Arbejds- og hviletilstande- dette er den regulerede varighed og vekslen mellem arbejds- og hvileperioder i løbet af et skift, dag, uge, fastsat afhængigt af arbejdsprocessernes karakteristika og sikrer opretholdelse af høj ydeevne og sundhed for arbejdere.

Opgaven med at etablere et rationelt arbejds- og hvileregime er at maksimere perioden med stabil høj ydeevne og reducere træthedsfasen.

Den årlige arbejds- og hvileordning bestemmer vekslingen af ​​arbejdsperioder med perioder med lang hvile i forbindelse med regelmæssige årlige ferier, som er nødvendige for at opretholde sundheden, sikre høj ydeevne og lang levetid.

Arbejdstiden skal angives i ansættelseskontrakten med medarbejderen. Den skal indeholde bestemmelser om: arbejdsugens længde (fem dage med to fridage, seks dage med en fridag, en arbejdsuge med fridage efter en glidende tidsplan, deltidsarbejde), arbejde med uregelmæssig arbejdstid for visse kategorier af arbejdstagere, varigheden af ​​det daglige arbejde (skift) ), herunder deltidsarbejde (skift), start- og sluttidspunkter for arbejdet, tidspunkter for pauser i arbejdet, antal skift pr. dag, vekslende arbejde og ikke- arbejdsdage, som er fastsat ved interne arbejdsbestemmelser.

En persons præstation forbliver ikke den samme hele dagen. Om morgenen kræves en vis arbejdsperiode, som bliver til en periode med maksimal stabil ydeevne. Efter tre timer sætter en nedgang og træthed ind. Efter frokostpausen er det igen nødvendigt med en træningsperiode, og tættere på slutningen af ​​arbejdsdagen viser sig en dybere træthed end før frokosten. Størstedelen af ​​kontoransatte er præget af begrænset motorisk aktivitet og arbejder i stillesiddende stilling. Nogle af personalet oplever fysisk overbelastning (arbejdere ekspeditioner, arkiv), er arbejdere på maskinskrivningskontorer påvirket af øgede støjniveauer, i kopieringstjenester - støv, kemikalier, dem, der arbejder bagved computer-- elektromagnetisk stråling. Derfor er det for hver enkelt kategori nødvendigt at give sin egen driftstilstand, men under hensyntagen til opfyldelsen af ​​tjenestens overordnede opgave.

Metoder til at opretholde ydeevnen omfatter forebyggelse af træthed ved at etablere hvilepauser.

Effektiviteten af ​​hvile afhænger i høj grad af dens organisation. Hviletiden skal bruges rationelt.

Sekretærens arbejdsdagsplan udsat for pludselige ændringer, som er svære at forudsige eller forudsige. Men ikke desto mindre, uanset hvordan eksterne faktorer påvirker arbejdet, forbliver en af ​​dets hovedregler:

• - gradvis indtræden i dagens arbejdsrytme;
• - vekslen mellem arbejde og hvile;
• - arbejdsplanlægning.

Ved planlægning af arbejde bør sekretæren vide, at det mest gunstige tidspunkt for at udføre kreative eller vanskelige opgaver er fra kl. 10.00 til kl. 12.00. Herefter følger et lille fald i aktiviteten, og om eftermiddagen er præstationen højest fra kl. 14.00 til 17.00. Hvorefter hun falder støt og roligt.

Glem ikke øjentræthed. Når du arbejder meget med dokumenter eller på en pc, bliver dine øjne meget hurtigt trætte. I dette tilfælde er det bedre blot at ændre din aktivitet eller gå langs korridoren, drikke kaffe eller tale i telefon. Den bedste mulighed er, at sekretæren hver 45. minuts arbejde på en pc skifter med 15 minutters pause, mens det daglige arbejde på en computer ikke bør vare mere end 4 timer.

Du bør rytmisk veksle perioder med arbejde og hvile. Du skal lære at udvikle en vis automatik af handlinger i dig selv: ved at behandle korrespondance, arbejde på en personlig computer, udføre andre tekniske opgaver, adskille prioriterede opgaver fra sekundære.

Samtidig viser livet, at en sekretær ofte skal lave overarbejde, og så bliver selv en så hellig opgave som frokosten "svævende" under disse forhold, dvs. forskudt i tid.

Arbejdspladstilbehør

Kontorets reception er centrum for virksomhedens arbejde, dens hjerte. Den mest talentfulde og intelligente leder vil ikke kunne klare jobbet, hvis modtagearbejdet er dårligt organiseret. Hovedpersonen i receptionen er sekretæren.

Kvaliteten af ​​modtagearbejdet er direkte relateret til den kompetente organisering af det interne virksomhedsrum i almindelighed og receptionsrummet i særdeleshed. Den hastighed, hvormed problemer løses, og det overordnede indtryk af virksomheden blandt dets kunder, kunder og samarbejdspartnere afhænger af, hvor receptionen er placeret, hvordan den er udstyret, og designet af dets interiør.

Et moderne kontor skal opfylde kravene til effektivitet, højt teknisk udstyr, organisk design og sikkerhed i forhold til både informationsbeskyttelse og personlig sikkerhed for virksomhedens ansatte.

Den rationelle tilrettelæggelse af sekretærens arbejdsplads er af stor betydning.

Sekretærens arbejdsplads- dette er området for hans arbejdsaktivitet, udstyret med de nødvendige midler til at udføre hans arbejdsopgaver.

Organisation af arbejdspladsen er et system af foranstaltninger til at udstyre arbejdspladsen med arbejdsmidler og arbejdsgenstande og deres funktionelle placering. Derudover indebærer tilrettelæggelsen af ​​arbejdspladsen at tage højde for udøverens antropometriske data og sikre arbejdsforhold, der er i overensstemmelse med standarderne.

Som du ved, er den vigtigste måde at øge produktiviteten af ​​ethvert arbejde, herunder ledelsesarbejde, dets mekanisering og i dag automatisering. I betragtning af en sekretærs mangfoldighed af funktioner tillægges automatisering og mekanisering af hans arbejdsplads særlig betydning. Disse værktøjer kan betydeligt reducere arbejdsomkostninger og tid til at udarbejde, behandle, søge, opbevare og sende dokumenter. I dag kan næsten alle formelle, logiske og tekniske procedurer til at oprette dokumenter og arbejde med dem automatiseres og mekaniseres. Derfor skal sekretærens arbejdsplads være passende udstyret med kontorudstyr. Der skelnes mellem følgende typer (klasser) af arbejdsmidler:

• - midler til udarbejdelse af dokumenter: skrivemaskiner (manuelle og elektriske), stemmeoptagere, midler til kopiering og reproduktion af dokumenter, automatiske kuglepenne, blyanter;
• - midler til behandling og behandling af dokumenter: udstyr og materialer til skæring, fastgørelse og limning, adresserings- og stemplingsanordninger, maskiner til påføring af beskyttende belægninger;
• - midler til opbevaring og gruppering af dokumenter: midler til fastgørelse af dokumenter (hæftemaskiner, specielle mapper med clips), forskellige typer arkivskabe, specielle skabe og stativer til opbevaring af dokumenter, tegninger, magnetbånd, maskiner til at ødelægge unødvendige dokumenter;
• - midler til at udføre beregningsoperationer: tælle- og referencelinealer, mikroberegnere af forskellige typer, mekaniske computere, personlige computere;
• - midler til at sikre operationel kommunikation: telefonkommunikation, radiokommunikation, direktørcentraler, der giver dig mulighed for at føre en samtale (holde møder) med flere abonnenter på samme tid, koncentratorer, telefonsvarere, tovejs radiotelefonsøgningskommunikation osv.;
• - særlige kontormøbler: møbler og udstyr til arbejdspladser.

Den moderne stilling som sekretær er utænkelig uden en computer og kommunikationsudstyr. Som udgangspunkt er sekretærens computer forbundet til lederens computer, forbundet til virksomhedens (institutionens) lokale netværk og, hvis sekretæren varetager funktionen med at modtage og sende e-mail, til internettet. Adgang til internettet er også nødvendig for, at sekretæren kan vælge de nødvendige oplysninger til lederen. Det siger sig selv, at computeren også skal have passende software til at beskytte mod virus og uautoriseret adgang.

En klar organisation af arbejdspladsen vil give dig mulighed for at finde det rigtige dokument uden at spilde tid, foretage nogen forespørgsler, udføre enhver handling med dokumenter og få meget mere gjort på en dag.

Sekretærens arbejdsplads skal opfylde alle de krav, der sikrer maksimal arbejdskomfort, minimal indsats og tid brugt på uproduktive bevægelser. Et af de vigtigste krav, som en sekretær strengt taget skal opfylde, er exceptionel orden og renlighed, både på arbejdspladsen og i receptionen.

At skabe en rationel indretning af sekretærens arbejdsplads i en virksomhed er således af stor betydning, både for at gøre arbejdet lettere og for at øge dets tiltrækningskraft, hvilket har en positiv effekt på arbejdsproduktiviteten.

Aktuelt er erhvervet som sekretærassistent et af de mest efterspurgte på arbejdsmarkedet, både blandt jobsøgende og arbejdsgivere. Lederens sekretær skal ikke kun hurtigt skrive og formatere dokumenter korrekt, men også sammensætte teksterne til forskellige dokumenter, redigere projekter, rationelt organisere modtagelsen af ​​besøgende og telefonservice og selvstændigt løse mange problemer i overensstemmelse med instruktionerne tildelt af lederen. Hovedmålet med bøgerne i denne serie er at hjælpe nybegyndersekretæren med at undgå fejl i arbejdet, tydeligt kende sine funktioner og ansvar og organisere lederens arbejdsplads korrekt.

• Sekretærassistentens arbejdstid

En serie: Sekretær-assistent

* * *

på liters selskab.

Sekretærassistentens arbejdstid

Arbejdsdagen for en sekretær-assistent kan ikke opdeles i minutter, den er ikke programmeret, da den helt afhænger af rytmen i lederens arbejde. Selv tidligere planlagte opgaver må ofte udskydes på grund af nye problemer, der pludselig opstår. Derudover får man ofte det indtryk, at sekretærens arbejdstid er uregelmæssig på grund af den endeløse tilgang af sager. Grundlæggende planlægning vil dog hjælpe med at løse mange problemer og organisere et øjeblik til at slappe af. Det er måske ikke altid muligt at følge det planlagte, men det vil organisere dig.

Så de vigtigste betingelser for en vellykket aktivitet af en sekretær-assistent er:

– planlægning af kommende aktiviteter;

– etablering af en optimal fødselsrytme;

– gradvis indtræden i arbejde og obligatorisk vekslen mellem arbejde og hvile.

Planlægning

Du kan planlægge én arbejdsdag, eller du kan planlægge en uge på én gang. Det er svært at planlægge arbejdet for en måned, et kvartal eller et år, da dette er for lang tid, og sekretærens arbejde afhænger af lederens daglige rutine. Planlægning af begivenheder, der er kendt i forvejen, er ikke kun muligt, men også nødvendigt, endda et år i forvejen.

Personlig arbejdsplanlægning dækker over fordelingen af ​​kommende opgaver i løbet af arbejdsdagen, ugen, måneden. For at gøre dette bør du udarbejde en plan for kommende arbejde med efterfølgende afklaring af opgaver. Den specifikke struktur af en sådan plan kan være meget forskellig, men dens essens er fælles for alle former: i stedet for at udføre dine funktioner fra hukommelsen, bør du registrere alle de nødvendige opgaver på forhånd i en kalender eller notesbog og afsætte tid, så du har tid til at fuldføre alt det planlagte. Før du begynder at planlægge arbejdet, bør du finde ud af lederens planer og de aktiviteter, han har planlagt, for først og fremmest er sekretærassistentens opgave at hjælpe sin chef. Du kan derefter planlægge dit eget arbejde. Først skal du fremhæve de mest presserende og vigtige ting.

Det anbefales at planlægge arbejde, der gentages dag efter dag på samme tidspunkt på arbejdsdagen, for eksempel sker behandling af modtaget korrespondance normalt om morgenen. Hvis der er nogle vigtige oplysninger til lederen, så skal det også kommunikeres om morgenen, samtidig skal du blive mindet om alle de planlagte arrangementer for dagen. I løbet af dagen meldes der kun om noget, der haster.

Igangværende arbejde skal opdeles i:

1. Haster - afleveres i dag (materialer til telefonsamtaler skal findes separat).

2. Mindre presserende. Du bør samle alt, der vedrører en bestemt sag, i én mappe eller omslag.

3. Tildelte frister for færdiggørelse af arbejde og modtagelse af besøgende. Materialerne skal placeres i arkivskabet, så lederen, hans assistent og andre medarbejdere straks kan finde dem. Selve listen over deadlines skal samles og lægges i en separat mappe.

4. Dokumenter for permanent brug. Dette rum bør ikke være for omfattende. Den kan kun indeholde ting, der bruges særligt ofte. Fra tid til anden er det nødvendigt at kontrollere, om alle dokumenter ofte er nødvendige på nuværende tidspunkt. Hvis dette ikke gøres til tiden, akkumuleres et tilstrækkeligt antal dokumenter, blandt hvilke det nogle gange er svært at finde det nødvendige, og unødvendig tid spildes på at søge efter det. Det er bedre at udføre kontrollen i din fritid fra din hovedaktivitet, for ikke at blive distraheret og for ikke at forvirre noget.

I mange lande rundt om i verden bruger sekretærer specielle flade harmonikamapper, hvis sider er opført efter dag i måneden. Gennem udskæringerne i højre hjørne af mappen kan du se de dokumenter, rykkernotater og chefens instruktioner, der skal være udfyldt inden for en bestemt deadline.

Det er bedst at opbevare disse noter i særlige ugentlige notesbøger. De har et tidsgitter for hver dag i ugen, og kommende opgaver kan straks registreres på et bestemt tidspunkt. Du kan gøre dette i enhver notesbog. For hver dag i ugen er det tilrådeligt at afsætte en særlig side eller flere sider, hvor kommende opgaver er indtastet på forhånd, og typer og mængder af arbejde er angivet. Når en bestemt ugedag nærmer sig, bliver alt dette forfinet under hensyntagen til andre forhold.

Når du planlægger opgaver for en uge og en måned, kan du oprette en arbejdsskærm - et stort ark papir, der er lagt i form af en tabel om dagen, hvor alle kommende opgaver indtastes. Betydende for forretningsplanlægning er brugen af ​​farve som en informationsbærer: det er tilrådeligt at bruge en farve "semafor", når du lægger dokumenter ud i mapper med forskellige farver.

Men i sekretariatsassistenternes og deres lederes praksis er der rigtig mange sager, hvor det umiddelbart er umuligt at fastsætte frister for udførelse. Ofte er man nødt til at omlægge ting fra en periode til en anden. Der er job, der kræver opmærksomhed i lang tid. For at planlægge et sådant arbejde er det mere bekvemt at bruge et arkiveringssystem.

Filsystemets teknik er ikke kompliceret. Hvert spørgsmål er noteret på et separat kort.

Det er tilrådeligt at have tre sektioner i arkivskabet. Det første afsnit omfatter 31 skillevægge, på hvis fremspring numrene på månedens dage er markeret. For hver divider placeres kort med opgaver, der er planlagt til at være afsluttet på den tilsvarende dato i måneden. I kartotekets anden sektion lægges kort med de opgaver, som deadline endnu ikke er fastsat for. Dette afsnit har fire opdelere:

"uge" - her placeres kort med opgaver, der skal løses inden for en uge;

"måned", "kvartal" og "fremtid" - i hver af disse sektioner er optegnelser over sager med den tilsvarende estimerede afslutningsdato placeret.

Det tredje varehus opbevarer kunstnerkort med alle oplysninger (hjemmeadresse, telefon, arbejdsplan osv.).

Hver dag, når han kommer på arbejde, kigger sekretæren alle kortene, der ligger bag adskilleren med et givet nummer, igennem og grupperer dem i den tilsigtede udførelsessekvens. Om aftenen lægges kort med optegnelser over udførte opgaver til side i en særlig kuvert til opbevaring, og kort med uløste opgaver ordnes efter nye datoer. Når du kigger igennem kortene fra den anden afdeling, skal du prøve at bestemme specifikke datoer for færdiggørelsen, og hvis datoen for en bestemt opgave falder på den aktuelle måned, skal dette kort omarrangeres til den tilsvarende dato for den første afdeling. Det tredje afsnit bruges som referenceafsnit.

Ulempen ved de beskrevne metoder er, at de ikke planlægger varigheden af ​​arbejdsoperationerne. Et effektivt middel til at planlægge personligt arbejde, der afspejler varigheden af ​​hver planlagt opgave, er daglige og ugentlige tidsplaner. Først indføres disse aktiviteter i tidsplanerne, hvis tidspunkt er nøje fastlagt på forhånd: begyndelsen og slutningen af ​​arbejdsskiftet, tidspunktet for modtagelse af korrespondance, arbejdsordrer, møder, frokosttid osv. Derefter planlagte arrangementer som f.eks. regulære er indtastet.

Men tidsplanen afspejler kun konstante opgaver. De fleste tilfælde af uregelmæssig karakter kan ikke registreres der. Derfor vedligeholdes tidsplaner i kombination med et kortarkiv eller med registrering af opgaver i notesblokke og notesbøger. Tidsplanen er samtidig den bestemmende plan for tidsanvendelsen, det organisatoriske grundlag for planlægning af arbejdsdagen.

Når du udarbejder tidsplaner, bør du ikke opdele tid i for små segmenter, da det uden tilstrækkelig erfaring er svært at modstå deres komplekse produktionssituation. At opdele tiden i halvtimessegmenter er ganske tilstrækkeligt.

Det er normalt først i begyndelsen, at det er svært at planlægge arbejdet efter planen. Når alle hovedpunkterne i arbejdet er etableret, bliver tidsplanen et uundværligt og bekvemt middel til at systematisere handlinger og selvdisciplin. For nylig har personlige kreative planer vundet stor popularitet. Som regel udvikles de i en lang periode.

Du kan bruge en computer til at planlægge din arbejdsdag. En række forskellige softwareudviklinger giver dig mulighed for at planlægge din arbejdsdag på den mest rationelle måde. En kalender, telefonbog, opgaveliste, notesblok osv. kan hjælpe med dette. Det mest populære informationssystem er Microsoft Outlook.

Dette program giver mange muligheder for effektivt at organisere arbejdstiden for sekretæren og hans leder: Microsoft Outlook hjælper med at arbejde med beskeder, kontaktpersoner, se fælles dokumenter og giver dig også mulighed for at planlægge møder, ture og organisere opgaver, spore dine egne og medarbejdernes aktiviteter. Hovedpanelet i Outlook indeholder følgende sektioner: Indbakke, Kalender, Kontakter, Opgaver, Dagbog, Noter osv.

Det er næsten umuligt at registrere kommende opgaver med det samme i den rigtige rækkefølge. Typisk opbevares disse optegnelser i den rækkefølge, som opgaverne opstår. På tærsklen til denne dag eller i begyndelsen bliver alle optegnelser omhyggeligt gennemgået, afklaret, og et løbenummer for færdiggørelse er angivet for hver type arbejde.

Optimal arbejdsrytme

Hver persons krop har et unikt biologisk ur. Afhængigt af tidspunktet på dagen udskiller kroppen kemikalier, der øger humør, årvågenhed, mental ydeevne eller døsighed. Det er vigtigt at indstille din daglige rutine under hensyntagen til disse biorytmer.

Fra kl. 6 om morgenen begynder den menneskelige krop at producere opvågningshormonet kortisol. Jo før du vågner, jo bedre vil dit humør og dit velvære være hele dagen.

7.00 – 8.00. - Det er det bedste tidspunkt til morgenmad. Metabolismen øges, næringsstoffer optages let, og tarmene har en tendens til at rense sig selv for resultaterne af nataktiviteter.

9.00-10.00. – Dette er tidspunktet til at planlægge tingene for hele dagen. Denne time er mest effektiv til organisatoriske problemer.

10.00–12.00. – Dette er det mest gunstige tidspunkt til at udføre kreative eller vanskelige opgaver. Dette er en tid med kraft, refleksion og inspiration.

12.00–13.00. – I denne periode har kroppen brug for næring, så det er bedst at give sig selv lidt hvile og få en snack. Det er ikke tilfældigt, at det er det tidspunkt, hvor de fleste organisationer holder frokostpause.

13.00–14.00. – Efter frokost falder aktiviteten, og lysten til at sove eller sidde i stilhed melder sig. Det er bedst at planlægge simpelt mekanisk arbejde i løbet af denne tid.

14.00–17.00. – På dette tidspunkt aktiveres mental aktivitet igen, så vigtige ting kan planlægges i anden halvdel af arbejdsdagen. Det skal dog huskes, at efter 17 timer begynder ydeevnen at falde støt. Hvis du er vant til at blive på arbejde overarbejde, så prøv at afslutte dit papirarbejde inden dette tidspunkt. Efter klokken 17 kan du sætte dine mapper i stand, forberede din arbejdsplads til i morgen eller lave en anden nødvendig opgave, der ikke kræver intenst mentalt arbejde.

17.00–19.00. – Tid til at gå, shoppe, lave aftensmad. Kort sagt, dette er tidspunktet, hvor du er overladt til dig selv og din familie. Pas på de mennesker tæt på dig.

Klokken 19 er det tid til middag.

20.00–21.00. – Det er på dette tidspunkt, at en periode med døsighed begynder, som vil gentage sig hver anden time. Hvis du ønsker at tabe ekstra kilo, så omkring kl. 21 er det ideelle tidspunkt at træne.

22.00 – 1.00. - Dette er den periode, der markerer begyndelsen på kroppens restitution efter en svær dag. Det er denne søvntid, der betragtes som helbredende for hele kroppen. Prøv at gå tidligt i seng mindst 2 gange om ugen.

Prøv at lytte til dit biologiske ur - det vil fortælle dig, hvordan du mest rationelt fordeler alle de opgaver, der skal udføres på en dag for at få alt gjort og ikke føle dig træt.

Arbejdsugen har også sin egen cyklus. Mandag er den hårdeste dag, da den følger weekenden, og det er ret svært at komme på arbejde om morgenen.

Tirsdag, onsdag og torsdag er ugens mest produktive dage, og på fredag ​​akkumuleres trætheden, og på denne dag tænker mange på, hvordan de bedst kan slappe af i den kommende weekend. Derfor er vigtige sager (forhandlinger, møder) berammet til midt på ugen.

Sekretæren bruger det meste af sin tid ved computeren, hvilket påvirker hans syn negativt, så lægerne anbefaler, at man skifter hvert 45. minuts arbejde på pc'en med en 15-minutters pause, mens varigheden af ​​det daglige arbejde på computeren ikke bør overstige 4 timer .

Sekretærfaget kræver overarbejde. De fleste ledelseseksperter mener, at hvis du har brug for ekstra tid meget ofte, betyder det, at du ikke har organiseret din dag for at få alt gjort til tiden, eller at du laver for meget arbejde.

Men nogle gange sker det, at sekretæren ikke har noget arbejde. I sådanne øjeblikke skal du bare prøve at se forretningsmæssig ud, uanset om du har travlt eller ej. Det vigtigste er ikke at se ud som om du ikke har nogen steder at gå hen. Organiser dine mapper, tjek din dagbog, måske har du planlagt arbejde om en uge, hvoraf nogle kan klares i dag.

Et omtrentligt diagram over en sekretærs arbejdsdag.

Med en samlet arbejdsuge på 36 timer i en 5-dages arbejdsuge bør sekretærassistentens arbejdsdag være 7 timer 15 minutter. Efter gældende lovgivning får medarbejdere en pause på 1 time, som skal gives senest 4 timer efter arbejdets påbegyndelse.

At holde fysisk træningspauser på 5-10 minutter 1,5 time før frokost og 1-1,5 time før endt arbejde vil have en gavnlig effekt på at øge arbejdsproduktiviteten og forbedre arbejdsatmosfæren i rummet.

Første halvdel af arbejdsdagen:

1. Mød på arbejde 15 minutter før lederen ankommer for at få styr på dig selv, tjekke tilstanden på dine arbejdsområder og lægge eller afklare en plan for den kommende dag.

2. Vælg de nødvendige dokumenter og filer i overensstemmelse med planen.

3. Modtag korrespondance, læs indholdet og tilmeld dig. Læg dokumenter til side, som kræver en prioriteret beslutning fra lederen.

4. For de resterende dokumenter skal du forberede mulige svar eller distribuere dem blandt de optrædende.

5. Se modtagne anmeldelser, rapporter, afdelingspublikationer, invitationer samt beskeder om konferencer, møder, jubilæumsfejringer og andre begivenheder. Skriv datoer og tidspunkter for alle begivenheder ned i din kalenderarrangør.

6. Arranger indgående korrespondance afhængigt af, hvor hastende udførelsen er. Telegrammer og hastefaxer skal straks overføres til lederen.

7. Gem de dokumenter, der er nødvendige for aktuel information og opslagsværk.

8. Rapporter til lederen om den modtagne korrespondance.

9. Afklar sammen med lederen indholdet af planlagte arrangementer for den aktuelle dag og den næste. Hvis der sker ændringer, skal sekretæren tage passende notater i sit regnskab. Du skal afklare korrespondancen mellem posterne i din dagbog og lederens dagbog. Begivenhedsforløbet skal være det samme. Forskellen vil være i de foranstaltninger, som sekretæren har taget for at gennemføre det planlagte. For eksempel, hvis lederen noterede "at være til et møde kl. 15:00", så vil sekretærens indlæg se sådan ud: "14:20 - minde om mødet, informer chaufføren (telefonen) om at bringe bilen senest 14.30."

Slut på indledende fragment.

* * *

Det givne indledende fragment af bogen Hemmeligheder for en professionel sekretær-assistent: den ideelle organisering af chefens arbejdsdag (Ilya Melnikov, 2012) leveret af vores bogpartner -

1. Arbejdet udføres under hensyntagen til de opnåede resultater i arbejde nr. 1 (virksomhedens struktur og dens organisationsplan).

2. Behovet for at ansætte en specialist blandt mulige ansøgere til et job i virksomheden fastlægges.

3. Rapporten indeholder lister over:

Arbejde udført af den tilsigtede specialist;

Kvalifikationskrav til en kandidat til stillingen. Kravene til en specialists forretningsmæssige og personlige egenskaber formuleres separat.

4. Test af den potentielle kandidat udføres (i laboratoriearbejde er "kandidaten" hele holdet) ved hjælp af test for prof. fitness og intelligens.

en) Bemærk: testprogrammer foreslås af læreren.

5. B konklusioner værket giver en analyse af muligheden for at ansætte en "kandidat", der har bestået prøverne.

Laboratoriearbejde nr. 3 "Planlægning af sekretærens arbejde"

Målet med arbejdet: tilegne sig færdigheder i at organisere effektiv arbejdsplanlægning.

Introduktion:

Sekretærens gyldne regler

Formålet med en sekretær er at frigøre sin chef fra rutinearbejde.

En sekretær skal aldrig tro, at hun er noget, hun er assistent for en, der er noget.

Overlad intet til tilfældighederne.

Kend din plads for at udføre dine arbejdsopgaver godt.

Få og bevar din chefs tillid.

Inden arbejdet påbegyndes, skal du forstå e.

At begynde at arbejde ud over dine evner er at indstille dig selv til fiasko.

Intet nyttigt arbejde ydmyger sekretæren.

Sekretæren skal vide, at der findes andre mennesker.

Tro ikke på din uundværlighed, men gør dig selv nødvendig.

Planlægning, distribution og brug

Arbejdstimer

Mange års praktisk erfaring med at studere sekretærarbejde har vist, at hovedsagen i det er planlægge dagen, som bestemmer al efterfølgende langsigtet planlægning. Det hjælper dig med at udnytte dine arbejdstimer og minutter mest effektivt og giver dig et overblik over alle dagens aktiviteter.

Når du starter din arbejdsdag, bør du altid have mål med en klar definition af deres omfang og type og alt hvad der skal til for at løse dem.

Herefter fastlægges rækkefølgen af ​​planlagte opgaver. Det er nødvendigt at afgøre, hvilke nødsituationer der kan forstyrre arbejdsdagen.

I ethvert arbejde skal du handle tre regler:

1. Alt hvad der er muligt skal kontrolleres.

2. Nogle problemer er uden for din kontrol, men du skal prøve at påvirke deres forløb.

3. Du bør ikke være opmærksom på problemer, som er uden for din kontrol og indflydelse.

Madlavning plan for dagen, skal sekretæren fremhæve i den.

1. Professionelle aktiviteter.

1.1 Permanente aktiviteter inkluderet i organisationens arbejdsugeplan (administrative, tekniske, offentlige).

1.2 Permanente anliggender.

1.3 Prioriterede sager.

1.3.1 Haster, der er særligt lovende for at opnå specifikke resultater.

1.3.2 Hastesager, som om nødvendigt kan udskydes til andre datoer.

1.3.3 Ting, der kan gøres givet tid.

2. Personlige aktiviteter.

Når du laver en plan for dagen, skal du:

Belast ikke arbejdsdagen med mere end 60%;

Lav en huskeliste, opdel dem i de vigtigste og mindst vigtige;

Efterlader en reserve af overraskelser i planen;

Der er mindst 15 minutters tid til hver begivenhed;

Sæt et personligt mål og proceduren for at nå det;

Placer aktuelle anliggender i planen mellem vigtigt og presserende;

Bestem nøjagtigt start- og sluttidspunktet for hver begivenhed;

Saml alle små sager i grupper;

Planlæg omhyggeligt aftenaktiviteter som de mest ineffektive;

Brug et symbolsystem til at markere, hvad der er blevet gjort, og hvad der er blevet overført. Medtag nøjagtige deadlines i en ramme.

Rækkefølgen for at starte en sekretærs arbejdsdag bør være som følger:

1. Sæt 15 minutter af til roligt at tænke på alt det arbejde, der ligger forude for dagen.

2. Bestem rækkefølgen og rækkefølgen for udførelse:

Ufærdige forretninger;

- "ubehagelig" arbejde;

Dagens hovedværk;

Håndtering af indgående post;

Mindre og mindre arbejder.

Som regel er der perioder i en sekretærs arbejde:

Normal drift;

Hast og travlhed;

Berolige.

Du skal vide, at arbejdet i sig selv ikke har nogen værdi, det har kun mening. For at udføre ethvert arbejde godt, skal du kende dets betydning og årsagsgrundlag.

Ethvert forsømt eller midlertidigt glemt arbejde er grundlaget for fremkomsten haster. Det er fastslået, at der i den kvindelige karakter er et element af overførsel og forventning, det vil sige, at kvindelige sekretærer konstant bruger metoden til at udskyde kedeligt arbejde og arbejde, der kræver meget forberedelse.

For at overvinde dette skal du:

1. Lav konstant lister over dine lang- og kortsigtede mål, rangordner dem efter vigtighed, kontroller nøjagtigheden af ​​formuleringen, realistisk og opnåelig af målene.

2. Forbered konstant planer for implementering af mål, med angivelse af deadlines, nødvendige og tilgængelige selvstimuleringsressourcer i processen med at implementere planen.

3. Overvåg konstant effektiviteten af ​​dine individuelle grunde til konstant at udskyde ting og overvind dette ved hjælp af rationel selvkontrol.

4. Styr din arbejdstid omgående og brug den effektivt gennem daglig planlægning af arbejdsdagen, rationel tilrettelæggelse af arbejdet og koncentration om prioriterede opgaver.

Hele en sekretærs arbejde, hvis det analyseres aktivt, består af et stort antal "små ting"; konstant at tage disse små ting i betragtning; det er nødvendigt at føre en særlig journal til at registrere alle selv mindre begivenheder med den obligatoriske angivelse af vanskelighederne ved at udføre dette eller hint arbejde. Relationer til mennesker, arbejdskolleger, chefer, hvad der blev drøftet på møder og konferencer er optaget her. Der lægges særlig vægt på tilfældigt arbejde og årsagerne til dets forekomst.

Sekretærer fra alle lande i verden bruger rationelt reglen "skriv alt ned", og ikke kun om dit arbejde, men også om forhold til chefer, især hvis chefen er en kvinde. Alle optegnelser skal være nøjagtige og kortfattede og indeholde alle nødvendige oplysninger og fakta.

Ved modtagelse af et visitkort markerer sekretæren det med en dato med blyant og inkluderer det i arkivskabet eller arkiverer det i arkivet.

Stol ikke på din hukommelse i en træt kvinde, hukommelsen er den første, der svigter.

En omtrentlig daglig arbejdsplan for en sekretær.

8.50 Start af arbejdsdagen,

kontrol af arbejdspladser på kontoret

9.10 Fjernelse af mangler:

Tør støvet af

At vande blomster

Saml spredt papir

Fjern og vask opvask

9.40 Sæt orden på lederens arbejdsplads.

9.50 Lav kaffe.

9.55 Mød lederen.

10.10 Giv en liste over presserende sager

(møder, konferencer, receptioner osv.).

10.30 Modtag korrekte instruktioner fra supervisor

(om at lave aftaler, opkald, foretage køb.)

10.50 Foretag en række opkald, besvare breve,

registrere indgående og udgående

korrespondance og derefter optage den i en journal (bilag 1).

11.20.1 Indsamle og indsende dokumenter til gennemsyn

og underskrift.

11.30 Forbered konferencelokalet til mødet.

11.40 Saml medarbejdere i mødelokalet og giv dem

abstracts om resultaterne af arbejdet for den seneste periode.

11.45 Informer lederen om mødestart og

give en liste over nøglespørgsmål.

11.50 Udarbejde dokumentation til leverandører.

12.20. Forbered lederens kontor til receptionen

leverandører:

Planlæg siddepladser for inviterede medlemmer;

Læg rene ark papir ud;

Placer en blyant eller pen øverst på papiret;

Sekretærens vigtigste opgave er at aflaste lederen og hjælpe med den rationelle fordeling af en sådan ressource som tid. Tabt tid kan ikke returneres, kompenseres eller dagen øges. Men sekretæren skal hjælpe lederen med at bruge sin arbejdsdag effektivt. Derfor er de opgaver, som sekretæren står overfor, uadskillelige fra lederens opgaver.

Sekretæren er forpligtet til i videst muligt omfang at aflaste lederen for forberedende, teknisk og visse former for løbende organisatorisk arbejde, frigøre dennes tid til kreative aktiviteter og i væsentlig grad lette hans ledelsesmæssige arbejde. For at gøre dette skal sekretæren kende lederens daglige rutine godt og have en klar idé om hans planer for den næste uge, måned, kvartal. Da sekretærens pligt er at overvåge implementeringen af ​​disse planer, tilrettelægge eller minde om det kommende møde, møde, forhandlinger, rapport osv., afhænger sekretærens arbejdsdagsplan i høj grad af lederens arbejdsplaner. Ved tilrettelæggelsen af ​​sin arbejdstid tager sekretæren primært udgangspunkt i hierarkiet af betydning og timing af de opgaver, lederen står over for.

En del af sekretærens arbejdsplan afhænger slet ikke af ham, da den er forbundet med lederens arbejdsplan - servicering af mødet, modtagelse af besøgende, forberedelse af dokumenter til lederen, underskrift af dem osv.

Men sekretærens opgaver omfatter også hans daglige arbejde, som han skal udføre: daglig morgenmodtagelse af korrespondance, behandling heraf, vedligeholde et kontrolkartotek, ordne dokumenter i arkiver mv. Disse regelmæssigt gentagne daglige, ugentlige og månedlige arbejdsformer vil danne grundlag for sekretærens personlige arbejdsplan.

Når du planlægger en bestemt arbejdsdag, skal du først skrive tilbagevendende aktiviteter ned, for eksempel:

rydde op på lederens arbejdsplads;

forberede din arbejdsplads til arbejde;

behandling af modtagne faxer, e-mails og anden korrespondance;

visning af kontrolfilen;

rapportere til lederen om aktuelle forhold, afklaring af hans arbejdsplan.

Yderligere afhænger sekretærens arbejdsdagsplan af lederens arbejdsdagsplan. For eksempel holder lederen et møde kl. 1230, derfor vil sekretærens plan være at forberede mødet (påmindelser, gengive materialer, forberede lokalet) og tage referat. Hvis lederen skal af sted til møde kl. 13:00, vil sekretærens plan være 12*5 - minde lederen, ringe til en bil, forberede de nødvendige dokumenter osv. På listen over dagens arbejde skal du angive, med hvem og hvornår lederen skal have telefonforbindelse, hvilke dokumenter der skal genoptrykkes mv.

Det er bedre, hvis der aftales en bestemt daglig tid med lederen til underskrift af dokumenter, modtagelse af ansatte i institutionen mv. Dette vil ikke kun effektivisere lederens arbejde, men også gøre det nemmere at planlægge sekretærens arbejdsdag. Når du planlægger den aktuelle dag, er det nødvendigt at tage højde for tidspunktet for forberedelse af kommende begivenheder på andre dage.

Der er mange uforudsete situationer i arbejdet som sekretær - pludselige opgaver fra lederen, telefonopkald, tilfældige besøgende. Disse faktorer er svære at regulere, så der bør altid være reserveret tid i arbejdsdagsplanen.

Sidst på dagen behandler og sender sekretæren udgående korrespondance og planlægger, når arbejdsdagen afsluttes, aktiviteter til næste dag.

Hvis lederen forbliver på arbejde efter arbejdsdagens afslutning, kan sekretæren efter aftale med ham kun gå efter at have givet lederen alle nødvendige oplysninger.

Inden afgang skal sekretæren fjerne alle dokumenter, låse pengeskab og skabe og sætte sin arbejdsplads i stand. Det er nødvendigt at deaktivere tekniske midler fra netværket, med undtagelse af dem, der modtager og sender information i standby-tilstand (telefonsvarer, fax, modem osv.).

Spørgsmål 12. Tilnærmet skema over en sekretærs arbejdsdag

FØRSTE HALVDEL AF ARBEJDSDAGEN
1. Kom på arbejde 15 minutter før. før lederen kommer for at ”at
sæt dig selv i orden, tjek tilstanden på dine arbejdspladser (dine og
leder), udarbejde eller afklare en plan for det kommende
dag.
2. Vælg de nødvendige dokumenter og filer i overensstemmelse med planen.
3. Modtag korrespondance, sæt dig ind i indholdet og
Tilmeld. Udskyd dokumenter, der kræver prioriteret beslutning
leder.
4. For de resterende dokumenter skal du forberede mulige svar eller distribuere dem blandt de optrædende. Erfaren
sekretæren vil aldrig lægge al korrespondance på lederens skrivebord,
uden først at gennemarbejde det, skal han fremhæve hovedideen ved at understrege
tusch eller tusch.
5. Se modtagne anmeldelser, rapporter, afdelingspublikationer,
invitationer, samt beskeder om konferencer, møder, jubilæumsfester
og andre arrangementer. Registrer datoer og tidspunkter for alle begivenheder i
i din kalenderarrangør.
6. Organiser modtaget korrespondance afhængigt af, om det haster
udførelse. Telegrammer og hastefaxer skal straks overføres til lederen.
7. Opbevar de nødvendige dokumenter til aktuelle oplysninger
opslagsværk.
8. Rapporter til lederen om den modtagne korrespondance.
9. Sammen med lederen afklare indholdet af de planlagte aktiviteter vedr
nuværende dag (og den næste). Sker der ændringer, skal sekretæren
lave passende noter i dine noter. Overholdelse skal afklares
posteringer i din dagbog og din leders dagbog. Efterfølgende
aktiviteterne skal være de samme. Forskellen vil være i sekretærens aktiviteter
at nå det planlagte. For eksempel, hvis lederen lavede en indtastning "i
15:00 for at være til møde", så vil sekretæren få det til at se sådan ud: "14:20 -
minde om mødet, informere chaufføren (telefon) til
afleveret bilen senest kl. 14.30."
10. Formidle telefonisk (eller personligt) lederens instruktioner til de relevante
bobestyrere om udløbende frister for udførelse af dokumenter.
11. Arbejde med besøgende, telefonsamtaler (indenfor
hele dagen).
12. Arkivering af udførte dokumenter i filer.
13.Udførelse af arbejde på en computer.
14. Organisering af kopiering af dokumenter i overensstemmelse med lederens instruktioner.
ANDEN HALVDEL AF ARBEJDSDAGEN
15.Fortsættelse af arbejdet med besøgende og i telefonen.
16. Indsamling og klargøring til underskrift af udførte dokumenter.
17. Rapporter til lederen om de udførte dokumenter, tag dem fra lederen
dokumenter behandlet af ham.
18. Behandle og sende udgående dokumenter til modtagere.
19. Planlæg aktiviteter til næste dag.
ARBEJDSDAGS AFSLUTNING
20. Gennemgå din dagbog og informer de relevante afdelinger om
behovet for at forberede sig til bestemte begivenheder (reception
delegationer, forberedelse til et møde, hotelreservationer osv.).
21. Hvis lederen forbliver på arbejde efter arbejdsdagens udløb,
give ham alle nødvendige oplysninger og materialer.
22. Sæt din arbejdsplads i stand, fjern dokumenter, lås den med en nøgle
sikker, alle arkivskabe, sluk for teknisk udstyr fra netværket.

Sekretærassistentens arbejdstid

Arbejdsdagen for en sekretær-assistent kan ikke opdeles i minutter, den er ikke programmeret, da den helt afhænger af rytmen i lederens arbejde. Selv tidligere planlagte opgaver må ofte udskydes på grund af nye problemer, der pludselig opstår. Derudover får man ofte det indtryk, at sekretærens arbejdstid er uregelmæssig på grund af den endeløse tilgang af sager. Grundlæggende planlægning vil dog hjælpe med at løse mange problemer og organisere et øjeblik til at slappe af. Det er måske ikke altid muligt at følge det planlagte, men det vil organisere dig.
Så de vigtigste betingelser for en vellykket aktivitet af en sekretær-assistent er:
– planlægning af kommende aktiviteter;
– etablering af en optimal fødselsrytme;
– gradvis indtræden i arbejde og obligatorisk vekslen mellem arbejde og hvile.
Planlægning
Du kan planlægge én arbejdsdag, eller du kan planlægge en uge på én gang. Det er svært at planlægge arbejdet for en måned, et kvartal eller et år, da dette er for lang tid, og sekretærens arbejde afhænger af lederens daglige rutine. Planlægning af begivenheder, der er kendt i forvejen, er ikke kun muligt, men også nødvendigt, endda et år i forvejen.
Personlig arbejdsplanlægning dækker over fordelingen af ​​kommende opgaver i løbet af arbejdsdagen, ugen, måneden. For at gøre dette bør du udarbejde en plan for kommende arbejde med efterfølgende afklaring af opgaver. Den specifikke struktur af en sådan plan kan være meget forskellig, men dens essens er fælles for alle former: i stedet for at udføre dine funktioner fra hukommelsen, bør du registrere alle de nødvendige opgaver på forhånd i en kalender eller notesbog og afsætte tid, så du har tid til at fuldføre alt det planlagte. Før du begynder at planlægge arbejdet, bør du finde ud af lederens planer og de aktiviteter, han har planlagt, for først og fremmest er sekretærassistentens opgave at hjælpe sin chef. Du kan derefter planlægge dit eget arbejde. Først skal du fremhæve de mest presserende og vigtige ting.
Det anbefales at planlægge arbejde, der gentages dag efter dag på samme tidspunkt på arbejdsdagen, for eksempel sker behandling af modtaget korrespondance normalt om morgenen. Hvis der er nogle vigtige oplysninger til lederen, så skal det også kommunikeres om morgenen, samtidig skal du blive mindet om alle de planlagte arrangementer for dagen. I løbet af dagen meldes der kun om noget, der haster.
Igangværende arbejde skal opdeles i:
1. Haster - afleveres i dag (materialer til telefonsamtaler skal findes separat).
2. Mindre presserende. Du bør samle alt, der vedrører en bestemt sag, i én mappe eller omslag.
3. Tildelte frister for færdiggørelse af arbejde og modtagelse af besøgende. Materialerne skal placeres i arkivskabet, så lederen, hans assistent og andre medarbejdere straks kan finde dem. Selve listen over deadlines skal samles og lægges i en separat mappe.
4. Dokumenter for permanent brug. Dette rum bør ikke være for omfattende. Den kan kun indeholde ting, der bruges særligt ofte. Fra tid til anden er det nødvendigt at kontrollere, om alle dokumenter ofte er nødvendige på nuværende tidspunkt. Hvis dette ikke gøres til tiden, akkumuleres et tilstrækkeligt antal dokumenter, blandt hvilke det nogle gange er svært at finde det nødvendige, og unødvendig tid spildes på at søge efter det. Det er bedre at udføre kontrollen i din fritid fra din hovedaktivitet, for ikke at blive distraheret og for ikke at forvirre noget.
I mange lande rundt om i verden bruger sekretærer specielle flade harmonikamapper, hvis sider er opført efter dag i måneden. Gennem udskæringerne i højre hjørne af mappen kan du se de dokumenter, rykkernotater og chefens instruktioner, der skal være udfyldt inden for en bestemt deadline.
Det er bedst at opbevare disse noter i særlige ugentlige notesbøger. De har et tidsgitter for hver dag i ugen, og kommende opgaver kan straks registreres på et bestemt tidspunkt. Du kan gøre dette i enhver notesbog. For hver dag i ugen er det tilrådeligt at afsætte en særlig side eller flere sider, hvor kommende opgaver er indtastet på forhånd, og typer og mængder af arbejde er angivet. Når en bestemt ugedag nærmer sig, bliver alt dette forfinet under hensyntagen til andre forhold.
Når du planlægger opgaver for en uge og en måned, kan du oprette en arbejdsskærm - et stort ark papir, der er lagt i form af en tabel om dagen, hvor alle kommende opgaver indtastes. Betydende for forretningsplanlægning er brugen af ​​farve som en informationsbærer: det er tilrådeligt at bruge en farve "semafor", når du lægger dokumenter ud i mapper med forskellige farver.
Men i sekretariatsassistenternes og deres lederes praksis er der rigtig mange sager, hvor det umiddelbart er umuligt at fastsætte frister for udførelse. Ofte er man nødt til at omlægge ting fra en periode til en anden. Der er job, der kræver opmærksomhed i lang tid. For at planlægge et sådant arbejde er det mere bekvemt at bruge et arkiveringssystem.
Filsystemets teknik er ikke kompliceret. Hvert spørgsmål er noteret på et separat kort.
Det er tilrådeligt at have tre sektioner i arkivskabet. Det første afsnit omfatter 31 skillevægge, på hvis fremspring numrene på månedens dage er markeret. For hver divider placeres kort med opgaver, der er planlagt til at være afsluttet på den tilsvarende dato i måneden. I kartotekets anden sektion lægges kort med de opgaver, som deadline endnu ikke er fastsat for. Dette afsnit har fire opdelere:
"uge" - her placeres kort med opgaver, der skal løses inden for en uge;
"måned", "kvartal" og "fremtid" - i hver af disse sektioner er optegnelser over sager med den tilsvarende estimerede afslutningsdato placeret.
Det tredje varehus opbevarer kunstnerkort med alle oplysninger (hjemmeadresse, telefon, arbejdsplan osv.).
Hver dag, når han kommer på arbejde, kigger sekretæren alle kortene, der ligger bag adskilleren med et givet nummer, igennem og grupperer dem i den tilsigtede udførelsessekvens. Om aftenen lægges kort med optegnelser over udførte opgaver til side i en særlig kuvert til opbevaring, og kort med uløste opgaver ordnes efter nye datoer. Når du kigger igennem kortene fra den anden afdeling, skal du prøve at bestemme specifikke datoer for færdiggørelsen, og hvis datoen for en bestemt opgave falder på den aktuelle måned, skal dette kort omarrangeres til den tilsvarende dato for den første afdeling. Det tredje afsnit bruges som referenceafsnit.
Ulempen ved de beskrevne metoder er, at de ikke planlægger varigheden af ​​arbejdsoperationerne. Et effektivt middel til at planlægge personligt arbejde, der afspejler varigheden af ​​hver planlagt opgave, er daglige og ugentlige tidsplaner. Først indføres disse aktiviteter i tidsplanerne, hvis tidspunkt er nøje fastlagt på forhånd: begyndelsen og slutningen af ​​arbejdsskiftet, tidspunktet for modtagelse af korrespondance, arbejdsordrer, møder, frokosttid osv. Derefter planlagte arrangementer som f.eks. regulære er indtastet.
Men tidsplanen afspejler kun konstante opgaver. De fleste tilfælde af uregelmæssig karakter kan ikke registreres der. Derfor vedligeholdes tidsplaner i kombination med et kortarkiv eller med registrering af opgaver i notesblokke og notesbøger. Tidsplanen er samtidig den bestemmende plan for tidsanvendelsen, det organisatoriske grundlag for planlægning af arbejdsdagen.
Når du udarbejder tidsplaner, bør du ikke opdele tid i for små segmenter, da det uden tilstrækkelig erfaring er svært at modstå deres komplekse produktionssituation. At opdele tiden i halvtimessegmenter er ganske tilstrækkeligt.
Det er normalt først i begyndelsen, at det er svært at planlægge arbejdet efter planen. Når alle hovedpunkterne i arbejdet er etableret, bliver tidsplanen et uundværligt og bekvemt middel til at systematisere handlinger og selvdisciplin. For nylig har personlige kreative planer vundet stor popularitet. Som regel udvikles de i en lang periode.
Du kan bruge en computer til at planlægge din arbejdsdag. En række forskellige softwareudviklinger giver dig mulighed for at planlægge din arbejdsdag på den mest rationelle måde. En kalender, telefonbog, opgaveliste, notesblok osv. kan hjælpe med dette. Det mest populære informationssystem er Microsoft Outlook.
Dette program giver mange muligheder for effektivt at organisere arbejdstiden for sekretæren og hans leder: Microsoft Outlook hjælper med at arbejde med beskeder, kontaktpersoner, se fælles dokumenter og giver dig også mulighed for at planlægge møder, ture og organisere opgaver, spore dine egne og medarbejdernes aktiviteter. Hovedpanelet i Outlook indeholder følgende sektioner: Indbakke, Kalender, Kontakter, Opgaver, Dagbog, Noter osv.
Det er næsten umuligt at registrere kommende opgaver med det samme i den rigtige rækkefølge. Typisk opbevares disse optegnelser i den rækkefølge, som opgaverne opstår. På tærsklen til denne dag eller i begyndelsen bliver alle optegnelser omhyggeligt gennemgået, afklaret, og et løbenummer for færdiggørelse er angivet for hver type arbejde.
Optimal arbejdsrytme
Hver persons krop har et unikt biologisk ur. Afhængigt af tidspunktet på dagen udskiller kroppen kemikalier, der øger humør, årvågenhed, mental ydeevne eller døsighed. Det er vigtigt at indstille din daglige rutine under hensyntagen til disse biorytmer.
Fra kl. 6 om morgenen begynder den menneskelige krop at producere opvågningshormonet kortisol. Jo før du vågner, jo bedre vil dit humør og dit velvære være hele dagen.
7.00 – 8.00. - Det er det bedste tidspunkt til morgenmad. Metabolismen øges, næringsstoffer optages let, og tarmene har en tendens til at rense sig selv for resultaterne af nataktiviteter.
9.00-10.00. – Dette er tidspunktet til at planlægge tingene for hele dagen. Denne time er mest effektiv til organisatoriske problemer.
10.00–12.00. – Dette er det mest gunstige tidspunkt til at udføre kreative eller vanskelige opgaver. Dette er en tid med kraft, refleksion og inspiration.
12.00–13.00. – I denne periode har kroppen brug for næring, så det er bedst at give sig selv lidt hvile og få en snack. Det er ikke tilfældigt, at det er det tidspunkt, hvor de fleste organisationer holder frokostpause.
13.00–14.00. – Efter frokost falder aktiviteten, og lysten til at sove eller sidde i stilhed melder sig. Det er bedst at planlægge simpelt mekanisk arbejde i løbet af denne tid.
14.00–17.00. – På dette tidspunkt aktiveres mental aktivitet igen, så vigtige ting kan planlægges i anden halvdel af arbejdsdagen. Det skal dog huskes, at efter 17 timer begynder ydeevnen at falde støt. Hvis du er vant til at blive på arbejde overarbejde, så prøv at afslutte dit papirarbejde inden dette tidspunkt. Efter klokken 17 kan du sætte dine mapper i stand, forberede din arbejdsplads til i morgen eller lave en anden nødvendig opgave, der ikke kræver intenst mentalt arbejde.
17.00–19.00. – Tid til at gå, shoppe, lave aftensmad. Kort sagt, dette er tidspunktet, hvor du er overladt til dig selv og din familie. Pas på de mennesker tæt på dig.
Klokken 19 er det tid til middag.
20.00–21.00. – Det er på dette tidspunkt, at en periode med døsighed begynder, som vil gentage sig hver anden time. Hvis du ønsker at tabe ekstra kilo, så omkring kl. 21 er det ideelle tidspunkt at træne.
22.00 – 1.00. - Dette er den periode, der markerer begyndelsen på kroppens restitution efter en svær dag. Det er denne søvntid, der betragtes som helbredende for hele kroppen. Prøv at gå tidligt i seng mindst 2 gange om ugen.
Prøv at lytte til dit biologiske ur - det vil fortælle dig, hvordan du mest rationelt fordeler alle de opgaver, der skal udføres på en dag for at få alt gjort og ikke føle dig træt.
Arbejdsugen har også sin egen cyklus. Mandag er den hårdeste dag, da den følger weekenden, og det er ret svært at komme på arbejde om morgenen.
Tirsdag, onsdag og torsdag er ugens mest produktive dage, og på fredag ​​akkumuleres trætheden, og på denne dag tænker mange på, hvordan de bedst kan slappe af i den kommende weekend. Derfor er vigtige sager (forhandlinger, møder) berammet til midt på ugen.
Sekretæren bruger det meste af sin tid ved computeren, hvilket påvirker hans syn negativt, så lægerne anbefaler, at man skifter hvert 45. minuts arbejde på pc'en med en 15-minutters pause, mens varigheden af ​​det daglige arbejde på computeren ikke bør overstige 4 timer .
Sekretærfaget kræver overarbejde. De fleste ledelseseksperter mener, at hvis du har brug for ekstra tid meget ofte, betyder det, at du ikke har organiseret din dag for at få alt gjort til tiden, eller at du laver for meget arbejde.
Men nogle gange sker det, at sekretæren ikke har noget arbejde. I sådanne øjeblikke skal du bare prøve at se forretningsmæssig ud, uanset om du har travlt eller ej. Det vigtigste er ikke at se ud som om du ikke har nogen steder at gå hen. Organiser dine mapper, tjek din dagbog, måske har du planlagt arbejde om en uge, hvoraf nogle kan klares i dag.
Et omtrentligt diagram over en sekretærs arbejdsdag.
Med en samlet arbejdsuge på 36 timer i en 5-dages arbejdsuge bør sekretærassistentens arbejdsdag være 7 timer 15 minutter. Efter gældende lovgivning får medarbejdere en pause på 1 time, som skal gives senest 4 timer efter arbejdets påbegyndelse.
At holde fysisk træningspauser på 5-10 minutter 1,5 time før frokost og 1-1,5 time før endt arbejde vil have en gavnlig effekt på at øge arbejdsproduktiviteten og forbedre arbejdsatmosfæren i rummet.
Første halvdel af arbejdsdagen:
1. Mød på arbejde 15 minutter før lederen ankommer for at få styr på dig selv, tjekke tilstanden på dine arbejdsområder og lægge eller afklare en plan for den kommende dag.
2. Vælg de nødvendige dokumenter og filer i overensstemmelse med planen.
3. Modtag korrespondance, læs indholdet og tilmeld dig. Læg dokumenter til side, som kræver en prioriteret beslutning fra lederen.
4. For de resterende dokumenter skal du forberede mulige svar eller distribuere dem blandt de optrædende.
5. Se modtagne anmeldelser, rapporter, afdelingspublikationer, invitationer samt beskeder om konferencer, møder, jubilæumsfejringer og andre begivenheder. Skriv datoer og tidspunkter for alle begivenheder ned i din kalenderarrangør.
6. Arranger indgående korrespondance afhængigt af, hvor hastende udførelsen er. Telegrammer og hastefaxer skal straks overføres til lederen.
7. Gem de dokumenter, der er nødvendige for aktuel information og opslagsværk.
8. Rapporter til lederen om den modtagne korrespondance.
9. Afklar sammen med lederen indholdet af planlagte arrangementer for den aktuelle dag og den næste. Hvis der sker ændringer, skal sekretæren tage passende notater i sit regnskab. Du skal afklare korrespondancen mellem posterne i din dagbog og lederens dagbog. Begivenhedsforløbet skal være det samme. Forskellen vil være i de foranstaltninger, som sekretæren har taget for at gennemføre det planlagte. For eksempel, hvis lederen noterede "at være til et møde kl. 15:00", så vil sekretærens indlæg se sådan ud: "14:20 - minde om mødet, informer chaufføren (telefonen) om at bringe bilen senest 14.30."