ربما لاحظتم أن معظمنا مثقل بالعمل والمخاوف الشخصية لدرجة أنه ليس لدينا حتى فكرة عن كيفية الخروج من مثل هذا الموقف وكيفية إدارة كل شيء؟!
نواجه نوعًا من التوتر العاطفي والذعر والانزعاج الذي يؤدي إلى الخمول والمزاج المكتئب عندما يخرج كل شيء عن نطاق السيطرة ولا نريد أن نفعل أي شيء!
إذا كنت لا تريد أن تصبح ضحية للاكتئاب، فأنت بحاجة إلى تعلم كيفية التخطيط لوقتك بشكل صحيح، أي القيام بذلك إدارة الوقت!
يعتقد علماء النفس أن هناك طريقة للخروج من حالة "ضيق الوقت الكارثي"، والشيء الرئيسي هو أن تكون لديك الرغبة في تغيير نفسك قليلاً، وكذلك تغيير موقفك تجاه الوقت الشخصي.
ما هو الهدف من إدارة الوقت؟
إدارة الوقت هي القدرة على إدارة وقتك الشخصي والتحكم فيه بشكل فعال!
هذه هي القدرة على معرفة ما هو الشيء الرئيسي بالنسبة لك في الوقت الحالي، وما هو ثانوي، وما هو أول شيء يجب عليك فعله، وما الذي يمكن نقله قبل ساعات قليلة.
بمجرد أن يبدأ الشخص في تحقيق كل هذا، فإن كل الضجة مع ضيق الوقت يختفي على الفور.
قد تعتقد أن إدارة وقتك أمر صعب للغاية - ليس على الإطلاق!
الشيء الرئيسي هو أن تتخذ قرارات محددة بنفسك بشأن ما يجب القيام به ومتى!
أفضل نصيحة لإدارة الوقت هي تجاهل الأغبياء...
- اقتباس رائع. من هو المؤلف؟
- أن تتخيل أنهم غير موجودين...
- حسنا، من هو المؤلف؟
- واستمر في فعل أمرك..
كثيرون على يقين من أن هؤلاء الأشخاص الذين يستخدمون إدارة الوقت بنشاط يمكنهم فعل المزيد وبسرعة أكبر! وهذا رأي خاطئ..
تساعدنا إدارة الوقت على زيادة إنتاجيتنا بشكل كبير، وتعلمنا أيضًا رمي كل الأشياء غير الضرورية في سلة المهملات. يظهر وقت إضافي - والأمر متروك لك في المكان الذي ستقضيه فيه!
هؤلاء الأشخاص الذين تعلموا إدارة وقتهم بفعالية - تمكنوا من إنقاذ ثلث حياتهم! مذهل، أليس كذلك؟
القواعد الأساسية لإدارة الوقت!
إدارة الوقت: تخيل أن اليوم هو يومك الأخير.
قد تبدو هذه القاعدة سخيفة بالنسبة لك، ولكن مع ذلك...
من هذا السؤال أستيقظ بقوة كل صباح وأبدأ بحكمة.
وهنا سؤالي: “لو كنت أعرف أن اليوم هو آخر يوم في حياتي ماذا سأفعل وكيف سأتصرف في هذا اليوم؟” نصيحتي لك الآن، خذ قطعة من الورق وأجب بصراحة السؤال لنفسك.
أعتقد أنك سوف تجد هذا مثيرا للاهتمام!
إدارة الوقت: القيام بالتخطيط.
هؤلاء الأشخاص الذين تمكنوا من تحقيق الاعتراف والنجاح في الحياة يخططون باستمرار.
التخطيط اليومي ضروري لزيادة كفاءتك طوال اليوم.
خطط دائمًا لمهام محددة في دفتر ملاحظاتك!
تذكر، إذا لم يكن هدفك مكتوبًا على الورق، فهو ببساطة غير موجود!
عندما تعمل باستخدام قائمة مجمعة من المهام المخططة، فإنك تزيد على الفور من إنتاجية وإنتاجية وقتك بنسبة 25%.
اجعل من عادتك في المساء (قبل الذهاب إلى السرير) أن تكتب خطة المهام الخاصة بك للغد!
بمجرد وصولك إلى العمل، ستعرف بوضوح من أين تبدأ.
العمل بهذه القائمة على مدار اليوم: بمجرد ظهور بعض المهام الجديدة، قم بإدراجها في نفس القائمة، مع مراعاة أولويتها مقارنة بالمهام المسجلة مسبقًا.
بمجرد إكمال مهمة محددة بنجاح، تأكد من شطبها من القائمة!
بهذه الطريقة ستكون راضيًا عن العمل المنجز، وستكون فخورًا بنفسك أيضًا لأنك لم تضيع وقتك!
يجب تقسيم المهمة المعقدة إلى عدة مهام فرعية - لا تأخذها بالكامل (فقط الأشخاص غير المعقولين هم من يفعلون ذلك، وبعبارة أخرى، الخاسرون).
إدارة الوقت: تصفية المعلومات.
لكي لا تشبع عقلك بكمية هائلة من المعلومات غير الضرورية، وكذلك لا تضيع وقتك الثمين عليه، تعلم كيفية اختيار الأكثر ضرورة ومفيدة والتخلص من غير الضروري!
تعلم كيفية دراسة صفحات شبكة الويب العالمية وتصفحها بسرعة دون قراءة كل شيء من البداية إلى النهاية.
توقف وتذكر فقط الأشياء المهمة.
إدارة الوقت: تخلص من "مضيعات الوقت" في حياتك!
ربما تكون هذه هي المشكلة الأولى التي تمنعنا جميعًا من إدارة وقتنا بفعالية وكفاءة!
من خلال التحقق من البريد الإلكتروني، والتواصل على ICQ وعلى الشبكات الاجتماعية (VKontakte، Facebook) - نحن نسرق وقتنا ونقتله، ونضيعه!
لا تضيع معظم وقتك في أشياء صغيرة وغير ضرورية!
إدارة الوقت: "تناول ضفدعًا على الإفطار!"
ماذا يعني ذلك؟
يطلق مستشار الأعمال الناجح ب. تريسي على أصعب المهام التي يجب التعامل معها خلال اليوم اسم "الضفدع".
عندما تقوم بتحريكها باستمرار إما قبل ساعة واحدة أو في المساء، فإنك تخلق لنفسك توترًا عاطفيًا مزعجًا يجعلك تتجول طوال اليوم.
عليك أن تبدأ يومك بأصعب شيء - وسوف يمر يومك بسلاسة وليس بقوة.
إدارة الوقت: حافظ على نظافة مكتبك.
الأثرياء ورجال الأعمال الحكيمون يعملون دائمًا على طاولة نظيفة. بالنسبة للأشخاص الذين لم يتم جمعهم، هناك فوضى كاملة وعمل جماعي على الطاولة!
قم بتطوير عادة مفيدة تتمثل في إزالة أكوام الأوراق من مكتبك، والتخلص من الأشياء غير الضرورية والعمل بشكل نظيف.
لقد وجد العلماء أننا نقضي أكثر من 30% من وقتنا في العثور على الوثيقة الصحيحة.
سلة المهملات هي وسيلة جيدة لإدارة وقتك!
إدارة الوقت: قل "لا" للأشياء غير الضرورية في كثير من الأحيان.
أعتقد أن الجميع قد سمعوا من هو إيفجيني بوبوف وما هو المسار الذي سلكه: من عامل نظافة عادي إلى رجل أعمال ناجح عبر الإنترنت.
أنشأ Evgeniy نصًا فعالاً لإدارة الوقت، والذي يسمح لك بتشكيل يومك بشكل مناسب. يمكن تثبيته على هاتفك وعلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك لتخطيط يومك بشكل منتج!
بمساعدة دورة "سيد الوقت" من يفغيني بوبوف، يغير الكثيرون حياتهم بشكل جذري ويستخدمون يوميًا برنامجًا نصيًا خاصًا (مثبتًا على هواتفهم أو أجهزة الكمبيوتر) للتخطيط ليومهم!
تمكن من القيام في يوم واحد بما قمت بتجميعه في أسبوع وسترى كيف ستتغير حياتك بشكل كبير!
التوقف عن كونها الخضار! كن فعالا! عش حياة ملونة!
ملاحظة. لقد اشتريت شخصيًا دورة "Master of Time" من E. Popov فورًا في اليوم الخامس بعد صدورها! لذلك أنصح الجميع بلا أدنى شك: اشترِ وتعلم كيفية إدارة وقتك بشكل منتج!
إدارة الوقتيعلمنا جميعًا إدارة حياتنا بشكل فعال، والاستمتاع بكل لحظة من الوقت الذي نحن فيه الآن، وإيجاد الوقت لعائلتنا وأصدقائنا، وتخصيص الوقت لتطوير الذات - ستبدأ الحياة في الحصول على ألوان زاهية وتصبح أكثر إثارة للاهتمام!
مقالة مفيدة؟ لا تفوت جديدة!
أدخل بريدك الإلكتروني واحصل على مقالات جديدة عبر البريد الإلكتروني
يمكن الحصول على أكبر إنتاجية من العمل من خلال وضع خطة عمل مفصلة ومتسقة. للتقدم بنجاح في السلم الوظيفي، ينصح بالالتزام بالمبادئ الأساسية لإدارة الوقت، والتي تقوم على عدة مسلمات، وهي:
القدرة على تحديد الأهداف بشكل صحيح؛
القدرة على تحديد أولويات الحياة بشكل صحيح؛
تختلف أدوات التخطيط.
تنمية العادات اللازمة.
الإدارة الفعالة للوقت تعني أن الهدف يجب أن يكون محددًا وواقعيًا وقابلاً للقياس ومحدودًا. تكمن القدرة على تحديد أولويات الحياة بشكل صحيح في القدرة على الاختيار من بين مجموعة متنوعة من الأهداف الأكثر أهمية وأهمية في الوقت الحالي.
مبادئ الإدارة هي الحقائق الأساسية (أو ما يعتبر الحقيقة في الوقت الحالي) التي يقوم عليها نظام الإدارة ككل أو أجزائه الفردية.
مبادئ البناء ومنطق إدخال معايير الشركات لتنظيم الوقت، كطريقة جديدة للتنفيذ المؤسسي لإدارة الوقت (على عكس التدريب المؤسسي التقليدي على إدارة الوقت)، بما في ذلك مخطط الجمع بين المرحلتين "الطوعية" و"الإلزامية" تم تطوير مستويات التنفيذ ومستويات تكوين المعايير، بالإضافة إلى المكونات النموذجية لمعايير إدارة الوقت في الشركة بواسطة Arkhangelsky G.A. في 2005.
مثل أي علم، فإن إدارة الوقت لها مبادئ معينة تقوم عليها. وهي، في معظمها، ذات طبيعة عملية في البداية، ولكنها تطورت بالفعل إلى علمية ومنهجية.
المبدأ الأكثر أهمية هو مبدأ النفعية، والذي يتضمن القيام فقط بما تحتاجه حقًا وعدم القيام بما لا تحتاجه.
"مصارف الوقت" للموظفين قياسية تمامًا: إضاعة الوقت المفرط في الاجتماعات، وفهم الأشياء الصغيرة، ومكتب مليء بالأوراق، ونظام مجلدات العمل المربك، والانقطاعات المستمرة (المكالمات والمحادثات). هذه المشاكل هي نفسها من مكتب إلى آخر، ولكن في بعض الأحيان أثناء التدريب أو الندوة تولد أفكار مثيرة للاهتمام، والتي تتجذر بعد ذلك وتصبح معيارًا. على سبيل المثال، نظام العلم، حيث العلم الأحمر على المكتب يعني "مشغول" ويقترح عدم مقاطعة الموظف عن العمل، باستثناء الأمور العاجلة. في بعض الأحيان يصل موظفو الشركة إلى الحاجة إلى إنشاء "لغتهم" الخاصة بهم داخل الشركة، عندما تعني المفاهيم الغامضة مثل "اليوم" و"غدًا" و"في المساء" و"قريبًا" وقتًا محددًا (اليوم - حتى الساعة 18.00). ، فهذا يساعد على تجنب العديد من المشاكل.
تخطيط– المبدأ الثاني لإدارة الوقت والذي يقضي بضرورة تخصيص 40% من الوقت كاحتياطي في حالة حدوث ظروف قاهرة غير متوقعة.
المبدأ الثالث هو دمج الحالات الصغيرة في حالة واحدة وتقسيم الحالات الكبيرة إلى عدة حالات، ونتيجة لذلك يجب أن تكون مدة كل حالة من 30 إلى 90 دقيقة.
المبدأ الرابع يتطلب راحة لمدة خمس دقائق بعد كل ساعة عمل.
المبدأ الخامس هو استخدام مناطق الاهتمام لتنظيم مكان العمل: المركزية والقريبة والبعيدة.
المبدأ السادس يعلمنا أن نفعل الأشياء الأكثر أهمية أولاً، وأن نبدأ يومنا بالمهام الأكثر صعوبة وغير السارة.
المبدأ السابع يدعو إلى تصنيف جميع شؤونك إلى أربعة أقسام: عاجل وهام، وغير عاجل وهام، وعاجل وغير مهم، وغير عاجل وغير مهم. يجب تنفيذ الفئتين الأوليين فقط من المهام، ويمكن تفويض المهام الأخرى أو إكمالها لاحقًا أو التخلي عنها.
ضيق الوقت هو بالأحرى مشكلة نفسية - فالشخص ليس واثقا بما فيه الكفاية من نفسه، وليس لديه فكرة واضحة عن أهدافه، فهو غير قادر على تحديد الأولويات، لذلك ليس لديه الوقت الكافي لأي شيء. يمكنك توفير الوقت من خلال تحديد أولوياتك بشكل صحيح. إن مصفوفة أيزنهاور (انظر الملحق 1)، أو مبدأ أيزنهاور، هي تقنية لتحديد الأولويات، يتيح لك استخدامها تسليط الضوء على الأمور المهمة والهامة وتحديد ما يجب فعله بالباقي. ويعتقد أن الرئيس الأمريكي الرابع والثلاثين دوايت أيزنهاور هو من اقترح ذلك وجعله معيار عمله. حدد أيزنهاور الفئات الأربع التالية من الحالات بناءً على معايير الأهمية والإلحاح:
أ) هام وعاجل. عليك أن تفعل ذلك على الفور إذا كان لديك مثل هذه الأمور.
ب) هامة وغير عاجلة. ترتبط الحالات الأكثر "إهانة" والأكثر انتهاكًا بالتنمية الذاتية وتدريب الموظفين وما إلى ذلك. غالبًا ما تظهر حالات النوع "أ" بسبب إهمال حالات النوع "ب".
ج) غير مهم وعاجل. هذه الأشياء تحب أن تتنكر في هيئة أشياء أ. من الطبيعة البشرية أن تخلط بين الإلحاح والأهمية: فهو يعتبر تلقائيًا أن أي شيء عاجل مهم. في الأساس، فإن الشؤون "ج" هي التي تخلق جوًا من إدارة الأزمات والاضطرابات المستمرة في الشركات.
د) غير مهم وغير عاجل. هذه الأشياء تحتاج إلى "تمويلها على أساس متبقي". ولكنها في كثير من الأحيان تكون ممتعة ومثيرة للاهتمام، لذلك يبدأون يوم العمل معهم، ويقتلون أفضل ساعات العمل معهم.
المبدأ الثامن هو أنه يجب عليك فقط القيام بالأشياء التي تهمك - وهذا مؤشر على احترافك: التنظيم في الزمان والمكان.
التوقيت هو طريقة لدراسة إنفاق الوقت عن طريق تسجيل وقياس مدة الإجراءات المنجزة. يشير إلى التقليد المحلي في تاريخ تطور إدارة الوقت. يتيح لك التوقيت إجراء "تدقيق" و"جرد" للوقت وتحديد "مصارف الوقت". من أجل تتبع الوقت، يوصى بتسجيل جميع أنشطتك بدقة تتراوح من 5 إلى 10 دقائق لمدة أسبوعين على الأقل.
قائمة المهام هي مبدأ لبناء قائمة من الإجراءات المخطط لها. فهو يسمح لك بعدم الاحتفاظ بالكثير من المهام المخططة في رأسك وعدم نسيان حتى الأشياء الصغيرة. عليك فقط أن تتذكر أنه من الأفضل إعداد قائمة للمستقبل القريب، وليس للمدى الطويل.
يعد مخطط جانت (انظر الملحق 2) أحد أكثر الطرق ملائمة وشعبية لتمثيل أوقات إكمال المهام بيانياً. يمثل كل سطر في الرسم التخطيطي عملية واحدة متراكبة على مقياس زمني. يتم وضع المهام والمهام الفرعية التي تشكل الخطة عموديًا، ويتم تعيين المقياس الزمني أفقيًا. تتوافق بداية ونهاية وطول المقطع على المقياس الزمني مع بداية المهمة ونهايتها ومدتها. تُظهر بعض مخططات جانت أيضًا التبعيات بين المهام. يمكن استخدام الرسم التخطيطي لتمثيل الحالة الحالية لتقدم العمل: يتم تظليل جزء المستطيل المقابل للمهمة، مما يشير إلى النسبة المئوية لاكتمال المهمة؛ يظهر خط عمودي يتوافق مع لحظة "اليوم". يسمح لك مخطط جانت بما يلي:
رؤية وتقييم تسلسل المهام ومدتها النسبية بصريًا؛
مقارنة التقدم المخطط والفعلي للمهام؛
تحليل التقدم الفعلي للمهام بالتفصيل. يعرض الرسم البياني الفترات الزمنية التي تم خلالها تنفيذ المهمة، أو تعليقها، أو إعادتها للمراجعة، وما إلى ذلك.
مبدأ باريتو، والذي بموجبه 20% من الجهد ينتج 80% من النتيجة، و80% المتبقية من الجهد تنتج 20% فقط من النتيجة. عند تطبيقه على إدارة الوقت، يبدو هذا المبدأ مثل "20% من المهام والوقت الذي تقضيه تنتج 80% من النتيجة، و80% من المهام والوقت الذي تقضيه تنتج 20% فقط من النتيجة". ينص هذا المبدأ على أنه من الضروري تسليط الضوء على 20% من الحالات التي تعطي النتيجة القصوى والبدء بها.
يسعى العديد من معاصرينا إلى تحقيق إنتاجية مفرطة.
من المؤكد أنك تعرف أشخاصًا يسارعون من مهمة إلى أخرى، ويتحققون باستمرار من البريد الإلكتروني، وينظمون شيئًا ما، ويتصلون بمكان ما، ويقومون بالمهمات، وما إلى ذلك.
غالبًا ما يشترك الأشخاص الذين يفعلون ذلك في الاعتقاد بأن "الانشغال المستمر" يعني أنك تعمل بجد وتصبح أكثر نجاحًا.
هذا الاعتقاد لا يمكن أن يكون صحيحا إلا إلى حد معين، وغالبا ما يؤدي إلى "الإنتاجية" الطائشة، أي الحاجة المستمرة لفعل شيء ما والميل إلى إضاعة الوقت في المهام الصغيرة. لكن من الأفضل اتباع نهج مختلف.
نحن بحاجة إلى العمل بشكل أكثر ذكاءً، وليس بجدية أكبر.
يقول المثل القديم إن عليك أن تعمل بذكاء أكبر، وليس بجهد أكبر. يجب أن يؤخذ هذا البيان كأساس عند التعامل مع العمل من أي نوع.
بدلا من النهج الآلي لحل المشكلات، عليك أن تسأل نفسك ما الذي يمكن القيام به بشكل أكثر عقلانية أو استبعاده بالكامل من قائمة المهام المخططة.
من خلال إدارة وقتك بفعالية، لا تتساءل كيف يمكنك إنجاز المزيد من المهام في يوم واحد، ولكن حاول تبسيط العملية وتسريعها لتجنب الإجهاد الزائد.
يتعلق الأمر بإفساح المجال في حياتك للاسترخاء وقضاء وقت ممتع.
هناك بالفعل ساعات كافية في اليوم للقيام بكل ما تريد، ولكن عليك أن تجد ذلك الوقت.
نأمل أن تدفعك هذه القائمة المكونة من 21 نصيحة في الاتجاه الصحيح.
تذكر أن هناك عددًا لا يحصى من النصائح والحيل لإدارة وقتك بشكل فعال. نجد هذه النصائح مفيدة، على الرغم من أنه قد يكون لديك رأيك الخاص في هذا الشأن.
دع هذه القائمة تكون بمثابة حافز لك للتفكير بانتظام في كيفية تحسين إنتاجيتك.
1. ركز على الأشياء الرئيسية.
قم بالمهام الأكثر أهمية أولاً. هذه هي القاعدة الذهبية لإدارة الوقت. كل يوم، حدد مهمتين أو ثلاث مهام ذات أولوية وأكملها أولاً.
بمجرد الانتهاء منها، يمكن اعتبار اليوم ناجحًا بالفعل. انتقل إلى أشياء أخرى أو قم بتأجيل الباقي إلى اليوم التالي، لأنك قد أكملت بالفعل الأشياء الأكثر أهمية.
2. تعلم أن تقول لا.
إن القيام بالعديد من المهام في فترة زمنية محدودة يمكن أن يعلمك كيفية التوفيق بين المشاريع المختلفة وإدارة وقتك. وهذا ممتاز.
3. احصل على ما لا يقل عن 7-8 ساعات من النوم.
يعتقد بعض الناس أن التضحية بالنوم هي طريقة جيدة لزيادة الإنتاجية وتحرير بضع ساعات إضافية في اليوم. ولكن هذا ليس هو الحال.
يحتاج معظمنا إلى 7-8 ساعات من النوم لكي يعمل الجسم والعقل على النحو الأمثل. سوف تشعر بذلك، استمع إلى جسدك. لا تقلل من أهمية النوم.
4. ركز بشكل كامل على المهمة التي بين يديك.
أغلق جميع نوافذ المتصفح الأخرى. ضع هاتفك على الوضع الصامت بعيدًا عن الأنظار. ابحث لنفسك عن مكان هادئ ومنعزل للعمل، أو قم بتشغيل الموسيقى إذا كان ذلك يساعدك (على سبيل المثال، أحب أحيانًا الاستماع إلى الموسيقى الكلاسيكية أو أصوات الطبيعة).
ركز على مهمة واحدة، وانغمس فيها. لا ينبغي أن يوجد أي شيء آخر في هذه اللحظة.
5. ابدأ مبكرًا.
تقريبا كلنا نعاني من متلازمة التسويف. يبدو أن المهمة بسيطة للغاية بحيث يكون لديك دائمًا الوقت لإكمالها وينتهي بك الأمر بالمماطلة.
تخلص من المماطلة المزمنة، لأنه من الممتع أكثر تجنب الإرهاق من خلال إكمال المهام المخططة مسبقًا. الأمر ليس بهذه الصعوبة، فقط إصرارك القوي يكفي.
6. لا تشتت انتباهك بالتفاصيل الصغيرة.
غالبًا ما نقوم بالمماطلة في المشاريع بسبب الهوس بالتفاصيل الصغيرة لفترة طويلة جدًا. هذا أمر طبيعي بالنسبة للكمال.
ولكن من الأكثر فعالية المضي قدمًا، واستكمال نطاق أكبر من المشروع، والتخلص من الرغبة السابقة في الخوض في شيء ما باستمرار. من الأفضل إكمال كل شيء في أسرع وقت ممكن، ومراجعة النقاط الفردية عند الانتهاء.
7. اجعل المهام المنتظمة عادة.
إذا كانت لديك مسؤوليات منتظمة (مثل كتابة المقالات لمدونتك الخاصة، وما إلى ذلك) فيمكنك جدولتها وجعلها عادة. افعل ذلك يوميًا ولا تغير الروتين، عندها سينضبط عقلك ويتحول النشاط إلى عادة. يصبح طبيعيًا وممتعًا تمامًا. جربها!
8. التحكم في مقدار الوقت الذي تقضيه في التلفاز/الإنترنت/الألعاب.
الوقت الذي يقضيه على الشبكات الاجتماعية أو ممارسة الألعاب أو مشاهدة التلفزيون يمكن، بل ويجب مراقبته. حاول أن تحدد بنفسك عدد الساعات التي تقضيها في الأنشطة المدرجة. إنهم يميلون إلى تشتيت انتباهك أكثر مما تريد.
9. حدد حدًا زمنيًا لكل مهمة.
بدلاً من مجرد الجلوس في مشروع يفكر: "سأجلس هنا حتى أنهي كل شيء"، حاول إعادة الصياغة: "سأعمل على هذه المهمة لمدة ثلاث ساعات".
سيدفعك ضيق الوقت إلى أن تكون أكثر تركيزًا وأكثر كفاءة، حتى لو عدت وأعدت العمل في وقت لاحق.
10. اترك فجوة زمنية بين المهام.
عندما نندفع من مهمة إلى أخرى، نجد صعوبة في تقييم أفعالنا والحفاظ على تركيزنا وتحفيزنا.
إن أخذ قسط من الراحة بين المهام يمكن أن يكون بمثابة نسمة من الهواء النقي لأدمغتنا. يمكنك الذهاب في نزهة قصيرة أو التأمل أو القيام بشيء آخر للراحة العقلية.
11. لا تفكر في مجمل قائمة المهام الخاصة بك.
واحدة من أضمن الطرق لإرباك نفسك هي التفكير في ضخامة قائمة المهام الخاصة بك. بغض النظر عن مدى تفكيرك في الأمر، فلن يصبح أقصر.
في لحظة معينة من الزمن، تحتاج إلى التركيز على شيء واحد. هذه مهمة واحدة فقط. افعل كل شيء خطوة بخطوة. حافظ على الهدوء.
12. ممارسة الرياضة والتغذية.
تربط العديد من الدراسات إنتاجية العمل بنمط حياة صحي. إن الحصول على قسط كافٍ من النوم وممارسة الرياضة واتباع نظام غذائي صحي سيعزز مستويات الطاقة لديك ويصفي عقلك ويسهل عليك التركيز.
13. افعل أقل.
« افعل أقل"هي طريقة أخرى للقول" افعل ما يهم أكثر" يتضمن هذا التكتيك مرة أخرى التركيز على الأشياء الأكثر أهمية.
توقف، وحدد أولويات مهامك وانتبه إليها. افعل أشياء أقل، ولكن يجب أن تكون لها الأولوية وأن تكون ذات قيمة أكبر من الباقي.
14. استغل أيام إجازتك، ولكن لا تبالغ فيها.
إذا فكرت في الأمر، فقد تتفاجأ بمدى قدرتك على تقليل عبء العمل الخاص بك خلال الأسبوع من خلال القيام ببعض العمل في عطلات نهاية الأسبوع. فقط 2-4 ساعات يوميا. لن يعاني وقت فراغك كثيرًا.
15. تنظيم العملية.
إن كونك منظمًا سيوفر لك الكثير من الوقت، وليس عليك أن تكون الشخص الأكثر تنظيمًا في العالم للقيام بذلك. تنظيم عملك ليس بالأمر الصعب على الإطلاق.
إنشاء نظام لتسجيل المستندات. تأكد من حفظ كافة العناصر بشكل مناسب. قم بإلغاء الاشتراك من الرسائل البريدية غير الضرورية وقم بإلغاء تحميل بريدك الإلكتروني. تحسين وتبسيط وترشيد.
16. املأ وقت فراغك.
كقاعدة عامة، كل شخص لديه وقت شاغر. هذه هي الساعات التي تقضيها في غرف الانتظار، في طوابير المتاجر، في وسائل النقل العام، على المدربين البيضاويين، وما إلى ذلك.
ابحث عن الأشياء التي يمكنك القيام بها أثناء القيام بذلك. عادة ما تكون القراءة كافية، ولا تنس الكتب الصوتية للاستماع إليها أثناء الانتظار.
17. عزل نفسك.
لا الانحرافات ، لا أعذار. في بعض الأحيان تكون الطريقة الوحيدة لإنجاز أي شيء هي أن تحبس نفسك في غرفتك. العزلة تساعد الكثير من الناس.
18. التزم بخطة العمل الخاصة بك.
لقد ذكرنا هذا جزئيًا، لكن لا ضير من تكراره. لا تحيد عن خطتك!
التزم بخططك وكن محترفًا وتابع. الإرادة القوية والصمود ستقودك إلى هدفك المنشود.
19. أكمل المهام ذات الصلة معًا.
لنفترض أنك تحتاج خلال عطلة نهاية الأسبوع إلى إكمال مهمتين برمجيتين، وكتابة ثلاث مقالات، وإنشاء مقطعي فيديو. بدلًا من تولي المهام بشكل عفوي، حدد مجموعات من المهام المتشابهة وأكملها بالتسلسل.
تتطلب المهام المختلفة أنواعًا مختلفة من التفكير، لذا فمن المنطقي أن تسمح لعقلك بالاستمرار في أداء المهام النموذجية بدلاً من التحول إلى شيء آخر.
20. ابحث عن وقت للصمت.
في عالم اليوم، يتنقل الكثير من الأشخاص باستمرار ولا يأخذون الوقت الكافي للتوقف ببساطة. ومع ذلك، فإن ممارسة الصمت لها آثار مذهلة. يجب أن يلعب كل من الفعل والتقاعس دورًا رئيسيًا في حياتنا.
ما هي إدارة الوقت وما هي المبادئ الأساسية التي تعتمد عليها تقنية إدارة الوقت الشخصي؟ ما هي القواعد التي يجب على من يريد استخدام إدارة الوقت في الحياة الالتزام بها، وكيف ستؤثر على الشخص ونجاحاته وأهدافه. تحليل مفصل للمفهوم والنقاط الهامة.
بالنسبة لشخص حديث، 24 ساعة في اليوم ليست كافية. خاصة بالنسبة لرجل الأعمال الذي يحاول إكمال أكبر عدد ممكن من المهام خلال اليوم. غالبًا ما يضحي بالنوم والراحة، ويعمل متأخرًا طوال أيام الأسبوع. ولكن في كثير من الأحيان لا تكمن المشكلة في ضيق الوقت، بل في توزيعه غير الصحيح.
يتيح لك تنفيذ إدارة الوقت في الحياة ما يلي:
- تعلم كيفية إدارة الوقت.
- تحكم في يومك؛
- قيمة الوقت الشخصي؛
- أداء المزيد من المهام.
- حقق اهدافك؛
- لا تضحي بالراحة.
ولكن قبل البدء في استخدام تقنية إدارة الوقت هذه، عليك أن تتعرف عليها بالتفصيل.
ما هي إدارة الوقت: المفاهيم والتعاريف الأساسية
إدارة الوقت هي تقنية لإدارة الوقت الواعية التي تزيد من إنتاجية الإنسان. ويعتمد على تحديد الأولويات وتحليل تكاليف الوقت والتخطيط وتحديد الأهداف وتنظيم يوم العمل (الأسبوع والشهر) وتفويض المهام.
بالإضافة إلى ذلك، تتضمن إدارة الوقت تحليل خطوات وإجراءات محددة ضرورية لتنفيذ فكرة معينة أو تحقيق هدف ما. ويشمل ذلك أيضًا السيطرة على تحقيق الأهداف، والتي تتمثل في تنفيذ الخطط وتلخيص النتائج.
يتم استخدام إدارة الوقت لإدارة كل من العمل والوقت الشخصي. بعد كل شيء، أي يوم من أيام الأسبوع ليس فقط العمل، ولكن أيضا الراحة، وتطوير الذات، والتعليم الذاتي، والترفيه، وما إلى ذلك.
هذه التكنولوجيا مفيدة ليس فقط لرجال الأعمال والمديرين والسياسيين، ولكن أيضًا لربات البيوت والطلاب وأطفال المدارس وغيرهم من الأشخاص. يتيح لك إكمال جميع المهام المخصصة لليوم كل يوم وفي نفس الوقت الاستمتاع بالحياة بالكامل - الاسترخاء وتخصيص الوقت للعائلة أو الهوايات والسفر وغير ذلك الكثير.
كل شخص لديه نفس الأربع والعشرين ساعة في اليوم. إنه يُحدث فرقًا كبيرًا في كيفية قضاء وقتك. والخبر السار هو أنه حتى لو كنت تستخدم وقتك بشكل سيئ حتى الآن، فيمكنك تغيير ذلك بدءًا من الغد. بدلًا من إضاعة وقتك في الأنشطة ذات القيمة المنخفضة، ابدأ في إنفاقه على الأنشطة ذات القيمة العالية.
إذا قمت بإزالة جميع القشور، فيمكنك استخلاص تعريف بسيط إلى حد ما:
"إدارة الوقت هي أداة لإدارة حياتك."
تعتمد حياتنا إلى حد كبير على الوقت الذي نقضيه في بعض الإجراءات. وتعلم إدارة الوقت يعني تعلم إدارة الحياة.
ما هي مبادئ الإدارة الفعالة للوقت
ترتكز مبادئ إدارة وتخطيط الوقت الشخصي على أربعة أسس رئيسية:
- تحديد الهدف الصحيح.
- الترتيب الصحيح لأولويات الحياة.
- غرس العادات الصحيحة.
- الاستخدام السليم لأدوات التخطيط.
يضع اهداف
معظم الناس لا يعرفون كيفية تحديد الأهداف بشكل صحيح. ونتيجة لذلك، تنخفض إنتاجيتهم، ويختفي الدافع، وبعد فترة من الوقت يكون لدى الشخص هدف واحد فقط - الاسترخاء.
ما هي الأخطاء عند تحديد الأهداف؟
على سبيل المثال، الرغبة في شراء سيارة بحلول نهاية العام ليست هدفا.
يجب أن يبدو الهدف كما يلي: "سأشتري سيارة رولز رويس فانتوم 2016 بحلول 25 ديسمبر 2016". أي أنه يجب أن تكون هناك تفاصيل وحدود زمنية (موعد نهائي لتحقيق الهدف).
يجب أن يكون الهدف:
- محدد؛
- محدودة المدة؛
- قابلة للقياس
- حقيقي.
وبدون هذه المكونات الأربعة يصبح الهدف رغبة عادية لا تحفز.
عندما تدرك أن عمرك 25 أو 30 عامًا، وأن والديك لا يزال أمامهما 10 أو 15 أو 20 عامًا للعيش، فإن السبب الحقيقي يظهر. سواء حدث ذلك لأي منكم، لا أعرف. ولكن إذا كان شخص ما لديه ذلك، فهذا شيء عظيم. لأن أحبابنا، كأهداف، يمنحوننا طفرة هائلة في التنمية. ثم ينشأ آخرون - المهمة، والحجم، والتأثير، وجميع أنواع الاهتمامات. لكن بالنسبة لأولئك الذين يعانون ويبحثون عن دوافعهم الخاصة، لأولئك الذين لا يجدون ما يضيء لهم ويجلسون فارغين، أريد أن أناشدهم. لا تنظر بعيدا جدا. قف على قدميك بنفسك - قم بشراء بعض الملابس، وابدأ في تناول الطعام وارتداء الملابس بشكل طبيعي، وسوف تكتشف لاحقًا أنك قادر تمامًا على تغيير حياة أحبائك. وهذا سبب ممتاز لاتخاذ الخطوات الأولى.
ميخائيل داشكييف – المؤسس المشارك ومدير مشروع “شباب الأعمال”.
تحديد أولويات الحياة
تعتمد فعالية إدارة الوقت إلى حد كبير على أولويات حياة الشخص. إنها لا تقل أهمية عن الأهداف. ولكن هنا أيضًا يرتكب الناس الأخطاء طوال الوقت.
يجب أن تكون أولويات الحياة موجهة إلى حد كبير نحو الذات. وهذا هو، أولا وقبل كل شيء عليك أن تفكر: "ما هو المهم بالنسبة لي؟ ما الذي أحتاجه لتحسين حياتي وجودتها؟
ومع ذلك، لا ينبغي للمرء أن يفترض أن كل من يستخدم إدارة الوقت هو أناني.
لا ينبغي توجيه كل الأولويات نحو من تحب. تحتاج أيضًا إلى التفكير في أحبائك وأقاربك. خاصة إذا كان هؤلاء هم الوالدين أو الزوجة أو الأطفال. وعليك أن تفهم أن كل شخص لديه أولوياته الخاصة. وهذا هو، بالنسبة للبعض، فإن رفاههم فقط هو المهم، وبالنسبة للآخرين - رفاهية الأسرة بأكملها.
ولكن لا يزال الجزء الرئيسي من الأولويات ينبغي أن يستهدف الشخص نفسه. ثم لن تنخفض الإنتاجية ولن يحدث "الإرهاق"، وبعد ذلك يستسلم الناس عادةً.
غرس العادات
نحن هنا نتحدث عن العادات المفيدة والجيدة التي ستساعدك على تحقيق أهدافك. بفضله سيتم الانتهاء من جميع المهام المخططة خلال اليوم. والتي يمكنك من خلالها زيادة إنتاجيتك الخاصة.
أي نوع من العادات يمكن أن تكون هذه؟ على سبيل المثال:
- استيقظ في الساعة 5 صباحًا كل يوم.
- اركض مسافة 10 كيلومترات في الصباح.
- حافظ دائمًا على وعودك.
- كن في الموعد المحدد للاجتماعات.
- لا تشاهد التلفاز أو تقرأ الأخبار.
- لا تشكو أبدا من أي شيء.
- دوما قل الحقيقة.
21 يومًا كافية لغرس عادة صحية. وينطبق الشيء نفسه على التخلي عن العادات السيئة.
القاعدة الأساسية لتطوير العادات المفيدة هي عادة واحدة في الشهر. نعم، هذه العملية طويلة. خاصة إذا كنت تخطط لغرس حوالي 10 عادات. لكن "موسكو لم يتم بناؤها على الفور".
استخدام أدوات التخطيط
إن إدارة وقتك بفعالية دون التخطيط اليومي أمر صعب للغاية ويكاد يكون من المستحيل. ولذلك، فإن الخطط اليومية هي جزء لا يتجزأ من إدارة الوقت.
التخطيط يعني قائمة المهام لكل يوم. في كل مساء، لا يقوم الشخص بتلخيص يومه فحسب، بل يقوم أيضًا بإعداد قائمة مهام لليوم التالي. وللتخطيط يمكنه استخدام أي أدوات متاحة ومريحة.
أداة التخطيط التقليدية هي مخطط يومي بسيط. يمكن أن تكون ورقية أو إلكترونية. ومع ذلك، فمن الأفضل استخدام الأول، لأنه عندما يكتب الشخص باليد، بدلا من كتابة النص على لوحة المفاتيح، فمن الأسهل عليه أن يتذكر ما هو مكتوب. وفقا لذلك، خلال اليوم، سيتعين عليك إلقاء نظرة أقل على مذكراتك وتشتت انتباهك عن المهام الأكثر أهمية.
تتضمن اليوميات ما يلي:
- أهداف قصيرة وطويلة المدى.
- قائمة المهام اليومية والواجبات.
- مذكرات شخصية.
- علامات الأهداف المحققة.
- نتائج الأيام التي عاشها مع تحليلها التفصيلي (عدد المهام المكتملة، والوقت الذي يقضيه في إجراءات معينة، والفعالية الشخصية خلال اليوم (الأسبوع)، وما إلى ذلك).
يمكن الاحتفاظ بهذه السجلات بأي شكل إلكتروني. الشيء الرئيسي هو أن البرنامج أو التطبيق يسمح لك بإجراء تغييرات بسرعة على قائمة المهام الخاصة بك.
عند وضع الخطط والمهام اليومية في إدارة الوقت، من المعتاد أن تأخذ في الاعتبار الدورات البيولوجية البشرية. بعد كل شيء، يحدث صعود وهبوط النشاط لدى أشخاص مختلفين في أوقات مختلفة. لذلك، عند التخطيط، يتم أخذ هذه الميزة دائما في الاعتبار.
وخلاصة القول، يمكن الإشارة إلى أن التخطيط هو الجانب الأكثر أهمية في إدارة الوقت، وبدونه تفقد تقنيات إدارة الوقت كل معنى.
12 قاعدة لإدارة الوقت الحديثة
إدارة الوقت ليست علمًا معقدًا ويمكن لأي شخص إتقان هذه التقنية. تحتاج فقط إلى الالتزام بالقواعد الأساسية للعبة.
- خطط يوميًا. قم بإعداد قائمة مهام لكل يوم واتبعها دون سؤال.
- ضع أهدافًا محددة وواقعية ومحددة زمنيًا على المدى القصير والطويل.
- التزم دائمًا بتحديد الأولويات التي تستهدف نفسك (بشكل أساسي) أو أحبائك.
- تخلص من حياتك "أكلة" الوقت الشخصي ووقت العمل (الشبكات الاجتماعية، وألعاب الكمبيوتر، ومشاهدة التلفزيون، والمحادثات الهاتفية غير الضرورية، وما إلى ذلك).
- افعل أصعب الأشياء أولاً ولا تؤجلها إلى وقت لاحق.
- قل دائمًا "لا" للأشياء غير الضرورية.
- التركيز على مهمة واحدة حتى الانتهاء منها. أي أنه لا يمكنك القفز من إجراء إلى آخر حتى يكتمل أحد الإجراءين بالكامل.
- العمل في الوقت الذي يناسبك مع مراعاة الدورات البيولوجية.
- تصفية كافة المعلومات الواردة. هذا صحيح بشكل خاص في عصر شعبية الإنترنت، حيث يوجد الكثير من المعلومات المهملة.
- حافظ على نظافة سطح المكتب (بما في ذلك جهاز الكمبيوتر أو الكمبيوتر المحمول).
- تنظيم مكان عمل مريح.
- وتذكر دائمًا أن اليوم قد يكون آخر يوم في حياتك. لا شيء يجعل الإنسان يتصرف أكثر من الخوف من الموت.
ما هي الفوائد التي يعطيها استخدام إدارة الوقت في الحياة؟
أولاً، تتيح لك إدارة الوقت معرفة كيفية إدارة وقتك، وبالتالي إدارة أنشطتك وحياتك.
ثانياً: تساعد هذه التقنية على التخلص من العادات السيئة واستبدالها بأخرى مفيدة.
ثالثًا، يحقق الأشخاص الذين يستخدمون إدارة الوقت أهدافهم بشكل أسرع، ويسهل عليهم التعلم ويكونون قادرين على تحقيق النجاح في مختلف الأنشطة.
علاوة على ذلك، فإن الشخص الذي يعيش بكل شرائع إدارة الوقت:
- لديه المزيد من وقت الفراغ للاسترخاء.
- القدرة على تنفيذ عدد من المهام بسرعة في فترة زمنية قصيرة.
- أقل عرضة للإجهاد.
- أقل عرضة للإصابة بالأمراض الناتجة عن التوتر والتعب المزمن وقلة النوم.
- يسيطر على حياته بشكل شبه كامل.
كل هذا يندرج ضمن فوائد إدارة الوقت. ولكن هناك أيضًا الوجه الآخر للعملة.
عيوب إدارة الوقت: لماذا لا يستطيع الجميع إدارة الوقت؟
التكنولوجيا نفسها تبدو مثالية تقريبا. الشيء الرئيسي هو بذل بعض الجهد ويصبح الشخص سيدًا حقيقيًا في حياته. ومع ذلك، لسبب ما، يفشل العديد من الأشخاص في إدارة وقتهم الشخصي ووقت العمل. والسبب هنا يكمن في عدد من العيوب:
- قبل ممارسة إدارة الوقت، يجب على الإنسان أن ينخرط في الانضباط الذاتي. وهذه تقنية مختلفة تمامًا وتتطلب الكثير من الوقت، ولهذا السبب لا يرغب الجميع في القيام بذلك ويُتركون بمفردهم مع أهدافهم الغامضة وجبل من المهام غير المحققة.
- تعقيد التكنولوجيا هو العيب الرئيسي لإدارة الوقت. بعد كل شيء، في جوهرها، يكسر الشخص نفسه ببساطة، ويترك منطقة راحته، ويعيد بناء نفسه نفسيا وعاطفيا، والذي يصبح بالنسبة للكثيرين عملا شاقا.
- لا يوجد دليل أو دورة تدريبية واحدة حول إدارة الوقت توفر خطة عمل محددة. غالبًا ما يقدمون إجراءات عامة لا تناسب كل شخص.
- من الصعب إدارة وقتك بمفردك، حيث يوجد دائمًا سبب لتنغمس في نفسك. ولذلك، فإن إدارة الوقت لها تأثير أكبر في الفريق (إدارة الوقت في الشركة)، حيث يوجد “مشرف”.
قرأت عددًا كبيرًا من الكتب المختلفة حول إدارة الوقت وإدارة الذات والانضباط الذاتي. العديد من هذه الكتب مكتوبة بلغة جافة. هناك عدد قليل جدًا من الأساليب التي يمكن تنفيذها في حياة الشخص الذي لديه عدد كبير من المشاريع والأشياء التي يجب القيام بها والتي يتعين عليه القيام بها الآن، وربما بالأمس. وأدركت أن هذه المشكلة لا تؤثر علي فقط، بل تؤثر أيضًا على العديد من الأشخاص.
أليكسي تولكاتشيف – مؤسس مشروع “مدرسة الفائزين”.
كما ترون، فإن العيوب الرئيسية للتكنولوجيا تكمن في علم النفس البشري. يمكن لبعض الناس التكيف بسهولة مع الظروف المعيشية الجديدة، والبعض الآخر لا يستطيع القيام بذلك.
في الختام، أود أن أشير إلى أن إدارة الوقت لها تأثير إيجابي حقًا على الأداء والفعالية الشخصية والنجاح. ويمكنك محاولة تنفيذها في حياتك. ومع ذلك، لا ينبغي أن تضع آمالا كبيرة على هذه التكنولوجيا.
في سياق التطور السريع للمجتمع والاستقبال اليومي لكمية كبيرة من المعلومات، يحتاج الشخص إلى المزيد والمزيد من الوقت لاستخدام الموارد المتوفرة بالكامل. يؤدي تسارع وتيرة الحياة إلى حقيقة أنه يجب على الناس إما التضحية بشيء ما من أجل أهدافهم الرئيسية، أو تنظيم أنشطتهم بالطريقة الأكثر عقلانية وفعالية، مما يقلل من تكاليف الوقت. يمكن أن تساعدهم إدارة الوقت في ذلك كنوع من التوجيه أو تقنية إدارة الوقت التي تسمح لهم باستخدام هذا المورد الأكثر قيمة بالطريقة الصحيحة.
يؤدي الهيكل الفوضوي للأنشطة والاضطراب في جدول العمليات وعدم وجود خطة عمل مدروسة جيدًا إلى حقيقة أن الشخص ليس لديه الوقت لإكمال كل الأشياء الضرورية. ونتيجة لذلك، ينشأ التوتر والعصبية وإهدار الطاقة والوقت، مما يؤثر سلباً على نتائج حياة الناس.
تهدف إدارة الوقت إلى تبسيط إجراءاتك وعملياتك، بالإضافة إلى بناء جدول زمني لتنفيذها من أجل تحقيق أهدافك على أكمل وجه ممكن وفي أقل وقت ممكن.
تاريخ إدارة الوقت
حتى في العصور القديمة، حاول الناس تنظيم نظام نشاطهم بطريقة تؤدي إلى إكمال الأنشطة الضرورية في وقت قصير وفي نفس الوقت تحقيق أقصى قدر من التأثير. ومع ذلك، لم يتم إعطاء إدارة الوقت الاهتمام الكافي لأنها لم تكن ضرورية حقًا.
حقيقة مثيرة للاهتمام:كان الفيلسوف الروماني سينيكا أول من اعتقد أن الاستخدام العقلاني للوقت يمكن أن يزيد من إنتاجية الإنسان. كان مفهوم إدارة الوقت بالمعنى التاريخي ينتمي في البداية إلى حركة فلسفية، ثم أصبح مجالًا منفصلاً للدراسة، ليس له أساس نظري فحسب، بل قاعدة معرفية عملية أيضًا.
مع تطور التقدم العلمي والتكنولوجي وتسارع وتيرة الحياة في المجتمع، يظهر اتجاه جديد للفكر - إدارة الوقت - علم إدارة الوقت. يعود تاريخ تشكيل هذا المفهوم إلى النصف الثاني من القرن العشرين. (70-80)، عندما بدأ علماء المجتمع العالمي ومواطنونا في دراسة هذه القضية بجدية.
في القرن الحادي والعشرين، تم استخدام نظرية وممارسة إدارة الوقت على نطاق واسع من قبل فئات ومجموعات مختلفة من الناس. وتشمل هذه موظفي الشركات، والعاملين لحسابهم الخاص، وربات البيوت، والأشخاص الذين يشاركون في الإبداع الحر، أي أنه يجب على كل شخص تقريبًا أن يدرس بالتفصيل قواعد وأساليب إدارة الوقت لزيادة الإنتاجية في العمل والمنزل.
غرض وأهداف إدارة الوقت
الهدف الرئيسي لإدارة الوقت، بناءً على جوهر هذا المفهوم، هو إدارة الوقت وتحقيق النتيجة الأكثر إيجابية. وفقًا للهدف المحدد، تحل إدارة الوقت المهام التالية:
- ترتيب العمليات والإجراءات حسب الأولوية بالنسبة للشخص؛
- ترتيب الأهداف حسب الأهمية؛
- توزيع الواجبات والمسؤوليات بين أعضاء المجموعة أو الفريق؛
- بناء جدول زمني لتنفيذ العمليات باعتباره الطريقة الأكثر فعالية لتخطيط الوقت (انظر؟)؛
- بناء نموذج السلوك الأكثر عقلانية عند استخدام مورد مؤقت؛
- زيادة إنتاجية العمل، وبالتالي كفاءتها وفعاليتها؛
- البحث عن الاحتياطيات المخفية من الوقت التي يمكن استخدامها بكفاءة أكبر.
تمثل المهام المدرجة مجالات نشاط موسعة، وبالتالي يمكن تقسيم كل كتلة إلى العديد من المهام الفرعية الأصغر. ما سيكون عليه بالضبط هو أن يقرره كل شخص بشكل فردي. الشيء الرئيسي هو أنهم جميعًا يجب أن يطيعوا الهدف الرئيسي.
من خلال حل هذه المشكلات، يمكن لكل شخص أن يتعلم كيفية إدارة وقته بكفاءة، واستخدامه بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. يتيح لك هذا النشاط تعلم ضبط النفس والتحليل، والدراسة المستقلة لمختلف التقنيات والممارسات، وتنظيم الوقت الشخصي للعمل والراحة.
مثل أي مجال معرفي آخر، فإن إدارة الوقت تعتمد على مبادئ معينة وضعها متخصصون وتم قبولها كأساس للاستخدام. ومن الضروري تسليط الضوء على المبادئ التالية لإدارة الوقت:
- تخطيط
لا يمكن إدارة الوقت بشكل فعال إلا إذا تم تقسيمه بوضوح إلى فترات محددة لتنفيذ أي إجراءات. في الوقت نفسه، للراحة، يمكنك استخدام طرق التخطيط المختلفة - الكتابة في المفكرة أو المنظم، في تطبيقات خاصة على هاتفك أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يتيح لك التخطيط المرئي تقديم تقييم مرئي للجدول الزمني المجمع، مما يساعد على تحليله بمزيد من التفصيل لتحقيق الفعالية.
مهم:بعض الناس، على الرغم من أنهم يضعون خطة لليوم، إلا أنهم لا يكتبونها، بل يحتفظون بجميع النقاط في رؤوسهم. طريقة التخطيط هذه غير فعالة، لأنه في النهاية، يمكنك تفويت بعض النقاط أو الخلط بين نقاط الخطة، مما قد يؤدي إلى الاستخدام غير العقلاني لموارد الوقت.
- تحديد صعوبة إنجاز المهام
عند وضع الخطة، من الضروري أن تأخذ في الاعتبار حقيقة أن بعض المهام والعمليات أكثر تعقيدا، وتتطلب أقصى قدر من التركيز أو قدرا كبيرا من الوقت. يجب أن يتم تنفيذها أولا ويفضل أن يكون ذلك في النصف الأول من اليوم، لأنه خلال هذه الفترة يكون الشخص أكثر قوة، فهو يركز وإنتاجيته أعلى بكثير.
بعد إكمال المهام المعقدة، يمكنك بالفعل المشاركة في عمليات أبسط يمكن تنفيذها في وضع مألوف وشبه تلقائي. إذا قمت ببناء جدول في النموذج المعاكس، أي القيام بالأشياء السهلة أولا، ثم الصعبة، ثم مع درجة عالية من الاحتمال، لن يتمكن الشخص من القيام بعمل شاق، لأنه ببساطة لن يكون لديه القوة؛
- تقسيم العمليات المعقدة إلى عمليات بسيطة
إذا ظهرت، أثناء التخطيط، عناصر معقدة بشكل خاص تتطلب إنفاق قدر كبير من الموارد، فمن الأفضل تقسيمها إلى عناصر أصغر. في هذه الحالة، سيتم تحقيق هدف يبدو مستحيلاً عندما يتم تحقيق مجموعة من الأهداف الفرعية البسيطة؛
- العثور على احتياطيات مخفية من الوقت
في كثير من الأحيان، لا يلاحظ الناس أنه يمكن استخدام بعض الفترات من الوقت بشكل أكثر إنتاجية، ولكنهم بدلاً من ذلك يقضونها في أشياء عديمة الفائدة. إن آفة المجتمع الحديث هي الشبكات الاجتماعية والإنترنت، حيث يوجد الكثير من المعلومات (المفيدة وغير المفيدة للغاية)، والتي في بعض الأحيان لا يلاحظ الشخص كيف يمكنه قضاء عدة ساعات متتالية على جهاز كمبيوتر أو هاتف.
ويمكن استخدام هذه المرة بشكل أكثر فعالية. من الضروري أن تحدد بنفسك تلك العمليات غير الفعالة وغير الضرورية، وتبدأ في تقليل الوقت الذي تقضيه فيها. بدلًا من ذلك، يمكنك ابتكار أنشطة لنفسك من شأنها أن تعطي بعض النتائج الإيجابية حقًا.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الجمع بين نشاطين بشكل فعال إذا لم يتداخلوا مع بعضهما البعض. على سبيل المثال، إذا كان الشخص ينتظر في الطابور، فيمكنه في نفس الوقت قراءة مقال علمي إعلامي عن مهنته أو البدء في وضع خطة لليوم التالي؛
- تحفيز
يقوم الشخص المتحمس بأنشطة ذات إنتاجية أكبر بكثير. الدافع الداخلي هو نوع من الرافعة أو المحفز، الذي بفضله تظهر درجة أعلى من المثابرة والتركيز والتركيز على الحصول على النتيجة النهائية (انظر).
يمكن التعبير عن الدافع في شكل معين، وفي أغلب الأحيان يكون نتيجة مالية، أي تلقي الأموال مقابل العمل المنجز. لتحفيز نفسك، يمكنك التفكير في الفوائد التي سيتم إنفاق المال عليها.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يكون الدافع عاطفيًا بحتًا، عندما يحصل الشخص على الرضا النفسي أو الجسدي نتيجة لأنشطته (انظر).
تتضمن الإدارة الفعالة للوقت اتباع قواعد معينة للسلوك، وهي كما يلي:
- استخدام وسائل وتقنيات مختلفة لتخطيط وقتك؛
- حافظ على نظافة مكان عملك حتى لا تضيع الوقت في البحث عن المستندات؛
- لا تدرس المعلومات غير اللازمة لأداء مهمة محددة؛
- لا تضيعوا الوقت في تصفح الشبكات الاجتماعية بلا فائدة؛
- لا تفعل عدة أشياء في نفس الوقت، بل ركز على شيء واحد؛
- تعلم أن ترفض الأشخاص إذا طلبوا منك القيام بعمل لا تحتاجه (انظر)؛
- تحديد الفترات التي يكون لديك فيها أعلى نشاط عقلي وجسدي - قم بعمل صعب في هذا الوقت؛
- ابحث عن وقت للاسترخاء وتعلم الاسترخاء التام، وليس على فترات متقطعة.
تهدف قواعد إدارة الوقت إلى تحديد تكتيكات تنظيم عملية العمل بشكل عام. يعد استخدامها ضروريًا لزيادة إنتاجية الشخص بشكل فعال وصياغة خط سلوكه أثناء عملية العمل.
أساليب إدارة الوقت
إدارة الوقت هي دليل للعمل الذي يهدف إلى إدارة الوقت، ويحتوي على أساليب محددة لتنفيذ هذا النشاط. من بينها الطرق الأكثر استخدامًا هي:
- طريقة إنشاء جدول عمل يعتمد على الإيقاعات الحيوية - "بومة الليل" أو "القبرة". وهو يفترض أن كل شخص ينتمي إلى أحد نوعين من الإيقاعات الحيوية، التي يتجلى نشاطها في أوقات مختلفة من اليوم. من الضروري صياغة خطة عمل وجدول زمني بحيث يتم إكمال المهام الأكثر تعقيدًا واستهلاكًا للوقت خلال فترة زيادة نشاط الجسم.
حقيقة مثيرة للاهتمام:لم يستخدم ليوناردو دافنشي ممارسات النوم والاستيقاظ التقليدية. وبدلاً من ذلك، عمل لمدة أربع ساعات متواصلة، تليها استراحة لمدة 15 دقيقة للنوم. أثناء النوم اكتسب الجسم قوة وزاد نشاط الدماغ.
- طريقة الخطوة الأولىيعتمد على حقيقة أن بدء عمل تجاري صعب يكون دائمًا أمرًا صعبًا، ولكن للقيام بذلك، ما عليك سوى اتخاذ الخطوة الأولى. سيكون المزيد من التقدم أسهل، لأنه من الصعب دائما أن يبدأ الشخص. لكي تنجح الخطوة الأولى، يجب إنشاء قالب محدد يمكن من خلاله تنفيذ عمليات مماثلة؛
- طريقة الحدمما يساعد على اتخاذ القرارات في حالة عدم اليقين. إذا كان الشخص لا يعرف القرار الذي يجب اتخاذه في موقف معين، فإنه يضع لنفسه حدًا معينًا - على سبيل المثال، في 10 دقائق، اختر من بين خيارين، أو إذا لم يتخذ قرارًا، اتخذ هذا الإجراء بالذات؛
- طريقة التسجيل المعقدةيفترض أن جميع الملاحظات يجب تدوينها في دفتر ملاحظات أو منظم واحد، وليس في العديد من قطع الورق المتناثرة. بهذه الطريقة سيكون من الأسهل دائمًا العثور على المعلومات التي تحتاجها، ولن تضيع أبدًا، حيث يتم إرفاقها بجميع المعلومات الضرورية؛
- طريقة التسجيل الرسومييقترح أنه في بعض الأحيان يكون من الأسهل والأكثر ملاءمة عرض المعلومات باستخدام مخطط أو رسم بياني. بهذه الطريقة سيكون الأمر أكثر قابلية للفهم وأسهل للتذكر، وسيتم قضاء وقت أقل بكثير في التسجيل.
عيوب إدارة الوقت
دائمًا ما يعطي تخطيط إدارة الوقت نتائج ملموسة، ولكن في نفس الوقت له أيضًا عدد من العيوب. وينبغي أن تشمل هذه النقاط مثل:
- ظروف قاهرة قد تعطل الجدول الزمني. ولكن، إذا تم التخطيط للمهام، فلا تزال بحاجة إلى حلها، ثم يبدأ البحث الجديد عن وقت الفراغ. يمكن أن يؤدي انتهاك الجدول الزمني المحدد إلى العصبية والتهيج، ونتيجة لذلك، تدهور رفاهية الشخص؛
- يتضمن تحرير وقت الفراغ استخدامه لأداء مهام جديدة، وبالتالي فإن الشخص يثقل كاهل نفسه بالعمل. في حالة زيادة حجم العمليات وزيادة الإنتاجية، قد تكون هناك زيادة في التعب الذي يمكن أن يصبح مزمنا؛
- يعد وجود جدول زمني واضح أمرًا جيدًا، ولكن قد يبدو الأمر وكأن كل يوم هو يوم جرذ الأرض. يحتاج الشخص كل يوم إلى القيام بالعديد من الأشياء المختلفة، وبعد ذلك سيبدأ كل شيء من جديد.
أفضل 5 كتب في إدارة الوقت
- اعمل أقل، أنجز المزيد - ك. جليسون
- إدارة الوقت القصوى - N. Mrochkovsky، A. Tolkachev
- فن المتابعة - أ. لاكين
- محرك الوقت. كيف يكون لديك وقت للعيش والعمل - ج. أرخانجيلسكي
- إدارة الوقت الضيق. سيطر على حياتك - دان س. كينيدي