Kontormøde: hemmeligheder ved effektiv besiddelse. Sådan organiserer og gennemfører du et effektivt møde: tips til lederen

« vædder“- et kort møde afholdt dagligt, hvis formål er at lytte til rapporter om opgavernes udførelse, stille nye opgaver og frem for alt prompte løse problemer, der er opstået. Minimum diskussioner. Ud over analyse og feedback spiller den "operative" rollen som en "motivator", det vil sige, at den sætter medarbejderne op til den nye dag, så de vågner op, får en opladning af godt humør og begynder deres opgaver.

1. "Operativ" afholdes dagligt kl. 9:30 via internettet eller samtaleanlæg. Mængden af ​​brugt tid bør ikke overstige 15 minutter. Virksomhedens administrerende direktør er ansvarlig for at udføre den operationelle drift.

2. Sammensætningen af ​​deltagerne i "det operationelle team" er lederne af virksomhedens strukturelle afdelinger og grene.

3. Under ”driftsmødet” skal du ikke tage spørgsmål op, som kan løses på en arbejdsmæssig måde, afklaringer, ikke diskussioner, er acceptable.

4. Ledere og specialister, der deltager i operationen, skal tilrettelægge deres arbejdsdag på en sådan måde, at deres tilstedeværelse er obligatorisk.

5. Såfremt nogen af ​​deltagerne af objektive grunde ikke kan deltage i den "operative" session, så er denne forpligtet til på forhånd at underrette den administrerende direktør herom, samt afgive en skriftlig rapport om afslutningen af ​​pålagte opgaver og en liste. af aktuelle problemstillinger.

« Planlægningsmøde"- et længere møde, afholdt 2 gange om måneden, hvor langsigtede mål overvåges og opstilles, nøgleresultatindikatorer overvåges, herunder økonomiske, nye ordrer og instruktioner bringes til afdelingsledernes opmærksomhed, og beslutninger træffes om tildeling af visse ressourcer, fastlæggelse af nuværende prioriteter og opsummerer også resultaterne for den seneste periode.

1. "Planlægning" afholdes 2 gange om måneden (hver tirsdag) kl. 17.00, tidsforbruget bør ikke overstige 1,5 time. Mødestedet fastlægges og annonceres før tid. Virksomhedens administrerende direktør er ansvarlig for at gennemføre "planlægningsmøder".

2. Deltagerne i "planlægningsmødet" er lederne af virksomhedens strukturelle afdelinger og filialer. Om nødvendigt kan "planlægningsmødet" afholdes i et udvidet format, og andre medarbejdere i virksomheden kan inviteres til det.

3. Under "planlægningsmødet" skal du ikke tage spørgsmål op til diskussion, der kan løses på en arbejdsmæssig måde, afklaringer, ikke diskussioner, er acceptable. Rapporter om gennemførelsen af ​​opgaver, der er stillet på tidligere planlægningsmøder, gives i form af svar på spørgsmålene: ”Hvad var planlagt? Hvad er gjort? Hvad er ikke blevet gjort og hvorfor? Hvilke yderligere skridt skal der tages for at opnå resultatet? Inden planlægningsmødets start skal hver af deltagerne udarbejde en liste over problemer, der skal løses.

4. Resultatet af et effektivt "planlægningsmøde" er en truffet beslutning. Når man opsummerer, er det nødvendigt klart at formulere, hvilke handlinger der skal udføres, fristen for deres afslutning og også de ansvarlige personer, der kontrollerer implementeringen af ​​en bestemt opgave, er navngivet.

5. Referatet af ”planlægningsmødet” føres af den administrerende direktør, hvoraf kopi udleveres til alle deltagere inden 1 dag.

6. Ledere og specialister, der deltager i ”planlægningsmødet”, skal tilrettelægge deres arbejdsdag på en sådan måde, at deres deltagelse er obligatorisk.

7. Såfremt nogen af ​​deltagerne af saglige grunde ikke kan deltage i ”planlægningsmødet”, er denne forpligtet til på forhånd at underrette den administrerende direktør herom, samt afgive en skriftlig rapport om udførelse af pålagte opgaver samt en oversigt over aktuelle spørgsmål.

Direktør ____________________

(1 gennemsnitlig stemme: 5 ud af 5)

Timer med mentalt drænende kontormøder er ikke en myte, ikke en grotesk ting og ikke noget med jokes. Realiteterne i dagens liv er sådan, at op til 50 % af arbejdstiden bruges på tom snak, der ikke giver nogen resultater. At accelerere livet dikterer nye regler for kontorkultur; hurtige og effektive møder er en del af virksomhedens etik.

Hvad er et personalemøde?

Kan et fem minutters møde, et planlægningsmøde eller et møde klassificeres som et officielt møde? Hvad er målene for denne form for kollegialt arbejde? Hvad er de generelt accepterede teknikker til at gennemføre det, og hvordan opnår man de højeste resultater efter mødet er slut?

Et forretningsmøde er en arbejdsform i en virksomhed med det mål at planlægge og overvåge udførelsen af ​​planlagte aktiviteter i alle organisationens tjenester. Dette er et effektivt værktøj til personaleledelse og til at modtage hurtig feedback fra medarbejderne. Sandt nok fungerer dette værktøj kun med succes i en kompetent leders dygtige hænder.

Inden man indfører en lignende form for kommunikation med medarbejdere i arbejdstilstand, udstedes der normalt en tilsvarende ordre, som hver deltager i mødet modtager mod underskrift til gennemgang og implementering. Ordenens krop angiver målene, målene, tidspunkter og datoer for officielle møder samt deltagerlisten, regler og struktur på dagsordenen.

Det overordnede formål med afholdelse af kontormøder er at inddrage medarbejdere, tjenester og afdelinger, både ledere og linjepersonale, i ledelses- og beslutningsprocessen.

Kontormøder omfatter planlægningsmøder, briefinger og fem-minutters møder, hvor der aftales vektoren for udviklingen af ​​virksomheden som helhed, taktik og strategi for virksomheden udvikles, og specifikke opgaver stilles. Ved planlægningsmøder afklares aktuelle problemstillinger, rykkere ordnes, og det generelle forløb afstemmes. Operationelt møde er et hurtigt møde for at løse et problem eller en konfliktsituation i et team. Hovedmålet med et forretningsmøde er at opstille og løse nye problemer.

Hvis en virksomhed begynder at blive forvirret over disse begreber, vil effektiviteten af ​​arbejdstiden støt falde.

De vigtigste fejl ved afholdelse af kontormøder

Et ineffektivt møde afslører lederens og/eller arrangørens umodenhed i denne form for medarbejderkommunikation. I enhver virksomhed har du brug for erfaring og færdigheder, der kan formidle virksomhedens generelle linje til medarbejderne og få det største udbytte af dem.

Hovedsignalet på et uduelig møde er gensidig utilfredshed med resultaterne: lederen forventer svar fra sine underordnede, som til gengæld ønsker at få de mest gunstige betingelser for sig selv. På mødet er der dog ingen, der bliver enige om noget med nogen.

Samtidig udvikles kontorsyge - et hyklerisk billede af interesseret deltagelse i forretningsmøder, som i virkeligheden er tom snak, en diskussion om kontorsladder. For lejede medarbejdere er sådanne arrangementer af underholdende karakter; de giver endnu en mulighed for ikke at arbejde, ikke at udføre daglige rutineopgaver.

Ganske ofte, efter en sådan reguleret snak, begynder lederen at kræve resultater fra medarbejderne, der opstår en interessekonflikt, efterfulgt af afskedigelse af medarbejdere, nogle gange af hele afdelinger.

En af de mest almindelige fejl ved afholdelse af kontormøder er den ustrukturerede præsentation af lederens beslutning, når toplederen i stedet for at brainstorme stiller oppustede krav, og teamet, der ikke er i stand til at opfylde dem, til gengæld fremsætter årsager til, at forslaget ikke kan være opfyldt.

Dette sker, fordi lederen ofte ikke selv ved, hvad han vil, og ikke leder efter måder at opnå de ønskede resultater på.

Hemmeligheder bag effektive møder

For at mødet kan afholdes med den højeste effektivitet og give væsentlige resultater, skal initiativtageren til denne kollegiale arbejdsform kende nogle hemmeligheder.

Fastsættelse af formålet med mødet. Enhver virksomhed begynder med den korrekte målsætning. Før arrangøren samler medarbejdere til et forretningsmøde, skal arrangøren besvare en række spørgsmål:

Muligheden for at afholde mødet;

Korrekte regler og præcist emne;

Markører, som man kan bedømme effektiviteten af ​​begivenheden efter.

En leder er en strateg, der er i stand til at stille en klar og specifik opgave. Underordnede er specialister, der ved, hvilke værktøjer der skal bruges til at implementere de tildelte opgaver.

Udpegning af de ansvarlige for mødets afholdelse. Ethvert forretningsmøde finder sted i henhold til genrens standardlove - først udføres omhyggelig forberedelse, udnævnelse af personer, der er ansvarlige for at invitere medarbejdere, for at indsamle forventninger og forslag, lede hvert dagsordenspunkt, kunstnere og sekretærer, registrere faserne af mødet, udfyldelse af referater og rapporter.

Optimal udvælgelse af deltagere. Mødets succes afhænger i høj grad af dem, der skal deltage i mødet. Det er uacceptabelt at inddrage inkompetente medarbejdere i sådanne arrangementer, som kan aflede begivenheden i en anden retning. Udvælgelsen af ​​specialister, der er klar til at diskutere spørgsmål, der rejses på et kontormøde, skal overlades til en kompetent organisator-strateg.

Fastsættelse af regler. Et forretningsmøde, afhængigt af de problemer, der bliver løst og virksomhedens størrelse, falder normalt inden for standardvarigheden - fra tredive minutter til to timer. Planlægningsmødet bør slutte om fem til ti minutter, og det operative møde bør slutte inden for 40 minutter til en time.

Udarbejdelse af mødeplan. Inden åbningen af ​​et forretningsmøde modtager hver deltager en detaljeret dagsordensplan, rapporteringsmateriale, hvorefter han kan forberede sine spørgsmål og/eller rapporter.

Eksempel på dagsordenstruktur. Dette dokument kan indeholde hovedpunkter relateret til operationel, taktisk og/eller strategisk ledelse i virksomheden. Strukturen af ​​dagsordenen inkluderer normalt en specifik liste over opgaver dikteret af virksomhedens planer og måder at løse dem på. Derudover kan der være yderligere opgaver på dagsordenen, som det er tilrådeligt at løse i den nærmeste fremtid.

Holder et møde. For at et forretningsmøde kan gennemføres så effektivt som muligt og ikke bliver til et langvarigt kaos, skal det starte præcis til tiden, gå fra spørgsmål til spørgsmål hurtigt uden tøven. Det er nødvendigt at opsummere et foreløbigt resumé efter hvert diskuteret emne, der angiver det nøjagtige tidspunkt og dato, og de medarbejdere, der er ansvarlige for udførelsen. Samtidig er det nødvendigt at reducere diskussioner til et minimum, så der kun tillades afklaringer ved udvikling af løsninger.

Effektivitetsmålinger. Hvert møde, der afholdes, bør analyseres for overholdelse af målene og målene. Effektiviteten af ​​et møde måles ved proportionaliteten af ​​det ønskede resultat i forhold til de omkostninger, der kræves for at opnå det.

Kontrol og analyse. Efter at effektiviteten af ​​et forretningsmøde er opnået, er det nødvendigt at overvåge resultatet og foretage en grundig analyse. Evnen til at måle, analysere og kontrollere alle data er kvaliteten af ​​en klog leder, der er i stand til at gøre en virksomhed til en markedsleder.

Noter til en smart leder

Et forretningsmøde afholdes bedst i begyndelsen af ​​dagen, hvor medarbejderne er i stand til at generere intelligente beslutningsmuligheder.

Det etiske kodeks bør specificere algoritmen, tidsplanen for møder og dens hyppighed, regler, mål og målsætninger. Det er bedst at holde sådan et møde om mandagen, hvor du skal sætte miniopgaver for ugen og opsummere resultaterne af den forgangne ​​rapporteringsperiode.

Enhver medarbejder bør kende tid, sted og dato for almindelige forretningsmøder og være forberedt på dem. Dette punkt afspejles bedst i hver medarbejders jobbeskrivelse, der angiver graden af ​​hans ansvar og deltagelse. Dette er etikken i officielle relationer, hvis overtrædelse medfører alvorlige sygdomme hos holdet.

Under møder opstår der ret ofte modstand fra medarbejdere, som skal diagnosticeres rettidigt og dygtigt fjernes, uden at det fører til sabotage og interne interessekonflikter. Hvis der i virksomheder med en autoritær ledelsesstil ikke opstår en sådan modstand på møder på grund af frygt eller usikkerhed, skal den kunstigt fremprovokeres. Ellers kan der i processen med at udføre og løse pålagte opgaver opstå alvorlige problemer på grund af medarbejdernes illoyalitet over for virksomheden.

For at forhindre sådanne praksisser er det nødvendigt at minimere problemer på tidspunktet for valg af mål og tildeling af opgaver til underordnede. For at gøre dette er det nødvendigt at distribuere "øreringe til alle søstrene", det vil sige at holde personalet beskæftiget med vigtige opgaver: betro nogle de vanskelige stadier af udvikling og implementering af projektet, uddelegere kontrol over udførelsen til andre, motivere andre til at udføre "feats" ved at øge deres autoritet i teamet ved midlertidigt at ansætte fungerende som tovholder eller demotivere særligt ivrige medarbejdere.

Medarbejdernes ansvar for at udføre tildelte opgaver skal fordeles, så de nemt kan kontrolleres. Ved hvert møde er det nødvendigt at opsummere og anerkende særligt fornemme medarbejdere og straffe dem, der er skyldige og sabotere arbejdet foran hele teamet. Ingen diskussioner eller beslutninger bør tillades bag medarbejdernes ryg, da der umiddelbart er fare for udbrud af interne konflikter.

Det er nyttigt for enhver leder at kende forskellene mellem kontormøder, planlægningsmøder og briefinger fra brainstorming, meningsudveksling og diskussioner. Begge ledelsesformater involverer at modtage feedback, men på forskellige måder. Forretningsmøder er en teknologi til styring af mennesker og fastsættelse af taktiske og strategiske opgaver, og formatet for diskussionen er uformel kommunikation, en markør på, at lederen er uerfaren og ikke ved, hvordan han skal styre mødets forløb og styre det rigtigt. retning.

Derudover er et forretningsmøde opdelt i:

Lærerigt, når lederen giver præcise instruktioner og modtager feedback fra underordnede;

Operationel, inden for hvilken aktuelle opgaver løses;

Det er problematisk, når et eller andet problem i teamet er løst, og der udvikles en trin-for-trin plan for at komme ud af den aktuelle krisesituation.

Mange moderne virksomheder gør sig skyldige i at forvirre forretningsformater, trække holdet ned i afgrunden af ​​forvirring, konflikter og diskussioner om helt ikke-fungerende problemer. Formatstrukturering er en del af kulturen, som er underlagt strenge virksomhedsstandarder.

Vurdering af effektiviteten af ​​forretningsmøder

Hvordan forstår man, at et forretningsmøde blev gennemført kompetent og ekstremt effektivt? Følgende spørgsmål skal besvares:

Er de opstillede mål for arrangementet nået?

Er hele dagsordenen dækket? Er alle spørgsmålene blevet diskuteret?

Opfyldte du de tildelte regler?

Kommunikeres alle beslutninger til implementerne?

Forstod de udøvende deres opgaver og deadlines korrekt?

Når man besvarer disse spørgsmål, vil der opstå en kvantitativ komponent - hvor mange mennesker er involveret i at løse problemet, hvor mange arbejdstimer de skal bruge for at udføre opgaver, hvor mange penge skal der til hertil, og så videre. En kvantitativ markør er et godt værktøj til at analysere ydeevne over tid og sammenligne med tidligere perioder.

Som regel giver effektivt gennemførte møder, når alle mål er nået på det rigtige tidspunkt, håndgribelige resultater.

At lede et yderst effektivt møde er en sand kunst, hvor lederen er dirigenten, sekretæren er førsteviolin, og hele holdet er hele orkestret. Omhyggelig forberedelse og kompetent afvikling af et forretningsmøde afgør, hvilket partitur denne levende organisme vil udføre - klassisk musik, der kan vække begejstrede følelser og inspirere fremtidige sejre, eller en kakofoni af lyde, der dræber alt omkring.

Jeg ønsker jer smarte ledelsestiltag, mine herrer!

Zhanna Pyatirikova specielt til virksomhedsportalen BZZN.ru

De fleste salgschefer ved, hvordan man kommunikerer og sælger godt, men desværre er stabilitet, at følge en arbejdsplan, at analysere og analysere indsatsen ikke deres stærke side. Hvis en leder har mange ordrer i denne måned, slapper han uundgåeligt af: han begynder at foretage færre kolde opkald og holder op med at arbejde med "sovende" klienter.

Ved planlægningsmøder kan lederen af ​​salgsafdelingen notere den nye nedgang i lederens arbejde og gøre medarbejderen opmærksom på, at hans fraflytning fra arbejdet er blevet bemærket og bragt under kontrol. Selvfølgelig vil ledere modstå deltagelse i planlægningsmødet på alle mulige måder, med henvisning til det faktum, at de absolut ikke har tid, og lige nu er aftalen i brand. Du skal forstå, at det er lederen, der gennem planlægningsmøder implementerer funktionen administrativ ledelse og organiserer teamets systematiske arbejde uden lavkonjunkturer eller hastejob.

Hvordan organiserer og gennemfører man et planlægningsmøde på den mest effektive måde?

Tid

Planlægningsmøder bør afholdes om morgenen. Hvis arbejdsdagen begynder med et planlægningsmøde, kommer ledere ikke længere for sent på arbejde, desuden vil planlægningsmødet give et gebyr for arbejde i løbet af dagen.

Indberetning

Ledere bør medbringe deres rapporter fra den foregående dag til planlægningsmødet: en log over opkald og møder og en salgsrapport. Det første dokument viser, hvordan lederen brugte sin arbejdstid, det andet - hvilke resultater han opnåede. Ofte, selv på forberedelsesstadiet til planlægningsmødet, bliver det tydeligt for lederen, at han brugte sin indsats i den forkerte retning, og effektiviteten af ​​hans arbejde kunne have været højere. Et andet dokument, som lederen forbereder til planlægningsmødet, er en liste over planlagte opkald og møder. Det er vigtigt! For det første betyder en færdigliste, at lederen kan begynde at arbejde umiddelbart efter planlægningsmødet er afsluttet, og for det andet kan lederen justere denne liste og fremhæve prioriteringer.

Forskrifter

På den ene side bør et planlægningsmøde ikke blive til et møde på flere timer, på den anden side vil et formelt møde på fem minutter heller ikke give resultater. Med ordentlig organisation er det sagtens muligt at gennemføre det på en halv time. I begyndelsen af ​​planlægningsmødet tjekker lederen medarbejdernes rapporter, og hvis planen ikke opfyldes (gennem opkald, møder eller salg), finder han ud af årsagen: fejl, forsømmelighed eller objektive omstændigheder. Hver medarbejders arbejde får en objektiv vurdering. Dette kan være en simpel verbal bemærkning eller ros, det vigtigste er, at salgschefer føler konstant kontrol fra lederen - i dette tilfælde begynder de at arbejde meget bedre.

Under mødet skal lederen formidle nyttig information til sine underordnede og sætte klare opgaver for dem. Hvis alt er gjort korrekt, vil arbejdseffektiviteten øges, ellers bør proceduren for afholdelse af møder genovervejes.

Holder du ofte møder? Får dine medarbejdere ofte noget brugbart fra dem? Forstår de de mål og mål, du har givet dem?

Øger deres arbejdseffektivitet efter planlægningsmøder? Får du tilstrækkelig feedback? Hvis du svarede "nej" på mindst ét ​​spørgsmål, så skal du lære at gennemføre effektive møder og planlægningssessioner for at spilde et minimum af tid på dem og få det maksimale udbytte.

Effektivt møde

Ved hjælp af møder opretholdes kommunikationen mellem forskellige afdelinger og inden for afdelingerne selv, trufne beslutninger implementeres og motivationen til at udføre arbejde øges blandt de enkelte medarbejdere. Men kun et effektivt møde kan løse disse problemer, så tjek selv, om dine møder opfylder følgende kriterier:

1. Formatoverholdelse. Der er flere typer møder: møde, planlægningsmøde og driftsmøde. Hvert af disse møder har sine egne formål og varer derfor et andet tidspunkt. Operatøren er designet til at løse det problem, der lige er opstået.

Det varer normalt 5-10 minutter og samler personer, der er direkte relateret til problemet. Planlægningsmødet afholdes normalt hver dag om morgenen og varer 25-30 minutter. I løbet af denne tid skal lederen sætte opgaver for dagen, modtage feedback på resultaterne fra den foregående dag og justere planer om nødvendigt.

Mødet har til formål at finde en løsning på et globalt problem, skabe et nyt tilbud til dit marked, udvikle et nyt motivationsprogram mv.

Ofte er møder opdelt i to faser - den første afholdes om aftenen, hvor målene for mødet sættes og de problemer, der vil blive diskuteret, skitseres. Om morgenen begynder anden fase, som kan vare op til to timer. Et fuldgyldigt møde er kreativitet i sin reneste form.

2. Specifikation af opgaver. Hvert møde bør have klart definerede mål, som meddeles deltagerne på forhånd. Afvigelse fra dagsordenen er højst uønsket.

3. Strenge regler. Et møde skal have et start- og sluttidspunkt, uanset om alle inviterede har deltaget. Sæt klare tidsfrister, såsom færdiggørelse af dagsordenspunkt 1 på 25 minutter.

For hver højttaler skal du afsætte en vis tid - 5 minutter er nok, dette vil lære folk at tale til sagen. Hvis du hører uvedkommende samtaler eller afvigelser fra emnet, skal du stoppe disse forsøg og spare din tid.

4. Optimal sammensætning. Vedkommende skal være til stede ved mødet. Bare sidde og lytte, lad være med at invitere nogen. Lad alle passe deres egne sager.

5. Ord til alle. Hver deltager i mødet bør have mulighed for at udtrykke sin mening om et bestemt emne. Bland dig ikke, og afbryd især ikke medarbejderens tale, selvom det strider imod dit synspunkt. Har du brug for tilstrækkelig feedback?

6. Journalføring. Dagsordenen er ikke det eneste obligatoriske mødedokument. Referatet, som registrerer alle hovedpunkterne, de ansatte, der talte i prioriteret rækkefølge, deres mening om et bestemt emne, og vigtigst af alt, resultaterne af mødet, er et meget nyttigt papir.

Sørg for at sende et nyhedsbrev til mødedeltagerne, så de altid har det lige ved hånden for at afklare eventuelle punkter. Dette vil gøre det mere bekvemt at overvåge implementeringen af ​​tildelte opgaver og analysere de opnåede resultater. Det er skemaet "opgave - resultater - kontrol - opgave", der giver dig mulighed for at gøre møder mest effektive og præcise.

7. Planlægning af mødet. Enhver medarbejder bør vide, hvornår han næste gang bliver inviteret til mødelokalet. Suddenness er en dårlig assistent til at organisere møder, deltagerne har ikke tid til at forberede sig eller kommer slet ikke på grund af fravær fra kontoret.

Hvis der pludselig opstod et problem, og du besluttede at indkalde en taskforce til at løse det, så gør dig klar til svarene "Jeg ved det ikke", "Jeg skal tjekke" og "Jeg giver dig en rapport senere."

Hvordan forbereder og gennemfører man et effektivt møde?

For at få et effektivt møde skal du først forberede dig på det. Før mødet begynder, bør lederen afklare følgende spørgsmål:

  • hvilke mål mødet forfølger, og hvilke opgaver det løser.
  • hvad er mødeformatet, hvad er mødedeltagernes roller. Medarbejdernes roller er tildelt på forhånd: Der skal være en formand og en sekretær. Bestem også det nøjagtige start- og sluttidspunkt for mødet.
  • hvad er strukturen på mødet? En typisk struktur ser således ud:
  • Vær hilset;
  • annoncering af mødets mål, målsætninger, format;
  • diskussion og analyse af eksisterende problemer;
  • modtagelse af feedback fra kunstnere;
  • analyse af resultater og fastsættelse af opgaver for den nærmeste fremtid;
  • opsummerende.
  • hvad er reglerne for mødet? Bestem det nøjagtige tidspunkt for arbejdet med hvert punkt på dagsordenen, afsæt tid til en pause, hvis mødet tager lang tid.
  • hvilke dokumenter der skal bruges. Forbered al den nødvendige information, der vil være interessant for deltagerne, send materialer ud, så de studeres på forhånd.
  • Er et møde nødvendigt? Inden du sender invitationer til et møde ud, skal du tjekke, om det virkelig er nødvendigt.

Besvar selv disse spørgsmål:

  • Skal de opgaver, du stiller, løses i dag?
  • Hvad skal deltagerne tage med fra mødet?
  • Hvordan skal deres arbejde ændre sig efter mødet?
  • Er alle nødvendige oplysninger blevet indsamlet? Får du et "ved ikke" svar på ethvert spørgsmål?
  • Er der en anden måde at løse problemet på uden at holde et møde?

Husk de enkle regler for effektive møder, hold publikums opmærksomhed på hovedmålet, giv diskussionen en positiv eller neutral tone, og opmuntr dem til at udtrykke deres egne meninger.

Så vil du få en effektivisering af dine medarbejdere og samtidig reducere mængden af ​​spildtid.

Organiser og gennemfør planlægningsmødet så effektivt som muligt.

Find en løsning på det problem, der er angivet til diskussion, eller sæt retningen for udviklingen af ​​situationen i en konstruktiv retning.

Det er interessant at holde et planlægningsmøde, så deltagerne ikke har tid til at gabe og ikke føler, at de har spildt tiden.

Handlingsplan

1. Bliv bekendt med den foreslåede metode til at organisere et planlægningsmøde.

2. Forbered dig selv, klargør de nødvendige materialer og inviter deltagere.

3. Hold et planlægningsmøde.

4. Opsummer resultaterne af planlægningsmødet og gør alle deltagere bekendt med dem.

Sådan organiserer du et planlægningsmøde

Først, hvad der kræves for at gennemføre et planlægningsmøde er spørgsmålet eller emnet for planlægningsmødet. Hvilket arbejdsproblem vil du løse? Hvilken positiv effekt for organisationens arbejde vil være resultatet af planlægningsmødet. Gør dine planlægningsmødedeltagere bekendt med dette problem på forhånd. På denne måde sparer du tid under planlægningsmødet, og diskussionsdeltagerne kan allerede komme med interessante ideer til din problemstilling.

Anden– det er de personer, der skal deltage i planlægningsmødet. Hvilken profil specialister og hvilket niveau af ledere, eller hvilke linjemedarbejdere har du brug for for at finde svaret på det stillede spørgsmål?

Tredje– placering af planlægningsmødet. Det er vigtigt, at dette er et separat lokale eller endda et særligt mødelokale. Hvor der vil være plads nok til alle, vil udenforstående (medarbejdere, der ikke deltager i planlægningsmødet) ikke kunne forstyrre dig, og telefonerne vil ikke ringe.

Fjerde– tidspunkt for planlægningsmødet. Det er ønskeligt, at det er praktisk for alle deltagere eller permanent. For eksempel afholdes daglige planlægningsmøder hver dag præcis klokken 8:30. Under alle omstændigheder skal du, når du vælger tidspunktet for planlægningsmødet, fokusere på dets vigtigste deltagere. Og ordiner det på forhånd, i flere timer, eller mere korrekt, dage.

Femte– bestemmelser for planlægningsmødet. Det er vigtigt ikke kun at starte planlægningsmødet til tiden, men også at afslutte det til tiden. Bestem på forhånd i hvilken rækkefølge emner vil blive diskuteret, og den tid, der tildeles hver deltager. Begræns det, dette vil gøre rapporterne kortfattede og så informative som muligt. For eksempel er én tale ikke mere end 10 minutter.

Sjette- improviserede materialer. Det krævede minimum er kuglepenne til alle deltagere og papir. Sørg selv for dette på forhånd, så du ikke skal spilde diskussionstid på at lede efter hvad og hvad du skal skrive på. Du skal muligvis også bruge: flipover, projektor, skærm, bærbar computer, printer. Alt udstyr skal være klargjort og afprøvet på forhånd.

Syvende– leder af planlægningsmødet eller sekretær, som vil registrere processen og resultaterne af drøftelsen af ​​dit problem.

Formater for planlægningsmøder

1. Opsummering, informationsplanlægningsmøde.

Sådanne planlægningsmøder kan afholdes ugentligt i begyndelsen af ​​ugen for ledere af alle afdelinger i din organisation.

Hvorfor er sådanne planlægningsmøder nødvendige?

2. Planlægningsmøde - fordeling af aktuelle opgaver.

Afholdes normalt i begyndelsen af ​​hver arbejdsdag. Formatet er indlysende - lederen udsteder opgaver for dagen til sine underordnede. Der er heller ingen grund til at strække tiden - alle modtog opgaven og gik for at fuldføre den.

3. Planlægningsmøde for at drøfte det rejste spørgsmål.

Du formulerer dit spørgsmål på forhånd, som er formuleret til dig selve livet og den aktuelle situation på dit marked. Giv udtryk for formålet med planlægningsmødet og send denne information til deltagerne. Bed dem om at forberede sig (hvis nødvendigt) på dette spørgsmål. Bestem reglerne og sekretæren for planlægningsmødet på forhånd. Resultaterne af planlægningsmødet sendes til alle deltagere. Tiden for et sådant planlægningsmøde er ikke mere end to timer. Men der er situationer, hvor der kræves mere tid. Planlæg i dette tilfælde organiserede pauser på 15-20 minutter til te og bare afslapning. (Forbered også te og slik på forhånd!)

4. Kreativt planlægningsmøde.

Ønske om arbejde med coaching
1) Udvikling af kreativitetsressource til vækst (selvudvikling, faglig vækst, forretningsudvikling)
2) Løsning af interne konflikter, overvindelse af kriser ved hjælp af kreativitetsressourcen