أوضاع العمل والراحة- هذه هي المدة المنظمة وتناوب فترات العمل والراحة خلال نوبة العمل أو اليوم أو الأسبوع، والتي يتم تحديدها اعتمادًا على خصائص عمليات العمل وضمان الحفاظ على الأداء العالي وصحة العمال.

تتمثل مهمة إنشاء نظام عمل وراحة عقلاني في تعظيم فترة الأداء العالي المستقر وتقليل مرحلة التعب.

يحدد نظام العمل والراحة السنوي تناوب فترات العمل مع فترات الراحة الطويلة المرتبطة بالإجازات السنوية المنتظمة، والتي تعتبر ضرورية للحفاظ على الصحة وضمان الأداء العالي وطول العمر.

يجب تحديد ساعات العمل في عقد العمل مع الموظف. يجب أن ينص على: طول أسبوع العمل (خمسة أيام مع يومين إجازة، ستة أيام مع يوم إجازة واحد، أسبوع عمل مع أيام إجازة وفقًا لجدول متدرج، العمل بدوام جزئي)، العمل مع ساعات عمل غير منتظمة بالنسبة لفئات معينة من العمال، مدة العمل اليومي (المناوبات)، بما في ذلك العمل بدوام جزئي (المناوبات)، وأوقات بدء العمل وانتهائه، ووقت فترات الراحة في العمل، وعدد الورديات في اليوم، وتناوب العمل وغير العمل. أيام العمل التي تحددها لوائح العمل الداخلية.

أداء الشخص لا يبقى على حاله طوال اليوم. في الصباح، هناك حاجة إلى فترة معينة من العمل، والتي تتحول إلى فترة من الأداء المستقر الأقصى. وبعد ثلاث ساعات، يبدأ التدهور والتعب. بعد استراحة الغداء، تكون فترة التدريب ضرورية مرة أخرى، وأقرب إلى نهاية يوم العمل، يظهر التعب الأعمق مما كان عليه قبل الغداء. يتميز غالبية العاملين في المكاتب بالنشاط الحركي المحدود ويعملون في وضعية مستقرة. يعاني بعض الموظفين من الحمل الزائد الجسدي (العمال البعثات، الأرشيف)، يتأثر العاملون في مكاتب الطباعة بمستويات الضوضاء المتزايدة، في خدمات النسخ - الغبار والمواد الكيميائية وأولئك الذين يعملون خلفهم حاسوب-- الاشعاع الكهرومغناطيسي. لذلك، لكل فئة على حدة، من الضروري توفير وضع التشغيل الخاص بها، ولكن مع الأخذ في الاعتبار تنفيذ المهمة العامة للخدمة.

تشمل طرق الحفاظ على الأداء منع التعب عن طريق تحديد فترات راحة.

تعتمد فعالية الراحة إلى حد كبير على تنظيمها. وينبغي استخدام وقت الراحة بعقلانية.

جدول يوم عمل السكرتير عرضة لتغيرات مفاجئة يصعب التنبؤ بها أو التنبؤ بها. ولكن، مع ذلك، بغض النظر عن مدى تأثير العوامل الخارجية على العمل، تبقى إحدى قواعده الأساسية:

• - الدخول التدريجي إلى إيقاع العمل اليومي؛
• - تناوب العمل والراحة؛
• - تخطيط العمل.

عند التخطيط للعمل، يجب أن يعلم السكرتير أن أفضل وقت لأداء المهام الإبداعية أو الصعبة هو من الساعة 10 صباحًا حتى 12 ظهرًا. ويعقب ذلك تراجع طفيف في النشاط، وفي فترة ما بعد الظهر يكون الأداء في أعلى مستوياته من الساعة 2 إلى 5 مساءً. وبعد ذلك تسقط بثبات.

لا تنسى تعب العين. عندما تقوم بالكثير من العمل مع المستندات أو على جهاز الكمبيوتر، تتعب عيناك بسرعة كبيرة. في هذه الحالة، من الأفضل تغيير نشاطك أو السير في الممر وشرب القهوة والتحدث عبر الهاتف. الخيار الأفضل هو أن يتناوب السكرتير كل 45 دقيقة من العمل على جهاز الكمبيوتر مع استراحة مدتها 15 دقيقة، في حين يجب ألا يستمر العمل اليومي على الكمبيوتر أكثر من 4 ساعات.

يجب عليك تبديل فترات العمل والراحة بشكل إيقاعي. عليك أن تتعلم كيفية تطوير بعض التلقائية في الإجراءات: في معالجة المراسلات، والعمل على جهاز كمبيوتر شخصي، وأداء المهام الفنية الأخرى، وفصل المهام ذات الأولوية عن الثانوية.

في الوقت نفسه، تظهر الحياة أن السكرتير غالبا ما يتعين عليه القيام بعمل إضافي، ثم حتى هذه المهمة المقدسة، مثل الغداء، تصبح "عائمة" في ظل هذه الظروف، أي. تحولت في الوقت المناسب.

ملحقات مكان العمل

منطقة الاستقبال في المكتب هي مركز عمل الشركة وقلبها. لن يتمكن المدير الأكثر موهبة وذكاءً من التعامل مع الوظيفة إذا كانت أعمال الاستقبال سيئة التنظيم. الشخص الرئيسي في منطقة الاستقبال هو السكرتير.

ترتبط جودة أعمال الاستقبال ارتباطًا مباشرًا بالتنظيم الكفء لمساحة الشركة الداخلية بشكل عام ومساحة الاستقبال بشكل خاص. تعتمد السرعة التي يتم بها حل المشكلات والانطباع العام للشركة بين عملائها وعملائها وشركاء الأعمال على مكان وجود منطقة الاستقبال وكيفية تجهيزها وتصميم ديكوراتها الداخلية.

يجب أن يلبي المكتب الحديث متطلبات الكفاءة والمعدات التقنية العالية والتصميم العضوي والأمن من حيث حماية المعلومات والسلامة الشخصية لموظفي الشركة.

إن التنظيم العقلاني لمكان عمل السكرتير له أهمية كبيرة.

مكان عمل السكرتير- أن يكون هذا مجال نشاطه مجهزاً بالوسائل اللازمة لأداء واجباته الوظيفية.

تنظيم مكان العمل هو نظام من التدابير لتزويد مكان العمل بوسائل وأشياء العمل ووضعها الوظيفي. بالإضافة إلى ذلك، يتضمن تنظيم مكان العمل مراعاة البيانات القياسات البشرية لفناني الأداء وضمان ظروف العمل التي تتوافق مع المعايير.

كما تعلمون، فإن الطريقة الرئيسية لزيادة إنتاجية أي عمل، بما في ذلك العمل الإداري، هي الميكنة، واليوم، الأتمتة. وبالنظر إلى تنوع وظائف السكرتير، فإن أتمتة وميكنة مكان عمله تحظى بأهمية خاصة. يمكن لهذه الأدوات أن تقلل بشكل كبير من تكاليف العمالة والوقت اللازم لإعداد المستندات ومعالجتها والبحث عنها وتخزينها ونقلها. اليوم، يمكن أتمتة وميكنة جميع الإجراءات الرسمية والمنطقية والفنية تقريبًا لإنشاء المستندات والعمل معها. لذلك، يجب أن يكون مكان عمل السكرتير مجهزًا بشكل مناسب بالمعدات المكتبية. تتميز الأنواع (الفئات) التالية من وسائل العمل:

• - وسائل تحرير المستندات: الآلات الكاتبة (اليدوية والكهربائية)، ومسجلات الصوت، ووسائل نسخ واستنساخ المستندات، والأقلام الآلية، وأقلام الرصاص؛
• - وسائل معالجة ومعالجة المستندات: معدات ومواد القطع والتثبيت واللصق، وأجهزة المعالجة والختم، وآلات تطبيق الطلاءات الواقية؛
• - وسائل تخزين المستندات وتجميعها: وسائل تثبيت المستندات (الدباسات والمجلدات الخاصة بالمشابك)، وأنواع مختلفة من خزائن الملفات، وخزائن ورفوف خاصة لتخزين المستندات، والرسومات، والأشرطة المغناطيسية، وآلات إتلاف المستندات غير الضرورية؛
• - وسائل إجراء العمليات الحسابية: مساطر العد والمرجع، والآلات الحاسبة الدقيقة بمختلف أنواعها، وأجهزة الكمبيوتر الميكانيكية، وأجهزة الكمبيوتر الشخصية؛
• - وسائل ضمان الاتصال التشغيلي: الاتصالات الهاتفية، والاتصالات اللاسلكية، ولوحات مفاتيح المدير التي تسمح لك بإجراء محادثة (عقد اجتماعات) مع العديد من المشتركين في نفس الوقت، والمكثفات، وأجهزة الرد على المكالمات، واتصالات البحث عن الهاتف اللاسلكي في اتجاهين، وما إلى ذلك؛
• - أثاث مكتبي خاص: أثاث ومعدات لأماكن العمل.

لا يمكن تصور المنصب الحديث للسكرتير بدون جهاز كمبيوتر ومعدات اتصالات. كقاعدة عامة، يكون كمبيوتر السكرتير متصلاً بجهاز كمبيوتر المدير، متصلاً بالشبكة المحلية للشركة (المؤسسة)، وإذا كان السكرتير يؤدي وظيفة استقبال وإرسال البريد الإلكتروني، إلى الإنترنت. يعد الوصول إلى الإنترنت ضروريًا أيضًا للسكرتير لاختيار المعلومات اللازمة للمدير. وغني عن القول أن الكمبيوتر يجب أن يحتوي أيضًا على برنامج مناسب للحماية من الفيروسات والوصول غير المصرح به.

سيسمح لك التنظيم الواضح لمكان العمل بالعثور على المستند المطلوب دون إضاعة الوقت وإجراء أي استفسارات وإجراء أي عملية باستخدام المستندات وإنجاز الكثير في يوم واحد.

يجب أن يفي مكان عمل السكرتير بجميع المتطلبات التي تضمن أقصى قدر من الراحة في العمل، والحد الأدنى من الجهد والوقت الذي يقضيه في الحركات غير المنتجة. أحد المتطلبات الرئيسية التي يجب على السكرتير الوفاء بها بدقة هو النظام الاستثنائي والنظافة، سواء في مكان العمل أو في منطقة الاستقبال.

وبالتالي، فإن إنشاء تخطيط عقلاني لمكان عمل السكرتير في المؤسسة له أهمية كبيرة، سواء لتسهيل العمل أو لزيادة جاذبيته، مما له تأثير إيجابي على إنتاجية العمل.

تعد مهنة مساعد السكرتير حاليًا من أكثر المهن طلبًا في سوق العمل، سواء بين الباحثين عن عمل وأصحاب العمل. لا يجب على سكرتير المدير كتابة المستندات وتنسيقها بشكل صحيح فحسب، بل يجب عليه أيضًا تأليف نصوص المستندات المختلفة وتحرير المشاريع وتنظيم استقبال الزوار والخدمة الهاتفية بشكل عقلاني وحل العديد من المشكلات بشكل مستقل وفقًا للتعليمات التي حددها المدير. الهدف الأساسي من كتب هذه السلسلة هو مساعدة السكرتير المبتدئ على تجنب الأخطاء في العمل، ومعرفة مهامه ومسؤولياته بوضوح، وتنظيم مكان عمل المدير بشكل صحيح.

• مواعيد عمل مساعد السكرتير

مسلسل:مساعد سكرتير

* * *

من شركة لتر .

مواعيد عمل مساعد السكرتير

لا يمكن تقسيم يوم عمل السكرتير المساعد إلى دقائق؛ فهو غير مبرمج، لأنه يعتمد كليًا على إيقاع عمل المدير. حتى المهام المخططة مسبقًا غالبًا ما يتعين تأجيلها بسبب المشكلات الجديدة التي تظهر فجأة. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما يكون لدى المرء انطباع بأن ساعات عمل السكرتيرة غير منتظمة بسبب التدفق الذي لا نهاية له للقضايا. ومع ذلك، فإن التخطيط الأساسي سيساعد في حل العديد من المشاكل وتنظيم لحظة للاسترخاء. قد لا يكون من الممكن دائمًا متابعة ما تم التخطيط له، لكنه سينظمك.

لذا فإن الشروط الأساسية لنجاح نشاط السكرتير المساعد هي:

- التخطيط للأنشطة القادمة؛

– إنشاء إيقاع العمل الأمثل.

– الدخول التدريجي إلى العمل والتناوب الإلزامي بين العمل والراحة.

تخطيط

يمكنك التخطيط ليوم عمل واحد، أو يمكنك التخطيط لأسبوع مرة واحدة. من الصعب التخطيط للعمل لمدة شهر أو ربع أو سنة، لأنها فترة طويلة جدا، وعمل السكرتير يعتمد على الروتين اليومي للمدير. ومع ذلك، فإن التخطيط للأحداث المعروفة مسبقًا ليس ممكنًا فحسب، بل ضروري أيضًا، حتى قبل عام.

يغطي تخطيط العمل الشخصي توزيع المهام القادمة خلال يوم العمل والأسبوع والشهر. للقيام بذلك، يجب عليك وضع خطة للعمل القادم مع توضيح المهام اللاحقة. يمكن أن يكون الهيكل المحدد لمثل هذه الخطة مختلفًا تمامًا، ولكن جوهرها مشترك لجميع الأشكال: بدلاً من أداء وظائفك من الذاكرة، يجب عليك تسجيل جميع المهام الضرورية مسبقًا في تقويم أو دفتر ملاحظات وتخصيص الوقت بحيث يكون لديك الوقت لاستكمال كل شيء مخطط له. قبل البدء في التخطيط للعمل، يجب عليك معرفة خطط المدير والأنشطة التي خطط لها، لأن وظيفة مساعد السكرتير أولاً وقبل كل شيء هي مساعدة رئيسه. ويمكنك بعد ذلك التخطيط لعملك الخاص. أولاً، عليك تسليط الضوء على الأشياء الأكثر إلحاحاً وأهمية.

يوصى بجدولة العمل الذي يتكرر يوما بعد يوم في نفس الوقت من يوم العمل، على سبيل المثال، تتم معالجة المراسلات المستلمة عادة في الصباح. إذا كانت هناك بعض المعلومات المهمة للمدير، فيجب أيضًا إبلاغها في الصباح، وفي نفس الوقت يجب تذكيرك بجميع الأحداث المخطط لها لهذا اليوم. خلال النهار، يتم الإبلاغ عن شيء عاجل فقط.

ينبغي تقسيم العمل الحالي إلى:

1. عاجل - مستحق اليوم (يجب وضع مواد المحادثات الهاتفية بشكل منفصل).

2. أقل إلحاحا. يجب عليك تجميع كل ما يتعلق بمسألة معينة في مجلد أو غلاف واحد.

3. المواعيد المحددة لإنجاز العمل واستقبال الزوار. يجب أن تكون المواد موجودة في خزانة الملفات حتى يتمكن المدير ومساعده والموظفين الآخرين من العثور عليها على الفور. يجب تجميع قائمة المواعيد النهائية نفسها ووضعها في مجلد منفصل.

4. وثائق الاستخدام الدائم. لا ينبغي أن تكون هذه المقصورة واسعة جدًا. يمكن أن يحتوي فقط على الأشياء التي يتم استخدامها بشكل خاص في كثير من الأحيان. من الضروري من وقت لآخر التحقق مما إذا كانت جميع المستندات مطلوبة في كثير من الأحيان في الوقت الحاضر. إذا لم يتم ذلك في الوقت المحدد، فسوف يتراكم عدد كاف من المستندات، من بينها أنه من الصعب في بعض الأحيان العثور على ما يلزم، ويضيع الوقت غير الضروري في البحث عنه. من الأفضل إجراء الفحص في وقت فراغك من نشاطك الرئيسي، حتى لا تشتت انتباهك ولا تخلط بين أي شيء.

في العديد من البلدان حول العالم، يستخدم الأمناء مجلدات الأكورديون المسطحة الخاصة، والتي يتم سرد صفحاتها حسب يوم الشهر. من خلال القصاصات الموجودة في الزاوية اليمنى من المجلد، يمكنك رؤية المستندات وملاحظات التذكير وتعليمات الرئيس التي يجب إكمالها بحلول موعد نهائي معين.

ومن الأفضل الاحتفاظ بهذه الملاحظات في دفاتر ملاحظات أسبوعية خاصة. لديهم شبكة زمنية لكل يوم من أيام الأسبوع، ويمكن تسجيل المهام القادمة على الفور في ساعة محددة. يمكنك القيام بذلك في أي دفتر ملاحظات. يُنصح لكل يوم من أيام الأسبوع بتخصيص صفحة خاصة أو عدة صفحات يتم فيها إدخال المهام القادمة مسبقًا وسرد أنواع وأحجام العمل. ومع اقتراب يوم محدد من الأسبوع، يتم تنقيح كل ذلك مع مراعاة أمور أخرى.

عند تخطيط المهام لمدة أسبوع وشهر، يمكنك إنشاء شاشة عمل - ورقة كبيرة، موضوعة على شكل جدول يوميًا، حيث يتم إدخال جميع المهام القادمة. يعد استخدام اللون كحامل للمعلومات أمرًا مهمًا لتخطيط الأعمال: يُنصح باستخدام "إشارة" ملونة عند وضع المستندات في مجلدات بألوان مختلفة.

ومع ذلك، في ممارسة مساعدي السكرتارية ومديريهم، هناك الكثير من الحالات التي يستحيل فيها على الفور تحديد مواعيد نهائية للتنفيذ. في كثير من الأحيان يتعين عليك إعادة جدولة الأمور من فصل دراسي إلى آخر. هناك وظائف تتطلب الاهتمام لفترة طويلة. للتخطيط لمثل هذا العمل، يكون أكثر ملاءمة لاستخدام نظام الملفات.

تقنية نظام حفظ الملفات ليست معقدة. يتم تسجيل كل سؤال على بطاقة منفصلة.

من المستحسن أن يكون لديك ثلاثة أقسام في خزانة الملفات. يضم القسم الأول 31 فاصلاً، مبين على نتوءاتها أرقام أيام الشهر. لكل فاصل، يتم وضع بطاقات بالمهام التي من المقرر إكمالها في التاريخ المقابل من الشهر. في القسم الثاني من فهرس البطاقات، يتم وضع البطاقات التي تحتوي على المهام التي لم يتم تحديد الموعد النهائي لها بعد. وهذا القسم يحتوي على أربعة أقسام:

"الأسبوع" - يتم وضع البطاقات التي تحتوي على المهام التي يجب معالجتها خلال أسبوع هنا؛

"الشهر" و"الربع" ​​و"المستقبل" - يتم وضع سجلات الحالات في كل قسم من هذه الأقسام مع تاريخ الانتهاء المقدر المقابل.

يقوم القسم الثالث بتخزين بطاقات فناني الأداء مع جميع المعلومات (عنوان المنزل والهاتف وجدول العمل وما إلى ذلك).

كل يوم، عند القدوم إلى العمل، يقوم السكرتير بفحص جميع البطاقات الموجودة خلف الفاصل برقم معين، ويجمعها في تسلسل التنفيذ المقصود. وفي المساء، توضع البطاقات التي تحتوي على سجلات المهام المكتملة جانباً في ظرف خاص للتخزين، ويتم ترتيب بطاقات المهام التي لم يتم إنجازها حسب التواريخ الجديدة. من خلال النظر في بطاقات القسم الثاني، يجب عليك محاولة تحديد تواريخ محددة لإنجازها، وإذا كان تاريخ مهمة معينة يقع في الشهر الحالي، فيجب إعادة ترتيب هذه البطاقة إلى التاريخ المقابل للقسم الأول. ويستخدم القسم الثالث كقسم مرجعي.

عيب الأساليب الموصوفة هو أنها لا تخطط لمدة عمليات العمل. من الوسائل الفعالة لتخطيط العمل الشخصي، الذي يعكس مدة كل مهمة مخططة، الجداول الزمنية اليومية والأسبوعية. أولاً، يتم إدخال هذه الأنشطة في الجداول الزمنية، والتي يتم تحديد وقتها بشكل صارم مسبقًا: بداية نوبة العمل ونهايتها، ووقت استلام المراسلات، وأوامر العمل، والاجتماعات، ووقت الغداء، وما إلى ذلك. ثم يتم التخطيط للأحداث كما يلي: يتم إدخال العادية.

لكن الجدول يعكس المهام الثابتة فقط. ولا يمكن تسجيل معظم الحالات ذات الطبيعة غير النظامية هناك. ولذلك، يتم الحفاظ على الجداول الزمنية بالاشتراك مع نظام حفظ الملفات بالبطاقات أو مع تسجيل المهام في دفاتر الملاحظات والدفاتر. وفي الوقت نفسه، فإن الجدول الزمني هو الخطة المحددة لاستخدام الوقت، والأساس التنظيمي لتخطيط يوم العمل.

عند وضع الجداول الزمنية، لا ينبغي تقسيم الوقت إلى شرائح صغيرة جدًا، لأنه بدون خبرة كافية يصعب تحمل وضع الإنتاج المعقد. يعد تقسيم الوقت إلى أجزاء مدة كل منها نصف ساعة كافيًا تمامًا.

عادةً ما يكون من الصعب التخطيط للعمل في الموعد المحدد في البداية فقط. عندما يتم تحديد جميع نقاط العمل الرئيسية، يصبح الجدول الزمني وسيلة لا غنى عنها ومريحة لتنظيم الإجراءات والانضباط الذاتي. في الآونة الأخيرة، اكتسبت الخطط الإبداعية الشخصية شعبية كبيرة. وكقاعدة عامة، يتم تطويرها لفترة طويلة.

يمكنك استخدام الكمبيوتر للتخطيط ليوم عملك. تتيح لك مجموعة متنوعة من تطورات البرامج التخطيط ليوم عملك بالطريقة الأكثر عقلانية. يمكن أن يساعد التقويم ودليل الهاتف وقائمة المهام والمفكرة وما إلى ذلك في هذا الأمر. نظام المعلومات الأكثر شيوعًا هو Microsoft Outlook.

يوفر هذا البرنامج العديد من الفرص لتنظيم وقت عمل السكرتير ومديره بشكل فعال: يساعد Microsoft Outlook على العمل مع الرسائل وجهات الاتصال وعرض المستندات المشتركة، كما يسمح لك بتخطيط الاجتماعات والرحلات وتنظيم المهام وتتبع المهام الخاصة بك و أنشطة الموظفين. تحتوي لوحة Outlook الرئيسية على الأقسام التالية: البريد الوارد، والتقويم، وجهات الاتصال، والمهام، والمذكرات، والملاحظات، وما إلى ذلك.

يكاد يكون من المستحيل تسجيل المهام القادمة على الفور بالتسلسل الصحيح. عادةً ما يتم الاحتفاظ بهذه السجلات بالترتيب الذي تحدث به المهام. عشية هذا اليوم أو في البداية، تتم مراجعة جميع السجلات بعناية وتوضيحها ويتم الإشارة إلى الرقم التسلسلي للإكمال مقابل كل نوع من أنواع العمل.

إيقاع العمل الأمثل

يمتلك جسم كل شخص ساعة بيولوجية فريدة من نوعها. اعتمادًا على الوقت من اليوم، يفرز الجسم مواد كيميائية تزيد من الحالة المزاجية أو اليقظة أو الأداء العقلي أو النعاس. من المهم ضبط روتينك اليومي مع مراعاة هذه الإيقاعات الحيوية.

ابتداءً من الساعة السادسة صباحاً، يبدأ جسم الإنسان بإنتاج هرمون الكورتيزول المستيقظ. كلما استيقظت مبكرًا، كان مزاجك ورفاهيتك أفضل طوال اليوم.

7.00 – 8.00. - هذا هو أفضل وقت لتناول الإفطار. يزداد التمثيل الغذائي، ويتم امتصاص العناصر الغذائية بسهولة، وتميل الأمعاء إلى تطهير نفسها من نتائج الأنشطة الليلية.

9.00-10.00. - هذا هو الوقت المناسب لتخطيط الأمور طوال اليوم؛ هذه الساعة هي الأكثر فعالية بالنسبة للقضايا التنظيمية.

10.00-12.00. – هذا هو الوقت المناسب لأداء المهام الإبداعية أو الصعبة. هذا هو وقت النشاط والتفكير والإلهام.

12.00-13.00. – خلال هذه الفترة، يحتاج الجسم إلى التغذية، لذا من الأفضل أن تمنح نفسك القليل من الراحة وتناول وجبة خفيفة. ليس من قبيل الصدفة أن هذا هو الوقت الذي تأخذ فيه معظم المنظمات استراحة الغداء.

13.00-14.00. – بعد الغداء يقل النشاط، وتظهر الرغبة في النوم أو الجلوس في صمت. من الأفضل جدولة الأعمال الميكانيكية البسيطة خلال هذا الوقت.

14.00-17.00. – في هذا الوقت يتم تنشيط النشاط العقلي مرة أخرى، فيمكن التخطيط للأشياء المهمة للنصف الثاني من يوم العمل. ومع ذلك، يجب أن نتذكر أنه بعد 17 ساعة يبدأ الأداء في الانخفاض بشكل مطرد. إذا كنت معتادًا على البقاء في العمل لوقت إضافي، فحاول إنهاء أوراقك قبل هذا الوقت. بعد الساعة الخامسة مساءً، يمكنك ترتيب مجلداتك، أو إعداد مكان عملك للغد، أو القيام ببعض المهام الضرورية الأخرى التي لا تتطلب عملاً عقليًا مكثفًا.

17.00-19.00. – وقت للمشي والتسوق وطهي العشاء. باختصار، هذا هو الوقت الذي تُترك فيه لنفسك ولعائلتك. اعتني بالأشخاص المقربين منك.

الساعة 19:00 حان وقت العشاء.

20.00-21.00. – وفي هذا الوقت تبدأ فترة النعاس، والتي تتكرر كل ساعتين. إذا كنت تريد خسارة الوزن الزائد، فإن حوالي الساعة 9 مساءً هو الوقت المثالي لممارسة الرياضة.

22.00 – 1.00. – هذه هي الفترة التي تمثل بداية تعافي الجسم بعد يوم شاق. يعتبر وقت النوم هذا بمثابة شفاء للجسم كله. حاول الذهاب إلى الفراش مبكرًا مرتين على الأقل في الأسبوع.

حاول الاستماع إلى ساعتك البيولوجية - فهي ستخبرك بكيفية توزيع جميع المهام التي يجب إكمالها في يوم واحد بشكل عقلاني من أجل إنجاز كل شيء وعدم الشعور بالتعب.

أسبوع العمل له أيضًا دورته الخاصة. يوم الاثنين هو أصعب يوم لأنه يأتي بعد عطلة نهاية الأسبوع ومن الصعب جدًا الذهاب إلى العمل في الصباح.

الثلاثاء والأربعاء والخميس هي الأيام الأكثر إنتاجية في الأسبوع، وبحلول يوم الجمعة يتراكم التعب، وفي هذا اليوم يفكر الكثير من الناس في أفضل السبل للاسترخاء خلال عطلة نهاية الأسبوع القادمة. لذلك يتم جدولة الأمور المهمة (المفاوضات والاجتماعات) في منتصف الأسبوع.

يقضي السكرتير معظم وقته أمام الكمبيوتر مما يؤثر سلباً على رؤيته، لذا ينصح الأطباء بالتناوب بين كل 45 دقيقة من العمل على الكمبيوتر مع استراحة مدتها 15 دقيقة، بينما يجب ألا تزيد مدة العمل اليومي على الكمبيوتر عن 4 ساعات. .

تتطلب مهنة السكرتير العمل الإضافي. يعتقد معظم خبراء الإدارة أنه إذا كنت بحاجة إلى وقت إضافي في كثير من الأحيان، فهذا يعني أنك لم تنظم يومك لإنجاز كل شيء في الوقت المحدد أو أنك تقوم بالكثير من العمل.

لكن في بعض الأحيان يحدث أن السكرتير ليس لديه عمل. في مثل هذه اللحظات، حاول فقط أن تبدو وكأنها عملية، بغض النظر عما إذا كنت مشغولا أم لا. الشيء الرئيسي هو ألا تبدو وكأن ليس لديك مكان تذهب إليه. قم بتنظيم مجلداتك، وتحقق من مذكراتك، ربما يكون لديك عمل مخطط له خلال أسبوع، ويمكن إنجاز بعض منه اليوم.

رسم تخطيطي تقريبي ليوم عمل السكرتير.

مع إجمالي أسبوع عمل يبلغ 36 ساعة في أسبوع عمل مكون من خمسة أيام، يجب أن يكون يوم عمل السكرتير المساعد 7 ساعات و15 دقيقة. وفقًا للتشريع الحالي، يُمنح الموظفون استراحة لمدة ساعة واحدة، والتي يجب تقديمها في موعد لا يتجاوز 4 ساعات بعد بدء العمل.

إن إجراء فترات راحة من التمارين البدنية لمدة 5-10 دقائق قبل 1.5 ساعة من الغداء و1-1.5 ساعة قبل الانتهاء من العمل سيكون له تأثير مفيد على زيادة إنتاجية العمل وتحسين جو العمل في الغرفة.

النصف الأول من يوم العمل:

1. قم بالوصول إلى العمل قبل 15 دقيقة من وصول المدير من أجل ترتيب نفسك والتحقق من حالة مناطق عملك ورسم أو توضيح خطة لليوم التالي.

2. اختيار المستندات والملفات اللازمة وفقاً للخطة.

3. تلقي المراسلات وقراءة محتوياتها والتسجيل. ضع جانباً المستندات التي تتطلب قرار الأولوية من المدير.

4. بالنسبة للمستندات المتبقية، قم بإعداد الإجابات المحتملة أو قم بتوزيعها على فناني الأداء.

5. عرض المراجعات الواردة والتقارير ومنشورات الأقسام والدعوات وكذلك الرسائل الخاصة بالمؤتمرات والاجتماعات والاحتفالات بالذكرى السنوية وغيرها من المناسبات. قم بتدوين تواريخ وأوقات جميع الأحداث في منظم التقويم الخاص بك.

6. ترتيب المراسلات الواردة حسب مدى إلحاح التنفيذ. يجب تحويل البرقيات والفاكسات العاجلة على الفور إلى المدير.

7. احتفظ بالمستندات اللازمة للمعلومات الحالية والعمل المرجعي.

8. إبلاغ المدير بالمراسلات الواردة.

9. قم مع المدير بتوضيح محتوى الأحداث المخطط لها لليوم الحالي والتالي. وفي حالة حدوث تغييرات، يجب على السكرتير تدوين الملاحظات المناسبة في سجلاته. تحتاج إلى توضيح مراسلات الإدخالات في يومياتك ومذكرات المدير. يجب أن يكون تسلسل الأحداث هو نفسه. وسيكون الفارق في الإجراءات التي اتخذها الأمين لتنفيذ ما كان مخططا له. على سبيل المثال، إذا قام المدير بتدوين ملاحظة "أن تكون في اجتماع الساعة 15:00"، فسيبدو إدخال السكرتير كما يلي: "14:20 - تذكير بالاجتماع، أبلغ السائق (الهاتف) بإحضار السيارة في موعد لا يتجاوز الساعة 14:30."

نهاية الجزء التمهيدي.

* * *

الجزء التمهيدي المحدد من الكتاب أسرار مساعد السكرتير المحترف: التنظيم المثالي ليوم عمل الرئيس (إيليا ميلنيكوف، 2012)مقدمة من شريكنا في الكتاب -

1. يتم تنفيذ العمل مع مراعاة النتائج التي تم الحصول عليها في العمل رقم 1 (هيكل الشركة ومخططها التنظيمي).

2. يتم تحديد ضرورة تعيين متخصص من بين المتقدمين المحتملين لوظيفة في الشركة.

3. يحتوي التقرير على قوائم:

العمل الذي يؤديه الأخصائي المقصود؛

متطلبات التأهيل للمرشح لهذا المنصب. تمت صياغة متطلبات العمل والصفات الشخصية للمتخصص بشكل منفصل.

4. يتم إجراء اختبار المرشح المحتمل (في العمل المختبري، "المرشح" هو الفريق بأكمله) باستخدام اختبارات الأستاذ. اللياقة البدنية والذكاء.

أ) ملحوظة:يتم اقتراح برامج الاختبار من قبل المعلم.

5. ب الاستنتاجاتيقدم العمل تحليلاً لإمكانية توظيف "مرشح" اجتاز الاختبارات.

العمل المخبري رقم 3 "تخطيط عمل السكرتير"

الهدف من العمل:اكتساب المهارات في تنظيم تخطيط العمل الفعال.

مقدمة:

القواعد الذهبية للسكرتير

الغرض من السكرتير هو إعفاء رئيسه من العمل الروتيني.

لا ينبغي للسكرتيرة أبدًا أن تعتقد أنها شيء ما، فهي مساعدة لشخص ما.

لا تترك شيئا للصدفة.

اعرف مكانك حتى تتمكن من أداء واجباتك الوظيفية بشكل جيد.

اكتسب ثقة رئيسك في العمل وحافظ عليها.

قبل البدء في العمل، فهم ه.

إن البدء في عمل يتجاوز قدراتك يعني تهيئتك للفشل.

لا يوجد عمل مفيد يهين السكرتير.

يجب أن يعلم السكرتير بوجود أشخاص آخرين.

لا تؤمن بأنك لا غنى عنك، بل اجعل نفسك ضروريًا.

التخطيط والتوزيع والاستخدام

ساعات العمل

أظهرت سنوات عديدة من الخبرة العملية في دراسة أعمال السكرتارية أن الشيء الرئيسي فيها هو خطة لهذا اليوم,الذي يحدد كل التخطيط اللاحق طويل المدى. فهو يساعدك على تحقيق أقصى استفادة من ساعات ودقائق عملك ويمنحك نظرة عامة على جميع أنشطة اليوم.

عند بدء يوم عملك، يجب أن يكون لديك دائمًا أهداف مع تعريف واضح لنطاقها ونوعها وكل ما هو مطلوب لحلها.

ثم يتم تحديد ترتيب المهام المخططة. من الضروري تحديد حالات الطوارئ التي قد تعطل يوم العمل.

في أي عمل يجب أن تتصرف ثلاث قواعد:

1. يجب السيطرة على كل ما هو ممكن.

2. بعض الأمور خارجة عن إرادتك، لكن يجب أن تحاول التأثير على مسارها.

3. لا ينبغي أن تلتفت إلى القضايا الخارجة عن إرادتك وتأثيرك.

طبخ خطة لهذا اليوميجب على السكرتير أن يسلط الضوء فيه.

1. نشاطات احترافية.

1.1 الأنشطة الدائمة المدرجة في خطة العمل الأسبوعية للمنظمة (الإدارية، الفنية، العامة).

1.2 الشؤون المستمرة.

1.3 الحالات ذات الأولوية.

1.3.1 الأمور العاجلة التي تعد واعدة بشكل خاص للحصول على نتائج محددة.

1.3.2 الأمور العاجلة، والتي يمكن تأجيلها إلى مواعيد أخرى إذا لزم الأمر.

1.3.3 الأشياء التي يمكن القيام بها مع مرور الوقت.

2. الأنشطة الشخصية.

عند التخطيط لليوم عليك أن:

لا تقم بتحميل يوم العمل بأكثر من 60%؛

قم بإعداد قائمة بالمهام، وقسمها إلى الأكثر أهمية والأقل أهمية؛

ترك احتياطي من المفاجآت في الخطة؛

ترك ما لا يقل عن 15 دقيقة من الوقت لكل حدث؛

تحديد هدف شخصي وإجراءات تحقيقه؛

وضع الشؤون الجارية في الخطة بين المهم والعاجل؛

تحديد وقت بداية ونهاية كل حدث بدقة؛

جمع كل الأمور الصغيرة في مجموعات؛

خطط بعناية للأنشطة المسائية باعتبارها الأكثر فعالية؛

استخدم نظام الرموز لتحديد ما تم إنجازه وما تم نقله. تضمين المواعيد النهائية المحددة في الإطار.

يجب أن يكون تسلسل بدء يوم عمل السكرتير كما يلي:

1. خصص 15 دقيقة للتفكير بهدوء في كل الأعمال التي تنتظرك خلال اليوم.

2. تحديد ترتيب وتسلسل التنفيذ:

عمل غير منتهي؛

- العمل "غير السار"؛

العمل الرئيسي لليوم؛

التعامل مع البريد الوارد؛

أعمال صغرى وصغرى.

كقاعدة عامة، هناك فترات في عمل السكرتير:

عملية عادية؛

التسرع والضجيج.

هادئ.

عليك أن تعلم أن العمل في حد ذاته ليس له قيمة، بل له معنى فقط. للقيام بأي عمل بشكل جيد، عليك أن تعرف معناه وأساسه السببي.

أي عمل مهمل أو منسي مؤقتا هو أساس الظهور الاستعجال.لقد ثبت أنه يوجد في الشخصية الأنثوية عنصر النقل والتوقع، أي أن السكرتيرات يستخدمن باستمرار أسلوب تأجيل العمل الممل والأعمال التي تتطلب الكثير من التحضير.

للتغلب على ذلك، عليك:

1. قم باستمرار بإعداد قوائم بأهدافك الطويلة والقصيرة المدى، ورتبها حسب الأهمية، وتحكم في دقة الصياغة، وواقعية الأهداف وإمكانية تحقيقها.

2. إعداد خطط تنفيذ الأهداف باستمرار مع الإشارة إلى المواعيد النهائية وموارد التحفيز الذاتي المطلوبة والمتاحة في عملية تنفيذ الخطة.

3. راقب باستمرار فعالية أسبابك الفردية لتأجيل الأمور باستمرار وتغلب على ذلك بمساعدة ضبط النفس العقلاني.

4. إدارة وقت عملك على الفور واستخدامه بفعالية من خلال الجدولة اليومية ليوم العمل، والتنظيم العقلاني للعمل، والتركيز على المهام ذات الأولوية.

يتكون عمل السكرتير بأكمله، إذا تم تحليله بنشاط، من عدد كبير من "الأشياء الصغيرة"؛ أن تأخذ هذه الأشياء الصغيرة بعين الاعتبار باستمرار؛ من الضروري الاحتفاظ بمجلة خاصة لتسجيل جميع الأحداث الصغيرة حتى مع الإشارة الإلزامية إلى صعوبات أداء هذا العمل أو ذاك. يتم هنا تسجيل العلاقات مع الأشخاص وزملاء العمل والرؤساء وما تمت مناقشته في الاجتماعات والمؤتمرات. يتم إيلاء اهتمام خاص للوظائف العشوائية وأسباب حدوثها.

يستخدم أمناء جميع دول العالم القاعدة بعقلانية "اكتب كل شيء"، وليس فقط عن عملك، ولكن أيضًا عن العلاقات مع الرؤساء، خاصة إذا كان الرئيس امرأة. يجب أن تكون جميع السجلات دقيقة وموجزة، وتحتوي على جميع المعلومات والحقائق اللازمة.

عند استلام بطاقة العمل، يقوم السكرتير بوضع علامة عليها بتاريخ بالقلم الرصاص ويدرجها في خزانة الملفات أو يحفظها في الملف.

لا تثق بذاكرتك؛ ففي المرأة المتعبة الذاكرة أول من يفشل.

خطة عمل يومية تقريبية للسكرتير.

8.50 بداية يوم العمل

فحص أماكن العمل في المكتب

9.10 القضاء على أوجه القصور:

امسح الغبار

لسقي الزهور

اجمع الورق المتناثر

إزالة وغسل الأطباق

9.40 ترتيب مكان عمل المدير.

9.50 تحضير القهوة.

9.55 مقابلة المدير.

10.10 تقديم قائمة بالأمور العاجلة

(الاجتماعات والمؤتمرات وحفلات الاستقبال وغيرها).

10.30 تلقي التعليمات المناسبة من المشرف

(حول تحديد المواعيد والمكالمات وإجراء عمليات الشراء.)

10.50 إجراء سلسلة من المكالمات والرد على الرسائل

تسجيل الواردة والصادرة

المراسلات ومن ثم تسجيلها في مجلة (الملحق 1).

11.20.1 جمع المستندات وتقديمها للمراجعة

والتوقيع.

11.30 تجهيز قاعة الاجتماعات للاجتماع.

11.40 جمع الموظفين في قاعة الاجتماعات ومنحهم

ملخصات عن نتائج العمل للفترة الماضية.

11.45 إبلاغ المدير ببدء الاجتماع و

تقديم قائمة من الأسئلة الرئيسية.

11.50 إعداد الوثائق للموردين.

12.20. تجهيز مكتب المدير للاستقبال

الموردين:

تخطيط أماكن الجلوس للأعضاء المدعوين؛

ضع أوراقًا نظيفة؛

ضع قلمًا أو قلمًا في أعلى الورقة؛

إن المهمة الأكثر أهمية للسكرتير هي إراحة المدير والمساعدة في التوزيع الرشيد لمورد مثل الوقت. لا يمكن إرجاع الوقت الضائع أو تعويضه أو زيادة اليوم. ولكن يجب على السكرتير أن يساعد المدير على استخدام يوم عمله بفعالية. ولذلك فإن المهام التي تواجه السكرتير لا يمكن فصلها عن مهام المدير.

السكرتير ملزم بإعفاء المدير قدر الإمكان من الأعمال التحضيرية والفنية وأنواع معينة من العمل التنظيمي الحالي، وتحرير وقته للأنشطة الإبداعية، وتسهيل عمله الإداري بشكل كبير. للقيام بذلك، يجب على السكرتير أن يعرف الروتين اليومي للمدير جيدًا وأن يكون لديه فكرة واضحة عن خططه للأسبوع أو الشهر أو الربع القادم. نظرًا لأن واجب السكرتير هو مراقبة تنفيذ هذه الخطط أو تنظيم أو التذكير بالاجتماع القادم أو الاجتماع أو المفاوضات أو التقرير وما إلى ذلك، فإن خطة يوم عمل السكرتير تعتمد إلى حد كبير على خطط عمل المدير. عند تنظيم وقت عمله، ينطلق السكرتير في المقام الأول من التسلسل الهرمي لأهمية وتوقيت المهام التي تواجه المدير.

جزء من خطة عمل السكرتير لا يعتمد عليه على الإطلاق، لأنه مرتبط بجدول عمل المدير - خدمة الاجتماع، واستقبال الزوار، وإعداد المستندات للمدير، والتوقيع عليها، وما إلى ذلك.

لكن واجبات السكرتير تشمل أيضًا عمله اليومي الذي يجب عليه إكماله: استلام المراسلات يوميًا في الصباح، ومعالجتها، والاحتفاظ بفهرس بطاقة التحكم، وترتيب المستندات في الملفات، وما إلى ذلك. ستشكل أنواع العمل اليومية والأسبوعية والشهرية المتكررة بانتظام أساس خطة العمل الشخصية للسكرتير.

عند التخطيط ليوم عمل محدد، قم أولاً بتدوين الأنشطة المتكررة، على سبيل المثال:

ترتيب مكان عمل المدير؛

إعداد مكان عملك للعمل؛

معالجة الفاكسات ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات الأخرى المستلمة؛

عرض ملف التحكم؛

تقرير إلى المدير عن الشؤون الجارية وتوضيح خطة عمله.

علاوة على ذلك، تعتمد خطة يوم عمل السكرتير على خطة يوم عمل المدير. على سبيل المثال، يعقد المدير اجتماعًا في الساعة 1230، وبالتالي، ستكون خطة السكرتير هي التحضير للاجتماع (التذكيرات، إعادة إنتاج المواد، إعداد الغرفة)، وتسجيل المحاضر. إذا كان يجب على المدير المغادرة لحضور اجتماع الساعة 13:00، فستكون خطة السكرتير 12*5 - تذكير المدير، واستدعاء السيارة، وإعداد المستندات اللازمة، وما إلى ذلك. في قائمة العمل لهذا اليوم، يجب الإشارة إلى من وفي أي وقت يجب أن يكون المدير متصلاً عبر الهاتف، وما هي المستندات التي تحتاج إلى إعادة طباعتها، وما إلى ذلك.

ومن الأفضل أن يتم الاتفاق على وقت يومي محدد مع المدير لتوقيع المستندات واستقبال موظفي المؤسسة وما إلى ذلك. لن يؤدي ذلك إلى تبسيط عمل المدير فحسب، بل سيسهل أيضًا التخطيط ليوم عمل السكرتير. عند التخطيط لليوم الحالي، من الضروري مراعاة الوقت اللازم لإعداد الأحداث القادمة في أيام أخرى.

هناك العديد من المواقف غير المتوقعة في عمل السكرتير - المهام المفاجئة من المدير، والمكالمات الهاتفية، والزوار العشوائيين. من الصعب تنظيم هذه العوامل، لذلك يجب أن يكون هناك دائمًا وقت احتياطي في خطة يوم العمل.

في نهاية اليوم، يقوم السكرتير بمعالجة وإرسال المراسلات الصادرة، وفي نهاية يوم العمل، يقوم بجدولة الأنشطة لليوم التالي.

إذا بقي المدير في العمل بعد انتهاء يوم العمل، فلا يجوز للسكرتير، بالاتفاق معه، المغادرة إلا بعد تزويد المدير بجميع المعلومات اللازمة.

قبل المغادرة، يجب على السكرتير إزالة جميع المستندات، وقفل الخزنة والخزائن، وترتيب مكان عمله. من الضروري إيقاف تشغيل الوسائل التقنية من الشبكة، باستثناء تلك التي تتلقى المعلومات وترسلها في وضع الاستعداد (جهاز الرد الآلي، والفاكس، والمودم، وما إلى ذلك).

السؤال 12. مخطط تقريبي ليوم عمل السكرتير

النصف الأول من يوم العمل
1. الوصول إلى العمل قبل 15 دقيقة. قبل وصول المدير من أجل "
رتبوا أنفسكم، وتحققوا من حالة أماكن عملكم (و
المدير) قم بوضع أو توضيح خطة للمستقبل
يوم.
2. اختيار المستندات والملفات اللازمة وفقاً للخطة.
3. تلقي المراسلات والتعرف على محتوياتها و
يسجل. تأجيل المستندات التي تتطلب اتخاذ قرار الأولوية
قائد.
4. بالنسبة للمستندات المتبقية، قم بإعداد الإجابات المحتملة أو قم بتوزيعها على فناني الأداء. ذوي الخبرة
لن يضع السكرتير مطلقًا جميع المراسلات على مكتب المدير،
وبدون العمل عليه أولاً، يجب عليه تسليط الضوء على الفكرة الرئيسية من خلال وضع خط تحتها
قلم فلوماستر أو علامة.
5. عرض المراجعات والتقارير ومنشورات الإدارات المستلمة،
الدعوات وكذلك الرسائل الخاصة بالمؤتمرات والاجتماعات والاحتفالات بالذكرى السنوية
وغيرها من الأحداث. سجل تواريخ وأوقات جميع الأحداث في
في منظم التقويم الخاص بك.
6. تنظيم المراسلات الواردة حسب مدى إلحاحها
تنفيذ. يجب تحويل البرقيات والفاكسات العاجلة على الفور إلى المدير.
7. احتفظ بالمستندات اللازمة للمعلومات الحالية
العمل المرجعي.
8. إبلاغ المدير بالمراسلات الواردة.
9. قم مع المدير بتوضيح محتوى الأنشطة المخطط لها
اليوم الحالي (والتالي). في حالة حدوث تغييرات، يجب على السكرتير
قم بتدوين الملاحظات المناسبة في ملاحظاتك. يجب توضيح الامتثال
إدخالات في يومياتك ومذكرات مديرك. التبعية
يجب أن تكون الأنشطة هي نفسها. الفرق سيكون في أنشطة السكرتير
لإنجاز ما هو مخطط له. على سبيل المثال، إذا قام المدير بإدخال "in
15:00 ليكون في اجتماع"، ثم سيبدو الأمر كما يلي: "14:20 -
تذكير بالاجتماع وإبلاغ السائق (الهاتف) بذلك
سلمت السيارة في موعد لا يتجاوز الساعة 14:30."
10. نقل تعليمات المدير هاتفياً (أو شخصياً) إلى الجهة المعنية
المنفذين حول انتهاء المواعيد النهائية لتنفيذ الوثائق.
11. العمل مع الزوار والمحادثات الهاتفية (داخل
طوال اليوم).
12. حفظ المستندات المنفذة في الملفات.
13. أداء العمل على الكمبيوتر.
14. تنظيم عملية نسخ المستندات طبقاً لتعليمات المدير.
النصف الثاني من يوم العمل
15.مواصلة العمل مع الزوار وعلى الهاتف.
16. جمع وإعداد توقيع المستندات المنفذة.
17. إبلاغ المدير بالمستندات المنفذة وأخذها من المدير
الوثائق التي تتم معالجتها من قبله.
18. معالجة وإرسال المستندات الصادرة إلى المستلمين.
19. جدولة الأنشطة لليوم التالي.
نهاية يوم العمل
20. قم بمراجعة يومياتك وإبلاغ الأقسام المختصة بذلك
الحاجة إلى الاستعداد لأحداث معينة (الاستقبال
الوفود، التحضير للاجتماع، حجز الفنادق، الخ.).
21. إذا بقي المدير في العمل بعد انتهاء يوم العمل،
وتزويده بجميع المعلومات والمواد اللازمة.
22. قم بترتيب مكان عملك، وإزالة المستندات، وقفله بالمفتاح
آمنة، جميع خزائن الملفات، قم بإيقاف تشغيل المعدات التقنية من الشبكة.

مواعيد عمل مساعد السكرتير

لا يمكن تقسيم يوم عمل السكرتير المساعد إلى دقائق؛ فهو غير مبرمج، لأنه يعتمد كليًا على إيقاع عمل المدير. حتى المهام المخططة مسبقًا غالبًا ما يتعين تأجيلها بسبب المشكلات الجديدة التي تظهر فجأة. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما يكون لدى المرء انطباع بأن ساعات عمل السكرتيرة غير منتظمة بسبب التدفق الذي لا نهاية له للقضايا. ومع ذلك، فإن التخطيط الأساسي سيساعد في حل العديد من المشاكل وتنظيم لحظة للاسترخاء. قد لا يكون من الممكن دائمًا متابعة ما تم التخطيط له، لكنه سينظمك.
لذا فإن الشروط الأساسية لنجاح نشاط السكرتير المساعد هي:
- التخطيط للأنشطة القادمة؛
– إنشاء إيقاع العمل الأمثل.
– الدخول التدريجي إلى العمل والتناوب الإلزامي بين العمل والراحة.
تخطيط
يمكنك التخطيط ليوم عمل واحد، أو يمكنك التخطيط لأسبوع مرة واحدة. من الصعب التخطيط للعمل لمدة شهر أو ربع أو سنة، لأنها فترة طويلة جدا، وعمل السكرتير يعتمد على الروتين اليومي للمدير. ومع ذلك، فإن التخطيط للأحداث المعروفة مسبقًا ليس ممكنًا فحسب، بل ضروري أيضًا، حتى قبل عام.
يغطي تخطيط العمل الشخصي توزيع المهام القادمة خلال يوم العمل والأسبوع والشهر. للقيام بذلك، يجب عليك وضع خطة للعمل القادم مع توضيح المهام اللاحقة. يمكن أن يكون الهيكل المحدد لمثل هذه الخطة مختلفًا تمامًا، ولكن جوهرها مشترك لجميع الأشكال: بدلاً من أداء وظائفك من الذاكرة، يجب عليك تسجيل جميع المهام الضرورية مسبقًا في تقويم أو دفتر ملاحظات وتخصيص الوقت بحيث يكون لديك الوقت لاستكمال كل شيء مخطط له. قبل البدء في التخطيط للعمل، يجب عليك معرفة خطط المدير والأنشطة التي خطط لها، لأن وظيفة مساعد السكرتير أولاً وقبل كل شيء هي مساعدة رئيسه. ويمكنك بعد ذلك التخطيط لعملك الخاص. أولاً، عليك تسليط الضوء على الأشياء الأكثر إلحاحاً وأهمية.
يوصى بجدولة العمل الذي يتكرر يوما بعد يوم في نفس الوقت من يوم العمل، على سبيل المثال، تتم معالجة المراسلات المستلمة عادة في الصباح. إذا كانت هناك بعض المعلومات المهمة للمدير، فيجب أيضًا إبلاغها في الصباح، وفي نفس الوقت يجب تذكيرك بجميع الأحداث المخطط لها لهذا اليوم. خلال النهار، يتم الإبلاغ عن شيء عاجل فقط.
ينبغي تقسيم العمل الحالي إلى:
1. عاجل - مستحق اليوم (يجب وضع مواد المحادثات الهاتفية بشكل منفصل).
2. أقل إلحاحا. يجب عليك تجميع كل ما يتعلق بمسألة معينة في مجلد أو غلاف واحد.
3. المواعيد المحددة لإنجاز العمل واستقبال الزوار. يجب أن تكون المواد موجودة في خزانة الملفات حتى يتمكن المدير ومساعده والموظفين الآخرين من العثور عليها على الفور. يجب تجميع قائمة المواعيد النهائية نفسها ووضعها في مجلد منفصل.
4. وثائق الاستخدام الدائم. لا ينبغي أن تكون هذه المقصورة واسعة جدًا. يمكن أن يحتوي فقط على الأشياء التي يتم استخدامها بشكل خاص في كثير من الأحيان. من الضروري من وقت لآخر التحقق مما إذا كانت جميع المستندات مطلوبة في كثير من الأحيان في الوقت الحاضر. إذا لم يتم ذلك في الوقت المحدد، فسوف يتراكم عدد كاف من المستندات، من بينها أنه من الصعب في بعض الأحيان العثور على ما يلزم، ويضيع الوقت غير الضروري في البحث عنه. من الأفضل إجراء الفحص في وقت فراغك من نشاطك الرئيسي، حتى لا تشتت انتباهك ولا تخلط بين أي شيء.
في العديد من البلدان حول العالم، يستخدم الأمناء مجلدات الأكورديون المسطحة الخاصة، والتي يتم سرد صفحاتها حسب يوم الشهر. من خلال القصاصات الموجودة في الزاوية اليمنى من المجلد، يمكنك رؤية المستندات وملاحظات التذكير وتعليمات الرئيس التي يجب إكمالها بحلول موعد نهائي معين.
ومن الأفضل الاحتفاظ بهذه الملاحظات في دفاتر ملاحظات أسبوعية خاصة. لديهم شبكة زمنية لكل يوم من أيام الأسبوع، ويمكن تسجيل المهام القادمة على الفور في ساعة محددة. يمكنك القيام بذلك في أي دفتر ملاحظات. يُنصح لكل يوم من أيام الأسبوع بتخصيص صفحة خاصة أو عدة صفحات يتم فيها إدخال المهام القادمة مسبقًا وسرد أنواع وأحجام العمل. ومع اقتراب يوم محدد من الأسبوع، يتم تنقيح كل ذلك مع مراعاة أمور أخرى.
عند تخطيط المهام لمدة أسبوع وشهر، يمكنك إنشاء شاشة عمل - ورقة كبيرة، موضوعة على شكل جدول يوميًا، حيث يتم إدخال جميع المهام القادمة. يعد استخدام اللون كحامل للمعلومات أمرًا مهمًا لتخطيط الأعمال: يُنصح باستخدام "إشارة" ملونة عند وضع المستندات في مجلدات بألوان مختلفة.
ومع ذلك، في ممارسة مساعدي السكرتارية ومديريهم، هناك الكثير من الحالات التي يستحيل فيها على الفور تحديد مواعيد نهائية للتنفيذ. في كثير من الأحيان يتعين عليك إعادة جدولة الأمور من فصل دراسي إلى آخر. هناك وظائف تتطلب الاهتمام لفترة طويلة. للتخطيط لمثل هذا العمل، يكون أكثر ملاءمة لاستخدام نظام الملفات.
تقنية نظام حفظ الملفات ليست معقدة. يتم تسجيل كل سؤال على بطاقة منفصلة.
من المستحسن أن يكون لديك ثلاثة أقسام في خزانة الملفات. يضم القسم الأول 31 فاصلاً، مبين على نتوءاتها أرقام أيام الشهر. لكل فاصل، يتم وضع بطاقات بالمهام التي من المقرر إكمالها في التاريخ المقابل من الشهر. في القسم الثاني من فهرس البطاقات، يتم وضع البطاقات التي تحتوي على المهام التي لم يتم تحديد الموعد النهائي لها بعد. وهذا القسم يحتوي على أربعة أقسام:
"الأسبوع" - يتم وضع البطاقات التي تحتوي على المهام التي يجب معالجتها خلال أسبوع هنا؛
"الشهر" و"الربع" ​​و"المستقبل" - يتم وضع سجلات الحالات في كل قسم من هذه الأقسام مع تاريخ الانتهاء المقدر المقابل.
يقوم القسم الثالث بتخزين بطاقات فناني الأداء مع جميع المعلومات (عنوان المنزل والهاتف وجدول العمل وما إلى ذلك).
كل يوم، عند القدوم إلى العمل، يقوم السكرتير بفحص جميع البطاقات الموجودة خلف الفاصل برقم معين، ويجمعها في تسلسل التنفيذ المقصود. وفي المساء، توضع البطاقات التي تحتوي على سجلات المهام المكتملة جانباً في ظرف خاص للتخزين، ويتم ترتيب بطاقات المهام التي لم يتم إنجازها حسب التواريخ الجديدة. من خلال النظر في بطاقات القسم الثاني، يجب عليك محاولة تحديد تواريخ محددة لإنجازها، وإذا كان تاريخ مهمة معينة يقع في الشهر الحالي، فيجب إعادة ترتيب هذه البطاقة إلى التاريخ المقابل للقسم الأول. ويستخدم القسم الثالث كقسم مرجعي.
عيب الأساليب الموصوفة هو أنها لا تخطط لمدة عمليات العمل. من الوسائل الفعالة لتخطيط العمل الشخصي، الذي يعكس مدة كل مهمة مخططة، الجداول الزمنية اليومية والأسبوعية. أولاً، يتم إدخال هذه الأنشطة في الجداول الزمنية، والتي يتم تحديد وقتها بشكل صارم مسبقًا: بداية نوبة العمل ونهايتها، ووقت استلام المراسلات، وأوامر العمل، والاجتماعات، ووقت الغداء، وما إلى ذلك. ثم يتم التخطيط للأحداث كما يلي: يتم إدخال العادية.
لكن الجدول يعكس المهام الثابتة فقط. ولا يمكن تسجيل معظم الحالات ذات الطبيعة غير النظامية هناك. ولذلك، يتم الحفاظ على الجداول الزمنية بالاشتراك مع نظام حفظ الملفات بالبطاقات أو مع تسجيل المهام في دفاتر الملاحظات والدفاتر. وفي الوقت نفسه، فإن الجدول الزمني هو الخطة المحددة لاستخدام الوقت، والأساس التنظيمي لتخطيط يوم العمل.
عند وضع الجداول الزمنية، لا ينبغي تقسيم الوقت إلى شرائح صغيرة جدًا، لأنه بدون خبرة كافية يصعب تحمل وضع الإنتاج المعقد. يعد تقسيم الوقت إلى أجزاء مدة كل منها نصف ساعة كافيًا تمامًا.
عادةً ما يكون من الصعب التخطيط للعمل في الموعد المحدد في البداية فقط. عندما يتم تحديد جميع نقاط العمل الرئيسية، يصبح الجدول الزمني وسيلة لا غنى عنها ومريحة لتنظيم الإجراءات والانضباط الذاتي. في الآونة الأخيرة، اكتسبت الخطط الإبداعية الشخصية شعبية كبيرة. وكقاعدة عامة، يتم تطويرها لفترة طويلة.
يمكنك استخدام الكمبيوتر للتخطيط ليوم عملك. تتيح لك مجموعة متنوعة من تطورات البرامج التخطيط ليوم عملك بالطريقة الأكثر عقلانية. يمكن أن يساعد التقويم ودليل الهاتف وقائمة المهام والمفكرة وما إلى ذلك في هذا الأمر. نظام المعلومات الأكثر شيوعًا هو Microsoft Outlook.
يوفر هذا البرنامج العديد من الفرص لتنظيم وقت عمل السكرتير ومديره بشكل فعال: يساعد Microsoft Outlook على العمل مع الرسائل وجهات الاتصال وعرض المستندات المشتركة، كما يسمح لك بتخطيط الاجتماعات والرحلات وتنظيم المهام وتتبع المهام الخاصة بك و أنشطة الموظفين. تحتوي لوحة Outlook الرئيسية على الأقسام التالية: البريد الوارد، والتقويم، وجهات الاتصال، والمهام، والمذكرات، والملاحظات، وما إلى ذلك.
يكاد يكون من المستحيل تسجيل المهام القادمة على الفور بالتسلسل الصحيح. عادةً ما يتم الاحتفاظ بهذه السجلات بالترتيب الذي تحدث به المهام. عشية هذا اليوم أو في البداية، تتم مراجعة جميع السجلات بعناية وتوضيحها ويتم الإشارة إلى الرقم التسلسلي للإكمال مقابل كل نوع من أنواع العمل.
إيقاع العمل الأمثل
يمتلك جسم كل شخص ساعة بيولوجية فريدة من نوعها. اعتمادًا على الوقت من اليوم، يفرز الجسم مواد كيميائية تزيد من الحالة المزاجية أو اليقظة أو الأداء العقلي أو النعاس. من المهم ضبط روتينك اليومي مع مراعاة هذه الإيقاعات الحيوية.
ابتداءً من الساعة السادسة صباحاً، يبدأ جسم الإنسان بإنتاج هرمون الكورتيزول المستيقظ. كلما استيقظت مبكرًا، كان مزاجك ورفاهيتك أفضل طوال اليوم.
7.00 – 8.00. - هذا هو أفضل وقت لتناول الإفطار. يزداد التمثيل الغذائي، ويتم امتصاص العناصر الغذائية بسهولة، وتميل الأمعاء إلى تطهير نفسها من نتائج الأنشطة الليلية.
9.00-10.00. - هذا هو الوقت المناسب لتخطيط الأمور طوال اليوم؛ هذه الساعة هي الأكثر فعالية بالنسبة للقضايا التنظيمية.
10.00-12.00. – هذا هو الوقت المناسب لأداء المهام الإبداعية أو الصعبة. هذا هو وقت النشاط والتفكير والإلهام.
12.00-13.00. – خلال هذه الفترة، يحتاج الجسم إلى التغذية، لذا من الأفضل أن تمنح نفسك القليل من الراحة وتناول وجبة خفيفة. ليس من قبيل الصدفة أن هذا هو الوقت الذي تأخذ فيه معظم المنظمات استراحة الغداء.
13.00-14.00. – بعد الغداء يقل النشاط، وتظهر الرغبة في النوم أو الجلوس في صمت. من الأفضل جدولة الأعمال الميكانيكية البسيطة خلال هذا الوقت.
14.00-17.00. – في هذا الوقت يتم تنشيط النشاط العقلي مرة أخرى، فيمكن التخطيط للأشياء المهمة للنصف الثاني من يوم العمل. ومع ذلك، يجب أن نتذكر أنه بعد 17 ساعة يبدأ الأداء في الانخفاض بشكل مطرد. إذا كنت معتادًا على البقاء في العمل لوقت إضافي، فحاول إنهاء أوراقك قبل هذا الوقت. بعد الساعة الخامسة مساءً، يمكنك ترتيب مجلداتك، أو إعداد مكان عملك للغد، أو القيام ببعض المهام الضرورية الأخرى التي لا تتطلب عملاً عقليًا مكثفًا.
17.00-19.00. – وقت للمشي والتسوق وطهي العشاء. باختصار، هذا هو الوقت الذي تُترك فيه لنفسك ولعائلتك. اعتني بالأشخاص المقربين منك.
الساعة 19:00 حان وقت العشاء.
20.00-21.00. – وفي هذا الوقت تبدأ فترة النعاس، والتي تتكرر كل ساعتين. إذا كنت تريد خسارة الوزن الزائد، فإن حوالي الساعة 9 مساءً هو الوقت المثالي لممارسة الرياضة.
22.00 – 1.00. – هذه هي الفترة التي تمثل بداية تعافي الجسم بعد يوم شاق. يعتبر وقت النوم هذا بمثابة شفاء للجسم كله. حاول الذهاب إلى الفراش مبكرًا مرتين على الأقل في الأسبوع.
حاول الاستماع إلى ساعتك البيولوجية - فهي ستخبرك بكيفية توزيع جميع المهام التي يجب إكمالها في يوم واحد بشكل عقلاني من أجل إنجاز كل شيء وعدم الشعور بالتعب.
أسبوع العمل له أيضًا دورته الخاصة. يوم الاثنين هو أصعب يوم لأنه يأتي بعد عطلة نهاية الأسبوع ومن الصعب جدًا الذهاب إلى العمل في الصباح.
الثلاثاء والأربعاء والخميس هي الأيام الأكثر إنتاجية في الأسبوع، وبحلول يوم الجمعة يتراكم التعب، وفي هذا اليوم يفكر الكثير من الناس في أفضل السبل للاسترخاء خلال عطلة نهاية الأسبوع القادمة. لذلك يتم جدولة الأمور المهمة (المفاوضات والاجتماعات) في منتصف الأسبوع.
يقضي السكرتير معظم وقته أمام الكمبيوتر مما يؤثر سلباً على رؤيته، لذا ينصح الأطباء بالتناوب بين كل 45 دقيقة من العمل على الكمبيوتر مع استراحة مدتها 15 دقيقة، بينما يجب ألا تزيد مدة العمل اليومي على الكمبيوتر عن 4 ساعات. .
تتطلب مهنة السكرتير العمل الإضافي. يعتقد معظم خبراء الإدارة أنه إذا كنت بحاجة إلى وقت إضافي في كثير من الأحيان، فهذا يعني أنك لم تنظم يومك لإنجاز كل شيء في الوقت المحدد أو أنك تقوم بالكثير من العمل.
لكن في بعض الأحيان يحدث أن السكرتير ليس لديه عمل. في مثل هذه اللحظات، حاول فقط أن تبدو وكأنها عملية، بغض النظر عما إذا كنت مشغولا أم لا. الشيء الرئيسي هو ألا تبدو وكأن ليس لديك مكان تذهب إليه. قم بتنظيم مجلداتك، وتحقق من مذكراتك، ربما يكون لديك عمل مخطط له خلال أسبوع، ويمكن إنجاز بعض منه اليوم.
رسم تخطيطي تقريبي ليوم عمل السكرتير.
مع إجمالي أسبوع عمل يبلغ 36 ساعة في أسبوع عمل مكون من خمسة أيام، يجب أن يكون يوم عمل السكرتير المساعد 7 ساعات و15 دقيقة. وفقًا للتشريع الحالي، يُمنح الموظفون استراحة لمدة ساعة واحدة، والتي يجب تقديمها في موعد لا يتجاوز 4 ساعات بعد بدء العمل.
إن إجراء فترات راحة من التمارين البدنية لمدة 5-10 دقائق قبل 1.5 ساعة من الغداء و1-1.5 ساعة قبل الانتهاء من العمل سيكون له تأثير مفيد على زيادة إنتاجية العمل وتحسين جو العمل في الغرفة.
النصف الأول من يوم العمل:
1. قم بالوصول إلى العمل قبل 15 دقيقة من وصول المدير من أجل ترتيب نفسك والتحقق من حالة مناطق عملك ورسم أو توضيح خطة لليوم التالي.
2. اختيار المستندات والملفات اللازمة وفقاً للخطة.
3. تلقي المراسلات وقراءة محتوياتها والتسجيل. ضع جانباً المستندات التي تتطلب قرار الأولوية من المدير.
4. بالنسبة للمستندات المتبقية، قم بإعداد الإجابات المحتملة أو قم بتوزيعها على فناني الأداء.
5. عرض المراجعات الواردة والتقارير ومنشورات الأقسام والدعوات وكذلك الرسائل الخاصة بالمؤتمرات والاجتماعات والاحتفالات بالذكرى السنوية وغيرها من المناسبات. قم بتدوين تواريخ وأوقات جميع الأحداث في منظم التقويم الخاص بك.
6. ترتيب المراسلات الواردة حسب مدى إلحاح التنفيذ. يجب تحويل البرقيات والفاكسات العاجلة على الفور إلى المدير.
7. احتفظ بالمستندات اللازمة للمعلومات الحالية والعمل المرجعي.
8. إبلاغ المدير بالمراسلات الواردة.
9. قم مع المدير بتوضيح محتوى الأحداث المخطط لها لليوم الحالي والتالي. وفي حالة حدوث تغييرات، يجب على السكرتير تدوين الملاحظات المناسبة في سجلاته. تحتاج إلى توضيح مراسلات الإدخالات في يومياتك ومذكرات المدير. يجب أن يكون تسلسل الأحداث هو نفسه. وسيكون الفارق في الإجراءات التي اتخذها الأمين لتنفيذ ما كان مخططا له. على سبيل المثال، إذا قام المدير بتدوين ملاحظة "أن تكون في اجتماع الساعة 15:00"، فسيبدو إدخال السكرتير كما يلي: "14:20 - تذكير بالاجتماع، أبلغ السائق (الهاتف) بإحضار السيارة في موعد لا يتجاوز الساعة 14:30."