Это знакомо большинству офисных работников. Вы проводите на рабочем месте все больше времени, но кажется, успеваете все меньше. Количество рабочих часов увеличивается, список дел растет, - и перед вами маячит перспектива переехать жить из дома в офис, осталось только захватить зубную щетку и тапочки. Иначе ничего не успеете.
Почему мы так думаем, понятно. У большинства - объективно много дел, а модное понятие «мультизадачность» освоили пока далеко не все. Не многие могут похвастать, что покидают рабочее место в пресловутые 18:00.
«Есть несколько причин, почему наш день так «раздулся», - говорит специалист по тайм-менеджменту и автор книги «Никогда не проверяйте почту утром» Джули Моргенстерн. - В компаниях постоянно сокращают количество сотрудников. Мы живем во времена быстрых перемен, поэтому дела больше не «идут своим чередом». Когда вы осознаете, что задач у вас больше, чем времени на их исполнение, то научитесь концентрироваться только на самом необходимом».
Означает ли это, что, прочтя эту статью, вы станете максимально эффективным тайм-менеджером и никогда больше не задержитесь в офисе после 6 вечера? Вряд ли. Но кем бы вы ни были и чем бы ни занимались - несколько полезных советов о том, как распоряжаться временем, могут не только сократить количество часов, проводимых на работе, но и повысить их качество.
Выясните, на что уходит все ваше время. Результат вас наверняка удивит
Возможно, вы начали писать коммерческое предложение, но каждую минуту отвлекаетесь на бесконечный поток входящих сообщений в почте. Или начальник засыпает вас новыми заданиями, а вы еще не закончили уже начатые. Или вы честно стараетесь работать, но не можете устоять перед непобедимым желанием знать Все, Что Происходит В Интернете .
Терять время можно по-разному, причины у каждого свои, но если вы делаете несколько дел одновременно, это может снизить качество работы и увеличить рабочий день на несколько часов. Если хотите оптимизировать время, проводимое на рабочем месте, прежде всего выясните, куда точно оно уходит.
Моргенстерн советует для начала завести дневник, или использовать приложение Eternity Time Log , в котором пользователь задает основные категории участков работы, а приложение следит за тем, сколько времени уделяется каждому.
Это поможет определить, куда уходит время. Вы сможете задать себе вопрос: «Почему я потратил столько времени на редактуру? Потому что понадобился перерыв или потому что я застопорился?» «Определите, на каком этапе вы теряете драгоценные минуты, и поменяйте свой график, - советует эксперт. - А если вы не способны заниматься одним делом и разбрасываетесь, ваша задача для начала - хотя бы научиться задавать себе подобные вопросы».
Еще одна задача - понять, на что уходит ваше рабочее время. Моргенштерн предупреждает, что время, потраченное на различные способы коммуникации, - ответы на письма, прослушивание сообщений голосовой почты, «марафонские» собрания - не считается. Тут оценивается эффективность действий только в рамках ваших должностных инструкций.
Составьте шорт-лист самых важных заданий, а остальные - отложите
Самая большая ошибка, которую можно совершить на работе, - поместить все - большие и мелкие, важные и побочные - задания в один список. Не правильно, если у вас в списке дел идут подряд такие пункты: дозвониться до потенциального клиента, заказать бумагу для принтера, прошить папки с документами.
Практически невозможно выполнить все это сразу, но многие из нас не уйдут спокойно домой, не закончив дела: невыполненные задания словно взирают на нас с укором. Лучше послушаться совета Лауры Вандеркам, автора книги «168 часов: у вас гораздо больше времени, чем вы думаете». Она рекомендует выделить из всего списка не более трех или в крайнем случае пяти действительно важных и неотложных дел. И игнорировать остальные.
«Хорошенько подумайте, что является приоритетом на сегодняшний рабочий день, - говорит Вандеркам. - Нет смысла составлять длинный список, если не хватает времени на каждый его пункт».
И забудьте про новые приложения для смартфонов, которые якобы помогут составить список дел и выполнить каждый его пункт. И Моргенстерн и Вандеркам в один голос утверждают: когда вам действительно нужно засучить рукава и сосредоточиться, лучше пользоваться аналоговыми средствами.
«Список дел на обычной бумаге - пусть даже он распечатан на принтере - очень помогает большинству людей, даже молодым представителям цифрового поколения, - говорит Моргенстерн. - В этот список можно заглянуть в любой момент, и у вас не будет искушения проверить почту, зайти в социальную сеть и утонуть в болоте, которое больше всего мешает работе, - интернете».
Будильник нужен не только для того, чтобы будить по утрам
Не стоит недооценивать возможности одного из простейших инструментов смартфона - будильника. Моргестерн утверждает, что осознание дедлайна и неумолимости времени может помочь сосредоточиться, если вас легко отвлечь от дела или вы не знаете, когда считать работу завершенной: «Если вы перфекционист, то можете поставить себе цель: «Я потрачу на это 90 минут и не более», - и завести будильник. Или, например: «Я буду работать два часа и только потом проверю почту».
Не пора ли завязать с почтой?
Когда вы в последний раз хотели, чтобы вам приходило больше писем? Наверное, в детстве, когда мечтали о переписке с любимым певцом.
Вам, наверное, кажется, что времена сложных отношений остались в студенческом прошлом. Но это не так. Наиболее разрушительные отношения у вас сложились с собственной почтой. Она требует постоянного внимания. Она заняла все ваше пространство - ваш рабочий компьютер, ноутбук, смартфон и планшет. Это как ревнивый партнер, который постоянно спрашивает: «Почему ты не обращаешь на меня внимания?»
«Электронная почта доставляет много беспокойства, постоянно отвлекает», - говорит Моргенстерн, которая рекомендует исключить проверку почты в первый час после пробуждения и первый час каждого рабочего дня. - Это самый удобный способ прокрастинации, то есть откладывания дел на потом. Но этот процесс можно контролировать и выйти из почты. Если начинать день с ответов на письма, вы не сможете войти в проактивный режим».
Дело не в вас. Все дело в вашей почте. Надо просто выйти из почты.
Планируйте рабочее время на три дня вперед, включая время выхода из офиса
Бесполезно пытаться планировать рабочее время в начале дня - к тому моменту вы уже, скорее всего, погрязли в рутине заданий.
Вместо этого выделите немного времени ближе к вечеру, чтобы спланировать завтрашний день и еще пару ближайших дней. Это не только поможет вам справиться с текущим днем, но и даст понять, какая у вас нагрузка сейчас - стоит ли браться за что-то еще, либо нужно сфокусироваться на том, что уже есть.
«Горизонт планирования в три дня - удачное решение. В этом случае вы можете спокойно решить, стоит ли браться за новые задачи, - говорит Моргенстерн. - Если вы планируете только на час вперед, у вас не будет возможности отказаться от чего-либо».
Таким образом, вместо того, чтобы морально готовиться к предстоящему дневному марафону, вы сможете отложить часть дел на завтра или послезавтра и провести отличный свободный вечер. Если же вы планируете оставаться на работе, пока все до одного дела не будут сделаны, то и не мечтайте о скором уходе домой. Или подумайте о ночевке на работе.
«Это очень важный момент, - отмечает Моргенштерн. – Дела и задачи у вас будут всегда, нужно уметь вовремя остановиться».
Когда ничто другое не помогает - сортируйте!
«Сортируйте», - хором советуют специалисты. Вы обычно уходите с работы вовремя, в определенное время, но вдруг после обеда появляется задание, которое требует вашего внимания, но не является вопросом жизни или смерти для компании. В этом случае вам нужно оценить его значимость и выполнить в течение оставшегося рабочего времени, а не оставлять на конец рабочего дня.
Вандеркам рекомендует иногда спрашивать себя: «Если бы свет в нашем здании отключали в 6 часов, что бы я постарался сделать прежде всего?» И затем браться за эти самые дела. Проблема в том, что многие не задают этого вопроса, пока не становится слишком поздно в буквальном смысле. Все разошлись, а они засиживаются допоздна.
Каждый сотрудник хочет, чтобы его сверхурочные усилия по вечерам были замечены. Но и в этом случае очень важно научиться определять, когда это действительно необходимо.
Самое полезное, что можно сделать для вашей офисной жизни, - это вести интересную жизнь вне офиса
Какими бы ни были ваши приоритеты в связке «работа-личная жизнь», прислушайтесь к экспертам, которые единодушно утверждают: люди, наиболее успешные в карьере, ставят на первое место свою жизнь вне офиса.
«Если в свое свободное от работы время вы не занимаетесь каким-то любимым делом, которое освежает и заряжает, - рассказывает Моргенштерн, - вы не сможете быть эффективным и вам будет сложнее принимать правильные решения на работе».
Эксперт советует отвлекаться от работы с помощью спорта, необычного хобби и полноценного общения с людьми, не связанными с работой.
«Работа стремится заполнять все свободные уголки вашей жизни, - говорит Вандеркам. - Поэтому относитесь к концу рабочего дня как к точке. У самых эффективных людей, которых я знала, всегда была причина уйти после 6 часов».
___________________________________________________________
Ирина Давыдова
Время на чтение: 5 минут
А А
Вы пришли на работу, но настроение совсем не рабочее? Смотрите на объем работы, который надо сделать, но мысли улетают далеко от рабочего места, куда-нибудь на благоухающую природу, где вдохновенно шелестит листва деревьев, и поют птицы или куда-нибудь в теплый уголок своего дома, где хочется отдохнуть в спокойствии или просто хочется посмотреть по телевизору матч любимой команды?
Выход есть – найти подходящие причины, чтобы уйти с работы пораньше .
Зачастую руководство не приветствует спонтанные уходы с работы раньше времени, как и опоздания на неё же. Поэтому, чтобы у шефа не возникало лишних вопросов, нужно найти убедительные причины , чтобы отпроситься с работы.
Сразу из списка весомых аргументов можно исключить такие причины, как недосыпание, переутомление, рассеянность, а вот:
- Зубная нестерпимая боль – весомый аргумент. Можно сделать мученическое лицо и сказать, что таблетки не помогают и нужно срочно посетить стоматолога.
- Вопросы недвижимости . Оформление документов на покупку, продажу или обмен квартиры, дома или иной недвижимости – вполне сгодится, чтобы пораньше уйти с работы.
- Семейные дела . У ребенка первый утренник в садике, родительское собрание или первый звонок в школе, а также проблемы со здоровьем у ваших родных – на такие причины шеф однозначно разрешит уйти с работы пораньше.
- Бытовые проблемы . Вас затопили соседи или вы затопили кого – то, не работает замок на входной двери, и вы ждете аварийную службу – причины, по которым можно вообще не прийти на работу, если, конечно, вовремя предупредить начальство.
- Транспорт. Если у вас есть личный автомобиль, то отпроситься с работы для вас не составит труда. Ведь машина может заглохнуть на полпути, поломаться или просто стоять в пробке неограниченное время. Ещё одним вариантом правдоподобной «отмазки» от трудового дня для несуеверного человека может послужить кража машины. В таком случае, вы говорите шефу, что целый день вы будете находиться в отделении милиции, поэтому на работу сегодня не приедете.
- Сдача экзаменов. Это, конечно, весомый аргумент, но после оценки знаний в ВУЗе или автошколе придется представить шефу документ, который подтвердит ваше присутствие именно там, а не на рабочем месте.
- Посещение официальных инстанций. Например, вам срочно нужно попасть в паспортный стол, газовую службу или водоканал. Это послужит достойным вариантом, как отпроситься с работы.
- Сдача крови – ещё один аргумент, благодаря которому можно отпроситься с работы на целый день. По нашему законодательству донору полагается после сдачи крови два оплачиваемых дня. Но вашу – то работу за вас никто не сделает. Поэтому можно сказать, что идете сдавать кровь знакомому, который нуждается именно в вашей группе крови, но буквально на следующий день будете обязательно на рабочем месте.
- Посещение больницы. Можно подойти к шефу и сказать, что ощущаете боль в груди, что давно не делали флюорографию, что есть подозрения на туберкулез или пневмонию и чтобы развеять все сомнения нужно отпроситься с работы на денек и сделать флюорографию легких.
- Встреча родственников. Иногда бывает, что в гости приезжают родственники, которых вы не видели очень давно. Нужно их встретить с поезда или с самолета — они не смогут обойтись без вас, а для вас это возможность уйти с работы пораньше.
Если не хочется искать какие-то причины, чтобы отпроситься с работы, но отдохнуть от трудовых будней хочется очень сильно, то без всяких объяснений и мнимых причин напишите заявление на предоставление одного дня без сохранения заработной платы . Шеф отпустит в любом случае, а вы отдохнете и с новыми силами приступите к рабочим делам.
Ведущий американский эксперт по тайм-менеджменту Джулия Моргенстерн считает, что есть способы:
- заканчивать дела быстрее и эффективнее;
- и постепенно выработать привычку уходить с работы вовремя.
Специалист дает 3 совета по для повышения своей производительности. Следуйте им и Вы будете проводить меньше времени в офисе.
3 совета, как стать более эффективным и уходить домой вовремя
1. Заканчивайте дела на 30 минут раньше, чем обычно.
Иллюстрация этого совета — работающие мамы. У них всегда есть повод уйти с работы не просто вовремя, но даже раньше!
Найдите для себя стимул быстрее оказываться дома. Вскоре Вы начнете остро ощущать потери времени в течение дня: ненужные перерывы, задержки. Окажется, что эти мелкие действия “съедают” много времени.
Не позволяйте Вашему рабочему дню растягиваться с 7 до 19-00 или с 9 до 21-00.
«Подумайте о другой интересной для Вас деятельности. Танцы, чтение, игра на гитаре — все, что угодно, что Вы давно или никогда не делали и что приносит Вам мгновенное счастье, — советует Джулия Моргенштерн. — Сделайте это Вашими ежедневными занятиями и посмотрите, как изменится качество Вашей жизни».
2. Прекратите делать несколько дел одновременно.
Как показали недавние исследования, многозадачность делает нас менее эффективными. Казалось бы, парадокс, но это так!
«Научившись полностью сосредотачиваться на одном проекте, Вы можете вернуть себе лишний час или два», - говорит Моргенстерн. Специалист советует проанализировать свой день на предмет многозадачных сценариев.
Например, типичное утро:
- проверка электронной почты;
- работа над проектом;
- и общение с коллегой.
Если заниматься все этим одновременно, у Вас уйдет 3 часа.
Попробуйте другой подход. Возьмите 20-минутный перерыв на проверку электронной почты. Тогда Вы не будете постоянно отвлекаться на новые сообщения при работе над проектом. После того, как срочные дела сделаны, у Вас останется время на нормальный разговор с коллегой в спокойной обстановке.
3. Держите список дел в порядке.
Множество людей ведут список дел случайным образом: на разрозненных клочках бумаги, в нескольких блокнотах, в углу газеты или журнала. Когда же они приступают к работе, то тратят много времени, чтобы всё это упорядочить. И постоянно опасаются, что они что-то забыли.
«Выберите только один инструмент (планировщик, блокнот, смартфон), чтобы отслеживать все дела в порядке приоритетности», — предлагает Моргенстерн. Так вы перестанете тратить время и силы на поиски информации.
Дополнительный совет: сперва делайте те дела, которые находятся вверху списка. И делайте их качественно. В этом случае, даже если на остальные дела сегодня у Вас осталось мало времени, к ним можно вернуться завтра.
Автоматизируйте управление рабочим временем
Сегодня держать время под контролем стало значительно проще. Причина этого — автоматизация бизнес-процессов. Как пример, сервис Yaware.TimeTracker позволит Вам:
- держать под уздой “пожирателей времени”;
- подсчитать фактически отработанное время за сегодня, неделю, месяц.
Уже сегодня увеличьте свою личную эффективность и продуктивность Вашей компании! Для этого достаточно на рабочие компьютеры компании. Протестируйте сервис в течение первых 2 недель бесплатно!
Предлагаем вам 5 советов от Кэла Ньюпорта, который работает профессором в университете, готовит 6 научных статей в год, написал 4 книги, ведёт свой блог, является заботливым отцом и мужем, но при этом никогда не уходит с работы позже 17:30.
Как уходить с работы вовремя?
1. Списки дел - это зло. Составляйте себе расписание
Списки дел сами по себе бесполезны. Они лишь ваш первый шаг. Вы должны создать себе чёткий график. Зачем? Это поможет вам распланировать то, что вы можете сделать на самом деле. Это позволит выполнять вам конкретную задачу именно тогда, когда вы сможете выполнить её наиболее эффективно, а не просто потому, что она идёт четвёртым номером в списке.
Эксперты сходятся во мнении, что если вы не подсчитываете конкретное время, которое потребуется на выполнение задач, то вы заранее обрекаете себя на неудачу. Хотите перестать быть прокрастинатором? Расписание вам поможет.
Осознание того, что у вас чётко распланированный фронт работ, уже уменьшает желание медлить с выполнением дел. Вы не думаете о том, стоит или не стоит вам сейчас работать - решение уже принято.
2. Установите твёрдые границы
Предположите, что вы собираетесь уйти домой в 18:00, а затем , которые успеете сделать до этого времени. Работа займёт собой всё время, которое вы ей отведёте. Дайте ей 24 часа семь дней в неделю, и, будьте уверены, работа поглотит все эти 168 часов.
Установите сами себе дедлайн: вы уходите домой с работы в 18:00. А затем распланируйте объём задач, который вы сможете осилить к этому времени. Кэл называет это производительностью, обусловленной жёстким графиком.
Но не забывайте, что вам стоит обезопасить себя от переработок. Вы должны ощущать, что управляете своим графиком. Чем больше вы чувствуете, что контролируете ситуацию, тем меньше стресса вы испытываете.
3. Составьте себе план на текущую неделю
Вы согласитесь, что краткосрочные планы - это уже не круто. Если вы думаете только о сегодняшнем дне, вы никогда не окажетесь впереди. Вот что говорит об этом Кэл:
Люди не любят смотреть на долгосрочные планы, но забывают, какую выгоду они могут принести им. Я знаю, что я делаю каждый свой час, каждый свой день. Я знаю, что я делаю каждую свою неделю. Я знаю, что я делаю каждый месяц своей жизни. Вы удивлены? Думаете, что конкретно для вас это сложно? Проще, чем вам кажется. Что для этого действительно нужно? Один час утром по понедельникам. Всего лишь.
Если вы запишете план дел, то с большей вероятностью будете его придерживаться: у вас будет нечто материальное, а не идеальное, это будет напоминать вам о ваших приоритетах.
4. Выполняйте меньше задач, но делайте это увлечённо
У вас должно быть . Помните, что не все ваши дела такие важные, какими хотят казаться. Спросите себя:«Что на самом деле ценно для меня в жизни?». А потом отсеките как можно больше ненужного.
Нас всегда ценят за то, что мы делаем лучше всего. Так что, если вы хотите стать успешным, не распыляйтесь, пусть вы будете выполнять меньше задач, зато у вас появится возможность выполнять их более качественно. Люди говорят «да» слишком часто.
5. Фокусируйтесь на более приоритетных задачах
Люди, которые часто работают в выходные и по ночам, чувствуют, что они делают намного меньше, чем те, которые прощаются с работой в пять вечера. Это происходит потому, что работают они много, но значимость выполняемых ими задач невелика.
Пусть у вас будет время, в которое вы посвятите исключительно приоритетным задачам.
Не хватает мотивации? Приходи на бесплатный вебинар Ицхака Пинтосевича « ». Сделай шаг к лучшим переменам!
Ой, не вздыхайте. Лучше давайте подумаем, что с этим всем можно сделать.
Интересно, что и женщины, и мужчины (ну, ближе к среднему возрасту, конечно) на вопрос, что для них самое важное в жизни, отвечают: семья, карьера… То есть, семья, для которой у нас никогда не хватает времени, находится на первом месте. Но дело даже не в семье. Человек, который не умеет отдыхать, так же не сможет продуктивно работать. И не потому, что не хочет, а потому что еще никто не отменял законов природы, физиологии и гигиены.
Это я понимаю, скажете вы. А конкретно-то, что делать?
1. Лучше прийти на 30 мин. раньше, чем уйти на 1 час позже.
Обычно сотрудники, что называется, «со звонком входят в класс». Это в лучшем случае. А в худшем еще просят вас по телефону придумать оправдание для шефа. Или это вы обычно звоните?
Придя на рабочее место заблаговременно, вы получаете несколько золотых минут, пока еще не трезвонит телефон, никто не задает глупых вопросов и не перебивает начатое дело или мысль. В тишине и «на свежую голову» ваша продуктивность и креативность будет выше обычного.
2. Отгородитесь от окружающих, если вам необходимо сосредоточиться.
К сожалению, не у каждого есть отдельный кабинет. А в последнее время появилась новая мода наблюдать за персоналом. Заходишь в банк и видишь, как в огромной комнате сидит человек двадцать каждый за своим столом и никаких перегородок.
Если ваш босс одержим манией наблюдения, и вы не можете переоборудовать свое рабочее место, то… используйте ресурсы своего рабочего стола.
Создать психологическое препятствие можно с помощью цветов, лампы, канцелярских принадлежностей, полок для бумаги и сложенных папок. Все зависит от того, с какой стороны и как вы хотите отгородиться. Даже если ЭТО не создает звукоизоляцию, то ваше внутренне ощущение «я в домике» придаст вам спокойствие и дополнительные силы. Да и коллеги на подсознательном уровне почувствуют, что вы уже не столь доступны.
3. Не делайте лишних движений.
Я не о производственной гимнастике… Часто, в состоянии напряжения, мы не можем правильно оценить ситуацию. Вы еще не успели решить одну задачу, вам ставят новую и первая реакция — бежать, ехать, добывать информацию. А может, бежать не надо? Может, решить вопрос можно по телефону, с помощью справочника или Интернета? Если в решении вопроса заинтересованы вы — то, безусловно, в ваших интересах встретиться лично. Но, если объяснение ситуации = времени на написание мейла х 40, то сэкономьте его, драгоценное.
4. Совершенствуйтесь.
Используйте свой опыт для повышения результативности. Для однотипных задач и действий сохраняйте заготовки, шаблоны, а для вычислений лучше самому составить таблицу с формулами, чтобы она стала вашим калькулятором. Заготовки могут касаться написания писем, подготовки встреч, переговоров и т. д.
5. На работе надо… работать.
А не торчать в курилке или обсуждать вчерашнюю 1745-ю серию мыльной оперы. Или, еще чего лучше, 2 часа раскладывать пасьянс «Паук» на 4 масти. На рабочем месте и так слишком много факторов, которые мешают вам сосредоточиться. Выбивают из колеи неожиданные пустые звонки, заседания, ненужные вам встречи.
6. Делегируйте.
Равнодушных к этому слову, наверное, нет. Одни ездят на чужом горбу, а другие — считают, что никому нельзя доверять.
Кесарю — кесарево, извините. Если вы не можете проделегировать низшему звену какое-либо поручение, то звено надо менять. И лучше пережить это сразу, чем потом жалеть о потерянном здоровье и времени. Своем, между прочим.
Если же низшего звена нет, то остается два честных варианта: взять студента в помощь или привлечь коллегу, которому тем же отплатите при случае.
7. Выделяйте главное.
Увы, нельзя объять необъятное. Как бы нам ни хотелось работать 14 часов в день, спать — 9 и при этом заниматься фитнесом, общаться с друзьями, проводить достаточно времени с семьей, это — мечта. А если мыслить реально? Можно, конечно смотреть телевизор, разговаривать по телефону, кушать и делать ванночку для ног одновременно, но …
Для того чтобы успеть как можно больше, надо выбрать самое необходимое. И, безусловно, от некоторых вещей придется отказаться или сократить время, выделенное на них. Сделав это сознательно, вы сами расставите приоритеты. Лучше не успеть досмотреть фильм, чем недоспать и просидеть полдня с больной от переутомления головой.
Каждый вырывается из тисков времени по-своему. Если вы только начнете задумываться над тем, как это сделать и будете экспериментировать, то сможете задействовать свои личностные ресурсы. Ведь кто-то, например, «сова», а кто-то — «жаворонок».
Самое главное: постарайтесь не выносить работу за порог работы. Знаю случаи, когда менеджеры заводили 2 номера для мобильных. Как только рабочий день заканчивается, телефон, предназначенный для работы, ложился спать. А другой номер знали только родственники и друзья. Вот такой вариант решения.
В общем, семя посеяно, а теперь поливайте и выращивайте, господа. И креатив вам в руки!