseks, mida saate täita ainult teie.
Probleemi tüüp "D" tähistab tööd, mille saab oma ülesannete nimekirjast täielikult eemaldada. See võib olla ülesanne, mis oli varem oluline, kuid nüüd pole enam asjakohane nii teie kui ka teiste jaoks. Sageli on see töö, mida teete päevast päeva kas harjumusest või sellepärast, et leiate sellest rõõmu.
Pärast seda, kui olete kandideerinud ABCD meetod oma igapäevaste ülesannete nimekirja, olete oma töö täielikult organiseerinud ja loonud aluse olulisemate ülesannete kiiremaks täitmiseks.
Kõige olulisem tingimus, et ABCD meetod teie jaoks tõesti toimiks, on järgida järgmist nõuet: alustage viivitamata ülesannet A-1 ja seejärel töötage selle kallal, kuni see on täielikult täidetud. Kasutage oma tahtejõudu, et alustada ja jätkata tööd enda jaoks hetkel kõige olulisema ülesandega. Haarake oma suurimast "konnast" ja "sööge" see peatumata kuni viimase hammustuseni.
Võimalus analüüsida oma päevaülesannete nimekirja ja tõsta esile ülesanne A-1 on lähtepunktiks oma tegevustes tõeliselt suure edu saavutamiseks, tõstab teie enesehinnangut, täidab teid austuse ja enesetundega. uhkust oma saavutuste üle.
Kui teil tekib harjumus keskenduda täielikult oma kõige tähtsamale ülesandele, st ülesandele A-1 - teisisõnu oma peamise "konna" söömisele -, õpite tegema kaks korda või isegi kolm korda sama palju kui ümbritsevad inimesed. sina.
6. Söö kõigepealt konn ära
Üleminek raskelt lihtsale
Olete ilmselt kuulnud seda küsimust: "Kuidas sa sööksid elevanti?" Vastus on muidugi "tükk tüki haaval". Kuidas sööksite oma suurimat ja vastikut "konna"? Samamoodi: jagate selle konkreetseteks samm-sammulisteks toiminguteks ja alustate algusest.
Alustage oma tööpäeva kõige raskema ülesandega ja lõpetage see nii kiiresti kui võimalik. See aitab teil mõista, et teil on veel palju teha ja teie tööpäeva aeg on piiratud. Kui teete kõigepealt kõige raskema asja, tunnete end tohutult rahul. Kasutage seda reeglit iga päev ja näete, kui palju energiat saate ja kui tõhusalt teie tööpäev möödub. Probleemse ülesande pidev edasilükkamine päeva lõpuni tähendab, et mõtled sellele ülesandele siiski terve päeva ja see takistab sul keskenduda muudele ülesannetele! Sööge kõigepealt konn ja seejärel sööge elevanti tükkhaaval!
Aja planeerimise tööriistad
Planeerige oma iga päev ette.
Planeerimise kaudu liigume
tulevik olevikku ja seeläbi meil
võimalus midagi ette võtta
tema kohta juba praegu
Alan Lakin
"Planeerijate" peamised põlvkonnad
Tänapäeval tuntud tööaja korraldamise tehnoloogiad ja vahendid võib jagada mitmeks põlvkonnaks - erinevused on siin info salvestamise põhimõtetes ja kasutustehnoloogias.
Kuni 20. sajandini toimus tööaja planeerimine primitiivsete meetoditega: memod, ülesannete nimekirjad jne. Eelmise sajandi alguses levisid koos ettevõtluse arenguga uued tööriistad, mis muutsid juhi töö lihtsamaks. aega planeerida.
Idee kohandada kodukalender kontoritööks tekkis 19. sajandil ja teostus lauakalendri kujul 1870. aastal. Iga päeva kohta eraldati üks kalendrileht, millele märgiti kuupäev, päev, kuu ja aasta. Märkmete jaoks vaba ruumi olemasolu võimaldas teha vajalikke märkmeid: läbirääkimised, koosolekud, kulud, koosolekud. Pea sajandi jooksul on lauakalender olnud juhtide peamine ajaplaneerimise tööriist.
Lauakalendri täiustamise tulemuseks oli päevik ja nädalaplaneerija. Päevik on lahtiste lehtedega pidev kalender erinevas vormingus mugava märkmiku kujul. Päeviku võiks koosolekutele ja tööreisidele kaasa võtta.
Juhi jaoks osutus veelgi mugavamaks iganädalane päevik, milles oli võimalik planeerida töönädalat ja -päeva, jälgida salvestatud ülesannete täitmist, analüüsida kulutatud aega (kuna ilmnes tööpäeva tunnijaotus), rohkem kiiresti teavet otsima (lõppude lõpuks oli see nüüd rühmitatud 52 nädalaks, mitte 365 päevaks). 80ndatel asendasid nädalakalendrid praktiliselt lauakalendreid ja muutusid nii laialt levinud, et neist sai ettevõtete äristiili element.
Disainiidee kombineerida kalender, märkmik ja telefoniraamat üheks mugavaks tööriistaks realiseerus edukalt juba 1921. aastal “korraldaja” kujul (inglise keelest korraldajalt). Pilli hilisem täiustamine viidi läbi formaadi, kujunduse, paberikvaliteedi ja välisviimistluse muutmise kaudu. Siin ühendati infosalvestusseadmed ja tehnilised vahendid (kalender, märkmik, aadressi- ja telefoniraamat, visiitkaardihoidja, pastakas, mikrokalkulaator) ühte tööriista. Samas puudus selge rekordite liigitus ja süstematiseerimine.
Kuulus "ajajuht" loodi Taanis 1975. aastal. See viis ellu isiklike tulemuste sihipärase planeerimise ideed, mis põhinevad funktsioonide standardsel klassifikaatoril ("põhiülesanded") ja ülemaailmsete sündmuste rakendamise tehnoloogial ("elevantide ülesanded"). Samas osutus “ajajuhi” kasutamine vastuvõetavaks vaid loomult organiseeritud ja distsiplineeritud inimestele ning nõudis ka olulisi rahalisi kulutusi koolituseks ja soetamiseks.
Sellegipoolest on seda tüüpi “korraldaja” nimetus – “ajajuht” – muutunud igapäevaseks sõnaks ja tähistab tänapäeval üldist lähenemist aja kui juhtimisressursi aktiivsele kasutamisele.
Viimaste aastakümnete teaduse ja tehnika areng on viinud tehnoloogilisest aspektist põhimõtteliselt uute elektrooniliste ajaplaneerimisvahendite loomiseni: elektrooniline sülearvuti, erinevad teenindusprogrammid personaalarvutitele, mobiiltelefonidele, nutitelefonidele jne.
Parimad kaasaegsed ajajuhtimise tehnoloogiad:
1.Trello on tasuta veebirakendus projektide haldamiseks väikestes rühmades. Trello võimaldab teil olla produktiivne ja koostöövalmidam. Trello on tahvlid, loendid ja kaardid, mis võimaldavad teil projekte lõbusal, paindlikul ja hõlpsasti muudetaval viisil korraldada ja tähtsuse järjekorda seada.
2. Evernote - veebiteenus ja tarkvarakomplekt märkmete loomiseks ja salvestamiseks. Märkus võib olla vormindatud tekstiosa, terve veebileht, foto, helifail või käsitsi kirjutatud märge. Märkmed võivad sisaldada ka muud tüüpi faili manuseid. Märkmeid saab sortida märkmikesse, sildistada, redigeerida ja eksportida.
Tervitused kõigile külalistele ja püsilugejatele. Selles artiklis jagan teiega saladusi, kuidas kõigega hakkama saadakse ja mis on üldse kodune ajaplaneerimine. Lõppude lõpuks on paljud teist ilmselt juba väsinud pidevast kiirest tööhoos, mis kunagi ei lõpe.
Samal ajal koguneb üldine väsimus, mis aja jooksul ähvardab areneda tõsiseks depressiooniks. Räägime täna sellest, kuidas teha kõike, tundmata end "jahitud hobusena".
Miks on vaja kodu planeerimist?
Muidugi on igaühe eesmärgid erinevad. Keegi soovib oma ajakava maha laadida, et tal oleks aega lähedastega suhelda, lõõgastuda ja hobidega tegeleda. Keegi tegeleb pidevalt koristamise, söögitegemise ja pesemisega ning jääb seetõttu tööle hiljaks. Mõned inimesed väsivad pidevast "Groundhog Day"-st.
See on seisund, mil iga päev meenutab eelmist, kuid samal ajal ei saa te mingit tulu ega saavuta oma eesmärki. Koduhaldussüsteem aitab teil oma aega õigesti ja tõhusalt korraldada, et kõik tehtud saaks!
Teine väga oluline ja tõhus ajaplaneerimise võte on mitte ainult plaani range järgimine, vaid ka tehtu analüüsimine. See on väga oluline, et tugevdada enda motivatsiooni ja mõista, et oled õigel teel.
Sellest ei piisa, kui jätate nädala lõpus kõik oma majapidamistööd maha. Analüüsige loendit, jagades selle vaimselt kolme rühma:
- Mille eest saan ennast kiita?
- Mida ma tegemata jätsin ja miks?
- Millele peaksin järgmisel nädalal keskenduma?
Ajajuhtimise tüüpe on palju, kuid neil kõigil on üks eesmärk: "Saavutage rohkem ja väsige vähem!"
Kodu planeerimise kuldreeglid
- Te ei pea lihtsalt kirjutama tohutut ülesannete nimekirja, mida te ei suuda kunagi ühe päevaga täita. See on ebaefektiivne ajaplaneerimine ja viib motivatsiooni kadumiseni. Tõenäoliselt loobute kogu ajakontrollisüsteemist, kuna olete sellesse usu kaotanud. See tähendab, et tõhusa ajajuhtimise ülesanne seisneb just aja ratsionaalses jaotamises, mis tähendab, et ülesande püstitamisel peate selgelt aru saama, kui palju aega selle täitmiseks kulub. Ärge petke ennast ja ärge "viskage" liiga palju, siis pole teil kindlasti millegi jaoks aega.
- Reastage majapidamistööd selgelt nende tähtsuse järgi.
- Jagage suur ülesanne, mis on kuid või isegi aastaid täitmata seisnud, väikesteks osadeks ja tükkideks. See võib olla kolimine, renoveerimine, üldkoristus jne.
- Kombineeri mitu asja korraga. (Kasulik + ülikasulik, meeldiv + kasulik, meeldiv + meeldiv). Näiteks on naine lõdvestunud rohke triikimise, koristamise, vajadusega end enne üritust korda saada ja soovi vahel oma lemmikseriaali vaadates lõõgastuda. Miks mitte korraldada oma päev nii, et 12-13 triigid, samal ajal saad sisse lülitada oma lemmikseriaali või -saate ning seejärel kanda näole maski ja samal ajal teha väikest puhastust.
- Tuvastage oma ajaraiskajad. Mis segab teid rohkem tööülesannete täitmisel (TV, suhtlusvõrgustikud, telefonivestlused)? Pole vaja neid igaveseks oma elust välja jätta. Kui kõik need pisiasjad pakuvad teile rõõmu, siis eraldage nende jaoks selge ajavahemik. Võib-olla sobiks see reegel suurepäraselt ütlusega: "Kui olete töö ära teinud, mine jalutama!"
- Varu majapidamistöödeks veidi aega. See reegel kehtib väga hõivatud inimeste kohta, kes veedavad tööl 10-12 tundi. Sel juhul, olenemata sellest, kuidas päeva planeerite, ei jää 3-4 tundi koristamiseks, söögitegemiseks, pesemiseks ja triikimiseks. Nii et ärge piinake ennast ja eraldage ainult 30 minutit. Määrake, et esmaspäeval veedate vannitoas 30 minutit, teisipäeval aga triikimiseks täpselt 30 minutit? Sellest ajast ei piisa – viige veel 30 minutit triikimist mõnele teisele nädalapäevale jne. See on palju parem kui ühel puhkepäeval, keel õlal, majas globaalset koristust tehes, samal ajal pesemas, triikimas ja terve nädala süüa tehes. Mida sa sellise vaba päeva lõpus saad? Depressioon ja kohutav väsimus!
Paljud naised kurdavad, et söögitegemine võtab neil tohutult aega, kuid samal ajal on neil tööl igapäevane paanika, et perel pole õhtul midagi süüa! See viitab sellele, et sa oled ebaefektiivne aja juhtimises ega ole oma aega õigesti organiseerinud.
On isegi selline ajaplaneerimine nagu koduse toidukorra korraldamine. Ühesõnaga, alati tuleks koostada nädala menüü. Sellest lähtuvalt ostke toidukaubad + mõelge nädalavahetusel võimalikult palju läbi, mida saate sellest menüüst valmistada. Ja selleks, et mitte tunda end "koduelu ohvrina", võite pühapäevase toiduvalmistamise nädalaks kombineerida
Saan kõigega hakkama!
Paljud, kes esmakordselt puutuvad kokku uudse ja välismaise ajajuhtimise kontseptsiooniga, lükkavad sellise ajahaldussüsteemi automaatselt tagasi. Nagu, milleks mulle kõiki neid süsteeme vaja, mul on juba kõige jaoks aega!
Võib-olla, aga mõelge, kui palju tõhusamalt saaksite oma ressursse kasutada. Sa võiksid õppida uut äri, õppida võõrkeelt, omandada mõnda eriala või lugeda huvitavamaid raamatuid, osaleda kultuuriüritustel.
Jah, sa võid tegelikult kõike teha, aga mis hinnaga? Kas olete väsinud ja tulete koju vaid mõttega magama minna? Oled endaga rahul, tegid kõik nii, aga samas ei olnud sinu päevas huvitavaid ja helgeid hetki.
Ärge piirake oma elu ainult majapidamistöödega. Tõhus ajaplaneerimise süsteem aitab muuta elu helgemaks ja säästa sind üldisest väsimusest!
Kindlasti puhka!
See on väga oluline reegel, mille paljud inimesed kas unustavad või ei omista tähtsust. Ma ei pea praegu silmas seda unenägu, kui sa väsinuna ja automaatselt kandsid oma keha voodisse ja panid viimase jõuga äratuskella.
Räägin nüüd korralikust puhkusest, üks tõhusaid koduse ajaplaneerimise tüüpe aitab sul selleks aega jaotada.
- Iga päeva plaani koostades kujutage kindlasti ette ajaressurssi, mis kulub ülesande täitmisele.
- Määratlege selgelt "tööaeg" ja puhkeaeg.
- Kirjutage üles teie jaoks ideaalsed puhkusetüübid. See võib olla kinos, teatris, näitusel käimine, raamatu lugemine (mida olete juba aasta aega lugeda tahtnud), kallimaga televiisori vaatamine, õhtusöök kohvikus, jalutuskäik pargis, külaliste külastus. Miks on nii oluline see kirja panna? Selleks, et vältida sama tunnet kurikuulsa “Groundhog Day” kohta ja et sa näeksid selgelt, kui palju mitmekesisem, helgem ja rikkam võib sinu elu olla.
- Nüüd, kui olete kirja pannud, kuidas soovite lõõgastuda, koostage lühiajaline plaan. Jätke oma ajakavasse iga päev aega, et teha seda, mida armastate. Nädalavahetusel kaasa neid, mis nõuavad rohkem aega (teater, kino, jalutuskäik, piknik). Ja igal õhtul eraldage 1-2 tundi lõõgastumiseks (film, raamat, tee lähedastega jne)
Edukad ärikonsultandid, kes õpetavad tõhusa ajaplaneerimise põhitõdesid, väidavad, et enda jaoks pole hullemat vaenlast kui krooniline väsimus! Miski ei demotiveeri meid, ei vähenda meie sooritust ega takista meil eesmärke saavutamast nagu krooniline väsimus. Nii et ajajuhtimise süsteem on täpselt suunatud teie vabastamisele sellest tundest.
Üldiselt võime tõhusast ajajuhtimisest rääkida väga pikka aega, kuid parem on külastada ajaplaneerimise koolitus , ja näete, kui palju parem teie elu võib olla.
Jaga kommentaarides, kuidas sa oma majapidamistöid planeerid ja kas sarnane süsteem aitab sind sinu elus? Tellige, kui te pole seda veel teinud, ja järgmise korrani!
Suurima tööviljakuse saab, kui koostada üksikasjalik ja järjepidev tegevuskava. Edukaks karjääriredelil tõusmiseks on soovitatav järgida ajajuhtimise põhiprintsiipe, mis põhinevad mitmel postulaadil, milleks on:
Oskus õigesti eesmärke seada;
võime õigesti määrata elu prioriteedid;
varieerida planeerimisvahendeid;
vajalike harjumuste kujundamine.
Tõhus ajajuhtimine tähendab, et eesmärk peab olema konkreetne, realistlik, mõõdetav ja lõplik. Elu prioriteetide õige määramise võime seisneb võimes valida erinevate eesmärkide hulgast, mis on hetkel kõige olulisemad ja olulisemad.
Juhtimispõhimõtted on põhitõed (või see, mida hetkel tõeks peetakse), millele on üles ehitatud juhtimissüsteem tervikuna või selle üksikud osad.
Konstruktsioonipõhimõtted ja ettevõtte aja organiseerimise standardite juurutamise loogika kui ajajuhtimise ettevõtte uus juurutamise viis (erinevalt traditsioonilisest ettevõtte ajajuhtimise koolitusest), sealhulgas skeem "vabatahtliku" ja "kohustusliku" etapi kombineerimiseks. rakendamise, standardite moodustamise tasemed ja ka ettevõtte ajahaldusstandardite tüüpilised komponendid töötas välja Arkhangelsky G.A. aastal 2005.
Nagu igal teadusel, on ka ajajuhtimisel teatud põhimõtted, millel see põhineb. Enamasti on need algselt praktilised, kuid on juba arenenud teaduslikuks ja metodoloogiliseks.
Kõige olulisem põhimõte on otstarbekuse põhimõte, mis hõlmab ainult seda, mida sa tõesti vajad, ja mitte tegema seda, mida sa ei vaja.
"Aja vajud" töötajate seas on üsna standardsed: liigne aeg raisatakse koosolekutele, pisiasjade nuputamisele, paberitega täis kirjutuslaud, segane töökaustade süsteem, pidevad katkestused (kõned, vestlused). Need probleemid on kontorist kontorisse samad, kuid vahel sünnib koolitusel või seminaril huvitavaid ideid, mis siis juurduvad ja standardiks saavad. Näiteks lipusüsteem, kus punane lipp laual tähendab "hõivatud" ja viitab sellele, et töötajat ei tohiks töölt katkestada, välja arvatud kiireloomulistel asjadel. Mõnikord tekib ettevõtte töötajatel vajadus luua ettevõttes oma "keel", kui ebamäärased mõisted "täna", "homme", "õhtul" ja "varsti" tähendavad konkreetset aega (täna - kuni 18.00). , aitab see vältida paljusid probleeme.
Planeerimine– teine ajaplaneerimise põhimõte, mille kohaselt on ettenägematute, vääramatu jõu asjaolude korral vaja eraldada 40% ajast reservina.
Kolmas põhimõte on ühendada väikesed juhtumid üheks ja jagada suur korpus mitmeks, mille tulemusena peaks iga juhtumi kestvus olema 30-90 minutit.
Neljas põhimõte eeldab viieminutilise puhkuse vajadust pärast iga töötundi.
Viies põhimõte on kasutada töökoha korraldamiseks tähelepanutsoone: keskne, lähedal ja kaugel.
Kuues põhimõte õpetab meid esmalt tegema kõige olulisemad asjad, alustama päeva kõige raskemate, ebameeldivate ülesannetega.
Seitsmes põhimõte nõuab, et kõik oma asjad liigitaks 4 kategooriasse: kiireloomulised ja olulised, mittekiireloomulised ja olulised, kiireloomulised ja ebaolulised, mittekiireloomulised ja ebaolulised. Teha tuleb ainult kaks esimest kategooria ülesandeid ja teisi ülesandeid saab delegeerida, hiljem täita või loobuda.
Ajapuudus on pigem psühholoogiline probleem – inimene ei ole endas piisavalt kindel, tal pole oma eesmärkidest selget ettekujutust, ta ei oska prioriteete seada, mistõttu ei jätku millegi jaoks aega. Oma prioriteete õigesti seades saate aega säästa. Eisenhoweri maatriks (vt Lisa 1) ehk Eisenhoweri printsiip on prioriseerimise tehnika, mille kasutamine võimaldab esile tõsta olulisi ja olulisi asju ning otsustada, mida ülejäänuga peale hakata. Arvatakse, et just USA 34. president Dwight Eisenhower tegi selle ettepaneku ja muutis selle oma töö standardiks. Eisenhower tuvastas tähtsuse ja kiireloomulisuse kriteeriumide alusel järgmised 4 juhtumite kategooriat:
A) Tähtis ja kiireloomuline. Kui teil on selliseid probleeme, peate seda kohe tegema.
B) Tähtis ja mitte kiireloomuline. Enim “solvatud”, enim rikutud juhtumid on seotud enda arenguga, töötajate koolitamisega jne. Sageli tekivad A-tüüpi juhtumid B-tüüpi juhtumite tähelepanuta jätmise tõttu.
C) ebaoluline ja kiireloomuline. Neid asju armastatakse maskeerida asjadeks A. Inimloomus on ajada kiireloomulisus ja tähtsus omavahel segamini: ta peab kõike kiireloomulist automaatselt oluliseks. Põhimõtteliselt loovad just C-asjad ettevõtetes pideva kriisijuhtimise ja segaduse õhkkonna.
D) ebaoluline ja mitte kiireloomuline. Neid juhtumeid tuleb "rahastada jääkpõhiselt". Kuid nad on sageli meeldivad ja huvitavad, nii et nad alustavad tööpäeva nendega, tappes nendega parimad töötunnid.
Kaheksas põhimõte on, et sa peaksid tegema ainult neid asju, mis sulle huvitavad – see on sinu professionaalsuse näitaja: organiseeritus ajas ja ruumis.
Ajastus on meetod ajakulu uurimiseks, registreerides ja mõõtes tehtud toimingute kestust. Viitab kodumaisele traditsioonile ajaplaneerimise arenguloos. Ajastus võimaldab teil läbi viia aja "auditit" ja "inventuuri" ning tuvastada "aja vajumise". Aja jälgimiseks on soovitatav vähemalt kahe nädala jooksul kõik oma tegevused 5-10 minuti täpsusega kirja panna.
To do list on kavandatud tegevuste loendi koostamise põhimõte. See võimaldab teil mitte hoida peas palju planeeritud ülesandeid ja mitte unustada isegi pisiasju. Peate lihtsalt meeles pidama, et parem on koostada nimekiri lähitulevikuks, mitte pikaajaliseks.
Gantti diagramm (vt Lisa 2) on üks mugavamaid ja populaarsemaid viise ülesannete täitmise aegade graafiliseks esitamiseks. Diagrammi iga rida tähistab ühte protsessi ajaskaalal. Plaani moodustavad ülesanded ja alamülesanded paigutatakse vertikaalselt ning ajaskaala seatakse horisontaalselt. Segmendi algus, lõpp ja pikkus ajaskaalal vastavad ülesande algusele, lõpule ja kestusele. Mõned Gantti diagrammid näitavad ka ülesannete vahelisi sõltuvusi. Töö edenemise hetkeseisu kujutamiseks saab kasutada diagrammi: ülesandele vastav ristküliku osa on varjutatud, näidates ülesande täitmise protsenti; kuvatakse vertikaalne joon, mis vastab hetkele “täna”. Gantti diagramm võimaldab teil:
Näha ja visuaalselt hinnata ülesannete järjekorda ja nende suhtelist kestust;
Võrrelge ülesannete kavandatud ja tegelikku edenemist;
Analüüsige üksikasjalikult ülesannete tegelikku edenemist. Graafik näitab ajavahemikke, mille jooksul ülesanne: täideti, peatati, ülevaatamiseks tagastati jne.
Pareto põhimõte, mille kohaselt 20% pingutusest annab 80% tulemusest ja ülejäänud 80% pingutusest vaid 20% tulemusest. Ajajuhtimise puhul kõlab see põhimõte nii: "20% ülesannetest ja kulutatud ajast annab 80% tulemusest ning 80% ülesannetest ja kulutatud ajast ainult 20% tulemusest. See põhimõte ütleb, et on vaja esile tuua 20% juhtudest, mis annavad maksimaalse tulemuse ja alustada neist.