Тайм менеджмент управление временем архангельский. «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать» Глеб Архангельский


Посвящается моему деду, Герману Архангельскому,

с благодарностью за приобщение

к традиции управленческого мышления

и за вовремя подаренную книгу о Времени

«Эта странная жизнь».

От издателей

Книга, которая экономит время, - это книга жизни!

Удивительно, но на этой замечательной книге неплохо заработают все.

Заработает автор, Глеб. Не столько денег, сколько славы и популярности - и много новых благодарных учеников. Заработает издательство - и опять же не столько денег, сколько множество благодарных читателей. И, наконец, заработает каждый читатель. Причем - в отличие от Глеба и издательства - трижды. Сначала он заработает много положительных эмоций - ведь книга написана очень легко, доступно и интересно! Потом, при определенных усилиях над собой, он начнет зарабатывать «временные очки» - сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень много. Это изменения в лучшую сторону - как в личной жизни, так и в карьере. Вы действительно начнете успевать жить и работать!

Один из читателей как-то сказал мне, что мои предисловия к книгам напоминают ему хорошие грузинские тосты - они в меру длинные и интересные. Намек понял, закругляюсь.

Ну… за тайм-драйв!

Игорь Манн Издательство «Манн, Иванов и Фербер»

Предисловие: наш капитал времени

Дорогой читатель,

мы все в равном положении перед неумолимым течением времени. Какого бы материального благосостояния мы ни добились, времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200-400 тысяч часов. И самое главное - время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

«Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем - одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей…

Пять лет назад, когда мы создавали Тайм-менеджерское сообщество, тема управления временем была мало известна в России. Считалось, что в условиях «широкой русской души» и российского «бездорожья и разгильдяйства» планировать время невозможно. Мало кто знал о том, что еще в 1926 году существовала лига «Время», распространявшая передовые технологии управления временем; мало кто был знаком с богатой историей отечественного тайм-менеджмента. Опыт участников ТМ-сообщества и корпоративных ТМ-проектов показал: планировать время в России нужно и возможно. Реальные тому примеры вы найдете в книге.

Тайм-менеджмент - это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями. Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик - нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели - и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, что действительно хочешь.

Три года назад в издательстве «Питер» вышла моя монография «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», сейчас выдержавшая уже два издания. Она была первой в России за прошедшие 30 лет не переводной книгой по тайм-менеджменту, обобщившей мои авторские разработки и опыт участников ТМ-сообщества. Многочисленные отклики подвели меня к написанию второй книги, более популярного формата.

Первая книга была «программой-максимум», содержащей все богатство классических и современных ТМ-инструментов, задающей основы и границы тайм-менеджмента как новой дисциплины в управленческой науке. Книга, которую вы держите в руках, - это «программа-минимум». Здесь в максимально простой форме изложены самые необходимые и широко применяемые техники управления личным временем. Как и в первой книге - обязательно на реальных российских примерах.

Необычное название второй книги выбрано не случайно. «Тайм» - хорошо усвоенное русским языком энергичное, технологичное, эффективное «время» западного мира. «Драйв» - так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ассоциирующийся с двумя вещами: управлением, энергичным движением - и, второе значение, ярким удовольствием от того, что делаешь. Как русский язык усвоил эти два корня, так и нам всем, на мой взгляд, стоит научиться энергичному, активному, целеустремленному подходу к нашему времени. Давайте добавим этот энергичный подход, этот «тайм-драйв», к традиционно сильной нашей черте - способности мечтать, творить, ставить высокие цели. И тогда нам не будет равных.

Наш капитал времени невелик. Это касается не только каждого из нас в отдельности, но и всей нации в целом. У нас мало времени - на дворе XXI век, и нам в этом веке нужно многое наверстывать, многому учиться. Перестать переживать о прошлых неудачах, не бояться ставить дерзкие цели - и достигать их. Научиться не только мечтать, что мы умеем хорошо, но и - организованно, целенаправленно воплощать мечты в реальность.

Время – отнюдь не деньги, как считают некоторые люди. Время обладает в жизни человека гораздо большей ценностью. Время – это самый ценный ресурс, который только у человека может быть, и восполнить его, если уж он потрачен или потерян, никак не удастся, в отличие от денег.

Именно эта позиция стала основой жизни и деятельности одного из ведущих специалистов в области т в России – Глеба Архангельского. И говоря сегодня об управлении временем, не упомянуть этого человека просто нельзя. Именно по этой причине мы решили посвятить одну из наших статей личности и основным идеям и концепциям этого интересного человека и настоящего профессионала своего дела.

Кто такой Глеб Архангельский?

Глеб Алексеевич Архангельский, как уже было отмечено, один из самых ярких специалистов по тайм-менеджменту в России. В настоящее время он является известным бизнес-тренером, автором нескольких популярных книг по тайм-менеджменту, среди которых «Корпоративный тайм-менеджмент» и «Тайм-драйв», ставшие бестселлерами, а также генеральным директором своей собственной компании «Организация Времени», главным редактором интернет-портала «Improvement.ru», заведующим кафедрой тайм-менеджмента Московской финансово-промышленной академии и кандидатом экономических наук.

Глеб Архангельский родился в Ленинграде. Окончил Санкт-Петербургский Государственный Университет, обучаясь в котором и начал интересоваться вопросами управления временем, т.к. этого требовало совмещение учёбы с работой.

После окончания университета, Архангельский начал работать в банке, однако с организацией временем его деятельность связана никак не была. Руководство поручило ему заниматься проектом производства шампиньонов. Но это было настолько муторным и скучным занятием, что Глеб пошёл к руководству и честно признался, что это занятие, как говорится, не его, а . Вполне обычная ситуация, за которой, как подразумевается, должно было последовать увольнение. Но именно в этот момент в жизни Глеба Архангельского произошло событие, которое можно назвать судьбоносным.

Руководитель Глеба спросил его том, чем бы он хотел заниматься. Глеб ответил, что его интересует система учёта и анализа времени. И желание будущего профессионала заниматься представленным вопросом самым прекрасным образом совпало с потребностями банка в . Так Глеб Архангельский начал заниматься тем, что ему действительно нравится, постепенно налаживая и совершенствуя свои отношения с самым ценным ресурсом, который есть в его жизни – временем.

Оставив впоследствии работу в банке, герой нашей статьи принял решение об основании своей собственной консалтинговой компании «Организация Времени», главой которой он и является по настоящий день. Результатом предпринимаемых этим человеком усилий и стала его репутация основоположника российской школы тайм-менеджмента.

Нельзя, конечно, говорить о том, что вопрос организации временного ресурса не был актуальным в нашей стране – им всегда интересовались отечественные бизнесмены и менеджеры разных категорий, но именно Глебом Архангельским данная проблема была локализована и начала исследоваться на самом серьёзном уровне. Сегодня проводимые Глебом Архангельским семинары и мастер-классы, касаемо тематики тайм-менеджмента, пользуются невероятным успехом.

Здесь же напомним, что тайм-менеджмент вообще представляет собой особую технологию, позволяющую абсолютно любому человеку овладеть и добиться, в конечном счёте, максимальной личной эффективности и продуктивности в любом деле, каким бы он ни занимался. Именно это и обуславливает ту актуальность управления временем, которую мы можем наблюдать в наши дни.

Идеи Глеба Архангельского

В общем и целом, суть методик Глеба Архангельского основывается на двух базовых принципах:

  • Знать о грамотных методах управления временем
  • Внедрять эти методы в свою жизнь постепенно, но ежедневно

«Съедать по утрам лягушек»

Одним наиболее эффективным методом управления временем является «съедать по утрам лягушек». Под «лягушкой» здесь понимается самое неприятное дело, которое вам нужно выполнить в течение дня. «Съесть лягушку» означает выполнить это дело. Решая в начале дня самую неприятную задачу можно не только избавить себя от неприятных забот, но и зарядиться положительной энергией на весь предстоящий день.

«Резать слона на бифштексы»

Следующим отличным методом тайм-менеджмента является «разрезание слона на бифштексы». «Слон» — это какое-то глобальное дело, выполнить которое за один заход не удастся. Чтобы сделать это, нужно разделить его на более мелкие части, т.е. «порезать на бифштексы». Пошаговое решение сложной задачи – это и есть путь к её окончательному решению.

Пошаговое выполнение дел

Ещё одним действенным советом Глеба Архангельского является выполнение одновременно только одного шага. Это касается . Из всего объёма дел, которые нужно сделать, и задач, которые нужно решить, следует выбирать одну или две, и направить все свои усилия именно на их решение в течение нескольких ближайших недель. Причём, выбирать рекомендуется задачи, которые ориентированы на достижение .

Расширение зоны деятельности

Вот ещё один совет: как только вы успешно завершили некоторое количество небольших проектов в какой-либо одной сфере, нужно начинать расширять зону охвата, т.е. приступать к планированию дел в какой-то новой области, а затем начать реализовывать эти планы, предварительно разбив их на несколько составляющих. Такой нехитрый манёвр позволит вам достигать высоких результатов в той сфере, к которой вы привыкли, а также постепенно выходить из , занимаясь всё новыми делами.

Анализ

Помимо всего вышеуказанного, есть и ещё один существенный момент, касающийся управления временем – это анализ. В процессе своей деятельности человек должен уделять должное внимание аналитической работе, которая, в свою очередь, может подразделяться на две составляющих:

  • Анализ своей деятельности
  • Анализ своих наклонностей

Анализ своей деятельности подразумевает анализ того, на что именно расходуется ваше время, куда уходит большая его часть, присутствуют ли в вашей жизни и т.п. Здесь очень удобно пользоваться традиционными методиками анализа использования времени, такими, к примеру, как фиксация затраченного времени в течение нескольких недель, ведение ежедневника, анализ выполненных дел в конце дня и некоторыми другими.

А анализ своих наклонностей предполагает задавание самому себе вопросов, касающихся привычек в использовании времени. Такими вопросами являются:

  • Какую деятельность, занимающую более 30 минут в неделю, я могу ?
  • Какие дела, на выполнение которых тратится более часа в неделю, я могу выполнить в два раза быстрее?
  • Могу ли я какие-то дела, занимающие более 30 минут в неделю, делегировать кому-то другому?
  • Какая моя деятельность в течение дня оказалась максимально эффективной, а какая – минимально?
  • Сколько времени я затратил на в течение дня?
  • Сколько времени я трачу на и самосовершенствование?
  • Сколько времени я трачу на выполнение рутинных и экстренных дел?

Помимо этих вопросов, имеется также и ряд других.

Проанализировав при помощи такой методики затраты своего времени, вы сможете увидеть, каким образом распределяется в течение дня ваш временной ресурс, и какими вы обладаете склонностями в рамках этого вопроса. Это поможет вам исключить вполне привычную, но неэффективную организацию личного времени, заменив её более продуктивной.

Напоследок

  • «Корпоративный тайм-менеджмент: энциклопедия решений»
  • «Формула времени: тайм-менеджмент на «Outlook 2007»
  • «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы»
  • «Тайм-менеджмент: учебное пособие»

Кроме того, мы можете посетить ресурс Глеба Архангельского – «Improvement.ru », а также записаться на его тренинги и семинары (информация есть на сайте Архангельского).

Если же вам интересно узнать о других специалистах в области тайм-менеджмента, вы можете сделать это, перейдя по . Не забудьте ознакомиться и с .

Наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время. Жизнь человека подчинена различным ритмам, поэтому отдых также должен быть ритмичным. Например, 5 минут каждый час.

Во время отдыха отвлекитесь, чтобы лучше восстановить силы. Вместо того чтобы сидеть в интернете, прогуляйтесь или сделайте несколько упражнений.

Сделайте лень творческой. В периоды лени загрузите мозг информацией по важной для вас творческой теме и ленитесь на 100 %, не пытаясь решать проблемы и не мучаясь угрызениями совести.

Повысьте эффективность сна, засыпая и просыпаясь по режиму и оптимизируя его продолжительность. Наш сон состоит из нескольких циклов продолжительностью 1-1,5 часа. Когда длительность сна кратна длине цикла, просыпаться гораздо легче. Перед сном проветрите комнату, не наедайтесь и разгрузите мозг от дневных забот - погуляйте или почитайте художественную книгу.

Применяйте «микросон» в течение рабочего дня. Биоритмы человека имеют два подъёма и два спада в течение дня. Первый спад происходит в районе 13-15 часов, второй - вечером. Если отдохнуть 10-15 минут во время первого спада, работа пойдёт гораздо эффективнее.

Мотивация: как справляться с неприятными задачами

Чтобы быстрее выполнить сложные и неприятные задачи, научитесь настраиваться на них, используя «якоря», материальные привязки - музыку, цвета, ритуалы. Но не используйте «якорь», связанный с работой, на отдыхе.

Применяйте «метод швейцарского сыра» - выполняйте задачу не в логическом порядке, а в произвольном. Через некоторое время в «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем просто.

Разбейте задачу на несколько частей и поощряйте себя, закончив одну часть. Ежедневно съедайте минимум одну «лягушку» - выполняйте простую, но неприятную задачу. Обычно такие задачи накапливаются и становятся проблемой. Если же решать одну из них каждое утро, то они быстро закончатся и обеспечат хорошее настроение на весь день.

Дробите «слонов» (крупные задачи) на «бифштексы» (части). Если задача огромна и невыполнима, разделите её на выполнимые части. Измеряйте затраты времени на выполнение «слоновых» задач. Фиксация количественного показателя подталкивает человека к действиям.

«Сожгите корабли» - создайте ситуацию, когда отказаться от какого-либо задания невозможно. Такие ситуации позволяют людям некоторых типов работать более эффективно.

Заведите таблицу ежедневных дел и отмечайте в ней выполненные задачи. Слишком большое количество пропусков по какому-либо пункту подаст вам тревожный сигнал и заставит сделать необходимое.

Сделайте календарик-пинарик. В верхней строке напишите цифрами прожитые годы, в нижней - будущие, а в строках таблицы - дни месяцев. Каждое утро, приступая к работе, зачёркивайте половину наступившего дня. Вечером - вторую половину. Это поможет вам почувствовать ход времени.

Цели: как приблизить мечты к реальности

Определите миссию, сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели. Вместо «реактивного» подхода - реакции на внешние обстоятельства, применяйте «проактивный» - выстраивайте жизнь по своему желанию, активно влияйте на события.

Чтобы определиться с целями, представьте, каким вы хотите видеть ваш день через несколько лет. Постарайтесь освободиться от навязанных штампов - дорогих машин, часов и прочих атрибутов, - если они не являются для вас реальной ценностью.

Определить ценности поможет «мемуарник». Записывайте в него главные события жизни. «Мемуарник» позволит вам сформировать список ключевых ценностей и побудит вас каждый день уделять несколько минут вопросу о Главном.

Сформулируйте личную миссию в форме эпитафии. Что изменится в мире и останется после вас, когда всё закончится?

Ищите ваше призвание. Если миссию мы можем изменить, то призвание - нет. Призвание - это когда понимаешь, что, кроме тебя, эту телегу не вывезет никто. Им может быть не только революционное открытие, но и простая жизненная задача.

Выявите 5-7 ключевых областей вашей жизни, чтобы увидеть общую структуру и установить гармонию различных направлений деятельности. Карта ключевых областей похожа на дерево. Вместо хаоса мелких дел - ясные ветви с листьями-делами.

Начертите график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам, чтобы отслеживать, куда и как вы движетесь. Иногда сложно понять, чего хочется, но лучше немного ошибиться и впоследствии подкорректировать планы, чем через годы понять, что время прошло и ничего не достигнуто.

Наиболее близкие и понятные цели сделайте измеримыми с помощью техники SMART:

  • S pecific - конкретные
  • M easurable - измеримые
  • A chievable - достижимые
  • R ealistic - актуальные
  • T ime-bound - ограниченные во времени

Чётко определите, чего вы хотите и в какие сроки, а затем выразите это в денежном эквиваленте.

Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире

Контекстное и среднесрочное планирование по методу «День - Неделя» поможет вам всегда уложиться в срок.

Задачам, которые сложно привязать к определённому времени, подойдёт контекстный подход. Для каждой такой задачи заведите отдельную страницу ежедневника или категорию задач в компьютеризированной системе планирования.

При командной работе удобны доски контекстного планирования, где в строках перечислены проекты, а в столбцах - участники команды. На их пересечении перечисляются задачи. Менеджер сразу увидит задачи, за которые отвечает подчинённый, и вопросы, которые необходимо обсудить.

Задачи с жёстким сроком исполнения эффективнее планировать на год, неделю и день, соблюдая правила перемещения задач между разделами. Вечером, при планировании следующего дня, просматривается раздел «Неделя». Всё актуальное переносится в раздел «День». При планировании следующей недели просматривается раздел «Год».

Такой подход позволяет не загонять себя в жёсткие рамки и гарантирует, что нужная задача вспомнится во время просмотра разделов «Год» и «Неделя».

Раздел «Неделя» можно дополнить следующими инструментами планирования.

  • Список задач на ближайшие несколько недель на отдельной странице ежедневника.
  • Список задач на стикерах в специальном разделе ежедневника. Ежедневно просматривая раздел, переносите стикеры с «дозревшими» задачами в наступающий день в ежедневнике.
  • Обзорный график регулярных задач.
  • Доска планирования с задачами на ближайшие несколько недель.
  • Планнинг со списком «гибких» задач на неделю рядом с «жёсткой» сеткой времени либо закладка с «гибкими» задачами.

«Долгосрочный» раздел - это «стратегическая картонка» со списком ключевых целей на ближайшие полгода-год. Она может содержать:

  • план ключевых мероприятий на год;
  • крайние сроки ключевых проектов;
  • список небольших задач с далёким сроком исполнения, не попавших в контекстные разделы ежедневника;
  • график дней рождения, памятных дат и т. п.

Аналогично принципу «День - Неделя» можно организовать работу сотрудников на доске планирования. Для этого в столбцах перечислите сотрудников, в строках - горизонты планирования, а на их пересечении - задачи.

Для контроля рутинных дел пригодится таблица, в строках которой перечислены эти дела, а в столбцах - время, за которое их нужно выполнить. На пересечениях отмечаются сделанные и несделанные дела. Пропуск такой задачи не играет большой роли, но большое количество пропусков сразу станет заметно.

Для выполнения долгосрочных задач определите, сколько времени в день на них уйдёт, и введите их в недельный план. Для этого возьмите общий объём работы, производительность труда, и вычислите, сколько всего времени уйдёт на задачу. Затем разделите это время на части и внедрите их в еженедельный план.

Планирование: как укладываться в сроки

Настройте личную систему планирования рабочего дня, используя «жёсткие» и «гибкие» задачи. Выделяйте 10 минут на создание полной картины задач на день. План дня должен быть собран в одном месте и обязательно в письменном виде. Формат и носитель выбирайте по вкусу. Главное - чтобы он вам действительно нравился, и к нему хотелось возвращаться.

В течение дня корректируйте план по обстоятельствам. Составленный план не догма, он нужен для переменчивых ситуаций.

Заведите «стратегическую картонку» с ключевыми долгосрочными целями. На этот же лист можно выписывать задачи, не привязанные к конкретному дню, чтобы они всегда были перед глазами; держать список актуальных контактов; выписывать «темы для размышления» и т. д.

В плане дня разделяйте «жёсткие», «гибкие» и «бюджетируемые» задачи.

  • «Жёсткие» - привязанные к конкретному моменту.
  • «Гибкие» - не привязанные к точному времени.
  • «Бюджетируемые» - крупные и важные задачи, отнимающие много времени, у которых нет жёстких сроков исполнения.

Планируйте сначала жёсткие, затем бюджетируемые, потом гибкие задачи.

Выделите 2-3 приоритетные задачи в списке и начните работу с них. К приоритетным делам относятся срочные и контролирующие работу подчинённых. Выполнение задач в таком порядке позволит сделать наиболее важные дела, даже если часть менее приоритетных задач останется невыполненной.

«Жёсткие» встречи планируйте с резервом времени. Согласовывайте с партнёрами точность, с которой надо приходить на встречу.

Запасайтесь избыточной информацией на случай, если всё пойдёт не по плану. Это позволит вам сэкономить время, если партнёр не встретит вас, записанный мобильный будет недоступен, а в аэропорту ночью не окажется ни одного такси.

Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное

Научитесь отсеивать лишние дела и выделять ключевые задачи. Расширьте арсенал ваших «стратегий отказа», чтобы очистить жизнь от ненужных дел. Приучайте окружающих к твёрдому «нет» без объяснения причин.

Используйте «здоровый пофигизм» и откладывайте лишние дела на как можно более длительный срок. Часто до их выполнения дело просто не доходит.

«Покупайте» время, нанимая профессионалов. При этом можно не нанимать постоянных помощников, а ограничиться разовыми услугами.

Давая задания подчинённым, не вменяйте им в обязанность напоминать вам о них. Самостоятельно создавайте обзор задач и контролируйте их выполнение.

Используйте для приоритезации задач взвешенные оценки. Определите критерии и значимость каждого из них, чтобы в сумме они давали 100 %. Затем оцените задачу по каждому из критериев, умножьте оценки на значимость, сложите и получите итоговую оценку. Затем отсортируйте задачи по этим оценкам.

Информация: как управлять творческим хаосом

Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать её под контролем.

Читайте не менее одной серьёзной деловой или художественной книги в неделю. Скорочтение оставьте специалистам, имеющим дело с большими объёмами информации. Читайте меньше, да лучше.

Чаще возвращайтесь к ключевой информации - выписывайте номера страниц, мысли, делайте ксерокопии, рисуйте схемы.

Применяйте знания на практике, и только после этого начинайте читать следующую книгу.

В процессе чтения расставляйте приоритеты - лучше вдумчиво прочитать несколько ключевых глав, чем поверхностно пробежать всю книгу.

Отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ - старайтесь получать только нужную вам информацию. Записывайте передачи и смотрите их в удобное время и без рекламы, меньше времени проводите перед телевизором или в интернете.

Используйте электронную почту, которая не требует он-лайн присутствия. Вы можете написать, а адресат прочитать письмо в удобное время.

Освойте метод слепой десятипальцевой печати - вы начнёте писать быстро и сэкономите много времени.

Отключите оповещение о новой почте, которое отвлекает от текущих дел. Проверяйте почту 3-4 раза в день. Договоритесь с коллегами о чётком времени проверки. Настройте автоматическую сортировку электронной почты и уделяйте ей внимание в порядке приоритетности.

Используйте папки электронной почты как инструмент контроля «День - Неделя». Распределяйте письма по тематическим папкам и оставляйте во «Входящих» не более 15-20 самых важных посланий.

«Выращивайте» порядок в документации методом ограниченного хаоса:

  1. Создайте «место хаоса» - входящий накопитель, куда складываются все документы.
  2. Очистите «место хаоса», выбрав самые легкоопределяемые типы документов, и рядом с местом хаоса начнёт формироваться «место порядка».

Заведите картотеку мыслей. Накопленные мысли могут сочетаться друг с другом и рождать новые. По мере развития каких-либо идей, выделяйте их в отдельные направления.

Организуйте информационное пространство в соответствии со структурой внимания человека. Сознание может работать только с одним объектом, предсознание - с 5-9, подсознание - с бесконечным количеством. Если вы приблизили что-то к центру своего внимание, обязательно отдалите что-нибудь от него. Это позволит оптимально расходовать ваше внимание.

Выделите на рабочем столе область для 5-9 основных текущих задач, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки и контрольные лотки по методу «День - Неделя». По завершении рабочего дня разложите документы из исходящего накопителя по тематическим папкам.

Поглотители: как найти резервы времени

Используйте техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать резервы времени. Проведите учёт вашего времени в течение 2-3 недель, чтобы понять, на что вы его расходуете. Примерно раз в час фиксируйте все дела с точностью до 5-10 минут. Мелкие перерывы отмечайте галочками на полях.

Сформируйте 2-3 количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике. Как только вы начнёте наглядно фиксировать количественный показатель, он станет изменяться в лучшую сторону.

Периодически проводите повторный хронометраж, чтобы оставаться «в тонусе» и вовремя исправлять перекосы в личном бюджете времени.

Типичный резерв - время в пути. Наполняйте транспортное и командировочное время полезными для вас делами.

Имейте план на случай технических форс-мажоров. Сломался компьютер - сделайте то, на что не хватало времени. И обязательно делайте резервные копии важных данных.

Проводите совещания более эффективно:

  • определите формат совещания и не смешивайте разные форматы в рамках одного совещания;
  • определите круг участников, лидера, направляющего ход дискуссии и принимающего решения, и секретаря, составляющего протокол;
  • составьте список вопросов для обсуждения;
  • определите длительность совещания и назначьте ответственного за время;
  • организуйте обстановку, оборудование и рассылку информационных материалов;
  • все вопросы, обсуждаемые на совещании, представьте в виде схем;
  • зафиксируйте и разошлите принятые решения, чтобы вернуться к ним на следующем совещании.

Помните, что система управления временем требует постоянного совершенствования.

«ТМ-бацилла»: как донести ТМ-идею до окружающих

Мы не достигнем 100 % эффективности, если не скоординируем свой личный тайм-менеджмент с окружающими людьми. Донесите «ТМ-бациллу» до окружающих, чтобы они разумно использовали время. Посчитайте цену своего времени и боритесь за него не менее жёстко, чем за деньги.

Предлагая ТМ-идеи вашему руководителю, показывайте их полезность для дела, а не комфортность для вас. Начните с инструментов, полезных и дешёвых для шефа. Представьте их «в деле», а не в теории. Ваша идея должна сама прийти в голову руководителю - это облегчит её принятие.

Убеждайте подчинённых в действенности тайм-менеджмента личным примером. Мотивируйте его применение - сотрудники должны понять, почему временем нужно и можно управлять. Регулярно предлагайте новые техники.

Внедряйте ТМ-техники постепенно, используя минимум инструментов. Придумайте простые и быстрые «кнуты и пряники». Опробуйте техники на одном сотруднике или подразделении, чтобы все увидели реальные плюсы и минусы.

Для внедрения тайм-менеджмента в личные отношения научитесь договариваться. Не пытайтесь навязать партнёру свои предпочтения, ищите компромиссы, позволяющие учесть вкусы обеих сторон.

Выделяйте время, чтобы восстановить свою энергию и работоспособность. Очевидное для вас порой не является таким для другого человека, поэтому чётко объясняйте или записывайте принципы взаимоотношений.

Предлагайте тайм-менеджмент детям в форме игры, развивая в них «проактивный» подход к жизни.

ТМ-манифест: от инструмента к идеологии

Применение техник тайм-менеджмента без понимания идеологии позволит вам использовать лишь небольшую часть их возможностей. Но поняв идеологию ТМ, вы научитесь управлять личным временем и выйдете на новый уровень.

Тайм-менеджмент - многоуровневая система, способная менять ценности человека. От технического управления временем вы перейдёте к размышлениям о своих целях и приоритетах.

Аксиомы тайм-менеджмента:

  • у вас всегда есть свобода выбора;
  • только вы несёте ответственность за свои поступки и выбор;
  • без постоянного развития вы просто амёба.

Даже небольшие действия изменяют мир к лучшему. Развивайтесь, двигайтесь, никогда не останавливайтесь.

Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.


© Архангельский Г. А., 2005

© Архангельский Г. А., 2010, с изменениями

© Дизайн обложки. Студия Артемия Лебедева, 2005

© Оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2018

* * *

Посвящается моему деду, Герману Архангельскому, с благодарностью за приобщение к традиции управленческого мышления и за вовремя подаренную книгу о Времени «Эта странная жизнь»

От издателей

Книга, которая экономит время, – это книга жизни!


Удивительно, но на этой замечательной книге неплохо заработают все.

Заработает автор, Глеб. Не столько денег, сколько славы и популярности – и много новых благодарных учеников. Заработает издательство – и опять же не столько денег, сколько множество благодарных читателей. И, наконец, заработает каждый читатель. Причем – в отличие от Глеба и издательства – трижды. Сначала он заработает много положительных эмоций: ведь книга написана очень легко, доступно и интересно! Потом, при определенных усилиях над собой, он начнет зарабатывать «временные очки» – сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень много. Это изменения в лучшую сторону – как в личной жизни, так и в карьере. Вы действительно начнете успевать жить и работать!

Один из читателей как-то сказал мне, что мои предисловия к книгам напоминают ему хорошие грузинские тосты – они в меру длинные и интересные. Намек понял, закругляюсь.

Ну… за тайм-драйв!

Игорь Манн,

издательство «Манн, Иванов и Фербер»

Предисловие. Наш капитал времени

Дорогой читатель,

мы все в равном положении перед неумолимым течением времени. Какого бы материального благосостояния мы ни добились, времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200–400 тысяч часов. И самое главное – время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

«Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем – одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей…

Когда мы создавали Тайм-менеджерское сообщество, тема управления временем была мало известна в России. Считалось, что в условиях «широкой русской души» и российского «бездорожья и разгильдяйства» планировать время невозможно.

Мало кто знал о том, что еще в 1926 году существовала лига «Время», распространявшая передовые технологии управления временем; мало кто был знаком с богатой историей отечественного тайм-менеджмента. Опыт участников ТМ-сообщества и корпоративных ТМ-проектов показал: планировать время в России нужно и возможно. Реальные тому примеры вы найдете в книге.

Тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями . Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик – нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели – и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, чего действительно хочешь .

Несколько лет назад в издательстве «Питер» вышла моя монография «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», сейчас выдержавшая уже два издания. Она была первой в России за прошедшие 30 лет не переводной книгой по тайм-менеджменту, обобщившей мои авторские разработки и опыт участников ТМ-сообщества. Многочисленные отклики подвели меня к написанию второй книги, более популярного формата.

Первая книга была «программой-максимум», содержащей все богатство классических и современных ТМ-инструментов, задающей основы и границы тайм-менеджмента как новой дисциплины в управленческой науке. Книга, которую вы держите в руках, – это «программа-минимум». Здесь в максимально простой форме изложены самые необходимые и широко применяемые техники управления личным временем. Как и в первой книге – обязательно на реальных российских примерах.

Необычное название второй книги выбрано не случайно. «Тайм» – хорошо усвоенное русским языком энергичное, технологичное, эффективное «время» западного мира. «Драйв» – так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ассоциирующийся с двумя вещами: управлением, энергичным движением – и, второе значение, ярким удовольствием от того, что делаешь. Как русский язык усвоил эти два корня, так и нам всем, на мой взгляд, стоит научиться энергичному, активному, целеустремленному подходу к нашему времени. Давайте добавим этот энергичный подход, этот «тайм-драйв», к традиционно сильной нашей черте – способности мечтать, творить, ставить высокие цели. И тогда нам не будет равных.

Наш капитал времени невелик. Это касается не только каждого из нас в отдельности, но и всей нации в целом. У нас мало времени – на дворе XXI век, и нам в этом веке нужно многое наверстывать, многому учиться. Перестать переживать о прошлых неудачах, не бояться ставить дерзкие цели – и достигать их. Научиться не только мечтать, что мы умеем хорошо, но и – организованно, целенаправленно воплощать мечты в реальность.

Желаю вам, читатель, найти общий язык с Временем и помочь сделать это вашим близким. Тогда время всех нас всегда будет наполнено тем «драйвом», который делает нашу жизнь яркой и интересной!

Благодарности

Автор благодарит участников Тайм-менеджерского сообщества, которые находились у истоков становления ТМ-темы в новой России и помогали продвижению темы в обществе на самом трудном этапе, в первые пять лет. В особенности:

Ольгу Стрелкову, инициатора создания ТМ-сообщества и ТМ-клуба, давшую массу интеллектуальных и энергетических стимулов и моей первой книге, и «Тайм-драйву»;

Виталия Королева, неизменного идейного вдохновителя ТМ-сообщества с первых дней его существования, «родителя» идеи ТМ-манифеста;

Сергея Козловского и Алексея Бабия – аксакалов и патриархов ТМ-темы в России;

Николая Водолазского, Вадима Иванова, Анну Иванову, Дмитрия Литвака, Александра Мискаряна, Елену Набатову, Николая Павленко, Марию Шарову – активных участников ТМ-сообщества и ТМ-клуба;

Автор благодарит клиентов компании «Организация Времени», чей бесценный опыт теперь может быть доступен другим менеджерам. В особенности инициаторов и руководителей корпоративных ТМ-проектов (в обратном хронологическом порядке):

Викторию Петрову, зам. гендиректора по управлению персоналом, Русский Алюминий;

Александра Селютина, зам. директора Департамента информатизации РАО «ЕЭС России»;

Надежду Попову, менеджера Департамента обучения PricewaterhouseCoopers;

Наталью Беккер, менеджера Корпоративного университета компании «Вимм-Билль-Данн»;

Николая Гордеева, генерального директора ОАО «Ломоносовский фарфоровый завод»;

Эдуарда Фаритова, директора по развитию Группы «Русский Стандарт»;

Елену Лебедеву, начальника отдела обучения, Sbarro;

Александра Малахова, key account executive, Mars;

Валентину Искандарову, директора по развитию Группы компаний «СоюзСнаб»;

Гульмиру Тулешову, начальника Управления мотивации Национального банка Казахстана;

Владимира Нюхлова, зам. гендиректора по информационным технологиям, ОАО «Нижегородский масложировой комбинат»;

Бориса Дьяконова, исполнительного директора ОАО «Банк24.ру»;

Любовь Юлис, коммерческого директора «Comstar – Объединенные ТелеСистемы»;

Марка Федина, президента Mago Smart Phones;

Александра Мондруса, управляющего Группой компаний MC-Bauchemie-Russia.

Отдельная благодарность – тем, кто оказал неоценимую помощь в работе над этой книгой, а именно Игорю Манну и Михаилу Иванову, инициаторам издания книги; Екатерине Краус, социологу телеканала «Россия», руководителю фокус-групп и опросов, внесших существенный вклад в улучшение текста; а также всем их участникам, чьи ценные мысли и обратная связь позволили улучшить первоначальный вариант книги.

Всем вам, друзья и соратники, огромное спасибо за то, что благодаря вам тайм-менеджмент в России развивается – и дает результаты!

Обратная связь

Дорогой читатель, все мы уникальны как личности, действуем в самых разнообразных условиях и обстоятельствах. Поэтому ваш практический опыт внедрения ТМ-техник – бесценен.

Кейсы, ваш опыт практического применения тайм-менеджмента;

Замечания по тексту книги и предложения улучшений;

Предложения по тематике новых глав и разделов.


Пишите мне на e-mail: [email protected] и в «Твиттер» twitter.com/glebarhangelsky .

Любители общения – приходите в мой блог glebarhangelsky.livejournal.com . Участвуйте в дискуссиях, становитесь авторами сайта, вносите свою лепту в повышение культуры отношения к времени в нашем обществе!

И помните наш девиз, который дал название интернет-проекту: Everything Has Room for Improvement! Резервы времени и эффективности есть всегда!

С наилучшими пожеланиями – успевать жить и работать,

Глеб Архангельский

Шаги создания вашей личной системы тайм-менеджмента

Дорогой читатель, перед вами краткий обзор предстоящих глав. Каждой из них соответствует логический шаг в построении личной системы управления временем. В конце каждой главы соответствующий шаг будет детализирован в несколько конкретных рекомендаций.

1. Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь»

В пятницу чаще всего хочется выпить.

В понедельник чаще всего хочется пятницу.

Анекдот.ру


Наш разговор про управление временем мы начнем необычно – с организации отдыха .

Вспомните, дорогой читатель, приходилось ли вам на работе чувствовать себя уставшим и измотанным, потерявшим всякий вкус даже к любимому делу? Если да – вы не одиноки. Это общая проблема в наше время. В японском языке она даже родила специальное слово «кароши» – «смерть от переутомления на работе».

В грамотном личном тайм-менеджменте важно не только количество времени, но и качество. Поэтому стоит задуматься о том, как организован ваш отдых, восстановление вашего энергетического ресурса.

Ритмичный отдых во время рабочего дня

Попробуйте вспомнить: как распределялись ваши перерывы на отдых в течение вчерашнего рабочего дня?

Скорее всего отдых складывался стихийно. Отвлекся на несколько минут на интересную дискуссию в Интернете; позвонил знакомый – поболтал с ним; вышел покурить; закрыл глаза и помечтал; выпил чашечку кофе.

У такого стихийного отдыха есть ряд минусов. В первую очередь – он неритмичен, а человек существо биологическое, привыкшее к различным ритмам. Поэтому первый принцип, которого рекомендую придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня, – ритмичность . Проще говоря: используйте небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени.

Как правило, оптимальный режим – примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно – 10 минут через 1,5 часа. Длительность от часа до полутора – наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы. Вспомните школу и вуз: урок – 45 минут, «пара» – 1,5 часа.

Как бы ни был загружен ваш рабочий день, какой бы аврал ни царил в офисе – все равно выделите эти 5 минут в час. Инвестируйте время в эти пятиминутки отдыха, работа без них крайне неэффективна.

В Группе компаний MC-Bauchemie-Russia тайм-менеджерские семинары проходили по вечерам. На одном из семинаров среди участников состоялся такой диалог:

«Странно, почему-то занятия по английскому также проходят по вечерам, в то же самое время, но устаем на них гораздо сильнее». – «Естественно, на тайм-менеджменте в середине занятия мы обязательно делаем перерыв на 15 минут. А на английском мы работаем все 4 часа подряд без перерывов».

«Максимальное переключение» в отдыхе

Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Но как именно вы отдыхаете в течение рабочего дня, чем наполняете эти пятиминутки, какие сценарии отдыха используете? У каждого из нас обычно есть несколько таких типовых сценариев. Например:

Позвоню знакомому;

Выйду покурю;

Посмотрю что-нибудь интересное в Интернете;

Полью цветы;

Выпью чашку чая.


Давайте попробуем оценить степень «переключения», которую дают разные сценарии, по пятибалльной шкале. Например:

На 1 балл. Оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе (сидя), глядя в тот же компьютер, напрягая тот же интеллект – почитать что-то не по работе в Интернете.

На 2 балла. Оставаясь на том же рабочем месте, отвернувшись от компьютера, поговорить с коллегой на нерабочие темы.

На 3 балла. Дойти до «курилки» и обсудить там рабочие и нерабочие вопросы; выпить чаю с коллегами. Мы сменили местоположение, возможно – сменили темы, которыми «озадачен» наш мозг.

На 4 балла. Выйти из офиса на улицу, полюбоваться на синее небо и зеленые деревья, полностью отключиться от офисной среды.

На 5 баллов. Выйти на улицу, сделать несколько простых упражнений, позволяющих размять суставы, дать отдых уставшим от монитора глазам, полностью забыть обо всех рабочих проблемах.

Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы. Обязательно покиньте рабочее место, сделайте «физкультурную паузу». Если нет возможности выйти на улицу – пройдитесь по коридору. Если работали с людьми – побудьте в одиночестве. Если анализировали цифры – позвоните хорошему знакомому и обсудите что-нибудь эмоционально-приятное. Рекомендую также сделать несколько простых физических упражнений: наклонов, приседаний и т. п. Это прекрасно восстановит ваши силы и энергию для работы!

Известный советский поэт Владимир Маяковский, хорошо знавший и поддерживавший движение научной организации труда, выразил принцип максимального переключения в простом лозунге:


Товарищ, запомни правило простое:
Работаешь сидя –
Отдыхай стоя!

Творческая лень

Говоря об отдыхе, невозможно обойти стороной тему лени. Лень – это далеко не всегда плохо. Часто это нормальная защитная реакция нашего организма. Ее причинами могут быть:

Переутомление, объективная вымотанность организма, растраченность физических, энергетических и эмоциональных ресурсов.

Несоответствие нашего «должен» нашему «хочу» – когда мы тратим время своей жизни на дела, не являющиеся для нас «родными», желанными.

Интуитивное ощущение ненужности выполняемой в данный момент задачи.


Возможна и четвертая причина. Ваше подсознание дает вам сигнал: «Подожди, не суетись, очисти душу от мелких текущих мыслей, дай место рождению чего-то нового». Часто именно в таком состоянии приходят лучшие идеи и творческие озарения.


Правила творческой лени просты:

Если уж лениться, то на 100 %, не пытаясь делать в это время что-то еще, думать, решать проблемы и т. п. Чистая лень – это чистое ощущение полноты бытия и всеобщей гармонии мироздания.

Сознательно принимать решение: «Хочу лениться – и буду это делать». Без колебаний и угрызений совести.

Перед творческой ленью загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени!


При соблюдении этих правил творческая лень станет неиссякаемым источником красивых идей и решений. А также – прекрасным отдыхом и восстановлением сил. Главное, не переборщить и не путать творческую лень с обычной ленью.

Эффективный сон

«Редко удается выспаться!» – часто жалуются участники тайм-менеджерских семинаров. Сон является важнейшим способом отдыха и восстановления сил. Но всегда ли мы грамотно его организуем? Даже не увеличивая количество времени на сон, можно существенно повысить его качество.

Эффективность сна существенно повышают стабильное время отхода ко сну и пробуждения. Ваш организм привыкает к определенному времени, заснуть и проснуться становится легче. Желательно также хорошо проветрить помещение и не есть за несколько часов до сна.

Рекомендую найти и применять оптимальный именно для вас способ переключения в режим сна. Например, в последние полчаса-час перед сном – спокойное чтение, прогулка, музыка, легкие гимнастические упражнения и т. п. Занятие может быть каким угодно, главное, чтобы оно помогло вам разгрузить мозг от дневных забот, переключиться в более медленный ритм.

Продолжительность сна может быть различной, важно определить оптимальную для себя. Как это сделать?

Наш сон состоит из нескольких циклов смены «быстрого» и «медленного» сна. Длительность одного цикла у разных людей отличается и составляет от 1 до 2 часов. Желательно, чтобы общая продолжительность сна была кратна продолжительности одного цикла. Например, если длина вашего цикла 1 час 30 минут, то лучше поспать 7 часов 30 минут, чем 8 часов. Когда длительность сна кратна длительности цикла, человек просыпается с ощущением бодрости, свежести и хорошо восстановленных сил. Понаблюдайте за собой, попробуйте варьировать длительность сна, и вы скоро определите его оптимальную продолжительность для вас.

Опытом планирования режима сна делится маршал Василевский. «…В особо напряженные дни Сталин не раз говорил ответственным работникам Генштаба, что мы обязаны изыскивать в сутки для себя и для своих подчиненных как минимум пять-шесть часов для отдыха, иначе, подчеркивал он, плодотворной работы получиться не может. В октябрьские дни битвы за Москву Сталин сам установил для меня отдых от 4 до 10 часов утра и проверял, выполняется ли это его требование. Случаи нарушения вызывали крайне серьезные и в высшей степени неприятные для меня разговоры. Напряженнейшая работа, а порой и неумение организовать свое время, стремление взять на себя выполнение многих обязанностей зачастую заставляли ответственных работников забывать о сне. А это тоже не могло не сказаться на их работоспособности, а значит, и на деле.

Иногда, возвратившись около четырех часов утра от Сталина, я, чтобы реализовать принятые в Ставке решения, обязан был дать исполнителям или фронтам необходимые указания. Порою это затягивалось далеко за четыре часа. Приходилось идти на хитрость. Я оставлял у кремлевского телефона за письменным столом адъютанта старшего лейтенанта А.И. Гриненко. На звонок Сталина он обязан был докладывать, что я до десяти часов отдыхаю. Как правило, в ответ слышалось: «Хорошо».

(Василевский А.М. Дело всей жизни. В 2 кн. Кн. 1. – М.: Политиздат, 1988.)

Важно организовать не только процесс сна, но и процесс пробуждения. Советую установить в вашем будильнике или мобильном телефоне несколько различных мелодий и с их помощью сделать процесс пробуждения постепенным. Например, вам нужно проснуться в 8:00. Пусть в 7:30 сыграет первая мелодия, приятная и спокойная, на которой вы проснетесь, порадуетесь тому, что вставать еще не нужно, и заснете опять. В 7:45 – что-нибудь более бодрое, возможно, уже со словами, на которые мозг реагирует более активно, чем на мелодию без слов. И в 8:00 – самая радостная и энергичная мелодия, на которой вы окончательно проснетесь, встанете с постели и с удовольствием встретите новый день вашей жизни.

Использование сна в течение рабочего дня

Приходилось ли вам, читатель, клевать носом в послеобеденное время, пытаясь сосредоточиться на важной задаче? Что делать, когда на работе клонит в сон?

Посмотрите на среднестатистический график суточных биоритмов человека.


График суточных биоритмов человека


Считается, что наша работоспособность и активность в течение дня имеет два спада и два подъема (у «жаворонков» выше первый подъем, у «сов» – второй, приходящийся на вечер). Нетрудно заметить, что один из спадов приходится как раз на послеобеденное время.

Самое простое решение проблемы – дневной сон, накрывающий послеобеденный спад биоритмов. Вспомним знаменитую латиноамериканскую сиесту, обязательный сон в послеобеденную жару. Вспомним также британского премьер-министра Уинстона Черчилля, дожившего до 90 лет, несмотря на нездоровый образ жизни и огромный груз забот и ответственности. Его обязательный дневной сон помощники имели право прервать по поводу не меньшему, чем начало войны. Дневной сон был также обязательным элементом распорядка российской Боярской думы до Петра I.

Пример корпоративной организации дневного сна привел участник корпоративного семинара в ОАО «Сибирьтелеком», Новосибирск. «В Китае, в городе Шеньжень, нас привезли на экскурсию на завод телекоммуникационного оборудования. У столов для тестирования оборудования мы обратили внимание на странные приспособления. Оказалось, это откидывающиеся складные койки, вделанные в столы. Обед для рабочих длится два часа, из которых час официально выделяется на сон».

Как быть, если у вас еще нет своего кабинета с удобным кожаным диваном и вы не можете позволить себе полноценный дневной сон?

Книга, которая экономит время, – это книга жизни!

Удивительно, но на этой замечательной книге неплохо заработают все.

Заработает автор, Глеб. Не столько денег, сколько славы и популярности – и много новых благодарных учеников. Заработает издательство – и опять же не столько денег, сколько множество благодарных читателей. И, наконец, заработает каждый читатель. Причем – в отличие от Глеба и издательства – трижды. Сначала он заработает много положительных эмоций: ведь книга написана очень легко, доступно и интересно! Потом, при определенных усилиях над собой, он начнет зарабатывать «временные очки» – сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень много. Это изменения в лучшую сторону – как в личной жизни, так и в карьере. Вы действительно начнете успевать жить и работать!

Один из читателей как-то сказал мне, что мои предисловия к книгам напоминают ему хорошие грузинские тосты – они в меру длинные и интересные. Намек понял, закругляюсь.

Ну… за тайм-драйв!

Игорь Манн

Издательство «Манн, Иванов и Фербер»

Посвящается моему деду, Герману Архангельскому, с благодарностью за приобщение к традиции управленческого мышления и за вовремя подаренную книгу о Времени «Эта странная жизнь»

Предисловие наш капитал времени

Дорогой читатель,

мы все в равном положении перед неумолимым течением времени. Какого бы материального благосостояния мы ни добились, времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200–400 тысяч часов. И самое главное – время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

«Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем – одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей…

Пять лет назад, когда мы создавали Тайм-менеджерское сообщество, тема управления временем была мало известна в России. Считалось, что в условиях «широкой русской души» и российского «бездорожья и разгильдяйства» планировать время невозможно. Мало кто знал о том, что еще в 1926 году существовала лига «Время», распространявшая передовые технологии управления временем; мало кто был знаком с богатой историей отечественного тайм-менеджмента. Опыт участников ТМ-сообщества и корпоративных ТМ-проектов показал: планировать время в России нужно и возможно. Реальные тому примеры вы найдете в книге.

Тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями . Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик – нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели – и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, чего действительно хочешь .

Несколько лет назад в издательстве «Питер» вышла моя монография «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», сейчас выдержавшая уже два издания. Она была первой в России за прошедшие 30 лет не переводной книгой по тайм-менеджменту, обобщившей мои авторские разработки и опыт участников ТМ-сообщества. Многочисленные отклики подвели меня к написанию второй книги, более популярного формата.

Первая книга была «программой-максимум», содержащей все богатство классических и современных ТМ-инструментов, задающей основы и границы тайм-менеджмента как новой дисциплины в управленческой науке. Книга, которую вы держите в руках, – это «программа-минимум». Здесь в максимально простой форме изложены самые необходимые и широко применяемые техники управления личным временем. Как и в первой книге – обязательно на реальных российских примерах.

Необычное название второй книги выбрано не случайно. «Тайм» – хорошо усвоенное русским языком энергичное, технологичное, эффективное «время» западного мира. «Драйв» – так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ассоциирующийся с двумя вещами: управлением, энергичным движением – и, второе значение, ярким удовольствием от того, что делаешь. Как русский язык усвоил эти два корня, так и нам всем, на мой взгляд, стоит научиться энергичному, активному, целеустремленному подходу к нашему времени. Давайте добавим этот энергичный подход, этот «тайм-драйв», к традиционно сильной нашей черте – способности мечтать, творить, ставить высокие цели. И тогда нам не будет равных.

Наш капитал времени невелик. Это касается не только каждого из нас в отдельности, но и всей нации в целом. У нас мало времени – на дворе XXI век, и нам в этом веке нужно многое наверстывать, многому учиться. Перестать переживать о прошлых неудачах, не бояться ставить дерзкие цели – и достигать их. Научиться не только мечтать, что мы умеем хорошо, но и – организованно, целенаправленно воплощать мечты в реальность.

Желаю вам, читатель, найти общий язык с Временем и помочь сделать это вашим близким. Тогда время всех нас всегда будет наполнено тем «драйвом», который делает нашу жизнь яркой и интересной!

Благодарности

Автор благодарит участников Тайм-менеджерского сообщества, которые находились у истоков становления ТМ-темы в новой России и помогали продвижению темы в обществе на самом трудном этапе, в первые пять лет. В особенности:

Ольгу Стрелкову, инициатора создания ТМ-сообщества и ТМ-клуба, давшую массу интеллектуальных и энергетических стимулов и моей первой книге, и «Тайм-драйву»;

Виталия Королева, неизменного идейного вдохновителя ТМ-сообщества с первых дней его существования, «родителя» идеи ТМ-манифеста;

Сергея Козловского и Алексея Бабия – аксакалов и патриархов ТМ-темы в России;

Николая Водолазского, Вадима Иванова, Анну Иванову, Дмитрия Литвака, Александра Мискаряна, Елену Набатову, Николая Павленко, Марию Шарову – активных участников ТМ-сообщества и ТМ-клуба;

Автор благодарит клиентов компании «Организация Времени», чей бесценный опыт теперь может быть доступен другим менеджерам. В особенности инициаторов и руководителей корпоративных ТМ-проектов (в обратном хронологическом порядке):

Викторию Петрову, зам. гендиректора по управлению персоналом, Русский Алюминий;

Александра Селютина, зам. директора Департамента информатизации РАО «ЕЭС России»;

Надежду Попову, менеджера Департамента обучения PricewaterhouseCoopers;

Наталью Беккер, менеджера Корпоративного университета компании «Вимм-Билль-Данн»;

Николая Гордеева, генерального директора ОАО «Ломоносовский фарфоровый завод»;

Эдуарда Фаритова, директора по развитию Группы «Русский стандарт»;

Елену Лебедеву, начальника отдела обучения, Sbarro;