Гузель Закарян, Заместитель Генерального Директора Агентство «Деловой протокол», Москва
- Пунктуальность в работе: нормы этикета, действующие в разных странах
Пунктуальность в работе - требование конкурентного бизнеса. Игнорируя правила этикета, касающиеся времени, вы рискуете своей репутацией в бизнес-среде, гармоничными отношениями с партнерами, клиентами и сотрудниками (см. ). Так, если Вы опоздаете на переговоры, то можете тут же лишиться контракта, клиента или заказчика.
Чтобы избежать проблем, имейте в виду следующее:
1. Планируя время, исходите из того, что вы должны оказаться на месте за пять минут до назначенного срока.
2. Если Вы приехали раньше, подождите недалеко от места встречи.
3. Если Вы опаздываете, позвоните до момента, когда встреча должна начаться, и, не объясняя причин (никому не интересно знать о причинах Вашего опоздания), предупредите партнера и попросите по возможности перенести встречу.
Пунктуальность в работе: нормы, действующие в разных странах
В европейских странах, например в Германии, Великобритании и Швеции, очень ценят пунктуальность в работе.
Мне запомнился один немец, который рекомендовал нашим коллегам после каждого телефонного разговора писать электронное сообщение тому, с кем только что состоялся диалог, чтобы все сказанное с мельчайшими деталями было письменно подтверждено обоими участниками разговора.
В Лондоне не рекомендуется назначать переговоры на 17:00. Five o"clock - это время любимого в Англии чая. Кстати, схожее правило действует в Испании: во время сиесты (с 14:00 до 16:00) не назначаются деловые встречи и не ведутся переговоры. Во Франции предпочитают не начинать переговоры и встречи раньше 11:00. Шведы любят планировать дела заранее, поэтому и о деловых встречах у них принято договариваться заблаговременно.
Американцы очень мобильны. «Время - деньги» - девиз их жизни. Если вы отправляете электронное письмо в незнакомую компанию по адресу, указанному на сайте, то будьте уверены, что на следующий день получите ответ. Китайцы, напротив, решения принимают не спеша, все тщательно обдумывают, считая, что переговоры и встречи - лишь путь к взаимодействию и возможность собрать информацию.
Говорит Генеральный Директор
Арман Саркисян, Генеральный Директор компании LM Oil, Ереван
Я всегда стараюсь быть пунктуальным и того же требую от сотрудников, поэтому могу с уверенностью сказать, что на сегодняшний день создал офис, работающий как часы. Официально рабочий день у нас начинается в 9:30 и заканчивается в 18:00.
Утром я часто прихожу на работу на полчаса раньше, потому что в это время могу спокойно сделать что-то важное, пока никто не отвлекает звонками и вопросами. Ухожу с работы почти всегда последним, бывает, засиживаюсь допоздна, потому что стараюсь сделать все необходимое, а круг обязанностей у меня гораздо шире, чем у любого сотрудника компании. Конечно, случается, что я опаздываю, но в этих опозданиях нет цикличности, о них знает только секретарь, которая координирует мое расписание.
Инструкция
Посмотрите на себя глазами окружающих. Со стороны ваши опоздания выглядят так, как будто вы совершенно несобранный человек, который не уважает других людей и ценит собственное время больше, чем время других. Впечатление не очень положительное. Но вы можете его исправить, если возьметесь за себя. Пересмотрите свои привычки. Определите собственные слабые места и постарайтесь их исправить.
Научитесь управлять временем. Возможно, вы просто не умеете расставлять приоритеты среди своих дел. Каждый день просматривайте свои задачи и выделяйте главные из них. Так вы не упустите что-то значительное и не опоздаете на важную встречу. Кроме того, нужно реально оценивать ситуацию. Может быть, вы неверно определяете временной интервал, который у вас отнимет то или иное занятие. Не обманывайте себя. Чтобы верно сориентироваться, замерьте время с секундомером.
Готовьтесь заранее. Если вы опаздываете потому, что вам сложно быстро собраться перед работой или встречей, приготовьте накануне вечером все, что вам может понадобиться. Например, вы можете погладить нужную одежду, проверить состояние обуви, которую планируете носить следующим днем, собрать свою сумку. Подумайте, что будете есть на завтрак, дабы не теряться в раздумьях долгие минуты при полном дефиците временных ресурсов. Положите на видное место ключи от дома, чтобы не тратить на их поиски кучу времени в последний момент.
Пересмотрите свои привычки. Станьте более собранным и организованным человеком. Может быть, вы удивитесь, но пунктуальность можно иногда привязать к аккуратности и приученности к порядку. Если вокруг вас хаос, вам будет трудно собраться с мыслями. Кроме того, бардак очень расслабляет, и ваши движения становятся лениво-неторопливыми. Превращайтесь из томного меланхолика в деловитого живчика, и все успеете в срок.
Думайте о непредвиденных обстоятельствах. Если отправляетесь на важную встречу, сделайте запас во времени на случай пробок, задержек по дороге и очередей. Заложите полчаса, и будете спокойны. В случае форс-мажора вы либо придете вовремя, либо задержитесь совсем на чуть-чуть, что тоже может быть допустимой нормой.
Учитесь на своих ошибках. Подумайте, сколько раз ваша непунктуальность подводила вас. Сосчитайте, со сколькими людьми вы испортили отношения, сколько друзей воспринимает вас как необязательного, несерьезного и ненадежного человека, сколько шансов вы упустили из-за опоздания. Если вы не хотите краснеть, как школьник, при своем появлении, ждать, когда вас отчитают, и придумывать оправдания, возьмите себя в руки и постарайтесь все делать вовремя.
О моей пунктуальности и речи не шло, когда я вспоминаю как моя семья выгоняла меня вовремя на ту или иную встречу. На самом деле это очень хорошее качество. Мы всю жизнь куда-то спешим и не важно, в школу или же на работу. И пунктуальность никому никогда бы не помешала. И вот сейчас я расскажу Вам 10 советов о том, как развить пунктуальность или как научиться везде и всегда оказываться вовремя.
1. Убедитесь, что Ваши часы идут правильно
Конечно, для многих это покажется смешным, но многие могут даже не заметить, что в часах села батарейка или они просто сломались, не говоря уже о том, что просто забыли их завести. Следите за тем, что Вы ориентируетесь на настоящее время, а не прошлое.
2. Убедитесь в том, что Вы правильно поняли время
Я могу привести Вам как минимум 2 примера из личной жизни, когда я неправильно расценила время, что повлекло за собой некие неприятности. Один раз я посмотрела на часы и перепутала стрелки, и из-за этого сожгла пирог практически дотла! Я думала, что длинная стрелка – это короткая, но посмотрев через какое-то время на часы опять поняла, что она не сдвинулась с места! И как бы забавно это не звучала, в нос мне тут же ударил запах гари от моего любимого пирога.
3. Не переставляйте время будильника по утрам
Кто же не сталкивался с таким утренним обрядом, как: “Еще минуточку!” и смело жмем на кнопку отсрочки будильника. Кладите будильник далеко от кровати, доступа к повтору звонка у Вас точно не будет! Подумайте, что Вам дадут эти 5, 10 или 15 минут? На самом деле, лучше, чтобы Ваш день начинался на 15-20 минут пораньше, куда приятнее вальяжно попить кофе или почитать газетку, но в уже собранном состоянии, чем бегать и кричать что Вы опаздываете, так и не выспавшись за эти 5, 10, 15 минут.. А вдруг Вы что-нибудь важное забудете дома? Оставляйте себе время про запас.
4. Прибывайте на место назначения заранее
Я тоже не люблю ждать, но порой лучше приехать раньше, чем вовремя или позже. И как раз для такого случая у меня с собой всегда есть книга. Чтение развлекает вне зависимости от того, где Вы находитесь. Хотя музыка или какая-нибудь электронная игрушка в этом случае тоже подойдет! Я установила для себя, что везде и всегда должна прибывать за 10, 15 минут до положенного срока, чтобы если вдруг столкнусь с каким нибудь вопросом или проблемой, то было время ее решить.
5. Следите за временем на интуитивном уровне
Невозможно, следить за временем каждую минуту дня. Но как-то следить за ним нужно. Но вот лично я знаю, что мне нужно 10 минут, чтобы добраться до работы. Я прибавляю 5 минут на случайные задержки: встретилась с почтальоном, не пропускает грузовик или на меня вдруг напала белка – все возможно и к этому нужно быть готовой! Поэтому я выхожу из дома примерно за 20 минут до назначенного времени и я точно прибываю в срок.
6. Высыпайтесь ночью
Когда Вы , Ваша голова работает хорошо и Вы не отстаете от намеченных действий. Если у Вас нет того, кто легко разбудит Вас своей активностью, старайтесь вставать отдохнувшей. Иначе можно легко забыть что-нибудь важное и потом весь день пойдет насмарку.
7. Оставляйте себе напоминания
По всему дому у меня расклеены записки о том, что мне нужно делать и что не забыть. Также всегда стоит рядом ноутбук, в котором напечатан список всех дел. Если не запишешь, можешь и не вспомнить. И потратишь кучу времени на то, чтобы вспомнить, а потом еще и сделать. Цените свое время, не оставляйте важные дела на потом.
8. Установите одно и то же время везде по дому
У большинстве время на различных часах по всему дому идет по- разному. На настенных часах – одно, на плеере DVD – другое, на микроволновой печи – третье. Убедитесь в том, что оно везде у Вас одинаковое, а главное – правильное. И вовремя подводите его, когда это потребуется. Мои дети когда не хотят идти на какое-нибудь занятие, просто подводят время, например, на микроволновке. Поэтому все всегда помню о том, что возможно времени сейчас на 5 минут меньше.
9. Ограничивайте выполнение тех или иных дел временными рамками
Что я хочу этим сказать? Определите сколько времени у Вас уходит на умывание, чистку зубов, макияж, завтрак и дорогу на работу. Поставьте будильники в соответствии нужными Вам отрезками времени.
10. Готовьте наряд с вечера
У девушек огромный кусок утреннего времени уходит на выбор одежды, поэтому Вы можете вдоволь навертеться перед зеркалом накануне вечером.
Некоторые из этих советов по развитию пунктуальности точно должны сработать. У меня есть знакомый, у которого никогда и ни на что не хватает времени. И как бы он не старался, у него не получается ладить со временем. Обязательно что-нибудь да отвлечет его. Может быть и Вы нам что-нибудь посоветуете по этой теме?
Четкое выполнение поручений, систематичность, крайняя аккуратность, неотступное следование определенным правилам и условиям. Такое определение дается в толковом словаре Ушакова. Большинство же из нас пунктуальность неразрывно связывают со временем, а вернее – с опозданием.
Если вы постоянно опаздываете, это говорит о вас как о человеке недисциплинированном, легкомысленном, безответственном и ненадежном. Кому то не пунктуальность может показаться признаком высокомерного поведения .
Так же когда человек опаздывает, создается впечатление, что он не способен правильно расставить приоритеты, что он не умеет ценить важность событий и людей в своей жизни, а потому и себя.
Если человек заведомо знает место и время встречи и появляется с опозданием, то можно предположить что он относится к вам несерьезно и неуважительно. А если это деловая встреча? Какой бизнес, какие деловые отношения можно строить с таким человеком?! Ведь что значит пунктуальный: пунктуальность это не только прийти во время, но и способность вовремя выполнять определенную работу, выполнять свои обязательства (вовремя сдать отчет, в срок выполнить заказ, оказать услуги и т.д.). Не пунктуальность же ведет к потере деловой репутации и отрицательно влияет на имидж человека . Отсутствие пунктуальности приводит к потере времени, денег и уважения со стороны людей (партнеров, коллег, друзей и просто знакомых).
О чем говорит пунктуальность?
Ценит свое время и умеет рационально его распределять, потому является хозяином своей жизни.
Показывает, что вы уважаете любого человека, и не важно, заключает ли он с вами деловое соглашение, или же просто идет с вами пообедать. Некоторые люди, решив продемонстрировать свою важность и значимость, умышленно опаздывают на встречу. Но тем самым они только показывают неуважение, и что люди, которые вынуждены их ждать, для них ничего не значат.
Пунктуальность важный шаг на пути к завоеванию человеческого доверия. На пунктуального человека можно всегда положиться.
Пунктуальность это свидетельство дальновидности, собранности, приспособляемости к обстоятельствам (иногда важные встречи и переговоры, могут быть непредвиденными, и наличие резервного времени для подобных обстоятельств говорит об опытности и приспособляемости).
Если вы не знаете как перестать опаздывать , вот несколько правил, которые ответят вам на вопрос – «?», и помогут приходить всегда и всюду вовремя:
Первое что надо сделать, это понять, насколько выгодно быть пунктуальным, как неточность и непунктуальность
мешает вам в личной жизни или на работе.- Научитесь планировать, упорядочьте свой жизненный график (читайте «Планирование рабочего времени »). Планируйте, это займёт совсем немного времени, зато сэкономит намного больше. Организованность это стержень пунктуальности.
- Непунктуальность, может быть причиной лени. Разобраться же в причинах лени вам поможет статья – «Как бороться с ленью ».
- При перемещениях заранее разрабатывайте маршрут, тем более в места, которые вам незнакомы (касается больших городов). Не забывайте о пробках на дорогах.
- Стремитесь прийти (на работу, на деловую встречу, на любое мероприятие) чуть раньше намеченного срока. Это лучше чем опаздывать.
- Ведите учет времени, это поможет вам стать пунктуальным. Если вы опять опоздали, проанализируйте свой день. Задумайтесь над тем, куда ушло время, какие занятия отвлекли вас от важных дел (может вы прихорашиваясь, достаточно долго крутились перед зеркалом, решили посидеть пару минут в интернете, да и засиделись, или виной всему ваш любимый сериал…) «Посторонние занятия» не способствуют развитию пунктуальности! Выделите наиболее важные дела и сделайте их в первую очередь. Если на второстепенные времени не хватает и вы не успеваете, это будет меньшей из потерь.
- Довольно распространенным советом людям, которые не знают, как стать пунктуальным является предложение перевести стрелки часов на 10-15 минут вперед. Мол, это решит все проблемы с опозданиями. Нет, не решит! Это самообман, вы все равно будете помнить о переведенных минутах, и брать их в расчет. Тем более причина непунктуальности на много шире чем нехватка этих десяти минут.
- Самомотивация – вот еще один способ успевать в срок, будь то встреча или выполнение каких либо обязанностей. Подумайте как пунктуальность может отразится на вашей репутации или повлиять на карьерный рост. Если из-за вашей не пунктуальности над вами подшучивают коллеги, вами недовольно руководство, близкие и друзья ставят вам это в упрек – как хорошо было бы стать пунктуальным?!
Ни когда не оправдывайтесь (разве что в исключительных случаях) перед тем, кого заставили ждать (лучше извинитесь, признайте что виноваты). Перестаньте сетовать на пробки, винить третьих лиц, таким образом, вы только убеждаете самого себя в том, что опоздания неизбежны. Ни что не может быть оправданием вашим опозданиям. Убедив себя в том, что опоздания не допустимы вы станете более пунктуальным человеком.
Возможно, вам кажется что точность и пунктуальность недостижимы. Но нет, соблюдение выше описанных правил поможет вам избавиться от привычки всегда и везде опаздывать. И вы станете пунктуальным сотрудником, партнером, другом и членом семьи, которым всегда хотели быть, и каким хотят вас видеть окружающие.
Непунктуальность в частной жизни ведет к недовольству и недоразумениям. Опоздание на деловую встречу может иметь более серьезные последствия – деловой этикет не допускает подобных вольностей. Учитесь планировать свое время и уважительно относитесь к чужому.
«Точность – вежливость королей…». Эти слова приписывают королю Франции Людовику XVIII. Правда, в них вкладывают разный смысл, но наиболее вероятен следующий: король не мог иным образом проявить свою вежливость, кроме как будучи точным и пунктуальным. Ведь он – самая «высокая» персона в государстве, поэтому никому не кланяется, не встает, когда кто-то входит в покои, – ему самому все оказывают знаки внимания, почтения и вежливости. Пунктуальность для него – это способ выразить свои любезность и почтение.
Пунктуальность – одна из непременных заповедей этикета, представляющего собой свод правил о том, как следует вести себя в присутствии других людей. Считается, что классические правила этикета сформировались во Франции, да и само слово « » (от слова «этикетка»), означающее «манера поведения», – французского происхождения. На приемах французского короля Людовика XIV гостям раздавали карточки с предписаниями, как гости должны и не должны себя вести.
Однако общие принципы поведения, к примеру, во время дипломатических церемоний, уже существовали в древних Египте, Риме, Греции, Индии, Китае. В России правила поведения в общественных местах впервые были изложены в «Домострое».
Существует несколько видов этикета: дипломатический, государственный, гражданский, деловой и т. д. Но в любом из них пунктуальность – на главном месте.
Пунктуальность делового человека
День делового человека расписан по минутам, поэтому опаздывать на деловую встречу и заставлять себя ждать недопустимо.
«Время – деньги», – писал американский политический деятель в «Советах молодому купцу». Смысл этой фразы в том, что тот, кто потерял время – потерял деньги, которые можно было бы заработать за это время. Потратил его с толком – значит сберег деньги.
Этим принципом руководствуются современные бизнесмены, которые воспринимают людей, не ценящих чужое время, как неорганизованных, необязательных, – людей, которым нельзя верить и на которых нельзя положиться. Те, кто опаздывает на деловые встречи, лишаются клиентов, контрактов, заказчиков и утрачивают репутацию надежного партнера.
Правила делового этикета в разных странах существенно отличаются. Что касается пунктуальности, то, например, в Японии и Китае, где пунктуальность – символ добродетели, опоздание не допускается вообще и приравнивается к оскорблению.
Не допускается опоздание на деловую встречу и в Германии, Швеции, Великобритании – здесь очень ценят пунктуальных людей. В других западных странах время, на которое можно позволить себе опоздать, ограничивается 15-ю минутами.
Психолог из Америки Эдвард Холл назвал опоздание на 5 минут незначительным, на 15 – допустимым, когда опоздавшему позволено извиниться, опоздание на 20-30 минут – вызывающим у ожидающих чувство легкой обиды, на 40 – грубым и более 40 минут – оскорбительным.
Свободно обращаются с пунктуальностью в Латинской Америке, Испании, в странах, исповедующих ислам. Здесь люди не торопятся, и опоздание в 40 минут считается незначительным.
Почему люди опаздывают?
Фантазия опоздавших, придумывающих уважительную причину, которая могла бы их оправдать, порой безгранична: тут и заболевший ребенок, и острая зубная боль, и авария, случившаяся по дороге на работу, и сломавшийся дверной замок.
Но причина, как правило, одна: проспали и не успели собраться из-за очередного форс-мажора: ребенок не помнит, куда закинул школьный рюкзак, муж – ключи от машины, а у нас самих сломался замок на куртке. На следующий день что-нибудь новенькое, но «из той же оперы». И все это из-за неумения организоваться. Перевоспитать таких людей вряд ли получится: они опаздывали, опаздывают и будут опаздывать. Правда, вряд ли они могут рассчитывать на серьезное к себе отношение и карьерный рост.
Нередко люди опаздывают на работу, деловую или личную встречу из-за отсутствия должной мотивации или интереса к ожидающему их предмету. Легко опоздать туда, где не ждет ничего нового, любопытного или многообещающего. Легко опоздать на нежеланную встречу, которой мы внутренне сопротивляемся и всячески пытаемся оттянуть неприятный момент.
Но вряд ли кто по доброй воле опоздает на собеседование, сулящее работу мечты, или встречу с человеком всей жизни.
Любопытно, что некоторые любители опаздывать делают это неосознанно: погоня за временем вызывает у них выброс адреналина. Для них такие гонки наперегонки со временем – своего рода вид спорта.
Есть еще одна категория непунктуальных людей, которые опаздывают сознательно. Для них опоздание служит способом самоутверждения, особенно если они знают, что тот, кто их ждет, заинтересован во встрече и в любом случае дождется.
Такое опоздание – признак дурного тона, потому что опаздывающий таким образом старается навязать ожидающим собственные правила игры, хочет показать свое превосходство и пренебрежение к чужому мнению. Психологи называют опоздание без уважительной причины в числе приемов манипуляции людьми.
Хочу стать пунктуальным…
Люди, верящие в астрологию, думают, что пунктуальность зависит от знака зодиака, под которым они родились. По мнению астрологов, к опозданиям склонны Близнецы, Весы, Рыбы, а пунктуальностью отличаются Козероги, Стрельцы, Девы, Овны.
Некоторые считают, что пунктуальность – врожденная черта характера: она предается с генами, как цвет глаз, волос и т. д.
Но правы те, кто утверждает, что пунктуальность – черта характера, зависящая от воспитания. У неорганизованных и вечно опаздывающих к назначенному времени родителей вряд ли дети будут другими.
Присмотримся к себе – может, мы тоже непунктуальны? Может, наши друзья и коллеги просто не решаются прямо сказать, что их напрягают наши опоздания? Ведь таким образом мы показываем, что свое время ценим больше, чем их. И если ответ будет положительный, то постараемся исправить ситуацию.
1. Изучаем основы тайм-менеджмента – науки управления временем
2. Помним закон Мерфи
Чтобы не опаздывать, нужно все делать вовремя. Тайм-менеджеры советуют прибавлять ко времени, которое планируется затратить на выполнение какой-то задачи, лишние 25%.
Когда-то инженер Мерфи заметил, что если какая-та неприятность может произойти, то она обязательно произойдет. Из этой фразы вывели несколько следствий, одно из которых: «Если какие-то препятствия или помехи могут возникнуть, то они обязательно возникнут. Поэтому любое дело займет больше времени, чем мы думаем». Тому, кто склонен опаздывать, стоит перевести стрелки часов немного вперед.
3. Кладем вещи на место
Неожиданные препятствия или помехи могут иметь вид внезапно потерявшихся ключей, очков, документов, билетов, кошелька, зарядки и прочих мелочей, без которых невозможно обойтись и выйти из дому.
На пунктуальность влияет и наличие . Простой пример: очень болит зуб, врач начинает прием в 9 утра. Мы не только не опоздаем, а даже прибежим раньше в надежде, что и врач придет раньше. У нас есть мотивация.
Часто люди опаздывают потому, что не видят интереса в деле, встрече или работе. Стоит спросить себя: «Зачем мне это нужно?», «Что я получу в итоге?». «Мне это нужно, потому что я приятно проведу время, но если опоздаю, мой друг обидится и уйдет», «В итоге я закончу курсы и смогу объясняться с приятелем без посредников» и пр.