Матрица управления временем. Матрица Эйзенхауэра — эффективный метод тайм-менеджмента

— Управление временем Бенджамина Франклина
— Матрица управления временем Стивена Кови
— GTD Дэвида Аллена

Система Франклина работает по принципу «от большего к меньшему». Система «утверждает», что каждое действие человека должно быть согласовано с его жизненными ценностями и направлено на осуществление глобальной жизненной цели.

Для того чтобы путь к намеченной цели был более легким и быстрым, главную задачу делят на небольшие подзадачи, а их, в свою очередь, разделяют на несколько мелких заданий. Иными словами, система Б. Франклина построена по типу пирамиды, в нижней части которой располагаются жизненные принципы и глобальные цели, а в средней и верхней - долгосрочные и краткосрочные планы по достижению этих целей.

1-я ступень пирамиды.
«Строительство» пирамиды начинается с основания. Именно от основания и будут зависеть все дальнейшие действия. На данном этапе следует определиться с жизненными принципами: обозначить свои ценности, разобраться, с тем, что важно, а что - не очень.

2-я ступень пирамиды.
Следующий этап напрямую зависит от предыдущего. Исходя из выбранных ценностей, человеку следует поставить перед собой конкретную цель. Самую большую и самую главную. Цель, к которой он будет стремиться последующие несколько лет или даже десятилетий.

3-я ступень пирамиды.
3-я ступень пирамиды будет «возведена» тогда, когда вы составите генеральный план. В рамках системы Франклина под «генеральным планом» подразумевается общий план по достижению глобальной цели. Особенностью данного плана можно назвать отсутствие временной составляющей: в генеральном плане прописываются исключительно действия, а вот время их выполнения не указывается.

4-я ступень пирамиды.
Теперь самое время приступить к составлению долгосрочных планов - планов на ближайшую пятилетку. Этот план составляется с указанием конкретных дат реализации. Причем очень важно выставлять не абстрактную дату (например, «в этом году»), а четко прописывать сроки (например, «с сентября по ноябрь» n-го года).

Указание конкретного срока ускорит приближение к цели. Человек по своей природе довольно ленив и, «забыв» указать конкретный срок, вы будете постоянно откладывать выполнение задачи и переносить ее реализацию на более поздний срок.

Постарайтесь сопоставить каждый пункт долгосрочного плана с пунктом генерального. Вы должны точно знать, к реализации какого пункта генерального плана вы приближаетесь, стараясь выполнить конкретный пункт долгосрочного плана.

Вносить коррективы в долгосрочные планы желательно каждые 4-6 месяцев.

5-я ступень пирамиды.
На данном этапе будет необходимо заняться составлением краткосрочных планов. Такие планы могут быть рассчитаны, как на несколько месяцев, так и на несколько недель. Каждый пункт краткосрочного плана должен «подчиняться» какому-либо из пунктов долгосрочного.

Краткосрочным планам, также, как и долгосрочным, требуются четкие сроки исполнения, только тогда их составление будет не пустой тратой времени.

Пересматривать краткосрочные планы необходимо довольно часто. Желательно перечитывать (и вносить изменения в случае надобности) в краткосрочные планы 2 раза в месяц.

6-я ступень пирамиды.
На последнем заключительном этапе вам придется заняться составлением ежедневных планов. Планы на каждый день будут напрямую зависеть от краткосрочных планов, которые вы разработали, «взбираясь» на предыдущую ступень.

Желательно, чтобы каждый пункт плана имел четкие временные рамки. Например: «Занятия вокалом с преподавателем с 10.00 до 17.00».
Составлять план на день лучше накануне вечером. В течение дня план можно и нужно корректировать.

— Матрица управления временем Стивена Кови

Виды деятельности, согласно матрице Стивена Кови, условно делятся на важные и срочные. Срочные дела обозначают маркером «сейчас». Это действия, требующие внимания и времени. Иногда они могут быть направлены на приобретение удовольствия, создание атмосферы занятости. Но, по сути, такие действия не всегда важны и могут не вести к достижению запланированных целей.

Результаты наших действий напрямую зависят от важных дел. Важными называют дела, которые помогают в осуществлении поставленных целей. Такие занятия иногда кажутся несрочными, но требуют особого внимания и незамедлительных действий.

Важными называют дела, которые помогают в осуществлении поставленных целей. Стивен Кови обращает внимание на то, что, начиная любое дело, обязательно нужно представлять конечную цель. Если этого не сделать, понятия «срочно» и «важно» легко перепутать, тем самым ставя преграды на пути реализации замысла.

Квадрат 1.
Содержит дела, срочные и важные одновременно. В основном это кризисы и проблемы, с которыми приходится сталкиваться в жизни. Такие трудности поглощают жизненную энергию человека и заставляют уйти от неурядиц к неважным и несрочным делам, которые заполнят свободное время, однако никакой пользы не принесут.

Результатом таких действий являются стресс, перенапряжение, вечная борьба, что абсолютно несовместимо со счастливой и успешной жизнью.

Квадрат 2.
Включает в себя прояснение ценностей, укрепление отношений с близкими и важными людьми, долгосрочное планирование действий, восстановление сил для достижения целей и поиска новых возможностей. Такие дела являются важными, но часто откладываются в долгий ящик, поскольку считаются несрочными.

Данный квадрат оказывается самым эффективным потому, что дает результат, нацеленный на реализацию перспектив. Если тратить большую часть времени на осуществление вышеописанных действий, существует вероятность стать успешным человеком.

Результатом выполнения действий из 2-го квадрата является удовлетворенность жизнью, дисциплинированность, появление перспективы. Это ключ к управлению собственной жизнью.

Квадрат 3.
К этому квадрату относятся ежедневные помехи, которые ложно считаются срочными. Сюда же включается реализация чужих желаний, если она опережает в важности дела из квадрата 2.

Освободившись от неважных занятий из этого сектора, стоит уделить свободное время квадрату 2, так как результатом упора на 3-й сектор является неразумная жертвенность, ложное представление о бессмысленности планов и целей.

Квадрат 4.
Его считают сектором деградации, ведь данный квадрат содержит в себе неважные и несрочные дела. Сюда включают повседневные мелочи, отвлекающие внимание человека от реально важных дел, а также бессмысленное времяпровождение и зависимость от каких-либо дел (компьютерные игры, просмотр ТВ).

Вместо личностного развития человек теряет время, накапливает негативные эмоции и разрушает собственную жизнь бездействием и безответственным отношением к бытию.

Возможно, вас заинтересует статья « «.

— GTD Дэвида Аллена

Если постараться описать метод Дэвида Аллена одним предложением, то можно сказать, что основная его рекомендация – максимально использовать современные технические инструменты для целей планирования и . Это не отобразит всю суть GTD, но позволит сложить представление хотя бы о части техники.

Действительно, система тайм-менеджмента Д. Аллена известна, в первую очередь, своими техническими «уловками» (система «43 папки», применение специального компьютерного ПО и канцелярских предметов), целью которых является упрощение управления проектами. О некоторых практичных инструментах GTD мы поговорим в следующем уроке, здесь же приведём общую характеристику техники.

Ещё до создания теории автор был уверен, что сама организация работы никогда не должна занимать времени больше самой работы. Поэтому в основу системы и легло убеждение, что максимальные усилия нужно прикладывать к практическому выполнению задания, а не помнить всё, что нужно сделать. «Помнить» будут предложенные Алленом инструменты, а человек будет лишь выполнять работу.

Getting Things Done (GTD) берёт свое начало с публикации одноименной книги (2002). Сегодня это чёткая, детальная, пошаговая методика повышения личной эффективности, пользующаяся огромным спросом. Взгляды Д. Аллена выходят за рамки традиционного тайм-менеджмента, хотя много его советов как раз таки направлены на «приведение дел в порядок», избавление от рабочей неразберихи и хаоса.

В отличие от С. Кови, автор GTD считает главным не выделять приоритеты, а контролировать процесс выполнения задач и, на основе результатов, строить видение будущего. Очевидно, что это диаметрально противоположно принципу пирамиды Франклина, ведь Аллен предлагает заканчивать глобальными планами, а не начинать с них. Для достижения успеха в данном отношении он предлагает применять 3 самостоятельные модели:

1) Управление рабочим процессом подразумевает контроль над всеми обязанностями и задачами и реализуется через 5 этапов: сбор, обработка, организация, обзор, действия;

2) 6-уровневая модель обзора работы для видения перспектив (текущие дела, текущие проекты, круг обязанностей, ближайшие годы (1-2 года), пятилетняя перспектива (3-5 лет), жизнь);

3) Естественный метод планирования (определение цели и принципов, виденье желаемых результатов, мозговой штурм, организация, определение следующего конкретного действия).

Несомненным преимуществом GTD как системы управления временем является то, что она наиболее целостная, предлагающая готовый набор инструкций, следуя которым можно «привести дела в порядок». Д. Аллен также предлагает много практических инструментов, способствующих этому.

С другой стороны, GTD требует жёсткой самодисциплины и постоянной работы над поддержанием личной системы в актуальном состоянии. К тому же, есть мнения, что она не совсем подходит для людей творческих профессий.

Так, специалист в области тайм-менеджмента А. Капуста считает, что эта система идеально вписывается в работу тех, у кого она носит более линейный характер, например, в сфере продаж. Там человек ежедневно вынужден делать сотни звонков, получать множество электронных писем, и без соответствующей организации ему достаточно сложно со всем этим справиться. Но в творческой работе последовательность заданий не всегда приоритетна, а строгость оставляет мало места для новаторства.

Материал подготовлен Дилярой специально для сайт

Таким образом, С. Кови выделяет в управлении временем следующие недостатки:

неспособность верно расставлять приоритеты;
неспособность или нежелание организовывать себя на основе этих приоритетов;
недостаточная дисциплинированность, чтобы действовать на основе приоритетов.

1. Прием целеполагания (четкие формулировки целей). Дифференциация на краткосрочные и долгосрочные, большие и малые цели.

2. Учет планов и индивидуальных биоритмов человека.

3. Эффективное использование времени ожидания (в общественном транспорте, в очереди, в пробках).

4. Многие документы, схемы, материалы можно фотографировать, а не переписывать. Неплохо бы завести «Тетрадь для всего», поскольку заметки на бумажках часто теряются.

5. Создавать сеть контактов (NETWORKING).

Таким образом, максимально конкретная постановка целей и задач, краткосрочное ежедневное планирование, учет использованного времени и оценка эффективности помогут успешно претворять в жизнь практически любые планы.

Наиболее популярной в мире является методика «Getting Things Done », которую предложил американец Дэвид Аллен. Ее основная идея – перестать хранить дела «в голове», а вести их учет, составляя так называемые «ToDo -списки ». Как только индивид получает задачу на исполнение, он должен ее тут же поместить «в корзину» – временное хранилище информации. Корзиной может быть как реальный лоток для бумаг, так и просто блокнот для записи поступающих дел. Основная идея «корзин» – не упустить полезную информацию и получаемые задачи. Согласно данной методике, «корзины» необходимо регулярно «разгребать». Во время этого процесса каждый элемент корзины рассматривается и может переноситься в «ToDo-списки», в календарь, перепоручаться или просто удаляться. Автор также предлагает организовывать задачи в проекты по принципу системной иерархии. Каждую задачу можно детализировать, разбивая ее на более мелкие шаги. Также Getting Things Done вводит понятие контекстного планирования, существующего в привязке людям, местам и событиям. Например, некоторые задачи могут быть выполнены только на работе или, наоборот, только дома. Группируя дела по контексту «Телефон» можно сразу составить список телефонных звонков. Методика Getting Things Done очень строго относится к планированию, но очень подробно расписывает систему тайм-менеджмента, включая туда и основы управления персональной информацией.

На Западе большую популярность набирает методика Марка Форстера «Автофокус». Она представляет собой скорее не систему организации задач, а способ их выполнения. Суть первой версии «Автофокуса» заключается в составлении списка всех дел на нескольких страницах, которые просматриваются друг за другом. Как только на странице обнаруживается задача, которая выделяется по ощущениям как дело, которое хочется сделать, то она выполняется. Если задача при этом не завершается до конца, то она вычеркивается и дописывается в конец списка. Работа на странице продолжается до тех пор, пока задачи не перестанут выделяться. Оставшиеся задачи вычеркиваются из списка. Таким образом, прорабатываются все страницы. Данная технология позволяет выполнять те дела, которые действительно хочется сделать, да и какая-либо задача кажется более легкой, если необходимо совершить выбор между ней и оставшимися задачами. Система позволяет найти баланс между рациональностью и интуицией и хорошо подходит тем людям, которые не любят заранее расписывать крупные планы. Как отмечает автор, многие так увлекаются выполнением задач из списка, что им сложно бывает остановиться. Сторонники данной методологии стараются ее постоянно улучшать, и на данный момент у нее уже есть четыре версии. При этом в разных версиях суть системы остается такой же, немного меняется только алгоритм отбора задач. «Автофокус» не связывается с жизненными целями, но предлагает очень подробный и четкий алгоритм оперативного тайм-менеджмента.

Таким образом, мы видим, что существует множество разнообразных методик организации времени. Они не являются взаимоисключающими и при желании можно использовать комбинации различных методов, выбирая наиболее удобную и подходящую для индивида систему тайм-менеджмента,

С развитием информационных технологий появляется все больше способов вести гибкие, быстрые и удобные системы личного тайм-менеджмента. При этом развитие интернет-сервисов, а также популярность сверхтонких клиентов (программ, работающих через браузер) приводит к тому, что количество он-лайн средств уже обгоняет количество отдельно устанавливаемых на компьютер программ. Таким образом, при формировании собственного комплекта инструментальных средств можно использовать реальные предметы (блокноты, лотки для бумаг), интернет-сервисы и работающие независимо от наличия сети программы. Бумажные средства, прежде всего, удобны своей простотой, понятностью и осязаемостью. Например, каждый прожитый день может выражаться отдельным листиком в ежедневнике, и форма записи может быть практически любой – все зависит от того, что способна нарисовать рука. Также большими достоинствами реальных инструментов являются независимость от энергообеспечения, минимальное время на обучение и нетребовательность к техническим навыкам. С другой стороны, программы и интернет-сервисы при должном умении и правильном подборе электронных инструментов под свои нужды открывают огромные возможности. Например, перенос встреч, дел или других событий происходит за считанные секунды и не требует стираний и зачеркиваний строк в ежедневнике. Программы для ведения списка дел дают возможность создать иерархию задач, а потом проводить необходимые выборки из созданной базы. Например, можно расписать пошагово все свои текущие проекты, ставя их в зависимость от жизненных целей, а потом из этого списка вывести только дела на сегодня или задачи, требующие звонка по телефону. В интернете уже достаточно много сайтов, которые дают возможность управлять одним из самых важных элементов тайм-менеджмента – списком дел. Есть как и сервисы с большой функциональностью, полностью отвечающей методике GTD, так и совсем простые, но, зато, очень удобные в использовании. Также набирают оборот проекты, реализующие отдельные инструменты самомотивации или организации времени. При этом они предлагают некоторые дополнительные вкусности, которые не могут дать оффлайн-программы или бумажные средства. Например, сайт worktrek.com позволяет не только вести календарик-пинарик (средство для повышения ощущаемости каждого прожитого дня), но и смотреть усредненную статистику по всем пользователям. Проект для ввода регулярных дел в привычку advirtus.com помимо предоставления своей основной функции вносит и интересный социальный инструмент – возможность участвовать в общем рейтинге и брать себе задания, созданные другими пользователями. Достоинством отдельно устанавливаемых программ является отсутствие необходимости в доступе к Интернету. Также они позволяют лучшие графические возможности, а, зачастую, и более быстрый и удобный интерфейс. Например, программа для ведения списка дел MyLife Organized предоставляет огромные функциональные возможности, которыми не может похвастаться ни один онлайн-сервис, но, при желании, ненужные элементы можно просто спрятать. Большим недостатком современных технических средств тайм-менеджмента можно назвать слабую мобильность. Но многие программы и сервисы уже имеют упрощенные версии для мобильных телефонов, а также при необходимости дают возможность быстро и просто распечатывать материалы. В целом, глядя на развитие электронных инструментов, можно сказать, что они уже позволяют разным социотипам сделать выбор наиболее удобных для себя средств и если не полностью, то хотя бы частично уйти от традиционного бумажного планирования, выиграв при этом в скорости, возможностях и удобстве.

2.6. Механизм целеполагания как индивидуальный
стратегический выбор.

Целеполагание - процесс моделирования результата еще не осуществленной деятельности , представленной чаще всего образом, мысленной моделью будущего продукта, качественными или количественными характеристиками, или системой знаков и понятий.Целеполагание выполняет побудительную, познавательную, управляющую функции . Сам акт целеполагания включает в себя:

Диагностику, прогноз и проектирование, которые в совокупности обеспечивают понимание и определение цели деятельности; анализ объективных возможностей в реализации намечаемой цели;

Выбор форм, методов и средств с учетом общих, особенных и индивидуальных свойств субъекта;

Составление программы предстоящей деятельности.

При этом целеполагание происходит в условиях псевдосвободы выбора цели (Коган, 1999). Согласно этому принципу, в процессе целеполагания субъект обладает выбором текущих и стратегических целей, который ограничен как внешними, так и внутренними причинами. Причем эта ограниченность не всегда им осознается .

Важным моментом целеполагания в условиях псевдосвободы выбора является понимание этого процесса как несводимого к исключительно рациональной деятельности , опирающейся на достоверное знание. Только взаимосвязь рационального и эмоциального позволяет осуществлять деятельность в условиях неполной определенности. Причем чем больше неопределенность, тем большее значение имеет эмоциональная составляющая.

Целеполагание до настоящего времени относится к классу слабоструктурированных задач, решение которых в большинстве случаев обеспечивается неформальными методами, а эффективность зависит от квалификации исследователя, его интуиции, объема имеющейся в его распоряжении информации по рассматриваемой проблеме и возможности ее обработки в полном объеме.

Способность строить модели субъективного будущего в образах является определяющим свойством воображения . Именно воображение и расчет являются тем инструментарием , с помощью которого субъект строит прогноз развития ситуации , анализ которой, собственно, и позволяет ему сделать выбор . Другими словами, процесс мыследеятельности человека и, в частности, целеполагание принципиально не алгоритмизируется, благодаря чему человек способен действовать в неполностью определенных условиях .

Одним из важных моментов достижения успеха является . Первые попытки в этом направлении состояли в его систематизации посредством памяток, календарей и ведения дневников. В процессе эволюции люди пришли к выводу о необходимости правильной расстановки приоритетов. Сегодня перед обществом стоит задача эффективного управления самим собой для достижения поставленных целей и результатов. Более подробно суть такого метода раскрыл эксперт по менеджменту Стивен Кови. Матрица управления временем Стивена Кови стала поистине новаторским открытием. О ней и пойдет речь в этой статье.

Общие сведения

Виды деятельности, согласно матрице Стивена Кови , условно делятся на важные и срочные. Срочные дела обозначают маркером «сейчас». Это действия, требующие внимания и времени. Иногда они могут быть направлены на приобретение удовольствия, создание атмосферы занятости. Но, по сути, такие действия не всегда важны и могут не вести к достижению запланированных целей.

Важными называют дела, которые помогают в осуществлении поставленных целей.

Стивен Кови обращает внимание на то, что, начиная любое дело, обязательно нужно представлять конечную цель. Если этого не сделать, понятия «срочно» и «важно» легко перепутать, тем самым ставя преграды на пути реализации замысла.

Суть матрицы времени

Визуальный образ матрицы времени Стивена Кови можно посмотреть . Далее рассмотрим каждую составляющую в отдельности.

Квадрат 1

Содержит дела, срочные и важные одновременно. В основном это кризисы и проблемы, с которыми приходится сталкиваться в жизни. Такие трудности поглощают жизненную энергию человека и заставляют уйти от неурядиц к неважным и несрочным делам, которые заполнят свободное время, однако никакой пользы не принесут.

Квадрат 2

Включает в себя прояснение ценностей, укрепление отношений с близкими и важными людьми, долгосрочное планирование действий, восстановление сил для достижения целей и поиска новых возможностей. Такие дела являются важными, но часто откладываются в долгий ящик, поскольку считаются несрочными.

Квадрат 3

К этому квадрату относятся ежедневные помехи, которые ложно считаются срочными. Сюда же включается реализация чужих желаний, если она опережает в важности дела из квадрата 2.

Квадрат 4

Его считают сектором деградации, ведь данный квадрат содержит в себе неважные и несрочные дела. Сюда включают повседневные мелочи, отвлекающие внимание человека от реально важных дел, а также бессмысленное времяпровождение и зависимость от каких-либо дел (компьютерные игры, просмотр ТВ).

Достоинства метода

Достоинства данного способа управления временем будут видны лишь тогда, когда будут приложены усилия для достижения целей, и заключаются они в следующем:

Кови ориентирован не на вещи (в отличие от предыдущих поколений), а на людей. Личностное развитие и отдых занимают в этой теории значимое место.
В организации собственного времени за основу берутся главные ценности человека, его жизненные ориентиры и интересы, а не только достижение материального достатка.
Каждый день проводится осмысленно благодаря заранее поставленным целям и планам.
Еженедельное планирование собственного времени помогает организовать собственный быт, сделать его осознанным и полезным.

Тайм-менеджмент Кови ориентирован не на вещи (в отличие от предыдущих поколений), а на людей. Личностное развитие и отдых занимают в этой теории значимое место.

Таким образом, управление временем 4-го поколения ориентировано на социальные взаимоотношения и положительный результат.

Матрица Стивена Кови представляет собой целую систему, знать и понимать которую недостаточно для того, чтобы достичь положительных результатов. Только приложив усилия и сделав опору на действия из квадрата 2, человек сможет добиться поставленных целей. Ведь известно, что от 20% усилий зависит 80% результата.

Главное внимание главным вещам – вот суть эффективной деятельности и успешной жизни. Почти все мы чувствуем, что разрываемся на части между тем, что мы хотим делать, и требованиями, предъявляемыми нам со стороны многочисленными внешними обстоятельствами. Всем нам приходится решать множество неотложных проблем и повседневных мелких дел, которые держат нас в постоянном напряжении и истощают нашу нервную систему. Та внутренняя борьба, которую мы ведем за то, чтобы главное сделать главным, характеризуется контрастом между двумя стимулами, направляющими нас на нашем пути: «часами» и «компасом». «Часы» олицетворяют наши обязательства, задачи, графики, цели, конкретные дела – все то, что необходимо выполнить к определенному сроку. «Компас» же – это наше мировоззрение, ценности, наше предназначение, наша совесть, все то, что определяет направление нашего движения по жизни, то, что нам кажется главным, то, как мы руководим своей жизнью. Наша внутренняя борьба обостряется, когда мы ощущаем разницу между «часами» и «компасом», когда наша деятельность не способствует тому, что мы считаем главным в своей жизни.

В качестве фильтра для определения приоритетов можно использовать матрицу управления временем по Стивену Кови. Этот инструмент состоит из четырех секторов, которые помогают не забывать о главном в нашей жизни.

Рассмотрим параметры дел (заданий), на основании комбинации которых формируются секторы:

ВАЖНО
- Дела, связанные с вашей Миссией и стратегическими целями
- Дела, дающие глубокое удовлетворение
- Дела, поддерживающие и развивающие вашу жизнь
НЕ ВАЖНО
- Дела, не дающие долгосрочных результатов
- Дела, умаляющие значение вашей жизни
СРОЧНО
- Дела, требующие немедленного внимания
НЕ СРОЧНО
- Нет неотложных (немедленных) сроков

ВСЕГДА СПРАШИВАЙТЕ СЕБЯ!

Действительно ли это «важно», или только «срочно»?
Делаю ли я это …
- … потому что я действительно этого хочу?
- … по привычке, по необходимости?
Созидаю ли я свою жизнь, или просто выживаю?
Что в итоге достигнуто?
- Расписание (процесс) или результаты
- События или отношения
- Достижения или сбалансированная жизнь

Как видно из матрицы, виды нашей деятельности определяются двумя факторами: срочным и важным.

Срочное – то, что требует немедленного внимания. Это то, что можно обозначить словом «Сейчас!». Срочные дела обычно видимы. Они давят на нас, требуют действий. Часто они общеизвестны. Часто они приятны, несложны, делать их одно удовольствие. И очень часто они оказываются не важными.

Важное, с другой стороны, имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ваши ценности и ваши важнейшие цели.

Мы реагируем на срочное, мы по отношению к нему реактивны.

Важные и не срочные дела требуют от нас большей инициативы, большей проактивности. Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить результат.

Сектор I одновременно срочный и важный. Наши дела из этого сектора связаны с «кризисами» и «проблемами». У каждого из нас в жизни есть какое-то количество дел, относящихся к сектору I. Однако многие люди оказываются полностью им поглощенными. Когда вы сосредотачиваетесь на секторе I, он становится все больше и больше, до тех пор, пока не накроет вас целиком, как огромная волна.Некоторые люди изо дня в день оказываются в таком состоянии и истощают свои ресурсы. Единственное облегчение они видят в бегстве к делам из сектора IV.

Есть люди, которые значительную часть времени тратят на срочный, но не важный сектор III, думая, что пребывают в секторе I, большую часть времени они тратят, реагируя на срочное, считая, что это также и важное. Но в действительности срочность этих дел часто основана на приоритетах и ожиданиях других людей..

Люди эффективные держатся в стороне от секторов III и IV. При этом эффективные люди уменьшают размер сектора I, проводя больше времени в секторе II. Сектор II – это сердце эффективного персонального управления. Эффективные люди мыслят не проблемами, они мыслят возможностями. Они мыслят упреждающе.

Необходимо научиться говорить «НЕТ» делам из секторов III и IV и этот ресурс времени использовать для планирования и выполнения дел из сектора II (сектора качества)
За счет перераспределения времени в пользу сектора II и включения режима опережающего управления, постепенно уменьшать объем кризисных ситуаций в секторе I .

Недостатки методов тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент сейчас очень популярен и многие компании тратят большие деньги, пытаясь обучить ему своих сотрудников, чтобы те за меньшее время успевали делать все больше и больше. Это вызвано общим возрастанием темпа жизни и работы. Тем не менее, стопроцентной гарантии успеха только тайм-менеджмент (без построения системы работы компании в целом и системы мотивации) дать не может по двум основным причинам. Первая - а потому что каждый из существующих методов наряду со своими преимуществами имеет и серьезные недостатки, о которых даже специалисты задумываются нечасто. Вторая – управлять своим собственным временем может прежде всего сам человек, и, если он не захочет – ничего не получится, какой бы совершенной ни была вся система в целом. В чем же заключаются минусы так популярного сегодня направления менеджмента?

Тайм-менеджмент делится на два основных направления: личный и корпоративный. Поскольку корпоративный тайм-менеджмент пока еще до конца не разработан как в нашей стране, так и за рубежом (имеются отдельные системы, такие как Кайзден, где снижение издержек происходит за счет экономии любых ресурсов, в том числе и времени), в данной статье мы остановимся прежде всего на системах управления собственным временем, которым посвящены практически все имеющиеся на сегодняшний день книги по данному направлению менеджмента.

Виды тайм-менеджмента по Стивену Кови:

Согласно книге Стивена Кови «Главное время - главным вещам» подходы к управлению временем можно разделить на четыре поколения:

Первое поколение сосредоточено на памятках и списках.
Второе поколение - на планировании и подготовке.
Третье поколение - на планировании, расстановке приоритетов и контроле.
Четвертое поколение - основанное на жизненных принципах и новом взгляде на жизнь в целом.

Несмотря на то, что Стивен Кови считал первые три поколения уже отжившими свой век, однако они живы и поныне - их вовсю используют как в тренингах, так и в консалтинге. Многие люди упорно хотят верить в то, что где-то существует, например, идеальный органайзер, компьютерная программа, методика. Стоит только найти их и приобрести – и вот она, волшебная пилюля, решающая все проблемы. Обычно люди очень расстраиваются, узнав, что этого средства не существует, но через некоторое время возобновляют свои поиски.

1. Записывание планов

До сих пор на рынке бизнес-тренингов и в книжных магазинах можно найти материалы, сосредоточенные в основном на том, как записывать свои дела в ежедневники как навести порядок, например, на рабочем столе. За умеренную плату людям предлагают очередное «чудодейственное» средство, способное наконец-то организовать их жизнь. Однако… чаще всего чудо, увы, не наступает. Outlook, безусловно, помогает справиться с некоторыми проблемами, особенно, если его использовать в корпоративном формате, когда любой сотрудник может дистанционно познакомиться с расписанием его коллег (при условии, что это разрешено внутрикорпоративными правилами). Современные средства связи помогают совмещать расписания разных людей дистанционно (достаточно просто выйти в Интернет). Все это очень удобно. Однако не решает проблему. Если человек планирует больше, чем может сделать, то рано или поздно система начинает «давать сбои».

Еще хуже обстоят дела со специальными бумажными ежедневниками. Купив дорогой солидный аксессуар в обложке из натуральной кожи, люди обычно оставляют его на полке, потому что носить постоянно с собой вещь весом в два килограмма практически нереально.

Гораздо практичнее купить обычный ежедневник (если вы не пользуетесь электронными средствами) в самом обыкновенном канцелярском магазине, чтобы он максимально соответствовал вашим потребностям.

Решение проблемы, как мне представляется, не просто в записывании планов и попытке впоследствии «сделать всё», а в том, чтобы изменился сам подход человека к планированию, при котором он не просто делает то, что «подвернется», а сознательно создает систему собственной работы, ежедневно отсекая какие-то дела или передавая их на исполнение другим людям.

2. Поведенческое направление

Книги и тренинги, сосредоточенные на улучшение поведенческих навыков, полны советами вроде «126 способов борьбы с телефоном» и т.д. Безусловно, освоение ряда навыков, таких как слепая десятипальцевая машинопись, владение иностранным языком, скорочтение, курсы по усилению способностей к запоминанию и рисование ментальных карт, очень полезно. Однако, если нет цели и приоритетного направления, если человек (или компания) не может ответить на вопрос «Как и где ему пригодится этот навык?», то в итоге результат достигнут не будет.

На новый уровень человека могут поднять такие навыки, как планирование, расстановка приоритетов, умение сказать «нет» в нужный момент, умение грамотно общаться с коллегами. Однако количество задач в современном офисе стремительно растает, а поток информации постоянно усиливается, поэтому просто планированием задачу управления временем не решить.

Рекомендация по данному направлению планирования - не просто предвидеть, что надо сделать и улучшать свои навыки, но и уметь жестко отсекать лишнее, не пытаясь до бесконечности работать над силой воли (это чревато возникновением синдрома профессионального выгорания).

3. Создание системы шагов (стратегии)

Этот метод тайм-менеджмента нацелен на обретение контроля над жизнью. Дэвид Аллен в книге «Как привести дела в порядок» предлагает последовательность шагов, которая может снизить уровень стресса и создать иллюзию спокойствия. Действительно, от применения этого метода может быть получен некоторый положительный эффект - человек перестает понапрасну беспокоиться и его эффективность (а также удовлетворенность жизнью) несколько повышается. Однако у любой системы есть свои ограничения. Система Дэвида Аллена не дает возможности время от времени смотреть на свою жизнь со стороны, она как колея задает направление движения, из которого потом сложно вырваться.

Рекомендации - не становитесь рабом какой-либо одной системы, особенно пожизненно. Время от времени полезно пересматривать свои отношения со временем и вносить новые методы, постоянно совершенствуя свою систему.

4. Работа с осознанием уникальности своей личности.

Если судить с точки зрения пирамиды Маслоу, выше всего забрались те специалисты, которые говорят не просто о том, что окружает человека, или что человек делает в этом привычном для него окружении, чтобы удовлетворить свои базовые потребности, а о жизненных ролях, которые он выполняет, о Предназначении, о Самореализации. Если человек, к примеру, стремится стать писателем, сколько бы бухгалтерских отчетов он ни написал, вряд ли это как-то приблизит его к осуществлению своей мечты. Большинство руководителей крупных организаций занимаются предвидением будущего, т.е. стратегическим планированием. Этот навык может быть полезен не только генеральным директорам, маркетологам, специалистам, но и абсолютно каждому человеку. Однако одним предвидением сыт не будешь - планы надо еще и реализовывать.

Рекомендация - время от времени задумывайтесь о себе. О том, как вы сами к себе относитесь, как относятся к вам другие люди, насколько вы довольны этим. Любой человек играет в жизни различные социальные роли. У одних людей набор этих ролей скуден, и с точки зрения социума положение этих ролей может быть не очень высоким. Другие люди ставят себе время от времени высокие цели и периодически их достигают, что требует развития в себе разных сторон личности (социальных ролей).

5. Куда движется современный тайм-менеджмент

Потребность в повышении эффективности работы с каждым годом увеличивается, и постепенно появляются методы, являющиеся не просто комбинацией старых, уже известных способов управления временем, а прорывом в будущее.

Стремление к повышению эффективности привело к тому, что в большинстве современных организаций принят примерно один и тот же регламент работы сотрудников. Иногда принятые компанией стандарты доходят до абсурда. Например, сотрудник должен каждые полчаса прикладывать свой палец к специальному датчику - таким образом, программа контролирует присутствие человека на работе. Однако узнать, чем именно занят в это время сотрудник, и заинтересован ли он в выполни своих обязанностях, датчик не способен. Вот еще один метод: специальная программа отслеживает и отображает все, что происходит у сотрудника на экране его компьютера.

Использование подобных методов говорит скорее о желании руководства компании тотально контролировать подчиненных, а также об отсутствии доверия, мотивации и контроля за результатами их работы, чем об истинном повышении эффективности.

6. Обратное планирование

Многие успехи современной науки и техники начинались с того, что кто-то формулировал конечный результат, который необходимо было достичь: первым высадить человека на Луну, создать компактное средство для хранения данных, обыграть чемпиона мира по шахматам и т.д. Исходя из поставленной цели, планировался ряд промежуточных задач, затем осуществлялся первый шаг и при необходимости вносились коррективы в предыдущие планы.

Сейчас очень часто попытки от начала до конца (т.е. из настоящего в будущее) запланировать пошагово достижение цели часто заканчиваются тем, что мир успевает измениться раньше, чем эта цель будет достигнута. В бизнесе это обозначает поражение, т.к. если уже есть одна разработка, завоевавшая рынок, вторая, аналогичная, может стать уже невостребованной.

7. Комбинация приемов тайм-менеджмента

Поскольку идеальных методов управления временем, которые по пунктам описывали бы, что конкретно надо делать, и при этом подходили бы всем и каждому, увы, пока не существует, можно найти для себя выход, комбинируя части различных методов. Это годится как для тех, кто хочет управлять своим собственным временем, так и для тех, кто по долгу службы организует время своих подчиненных.

Управление временем - это очень сложный процесс, хотя и кажется, что все понятно и легко. Очень важно при усовершенствовании собственных навыков планирования и выполнения запланированного уметь переключаться от большого к малому – это так называемое «дерево целей». На нижних «этажах» можно улучшать мельчайшие детали. На верхних «этажах» - в стратегических целях – уметь ставить такие цели, которые другим людям могут показаться слишком дерзкими. Очень часто люди не ценят именно простые, но сильные решения, которые, повторяясь ежедневно сотни и тысячи раз, если просуммировать общий эффект за год, дают колоссальный результат.

Умение экономить время на мелочах (как в японской системе Кайзден - не делать лишних движений, не тратить время и силы, экономить все, что может быть сэкономлено) дает весьма ощутимую выгоду, если оценивать результат глобально. Умение предвидеть результаты работы в целом (стратегическое планирование) дает возможность избавляться от малоэффективной работы: например, отдавать ее на аутсорсинг, автоматизировать, нанимать низкоквалифицированный персонал, вывозить производство в регионы с дешевой рабочей силой и т.д.

Получается, что идеального способа, как извлечь больше выгоды из времени, которым мы располагаем, увы, пока нет. Есть только конструктор, собирая части которого, каждый человек может значительно увеличивать свою эффективность. Потом проходит некоторое время… и процесс надо повторять, т.к. ситуация вокруг нас постепенно меняется, а требования растут непрерывно. Поэтому при имеющихся методиках, каждый человек или компания должны выбрать свое, наиболее оптимальное, направление дальнейшего совершенствования и идти по нему.

Маркетинг Менеджмент "