Федеральное агентство по образованию РФ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
"Ижевский государственный технический университет"
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
по оформлению курсовых и дипломных работИжевск 2008
УДК 62-50 (076.5)
Составители: В.П. Соболева, ст. преподаватель кафедры ПО
Методические указания по оформлению курсовых и дипломных работ / Сост. В.П. Соболева,- Ижевск: Изд-во ИжГТУ, 2008.- 25 c.
Методические указания содержат рекомендации по содержанию и оформлению пояснительных записок курсовых и дипломной работ. Указания предназначены для студентов, обучающихся по направлению 230100 – «Информатика и вычислительная техника» и специальности 230105 – «Программное обеспечение вычислительной техники и автоматизированных систем».
© Соболева В.П., составление, 2008
© Издательств Ижевского государственного технического университета, 2008
СТРУКТУРА ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ
Пояснительная записка должна включать в указанной ниже последовательности:
Титульный лист;
Реферат (только для дипломных работ);
Перечень сокращений, символов и специальных терминов с их определениями;
Основную часть;
Список литературы, в том числе перечень используемых материалов;
Приложения.
1.1. Титульный лист
Титульный лист записки должен оформляться по установленной форме (для дипломных работ - приложение 1, для курсовых работ - приложение 2).
Реферат
Реферат должен отражать основное содержание проведенной работы (ее самостоятельной части, стадии, этапа).
В реферате должны излагаться краткие сведения о проведенной работе, являющиеся вместе с тем достаточными для принятия решения о целесообразности обращения к первичному документу – пояснительной записке.
Реферат составляется на русском языке.
Заглавием должно служить слово «РЕФЕРАТ», напечатанное на отдельной строке прописными буквами.
Реферат строится по следующей схеме:
Сведения об объеме работы, количестве и характере иллюстраций и
количестве таблиц, о языке на котором написана записка (в тех случаях, когда отчет написан не на русском языке);
Перечень ключевых слов;
Текст реферата.
Под словом «РЕФЕРАТ» указывается количество книг записки (если последняя выпущена более чем в одной книге), объем каждой книги и объем записки в страницах. Если каждая книга имеет самостоятельное наименование, то их следует перечислить.
Сведения о количестве иллюстраций сопровождаются указаниями об их характере: схемы, чертежи, графики, фотографии.
Перечень ключевых слов характеризует основное содержание реферируемой записки. Перечень включает от 5 до 15 ключевых слов, напечатанных в строку, через запятые. Ключевые слова приводятся в именительном падеже.
Ключевым словом называется слово (существительное) или словосочетание (о существительном), выражающее отдельное понятие, существенное для раскрытия содержания текста. Ключевые слова в совокупности вне текста должны давать достаточно полное представление о содержании отчета.
Текст реферата включает:
работы, возможности и области применения полученных результатов.
Объем текста реферата определяется объемом записки, а также характером и масштабом выполненной работы, но не должен быть менее 500 печатных знаков; оптимальный объем 1100 – 1200 печатных знаков (учитывается только текст реферата).
Не допускается применять в реферате не общепринятые сокращения слов и термины.
Содержание
Наименования, включенные в содержание, записывают строчными буквами. Прописными печатают заглавные буквы и аббревиатуры.
Перечень сокращений, символов и специальных терминов
Если в записке применяются необщепринятые (узкоспециальные) сокращения, символы и термины, их перечень следует включать в тех случаях, когда их общее количество более 20 и каждое из них повторяется в тексте не менее 3 – 5 раз.
Сокращения, символы и термины располагаются в перечне столбцом, в котором слева приводят сокращение (символ, специальный термин), а справа – его детальную расшифровку.
Перечень допускается не включать в записку, если общее количество применяемых в записке сокращений, символов, терминов менее 20 и каждое из них повторяется в тексте не более 3 – 5 раз. В этом случае достаточно их детальной расшифровки при первом упоминании в записке: либо непосредственно в тексте (в скобках), либо в подстрочном примечании.
Если записка оформлена в виде двух или более книг , в первой помещают содержание всей записки с указанием номеров книг, в последующих – только содержание соответствующей книги.
В записке объемом менее 10 страниц содержание не обязательно.
Основная часть пояснительной записки
Введение;
Описание предметной области объекта проектирования
(пакета, подсистемы);
Аналитический обзор литературы по решаемой проблеме, в котором производится анализ достоинств и недостатков существующих методов;
Постановка задачи: описание сущности задачи и обоснование выбранного направления работы; математическая постановка задачи (модель и метод решения задачи).
Информационные структуры данных: описание организации входных,
промежуточных и выходных данных и носителей информации;
Математическое обеспечение задачи (описание пакета прикладных
программ).: иерархическая схема пакета или модели решения задачи;
Расчет экономической эффективности работы;
Заключение (выводы и предложения).
Введение
Аналитический обзор (состояние вопроса)
Предметом анализа в обзоре должны быть новые идеи и проблемы, возможные подходы к решению этих проблем, результаты предыдущих исследований по вопросу, которому посвящена работа, и по смежным вопросам (при необходимости), данные экономического характера, возможные пути решения задачи, стоящей перед исполнителями работы.
Следует избегать повторения данных, содержащихся в исходных документах, и отбирать только тот материал, который имеет непосредственное отношение к теме обзора. Противоречивые сведения, содержащиеся в различных исходных документах, должны быть проанализированы и оценены с особой тщательностью.
Заключение
1.6. Приложения
В приложения следует включать вспомогательный материал, который при включении в основную часть пояснительной записки загромождает текст.
К вспомогательному материалу относятся:
Промежуточные математические выкладки и расчеты;
Таблицы вспомогательных цифровых данных;
Структуры данных;
Инструкции и методики, тексты программ, руководства разработанные в процессе выполнения работы.
Приложения необходимо располагать в порядке появления ссылок в тексте основных разделов. Если приложений больше 10, следует объединить их по видам: описание частных технических решений, промежуточные математические выкладки и расчеты испытаний и т.д.
Если приложений несколько, то в содержании они должны быть пронумерованы, и каждое приложение должно иметь содержательный заголовок.
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ
2.1.Общие требования
Записка должна быть отпечатана на одной стороне листа белой бумаги формата А4 по ГОСТ 2.301-68 через полтора межстрочных интервала. При наборе записки на компьютере рекомендуется шрифт Times New Roman кегль 12 или 14.
Поля должны оставляться по всем четырем сторонам листа. Размер левого поля – 30 мм, правого не менее 10 мм, размер верхнего и нижнего полей – не менее 20 мм.
Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти символам.
При первом упоминании в тексте иностранных фирм, малоизвестных фамилий или географических названий их пишут как в русской транскрипции, так и на языке оригинала (в скобках).
2.2. Рубрикация, нумерация страниц
2.2.1. При большом объеме (более 100 страниц) записку рекомендуется делить на части. Каждую часть комплектуют в виде отдельного тома (книги) для того, чтобы в дальнейшем они могли использоваться самостоятельно. Всем частям необходимо присваивать порядковые номера, которые проставляются арабскими цифрами на титульном листе.
2.2.2. Текст основной части записки делят на разделы, подразделы, пункты, подпункты.
Каждый раздел следует начинать с новой страницы.
Разделы должны быть пронумерованы арабскими цифрами в пределах всей записки (части). После номера раздела ставится точка. Введение и заключение не нумеруются.
2.2.3. Подразделы следует нумеровать арабскими цифрами в пределах каждого раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой. В конце , например: «2.1.» (первый подраздел второй раздела).
2.2.4. Пункты нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого подраздела. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками. В конце номера пункта также ставят точку, например: «2.1.3.» (третий пункт первого подраздела второго раздела).
2.2.5. Разделы, отражающие методику, содержание и результаты работы, и подразделы должны иметь содержательные заголовки.
Заголовки разделов печатаются прописными буквами, заголовки подразделов – строчными (кроме первой прописной). Если заголовок состоит из двух или более предложений, их разделяют точкой. В конце заголовка точку не ставят. Подчеркивать заголовки и переносить слова в заголовках не допускается.
Допускается помещать текст между заголовком раздела и подраздела, между заголовками подраздела и пункта.
Расстояние между заголовком раздела и последующим текстом должно быть равно 3-4 межстрочным интервалам, расстояние между заголовком и последней строкой предыдущего подраздела (для тех случаев, когда конец одного и начало другого подразделов умещаются на одной странице) – 4 межстрочным интервалам.
2.2.6. Внутри подразделов, пунктов и подпунктов могут быть даны перечисления, которые рекомендуется обозначать арабскими цифрами со скобкой: 1), 2) и т.д. Допускается выделять перечисления простановкой дефиса перед текстом. Каждый элемент перечисления начинаются с абзацного отступа.
2.2.7. Нумерация страниц записки должна быть сквозной: первой страницей является титульный лист, вторая – реферат, третья – содержание. Номер страницы проставляют арабскими цифрами в правом верхнем углу. На странице 1 (титульный лист) номер страницы не ставят.
Если в записке содержатся рисунки и таблицы, которые располагаются на отдельных страницах, их необходимо включать в общую нумерацию. Если рисунок или таблица расположены на листе формата больше А4, их следует учитывать как одну страницу. Номер страницы в этих случаях допускается не проставлять. Приложения и список литературы необходимо включать в сквозную нумерацию.
Если записка размещается в двух или более книгах, страницы каждой книги нумеруются отдельно.
2.2.8. В содержании последовательно перечисляются заголовки разделов, подразделов и приложений и указывают номера страниц , на которых они помещены. Содержание должно включать все заголовки, имеющиеся в записке.
2.3. Иллюстрации
Количество иллюстраций, помещаемых в записку, определяется ее содержанием и должно быть достаточным для того, чтобы придать излагаемому тексту ясность и конкретность.
2.3.1. Все иллюстрации (фотографии, схемы, чертежи и пр.) именуются рисунками. Рисунки (если их меньше 10) нумеруются в записке последовательно. При большом количестве рисунков их нумеруют в пределах раздела арабскими цифрами. Номер рисунка должен состоять из номера раздела и порядкового номера рисунка, разделенных точкой, например: «Рис. 2.6» (второй рисунок первого раздела).
Если в работе приведен один рисунок, то его не нумеруют и слово «Рис.» не пишут.
2.3.2. Рисунки должны размещаться сразу после ссылки на них в тексте. Если записка состоит из небольшого количества страниц текста и большого количества рисунков, их допускается размещать по порядку номеров в конце записки. Рисунки следует размещать так , чтобы их можно было рассматривать без поворота записки. Если такое размещение невозможно, рисунки располагают так, чтобы для их рассматривания надо было повернуть записку по часовой стрелке. Не рекомендуется помещать в записку рисунки, размер которых превышает формат А4.
2.3.3. Рисунки должны иметь наименование. При необходимости рисунки снабжают поясняющими данными (подрисуночный текст). Наименование рисунка помещают над ним, поясняющие данные – под ним. Номер рисунка помещают ниже поясняющих данных.
2.3.4. При переносе продолжения рисунка на следующую страницу, наименование рисунка не пишут, номер рисунка записывают со словом «Продолжение», например: «Продолжение рис. 2.1».
2.4. Таблицы
Цифровой материал, помещенный в записку, рекомендуется оформлять в виде таблиц. Таблицы должны выполняться в соответствии с рис. 2.1.
2.4.1. Таблицу следует помещать после первого упоминания о ней в тексте. Если записка содержит небольшое количество страниц текста и большое количество таблиц, допускается помещать таблицы по порядку номеров в конце текста.
Таблицы следует размещать так, чтобы их можно было читать без поворота записки. Если такое размещение невозможно, таблицу располагают так, чтобы для ее чтения надо было повернуть записку по часовой стрелке.
2.4.2. Таблицы, если их в записке меньше 10, нумеруют последовательно арабскими цифрами. При большем количестве таблиц их нумеруют в пределах раздела. Над правым верхним углом таблицы помещают надпись «Таблица» с указанием порядкового номера таблицы. Номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой, например: «Таблица 1.2» (вторая таблица первого раздела).
2.4.3. Каждая таблица должна иметь содержательный заголовок. Заголовок помещают под словом «Таблица» над соответствующей таблицей и центрируют. Слово «Таблица» и заголовок начинают с прописной буквы. Подчеркивать заголовок не следует.
Оформление таблицы
Заголовки граф
Чтобы уроки и внеклассная работа в учебных заведениях проводилась на должном уровне, каждый педагог пользуется специальными пособиями, которые носят название «Методические рекомендации». В самом начале учебных пособий для учителя по какому-либо предмету находится статья, в которой указываются единые требования к учебному процессу, перечисляются основные виды как текущих, так и проверочных работ, обговариваются общие требования по ведению и назначению тетрадей.
Методические рекомендации дают подробную инструкцию по ведению ученических тетрадей, уточняют порядок проверки учителем письменных работ. Тут же указываются выставляемых педагогом, правила внесения записей в классный журнал.
Далее методические рекомендации содержат более конкретный материал, касающийся непосредственно ведения занятий. Опираясь на документ - учебную программу - во вводной статье приводится количество занятий, отведённых на ту или иную тему предмета, даётся примерное планирование темы, расписанное поурочно.
Однако никто и не станет настаивать, что методические рекомендации - это незыблемый авторитарный документ, отступление от статьи которого подобно преступлению. Ведь даже сам процесс преподавания, как и есть процесс творческий, постоянно изменяющийся и развивающийся.
Даже один и тот же урок в разных параллельных классах талантливый педагог не станет проводить одинаково. Он составит индивидуальный для каждого конкретного класса, учитывая его подготовку, уровень способностей учащихся.
В одном коллективе, например, дети умеют прекрасно работать индивидуально, усидчивы и исполнительны. А вот различные викторины и импровизации здесь смущают ребят: они теряются, ухудшается их работоспособность.
Другой класс, напротив, ненавидит рутину и постоянство. В таком коллективе педагогу приходится каждый раз находить новые для того, чтобы увлечь школьников, захватить их внимание, заставить принимать участие в уроке абсолютно всех ребят.
Прекрасный эффект дает такой метод, как назначение учителем одного из учеников. Весело? Да! Интересно? Конечно! И, самое главное, необходимость находить ошибки в ответах и работах других, выставление справедливой оценки знаний товарищей помогает «учителю» впоследствии легко находить ошибки у себя, давать оценку и своим работам, что является далеко не маловажным, как это может показаться на первый взгляд.
Многие методические рекомендации также содержат в себе примеры индивидуальных заданий. И снова следует предупредить начинающего педагога, что они разработаны с учётом способностей среднего ученика. Возможно, познакомившись с учащимися поближе, талантливый педагог разработает для каждого ребёнка абсолютно индивидуальные задания, которые будут соответствовать именно его уровню подготовки и интеллектуальных возможностей.
Недаром говорят, что учитель - это и учёный, и психолог, и артист, и писатель, и даже иногда фокусник. А обучающий процесс - это постоянно текущая вперёд бурная река. Технический прогресс накладывает свой отпечаток на него. И если дети кривят губы при фразе «дома напишете сочинение в тетрадях», может быть, стоит «пойти у них на поводу» и немного видоизменить задание?. «Сегодня вы перешлёте мне по интернету статьи для нашего сайта. Тематика такая - описать самый весёлый случай в вашей жизни. Я выкладываю статьи, пользователи сайта их оценивают, победители отмечаются на главной, а оценки я занесу в журнал».
Конечно, в пособиях для учителя составители, наверное, такого домашнего задания не рекомендуют. Но иногда с учётом психологии учащихся можно внести в рекомендации общепризнанных преподавателей и свои собственные коррективы.
Учебно-программная литература
Учебная программа - учебно-программное издание, определяющее содержание, объем, порядок изучения и преподавания какой-либо учебной дисциплины. Регламентирует как деятельность педагога, так и учебную работу студентов. В учебной программе раскрываются цели и задачи дисциплины, ее связь с другими предметами, содержание тем, указывается время, отводимое на изучение основных частей курса, определяются области и характер знаний, умений и навыков, которыми студент должен овладеть в результате изучения дисциплины, перечисляются виды учебных занятий в зависимости от формы обучения, обозначается круг литературных источников, необходимых для наиболее полного овладения дисциплиной. Объем - 1,0 п. л. (16 стр.) и более.
Обучающие издания
Учебник - учебно-теоретическое издание, содержащее систематическое изложение учебной дисциплины (или ее части, раздела), соответствующее учебной программе и официально утвержденное в качестве данного вида издания. Учебник является основной учебной книгой по дисциплине. В нем должны быть отражены базовые знания, определенные дидактическими единицами Государственного образовательного стандарта, которые устанавливают основные направления и аспекты рассмотрения предмета, а также последовательность расположения материала. Содержание учебника должно включать характеристику методов получения и использования знаний в конкретной области, методологические основания базовых законов и закономерностей функционирования и развития отраженной в нем области знания или сферы деятельности, ключевые проблемы и важнейшие тенденции развития этой науки. Объем - не менее 5 п.л.
Учебное пособие - учебно-теоретическое издание, частично заменяющее или дополняющее учебник и официально утвержденное в качестве данного вида издания. Обычно выпускается в дополнение к учебнику, может охватывать не всю дисциплину, а лишь один или несколько разделов учебной программы. В содержание учебного пособия включается новый более актуальный материал, чем в учебник, так как пособие создается более оперативно, тем не менее материал должен подаваться в русле фундаментальных знаний, изложенных в учебнике. В отличие от учебника, может включать спорные вопросы, демонстрирующие разные точки зрения. Пособия могут быть адресованы как обучающимся, так и обучающим. Объем - не менее 5 п.л.
Курс лекций - тексты лекций одного или нескольких авторов по отдельным темам или курсу в целом. Служит дополнением к учебнику. В курсе лекций ярко проявляются авторские начала текста. В таких материалах текст персонифицирован и отражает особенности языка и стиля преподавателя данного учебного курса. Оригинальность авторского текста не должна затруднять восприятие основного содержания учебного материала, причем лекции должны соответствовать учебной программе. Автор раскрывает конкретные проблемы, ставит спорные вопросы, аргументирует собственную позицию, что имеет серьезный обучающий эффект. Объем - не менее 6 п.л.
Конспект лекции - сокращенный текст одной лекции. Обычно снабжается методическими материалами, помогающими студентам в расширении сведений по теме, заявленной в конспекте. Объем - не менее 1.п.
Программно-методическая литература
Практикум - учебное издание, нацеленное формирование и закрепление умений, практических навыков, обучение способам и методам использования теоретических знаний в конкретных условиях. Практикум направлен на овладение формами и методами познания, которые используются в соответствующей отрасли науки. В них содержатся задания и упражнения практического характера, способствующие усвоению теоретического курса. Лабораторный практикум может содержать теоретическую часть (например, описание физики изучаемых явлений). Объем - не менее 6 п.л.
Хрестоматия - сборник текстов, иллюстрирующих содержание учебника, в ее состав могут входить документы, литературные произведения и фрагменты из них. Важное место в хрестоматии занимают методические указания, в которых разъясняются особенности включенного текста, раскрывается его связь с учебным материалом. Каждый текст, включенный в хрестоматию, должен сопровождаться библиографическим описанием издания, из которого он взят. Объем - не менее 6 п.л.
Сборник задач (упражнений) - учебно-практическое издание, содержащее задачи (упражнения) и ответы к ним в объеме определенного курса (или его раздела). Может содержать также решения задач (упражнений), методические рекомендации по ним или подсказки. Объем - не менее 6 п.л.
Сборник иностранных текстов - учебно-практическое издание, содержащее адаптированные составителем тексты для изучения иностранного языка и методические рекомендации в объеме определенного курса. Объем - не менее 6 п.л.
Учебно-методическая литература
Учебно-методическое пособие - учебно-методическое издание, которое содержит как теоретические сведения по учебной дисциплине (или ее разделу), так и материалы по методике ее самостоятельного изучения и практического освоения. Объем - не менее 5 п.л.
Методическая разработка - издание, сходное по структуре с учебно-методическим пособием, но более узкое по теме и меньшее по объему. Объем - не менее 1 п.л.
Методические рекомендации - учебно-методическое издание, содержащее материалы по методике самостоятельного изучения либо практического освоения студентами учебной дисциплины и подготовке к проверке знаний. В методические рекомендации могут быть включены требования к содержанию, оформлению и защите курсовых и дипломных работ. Указания содержат общую характеристику дисциплины (цели, задачи ее изучения, комплекс предметов, на которые она опирается), а также форм и методов и видов самостоятельной работы студентов (изучение литературных источников, конспектов лекций, подготовка к практическим занятиям, семинарам, составление докладов выступлений и др.). Объем - не менее 1 п.л.
Учебно-методический комплекс . Наименование жанра имеет двойное толкование: 1) комплекс учебных книг (учебник+хрестоматия, пособие+сборник упражнений и т.п.); 2) программно-методическое издание, включающее программу и методические материалы по курсу (списки литературы, планы семинарских занятий, контрольно-измерительные материалы). Объем - не менее 3 п.л.
Научная литература
Тезисы докладов (сообщений) научных конференций, съездов, симпозиумов - подвид непериодического научного издания, содержащего материалы предварительного характера: аннотации, рефераты докладов и (или) сообщений. Обычно выпускают перед научной конференцией, съездом и т.д. для того, чтобы участники могли заранее познакомиться с содержанием выступлений и выбрать из них наиболее интересные для себя, что немаловажно, учитывая параллельную работу секций. Объем для одного автора - не более 4 стр.
Материалы конференции (съезда, симпозиума) - непериодический сборник, содержащий полные тексты докладов, сообщений, выступлений участников, результаты дискуссий, рекомендации, решения, принятые на конференции, постановления, резолюции. Объем не ограничен.
Сборник научных трудов - научное издание, содержащее статьи с результатами исследований по научным и научно-техническим направлениям деятельности университета. К периодически выходящим сборникам относятся Ученые записки, и Вестники. Объем Вестника - не более 10 п.л.
Монография - научное книжное издание, которое полно и всесторонне исследует тему или проблему и подводит итог их разработки в науке многими учеными и специалистами. У монографии может быть один или несколько авторов (коллективная монография). Объем - не менее 7 п.л.
Автореферат диссертации - информационное бесплатное издание небольшого объема, в котором автор диссертации излагает основные положения своего исследовательского труда, представленного к защите на соискание ученой степени кандидата или доктора наук. Объем, оформление и структура автореферата определяются в России инструкциями ВАК. Ограниченный тираж рассылается по списку специалистам и научным учреждениям незадолго до защиты. Объем - автореферата кандидатской диссертации не менее 1-1,5 п.л.; докторской - 2-2,5 п.л.
Справочная литература
Словарь - справочное издание в форме упорядоченного перечня заглавных слов - названий объектов справки - и относящихся к ним справочных сведений. Объем - не менее 4 п. л.
Словарь-справочник - словарь, статьи которого содержат не только определение понятий, но и справочные сведения, рассчитанные, в отличие от словаря, на справки практического, а не энциклопедического характера. Объем - не менее 4 п,л,
Учебный справочник - учебно-справочное издание, содержащее справочные сведения по определенной учебной дисциплине (ее части, разделу) или комплексу дисциплин, предусмотренные учебной программой. Включает комплекс сведений, имеющих прикладной, практический характер. Объем - не менее 4 п. л.
Памятка - справочное издание, содержащее сведения по систематизации определенной области знаний. Включает материалы, имеющие практический характер. Объем - не менее 1 п.л.
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОУ НПО ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ЛИЦЕЙ № 17 г. ИРКУТСКА
ОФОРМЛЕНИЕ МЕТОДИЧЕСКИХ УКАЗАНИЙ
Оформление методических указаний: Методические рекомендации. /Составитель. – Иркутск: ПЛ № 17, 2005, с.
Введение. 4
1. Структура методических указаний. 6
2. Общие требования к оформлению методических указаний. 9
Список литературы.. 13
ВВЕДЕНИЕ
Методические указания предназначены для решения задачи обучения, воспитания и развития обучающихся и должны соответствовать:
Действующему стандарту начального профессионального образования и среднего профессионального образования;
Правилам оформления и составления методических указаний;
Современному уровню развития знаний с точки зрения методов исследования, теорий, гипотез, фактов. Готовить обучающихся к самостоятельному использованию научных методов при решении типовых и/или нетиповых задач теории и практики. Содержать методический аппарат, организующий самостоятельную работу обучающихся, развивающий их творческие способности. Материал в методических указаниях должен быть изложен в ясной, доступной и последовательной форме.
Методические указания, имея общую структуру, могут иметь различный вид. Виды методических материалов
Учебник (воспроизводит логику и структуру программы и, соответствует ее требованиям, содержит необходимый материал для освоения всех тем и основных вопросов программы, организует самостоятельную работу обучающихся);
13. Иванов использования документов архива // Делопроизводство. – 2000. - № 1. – с. 22-32.
14. Государственный Эрмитаж (Санкт-Петербург). Отчетная археологическая сессия (2002). Отчетная археологическая сессия за 2002 год: тез. докл. / Гос. Эрмитаж. – СПб. : Изд-во Гос. Эрмитажа, 2001. – 62 с.
15. История России: учеб. пособие для студентов всех специальностей / [и др.] ; отв. ред; М-во образования Рос. Федерации, С.-Петерб. гос. лесотехн. акад. – 2-е изд., перераб. и доп. / при участии. – СПб. : СПбЛТА, 2001. – 231 с.
Индивидуальный правовой акт - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме органом власти или организацией в пределах их компетенции и содержащий конкретное предписание.
Инструкция – нормативный правовой акт, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организации, как правило, содержит детальное, пооперационное описание последовательности и содержания действий при выполнении какой-либо работы (услуги).
Нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.
Политика – документ, принимаемый высшим руководством организации для детализации целей, определенных стратегией развития организации и направленных на улучшение ее деятельности.
Положение – нормативный правовой акт, определяющий компетенцию, структуру, функции, порядок деятельности организации или структурного подразделения, коллегиального (совещательного) органа.
Положение может регламентировать сложные виды деятельности организации, имеющие комплексный характер.
Порядок - нормативный правовой акт, устанавливающий обязательные для исполнения требования в отношении предмета правового регулирования.
Правила - нормативный правовой акт, устанавливающий обязательные для исполнения требования, всесторонне характеризующие предмет правового регулирования.
Правовая норма – общеобязательное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.
Регламент – нормативный правовой акт, содержащий совокупность правил, определяющих порядок деятельности коллегиального (совещательного) органа или порядок (последовательность) осуществления административного или бизнес-процесса, как правило, с указанием последовательности этапов (шагов) и сроков их выполнения.
Устав – зарегистрированный и утвержденный в установленном законом порядке свод правил, регулирующий основные виды деятельности организации, определяющий ее цели и задачи, принципы образования и деятельности, структуру, устройство, отношения с другими лицами и государственными органами, права и обязанности.
Юридическая техника - совокупность приемов, правил, методов, применяемых при разработке содержания и структуры нормативных правовых актов.
Анализ нормативных документов, определяющих состав ЛНА в различных организациях, показывает, что к ЛНА могут относиться следующие документы:
устав организации;
политика (в области…);
положение;
правила;
инструкция;
технологическая инструкция;
порядок;
регламент;
технологический регламент;
методические указания;
номенклатура дел;
стандарт организации;
классификатор;
перечень;
нормы (например, нормы времени);
табель форм документов;
альбом форм документов.
Для того чтобы из данного перечня видов документов можно было бы выбрать какой-то оптимальный для организации набор нормативных правовых документов, необходимо рассмотреть определения перечисленных видов документов, которые бы раскрывали назначение этих документов. К сожалению, в настоящее время отсутствует современный словарь видов (разновидностей) документов. Единственным словарем, имеющимся в распоряжении документоведов, является Краткий словарь видов и разновидностей документов 1974 г. 1 . Поскольку со времени издания словаря прошло почти тридцать лет, словарь не отражает тех изменений, которые произошли в видовом составе документов за прошедший период, а в ряде случаев и те изменения, которые произошли в сфере употребления документа. Предлагая определения перечисленных видов документов, будет опираться не только на названный выше словарь, но и на известные нам нормативные документы ряда крупных компаний сырьевого сектора экономики, банковской сферы и некоторых других, которые устанавливают видовой состав ЛНА и правила их разработки и оформления, то есть будем опираться и на современную практику документирования (это такие документы, как инструкции по делопроизводству, положения о ЛНА и некоторые другие).
Устав организации 2 – учредительный документ юридического лица, содержащий свод правил, определяющих статус (правовое положение) организации (ее организационно-правовую форму, официальное наименование, направления и характер деятельности, состав и полномочия органов управления, состав имущества и др.).
Политика – нормативный документ, принимаемый для детализации целей, определенных стратегией развития организации и направленных на улучшение ее деятельности.
Положение – нормативный документ, определяющий компетенцию, структуру, функции, порядок деятельности организации, структурного подразделения, коллегиального (совещательного) органа, должностного лица.
Правила - нормативный документ, устанавливающий обязательные для исполнения требования, всесторонне характеризующие предмет правового регулирования.
Инструкция – нормативный документ, регулирующий организационные, технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организации (как правило, содержит детальное, пооперационное описание последовательности и содержания действий при выполнении какой-либо работы (услуги).
Технологическая инструкция – нормативный документ, регламентирующей порядок производства работ, выполнения операций (групп операций) в рамках отдельного технологического процесса производства продукции (работ и услуг).
Порядок - нормативный документ, устанавливающий обязательные для исполнения требования в отношении предмета правового регулирования.
Регламент – нормативный правовой документ, определяющих порядок деятельности коллегиального (совещательного) органа или порядок (последовательность) осуществления административного или бизнес-процесса, как правило, с указанием последовательности этапов (шагов) и сроков их выполнения.
Технологический регламент – нормативный документ, устанавливающий требования к реализации производственного или бизнес-процесса, включая порядок выполнения работ, используемое оборудование, ресурсы, технологическое оснащение, правила безопасной эксплуатации и др., обеспечивающие получение конечного продукта.
Методические указания – нормативный документ, устанавливающий основные положения, принципы, единые подходы и методы выполнения сложных по своему содержанию работ либо работ, в ходе выполнения которых необходимо взаимодействовать с клиентам, другими подразделениями или организациями.
Номенклатура дел – нормативный документ, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Стандарт организации – нормативный документ, устанавливающий для длительного использования правила, характеристики или общие принципы, затрагивающие разные виды деятельности организации или их результат в целях совершенствования производства и обеспечения качества продукции, выполнения работ (услуг).
Классификатор – нормативный документ, содержащий систематизированный перечень наименований объектов некоторого множества с присвоенными им кодами.
Перечень - нормативный документ, содержащий систематизированный список объектов (документов, лиц и др.) в целях распространения на них определенных норм или требований.
Нормы - нормативный документ, устанавливающий предельные величины чего-либо (времени, выработки, размера оплаты и др.) на выполнение определённого объёма однородных работ.
Табель форм документов – нормативный документ, содержащий систематизированный перечень наименований унифицированных форм документов, разрешенных к применению в организации.
Альбом форм документов - нормативный документ, содержащий систематизированный перечень унифицированных форм документов, разрешенных к применению в организации.
Для определения видового состава ЛНА, применяемых в организации, целесообразно разработать нормативный документ (например, положение о ЛНА организации), определяющий состав ЛНА, порядок их разработки, структуру документов, состав реквизитов и правила оформления, порядок утверждения, опубликования, внесения изменений и отмены в случае, если документ перестал выполнять регламентирующую функцию.
Наличие такого документа позволяет упорядочить работу по подготовке ЛНА, помогает исполнителям правильно выбрать вид ЛНА, грамотно сформировать структуру этого документа и соответствующим образом оформить проект документа.
Вид и наименование ВНД устанавливаются разработчиком, но могут быть изменены в процессе согласования и экспертизы проекта ЛНА.
По умолчанию ЛНА имеют постоянный характер, но уже на этапе подготовки документа может быть принято решение о придании ЛНА статуса временного документа, в этом случае, независимо от вида ЛНА, к названию документа добавляется слово «временный»: Временная инструкция…; Временное положение…, Временный регламент и др. Период времени, в течение которого документ будет действовать со статусом «временный», может быть установлен при его разработке, утверждении или в процессе его применения на практике.
Основные этапы подготовки ЛНА
Как правило, разработка проектов ЛНА осуществляется на плановой основе и включает следующие этапы:
Подготовка проекта ЛНА;
Согласование проекта с заинтересованными подразделениями и лицами;
Доработка проекта ЛНА по замечаниям;
Повторное согласование проекта ЛНА;
Экспертиза проекта ЛНА;
Утверждение ЛНА;
Внесение изменений в ЛНА;
Отмена ЛНА.
Подготовка проекта ЛНА.
Подготовка проекта ЛНА осуществляется в соответствии с годовым (полугодовым) планом, утверждаемом руководителем организации. Подготовка проекта ЛНА, как правило, осуществляется группой специалистов одного или нескольких структурных подразделений в зависимости от содержания и назначения документа. Проект ЛНА не должен противоречить действующему законодательству Российской Федерации, нормативным правовым актам организации, ЛНА более высокого уровня. Подготовленному документу до его утверждения и регистрации присваивается статус «Проект», который обозначается на титульном листе документа.
Согласование проекта с заинтересованными подразделениями и лицами, доработка проекта ЛНА по замечаниям, повторное согласование проекта ЛНА
Согласование ЛНА, в целом, проводится также, как и согласование других видов документов, например, распорядительных документов (приказов, распоряжений). Состав должностных лиц, с которыми должен быть согласован проект ЛНА, определяется ответственным исполнителем, в качестве которого, как правило, выступает руководитель подразделения – исполнителя. Состав лиц, участвующих в согласовании ЛНА, может корректироваться в ходе экспертизы ЛНА. Согласование ЛНА может проводиться в несколько этапов, если в ходе согласования высказываются замечания, по которым найти взаимоприемлемое решение удается не сразу. Проект ЛНА подлежит повторному и последующим согласованиям, если при доработке проекта по замечаниям в него вносятся изменения, существенно изменяющие нормы документа. В ходе согласования формируется лист согласования, являющийся неотъемлемой частью документа.
Экспертиза проекта ЛНА
Экспертиза проекта ЛНА – этап подготовки документа, характерный именно для ЛНА. Экспертиза проекта проводится с подразделениями организации, выполняющими внешние, по отношению к содержанию ЛНА, функции. Как правило, в процедуре экспертизы участвуют: юридическое подразделение, подразделение безопасности, подразделение охраны труда, противопожарной безопасности и некоторые др. Процедура экспертизы отличается от согласования проекта документа еще и тем, что по результатам экспертизы готовится заключение, направляемое в подразделение – исполнитель. Если в ходе экспертизы высказаны замечания, они подлежат рассмотрению, и проект либо дорабатывается, либо, если разработчики проекта не согласны с результатами экспертизы, проводятся согласительные совещания, для участия в которых, как правило, приглашается должностное лицо (например, заместитель руководителя организации) – куратор подразделения–исполнителя.
В отдельных случаях результатом экспертизы проекта ЛНА может быть его одобрение (согласование) совещательным (координационным) органом организации (правлением, комитетом и др.)
Утверждение ЛНА
Особенностью ЛНА является то, что способом придания им юридической силы является процедура утверждения. ЛНА могут утверждаться непосредственно руководителем организации, коллегиальным органом (например, советом директоров), изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения). Гриф утверждения проставляется на титульном листе ЛНА.
Регистрация ЛНА
Утвержденные ЛНА подлежат регистрации. ЛНА регистрируются службой делопроизводства организации отдельно от других видов документа. Регистрационный номер ЛНА в соответствии с принятой в организации системой регистрации этой категории документов проставляется на титульном листе документа.
Под опубликованием ЛНА, как правило, понимается включение ЛНА в автоматизированную базу данных нормативных актов организации. При включении ЛНА в базу нормативных правовых актов осуществляется лицом, ответственным за ведение базы данных посредством заполнения полей электронной карточки ЛНА и оцифровки подлинника ЛНА, то есть создания электронного образа документа.
Подлинник ЛНА на бумажном носителе, утвержденный руководителем или иным органом управления, помещается на хранение в дело в соответствии с номенклатурой дел организации.
Рассылка ЛНА может осуществляться несколькими способами: через организацию доступа работников к базе локальных нормативных актов, посредством рассылки всем исполнителям информации о принятии ЛНА и его опубликовании с указанием места хранения его электронной копии или рассылки непосредственно текста ЛНА всем исполнителям по списку рассылки.
Внесение изменений в ЛНА
Для приведения ЛНА в соответствие с вновь принятым нормативным документом, устранения множественности правовых норм по одним и тем же вопросам готовятся предложения о приведении нормативной базы в соответствие с вновь принимаемым ЛНА путем внесения изменений в действующий документ.
Изменения в ЛНА вносятся распорядительными документами (приказами, распоряжениями), издаваемыми тем руководителем, который утверждал ЛНА. В случае если ЛНА принимался коллегиальным органом, решение о внесении изменений в ЛНА принимается этим же органом. Не допускается вносить изменения в ЛНА руководителем или органом, занимающим в иерархии органов управления более низкий уровень, чем руководитель или орган, утверждавший документ.
В целях упрощения последующей работы с документами в некоторых организациях принята практика вносить изменения в ЛНА не распорядительными документами, а документом, имеющим название: ИЗМЕНЕНИЯ в (наименование документа) , например: ИЗМЕНЕНИЯ в Положение о локальных нормативных документах компании, с сохранением уровня подписания изменений.
За поддержание ЛНД в актуальном состоянии и своевременное внесение изменений несет ответственность подразделение-исполнитель.
Отмена ЛНА
В случае если ЛНА утрачивает свою актуальность или входит в такие противоречия с вновь принятыми документами, которые не могут быть устранены, документ подлежит отмене как утративший силу. Признание ЛНА утратившим силу оформляется изданием приказа (распоряжения) тем руководителем или органом, который утверждал документ. Электронная версия документа из базы локальных нормативных актов перемещается на хранение в архив электронных документов. ЛНА на бумажном носителе, имеющие постоянный срок хранения, по истечении срока их хранения по месту формирования дел подлежат передаче в архив организации, ЛНА, имеющие меньшие сроки хранения, уничтожаются по истечении установленного срока хранения.
Еще одной особенностью работы с ЛНА является то, что статус ЛНА может меняться на протяжении его жизненного цикла. Единой системы обозначений статуса документа пока не выработано, но, как правило, в организациях устанавливаются следующие статусы документа: проект, действующий (или действующая редакция), действующий с изменениями, действие приостановлено, утратил силу.
С точки зрения оформления ЛНА можно разделить на две группы:
документы, которые оформляются в соответствии с правилами, установленными ГОСТ Р 6.30-2003, например, положения о структурных подразделения, коллегиальных или совещательных органах организации, должностные инструкции, должностные регламенты.
документы, оформление которых во многом отличается от оформления других организационно-распорядительных документов и которые можно отнести к документам сложной структуры. В оформлении этой группы ЛНА, как правило, присутствует титульный лист, а в состав документа включается перечень понятий (терминов), используемых в сфере правового регулирования, перечень сокращений и собственно основной текст.
Обобщая практику организаций, можно выделить следующие составные части ЛНА, относимых ко второй группе:
титульный лист;
перечень терминов и определений;
перечень сокращений;
основной текст (как правило, в составе текста выделяются раздел «Общие положения», разделы, раскрывающие основной содержание документа, заключение, или заключительные положения);
приложения.
Кроме того, к подлиннику ЛНА, помещаемому в дело организации, добавляется лист согласования и, как правило, список рассылки.
Поскольку большая часть ЛНА организаций относится к документам второй группы, будем рассматривать именно эту группу документов.
При оформлении ЛНА используются реквизиты: полное официальное наименование организации, сокращенное официальное наименование (если оно имеется), наименование ЛНА, гриф утверждения, регистрационный номер ЛНА, место и год издания документа, отметки о согласовании. Основная часть реквизитов ЛНА (кроме отметок о согласовании) размещаются на титульном листе документа.
Утверждение ЛНА
Немаловажным является вопрос утверждения ЛНА. Существует несколько форм утверждения этих документов:
Утверждение руководителем организации, то есть лицом, осуществляющим исполнительно-распорядительную деятельность и действующим на основе единоличного принятия решений;
Утверждение коллегиальным органом организации (советом директоров, правлением и др.).
В случае если документ утверждается руководителем организации (в отдельных случаях правом утверждать некоторые ЛНА может наделяться заместитель руководителя организации), также может быть два варианта утверждения: утверждение непосредственно руководителем, то есть его собственноручной подписью в грифе утверждения, и утверждение приказом. Решение о конкретной форме утверждения ЛНА принимается в зависимости от того, необходимо одновременно с утверждением ЛНА принимать дополнительные решения, связанные с этим действием, или нет. Если таких дополнительных решений принимать не нужно, ЛНА может утверждаться непосредственно руководителем. Если наряду с утверждением ЛНА необходимо принять иные управленческие решения, связанные с данным документом, необходимо издавать приказ об утверждении, в который, кроме пункта об утверждении, будут включены конкретные поручения исполнителям 3 .
Согласование (одобрение) ЛНА
Для некоторых видов ЛНА в организации может быть установлена в качестве обязательной процедура согласования ЛНА с совещательным (методическим или координационным) органом организации (комитетом, советом), например, Бюджетным комитетом, Инвестиционным комитетом, Научно-техническим советом и др.
Гриф согласования (гриф одобрения), как правило, размещается на титульном листе ЛНА, в нижней части листа слева (выше указания места и года издания документа), гриф согласования может размещаться в верхней части титульного листа слева на уровне грифа утверждения документа. На практике единства в этом вопросе нет, нормативными документами это не регулируется.
Наименование ЛНА
Важным поисковымпризнаком ЛНА является его наименование. Наименование ЛНА включает:
Название вида документа (положение, правила, регламент и др.);
Заголовок к документу, раскрывающий его содержание, составляющий одно целое с наименованием вида документа.
Задача составителя ЛНА – сформулировать наименование ЛНА в краткой форме, но так, чтобы наименование раскрывало содержание документа, например:
ИНСТРУКЦИЯ о конфиденциальном делопроизводстве в ОАО «Стройкомплект»;
ПОЛОЖЕНИЕ о режиме конфиденциальности в ОАО «Стройкомплект».
Наименование должно быть точным, четким и информационно насыщенным, правильно отражать предмет правового регулирования с тем, чтобы работники организации могли по наименованию ЛНА акта определить его основное содержание, легко запомнить, при необходимости быстро найти.
Наименование ЛНА устанавливается исполнителем - разработчиком ЛНА, но может быть изменено в процессе его согласования.
ЛНА со сложными и неоправданно длинными наименованиями загромождают нормативную базу, затрудняют систематизацию и понимание нормативных документов. Они особенно неудобны при ссылках на них в других нормативных правовых актах, документах, статьях и др.
Несколько примеров неудачных заголовков ЛНА:
Описание унифицированного процесса подготовки, согласования документов в корпоративной системе электронного документооборота
В приведенном примере, во-первых, отсутствует указание вида документа (положение, регламент, правила, инструкция или другой), лишним является указание того, что документ приводит унифицированный процесс подготовки, поскольку задача любого нормативного документа, если он регламентирует какой-то процесс, унифицировать его, иначе результат нормативного регулирования не будет эффективным. Правильным названием данного документа может быть такое наименование: Регламент подготовки и согласования документов в корпоративной системе электронного документооборота.
Пошаговая инструкция о расторжении трудового договора с руководителем унитарного предприятия
В данном случае, как нам представляется, неправильно выбран вид документа. Расторжение трудового договора с руководителем унитарного предприятия – частный случай расторжения трудового договора с работниками организации, поэтому было бы правильнее назвать документ не инструкцией (тем более, «пошаговой»), а порядком, наименование документа было бы следующим: Порядок расторжения трудового договора с руководителем унитарного предприятия.
Формы и формат сообщений и порядок их представления в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи
В данном случае, как и в первом примере, вообще отсутствует наименование вида документа. В дальнейшем это создаст трудности для пользователей при необходимости сослаться на данный документ в тексте другого документа, поэтому первое, что нужно сделать, это определить вид документа. Во-вторых, не указано, о каких сообщениях идет речь. Исправить это наименование можно следующим образом: Положение о форме и форматах электронных сообщений (указать, каких) и порядке их передачи по информационно-телекоммуникационной сети.
Регистрация ЛНА
ЛНА подлежат регистрации. Вопрос регистрации ЛНА не так прост, как может показаться на первый взгляд. Дело в том, что в практике делопроизводства выработалось такое правило: если документ утверждается приказом, то его датой и номером являются дата и номер приказа, поэтому ссылка на ЛНА, утвержденный приказом, в другом документе выглядит таким образом: «В соответствии с Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденного приказом ОАО «Корпорация МИГ» от 12.02.2010 № 123…».
Если же ЛНА утверждается непосредственно руководителем, то есть проставлением собственноручной подписи в грифе утверждения, то такие ЛНА регистрируются отдельно и им присваивается номер в соответствии с принятой в организации системой регистрации ЛНА, поэтому при ссылке на такие ЛНА было принято указывать только дату их регистрации, например: «В соответствии с Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденного генеральным директором ОАО «Корпорация МИГ» 12.02.2010 …».
Понятно, что такой подход неудобен для систематизации ЛНА, их учета, формирования единого информационного ресурса ЛНА. Именно поэтому организации, оперирующие большим объемом ЛНА, при формировании их в единый информационный массив приходят к необходимости вводить единую систему учета этих документам, при которой любому ЛНА, независимо от того, каким образом он был утвержден, присваивается индивидуальный регистрационный номер. В состав регистрационного номера, как правило, входит порядковый учетный номер документа, к которому могут добавляться дополнительные буквенные или цифровые обозначения в зависимости от принятой в организации классификации ЛНА. В этом случае ссылки на ЛНА в других документах при разных способах их утверждения оформляются по-разному, например:
«В соответствии с Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества № 85-П, утвержденного приказом ОАО «Корпорация МИГ» от 12.02.2010 № 123…» (при утверждении ЛНА приказом).
«В соответствии с Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества от 12.02.2010 № 85-П, утвержденного генеральным директором ОАО «Корпорация МИГ» …»
«В соответствии с Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества № 85-П, утвержденного генеральным директором ОАО «Корпорация МИГ» 12.02.2010 …» (оба варианта возможны при утверждении ЛНА непосредственно руководителем).
Лист согласования ЛНА
Лист согласования ЛНА является неотъемлемой частью документа, в каком бы виде не проводилось согласование документа. Если согласование проводится в системе электронного согласования, лист согласования по окончании этой процедуры распечатывается, и документ представляется на утверждение на бумажном носителе вместе с листом согласования. После утверждения и регистрации документ с листом согласования помещается на хранение в дело (сроки хранения ЛНА устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Если согласование проводится в ручном режиме, отметки о согласовании, как правило, оформляются на отдельном листе, а не на обороте последнего листа документа, поскольку ЛНА часто имеют приложения.
Кроме сведений о лицах, участвующих в процедуре согласования документа, в лист согласования включается информация о разработчике (ответственном исполнителе) ЛНА:
Оформление приложений
Многие ЛНА содержат приложения. В приложения рекомендуется выносить материал справочного характера, унифицированные формы документов, формулы для расчетов и примеры расчетов, графики, схемы и др. Ссылка на приложение помещается в соответствующем пункте ЛНА, если приложений несколько, они нумеруются, если приложение одно, номер приложения не проставляется, например:
«В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах (приложение № 13)».
Приложения помещаются после основного текста, каждое приложение начинается с новой страницы. На каждом приложении проставляется отметка о приложении по следующей форме:
Если ВНД утвержден приказом, указывается дата и номер приказа. Заголовок к приложению располагается по центру. Заголовок приложения включается в содержание (оглавление ЛНА), если в текст ЛНА включается данный структурный элемент (структуре текста, языку и стилю ЛНА будет посвящена следующая статья).
В тексте ЛНА, как правило, выделяются следующие составные части:
термины и определения;
перечень сокращений;
общие положения;
основная часть (разделы, подразделы, пункты, подпункты);
заключительные положения.
номера разделов, подразделов и других частей, имеющих самостоятельные заголовки;
заголовок (наименование структурного элемента);
номер страницы, указывающей на начало структурного элемента.
Раздел «Термины и определения»
Раздел «Термины и определения» выделяется в самостоятельный раздел ЛНА и помещается после содержания (оглавления). Перечень терминов имеет особое значение, поскольку содержит определения терминов, используемых в тексте ЛНА и, соответственно, в той сфере, которая регулируется данным нормативным актом. Включение в текст ЛНА данного раздела обеспечивает точность и правильность понимания норм, изложенных в документе.
Перечень сокращений
Если в тексте ЛНА употребляются многословные наименования (структурных подразделений, объектов, услуг, документов, должностей и других наименований) составляется перечень сокращений. Если многословных наименований немного (не более трех) перечень сокращений может не составляться, а после первого употребления в тексте длинного наименования следует ввести его сокращенное наименование из одного-трех слов или аббревиатуры. Это сокращенное наименование, обозначенное словом и ли словами, следует писать в тексте ЛНА с прописной буквы. Вводится это условное наименование следующим образом:
или:«Департамент регионального развития (далее - Департамент) создан в соответствии с …».
«Положение о работе с обращениями граждан в ЗАО «Норма» (далее – Положение) определяет порядок …»