Ma trận Eisenhower là một trong những kỹ thuật phổ biến và được ưa chuộng nhất để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ.
Quyền tác giả của nó thuộc về Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, Dwight Eisenhower. Ông đã tiến hành nhiều thí nghiệm về việc tổ chức thời gian và kết quả là ông đi đến kết luận rằng rằng việc khẩn cấp thì hiếm khi quan trọng, và việc quan trọng thì hiếm khi khẩn cấp.
Eisenhower đã nghĩ ra một công cụ mà nguyên tắc này có thể được áp dụng để sắp xếp các nhiệm vụ ưu tiên và tách biệt các nhiệm vụ quan trọng khỏi những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng. Công cụ này được gọi là " Ma trận Eisenhower».
Theo ma trận Eisenhower, bất kỳ nhiệm vụ nào cũng có thể được chia thành 4 loại:
- A – khẩn cấp và quan trọng
- B – quan trọng nhưng không khẩn cấp
- C - khẩn cấp, nhưng không quan trọng
- D – không khẩn cấp và không quan trọng
Hãy để chúng tôi mô tả chi tiết từng loại.
A – khẩn cấp và quan trọng
Đối với những người có tổ chức và biết cách quản lý tốt thời gian của mình, loại nhiệm vụ này hầu như luôn trống. Và chỉ thỉnh thoảng mới có trường hợp bất khả kháng, đột ngột phát sinh những trường hợp cần quan tâm gấp.
Loại này, theo cách phân loại của Eisenhower, bao gồm các nhiệm vụ sắp hết thời hạn và việc không hoàn thành chúng có thể dẫn đến hậu quả tai hại trong tương lai. Đó là thời hạn, tình huống khẩn cấp, tình huống sinh tử.
Ví dụ về các vấn đề khẩn cấp và quan trọng:
1) Bạn bị đau răng - bạn không thể nghĩ gì khác ngoài đau răng
2) Vòi nước bị vỡ và nhấn chìm căn hộ - bạn cần gọi thợ sửa ống nước khẩn cấp
3) Bàn giao dự án tại nơi làm việc - sắp hết thời hạn nhưng dự án vẫn chưa hoàn thành.
Như tôi đã viết ở trên, một người càng có tổ chức thì càng có ít điều cấp bách và quan trọng phát sinh trong cuộc sống của anh ta. Đó là lý do tại sao thách thức mà bạn phải đối mặt với tư cách là những người muốn học cách quản lý thời gian tốt hơn là học cách giải quyết vấn đề trước để chúng không rơi vào trường hợp này.
B – quan trọng nhưng không khẩn cấp
Danh mục này bao gồm những thứ quan trọng cho tương lai của chúng ta nhưng không có trên thẻ. Giả sử chúng ta muốn học một ngôn ngữ mới và điều này sẽ giúp chúng ta có được vị trí tốt hơn. Hoặc chúng ta muốn chạy bộ vào buổi sáng để được khỏe mạnh.
Hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng và không cấp bách sẽ giúp chúng ta đạt được nhiều thành công hơn trong cuộc sống. Tuy nhiên, như thực tế cho thấy, vì lý do nào đó mà mọi người không vội ngồi xuống cho họ. Và thường xảy ra trường hợp loại vụ việc này trở nên quan trọng và cấp bách. Và sau đó căng thẳng được đảm bảo cho bạn.
Ví dụ về các vấn đề quan trọng nhưng không khẩn cấp:
1) Sức khỏe thể chất
2) Đào tạo và các khóa học
3) Giải quyết các vấn đề công việc quan trọng
Nếu bạn học cách tìm thời gian để giải quyết những nhiệm vụ quan trọng nhưng không cấp bách, bạn sẽ sớm thấy cuộc sống của mình ngày càng trở nên dễ dàng hơn như thế nào.
S – không quan trọng nhưng khẩn cấp
Để hiểu liệu nhiệm vụ này có thực sự quan trọng hay không, hãy tưởng tượng bạn sẽ nhận được kết quả gì sau khi hoàn thành nó. Nếu kết quả tối thiểu thì phân loại trường hợp này là loại C.
Ví dụ về các nhiệm vụ không quan trọng nhưng cấp bách:
1) Giúp đỡ người khác - một người bạn ngỏ lời dắt chó đi dạo (lần thứ sáu trong tháng), thật bất tiện khi từ chối.
2) Tỷ giá đô la sẽ tăng nửa phần trăm vào ngày mai, bạn cần đổi gấp 100 đô la
3) Được gọi và yêu cầu hoàn thành khảo sát khẩn cấp (mặc dù việc hoàn thành khảo sát có thể đợi)
D – không quan trọng và không khẩn cấp
Chúng tôi gọi những điều này là lãng phí thời gian. Chúng tôi dành nhiều thời gian cho chúng, nhưng kết quả hành động của chúng tôi thực tế là bằng không.
Đọc: 5,335
Tại sao kế hoạch thất bại? Bởi vì trong dòng chảy công việc hàng ngày, chúng ta cố gắng hoàn thành những nhiệm vụ cấp bách mà quên mất những việc quan trọng, bắt buộc. Sự khác biệt là gì? Thực hiện đúng các ưu tiên của bạn! Những việc quan trọng không phải lúc nào cũng khẩn cấp, và những việc khẩn cấp lại quan trọng. Làm sao vậy? Rất đơn giản. Và “Góc phần tư Covey” sẽ giúp bạn tìm ra điều này. Tên thứ hai của họ là ma trận ưu tiên Eisenhower.
Quan trọng và khẩn cấp: các điều khoản và làm rõ
Tầm quan trọng và khẩn cấp.
Vấn đề khẩn cấp yêu cầu sự tham gia hoặc quyết định ngay lập tức. Việc này phải được thực hiện ngay, nếu không sẽ xảy ra hỏa hoạn, bất khả kháng hoặc thảm họa. Những vấn đề cấp bách cần có phản ứng mang tính phản ứng, buộc phải hủy bỏ mọi kế hoạch và hoạt động quan trọng.
Những điều quan trọng nghĩa là . Chúng cần thiết để đạt được các mục tiêu toàn cầu, các giải pháp sơ bộ cho các nhiệm vụ quan trọng và hiện thực hóa các cơ hội. Bằng cách làm những việc quan trọng, một người đạt được kết quả và thành công cao. Cuộc sống trôi chảy rõ ràng, đo lường và có mục đích.
Thật không may, những điều quan trọng trong cuộc sống của chúng ta thường không được ưu tiên. Tại sao? Bởi vì tất cả cuộc sống hàng ngày đều nhằm mục đích giải quyết những vấn đề cấp bách.
Làm thế nào để khắc phục điều này?
Sử dụng Ma trận Eisenhower làm công cụ thiết lập mức độ ưu tiên. Đôi khi bình phương thời gian Covey được khuyên dùng cho cùng mục đích.
Sự khác biệt giữa Ma trận góc phần tư của Stephen Covey và Ma trận trường hợp của Eisenhower là gì?
Trên thực tế, không có gì.
Cả hai phương pháp đều ngụ ý các phương pháp lập kế hoạch giống hệt nhau. Và họ có những cái tên khác nhau do các nhà phát triển hệ thống nổi tiếng. Tình cờ là Dwight Eisenhower đã sử dụng kỹ thuật tương tự trong công việc hàng ngày của mình mà Stephen Covey đã mô tả trong cuốn sách của mình.
Hai người đàn ông vĩ đại. Hai cái tên. Một phương pháp.
Góc phần tư Covey: Ma trận cấu trúc trường hợp
Ưu tiên theo ma trận Eisenhower bao gồm việc phân loại tất cả các vấn đề và nhiệm vụ thành 4 khối theo tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp phải hoàn thành:
- quan trọng/khẩn cấp;
- quan trọng/không khẩn cấp;
- không quan trọng/khẩn cấp;
- không quan trọng/không khẩn cấp.
Nếu bạn làm trước - viết ra tất cả những việc trước mắt và xa xôi vào một danh sách, thì bạn có thể dễ dàng điền vào bất kỳ ô vuông nào của Stephen Covey. Chỉ cần đánh giá tầm quan trọng và tính cấp bách của tất cả các nhiệm vụ hiện có là đủ.
Làm cách nào để phân chia nhiệm vụ bằng ma trận Eisenhower?
Quản lý thời gian hiệu quả cao bằng ma trận Eisenhower
Nếu nhìn vào cấu trúc của từng khối với tinh thần cởi mở, bạn sẽ thấy đặc điểm của từng khối vuông:
- Hình vuông A – áp lực thời gian liên tục, “lửa”, thần kinh và nhịp điệu phản ứng của cuộc sống.
- Hình vuông B – giải quyết các vấn đề chiến lược, chủ động, làm việc để đạt được kết quả và thành công.
- Square C – chronophages trong các biến thể khác nhau của chúng.
- Hình vuông D – sự trì hoãn.
Nghĩa là, khi xác định mức độ ưu tiên bằng ma trận Eisenhower, chỉ có vấn đề của khối thứ hai mới đáng được quan tâm. Nhưng trên thực tế, chúng ta đang phải giải quyết các nhiệm vụ của những ô vuông “khẩn cấp”, khiến chúng ta lãng phí thần kinh và bị phân tâm bởi những yếu tố không cần thiết.
Làm gì với kiến thức này?
Nó rất đơn giản. Lập kế hoạch thời gian theo Ma trận Eisenhower bao gồm cách tiếp cận chủ động và sử dụng các công cụ quản lý thời gian tốt nhất. 
Bạn có thể sử dụng:
- C – đủ loại phiền nhiễu cần được kiểm soát và kiểm soát.
- D – trò tiêu khiển vô nghĩa, có thể dễ dàng thay thế bằng một kế hoạch nghỉ ngơi xứng đáng sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
Một số người cho rằng các bà nội trợ không cần phải lập kế hoạch, lịch trình rõ ràng. Đó là cách khác xung quanh.
Phụ nữ, những người không ngừng bận rộn với bản thân và con cái, cần có lịch trình phù hợp trong ngày hơn bất kỳ ai khác.
Ma trận khẩn cấp và tầm quan trọng của Eisenhower là một bài tập, trợ lý và cố vấn thuận tiện cho mỗi ngày. Sử dụng góc phần tư Covey làm giảm đáng kể mức độ căng thẳng trong cuộc sống và hoạt động hàng ngày.
Ma trận Eisenhower như một công cụ thiết lập mức độ ưu tiên là một trong những phương pháp chính để lập kế hoạch và thực hiện thành công mọi việc. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét kỹ thuật này chi tiết hơn vì đây là phương pháp quản lý thời gian phổ biến nhất, đã được sử dụng từ lâu trong mọi lĩnh vực của cuộc sống.
“Cuộc sống có giá trị nếu nó thể hiện sự đấu tranh không ngừng vì một mục đích xứng đáng”
D. D. Eisenhower
Điều quan trọng cần biết! Thị lực giảm dẫn đến mù lòa!
Để điều chỉnh và phục hồi thị lực mà không cần phẫu thuật, độc giả của chúng tôi sử dụng TỐI ƯU CỦA ISRAELI
- sản phẩm tốt nhất cho đôi mắt của bạn chỉ với 99 rúp!
Sau khi xem xét cẩn thận nó, chúng tôi quyết định cung cấp cho bạn sự chú ý...
Tổng thống thứ 34 nổi tiếng thế giới của Mỹ, David Eisenhower, đã cố gắng tìm hiểu cách quản lý thời gian. Chính việc nghiên cứu về lĩnh vực này đã khiến ông nổi tiếng khắp thế giới. Ông đã nghiên cứu chi tiết các phương pháp lập kế hoạch hiệu quả và từng bước thực hiện kế hoạch. Đây là cách Ma trận Eisenhower xuất hiện như một công cụ để thiết lập các ưu tiên. Chúng ta sẽ xem xét kỹ thuật của anh ấy chi tiết hơn ở phần sau của bài viết của chúng tôi.
Quản lý thời gian– khả năng của một người trong việc phân bổ thời gian của mình một cách hợp lý để hoàn thành các nhiệm vụ đã lên kế hoạch. Hiện tượng này đã được nghiên cứu trong nhiều năm bởi nhiều nhà tâm lý học khác nhau, mọi người đều cố gắng tìm hiểu xem phương pháp lập kế hoạch hợp lý những gì đã được lên kế hoạch này hoạt động như thế nào. Nhà tâm lý học nổi tiếng David Allen đã viết một cuốn sách về các nguyên tắc cơ bản và thực hành lập kế hoạch hiệu quả.
Ngày nay, sự nhộn nhịp và đa dạng của cuộc sống hiện đại ngày càng buộc chúng ta phải tìm đến những phương pháp để cơ cấu thành công các nhiệm vụ đã định và thực hiện chúng một cách chính xác, nhanh chóng. Ưu tiên chính xác cho phép bạn hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả công việc ở bất kỳ mức độ phức tạp nào, hiểu được những sai lầm của mình và học các kỹ năng mới trong quá trình đạt được mục tiêu của mình.
Tính cách của Eisenhower trong nghiên cứu quản lý thời gian
David Eisenhower là một tổng thống nổi tiếng của Mỹ. Ông trở nên nổi tiếng khắp thế giới nhờ trí thông minh và kỹ năng tổ chức. Trong suốt cuộc đời của mình, ông đã xây dựng một sự nghiệp quân sự rực rỡ, để lại dấu ấn quan trọng trong lịch sử nước Mỹ. Anh hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ, luôn đạt được mục tiêu đặt ra cho mình, điều này khiến anh được kính trọng và trở thành tấm gương cho nhiều nhân vật của công chúng.
Eisenhower tin rằng sống tốt có nghĩa là tham gia vào công việc xứng đáng mang lại niềm vui cho chủ thể và mang lại lợi ích cho người khác. Với tư cách là chủ tịch, ông ngày càng tự đặt ra những câu hỏi về cách hoàn thành mọi việc một cách chính xác và cuối cùng là thành công. Những suy nghĩ này đã khiến ông tạo ra một phương pháp sắp xếp các nhiệm vụ quan trọng, phương pháp này được sử dụng rộng rãi ở thời đại chúng ta.
Nhờ sự tháo vát, tự tin và phấn đấu xuất sắc, Eisenhower đạt được thành công trong mọi việc; ông hoàn thành mọi việc mình dự định đúng thời hạn mà không gặp nhiều khó khăn. Nhiều nhân vật cùng thời với ông chỉ ngạc nhiên về khả năng tự tổ chức của ông và cố gắng làm theo các phương pháp điều hành của ông, vì nhân cách của một tổng thống như vậy thực sự đáng được tôn trọng và có thể là một tấm gương để noi theo. Ma trận Eisenhower như một công cụ ưu tiên là một trong những cách chính để bạn có thể sắp xếp kế hoạch làm việc trong cuộc sống hàng ngày.
Đặc điểm của Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower như một công cụ để sắp xếp thứ tự ưu tiên là một kỹ thuật quản lý thời gian phổ biến cho phép bạn thực hiện các hoạt động đã lên kế hoạch một cách chính xác và đúng thời hạn, đồng thời xác định các mục tiêu quan trọng cho bản thân trong một khoảng thời gian cụ thể. Cơ sở của bảng Eisenhower là bốn góc phần tư của các trường hợp. Cơ sở để tạo ra nó là những nhiệm vụ quan trọng và cấp bách được tích lũy trong một thời gian ngắn do nhiều yếu tố khác nhau.
Những góc phần tư này còn được gọi là cửa sổ Eisenhower vì chúng được mô tả dưới dạng một bảng vuông. Bảng Eisenhower trông như thế này.
MỘT góc phần tư Vấn đề cấp bách quan trọng
TRONG góc phần tư Quan trọng không khẩn cấp
VỚI góc phần tư Không quan trọng khẩn cấp
D góc phần tư Không quan trọng không khẩn cấp
Bất cứ ai muốn học cách quản lý thời gian hợp lý đều có thể tự làm một chiếc bàn như vậy. Ma trận Eisenhower như một công cụ ưu tiên sẽ giúp bạn giải quyết các nhiệm vụ tích lũy trong một khoảng thời gian rất ngắn.
Khi hiểu cấu trúc cơ bản của phương pháp ưu tiên, chúng ta có thể xem xét chi tiết từng cửa sổ của Ma trận Eisenhower. Ma trận Eisenhower như một công cụ ưu tiên rất hữu ích để xác định tầm quan trọng của các kế hoạch của bạn tại một thời điểm cụ thể.
Góc phần tư A
Nó bao gồm các nhiệm vụ cấp bách quan trọng, không thể hoãn lại sau này vì có thể dẫn đến hậu quả tiêu cực. Để lập kế hoạch thành công, bạn cần bắt đầu từ khu vực A. Một ví dụ về những trường hợp như vậy có thể là một hoạt động phức tạp bất ngờ hoặc một cuộc họp đột xuất. Khu vực này rất quan trọng đối với cuộc sống của một người, nhưng nếu bạn học cách lập kế hoạch thời gian của mình một cách chính xác, thì lý tưởng nhất là quảng trường này sẽ hoàn toàn trống rỗng, không có bất kỳ kế hoạch nào. Nếu các kế hoạch lớn được hoàn thành đúng thời hạn thì những nhiệm vụ quan trọng sẽ không trở nên cấp bách; việc thực hiện chúng trong một khung thời gian cụ thể không khiến chúng trở nên cấp bách.
Kế hoạch ngành A có thể xuất hiện vì hai lý do:
- lý do nội bộ: phụ thuộc trực tiếp vào con người (thiếu động lực thực hiện, lười biếng, thiếu ham muốn hoặc tính chuyên nghiệp);
- nguyên nhân bên ngoài: không ỷ lại vào đối tượng (sức khỏe suy giảm nghiêm trọng, trường hợp bất khả kháng).
Để ngăn những lý do này ảnh hưởng đến hoạt động của bạn, bạn không cần phải hoãn các nhiệm vụ tùy chọn có giá trị (đây đã là lĩnh vực B) cho đến ngày cuối cùng, vì một số điều kiện có thể ảnh hưởng đến việc chúng không được thực hiện và khi đó bạn sẽ tích lũy các nhiệm vụ có giá trị.
Góc phần tư B
Quan trọng không khẩn cấp. Các kế hoạch của lĩnh vực này phải được thực hiện thường xuyên, không được trì hoãn cho đến sau này, vì việc thực hiện kịp thời chúng là một dấu hiệu cho thấy năng suất và sự thành công trong hoạt động của bạn. Các công việc thuộc góc phần tư này không đòi hỏi phải hoàn thành ở đây và ngay bây giờ, nhưng giá trị của chúng cho thấy những hậu quả tiêu cực sẽ xảy ra nếu một người phớt lờ chúng. Nhiệm vụ càng quan trọng đối với bạn thì hậu quả của việc thất bại sẽ càng tiêu cực. Đó là lý do tại sao bạn nên ưu tiên những việc quan trọng trước, sau đó là những việc khẩn cấp. Để có được sự tự thỏa mãn lý tưởng, một người phải hoàn thành hoàn toàn những nhiệm vụ khẩn cấp có ý nghĩa và những nhiệm vụ không khẩn cấp có ý nghĩa. Ví dụ, nhiệm vụ của lĩnh vực này bao gồm gặp bác sĩ ngay lập tức, nắm vững các kỹ năng để thực hiện thành công các hoạt động ở nơi làm việc mới nhằm được thăng chức tiếp theo.
“Tốt hơn là bạn nên thực hiện những nhiệm vụ quan trọng ảnh hưởng đến cuộc sống của mình trước tiên hơn là những nhiệm vụ không quan trọng.”
D. D. Eisenhower
Ma trận Eisenhower như một công cụ để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho thấy: nếu bạn sắp xếp kế hoạch của mình một cách chính xác và kịp thời, thì trong bất kỳ lĩnh vực nào của đời sống con người sẽ không có những công việc vội vàng khiến cơ thể con người kiệt sức về thể chất và tâm lý. Khu B sẽ không chuyển sang khu A nếu lần đầu tiên chúng ta lập kế hoạch chính xác cho nhiệm vụ của mình.
Góc phần tư C
Không sao đâu, việc này rất khẩn cấp. Tính cấp bách của các kế hoạch không phải lúc nào cũng quyết định tầm quan trọng của chúng. Eisenhower nói rằng nếu những nhiệm vụ cấp bách cản trở việc thực hiện những nhiệm vụ có giá trị thì tốt hơn hết bạn nên hoãn chúng lại. Để hiểu tầm quan trọng của các kế hoạch của bạn, hãy tự hỏi bản thân một câu hỏi đơn giản: “Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không hoàn thành nhiệm vụ này?” Nếu bạn nhận ra rằng không có hoặc có rất ít hậu quả tiêu cực thì vấn đề đó không quan trọng vào lúc này. Hãy tìm kiếm những nhiệm vụ có ý nghĩa hơn nhưng thực sự đe dọa đến những hậu quả tiêu cực đối với bạn.
Ví dụ, những loại hoạt động này bao gồm tham gia một cuộc khảo sát xã hội, gọi điện cho một người bạn chỉ để trò chuyện. Các kế hoạch “Khu C” có một nhược điểm đáng kể: chúng ngăn cản một người làm việc hiệu quả và làm những việc có ý nghĩa, vì chúng thường xuyên khiến họ mất tập trung và lo lắng. Bất kỳ sự phân tâm nào cũng có thể gây ra hậu quả tiêu cực, vì vậy nếu có bất kỳ sự cản trở nào xảy ra khi thực hiện các nhiệm vụ quan trọng, hãy cố gắng loại bỏ chúng trước khi thực hiện. Nếu bạn chỉ thực hiện những việc cấp bách, một số lượng lớn những việc quan trọng có thể tích tụ trong một lúc và khi đó bạn khó có thể định hướng bản thân đi đúng hướng và tập trung để thực hiện chúng.
Góc phần tư D
Không khẩn cấp, không quan trọng. Lĩnh vực này tập hợp những nhiệm vụ không khẩn cấp không cần thiết nhất; việc thực hiện chúng hiện không mang lại bất kỳ lợi ích nào. Nếu một người tập trung vào chúng, thì những điều quan trọng sẽ tích lũy rất nhanh và dẫn đến hậu quả tiêu cực. Ví dụ, điều này bao gồm việc tham gia mạng xã hội, nhiều trò chơi máy tính khác nhau chỉ đơn giản là giết thời gian của một người mà không mang lại lợi ích gì.
Nhưng không phải tất cả những công việc không khẩn cấp, không quan trọng đều vô ích như vậy. Nếu từ lâu bạn đã muốn sắp xếp gọn gàng sách trong thư viện hoặc dọn dẹp tủ quần áo, thì việc làm những việc này sẽ mang lại lợi ích và niềm vui từ kết quả đạt được, nhưng bạn không nên cố gắng thực hiện chúng nếu có việc quan trọng phải làm.
Bảng Eisenhower như một phương pháp lập kế hoạch hiệu quả là một phương pháp hữu ích để xác định các nhiệm vụ có giá trị quan trọng và giúp hoàn thành chúng trong một khoảng thời gian khá ngắn. Nó được thiết kế để hoàn thành các nhiệm vụ trong ngày hoặc những nhiệm vụ cần hoàn thành trong tương lai gần.
Mục tiêu của Phương pháp Eisenhower
Bất cứ ai cũng có thể học cách lập kế hoạch cho thời gian cá nhân của mình nếu muốn; không có gì phức tạp ở đây. Để trợ giúp, bạn có thể sử dụng bảng Eisenhower mà chúng tôi đã mô tả như một công cụ thiết lập mức độ ưu tiên. Sau khi phân tích chi tiết từng góc phần tư của ma trận, có thể xác định được mục tiêu chính của kỹ thuật này.
- Tự tổ chức. Biết rằng những điều quan trọng đang chờ đợi mình, bạn sẽ không lãng phí thời gian mà sẽ cố gắng làm mọi việc đúng hạn. Sau khi xác định được các kế hoạch chính, một người có thể nhanh chóng tự tổ chức để thực hiện chúng. Sau khi sửa xong việc chính, bạn có thể thấy ngay những gì đã làm và những gì vẫn cần phải làm trong hôm nay hoặc ngày mai.
- Lập kế hoạch chất lượng cao cho kế hoạch của bạn. Mục tiêu của phương pháp này là để một người hoàn thành thành công những gì mình đã lên kế hoạch và không viết lại mọi thứ từ góc phần tư này sang góc phần tư khác.
- Học cách lập kế hoạch thời gian hiệu quả. Việc nêu bật những nhiệm vụ quan trọng giúp bạn xác định rõ ràng lượng thời gian cần hoàn thành. Một người tính toán trong đầu một cách đại khái cần bao nhiêu để hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng không khẩn cấp để không đột ngột chuyển sang khu A.
Ma trận Eisenhower, là một trong những phương pháp lập kế hoạch chính và phổ biến, sẽ giúp mọi người học cách quản lý bản thân, tổ chức bản thân vào đúng thời điểm và giải quyết vấn đề của mình trong một khoảng thời gian ngắn.
Điều đầu tiên bạn cần học khi làm việc với ma trận là phải thông minh trong kinh doanh. Có thể phân biệt được việc quan trọng với việc khẩn cấp, việc không quá khẩn cấp và việc không quan trọng.
Ma trận thời gian được chia thành 4 góc phần tư, trong đó có 2 trục quan trọng và số trục cấp bách bằng nhau. Các trường hợp và nhiệm vụ phù hợp với từng thành phần, giúp thấy rõ mức độ ưu tiên của từng thành phần: việc gì làm trước, việc gì làm sau, v.v.
Mẫu ma trận trông như thế này:
Chúng ta hãy xem xét từng góc phần tư chi tiết hơn.
Quan trọng và khẩn cấp
Quản lý thời gian lý tưởng có nghĩa là góc phần tư này sẽ trống. Điều này là do thực tế là với sự ưu tiên hợp lý và hoàn thành nhiệm vụ kịp thời, đơn giản là sẽ không có sự tắc nghẽn nào. Điều này đôi khi có thể là bình thường, nhưng sự hỗn loạn liên tục trong kinh doanh là dấu hiệu của sự vô tổ chức.
Để tránh các vấn đề với góc phần tư “A”, bạn cần tổ chức lập kế hoạch thành thạo trong các lĩnh vực khác và thực hiện chính xác tất cả các điểm. Tuy nhiên, nếu nhu cầu điền vẫn xuất hiện thì bạn nên nhập thông tin sau vào đây:
- Những điều mà nếu không hoàn thành sẽ gây nguy hiểm cho việc đạt được mục tiêu.
- Những nhiệm vụ mà việc thất bại góp phần làm nảy sinh những khó khăn, thử thách trong cuộc sống.
- Công việc liên quan trực tiếp đến sức khỏe.
Đừng quên về. Điều thường xảy ra là những việc thuộc góc phần tư “A” có thể được giao phó cho người khác. Nếu có thể thì hãy sử dụng quyền này.
Đừng quên việc giao phó trách nhiệm. Điều thường xảy ra là những việc thuộc góc phần tư “A” có thể được giao phó cho người khác.
Quan trọng nhưng không khẩn cấp
Các vấn đề và nhiệm vụ được ưu tiên cao nhất đều nằm ở đây nên anh ta cần được quan tâm tối đa. Đây là những hoạt động hàng ngày ít khẩn cấp hơn nhưng vẫn quan trọng. Các chuyên gia đã nhận thấy rằng những người làm việc đặc biệt với góc phần tư “C” sẽ đạt được thành công lớn hơn trong cuộc sống và đạt được mục tiêu của họ. Họ kiếm được nhiều tiền hơn và làm những gì họ yêu thích, điều đó khiến họ hạnh phúc.
Vì không có sự cấp bách trong các vấn đề nên không có sự hoảng loạn, điều này làm cho cách tiếp cận thực hiện của họ trở nên cân bằng và hợp lý. Điều này lần lượt thúc đẩy hiệu quả và năng suất cao. Tuy nhiên, chúng ta không nên quên rằng việc thực hiện không kịp thời các nhiệm vụ từ góc phần tư “C” sẽ chuyển chúng sang góc phần tư “A”.
Vì vậy, tất cả các hoạt động hiện tại liên quan đến hoạt động hàng ngày đều phù hợp với khu vực này: hoạt động chính, hoạt động thể thao, kế hoạch trong ngày, v.v.
Khẩn cấp nhưng không quan trọng
Các hoạt động “nằm” ở trung tâm của góc phần tư này có xu hướng gây mất tập trung. Việc thực hiện chúng không mang lại bất kỳ hữu ích nào trong việc đạt được mục tiêu và không dẫn đến bất kỳ kết quả nào. Thường thì chúng chỉ ngăn cản bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng và làm giảm hiệu quả tổng thể của bạn. Khi làm việc với ma trận, điều chính là không nhầm lẫn các trường hợp từ góc phần tư “A” và “C”, nếu không sẽ tạo ra sự nhầm lẫn về mức độ ưu tiên của các trường hợp.
Lĩnh vực “C” có thể bao gồm các vấn đề liên quan đến đàm phán và gặp gỡ do ai đó áp đặt, tổ chức sinh nhật cho những người ít thân thiết hơn và các công việc gia đình phát sinh đột ngột. Vì những thứ trong góc phần tư này chỉ làm bạn chậm lại và “đánh cắp” thời gian nên bạn cần dành thời gian tối thiểu cho chúng.
Không khẩn cấp và không quan trọng
Hoàn toàn không có lợi ích gì từ các hoạt động phù hợp với góc phần tư này. Họ nên được xử lý cuối cùng. Ngay cả khi bạn không làm gì cả, nó sẽ chỉ tốt hơn mà thôi. Tuy nhiên, cần phải tính đến những vấn đề như vậy; như người ta nói, bạn cần nhận biết kẻ thù bằng mắt thường. Đây là những kẻ “ăn” thời gian hữu ích nhất mà bạn nên loại bỏ.
Những thứ rơi vào góc phần tư “D” hoàn toàn không mang lại lợi ích gì.
Nhưng điều thú vị nhất là những thứ ở góc phần tư này thực sự thu hút mọi người. Đây là điều thú vị và đơn giản nhất mà bạn không cần phải làm. Họ đang thư giãn và thú vị. Những trò tiêu khiển thú vị khiến họ khó từ bỏ.
Điều này bao gồm nói chuyện điện thoại với bạn bè và người thân, dành thời gian trên mạng xã hội, lướt Internet, chơi game trên máy tính, xem TV, đi chơi trong các câu lạc bộ.
Tất nhiên, nghỉ ngơi rất quan trọng để làm việc hiệu quả, giống như oxy đối với con người, nhưng nó cũng hữu ích. Thay vì ngồi trên ghế dài cả cuối tuần, hãy sắp xếp các chuyến đi chơi và hòa mình vào thiên nhiên, xây dựng một kế hoạch giải trí tích cực, nhân tiện, điều này sẽ giúp cải thiện sức khỏe của bạn. Đọc một cuốn sách mang tính giáo dục hoặc đơn giản là thú vị mà trước đây bạn không có thời gian đọc, nó sẽ kích thích trí óc của bạn.
Khi kiểm soát cuộc sống của mình, hãy nhớ rằng việc nghỉ ngơi cũng cần được lên kế hoạch. Việc nó tự phát là không thể chấp nhận được. Nhưng bạn cũng đừng bỏ qua nó. Điều này dẫn đến sự nhàn rỗi kéo dài, vì làm việc quá sức chưa bao giờ mang lại lợi ích cho ai. Quy tắc ở đây rất phù hợp: “Thời gian làm việc là thời gian để giải trí”.
Lịch trình mẫu cho mỗi ngày có thể trông như thế này:
Bạn có thể tự vẽ các tờ giấy hoặc tải các mẫu làm sẵn từ Internet.
Ưu tiên
Lúc đầu, theo thói quen, sẽ khó xác định được mức độ cấp bách và tầm quan trọng của từng nhiệm vụ, nhưng kết quả cuối cùng rất xứng đáng. Hãy thử bài tập sau:
- Vẽ bảng gồm các cột: số mục, vấn đề, mức độ khẩn cấp, tầm quan trọng. Tự điều chỉnh số dòng, tùy theo độ dài của danh sách.
- Ở cột thứ hai “việc cần làm”, hãy viết ra tất cả các nhiệm vụ và hoạt động mà bạn thường làm.
- Sau đó, chuyển sang đánh giá chúng: mỗi hoạt động quan trọng hay cấp bách như thế nào.
Để thực hiện việc này dễ dàng hơn, hãy sử dụng các tiêu chí quan trọng sau đây khi đặt câu hỏi cho từng trường hợp:
- Hoàn thành nhiệm vụ này là cần thiết để đạt được mục tiêu chính của tôi (Có - nó có nghĩa là quan trọng; Không - nó không quan trọng).
- Việc không hoàn thành nhiệm vụ sẽ kéo theo những hậu quả nghiêm trọng đối với hoạt động hiện tại (Có - quan trọng; Không - không quan trọng).
Tiêu chí khẩn cấp:
- Nếu nhiệm vụ chưa được hoàn thành ngay bây giờ thì nó sẽ mất đi tính liên quan (Có - khẩn cấp; Không - không khẩn cấp).
Công cụ ưu tiên này sẽ đơn giản hóa đáng kể toàn bộ quá trình làm việc. Sau khi trải qua cuộc kiểm tra như vậy, bạn sẽ phát hiện ra mình đã lãng phí bao nhiêu thời gian cho đến thời điểm này và hóa ra bao nhiêu thời gian hữu ích đã được giải phóng.
Trong vô số việc phải làm, bạn có thể bị lạc, quên điều gì đó hoặc đơn giản là không có thời gian để làm việc đó. Do đó, những nhiệm vụ chưa hoàn thành sẽ tích lũy và đè nặng lên ngày mới tiếp theo với những cơ hội mới. Và một lần nữa vấn đề tương tự: Tôi không có thời gian, quên mất, hoãn lại cho ngày mai.
Những tình huống như vậy thường xảy ra với những người không biết cách lập kế hoạch và điều này không có gì đáng ngạc nhiên, bởi quá trình lập kế hoạch đòi hỏi những kỹ năng quản lý thời gian nhất định và sự chú ý đặc biệt.
Có nhiều kỹ thuật lập kế hoạch cho phép bạn nhận được lợi ích tối đa nếu bạn sử dụng nguồn thời gian của mình một cách chính xác. Hãy để chúng tôi đưa ra một ví dụ về kỹ thuật hiệu quả và không phức tạp nhất, được gọi là "Ma trận Eisenhower" hoặc "Quảng trường Eisenhower".
- Đây là nguyên tắc ưu tiên, cho phép bạn giải quyết số lượng nhiệm vụ lớn nhất trong ngày.
Nguyên tắc này là một trong những nguyên tắc phổ biến nhất trong quản lý thời gian. Nó được sử dụng trên toàn thế giới: từ những người lao động bình thường đến những người quản lý các tổ chức lớn của các tập đoàn nổi tiếng thế giới.
Người sáng lập ra nguyên tắc này là Dwight David Eisenhower (Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ). Với lịch trình bận rộn của mình, anh ấy đã tối ưu hóa lịch trình làm việc của mình bằng cách hệ thống hóa các nhiệm vụ tùy thuộc vào tầm quan trọng của chúng, dẫn đến việc tạo ra thiết bị của riêng anh ấy, nổi bật bởi sự đơn giản và độc đáo của nó.
Ma trận Eisenhower là công cụ thiết lập mức độ ưu tiên
Eisenhower chia mọi thứ thành 4 loại và đưa chúng vào một bảng trong đó ông đánh dấu rõ ràng các ô vuông giúp phân bổ các nhiệm vụ đã lên kế hoạch theo mức độ cấp bách và tầm quan trọng của chúng (a, b, c, d).
Mỗi hình vuông có mục đích riêng:
- “a” - những việc khẩn cấp có ý nghĩa đặc biệt;
- “b” - những điều quan trọng có thể bị trì hoãn;
- “s” - không phải tầm quan trọng đầu tiên, nhưng cấp bách;
- “d” - không khẩn cấp và không quan trọng.
Bằng cách ưu tiên theo cách này, bạn có thể học cách quản lý thời gian, điều này sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu, tăng hiệu suất hoàn thành các nhiệm vụ đã lên kế hoạch và ảnh hưởng đến sự thành công trong một hoạt động cụ thể.
Để ưu tiên theo nguyên tắc của D. D. Eisenhower, bạn cần nghiên cứu chi tiết các loại (hình vuông) trong bảng của ông.
Các vấn đề quan trọng và cấp bách (loại a)
Ô vuông của danh mục này chứa các nhiệm vụ được lên kế hoạch quan trọng nhất và rất cấp bách. Theo nguyên tắc của Eisenhower, hình vuông này phải trống, miễn phí cho một mục nhập mới hàng ngày, điều này đối với một người có kỹ năng quản lý thời gian sẽ không tạo cơ hội để kích hoạt tính cấp bách của mọi việc và tạo ra tình huống nguy cấp trong trường hợp không hoàn thành.
Điều thường xảy ra là những thứ từ hình vuông “b” được chuyển sang hình vuông “a” do sự lười biếng của con người bình thường, đó là một trong những lý do khiến nó bị lấp đầy. Đôi khi điều này có thể xảy ra với bất kỳ ai, nhưng trong trường hợp hàng ngày ném đồ đạc từ hình vuông này sang hình vuông khác thì việc rèn luyện tính kỷ luật tự giác là điều đáng làm.
Để tránh xuất hiện các nhiệm vụ chưa hoàn thành trong ô vuông “a”, cần phải hoàn thành kịp thời các nhiệm vụ ở các hạng mục khác và tuân thủ nghiêm ngặt danh sách việc cần làm cho ô này. Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp ủy quyền (giao nhiệm vụ cho ai đó), điều này sẽ giúp giải quyết các nhiệm vụ và không để lại công việc còn dang dở.
Danh sách việc cần làm cho hình vuông “a”:
- ảnh hưởng tiêu cực đến việc đạt được mục tiêu;
- những vấn đề có thể gây rắc rối;
- liên quan đến sức khỏe.
Các vấn đề quan trọng, không khẩn cấp (loại b)
Các trường hợp hứa hẹn và ưu tiên nhất thường rơi vào loại này. Eisenhower giao cho họ một vai trò quan trọng vì việc thực hiện chúng là chìa khóa thành công. Kinh nghiệm cho thấy rằng nếu bạn sử dụng thời gian một cách có trách nhiệm khi làm những việc có trong ô vuông “b”, thì kết quả tốt sẽ khiến họ cảm thấy rất sớm.
Ưu điểm của hình vuông này là bạn có đủ thời gian cho những việc quan trọng, điều này cho phép bạn giải quyết vấn đề một cách xây dựng và chu đáo, bộc lộ hết tiềm năng của mình và suy nghĩ thấu đáo (phân tích) các hoạt động của mình. Nhưng điều quan trọng cần biết là không nên gác lại những vấn đề này vì có nguy cơ đẩy chúng sang ô đầu tiên, điều không thể chấp nhận được theo nguyên tắc Eisenhower.
Ví dụ về các trường hợp và nhiệm vụ của hình vuông “b”:
- lập kế hoạch dự án;
- quan hệ đối tác (tìm kiếm, hợp tác);
- kết quả dự án đã hoàn thành (đánh giá công việc đã thực hiện);
- tìm kiếm triển vọng phát triển.
Đối với cuộc sống hàng ngày, các chuyên gia khuyến nghị ô vuông này bao gồm các vấn đề liên quan đến lập kế hoạch, học tập, thể thao, chế độ ăn uống, v.v.
Việc khẩn cấp, không quan trọng (loại c)
Danh mục này bao gồm các nhiệm vụ phụ không thể trì hoãn. Điều thường xảy ra là một người vội vàng hoàn thành những nhiệm vụ ít quan trọng nhất và do đó bị phân tâm khỏi mục tiêu. Ma trận Eisenhower yêu cầu sử dụng công nghệ một cách chính xác nên bạn không nên mắc sai lầm trong việc phân loại nhiệm vụ.
Khi thiết lập mức độ ưu tiên, bạn không nên nhầm lẫn các nhiệm vụ liên quan đến ô vuông “c” với các nhiệm vụ của ô vuông “a”. Đây là một ví dụ về sự nhầm lẫn có thể xảy ra:
Sếp ra lệnh khẩn cấp nhưng mệnh lệnh này không liên quan gì đến công việc. Nhiệm vụ này phải được nhập vào ô vuông “c” và được coi là quan trọng nhưng không cấp bách, vì bạn không thể đi chệch khỏi mục tiêu đã định của mình, từ đó lãng phí thời gian vào việc gì đó khiến bạn mất tập trung vào việc chính.
Ví dụ về các trường hợp và nhiệm vụ của hình vuông “c”:
- những vị khách bất ngờ đòi hỏi sự chú ý;
- cuộc họp khẩn cấp đột xuất;
- thoát khỏi những rắc rối do sự sơ suất của chính bạn gây ra.
Các vấn đề không khẩn cấp và không quan trọng (loại d)
Đây là những nhiệm vụ sẵn sàng chờ nguồn tài nguyên tạm thời của chúng miễn là cần thiết hoặc thậm chí có thể không thể hoàn thành. Đúng hơn, danh mục này bao gồm những thứ đơn giản và thú vị nhưng bạn không nên nắm bắt chúng, chúng chỉ làm chậm quá trình làm việc và khiến bạn rời xa mục tiêu.
Ví dụ về các trường hợp và nhiệm vụ của hình vuông “d”:
- những cuộc trò chuyện qua điện thoại trống rỗng;
- hoạt động giải trí;
- bất kỳ sự kiện nào làm xao lãng công việc.
Bằng cách đặt mức độ ưu tiên theo nguyên tắc của ma trận Eisenhower, bạn chắc chắn có thể làm được nhiều việc và tiến gần hơn đến mục tiêu của mình, nhưng đừng quên rằng công việc là nguồn gốc thành công chính nếu quản lý thời gian hợp lý.