تعريف إدارة الوقت بتوقيت جرينتش. إدارة الوقت: ما هو؟ التركيز على الأشياء الرئيسية

"إننا نتعب ونرهق ليس لأننا نعمل بجد، ولكن لأننا نعمل بشكل سيء، نعمل بشكل غير منظم، نعمل بغباء."

عالم الفسيولوجي ن. فيفيدنسكي

الوقت - مديرهي تقنية لإدارة الوقت تتضمن قواعد ومبادئ تساعد الإنسان على تنظيم وقته بشكل سليم وتحقيق أقصى قدر من الكفاءة في أي نشاط. بمساعدة إدارة الوقت، يستطيع الشخص التحكم بوعي في الوقت الذي يقضيه في أنواع مختلفة من الأنشطة، مع زيادة كفاءة وإنتاجية عمله أو وقت فراغه. يساعد التخطيط والتوزيع وتحديد الأولويات وتحديد الأهداف الشخص على التعامل مع الإيقاع المجنون للحياة الحديثة. تساعد إدارة الوقت الشخص على القيام بكل شيء دون ضغوط وتجنب التعب المزمن.

في البداية، تم استخدام تقنيات إدارة الوقت فقط في إدارة الأعمال وتنظيم أنشطة العمل. ولكن الآن يتم استخدام أساليب إدارة الوقت أيضًا في الحياة الشخصية للشخص من أجل الحصول على الوقت للتعامل مع المشكلات اليومية وتنظيم وقت الفراغ والراحة بشكل صحيح.

تاريخ إدارة الوقت

في العشرينيات، قالت المنظمة العلمية للعمل إن كفاءة استخدام الوقت تعتمد على الفعالية الشخصية للشخص نفسه. وظهرت رابطة «التايم» التي نشرت مقالات في الصحف تحت عنوان «الكفاح من أجل الزمن». في السبعينيات، اكتسبت طريقة ضبط الوقت التي طورها عالم الأحياء ليوبيشيف شعبية. وتعتبر هذه الطريقة أداة لتنمية التفكير الإنساني الفعال، مما يساهم في الإدارة الرشيدة للوقت الشخصي وزيادة الكفاءة الشخصية.

وفي عام 2007 تم افتتاح أول قسم لإدارة الوقت في موسكو في المعهد المالي والصناعي. اليوم أصبح هذا الاتجاه شائعًا وشائعًا للغاية. هناك الكثير من الدورات التدريبية والندوات حول التخطيط والإدارة الرشيدة للوقت.

مدير الوقتهذا هو الشخص الذي يأخذ في الاعتبار الخصائص النفسية للأشخاص وظروف العمل ويقدم جداول عمل أكثر فعالية. إنه قادر على الكشف عن كل احتياطياته المخفية في الشخص واقتراح كيفية زيادة فعاليته.

إن عملية التواصل بين مدير الوقت والعميل تشبه الاستشارة النفسية التي يستمع فيها للشخص، ويقدم النصائح والإرشادات حول كيفية تخصيص الوقت، وكم من الوقت يجب تخصيصه للراحة، وكيفية تحديد الأولويات. كيف تخطط ليومك حتى تتمكن من إنجاز كل شيء دون ضغوط.

لا يقدم مديرو الوقت الاستشارات الفردية فقط. غالبًا ما تتم دعوتهم من قبل الشركات كخبراء للمساعدة في تحسين عملية العمل. بادئ ذي بدء، قم بتعليم المدير كيفية توزيع وقت عمله بشكل صحيح وتوزيع المسؤوليات بشكل صحيح في الفريق. يقومون بدراسة أنشطة الشركة والوقت المطلوب لحل بعض المشاكل. بعد جمع المعلومات والتحليلات، يقوم مدير الوقت بإجراء تعديلات على الروتين اليومي للشركة.

• تحليل الوقت الذي يقضيه في مهام معينة.
• وضع وصياغة وتحديد الأهداف.
• وضع خطة لتحقيق الهدف، وكذلك تحديد الأولويات.
• تحقيق الهدف. تلميح حول الخطوات التي يجب اتخاذها وفقًا للخطة.
• إعداد قوائم بالأشياء التي يجب القيام بها.
• تسجيل الوقت باستخدام التوقيت.

ما هي المزايا التي يتمتع بها الشخص الذي تعلم التخطيط لوقته بشكل صحيح؟

"الوقت الضائع هو وجود؛ الوقت المستخدم بشكل مفيد هو الحياة.

إي يونج

• يحقق الأهداف المحددة.
• يحقق أهدافه بشكل أسرع بكثير من الآخرين.
• قادر على تحقيق النجاح في أي مجال من مجالات النشاط.
• لديه المزيد من الوقت للاسترخاء والتواصل مع العائلة والأصدقاء.
• يمكن أن تفعل الكثير من الأشياء في فترة زمنية معينة.
• يمكنه زيادة دخله والتقاعد من خلال توزيع المسؤوليات بشكل صحيح بين الموظفين.
• يمكن أن يتخلص من التعب المزمن، ولا يتعرض للإجهاد.
• لديه دائما خطة عمل واضحة.
• لديه شعور بالحرية الداخلية ويتحكم في حياته بشكل مستقل.

أنواع إدارة الوقت

يوجد الآن العديد من الطرق المختلفة لمشكلة إدارة الوقت. يميز الخبراء ثلاثة أنواع رئيسية:

• إدارة الوقت الشخصي (الشخصي).. ويرتبط بالتنمية الذاتية الشخصية للشخص، والقدرة على تنظيم يومه بشكل صحيح ومثمر.
• إدارة الوقت بشكل احترافييساعد الإنسان على أداء عمله بفعالية، أو تنظيم وقت عمله بشكل صحيح، أو توزيع المسؤوليات بحكمة ضمن الفريق.
• إدارة الوقت الاجتماعيينظم العلاقات الشخصية أو إدارة الوقت لعدة أشخاص. على سبيل المثال، الشركات.

المفاهيم الأساسية لإدارة الوقت

مفهوم إدارة الوقت-إنها طريقة لفهم وإدراك الوقت. يساعد مفهوم إدارة الوقت على تحديد السبب والغرض الذي يجعل الشخص بحاجة إلى تعلم كيفية إدارة وقته. إدراك قيمة هذه العملية، وكذلك فهم المبادئ الأساسية لإدارة الوقت.

تقنيات إدارة الوقت– تسلسل معين من الإجراءات التي من شأنها أن تساعد في حل مشكلة معينة.

نظام إدارة الوقت– مجموعة من المفاهيم والأساليب التي ستسمح لك بتحقيق هدفك بأسرع ما يمكن وبكفاءة.

يؤدي التنظيم غير السليم للعمل أو التنظيم الأمي للأنشطة من قبل الإدارة إلى حقيقة أن موظفي الشركة يشعرون بنقص مستمر في الوقت. وهذا يؤثر على كفاءة ونجاح المؤسسة ككل.

يحدث ضيق الوقت في الحالات التي:

• لا يوجد جدول عمل لهذا اليوم.
• إذا لم يكن مساعد المدير على علم بروتينه اليومي.
• غالبًا ما تصرف المكالمات الهاتفية والزوار عن الأعمال الأساسية.
• إذا كان المدير لا يعرف كيفية توزيع المسؤوليات.
• إذا تم إنجاز العمل في عجلة مستمرة مما يؤدي إلى التعب السريع.
• إذا كان الموظفون غير مناسبين لوظائفهم.
• إذا قام الموظفون بتقييم قدراتهم وسرعة العمل بشكل غير كافٍ.
• إذا لم يكن الموظفون متحمسين (على سبيل المثال، الراتب منخفض جدًا).

لتحسين كفاءة المؤسسة، من الضروري تعليم الموظفين وضع خطة عمل لهذا اليوم. عند وضع الخطة، عليك تخصيص 60% من وقتك للمهام الرئيسية، و20% للمهام غير المتوقعة و20% للأمور العفوية. الشيء الرئيسي هو تعليم الفريق كيفية وضع خطط لليوم بشكل منهجي ومنتظم.

تعتمد فعالية إدارة الوقت في الإدارة على مدى تدريب الموظفين على التخطيط وتحديد الأولويات والتحكم في الوقت لإنجاز المهام، فضلاً عن الترتيب الصحيح للمهام.

لحل هذه المشكلات، يمكنك دعوة خبير في إدارة الوقت أو تدريب مدير مؤسستك، الذي سيقوم بنفسه بتعيين المهام للموظفين ومراقبة فعالية عملهم. يجب على المدير إصدار مهام النسخ الاحتياطي الرئيسية والمتعددة. وفي نهاية اليوم يقدم الموظف تقريرا عن العمل المنجز.

إدارة الوقت الشخصي في إدارة الوقت

أما بالنسبة لإدارة الوقت الشخصي، فهناك قواعد أساسية لإدارة الوقت يتم تطبيقها في الحياة الشخصية:

1. لا تأخذ العمل إلى المنزل أبدًا.
2. نظم حياتك اليومية بحيث لا تستغرق سوى الحد الأدنى من الوقت.
3. خطط لوقت فراغك مقدمًا. يجب أن يشمل ذلك المتعة العاطفية (الذهاب إلى السينما والمسرح والحفل الموسيقي والمتحف). وكذلك البدنية (الرياضة والرقص وغيرها).
4. للاسترخاء، لا تستخدم عطلات نهاية الأسبوع فحسب، بل يوم واحد على الأقل خلال الأسبوع. على سبيل المثال، يمكنك ركوب الدراجة بعد العمل أو الذهاب إلى الساونا مع الأصدقاء.
5. أثناء الإجازة، قلل من المكالمات والبريد والإنترنت من أجل الاسترخاء حقًا.

1. القاعدة الأساسية لإدارة الوقت هي تحديد الأهداف بشكل صحيح.

إذا تعلمت كيفية تحديد أهدافك بوضوح وكذلك تحديد المهام الثانوية، فسوف توفر الكثير من الوقت.

إذا كنت تقضي وقتك في شيء ما، فهذا يعني أنك في تلك اللحظة تعتقد أنه مهم للغاية. ولكن هل هذا صحيح؟ اسأل نفسك، هل ستساعدك نتيجة هذا الإجراء على الاقتراب من هدفك؟ ما هو الهدف؟ الهدف هو رغبة الشخص في شيء ما، عندما تهدف العملية برمتها إلى النتيجة النهائية.

عند تحديد هدف، يجب عليك أولاً تحديد قيمك الأساسية.

أدرك قدراتك ودوافعك. تحليل المشاكل والاحتياجات والصعوبات التي قد تنشأ في الطريق إلى الهدف. اعرض هدفك بوضوح بأدق التفاصيل، ونتيجته النهائية. خطط لأفعالك، وابحث عن الموارد وابدأ التنفيذ.

هناك طرق مختلفة لتحديد الأهداف. لكن جميع الطرق لها خوارزمية مشتركة لتحديد الأهداف:

1. يجب أن يكون الهدف محددًا قدر الإمكان مع نتيجة نهائية واضحة.
2. يجب تبرير الحاجة إلى تحقيق الهدف. لماذا هذا مطلوب وما الذي سأحصل عليه منه؟
3. يجب أن يكون الهدف واقعيا وآلية تحقيقه واضحة.
4. من الضروري تحديد الحدود الزمنية التي يجب تحقيق الهدف خلالها بوضوح.

2. القاعدة الأساسية الثانية لإدارة الوقت هي تحديد الأولويات.

معرفة كيفية تحديد الأولويات أمر مهم للغاية. هناك أشياء أقل أهمية في تحقيق الهدف، وهناك أشياء لها دور كبير.

3. القاعدة الأساسية الثالثة لإدارة الوقت هي التخطيط.

بعد تحديد الهدف، الخطوة التالية هي التخطيط. التخطيط جزء لا يتجزأ من إدارة الوقت. ويتكون من المراحل الرئيسية التالية:

1. وضع خطة لإدارة الوقت.
2. مرحلة إعداد المشروع، والتي يمكنك خلالها المناورة والتفكير في خيارات مختلفة لتحقيق الهدف.
3. مرحلة تحديد الموارد اللازمة.
4. مرحلة تحديد الأشخاص الذين يمكنهم مساعدتك في طريقك إلى هدفك.
5. مرحلة تسجيل نتائج التخطيط على شكل مشروع عمل، خريطة.

عندما يبدأ الإنسان بالتخطيط، ينشط التفكير، وينشط الإبداع. عندما تضع خطة، يصبح هدفك أكثر تحديدًا، وتبدأ في فهم ما تريده حقًا وكيفية تحقيقه. هذا نوع من الدليل العملي للعمل.

وإلى أن يضع الإنسان خطة لتحقيق ما يريد، فهو يفكر باستمرار في هذا الموضوع. لكن ليست الأفكار، بل الأفعال هي التي تقربك من هدفك. عندما يتم وضع خطة تفصيلية تأخذ في الاعتبار الطرق المختلفة لتحقيق الهدف، فإنها تعطيك مجالاً للمناورة. لا ينجح الأمر مع بعض الوسائل والطرق، يمكنك تجربة البعض الآخر. التخطيط يطور المرونة والاستعداد لأي موقف لدى الشخص.

إن وضع خطة يمنحك فرصة كبيرة للنجاح. وجود خطة يمنحك الثقة في نفسك وقدراتك. كل الناجحين ورجال الأعمال يخططون.

تقنيات التخطيط الأساسية. وصف موجز

1. تخطيط ABCيعتمد على حقيقة أنه من الضروري القيام بالأشياء الأكثر أهمية أولاً (تحت الحرف A)، ثم B وC.

حالات الفئة أ هي الأكثر أهمية. إنهم يشكلون 15٪ من جميع الحالات ويحققون 65٪ من النتائج. ب – الأمور المهمة التي تشكل 20% من جميع الأمور وتجلب 20% من النتائج. الفئة ج هي المسائل الأقل أهمية، فهي تشكل 65% وتعطي نتيجة 15%.

2. حكم باريتوأو مبدأ "80/20". وينطبق هذا المبدأ على أي نشاط يومي. 80% من الأشياء التي تفعلها في اليوم تعطيك 20% من النتائج المرجوة. و20% من الأشياء المهمة المخطط لها تقربك من النتيجة بنسبة 80%.

على سبيل المثال: 20% من الناس يملكون 80% من رأس المال، و80% من الناس يملكون 20% من رأس المال. 20% من العملاء يقدمون ربحًا بنسبة 80%، و80% من العملاء يقدمون ربحًا بنسبة 20%.

3. توقيت- هذه الطريقة هي أنك تحتاج إلى تدوين جميع أفعالك دقيقة بدقيقة ومقدار الوقت الذي قضيته فيها. سيساعدك هذا على فهم أين وماذا تقضي وقتك وكيفية ضبط جدولك الزمني.

4. إعداد قائمة المهام- هذه هي أبسط طريقة تخطيط تسمح لك بتخطيط الوقت والمهام.

كيفية إعداد قائمة المهام الصحيحة ومتابعتها؟

1. أولا، انتبه لنفسك. كم من الوقت تحتاج لإنجاز المهام المختلفة؟
2. اكتب قائمة المهام في المساء.
3. اكتب نقاطًا محددة. على سبيل المثال: اذهب إلى المتجر. إرفاق قائمة التسوق لهذا العنصر.
4. خطط ليومك بأكمله، وليس للعمل فقط.
5. ابدأ يومك بإكمال المهام السهلة. ضع علامة على المربعات على الفور وابتهج طوال اليوم معتقدًا أن اتباع قائمة المهام ليس بالأمر الصعب، على سبيل المثال، القيام بالتمارين وإعداد وجبة الإفطار.
6. يجب أن تكون قائمة المهام مرئية دائمًا.
7. لا تضع أكثر من 7 أشياء ذات أولوية في قائمتك، حتى لا تقلق بشأن عدم إنجاز شيء ما.

• جرب جميع طرق التخطيط واختر الطريقة الأنسب.
• الاحتفاظ بالسجلات.
• لا تحاول أن تفعل كل شيء. افعل الأشياء الأكثر أهمية والأولوية أولاً.
• خطة كل يوم الخاص بك. وقم أيضًا بوضع خطة إضافية للأسبوع.
• احمل معك دائمًا قلمًا ومفكرة.
• احتفظ بمذكرة نجاح، فهي ستحفزك وتذكرك بأنك على الطريق الصحيح.
• تعلم أن تقول "لا". سيساعدك هذا على تجنب التواصل مع الأشخاص غير الضروريين والقيام بأشياء غير ضرورية.
• قبل أن تفعل أي شيء، فكر في مدى إلحاحه، ومدى أهميته، وكيف سيقربك هذا الإجراء من هدفك.
• قم بتحليل عاداتك وأفعالك التي تضيع وقتك. من خلال التوقيت، من السهل تتبع تلك الإجراءات التي تحتاج إلى التخلص منها.
• لا تقم بأعمال الآخرين. لا تكن أداة لتحقيق أهداف الآخرين. ركز على هدفك.
• خصص وقتًا لتحسين الذات.
• لا تتوقف عند هذا الحد. بمجرد تحقيق هدف واحد، حدد الهدف التالي.

1. ستيفن كوفي في العادات السبع للأشخاص الأكثر فعاليةيعتبر إدارة الوقت عنصرًا من عناصر تحسين الذات. وهنا نصائحه:

• افعل ما عليك فعله أولاً. لا تؤجل الأمور المهمة إلى وقت لاحق.
• يجب أن يكون هدفك أولوية وأهمية. تحرك نحوها.
• تنفيذ جميع الإجراءات على أساس الأولويات.
• لا تهدر الكثير من طاقتك لتحقيق هدف تافه. يجب أن تكون الموارد المنفقة والنتيجة النهائية متناسبة.
• ابحث عن كل الطرق لجعل الحياة أسهل.

2. ينصح David Allen بتنظيم مساحة العمل الخاصة بك بشكل صحيح، احصل على جميع القرطاسية اللازمة. احتفظ أيضًا بخزانة ملفات، وقم بإنشاء مجلد مناسب لكل حالة. ينصح ألين أيضًا بكتابة 4 قوائم مهام:

• قم بإعداد قائمة بالأشياء التي يجب القيام بها في المستقبل القريب؛
• إضافة المشاريع التي تتطلب نهجا متكاملا إلى قائمة منفصلة؛
• قم بعمل قائمة منفصلة بالمشاريع التي لا يمكن إكمالها بعد لسبب أو لآخر؛
• قائمة "يوما ما".

3.تنصح جوليا مورجنسترن بالتقييم أولاًمقدار الوقت الذي تقضيه في إكمال مهامك. ما هي العوامل التي تشتت انتباهك؟ قد تشتت انتباهك بسبب وسائل التواصل الاجتماعي، أو المسؤوليات الإضافية، أو المواعيد النهائية غير الواقعية، أو العوائق النفسية.

• ويجب تحديد إطار زمني لكل إجراء.
• إذا لم تتمكن من إكمال بعض الإجراءات، فقم بتحليل ما إذا كان من الممكن تأجيلها لفترة من الوقت، أو تفويضها إلى موظفين آخرين، أو التخلي عنها تمامًا.
• قم بفرز الأشياء والأشياء التي يجب القيام بها، وقم بإخلاء المساحة من كل ما يمكنك الاستغناء عنه. اجعل لكل شيء مكانه، ولكل مهمة وقتا.

"تناول ضفدعًا على الإفطار"

لمنع أفكارك من العودة طوال اليوم إلى مهمة لا ترغب في القيام بها أو غير سارة لك، ابدأ يومك بها. بهذه الطريقة سوف تتحرر من الضغط العاطفي والعبء الذي سيتعين عليك تحمله طوال اليوم.

"شريحة لحم الفيل"

إذا كنت تواجه مهمة عالمية تتطلب إكمال العديد من الإجراءات، فقم بتقسيم هذا العمل إلى أجزاء. لا تجعل قضية كبيرة من القضية، قم بتقطيعها إلى أجزاء. وهذا سيجعل من السهل البدء في تنفيذ المهمة. ويساهم هذا النهج أيضًا في فهم هذه المشكلة بشكل أفضل.

تعلم أن تقول لا

تعلمك إدارة الوقت ألا يكون لديك الوقت للقيام بأكبر قدر ممكن، بل أن يكون لديك الوقت للقيام بما يجب القيام به بشكل صحيح. قل "لا" للأشياء والأشخاص غير الضروريين. لا تصبح أداة في يد أحد لتحقيق أهدافه. ركز على أهدافك.

نسعى جاهدين للأتمتة والحد الأقصى من التبسيط لأنشطتك.

قم بمهام مماثلة على التوالي، حيث يعتاد الدماغ على منطقة معينة من النشاط. وفي كل مرة يتعامل معهم بشكل أسرع.

استمع إلى إيقاعاتك البيولوجية. قم بعملك في الوقت الذي تشعر فيه بالنشاط والنشاط بشكل خاص. خلال فترات النشاط الأقل، امنح نفسك قسطًا من الراحة. استمع لاحتياجات جسمك. في بعض الأحيان تكون فترة الراحة لمدة 15 دقيقة كافية للحصول على "طاقة ثانية".

أفضل الكتب في إدارة الوقت والتي تستحق القراءة:

• الإدارة الفعالة للوقت. ب. تريسي
• محرك الوقت. كيف يكون لديك الوقت للعيش والعمل. جي أرخانجيلسكي
• إدارة الوقت الضيق: السيطرة على حياتك د. كينيدي
• اعمل أقل، أنجز أكثر. ك. جليسون
• إلى الجحيم بكل شيء! خذها وافعلها. ر. برانسون
• إدارة الوقت القصوى. ن. مروتشكوفسكي، أ. تولكاتشيف
• دورة عملية في إدارة الوقت. أنا أبراموفسكي
• كيف تعمل 4 ساعات في الأسبوع ولا تبقى عالقًا في المكتب "من الجرس إلى الجرس"، وتعيش في أي مكان وتصبح ثريًا. تي فيريس
• إنجاز الأمور: فن الإنتاجية الخالية من التوتر. د. ألين

تعتمد فعالية إدارة الوقت على امتثالك لقواعده الأساسية، فضلاً عن الفهم الواضح لسبب حاجتك إليه، وكيفية إدارة وقتك وما هي الفوائد التي ستعود عليك.

هناك العديد من التعريفات لإدارة الوقت. كل مؤلف يحاول الكشف عن الموضوع المحدد يجلب شيئًا جديدًا إلى تعريف المفهوم المحدد. ومع ذلك، فإن العبء الدلالي لهذا المفهوم لا يزال هو نفسه. "إدارة الوقت" هي عملية تهدف إلى الاستخدام الواعي والمسؤول لوقت الفرد (العمل، الشخصي، وما إلى ذلك)، مما يسمح للشخص بوضع أهداف ذات معنى وتحقيقها في أقصر وقت ممكن.

يمكن تعريف إدارة الوقت بأنها تخطيط وتنظيم التوزيع ومراقبة استخدام وقت العمل في المنظمة ووقت المدير الخاص من أجل زيادة كفاءة الأقسام الفردية والمنظمة ككل.

نظرا لحقيقة أن اقتصاد السوق بدأ في التطور في روسيا منذ وقت ليس ببعيد، وأيضا مع مراعاة عقلية الشعب الروسي في روسيا، فإن إدارة الوقت لها خصائصها الخاصة. يجب مراجعة الخطط باستمرار؛ فالأهداف التي تواجه المدير ليست دائمًا واضحة ومتسقة. إن تعدد الأهداف، مع وجود مجموعات ومصالح مختلفة، يؤدي في كثير من الأحيان إلى التناقضات. يؤدي عدم القدرة على تحديد أهداف واضحة ومتسقة إلى انتهاك المرحلة الأولى من إدارة الذات. ونتيجة لذلك، تصبح عمليات التخطيط واتخاذ القرار صعبة (تظهر مهام غير متوقعة، ومن المستحيل تحديد الأولويات بوضوح).

في بلدنا، حصة الوقت الذي يقضيه في العمل الروتيني في الميزانية الزمنية للمديرين كبيرة. يشير هذا إلى مشاكل التفويض بين المديرين الروس. كثير منهم لا يفوضون العمل الروتيني، إما لأن المرؤوسين مثقلون بالفعل بالعمل، أو لأنهم يعتقدون أنهم أنفسهم سوف يقومون بهذا العمل بشكل أفضل. ونتيجة لذلك، ليس لدى المدير الوقت الكافي للقيام بمهام مهمة وطويلة الأمد. هناك خصوصية أخرى في استخدام وقت العمل وهي أن العلاقات الودية بين الزملاء أكثر شيوعًا في الشركات الروسية. يفضل العديد من الأشخاص بدء يوم عملهم بالتواصل غير الرسمي مع الزملاء بدلاً من المهام الأكثر أهمية؛ يمكن أن تتحول مناقشة شروط العقد بسلاسة إلى محادثة ودية. في روسيا، تطورت صورة القائد كشخص يفتقر باستمرار إلى الوقت، وكلما زاد الوقت الذي يفتقر إليه، بدا أكثر أهمية. يدعي بعض المديرين بحماس أنهم يعملون 12-13 ساعة في اليوم، وبالتالي التعبير عن التفاني في عملهم. موضوعيا، هذا يعني فقط أن الشخص لا يستطيع تحديد الأولويات وتنظيم وقته بشكل صحيح. في الأساس، مدى فعالية المدير في إدارة وقته يعتمد على شخصيته، وعلى ما إذا كان يريد تبسيط أنشطته، وإدخال قواعد ومبادئ الإدارة الذاتية في عمله باستمرار، لأن وهذا لا يتطلب أي جهود خارقة للطبيعة سواء لزعيم روسي أو لشخص من أي دولة أخرى.

تتضمن "إدارة الوقت" العناصر التالية:

1. تحديد الأهداف: القدرة على إبراز الأهم من بين الكثيرين، ومهارة تحويل المشكلات إلى مهام عمل واقعية مع إخضاع الأهداف الثانوية للهدف الرئيسي، واستخدام الصياغات المسؤولة، وخلق الدافع المناسب ووضع معايير واضحة لتحقيقها الهدف.

2. التركيز على النتائج: “من يريد الإنجاز يبحث عن الفرص، ومن لا يريد يتحدث عن الظروف”. يتضمن التركيز على النتائج مرونة معقولة، مما يسمح لك بالتكيف مع التغيرات في الموقف، مع الحفاظ على مسار المهام المعينة، والذكاء اليومي، الذي يسمح لك بالتغلب على العقبات المختلفة واستخدام حتى فترات صغيرة من وقت العمل بشكل مناسب للأنشطة الإنتاجية والقدرة على التعامل مع ساعات العمل التقليدية للمغاسل.

3. أساليب وتقنيات ضبط الوقت - معرفة التقنيات الأساسية لتسجيل وقت العمل الخاص بك بشكل فعال: اختيار تفاصيل التوقيت الأمثل، وشكل مناسب للتسجيل، والقدرة على إزالة الاحتجاج على ضبط النفس، والتكرار الأمثل للتحليل و مخططات تحليل وقت العمل الخاص بك.

4. أساليب وتقنيات التخطيط - القدرة على تحديد الأولويات، وفهم مبدأ باريتو والإلمام بنظام ب. فرانكلين لتحديد أهداف الحياة، وطريقة ألبا، ومصفوفة أيزنهاور وتحليل ABC، ومعرفة قواعد تجميع أهداف الحياة -قائمة المهام، استخدام الوقت الصغير والمتوسط.

5. تقنيات التنظيم الذاتي في العمل - أساليب استخدام الدعم الخارجي والتحفيز السلبي، تنظيم البيئة: "التذكيرات"، الغرامات والتعزيز الإيجابي، طرق خلق مزاج عاطفي إيجابي.

6. العمل مع المعلومات - مهارة البحث المستهدف، والقدرة على العمل مع النص، وتسليط الضوء على النقاط الرئيسية من المعلومات الثانوية، ومعرفة ميزات محركات البحث على الإنترنت، وتقديم المعلومات في شكل مقبول للعميل.

7. تنظيم مكان العمل - التنظيم المكاني لمكان العمل، والعمل الفعال مع الأوراق، وطرق تخزين المراسلات بشكل ملائم، والقضاء على التدخل في العمل.

8. العمل مع المنظم - معرفة مميزات المنظمين الورقي والإلكتروني، اختيار النموذج الأمثل، قواعد حفظ السجلات في المنظم، إتقان كيفية العمل مع المنظم.

9. توزيع الوقت والمسؤوليات: القدرة على قول "لا"، والشعور بالحق في إعطاء المهام وطلب المساعدة، والاهتمام بالراحة في الوقت المناسب، والاستخدام الدقيق لوقت الآخرين وفهم مدى ملاءمة التفويض، والقدرة للتفاوض مع الموظفين والرؤساء.

10. القدرة على تنظيم الأشخاص والمواقف: فهم مدى ملاءمة النهج الرسمي و"الإنساني"، وعادة الفهم قبل الرد، وتكتيكات استخدام الطلبات والمطالب، والقدرة على اللعب على المصالح ودمج أهداف الفرد في أهداف الآخرين.

11. القيادة الفعالة: القدرة على إقامة اتصال مع الموظفين، استخدام النهج الفردي، مهارة النهج الإيجابي، المهام المستهدفة والمدروسة، القدرة على تحديد مهام محددة وقابلة للتنفيذ، المطالبة بالانضباط في الأداء، استخدام العينات والنماذج طرق أخرى للتدريب الخلفي للموظفين.

12. تنظيم الاجتماعات والعمل الجماعي - مهارة وضع هدف واضح للاجتماع وصياغة جدول الأعمال، معرفة العقبات النموذجية في التنظيم الفعال للاجتماعات والقدرة على التغلب عليها، القدرة على العمل مع الطموحات الشخصية مشاركون.

يحدد العديد من الباحثين الذين يدرسون مشاكل تنظيم وقت العمل الأسباب التالية لقلة وقت العمل:

1. الاندفاع المستمر. في حالة التسرع المستمر، ليس لدى المدير الوقت الكافي للتركيز على المهمة التي يؤديها في الوقت الحالي. إنه يتبع المسار الذي يتبادر إلى ذهنه لأول مرة، بدلاً من التفكير في طرق أخرى ربما أكثر عقلانية لحل مشكلة معينة.

2. عدم وجود توزيع واضح للأعمال حسب درجة أهميتها. في الوقت نفسه، يبدأ القائد في القيام بالأشياء الأسهل والأكثر متعة، وليس الأشياء المهمة. ونتيجة لذلك، ليس لديه ما يكفي من الوقت لحل المشاكل الرئيسية طويلة الأمد.

3. التحسينات المستمرة للمنزل. يرتبط عمل المدير إلى حد ما بالنشاط الفكري، لذلك يصعب تقسيم العمليات العقلية المرتبطة بهذا النشاط إلى تلك التي تتم أثناء العمل ووقت الفراغ. وهذا يؤدي إلى اختراق وقت العمل في وقت الفراغ. وفي نفس الوقت لا يتوفر لدى الموظف وقت للراحة مما يؤثر على أدائه وصحته.

4. تدفق كبير من المهام الروتينية، التي تكون عاجلة في كثير من الأحيان، والتي يستغرق العمل عليها الكثير من الوقت.

5. "لصوص الوقت" - أمر غير متوقع وناجم عن عدم كفاية التخطيط. أكبر لصوص الوقت هي المكالمات الهاتفية، والزوار غير المدعوين، والمهام التي يقوم بها المدير لأنه لا يستطيع رفض الطلب.

6. الانزعاج. وهذا نتيجة سوء تنظيم اليوم، ويعتمد في بعض الأحيان أيضًا على اندفاع الشخص وخصائصه.

7. ضعف دافعية العمل. والنتيجة هي انخفاض الإنتاجية، مما يخلق ضيقًا مزمنًا في الوقت.

تحليل استخدام الوقتسيساعد في تحديد الخسائر المؤقتة وإظهار نقاط القوة والضعف في أسلوب العمل الممارس. مثل هذا التحليل ضروري ببساطة إذا لم يكن من المعروف كيف يتم إنفاق الوقت، وليس من المعروف كم من الوقت يستغرق إكمال مهام معينة، وليس من المعروف ما هي العوامل التي تحفز أو تحد من الأداء. لتحليل مشكلة ما، تحتاج إلى تتبع موثوق للوقت. الطريقة الأكثر فعالية لتتبع الوقت هي الاحتفاظ بالسجلات. يُنصح بتدوين الملاحظات أثناء العمل، لأن... إذا قمت بذلك في المساء، فقد يفوتك شيء ما. يجب أن يكون مستوى التفاصيل في السجلات بحيث يمكن للمرء الحكم على أهمية وضرورة كل نوع من العمل. للحصول على الصورة الأكثر موضوعية، تحتاج إلى تدوين الملاحظات على مدى أسبوع (أو لفترة أطول، إذا لزم الأمر). في الورقة... من الضروري تسجيل ليس فقط التدخل الخارجي، ولكن أيضًا الحالات التي يكون فيها البادئ بتعطيل يوم العمل هو المدير نفسه. يجب تسليط الضوء على نقاط القوة في استخدام وقت العمل وتطبيقها في العمل اليومي. بالنسبة لنقاط الضعف، تحتاج إلى تطوير استراتيجية للتغلب عليها. في البداية، يجب تحليل كل وظيفة باستخدام الأسئلة التالية:

هل كان العمل ضروريا؟ (إذا تم قضاء أكثر من 10% من وقت العمل في غير الأعمال الضرورية، فهذا يشير إلى وجود مشاكل في التفويض وتحديد الأولويات)؛

هل كان استثمار الوقت مبررا؟ (إذا كان أكثر من 10٪ من وقت العمل يتألف من مهام لم يكن هناك ما يبرر الوقت الذي يقضيه فيها، فأنت بحاجة إلى تحليل أسباب كون الوقت المستغرق كبيرًا جدًا ومحاولة أخذها في الاعتبار في العمل المستقبلي)؛

هل كان العمل يستحق القيام به؟ (إذا تم إنفاق أكثر من 10٪ من وقت العمل على المهام التي كان تنفيذها غير عملي، فأنت بحاجة إلى الاهتمام بالتخطيط والتنظيم وتحقيق الذات)؛

هل تم تحديد الإطار الزمني لإنجاز العمل عمدا؟ (إذا تم إنفاق أكثر من 10٪ من وقت العمل على المهام، والتي تم تحديد الفاصل الزمني لها تلقائيا، فهناك مشاكل في تخطيط وقت العمل).

كلما كانت البيئة الخارجية أكثر حركة وقابلة للتغيير، كلما زادت الحاجة إلى التخطيط كوسيلة لتطوير خط معين من السلوك في هذه البيئة. لقد أثبت الباحثون الأمريكيون وجود علاقة إيجابية عالية بين التخطيط والنجاح في حياة الإنسان. في الواقع، فإن الشخص الذي يفهم بوضوح ماذا ومتى يجب عليه القيام به، يتمتع بمزايا واضحة على الشخص الذي يضطر إلى الانتقال بشكل عشوائي من قضية إلى أخرى، دون أن يلاحظ أن حصة الأسد من الوقت تنفق على حل المهام الثانوية التي يمكن تفويضها المرؤوسين .

يتم التخطيط على مراحل، أولا لفترة زمنية طويلة (عدة سنوات)، ثم يتم تقسيم هذه الفترة إلى فترات زمنية أصغر. كلما كانت الفترة الزمنية أقصر، كلما كانت الخطة أكثر تفصيلاً. وبعد أن يتم وضع الخطة للسنوات القليلة القادمة، يتم وضع خطة سنوية، ومن ثم يتم وضع خطة ربع سنوية، والتي تكون بمثابة أداة لمراقبة الميزانية السنوية. وبناء على مؤشرات الخطة الربع سنوية يتم وضع خطة شهرية وخطة عشرة أيام تتضمن مؤشرات كمية محددة يجب تحقيقها للفترة القادمة. المرحلة الأخيرة في تخطيط وقت العمل هي الخطة اليومية التي تمثل أهم مراحل التخطيط. وهي عبارة عن قائمة بالمهام المحددة التي يجب إكمالها خلال اليوم، وتتضمن أيضًا تقسيم الأشياء إلى مجموعات وفقًا لأهميتها وتسليط الضوء على المهام التي يجب تفويضها.

مبادئ وقواعد التخطيط لوقت العمل:

1. النسبة (60:40).

تظهر التجربة أنه من الأفضل وضع خطة لجزء معين من وقت العمل فقط (60٪).

الأحداث التي يصعب التنبؤ بها، واللحظات المشتتة للانتباه ("مصارف الوقت") لا يمكن التخطيط لها بالكامل دون تحفظ.

2. جمع المهام معًا - خطة عمل.

لوضع خطة جيدة لقضاء الوقت، من المهم أن يكون لديك دائمًا فكرة عن المهام القادمة. ومن المستحسن تقسيمها إلى مهام طويلة ومتوسطة وقصيرة المدى، وتحديد أولوياتها والتصرف وفقًا لها.

3. الانتظام - المنهجية - الاتساق. أنت بحاجة إلى العمل وفقًا لخطط زمنية بشكل منتظم ومنتظم، وإنجاز العمل الذي بدأته باستمرار.

4. التخطيط الواقعي. أولئك. ما عليك سوى التخطيط لهذا الحجم من المهام التي يمكن للمدير التعامل معها بشكل واقعي.

5. تجديد الوقت الضائع. ومن الأفضل تعويض الوقت الضائع في أسرع وقت ممكن، على سبيل المثال، من الأفضل العمل لفترة أطول في المساء بدلاً من تعويض ما ضاع في اليوم السابق طوال اليوم التالي.

6. تسجيل النتائج بدلاً من الإجراءات.

تحتاج إلى تسجيل النتائج أو الأهداف في الخطط، وليس فقط أي إجراءات، بحيث تهدف الجهود في البداية إلى تحقيق الهدف بشكل مباشر. هذا سوف يساعد على تجنب الأنشطة غير المجدولة.

7. وضع معايير مؤقتة.

تظهر التجربة أنه، كقاعدة عامة، يتم قضاء الكثير من الوقت في العمل بقدر ما هو متاح. لذلك، من الضروري وضع معايير زمنية دقيقة، لتوفير في الخطة بالضبط الكثير من الوقت لهذه المهمة أو تلك التي تتطلبها حقا.

8. الموعد النهائي.

لتجنب المماطلة والتأجيل، يجب عليك تحديد مواعيد نهائية دقيقة لجميع الأنشطة.

9. إعادة المعالجة – إعادة الفحص.

يجب إعادة صياغة الخطة وإعادة فحصها باستمرار من حيث إمكانية إكمال مهام معينة بالكامل.

10. تنسيق الخطط المؤقتة. من أجل تنفيذ خططه بنجاح أكبر، يحتاج المدير إلى تنسيقها مع خطط الأشخاص الآخرين (السكرتير، رئيسه، المرؤوسين، الزملاء).

تحديد الهدف- أهم مرحلة في التخطيط، حيث أن الهدف المحدد بوضوح يعمل على تركيز الجهود على المجالات المهمة. يتطلب تحديد الأهداف التعبير عن احتياجاتنا أو اهتماماتنا أو رغباتنا أو أهدافنا الصريحة والخفية في شكل نوايا واضحة وصياغة دقيقة، وكذلك توجيه أفعالنا وتصرفاتنا نحو هذه الأهداف وتنفيذها.

تحديد الهدف يعني التطلع إلى المستقبل. توجيه وتركيز قوانا ونشاطنا على ما يجب تحقيقه. وهكذا فإن الهدف يصف النتيجة النهائية. لا يتعلق الأمر بما يفعله الشخص، بل يتعلق لماذا يفعل ذلك. توفر الأهداف تحديًا وتحفز الشخص على اتخاذ الإجراءات اللازمة. وبدون الأهداف، لا يوجد معيار تقييم يمكن من خلاله قياس تكاليف العمالة. بالإضافة إلى ذلك، تعد الأهداف أيضًا مقياسًا لتقييم ما تم تحقيقه. حتى أفضل طريقة للعمل لا قيمة لها إذا لم يتم تحديد ما يريد الشخص تحقيقه بشكل واضح ولا لبس فيه مسبقًا.

الأهداف هي "المحرضات" على الأفعال، وهي الدوافع التي تحدد النشاط البشري. إذا وضع الفرد هدفا لنفسه، فنتيجة لذلك تنشأ حالة من التوتر تعمل كقوة دافعة ولا تختفي إلا عندما يتحقق الهدف.

لتحديد الأهداف، عليك أن تفكر في المستقبل. التفكير التقليدي فيما يتعلق بمهام محددة يمكن أن يؤدي إلى ضياع الشخص في التفاصيل. التفكير من حيث الأهداف يعزز خضوع التفاصيل للكل. يصبح من الواضح في أي اتجاه يجب التحرك وما هي النتيجة النهائية.

تحديد الأهداف هو عملية دائمة، حيث أن الأهداف لا يتم تحديدها مرة واحدة وإلى الأبد. وقد تتغير بمرور الوقت، على سبيل المثال، إذا تبين، أثناء مراقبة التنفيذ، أن التمثيلات السابقة كانت غير صحيحة بشكل أساسي أو أن الطلبات كانت مرتفعة جدًا أو منخفضة جدًا.

تحديد الأهداف يعني تنفيذ أفعال الفرد بوعي وفقًا لخط توجيهي أو مبدأ توجيهي. وأساس ذلك هو إدراك المكان الذي يريد الشخص الذهاب إليه والمكان الذي لا يريد الذهاب إليه (أي تقرير المصير)، حتى لا ينتهي به الأمر إلى حيث يريد الآخرون أن يأخذوه. تعمل الأهداف على تركيز القوات على المجالات الرئيسية حقًا.

إن معرفة أهدافك والسعي لتحقيقها باستمرار يعني تركيز طاقتك على ما يهم حقًا، بدلاً من إضاعة طاقتك.

إن معرفة أهدافك يمكن أن يعني تحفيزًا ذاتيًا كبيرًا لعملك. النجاحات العشوائية جيدة، ولكنها نادرة. النجاحات المخطط لها أفضل لأنها يمكن التحكم فيها وتحدث في كثير من الأحيان.

إن الشرط الأساسي للتخطيط - وبالتالي النجاح - هو معرفة ما يجب تحقيقه بالضبط، ومتى، وعلى أي نطاق. يعد تحديد الأهداف شرطًا أساسيًا للتخطيط واتخاذ القرار والعمل اليومي.

يحدد العديد من الباحثين في مجال “إدارة الوقت” القواعد التالية لتحديد الأهداف:

1. نطاق الأهداف.

يتم تحديد أهداف الإدارة من خلال فترة التخطيط. إذا تم وضع خطة للمستقبل، فسيتم هنا تحديد الأهداف الإستراتيجية الأكثر عمومية. إنها تعكس أهم النتائج العالمية التي يجب على الإنسان تحقيقها من أجل إنجاز المهام الموكلة إليه.

عند وضع خطة لمدة 3-5 سنوات، يتم صياغة الأهداف بشكل أكثر تحديدًا والعديد منها له خصائص كمية محددة جدًا. وقد تتعلق هذه الأهداف بتحسين رفاهية الشخص نفسه، على سبيل المثال، شراء شقة أو سيارة أو تسجيل طفل في مؤسسة تعليمية مرموقة.

الأهداف الأكثر تحديدًا هي تلك التي يجب تحقيقها خلال فترة زمنية أقصر. في هذه الحالة، يتم تطوير مهام محددة تماما ويتم إنشاء المؤشرات التي يجب تحقيقها.

ومع اقتراب أفق التخطيط من يوم محدد، يضيق نطاق الأهداف. أثناء تحديد الأهداف لفترة معينة، يشارك الشخص في نفس الوقت في التخطيط للوقت، وتحديد الفترات الزمنية التي يجب تحقيق كل نتيجة محددة فيها.

2. وضوح الأهداف وخصوصيتها وقابليتها للقياس.

أسهل طريقة لضمان تحقيق الهدف بشكل فعال هي تقديمه بطريقة تجعله قابلاً للقياس الكمي. إن العثور على أهداف حياتك الشخصية وتحديدها يعني إعطاء اتجاه حياتك. سيؤدي ذلك إلى تهيئة الظروف لإجراء تقييم موضوعي لتقدم العمل، وكذلك التدابير التي يتخذها الشخص لتحقيق هذا الهدف. إحدى طرق تحديد الأهداف هي تسجيلها المكتوب، مما يساعد في كثير من الأحيان على تسجيل أفكار ورغبات جريئة أكثر أو أقل. وهكذا يتعلم الإنسان متابعة أهدافه باستمرار وتوضيحها. في الكتابة، يتم أيضًا تسجيل الأهداف بصريًا وتكون أقل عرضة للنسيان. إذا تم تحديد الأهداف بوضوح، فإنها تصبح تلقائيًا ملزمة: فهي مسجلة على الورق، وتشجع على التحليل الدائم والتحقق المزدوج والمراجعة.

3. إمكانية تحقيق الأهداف.

يجب أن تتوافق الأهداف التي تحددها الإدارة للمنظمة وموظفيها مع الموارد المالية والإنتاجية وغيرها من الموارد المتاحة. وإلا فإن المنظمة التي ترفع المستوى عاليًا جدًا قد تجد نفسها في وضع كارثي.

4. الأهداف الداعمة بشكل متبادل.

لا ينبغي أن تتعارض الأهداف مع بعضها البعض، بل على العكس، يجب أن تدعم بعضها البعض حتى لا يتعارض تحقيق هدف واحد مع تحقيق الأهداف الأخرى. يتيح لك ذلك التحكم بشكل أكثر فعالية في عملية إكمال المهام المعينة؛ وفي حالة ظهور أي مشاكل، يمكنك العثور على السبب بسرعة والقضاء عليه.

لتحقيق النجاح، عليك أن تتعلم كيفية اختيار الأهداف الصحيحة. كل شخص لديه هدف رئيسي واحد، وهو الأكثر أهمية، والذي ينقسم إلى العديد من الأهداف المتوسطة الصغيرة ذات المستوى الأدنى، والتي يضمن تحقيقها تحقيق هدف المستوى الأعلى، وفي نهاية المطاف، هدف أعلى. ومن الضروري وضع أهداف واضحة ومتفق عليها بشكل متبادل يمكن تحويلها إلى إجراءات مباشرة حتى يمكن التخطيط لها بشكل مباشر. الأهداف المحددة بوضوح والمسجلة على الورق تصبح تلقائيًا ملزمة وتشجع على التحليل المستمر وإعادة الفحص والمراجعة.

لتحقيق شيء ما وتكون ناجحا، تحتاج إلى قضاء الوقت والمال. من الضروري وجود أساليب معينة وتصرف دقيق من أجل تحقيق الهدف بأفضل شكل ممكن وفي وقت مقبول:

ما هي الأهداف التي تريد تحقيقها؟

هل يتفقون مع بعضهم البعض؟

هل هناك ما يسمى الهدف الأعلى وبعض الأهداف المتوسطة في الطريق إلى الهدف الرئيسي؟

هل تعرف ما الذي يمكنك فعله بنفسك من أجل (نقاط القوة) وما الذي لا يزال يتعين عليك العمل عليه (نقاط الضعف)؟

يمكن تحقيق العثور على الأهداف الشخصية من خلال الخطوات الأربع التالية.

(1) تنمية الأفكار العامة حول تطلعات الحياة.

(2) التمايز في وقت أهداف الحياة.

(3) تنمية الأفكار الإرشادية في المجال المهني.

(4) حصر الأهداف.

هناك قواعد لتنظيم يوم العمل، والتي يمكن تقسيمها إلى 3 مجموعات:

قواعد بداية اليوم والجزء الرئيسي من اليوم ونهاية اليوم.

قواعد لبدء اليوم.

1. ابدأ يومك بمزاج إيجابي. حاول أن تجد شيئاً إيجابياً لتبدأ به كل يوم، لأن العقلية التي تتعامل بها مع التحديات المقبلة ضرورية لتحقيق النجاح. اسأل نفسك ثلاثة أسئلة كل صباح:

1. كيف يمكن لهذا اليوم أن يقربني من تحقيق أهدافي؟

2. ماذا علي أن أفعل للحصول على أكبر قدر ممكن من الفرح؟

3. ماذا يمكنني أن أفعل اليوم للحفاظ على نمط حياتي (لدعم صحتي)؟

عادة لا يستغرق خلق موقف إيجابي أكثر من دقيقتين. امنح نفسك هاتين الدقيقتين قبل بدء "روتينك الصباحي المعتاد".

2. تناول وجبة فطور جيدة واذهب إلى العمل دون استعجال. بدون نوم، بدون إفطار، الذهاب إلى العمل في أسرع وقت ممكن - مثل هذه البداية يمكن أن تدمر اليوم ببساطة! لا تقل أنه ليس لديك وقت لتناول وجبة إفطار ممتعة، لأن الأمر يتعلق بتحديد الأولويات (من أجل الحصول على قسط كاف من النوم والحصول على الوقت لتناول وجبة إفطار دسمة، ما عليك سوى الذهاب إلى السرير مبكرًا).

3. ابدأ العمل في نفس الوقت. هذا عنصر من عناصر الانضباط الذاتي الذي يعزز تعبئة القوة.

4. تحقق مرة أخرى من خططك اليومية. استخدم طريقة التحليل ABC أو مبدأ أيزنهاور. لقد ثبت أن عشر دقائق من التحضير ليوم العمل يمكن أن توفر ما يصل إلى ساعتين من وقت العمل. لذا اربح هاتين الساعتين! بالإضافة إلى ذلك، عند التخطيط ليوم عملك، ضع في اعتبارك القاعدة التالية: لا تحتاج إلى التخطيط لأكثر من 60٪ من وقتك، و 40٪ عبارة عن صندوق احتياطي للأمور غير المتوقعة والعاجلة.

5. ابدأ العمل دون تردد. يجب أن ترفض بشكل قاطع "طقوس الصباح" مثل التحية المتكررة والمناقشات المطولة حول آخر الأخبار وما إلى ذلك (فكر في ضياع الوقت). الاتصالات الاجتماعية مطلوبة بالطبع، وأنت لست روبوتًا. ومع ذلك، يمكن إعادة جدولتها لأوقات أقل إرهاقًا، مثل الغداء وبعد الظهر.

6. أولاً، المهام الرئيسية. يجب أن تبدأ يوم عملك بمهام من المجموعة أ؛ ويمكن لجميع المهام الأخرى الانتظار. لا تنظر إلى مراسلاتك أولاً - نادرًا ما يتعامل بريد العمل الوارد مع الأمور التي لها الأولوية القصوى ويجب إكمالها على الفور.

7. تنسيق خطة اليوم مع السكرتير. السكرتير، إذا كان لديك واحدًا، هو شريكك الأكثر أهمية عندما يتعلق الأمر بتهيئة ظروف التشغيل المثلى. وينبغي عليك تخصيص أول وقت من يوم عملك له، حتى لو كان بضع دقائق. يجب أن يكون السكرتير على دراية بشؤونك. اتفق معه على جميع المواعيد والأولويات والخطط لهذا اليوم. السكرتير الجيد يضاعف كفاءة رئيسه، أما السكرتير السيئ فيخفضها إلى النصف.

قواعد التخطيط في منتصف النهار.

1. جهز مكتبك للعمل. أزل من الجدول جميع الأوراق غير الضرورية لحل مشكلات المجموعة أ. يجب ألا يكون هناك أكثر من ستة مستندات على سطح المكتب في نفس الوقت. وهذا له ما يبرره نفسيا: أولا، الأوراق الإضافية تستهلك الوقت، وثانيا، الترتيب على الطاولة يحفز النظام في الأفكار.

2. حدد المواعيد النهائية. في بعض الأحيان يتم إسناد المهام إليك، لأنك أيضًا تابع لشخص ما. لذلك، غالبا ما يتم قبول المواعيد النهائية لحل المشكلة دون قيد أو شرط، حتى لو كانت لا تتناسب بشكل جيد مع خططك. ولكن يتعين علينا أن نحاول تكييفها مع مصالحنا و"المساومة على الوقت". باختصار، اطلب ضعف الوقت اللازم لإنجاز مهمة معينة؛ هذا غالبًا ما يكون أسهل مما تعتقد. أما بالنسبة لتعيين المهام للمرؤوسين، فإنني أنصحك بمنحهم وقتاً أقل بمقدار الثلث تقريباً مما تعتقد أنه ضروري لحل المشكلة. إذا كان هذا كافيا، فسوف توفر الوقت، وإذا لم يكن الأمر كذلك، فلن تخسر.

3. تجنب التصرفات التي تسبب رد فعل عنيف. يميل العديد من القادة إلى الانخراط في المزيد والمزيد من الأنشطة والمشاكل والأفكار الجديدة، وبالتالي يتسببون في رد فعل مناسب لأفعالهم، وقد يكون لذلك تأثير على الجدول الزمني. على سبيل المثال، في كثير من الأحيان، بعد المشاركة مرة واحدة (بدافع الاهتمام الخالص) في الاجتماع، يتلقى المدير مسؤوليات إضافية غير مدرجة في خطته. قد يتم تكليفه بشيء ما، أو إدراجه في مجموعة عمل، وما إلى ذلك. لذلك، من الأفضل التحقق مرة أخرى من جميع الإجراءات (الرسائل، المحادثات الهاتفية، تنسيق المواعيد النهائية، إلخ) من وجهة نظر ضرورتها وخطورتها. من الرد.

4. استبعاد المشاكل الملحة الإضافية التي تنشأ. في كل مؤسسة، في كل قسم، تنشأ أنواع مختلفة من الظروف العاجلة أو المواقف غير المتوقعة. يجب أن نتذكر أن الإلهاء بما يسمى بالظروف العاجلة يؤدي إلى النسيان المؤقت للأمور المهمة المخطط لها. ما إذا كان الأمر يستحق القيام بذلك - قرر في كل حالة محددة حسب الظروف.

إدارة الوقت، القواعد الأساسية، وخاصة ذات الصلة.

ربما تريد معرفة كيفية كسب المال باستمرار عبر الإنترنت من 500 روبل يوميًا؟
قم بتنزيل كتابي المجاني
=>>

ليس سراً أننا نعيش في عالم حيث الأحداث والأيام والسنين تستبدل بعضها البعض بسرعة كبيرة وغالباً ما تستسلم لأنك تشعر وكأنك تدور مثل السنجاب في عجلة ولا تنجز أي شيء أبدًا.

كم مرة تتمنى أن يكون هناك 30 ساعة على الأقل في اليوم، وكم مرة يؤدي ضيق الوقت إلى زيادة عدم الرضا عن الحياة، عن نفسك، وهذا طريق مباشر للاكتئاب ومتلازمة التعب المزمن والمرض.

هل هناك طريقة للخروج من هذا الوضع؟ دعونا معرفة ذلك.

إدارة الوقت – من ليس لديه وقت يتأخر. كيف تنجز كل شيء في يوم واحد

في العالم الحديث، الوقت هو الثروة والموارد الرئيسية، والاستخدام الصحيح الذي يؤدي إلى النجاح. وبالنسبة لرجل أعمال المعلومات، الوقت هو المال، وإذا وجدت نفسك تفكر في أنك تجلس على الكمبيوتر لمدة 2-3 ساعات، ولكن في الواقع لم تفعل شيئًا لصالح أعمالك عبر الإنترنت، فيمكن أن يكون ذلك معادلاً لخسارة المال.

إذا حدثت مثل هذه الأفكار كل يوم، فهذا يعني أنك تخسر المال كل يوم. وهذا الوضع يحتاج إلى التغيير. الوقت مورد محدود، إذا فقدته اليوم، فلن تتمكن من تعويضه غدًا.

وبشكل عام، يُعطى لكل واحد منا مقدار معين من الوقت، ولا يمكننا زيادة هذا الحد لأي مبلغ من المال. لذلك دعونا نتعلم كيفية استخدام وقتنا بشكل منتج.
كم من الأشياء لم يتم إنجازها، وكم من الأشياء لا يزال يتعين القيام بها. نكتة.

وحتى لا تصبح النكتة ثقلًا يوميًا يسحبك إلى الوراء، نبدأ في دراسة طرق إدارة كل شيء في يوم واحد، وكيفية ترتيب الأمور في رؤوسنا وتعويد أجسادنا على سلسلة متسقة من الإجراءات.

إدارة الوقت - إدارة الوقت

هناك تعليم خاص - إدارة الوقت، والذي يعلم تقنيات إدارة وقتك بشكل صحيح. هناك عدد كبير من الدورات التدريبية والندوات حول إدارة الوقت.

هناك مجالات منفصلة لإدارة الوقت: إدارة الوقت للنساء، وإدارة الوقت للأطفال، وإدارة الوقت للمديرين وحتى إدارة الوقت القصوى.

إذا كنت تعتقد أن مشكلة ضيق الوقت والقدرة على إدارتها هي مشكلة عصرنا فقط، فالأمر ليس كذلك. لذلك، في العشرينات من القرن العشرين، تم إنشاء معاهد كاملة درست التنظيم العلمي للعمل والاستخدام الفعال للوقت.

تم إنشاء معهد العمل المركزي، وكان مديره أ.ك. غاستيف. كانت طريقة عالم الأحياء أ.أ. Lyubishchev - التوقيت الذي يتكون من تحليل مقدار الوقت الذي يقضيه الشخص في إجراء معين وتطوير الإدارة الأكثر فعالية لوقته.

قسم إدارة الوقت

كما يوجد قسم لإدارة الوقت تم افتتاحه اليوم عام 2007 على أساس جامعة سينرجي المالية والصناعية.

في العصر الحديث، تعد الإدارة الفعالة للوقت مجالًا مهمًا ومعرفة ضرورية، والتي بدونها لا يمكن بناء مشروع تجاري ناجح، وهو أمر مهم جدًا، بما في ذلك لرجال الأعمال المبتدئين في مجال المعلومات.

بعد كل شيء، فإن مهمة رجل أعمال المعلومات، بل وأي شخص يمارس أعماله عبر الإنترنت، هي الحرية، أي فرصة قضاء المزيد من الوقت في فعل ما يحبه، والتواجد مع عائلته، والسفر، وهنا لا يمكن للمرء أن يفعل ذلك. الاستغناء عن مهارات إدارة الوقت.

أريد أن أحذرك على الفور، لا تأمل أنه بعد قراءة مجموعة من الكتب الشعبية حول إدارة الوقت، ستتمكن على الفور من تنظيم حياتك بالطريقة التي تريدها.

نعم، سيحدث ذلك تدريجيًا، لكن عليك أولاً أن تعمل بجد. للقيام بذلك، تحتاج إلى اكتساب مهارة - مهارة الإجراءات المنتظمة التي ستوفر الكثير من الوقت وتتيح لك القيام بإجراءات أكثر فائدة، وتمييز المهم عن الثانوي واختيار الأولويات.

إدارة الوقت، أو كيفية إدارة كل شيء في العمل في يوم واحد. إدارة الوقت للمديرين والنساء والأطفال

شعاره هو أن يكون لديك الوقت للعيش والعمل. عند تنظيم الوقت، يولي جليب أرخانجيلسكي اهتماما كبيرا لتنظيم الترفيه. وكلاهما استراحة خلال يوم العمل والإجازة وحتى النوم. الاعتقاد بأن الراحة المناسبة تزيد من الإنتاجية.

رجل الأعمال المعلوماتي الشهير لديه كتاب "إدارة الوقت القصوى"، وهو سهل التنزيل على الإنترنت. أنصحك بقراءته.

في شكل إلكتروني، يمكن تنزيل كتاب نيكولاي مروتشكوفسكي وأليكسي تولكاتشيف "إدارة الوقت القصوى" بالضغط على الرابط والنقر على زر الشبكة الاجتماعية أدناه

جوهر كتاب نيكولاي مروتشكوفسكي هو أنه في شكل خفيف وغير مزعج يوصف بأنه في أسبوع يغير الخاسر جليب حياته، الذي لا يتمكن من فعل أي شيء في الحياة، بتوجيه من جاره الناجح ماكس.

علاوة على ذلك، في جميع المجالات، في العمل، مع الأقارب، مع الفتيات، بعد توصيات ماكس، يتغير Gleb ويصبح أكثر نجاحا.

الكتاب سهل القراءة لأنه مكتوب بأسلوب فني.
بالنسبة لي شخصيا، بعد دراسة أعمال المؤلفين المختلفين حول إدارة الوقت، قمت بصياغة القواعد التالية التي أحاول الالتزام بها.

قواعد إدارة الوقت

• القاعدة الأولى لإدارة الوقت

قرر ما تريد ولماذا تحتاجه. تحديد الأهداف. تجدر الإشارة إلى أن الأهداف يجب أن تكون حقيقية، حتى لو كان لديك عدة منها، فسوف يتدفق أحدها إلى آخر، ولكن يجب أن تعرف بالضبط كيفية تحقيق هذه الأهداف.

• القاعدة الثانية لإدارة الوقت

نحن نخطط. أفعل هذا على لوحة التحديد الموجودة أمام عيني أثناء العمل. أكتب ما يجب القيام به في اليوم التالي قبل الذهاب إلى السرير. تنقسم لوحة التحديد إلى عمودين.

يوجد على اليسار عمود به مهام صعبة، وعلى اليمين عمود به مهام بسيطة، أي المهام الثانوية.

في المهام الصعبة ندرج مهمة إلزامية لليوم التالي، والتي لا يمكن القيام بها إلا إذا حدثت قوة قاهرة بالطبع (الزوجة تلد، غمر الجيران، سقوط نيزك على المنزل، سرقة السيارة) .

بالمناسبة، لعبة كرة القدم لفريقك المفضل لا تغير خططك. عليك القيام بالمهمة وهذا كل شيء. لا يمكن أن يكون هناك طريقة أخرى.

أو أضف كرة القدم إلى قائمتك أيضًا. النقطة المهمة هي التخطيط الواضح وتطوير مهارات التنفيذ.

يجب ألا تستغرق المهمة الصارمة من حيث وقت التنفيذ أكثر من نصف يوم. وفي هذا الصدد، من الضروري تقييم حجم العمل بشكل أكثر واقعية.

إنه يأتي مع الخبرة ولا يمكن وصفه بأنه صعب. إذا كان حل المشكلة يتطلب عدة إجراءات، فمن الأفضل تقسيمها إلى مراحل. لماذا من الأفضل الكتابة على لوحة التحديد؟

يكون الأمر مناسبًا عندما تكون لديك دائمًا مهمة ذات أولوية معلقة أمام عينيك. عندما تنتهي المهمة، تغسلها وتشعر بالرضا.

الاحتفال بالإنجازات الصغيرة

والإثارة الأكبر هي عندما يكون لديك في المساء لوحة نظيفة تمامًا أمامك، حيث توجد مساحة لكتابة الأشياء التي يجب القيام بها في اليوم التالي. وهذا يعني أن مدربي التحفيز لديهم شرط إلزامي للتدريب الناجح - وهو الاحتفال بالإنجازات الصغيرة.

وهكذا، من خلال الاحتفال بالأشياء الصغيرة، وحل المشكلات الصغيرة، فإننا نأكل قطعًا من الفيل الكبير - أهدافنا العالمية التي نسعى لتحقيقها.

لقد كتبت سابقًا عن رجل أعمال معلوماتي لديه فيديو تحفيزي مفيد يتحدث فيه عن كيفية أكل فيل كبير. شاهد هذا الفيديو، إنه مثير للإعجاب.

يجب أن يتم التخطيط في الوقت المحدد، لأنه ما الفائدة إذا قمت بكل ما تخطط له، ولكن في نفس الوقت تحرم نفسك من النوم والأنشطة الصحية.

ولذلك يجب أن تكون الخطط واقعية وقابلة للتنفيذ خلال الوقت المخصص للعمل. نعم، هذا ممكن، لأنه بوجود خطة عمل واضحة، لن تشتت انتباهك بأشياء غير مخطط لها، مما يعني أنك ستتمكن من القيام بكل شيء.

بعد كل شيء، إذا قمت بتحليل مقدار الوقت الذي تقضيه في التواصل على الشبكات الاجتماعية، ICQ، في استراحات التدخين، والاستراحات، والانحرافات عن أمور أخرى، يصبح من الواضح لماذا ليس لديك وقت لفعل أي شيء.

تحقق من بريدك الإلكتروني وصفحات التواصل الاجتماعي الخاصة بك مرة واحدة في الصباح ولا تشارك في مراسلات فارغة. ومن لا يخطط سيكون دائماً متأخراً عن جدوله، ومنشغلاً بمهام غير مهمة، وسيكون فاشلاً، يلقي اللوم على الآخرين، رغم أن المغزى هو عدم القدرة على تنظيم عمله.

وتبين أن القاعدة الثانية لإدارة الوقت مفصلة مثل هذه. دعنا ننتقل إلى القاعدة الثالثة، وهي قاعدة مهمة جدًا للأشخاص الناجحين، وهي قاعدة تحديد الأولويات.

• القاعدة الثالثة لإدارة الوقت

نقوم بتوزيع كافة المهام حسب أهميتها. في الأعلى لدينا الأشياء الأكثر أهمية، ثم الثانوية. نحن نفعل أهم الأشياء في الصباح.

ليست مهمة من السهل القيام بها أو سريعة الإنجاز، ولكنها الشيء الأكثر أهمية لهذا اليوم. هذا مهم جدا.

حتى أن هناك قاعدة من مستشار أعمال مشهور (يمكنك قراءة قصة نجاحه في مقال على المدونة) تسمى "أكل الضفدع".

ببساطة، إذا فعلت أصعب شيء في بداية اليوم (أكلت ضفدعًا)، فسيكون الأمر أسهل بكثير، لأن الشيء الأكثر إزعاجًا قد حدث لك بالفعل.

وهذه هي الطريقة التي تعمل بها مصفوفة أو مربع ديفيد أيزنهاور هنا أيضًا. والفكرة هي أن جميع الأمور تنقسم إلى أربع مجموعات: مهمة وعاجلة، ومهمة وغير عاجلة، وغير مهمة وعاجلة، وغير مهمة وغير عاجلة.

بالإضافة إلى ذلك، يحدث أن بعض الأشياء غير المهمة أو غير العاجلة، كما يقولون، تذوب، أي تفقد أهميتها، لعدد من الأسباب الخارجة عن إرادتك، ولم تعد بحاجة إلى القيام بها بعد الآن.

وهنا تجدر الإشارة أيضًا إلى أنك بحاجة إلى أن تحدد بنفسك قائمة بتلك الأشياء التي لن تقربك من هدفك على الإطلاق، بل ستأخذ وقتك.

من الأفضل إعداد قائمة بهذه الأشياء، وبالتدريج، أثناء تحليل يومك، أضف إليه المزيد والمزيد من الأشياء الجديدة التي يمكنك رفضها.

كما أن القاعدة الثالثة لإدارة الوقت لم تكن مفيدة لنا، فهي مهمة جدًا وتتطلب التفكير. دعنا ننتقل إلى القاعدة الرابعة لإدارة الوقت.

• القاعدة الرابعة لإدارة الوقت

النظام والنجاح في العمل يعني النظام في مكان عملك. نعم، نعم، الاتصال مباشر. فكر في مقدار الوقت الذي تقضيه في البحث عن الورقة التي تحتاجها أو الملف الذي تحتاجه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

قم بتنظيم مكان عملك بحيث تستمتع بالتواجد هناك.

أعرض جميع اختصارات البرامج في الخط الأفقي العلوي، وأضع اختصار سلة المحذوفات في أسفل اليمين. ليس لدي أي شيء سوى هذا بالإضافة إلى القطعة الطقس والوقت.

أنت تقول أن لديك الكثير من البرامج وأن الرموز بالكاد تتناسب مع خمسة أسطر. هذا يعني أنه يجب أن يكون لديك مجلدين أو ثلاثة مجلدات: مجلد به متصفحات وبرامج مهمة ومجلد به برامج نادرة الاستخدام.

يمكن وضع معظم الاختصارات في هذه المجلدات، وإذا لزم الأمر، يمكنك فتحها عن طريق فتح المجلد.

انظر إلى لقطة الشاشة لكيفية ظهورها على جهاز الكمبيوتر الخاص بي. لقطة الشاشة قابلة للنقر عليها ويمكن تكبيرها.

بهذه الطريقة، سوف تتخلص من الفوضى الموجودة على سطح مكتبك والفوضى الموجودة في رأسك. بدون أمر، تأكد من أنه سيكون هناك بالتأكيد فوضى في رأسك.

ذات مرة، كان سطح المكتب الخاص بي مختلفًا تمامًا. بفضل التدريب "Antikasha in the Head"، الذي ساعدني على فهم أهمية النظام.

لا أحصل على تقييمات جيدة حول تدريب "Antikasha in the head" فحسب، بل يتحدث شركائي أيضًا بشكل إيجابي عن الفوائد التي تعود عليهم بعد إكمال التدريب.

وننتقل إلى القاعدة الخامسة لإدارة الوقت.

• القاعدة الخامسة لإدارة الوقت

لا تنس استغلال وقت سفرك، على سبيل المثال، القيادة أو انتظار شيء ما.

يمكنك الاستماع إلى الكتب الصوتية أثناء القيادة أو في وسائل النقل العام. على سبيل المثال، نيكولاي مروتشكوفسكي "إدارة الوقت القصوى"، أو جليب أرخانجيلسكي "محرك الوقت. كيف يكون لديك الوقت للعيش والعمل.

ووضع النصيحة موضع التنفيذ في مكان العمل.

• القاعدة السادسة لإدارة الوقت

إذا كان بإمكان شخص ما إنجاز مهمتك بتكلفة أقل منك بنفسك، ففوض هذه المهمة إليه. وهذا ما يسمى في نظام إدارة الوقت بطريقة التفويض.

على سبيل المثال، عند التدوين، يمكنك إعطاء بعض المقالات لمؤلفي النصوص لكتابتها. اقرأ المقال حول المكان الذي توجد فيه روابط لتبادل المحتوى. هناك يمكنك طلب مقال.

• القاعدة السابعة لإدارة الوقت

نحن نستخدم المنهج العلمي في بناء أعمالنا، وهو قانون باريتو. وتكمن في حقيقة أن 20% من الجهود تؤدي إلى 80% من النتائج، و80% المتبقية من الجهود تؤدي إلى 20% من النتائج.

وبالتالي، فإننا نركز على أول 20٪ من الجهود. على سبيل المثال، نسلط الضوء على هؤلاء العملاء أو تلك الحالات التي تحقق 80% من الربح ونركز على تنفيذها.

إذا كنت مخطوبة فافعلي ما يدر لك المال. في الوقت المتبقي، يمكنك الانخراط في التدوين وتحسين محركات البحث والترويج وترويج المدونة.

• القاعدة الثامنة لإدارة الوقت

أحب نفسك، وامنح نفسك مكافآت مقابل المهام المكتملة. علاوة على ذلك، دع هذه المكافآت لا تكون في نهاية مشروع تجاري كبير، بل في منتصفه أو حتى في بدايته، مقدمًا.

أفضل الكتب في إدارة الوقت

أقدم لكم مجموعة مختارة من الكتب المفيدة في إدارة الوقت.

• ديفيد ألين: إنجاز الأمور. فن الإنتاجية الخالية من التوتر"
• جليب أرخانجيلسكي "القيادة عبر الزمن"
• براين تريسي "اترك الاشمئزاز، وكل الضفدع"
• تريسي "الإدارة الفعالة للوقت"

• "إدارة وقتك"
• ماثيو إيدلونج الوقت هو المال. "كيفية إخضاع الوقت وجعله يعمل لصالحك: في العمل، في الإبداع، في حياتك الشخصية"
• جوليا مورجنسترن "إدارة الوقت. فن التخطيط وإدارة وقتك وحياتك"
• ستيف برنتيس "الإدارة المتكاملة للوقت"
• دون أسليت، كارول كارتينو "كيف تدير الحياة والعمل"
• لوثار سيويرت "وقتك بين يديك"
• "إدارة الوقت الضيق"

• Timati Ferris "كيف تعمل 4 ساعات في الأسبوع ولا تبقى عالقًا في المكتب من الجرس إلى الجرس، وتعيش في أي مكان وتصبح ثريًا"
• آلان لاكين "فن المواكبة"
  
• ريجينا ليدز "الطلب الكامل. خطة أسبوعية للتعامل مع الفوضى في العمل والمنزل وفي رأسك"
• كاري جليسون "اعمل أقل، أنجز أكثر. برنامج الفعالية الشخصية"

يسعى العديد من معاصرينا إلى تحقيق إنتاجية مفرطة.

من المؤكد أنك تعرف أشخاصًا يسارعون من مهمة إلى أخرى، ويتحققون باستمرار من البريد الإلكتروني، وينظمون شيئًا ما، ويتصلون بمكان ما، ويقومون بالمهمات، وما إلى ذلك.

غالبًا ما يشترك الأشخاص الذين يقومون بذلك في الاعتقاد بأن "الانشغال المستمر" يعني أنك تعمل بجد وتصبح أكثر نجاحًا.

هذا الاعتقاد لا يمكن أن يكون صحيحا إلا إلى حد معين، وغالبا ما يؤدي إلى "الإنتاجية" الطائشة، أي الحاجة المستمرة لفعل شيء ما والميل إلى إضاعة الوقت في المهام الصغيرة. لكن من الأفضل اتباع نهج مختلف.

نحن بحاجة إلى العمل بشكل أكثر ذكاءً، وليس بجدية أكبر.

يقول المثل القديم إن عليك أن تعمل بذكاء أكبر، وليس بجهد أكبر. يجب أن يؤخذ هذا البيان كأساس عند التعامل مع العمل من أي نوع.

بدلا من النهج الآلي لحل المشكلات، عليك أن تسأل نفسك ما الذي يمكن القيام به بشكل أكثر عقلانية أو استبعاده بالكامل من قائمة المهام المخططة.

من خلال إدارة وقتك بفعالية، لا تتساءل كيف يمكنك إنجاز المزيد من المهام في يوم واحد، ولكن حاول تبسيط العملية وتسريعها لتجنب الإجهاد الزائد.

يتعلق الأمر بإفساح المجال في حياتك للاسترخاء وقضاء وقت ممتع.

هناك بالفعل ساعات كافية في اليوم للقيام بكل ما تريد، ولكن عليك أن تجد ذلك الوقت.

نأمل أن تدفعك هذه القائمة المكونة من 21 نصيحة في الاتجاه الصحيح.

تذكر أن هناك عددًا لا يحصى من النصائح والحيل لإدارة وقتك بشكل فعال. نجد هذه النصائح مفيدة، على الرغم من أنه قد يكون لديك رأيك الخاص في هذا الشأن.

دع هذه القائمة تكون بمثابة حافز لك للتفكير بانتظام في كيفية تحسين إنتاجيتك.

1. ركز على الأشياء الرئيسية.

قم بالمهام الأكثر أهمية أولاً. هذه هي القاعدة الذهبية لإدارة الوقت. كل يوم، حدد مهمتين أو ثلاث مهام ذات أولوية وأكملها أولاً.

بمجرد الانتهاء منها، يمكن اعتبار اليوم ناجحًا بالفعل. انتقل إلى أشياء أخرى أو قم بتأجيل الباقي إلى اليوم التالي، لأنك قد أكملت بالفعل الأشياء الأكثر أهمية.

2. تعلم أن تقول لا.

إن القيام بالكثير من المهام في فترة زمنية محدودة يمكن أن يعلمك كيفية التوفيق بين المشاريع المختلفة وإدارة وقتك. وهذا ممتاز.

3. احصل على ما لا يقل عن 7-8 ساعات من النوم.

يعتقد بعض الناس أن التضحية بالنوم هي طريقة جيدة لزيادة الإنتاجية وتحرير بضع ساعات إضافية في اليوم. ولكن هذا ليس هو الحال.

يحتاج معظمنا إلى 7-8 ساعات من النوم لكي يعمل الجسم والعقل على النحو الأمثل. سوف تشعر بذلك، استمع إلى جسدك. لا تقلل من أهمية النوم.

4. ركز بشكل كامل على المهمة التي بين يديك.

أغلق جميع نوافذ المتصفح الأخرى. ضع هاتفك على الوضع الصامت بعيدًا عن الأنظار. ابحث لنفسك عن مكان هادئ ومنعزل للعمل، أو قم بتشغيل الموسيقى إذا كان ذلك يساعدك (على سبيل المثال، أحب أحيانًا الاستماع إلى الموسيقى الكلاسيكية أو أصوات الطبيعة).

ركز على مهمة واحدة، وانغمس فيها. لا ينبغي أن يوجد أي شيء آخر في هذه اللحظة.

5. ابدأ مبكرًا.

تقريبا كلنا نعاني من متلازمة التسويف. يبدو أن المهمة بسيطة للغاية بحيث يكون لديك دائمًا الوقت لإكمالها وينتهي بك الأمر بالمماطلة.

تخلص من المماطلة المزمنة، لأنه من الممتع أكثر تجنب الإرهاق من خلال إكمال المهام المخططة مسبقًا. الأمر ليس بهذه الصعوبة، فقط إصرارك القوي يكفي.

6. لا تشتت انتباهك بالتفاصيل الصغيرة.

غالبًا ما نقوم بالمماطلة في المشاريع بسبب الهوس بالتفاصيل الصغيرة لفترة طويلة جدًا. هذا أمر طبيعي بالنسبة للكمال.

ولكن من الأكثر فعالية المضي قدمًا، واستكمال نطاق أكبر من المشروع، والتخلص من الرغبة السابقة في الخوض في شيء ما باستمرار. من الأفضل إكمال كل شيء في أسرع وقت ممكن، ومراجعة النقاط الفردية عند الانتهاء.

7. اجعل المهام المنتظمة عادة.

إذا كانت لديك مسؤوليات منتظمة (مثل كتابة المقالات لمدونتك الخاصة، وما إلى ذلك) فيمكنك جدولتها وجعلها عادة. افعل ذلك يوميًا ولا تغير الروتين، عندها سينضبط عقلك ويتحول النشاط إلى عادة. يصبح طبيعيًا وممتعًا تمامًا. جربه!

8. التحكم في مقدار الوقت الذي تقضيه في التلفاز/الإنترنت/الألعاب.

الوقت الذي يقضيه على الشبكات الاجتماعية أو ممارسة الألعاب أو مشاهدة التلفزيون يمكن، بل ويجب مراقبته. حاول أن تحدد بنفسك عدد الساعات التي تقضيها في الأنشطة المدرجة. إنهم يميلون إلى تشتيت انتباهك أكثر مما تريد.

9. حدد حدًا زمنيًا لكل مهمة.

بدلاً من مجرد الجلوس في مشروع يفكر: "سأجلس هنا حتى أنهي كل شيء"، حاول إعادة الصياغة: "سأعمل على هذه المهمة لمدة ثلاث ساعات".

سيدفعك ضيق الوقت إلى أن تكون أكثر تركيزًا وأكثر كفاءة، حتى لو عدت وأعدت العمل لاحقًا.

10. اترك فجوة زمنية بين المهام.

عندما نندفع من مهمة إلى أخرى، نجد صعوبة في تقييم أفعالنا والحفاظ على تركيزنا وتحفيزنا.

إن أخذ قسط من الراحة بين المهام يمكن أن يكون بمثابة نسمة من الهواء النقي لأدمغتنا. يمكنك الذهاب في نزهة قصيرة أو التأمل أو القيام بشيء آخر للراحة العقلية.

11. لا تفكر في مجمل قائمة المهام الخاصة بك.

واحدة من أضمن الطرق لإرباك نفسك هي التفكير في ضخامة قائمة المهام الخاصة بك. بغض النظر عن مدى تفكيرك في الأمر، فلن يصبح أقصر.

في لحظة معينة من الزمن، تحتاج إلى التركيز على شيء واحد. هذه مهمة واحدة فقط. افعل كل شيء خطوة بخطوة. ابقَ هادئًا.

12. ممارسة الرياضة والتغذية.

تربط العديد من الدراسات إنتاجية العمل بنمط حياة صحي. إن الحصول على قسط كافٍ من النوم وممارسة الرياضة واتباع نظام غذائي صحي سيعزز مستويات الطاقة لديك ويصفي عقلك ويسهل عليك التركيز.

13. افعل أقل.

« افعل أقل"هي طريقة أخرى للقول" افعل ما يهم أكثر" يتضمن هذا التكتيك مرة أخرى التركيز على الأشياء الأكثر أهمية.

توقف، وحدد أولويات مهامك وانتبه إليها. افعل أشياء أقل، ولكن يجب أن تكون ذات أولوية ولها قيمة أكبر من الباقي.

14. استغل أيام إجازتك، لكن لا تبالغ فيها.

إذا فكرت في الأمر، فقد تتفاجأ بمدى قدرتك على تقليل عبء العمل الخاص بك خلال الأسبوع من خلال القيام ببعض العمل في عطلات نهاية الأسبوع. فقط 2-4 ساعات يوميا. لن يعاني وقت فراغك كثيرًا.

15. تنظيم العملية.

إن كونك منظمًا سيوفر لك الكثير من الوقت، وليس عليك أن تكون الشخص الأكثر تنظيمًا في العالم للقيام بذلك. تنظيم عملك ليس بالأمر الصعب على الإطلاق.

إنشاء نظام لتسجيل المستندات. تأكد من حفظ كافة العناصر بشكل مناسب. قم بإلغاء الاشتراك من الرسائل البريدية غير الضرورية وقم بإلغاء تحميل بريدك الإلكتروني. تحسين وتبسيط وترشيد.

16. املأ وقت فراغك.

كقاعدة عامة، كل شخص لديه وقت شاغر. هذه هي الساعات التي تقضيها في غرف الانتظار، في طوابير المتاجر، في وسائل النقل العام، على المدربين البيضاويين، وما إلى ذلك.
ابحث عن الأشياء التي يمكنك القيام بها أثناء القيام بذلك. عادة ما تكون القراءة كافية، ولا تنس الكتب الصوتية للاستماع إليها أثناء الانتظار.

17. عزل نفسك.

لا الانحرافات ، لا أعذار. في بعض الأحيان تكون الطريقة الوحيدة لإنجاز أي شيء هي أن تحبس نفسك في غرفتك. العزلة تساعد الكثير من الناس.

18. التزم بخطة العمل الخاصة بك.

لقد ذكرنا هذا جزئيًا، لكن لا ضير من تكراره. لا تحيد عن خطتك!

التزم بخططك وكن محترفًا وتابع. الإرادة القوية والصمود ستقودك إلى هدفك المنشود.

19. أكمل المهام ذات الصلة معًا.

لنفترض أنك تحتاج خلال عطلة نهاية الأسبوع إلى إكمال مهمتين برمجيتين، وكتابة ثلاث مقالات، وإنشاء مقطعي فيديو. بدلاً من تولي المهام بشكل عفوي، حدد مجموعات من المهام المتشابهة وأكملها بالتسلسل.

تتطلب المهام المختلفة أنواعًا مختلفة من التفكير، لذا فمن المنطقي أن تسمح لعقلك بالاستمرار في أداء المهام النموذجية بدلاً من التحول إلى شيء آخر.

20. ابحث عن وقت للصمت.

في عالم اليوم، يتنقل الكثير من الأشخاص باستمرار ولا يأخذون الوقت الكافي للتوقف ببساطة. ومع ذلك، فإن ممارسة الصمت لها آثار مذهلة. يجب أن يلعب كل من الفعل والتقاعس دورًا رئيسيًا في حياتنا.

مرحبًا! سنتحدث اليوم عن إدارة الوقت أو الإدارة الفعالة للوقت ونجاوب على سؤال كيفية إدارة كل شيء!

الإنسان جزء من المجتمع. يتحمل كل واحد منا مسؤوليات معينة تجاه أنفسنا وزملائنا وعائلتنا. يبدو أحيانًا أن الحياة عبارة عن مشهد من الأيام المتطابقة، مع عدد كبير من المهام التي لا يوجد دائمًا وقت كافٍ لها. إذا ربطت نفسك بسنجاب في عجلة، فسوف تكون مهتمًا بمعرفة أنه يمكن إدارة الوقت بفعالية.

ما هي إدارة الوقت أو إدارة الوقت

أنظر إلى الأغنياء والناجحين. إنهم يمتلكون شركة كبيرة، ويديرون الكثير من الأشخاص ويجدون الوقت للاسترخاء والعائلة. "كيف يدير الأشخاص الناجحون كل شيء؟" تسأل. نعم، كل ذلك لأنهم يعرفون ويتقنون أساسيات إدارة الوقت.

إدارة الوقت هي القدرة على توزيع موارد وقتك بشكل عقلاني. ترجمت من الإنجليزية وتعني "إدارة الوقت". بالطبع، الناس ليسوا سحرة ولا يعرفون كيف يعيدون الزمن إلى الوراء أو يوقفونه. ولكن يمكننا أن نتعلم توزيع كل دقيقة بشكل صحيح حتى نتمكن من إكمال جميع المهام المعينة.
يمكن اعتبار شعار مديري الوقت الناجحين عبارة "حقق المزيد من خلال العمل الأقل".

من يمكنه الاستفادة من إدارة الوقت؟

الناس لديهم احتياجات مختلفة ومسؤوليات مختلفة. لا تظن أن مشكلة قلة وقت الفراغ مشكلة تقتصر على المديرين والأثرياء فقط. في الواقع، تعلم القيام بأكبر عدد ممكن من الأشياء في فترة زمنية معينة يبدأ في مرحلة الطفولة.

دعونا نتذكر على الأقل الروتين اليومي للطفل. من المؤكد أن العديد من الأشخاص لديهم ملصق معلق في المنزل بعنوان "جدول الدروس والروتين اليومي". وبفضله، يتبع الأطفال روتينًا يوميًا ومنضبطين.

إذا كنت تطرح أسئلة: "كيف تعمل وتتمكن من القيام بكل شيء في المنزل كامرأة لديها طفل"، "كيف تتعلم القيام بكل شيء بشكل أسرع ولا تتعب"، فهذه الأسئلة مناسبة لك، خاصة إذا أنت أم شابة. يتمكن بعض ممثلي الجنس العادل من رعاية ثلاثة أطفال، ورعاية أنفسهم وأزواجهم، وبعضهم لا يستطيع التعامل مع طفل واحد.

لذلك لا ينبغي أن تعتقد أن إدارة الوقت علم عديم الفائدة ومن غير المرجح أن يكون مفيدًا لك في الحياة. في الواقع، إذا تعلمت التحكم في وقتك، ستجد السعادة والانسجام في جميع مجالات حياتك.

تاريخ إدارة الوقت

منذ العصور القديمة، حاول الناس توزيع موارد عملهم بأكبر قدر ممكن من الكفاءة، لذلك، في روما القديمة، بدأ الفيلسوف سينيكا في توزيع الوقت الذي يقضيه بين ما يقضيه بشكل مفيد وما هو عديم الفائدة. إذا فعل المفكر الشهير شيئا مفيدا، فقد اعتبر هذا الوقت جيدا، عديم الفائدة - سيئا.

في وقت لاحق، بدأ سينيكا في تسجيل ما فعله ومتى. بعد ذلك، قام بتحليل الوقت الذي يقضيه وتقييم فعاليته. يمكننا القول أنه كان يبني نظامًا فعالاً لإدارة الوقت.
في القرن الخامس عشر، قال العالم الإيطالي الشهير ألبيرتي إن الأشخاص الذين يعرفون كيفية إدارة وقتهم بشكل مربح سيكونون ناجحين دائمًا.

بالفعل في القرن التاسع عشر، تم إنشاء معهد العمل، حيث عملت العديد من الشخصيات الشهيرة. على سبيل المثال، عالم الأحياء Lyubyashchev أ. اخترع طريقة ضبط الوقت. يتم استخدامه الآن بنجاح في عدد كبير من المؤسسات، وتحليل وقت العمل لكل متخصص.

يتيح لك التوقيت تحليل مقدار الوقت الذي يحتاجه الشخص لإكمال مهمة معينة.

المكونات الأساسية لإدارة الوقت

قبل أن تبدأ في دراسة القواعد الأساسية لإدارة الوقت، عليك أن تعرف الأجزاء التي تتكون منها. وهذا يعني ما عليك القيام به، وبفضله ستتعلم كيفية إدارة وقتك:

• المحاسبة الصارمة في كل العصور؛
• تحسين موارد وقت العمل؛
• التخطيط اليومي ليومك؛
• الدافع المستمر.

أنت بحاجة إلى إدارة وقتك ليس فقط أثناء ساعات العمل، ولكن أيضًا أثناء فترات الراحة. سيساعدك هذا على استعادة قوتك بشكل أفضل، كما سيمنحك الفرصة للشعور بالسعادة والاكتفاء الذاتي والنجاح.

لم يسمع كل مواطن في بلدنا أنه يمكنك إدارة وقتك بمهارة. وبناء على ذلك، فإن الكثير من الناس لا يدركون حتى وجود تقنيات إدارة الوقت. ولكن إذا كان الشخص لا يزال مهتما ويتعرف بشكل سطحي على الحد الأدنى من المعلومات حول هذا الفن، فإنه يصبح على الفور رهينة للعديد من المخاوف.
دعونا نلقي نظرة على المخاوف الأكثر شيوعًا المتعلقة بإدارة الوقت.

1. لا أحد يستطيع التحكم بالوقت، لذا فإن الحياة ستستمر وستأخذ مجراها.هذا بيان كاذب، لأنك أنت نفسك أصحاب مصيرك. يعتمد الأمر عليك فقط على مدى سرعة إكمال العمل ومقدار الوقت المتبقي للاسترخاء والتواصل مع الأصدقاء. من خلال إتقان عادات مفيدة لتوفير الوقت، لن تتمكن من إدارة وقتك، بل حياتك؛
2. بفضل إدارة الوقت، سيكون عليك العمل أكثر.يخشى بعض الناس حقًا أنه إذا كان لديهم وقت فراغ، فسيتعين عليهم القيام بالمزيد من الأعمال غير المخطط لها. في الواقع، تتيح لك إدارة الوقت تحسين جميع العمليات، ومن غير المرجح أن يكون لديك الوقت للقيام بعمل غير مخطط له؛
3. من خلال الالتزام بقواعد إدارة الوقت، يمكنك أن تتحول إلى روبوت.يعتقد الكثير من الناس أنهم إذا خططوا لحياتهم بالكامل، فقد يفقدون كل أفراح الإنسان. في الواقع، إدارة الوقت لا تأخذ وقتًا، بل تساعدك في العثور على ساعة أو ساعتين إضافيتين يمكنك إنفاقهما على نفسك.

مبادئ إدارة الوقت أو كيفية إدارة كل شيء

فن إدارة وقتك- هذا علم معقد إلى حد ما، وقد تستغرق دراسته أكثر من عام. لكننا حاولنا تسليط الضوء على المبادئ الأساسية لإدارة الوقت التي ستساعد في تنظيم يوم كل شخص بشكل صحيح.

خطة كل يوم الخاص بك

كل يوم قبل الذهاب إلى السرير، حاول تخصيص بضع دقائق لكتابة خطة لليوم التالي.

احمل خطتك معك دائمًا (إذا كانت مكتوبة في دفتر ملاحظات أو مذكرات)، وراجعها بشكل دوري وتحقق مما إذا كنت قد وصلت في الوقت المحدد. شطب أو امسح العناصر المكتملة. بهذه الطريقة ستشعر بالرضا الذاتي عن العمل المنجز.

تحديد هدف

كل إنسان لديه حلم يتحول إلى هدف محدد. الأشخاص الذين يضعون لأنفسهم أهدافًا معينة ويعرفون ما يعملون من أجله، يجدون أنه من الأسهل تحقيق ما يريدون.

على سبيل المثال، إذا كنت موظفًا عاديًا في المكتب، ولكن هدفك هو أن تكون قائدًا، فأنت بحاجة إلى الحصول على التعليم المناسب، وإثبات نفسك جيدًا أمام رؤسائك، والقيام بعملك بشكل جيد. في هذه الحالة، لديك فرصة كبيرة للارتقاء في السلم الوظيفي. ربما في المستقبل لك. ومن الناحية المثالية، سوف تقوم بإدخال معيار إدارة الوقت للشركات في مؤسستك. الشيء الرئيسي هو أن تريد ذلك حقًا ولا تجلس مكتوفي الأيدي.

من المهم أن تتعلم كيفية تحديد الأهداف بشكل صحيح.أولاً، فكر فيما تريده بالضبط. يجب أن يكون هدفك محددًا وقابلاً للتحقيق وذو صلة وقابلاً للقياس ومحددًا بالوقت. ليست هناك حاجة للحلم بأن العيش في المناطق النائية والعمل في مصنع صغير، ستتمكن من أن تصبح رئيسًا في غضون عامين. حدد لنفسك أهدافًا واقعية واتجه نحو حلمك العزيز.

تعلم كيفية إصلاح خطة العمل الخاصة بك

أنت تعرف بالفعل أهمية وضع الخطط، والآن دعونا نلقي نظرة معًا على كيفية التخطيط لشؤونك بشكل صحيح.

سيساعدنا مخطط جانت في ذلك. للوهلة الأولى، هذه طريقة صعبة لا يستطيع الجميع التعامل معها. لكنها في الواقع بسيطة للغاية. دعونا نلقي نظرة على كيفية عمل هذه الطريقة باستخدام مثال.

تحتاج إلى بناء منزل. تقوم بوصف جميع مراحل البناء (التصميم، وضع الأساس، الأرض، أعمال التشطيب، وما إلى ذلك) وبعد ذلك تقوم بإدخال البيانات في جدول وتشير إلى توقيت وترتيب تنفيذها. يمكن الجمع بين بعض العمليات الصغيرة التي لا يؤثر تنفيذها على جودة العمل، مما يؤدي إلى تقليل الوقت اللازم لتنفيذها.

يتيح لك إعداد مثل هذا المخطط أن تشرح بوضوح حجم العمل الذي يتم تنفيذه، وذلك بفضل مشاركة العمال في العملية بشكل أسرع.

حدد أولوياتك

لتحقيق الهدف، يجب على كل شخص أداء عدد من المهام متفاوتة الخطورة. لذلك، عليك أن تتعلم كيفية تحديد أولويات العمليات الأكثر أهمية وإبرازها.

من أجل التخطيط بشكل صحيح ليومك، يمكنك استخدام مبدأ بسيط. يطلق عليه طريقة ABCD.
جوهرها هو على النحو التالي. أنت تضع خطة لليوم، بدءًا من أهم الأشياء. وهذا يعني أننا نعني بـ "أ" تنفيذ العملية الأكثر أهمية، ونعني بـ "ب" - أقل أهمية، و"ج" - ليس مهمًا جدًا، وما إلى ذلك.

ينبغي جدولة المهام الأكثر صعوبة وأهمية في صباح اليوم التالي، أو في الفترة الأكثر إنتاجية. الحقيقة هي أنه إذا لم تقم بإكمال المهمة الأكثر صعوبة على الفور وقمت بتأجيلها باستمرار حتى وقت لاحق، فإن الشعور بالواجب غير المكتمل سوف يؤثر عليك عاطفيًا. ينصح الخبير المعروف في مجال إدارة الوقت النشط ب. تريسي بالتعامل مع مثل هذه القضايا بدقة وبشكل لا لبس فيه. وهو مؤلف طريقة إدارة الوقت "تناول إفطار الضفدع"، والتي يستخدمها عدد كبير من الأشخاص بنجاح.

جوهرها هو على النحو التالي. تقوم بتنفيذ المهام الأكثر صعوبة واستهلاكًا للوقت ("الضفادع") أولاً. يعد ذلك ضروريًا حتى يكون لديك الوقت للقيام بكل الأشياء المخطط لها، وتبقى خلفيتك العاطفية طبيعية طوال اليوم.

الاستمرار المنطقي لطريقة الضفدع هو مبدأ أو قانون باريتو. تقول أن 20% من جميع جهودنا تؤدي إلى 80% من النتائج، والـ 80% المتبقية من الجهود تؤدي إلى 20% فقط من النتائج.

ولهذا السبب فإن المهمة الرئيسية للجميع هي تحديد الـ 20% الأكثر فعالية والتركيز على تنفيذها.
هناك طريقة أخرى تساعدك على تحديد أولويات كل شيء. يطلق عليها مصفوفة أيزنهاور. كان السياسي الناجح الشهير مشهوراً بعمليته. يقسم شؤونه كلها إلى أربعة أقسام:

• عاجل وهام. هذه الأشياء يجب أن يتم القيام بها أولا. ونظراً لأهميتها، فلا ينبغي أن يعهد بها إلى الآخرين. إذا تأخرت في إنجاز مثل هذه المهام، فقد يكون ذلك محفوفًا بعواقب سلبية في المستقبل؛
• مهم ولكن ليس عاجلا. انتبه لهذه النقطة. من هذه الفئة من المهام يمكنك التخطيط. ولكن لا ينبغي تأجيل تنفيذها لفترة طويلة، لأن هذه الأمور يمكن أن تصبح ملحة ومهمة؛
• عاجل ولكن ليس مهماً جداً. عادةً ما تستغرق مثل هذه الأمور الكثير من الوقت، لذا يمكن تفويضها، أي إسنادها إلى شخص ما؛
• غير مهم وغير عاجل. من الأفضل شطبها من القائمة تمامًا حتى لا تضيع وقتك.
  حاول استخدام هذه الطرق، وفي غضون أيام قليلة سوف تفهم مدى فعاليتها.

ركز على الشيء الرئيسي وتعلم كيفية التفويض

كل شخص لديه عدد كبير من الأشياء للقيام بها خلال اليوم. بعضها قد يستغرق بضع دقائق، والبعض الآخر قد يستغرق عدة ساعات. حاول أن تتولى جميع المهام الصعبة والمهمة بنفسك، وعهد بالمهام الأقل أهمية إلى أشخاص آخرين.

على سبيل المثال، إذا لم يكن أحد في العائلة، باستثناء أمي، يعرف كيفية طهي البرش، وبالإضافة إلى العشاء، فأنت بحاجة أيضًا إلى مسح الغبار ووضع الألعاب بعيدًا، فسيكون من المنطقي تكليف الأطفال أو الأب بالتنظيف بينما تحضر أمي العشاء. في هذه الحالة يتم إطعام الجميع وتنظيف الشقة.

أو مثال آخر، إذا كنت تكسب عدة آلاف روبل يوميًا وكان الصنبور الخاص بك يتسرب، فمن الأسهل تكليف السباك بأعمال الإصلاح ودفع بضع مئات منه، بينما ستكسب خلال هذا الوقت عدة مرات أكثر .
أتقن مبادئ التفويض، أي لا تخف من نقل بعض مسؤولياتك إلى الآخرين.

قم بتحليل الفترة التي عشتها وقم بإنشاء قواعد إدارة الوقت الشخصية الخاصة بك

انظر إلى الوراء بشكل دوري وحاول تحليل الفترة التي عشتها. انتبه إلى مدى عقلانية قضاء وقتك، ومدى سرعة تحقيق هدفك، وما هي الصعوبات التي واجهتها على طول الطريق، وما إلى ذلك.
قم بتحليل حياتك بانتظام ولاحظ مدى سرعة تحركها وما إذا كنت راضيًا تمامًا عن أفعالك.
بناءً على المبادئ الأساسية لإدارة الوقت، قم بإنشاء قواعدك الخاصة التي تساعدك على تحسين موارد وقتك والشعور بأنك شخص سعيد وناجح.

لا تنسى أن ترتاح

خطط لعطلتك كأحد مهامك الرئيسية. تعتمد جودة وسرعة العمل المنجز على مدى استعادتك لقوتك. لا تهمل النوم. يجب أن ينام الشخص البالغ 8 ساعات على الأقل يوميًا. خلاف ذلك، نضمن لك الاكتئاب وفقدان القوة، وهذا هو الأعداء الرئيسيون للعمل الإنتاجي.

ولا تنسوا التواصل مع الأصدقاء والأحباء. لا تتخلى عن هواياتك واهتماماتك. قضاء وقت ممتع يساعد الإنسان على الاسترخاء ويجعل حياته أكثر إشراقاً.

خطط ليومك التالي

عندما تذهب إلى السرير، حدد المهام التي ترغب في إنجازها غدًا. ومن الأفضل تدوين جميع النقاط حتى لا يفوتك أي شيء، لأن الإنسان ليس روبوتاً ويميل إلى نسيان بعض الأشياء الصغيرة.

من الأفضل القيام بالتخطيط في المساء. أي أنك في مساء اليوم تفكر في اليوم التالي. وهذا يسمح لك بتحسين موارد وقتك بشكل كبير؛ وبعبارة أخرى، يمكنك إدارة وقتك بحكمة.

اليوم الأخير

حاول أن تعيش كل يوم كما لو كان الأخير. لا تؤجل القيام بالأشياء المهمة. الأشياء التي لا يوجد وقت كافٍ لها دائمًا تظل في بعض الأحيان في الخطط، أي غير محققة. لذلك، ابذل قصارى جهدك كل يوم إن أمكن. بفضل هذا، لن يكون لديك الكثير من العمل الروتيني وغير المثير للاهتمام لتراكمه.

معلومات التصفية

عند دراسة معلومات معينة على الإنترنت أو المطبوعات، حاول تسليط الضوء على الجوانب الرئيسية للمقالة و"تصفحها سريعًا". وفي كثير من الأحيان، تمتلئ المعلومات المقدمة بإعلانات مختلفة، أو مبالغات في حجج المؤلفين، أي "المياه". تعلم القراءة "عبر السطر"، فهذا سيوفر وقتك بشكل كبير.

أكلة الوقت

يقضي الأشخاص المعاصرون الكثير من الوقت في مشاهدة المعلومات غير الضرورية على الإطلاق على وسائل التواصل الاجتماعي. الشبكات وموارد الإنترنت الأخرى، بالإضافة إلى المحادثات الهاتفية عديمة الفائدة.

لكن الوقت مورد لا يمكن تجديده. من أجل فهم مدى تكلفة ذلك بالنسبة لك، احسب تقريبًا المبلغ الذي تكسبه في الساعة. فكر الآن في مقدار الوقت والمال الذي تهدره عبثًا. حتى لو لم تقم بترجمة كل هذا إلى معادل نقدي، فكر في أنه بدلا من الثرثرة الفارغة على الهاتف، يمكنك قراءة كتاب لطفلك أو اللعب معه. وهذا أكثر فائدة وسيجلب المزيد من الرضا.

وبالطبع فإن عزل نفسك عن الجميع والتوقف عن التواصل مع الأصدقاء ليس خيارًا أيضًا. لكن حاول تقليل التواصل مع الأشخاص غير الضروريين حقًا. تعلم أن تقول "لا" لهم.

قم بتحليل عاداتك وحدد "مضيعي الوقت". تخلص منهم تدريجيا، وتعلم.

التركيز على القيام بشيء واحد في كل مرة

حاول ألا تقوم بعدة مهام في نفس الوقت.بهذه الطريقة سوف تشتت قوتك، وسوف تشتت انتباهك. سوف يستغرق وقتا أطول لإكمال كل عملية. خذ مهمة واحدة وأكملها بالكامل، ثم انتقل إلى المهمة التالية.

يعرف التاريخ بعض الأشخاص الذين يمكنهم القيام بعدة أشياء في وقت واحد (على سبيل المثال، يوليوس قيصر)، لكنهم مجرد استثناء للقاعدة.

ولكن هناك عمليات يمكن وينبغي الجمع بينها. على سبيل المثال، يستغرق ركوب وسائل النقل العام الكثير من الوقت بالنسبة لمعظم الناس. لماذا لا تثقف نفسك في هذا الوقت؟ بعد كل شيء، يمكنك الاستماع إلى كتاب صوتي، أو قراءة مجلة مثيرة للاهتمام.

ينصح الخبراء بعدم الاستيلاء على كل شيء. من الأفضل أن تتحرك ببطء وثقة نحو هدفك، وإكمال كل مهمة بكفاءة.

دراسة ساعتك البيولوجية

إيقاع الحياة فردي لكل شخص. بالنسبة للبعض، تحدث ذروة النشاط في الصباح، بينما ينام البعض الآخر حتى الغداء ويبدأون العمل في المساء. أنت وحدك تعرف متى تتمتع بأفضل طاقة وأعلى أداء. خلال هذه الفترة تحاول إكمال الحد الأقصى من العمل المخطط مسبقًا. افعل ذلك في وقت واحد.

قم بترتيب مساحة العمل الخاصة بك

يتمتع جميع الأشخاص الناجحين بنظام مثالي في أماكن عملهم. ينطبق هذا على كل من الجدول العادي وسطح مكتب الكمبيوتر. هل سبق لك أن لاحظت مقدار الوقت الذي تقضيه في البحث عن مستند؟ لقد حسب العلماء أن الأشخاص الذين لديهم مكان عمل فوضوي يقضون 30٪ من وقتهم في البحث عن المستندات والأدوات اللازمة وما إلى ذلك.
قم بالتنظيف وإعادة تدوير الأوراق غير الضرورية والتخلص من القمامة. بفضل هذا، ستشعر بالراحة وسيزداد أدائك.

مكان عمل منفصل

إذا كنت تعمل في المنزل وتعتقد أن منزلك بأكمله هو مكان عمل، فأنت مخطئ بشدة. أثناء عملك، قد تشتت انتباهك الكثير من الأشياء الصغيرة. حاول ترتيب الزاوية الخاصة بك حيث سيتم تخزين جميع الأشياء الضرورية لعملية العمل.

على سبيل المثال، إذا قمت بخياطة الملابس في المنزل، فلا ينبغي عليك أن تبعثر لوازم الخياطة في جميع أنحاء الشقة. سيستغرق العثور على العنصر الضروري الكثير من الوقت. من خلال ترتيب مكان عملك، ستوفر على نفسك من التنظيف الإضافي والبحث المستمر.

كتب عن إدارة الوقت أو إدارة الوقت

إذا كنت قد قررت بجدية تغيير حياتك وترغب في معرفة المزيد عن إدارة الوقت، فستجد أنه من المفيد قراءة الكتب التالية. وهي أعمال متخصصين معروفين في هذا المجال وتحظى بشعبية كبيرة:

1. "سيد الوقت" المؤلف يفغيني بوبوف.
2. "إدارة الوقت القصوى"، المؤلفان نيكولاي مروتشكوفسكي وأليكسي تولكاتشيف.
3. "إنجاز الأمور أو فن الإنتاجية الخالية من التوتر" بقلم ديفيد ألين.
4. "محرك الزمن" للمؤلف جليب أرخانجيلسكي.
5. "الإدارة الفعالة للوقت"، "اترك الاشمئزاز، وكل الضفدع"، "أدر وقتك"، بقلم براين تريسي.
6. الوقت هو المال بقلم ماثيو إيدلونج.
7. "إدارة الوقت. فن التخطيط وإدارة وقتك وحياتك، بقلم جوليا مورجنسترن.
8. الإدارة المتكاملة للوقت بقلم ستيف برنتيس.
9. كيفية إدارة الحياة والعمل بقلم دون أسليت وكارول كارتينو.
10. "وقتك بين يديك"، المؤلف لوثار سيويرت.
11. إدارة الوقت الضيق بقلم دان كينيدي.
12. "فن إنجاز الأمور" بقلم آلان لاكين.
13. "النظام الكامل. خطة أسبوعية لمكافحة الفوضى في العمل والمنزل وفي رأسك، بقلم ريجينا ليدز.
14. "اعمل أقل، أنجز أكثر. برنامج الفعالية الشخصية بقلم كاري جليسون.

خاتمة

إذا كنت تعتقد أنك لن تتمكن من تنظيم يومك باستخدام نصائح إدارة الوقت، فأنت مخطئ بشدة. بالطبع، يتطلب أي تعهد الانضباط وضبط النفس، لكنك ستشارك بسرعة في هذه العملية وتبدأ في الاستمتاع بها.

الشيء الرئيسي هو عدم ترك ما بدأته. حاول الصمود لمدة 30 إلى 40 يومًا، وبعد ذلك سيتحول التخطيط ليومك إلى عادة جيدة لا يمكنك العيش بدونها.

تعلم كيفية إدارة وقتك بشكل صحيح. بعد ذلك، سيكون لديك الوقت ليس فقط للعمل، ولكن أيضًا للاسترخاء والتواصل مع أحبائك والاستمتاع مع الأصدقاء.