В основата си бележка‒ средство за водене на бизнес кореспонденция в рамките на една организация, между служители, които не са подчинени един на друг. В случай, че служител напише бележка до висшестоящо лице, тя няма да се нарича служебна бележка, а докладна.
Целта на бележката е обясняват и се съгласяват по аспекти на бизнес проблемитеотносно работата на служител или отдел и свързани с работата на друг служител или отдел. Бележка се пише в случаите, когато устната комуникация не е достатъчна и е необходима заявка документ.
Трябва да се отбележи, че бележката е само спомагателен документ, който не е регулиран от OKUD. Следователно цялата информация в бележките не съдържа заповеди и инструкции.
Формата за писане е безплатна. Въпреки това, както при всеки документ, е необходимо да се спазват общите правила за изготвяне на документи, а именно да се посочи:
- за кого е предназначен (пълно име в дателен падеж и длъжност);
- наименование на документа, дата, номер на бележката;
- кратка бележка тема или заглавие;
- „тялото“ на бележката описва текущата ситуация и уточнява заявката или очертава действията на автора във връзка със ситуацията;
- длъжността на съставителя, неговият подпис и трите имена, понякога се изискват и подписи на заинтересовани лица.
Препоръчително е да избягвате ненужни думи и сложни речеви модели в бележката. Необходимо е по същество да се изложи същността на проблема или ситуацията и, ако е възможно, да се направи накратко. Тъй като на бележката е посочен нейният пореден номер, логично е такъв бележките се записват в специален дневник. Дизайнът на заглавката може да бъде централен или ъглов (прикрепен към ръба на документа).
За да се избегнат различни варианти, всяко предприятие разработва свой собствен формуляр за бележка. В този случай можете да се ръководите от правилата на Руската федерация GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация“.
За служителите ще бъде по-лесно да съставят документи, ако имат документ, одобрен със заповед на ръководителя. инструкции за проектиранеи с общи указания за писане на различни видове бележки (докладни, служебни, обяснителни).
Идеалният вариант е да поставите образци за писане до такива инструкции и/или да предоставите на служителите готови формуляри.
За предприятия, чийто документооборот е до голяма степен компютъризиран, регистрационният дневник, формулярите за бележки и готовите документи могат да се съхраняват в отделна папка, достъпна през локалната мрежа за всички заинтересовани потребители.
Пример за писане на бележка
Отдел Автоматизация
Началник отдел "Продажби".
LLC "ADA" на I. N. Slavyansky
СЕРВИЗНА БЕЛЕЖКА
04.04.15 № 3-4/8
Относно информирането на потребителите на компютри
Новият софтуер ще бъде инсталиран във вторник, 7 април 2017 г. Молим ви да уведомите мениджърите за необходимостта от прехвърляне на цялата работна информация на преносим носител, за да се избегне загубата й по време на процеса на преинсталиране.
Началник отдел Автоматизация (подпис)
А. П. Вениаминов
Една бележка празна формалност ли е?
Разбира се, за малко предприятие бележката може да бъде ненужна формалност, която отнема време и усилия. Но в голяма организация с много служители и отдели бележката може да бъде полезна. В този случай бележката ще играе ролята писмено напомняне за необходимите взаимодействия между отделите.
В големите структури небрежността при изготвянето на бележка или пренебрегването на съставянето й може да доведе до загуба на време за изясняване на всякакви обстоятелства, търсене на отговорни за проблемите и непоследователност в работата на отделите.
За да си представим необходимостта от коректно отношение към официалната документация, нека си представим следната ситуация. Във връзка с всеки празник, домакинството определя допълнителен работен ден на своите служители за своевременно почистване на района.
Ако не уведомите отдела за сигурност за това, може да възникне недоразумение. Работниците просто няма да бъдат допуснати до пункта, тъй като отделът за сигурност не знае нищо за събитията във връзка с празника.
Въпроси относно бележките
- Как да напишем бележка, за да убедим директора да финансира закупуването на компютър (абонамент за счетоводен журнал) и т.н.?
Свързването с директора не е хоризонтална комуникация и следователно такава бележка няма да се счита за официална. Обжалване пред шефа - бележка.
- Какъв формат на листа се използва за бележки?
Съгласно GOST R 6.30-2003 документите се съставят на листове А4.
- Правилно ли е да поставите печат „Одобрявам“ върху бележка?
не Бележката е метод за комуникация между отделите. Отговорът на въпрос или предложение на бележка се съставя като бележка за отговор. В този случай заглавката на отговора показва номера на бележката, на която е направен отговорът.
Хората правят почти всички важни неща чрез кореспонденция;
следователно способността да се говори не е достатъчна.
Люк дьо Вовенарг
Нека поговорим за бележката като основно средство за вътрешна комуникация, документ, който може да рационализира вътрешните взаимоотношения, да осигури бърз обмен на информация и да разреши спорна ситуация.
ЗАЩО ОРГАНИЗАЦИИТЕ ПРЕНЕБРЕГВАТ ОФИЦИАЛНИТЕ ЗАПИСИ?
Бележката остава аутсайдер в бизнес кореспонденцията на частни организации. В държавните организации, напротив, повечето вътрешни документи са вътрешни бележки.
Често в търговските организации бележката се третира като безсмислена формалност, но този елемент от вътрешния корпоративен документооборот, като неразделна част от корпоративната култура, има безценен потенциал за развитие на бизнеса.
Каква е основата за рязко негативното отношение на редица линейни ръководители на търговски организации към един от най-важните вътрешни документи, който служи като основа за вземане на управленски решения? Възможни причини:
Ниско ниво на култура на бизнес комуникация, липса на корпоративни стандарти, волеви управленски решения в областта на вътрешния документооборот;
Липса на официален статут, тъй като бележката не е включена в класификатора на управленската документация;
Наличие на електронни средства за комуникация. Мениджърите не искат да губят време за формализиране на процесите на управление, предпочитайки да разменят няколко думи в лична среща, да се обадят по мобилен телефон, да пишат по имейл или Skype и т.н.
Но има и друга причина: понякога мениджърите саботират формализирането на системата за вътрешни документи. Трудно е да се опровергае документирана информация за състоянието на нещата в организацията, инструкции на длъжностно лице или, да речем, заповеди относно процедурата за действие в конкретни ситуации. Работата в хаос има определени предимства: няма нищо по-лесно от това да се откажете от факта на предаване на вербална информация, както и на инструкции, дадени един на един. Всеки е запознат със ситуацията, когато служител редовно получава устни взаимно изключващи се инструкции, неспазването на което и да е от които води до административни санкции.
КАКВИ СА ПРЕДИМСТВАТА ОТ СЛУЖЕБНИТЕ БЕЛЕЖКИ?
Вътрешната бележка е вътрешно бизнес писмо, което може да се използва за бързо и ефективно разрешаване на текущи производствени проблеми.
Основната цел на бележката е обменът на официална информация между служители на една и съща организация с равен статус.
Целите на писане на бележки могат да бъдат различни:
Хоризонтални комуникации на ръководители на структурни подразделения/длъжностни лица при решаване на общи производствени въпроси и проблеми;
Ефективно информационно взаимодействие:
Обмен на оперативна информация между структурни/самостоятелни поделения и клонове;
Искане за основна информация;
Провеждане на инструкции;
Придружаване на друго съобщение (съпроводителна бележка);
Решаване на текущи въпроси на административното, икономическото, логистичното, информационното и друго осигуряване;
Разрешаване на спорни и конфликтни ситуации.
Способността за компетентно съставяне на вътрешни документи, включително бележки, помага в изключително сложни и объркващи ситуации.
На първо място, бележката е основният помощник за служителите на службата за поддръжка на управленска документация (по-нататък - DOU) в спорни ситуации.
За съжаление, ръководителите на основните структурни подразделения често се опитват да хвърлят вината за недостатъците на отдела при работа с документи върху служителите на спомагателните подразделения. Например ръководството на структурно звено не е изпълнило навреме инструкциите на висшестоящ ръководител, но отговорността за това се прехвърля върху службата на предучилищната образователна институция, която твърди, че е забавила изпращането на изходящото писмо.
Една бележка ще помогне да се опровергаят неоснователните обвинения. Бележка, която съдържа фактите, крайния срок, трите имена. служители на предучилищна образователна институция, които са свършили работата ефективно и навреме, с прикачени файлове за потвърждение (копия от регистрационни карти, извлечения от регистрационни дневници и др.), Често помага да се запази обективността, да се признае искът за неоснователен и да се възстанови бизнес репутацията на конкретен служител и услугата на предучилищната образователна институция като цяло (Пример 1).
Текстът на бележката трябва ясно да посочва целта на съобщението в достъпна и кратка форма. Непълната или излишна информация затруднява адресата да разбере същността на проблема и може да доведе до двусмислено тълкуване и като следствие отсъствието на желания резултат. Ефективността на бележката зависи от това колко добре е структурирана структурата на документа и дали представените аргументи са логични.
ЗАВЪРШВАМЕ СЕРВИЗНА БЕЛЕЖКА
АКО ВЪВ ФОРМУЛЯРА, КАКЪВ НАЧИН?
Служебните бележки обикновено се пишат на празен лист хартия А4. Въпреки това търговските организации за тази цел често използват формуляр за писмо, който съгласно клауза 4.7 от GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания за изготвяне на документи“ съдържа:
Емблема на организация или търговска марка (марка за услуги);
Име на организацията;
Код на организацията;
Основен държавен регистрационен номер (OGRN) на юридическо лице;
Идентификационен номер на данъкоплатеца/код на основание за регистрация (TIN/KPP);
Справочна информация за организацията;
Място, където документът е съставен или публикуван.
Освен това някои експерти на страниците на списания и в Интернет дават примери за бележки, написани на бланки.
Несъмнено е по-лесно да подготвите всички документи безразборно в един и същ формуляр. Въпреки това няма смисъл да пишете бележка до ръководителя на съседен отдел на бланка, която съдържа референтни данни, TIN, OGRN и др. Освен това формулярът за писмо на организацията заема най-малко 20 процента от общия обем на първата страница и често необходимата информация не се побира на един лист. Изглежда като дребно нещо, но в рамките на голяма организация такива дребни неща водят до непродуктивни разходи, а не до спестяване на пари.
Нека разберем в каква форма можете да съставите бележка (ако желаете).
Видовете формуляри на документи са установени в точка 4.6 от GOST R 6.30-2003.
Междувременно GOST R 7.0.97-2016 „Система от стандарти за информация, библиотека и издателство. Организационно-разпоредителна документация. Изисквания за изготвяне на документи”, който влиза в сила от 1 юли 2018 г., вече съдържа разяснения относно изготвянето на организационни формуляри (т. 5.8 и 6.6).
От това следва, че стандартите не препоръчват изготвянето на бележка на бланка. Но ако желанието за водене на вътрешна кореспонденция със сигурност е голямо, можете да разработите и осигурите в LNA формуляр за конкретен вид документ - служебна бележка.
ФОРМУЛЯР ЗА СЕРВИЗНА БЕЛЕЖКА: ПОДРОБНОСТИ
Във формата на определен тип документ (в нашия случай служебна бележка) в съответствие с GOST R 6.30-2003 трябва да бъдат включени следните подробности (Пример 2):
03 - „Емблема на организацията или търговска марка (марка за обслужване)“;
08 - „Име на организацията“;
10 - „Име на вид документ“;
11 - „Дата на документа“;
12 - „Регистрационен номер на документа“;
14 - „Място на изготвяне или публикуване на документа“;
15 - „Адресат“ (име на структурното звено и длъжност на служителя, на когото се изпраща бележката);
18 - „Заглавие към текста“;
20 - „Текст на документа“;
21 - „Марк за наличие на приложението“;
22 - „Подпис“;
27 - „Бележка за изпълнителя“.
НЮАНСИ НА ДЕТАЙЛИ ЗА РЕГИСТРАЦИЯ
- "дестинация". Ако бележката е изпратена до няколко структурни подразделения, в горния десен ъгъл се въвежда информация за „Адресат“, както следва:
Ако общият брой на получателите е повече от четирима, трябва да създадете пощенски списък.
- "Текст на документа". Бележката, подобно на бизнес писмото, трябва да бъде ясно структурирана. Текстът на бележката се изписва в първо лице единствено число („моля, избройте“, „считам за необходимо“ и др.).
Текстът, разделен на логически завършени параграфи, улеснява четенето и разбирането, придава на всяка мисъл логическа завършеност и позволява на адресата да се ориентира по-добре в текста на документа.
Текстът на бележката обикновено се състои от:
От преамбюла (уводната част);
Основна част;
Заключителната част (изводи, предложения, искания и др.).
Преамбюлът разкрива целта на написването на бележката и съдържа препратки към датите, документите и фактите, послужили като причина за нейното изготвяне. Информацията, съдържаща се в преамбюла, може да бъде кратка или подробна. Преамбюлът плавно води към основната част.
Размерът на тялото варира в зависимост от целите, посочени в бележката, и може да бъде няколко реда или няколко страници въведен текст.
Основната цел на основната част е да обясни, убеди, мотивира към действие, тоест да постигне резултати. Именно тази част от текста разкрива най-пълно съдържанието на бележката. Основната част включва най-голямо количество фактически материали, които не само трябва да информират, но и да убеждават. Приложенията, ако има такива, също трябва да бъдат посочени там.
Последната или обобщаваща част от бележката е своеобразно резюме, което потвърждава горното, съдържа заключения, искания и конкретни предложения за разрешаване на проблема. Колкото по-ясна и ясна е формулировката на резюмето, толкова по-голяма е вероятността решенията по проблемите да бъдат взети своевременно.
РЕГИСТРАЦИЯ И МАРШРУТИ НА ДВИЖЕНИЕ НА БЕЛЕЖКИ В ОРГАНИЗАЦИЯТА
Проблемите с регистрацията и последващото предаване на официални бележки на адресата често предизвикват противоречия. Кой трябва да регистрира бележки? DOW услуга? Структурни подразделения? секретарки? И трябва ли да се регистрират по принцип? Кой и как трябва да предава вътрешните бележки, така че те да достигат своевременно до заинтересованите длъжностни лица?
Несъмнено решаването на тези проблеми е прерогатив на самата организация, чиито инструкции за управление на офиса трябва да съдържат раздел, посветен на работата с вътрешни документи. Правилата, установени в LNA, и процедурата за техните действия ще помогнат да се избегнат разногласия.
Какво да направите, ако няма такъв документ? Разбира се, създайте го, като формализирате процедурата за изготвяне, обработка и преместване на вътрешни официални документи. Формализацията помага за рационализиране на много бизнес процеси, което има много положителен ефект върху цялостния ред в организацията.
Необходимо е да започнете работа, като анализирате потока от служебни бележки: определяне на неговите обеми и маршрути, премахване на очевидно ненужни сегменти по пътя на документа. За да определите най-ефективния маршрут за документ, не се страхувайте да счупите стари, неудобни дизайни, коригирайте и коригирайте грешки в логистиката.
Възможно е да има няколко варианта за маршрутизиране на служебни бележки - с участието на службата за предучилищна образователна институция (схема 1) и без нея (схема 2). Нека разберем коя от тези схеми е най-ефективна.
НЕЕФЕКТИВНА РЕГИСТРАЦИЯ И СХЕМИ ЗА МАРШРУТИРАНЕ НА БЕЛЕЖКИ
- Регистрация в службата за предучилищно образование на голяма организация. Прехвърлянето на служебни бележки към службата за предучилищна образователна институция за регистрация и последващо пренасочване към адресата забавя процеса на предаване на информация и вземане на решения. Това е особено забележимо в организации с голям обем външен и вътрешен документооборот. Като се има предвид общата натовареност, не всяка предучилищна образователна институция може да назначи отделен служител за регистриране на служебни, бележки и други бележки. По един или друг начин спешните изходящи писма, заповеди, инструкции, входяща кореспонденция от висши органи винаги ще бъдат регистрирани първи, а бележките кротко ще чакат в крилата.
- Регистрация като секретар в малка организация. В организации с малък документооборот вътрешните бележки се регистрират от секретаря на мениджъра. Вътрешната бележка е хоризонтален вътрешен документ и не може да бъде предназначена за висшестоящо длъжностно лице.
Доклади, аналитични и обяснителни бележки се използват за предоставяне на информация на ръководството в бизнес кореспонденцията. Следователно секретарят във веригата за приемане и предаване на служебни бележки между равнопоставени служители е допълнително звено.
- Без регистрация, но с маркировка от услугата DOW за прехвърлянето. Ако не е обичайно организацията да регистрира служебни бележки, няма смисъл да ги прехвърляте на адресата чрез услугата DOU без регистрация. Да предадете бележка на услугата DOW и да получите маркировка за превода, последвано от прехвърляне на документа от услугата DOW до единицата получател и поставяне на друга маркировка върху превода - всичко това усложнява процеса, отнема време и увеличава срока за изпълнение на поръчките.
Ако организацията все още има процедура за предаване на служебни бележки с получаване на знак за приемане, получателят се подписва за получаване, посочва своята позиция, датата и часа на получаване на документа (ако е необходимо). Върху екземпляр от бележката се отбелязва разписка, която се връща в отдела получател.
Знакът за получаване може да бъде заменен с печат „Получено“, който съдържа полета за посочване на датата на получаване, трите имена. и подпис на длъжностното лице (фиг.).
ориз. Знакът за получаване може да бъде заменен с печат „Получено“.
ЕФЕКТИВНА РЕГИСТРАЦИЯ И СХЕМИ ЗА МАРШРУТИРАНЕ НА БЕЛЕЖКИ
- Регистрация в структурно звено, прехвърляне на бележки директно между звената. Регистрирането на служебни бележки в структурно звено, както и прехвърлянето им от едно структурно звено в друго, заобикаляйки посредници (служба на DOU или секретар), съкращава пътя на документа до адресата.
Ако структурно звено няма длъжността секретар (секретар на отдел/отдел/отдел), трябва да се назначи служител, отговорен за управлението на документите, който да регистрира документи, включително вътрешни. Лицето, отговорно за работата в офиса, се определя от ръководителите на структурни подразделения. По правило се назначава служител, който не е обременен с трудови задължения. Възлагането на допълнителни функции се утвърждава със заповед или наредба и се записва в длъжностните характеристики.
- Регистриране на изходящи бележки. Длъжностното лице, отговарящо за деловодството в структурно звено, регистрира изходяща бележка.
Изходящите бележки се записват в дневника за вътрешна (изходяща) кореспонденция на отдела (Пример 3). При регистриране на изходящи служебни бележки посочете:
Регистрационен номер на документа;
Адресат (отдел, до който се изпраща бележката);
Брой страници;
Наличие на приложения;
Дата на изпълнение;
Пълно име служителят, изготвил бележката.
Бележката може да бъде сканирана и изпратена по имейл.
При необходимост от предаване на оригинала длъжностното лице, отговарящо за деловодството в структурно звено, може да състави график за предаване на служебните бележки на получателите - веднъж на ден, 2 пъти на ден и др.
Спешните бележки (с ясно посочен краен срок) трябва да бъдат предадени незабавно. Можете да предавате служебни бележки на отдела за получаване директно или чрез специално оборудвани клетки в службата на предучилищната образователна институция с номерата и / или имената на структурните звена. В този случай услугата за предучилищна образователна институция не участва в процеса на прехвърляне на документи.
Регистриране на входящи бележки. Когато бележката бъде получена от отдела получател, длъжностното лице, отговарящо за деловодството в отдела получател, го регистрира като вътрешен входящ документ във вътрешния (входящ) дневник за кореспонденция на отдела (Пример 4), като посочва следните данни:
Входящ регистрационен номер;
Дата на получаване (регистрация);
Брой страници;
приложения;
Дата на изпълнение;
Изпълнител (длъжностно лице, на което се изпраща бележката).
Отговорността за спазване на сроковете, посочени в бележката, се носи от длъжностното лице, до което е адресирана. Инициаторът на бележката и/или висшестоящо длъжностно лице може да промени сроковете за изпълнение на документ.
- Регистрация от всички служители. Ако организацията или нейните структурни подразделения нямат служител, отговорен за работата в офиса, можете да намерите други механизми за регистриране на служебни бележки. Например, поставете дневник със служебни бележки във формат Word или Excel на сървър за обществено ползване. В този случай регистрирането на бележка от служител на структурно звено няма да отнеме повече време от личното прехвърляне на документа на секретаря.
Специалисти от специализирани структурни звена обаче често саботират подобни предложения. Опитите да им се повери дори незначителна офис работа срещат активна съпротива. В някои отношения експертите са прави. Спомнете си, I.A. Крилова: „Проблемът е, че ако обущарят започне да пече пайове, а сладкарят започне да прави ботуши, тогава нещата няма да вървят добре“?
Можете да избегнете открит конфликт със специалисти от съответните отдели, ако издадете подходяща заповед или инструкция, подписана от ръководителя на организацията. В този случай инициаторът трябва да бъде ръководителят на службата за предучилищна образователна институция или друго лице, отговорно за работата в офиса. В негов интерес е да премахне някои от архаичните функции, да рационализира работата с документните потоци, да изгради ефективни маршрути за тяхното движение и да предотврати загубата на вътрешни документи.
Веднага след като подобна схема бъде въведена в действие, недоволството на служителите намалява, тъй като времето за регистрация значително намалява, а самата регистрация става прозрачна.
УСЛОВИЯ ЗА СЪХРАНЕНИЕ НА ОФИЦИАЛНИТЕ ЗАПИСИ
Сроковете за съхранение на бележки се съдържат в Списъка на стандартните управленски архивни документи, генерирани в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации, като се посочват сроковете на съхранение (одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август /2010 г. № 558, изм. от 16.02.2016 г., по-нататък - Списък 2010 г.) (Таблица).
Всяка успешно работеща организация е жив, непрекъснато променящ се организъм, а работата в офиса е огледален образ на системата за управление на този организъм. Искате ли да сте в крак с времето и да сте в челните редици? Опитайте се да започнете с вътрешни бележки - това ще бъде първата стъпка към добре организиран документооборот, а проверената логистика на вътрешните документи ще бъде първата стъпка в борбата с управленския хаос. Примери за бележки за обслужване са дадени по-долу (Примери 5-10).
ПРИМЕРИ ЗА СЛУЖЕБНИ БЕЛЕЖКИ
Формалност, която отнема време и усилия – така много хора се отнасят към докладите, служебните и обяснителните бележки и често не виждат разликата между тях. Общоприето е, че докладите и обяснителните записки са свързани с налагането на дисциплинарни наказания. Всъщност те се използват не само за това. Ще ви кажем в каква ситуация е подходящо да съставите конкретна бележка и как да го направите правилно.
Защо са необходими бележки?
На първо място, всички бележки са информация и справочни документи за оперативно управление. С тяхна помощ се извършва обмен на информация вътре в компанията (например между различни отдели или между клонове, представителства и централа). Информацията в бележките не съдържа заповеди, но може да стане основа за вземане на някакво управленско решение или може само да бъде взета под внимание.
Но писането им не е никак лесно. В края на краищата в регулаторните правни актове няма нито дефиниции на понятия, нито правила за съставяне на бележки. Нека се опитаме да ги формулираме сами.
Как се различават бележките една от друга?
За по-голяма яснота показваме основните разлики в таблицата.
| Характеристики | Меморандум | Служебна бележка | Обяснителна бележка |
| Същността на бележката |
|
|
Обяснява причините за всяко събитие, факт, действие, инцидент, включително нарушение на трудовата дисциплина, неизпълнение на инструкции, отклонения от установените правила за работа, възникване на извънредни ситуации (злополука, злополука, кражба и др.). При желание писмени обяснения, които се изискват за налагане на дисциплинарно наказание на служител, могат да бъдат издадени и като обяснителни бележки и Чл. 192, част 1 чл. 193 от Кодекса на труда на Руската федерация; Писмо на Rostrud от 01.06.2011 г. № 1493-6-1 |
| Фокус | Обръщение към ръководството:
|
Кореспонденция между ръководители или служители едно ниво на управление,неподчинени един на друг по длъжност, по въпроси от тяхната компетентност | Обяснение (обяснение) на по-нисш служител към по-висш |
| Видове бележки по предназначение |
|
|
|
| Структура | Раздел I- изложение на причините, фактите или събитията, послужили като причина за неговото написване; Раздел II- ако е необходимо, анализира текущата ситуация и представя възможни решения на проблема; Раздел III- описание на конкретни констатации, мнения, искания или предложения за конкретни действия, които според създателя трябва да бъдат предприети |
Раздел I- изложение на фактите, послужили като причина за неговото написване; Раздел II- описание на причините, обясняващи настоящата ситуация. Не съдържаизводи и предложения |
|
| Видове бележки по степен на достъпност |
|
||
| Примери за бележки | Предложение за бонуси за конкретен служител | Информация на службата за сигурност за необходимостта да се позволи на служителите, които ще работят в почивен ден, да влязат в сградата | Обяснение до производствено-техническия отдел за причините за преразхода на основни материали спрямо производствените стандарти (приложение към формуляр № М-29) одобрени Инструкция на Централната статистическа служба на СССР от 24 ноември 1982 г. № 613 |
За данъчни цели всички видове бележки са важни.
В някои случаи бележката, заедно с други документи, може да действа като основен документ за обосноваване и документиране на разходи в данъчното счетоводство. клауза 1 чл. 252 Данъчен кодекс на Руската федерация, Например:
- бележкасобствена рекламна услуга, според която периодът на действително използване на рекламни видеоклипове не надвишава 12 месеца, помогна на компанията да докаже, че видеоклиповете не са нематериални активи и да отпише разходите като еднократна сума Резолюция на Федералната антимонополна служба на Московска област от 16 март 2012 г. № A40-100845/10-4-498;
- за да потвърдите пробега на автомобила, като използвате показанията на GPS навигатора (вместо одометъра) и разпознавате разходите за гориво, трябва бележкадо началника на транспортния отдел от майстора, че проверката преди пътуването е показала неизправност на одометъра и клауза 1 чл. 252, подп. 5 стр. 1 чл. 254 Данъчен кодекс на Руската федерация. Въз основа на този доклад (или друг документ) ще бъде издадена заповед за необходимостта от експлоатация на автомобила с включен навигатор и записване на неговите показания в пътния лист Писмо на Федералната данъчна служба от 16 юли 2010 г. № ШС-37-3/6848;
- обяснителна бележкаможе да е полезно:
- <или>да получите приспадане на данъка върху доходите на физически лица за дете подп. 4 ал.1 чл. 218 Данъчен кодекс на Руската федерация, ако няма сертификат 2-NDFL от предишното ви място на работа. Когато човек не е работил дълго време и отново получава работа, той се нуждае от обяснително писмо за липсата на доходи, трудова книжка и писмено заявление за удръжки. Писмо на Федералната данъчна служба от 30 юли 2009 г. № 3-5-04/1133@;
- <или>за решаване на въпроса за заплащане на разходите за пътуване на почивка. Ако служител го провежда на няколко места или преминава през спирки, докато преминава, е необходима обяснителна бележка от служителя и неговите документи за пътуване. Писмо на Министерството на здравеопазването и социалното развитие от 20 февруари 2009 г. № 194-13.
Ясно е, че ако бележката е първичен документ, то тя трябва да съдържа всички данни за такъв документ. клауза 2 чл. 9 от Закона от 21 ноември 1996 г. № 129-FZ.
Как да пиша бележки правилно
На много служители им е трудно да пишат бележки, защото това е необичайна работа за тях. За да улесните задачата, осигурете правила за изготвяне, както и формуляри за бележки в местен регулаторен акт, например в ръководство за управление на офиса, и запознайте служителите с него. Фрагмент от инструкция може да изглежда така например.
Одобрено със заповед за Alpha LLC
от 27 декември 2011 г. № 123
Инструкции за офис управление на Alpha LLC
4.10. Бележки (докладни, официални, обяснителни)
4.10.4. Всяка бележка се съставя, като се посочват следните подробности:
- наименование на структурното звено - автор на бележката;
- наименование на вида на документа - доклад, служебна или обяснителна записка;
- дата на документа - дата на подписване (с арабски цифри в последователност: ден, месец, година);
- адресат - е. и. О. и длъжността на лицето, до което е адресирана бележката (в дателен падеж);
- заглавие на текста, което трябва да започва с предлога „О” или „За”;
- бележка за наличието на приложението (ако има такова), например: „Приложение: 1 бр. за 3 л.”;
- подпис на съставителя (длъжност на съставителя; личен подпис и препис от него (трите имена)).
4.10.5. Текстът е написан в първо лице единствено число.
Текстът на бележката не трябва да съдържа поздрави или последни пожелания.
4.10.6. Формуляри за справки, служебни и обяснителни бележки са дадени в Приложения № 15, 16, 17 към Указанията.
Когато служителят трябва да напише бележка, дайте му готов формуляр или още по-добре образец. Нека дадем примери за дизайна на различни бележки.
дружество с ограничена отговорност "АЛФА"
Счетоводство
генерален директор
Алфа LLC
И.И. Стасов
Началник отдел "Човешки ресурси".
С.В. Климова
Причините, посочени в обяснителната бележка,
да се счита за неуважително.
Прилагане на дисциплинарни мерки
под формата на коментар към Т.И. Богданова
Главен счетоводител
ПО дяволите. Жарова
Вземете мерки за възстановяване на газотурбинния двигател
30.08.2012
ОБЯСНИТЕЛНА ЗАПИСКА
от 30.08.2012 г. № 12
За причините за загубата на оригиналната митническа декларация за газ
Загубата на 29.08.2012 г. на оригиналната митническа декларация за доставка по Договор с Бондюел, Франция, от 20.04.2012 г. № 0007/5 на партида зелен грах (Митнически пункт Гатчински) е настъпила при фотокопиране на този документ .
Офисната копирна машина не е предназначена за автоматично копиране на документи с лека плътност на хартията. Оригиналният GTD с плътност на паус се копира автоматично заедно с други документи с по-висока плътност на хартията. В резултат на това се получи задръстване и оригиналният газотурбинен двигател беше заклещен между ролките на копирната машина. При опит за извличане документът е разкъсан на малки, незаменими и нечетливи части.
С документа са се запознали:
30.08.2012
| Главен счетоводител |
Много хора приемат бележките като формалност, която отнема време и нерви. Но има ситуации, когато тази формалност може да защити служителя от несправедливи искове от ръководството. Документираните заявки ще ви предпазят от неприятности по всяко време, което не може да се каже за заявките, направени устно, на които не винаги се придава значение. По този начин тези документи потвърждават факта на връзката и се регистрират като изходяща документация.
Писане на бележка
Какво е бележка?
Бележката е важен документ за вътрешна комуникация., нито една влиятелна институция не може без него. За нормалното функциониране на организацията трябва да има примерен меморандум за почти всички служители. Разликата му от бележката е, че има йерархична ориентация, тоест винаги идва от подчинен към по-високо ръководство. Бележката е информационен документ, който е написан с цел своевременно информиране на органите на по-висок орган или друг структурен отдел за събития, засягащи стабилността на системата за управление в предприятието.
Докладът има правна сила, тъй като целта му е не само да информира ръководството на организацията, но и да ги насърчи да вземат определено решение относно обявената ситуация. Документът се съставя по лична инициатива на служителя или по искане на ръководителя. Кодът на бележката според класификатора на документацията за управление е 0286041 според OKUD. Документът трябва ясно да описва възникналия проблем и тъй като има юридическа сила, не трябва да съдържа правописни и правни грешки.
Дефиниция на бележка
Документът не само описва подробно инцидента, но и пише заключение, което очертава вариантите за разрешаване на ситуацията. След това управителят е длъжен да проучи документа и да наложи своята резолюция. Впоследствие тази резолюция служи като основа за одобрение и прилагане на различни мерки (налагане на санкции, издаване на стимули и др.). По този начин бележката е елемент на обратна връзка между ръководител и подчинен.
Цели на бележките
Основните цели, преследвани при формирането на този документ:
- Увеличете ефективността на личното представяне. Когато нещо притеснява служител, той предлага начини за решаване на този проблем.
- Коригирайте ситуацията. Когато служителят знае определени факти, които не го засягат лично, но според него пречат на стабилната и ефективна работа. Пише се доклад до ръководството, за да се разреши ситуацията възможно най-скоро.
- Освободете отговорността. Ако служител е предал някаква информация на началниците и иска да се освободи от отговорност за коригиране на инцидента. След това не трябва да има оплаквания срещу компилатора.
- Защитете се, когато правата са нарушени. Тук бележката е опит за мирно разрешаване на инцидента.
Една от целите на бележката е да се освободи от отговорност
Видове бележки
Те се предлагат в два вида:
- Вътрешен- написани по желание на служителя или неговия шеф с цел повишаване ефективността на фирмата. Авторът се подписва тук. Тъй като документът се счита за вътрешен, тогава регистрацията се извършва на хартия А4.
- Външен- изпратени до по-висши органи. Този вид се подписва само от ръководителя на фирмата и се отпечатва на фирмена бланка.
И в двата случая датата се определя в деня на написването и подписването.
- Информация -Като правило те се съставят редовно, предоставят подробна информация за методите и особеностите на работата. Те могат да се използват и за предаване на идеи за подобряване на работния процес на ръководството.
- Докладване- отчетете резултатите от изпълнената поръчка в определен период. Те обикновено се състоят от най-ниските служители.
- Инициатива -такива, при които служителят предлага на ръководството да вземе определено решение във връзка с конкретни събития - нарушения, престои и др.
Вътрешна бележка
Често сред докладите трябва да пишете „репресивни“ бележки до началниците си, наричайки служителите като грубияни и мързеливи хора. Те трябва да бъдат съставени особено внимателно, защото дори и най-малкият недостатък може да доведе до проблеми в бъдеще. Нарушаването на дисциплината е основание за финансови наказания; само за тази цел в документа трябва да бъдат посочени убедителни аргументи. Неправилно формулиран документ може да бъде подаден в съда, като се оплаква, че ръководството злонамерено нарушава правата на специалист. Ето защо е важно да знаете как да напишете правилно бележка.
Структура на документа
Меморандумът включва два или три смислови раздела:
- Действителночастта, в която се посочват причините за инцидента, довели до образуването му, с подробно изложение на съпътстващите обстоятелства.
- аналитичен -представя анализ на ситуацията с потенциалните последици от инцидента и различни варианти за отстраняване на проблема.
- Обобщаванечастта, в която говорещият описва своето мнение, дава убедителни аргументи и препоръчва предприемане на конкретни действия за разрешаване на инцидента. И тогава лидерът сам решава какви санкции да вземе. Тъй като властите нямат време за разследвания, най-често се съгласяват с предложенията на автора, без да се задълбочават в подробности.
Външна бележка
Можете да съставите меморандум както в текстов, така и в табличен формат. Аналитичният раздел в документа може да липсва в зависимост от вида на проблема. В този случай документът има само фактическата част и заключението с решения на проблема. С него можете да правите не само предложения за подобряване на някои производствени процеси, но и да изразявате недоволството си от предприетите мерки. Преди да започнете да пишете доклад, трябва ясно да формулирате проблема или вашата гледна точка и едва след това да започнете да го излагате на хартия.
Това е необходимо, за да може действителното количество на стоково-материалните запаси да съответства на счетоводните данни. счетоводство. Причините могат да бъдат различни - изтичане на срока на годност, повреда, повреда на имущество и др.
Инвентарът и материалите се отписват съгласно инструкциите, разработени от предприятието. Всички материално отговорни лица, работещи с инвентарните материали, трябва писмено да потвърдят, че са запознати с тях.
Обикновено попълването на първичната документация за отписване се извършва от служители, отговорни за проверката на информацията, съдържаща се в отчетите. Например счетоводни служители.
Ако материално отговорното лице открие повредено имущество, е необходимо да се извърши инвентаризация. Можете да го инициирате, като подадете писмено искане до управителя. За целта се съставя бележка за отписване на стоково-материални ценности.
Примерен формуляр:
Как правилно да съставите SZ?
Служебната бележка като независим вид документ не е включена в Общоруския класификатор на управленските документи (OKUD). Но често се използва в бизнес практиката. Препоръчително е да се състави в съответствие с изискванията на GOST R 6.30-2003 "Унифицирани системи за документация. Единна система за организационна и административна документация. Изисквания за подготовка на документи."
Документът, за който говорим в тази статия, е съставен от служителя, отговорен за инвентарните позиции, адресиран до ръководителя на отдела.
В него трябва да се посочи и основанието за отписване и да се приложи пълен списък на материалните активи. SZ се състои от следните колони:
- наименование на стоки и материали,
- количество,
- отчетна стойност,
- инвентарен номер.
След като бъде попълнен, документът се предава на управителя за подпис. След разглеждането му, ако се вземе решение за необходимостта от проверка, директорът издава и подписва заповед за извършване на инвентаризация във формуляра INV-22. С него се утвърждава съставът на комисията, сроковете за извършване на инвентаризацията и се посочва имуществото, което трябва да се провери. Въз основа на поръчката започва процедура по инвентаризация. След приключването му се съставя акт, въз основа на който се изписва увреденото имущество.
Примерни бележки
Нека да разгледаме няколко примера за дизайна на SZ. Благодарение на пробите можете самостоятелно да съставите необходимия документ.
1. Търговските организации често трябва да се отърват от повредени стоки. В този случай служителите на магазина съставят бележка за отписване на стоките, която се предава на директора на магазина за подпис.
2. В производството може да има нужда от отписване на материали, които са неподходящи за производството на продукти. Ако по някаква причина материалът не може да бъде използван, се съставя бележка за отписване на материалите, образец:
3. Всеки работодател е длъжен да осигури на служителите си специално облекло в съответствие с разработените разпоредби. При износване работното облекло се изписва и на служителя се предоставя ново в замяна. За тази цел се попълва бележка за отписване на работно облекло:
4. При извършване на работа служителите използват дълготрайни активи на компанията, които също могат да остареят и да се нуждаят от подмяна. В резултат на това такова имущество трябва да бъде отписано и на работниците да бъде осигурено модерно оборудване. По-долу можете да видите как изглежда бележка за отписване на дълготрайни активи, образец.