Kuidas saada asjad tehtud ilma meelerahu kaotamata. Korraldatud töökoht ja iganädalane süsteemi ülevaatamine suurendab tootlikkust.

David Allen

Üks kuulsamaid isikliku efektiivsuse teoreetikuid. Ta leiutas ajajuhtimise tehnika Getting Things Done (GTD). David Allen Company juht on üle 20 aasta nõustanud selliste ettevõtete tippjuhte nagu Ford Foundation, New York Life ja The World Bank. Allen pakub tootlikkuse tõstmise koolitust üle maailma. Tema artikleid avaldatakse sageli ajalehtedes Los Angeles Times, Wall Street Journal ja New York Times. David Alleni raamatuid on müüdud 5 miljonit eksemplari.

Veel kuu aega tagasi arvasin, et kõik produktiivsusest huvitatud kasutavad GTD metoodikat või vähemalt testivad selle sobivust. Tegelikkus osutus hoopis teistsuguseks. Seetõttu tasub kõigepealt rääkida süsteemist.

Algajatele GTD kohta

Oma raamatus „Kuidas asju korda saada. Stressivaba produktiivsuse kunst”, millest sai ülemaailmne bestselleriks, kirjeldab David Allen asjade korraldamise süsteemi, mis jagas minu jaoks ajahalduse klassikaliseks TM-iks ja GTD-ks (sõna-sõnalt tõlkes „asjade tegemine”).

Omal ajal päästis GTD mind ajurebendist ja läbipõlemisest. Selle süsteemi eesmärk ei ole ainult asjade korraldamine ja planeerimine. Ütleksin, et GTD on meie infoajastule loodud süsteem pidevate sissetulevate signaalidega, mida teha, mõelda, lugeda, selgitada, õppida, vaadata...

GTD on rohkem kui viis ülesannete ja projektide haldamiseks. See metoodika käsitleb mõtteka töö, mõtestatud elu ja psühholoogilise heaolu põhiküsimusi ega paku lihtsalt meetodeid tootlikkuse ja tootlikkuse suurendamiseks.

Alleni süsteemi peamine eesmärk on vabastada teie aju loovusele ja probleemide lahendamisele, anda rahulikku kindlustunnet praegu tehtava töö tähtsuse suhtes. Kui sageli on teil produktiivseid ja rahuldust pakkuvaid päevi, mis jätavad teid rahulolematuks? See juhtub seetõttu, et teete valesti. Või võib-olla see, aga te ei saa kindlalt öelda. Samal ajal kerivad peas pidevalt täitmata ülesannete nimekirjad, mis võtavad sinult keskendumisvõime, kerguse ja rahu. GTD aitab sellest ballastist lahti saada.

Muuhulgas:

1. Sa ei jää kunagi millestki ilma.
2. Teil on süsteem järgmiste toimingute kiireks ja korrektseks valimiseks.
3. Muutke produktiivsemaks, mitte ainult saavutatumaks.
4. Lõviosast lahti saada.
5. Õppige ja armastage oma elu planeerima, selle asemel, et lasta asjaoludel või teistel inimestel seda teha.
6. Õppige optimaalse toimingu valimiseks kolme mudelit.
7. Hankige projektide üle kontroll.
8. Õppige keskenduma tulemusele.

Mida selleks vaja on? Alustuseks lugege David Alleni raamatut Getting Things Done. See koosneb kolmest osast.

Esimeses osas kirjeldatakse üldist pilti, antakse lühiülevaade süsteemist ja selgitatakse, miks see on ainulaadne ja asjakohane, ning seejärel kirjeldatakse lühidalt ja kättesaadaval kujul meetodeid endid. Teises osas selgitatakse, kuidas süsteemi põhimõtteid rakendada. See on teie isiklik praktika kirjeldatud mudelite samm-sammult rakendamiseks igapäevaelus. Kolmandas osas kirjeldatakse veelgi peenemaid ja märkimisväärsemaid tulemusi, mida saate saavutada, muutes need meetodid ja mudelid oma töö- ja isikliku elu lahutamatuks osaks.

Lugege koos raamatuga. Artiklid sisaldavad palju kasulikke nõuandeid neilt, kes on selle süsteemiga juba pikka aega praktiseerinud.

Mida uut on parandatud väljaandes

Raamatu eessõnas kirjutab Venemaa asjade ärategemise juht Dmitri Inšakov:

Raamatu uus trükk on iseseisev teos. Lisandunud on kaks uut peatükki ja palju infot, mis arvestavad tänaste reaalsustega infotehnoloogia maailmas. Tõlge tehti uuesti, nullist. Erilist tähelepanu pöörati terminoloogia ühtlustamisele. Kõigi vene keelde tõlkimise käigus tekkinud vastuoluliste küsimuste korral võtsime Davidiga otse ühendust. Tõlge osutus võimalikult autentseks ja sisuliselt originaalilähedaseks.

Mul on raske öelda, kui lähedane on tõlge originaalile, kuid muidu on see väga hea tekst: seda on lihtne lugeda, teave on esitatud lihtsalt ja selgelt.

Kuid kas see väljaanne on iseseisev teos? Jah, raamat sisaldab palju uut infot, mis arvestab digiajastu tegelikkusega. Kuid selles mõttes on see kasulik ainult algajatele ja neile, kes GTD-d harjutades kogesid raskusi metoodika kohandamisel arvuti- ja pilveteenustega. See puudutab vana teabe töötlemist.

Kuid kaks uut peatükki muudavad asju täielikult.

14. peatükk. GTD metodoloogia ja kognitiivteadus

Sotsiaalse ja kognitiivse psühholoogia alased uuringud on dokumenteerinud selle metoodika aluseks olevate põhimõtete tõhususe.

David Allen, Asjade tegemine

Peatükis tuuakse esile hiljutised uuringud järgmistes valdkondades:

• positiivne psühholoogia (mitte segi ajada positiivse mõtlemisega);
• hajutatud tunnetus;
• avatud küsimuste kognitiivse koormuse leevendamine;
• vooluteooria;
• enesejuhtimise teooria;
• eesmärgi poole püüdlemine elluviimise kavatsuse kaudu;
• psühholoogiline kapital (PsyCap).

Uurimistööga tutvudes sain aru, miks GTD töötab ja kuidas metoodika enda ja elu tõhusust üldiselt parandada.

15. peatükk. Teekond GTD tipptasemeni

See peatükk on kasulik nii algajatele ja GTD-meistritele kui ka neile, kes alustasid, kuid pettusid ja loobusid. David Allen selgitab, mis rikke põhjustab ja kuidas seda parandada.

Peatükis kirjeldatakse metoodika kolme oskuse taset ja selgitatakse, kuidas neid läbida. Näen ette vastuväiteid stiilis "Me peaksime kulutama aega asjade tegemisele, mitte igasuguste TM-süsteemide uurimisele." See kehtib ainult neile, kes näevad GTD valdamist eesmärgina omaette. Minu jaoks on see tööriist ja mida täiuslikum see on, seda lihtsam, meeldivam ja kiirem on sellega töötada. Viieteistkümnes peatükk inspireeris mind võtma GTD-d tõsisemalt ja viima praktika automaatsuseni, mis võimaldab kogeda vähem stressi ja väsimust suurema energiaga.

Kokkuvõte

Millega me siis lõpuks jõuame:

1. Suurepärane tõlge.
2. Digimaailma jaoks ümber kujundatud materjal.
3. Kaks uut väärtusliku sisuga peatükki.

Nimi: Kuidas asjad korda saada. Stressivaba produktiivsuse kunst.

Raamatu ilmumise kuupäev: 2001

Lehekülgi / keskmine lugemisaeg: 358 lk/18 tundi

Raamatuauhinnad või huvitav fakt: Autori kahekümneaastase töö tulemus, tõlgitud 30 keelde.

Peamine idee: Uuel aastatuhandel on ilmnenud paradoks: kuigi inimesed on oma elukvaliteeti parandanud, on nende stressitase tõusnud, kuna nad võtavad rohkem tööd, kui nad hakkama saavad. Enamik inimesi loobub ja jõuab ummikusse, kui üritab seda asjade seisu muuta.

Teesid ja ideed:
Oluline on õppida keskenduma 100% hetkel tehtavale tööle. Siis säilitate selguse, saate uusi ideid ja täidate oma põhiülesanded minimaalse pingutusega.

Tootlikkuse suurendamiseks peate:

• vabasta oma meel tarbetutest mõtetest;
• mõista selgelt, mis ülesanne on;
• koondage tegevusmeeldetuletused süsteemi, millele regulaarselt juurde pääsete.

David soovitab ühe lausega kirjeldada probleemi, mis sulle kõige rohkem muret teeb. Ja seejärel kirjutage esimesed sammud, mida peate probleemi lahendamiseks tegema. See harjutus toob kaasa kindlustunde, rahulikkuse ja kontrolli olukorra üle.

Probleem hõivab kõik meie mõtted, kui te pole selgelt aru saanud, millist tulemust soovite saada, pole määratlenud prioriteetseid samme ega korraldanud meeldetuletusi.

Tavaliselt panevad inimesed asjad ja ülesanded kirja, kuid puuduvad selged sammud või juhised nende täitmiseks. Ja maksimaalse efektiivsuse saavutamiseks vajame selgust.

David Alleni raamat Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity annab hulgaliselt nõuandeid selle kohta, kuidas oma asjad korda saada, kasutades selleks spetsiaalset tehnoloogiat nimega GTD (). Esitatud tehnika eesmärk on aidata inimesel toime tulla asjade vooluga tööl ja isiklikus elus.

GTD metoodika on David Alleni kahekümneaastase töö tulemus ning selle tõhusust ja tõhusust on hinnanud rohkem kui üks juhtide põlvkond nii välismaal kui ka Venemaal.

Sellest raamatust leiate kogu vajaliku teabe selle kohta, kuidas töötada kõvasti, hästi ja mõnuga, kuidas koguda ja töödelda teavet, kuidas koheselt määrata soovitud toiming, teostada ja kontrollida töid, tuua esile peamised ja teisejärgulised ning samal ajal säilitada selge teadvus ja korrastatud mõtlemine.

David Alleni kohta

David Allen - isikliku produktiivsuse ja efektiivsuse teemal, GTD metoodika autor, konsultatsioonifirma David Allen Company juht, koostöös Maailmapanga, New York Life'i, Ford Foundationi ja teistega. David Allen viib autorikoolitusi läbi paljudes riikides üle maailma ning tema artikleid avaldatakse sellistes väljaannetes nagu New York Times, Wall Street Journal, Los Angeles Times jne.

Teid võib huvitada teadmine, et Getting Things Done: The Art of Stressivaba produktiivsus on tõlgitud viieteistkümnesse keelde ja see valiti Time Magazine'i parimaks äriraamatuks. Autor on oma metoodikat kasutades aidanud miljonitel inimestel toime tulla igasuguste juhtumite tohutu vooga.

Raamatu algusest leiate infot autori kohta, tänud autorile ja eessõna. Raamat on esitatud kolmes osas, mis koosnevad kokku kolmeteistkümnest peatükist. Esimene osa on pühendatud tulemuste saavutamise kunstile, teine ​​on stressivaba tulemuse saavutamine ja kolmas autori süsteemi põhiprintsiibid.

David Alleni raamat väärib kahtlemata põhjalikku tähelepanu ja põhjalikku uurimist. Ja kuigi iga osa ja peatüki üksikasjaliku sisu edasiandmine on väljaspool meie pädevust (palju parem on seda teha autor ise), tahaksime teile siiski rääkida mõnest huvitavast raamatust pärit ideest.

Tehnika „Asjad tehtud“ põhimõte

GTD tehnika põhiprintsiip on see, et inimene peaks lõpetama oma ajus praeguste ülesannete loendite salvestamise. Selleks peate need loendid "väljastama" mõnele välisele meediumile. Lõpetades selle teabe säilitamise, ei muretse aju enam oluliste ülesannete täitmise pärast.

Tulemuste saavutamise kunst

Kõik, mida on vaja panna konkreetsesse süsteemi, kuhu sisu korrastamiseks süstemaatiliselt tagasi pöördute. Peate mõistma, milles probleem seisneb, ja otsustama, kuidas seda lahendada. Pärast seda peate sisestama oma süsteemi andmed toimingute kohta, mida otsustasite teha.

Viis sammu oma töövoo üle kontrolli saamiseks

Mis tahes töö lõpetamine koosneb viiest etapist:

• Toome kokku kõik probleemid, mis meie tähelepanu köidavad
• Probleemide olemuse mõistmine ja nende lahendamise sammude kindlaksmääramine
• Tulemuste organiseerimine
• Alternatiivide väljatöötamine
• Tegevusprogrammi väljatöötamine

Tingimused tõhusaks teabe kogumiseks

On kolm peamist tingimust:

• Kõik avatud ahelad tuleb peast "üle kanda" välisele salvestusseadmele - andmehõivesüsteemi
• On vaja kasutada väikseimat arvu "konteinereid", kuhu teavet kogutakse
• Uuele infole tuleb süstemaatiliselt ruumi teha

Planeerimine

Mõtted suurtest asjadest panevad väikesed asjad liikuma. Olukorrakontroll põhineb selgelt määratletud tulemustel ja prioriteetsetel tegevustel ning meeldetuletustel, mis on ühendatud tõhusaks süsteemiks. Detailplaneeringud võimaldavad lahendada keerulisi olukordi.

Sihtmärk

Kui teil on, tähendab see, et teie kätes on kõik, mida vajate oma plaanide elluviimiseks; kui eesmärk on hägune, siis ei saa te kunagi võita. Tänu küsimusele "Miks?" sul on võimalus eraldada ressursse ja luua motivatsiooni. Lihtsad ja selged eesmärgid on keerukate ja mõistlike tegevuste algus.

Idee

Teine oluline küsimus on küsimus "Kuidas?". Kui teile hakkavad ideed tulema, ei toimu see tavaliselt kindlas järjekorras. Oma mõtlemise produktiivsemaks ja produktiivsemaks muutmiseks kirjutage oma ideed üles või jäädvustage need mõnele välisele meediumile.

Tööruumi korraldus

Oluline on ette valmistada ja - see aitab vähendada teie alateadlikku vastupanu igapäevaprobleemide lahendamise vajadusele ja äratada ka teie huvi nende vastu. Tööruumi peamised elemendid on töölaud ja koht posti jaoks.

Teabe kogumine: "rutiinsete probleemide aita"

Enne teabe töötlemist tuleks see koondada üheks tervikuks. Kõik lõpetamata ülesanded ja eelseisvad ülesanded tuleks paigutada kausta "Inbox". Kui arvate, et midagi võib lihtsalt prügikasti visata, tehke seda. Teabe kogumise põhieesmärk on paigutada materjalid võimalikult kiiresti ühisesse korvi, et asjatundlikult "sisse kaevata ja rindejoon välja joonistada".

Teabe töötlemine: prügikasti tühjendamine

Pidage meeles järgmisi reegleid:

• Probleemid tuleb käsitleda järjekorras
• Probleeme tuleb käsitleda ükshaaval
• Probleeme tuleb käsitleda võrdselt

Kui neid reegleid rikutakse, ei väldi te probleeme, mida ignoreerite.

Võrdlusmaterjalid

Suur osa sellest, mida leiad üldkorvist, ei nõua sinult aktiivset tegutsemist, kuid sellel on potentsiaalset kasu. Kui näete midagi, mida tahaksite alles jätta, tehke silt, kinnitage see selle "millegi" külge ja pange sahtlisse. Kui dokumenti saab ignoreerida, visake see minema.

Materjali sorteerimine: “õigete” korvide loomine

Kokku on seitset tüüpi materjale, mida organisatsioonilisest vaatenurgast jälgitakse ja kontrollitakse:

• Projektide jaoks seotud materjalid
• Teave kalendrist (teave, toimingud jne)
• Prioriteetsete sammude loendid
• Ootenimekirjad
• Võrdlusmaterjalid
• Võimalike ideede loetelu tulevikus

Andmed uuesti läbi vaadatud: kuidas oma süsteemi töös hoida

Peate oma tegevused ja süsteemid korraldama nii, et teil oleks vajaduse korral arusaam kõikidest võimalustest. Tavaliselt saate kõik oma probleemid üle vaadata vaid mõne sekundiga, kuid see on võimalik ainult siis, kui vaatate õigel ajal õigeid ülesannete loendeid.

Tegelege lahendamata paberitega

Otsige üles kõik mittevajalikud paberitükid, tšekid ja kviitungid, mis teie töölaua sügavustest, riiulitelt, sahtlitest, taskutest jne lebavad. Lisage kõik leitud ja asetage see töötlemiseks üldisesse prügikasti.

Töötle oma sisestusi

Vaadake läbi kõik oma päeviku sissekanded, märkmiku märkmed ja postitatavad märkmed ning korraldage need kõik kindlatesse kategooriatesse. Kategooriad võivad olla järgmised:

• Aktiivset sekkumist vajavad dokumendid
• Projektid
• Ootused
• Kalender Sündmused
• Võimalikud tulevikumõtted

Korraldage kõik viited ja materjalid

Peate jagama kõik materjalid lugemist ja vaatamist nõudvateks. Seejärel vaadake kalendrist sündmusi, mis peavad juhtuma. Seejärel määrake toimingud, mis on seotud tulevaste sündmuste ettevalmistamise ja korraldamisega.

Võtke see kõik oma peast välja

On vaja kirja panna kõik uued projektid, eesootavad tegevused, sammud ja ootused, mida pole veel fikseeritud. Kui see on tehtud, peate üle vaatama projektide nimekirjad, hindama nende valmisolekut ja veenduma, et olemasolevas süsteemis on iga projekti ja plaani jaoks vähemalt üks tegevus.

Võtke aega lõpetatud toimingute kontrollimiseks, veenduge, et järgmiste sammude kohta oleks meeldetuletusi, vaadake üle oma ootuste loend ja registreerige kõik jälgimist vajavad toimingud.

Ole loov ja tegutse otsustavalt

Mõelge, kas teil on uusi ebatavalisi ideid, isegi kõige pöörasemaid, mis võiksid teie süsteemi täiendada? Tehke selline ülevaade igal nädalal - vormige, looge tingimused ja valmistage ette tööriistad.

Lõpuks

Püüdke alati meeles pidada, et elus pole suuremat naudingut kui see, mida kogete raskustest ülesaamise, edu saavutamise, millegi uue tahtmise ja selle elluviimise kaudu.

David Alleni raamat Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity võib aidata igaühel saada oma elu täieõiguslikuks meistriks.

Oled terve päeva askeldanud, midagi teinud ja uskumatult väsinud, aga tegemiste nimekiri pole sugugi vähenenud, vaid tundub, et veelgi paisunud. Tähtajad suruvad halastamatult peale ja kõik tuleb ära teha “eilseks”. Sellel pole lõppu ja niipea, kui inimesed jõuavad tööle, pühendavad nad aega perele, sõpradele ja iseendale? Ükskõik kui luuser te praegu tunnete, kiirustame teid lohutama – sellised mõtted tekivad enamikul tänapäeva inimestel. Nende probleem on võimetus tõhusalt elada ja töötada. Kui stress, enesega rahulolematus ja igavene ajapuudus on saanud teie ustavateks kaaslasteks, vajate David Allenit, inimest, kes teab kõigist paremini, kuidas asjad korda saada.

Artikli menüü:

Autorist: tootlikkuse guru

David Allen on Ameerika teoreetik produktiivsuse ja isikliku efektiivsuse valdkonnas, kuulus treener ja äriteemaliste raamatute autor. Tema elutöö on ajajuhtimise tehnika Getting Things Done (sõna otseses mõttes "asjade lõpuleviimine"). GTD peamine postulaat on vabastada aju mitmest ülesandest, edastada ja korraldada need välisele andmekandjale. David Alleni raamatud ja avalikud esinemised on pühendatud sellele, kuidas GTD-d praktikas edukalt rakendada.

“Ajutine” guru teeb koostööd maailmakuulsate ettevõtetega, viies läbi koolitusi Ford Foundationi, New York Life’i jt töötajatele. Tema artiklid ilmuvad regulaarselt Los Angeles Timesi, Wall Street Journali, New York Timesi lehekülgedel ning tema raamatuid avaldatakse miljonites eksemplarides kümnetes riikides üle maailma.

Allenit nimetatakse ekslikult ajajuhtimise teoreetikuks, GTD looja aga kritiseerib seda tehnoloogiat liiga kitsa fookuse ja piiratud efektiivsuse pärast.

David Alleni põhiteos on raamat "Asjade kordategemine". See paljastab üksikasjalikult GTD olemuse, selle peamised mudelid ja töövoo haldamise etapid. Raamatu peamine eelis on selle mitmekülgsus, sest "asjade lõpuni viimise" meetod on kasulik kõigile, olenemata sellest, kes te olete - suure valdusettevõtte juht, vabakutseline, tudeng või koduperenaine.

GTD "mannekeenidele"

Neile, kes kuulevad lühendit GTD esimest korda, selgitame: Getting Things Down on isikliku efektiivsuse suurendamise tehnika, mis põhineb praeguste ja tulevaste ülesannete läbimõtlemisel ja tulemuste kujundamisel. Olenemata suurusest ja olulisusest tuleks iga ülesanne üle kanda välisele andmekandjale. Isegi kontoritarvete tellimine ripub su kohal nagu Damoklese mõõk, lihtsalt kirjuta kalendrisse ülesanne koos täpsete juhistega, kuhu helistada ja mida tellida, siis hakkad kiiresti õigel ajal ülesannet täitma ja kindlasti ei kaota seda meelest. Inimese mõistus, mis on vabastatud meeldejätmisest, suudab keskenduda ise ülesannete täitmisele ja vältida ka stressi.

GTD peamised eelised:

1. Sa ei jää kunagi millestki ilma.
2. Teie päevatoimingud pannakse selgesse süsteemi.
3. Te ei jõua rohkem ära ega tööta rohkem, olete lihtsalt produktiivsem.
4. Sa saad stressist lõplikult lahti.
5. Saate kontrolli oma tegevuse üle.
6. Õpid keskenduma tulemusele.
7. Teie planeerite oma elu, mitte teised inimesed või asjaolud. Ja aja jooksul hakkab see teile väga meeldima!

David Allen kirjeldab artiklis Getting Things Done GTD rakendamiseks vajalikke kolme põhimudelit.

• Töövoo juhtimine;
• 6-tasemeline tööülevaate mudel;
• Loodusliku planeerimise meetod.

Oma ülevaates vaatleme töövoohaldusmudelit, mis koosneb viiest etapist, mis on "asjade tegemise" aluseks. Näete, need on äärmiselt lihtsad, kuid nende täitmata jätmine põhjustab tõsiasja, et teie elu muutub segaduseks ja stressiks.

Kui Sinu äriprotsessid on seotud kaubanduse või teenindussektoriga, siis soovitame lugeda arvustust raamatust “Kliendid kogu eluks”. Kõik, kes peavad tegelema klientide ja klientidega, peaksid seda raamatut lugema.

Esimene samm: kogumine

"Teie aju on mõtlemisvahend, mitte mäluseade. Kui soovite selgelt mõelda, vajate turvalist "kogumiskorvi" väljaspool oma meelt.
(JAH.)

Enamik inimesi hoiab mitut ülesannet enda peas või erinevates "ülesannete loendis". David Allen väidab, et esimene ja kõige olulisem asi, mida teha, on koguda kõik failid eraldi andmekandjale, vabastades seeläbi mälu.

Tähtis! Oleks viga lisada loendisse ainult suuri erilise tähtsusega ülesandeid, väikesed ülesanded kipuvad kogunema ja ummistama meelt. Seega tuleks meediasse jäädvustada nii väikesed kui ka pikaajalised ülesanded.

Kogumistööriistad:

• Standardne sissetulevate dokumentide salv;
• Paberi planeerimis- ja salvestussüsteemid;
• Elektroonilised sõiduplaani- ja salvestussüsteemid;
• Elektroonilised seadmed, erinevad sõnumitoojad.

Ei ole vaja eelistada ainult ühte kogumisvahendit, vali kõige mugavam. Näiteks sobib plastikust või puidust kandik sissetulevate paberite, kirjade, ajakirjade, dokumentide ja erinevate pisiasjade jaoks, siia tuleks panna isegi tühjaks saanud patareidega taskulamp, mitte matta pikkadeks kuudeks lauasahtlisse. Juhuslike ülesannete, ideede, lühisõnumite jms kirja panemiseks sobib märkmik, kleebised või teadetetahvel. Pikaajalisi ülesandeid on mugavam sisestada arvutis, telefonis või tahvelarvutis. Korraldage oma meilivahetus ja failide jagamine spetsiaalselt loodud virtuaalses salvestusruumis.

Igal juhul ei tohiks teabe salvestamiseks olla liiga palju kohti, muidu on teil raskusi nende korraldamisega.

Teine samm: töötlemine

Teine kõige olulisem samm on teabe töötlemine. Ülesannete lihtsalt koos kogumisest ei piisa, neid tuleb hoolikalt uurida ja sorteerida. "Hajutatud ülesannete nimekirjad," väidab Allen, "tõenäoliselt suurendavad stressi kui pakuvad leevendust."

"Loote süsteemi selleks, et see töötaks, mitte süsteemi enda pärast" (D. A.)

Raamatu autor soovitab varuda iganädalaselt aega väljast saadud teabe sorteerimiseks ja ülevaatamiseks. Mis kiri see personaliosakonnalt on? Mis on tahvlil olev telefoninumber, miks ja millal sellele helistada, kui kiireloomuline see on? Milline reklaambrošüür teile saadeti, kas teil seda üldse vaja on ja millal kavatsete seda kasutada?

Töötlemisalgoritm on David Alleni raamatus selgelt esitatud.

Kolmas samm: korraldage

Mõned inimesed koguvad usinalt teavet, koostavad ülesannete nimekirja ja näevad nende lahendamise võimalusi, kuid neil puudub organisatsioon oma kavatsuse elluviimiseks.

"Kui te pole täiesti kindel, mis teie töö on, tundub see teile alati tohutu." (D. A.)

Edukas organisatsioon on Alleni sõnul selge projektide, meeldetuletuste ja ootenimekirjade süsteem. Iga ülesanne, mis on paigutatud sobivasse kategooriasse (“kiireloomuline”, “edasi lükatud”, “praegune” - nimed võivad olla mis tahes) ootavad oma aega täitmiseks.

Samuti räägib autor üksikasjalikult, kuidas luua projekte, salvestada ja korraldada abimaterjale, korraldada tõhusalt oma kalendrit ning töötada edasi tegevust mittevajava teabega.

Neljas samm: ülevaatamine

Paljud inimesed koguvad usinalt teavet ja peavad kalendrit, kuid ei tee regulaarselt ülevaatusi. Lõppkokkuvõttes on tulemus sama – neist saavad sagina ohvrid, kui kõike on vaja korraga teha. Teisisõnu: "üks asi on kirjutada, et vajate piima, teine ​​asi on see meeles pidada, kui olete poes."

Vaadake oma kalender regulaarselt üle, alustades kõige olulisematest ja suurematest töödest, seejärel vaadates üle vähem olulised ja pikaajalised projektid ning lõpuks liikudes edasi mikroülesannete juurde. Kuid ärge jätke millestki ilma!

Viies samm: täitmine

Ja lõpuks on ülesande täitmine viimane samm, mille jaoks see tee ette võeti. Ütlematagi selge, et lõputu planeerimine ilma elluviimise ja konkreetse tegevuseta pole midagi väärt.

Väljakujunenud planeerimissüsteem aitab teil mitte raisata aega valides, millist tegevust on parasjagu parem ja kasulikum teha, sest olete kõik juba ette planeerinud – tehke seda lihtsalt ilma põiklemata.

"Need, kes veedavad oma aega mõttetult, kurdavad alati selle puudumise üle." (Jean de La Bruyère)

Muidugi on võimatu sajaprotsendiliselt ette näha töötingimusi. Miski segab teid kindlasti (planeerimata kohtumine kliendiga, liiklusummik, venivad läbirääkimised, telefonikõne emalt jne). Peaasi, et ei langeks meeleheitesse. Just seetõttu, et me elame ja töötame reaalses maailmas, mitte vaakumis, töötas Allen välja nelja kriteeriumiga otsustusmudeli ja paigutas selle oma raamatu sellesse osasse.

Näide elust. Koosolek lükati poole tunni võrra edasi. Teil on aken – mitte liiga suur, et suure tehingu peale võtta, kuid igati sobiv väikese probleemi lahendamiseks. Kuidas valida, mida hetkel teha? Ülesande valimiseks kaaluge:

1. Kontekst– kus te asute, millised on teie käsutuses olevad vahendid, isegi kui teie käsutuses on ainult telefon, saate rääkida kliendiga, kutsuda koju torumees või vaadata e-kirjaga saabunud töötaja aruannet;
2. Aeg– kui palju teil on aega ja kui palju kulub ülesande täitmiseks;
3. Energia– kas tingimused on sobivad kõrget keskendumist nõudva ülesande täitmiseks või mehaanilise töö parema teostamiseks;
4. Prioriteedid– milline ülesannetest toob maksimaalset tulu? Võib-olla ei mängi see pool tundi uue projekti kallal töötamisel rolli, seega on parem veeta see abikaasaga vesteldes ja lõõgastavale kohvipausile.

Mõisted ja terminid: GTA (Getting Things Done), ajajuhtimine, isiklik efektiivsus, ajaplaneerimise tehnikad, tööprotsesside juhtimise mudel.

Keda huvitaks raamat “Asjade kordategemine”: kaasaegsed hõivatud inimesed; ettevõtete, osakondade, osakondade juhid; ajaplaneerimise fännid; kõigile neile, kes soovivad oma elu kontrolli all hoida ja stressist vabaneda.

David Alleni "Asjade tegemine": parim äriraamat hõivatud inimestele

5 (100%) 2 häält

Pühendatud Katherine'ile,

minu suurepärasele elu- ja töökaaslasele

Elamiseks aega!

Juba mõnda aega on lühend GTD saanud paljudele Venemaal inimestele sama tuttavaks kui USB või GPRS. Veebifoorumitel, mis on pühendatud ajaplaneerimisele ja isiklikule efektiivsusele, arutatakse “asjade tegemise” süsteemi sama aktiivselt kui päeviku valimist või elueesmärkide seadmist.

Õnneks on Venemaa ajaplaneerimise kogukonna kümne aasta jooksul tekkinud küsimus "Planeerida aega või mitte planeerida?" lakkas olemast aktuaalne. Oma aja planeerimata jätmine, koosolekutele hilinemine, kohustuste unustamine on sama sündsusetu kui restoranis kahvli ja noa kasutamata jätmine. Viimase paari aasta jooksul on ajaplaneerimine võtnud meie elus sama koha nagu jõusaal või ujula. Hea füüsiline vorm on loomulik. Meetodid võivad olla erinevad - ujumine, jooga, võrkpall... - olemus on sama. Niisamuti on moes ja loomulik teha kõike, mitte midagi unustada ning leida alati aega töötamiseks, lõõgastumiseks, pere ja sõpradega suhtlemiseks.

Peamine küsimus on selles, milliseid iseorganiseerumise meetodeid valida, suhteliselt öeldes: "mis sobib mulle paremini: ujumine või jõusaal?" Kuidas luua isiklik ajahaldussüsteem lihtsamalt, mugavamalt ja naudinguga? Olenevalt psühholoogilisest tüübist on mõnel lihtsam süüa noa ja kahvliga, teisel Jaapani söögipulkadega. Igal juhul on vaja teatud süsteemi, järjestust ja metoodikat.

Igas arenenud riigis on eksperdid, kes on spetsialiseerunud aja juhtimisele. Vene lugejad on hästi kursis Heidelbergi strateegia ja ajaplaneerimise instituudi juhi Lothar Seiwerti raamatutega; Stephen Covey, Ameerika FranklinCovey Corporationi president; Brian Tracy, juhtimise ja tõhususe spetsialist; Kerry Gleason, Stefan Rechtshafen, Julia Morgenstern jt Mõned teosed pole veel vene keelde tõlgitud ja ootavad tiibadesse - Mark Forsteri (Suurbritannia), Harold Taylori (Kanada) jt raamatud.Selliste spetsialistide hulgas on ka David Allen , mille süsteem on USA-s hästi tuntud ja meie riigis juba palju fänne kogunud.

Davidi enda töögraafik on muljetavaldav: tema seminaride ajakava USA ja Euroopa suurlinnades on teada juba aasta ette. Tema raamat on selge, praktiline, retseptipõhine, tehnoloogiliselt arenenud. Mõned põhimõtted ja soovitused väärivad vaielda ning kahtlemata on raamatu venekeelne tõlge määratud olema aktiivsete arutelude katalüsaatoriks. Üks on aga kindel: raamat on nõutud ja kasulik. Selle tõestuseks on selle populaarsus Venemaal isegi ingliskeelses originaalis.

Soovin teile, lugeja, õppida David Alleni tõestatud kogemuste ja praktiliste soovituste abil elamiseks aega leidma. Elage rikast, tõhusat, ilusat elu, milles igal Aja minutil on oma kaal ja kõrgeim väärtus.

Soovin teile edu!

Gleb Arhangelski,

Ettevõtte "Ajakorraldus" peadirektor,

Venemaa ajajuhtimise kogukonna looja

www.improvement.ru

Autorilt

Siin on strateegiate ja põhimõtete aare. Leiad endas uut jõudu, õpid jääma rahulikuks ja tuled asjadega palju tõhusamalt toime, kulutades oluliselt vähem pingutusi. Oskus asju ajada ja ülesandeid edukalt sooritada on oluline, kuid samas ei tohiks teid isiklikult takistada nautimast elu, mis raske töö tegemisel tundub peaaegu või isegi täiesti kättesaamatu. Siiski ei räägi me valikust “kas/või”: usu mind, sa saad tõhusalt töötada ja samas elada oma rõõmuks igapäevamurede maailmas.

Tootlikkus on töö üks olulisemaid aspekte. Võib-olla on see, mida teete, tõesti oluline, huvitav või kasulik või võib-olla mitte, kuid töö tuleb teha mõlemal viisil. Esimesel juhul soovitakse reeglina saada kulutatud aja ja vaeva eest maksimaalset tulu. Teises asuge uue ettevõtte juurde niipea kui võimalik, jätmata "saba".

Meele lõdvestamise kunst ja oskus see kõigist muredest ja muredest vabastada on ilmselt suurte inimeste üks suurimaid saladusi.

Kapten J. Hatfield

Ja mida iganes sa ka ei teeks, tahaksid ilmselt toimuva suhtes rahulikum olla ja tunda end kindlalt, et peaksid hetkel tegema just seda, mida teed. Ükskõik, kas joote töökaaslastega pärast tööd õlut, imetlete oma beebit keset ööd oma võrevoodis magavat, vastate meilile või räägite kiiresti kliendiga pärast ametlikku kohtumist, peate olema enesekindel. et see on see, mida sa peaksid tegema.Praegu.

Raamatu kallal töötades oli minu eesmärk õpetada sind võimalikult tõhusalt töötama ja lõõgastuma niipea, kui soovid või tunned vajadust.

Mina, nagu paljud teist, olen juba pikka aega otsinud vastuseid küsimustele: mida, millal ja kuidas teha. Ja nüüd, pärast enam kui kahtkümmet aastat, mis on kulutatud individuaalse ja organisatsiooni tootlikkuse suurendamise uute meetodite väljatöötamisele ja rakendamisele, pärast paljusid uuringuid ja enesetäiendamise katseid, võin kindlalt öelda, et ühest universaalset lahendust pole olemas. Ükski arvutiprogramm, seminar, isiklikud planeerijad või isiklikud missiooniavaldused ei muuda teie tööpäeva lihtsamaks ega tee teie eest otsuseid iga päev, iga nädal ja kogu teie elu jooksul. Veelgi enam, kui leiate viisi, kuidas muuta oma töö produktiivsemaks ja lihtsustada oma otsuste tegemist vaid ühel tasandil, on teil uued kohustused ja loomingulised eesmärgid, mida lihtsa valemiga enam saavutada ei saa.

Kuid kuigi isikliku korralduse ja tootlikkuse täiustamiseks pole lihtsaid tööriistu, saame nende parandamiseks astuda samme. Aasta-aastalt enda kallal töötades leidsin sügavamaid ja olulisemaid asju, millele keskenduda, ideid, millele mõelda, ja asju, mida teha. Olen leidnud lihtsad protsessid, mis võivad oluliselt suurendada inimese võimet läheneda maailma muredele loovalt ja konstruktiivselt ning mida igaüks saab hallata.

See raamat on enam kui kahekümneaastase individuaalse produktiivsuse uurimise kulminatsioon. See on juhend tulemuste maksimeerimiseks ja kulude minimeerimiseks maailmas, kus töö muutub iga päevaga keerukamaks ja väljakutseid esitavamaks. Olen veetnud palju tunde, et koolitada inimesi eesliinil – töökohal – aidates neil töödelda ja korraldada oma igapäevaseid ülesandeid. Minu avastatud meetodid on osutunud tõhusaks väga erinevates organisatsioonides, kõikides tegevusvaldkondades, erinevates kultuurikeskkondades, isegi koolis ja kodus. Pärast kakskümmend aastat kõige kogenumate ja produktiivsemate töötajate koolitamist ja õpetamist mõistsin, et maailm vajab minu meetodeid.

Organisatsioonijuhid püüavad sisendada endale ja oma alluvatele põhistandardina "ülim tootlikkus". Nemad, nagu minagi, teavad, et tööpäeva lõpus kostuvad suletud uste taga telefonikõned, millele neil polnud piisavalt aega vastata, ülesanded, mis tuleb kellelegi üle anda, küsimused, mida koosolekutel ja aruteludel ei käsitletud. , täitmata kohustused ja kümned lugemata kirjad. Paljud ärimehed on edukad, sest nende lahendatavad probleemid ja võimalused, mida nad realiseerivad, on lõppkokkuvõttes olulisemad kui nende portfelli ja kontori vead. Kuid praeguse elutempo ja ettevõtluse arengu juures muutub see tasakaal väga ebakindlaks.

Ühest küljest vajame tõestatud tööriistu, mis aitavad inimestel keskenduda oma strateegilistele ja taktikalistele jõupingutustele ning takistavad neil midagi olulist silmist kaotamast. Teisalt on vaja luua töökeskkond ja -meetodid, mis ei lase võimekatel töötajatel pinge all tööl “läbi põleda”. Vajame ühtseid tööstiilistandardeid, mis hoiavad meie parimad ja säravamad töötajad stressivabad.

See ei kehti ainult organisatsioonide kohta, seda vajavad ka koolid, kus lastele ikka veel ei selgitata, kuidas saadud infot analüüsida, kuidas tulemusele keskenduda ja milliseid samme selle saavutamiseks ette võtta. Igaüks meist vajab neid teadmisi: lõppude lõpuks võimaldab see kasutada kõiki meile avanevaid võimalusi, et end täiendada ja meid ümbritsevat maailma pidevalt parandada.

Nende põhimõtete võimsust, lihtsust ja tõhusust, mida jagan raamatus Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, saab kõige paremini kogeda omal nahal: reaalajas, reaalsetes tingimustes, pärismaailmas. Loomulikult on raamatu eesmärk visandada töövoo juhtimise ja kõrge tootlikkuse saavutamise suure kunsti olemus. Olen püüdnud esitada materjali nii, et see annaks teile suure pildi ja samal ajal aitaks teil raamatut lugedes saada vahetut tulemust.

Raamat on jagatud kolme ossa. Esimeses osas avatakse suur pilt, antakse lühiülevaade süsteemist, selgitatakse selle unikaalsust ja asjakohasust ning seejärel tutvustatakse lühidalt ja ligipääsetaval kujul vahetult peamisi meetodeid. Teises osas selgitatakse, kuidas süsteemi põhimõtteid praktikas rakendada. Siin saate harjutada ja samm-sammult õppida kirjeldatud mudelite igapäevaelus rakendamist. Kolmandas osas kirjeldatakse veelgi suuremaid ja tõhusamaid tulemusi, mida on võimalik saavutada, kui muuta metoodika ja mudelid oma töö- ja eraelu lahutamatuks osaks.

Liitu meiega! Ma tahan, et te mitte ainult ei usuks, vaid oleksite ka veendunud, et neid meetodeid saate ja peaksite kasutama ka teie isiklikult. Ma tahan, et te mõistaksite, et see, mida ma luban, pole mitte ainult võimalik, vaid ka teie kõigi käeulatuses. Ja ma tahan, et te teaksite, et kõike, mida ma soovitan, on väga lihtne rakendada. See ei nõua erilisi oskusi. Teate juba, kuidas pöörata tähelepanu, panna kirja oluline teave, teha otsuseid soovitud tulemuste ja tulevaste tegevuste kohta, kaaluda alternatiive ja teha valikuid. Avastate, et paljud asjad, mida olete alati instinktiivselt ja intuitiivselt teinud, on tõepoolest õiged. Näitan teile, kuidas viia need põhioskused järgmisele tõhususe tasemele. Aitan teil tõlkida kõik need oskused uueks käitumiseks, mis saab teie jaoks majakaks.

Raamatu lehekülgedel viitan pidevalt tootlikkuse teemalistele koolitusprogrammidele ja seminaridele. Olen viimased paarkümmend aastat töötanud juhtimiskonsultandina nii üksi kui ka väikestes meeskondades. Minu töö seisnes peamiselt individuaalses tootlikkuse juhendamises ja töötubade läbiviimises raamatus kirjeldatud tehnikate kohta. Oleme kolleegidega koolitanud rohkem kui tuhat inimest, viinud läbi koolitusi sadadele tuhandetele spetsialistidele ja korraldanud sadu rühmaseminare. Sellest kogemusest ammutasin muljeid ja näiteid selle raamatu jaoks.

Selle raamatu olemuse tabas suurepäraselt mu klient, kes kirjutas: „Kui ma esimest korda selle programmi põhimõtteid kasutama hakkasin, päästsid nad mu elu... Kui ma tegin neist harjumuse, muutsid nad mu elu. See on vaktsiin igapäevase elu- või surmavõitluse vastu, mil "projekt oleks pidanud eile lõppema" ja vastumürk ebakõlale, mida paljud inimesed ise oma ellu toovad.