في الصميم مذكرة- أداة للمراسلات التجارية داخل المنظمة، بين الموظفين الذين لا يخضعون لبعضهم البعض. في حالة قيام الموظف بكتابة ملاحظة إلى شخص أعلى منه منصبًا، فلن تسمى مذكرة رسمية، بل تقريرًا.
الغرض من المذكرة هو شرح والاتفاق على جوانب القضايا التجاريةفيما يتعلق بعمل موظف أو قسم، ويتعلق بعمل موظف أو قسم آخر. يتم كتابة ملاحظة في الحالات التي لا يكون فيها التواصل الشفهي كافيًا ويكون الطلب ضروريًا وثيقة.
تجدر الإشارة إلى أن المذكرة ليست سوى وثيقة مساعدة لا تنظمها OKUD. ولذلك فإن كافة المعلومات الواردة في المذكرات لا تحتوي على أوامر وتعليمات.
نموذج الكتابة مجاني. ومع ذلك، كما هو الحال مع أي وثيقة، فمن الضروري اتباع القواعد العامة لإعداد الوثائق، وهي تشير إلى:
- لمن المقصود (الاسم الكامل في حالة الجر والموضع)؛
- اسم الوثيقة، التاريخ، رقم الملاحظة؛
- موضوع أو عنوان ملاحظة مختصرة؛
- يصف "نص" المذكرة الوضع الحالي ويحدد الطلب، أو يحدد إجراءات المنشئ فيما يتعلق بالموقف؛
- منصب المترجم وتوقيعه واسمه الكامل، وفي بعض الأحيان تكون توقيعات الأطراف المعنية مطلوبة أيضًا.
يُنصح بتجنب الكلمات غير الضرورية وأنماط الكلام المعقدة في الملاحظة. من الضروري أن نذكر بشكل أساسي جوهر المشكلة أو الموقف، وإذا أمكن، قم بذلك لفترة وجيزة. وبما أن المذكرة تشير إلى رقمها التسلسلي، فمن المنطقي أن يكون الأمر كذلك يتم تسجيل الملاحظات في مجلة خاصة. يمكن أن يكون تصميم الرأس مركزيًا أو زاوية (ملحقًا بحافة المستند).
لتجنب الخيارات المختلفة، تقوم كل مؤسسة بتطوير نموذج المذكرة الخاص بها. في هذه الحالة، يمكنك الاسترشاد بقواعد الاتحاد الروسي GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة".
سيكون من الأسهل على الموظفين إعداد المستندات إذا كان لديهم مستند معتمد بأمر من المدير. تعليمات التصميمومع تعليمات عامة لكتابة أنواع مختلفة من المذكرات (تقرير، رسمي، توضيحي).
الخيار المثالي هو وضع عينات الكتابة بجوار هذه التعليمات و/أو تزويد الموظفين بنماذج جاهزة.
بالنسبة للمؤسسات التي يكون تدفق المستندات الخاص بها محوسبًا إلى حد كبير، يمكن تخزين سجل التسجيل ونماذج الملاحظات والمستندات النهائية في مجلد منفصل، يمكن الوصول إليه عبر الشبكة المحلية لجميع المستخدمين المهتمين.
نموذج لكتابة مذكرة
قسم الأتمتة
رئيس قسم المبيعات
LLC "ADA" إلى I. N. Slavyansky
ملاحظة الخدمة
04.04.15 № 3-4/8
حول إعلام مستخدمي الكمبيوتر
سيتم تثبيت البرنامج الجديد يوم الثلاثاء 7 أبريل 2017. نطلب منك إخطار المديرين بالحاجة إلى نقل جميع معلومات العمل إلى الوسائط القابلة للإزالة لتجنب فقدانها أثناء عملية إعادة التثبيت.
رئيس قسم الأتمتة (توقيع)
أ.ب. فينيامينوف
هل المذكرة شكلية فارغة؟
بالطبع، بالنسبة للمؤسسات الصغيرة، قد تكون المذكرة بمثابة إجراء شكلي غير ضروري يستغرق وقتًا وجهدًا. ولكن في مؤسسة كبيرة بها العديد من الموظفين والأقسام، قد تكون المذكرة مفيدة. وفي هذه الحالة، ستلعب المذكرة الدور تذكير كتابي بالتفاعلات الضرورية بين الإدارات.
في الهياكل الكبيرة، يمكن أن يؤدي الإهمال في إعداد المذكرة أو إهمال إعدادها إلى إضاعة الوقت في توضيح أي ظروف، والبحث عن المسؤولين عن المشاكل، وعدم الاتساق في عمل الأقسام.
لتصور الحاجة إلى الموقف الصحيح تجاه التوثيق الرسمي، دعونا نتخيل الوضع التالي. فيما يتعلق بأي عطلة، يقوم قسم التدبير المنزلي بتخصيص يوم عمل إضافي لموظفيه لتنظيف المنطقة في الوقت المناسب.
إذا لم تقم بإخطار قسم الأمن بهذا الأمر، فقد ينشأ سوء فهم. لن يُسمح للعمال ببساطة بدخول نقطة التفتيش، لأن إدارة الأمن لا تعرف شيئًا عن الأحداث المتعلقة بالعيد.
أسئلة حول المذكرات
- كيف تكتب مذكرة لإقناع المدير بتمويل شراء جهاز كمبيوتر (الاشتراك في مجلة محاسبية)، وما إلى ذلك؟
الاتصال بالمدير ليس اتصالا أفقيا، وبالتالي لن تعتبر هذه المذكرة رسمية. نداء إلى الرئيس - مذكرة.
- ما هو تنسيق الورقة المستخدم للمذكرات؟
وفقًا لـ GOST R 6.30-2003، يتم إعداد المستندات على أوراق مقاس A4.
- هل يصح وضع ختم "أوافق" على المذكرة؟
لا. المذكرة هي وسيلة للتواصل بين الإدارات. يتم إعداد الإجابة على سؤال أو اقتراح مذكرة كمذكرة رد. في هذه الحالة، يشير رأس الرد إلى رقم الملاحظة التي تم الرد عليها.
يقوم الناس بكل الأشياء المهمة تقريبًا عن طريق المراسلة؛
ولذلك فإن القدرة على الكلام ليست كافية.
لوك دي فوفينارج
دعونا نتحدث عن المذكرة باعتبارها الوسيلة الرئيسية للاتصالات الداخلية، وهي وثيقة يمكنها تبسيط العلاقات الداخلية، وضمان التبادل الفوري للمعلومات، وحل الموقف المثير للجدل.
لماذا تتجاهل المنظمات السجلات الرسمية؟
تظل المذكرة دخيلة على المراسلات التجارية للمنظمات الخاصة. وعلى العكس من ذلك، فإن معظم المستندات الداخلية في المؤسسات الحكومية هي مذكرات داخلية.
في كثير من الأحيان في المنظمات التجارية، يتم التعامل مع المذكرة على أنها إجراء شكلي لا معنى له، ولكن هذا العنصر من تدفق المستندات الداخلية للشركة، كجزء لا يتجزأ من ثقافة الشركة، لديه إمكانات لا تقدر بثمن لتطوير الأعمال.
ما هو أساس الموقف السلبي الحاد لعدد من مديري المنظمات التجارية على مستوى الخط تجاه إحدى أهم الوثائق الداخلية التي تعمل كأساس لاتخاذ القرارات الإدارية؟ أسباب محتملة:
انخفاض مستوى ثقافة الاتصالات التجارية، والافتقار إلى معايير الشركات، وقرارات الإدارة القوية الإرادة في مجال تدفق المستندات الداخلية؛
عدم وجود وضع رسمي، حيث أن المذكرة غير مدرجة في مصنف وثائق الإدارة؛
توافر وسائل الاتصال الإلكترونية. لا يرغب المديرون في إضاعة الوقت في إضفاء الطابع الرسمي على عمليات الإدارة، ويفضلون تبادل بضع كلمات في اجتماع شخصي، أو الاتصال بالهاتف المحمول، أو الكتابة عبر البريد الإلكتروني أو Skype، وما إلى ذلك.
ولكن هناك سبب آخر: في بعض الأحيان يقوم المديرون بتخريب إضفاء الطابع الرسمي على نظام المستندات الداخلي. من الصعب دحض المعلومات الموثقة حول الوضع في المنظمة، أو التعليمات الموجهة إلى المسؤول، أو، على سبيل المثال، الأوامر المتعلقة بإجراءات العمل في مواقف محددة. للعمل في الفوضى مزايا معينة: ليس هناك ما هو أسهل من التخلي عن حقيقة نقل المعلومات اللفظية، وكذلك التعليمات المقدمة بشكل فردي. الجميع على دراية بالموقف عندما يتلقى الموظف بانتظام تعليمات شفهية حصرية متبادلة، وعدم الامتثال لأي منها يستلزم عقوبات إدارية.
ما هي فوائد المذكرات الرسمية؟
المذكرة الداخلية هي خطاب عمل داخلي يمكن استخدامه لحل مشكلات الإنتاج الحالية بسرعة وفعالية.
الغرض الرئيسي من المذكرة هو تبادل المعلومات الرسمية بين الموظفين في نفس المنظمة ذوي المركز المتساوي.
يمكن أن تكون أغراض كتابة المذكرات مختلفة:
الاتصالات الأفقية لرؤساء الأقسام / المسؤولين الهيكليين عند حل قضايا ومشاكل الإنتاج العامة؛
التفاعل المعلوماتي الفعال:
تبادل المعلومات التشغيلية بين الأقسام والفروع الهيكلية/المستقلة؛
طلب معلومات أساسية؛
تنفيذ التعليمات؛
رسالة مصاحبة أخرى (مذكرة الغلاف)؛
حل القضايا الحالية المتعلقة بالدعم الإداري والاقتصادي واللوجستي والإعلامي وغيرها من أشكال الدعم؛
حل المواقف المثيرة للجدل والصراع.
تساعد القدرة على إعداد المستندات الداخلية بكفاءة، بما في ذلك المذكرات، في المواقف الصعبة والمربكة للغاية.
بادئ ذي بدء، المذكرة هي المساعد الرئيسي لموظفي خدمة دعم الوثائق الإدارية (فيما يلي - DOU) في المواقف المثيرة للجدل.
لسوء الحظ، غالبا ما يحاول رؤساء الوحدات الهيكلية الرئيسية إلقاء اللوم على عيوب القسم عند العمل مع المستندات على موظفي الوحدات المساعدة. على سبيل المثال، لم تستوف إدارة الوحدة الهيكلية تعليمات المدير الأعلى في الوقت المحدد، ولكن المسؤولية عن ذلك تنتقل إلى خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، والتي يُزعم أنها أخرت إرسال الرسالة الصادرة.
سوف تساعد المذكرة في دحض الاتهامات التي لا أساس لها. مذكرة تحتوي على الحقائق والموعد النهائي والاسم الكامل. غالبًا ما يساعد موظفو المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة الذين أكملوا العمل بكفاءة وفي الوقت المناسب، مع مرفقات التأكيد (نسخ من بطاقات التسجيل، ومقتطفات من سجلات التسجيل، وما إلى ذلك)، في الحفاظ على الموضوعية، والاعتراف بالمطالبة على أنها لا أساس لها من الصحة، واستعادة السمعة التجارية لموظف معين وخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ككل (مثال 1).
يجب أن يوضح نص المذكرة غرض الرسالة بشكل واضح وموجز. المعلومات غير الكاملة أو الزائدة عن الحاجة تجعل من الصعب على المرسل إليه فهم جوهر المشكلة ويمكن أن تؤدي إلى تفسير غامض، ونتيجة لذلك، غياب النتيجة المرجوة. تعتمد فعالية المذكرة على مدى جودة تنظيم بنية الوثيقة وما إذا كانت الحجج المقدمة منطقية.
نحن على وشك الانتهاء من ملاحظة الخدمة
إذا كان على النموذج، ما هي الطريقة؟
تتم كتابة المذكرات المكتبية عادةً على ورقة فارغة من ورق A4. ومع ذلك، غالبًا ما تستخدم المنظمات التجارية لهذا الغرض نموذج خطاب، وفقًا للفقرة 4.7 من GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. "متطلبات إعداد الوثيقة" تحتوي على:
شعار المنظمة أو العلامة التجارية (علامة الخدمة)؛
اسم الشركة؛
رمز المنظمة؛
رقم تسجيل الدولة الرئيسي (OGRN) للكيان القانوني؛
رقم تعريف دافع الضرائب/رمز سبب التسجيل (TIN/KPP)؛
معلومات مرجعية عن المنظمة؛
المكان الذي تم فيه تجميع المستند أو نشره.
بالإضافة إلى ذلك، يقدم بعض الخبراء على صفحات المجلات وعلى الإنترنت أمثلة على المذكرات المكتوبة على الورق ذي الرأسية.
مما لا شك فيه أنه من الأسهل إعداد جميع المستندات بشكل عشوائي في نفس النموذج. ومع ذلك، ليس من المنطقي كتابة مذكرة إلى رئيس القسم المجاور على ورق ذي رأسية تحتوي على بيانات مرجعية، ورقم التعريف الضريبي (TIN)، وOGRN، وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك، يشغل نموذج خطاب المنظمة ما لا يقل عن 20 في المائة من الحجم الإجمالي للصفحة الأولى، وغالبا ما لا تتناسب المعلومات الضرورية مع ورقة واحدة. يبدو الأمر وكأنه شيء صغير، ولكن داخل مؤسسة كبيرة، تؤدي مثل هذه الأشياء الصغيرة إلى إنفاق غير منتج، وليس إلى توفير المال.
دعنا نتعرف على النموذج الذي يمكنك من خلاله كتابة مذكرة (إذا رغبت في ذلك).
تم تحديد أنواع نماذج المستندات في البند 4.6 من GOST R 6.30-2003.
وفي الوقت نفسه، GOST R 7.0.97-2016 "نظام معايير المعلومات والمكتبات والنشر. الوثائق التنظيمية والإدارية. "متطلبات إعداد الوثائق"، التي تدخل حيز التنفيذ في 1 يوليو 2018، تحتوي بالفعل على توضيحات حول إعداد النماذج التنظيمية (البندان 5.8 و6.6).
ويترتب على ذلك أن المعايير لا توصي بإعداد مذكرة على الورق ذي الرأسية. ولكن إذا كانت الرغبة في إجراء المراسلات الداخلية رائعة بالتأكيد، فيمكنك تطوير وتأمين نموذج لنوع معين من المستندات في الجيش الوطني الليبي - مذكرة رسمية.
نموذج ملاحظة الخدمة: التفاصيل
في شكل نوع محدد من المستندات (في حالتنا، مذكرة رسمية) وفقًا لـ GOST R 6.30-2003، يجب تضمين التفاصيل التالية (مثال 2):
03 - "شعار المنظمة أو علامتها التجارية (علامة الخدمة)"؛
08 - "اسم المنظمة"؛
10 - "اسم نوع الوثيقة"؛
11 - "تاريخ الوثيقة"؛
12 - "رقم تسجيل الوثيقة"؛
14 - "مكان إعداد الوثيقة أو نشرها" ؛
15 - "المرسل إليه" (اسم الوحدة الهيكلية ومنصب الموظف الذي تم إرسال المذكرة إليه)؛
18 - "عنوان النص"؛
20 - "نص الوثيقة"؛
21 - "علامة وجود التطبيق" ؛
22 - "التوقيع"؛
27- "ملاحظة حول المؤدي".
الفروق الدقيقة في تفاصيل التسجيل
- "وجهة". إذا تم إرسال مذكرة إلى عدة أقسام هيكلية، يتم إدخال تفاصيل "المرسل إليه" في الزاوية اليمنى العليا على النحو التالي:
إذا كان العدد الإجمالي للمستلمين أكثر من أربعة، فأنت بحاجة إلى إنشاء قائمة بريدية.
- "نص الوثيقة". المذكرة، مثل خطاب العمل، يجب أن تكون منظمة بشكل واضح. نص المذكرة مكتوب بضمير المتكلم المفرد ("يرجى إدراجه"، "أعتبر ذلك ضروريًا"، وما إلى ذلك).
النص المقسم إلى فقرات كاملة منطقيًا يجعل من السهل قراءته وفهمه، ويعطي كل فكرة اكتمالًا منطقيًا، ويسمح للمرسل إليه بالتنقل بشكل أفضل في نص المستند.
يتكون نص المذكرة عادة من:
من الديباجة (الجزء التمهيدي)؛
الجزء الرئيسي؛
الجزء الأخير (الاستنتاجات، الاقتراحات، الطلبات، الخ).
تكشف الديباجة الغرض من كتابة المذكرة وتتضمن إشارات إلى التواريخ والمستندات والحقائق التي كانت سببًا في إعدادها. يمكن أن تكون المعلومات الواردة في الديباجة مختصرة أو مفصلة. تؤدي الديباجة بسلاسة إلى الجزء الرئيسي.
يختلف حجم النص حسب الأغراض المذكورة في المذكرة، وقد يكون عدة أسطر أو عدة صفحات من النص المكتوب.
الهدف الرئيسي للجزء الرئيسي هو شرح، إقناع، تحفيز العمل، أي تحقيق النتائج. هذا الجزء من النص هو الذي يكشف محتويات المذكرة بشكل كامل. يتضمن الجزء الرئيسي أكبر قدر من المواد الواقعية، والتي لا ينبغي أن تكون إعلامية فحسب، بل تقنع أيضًا. ويجب أيضًا ذكر الطلبات، إن وجدت، هناك.
الجزء الأخير أو الملخص من المذكرة هو نوع من الملخص الذي يؤكد ما سبق، ويحتوي على استنتاجات وطلبات ومقترحات محددة لحل المشكلة. كلما كانت صياغة الملخص أكثر وضوحًا ووضوحًا، زاد احتمال اتخاذ القرارات بشأن القضايا في الوقت المناسب.
التسجيل وطرق حركة الملاحظات في المنظمة
غالبًا ما تسبب مشكلات التسجيل والنقل اللاحق للمذكرات الرسمية إلى المرسل إليه جدلاً. من يجب عليه تسجيل المذكرات؟ خدمة داو؟ الوحدات الهيكلية؟ أمناء؟ وهل يحتاجون إلى التسجيل من حيث المبدأ؟ من وكيف ينبغي عليه إرسال المذكرات الداخلية حتى تصل إلى المسؤولين المهتمين في الوقت المناسب؟
مما لا شك فيه أن حل هذه المشكلات هو من اختصاص المنظمة نفسها، التي يجب أن تحتوي تعليمات إدارة مكتبها على قسم مخصص للعمل مع المستندات الداخلية. القواعد الموضوعة في الجيش الوطني الليبي وإجراءات تصرفاتها ستساعد على تجنب الخلافات.
ماذا تفعل إذا لم يكن هناك مثل هذا المستند؟ بالطبع، قم بإنشائه من خلال إضفاء الطابع الرسمي على إجراءات إعداد ومعالجة ونقل المستندات الرسمية الداخلية. يساعد إضفاء الطابع الرسمي على تبسيط العديد من العمليات التجارية، مما له تأثير إيجابي للغاية على النظام العام في المنظمة.
من الضروري أن نبدأ العمل من خلال تحليل تدفق المذكرات الرسمية: تحديد أحجامها ومساراتها، باستثناء الأجزاء غير الضرورية بشكل واضح على طول مسار الوثيقة. لتحديد المسار الأكثر فعالية للمستند، لا تخف من كسر التصميمات القديمة وغير المريحة وتصحيح الأخطاء اللوجستية وتصحيحها.
قد يكون هناك عدة خيارات لتوجيه الملاحظات الرسمية - بمشاركة خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة (المخطط 1) وبدونها (المخطط 2). دعونا نكتشف أي من هذه المخططات هو الأكثر فعالية.
التسجيل غير الفعال وخطط توجيه الملاحظات
- التسجيل في خدمة التعليم ما قبل المدرسة لمنظمة كبيرة. يؤدي نقل الملاحظات الرسمية إلى خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة للتسجيل وإعادة التوجيه اللاحقة إلى المرسل إليه إلى إبطاء عملية توصيل المعلومات واتخاذ القرارات. وهذا ملحوظ بشكل خاص في المؤسسات التي لديها حجم كبير من تدفق المستندات الخارجية والداخلية. بالنظر إلى عبء العمل الإجمالي، لا يمكن لكل مؤسسة تعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة تعيين موظف منفصل لتسجيل الملاحظات الرسمية والمذكرات وغيرها من الملاحظات. بطريقة أو بأخرى، سيتم دائمًا تسجيل الرسائل والأوامر والتعليمات الصادرة العاجلة والمراسلات الواردة من السلطات العليا أولاً، وستنتظر المذكرات بخنوع في الأجنحة.
- التسجيل كسكرتير في منظمة صغيرة. في المؤسسات ذات تدفق المستندات الصغيرة، يتم تسجيل المذكرات الداخلية بواسطة سكرتير المدير. المذكرة الداخلية هي وثيقة داخلية أفقية ولا يمكن أن تكون مخصصة لمسؤول أعلى.
يتم استخدام التقارير والمذكرات التحليلية والتفسيرية لتوفير المعلومات للإدارة في المراسلات التجارية. وبالتالي، فإن السكرتير في سلسلة استقبال ونقل المذكرات الرسمية بين المسؤولين ذوي المكانة المتساوية هو حلقة إضافية.
- بدون تسجيل ولكن بعلامة من خدمة DOW حول النقل. إذا لم يكن من المعتاد أن تقوم المنظمة بتسجيل الملاحظات الرسمية، فليس من المنطقي إرسالها إلى المرسل إليه من خلال خدمة DOU دون تسجيل. تسليم مذكرة إلى خدمة DOW والحصول على علامة على النقل، يليها نقل المستند بواسطة خدمة DOW إلى الوحدة المتلقية ووضع علامة أخرى على النقل - كل هذا يعقد العملية، ويستغرق وقتًا، و يزيد الموعد النهائي لتنفيذ الأوامر.
إذا كان لا يزال لدى المنظمة إجراء لإرسال الملاحظات الرسمية مع استلام علامة القبول، فإن المستلم يوقع على الاستلام، ويشير إلى موقفه وتاريخ ووقت استلام المستند (إذا لزم الأمر). يتم تسجيل علامة استلام على نسخة من المذكرة، والتي يتم إرجاعها إلى الوحدة المرسلة.
يمكن استبدال علامة الاستلام بختم "تم الاستلام" الذي يحتوي على حقول تشير إلى تاريخ الاستلام والاسم الكامل. وتوقيع المسؤول (الشكل).
أرز. يمكن استبدال علامة الاستلام بختم "تم الاستلام".
التسجيل الفعال وخطط توجيه الملاحظات
- التسجيل في وحدة هيكلية، نقل الملاحظات مباشرة بين الوحدات. تسجيل الملاحظات الرسمية في وحدة هيكلية، وكذلك نقلها من وحدة هيكلية إلى أخرى، متجاوزة الوسطاء (خدمة DOU أو السكرتير)، يختصر مسار الوثيقة إلى المرسل إليه.
إذا لم يكن لدى الوحدة الهيكلية وظيفة كاتب (سكرتير إدارة/قسم/قسم)، فيجب تعيين مسؤول مسؤول عن إدارة السجلات لتسجيل المستندات، بما في ذلك الوثائق الداخلية. يتم تحديد الشخص المسؤول عن العمل المكتبي من قبل رؤساء الأقسام الهيكلية. كقاعدة عامة، يتم تعيين الموظف الذي لا يتحمل مسؤوليات العمل. تتم الموافقة على تعيين وظائف إضافية بموجب أمر أو لائحة ويتم تسجيلها في التوصيف الوظيفي.
- تسجيل الملاحظات الصادرة. يقوم المسؤول عن العمل المكتبي في الوحدة الهيكلية بتسجيل مذكرة صادرة.
يتم تسجيل المذكرات الصادرة في مجلة المراسلات الداخلية (الصادرة) الخاصة بالقسم (مثال 3). عند تسجيل ملاحظات الخدمة الصادرة، قم بالإشارة إلى:
رقم تسجيل الوثيقة؛
المرسل إليه (القسم الذي يتم إرسال المذكرة إليه)؛
عدد الصفحات؛
توافر التطبيقات؛
تاريخ التنفيذ
الاسم الكامل. الموظف الذي قام بإعداد المذكرة.
يمكن مسح المذكرة ضوئيًا وإرسالها عبر البريد الإلكتروني.
إذا كان من الضروري نقل الأصل، يمكن للمسؤول المسؤول عن العمل المكتبي في الوحدة الهيكلية وضع جدول زمني لإرسال المذكرات الرسمية إلى المستلمين - مرة واحدة في اليوم، مرتين في اليوم، وما إلى ذلك.
يجب إرسال المذكرات العاجلة (مع موعد نهائي محدد بوضوح) على الفور. يمكنك إرسال المذكرات الرسمية إلى الوحدة المتلقية مباشرة أو من خلال خلايا مجهزة خصيصًا في خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة مع أرقام و/أو أسماء الوحدات الهيكلية. في هذه الحالة، لا تشارك خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة في عملية نقل المستندات.
تسجيل الملاحظات الواردة. عند استلام مذكرة من قبل الإدارة المستفيدة، يقوم المسؤول عن العمل المكتبي في الإدارة المستفيدة بتسجيلها كمستند داخلي وارد في سجل المراسلات الداخلية (الواردة) للإدارة (مثال 4) مع الإشارة إلى التفاصيل التالية:
رقم التسجيل الوارد؛
تاريخ الاستلام (التسجيل)؛
عدد الصفحات؛
التطبيقات؛
تاريخ التنفيذ
المنفذ (المسؤول الذي ترسل إليه المذكرة).
وتقع مسؤولية الالتزام بالمواعيد المحددة في المذكرة على عاتق المسؤول الموجه إليه. يمكن لمنشئ المذكرة و/أو المسؤول الأعلى تغيير المواعيد النهائية لتنفيذ الوثيقة.
- التسجيل من قبل جميع الموظفين. إذا لم يكن لدى المنظمة أو أقسامها الهيكلية موظف مسؤول عن العمل المكتبي، فيمكن إيجاد آليات أخرى لتسجيل المذكرات الرسمية. على سبيل المثال، ضع سجل ملاحظات الخدمة بتنسيق Word أو Excel على خادم للاستخدام العام. في هذه الحالة، لن يستغرق تسجيل مذكرة من قبل موظف في الوحدة الهيكلية وقتًا أطول من نقل المستند شخصيًا إلى السكرتير.
ومع ذلك، فإن المتخصصين من الوحدات الهيكلية المتخصصة غالبا ما يخربون مثل هذه المقترحات. إن محاولات تكليفهم حتى بأعمال مكتبية بسيطة تقابل بمقاومة نشطة. في بعض النواحي، الخبراء على حق. تذكر، أ. كريلوفا: "المشكلة هي أنه إذا بدأ صانع الأحذية في خبز الفطائر، وبدأ صانع الكعك في صنع الأحذية، فلن تسير الأمور على ما يرام"؟
يمكنك تجنب الصراع المفتوح مع المتخصصين من الإدارات ذات الصلة إذا قمت بإصدار أمر أو تعليمات مناسبة موقعة من رئيس المنظمة. في هذه الحالة، يجب أن يكون البادئ هو رئيس خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة أو شخص آخر مسؤول عن العمل المكتبي. من مصلحته إزالة بعض الوظائف القديمة، وتبسيط العمل مع تدفقات المستندات، وبناء مسارات فعالة لحركتها، والقضاء على فقدان المستندات الداخلية.
بمجرد دخول هذا المخطط حيز التنفيذ، ينخفض \u200b\u200bاستياء الموظفين، حيث يتم تقليل وقت التسجيل بشكل كبير، ويصبح التسجيل نفسه شفافا.
شروط تخزين السجلات الرسمية
يتم تضمين فترات تخزين الملاحظات في قائمة الوثائق الأرشيفية الإدارية القياسية التي تم إنشاؤها أثناء أنشطة هيئات الدولة والحكومات المحلية والمنظمات، مع الإشارة إلى فترات التخزين (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25/08/19). /2010 رقم 558 المعدل بتاريخ 16/02/2016 فيما يلي - قائمة 2010) (جدول).
أي منظمة تعمل بنجاح هي كائن حي ومتغير باستمرار، والعمل المكتبي هو صورة طبق الأصل لنظام إدارة هذا الكائن. هل تريد مواكبة العصر وتكون في المقدمة؟ حاول أن تبدأ بالمذكرات الداخلية - ستكون هذه هي الخطوة الأولى نحو تدفق المستندات المنظم جيدًا، وستكون الخدمات اللوجستية التي تم التحقق منها لمسارات المستندات الداخلية هي الخطوة الأولى في مكافحة الفوضى الإدارية. فيما يلي أمثلة لملاحظات الخدمة (الأمثلة 5-10).
أمثلة على الملاحظات الرسمية
إجراء شكلي يستغرق وقتًا وجهدًا - هكذا يتعامل الكثير من الأشخاص مع التقارير والمذكرات الرسمية والتوضيحية وغالبًا لا يرون الفرق بينهما. من المقبول عمومًا أن ترتبط التقارير والمذكرات التوضيحية بتطبيق العقوبات التأديبية. في الواقع، يتم استخدامها ليس فقط لهذا الغرض. سنخبرك في أي موقف يكون من المناسب كتابة ملاحظة معينة وكيفية القيام بذلك بشكل صحيح.
لماذا هناك حاجة للملاحظات؟
في المقام الأول، جميع الملاحظات هي معلومات ووثائق مرجعية للإدارة التشغيلية. وبمساعدتهم، يتم تبادل المعلومات داخل الشركة (على سبيل المثال، بين الأقسام المختلفة أو بين الفروع والمكاتب التمثيلية والمكتب الرئيسي). لا تحتوي المعلومات الموجودة في الملاحظات على أوامر، ولكن يمكن أن تصبح أساسًا لاتخاذ نوع ما من قرارات الإدارة، أو يمكن أخذها في الاعتبار فقط.
لكن كتابتها ليست سهلة على الإطلاق. بعد كل شيء، لا توجد تعريفات للمفاهيم ولا قواعد لوضع الملاحظات في الأفعال القانونية التنظيمية. دعونا نحاول صياغتها بأنفسنا.
كيف تختلف الملاحظات عن بعضها البعض؟
من أجل الوضوح، نعرض الاختلافات الرئيسية في الجدول.
| صفات | مذكرة | مذكرة الخدمة | رسالة تفسيرية |
| جوهر المذكرة |
|
|
يشرح أسباب أي حدث أو حقيقة أو إجراء أو حادث، بما في ذلك انتهاك انضباط العمل، وعدم الامتثال للتعليمات، والانحرافات عن قواعد العمل المعمول بها، وحدوث حالات الطوارئ (حادث، حادث، سرقة، إلخ). إذا رغبت في ذلك، يمكن أيضًا صياغة التوضيحات المكتوبة المطلوب إعدادها لفرض عقوبة تأديبية على الموظف كملاحظات توضيحية و فن. 192، الجزء 1 الفن. 193 قانون العمل في الاتحاد الروسي؛ خطاب روسترود بتاريخ 06/01/2011 رقم 1493-6-1 |
| ركز | العنوان للإدارة:
|
المراسلات بين المديرين أو الموظفين مستوى واحد من الإدارة،لا يخضعون لبعضهم البعض حسب الموقف، في القضايا التي تدخل في نطاق اختصاصهم | شرح (شرح) مسؤول أدنى إلى مسؤول أعلى |
| أنواع الملاحظات حسب الغرض |
|
|
|
| بناء | الجزء الاول- بيان الأسباب أو الوقائع أو الأحداث التي أدت إلى كتابته؛ القسم الثاني- إذا لزم الأمر، تحليل الوضع الحالي وتقديم الحلول الممكنة للمشكلة؛ القسم الثالث- وصف لنتائج أو آراء أو طلبات أو مقترحات محددة لإجراءات محددة ينبغي، في رأي المنشئ، اتخاذها |
الجزء الاول- بيان الوقائع التي كانت سببا في كتابته؛ القسم الثاني- وصف الأسباب الموضحة للوضع الحالي. لا يحتويالاستنتاجات والمقترحات |
|
| أنواع الملاحظات حسب درجة إمكانية الوصول |
|
||
| أمثلة على الملاحظات | اقتراح المكافآت لموظف معين | معلومات إلى خدمة الأمن حول ضرورة السماح للموظفين الذين سيعملون في يوم عطلة بدخول المبنى | توضيح للقسم الإنتاجي والفني عن أسباب الاستهلاك الزائد للمواد الأساسية مقارنة بمعايير الإنتاج (مرفق النموذج رقم م-29) موافقة تعليمات المكتب الإحصائي المركزي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 24 نوفمبر 1982 رقم 613 |
لأغراض الضرائب، جميع أنواع الملاحظات مهمة.
في بعض الحالات، يمكن أن تكون المذكرة، إلى جانب المستندات الأخرى، بمثابة مستند أساسي لإثبات وتوثيق النفقات في المحاسبة الضريبية. البند 1 الفن. 252 قانون الضرائب للاتحاد الروسي، على سبيل المثال:
- مذكرةخدمة الإعلانات الخاصة بها، والتي بموجبها لم تتجاوز مدة الاستخدام الفعلي للفيديوهات الإعلانية 12 شهرًا، ساعدت الشركة على إثبات أن الفيديوهات ليست أصولًا غير ملموسة وشطب المصاريف كمبلغ مقطوع قرار دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية لمنطقة موسكو بتاريخ 16 مارس 2012 رقم A40-100845/10-4-498;
- لتأكيد المسافة المقطوعة في السيارة باستخدام قراءات نظام تحديد المواقع العالمي (بدلاً من عداد المسافات) والتعرف على تكاليف الوقود، تحتاج إلى مذكرةلرئيس قسم النقل من رئيس العمال أن الفحص قبل الرحلة أظهر وجود خلل في عداد المسافات و البند 1 الفن. 252، فرعية. 5 ص 1 فن. 254 قانون الضرائب للاتحاد الروسي. وبناء على هذا التقرير (أو وثيقة أخرى)، سيتم إصدار أمر بضرورة تشغيل السيارة مع تشغيل الملاح وتسجيل قراءاتها في بوليصة الشحن خطاب دائرة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 16 يوليو 2010 رقم SHС-37-3/6848;
- رسالة تفسيريةيمكن أن يكون مفيدًا:
- <или>للحصول على خصم ضريبة الدخل الشخصي للطفل فرعي. 4 ص 1 فن. 218 قانون الضرائب في الاتحاد الروسي، في حالة عدم وجود شهادة 2-NDFL من مكان عملك السابق. عندما لا يعمل الشخص لفترة طويلة ويحصل على وظيفة مرة أخرى، فإنه يحتاج إلى خطاب توضيحي حول قلة الدخل ودفتر سجل العمل وطلب مكتوب للاستقطاعات. خطاب دائرة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 30 يوليو 2009 رقم 3-5-04/1133@;
- <или>لحل مشكلة دفع تكلفة السفر في الإجازة. إذا قام الموظف بذلك في عدة أماكن أو مر عبر نقاط التوقف أثناء مروره، فيجب تقديم مذكرة توضيحية من الموظف ووثائق سفره. كتاب وزارة الصحة والتنمية الاجتماعية بتاريخ 20 فبراير 2009 رقم 194-13.
ومن الواضح أنه إذا كانت المذكرة وثيقة أولية، فيجب أن تحتوي على جميع تفاصيل هذه الوثيقة. البند 2 الفن. 9 من قانون 21 نوفمبر 1996 رقم 129-FZ.
كيفية كتابة الملاحظات بشكل صحيح
يجد العديد من الموظفين صعوبة في كتابة الملاحظات، لأن هذه وظيفة غير عادية بالنسبة لهم. لتسهيل المهمة، قم بتوفير قواعد الصياغة، بالإضافة إلى نماذج الملاحظات في قانون تنظيمي محلي، على سبيل المثال، في دليل إدارة المكاتب، وتعريف الموظفين بها. قد يبدو جزء من التعليمات بهذا الشكل، على سبيل المثال.
تمت الموافقة عليه بأمر لشركة Alpha LLC
بتاريخ 27 ديسمبر 2011 رقم 123
تعليمات لإدارة مكتب شركة ألفا ذ.م.م
4.10. ملاحظات (تقارير، رسمية، توضيحية)
4.10.4. يتم إعداد كل ملاحظة تشير إلى التفاصيل التالية:
- اسم الوحدة الهيكلية - مؤلف المذكرة؛
- اسم نوع الوثيقة - تقرير أو مذكرة رسمية أو توضيحية؛
- تاريخ الوثيقة - تاريخ التوقيع (بالأرقام العربية بالتسلسل: اليوم، الشهر، السنة)؛
- المرسل إليه - ف. و. يا. وموقف الشخص الذي وجهت إليه المذكرة (في حالة الجر)؛
- عنوان النص الذي يجب أن يبدأ بحرف الجر "O" أو "حول"؛
- ملاحظة حول وجود التطبيق (إن وجد)، على سبيل المثال: “المرفق: نسخة واحدة. لمدة 3 لتر."؛
- توقيع المترجم (منصب المترجم؛ التوقيع الشخصي ونصه (الاسم الكامل)).
4.10.5. النص مكتوب بضمير المتكلم المفرد.
يجب ألا يحتوي نص المذكرة على تحيات أو رغبات نهائية.
4.10.6. وترد نماذج التقارير والمذكرات الرسمية والتفسيرية في الملاحق رقم 15، 16، 17 للتعليمات.
عندما يحتاج الموظف إلى كتابة ملاحظة، أعطه نموذجًا جاهزًا، أو الأفضل من ذلك، عينة. دعونا نعطي أمثلة على تصميم الملاحظات المختلفة.
شركة ذات مسؤولية محدودة "ألفا"
محاسبة
إلى الرئيس التنفيذي
ألفا ذ.م.م
أنا. ستاسوف
رئيس قسم الموارد البشرية
إس في. كليموفا
الأسباب المحددة في المذكرة التوضيحية
تعتبر غير محترمة.
تطبيق الإجراءات التأديبية
في شكل تعليق لـ T.I. بوجدانوفا
رئيس الحسابات
جحيم. زاروفا
اتخاذ التدابير اللازمة لاستعادة محرك التوربينات الغازية
30.08.2012
رسالة تفسيرية
بتاريخ 30.08.2012 رقم 12
عن أسباب فقدان البيان الجمركي للغاز الأصلي
حدث فقدان البيان الجمركي الأصلي بتاريخ 29/08/2012 للتوريد بموجب عقد مع بونديل، فرنسا، بتاريخ 20/04/2012 رقم 0007/5 لدفعة من البازلاء الخضراء (Customs post Gatchinsky) عند تصوير هذه الوثيقة .
آلة النسخ المكتبية غير مصممة للنسخ التلقائي للمستندات ذات كثافة الورق الخفيفة. تم نسخ GTD الأصلي، الذي يتمتع بكثافة ورق تتبع، تلقائيًا مع مستندات أخرى ذات كثافة ورق أعلى. ونتيجة لذلك، حدث ازدحام وتعطل المحرك التوربيني الغازي الأصلي بين بكرات آلة التصوير. وعند محاولة استخراجها، تمزقت الوثيقة إلى أجزاء صغيرة لا يمكن استبدالها أو قراءتها.
وقد تعرف على الوثيقة ما يلي:
30.08.2012
| رئيس الحسابات |
كثير من الناس يتعاملون مع المذكرات على أنها إجراء شكلي يستغرق وقتًا وأعصابًا. ولكن هناك حالات يمكن فيها لهذه الإجراءات الشكلية حماية الموظف من المطالبات غير العادلة من الإدارة. الطلبات الموثقة ستحميك من المتاعب في أي وقت، وهو ما لا يمكن قوله عن الطلبات المقدمة شفهيًا، والتي لا تحظى دائمًا بالأهمية. وبالتالي، تؤكد هذه المستندات حقيقة العلاقة ويتم تسجيلها كوثائق صادرة.
كتابة مذكرة
ما هي المذكرة؟
المذكرة هي وثيقة اتصال داخلية مهمة.لا يمكن لأي مؤسسة مؤثرة الاستغناء عنها. من أجل الأداء الطبيعي للمنظمة، ينبغي أن تكون مذكرة نموذجية في متناول جميع الموظفين تقريبا. ويكمن اختلافها عن المذكرة في أنها ذات توجه هرمي، أي أنها تأتي دائمًا من أحد المرؤوسين إلى الإدارة العليا. المذكرة عبارة عن وثيقة إعلامية يتم كتابتها لإبلاغ سلطات السلطة العليا أو أي قسم هيكلي آخر على الفور بالأحداث التي تؤثر على استقرار نظام الإدارة في المؤسسة.
يتمتع التقرير بالقوة القانونية، لأن الغرض منه ليس فقط إعلام إدارة المنظمة، ولكن أيضًا تشجيعهم على اتخاذ قرار معين بشأن الوضع المعلن. يتم إعداد الوثيقة بمبادرة شخصية من الموظف أو بناء على طلب المدير. رمز الملاحظة وفقًا لمصنف وثائق الإدارة هو 0286041 وفقًا لـ OKUD. يجب أن تصف الوثيقة بوضوح المشكلة التي نشأت، وبما أنها تتمتع بالقوة القانونية، فيجب أن تكون خالية من الأخطاء الإملائية والقانونية.
تعريف المذكرة
لا تحدد الوثيقة الحادث بالتفصيل فحسب، بل تكتب أيضًا استنتاجًا يوضح خيارات حل الموقف. بعد ذلك يلتزم المدير بدراسة الوثيقة وفرض قراره. وبعد ذلك، يعد هذا القرار بمثابة الأساس للموافقة على مختلف التدابير وتنفيذها (فرض العقوبات، وإصدار الحوافز، وما إلى ذلك). وبالتالي، فإن المذكرة هي عنصر من ردود الفعل بين المدير والمرؤوس.
أغراض المذكرات
الأهداف الرئيسية المنشودة في صياغة هذه الوثيقة:
- زيادة كفاءة الأداء الشخصي. عندما يزعج الموظف شيئًا ما، فيقترح طرقًا لحل هذه المشكلة.
- تصحيح الوضع. عندما يعرف الموظف بعض الحقائق التي لا تهمه شخصياً، ولكنها في رأيه تتعارض مع العمل المستقر والفعال. يتم كتابة تقرير إلى الإدارة حتى يتم حل الموقف في أسرع وقت ممكن.
- تخفيف المسؤولية. إذا قام الموظف بنقل بعض المعلومات إلى رؤسائه ويريد إعفاء نفسه من مسؤولية تصحيح الحادث. بعد ذلك، يجب ألا تكون هناك شكاوى ضد المترجم.
- احمِ نفسك عندما تنتهك الحقوق. هنا المذكرة هي محاولة لحل الحادث سلميا.
ومن أهداف المذكرة التنصل من المسؤولية
أنواع المذكرات
أنها تأتي في نوعين:
- داخلي- مكتوب بناء على طلب الموظف أو رئيسه من أجل زيادة كفاءة الشركة. المؤلف يوقع هنا. نظرا لأن الوثيقة تعتبر داخلية، فسيتم التسجيل على ورق A4.
- خارجي- أرسل إلى السلطات العليا. يتم توقيع هذا النوع من قبل رئيس الشركة فقط، ويتم طباعته على ورق الشركة الرسمي.
وفي كلتا الحالتين يتم تحديد التاريخ في يوم الكتابة والتوقيع.
- معلومة -وكقاعدة عامة، يتم تجميعها بانتظام، فهي توفر معلومات مفصلة حول أساليب وميزات العمل. ويمكن استخدامها أيضًا لنقل الأفكار لتحسين عملية العمل إلى الإدارة.
- إعداد التقارير- تقرير نتائج الأمر المنفذ خلال فترة محددة. وعادة ما تتكون من موظفين من أدنى المستويات.
- مبادرة -تلك التي يقترح فيها الموظف على الإدارة اتخاذ قرار معين فيما يتعلق بأحداث محددة - الانتهاكات، ووقت التوقف عن العمل، وما إلى ذلك.
مذكرة داخلية
في كثير من الأحيان، من بين التقارير، يتعين عليك كتابة ملاحظات "قمعية" لرؤسائك، وتصف الموظفين بأنهم أشخاص كسالى وكسالى. يجب أن يتم وضعها بعناية خاصة، لأنه حتى أدنى عيب يمكن أن يؤدي إلى مشاكل في المستقبل. يعد انتهاك الانضباط سببًا لفرض عقوبات مالية؛ ولهذا الغرض فقط، يجب تقديم الحجج المقنعة في الوثيقة. يمكن تقديم وثيقة تمت صياغتها بشكل غير صحيح إلى المحكمة للشكوى من أن الإدارة تنتهك بشكل ضار حقوق أحد المتخصصين. لذلك، من المهم معرفة كيفية كتابة المذكرة بشكل صحيح.
هيكل الوثيقة
تشتمل المذكرة على قسمين أو ثلاثة أقسام دلالية:
- فِعليالجزء الذي يذكر فيه أسباب الحادثة التي دفعت إلى تشكيلها، مع بيان تفصيلي للملابسات المصاحبة لها.
- تحليلية -يقدم تحليلاً للموقف مع العواقب المحتملة للحادث والخيارات المختلفة لحل المشكلة.
- تلخيصالجزء الذي يصف فيه المتحدث رأيه ويقدم حججًا مقنعة ويوصي باتخاذ بعض الإجراءات المحددة لحل الحادثة. وبعد ذلك يقرر القائد بنفسه العقوبات التي يجب اتخاذها. وبما أن السلطات ليس لديها الوقت الكافي لإجراء التحقيقات، فإنها في أغلب الأحيان توافق على مقترحات صاحب البلاغ دون الخوض في التفاصيل.
مذكرة خارجية
يمكنك إنشاء مذكرة في كل من التنسيق النصي والجدولي. قد يكون القسم التحليلي في المستند مفقودًا وفقًا لنوع المشكلة. في هذه الحالة، تحتوي الوثيقة فقط على الجزء الواقعي والخاتمة مع حلول المشكلة. باستخدامه، لا يمكنك تقديم مقترحات لتحسين بعض عمليات الإنتاج فحسب، بل يمكنك أيضًا التعبير عن عدم رضاك عن التدابير المتخذة. قبل أن تبدأ في كتابة تقرير، عليك أن تصوغ المشكلة أو وجهة نظرك بوضوح وبعد ذلك فقط تبدأ في عرضها على الورق.
يعد ذلك ضروريًا حتى تتوافق الكمية الفعلية لعناصر المخزون مع البيانات المحاسبية. محاسبة. قد تكون الأسباب مختلفة - انتهاء الصلاحية، والانهيار، والأضرار التي لحقت بالممتلكات، وما إلى ذلك.
يتم شطب المخزون والمواد وفقا للتعليمات التي تضعها المؤسسة. يجب على جميع الأشخاص المسؤولين ماليًا الذين يعملون في مواد المخزون أن يؤكدوا كتابيًا أنهم على دراية بها.
عادةً ما يتم ملء الوثائق الأولية لعمليات الشطب من قبل الموظفين المسؤولين عن التحقق من المعلومات الواردة في التقارير. على سبيل المثال، موظفي المحاسبة.
إذا اكتشف الشخص المسؤول ماليا ممتلكات تالفة، فمن الضروري إجراء جرد. يمكنك البدء بذلك عن طريق تقديم طلب كتابي إلى المدير. ولهذا الغرض، يتم إعداد مذكرة لشطب عناصر المخزون.
نموذج العينة:
كيفية إصدار SZ بشكل صحيح؟
لا يتم تضمين المذكرة الرسمية كنوع مستقل من المستندات في مصنف عموم روسيا لوثائق الإدارة (OKUD). ولكن غالبا ما يستخدم في ممارسة الأعمال التجارية. يُنصح بإعداده وفقًا لمتطلبات GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد المستندات."
الوثيقة التي نتحدث عنها في هذه المقالة يتم إعدادها من قبل الموظف المسؤول عن عناصر المخزون الموجهة إلى رئيس القسم.
ويجب أن يحتوي على طلب الشطب ويجب أيضًا الإشارة إلى أساس ذلك ويجب إرفاق قائمة كاملة بالأصول المادية. يتكون SZ من الأعمدة التالية:
- اسم البضائع والمواد،
- كمية،
- قيمة الكتاب،
- رقم المخزون.
بمجرد الانتهاء من ذلك، يتم تقديم الوثيقة إلى المدير للتوقيع. بعد النظر فيه، إذا تم اتخاذ قرار بشأن الحاجة إلى التفتيش، يصدر المدير ويوقع أمراً بإجراء الجرد في نموذج INV-22. يوافق على تكوين اللجنة وتوقيت الجرد ويشير إلى الممتلكات التي يجب فحصها. وبناءً على الأمر، تبدأ عملية الجرد. بعد اكتماله، يتم وضع قانون، على أساسه يتم شطب الممتلكات المتضررة.
عينة من المذكرات
دعونا نلقي نظرة على عدة أمثلة لتصميم SZ. بفضل العينات، يمكنك إعداد المستند الذي تحتاجه بشكل مستقل.
1. غالبًا ما يتعين على المنظمات التجارية التخلص من البضائع التالفة. في هذه الحالة، يقوم موظفو المتجر بإعداد مذكرة لشطب البضائع، والتي يتم تقديمها إلى مدير المتجر للتوقيع.
2. في الإنتاج قد تكون هناك حاجة لشطب المواد غير الصالحة لتصنيع المنتجات. إذا تعذر استخدام المادة لسبب ما، يتم إعداد مذكرة لشطب المواد، وعينة:
3. يلتزم كل صاحب عمل بتزويد موظفيه بالملابس الخاصة وفقاً للأنظمة الموضوعة. عند اهتراء ملابس العمل، يتم شطبها ويتم استبدالها بملابس جديدة للموظف. ولهذا الغرض يتم تعبئة مذكرة شطب ملابس العمل:
4. عند أداء العمل، يستخدم الموظفون الأصول الثابتة للشركة، والتي قد تصبح أيضًا قديمة وتحتاج إلى الاستبدال. ونتيجة لذلك، ينبغي شطب هذه الممتلكات وتزويد العمال بالمعدات الحديثة. يمكنك أدناه رؤية كيف تبدو مذكرة شطب الأصول الثابتة، كعينة.