برنامج تدريبي للعاملين في قسم المبيعات الموضوع 1. قسم المبيعات الغرض الرئيسي لقسم المبيعات: البحث عن العملاء من الشركات الكبيرة وجذبهم إلى الشركة؛ إبرام المعاملات مع كل من الشركات والصناعات الكبيرة ومع الأفراد

التقنيات الرئيسية ومعايير المبيعات حسب مراحل المبيعات النشطة دعونا نرى ما هي المستندات وبأي تسلسل يتم استخدامها في المراحل المختلفة لقسم المبيعات.1. الأهداف وخطط المبيعات لنفترض أن لدينا شركة جاهزة تمامًا لبدء المبيعات. يأكل

يقول سيرجي لوجاتشيف إن الاجتماع ليس مجرد أداة لتحديد مهام الإدارة وتلقي التعليقات من الموظفين. يعتمد الكثير على كيفية إجراء الشركة لاجتماعات التخطيط والاجتماعات التشغيلية: فعالية كل موظف على حدة وكفاءة الشركة ككل. في غضون ذلك، يشير السيد لوغاتشيف إلى أن هناك فوضى حقيقية في المنظمات الروسية بشأن هذا الأمر.

يؤدي تنسيق الاجتماعات إلى جعل التسلسل الهرمي للفريق أكثر شفافية

إن العَرَض الرئيسي للاجتماعات غير الفعالة هو ضياع الوقت، وهو أمر يمكن ملاحظته بالعين المجردة، كما يقول سيرجي لوجاتشيف. في الوقت نفسه، يظل كلا الطرفين غير راضين - والمدير الذي يتوقع زيادة الكفاءة والإنتاجية، ومرؤوسيه، الذين يرغبون في الاتفاق على كل شيء بالشروط الأكثر فائدة لهم.

المظهر الثاني لعدم الكفاءة الذي ألاحظه في كثير من الأحيان: يبدأ الموظفون في التقليد، أي التظاهر بأن كل هذه الاجتماعات ضرورية وممتعة بالنسبة لهم، مع العلم جيدًا أن الدقائق والساعات التي يقضونها في غرفة الاجتماعات هي الوقت الذي لا يكون لديهم فيه للعمل، ثم إلقاء اللوم على الإدارة نفسها في هذا الأمر، قائلة إنها في كثير من الأحيان تصرف انتباه الناس عن عملهم الرئيسي. لكن الأسوأ من ذلك كله هو أن الاجتماعات غير الفعالة يمكن أن تؤدي إلى الفصل من العمل. انظر بنفسك: بمبادرة من المدير، يضطر الموظفون إلى مناقشة المعلومات غير المنظمة، وإضاعة الوقت في الثرثرة، وعندما يطلب المدير فجأة تنفيذ الخطط، تبدأ المسؤولية في التحول من رأس إلى آخر. الاستنتاج الذي يستخلصه المرؤوسون لأنفسهم بسيط: لدينا قيادة سيئة، حان الوقت للمغادرة من هنا. ويبدأ الفريق بالتصوير، ليس بمفرده، بل في وحدات بأكملها. هذه خسائر بشرية محددة للغاية يمكن أن يؤدي إليها اجتماع منظم بشكل غير صحيح.

اذكر الأخطاء الرئيسية التي يرتكبها كبار المديرين عند عقد الاجتماعات.

الخطأ الرئيسي هو عندما لا يعرف القائد نفسه ما يريد. لذلك، غالبًا ما تتحول خوارزمية الاجتماع إلى مخطط مبتذل "لبيع" حل ما، عندما يأتي المدير ويقول: "أريد هذا!" يبدأ الموظفون بإبلاغه بالأسباب والمشاكل التي بسببها لا يمكن تحقيق الهدف. يقاوم المدير، ولكن بعد مرور بعض الوقت، "يقتنع" بمرؤوسيه، يخفض المستوى. يتنهد الجميع بارتياح ويغادرون، ولكل منهم مصلحته الخاصة: المدير "أجبر" المرؤوسين، والمرؤوسون "أقنعوا" المدير. وبهذا النهج، تصبح لعبة "أنا لا أفهمك" جزءًا من ثقافة الشركة. وهذا مجرد مثال واحد على العمل مع مرض فساد الحضنة.

كيف تشير بشكل صحيح إلى أهداف الاجتماعات؟

يجب أن يعرف المدير أفضل من مرؤوسيه ما يريد تحقيقه وفي أي إطار زمني. وهو استراتيجي ولديه فهم جيد لنقطة الدخول ونقطة الخروج. مرؤوسوه يعرفون بالفعل العملية بشكل أفضل. تتمثل مهمة المدير في وضع معيار واقعي للموظفين وتقييم إمكانات الشركة بشكل صحيح. إذا ظهرت الأعذار، تعامل معها بكفاءة. أبسط شيء هو تعيين المهام بتنسيق SMART، والذي يسمح لك بإجبار الموظفين على الحصول على نفس الفهم الأولي للمهمة، ويحظر عمليا تحويل المسؤولية أثناء تنفيذها، أو "اختراع" معايير جديدة للإنجاز أو تغيير المواعيد النهائية. أي أن تنسيق SMART ينص على القضاء على "أمراض الطفولة" الخاصة بالإدارة عند تحديد المهام.

في اجتماع أو اجتماع تشغيلي يجب على المدير إثارة مقاومة الموظفين على وجه التحديد من أجل التعامل معها هنا وبالتالي منع حدوثها في المستقبل. سوء التقدير النموذجي في هذه الحالة هو القسوة المفرطة (المقاطعات، والتعليقات الانتقادية، والوقاحة في كثير من الأحيان كرد فعل على تصرفات المرؤوسين غير الملائمة) أو التواطؤ (المحادثات مع المرؤوسين، "الإقناع"، الحجج). إذا لم نجد طريقة للتحقق من ولاء الموظفين في هذه المرحلة بحضورنا، فإن مقاومة إكمال المهام ستزداد أثناء عملنا معهم: مواقف العمل الحالية، وقيود الوقت والموارد، والاحتكاك داخل الفريق فيما يتعلق بالتحفيز والتوزيع. سوف تنشأ المسؤوليات. ولمنع حدوث ذلك، يحتاج البعض إلى تفويض شيء ما، ويحتاج البعض الآخر إلى التحفيز، ويحتاج البعض الآخر إلى الحصول على رقابة صارمة من قبل المرؤوسين الآخرين. أي أنه من الضروري تقليل المشكلات حتى في مرحلة تحديد المهام.

الخطأ الثاني يتبع الخطأ الأول: غالبًا ما يتبع المديرون الفريق، وبدلاً من المضي قدمًا في قراراتهم الخاصة، ينخرطون في المناقشات حول ما يجب القيام به، وكيفية القيام بذلك، وما إذا كان ينبغي القيام به على الإطلاق. يتم بدء العديد من المناقشات عمداً من قبل المرؤوسين من أجل "تناول" المزيد من وقت العمل، وإذا سمح المدير بذلك، فهذا يدل على عدم قدرته على إدارة القسم.

لكن أليست المناقشة طريقة للحصول على تعليقات من المرؤوسين؟

لتجنب الارتباك، دعونا نحدد المفاهيم. هناك تنسيقات للاجتماعات، الغرض منها هو إدارة الوحدة: اجتماعات التخطيط، الاجتماعات التشغيلية، الاجتماعات. لديهم هدف وخوارزمية لتحقيق الهدف. هذه أدوات ملموسة، مثل مفتاح الربط. يعلمونهم في الدورات التدريبية. وهناك صيغ للاجتماعات، والغرض منها هو المناقشة الجماعية: العصف الذهني، والمناقشة، وتبادل الآراء. لا تحتوي هذه التنسيقات على تقنية، بل استراتيجية - تسلسل عام من الإجراءات: المعلومات الأولية، الهدف، المناقشة الجماعية، الملخص. تعتبر المناقشة في عملية إدارة الفريق مؤشراً على أن المدير لم يفكر في المهمة. في جلسات أو اجتماعات تخطيط "المراقبة"، تكون التوضيحات، وليس المناقشات، مقبولة.

المشكلة العامة للشركات الروسية في عقد الاجتماعات هي على وجه التحديد عدم وجود فهم لهذا التقسيم، وهذا الهيكل. والبنية هي الثقافة. هناك معايير في كل مكان - في المبيعات، في المفاوضات، في إعداد وتنفيذ الوثائق، ولكن لسبب ما لا توجد معايير في كثير من الأحيان في إجراء جلسات التخطيط والعمليات والاجتماعات. ويتجلى هذا "الافتقار إلى الثقافة" حتى في الجهاز المفاهيمي. في بلدنا، تسمى جميع الأحداث الجماعية اجتماعات. والاجتماع هو في الواقع مجرد أحد التنسيقات الممكنة. يوجد أيضًا مخطط وذاكرة الوصول العشوائي.

إذن ما الفرق؟

كل شيء بسيط جدا. يعد اجتماع التخطيط بمثابة تذكير بما تحتاج الوحدة إلى تحقيقه. الاجتماع التشغيلي - اجتماع لحل الوضع الإشكالي. ويتم عقد الاجتماع لتحديد المشاكل الجديدة التي تحتاج إلى حل. وهذا يؤدي إلى متطلبات مختلفة لنشاط المشاركين. اجتماع التخطيط هو مجرد اختبار للتفاهم المتبادل، والإبداع غير مناسب هنا. على العكس من ذلك، يتطلب الاجتماع نشاطًا عاليًا من المشاركين، ويعمل القائد أشبه بالوسيط.

ماذا سيحدث إذا قمنا بدعوة الأشخاص النشطين والمبدعين إلى اجتماع التخطيط؟ أم سندعو إلى الاجتماع أشخاصًا غير قادرين على اتخاذ القرارات؟ الأول سوف يشعر بالملل، والثاني سيجلس. وكل هذا يقضي وقت العمل بشكل غير فعال.

انتظر، ولكن إذا قلنا أن المناقشات في الاجتماع غير مقبولة، فما هو نوع الإبداع وتدفق الأفكار الذي يمكن أن يكون؟

لا يمكن عقد الاجتماع إلا إذا كان الفريق قد طور بالفعل ثقافة مشتركة للاستخدام الرشيد للإمكانات البشرية والوقت من خلال أحداث إدارية أبسط - تخطيط الاجتماعات والعمليات. بعد ذلك يمكنك تحقيق التوازن الأمثل بين بنية الخوارزمية لتحديد المهام والمبادرة الشخصية للمشاركين في الاجتماع.

من الناحية المثالية، ينبغي دعوة الموظفين المختلفين لتخطيط الاجتماعات والاجتماعات التشغيلية والاجتماعات. يجب أن يتم الاختيار ليس فقط من خلال الوضع الرسمي، ولكن أيضًا من خلال النشاط والصفات التجارية. في أغلب الأحيان، يتم ذلك على النحو التالي: أولا، يتم عقد اجتماع التخطيط، ويتم جمع جميع الأطراف المشاركة في العملية قيد المناقشة. إذا نشأت مشكلة، فسيتم إطلاق سراح بعض الأشخاص، ولم يتبق سوى أولئك القادرين على المشاركة بنشاط في حل الموقف. إذا كانت هناك حاجة فجأة لمناقشة اتجاهات جديدة، فستظل دائرة ضيقة للغاية من الموظفين ويتم عقد اجتماع. على الرغم من أن هذا لا يحدث في كثير من الأحيان. النشاط الرئيسي للشركة هو، بعد كل شيء، التخطيط للاجتماعات والاجتماعات التشغيلية، والاجتماعات بطبيعتها أقرب إلى جلسات التخطيط الاستراتيجي.

أفترض أن كل تنسيق له أيضًا إطار زمني خاص به؟

عادة، يستمر اجتماع التخطيط من 5 إلى 10 دقائق، وتستمر جلسة الإحاطة لمدة تصل إلى ساعة، ويستمر الاجتماع لمدة تصل إلى ساعة ونصف. يجوز القيام بجميع الأنشطة واحدة تلو الأخرى. أفضل وقت للتخطيط للاجتماعات والنشطاء هو الصباح. من الأفضل تقسيم الاجتماعات إلى قسمين. في المساء هناك جزء التخطيط، حيث يتم الإعلان عن المهام الرئيسية، ومن المقرر عقد اجتماع كامل في صباح اليوم التالي بحيث يكون لدى كل مشارك الوقت للتفكير. ممارسة جيدة جدًا، لكن نادرًا ما يفعلها أحد.

ما الذي يعطيه استخدام التنسيقات للشركة؟

بمجرد أن يدرك الناس كيف يختلف اجتماع التخطيط عن الاجتماع التشغيلي، والاجتماع التشغيلي عن الاجتماع، يصبحون قادرين بالفعل على حساب نقاط قوتهم بشكل مناسب، وبالتالي، المشاركة بشكل أكثر فعالية في حدث جماعي.

لكن الشيء الأكثر أهمية هو أن مثل هذا الهيكل (اجتماع التخطيط - الاجتماع التشغيلي - الاجتماع) يسمح لك بتقسيم المرؤوسين إلى مجموعات. إنها تخبر الناس بصدق: في الوقت الحالي، أنت تستحق فقط اجتماع التخطيط، وأنت قادر على المشاركة في الأنشطة التشغيلية، وقد كبرت بالفعل للاجتماعات. يتيح ذلك للموظفين وضع بعضهم البعض في الفريق، لأنه عندما يعملون في نفس القسم، غالبًا ما يكون فهم أن هذا المتخصص أفضل وأن هذا الأسوأ غائب. وبمجرد أن حددنا دائرة المشاركين في جلسات التخطيط والإحاطات والاجتماعات، قمنا بترتيب أولوياتهم: من منهم يجب أن يدرس ومن يجب أن يدرس. ونتيجة لذلك، يصبح التسلسل الهرمي للشركة أكثر شفافية.

الميزة الثانية لهذا القطع هو أن المشاركين في العمليات والاجتماعات يمكنهم بالفعل تفويض بعض الصلاحيات، مما يعني توفير الكثير من الوقت. ولكن بما أن التفويض ينطوي على حل مجموعة كاملة من القضايا المعقدة المتعلقة بالتحفيز الإضافي ونقل المسؤولية، فمن الأسهل بكثير على المديرين عقد الاجتماعات بالطريقة القديمة بدلاً من تنظيم شيء ما هناك.

إن أي اجتماع إحاطة وتخطيط هو دائمًا ترجمة لأسلوب الإدارة الذي يتبناه المدير. وفقا للتقديرات التي قدمها سيرجي لوجاتشيف، فإن حوالي 70٪ من المديرين الروس يلتزمون بالاستبداد في العلاقات مع المرؤوسين، وهو أمر مفهوم. إن أسلوب إدارة الصراع، عندما يكون المدير هو الملك وكل شخص آخر هو الغوغاء، أصبح عفا عليه الزمن، على الرغم من أنه لا يزال لديه أتباعه، كما أن الأسلوب الديمقراطي الذي قدمته الإدارة الغربية، كما يعتقد السيد لوجاتشيف، تبين أنه غير فعال في بيئة الأعمال المحلية: "لا يتحمل الناس مسؤولية عملهم لأنهم لا يلتزمون به. سيزداد النقص في الموظفين، وسيستمر إنتاج هذا اللامسؤولية”. لذلك، فإن الأسلوب الاستبدادي هو الأكثر ملائمة لظروف العمل الحديثة، وهذا النمط هو الذي يتم بثه في أغلب الأحيان أثناء الاجتماعات.

هل الأكثر شيوعا يعني الأكثر الأمثل؟

لن أقول ذلك. وبطبيعة الحال، عندما تكون هناك منافسة شديدة، يصبح الوقت عاملاً حاسماً. وإذا لم تبدأ الشركة في هذا القطاع أو ذاك من السوق اليوم، فقد لا تكون موجودة على الإطلاق غدًا. الأسلوب الاستبدادي يوفر الوقت. ولكنه يقصر أيضًا من عمر الشركة. كيف؟ المنظمات الاستبدادية لديها معدل دوران أعلى. يتغير الناس في كثير من الأحيان، ومعهم تضيع التقاليد والخبرة، وفي النهاية تتحول الشركة إلى اللون الرمادي، مما يعني أنها تخسر. الخيار الأكثر صحة هو أسلوب الإدارة المرن، عندما يتم أخذ رغبات وقدرات كل موظف في الاعتبار، بناءً على نظام من القواعد. مرادفات كلمة "مرنة" في هذا السياق هي "بناءة" و"مسؤولة". القائد المرن يعني الشخص المتعلم ويطبق المعرفة والمهارات المكتسبة في الممارسة العملية.

غالبًا ما يكون من مظاهر الأسلوب الاستبدادي عدم الامتثال للقواعد الأساسية لعقد الاجتماع. على سبيل المثال، لا يعلن المديرون عن جدول الأعمال، أو يفعلون ذلك، ولكن فقط إذا طلبت ذلك، ويتم صياغة الأطروحات بعبارات عامة جدًا وليس على وجه التحديد.

وهذا أمر مفهوم، لأن أي مدير ينظر أيضا إلى الاجتماع كوسيلة للتأكيد الذاتي في الفريق. لكن هذه أيضًا مسألة ثقافة. يجب أن يحتوي أي جدول أعمال على ثلاثة عناصر إلزامية. أولاً موضوع اللقاء. والثاني هو الوقت، ومن الضروري الإشارة ليس فقط إلى وقت البدء، ولكن أيضًا إلى وقت انتهاء الحدث، حتى يتمكن الموظفون من التخطيط ليومهم. إذا لم يكن هناك وقت انتهاء، فهذا يعني حتما أن العمليات التجارية سوف تتأخر. لماذا؟ كما يقول Gleb Arkhangelsky بحق، إذا كان لدى الشخص الفرصة لعدم القيام بشيء ما، فسوف يفعل ذلك أخيرا. لذلك، بسبب عدم وضوح حدود الاجتماع، يمكن أن يذهب يوم العمل بأكمله هباءً. البند الثالث الذي يجب أن يكون على جدول الأعمال هو نفس التنسيق حتى يتمكن الموظفون من حساب قوتهم. إذا كان الشخص يعرف موضوع ووقت وشكل الحدث التداولي، تزداد كفاءته.

وإذا قال المدير: "أنا المدير ولذلك سأحدد بنفسي قواعد كل اجتماع من اجتماعاتنا". كيف تكون تابعا؟

يمكنك أخذ زمام المبادرة وعرض عقد أحد الاجتماعات "العلمية". ذات مرة تأثرت بهذا المثال. لقد طُلب مني ذات مرة إنشاء عملية تداولية في شركة حيث تستغرق اجتماعات التخطيط والاجتماعات التشغيلية وقتًا طويلاً. وأظهروا تسجيل فيديو للاجتماع: أمضى المدير، بحضور 16 من كبار المسؤولين التنفيذيين، نصف ساعة في حل نصف المشكلة. أنا ببساطة لم أستطع النظر إلى أبعد من ذلك. شرحت للمشاركين ما هي التنسيقات الموجودة، وما هي العناصر التي تتكون منها، وأعطيت الأمثلة والعروض التوضيحية اللازمة، ثم قام كل واحد منهم بصياغة مهمة لحل هذه المشكلة أو تلك. 16 شخصًا - 16 مهمة. تداخلت المهام جزئياً مع مهام الأقسام الأخرى، لذلك تم تحديد دائرة المشاركين، الذين سيحلون هذه المهام، والشكل الذي سينفذونه. بالإضافة إلى ذلك، كان لدى الرجال روح الدعابة، لذلك تم تعيينهم كرئيس للاجتماع بكبير المحاسبين، الذي لم يكن لديه أي مهارات اتصال تقريبًا. وفي 15 دقيقة قاموا بحل أربع مسائل. احسب الكفاءة! لكن الأمر يتعلق فقط بالتكنولوجيا والشكل!

هناك قانون هندريكسون: عندما تتطلب المشكلة اجتماعات عديدة، فإنها تصبح أكثر أهمية من المشكلة نفسها.

لم أر أي منظمة لديها عدد كبير جدًا من الاجتماعات. والسبب واحد فقط: بمجرد أن تبدأ الاجتماعات في احتلال 30-40٪ من وقت العمل، فإنها تكتسب شخصية "فاحشة". ببساطة، يتعب الناس منهم، وبالتالي يبدأون في التأخر، وتفويت، وتخريب، وانتقاد، وفي النهاية هناك اجتماعات أقل بطبيعة الحال. وهذا هو، بمجرد أن يصل عدد الاجتماعات إلى عتبة حرجة، يفهم الناس أنفسهم: توقف، نحن نفعل شيئا خاطئا. هذه عملية ذاتية التنظيم، ولا يستطيع أحد، حتى المدير الأكثر تطلبًا، عكسها.

قواعد الاجتماع الفعال:

• تعلم كيفية تعيين المهام للمرؤوسين بتنسيق SMART؛
• إجراء اختيار واضح للمشاركين في الاجتماع؛
• الحد الأدنى من المناقشات. التوضيحات، وليس المناقشات، مقبولة؛
• إثارة المقاومة من جانب الفريق في مرحلة تحديد المهام حتى لا يكون هناك تخريب في عملية تنفيذها؛
• توزيع المسؤولية بحيث يمكن السيطرة عليها؛
• مكافأة المتميزين ومعاقبة المذنب أمام الجميع. لا قرارات خلف ظهور الموظفين! هذه هي شركتك، والتي تبدأ بمساحة المعلومات الخاصة بك.

ايلينا جولوبوفا

لقد تمت بالفعل كتابة العديد من التعليمات والتوصيات حول كيفية إجراء اجتماعات التخطيط. لقد قمنا بتحليل المعلومات المنشورة لك وجمعناها في طريقة واحدة. لذا، كيفية تنظيم وإدارة اجتماع التخطيط بشكل صحيح، أو بالأحرى بشكل فعال.

هدف:

تنظيم وإدارة اجتماع التخطيط بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. إيجاد حل للمشكلة المطروحة للمناقشة أو تحديد الاتجاه لتطور الوضع في اتجاه بناء.

من المثير للاهتمام عقد اجتماع تخطيطي حتى لا يكون لدى المشاركين وقت للتثاؤب ولا يشعرون أنهم أضاعوا الوقت.

خطة عمل

1. التعرف على الطريقة المقترحة لتنظيم الاجتماع التخطيطي. 2. جهز نفسك وقم بإعداد المواد اللازمة ودعوة المشاركين. 3. عقد اجتماع التخطيط. 4. تلخيص نتائج الاجتماع التخطيطي وتعريف جميع المشاركين بها.

ما هو مطلوب لإجراء اجتماع التخطيط: أول شيء مطلوب لإجراء اجتماع التخطيط هو سؤال أو موضوع اجتماع التخطيط. ثانياً، هؤلاء هم الأشخاص الذين سيشاركون في اجتماع التخطيط. والثالث هو مكان اجتماع التخطيط. رابعا- توقيت الاجتماع التخطيطي. خامساً- ضوابط الاجتماع التخطيطي. سادسا - المواد المتوفرة. سابعا – رئيس اجتماع التخطيط أو السكرتير .

نماذج عقد اجتماعات التخطيط.

1. تلخيص اجتماع إعلامي. يمكن عقد اجتماعات التخطيط هذه أسبوعيًا في بداية الأسبوع لرؤساء جميع أقسام مؤسستك.

لماذا هناك حاجة لمثل هذه الاجتماعات التخطيطية؟

2. اجتماع التخطيط - توزيع المهام الحالية.

تعقد عادة في بداية كل يوم عمل. التنسيق واضح - يقوم المدير بإصدار المهام اليومية لمرؤوسيه. ليست هناك حاجة أيضًا لتمديد الوقت - فقد تلقى الجميع المهمة وذهبوا لإكمالها.

3. التخطيط لعقد اجتماع لمناقشة القضية المطروحة.

أنت تقوم بصياغة سؤالك مسبقًا، وما هي الحياة نفسها والوضع الحالي في السوق الخاص بك الذي تم صياغته لك. عبّر عن الغرض من اجتماع التخطيط وأرسل هذه المعلومات إلى المشاركين. اطلب منهم الاستعداد (إذا لزم الأمر) بشأن هذه المسألة. تحديد قواعد وسكرتارية الاجتماع التخطيطي مسبقاً. يتم إرسال نتائج اجتماع التخطيط إلى جميع المشاركين. الوقت المناسب لمثل هذا الاجتماع التخطيطي لا يزيد عن ساعتين. ولكن هناك حالات تتطلب المزيد من الوقت. في هذه الحالة، خطط لفترات راحة منظمة لمدة 15-20 دقيقة لتناول الشاي والاسترخاء فقط. (قم بإعداد الشاي والحلويات مسبقًا أيضًا!)

4. اجتماع التخطيط الإبداعي. عندما لا يكون لديك ما يكفي من الأفكار الخاصة بك (أو أنها ببساطة غير موجودة، يحدث هذا أيضًا). من الأفضل إجراء اجتماع التخطيط هذا بتنسيق العصف الذهني أو أي طريقة إبداعية أخرى للبحث عن الأفكار المناسبة لك.

5. تخطيط الاجتماع - كوسيلة لحل حالات الصراع داخل الفريق.

كلنا بشر، كلنا بشر... وفي العمل صراعات واضحة وأخرى خفية. وعندما ترى، كقائد، أن الوضع يقترب من الحرج، فما عليك سوى منح الناس الفرصة للتحدث علنًا.

وجهوا طاقتهم من الصراع = التدمير إلى الخليقة. عقد اجتماع تخطيطي للموظفين في شكل مناقشة حرة، ومنحهم الفرصة للتجادل بشكل علني، ولكن دون "هجمات" أو إهانات.

كيف افعلها؟ إن "حل" النزاع بشكل صحيح هو مهمتك المباشرة. اطلب المساعدة من زملائك المتخصصين في الموارد البشرية أو الإدارة العليا. اختر موضوعًا ذا صلة، ولكن دعنا نقول محايدًا لجميع المشاركين. وتولى دور المراقب واستمع للجميع باهتمام، فقط قم بتوجيه المشاركين في الاتجاه البناء ولا تجعلهم يصلون إلى طريق مسدود.

تأكد من تلخيص مناقشة الموضوع المذكور واستخلاص النتائج ومشاركتها مع جميع المشاركين. ليست هناك حاجة لإبلاغ المشاركين بأن اجتماع التخطيط يعقد لحل حالات الصراع. باستثناء الحالات التي يكون فيها موضوع حل النزاع هو هدف اجتماع التخطيط.

في روسيا، ليس من المعتاد التجمع في فريق حول مهام العمل. ويرجع ذلك إلى حقيقة أن الجميع في عجلة من أمرهم لإنجاز الأمور في العمل، بدلاً من الجلوس في الاجتماعات والتحدث عن مواضيع واضحة. ولكن ماذا لو كانت هذه الاجتماعات مفيدة للجميع وتم تنفيذها بكفاءة وسرعة؟ عندها سيكون من الغباء رفضهم. ولذلك، فإننا نقدم مثل هذا الحدث باعتباره "اجتماع التخطيط" في شركتك، بدءًا من الأساسيات وحتى القوالب الجاهزة.

ربما لا ينبغي لنا؟

هل سبق لك أن حاولت عقد اجتماعات التخطيط مع الموظفين؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فأنا متأكد من أنك واجهت عبارات مثل "لم نتحدث عن أي شيء مرة أخرى" في نهاية الحدث. هذا وضع كلاسيكي ويرتبط بالجهل بكيفية إجراء اجتماعات التخطيط، وليس بحقيقة أنه سيء ​​وغير فعال بشكل عام.

ومن أجل وضع كل النقاط في مكانها الصحيح على الفور، دعونا نصلح مفهوم الاجتماع التخطيطي. ويرجى ملاحظة أنني لا آخذها من رأسي، بل من أي قاموس من النوع: أوزيغوف، أو إفريموف، أو دال، أو تيخونوف، أو كوزنتسوف. كلهم يعطون أو يأخذون أو يعطون نفس الوصف.

اجتماع التخطيط - اجتماع قصير لتقييم وتحديد التقدم المحرز في المهام المعينة.

الكلمة الأساسية هي لقاء قصير. وهذا ما يميز اجتماع التخطيط عن الاجتماع. وبما أن كل شيء في العالم نسبي، فسوف نحدد الحد الأقصى لمدة استمرار هذا الاجتماع - 60 دقيقة. وكل شيء آخر ليس اجتماعا تخطيطيا، بل، كما قلنا، اجتماع.

أنواع الاجتماعات التخطيطية

اجتماع التخطيط مختلف. للوهلة الأولى، كلها متشابهة، ولكن في الواقع تختلف هياكلها وأغراضها عن بعضها البعض. لذلك، عليك أن تعرف أنواعها وتستخدم بالضبط تلك التي يحتاجها فريقك.

تمضية الوقت

يمكننا تقسيم جميع اجتماعات التخطيط إلى ثلاث مرات: يومية وأسبوعية وشهرية. عادةً ما يكون لدى الشركة خيار واحد فقط من هذه الخيارات، وتعتبر جميع الخيارات الأخرى غير ضرورية. على الرغم من أن لديهم جميعًا مهام مختلفة ويتم تنفيذها وفقًا لخطط مختلفة.

1. مخطط يومي. مطلوب في حالة العمل النشط أو تحفيز الموظفين. مدته لا تتجاوز 15 دقيقة، كل شيء قصير وفي صلب الموضوع.
2. مخطط الأسبوعية. نستخدمها لتلخيص الأسبوع الماضي ووضع خطط للمستقبل. مدة هذا الاجتماع تصل إلى 30 دقيقة.
3. مخطط شهري. حدث إلزامي لتقييم النتائج التي تم الحصول عليها خلال شهر من العمل، وهو مجموع كل الأيام والأسابيع. مدة تصل إلى 1 ساعة.

في كثير من الأحيان يتم تمديد اجتماع التخطيط الشهري إلى 2-3 ساعات. في هذه الحالة، وفقا لقواعد اللغة الروسية، هذا بالفعل اجتماع. ولكن بما أن الأهم بالنسبة لنا ليس الاسم الفعلي، بل الهدف الحقيقي، فيمكننا أن نسمح بمثل هذا الاجتماع حتى الساعة الثالثة. الشيء الرئيسي هو أن كل هذا في صلب الموضوع.

كما يجب أن تأخذ في الاعتبار أن هناك اجتماعات غير نظامية لحل القضايا العاجلة أو الملحة. تسمى اجتماعات التخطيط هذه غير مجدولة. يتم جمعها وتنفيذها وإنهائها بسرعة كبيرة. لكنها موجودة ولا يمكنك الهروب منها.

سيكون من الملحوظ أن تعمل جميع الشركات، أو على الأقل الكثير منها، كما في النكتة أعلاه. ولكن، للأسف، مثل هذا المخطط لا يحدث أبدا. لذلك ننتقل إلى موضوعات التخطيط للاجتماعات.

موضوع الاجتماع

بالإضافة إلى أن اجتماعات التخطيط مقسمة إلى فترات زمنية، فهي مقسمة أيضًا إلى موضوعات. على الرغم من أن اجتماع التخطيط بالنسبة للأغلبية هو تقييم للمهام المكتملة للأسبوع وتلخيص تحقيق خطة المبيعات. هذا التنسيق موجود أيضًا، لكن كل شيء تدريجي.

1. توزيع المهام. الغرض والنتيجة من هذا الاجتماع هو أن الموظفين مثقلون بالمهام في المستقبل القريب.
2. سؤال واحد. غالبًا ما تكون هذه اجتماعات غير مجدولة، وموضوعها عبارة عن قضايا منفصلة مدرجة على جدول الأعمال.
3. العصف الذهني. غالبًا ما نمارس اجتماعات قصيرة مع جزء صغير من الفريق لتوليد أفكار حول موضوع معين.
4. معلوماتية. نفس اجتماع التخطيط الذي اعتدنا عليه جميعًا، والذي يعبر عن الوضع الفعلي في لحظة معينة من الزمن.
5. تحفيزية. يحتاج الإنسان إلى النشاط، خاصة إذا كان لديه عمل مرهق للغاية. من خلال هذه الاجتماعات، ستتاح لك الفرصة للقيام بذلك، لأن هذه طريقة ممتازة للتحفيز.
6. التعليمية. القليل من المعرفة في فترة قصيرة من الزمن. لن يصبح الأمر مملًا وسيكون مفيدًا، خاصة إذا كنت تفعله كثيرًا.

في الواقع، اجتماعات التخطيط لدينا هي مثل كرة الثلج التي تحتوي على مواضيع مختلفة. ليس سيئا. الشيء الرئيسي هو أنه يمكنك إيلاء الاهتمام الكافي لكل شيء. استراتيجية «التنقل عبر أوروبا» لن تؤدي إلى أي خير، إذ لن يجدي أكل السمك أو غسل المقلاة. إنها أسطورة.

لقد انضم إلينا بالفعل أكثر من 45000 شخص

مكونات الاجتماع التخطيطي الناجح

قبل أن ننتقل إلى قوالب محددة لاجتماع التخطيط، دعونا نحدد النقاط الرئيسية لعقد مثل هذا الاجتماع. لأنه من المهم ليس فقط ماذا، ولكن أيضًا كيفية القيام بذلك. كل شيء تدريجي أيها الزملاء، خذوا وقتكم.

• سبب اللقاء . لقد قمنا بتسوية هذا الأمر؛ يجب أن يكون لكل اجتماع سبب. ويجب أن يعرف الجميع ذلك؛
• الناس. يجب أن تعرف مسبقًا من سيشارك في اجتماع التخطيط وإخطار المشاركين بذلك؛
• موقع. غرفة الاجتماعات أو المكتب أو الممر - قرر بنفسك. أنا متأكد من أن الأمر ليس صعبًا؛
• تمضية الوقت. يستغرق الأمر وقتًا محددًا، ويفضل أن يكون نفس الوقت دائمًا، حتى تتطور العادة؛
• لوائح الاجتماع. يجب أن تكون أنت وطاقم العمل على دراية بالمواضيع الفرعية وتوقيت هذا الاجتماع؛
• مواد إضافية. يجب أن تكون اللوح الورقي والأوراق والأقلام وغيرها من الأدوات جاهزة قبل الاجتماع؛
• أمين. عادة ما يكون قائد اجتماع التخطيط هو الرئيس أو أحد المديرين، لكنه قد يكون موظفًا؛
• سكرتير. الشخص الذي سيقوم بتسجيل جميع نتائج اجتماع التخطيط، ما يسمى بالبروتوكول، لمزيد من التوزيع.

إذا أخذت هذه المكونات في الاعتبار، فإن فعالية اجتماع التخطيط ستكون أعلى بكثير، لأنك ستكون قادرًا على الاستعداد له بشكل صحيح وستعرف بالضبط ما ستقوله في اجتماع التخطيط.

بعض القائمة هي أشياء واضحة. لكن فكر في كيفية تحسين كل نقطة مقارنة بالوضع الآن. على سبيل المثال، ما يمكن دعوة أشخاص آخرين إلى جانب مديري المبيعات لحضور اجتماع. أو يمكنها المشاركة في اجتماعات التخطيط التي يجريها الموظفون أنفسهم.

وهناك ميزة أخرى مهمة لأولئك الذين ما زالوا يشكون في ذلك، شاهد الفيديو أدناه.

تخطيط خطة الاجتماع للتنفيذ

لا أحب القوالب والعينات حقًا، لأنها لا تأخذ في الاعتبار الخصائص الفردية لكل شركة. لكن كل عمل تجاري محدد (أسمع هذا طوال الوقت من المديرين). ولكن إذا لم تكن شخصًا خجولًا، فيمكنك بسهولة تحويل هذه العينة إلى خطة لعقد اجتماع تخطيطي لشركتك.

هذه خطة لكيفية إجراء اجتماع التخطيط في قسم المبيعات مرة واحدة في الأسبوع؛ ستبدو النسخة الشهرية أكثر طموحًا، وستبدو خطة اجتماع التخطيط اليومي أكثر تواضعًا. وبالطبع سيتم تلخيص النتائج إما لمدة شهر أو ليوم واحد. ولكن بناء على ذلك، يمكنك صياغة خطتك، بغض النظر عما لديك - البيع بالتجزئة أو البيع بالجملة أو الخدمات.

لمحبي الرقائق أو الفروق الدقيقة المهمة

يمكن القيام بأي إجراء بشكل أفضل. لذلك، عندما يُطلب منا تقييم مدى فعالية التخطيط للاجتماعات، يمكننا أن نقول وأعيننا مغلقة أن هناك نقاطًا تحتاج إلى تحسين. هل هناك الكثير منهم أم قليلون، والأهم من ذلك، هل هم مثيرون للإعجاب أم لا، هذا سؤال مختلف. ولكن يمكنك بالتأكيد العثور عليهم. وإليك قائمة بالتحسينات الأكثر شيوعًا من ممارستنا.

اجتماع سكايب. إذا لم يتمكن الموظفون من الاجتماع في الحياة الحقيقية، فهذا ليس سببا لإلغاء الاجتماع. قم بإجراء ذلك على Skype. يمكنك أيضًا الاتصال عبر Skype بأولئك الذين لم يتمكنوا من الحضور وعقد اجتماع تخطيط في نفس الوقت دون الاتصال بالإنترنت أو عبر الإنترنت.

إيجابية فقط. في مثل هذه الاجتماعات، حاول التحدث عن كل شيء من منظور "كيفية تحسينه" و"ما تم إنجازه بشكل جيد"، فستكون اجتماعاتك أكثر تحفيزًا وإيجابية.

مكافآت للحضور. افتراضيًا، يمكنك فرض غرامة على شخص ما بسبب غيابه أو تأخره عن اجتماع التخطيط، أو يمكنك منح مكافأة لأولئك الذين لم يفوتوا حتى اجتماعًا واحدًا.

المتأخرون يقفون. أولئك الذين يتأخرون لا يتلقون التوبيخ والكثير من نظرات الازدراء فحسب، بل يقضون أيضًا اجتماع التخطيط بأكمله واقفين على أقدامهم. مضحك؟ بالتأكيد بالنسبة لك، ولكن ليس كثيرًا بالنسبة للوافدين المتأخرين.

الحفاظ على الوقت. حدد مقدارًا محددًا من الوقت لكل كتلة، وإذا تجاوزت ذلك، قم بإنهاء المحادثة ببساطة. سيكون الأمر سيئًا في البداية، ثم ستتعلم كيف تكون أكثر فعالية.

وجبة خفيفة قبل الاجتماع. لا يمكنك صب القهوة وتناول ملفات تعريف الارتباط إلا قبل الاجتماع. بعد البداية يطبق النظام - "من لم يكن لديه وقت فهو متأخر".

هدية للنشطاء. يمكن ويجب تشجيع الأشخاص الأكثر نشاطًا. في كل اجتماع تخطيط، يمكنك تسليط الضوء على أولئك الذين يشاركون كثيرًا وتقديم هدية صغيرة لذلك. إنه شيء صغير، لكنه لطيف.

نتيجة اجتماع التخطيط. عندما يلخص "سكرتير الاجتماع" النتائج، يجب توزيعها على الجميع، أو حتى أفضل، وضعها في المكان الأكثر وضوحا لاستيعاب أفضل.

باختصار عن الشيء الرئيسي

في فريقي بأكمله، 90% من الأشخاص هم لاعبون في الفريق، لذلك نحب بشدة عقد اجتماعات صغيرة. نظرًا لأن فريقنا صغير نسبيًا (يصل عمره إلى 35 عامًا)، فمن الصعب جدًا علينا عقد اجتماعات التخطيط، لأن الجميع يسعى للضحك والتحدث "مدى الحياة". يمكننا عقد اجتماع تخطيط لمدة 3-4 ساعات. ولكن كان الأمر كذلك من قبل.

نحن الآن فريق يفهم حقًا قوة عملية التخطيط للاجتماعات وما هو مطلوب منها. لدينا قواعد داخلية (لا هواتف، نتحدث لغة الحلول، لا سلبية، الخ)، لدينا لوائح جاهزة، هناك أشخاص مسؤولون (جديدون كل مرة) وأكثر من ذلك بكثير. كل هذا يساعدنا على أن نكون أكثر فعالية.

عندما نأتي إلى الشركات للحصول على استشارات تسويقية، فإن اجتماع التخطيط هو أحد الأدوات الأولى التي نقوم بتنفيذها. وفي كل مرة نرى كيف أن «العربة لا تكاد تتحرك». لكن كل شيء يمر. والقاعدة الرئيسية في هذا ليست فقط جودة اجتماع التخطيط، ولكن أيضا انتظامه. لذلك، هنا يمكنك استخدام عبارة معروفة معدلة قليلاً - "بعد تجربتها عدة مرات، أكلتها الآن". تنفيذ سعيد. إذا كان لديك أي أسئلة، فاكتب في التعليقات.

وجد خطأ فى النص؟ حدد الجزء المطلوب ثم اضغط على ctrl+enter

in-scale.ru

كيفية إجراء اجتماع التخطيط

يعد المخططون والإحاطات والاجتماعات جزءًا لا يتجزأ من يوم العمل لكل موظف تقريبًا. عاجلاً أم آجلاً، يواجه المدير الحاجة إلى إجراء اجتماع تخطيط يومي بشكل مستقل. ولكن كما يحدث في كثير من الأحيان، لا أحد يعلم هذا حقا. لذلك، غالبا ما يطرح السؤال: كيفية إجراء اجتماع التخطيط؟

أهداف الاجتماع التخطيطي

أول شيء عليك القيام به هو تحديد الأهداف التي تريد تحقيقها من خلال عقد اجتماع التخطيط. وكقاعدة عامة، فإن الهدف الرئيسي لمثل هذه الاجتماعات هو إنشاء مساحة معلومات واحدة بين جميع الموظفين، نتيجة لتحقيق تحفيز أعلى للموظفين وتماسك العمل. تساعد اجتماعات التخطيط في حل المشكلات التالية:

1. تحديد الأهداف والغايات للفريق؛
2. توفير معلومات عامة للفريق بأكمله؛
3. حل القضايا العامة.
4. تحفيز وإشراك الموظفين؛
5. تدريب الموظفين من خلال نقل أفضل الممارسات؛
6. فريق البناء

أوافق على أن تحقيق مثل هذه الأهداف له أهمية كبيرة لأي مدير. وهذا هو السبب في أن ممارسة التخطيط للاجتماعات منتشرة على نطاق واسع في مجال الأعمال. لكن تحقيق الفعالية من الاجتماعات ليس بالأمر السهل؛ فمن المهم الالتزام بخطة عمل محددة بوضوح والاستعداد لكل اجتماع تخطيطي.

تخطيط خطة الاجتماع

لذلك، قررنا أن الاجتماع هو شيء مهم ومفيد، ولكن من أجل عدم تحويل هذه الأداة إلى تعذيب آخر عديم الفائدة للمرؤوسين، يجب على المدير التعامل مع التحضير لاجتماع التخطيط بكل جدية. ناقشنا سابقاً أهداف الاجتماع، ومهمة المدير بحسب الهدف هي وضع خطة لعقد الاجتماع. بطبيعة الحال، سيكون اجتماع البائعين وكبار المديرين مختلفا جذريا عن بعضهم البعض. على الرغم من أن الهيكل نفسه سيكون هو نفسه تقريبًا.

من النقاط المهمة جدًا في إجراء أي اجتماع هو منح المرؤوسين الفرصة للتحدث في أسرع وقت ممكن. يُنصح بإشراك أكبر عدد ممكن من المشاركين في اجتماع التخطيط منذ الدقائق الأولى. وهذا سوف يساعد في إعداد الفريق.

أسرار التخطيط لنجاح الاجتماعات

الأكثر أهمية! لجعل الاجتماع مثيرًا للاهتمام، يجب عليك الاستعداد له. يعتمد نجاح الاجتماع على عدة عوامل مهمة:

1. مكون المعلومات. يجب أن تكون المعلومات المقدمة في الاجتماع مفيدة ومثيرة للاهتمام. إذا كانت المعلومات مملة ورتيبة، قم بإنشاء طريقة مثيرة للاهتمام لعرض المعلومات. إزالة المعلومات المملة وغير المفيدة؛
2. المكون العاطفي. حتى الموضوع الأكثر إثارة للاهتمام يمكن أن يفسد بسبب العرض غير الصحيح. تذكر أساتذتك في الجامعة؛ في بعض المحاضرات يكون الجمهور بأكمله نائمًا، وفي محاضرات أخرى يكون الجمهور بأكمله مباعًا بالكامل.
3. القائد الذي يدير الاجتماع. كلما كان المقدم أكثر موثوقية، كلما كان الجمهور أفضل إدراكه. إذا لم تكن سلطتك عالية، فاعمل بعناية على النقطتين 1 و 2.

قواعد عقد اجتماع التخطيط

الموظفين المتأخرين

يحاول شخص ما دائمًا التأخر عن الاجتماع. مثل هؤلاء الموظفين مدمرون للغاية ويجب محاربتهم بشدة. أود أن أطلب منك الاتفاق مسبقًا مع جميع أعضاء الفريق على ما نفعله مع المتأخرين. هناك العديد من الأمثلة: الوافد المتأخر يجلب القهوة أو الفاكهة للجميع، والمتأخر يروي نكتة، والمتأخر يغني أغنية، وما إلى ذلك. الشيء الأكثر أهمية هو أن الجميع يعرف القواعد والجميع يتبعها. إذا تم التفكير في القاعدة واعتمادها من قبل الفريق، فسوف تقلل من التأخير إلى الحد الأدنى.

نفس وقت اللقاء

من المهم جدًا الحفاظ على جدول اجتماعات واضح. ليس هناك ما هو أسوأ من الاجتماعات غير المجدولة؛ فهي تعطل خطط المرؤوسين ولا تسمح لهم بالاستعداد بشكل صحيح. إن الموقف من مثل هذه الاجتماعات سلبي في البداية، وهو ما لا يفضي إلى العمل.

يجب إخطار أي اجتماع مسبقًا، ومن الأفضل عدم تغيير مواعيد وأوقات الاجتماعات إلا في حالة الضرورة.

لا تؤجل الاجتماعات

من المهم جدًا الالتزام بالتوقيت، إذا كنت قد قررت أن الاجتماع يجب ألا يستمر أكثر من 30 دقيقة، فالتزم بكلمتك. كلما طالت مدة الاجتماع، قلت فعاليته. إذا كنت بحاجة إلى حل المشكلات المعقدة وتتطلب وقتا طويلا للعمل على التفاصيل، فقم بإنشاء مجموعات عمل من الموظفين الأكفاء. في كثير من الأحيان، يتم إنفاق معظم الاجتماع على حل القضايا التنظيمية، وينسحب معظم المستمعين من الحوار تمامًا.

المذيع فقط هو الذي يتكلم

كثيرا ما ألاحظ موقفا يخاف فيه الموظفون من رئيسهم ونتيجة لذلك يتحول الاجتماع إلى مونولوج للديكتاتور. كقاعدة عامة، كل هذا يحدث في صمت مميت، والتوتر محسوس في الهواء. أسلوب الإدارة التوجيهي غير مناسب في الاجتماعات، فهو يتناقض مع جوهر هذا الحدث. من الناحية المثالية، يجب على جميع المشاركين التحدث في اجتماع التخطيط.

مناقشة القضايا الخاصة

في بعض الأحيان قد يحاول أحد المشاركين في اجتماع التخطيط استخدام هذا الحدث لحل مشكلته الخاصة. بالنسبة للموظف، عادةً ما يكون طرح سؤال علنًا مفيدًا. وهذا النهج يمكن أن يحول الاجتماع إلى مهزلة. لذلك، من الضروري التوقف فوراً عن مثل هذه التلاعبات وتحديد موعد لحل القضايا الخاصة.

تأثير الاجتماع على العمل

كل ما اتفقت عليه في الاجتماع يجب أن يتم تنفيذه والتحكم فيه من جانبك. إذا لم يكن هناك سيطرة، فسوف يتكيف الموظفون بسرعة ويتوقفون عن اتباع أوامرك.

كيفية التحقق من فعالية الاجتماع

من السهل إلى حد ما اختبار فعالية الاجتماع. اسأل مرؤوسيك عما حدث في الاجتماع؟ بعد 5 دقائق من الاجتماع، وبعد 3 ساعات وفي اليوم التالي. توفر الإجابات على هذه الأسئلة تعليقات لمنظم اجتماع التخطيط. إذا كان هناك الكثير من المعلومات، أجبر الموظفين على تدوين الملاحظات. ولكن يجب على الجميع تسجيل المعلومات في أي حال.

Worldseller.ru

"Plannerka" كوسيلة لزيادة ولاء موظفي الشركة

إذا كان لدى شركتك شخصان أو أكثر، فإن التواصل، أي تبادل المعلومات، هو عنصر لا يتجزأ من أنشطة الإدارة الخاصة بك. بعد كل شيء، المعلومات هي الرابط الذي يربط جميع أجزاء المنظمة. انتهاك الاتصالات (أخطاء في نقل المعلومات، والتبادل السيئ التنظيم، وما إلى ذلك) عبر المستويات، على سبيل المثال، الرئيس - المرؤوس أو قسم المبيعات - قسم المشتريات، يستلزم دائمًا انخفاضًا في مؤشرات الأداء. وهنا تتمثل إحدى مهامك الرئيسية في تزويد الموظفين ليس فقط بالأدوات أو المواد الخام، ولكن أيضًا، والأهم من ذلك، بالمعلومات اللازمة لأداء واجباتهم بكفاءة، وبالتالي زيادة أرباح عملك.

يمكن أن يتخذ التواصل في المنظمة أشكالًا مختلفة ويتم تنفيذه بطرق مختلفة. من الأمثلة الجيدة على التواصل عقد "المخططين" (اجتماعات، "رحلات جوية") مع الموظفين. سنتحدث اليوم عن ماهية اجتماع التخطيط، وكيف، والأهم من ذلك، لماذا يتم جمع الموظفين بانتظام في مكان واحد، كجزء من سلسلة من المنشورات حول الموارد البشرية على مدونتنا.

لماذا تحتاج إلى مخطط؟

يمكن وصف "الاجتماع التخطيطي" بأنه اجتماع تنفيذي قصير لمناقشة نتائج العمل والمشاكل الحالية. يمكن أيضًا مناقشة خيارات حل هذه المشكلات، ولكن بعد ذلك سيكون هناك اجتماع أطول حول قضية محددة. والهدف الرئيسي من "الاجتماع التخطيطي" هو السيطرة على الوضع الحالي ومراقبة المشاكل الحالية في عمل الشركة.

دعنا نتعرف على ما ستقوله في اجتماع التخطيط وما هي الأسئلة التي تجيب عليها مع موظفيك:

• ما تمكنت من القيام به بالأمس (أول أمس، الأسبوع الماضي)، لماذا؛
• ما الذي لا يمكن فعله، لماذا؟
• ماذا وكيف نخطط للقيام اليوم (غدا، الأسبوع المقبل)، ما هي النتائج التي نتوقعها.

ومن الضروري أيضًا الإشارة إلى دور "الاجتماع التخطيطي" في تكوين ولاء موظفي الشركة. يتم تشكيل ولاء الموظفين، أو بكلمات بسيطة، الولاء للشركة بين الموظفين ليس فقط وليس كثيرًا من خلال الأجور والمزايا المادية الأخرى (على الرغم من أنها تلعب دورًا بالتأكيد). الولاء لا يمكن شراؤه . ثم كيف يتم عقد اجتماع تخطيطي لزيادته؟ ينشأ الولاء من خلال التواصل المنظم بشكل صحيح. وبالتالي، يمكن أن يصبح "اجتماع التخطيط" أداة ممتازة لزيادة هذا الولاء.

خلال اجتماع التخطيط، يتم كسر الحواجز بين أقسام الشركة وتقليل الانقسام. كل ما يحدث في الشركة (الخطط، المهام، المشاكل) يصبح أقرب وأوضح لكل موظف، مما يزيد من تحفيز الناس واهتمامهم. بعد كل شيء، إذا كان الموظف غير مدرك (غير مفهوم) لأهداف الشركة طويلة المدى وقصيرة المدى ومؤشرات الأداء والمهام للأسبوع المقبل، فإن هذا يؤدي حتماً إلى الإحباط، ونتيجة لذلك، تدهور نتائج العمل والخسارة من السيطرة.

من ناحية أخرى، إذا كنت تعرف كيفية إجراء اجتماع التخطيط بشكل صحيح، فإن الموظفين يفهمون جيدًا ما يحدث في الشركة، في كل قسم، ويبتهجون بـ "نجاحاتهم" وإنجازاتهم المشتركة، ويشاركون (يشاركون ببساطة، حتى لو كانوا لا تحل بشكل مشترك) المشاكل. ومن خلال مثل هذه التجارب التي يمكن الحصول عليها في "اجتماع التخطيط" يتم تشكيل الولاء وروح الفريق.

يتيح لك "اجتماع التخطيط" المنظم جيدًا تحفيز الموظفين بسرعة وفعالية لحل المشكلات اليومية وتحفيزهم على تحقيق الأهداف المشتركة. هذه إحدى الأدوات المثالية لتنمية روح الفريق بين الموظفين - وفي هذا الصدد، يجب التأكيد على أنه من المهم بشكل خاص عقد اجتماعات التخطيط خلال فترة إدخال التغييرات في الشركة. من خلال "اجتماع التخطيط" من السهل تلقي تعليقات الموظفين وتعديل خطة الابتكار.

علامات فعالية اجتماع التخطيط هي نتائجه - لقد خططوا لشيء ما، تلقوا ردود فعل، حلوا موقفا مثيرا للجدل، نشروا أو جمعوا معلومات جديدة، وما إلى ذلك. بالمناسبة، يحدث أن الموظفين، وأحيانا المديرين، ينظرون إلى "اجتماع التخطيط" " كمضيعة للوقت ، ولكن في الواقع لا يمكن قول هذا إلا عن "اجتماع تخطيط" غير فعال ومنظم بشكل غير صحيح. في هذه المقالة، سوف تتعلم كيفية إجراء اجتماع التخطيط بحيث يكون مفيدًا.

قواعد تنظيم الاجتماعات التخطيطية

أولاً، يجب أن تكون أوقات البدء والانتهاء ثابتة ومعروفة مسبقاً لجميع المشاركين. من الأفضل عدم جمع الموظفين لأكثر من 30 دقيقة: عمل الشركة أو القسم سوف "يتوقف". إذا كانت الشركة صغيرة، فيمكنك جمع جميع الأقسام معًا، إذا كانت كبيرة - فقط رؤساء الأقسام (سيعقدون "اجتماعات التخطيط" الداخلية بأنفسهم) - بطريقة أو بأخرى، هناك حاجة إلى نهج مناسب لتكوين المشاركين .

ثانياً، بحسب مكان «اجتماع التخطيط». كيفية إجراء اجتماعات التخطيط في قسم المبيعات في حالة عدم وجود غرفة منفصلة أو غرفة اجتماعات؟ يمكنك جمع الجميع في مكتب المدير أو ببساطة في أكبر مكتب. بالمناسبة، إذا لم يكن هناك مساحة كافية، فمن الأفضل أن تعقد "اجتماع التخطيط" - لن يكون الناس "في مزاج" لمحادثة طويلة: كل شيء قصير وواضح، في صلب الموضوع.

بالإضافة إلى ذلك، هناك اليوم خدمات تتيح لك عقد الاجتماعات والمؤتمرات عبر الإنترنت (على سبيل المثال، Skype). يعد هذا خيارًا جيدًا إذا كانت شركتك كبيرة جدًا أو كانت أقسامها تقع في مواقع جغرافية مختلفة.

ثالثا، كيفية إجراء اجتماعات التخطيط بشكل صحيح في قسم المبيعات وكم مرة يجب القيام بذلك؟ قد يختلف تواتر هذا الحدث. من المعتاد في بعض الشركات "الاستعداد" كل صباح، وفي شركات أخرى - يوم الاثنين أو في بداية الأسبوع ونهايته. كل هذا يتوقف على تفاصيل عمل الشركة وكثافة العمليات التجارية وسرعة تلقي المعلومات الجديدة وجودة الاتصالات بين الأقسام.

رابعا، مثل أي تواصل فعال آخر، من الأفضل أن يبدأ "اجتماع التخطيط" بإيجابية وينتهي بإيجابية. من الضروري مناقشة المشاكل، لكن من الجيد أن ينتهي "اجتماع التخطيط" ببعض الكلمات الملهمة من الإدارة، أو دعوة للعمل ("نحن فريق!").

وفي الختام، نؤكد على أن "الاجتماع التخطيطي"، كشكل من أشكال التواصل داخل المنظمة، يعد وسيلة ممتازة لزيادة ولاء موظفيك وجعلهم "أكثر ولاء" للشركة. ومن المؤكد أن الموظفين المخلصين يجلبون الربح، في حين أن الموظفين غير المخلصين يجلبون فقط الشائعات والتكهنات وانعدام الثقة.

الاعتراف من الزملاء، والثناء من الرؤساء، والجو الودي والدافئ في الفريق - هذه كلها "اجتماعات التخطيط السليم" التي تخلق رغبة صحية في "كسر" المنافسين لشركتك. هذا هو ما تحتاجه - المضي قدمًا. لذا "خطط" بحكمة - اجمع الجميع معًا وحل المشكلات وألهمهم!

تحويلات عالية لك!

داريا خورومسكايا، رئيسة قسم الموارد البشرية في LPgenerator

مصدر الصورة بافيل كيريلوف

lpgenerator.ru

لماذا وكيف يتم تنفيذها، إيجابيات وسلبيات - SKB Kontur

اجتماع التخطيط هو مشتق من الخطة الإنجليزية، وهو اجتماع عمل قصير مخصص لتقدم الخطة المخطط لها. وفقًا لتصنيفها، يمكن تقسيم جميع اجتماعات التخطيط إلى فئات وفقًا لثلاثة معايير - محددة ومؤقتة وكمية.

وفقًا للمعيار المحدد، تنقسم جميع اجتماعات التخطيط إلى تقارير (اجتماعات قصيرة يقدم فيها المديرون تقارير عن التقدم المحرز في المهام ذات الصلة)، ومناقشة (إحاطات حول موضوع التغييرات المحتملة في المسار المختار لتحقيق هدف معين) وتحفيزية. (اجتماعات يتم فيها توزيع المهام وتحديد الأدوار في عملية العمل على سؤال أو مهمة).

وفقًا لمعيار الوقت، يمكن أن يكون اجتماع التخطيط عملية يومية أو أسبوعية أو شهرية.

وفقًا للمعيار الكمي، يمكن أن يكون اجتماع التخطيط إما جماعيًا (لجميع الموظفين) أو مغلقًا (لمجموعة مبادرة منفصلة، ​​والمديرين، ومجلس إدارة الشركة).

لماذا عقد اجتماع التخطيط؟

إذا قمت بتنظيم هذه العملية كتقليد جيد قبل بدء يوم العمل، فسوف يساعد ذلك على انضباط الفريق (تقليل عدد التأخيرات الصباحية)، وتحديد الأهداف والغايات بشكل أكثر وضوحًا للموظفين (بعد كل شيء، كما تعلمون، الخطة العقلانية لهذا اليوم أكثر فعالية بكثير من الخطة لمدة ستة أشهر)، ستجعل من الممكن رؤية النتائج الحقيقية للعمل بشكل أكثر وضوحًا (إذا أصبح إبلاغ الفريق إلى القائد والقائد للفريق عناصر إلزامية اجتماع التخطيط). بالإضافة إلى المزايا المذكورة أعلاه، يمكن للاجتماع الصباحي الذي يتم إجراؤه بشكل جيد أن ينشط الموظفين ويزيد الإنتاجية ويشجعهم على العمل بكفاءة خلال النهار. ومن المؤكد أن هذا الجانب النفسي يلعب دورًا مهمًا في إقامة علاقة إيجابية بين الموظف وصاحب العمل، كما يساهم في تماسك الفريق.

لماذا يعتبر الكثير من الناس التخطيط للاجتماعات من بقايا الماضي؟

أولاً، يعزو معظم الناس ظهور هذه العملية إلى تلك الأوقات التي لم يسمعوا فيها قط عن الهاتف، ولم تكن لديهم أي فكرة عن ماهية الإنترنت وتقنيات الوسائط المتعددة. اتضح أن الطريقة الوحيدة للقاء شخصيًا ومناقشة قضايا العمل المهمة كانت على وجه التحديد تلك الاجتماعات التخطيطية. نظرا لعدم وجود وسائل الاتصال التشغيلية، تراكمت الكثير من الأسئلة، واستغرق هذا الإجراء الكثير من الوقت (في المتوسط ​​\u200b\u200bثلاث إلى أربع ساعات). وفي هذه المناسبة، قال أحد الاقتصاديين الأمريكيين المشهورين ذات مرة: "إذا كانت هناك اجتماعات تخطيط في شركتك، فأنت على الطريق الصحيح. كل ما تبقى هو طرد كل من يذهب إلى هناك وترك كل من يعمل في هذا الوقت”.

ثانيا، لدى معظم العاملين في المكاتب موقف سلبي تجاه التخطيط للاجتماعات على وجه التحديد لأن ما يقرب من 20٪ من الوقت مخصص لها، وكما لاحظ الكثير منهم، فإن خطاب الرئيس يستمر في المتوسط ​​نصف الوقت المخصص لهذه العملية.

ثالثًا، إذا تم التخطيط لاجتماعات التخطيط في الشركة كل يوم، فسوف يتحول هذا بالتأكيد إلى نوع من الإجراءات الشكلية. بعد كل شيء، فإن معظم المهام التي يحددها رجل الأعمال الناجح طويلة الأجل، وسيبدو التقرير اليومي في جملتين على النحو التالي: "كل شيء على ما يرام، ونحن نعمل على ذلك". عادة ما تنشأ الحاجة إلى اجتماع تخطيط يومي في اللحظة التي تبدأ فيها المؤسسة في تنفيذ مهمة استراتيجية جديدة في إطار زمني قصير للغاية، أو أثناء الأزمة. في مثل هذه اللحظات، من الضروري حقا مراقبة الوضع باستمرار ومراقبة أدنى التغييرات.

أنظمة

يجب أن يكون لأي اجتماع، حتى الأقصر، لوائحه الخاصة. بطريقة أو بأخرى، فإنه يساعد على حل القضايا الملحة بشكل أكثر إنتاجية، مما يجعل العملية أكثر ديناميكية وفعالية. من الممارسات الجيدة إرسال اللوائح إلى الموظفين في المساء حتى يتمكنوا من التفكير في جميع القضايا المطروحة والتوصل إلى اقتراح بناء وهادف. من بين أمور أخرى، تجدر الإشارة إلى أنه بحلول وقت الاجتماع الصباحي، يجب أن يكون لدى كل موظف نسخة من اللوائح في متناول اليد. من المهم إسناد المسؤولية إلى شخص معين يقوم بتتبع الوقت (إذا تجاوز المتحدث الحد الزمني الموضح في اللوائح، فهذا يؤخر عملية الاجتماع، ونتيجة لذلك، يؤثر سلبًا على مزاج الفريق) .

لإجراء أو عدم إجراء؟ هذا هو السؤال

يعد اجتماع التخطيط، بالطبع، عملية مهمة، على الأقل في سياق تحديد الأهداف في الوقت المناسب وتحفيز الموظفين، ولكن حان الوقت لتجاوز الفهم العادي لهذا المصطلح. ربما ليس من المهم جدًا جمع الفريق بأكمله في مكتب مزدحم كل يوم، ولكن إتقان تقنية المؤتمرات على Skype. من المهم أيضًا أن نأخذ في الاعتبار حقيقة أن اجتماع التخطيط البناء يجب ألا يستمر أكثر من 15-20 دقيقة. يمكن قبول التقارير عن أنشطة كل قسم ومناقشتها مع المديرين خلال النهار، ويمكن تخصيص وقت الصباح حصريًا لمواءمة القوى وتحديد المهام والأولويات.

على أي حال، يختار كل رجل أعمال مفهوم الإدارة الخاص به، ولكن من أجل فهم ما إذا كانت الاجتماعات القصيرة ضرورية لموظفيك العاملين لديك، فمن المفيد أن نزن الإيجابيات والسلبيات:

انضباط الفريق.

إمكانية التحفيز الصباحي للموظفين.

تحديد واضح للأهداف والغايات؛

فرصة للإبداع وإجراء اجتماعات التخطيط بأسلوب غير تقليدي؛

اجتماعات التخطيط المطولة تتعب وتقلل من إنتاجية الموظفين؛

الاجتماعات غير المنظمة عادة ما تكون غير فعالة.

kontur.ru

أسرار اجتماع التخطيط الفعال - Rjob.ru

ما هي المخططين ل؟

عملت لمدة عام تقريبًا في مكتب تحرير مجلة عن البناء والمنازل. كان الناشر، وهو المالك أيضًا، مغرمًا جدًا بالتخطيط للاجتماعات. كنا نجتمع في مكتبها كل صباح لمدة ساعة ونصف إلى ساعتين ونشاهد عرضًا لممثل واحد. الغرض المعلن من هذا الاجتماع هو إخبارنا بالمرحلة التي وصلت إليها العلاقة مع المعلنين حاليًا. مخفي - اشرح الخاسرين المجتمعين على هذه الطاولة. أنا (المحرر) والمصمم بحاجة أيضًا إلى الحضور. فقط المحاسب هو الذي حصل على "الإعفاء": كان عليه أن يراقب الحساب باستمرار من أجل استلام الأموال التي لم تصل على الإطلاق. لأنه بدلاً من العمل، جلسنا في اجتماع التخطيط.

كنا سنكون سعداء لسماع رأي صاحبة العمل فينا، ومعرفة كيف يمكنها البيع عبر الهاتف، لكن العمل توقف. الحقيقة هي أن الأموال ستظهر في مكتب التحرير إذا قام المديرون ببيع الإعلانات. لتحديد موعد مع معلن محتمل، عليك التواصل معه. وكان الوقت الأكثر واقعية للقبض على شخص ما على الفور هو من 9 إلى 10، وبعد ذلك تفرق الناس إلى اجتماعات التخطيط والإنتاج والاجتماعات. بشكل عام، كان من الضروري الاتصال في الوقت الذي كنا نجلس فيه في مكتب المدير.

ولم يكن من الممكن كسر هذه الحلقة المفرغة. لا، قلنا أن المديرين بحاجة للذهاب إلى الهاتف، والمحرر والمصمم يود العودة إلى صفحات المجلة. لقد طلبنا عدة مرات إعادة جدولة الاجتماع لوقت آخر. ولكن إذا اجتمعت من أجل الاجتماع متناسين الفوائد التي تعود على الشركة، فلن تأتي الأوقات الجيدة قريبًا.

1. ضع خطة:

ما هو الغرض الرئيسي من الاجتماع: التحدث عن الابتكارات، والاستماع إلى الآراء، وحل مشكلة، وجمع التقارير، وما إلى ذلك،

ما هي القضايا التي يجب مناقشتها أولاً؟

ما الذي يمكن تخطيه وحله في الوظيفة إذا لم يبق وقت، وما إلى ذلك.

2. حدد هدفك

صياغة طلبك في شكل النتيجة. لا "تناقش المشكلة"، بل "تطوّر حلاً للمشكلة".

3. إصلاح الاتفاقيات وتعيين المسؤوليات مع المواعيد النهائية

إذا ظهر مقترح للحل، فإن نتيجة الاجتماع ستكون الاتفاق على ماهية الخطوات، ومن سيتحمل المسؤولية وفي أي إطار زمني.

4. حدد وقتًا “ملائمًا”.

لمنع الموظفين من تأخير التقارير، ولكي تكون أكثر تركيزًا وتفكر بشكل أسرع، حدد موعدًا لعقد اجتماع قبل ساعة من استراحة الغداء أو نهاية يوم العمل. إذا استغرقوا وقتا طويلا، فسوف يتخطون الغداء أو يعودون إلى المنزل في وقت لاحق. وبالطبع لا أحد يريد هذا.

5. كن أقرب إلى الناس

إذا كنت ترغب في الحصول على الانفتاح من مرؤوسيك، والاستماع إلى ما يفكرون به حقًا حول هذه القضية، فاجلس بينهم. عندما تكون على رأس الطاولة، فأنت الرئيس ورأيك يأتي أولاً. عندما تجلس بجوار أحد الموظفين، فأنت زميل ومستعد للمناقشة وإيجاد حل معًا.

المدير العام لشركة Skladovka LLC، وهي شبكة من المستودعات للتخزين الفردي للأشياء (التخزين الذاتي)، skladovka.ru

يجب أن يتم إعداد الاجتماع دائمًا من قبل القائد فيما يتعلق بالقضايا التي تريد مناقشتها. قبل البدء، من الأفضل إرسال جدول أعمال تريد الحصول على رد عليه أو تنظيم مناقشة بشأنه. يجب أن ينتهي الاجتماع ببروتوكول يسجل القرارات المتخذة والموعد النهائي للتنفيذ والمسؤولين عنها.

يتم عقد كل اجتماع وفقًا لمبدأ الاستمرارية، حتى يفهم الأشخاص منطق تطوير المشروع وتتاح لهم الفرصة لتقديم الملاحظات والإبلاغ عن المشكلات التي نشأت في عملية تنفيذ القرارات.

تعتبر الاجتماعات في الموقع، وليس في مكتب المدير، مفيدة للغاية. في الموقع، يمكنك أن ترى على الفور ما يحدث بالفعل في الموقع، وما يجب القيام به لتحقيق الأهداف المقصودة.

تتيح اجتماعات العمل بين رئيس المنظمة وممثلي الإدارات في النهاية مراقبة ما إذا كانت كل إدارة والمؤسسة ككل تتجه نحو الهدف المقصود أو تنحرف عنه.

مدير التطوير بشركة "CentrAgro"

في شركتنا يتم تصنيف الاجتماعات: مجالس، لجان، اجتماعات والتي بدورها لها حدود زمنية وجدول أعمال واضح. فقط اجتماعات القوة القاهرة الظرفية ليس لها جدول أعمال محدد مسبقًا. بالنسبة للباقي، يتم إعداد المستندات مسبقًا وإرسالها بالبريد إلى الأطراف المعنية.

قواعد الاجتماعات هي:

لا تقاطعوا بعضكم البعض؛

لا تخرج؛

إيقاف تشغيل الهواتف؛

كن في الموعد.

يتم زيادة فعالية الاجتماعات من خلال الإعداد والتوزيع الأولي للوثائق، وجدول زمني واضح للاجتماعات لتخطيط ساعات عمل الموظفين.

المخططين على مسافة

في كل عام، هناك المزيد والمزيد من الشركات التي تتخلى عن مكاتبها وتتحول إلى التنسيق عن بعد. كيفية إجراء اجتماعات التخطيط عندما يعيش جميع الموظفين ليس فقط في مدن مختلفة، ولكن أيضًا في أجزاء مختلفة من العالم؟

ناتاليا أوديجوفا

مؤسس مركز التدريب عبر الإنترنت 1day1step.ru

كنت أعمل في شركة كبيرة. الآن جميع الموظفين لدي هم من مدن مختلفة وحتى بلدان مختلفة، ونتواصل كثيرًا عبر الإنترنت. لقد سمحت لنا الخبرة السابقة بأخذ الأفضل وتغيير ما كان من الواضح أنه غير فعال.

يعمل الأشخاص عبر الإنترنت من أجل الحصول على المزيد من الوقت، لذلك تكون جميع اجتماعات التخطيط أقصر بكثير وأكثر فعالية. نحن لا نجمع الأشخاص الذين لا يستطيعون التأثير على حل القضية، وبالتالي لا يضيعون وقتهم. اجتماع التخطيط موجز ومباشر فقط. غالبًا ما تكون هذه مكالمة Skype لمدة 5-10 دقائق لمناقشة مشكلة معينة.

هناك مؤشرات نراقبها بانتظام، لكننا لا نتواصل بشأنها على الإطلاق، بل ننشر بيانات جديدة في الدردشة العامة ونتخذ القرارات، ونناقش الخطوات الجديدة للتحسين.

فيما يتعلق بالمواعيد النهائية: بما أننا نتمتع عمومًا بقدر كبير من الحرية، فأنا لا أختصر أبدًا أقصر المواعيد النهائية في مشاريع "التنموية"، ولكن أسأل: "ما هو الموعد النهائي الذي تؤمن به؟ إلى متى يمكنك أن تكون مسؤولاً؟ يسمح هذا النهج للموظف بتحمل المسؤولية بوعي والعمل على المهمة برغبة وسرور كبيرين.

ونقاط التفتيش الوسيطة مفيدة جدًا عندما أنظر إلى العملية وأرى ما إذا كانت الأمور تتحرك في الاتجاه الصحيح.

اترك هاتفك وجهازك اللوحي والأدوات الذكية الأخرى في المكتب. لا يجب أن تأخذ لعبتك المفضلة إلى اجتماع مع الإدارة.

تذكر أن نفس المبادئ تنطبق في الاجتماع كما هو الحال في المدرسة. أولئك الذين يستمعون بعناية، يومئون برؤوسهم ويطرحون أسئلة توضيحية، يقومون بعمل جيد. لماذا نحتاج أن نكون رائعين في العمل؟ هذا صحيح - حتى يتذكروا عنا عندما يوزعون المكافأة.

قاعدة مدرسية أخرى هي "العين بالعين". عند الإشادة، أرسل نظرة مفتوحة إلى المدير. تبدأ اللعنات بالتدفق، ابدأ بالبحث عن السطر الأكثر إثارة للاهتمام على الطاولة أو انتبه لقلمك.

اكتب كل شيء، كل شيء. ثم ستكتشف ما هو مفيد وما يمكن التخلص منه. أولاً، يحب الرؤساء تدوين الملاحظات. ثانيا، السجلات هي مطار بديل إذا كنت بحاجة إلى الاختباء من النظرة التهديدية. وبالمناسبة، يمكنك تسجيل أفكارك بين درر القائد.

عبر عن رأيك بشكل نشط إذا تم توفير ذلك في تنسيق اجتماع التخطيط. حتى لو كنت تشترك في التفاهة، فستظل تبدو أكثر احترامًا على خلفية زملائك الصامتين الذين ينظرون إلى أحذيتهم. الشيء الرئيسي الآن هو إظهار من هو المشارك الأكثر نشاطًا هنا.

نحن لا نتحدث حتى عن النوم والتثاؤب والنظرة الفارغة. أنت نفسك تفهم أن هذا غير مناسب.

إذا تغلب عليك الملل تمامًا، فحاول العمل في رأسك. قم بإعداد قائمة مهام، وفكر في مشروعك عالميًا. أو مجرد حلم.

لا تعتبر اجتماع التخطيط مضيعة للوقت. هذا جزء من عملك. وإذا وافق رئيسك على أن يدفع لك راتبا مقابل قضاء الوقت في مكتبه، فهذا حقه. لكن مدى إنتاجية قضاء هذا الوقت يعتمد عليك.

عند استخدام مواد من موقع rjob.ru، يلزم الإشارة إلى المؤلف ورابط نشط للموقع!

rjob.ru

تخطيط الاجتماع في القسم: أداة فعالة أم إجراء شكلي؟

رئيس القسم شخص مشغول للغاية. المؤشرات واللوائح والحلول للمشاكل المعقدة وتنظيم الجميع وكل شيء للتحرك نحو الهدف - كل شيء على كتفيه. كلما تم اختيار مجموعة أدوات الإدارة بشكل صحيح، كلما كان المدير أكثر فعالية. هل يستحق قضاء الوقت في استخدام أداة مثل اجتماع التخطيط في وحدة خطية؟

حتى في الشركات التي تكون فيها اجتماعات التخطيط إلزامية ومنظمة، غالبًا ما يتواصل المديرون معها رسميًا - ما عليك سوى التصوير للعرض والمضي قدمًا في عملك. إنهم يعتبرون التخطيط للاجتماعات مضيعة للوقت، وهو ما اخترعه المنظرون. وشعارهم هو: "يحتاج الممارسون إلى العمل، وليس إلى التعمد". في الوقت نفسه، في الشركات التي تكون فيها اجتماعات التخطيط اختيارية وهي مبادرة شخصية، هناك مديرون يقومون، دون تذكيرات إضافية، بجمع الموظفين في وقت معين والتحدث معهم.

لماذا يهدر هؤلاء المديرون "الغريبون" وقتهم الثمين "بشكل غير فعال" إذا لم يجبرهم أحد على ذلك؟ لقد اضطررت إلى النظر بعمق في هذه القضية مؤخرًا. تطلبت الأزمة من كبار المديرين التعمق في العمل. لقد تغيرت قواعد اللعبة في السوق، ولكي لا تظل الشركة واقفة على قدميها فحسب، بل تستخدم أيضًا الأزمة لتعزيز مكانتها في السوق، فإنها تحتاج إلى أن تصبح أقرب إلى العملاء - الخارجيين والداخليين.

للاستجابة بسرعة للتغييرات وزيادة مستوى السيطرة على الموقف، بدأت، من بين أمور أخرى، في الانضمام بانتظام إلى اجتماعات التخطيط في الإدارات ومقارنة الأساليب المختلفة لإجرائها. كانت الأرقام إرشادية: فقد تبين أنه من بين الأقسام الفردية الـ 12 التي يتم فيها تنفيذ المبيعات وتنفيذ العقود، فإن المؤشرات الأعلى والأكثر استقرارًا هي تلك التي تعقد فيها اجتماعات التخطيط أسبوعيًا. وهذا ليس من قبيل الصدفة.

الغرض من الاجتماع التخطيطي

إذا أجاب المدير عند سؤاله عن الغرض من اجتماع التخطيط: "لأنه من المفترض أن يحدث ذلك"، فمن الأفضل عدم عقده على الإطلاق. أي أحداث رسمية "للعرض" تعمل فقط بشكل غير مؤات، فهي تعلمك العمل ليس من أجل النتائج، ولكن من أجل "مظهر التحرك نحو الهدف". ويوحي اسم "الاجتماع التخطيطي" بأن هدفه هو تحديث الحركة وفق الخطة الموضوعة نحو الأهداف المرسومة.

إذا نظرنا إلى هذا الحدث من وجهة نظر دورة ديمنج (خطط – نفذ – تحقق – أكت)، فإن اجتماع التخطيط هو عبارة عن مراقبة منتظمة (فحص) للأنشطة من أجل استخلاص النتائج، وضبط الحركة إذا لزم الأمر (أكت). ولكن هناك إحصائيات لهذا! هل يستحق جمع المزيد من الناس؟ إنه بالتأكيد يستحق كل هذا العناء، والوظائف الرئيسية لاجتماع التخطيط تساعدنا على التأكد من ذلك.

المهام الرئيسية لاجتماع التخطيط

1) إعلامية. لدى الموظفين طرق قليلة للحصول على معلومات حول الوضع في الشركة وفي السوق:

• المعلومات الرسمية المنشورة التي يتم تفويتها أحيانًا أو التي لا يتم فهمها بشكل كامل؛
• القيل والقال، غالبًا ما يكون بعيدًا جدًا عن الحقيقة، ولكن يتم مناقشته بسرور كبير في غرف الطعام وغرف التدخين؛
• معلومات مباشرة، مع التوضيحات والتأكيد على النقاط المهمة، والتي يقدمها المدير في اجتماع التخطيط، مع إيلاء الاهتمام الواجب لحل الاعتراضات وتقليل فعالية الكلام الشفهي.

ومن الضروري إبلاغ الموظفين بالتقدم الذي يحرزه القسم على المسار المقصود.

2) التحكم. وبالإضافة إلى الأرقام الجافة والقطاعية، يمكن رصد الأجواء داخل الفريق وتوضيح أسباب النجاح أو تراجع الأداء. بناء على نتائج اجتماع التخطيط، غالبا ما يتم الكشف عن حالات الفشل في سلسلة التفاعل داخل القسم وفي الشركة، ويبدأ المدير على الفور في اتخاذ الإجراءات اللازمة للقضاء عليها.

3) تحفيزية. يحتاج الموظفون إلى الاهتمام. دعونا نتذكر تأثير هوثورن الشهير في الإدارة - زيادة إنتاجية العمل بسبب الاهتمام بأنشطة الموظفين. يعد اجتماع التخطيط أحد أفضل الطرق لتذكير الموظفين بانتظام بأهميتهم وأن عملهم يحظى بالاهتمام الكافي.

حقق أحد الموظفين في القسم اختراقًا وإقلاعًا - وهو سبب وجيه للاعتراف بالإنجازات ودعم الروح التنافسية في القسم إذا لزم الأمر. وإلى جانب الأرقام، عليك أن ترى عيون موظفيك. يجب على المدير أن ينظر بعناية ويستمع إلى موظفيه. لقد تغير سلوك الموظف، واختفى الشغف - وهذا سبب قيام المدير بإدراج محادثة فردية في الخطة الأسبوعية.

4) التعليمية. في هذه الوظيفة، يعد اجتماع التخطيط أداة لا غنى عنها لتبسيط العمل الإداري الصعب للمدير. خلال الأسبوع، حدثت حالة عمل كانت مؤشرًا للجميع - قام المدير بتدوينها وجعلها معروفة للعامة في اجتماع التخطيط. وبالتالي، فإن الحاجة المزعجة لتكرار نفس الشيء لأشخاص مختلفين عدة مرات أصبحت شيئًا من الماضي، ونحن "نشحذ" أدوات العمل لدينا بانتظام ووعي.

5) التنظيمية. من الممارسات الجيدة دعوة ممثلي الإدارات ذات الصلة لتخطيط الاجتماعات، خاصة في أوقات الابتكار. فرصة لإقامة أو تعديل التفاعل وحل النزاعات وتبادل الخبرات.

6) التأديب. الدافع كأداة إدارية له عيب واحد مهم للغاية: تأثيره قصير الأجل. قليل من الناس قادرون على التحفيز الذاتي، والأشخاص الذين لديهم هذه القدرة هم في أغلب الأحيان يصبحون قادة.

تم تصميم الانضباط والطقوس والقواعد المنتظمة، بما في ذلك تخطيط الاجتماعات، للمساعدة في تحفيز الموظفين. اجتماع التخطيط هو حدث. يعتاد الموظفون على حقيقة أنهم لن يحتاجوا إلى الإبلاغ بالأرقام فحسب، بل سيحتاجون أيضًا إلى الرغبة في تبرير مؤشراتهم. يتم إعداد الأسئلة لاجتماع التخطيط، ويقوم الموظفون بجمع الحالات التي يعتقدون أنه ينبغي عرضها على القسم بأكمله وتقديمها إلى المدير. مثل عشاء عائلي في أيام الجمعة، يصبح اجتماع التخطيط إجراءً تأديبيًا معتادًا وفقًا للقواعد، حيث يجب على الجميع أن يضعوا شؤونهم جانبًا، ويتأكدوا من التواجد في مكان العمل، ثم يلجأون في النهاية إلى بعضهم البعض. وهذا مهم بشكل خاص.

كم مرة لعقد اجتماعات التخطيط

أعتقد أن اجتماعات الوحدة اليومية مناسبة فقط للموظفين الجدد الذين يحتاجون إلى أسلوب التوجيه في الإدارة والدعم في كل خطوة على الطريق. بالنسبة لفريق مؤسس، يجب أن تكون اجتماعات التخطيط أسبوعية. الشيء الرئيسي هو أنها يتم إجراؤها في نفس اليوم، في نفس الوقت، وتتزامن تقريبًا في مدة وترتيب الإجراءات، مما سيحافظ على الوظيفة التأديبية.

مثال على سيناريو اجتماع التخطيط المحتمل:

• يقوم المدير بإرسال رسالة إعلامية بناءً على النتائج، ويمكن للموظفين طرح أسئلة توضيحية.
• يعلن المدير عن المؤشرات المخطط لها ويطرح أسئلة على الموظفين عنها. إذا لزم الأمر، جدولة الاجتماعات الفردية.
• يتحدث المدير عن الحالة التوضيحية للأسبوع أو يقدم الموظف المدعو.
• يوضح المدير ما إذا كانت هناك قضايا عمل عاجلة مهمة للقسم بأكمله وتتطلب مناقشتها في اجتماع التخطيط. يقيم القضايا، ويتخذ القرارات - ما الذي يجب مناقشته على الفور، وما الذي سيتطلب قرارًا مؤجلًا.
• يتحدث المدير عن خطط الأسبوع الحالي - الأحداث والاجتماعات المهمة ويختتم اجتماع التخطيط.

تكاليف الوقت

نحن نأخذ وقتًا طويلاً ونضيع الوقت - وهذا هو السبب الرئيسي وراء رفض المديرين عقد اجتماعات التخطيط. إنه يؤدي إلى التخلي الكامل عن هذه الأداة، أو كل ذلك يأتي إلى مونولوج قصير للرأس دون ردود فعل من المرؤوسين. يتم الاحتفاظ فقط بالوظائف الإعلامية والتأديبية قليلاً.

هذه مشكلة في الواقع: الإدارة "شخصيًا" أسهل من العمل مع مجموعة. إدارة ديناميكيات المجموعة هي فن القائد الجيد. هدفه هو إجراء اجتماع التخطيط لفترة وجيزة وبشكل واضح، وفي الوقت نفسه تلقي ردود الفعل من الموظفين، مما سيساعد على تصحيح الحركة إذا لزم الأمر. المدة المثلى تصل إلى 20-45 دقيقة. هذه هي المرة التي تأصلت فينا منذ الطفولة كفترة تركيز.

قوة القائد تكمن في أنه يضع القواعد. للتأكد من أن اجتماع التخطيط لا يطول، تحتاج إلى الدخول في "عقد اجتماع التخطيط" مع موظفيك. على سبيل المثال:

• نحن نناقش فقط القضايا العامة، ونناقش قضايا محددة للحلول الفردية.
• دعونا نجعلها قصيرة وإلى هذه النقطة.
• نحن لا نتشتت بسبب مشاكل العمل، بل نقوم بتحويل هواتفنا إلى وضع الاهتزاز.
• من خلال ذكر المشكلة، فإننا نقدم الحل.
• نحن نناقش القضايا غير المتعلقة بالعمل في غير ساعات العمل.

قد تختلف مجموعة القواعد حسب الموقف. الشيء الرئيسي هو أن المدير يدير اللوائح ولا يخوض في المشاكل بنفسه. الغرض من اجتماع التخطيط هو التحديد، ويمكن اتخاذ القرار لاحقًا، ووزن ودراسة جميع التفاصيل بعناية أثناء عمل القسم. الشيء الرئيسي هو أن نظهر للموظفين أنه يتم حل المشكلات المبلغ عنها. في بعض الأحيان تنشأ المواقف التي يتجاوز فيها اجتماع التخطيط الوقت المخصص، ويكون التوتر في الفريق مرئيا بوضوح. ثم تحتاج إلى ترتيب اجتماع إضافي، غالبًا بعد ساعات العمل. هذه هي مهارة المدير - لمنع تفاقم الوضع، وتحديد العلامات التي تظهر الجوانب السلبية في الفريق.

وبطبيعة الحال، سيستغرق تنفيذ أداة اجتماع التخطيط في القسم بعض الوقت. في بعض الأحيان يتعين عليك تنفيذ أكثر من حدث واحد قبل أن تصبح الأداة فعالة حقًا. عندما يصبح المدير منفتحًا على ردود الفعل، سوف يفاجأ بسماع العديد من الأشياء غير المعلنة التي طالما أراد الموظفون قولها، ولكن لم تتح لهم الفرصة أبدًا. ثم سألت! عليك أن تفكر في أدوار مرؤوسيك واستخدامهم في ديناميكيات المجموعة، وأن تتعامل مع الاعتراضات، وأن تتجادل على أعلى مستوى. لا يتبع العديد من المديرين هذا المسار المحدد للتكوين، ويذهبون إلى الإدارة الفردية، التي تتطلب عمالة أكثر كثافة وأقل فعالية، عندما لا يتبقى سوى خطوتين لتحقيق النجاح.

المديرون الذين يتقنون هذه الأداة يستخدمونها في أقسامهم بنجاح كبير، لأنهم تمكنوا من تقييم فعاليتها. إن الاجتماع التخطيطي ليس من بقايا الماضي وليس إجراء شكليا، بل هو أحد الأدوات الحديثة والفعالة التي تساعد في حل أصعب مهمة في الإدارة - تحقيق أهداف الوحدة. لكن هذه الأهداف هي التي تشكل نجاح الشركة بأكملها.

www.e-executive.ru

كيفية نقل المعلومات بشكل فعال إلى الفريق؟

ينظر بعض الأشخاص إلى اجتماع التخطيط على أنه اجتماع قصير المدى لتحديد أولوية العمل والمهام الحالية، بينما يرى البعض الآخر أنه مضيعة للوقت. فهل يعقل عقد مثل هذه الاجتماعات أم يكفي رأي المدير فقط؟ دعونا نحاول معرفة ذلك معا.

أهم 5 مقالات ضرورية لرجل الأعمال:

لماذا يحتاج المديرون إلى اجتماع التخطيط؟

اجتماع التخطيط (من الكلمة الإنجليزية Plan) هو اجتماع قصير المدى ولكنه مهم لنجاح الإستراتيجية المختارة، وهو مخصص للنظر في قضايا العمل الحالية.

لماذا تحتاج إلى مخطط:

• يساعد عقد مثل هذه الاجتماعات المصغرة على تقييم نتائج العمل المنجز خطوة بخطوة ويكون بمثابة ضمان لحل جميع المشكلات الحالية في الوقت المناسب. ولا يتم استخدامها للبحث الشامل عن خيارات الحل. وتخصص لهذا الغرض اجتماعات منفصلة، ​​غير محدودة بالوقت. تتمثل المهمة الرئيسية لاجتماع التخطيط في مناقشة الوضع الحالي على الفور ومراقبة المشكلات الحالية وحلولها.
• المشاركة اليومية في مناقشة استراتيجية الشركة وإبداء الرأي حول تحسينها تشكل ولاء الموظفين للشركة، مما يحفز ولاء وأداء الموظفين بما لا يقل عن الفوائد المادية. التواصل المناسب هو الأساس لتحفيز الموظفين بنجاح على التعاون متبادل المنفعة على أساس الولاء والاحترام.
• إن المناقشة النشطة للقضايا الحالية في الصباح في اجتماع التخطيط تمحو حدود أقسام الشركة وتجعل الفريق أكثر اتحادًا. يشعر كل موظف بأنه جزء مهم في تنفيذ الخطط أو حل المهام المعينة أو المشكلات الإشكالية. يحفز اهتمام الموظفين مشاركتهم في الأنشطة الناجحة للشركة. يؤدي عدم فهم الأهداف والغايات المحددة بوضوح ذات الأهمية القصوى، وغموض الخطط طويلة المدى والآفاق قصيرة المدى إلى تثبيط عزيمة الموظفين، وتقليل مؤشرات الإدارة والأداء.
• من المهم للغاية أن يتمكن المدير الذي يجري اجتماع التخطيط من نقل معلومات للموظفين بشكل صحيح حول الأنشطة الحالية والصعوبات التي يواجهها كل قسم والشركة ككل. وهذا يوحد ويجعل النجاح والمشاكل مشتركة. إن الشعور بأهمية كل موظف في تحقيق هدف مشترك، والذي تم التأكيد عليه في الاجتماع، هو الذي يشكل ويحافظ على الولاء وروح الفريق في الفريق.
• يضمن النهج المهني لعقد اجتماع التخطيط نجاحه، وهو حافز ممتاز للموظفين في حل المشكلات اليومية ويحفز الرغبة في تحقيق النتائج. وبالنظر إلى أن مثل هذه المناقشات توفر فرصة لتلقي جميع المعلومات اللازمة من الموظفين في الوقت المناسب، فمن الصعب المبالغة في تقدير أهمية مثل هذه الاجتماعات المصغرة خلال فترة الابتكار في الشركة. تسمح الاستجابة السريعة والقضاء على الأخطاء للإدارة بتجنب المواقف الخطرة وتضمن نجاح الإستراتيجية المختارة.

علامات فعالية الاجتماع التخطيطي هي نتائجه الإيجابية. حل المشكلات، والتخطيط قصير المدى، والحصول على معلومات جديدة أو توزيعها، والرد على التعليقات - كل ما يؤثر بشكل بناء على سير العمل. إذا كان عقد اجتماع التخطيط يعتبر مضيعة للوقت والثرثرة التي لا تسفر عن شيء، فهذا خطأ مباشر من الإدارة، التي لا تعرف كيفية تنظيم الاجتماع أو العمل ككل بشكل واضح. ستعلمك هذه المقالة كيفية إجراء اجتماعات فعالة مع الموظفين. من خلال فهم القواعد الأساسية لاجتماع التخطيط، ستتمكن من تلقي وتحليل المعلومات التشغيلية خلال اجتماع قصير، واستخلاص النتائج في الوقت المناسب، وإعداد موظفيك لتحقيق النجاح الجماعي.

ما هي الوظائف التي يؤديها اجتماع التخطيط الصباحي؟

1. إعلامية.

لتقييم الوضع الحقيقي في الشركة وقدرتها التنافسية ونجاحها، يمكن للموظفين استخدام عدة مصادر للمعلومات:

• وسائل الإعلام الجماهيرية. منشورات مختلفة عن الشركة، غير منتظمة تمامًا وغير ذات صلة في كثير من الأحيان. معلومات عامة وليس تفاصيل.
• محادثات خلف الكواليس. في أغلب الأحيان، القيل والقال الذي لا يقدم أي معلومات موثوقة.
• اجتماعات التخطيط المنتظمة، التي لا يعبر فيها المدير عن رأيه ويصف الموقف مباشرة، مع التركيز على النقاط المهمة بشكل خاص فحسب، بل يمنح الموظفين أيضًا الفرصة لطرح قضايا الساعة ومقترحات بناءة للمناقشة والتحليل المشترك لاستقرار الوضع في الشركة وفي كل قسم من أقسامها

2. التحكم.

بالإضافة إلى مراقبة المؤشرات الرقمية لنجاح العمل، تساعد اجتماعات التخطيط الإدارة على رؤية الصورة الحقيقية للعلاقات داخل الفريق وتقييم تأثير المناخ المحلي على صعود أو انخفاض المؤشرات. بفضل هذه الاجتماعات، يمكنك إدارة جميع أجزاء عملية العمل، والعثور على نقاط الضعف والقضاء على أوجه القصور في الوقت المناسب.

3. تحفيزية.

لا تتاح لإدارة الشركة دائمًا فرصة الاهتمام بكل موظف والعمل الذي يقوم به. ومن الجوانب الإيجابية لعقد الاجتماعات التخطيطية الاعتراف العالمي بإنجازات الشخص المتميز وتشجيعه، مما ينمي روح المنافسة لدى الفريق. خلاف ذلك، عند ملاحظة التغييرات السلبية، ستكون المحادثة الفردية في الوقت المناسب تهدف إلى توضيح مشاكل الموظف وأسباب حدوثها وتقديم المساعدة اللازمة. من المهم لأي شخص أن يدرك أن عمله يستحق التقدير، وأنه مثير للاهتمام كمحترف، وأن إشراكه في مناقشة شؤون الشركة لن يؤدي إلا إلى تحسين مهاراته.

4. التعليمية.

يعمل اجتماع التخطيط أيضًا كعنصر تدريبي للإدارة. عرض حالة ناجحة للفريق بأكمله مرة واحدة، مناقشة عامة للتفاصيل تعفي المدير من الحاجة إلى إعداد كل موظف على حدة، ويوفر وقته ويشحذ أدوات عمل الموظفين.

5. التنظيمية.

يسمح بروتوكول الاجتماع التخطيطي بالدعوة لمناقشة الزملاء من الأقسام ذات الصلة. وهذا هو الأكثر منطقية في حالة الابتكارات. تعديل التفاعل في الوقت المناسب وتبادل الخبرات والمناقشة التفصيلية يزيل الصراعات ويبني علاقات متبادلة المنفعة في الفريق.

6. التأديب.

بدون المشاركة الإدارية المناسبة، من غير المرجح أن يكون الانضباط والنظام في الشركة هو الأمثل. الإعداد المنهجي للتقارير عن المهام المكتملة في المؤشرات النوعية والكمية، وتحديد المشكلات في سير العمل، ووضع الأسئلة الملحة، والبحث عن الإجابات - كل ما يتم إعداده بانتظام لاجتماع التخطيط - يؤدب الأشخاص وينظمهم ويحفزهم على التعاون مع بعضها البعض. هناك أدوات أخرى للتحكم، لكن الدافع المادي قصير المدى، وليس كل شخص قادر على التحفيز الذاتي. من المهم أن يجتمع الفريق معًا ويناقشوا خطط العمل الفورية ويفهموا مهامهم ويختاروا الإستراتيجية الصحيحة.

بأي شكل يمكن عقد اجتماع التخطيط اليومي؟

رقم 1. تلخيص، اجتماع تخطيط المعلومات.

اجتماع التخطيط الذي يعقد بهدف الحصول على معلومات محدثة حول التقدم المحرز في عملية العمل في سياق الأقسام والإدارات، حول أنشطتها الحالية والمخطط لها، والقضايا والمشكلات الناشئة هو ما يسمى باجتماع تخطيط المعلومات. مثل هذه الاجتماعات لا تتطلب عقدًا يوميًا. ويكفي جمع رؤساء جميع أقسام الشركة لمدة نصف ساعة مرة واحدة في بداية الأسبوع لتحديد خطة العمل لأيام العمل الخمسة القادمة. تعد اجتماعات تخطيط المعلومات ذات أهمية خاصة لمديري الشركات الكبيرة إلى حد ما والتي لديها أربعة أقسام على الأقل تحت سيطرتهم.

رقم 2. اجتماع التخطيط - توزيع المهام الحالية.

تعقد اجتماعات التخطيط بهذا الشكل كل صباح. الهدف هو أن يتلقى الموظفون المهام لهذا اليوم. لا ينبغي للمدير أن يضيع الكثير من الوقت - قم بتوزيع التعليمات على الجميع، وصياغة الهدف النهائي، وإعطاء التعليمات بإيجاز.

رقم 3. اجتماع تخطيطي لمناقشة القضية المطروحة.

في أنشطة عمل الشركة، هناك مواقف ومهام ومشاكل تتطلب وقتًا طويلاً لمناقشتها. وفي هذه الحالة يتم تحضير السؤال مسبقاً وطرحه على الزملاء، ويتم إعطاء الوقت لإعداد المعلومات اللازمة. وفي الوقت نفسه، تحدد جدول الخطب، ويتم تعيين سكرتير. عادةً ما تستمر هذه الاجتماعات لمدة تصل إلى ساعتين. ويجب أيضًا الأخذ في الاعتبار أن المناقشة قد تطول وسيتم الإعلان عن فترات راحة لمدة 10-15 دقيقة، مما يعني أنه قد تكون هناك حاجة للشاي والحلويات. عادةً ما يتم إرسال نتائج اجتماع التخطيط هذا إلى جميع المشاركين عبر نظام إدارة المستندات الخاص بالشركة.

رقم 4. اجتماع التخطيط الإبداعي.

تُعقد اجتماعات التخطيط الإبداعي عندما يكون هناك عدد غير كافٍ أو الغياب التام لأفكار الفرد. يتم تنظيم مثل هذه الاجتماعات على مبدأ العصف الذهني، عندما يعبر جميع المشاركين عن أفكارهم حول الموضوع الذي يتبادر إلى ذهنهم، حتى الأكثر سخافة، ويتم اختيار الأفكار الأكثر إثارة للاهتمام وذات الصلة منهم. أي طريقة إبداعية أخرى للعثور على الأفكار ستكون مناسبة لمثل هذا الاجتماع.

رقم 5. تخطيط الاجتماعات كوسيلة لحل حالات الصراع داخل الفريق.

في أي فريق، وجود الصراعات الواضحة والخفية أمر لا مفر منه. غالبًا ما يكون السبيل الوحيد للخروج من الموقف الحرج هو إجراء مناقشة مباشرة بين الموظفين. إن المناقشة الحرة والمفتوحة لمشكلة ما تقلل من أهميتها؛ إن فرصة التعبير عن موقف الفرد دون اتهامات وإهانات غير ضرورية تحول طاقة الصراع المدمر إلى طاقة إيجابية للخلق. يمكن حل سوء التفاهم المتجذر بين الزملاء بكفاءة من خلال الاتصال بمتخصصي الموارد البشرية أو عالم النفس التنظيمي أو حتى الإدارة العليا. لإجراء المناقشة، يتم اختيار موضوع اجتماع التخطيط الذي يكون محايدًا بالنسبة للمعارضين. ليست هناك حاجة لتحذير المشاركين من أن الاجتماع مخصص لحل حالة الصراع. يجب أن يشعر الناس بالراحة والحرية في التعبير عن وجهة نظرهم وألا يفهموا أن محادثتهم تتم مراقبتها بعناية وتوجيهها في اتجاه بناء من قبل القائد. يجب نقل نتائج تحليل الملاحظة ونتائجها واستنتاجاتها إلى كل مشارك في النزاع.

خطة اجتماع التخطيط التقريبي

لنفترض أن اجتماعًا إعلاميًا، يستمر لمدة نصف ساعة تقريبًا، يُعقد مرة واحدة في الأسبوع، يوم الاثنين. لذا فإن لوائح اجتماع التخطيط:

1. مقدمة إعلامية من قبل رئيس الشركة. إجابات على الأسئلة التوضيحية من الموظفين.

2. مناقشة المؤشرات المخططة ومستوى تحقيقها في هذه المرحلة. أسئلة المدير للزملاء، في بعض الحالات - جدولة الاجتماعات الفردية.

3. عرض حالة توضيحية كمثال للعمل أو العرض التقديمي لاجتماع موظف مدعو.

4. تحديد المشاكل الملحة بشكل خاص والتي تتطلب حلولاً فورية ومناقشتها في اجتماع التخطيط. تحليل الأسئلة والبحث عن الإجابات.

5. إعلام المشاركين في الاجتماع بالأحداث المخطط لها لأيام العمل الخمسة القادمة، ولمحة موجزة عن الأحداث القادمة والاجتماعات والإنجازات والصعوبات المحتملة. بعد ذلك، ينهي القائد اجتماع التخطيط.

لماذا نحتاج إلى لوائح التخطيط للاجتماعات؟

لكي يكون الاجتماع ناجحا، يجب تنظيمه. إن تنظيم تسلسل وتوقيت الخطب والمناقشات بشكل واضح يؤدي إلى تحسين عمل المجتمعين، ويجعله أكثر تحديدًا وأكثر إنتاجية. يمكن أن تتنوع الأسئلة في اجتماع التخطيط، لذلك، من أجل عدم تأخير العملية، من المعتاد إرسال المواد إلى المشاركين في الاجتماع الصباحي مسبقًا. يُمنح الموظف الوقت للتفكير في الموضوع، وإعداد المعلومات، أو الإجابة أو الاقتراح الهادف، وكذلك دراسة الضوابط الخاصة باجتماع التخطيط المستقبلي. ربما سيكون لديه أسئلة للمشاركين الآخرين. من الضروري تعيين شخص يقوم، أثناء اجتماع التخطيط، بمراقبة الالتزام بالحد الزمني المخصص لكل بند من بنود خطة الاجتماع المصغر. إن إطالة الحديث أو المناقشة، أو تكرار نفس الشيء، أو الجدال الطويل حول قضية واحدة يجلب السلبية، ويقلل الاهتمام بموضوعات لا تقل أهمية، مما يفسد مزاج العمل بأكمله للفريق.

عند وضع الضوابط لاجتماع التخطيط المستقبلي يجب على المدير أن يعتمد على النقاط التالية:

1. يجب أن يكون هناك غرض محدد للاجتماع التخطيطي، وتكوين المشاركين معروف.

2. يجب أن يتضمن جدول الأعمال معلومات عن موضوع الاجتماع وأهدافه والقضايا المطروحة للنظر فيها.

3. يشترط حضور القائد وأمين السر لتدوين المحاضر والمشاركين المسؤولين عن إعداد الإجابات على أسئلة الاجتماع التخطيطي.

4. يجب إبلاغ المشاركين في الاجتماع مسبقًا بتاريخ الاجتماع التخطيطي ووقته ومكانه وجدول أعماله.

5. يحفظ أمين السر محضر الاجتماع، حيث يقوم بتدوين التعليمات الصادرة والقرارات المتخذة.

6. يتم الاتفاق على المحضر واعتماده من المدير وتوزيعه على جميع المشاركين في الاجتماع والقائمين على المهام.

7. تتم مراقبة تنفيذ التعليمات من قبل الشخص المسؤول. يتم مراقبة الالتزام بالمواعيد النهائية وجودة التنفيذ بشكل واضح.

8. يتم الاحتفاظ بمحاضر الاجتماع التخطيطي لتحليلها واستخدامها في إيجاد حلول لقضايا مماثلة.

كيفية تنظيم اجتماع التخطيط

• أول شيء يحتاج منظم اجتماع التخطيط إلى الاهتمام به هو صياغة واضحة للسؤال وتحديد الغرض من الاجتماع. يحتاج المدير إلى التفكير مسبقًا في المعلومات التي ستكون مطلوبة لحل مشكلة العمل، ومن يمكنه تقديمها، وما هي النتيجة الإيجابية للاجتماع، ومن هم المتخصصين الذين يجب عليهم التعرف مسبقًا على القضايا المطروحة. سيؤدي التنظيم السليم لاجتماع التخطيط إلى زيادة فعاليته، والقضاء على المحادثات غير الضرورية، وتركيز انتباه المدعوين إلى موضوع معين.
• والثاني هو تكوين المشاركين. يجب على المدير، الذي يعرف نوع المعلومات التي تهمه، تحديد المتخصصين أو المديرين أو الموظفين الذين يمتلكونها ويمكنه تقديم إجابات على الأسئلة المطروحة.
• ثالثا: توضيح المكان. للحصول على نتائج جادة، من الضروري ألا يتدخل الغرباء في المناقشة. يجب أن تكون قاعة عقد الاجتماع التخطيطي منفصلة وغير قابلة للاختراق وكبيرة بما يكفي لاستيعاب جميع المشاركين.
• رابعاً: تحديد وقت بدء الاجتماع. الخيار الأفضل هو اختيار يوم ووقت ثابتين لتخطيط الاجتماعات. ومع ذلك، إذا لزم الأمر، يمكن عقد مثل هذه الاجتماعات في أي وقت مناسب لجميع المشاركين فيها، وخاصة الأكثر أهمية. تتم مناقشة الوقت مسبقًا، عدة ساعات أو حتى أيام مقدمًا.
• خامساً – وضع اللوائح. يجب أن يبدأ اجتماع التخطيط وينتهي في وقت محدد مسبقًا. يجب تقديم المعلومات بشكل واضح ومفهوم قدر الإمكان. ولهذا الغرض يتم تنظيم ترتيب الأسئلة ووقت تقرير كل مشارك. على سبيل المثال، لا يتم تخصيص أكثر من 7 دقائق للخطاب.
• سادسا، انتبه إلى كل التفاصيل الضرورية. الأقلام، الورق، الماء، جهاز العرض، الشاشة، الكمبيوتر المحمول، الطابعة، إلخ. يجب أن يتم إعداد كل شيء مسبقًا وألا يستغرق وقتًا في اجتماع التخطيط. من الأفضل التحقق من هذه التقنية بشكل أكبر.
• سابعا - تعيين سكرتير الاجتماع التخطيطي لتسجيل عملية ونتائج المناقشة وإعداد أمر الاجتماع التخطيطي.

ما هي القضايا التي سيتم مناقشتها في اجتماع التخطيط

تتمثل المهمة الرئيسية لعقد اجتماعات التخطيط في وضع استراتيجيات وخطط مصغرة لكل يوم عمل. المهمة الثانية هي تقييم اليوم السابق وتقاريره وتحليل المشكلات المحددة والمساعدة في حلها. يمكنك إنشاء جدول حيث يقوم الموظفون بإدخال التعليمات والأهداف المستلمة وعلامة عند إكمالها. من الأفضل فتح الوصول لجميع موظفي القسم ورئيسه.

على سبيل المثال، يمكن تقسيم المهام والأهداف إلى:

1. من قبل العملاء في يوم محدد؛
2. للمدفوعات ليوم محدد؛
3. على الحسابات المدينة والأعمال المنجزة عليها.

المهمة الثالثة نموذجية لاجتماعات التخطيط المواضيعي. ومن المهم هنا تخصيص الحد الأقصى من وقت الاجتماع لموضوع معين أو مناقشة قضية تم ذكرها مسبقًا.

كيفية إجراء اجتماعات التخطيط بشكل إبداعي والقضاء على الملل

1. لا شيء له تأثير مفيد على مزاج العمل مثل تغيير البيئة. لجعل اجتماع التخطيط مبدعًا، من الأفضل اختيار مكان غير متوقع له. يمكن أن يكون هذا شارعًا أو مقهى أو مجرد مساحة مريحة على مسافة قريبة من المكتب.
2. يجب أن يكون التوقيت غير عادي أيضًا. نصف ساعة قبل الاستراحة أو نهاية العمل، أثناء استراحة الغداء أو في منتصف يوم العمل.
3. يمكن التعبير عن النهج الإبداعي في اختيار مادة غير عادية أو في توزيعها ليس على كل مشارك، ولكن على البعض فقط.
4. يعد إيقاف تشغيل الهواتف أثناء اجتماع التخطيط شرطًا أساسيًا للتركيز على حل المهمة المطروحة. يمكنك تجميعها معًا، مع التركيز على تماسك الفريق.
5. إن تنظيم اجتماع التخطيط ليس في غرفة الاجتماعات، ولكن عبر مكالمة جماعية أو عبر Skype سيكون أيضًا أمرًا إبداعيًا.

يجب أن تملي اختيار طريقة عقد أهداف الاجتماع. لا ينبغي عليك حل المشكلات العالمية عند التخطيط للاجتماعات المعدة في شكل لعبة. يبدو الأمر أشبه بمهزلة ومضيعة للوقت. مناقشة القضايا التنظيمية، ومسابقات الهواة، وأحداث الشركات، والحوافز، وما إلى ذلك - هذه موضوعات مناسبة لاجتماعات التخطيط الإبداعي التي تكشف عن إمكانات الموظفين.

مثل أي اجتماع آخر، ينتهي الاجتماع المصغر الإبداعي بكلمات شكر من المدير على المشاركة وتلخيص النتائج. يمكنه تدوين ملاحظات حول الاستنتاجات والأهداف الإضافية والحل الفعال لمشكلة العمل الموجودة في اجتماع التخطيط.

رأي الخبراء

يعد التصور على السبورة وسيلة فعالة لنقل المعلومات

ألكسندر فينوغرادوف،

المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Revenga الناشئة في موسكو

ليس لدي أدنى شك في أن عرض الجمل على السبورة أمر مثمر للغاية. يكون المشاركون في المناقشة أكثر نشاطًا في التعبير عن آرائهم وتقديم خيارات متنوعة. كان لدى مكتبي السابق حوالي ثمانية من هذه المجالس. لقد علقناها في كل قسم وفي غرفة الاجتماعات المشتركة. كانت هناك حالات تم فيها استبدال اللوحة بجدار مطلي خصيصًا، مما جعل من الممكن الكتابة بقلم تحديد عادي ومسحه باستخدام إسفنجة. ومع ذلك، لم يكن الطلاء عالي الجودة، وسرعان ما أصبح غير صالح للاستخدام، وعدنا إلى لوحة الاجتماعات ذات الشكل العادي.

تعد مناقشة أية مشكلات باستخدام قلم التحديد أو الطباشير والسبورة أمرًا فعالاً للغاية. يرى الجميع وجهة نظرك، ويفهمها، ويوافق، وإذا لم يكن الأمر كذلك، فإنهم يكتبون وجهة نظرهم. ونتيجة لذلك، فإن الجهود المشتركة تحل أي مشكلة بسهولة.

تعد اللوحة ملائمة ليس فقط لعقد اجتماعات التخطيط، بل يمكنك وضع ملاحظات وتذكيرات مهمة عليها، وأي مخطط يبدو أكثر وضوحًا، ويمكنك تدوينه خطوة بخطوة ومناقشة العملية على الفور، أو التوصل إلى منتج جديد. تدوين الأفكار يزيل ضيق الأفق ويسمح لك بعدم تفويت أي تفاصيل، خاصة إذا استمرت العملية أكثر من يوم واحد. أود أن أستخدم مثالي لإقناع زملائي والوافدين الجدد بأنه ليست هناك حاجة للتفكير في وجود مجلس إدارة كإلزام للتعبير عن أفكارك علنًا. المجلس هو سمة لا غنى عنها للعمل الناجح. لقد اعتدت على استخدام البريد الإلكتروني، وSkype، وهنا أيضًا - بعد أن أدركت الراحة والفوائد التي توفرها المناقشة على السبورة، تأكد من وضعها في مكتبك.

لقد أكدت سنوات عديدة من الممارسة رأيي بأن جميع النزاعات والقرارات والمشاكل الخاطئة تكون دائمًا نتيجة عدم الرغبة أو عدم القدرة على الاستماع إلى آراء الآخرين. في مثل هذه الحالات، تعلمت إعطاء علامة واطلب مني أن أكتب أو أرسم ما يحاولون نقله إلي. أرسم أو أكتب من الأعلى كما أراه. وبمقارنة الصور نرى المشكلة بشكل أوضح، وفهم المشكلة هو بالفعل نصف حلها.

نظرة جديدة على عقد اجتماعات التخطيط: اجتماعات "على قدميك" وبإشارة من إلفيس بريسلي

عندما يسمع معظم الناس كلمة "اجتماع"، يتخيلون غرفة غير مريحة، واستماعًا مريحًا لتقارير طويلة ومطولة، ومناقشة غير حاسمة وغير واضحة دائمًا لبعض القضايا. مثل هذه البيئة لا تسمح للموظفين بالتركيز وتقييم الوضع بشكل واقعي والتعبير عن رأي مفيد، ويضطر المدير إلى جذب انتباه المجتمعين باستمرار وتذكيرهم بموضوع اجتماع التخطيط.

السمة المميزة للقائد الناجح هي القدرة على تنظيم وإجراء اجتماعات الموظفين الأكثر فعالية. واللوائح التي يعدها تحدد بوضوح موضوع الاجتماع ولا تتيح فرصة الهروب منه أو الانتقال إلى آخر. قضايا محددة تتطلب حلولا محددة.

للتوصل إلى اقتراح بناء، ليس عليك الجلوس على كرسيك. الوقت النشط يجعل اجتماعات التخطيط "الأرضية" أكثر شيوعًا، وغالبًا ما تُعقد في شركات التكنولوجيا الفائقة، حيث يتم التقاط الأساليب المبتكرة لحل أي مشكلات بسرعة. تسمح مثل هذه الاجتماعات "على أقدامهم" لكبار المديرين بتجنب المفاوضات المطولة مع جمهور كبير، والذي قد لا يتم تضمينه حتى في العملية المعنية، ولكنه يعبر عن آراء فارغة.

على سبيل المثال، تبدأ الإدارة في شركة Atomic Object، وهي شركة لتطوير البرمجيات، كل صباح باجتماع دائم. إن الحضور الإلزامي، وتقليل المناقشات حول القضايا غير المتعلقة بالعمل، والأسئلة الواضحة والإجابات نفسها، تجعل هذه الاجتماعات مثمرة قدر الإمكان. وقد ثبت عمليا أن مدة اجتماعات التخطيط هذه "على قدميك" لا تزيد عن سبع دقائق؛ حيث يتلقى الموظفون المهمة ويذهبون على الفور لإنجازها. هذا الشكل لا يسمح لك بالاسترخاء، بل على العكس من ذلك، فهو يحشدك ويضعك في مزاج العمل.

وتزعم صحيفة وول ستريت جورنال أن مثل هذه اللقاءات السريعة كانت تعقد في كثير من الأحيان خلال الحرب العالمية الأولى، عندما كان التأخير في اتخاذ القرار بمثابة الموت. تبنت الشركات لاحقًا هذه الممارسة لتبادل المعلومات أو توضيحها بسرعة وتحديد أهداف قصيرة المدى.

أصبح العلم أيضًا مهتمًا بالابتكار. أظهرت الأبحاث التي أجراها آلان بلودورن، العالم الأمريكي وممثل جامعة ميسوري، التي أجريت عام 1998، أن عقد اجتماعات التخطيط أثناء الوقوف يستغرق وقتًا أقل بمقدار الثلث، وأن النتائج ليست أسوأ من الاجتماعات التي تعقد في القاعة بالشكل المعتاد.

في عام 2011، أجرت شركة VersionOne دراسة استقصائية شملت أكثر من 6 آلاف موظف في مختلف شركات التكنولوجيا الفائقة. وأكد 78% منهم وجود اجتماعات يومية قصيرة.

إن عقد اجتماع تخطيط مبتكر أثناء الوقوف ليس هو الحيلة الوحيدة التي يستخدمها رواد الأعمال الغربيون لتحسين العمل مع الموظفين.

إحدى الحيل الشهيرة لمارك تونكيلوويتز من فيسبوك هي تنظيم اجتماعات تخطيط قصيرة قبل 15 دقيقة من الاستراحة. ويدعي أن هذا النهج يحفز الموظفين بشكل كبير على التحدث لفترة وجيزة وفي صلب الموضوع فقط.

عقد اجتماعات سريعة يزيل تأخير الموظف. لا ينبغي السماح للعمال المتأخرين بالدخول في المناقشة الجارية، لأنهم ربما لم يسمعوا كل المعلومات، ومن خلال الخوض فيها، لن يؤدي ذلك إلا إلى إبطاء العملية.

قام جان ويتوكي، موظف شركة Adobe Systems، بمساواة الوقت الضائع بسبب تأخر المشاركين في اجتماعات التخطيط اليومية بالوقت الذي يقضيه في تطوير منتج برمجي جديد، وفرض غرامة قدرها دولار واحد عن كل تأخير.

يمكن الإعلان عن فارق بسيط مبتكر آخر من خلال قسم Turnstone التابع لشركة الأثاث Steelcase، والذي يستخدم موسيقى Elvis Presley، على وجه الخصوص، "محادثة أقل قليلاً" كإشارة لاجتماعات الموظفين.

في أنشطة أي شركة، هناك مواقف عندما لا يكون هناك وقت للاجتماعات الجادة أو "صناديق الدوس"، كما تسمى اجتماعات التخطيط التي تعقد أثناء الوقوف. في مثل هذه الحالات، يوصي المديرون ذوو الخبرة باستخدام تقنيات الهاتف المحمول وعقد الاجتماعات دون مقاطعة العمل. بالطبع، لن يحل التواصل الافتراضي وحل المشكلات من خلال البريد الإلكتروني أو الدردشة الخاصة بالشركة محل الاتصال المباشر، ولكن في بعض الأحيان يكون هذا هو أفضل طريقة للخروج. على الرغم من أهمية الاجتماعات الدائمة، إلا أنها لا تتفوق على الاجتماعات التقليدية فحسب، بل تتفوق أيضًا على الاجتماعات التي تستخدم التقنيات المتقدمة.

قواعد اجتماع التخطيط الفعال

المادة 1. توافر المناقشات الأولية. في البداية، يتم النظر في المشكلة في مجموعات صغيرة، ويتم وضع حل موحد لها، وعرضها للمناقشة العامة. ويمكن أيضًا إجراء التحليل الأولي عبر البريد الإلكتروني. بعد تلقي رسالة من المدير تتضمن التعليمات والمواد اللازمة، يقوم الموظف بدراسة المشكلة وإعداد الإجابة وإرسال خياراته لحل المشكلة إلى رؤسائه.

القاعدة رقم 2. تحديد وقت البدء الدقيق للاجتماع. بناء على الخبرة، لاحظ المديرون الناجحون أنه إذا اتصلت باجتماع في الساعة 13-00، فسيبدأ على الأقل في الساعة 13-10. ولكن إذا قمت بتعيين البداية عند 12-13، فإن الموظفين يأخذون الأمر حرفيا.

القاعدة رقم 3. إعداد جدول أعمال مكتوب. حتى أقصر الاجتماعات يجب أن تكون منظمة. يجب إعداد جدول أعمال مكتوب لاجتماع التخطيط مسبقًا وإرساله إلى المدعوين حتى لا تتحول المناقشة الجادة إلى نزاعات غير ضرورية.

القاعدة رقم 4. اهتمام المشاركين. لا يجوز تفويض السيطرة على الاجتماع لأي متحدث. إن التنظيم الدقيق والتنوع في الإيقاع والشكل وأساليب التحدث سيجعل المناقشة فعالة قدر الإمكان. عندما يشارك خصمان في اجتماع ويتوقفان عن الاهتمام بالآخرين في النزاع، يمكنك تغيير صورة الاجتماع وتنظيم، على سبيل المثال، اجتماع بين خصمين.

القاعدة رقم 5. الإيجاز ونطاق الخطب. يجب أن تكون خطابات القائد مختصرة ومليئة بالمعلومات. يجب عليك التعبير عن المشكلة والتعبير عن وجهة نظرك والتوقف. لا يجوز بأي حال من الأحوال مقاطعة المتحدث. حتى لو كان رأيه يتعارض تماما مع رأيك، دعه يكمل حديثه، وبعد ذلك فقط يدافع عن موقفه. وهذا ليس مجرد عنصر من عناصر الأدب، بل هو تأكيد على أولوية آرائك.

القاعدة رقم 6. كل خطاب له ملخص قصير. سيكون موضوع الاجتماع وملخص كل تقرير على اللوحة مرئيًا لجميع المشاركين. سيساعدك هذا على البقاء في الموضوع ومناقشة القضايا الملحة فقط.

القاعدة رقم 7. كل مشارك له مكانه الخاص. لتجنب الصراع، يجب على الأشخاص الذين لديهم وجهات نظر متعارضة حول القضايا التي تتم مناقشتها ألا يجلسوا مقابل بعضهم البعض. من الأفضل زرعها بجانب بعضها البعض بشكل مخفي دون لفت الانتباه إليها.

القاعدة رقم 8. تشكيل خطة العمل. من المهم أن نبين للموظفين أن الآراء التي تم التعبير عنها خلال اجتماع التخطيط مهمة للفريق بأكمله. وبناء على القرارات المشتركة يتم تشكيل خطة عمل واضحة يلتزم الجميع بالالتزام بها بما في ذلك قادة الشركة.

القاعدة رقم 9. الحد من مشاركة المدير. ليس من الضروري أن يكون المدير مشاركًا في جميع الاجتماعات، فقط تلك التي يكون حضوره فيها ضروريًا حقًا. في الوقت نفسه، يجب عليه أن يعرف بالضبط سبب ذهابه إلى الحدث، وما الذي يجب عليه نقله إلى الموظفين وما هي المعلومات التي يجب تلقيها. تتم دعوة الأشخاص المشاركين في حل المشكلة فقط إلى اجتماعات التخطيط، حيث أن وجود عدد كبير من المشاركين يؤدي إلى تعقيد عملية المناقشة بشكل كبير.

ما الذي يمكن عمله لتحسين كفاءة التخطيط للاجتماعات

يتم تخصيص وقت التخطيط للاجتماع فقط للأشياء الأكثر أهمية. يمكن الحصول على المعلومات المتعلقة بالعمل الأساسي للمتخصصين مع العملاء دون تفاعل شخصي.

بالإضافة إلى اجتماعات التخطيط العام، من الضروري عقد اجتماعات تخطيطية للإدارة واجتماعات تخطيطية لرئيس الشركة دون مشاركة الموظفين، فقط من قبل فريق الإدارة.

يجب أن يقاس عمل الفريق بمؤشرات واضحة ومصممة مسبقاً. هذا هو عدد الاجتماعات أو المكالمات أو الفواتير الصادرة أو المبيعات المكتملة التي يجب على المتخصص إكمالها في وقت معين. تحتاج أيضًا إلى معرفة كيفية تقييمها بالضبط. على سبيل المثال، إذا كانت المكالمة ناجحة، فإن ذلك يستلزم ترتيب اجتماع، وتحديد الاحتياجات، وتحديث البيانات، وما إلى ذلك.

ومن أجل مراقبة فعالية الصفقة، يتم تقديم أدوات لتتبع تقدمها. يتم تسجيل النقاط الرئيسية في العمل مع العميل - من المكالمة الأولى إلى استلام الأموال في الحساب الجاري. يتم تحديد معلمات واضحة للانتقال بين مراحل المعاملة. يجب عليك أيضًا الانتباه إلى التقدم في العلاقات مع العملاء.

مفتاح زيادة الربحية هو مراقبة ديناميكيات التغييرات في قاعدة العملاء. سيساعد التحليل الكمي للمستهلكين الوافدين حديثًا والعملاء المفقودين والعائدين على اتخاذ التدابير في الوقت المناسب ومنع المواقف الخطرة.

رأي الخبراء

هل يأتي الموظفون للتخطيط للاجتماعات كشيء روتيني؟ هل هناك حل!

فاليري ميتليتسا,

المدير العام لشركة ليندنر، موسكو

في شركتنا، يبدأ صباح يوم الاثنين باجتماع تخطيط مدته ساعة ونصف. نستمع إلى تقارير من المتخصصين حول الأعمال المنجزة خلال الأسبوع، وأقوم بتحديد المهام والخطط للأسبوع الحالي، ونناقش معًا مدى تقدم المشاريع. مع مرور الوقت، انخفض نشاط الموظفين في اجتماعات التخطيط. بدأ الناس ينظرون إلى مثل هذه الاجتماعات على أنها شيء غير مهم، فهم نعسان، ولا يوجد عائد عاطفي، وربما يتأخرون. وتوصلت إلى فكرة كان الغرض منها تنويع الحدث الروتيني وإدخال عنصر الحداثة فيه.

للقيام بذلك، أقوم بإعداد خطب قصيرة ولكنها مثيرة للغاية مسبقًا حول مجموعة متنوعة من المواضيع: الموقف الإيجابي في علم النفس، والقصص غير العادية من حياة الأشخاص المتميزين، وتحقيق الذات وتحسين الذات، والإنجازات العلمية غير الواقعية، وما إلى ذلك. آخذ بعض القصص من الكتب، وحقائق من الإنترنت، وبعضها من الدوريات. أقول، أقرأ، أقتبس. أحيانًا أستخدم لوحة قالبة - أقوم بنشر المعلومات، ثم التعليق عليها. والأهم أن المعلومة تهم الجميع دون استثناء.

مدونتي على المورد infosuccess.ru حول النجاح تساعدني أيضًا. هناك أقوم باختبار المواضيع وتحليل المراجعات من الأصدقاء والمشتركين وشركاء العمل. تساعدني القصص في التأثير بشكل إيجابي على مرؤوسي؛ فنماذج النجاح تلهم دائمًا وتوقظ الرغبة في تحسين الذات.

لأكون صادقًا، في البداية أخذ الموظفون كل شيء بحذر شديد. النظرات والهمسات كشفت كل شيء. ولكن الآن "قراءات الصباح" أسرت الجميع تقريبًا. قد يأتي المتخصصون غير المدعوين أيضًا إلى بداية اجتماع التخطيط. على سبيل المثال، في الجزء الأول من اجتماع التخطيط، المخصص للقراءة، أرى دائمًا السكرتير وكبير المحاسبين. خلاصة القول: أصبحت اجتماعات التخطيط الصباحية شائعة جدًا ومثيرة للاهتمام بالنسبة للموظفين. لقد توقف التأخر، والناس نشيطون، ومهتمون بالموضوع التالي مقدمًا وينتظرون شيئًا إيجابيًا. كما زادت إنتاجية الاجتماعات. تم تخفيف الشكل الجاف للاجتماعات بعنصر الدافع والإيجابية. لقد أثارت القراءات مناقشات، وأصبح زملائي يتحدثون معي ومع بعضهم البعض بشكل أكثر صراحة. يقدم الكثيرون الأمثلة والموضوعات الخاصة بهم. اقترحت على رئيس قسم المبيعات أن نقوم بإعداد معلومات حول لياقة الدماغ.

خطة عمل لصالون تجميل لمركز التوظيف