"ليس لدي وقت…". لقد دمرت هذه العبارة الكثير من الفرص، لأنه في النهاية، ليس لدينا دائمًا الوقت الكافي للقيام بالتدريب والأشياء المثيرة للاهتمام والاهتمام بأحبائنا والاسترخاء. لماذا لا يعرف الناس كيفية التخطيط لذلك بحيث يكون لديهم الوقت لإكمال جميع المهام قبل المساء، والتي ينبغي تخصيصها لأمور روحية أكثر متعة؟ أقدم انتباهكم إلى ثلاثة عشر طريقة لتخصيص وقتك بشكل فعال.
- قم بإعداد قائمة مهام كل يوم وقم بشطبها عند إكمالها.
- من القائمة، حدد الأشياء الأكثر أهمية وإلحاحًا التي يجب القيام بها في اليوم التالي. وعندما تتعامل معهم، خذ بقية القائمة.
- الآن قم بترقيم المهام المسجلة حسب ترتيب تنفيذها.
- تعامل مع المهام الأكثر صعوبة وغير السارة أولاً، حتى تتمكن بحلول نهاية اليوم من إنهاء عملك بسرعة والعودة إلى المنزل بمزاج رائع.
- قم بتدوين المهام الأكثر صعوبة في الوقت الذي يكون فيه أدائك أكثر نشاطًا.
- يجب أن تكون جميع المهام قابلة للتنفيذ بشكل واقعي في اليوم الأول، ولا تحتاج إلى إعداد قائمة ضخمة من الأشياء التي لن تنجزها حتى في ثلاثة أيام. تدريجيًا، عندما تعتاد على القائمة، قم بزيادة الحمل تدريجيًا وتأكد من تخصيص ساعات للراحة.
- تأكد من الإشارة إلى الوقت المطلوب لمهمة معينة، على سبيل المثال، الاستعداد للعمل (تصفيفة الشعر، الماكياج، اختيار الملابس، إلخ) يستغرق 35 دقيقة، غدًا - 20 دقيقة، إلخ. في البداية، ستندهش ببساطة من مقدار الوقت الإضافي الذي تقضيه أحيانًا في التحقق من البريد الإلكتروني فقط، وبمرور الوقت ستتعلم التحكم في الوقت، ومن أجل كفاءة أفضل، ارتدِ ساعة يد.
- قضاء وقت أقل في أنشطة تشتيت الانتباه. وتشمل هذه التحقق من البريد الإلكتروني، والشبكات الاجتماعية، والمحادثات الهاتفية، وما إلى ذلك. إذا كنت تريد تشتيت انتباهك، فمن الأفضل الاستماع إلى أغانيك المفضلة، أو المشي لمدة عشر دقائق في الخارج، أو تصفح مجلة، أو القيام بتمرين خفيف.
- تعلم كيفية الجمع بين عدة أشياء في وقت واحد. على سبيل المثال، أثناء تناول وجبة الإفطار، تحقق من بريدك الإلكتروني.
- احتفظ بمذكرات واحدة فقط، حيث ستكتب جميع الملاحظات التي تحتاجها تمامًا - الاجتماعات، والمشتريات، والعطلات، والأهداف، وأفكار العمل، وما إلى ذلك. في بعض الأحيان يكون بمقدورنا تفويت حدث مهم لسبب غبي وهو أنه تم إدخاله في دفتر ملاحظات آخر أو تم تدوينه في التقويم المعلق على الثلاجة.
- خذ في الاعتبار حقيقة أن الوقت لا يتوقف، لذلك قد لا يكون كافيا لحل مشكلة معقدة. لا تقلق، ولكن اتبع منهجًا شاملاً لتنفيذه، حتى تتمكن من التخطيط ليومك بشكل فعال والقيام بالعمل الشاق.
- بناءً على النقطة الموضحة أعلاه، ليست هناك حاجة للتخطيط لأشياء كثيرة في يوم واحد. بعد كل شيء، من المهم ليس فقط التخطيط لوقتك بشكل صحيح، ولكن أيضًا مراعاة نقاط قوتك، وإلا فسوف تنهار بالفعل من التعب في منتصف القائمة.
- كن أكثر مرونة - حاول إيجاد طرق جديدة للقيام بالأشياء، وابحث عن أساليب مختلفة واخترعها واستخدمها لإنجاز المهام بفعالية.
في كثير من الأحيان نحن غارقون في الكثير من الأشياء للقيام بها، ويبدو أننا لا نستطيع التعامل مع هذه الفوضى إلا إذا أضفنا بضع ساعات إضافية إلى اليوم. ومع ذلك، ليست هناك حاجة للسحر، فمن الأفضل أن تتقن فقط قواعد إدارة الوقت. سيساعدك هذا على تعلم كيفية القيام بالمزيد وإنجاز كل شيء. التخطيط السليم للوقت هو الفرصة للقيام بأكبر قدر ممكن، لرعاية نفسك، والتعليم، والعمل، والأطفال دون الإضرار بأي شخص. لكي تتقن إدارة الوقت وتتعلم كيفية توزيع وقتك بشكل صحيح، يجب أن تأخذ في الاعتبار قواعد بسيطة ولكنها فعالة للغاية.
تعلم كيفية صياغة أهدافك بوضوح
يجب أن يكون لكل عمل اسم واضح خاص به. سجل حتى أصغر الأشياء في يومياتك. ولتعزيز الأثر ينبغي ذكر هذه الأمور بشكل واضح ومحدد. على سبيل المثال، "اذهب إلى خبير التجميل" أو "خذ القطة للتطعيمات". وبالتالي، يبدو الأمر كما لو أنك لم تترك لنفسك أي خيار وأنك مضطر بالفعل إلى القيام بما كتبت عنه. ستساعدك هذه القاعدة على توزيع وقتك في العمل بشكل صحيح.
في أي مكان دون مذكرات
للإجابة على سؤال كيفية تعلم كيفية إدارة وقتك بشكل صحيح، عليك أن تبدأ التخطيط ليومك من الصباح حتى وقت النوم. لا يستغرق الأمر أكثر من 15 إلى 20 دقيقة، ولكن فوائده لا تصدق. بمجرد تسجيل جميع مهام اليوم، ستعرف بالضبط مقدار الوقت المتاح لديك لمهام معينة من أجل إنجاز كل شيء.
قد تبدو ببساطة كقائمة مهام، أو قد تبدو كجدول مدرسي، أي أن كل مهمة ستستغرق ساعة محددة على وجه التحديد. حتى لو استغرق إخراج القمامة 5 دقائق، فسيتعين عليك تدوينها. لا تعتمد على ذاكرتك الخاصة؛ فعندما يكون كل شيء مكتوبًا بوضوح أمام عينيك، ستعرف بالضبط مقدار الوقت المتبقي لديك ومتى تحتاج إلى بدء المهمة التالية لهذا اليوم.
ليست هناك حاجة لإنفاق المال على المفكرة، على الرغم من أن الكثير من الناس يعتقدون أنها أكثر ملاءمة. يحتوي كل هاتف على تطبيق مثل التقويم أو الملاحظات، ويمكنك أيضًا إدخال جميع المعلومات الضرورية هناك. هل تتساءل عن كيفية إدارة وقتك بشكل صحيح لإنجاز كل شيء؟ لا يوجد مكان هنا بدون مذكرات أو مخطط.
قسم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر
هل لديك هدف واحد كبير؟ إذا قمت بإضافتها إلى القائمة كعنصر واحد، فمن المرجح، على مستوى اللاوعي، سوف تؤجل القيام بهذه المهمة لأنها ستبدو كبيرة جدًا ومرهقة. هناك طريقة للخروج - قسّم مهمة واحدة كبيرة إلى عدة مهام صغيرة، الأمر الذي سيؤدي في النهاية إلى تحقيق الهدف الرئيسي. على سبيل المثال، في المساء، ستقوم بطهي اللازانيا، إذا كتبت هذا العنصر بشكل منفصل في مذكراتك، فلا نفكر في حقيقة أنك بحاجة إلى قضاء بعض الوقت على الأقل في الذهاب إلى المتجر، وهذا يمكن أن يسبب بالفعل الانحراف عن الجدول الزمني. قم بتدوين كل التفاصيل الصغيرة في خطتك اليومية حتى لا تضيع الوقت، الذي ليس لديك ما يكفيه بالفعل، في مشاكل بسيطة. بهذه الطريقة، لن تضطر إلى تذكر ما عليك القيام به وستكون قادرًا على إدارة وقتك بشكل صحيح.
ضع الأمور في نصابها الصحيح
نعلم جميعًا أن النظام في الرأس مستحيل بدون النظام في المنزل. إذا عدت إلى المنزل وكان كل شيء في حالة من الفوضى، فستقضي على الأقل الكثير من الوقت في البحث عن شيء تحتاجه، وفوق كل ذلك ستشعر بالانزعاج أيضًا. يمكن قضاء هذه المرة بمنفعة أكبر لنفسك، ويمكن للمزاج السيئ أن يفسد بقية اليوم تمامًا. لذلك حافظ على نظافة منزلك! لتتعلم كيفية إدارة وقتك بشكل صحيح، تعلم أولاً كيفية الحفاظ على مساحة العمل الخاصة بك منظمة.
افعل ما تريد
حاول أن توزع وقتك بحيث تستطيع أن تقضيه في الأشياء التي تسعدك. على سبيل المثال، إذا كنت من محبي الموسيقى، فاقضِ 10 دقائق على الأقل يوميًا في الاستماع إليها. ستساعدك هذه الأنشطة الصغيرة لأشياءك المفضلة على الشعور بالانسجام مع نفسك طوال اليوم.
تعدد المهام
لا يبدو الأمر مقنعًا للغاية، لكنه ممكن حقًا، بل ومفيد. لكن هذا ينطبق فقط على المهام التي لا تتطلب أقصى قدر من التركيز. على سبيل المثال، أمامك طريق طويل لتقطعه بالسيارة - قم بتشغيل كتاب صوتي أو دليل التعليمات الذاتية للغة مع الكتب. عندما تصل إلى هناك، سوف تتعلم ما لا يقل عن اثنتي عشرة كلمة جديدة. فقط ضع في اعتبارك أن قاعدة تنفيذ عدة مهام في نفس الوقت تنطبق فقط على الحالات التي تسمح فيها المهمة بذلك. إذا كنت بحاجة إلى كتابة تقرير أو دورة دراسية، وفي الوقت نفسه تبدأ في دراسة اللغة الإنجليزية، فلن يأتي أي شيء جيد.
الرياضة واجبك اليومي
خطط لجدولك الزمني بحيث يصبح التمرين من الطقوس اليومية. ابدأ يومك بممارسة التمارين الرياضية، فنحن نعلم جميعًا أن ذلك بمثابة دفعة من الطاقة طوال اليوم. ولكن هذا ليس كل شيء، بالإضافة إلى التمارين الصباحية الأساسية، حاول تخصيص ما لا يقل عن 30-40 دقيقة للنشاط البدني الآخر. يمكن أن تكون هذه رحلة إلى صالة الألعاب الرياضية أو حتى الركض المسائي العادي. نعلم جميعًا أن الجسم السليم يعني العقل السليم.
امدح نفسك
العمل، بالطبع، مهم للغاية ويأخذ معظم وقتنا، لكن الراحة لا تقل أهمية. اجعل من القاعدة "الاحتفال" بكل عنصر مكتمل بنجاح في قائمة المهام الخاصة بك مع كوب من الشاي العطري، وبضع صفحات من كتابك المفضل، وما إلى ذلك. بهذه الطريقة، يمكنك تصفية ذهنك مرة أخرى وتكون منفتحًا قدر الإمكان على النقطة التالية في الخطة.
لتحقيق أقصى استفادة من وقتك، يمكنك دمج العادات التالية في حياتك:
- قم بتحليل كيف كان يومك قبل الذهاب إلى السرير، سيساعدك ذلك على فهم ما تحتاج إلى قضاء المزيد من الوقت فيه، وما هو الأفضل أن تنساه تمامًا.
- كيفية توزيع وقت العمل بشكل صحيح؟ خطط ثم خطط ثم خطط مرة أخرى، ولكن فقط مع تحديد الأولويات، وتوزيع المهام حسب الأهمية، وترك أثقل الأشياء للصباح. فقط ضع في اعتبارك أنك تحتاج إلى تقييم نقاط قوتك بشكل صحيح، إذا كنت تخطط للقيام بأكثر مما يمكنك القيام به جسديًا، فسيكون الأمر محبطًا للغاية.
- حافظ على مساحة العمل الخاصة بك مرتبة، وقم بتنظيم الملفات الموجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك في مجلدات حتى لا تضيع الوقت في البحث عنها. وينطبق الشيء نفسه على الوثائق الورقية.
- قم بتقسيم الخطط والأهداف الكبيرة إلى مهام أصغر، ومن الغريب أنك ستصل إلى تنفيذها بشكل أسرع.
- تعلم أن تقول "لا" إذا كنت تعلم أن ذلك سيتعارض مع خططك لهذا اليوم ولن يحقق أي فائدة. توفير الطاقة والوقت.
- استخدم كل دقيقة مجانية لصالحك. ازدحام المرور هو أفضل وقت لتحسين مستواك في اللغة الإنجليزية.
- احتفظ بمذكرات ولا تحتفظ بكل شيء في رأسك.
- اتبع روتينك اليومي. حاول الذهاب إلى السرير والاستيقاظ في نفس الوقت، وسيعتاد جسمك عليه وسيصبح الاستيقاظ في الصباح أسهل بكثير.
- حسنا، وبالطبع، في أي مكان دون راحة. خصص وقت فراغ للقيام بما تحب، ولا تنس أن تأخذ يوم إجازة على الأقل في الأسبوع.
- لا تخجل من التفويض. لا تحاول أن تفهم شيئًا جديدًا باستمرار، ثق بمحترف وستزداد جودة إنجاز المهام وسيتم توفير الوقت.
تذكر أن وقتك بين يديك فقط وأن تنظيمه المختص يعتمد عليك وحدك.
عبارة: "ليس لدي وقت لهذا" ليس لها علاقة بحجم الوقت، بل تعكس فقط أن أهمية المهمة أصغر من أن نضيع الوقت فيها.
20 نصيحة حول كيفية إدارة الوقت بشكل صحيح وزيادة إنتاجيتك
1. ابحث عن وقتك قبل الفشل (المقاومة) في المهمة.يجب أن تراقب نفسك عندما تسبب لك أنواع معينة من المهام التردد والمقاومة. ثم، عندما تعرف هذا الوقت، قم بتقسيم المهام إلى فترات تساوي الوقت الذي يسبق بدء المقاومة. يمكنك أن تسلك طريقًا أسرع؛ اسأل نفسك السؤال، إلى متى ستظل سعيدًا بالعمل في المهمة؟ على سبيل المثال: ساعة واحدة، لا، هذا كثير، 45 دقيقة ممكنة، لكن ليس ذلك، 30 دقيقة وقت مريح. بعد ذلك، خذ، على سبيل المثال، استراحة لمدة 5 دقائق. يمكنك محاولة تبديل المهام، ولكن الشيء الرئيسي هو أنه من وقت لآخر يمكن لجهازك العصبي وعقلك الراحة والاسترخاء.
2. التصور والتصميم قبل البدء في الصنع. يمكنك تسميته تخطيطًا، ويمكنك فقط كتابته. لكن في بعض الأحيان يكون من المفيد جدًا تخيل كل شيء بتفصيل كبير. يمكن أن يوفر هذا وقتك بشكل جدي حيث يمكنك العثور على حل أفضل في هذه العملية. من خلال تجربتي، يمكن أن تتحول المهام التي تستغرق من 3 إلى 4 ساعات إلى نشاط صغير مدته 20 دقيقة.
3. ربما تساعدك اليوميات. إذا كنت لا تفهم أين يمضي وقتك، اعتد على تدوين أنشطتك اليومية ومقدار الوقت الذي تقضيه فيها. ستندهش من مقدار الوقت الذي يتم إهداره على أشياء غير ضرورية على الإطلاق. اكتشاف المشكلة هو الخطوة الأولى نحو حلها.
4. التخطيط لوقت فراغك.سيساعدك ذلك على قضاء وقتك بشكل منتج والحصول على راحة أفضل، مما سيسمح لك بأن تكون أكثر إنتاجية في المستقبل.
5. عند التخطيط، حدد مواعيد نهائية أقصر للمهام مما تحتاجه حقًا. عندما نحدد لأنفسنا حدودًا زمنية، فإننا نقوم على الفور بتنشيط موارد إضافية ولا نترك لأنفسنا وقتًا للقيام بأنشطة غير ضرورية.
6. ربما ليس المثالي هو ما تحتاجه؟فكر، ربما لن تناسبك الحالة الجيدة أسوأ من الحالة المثالية، لكنها ستستغرق وقتًا أقل بكثير؟ وهذا ينطبق على تلك المهام التي يتم فيها تحقيق نتيجة صغيرة من خلال جهد هائل. ربما تقضي هذا الوقت في مهام أخرى؟
7. إذا استغرق الإجراء عدة دقائق حتى يكتمل، فما عليك سوى القيام بذلك على الفور.. ليست هناك حاجة للتخطيط لذلك أو تأجيله، وإلا فسوف تضيع المزيد من الوقت.
8. تعكس كمية الطاقة الموجودة بداخلنا مدى إنتاجيتنا.. لذلك، من المهم جدًا مراقبة مستوى الطاقة لديك. بشكل عام هناك عدة نقاط ستساعد في ذلك:
- تمرين جسدي. نعم، لقد سمعت الكثير عن هذا، ولكن إذا كنت لم تبدأ بعد في قضاء الوقت على جسدك، فتوقف عن القراءة فورًا وابدأ. إذا كانت طاقتك منخفضة باستمرار وليس لديك أي حافز، فهذا يعني أنك تفتقر إلى الطاقة البدنية. في كل مرة تمارس فيها الرياضة، فإنك تستنزف احتياطيات الطاقة لديك؛ ولكن بعد الإرهاق، تبدأ مرحلة التعويض والتعويض الزائد، ونتيجة لذلك، في كل مرة تزيد فيها مقدار قوتك وطاقتك الداخلية.
- التوقف عن شرب مشروبات الطاقة، بما في ذلك القهوة، بشكل منتظم. من خلال القيام بذلك باستمرار، نخلق عادة، ويصبح تأثير الطاقة في حده الأدنى. من الأفضل، بالطبع، التخلي عنها تمامًا، ولكن إذا قررت استخدامها، فافعل ذلك بحكمة: قبل الأحداث المهمة، عندما تحتاج إلى طاقة إضافية. ملحوظة: اقرأ المقال أيضًا -.
- تجنب شرب الكحول ومشروبات الطاقة قبل النوم. وإلا فلن تحصل على نوم كامل، وقد تجد صعوبة في النوم. في الصباح سوف تكون مرهقًا وغير مستعد تمامًا للعمل الكامل.
ويمكن الحصول على مزيد من المعلومات من خلال القراءة .
9. انسَ أمر التلفاز. ليس لديك أي شيء آخر لتفعله؟ الناس يضيعون سنوات من حياتهم على برامج فارغة. لا تكرر أخطاء الآخرين. ماذا عن الأخبار؟ سيخبرك أصدقاؤك بالتأكيد بكل الأخبار الرئيسية. وفي عصرنا، لا يعد التلفزيون أفضل مصدر للمعلومات الموثوقة. قم أيضًا بتحديد الوقت الذي تقضيه على الهاتف والإنترنت.
10. تكوين العادات الصحيحة.تساعد أتمتة الإجراءات على توفير الوقت. راقب بالضبط العادات التي تنفذها، وتخلص من العادات التي تسرق وقتك وطاقتك وصحتك.
11. اتخذ قرارات تكتيكية بناءً على ما تشعر به.. عندما تكون لديك مستويات عالية من الطاقة والقوة، قم بمهام مهمة عندما لا تشعر بأنك طبيعي، ولكن ليس كثيرًا، اعمل على المهام العادية عندما لا تشعر بالقوة، اعمل على المهام السهلة؛ أسهل طريقة لتثبيط عزيمتك هي البدء في العمل على مهمة صعبة، مع الحد الأدنى من طاقتك. لا ينبغي أن تفعل ذلك. ملحوظة: أنصحك بقراءة المقال الذي يتحدث عن الكيفية، والذي سيساعدك على تحديد الأهداف الصحيحة.
12. ابدأ صغيرًا. إحدى الطرق الجيدة جدًا لخلق عادة أو بدء شيء ما هي إجراء تغييرات صغيرة كل يوم. التغييرات الصغيرة، أولاً، تقربك من هدفك، وثانياً، لا تأخذ الكثير من الوقت وتحفزك.
معظم أفكار الشخص العادي سلبية. إلى جانب كونه مثبطًا للهمم، فإنه يخلق واقعنا أيضًا. فكر الآن في ؟
13. تقليل التوقعات من الإجراءات.إذا حصلت على المزيد، فسوف يرفع ذلك معنوياتك بشكل كبير، ولكن إذا كنت تأمل في "جبال من ذهب"، فإن أدنى انتكاسة يمكن أن تضلك. عندما تخفض توقعاتك، فإن ذلك يجعلك أكثر ثقة واسترخاء ورضا ويقلل من مستويات القلق لديك.
14. أدرك أن لا أحد يهتم بك. عندما تدرك أنه لا أحد يهتم في النهاية بمن أنت أو بما لديك، فإنك تبدأ في النظر إلى العالم على نطاق أوسع. يهتم الناس أكثر برفاهيتهم، ومعظم أفكارهم تدور حول أنفسهم. ستكون قادرًا على التفكير في المزيد من الفرص وتصبح أكثر إنتاجية، مدركًا أنه لا أحد مهتم بك.
15. تحكم في مستويات التوتر لديك. وهذا لا يعني التخلص منه نهائياً. ومن أجل إشراك القوات بشكل كامل، يجب ألا نشعر بالاسترخاء. لكي تنغمس في مهمة ما بشكل كامل، يجب أن تكون جديرة بالاهتمام، مما يعني أنها يجب أن تحمل نوعًا من الضغط. أنت بحاجة إلى إيجاد حل وسط، فمن ناحية لا ينبغي عليك الاسترخاء التام، ومن ناحية أخرى، لا ينبغي أن يقيدك التوتر. من خلال إدارة مستويات التوتر لديك، يمكنك التحكم في إنتاجيتك وتحفيزك.
إن علم كيفية إدارة الوقت مهم للغاية في العالم الحديث. فقط من خلال مهارات إدارة الوقت الأساسية يمكنك أن تشعر بالثقة والاستمتاع بيومك. هناك العديد من الكتب والنظريات حول كيفية إدارة كل شيء، ولكن الشيء الأكثر أهمية هو التغلب على الكسل والبدء في اتخاذ الإجراءات اللازمة.
كيف توزع الوقت بشكل صحيح لإنجاز كل شيء؟
في وتيرة الحياة السريعة بشكل لا يصدق اليوم، من المهم جدًا مواكبة كل شيء وفي نفس الوقت تجنب تدهور جودة العمل المنجز.
لذا فإن الإنسان العادي اليوم ملزم بما يلي:
- أداء واجبات عملك بسرعة عالية وتفاني متزايد؛
- التعامل مع المشاكل العائلية اليومية؛
- لا تنسى الأقارب والأصدقاء؛
- اقضِ بعض الوقت مع أطفالك ومع شريك حياتك.
وإلى جانب هذا، ابحث أيضًا عن الوقت لأحبائك. كل هذا يتفاقم بسبب المسافات الطويلة والاختناقات المرورية. ولكي لا تتحول حياتك إلى سلسلة متواصلة من خيبات الأمل لأنك لم تصل إلى أي مكان، استخدم النصائح التالية:
- تحديد لنفسك الأكثر أهميةوالعالمية الأهداف. في صخب الحياة اليومية، خذ وقتك وفكر بهدوء فيما تريده من هذه الحياة، وحدد الأولويات وضع كل ذلك على الورق؛
- يُعدِّل روتينك اليومي. ومن المهم أن نعرف أن الإنسان يحتاج إلى حوالي ثماني ساعات للنوم الطبيعي. إذا كنت ترغب في البقاء في السرير لفترة أطول، فهذا هو مورد وقتك، وإذا كان أقل، فإن قلة النوم تستهلك بعض طاقتك لإكمال المهام الضرورية؛
- يبدأ مذكرة، حيث ستكتب خططك للأسبوع القادم. من المهم هنا عدم المبالغة في الخطط. اختر أهمها، بالتأكيد لن يكون هناك أكثر من خمسة منهم في اليوم. بعد الانتهاء من خططك، سوف تشطبها بكل فخر؛
- علاقات دوليةالذي يبدو مستحيلاً أو صعباً للغاية بالنسبة لك، افعله تدريجياً. كل يوم، افعل شيئًا ما لتحقيق النتيجة المرجوة، فلن تلاحظ حتى كيف أكملت مهمة صعبة؛
- يستسلم هواية فارغةعلى الإنترنت أو الهاتف - هذا هو أخطر مصدر لوقتك.
في هذا الفيديو، سيتحدث توماس فرانك عن نموذج من ثلاث خطوات لتخطيط وقتك بكفاءة وتحديد الأولويات بشكل صحيح:
أساسيات إدارة الوقت بكفاءة
هناك العديد من النظريات لإدارة الوقت. ومع ذلك، فإنهم جميعًا متحدون بشكل أساسي بنفس الأفكار: كل شيء لا يتم إنجازه بواسطة الشخص الذي لا ينام ولا يرتاح دائمًا في حلمه، ولكن بواسطة الشخص الذي يحدد الأولويات بكفاءة ويخطط لكل شيء مقدمًا.
أحد العلوم الجيدة لتقنيات إدارة الوقت هو مصفوفة أيزنهاور. يبدو وكأنه مربع كبير مقسم إلى أربعة مربعات أصغر:
- المربع الأول أمور مهمة وعاجلة؛
- والثاني مهم، ولكنه ليس عاجلا؛
- والثالثة، التي تقع تحت الأول، ليست مهمة، ولكنها في نفس الوقت مهام عاجلة؛
- والرابع يشمل المهام غير المهمة أو العاجلة.
لذلك، مع القليل من التخطيط، ستتمكن من تقسيم الفوضى المتشابكة لمهامك اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية أو السنوية إلى المربعات المخصصة في المصفوفة. بهذه الطريقة، سيصبح واضحًا لك ما تحتاج إلى تخصيص وقت له على الفور، وما يمكنك تركه لوقت لاحق، وما يجب عليك استبعاده من قائمة مهامك تمامًا.
المبادئ الأساسية لمصفوفة أيزنهاور:
- في أولاًيجب أن يحتوي المربع على أشياء يجب القيام بها، سيؤدي عدم الامتثال إلى عواقب سلبية مباشرةلك. يقول الخبراء أنه من الأفضل أن يكون هذا المربع فارغًا، فهذا يدل على أنك تستغل وقتك بحكمة وتتجنب المواقف المشتعلة؛
- جميع التخصصات مهمات يوميه، كقاعدة عامة، الواردة في ثانيةمربع. وهذا هو المهم بالنسبة لك: ممارسة الرياضة، والتغذية السليمة، وما إلى ذلك، ولكن ليس بشكل عاجل، أي أن عدم القيام بهذه الأشياء لن يؤدي إلى مشاكل محددة؛
- في ثالثيتضمن المهام التي يشتتكمن الحركة نحو الهدف الرئيسي، ولكن في الوقت نفسه يجب إكمالها في أسرع وقت ممكن. بدءًا من غسل الأطباق وحتى الزيارات غير الضرورية؛
- ومن بين الحالات المسجلة في الرابعيجب فحص المربع بدقة لمعرفة ما إذا كان يتم تنفيذه على الإطلاق. إذا لم تتمكن من التخلي عنها تمامًا، فاتركها في هذه الحالة عند الانتهاء من جميع المهام الأخرى.
كيفية توزيع وقت العمل بشكل صحيح؟
بعد أن تعلمت كيفية إدارة الوقت في حياتك الشخصية بشكل صحيح، يمكنك بسهولة تطبيق نفس الأساليب في العمل مع تعديلات طفيفة:
- عندما تأتي إلى العمل، ركز بشكل خاص على مسؤوليات وظيفتك. قم بتأجيل جميع حفلات الشاي والمحادثات من القلب إلى القلب مع زميلك. حقق أقصى استفادة من صباحك؛
- التوقف عن استخدام الإنترنت والهاتف المحمول إلا إذا كان ذلك يتعارض مع مسؤوليات عملك. وبما أن هذه هي أحواض الوقت الرئيسية؛
- رتب الأشياء على الطاولة ومن حولك، حتى تعرف أين وما يمكنك أن تأخذه وتنظر إليه في الوقت المناسب، سيكون رأسك سليمًا؛
- حافظ على مذكرات. أدخل مسؤولياتك ومهامك اليومية المحددة في اجتماع التخطيط هناك وحدد الأولويات لها؛
- من الأفضل في الصباح القيام بشيء كنت تؤجله لفترة طويلة أو لا تحبه؛
- لا ينبغي عليك القيام بمهام متعددة في نفس الوقت. يستغرق الطاقة والوقت.
- إذا كان لديك كومة من الخطط الخاصة بك، فلن تحتاج إلى مساعدة زملائك في شؤونهم. في هذه الحالة، من الأفضل أن تتعلم كيفية الرفض بكفاءة مرة واحدة؛
- إذا أمكن، قم بتقسيم المهام إلى تلك التي تحتاج إلى القيام بها بنفسك وتلك التي يمكنك تفويضها إلى المرؤوسين أو الزملاء.
تذكر أنه في المساء تجف طاقتك ويتم إنفاق المزيد من الموارد على إكمال المهمة. لذلك، خطط ليوم عملك بحكمة.
إذا كنت متأخرًا دائمًا، وتلقيت نظرات غير راضية من رؤسائك، والأسوأ من ذلك أنك تتلقى تعليقات مفتوحة، ولا تصل إلى مصفف الشعر في الوقت المحدد وينتهي بك الأمر بدون قصة شعر، فعليك الاستماع إلى النصائح التالية:
- حافظ على مذكرات؛
- خطط ليومك مسبقًا، على سبيل المثال في الليلة السابقة أو أثناء تناول وجبة الإفطار في الصباح؛
- اكتب الأشياء بشكل مفصل في يومياتك. إذا كانت قائمة المهام الخاصة بك لهذا اليوم تتضمن رحلة إلى السوبر ماركت، فحدد على الفور ما تحتاج إلى شرائه هناك؛
- استيقظ مبكرًا - سيكون لديك المزيد من الفرص للقيام بكل ما تخطط له. لكن تذكر أن هذا لا ينبغي أن يكون على حساب ثماني ساعات من النوم. من الأفضل أن تذهب إلى الفراش مبكراً في الليلة السابقة؛
- لا تترك الأشياء التي يمكن إنجازها في خمس دقائق لوقت لاحق؛
- اختر كأولوية ما سيحقق لك أفضل النتائج؛
- يجب ألا يكون هناك أكثر من خمس مهام مهمة في اليوم؛
- اترك وقتًا للمواقف غير المتوقعة؛
- فكر في طرق لتسهيل مهام معينة أو تفويضها. على سبيل المثال، اطلب من زوجتك الذهاب لشراء البقالة وابنتك لغسل الأطباق.
كيف تجد الوقت للاسترخاء؟
من أجل التعامل مع جميع المهام بكفاءة، يحتاج الشخص احصل على راحة جيدة. مع تقليل الوقت:
- خطط لعطلتك مقدما. ومع ذلك، لا ينبغي أن تخبر عائلتك أنه ليس لديك سوى نصف ساعة للمشي معهم في الحديقة، فقد يؤدي ذلك إلى الإساءة إليهم؛
- ضع جانباً كافة المشاكل والأسئلة، حتى لو كانت عاجلة ومهمة. خصص هذا الوقت للعائلة والاسترخاء؛
- اختر الأنشطة الترفيهية والمشي والرياضة والقراءة. بهذه الطريقة سوف تحصل على أكبر قدر من المشاعر في وقت قصير.
مع هذا النهج في التخطيط للإجازة، يمكنك إدراجها بسهولة في قائمة مهامك الأسبوعية، ولن تشعر عائلتك بأنك مشغول باستمرار وتركز على حل المشكلات التي لا نهاية لها. وسيكون جسمك بدوره جاهزًا لتحقيق إنجازات جديدة.
وبالتالي، معرفة كيفية تخصيص الوقت، سوف تتعامل بسهولة مع جميع المشاكل والمهام العالمية وسيكون لديك وقت للحصول على راحة لائقة مع عائلتك. أهم شيء يجب أن تتذكره هو أنك شخص، ولست آلة لحل المشكلات المعقدة.
فيديو: كيف تتعلم عدم إضاعة الوقت؟
في هذا الفيديو، سيخبرك فيتالي روديونوف بكيفية تعلم كيفية إدارة الوقت بشكل فعال خلال اليوم لزيادة الإنتاجية:
