Приказ о праве подписи первичных документов - образец такого документа может потребоваться при делегировании соответствующих полномочий лицу (лицам), у которых подобное право не возникает в силу их должностных обязанностей. Этот приказ имеет ряд особенностей - рассмотрим их.
Смотрите нашу видеоинструкцию о том, как передать право подписи первичных документов:
Для чего нужен приказ на право подписи
Минфин РФ в информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, комментируя положения закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, высказал мнение о том, что руководитель хозяйствующего субъекта обязан утверждать перечни лиц, которые наделены правом подписи первичных учетных документов.
Позиция ведомства основывается на положениях ст. 7 и 9 закона № 402-ФЗ и может рассматриваться как определяющая преемственную норму права относительно той, что была установлена п. 3 ст. 9 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ, действовавшего ранее. В прежнем НПА, регулирующем бухучет, содержалось прямое требование об утверждении руководителем перечня лиц, имеющих право ставить подпись на первичке.
Действующее законодательство не регламентирует то, каким образом соответствующие лица должны приобретать свои полномочия. На практике в российских организациях распространено закрепление данных полномочий посредством издания руководством:
- приказа на право подписи первички конкретным лицом или перечнем лиц;
- доверенности на право подписи первички.
Рассмотрим специфику обоих способов передачи прав на подпись первички подробнее.
Как удостоверить право подписи первичных документов - приказом или доверенностью
Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго - на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права - соответственно, трудовым и гражданским.
Выбор приказа в качестве нормативного акта, удостоверяющего передачу права на подпись первички, будет оптимальным в тех случаях, если предполагается подписание только внутренних документов. При этом совершенно незачем (прежде всего, с точки зрения безопасности передачи корпоративной информации) наделять лишними полномочиями сторонних лиц.
В свою очередь, если ту или иную документацию требуется подписать и затем передать на сторону (например, сопроводительные документы на перевозимый груз или счет-фактуру), то в этом случае может понадобиться доверенность.
Как в доверенности, так и в приказе, важно отразить:
- персональные данные уполномоченного лица;
- перечень конкретных разновидностей документов, которые уполномоченное лицо вправе подписывать.
Также в обоих случаях руководителем хозяйствующего субъекта удостоверяется образец подписи уполномоченного лица, которая проставляется данным лицом в отдельной графе приказа или доверенности.
Где можно скачать приказ на право подписи первичных документов - образец
Загрузить образец приказа на право подписи вы можете на нашем портале.
Различные хозяйственные операции ИП, а также юр. лиц в обязательном порядке должны подтверждаться всевозможными первичными документами.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Они обязательно составляются в полном соответствии со специальными унифицированными форматами, которые отражаются в законодательных актах.
А также внутренней учетной документации предприятия. Причем действительными подобные первичные документы становятся при наличии не только утвержденной формы, но также подписи уполномоченного лица.
Перечень лиц, которые имеют право передавать подобные полномочия, также утверждается в специальном нормативно-правовом документе.
Что нужно знать
Деятельность хозяйственная и финансовая различного рода индивидуальных предпринимателей, а также юридических лиц должна осуществляться строго в соответствии с действующим законодательством.
Подтверждается данный момент при помощи специальной первичной учетной документации.
Причем формат её в обязательном порядке должен соответствовать специальным, установленным на законодательном уровне, формам.
К наиболее существенным вопросам, рассмотреть которые необходимо будет заблаговременно, необходимо будет отнести следующие:
- основные моменты;
- зачем это нужно;
- правовая база.
Особое внимание необходимо будет уделить первичных документов. Так как этот документ имеет особенно важное значение на фоне остальных.
Его присутствие существенно упростит большое количество самых разных процедур, которые связаны с документирование хозяйственной деятельности.
Основные моменты
Чтобы избежать различных затруднений, стоит заранее ознакомиться с основными определениями и назначениями некоторых документов.
Наиболее существенными определениями являются следующие:
- «первичная документация»;
- «приказ на право подписи»;
- «уполномоченные лица».
Все это в совокупности позволит избежать различного рода сложностей при необходимости изучения законодательных актов, регламентирующих рассматриваемого типа вопрос.
Под термином «первичные документы» подразумеваются документы, отражающие всевозможные бухгалтерские и хозяйственные операции на предприятии. Такие документы представляют собой свидетельства их свершения.
«Приказ на право подписи» — специальный документ, в котором отражается перечень определенных физических .
Данный перечень включает в себя граждан, которые имеют право подтверждать правомерность составления определенных первичных документов.
Максимально подробно данный вопрос рассматривается в Этот законодательный акт освещает основные нюансы, связанные с документацией рассматриваемого вида.
«Уполномоченные лица» — граждане, которые обладают правом на подписание документа, дающего полномочия на формирование первичных документов.
К таким должностям относятся, как правило, бухгалтера, директора предприятий, учредители.
Фактически, уполномоченное на такие действия лицо устанавливается уставом конкретного предприятия. Все в первую очередь зависит от организационно-правовой формы.
Зачем это нужно
Приказ на перечень лиц имеющих право подписи первичных документов обычно составляется в следующих случаях:
Также следует помнить о некоторых существенных нюансах, связанных с формирование первичных и других документов.
В первую очередь к ним относятся следующие:
| Документы должны быть составлены | В соответствии с установленными на законодательном уровне правилами |
| Если первичный документ по какой-то причине не унифицирован | В законодательных нормах, то организация должна самостоятельно разработать его |
| Документы обязательно содержать некоторые обязательные реквизиты | К которым относятся следующие:
|
| Первичные документы обязательно должны составляться непосредственно | В момент проведения операции |
Наличие подписи уполномоченного лица на первичном документе строго обязательно. При этом следует помнить, что внесение каких-либо правок не допускается.
В случае обнаружения ошибки, ложной информации необходимо будет обязательно составить документ заново.
При проведении различных проверок налоговые органы в обязательном порядке осуществляют проверку первичных документов.
Правовая база
Чтобы избежать различного рода вопросов, связанных с формированием документов первичного типа, необходимо будет в обязательном порядке разобраться в законодательными актами.
Основополагающим нормативно-правовым документом является .
Он включает в себя следующие основные документы:
| Что является объектом ведения бухгалтерского учета | |
| Указывается на обязанность ведения бухгалтерского учета | |
| Как осуществляется организация ведения бухгалтерского учета | |
| Ведение | |
| ст.№9 | Что такое первичные учетные документы |
| Как выбираются регистры бухгалтерского учета | |
| Процедура проведения инвентаризации обязательств, активов | |
| Как выполняется денежное измерение объектов бухгалтерского учета | |
| Стандартные требования к ведению бухгалтерского учета | |
| Что входит в бухгалтерскую/финансовую отчетность | |
| Что такое отчетный период, а также дата отчетности |
В то же время форма приказа, который требуется составлять для придания определенных полномочий некоторым лицам в подписании первичных документов, законодательном не устанавливается.
Потому предприятие обязано самостоятельно разработать такой формат и использовать его на постоянной основе.
Несмотря на отсутствие унифицированной формы, следует в обязательном порядке отразить некоторые моменты. В законодательстве существуют рекомендации, связанные с составлением таких приказов.
Приказ о предоставлении права подписи первичных документов
Перечень нюансов, связанных различным образом с процедурой формирования документов рассматриваемого типа, достаточно обширный.
По возможности стоит заранее ознакомиться со всеми ними, до момента начала составления приказа и его утверждения.
К наиболее важным моментам, рассмотреть которые стоит заблаговременно, можно будет отнести следующее:
- порядок формирования документа;
- оформление на главбуха;
- замена доверенностью;
- заполненный образец.
Порядок формирования документа
В первую очередь следует определиться, есть ли вообще необходимость в составлении данного документа.
Сегодня требуется составлять такой документ в следующих ситуациях:
Непосредственно сам алгоритм оформления данной документации выглядит следующим образом:
Данный приказ может быть двух видов:
- срочный;
- бессрочный.
В первом случае в тексте приказа будет обозначена дата, до момента наступления которой он будет действителен.
Если же приказ бессрочный, то право на подпись первичных документов будет сохраняться в обязательном порядке в течение всего времени работы сотрудника, который отражен в приказе.
Право утрачивается в момент или же аннулирования приказа по каким-либо обоснованным причинам.
Оформление на главбуха
Сегодня руководитель на основании действующего в РФ законодательства имеет право вести самостоятельно бухгалтерский учет.
В то же время главный бухгалтер также может осуществлять различного рода действия вместо руководителя предприятия. В том числе подписывать всевозможные первичные учетные документы.
Все они должны быть составлены определенным образом. В большинстве случаев данное право на подпись первичных документов имеется по умолчанию.
Но в некоторых случаях руководитель предприятия должен составить специальный приказ, где будет отражаться наличие право у гл. бухгалтера на подпись.
Полный перечень ситуаций, когда подобное имеет место, отражены в нормативно-правовых актах.
Замена доверенностью
Нередко возникают ситуации, когда требуется проставлять подпись на различных первичных документах.
Если необходимо передать подобного рода полномочия не перечню лиц, а только одному должностному лицу, можно оформить не приказ, а .
Формат её законодательном не установлен. Потому оформляться она может в свободной форме.
Стоит заранее заблаговременно ознакомиться с верно составленным образцом такого типа доверенности. Так можно будет избежать большого количества самых разных затруднений.
Заполненный образец
Если опыт составления приказов на право подписи по какой-то причине отсутствует, стоит обязательно ознакомиться с уже заполненным образом.
Это позволит избежать вероятности допущения различного рода ошибок. На данный момент обязательно в такого рода приказ должны входить следующие данные:
- порядковый номер приказа;
- дата составления и город;
- ссылка на действующую законодательную норму;
- перечисляются фамилии, имена и отчества работников, должности, коим передано право подписи;
- проставляется подпись с расшифровкой руководителя;
- проставляется печать организации.
Приказ о праве подписи первичных документов (образец)
Главный бухгалтер и руководитель организации каждый день в своей работе сталкиваются с тем, что им необходимо подписывать большое количество различных документов: договора поставки, первичную документацию, трудовые договора или другие финансовые документы. Но что делать, если сотрудник заболел, ушел в отпуск или находится в длительной командировке? Образец приказа о праве подписи первичных документов с примером заполнения в данной статье решит такую проблему.
Варианты передачи права подписи
В соответствии с законодательными актами Российской Федерации существует понятие первой и второй подписи. Первая подпись всегда принадлежит руководителю организации, право второй подписи — финансовому директору или главному бухгалтеру фирмы. Ситуация усложняется, если первая и вторая подписи принадлежат одному и тому же человеку, когда руководитель возложил на себя обязанности бухгалтера, что часто происходит на маленьких предприятиях.
Причины, по которым руководитель может делегировать полномочия и издать приказ о праве подписи первичных документов:
- Нахождение ответственного лица организации в отпуске, на больничном, в длительной командировке;
- График работы организации не совпадает с графиком работы первых лиц фирмы, например, оптовый склад работает круглосуточно и без выходных, а у руководителя другой график работы;
- Документооборот организации имеет слишком большой объем входящих и исходящих документов, справиться с таким количеством одному человеку нереально.
Оформление документов без подписи первых лиц организации невозможно. В таких случаях или при других обстоятельствах издается приказ о праве подписи первичных документов с указанием полного перечня лиц, имеющих право ставить свою подпись за руководителя компании или главного бухгалтера.
Право первой подписи не может быть передано главному бухгалтеру или иному лицу, которому принадлежит право второй подписи на финансовых и иных документах.
Передать право подписи финансовых или других документов можно только сотруднику организации, а, так как в организации может меняться штатная расстановка, целесообразно составлять приказ ежегодно.
Стоит отметить, что данный приказ не распространяется на банковские документы, например, чековую книжку, так как право подписи ограничено кругом лиц, указанным в банковской карточке образцов подписей организации, и не может передаваться другим лицам.
Составляем приказ
Приказ о праве подписи первичных документов (образец)
Приказ о праве подписи составляется на принятом для приказов официальном бланке организации.
Обязательными пунктами приказа являются:
- ФИО сотрудников;
- Должность лица, которому доверяется подписывать документы;
- Срок предоставления права подписи;
- Лист с образцами подписей доверителей и доверенных лиц.
Если у руководителя организации есть опасения, что сотрудники могут нанести фирме вред и подписать «что-то не то», составляется перечень документов. В обычной финансово-хозяйственной деятельности организации целесообразно передать право подписи за руководителя и главного бухгалтера для следующего ряда документов:
- Акт выполненных работ;
- Товарная накладная на отгрузку или приемку ТМЦ;
- Счет-фактура;
- Журнал кассира-операциониста, кассовые документы;
- Типовые договора поставки, заключаемые с покупателями;
- Доверенности на получение ТМЦ.
Существует распространенное заблуждение, что не стоит создавать никаких приказов, легче заказать штамп и ставить везде факсимиле, но факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки.
При оформлении документов бухгалтерского и налогового учета организации необходимы «живые» подписи руководителя и главного бухгалтера. Налоговые службы РФ отрицательно относятся к первичным документам, в которых вместо подписи проставлен штамп "факсимиле". При оформлении счета-фактуры налоговые органы вообще отрицают возможность факсимильной подписи. Если вы хотите избежать разногласий с проверяющими налоговой службы, не стоит подписывать документы факсимильной подписью.
Приказ о предоставлении права подписи главному бухгалтеру оформляется в случае возникновения такой необходимости. Какие документы сможет подписывать главбух после оформления такого приказа, когда и как его оформить — узнайте из статьи.
Смотрите нашу видео-инструкцию о том, как передать право подписи первичных документов:
Когда на главбуха оформляется приказ о наделении его правом подписи?
Среди ситуаций, когда главбух наделяется правом подписи, можно перечислить следующие:
- необходимость передачи части полномочий по подписанию документации от руководителя фирмы или иного должностного лица на время отсутствия указанных лиц;
- наделение главбуха правом подписи определенных документов, если при приеме его на работу это право ему предоставлено не было;
- предоставление главбуху права подписи документов за руководителя при представлении интересов фирмы единолично вне территории ее местонахождения;
- в иных ситуациях.
Кроме специально оговариваемых ситуаций главбуху в силу своей должности приходится иметь дело с огромным числом документов. Как регламентировать процесс их подписания главбухом и что на этот счет предписывает законодательство — узнайте из последующих разделов статьи.
Право первой и второй подписи — что это означает для главбуха?
До 2014 года в хозяйственно-финансовом обиходе официально присутствовало понятие «право первой и второй подписи». К примеру, в уже утратившей силу инструкции Банка России от 14.09.2006 № 280-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов сказано, что:
- право первой подписи принадлежит руководителю юридического лица и (или) иным сотрудникам, наделенным правом первой подписи на основании распорядительного акта или доверенности (п. 7.5);
- право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухучета на основании распорядительного акта (п. 7.6).
В инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И с аналогичным названием, сменившей инструкцию № 280-И, понятие «право первой и второй подписи» не применяется.
Таким образом, указанное понятие законодательством:
- в качестве обязательного не предусмотрено;
- может применяться для внутренних целей любым хозяйствующим субъектом.
Обычно такая двухступенчатая (или многоступенчатая) модель подписания документов применяется в крупных компаниях. Предусматривается согласование документов разного вида и назначения с конкретными должностными лицами фирмы (их перечень устанавливается внутрифирменными документами), а руководитель компании, обладающий по умолчанию правом первой подписи, ставит ее на документе только после появления в бланке согласования всех промежуточных подписей.
Для большинства мелких и средних коммерсантов вопрос разграничения подписей на первую и вторую вообще не рассматривается.
Когда подписание документации является безусловной обязанностью главбуха?
Совершенствование норм бухучета постепенно приводит к тому, что и подпись главбуха, и (в некоторых случаях) сама должность постепенно утрачивают свое исходное значение.
К примеру:
- из бухотчетности исчезла строка для подписи главбуха (приказ Минфина РФ от 06.04.2015 № 57н);
- обязанность в проставлении второй подписи главбухом на платежных документах законодательно не предусмотрена (инструкция № 153-И);
- из закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухучете исчезли посвященные отдельно главбуху положения ст. 7 (утратившего силу закона № 129-ФЗ о бухучете), предусматривающие, в частности, обязанность подписания главбухом денежных и расчетных документов, а также финансовых и кредитных обязательств;
- функции главбуха руководитель фирмы вправе возложить на себя (ст. 7 закона № 402-ФЗ);
- по мнению Минфина РФ, профессия бухгалтера в скором времени совсем исчезнет с рынка труда — как считает ведомство, ее заменят современные электронные технологии.
Зачастую специалист принимается на должность главбуха с оговоркой об отсутствии у него права подписи документов.
При этом в отдельных бланках налоговой и бухгалтерской первички графа для подписи главбуха осталась, но в ней вместо подписи главбуха может стоять подпись сотрудника, полномочия которого на проставление подписи в данном документе подтверждаются отдельным приказом или доверенностью.
В отдельных нормах законодательства встречаются ссылки на подпись главбуха — например, в п. 4.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У сказано, что кассовые документы подписывает главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии — руководитель), а также кассир.
Таким образом, альтернатива подписи главбуха предусмотрена и в этом случае.
Изучайте требования к ведению кассовых операций с помощью размещенных на нашем сайте статей:
- «Порядок ведения кассовых операций в 2018 году» ;
- «Кассовая дисциплина - лимит остатка кассы на 2018 год» .
В результате современному главбуху, заступая на должность, без специальных оговорок и (или) оформления специальных письменных указаний в отношении порядка проставления его подписи на документах сориентироваться в данном вопросе сложно.
Внести ясность в такой ситуации помогает специальный приказ. Как его составить, расскажем в следующем разделе публикации.
Как составить приказ о предоставлении права подписи и как выглядит его образец?
Приказ о предоставлении права подписи главному бухгалтеру не имеет обязательной, законодательно установленной формы. Должен быть указан период, на который предоставляется право подписи (на все время нахождения в должности главбуха, или на определенный промежуток времени) и уточняющая информация в отношении тех документов, которые могут подписываться, — либо это все документы, либо конкретный перечень.
Пример:
«В связи с расширением рынка сбыта продукции, увеличения числа контрагентов и роста объемов первичной учетной документации
ПРИКАЗЫВАЮ:
- С 01.07.2018 предоставить право подписания универсальных передаточных документов (УПД) главному бухгалтеру Селезневой Тамаре Николаевне.
- Ответственность за организацию своевременного оформления УПД и их подписание возложить на главного бухгалтера Селезневу Т. Н.
- За выполнение дополнительных обязанностей с 01.07.2018 выплачивать Селезневой Т. Н. надбавку в размере 1% от оклада.
- Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на коммерческого директора Девятова А. Ю.»
Составляйте приказы с помощью размещенных на нашем сайте образцов — см. статью .
Итоги
Приказ о предоставлении права подписи главбуху устанавливает также срок этих полномочий и виды подписываемых документов. Оформляется он в том случае, когда на главбуха возлагаются обязанности, не предусмотренные должностной инструкцией, или если при приеме на должность этот работник был лишен права подписи документов.