Складання графіка відпусток: покрокова інструкція та зразок. Як складати графік відпусток — можливі помилки та їх вирішення

Графік відпусток з ТК РФ

У статті 123 Трудового кодексу РФ сказано про те, що черговість відпусток визначається відповідно до графіком відпусток. При цьому графік відпусток є обов'язковим і для працівника, і для роботодавця. Докладніше про графіку відпустоксказано в Постанові Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та оплати»

Відповідно до цього документа графік відпустокмає код форми N Т-7 (або просто форма Т-7) і містить у собі інформацію про відпустки всіх співробітників компанії на календарний рік по місяцях. Якщо говорити простіше, це графік всіх співробітників.

Графік відпустокмає бути обов'язково підписано начальником кадрової служби та затверджено керівником організації.

Графік відпусток складається з урахуванням побажань працівників.

Реальна відпустка може відрізнятися від відпустки, вказаної у графіку відпусток. Ця дія називається перенесенням відпустки. Відпустка переноситься за згодою працівника та керівника підрозділу. Для перенесення відпустки необхідно написати.

Графік відпусток для нових працівників

Графік відпусток має бути оформлений не пізніше ніж за 2 тижні до початку календарного року, тобто зазвичай це відбувається у грудні. Що ж робити зі співробітниками, які прийшли до компанії вже після складання графіка відпусток, але хочуть піти у відпустку цього року. Ми рекомендуємо скористатися доповненням до графіка відпустокпосилання на який ви знайдете нижче. Деякі співробітники кадрової служби обмежуються заявами від нових співробітників, однак складання доповнення до графіка відпусток однозначно не зашкодить, якщо його скласти.

Графік відпусток форма Т-7

Форма Т-7, Як згадувалося, містить всю необхідну інформацію про відпустки. Ця форма має стандартний вигляд. Форму Т-7 можна скачати безкоштовно у форматі Excelу розділі нижче.

Якщо ви шукаєте зразок заповнення графіка відпусток, він представлений на фото. Для кожного співробітника у графіку відпусток має бути виділено окремий рядок. Важливо знати, що зазвичай відпустки розбиваються на частини: слід кожного співробітника вказувати лише одне прізвище, ім'я і табельний номер, а потім заповнювати терміни і дні відпустки. Кожен співробітник повинен розписатися напроти свого прізвища, підтверджуючи свою згоду на наданий графік відпусток.

Графік відпусток образі заповнення

Графік відпусток

Заголовок:
Підпис: Файл "Графік відпусток" у форматі Word
Розмір: 123 kB Заголовок:
Підпис: Файл "Графік відпусток" у форматі Excel
Розмір: 41 kB Заголовок:

На підставі ст. 123 ТК РФ роботодавці регулярно затверджують план майбутнього відпочинку співробітників та затверджують його не пізніше, ніж за 2 тижні до закінчення поточного року. Наприклад, графік відпусток на 2019 рік (excel завантажити безкоштовно можна нижче) мав з'явитися в організації не пізніше 15.12.2017, а графік відпусток 2019 року в excel потрібно затвердити до 17.12.2018. Таке невелике перенесення пов'язане з тим, що 15 грудня випадає на суботу, вихідний день. Тому останній термін можна перенести на найближчий робочий день, уточнює Мінпраця у Листі від 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399.

Компанія має право розробити власний шаблон-зразок, графік відпусток затверджувати за цим документом. Але його реквізити повинні обов'язково збігатися з тими, що включає уніфікована форма Т-7 графіку відпусток, бланк якої затверджено Постановою Держкомстату 05.01.2004 № 1.

Шаблонний графік відпусток на 2019 рік (бланк)

Уніфікована форма Т-7 графік відпусток: зразок заповнення

Заповнення та роботу з цим документом можна поділити на кілька етапів. На прикладі зразок заповнення графіка відпусток на 2019 рік. Запропонований варіант актуальний для оформлення форми Т-7 на майбутній період у паперовому варіанті та допоможе, якщо вам необхідно дізнатися, графік відпусток на 2019 рік як скласти, заповнити та затвердити у 1С. Правила заповнення аналогічні.

Зазначимо, що у деяких компаніях насамперед випускають наказ про затвердження графіка відпусток на 2019 рік. Приклад такого документа організації розробляють самостійно. Але ми його у статті не розглядаємо, оскільки вона не є обов'язковим розпорядженням.

Етап перший. Заповнення

1. У стовпець вноситься найменування структурного підрозділи.

2. У другій – найменування посади особи з цього підрозділу, згідно з .

3. У третій стовпець заноситься П.І.Б. особи із зазначеного підрозділу, який обіймає цю посаду.

4. У четвертий стовпець записуємо табельний номер особи - його можна подивитися або в , або в .

5. У п'ятий стовпець заносимо загальну кількість днів відпочинку, які покладено співробітнику за відпрацьований час. Якщо працівник не використав якісь дні відпочинку в попередні періоди, тут вони всі підсумовуються — вийде такий розумний графік відпусток на 2019 рік у excel (завантажити безкоштовно бланк можна на початку статті).

6. У шостий стовпець вносимо відомості про плановані дати відпустки.

Етап другий. Погодження (за наявності профспілки)

Етап шостий. Вибуття у відпустку

Після того як графік відпусток (форма Т-7 скачати безкоштовно 2019) затверджений, відпочинок відповідно до цього плану є обов'язковим для всіх. Скасувати цей документ неможливо. Подальші дії такі:

3. Співробітник знайомиться із наказом під підпис.

4. У стовпець 7 вносяться дати відпустки із наказу.

5. До особистої картки працівника (форма Т-2) до розділу VIII вносяться відомості про дати відпочинку відповідно до наказу.

Етап сьомий. Перенесення відпустки

За всієї простоти роботи з формою Т-7 життя вносить свої корективи. Наприклад, ви можете підготувати та завантажити графік відпусток на 2019 рік excel з урахуванням свят, затверджених на федеральному та регіональному рівнях. Крім того, треба враховувати, що іноді працівнику необхідно перенести запланований відпочинок залежно від обставин. У такому разі алгоритм роботи наступний:

1. Співробітник заздалегідь пише заяву у вільному вигляді.

2. Заяву працівника погоджує безпосередній начальник (у разі це буде керівник підприємства).

Керівник ухвалює відповідне рішення. При внесенні змін до форми Т-7 необхідно пам'ятати, що вони вносяться тим самим порядком, яким форма була затверджена (наказ чи віза керівника).

3. Особа, відповідальна за роботу з Т-7, вносить необхідні відомості до стовпців 8, 9 та 10. Відомості беруться або із заяви працівника, або з наказу про внесення змін до графіка відпусток.

Якщо за згодою сторін між працівником та роботодавцем було прийнято рішення, що перша не йде у відпустку у 2019-му, він пише заяву на перенесення своєї відпустки, заява погоджується, у графіку заповнюються стовпці 8, 9 та 10, стовпець 7 не заповнюється.

Графік відпусток є документом, обов'язковим як роботодавця, так працівника. Він стверджується пізніше як два тижні настала року, який цей графік складається (ст. 123 ТК РФ), тобто. не пізніше 17 грудня. Графік відпусток на 2019 рік необхідно було затвердити не пізніше 17.12.2018 року.

Графік відпусток: як правильно скласти

Деякі бухгалтери запитують: як скласти графік відпусток? Насправді оформлення цього документа не повинно викликати особливих труднощів. Але при складанні графіка відпусток слід врахувати деякі нюанси.

Графік відпусток: правила оформлення та внесення змін

При підготовці графіка відпусток на черговий календарний рік насамперед є сенс узгодити час відпустки тих працівників, які мають право на нього у зручний для них час.

чоловіки, чиї дружини перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами (ст. 123 ТК РФ);
сумісники. Справа в тому, що даної категорії працівників відпустка має бути надано в той же час, що і відпустка за основним місцем роботи (ст. 286 ТК РФ);
неповнолітні працівники (ст. 267 ТК РФ);
почесні донори Росії (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закону від 20.07.2012 N 125-ФЗ);
подружжя військовослужбовців, які планують відпустку одночасно з чоловіком (п. 11 ст. 11 Федерального закону від 27.05.1998 N 76-ФЗ);
чорнобильці (п. 5 ст. 14 Закону РФ від 15.05.1991 N 1244-1).

З таких працівників краще зібрати заяви, в яких вони вкажуть свої побажання щодо дат відпустки. Ці заяви будуть підтвердженням того, що ви дійсно надали цим працівникам відпустку у зручний для них час. Але варто мати на увазі, що згодом працівник може передумати та змінити бажаний час відпустки. У цьому випадку також є сенс заручитися відповідною заявою від працівника.

Що відобразити у графіку відпусток

Розібратися з тим, як складається графік відпусток та що в ньому відображається, допоможе наша таблиця:

Що відобразити у графіку	Коментар
Список співробітників	У графіку відображаються абсолютно всі співробітники, з якими укладено трудовий договір
Кількість днів відпустки	Вказується та кількість днів відпустки, на яку вправі претендувати той чи інший працівник. Найкраще вказати всі дні відпустки, покладені співробітнику. Для цього підсумуйте дні (дні за рік, на який складається графік відпусток, і невідгуляні дні за попередні роки) та дні, покладені працівнику відповідно до законодавства та/або на підставі колективного договору/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
Передбачувана дата початку відпустки	Тут можна відобразити як конкретну дату, так і просто місяць, коли працівник піде у відпустку. Щоправда, якщо буде вказано лише місяць, працівникові потім потрібно буде писати заяву на відпустку із зазначенням конкретної дати. Якщо ж дату буде зазначено у графіку відпусток спочатку, а працівник піде у відпустку чітко за графіком, то таку заяву писати не доведеться. До речі, якщо у вашому графіку зазначено лише місяць відпустки, то рекомендуємо закріпити у локальному нормативному акті (ЛНА), що заяву на відпустку із зазначенням конкретної дати її початку працівник повинен подати не пізніше ніж за два тижні до відпустки. По-перше, це необхідно для того, щоб роботодавець встиг сповістити працівника про майбутню відпустку (ст. 123 ТК РФ). А, по-друге, щоб бухгалтерія встигла своєчасно розрахувати та виплатити відпускні (ст. 136 ТК РФ).
Можливість поділу відпустки на частини	Графік можна доповнити відповідною графою, в якій працівники розпишуться, даючи свою згоду на відпустку частинами. Важливо пам'ятати, що хоча одна з частин відпустки має бути не менше 14 календарних днів (ст. 125 ТК РФ)

Графік відпусток:

Роботодавець має право розробити власну форму графіка відпусток. Цю форму потрібно закріпити як додаток до облікової політики. А можна скористатися уніфікованою формою Т-7 "Графік відпусток" (утв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1).

Графік відпусток: бланк

Якщо ви вирішили не розробляти власну форму графіка відпусток, то уніфіковану форму графіка відпусток можете завантажити .

Наказ про графік відпусток: зразок

Наказ про затвердження графіка відпусток окремим документом оформляти необов'язково. Адже підпис керівника організації/ІП, який затверджує графік відпусток на черговий рік, ставиться на самому графіку.

Щоправда, роботодавець може видати, наприклад, наказ, який зобов'язує керівників підрозділів зібрати і подати дані про відпустки співробітників, які їм підпорядковуються, для підготовки єдиного графіка відпусток.

Наказ про складання графіка відпусток: зразок

Цей наказ може бути оформлений таким чином:

ТОВ «Сонячний зайчик»Наказ №93про складання графіка щорічних відпусток

м. Москва 19.11.2018

Для підготовки та затвердження графіка відпусток на 2019 рік

наказую:

1. Керівникам підрозділів не пізніше 07.12.2018 подати письмово начальнику відділу кадрів Єлизарова К.І. інформацію для складання графіка відпусток на 2019 рік

Під час підготовки інформації необхідно врахувати:

- побажання працівників, які мають право на відпустку у зручний для них час;

- побажання працівників щодо поділу щорічної основної оплачуваної відпустки на частини, одна з яких відповідно до ст. 125 ТК РФ має становити не менше 14 календарних днів;

- період відпустки сумісників за їх основним місцем роботи.

2. Начальнику відділу кадрів Єлізарової К.І. підготувати графік оплачуваних відпусток та подати його на затвердження не пізніше 12.12.2018.

3. Начальнику відділу кадрів Єлізарової К.І. довести цей Наказ до таких осіб:

- головного бухгалтера Кустодієвої А.В.;

- начальника відділу продажу Єгорова В.Т.;

- Начальника відділу закупівель Трунова Н.М.

4. Контроль за виконанням Наказу покласти на начальника відділу кадрів Єлізарову К.І.

Генеральний директор Сонечков В.С.

З Наказом ознайомлено:

Начальник відділу кадрів К.І. Єлізарова

Головний бухгалтер___________________ А.В. Кустодієва

Начальник відділу продажів_____________ В.Т. Єгорова

Начальник відділу закупівель_____________Н.М. Трунів

Особи, ознайомлені з таким наказом, крім свого підпису повинні вказати і дату ознайомлення.

Затвердження графіка відпусток

Графік відпусток затверджується керівником організації чи ІП. Причому за наявності профспілки роботодавець повинен врахувати його думку при затвердженні графіка відпусток на рік (ст. 123 ТК РФ).

Після того, як графік відпусток буде затверджено керівником, із цим графіком потрібно ознайомити працівників. Інакше цей документ не буде обов'язковим для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознайомити працівників із графіком відпусток краще під розпис. Для цього графік можна доповнити графою "З графіком ознайомлений (дата, підпис)".

Графік відпусток зразок заповнення у 2019 році.

Під час підготовки графіка відпусток ви можете скористатися нашим.

Внесення змін до графіка відпусток

Роботодавець не може передбачити на рік уперед усі можливі кадрові переміщення. Наприклад, звільнення працівників, перенесення відпустки чи відкликання з нього. Тому внесення різних змін до графіка відпусток неминуче.

Де у графіку відпусток відображаються зміни

Для відображення змін використовуються графи 7-10 уніфікованої форми графіка відпусток (форма Т-7):

у графі 7 відображається фактична дата відходу працівника у відпустку;
у графі 8 зазначається документ, на підставі якого було перенесено заплановану дату початку відпустки. Таким документом, наприклад, може бути заява працівника з проханням про перенесення відпустки, завізоване керівником (ст. 124 ТК РФ);
у графі 9 слід зазначити передбачувану дату відпустки. Наприклад, якщо працівник вирішив перенести свою відпустку на період, коли його дружина перебуватиме у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами;
у графі 10 відбиваються різні примітки.

До речі, графік відпусток має сенс доповнити графою «Зі змінами ознайомлений», у якій працівники розписуватимуться після внесення коригувань до цього документа. Крім того, термін подання заяви про перенесення відпустки краще прописати до ЛНА. Знову ж таки, щоб бухгалтерія змогла вчасно розрахувати та виплатити відпускні працівникові.

Внесення доповнень до графіку відпусток

Трапляється, що вже після того, як графік відпусток на черговий рік затверджено, на роботу приймаються нові співробітники. Що ж робити із графіком у цій ситуації? Трудовий кодекс не зобов'язує роботодавця вносити будь-які доповнення до вже затвердженого графіку відпусток. Тобто. нововлаштованим працівникам відпустка може бути надано тільки на підставі їхньої заяви.

Щоправда, ніхто й не забороняє доповнити затверджений графік відпусток відомостями про відпустки нових працівників. Це можна зробити, затвердивши додатковий графік відпусток, що містить інформацію про плановану дату початку відпустки лише нових співробітників.

Скільки часу потрібно зберігати графік відпусток

Зберігати цей документ потрібно рік (п. 693 Переліку, утв. наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 N 558)

Відповідальність за відсутність графіка відпусток

Відсутність графіка відпусток загрожує роботодавцю штрафом у розмірі (ч. 1 ст. 5.27 КпАП РФ):

від 30 000 руб. до 50 000 руб. для самої організації, від 1000 руб. до 5000 руб. - для її посадових осіб;
від 1000 руб. до 5000 руб. для ІП-роботодавців.

Відпустка в табелі обліку робочого часу

Конкретний код відпустки в табелі обліку робочого часу (форма № Т-12 або форма № Т-13, затв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1) вказується в залежності від виду відпустки:

Вид відпустки	Літерний код	Числовий код
Щорічна основна оплачувана відпустка	ВІД	09
Щорічна додаткова оплачувана відпустка	ОД	10
Відпустка без збереження зарплати, надана працівникові з дозволу роботодавця	ДО	16
Відпустка без збереження зарплати, яку роботодавець зобов'язаний надати працівникові за його заявою в силу законодавства	ОЗ	17
Щорічна додаткова відпустка без збереження зарплати (наприклад, передбачена колективним договором)	ДБ	18
Відпустка по вагітності та пологах/відпустка у зв'язку з усиновленням дитини	Р	14
Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку	ОЖ	15
Оплачувана навчальна відпустка	У	11
Неоплачувана навчальна відпустка	УД	13

У табелі обліку робочого дня ставиться, або літерний, або числовий код - обидва коди вказувати не потрібно.

Відпустка у табелі обліку робочого часу: зразок

Зразок відображення відпустки в табелі обліку робочого дня розглянемо з прикладу.

приклад.Робітниці Петрової Є.Ф. надано щорічну основну оплачувану відпустку на 7 календарних днів з 8 квітня 2019 р. На сторінці 2 табеля обліку робочого часу за формою Т-12 за першу половину місяця* записи щодо даної робітниці будуть виглядати наступним чином:

1 2 3 5 6 48

Номер по порядку	Прізвище, ініціали, посада (спеціальність, професія)	Табельний номер	Відмітки про явки та неявки на роботу за числами місяця
Номер по порядку	Прізвище, ініціали, посада (спеціальність, професія)	Табельний номер	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Разом відпрацьовано за І половину місяця
4
1	Петрова Олена Федорівна, бухгалтер	054	Я	Я	Я	Я	Я	У	У	ВІД	ВІД	ВІД	ВІД	ВІД	ВІД	ВІД	Я
1	Петрова Олена Федорівна, бухгалтер	054	8	8	8	8	8										8

Нюанси відображення відпустки у табелі обліку робочого часу

Говорячи про зазначення днів відпустки в табелі обліку робочого часу, важливо зазначити, що:

неробочі святкові дні, що припадають на період відпустки, відзначаються літерним кодом "В" або цифровим кодом "26". Адже такі дні не включаються до календарних днів відпустки (ст. 120 ТК РФ);
у разі хвороби працівника під час відпустки, можливо, доведеться вносити виправлення у табель обліку робочого часу. Наприклад, у ситуації, коли працівник не продовжував свою відпустку на дні хвороби, а вирішив.

Кожен працівник підприємства має законне право на щорічну відпустку. Щоб уникнути зупинки підприємства, якщо всі співробітники одного профілю виявлять бажання відпочити в один час, складають графік відпусток. Це гарантує працівникам дотримання їхніх прав та водночас захищає інтереси керівництва. До якої дати складатиме графік відпусток на 2018 рік? Як його заповнити та затвердити? Розкажемо та наведемо зразок, який ви зможете скачати.

Що таке графік відпусток

Графік є розкладом щорічного оплачуваного відпочинку, проставленого з дотриманням черговості. Це гарантує перебування на робочому місці необхідної кількості співробітників у той час, коли решта їхньої частини відпочиває.

В Інтернеті можна легко знайти графік відпусток із зразком заповнення на 2018 рік. Але завантажити та роздрукувати, після чого використовувати у себе на підприємстві – цього мало. Цей документ складають з певною періодичністю та частотою, встановленою Трудовим кодексом РФ. Графік відпусток – це документ, який контролює трудова інспекція та зрідка – податківці.

Щорічний графік відпусток: правила оформлення та внесення змін

При складанні розкладу відпочинку існують певні правила, яких слід дотримуватись. Його стверджують один раз на рік. І на його зміну є певні обмеження. Так, туди можна вносити лише корективи за строками, якщо на те є необхідність та документальна підстава у формі наказу щодо організації, підписаного безпосередньо керівником. Таким чином, наказ має бути погоджений з адміністрацією підприємства та профспілковим осередком (якщо є).

У колективному договорі чи іншому нормативному акті має бути обов'язково прописана максимальна кількість людей, що одночасно відпочивають, з одного підрозділу. Це роблять, щоб уникнути простоїв і для того, щоб робочий процес не постраждав.

Не пізніше грудня кожного року на підприємстві відбувається складання графіка відпусток на наступний календарний період. У 2017 році затвердити цей документ потрібно не пізніше 17 грудня – за два тижні до наступного 2018 року. Такий розпорядок прописано у Трудовому кодексі.

Опитувальні листи

Складаючи графік відпусток, зразок якого представлений нижче, керівництво компанії має враховувати побажання працівників. При цьому обов'язково беруть до уваги особливості трудового процесу. Для цього можна скласти опитувальний аркуш, у якому працівники напишуть, коли вони хочуть піти у відпустку у 2018 році.

Запланувати щорічні відпустки доведеться навіть співробітникам, які збираються звільнятися, піти в декрет або у відпустку з догляду за дитиною. Якщо працівникам важко вибрати період відпустки, то попросіть їх написати приблизні дати. Не можна залишати у графіку порожні рядки. Пізніше працівники зможуть узгодити із керівництвом перенесення днів відпустки. Поясніть працівникам, які дні відпустки їм потрібно запланувати у опитувальному листі. .

Для чого складають

Графік необхідно створювати будь-якому підприємстві незалежно від чисельності співробітників. Трудовий кодекс говорить про те, що такий документ є обов'язковим для працівників та їх керівників, оскільки дає певні гарантії і змушує дотримуватися закону. Більше того, він відображає черговість відпусток, що попереджає подальші розбіжності та суперечки. У разі недотримання ТК РФ у цьому питанні інспектори з праці мають право накласти штраф на керівництво компанії.

Зазвичай графік складає керівництво фірми разом із відділом кадрів.

Права окремих категорій громадян

Більшість працівників щорічний основний відпустку триває 28 календарних днів (ст. 115 ТК РФ). Але деяким співробітникам, наприклад інвалідам та неповнолітнім, треба надавати більше днів. Так, відпустка неповнолітнього співробітника становить 31 календарний день (ст. 267 ТК РФ), а працівника-інваліда – 30 календарних днів на рік (ст. 23 Федерального закону від 24.11.95 № 181-ФЗ).

Попередьте співробітників, що вони можуть розбити відпустку на частини. Але хоча одна частина відпустки має бути щонайменше 14 календарних днів (ст. 125 ТК РФ).

З'ясовуючи питання, як скласти графік відпусток, слід знати особливості закону, що захищає права певних категорій громадян, які можуть отримати відпустку у будь-який зручний для них час. До них, зокрема, відносять:

жінки, які мають двоє та більше дітей віком до 12-ти років. Ця категорія працівників має право вимагати відпустку та влітку;
подружжя, чиї дружини у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами;
сумісники (разом із відпочинком з основної роботи);
співробітники віком до 18 років;
дружини чи чоловіки військовослужбовців мають право піти в оплачувану відпустку разом із чоловіком та ін.

Щорічний графік відпусток: ТК РФта правила складання

Графік є локальним актом, куди вносять інформацію про відпустки працівників структурних підрозділів. При цьому будь-який відділ має власний графік щодо його співробітників. Така схема вважається оптимальною для будь-якого підприємства: керівництво займається складанням розкладів з урахуванням потреб відділу у певній кількості працівників.

Корекцією графіка зазвичай займається відділ кадрів. До того ж, він зобов'язаний врахувати інтереси пільгових категорій співробітників. Потім виходить наказ про графік відпусток, із зразком якого слід ознайомити начальників підрозділів.

Після проведення корекції кадровики надсилають виправлені графіки на обговорення персоналу, чиї побажання щодо відпустки спочатку не дотримано і тому терміни пересунуто. Керівники відділів також розглядають виправлений варіант, оскільки бувають ситуації, коли потрібна присутність конкретних співробітників на робочих місцях у певну пору року.

При перенесенні та коригуванні відпустки одному співробітнику часто зміщуються графіки ще кількох осіб. Тому необхідне узгодження всіх, кого торкнулися зміни.

Враховуючи все це, коли становлять графік відпусток на наступний рік, необхідно заздалегідь передбачити можливість корекції та відвести достатньо часу на це питання, щоб встигнути затвердити графік у строк.

Після корекції та затвердження нового графіка його наново відправляють до відділу кадрів, де оформляють зведений розклад на всю організацію. Цю роботу проводять після того, як підписано наказ про складання графіка відпусток. Див “ “.

Особливості невеликих фірм

У маленьких організаціях практикують попереднє опитування співробітників, де вони можуть висловити побажання щодо пори року своєї відпустки. Але щоб уникнути великих розбіжностей, інспектори з праці дають рекомендації все ж таки не задовольнятися словесним опитуванням, а фіксувати його документально за підписом кожного працівника. Це буде підтвердженням того, що він не заперечує запропонований час відпустки. Попередня форма графіка відпусток на 2018 рік доступна в Інтернеті, але такий заповнений документ у будь-якому випадку підлягає подальшому узгодженню з керівником. Далі ми наведемо приклад заповненого графіка на наступний рік.

Важливі моменти та вимоги закону

При складанні розкладу недостатньо лише побажань працівників. Законодавство РФ зобов'язує враховувати такі моменти.

Стаж роботи

Окремі категорії працівників

Вони мають право піти в оплачувану відпустку незалежно від стажу. Під цю категорію підходять співробітники до 18 років, жінки перед або після відпустки у зв'язку з вагітністю, усиновлювачі дітей, яким не виповнилося 3-х місяців. При складанні графіка легко врахувати неповнолітніх та прийнятих на роботу вагітних жінок. Всі інші випадки передбачають необхідність узгодження ситуації з адміністрацією, коли працівник, стаж якого не досяг шестимісячного терміну, бажає піти у відпустку. Як правильно скласти графік відпусток, підкаже Трудовий кодекс. У ньому зазначено, що оплачуваний відпочинок не дають працівникам як аванс, тобто до закінчення 6-ти місяців роботи на підприємстві.

Додаткові щорічні відпустки

Вони покладені на деякі категорії громадян, робота яких пов'язана зі шкідливим виробництвом або небезпечними умовами праці. Такі види відпустки теж необхідно вносити до графіка відпусток, бланк якого наведено у цій статті. Стаж, що дозволяє користуватись такою відпусткою, включає фактично відпрацьований період, тому можливість отримання такого відпочинку авансом неможлива

Дві відпустки

Можливість отримання двох відпусток має ті, хто був прийнятий на роботу в кінці календарного року. Наприклад, якщо співробітник оформлений на роботу в листопаді, то він має право піти у відпустку у червні, але до закінчення року взяти ще одну відпустку вже за наступний рік. Подібну можливість необхідно передбачити, складаючи графік відпусток на бланку, завантажити який можна в Інтернеті.

Черговість відпусток

Її встановлюють відповідно не лише до бажань співробітників, але, в першу чергу, враховуючи інтереси робітників, які мають право на першочергову відпустку в будь-яку пору року. Підготовляючи наказ про затвердження графіка відпусток на 2018 рік, необхідно скласти список таких співробітників, щоб спочатку врахувати їхні вимоги

Співробітники за сумісництвом

Вони мають право вимагати відпустку на той час, який затверджено на іншій роботі. Для цього їм слід надати документ, що підтверджує.

Співробітники, які не використали відпустку за попередній рік

Вони мають право вибрати будь-який зручний період для своєї відпустки, а їх побажання відображають у графіку насамперед

Працівники, які вступають до вузів та їхні батьки

Вступаючи до вузу (ссуз) або будучи батьком 9-ти або 11-ти класника, працівники можуть обирати час відпустки на свій розсуд. Це особливо стосується жителів Крайньої Півночі, якщо їхні діти планують вступ на навчання до інших регіонів. Для супроводу дитини батько може взяти повну або часткову відпустку на час іспитів.

Тривалість відпустки

Стандартна відпустка у нашій країні має тривалість 28 днів. Збільшений може бути у разі наявності додаткових відпусток. Крім того, є певні професії, працівники яких мають право на тривалішу відпустку. Сюди входять педагоги, соціальні працівники, державні та муніципальні службовці, судді, працівники прокуратури, співробітники поліції, митних органів, рятувальні служби та ін.

Графік відпусток: зразок 2018

Найчастіше кадровики вважають, що складати графіки відпусток достатньо в довільній формі. Але це не так, адже цей документ відносять до облікової документації. Тому для підприємств доречніша уніфікована форма Т-7 «Графік відпусток». Його слід складати суворо, дотримуючись закону.

Правильно заповнений бланк важливий і для фінансової складової підприємства, оскільки на підставі цього документа провадитимуть виплати відпускних.

Незручності приносять випадки, коли потрібно розбити відпочинок на частини. Прийнятий зразок заповнення графіка відпусток формою Т-7 не передбачає подібних дій, і кожен роботодавець вирішує таку проблему індивідуально. Наприклад, він може використовувати додаткові рядки або додати спеціальну графу для підпису працівника.

Твердження графіка

Заповнений графік відпусток на 2018 рік має завірити своїм підписом керівник готелю кадрів. А за її відсутності – інший уповноважений співробітник, наприклад, головний бухгалтер. Після цього остаточно затверджує заповнений документ керівник організації. З цього моменту документ є обов'язковим і для роботодавця, і для його співробітників. Тому їх потрібно ознайомити із графіком відпусток.

Порада

Ознайомте співробітників із графіком відпусток на 2018 рік під підпис. Так ви убезпечите себе від того, що співробітник відмовиться йти у відпустку у встановлений для нього термін.

попросити співробітника розписатися навпроти дати його передбачуваної відпустки у самій формі графіка у полі «Примітка»;
додати до графіка відпусток ознайомлювальний лист, у якому кожен співробітник вкаже дату ознайомлення з документом та розпишеться.

Багатьох цікавить питання: чи необхідно робити зразок наказу про затвердження графіка відпусток окремо?

Зберігати графік відпусток потрібно рік (п. 693 Переліку, утв. наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558).

Внесення змін

Для відображення змін використовуються графи 7-10 уніфікованої форми графіка відпусток (форма Т-7):

у графі 7 відображається фактична дата відходу працівника у відпустку;
у графі 8 зазначається документ, на підставі якого було перенесено заплановану дату початку відпустки. Таким документом, наприклад, може бути заява працівника з проханням про перенесення відпустки, завізоване керівником (ст. 124 ТК РФ);
у графі 9 слід зазначити передбачувану дату відпустки. Наприклад, якщо працівник вирішив перенести свою відпустку на період, коли його дружина перебуватиме у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами;
у графі 10 відбиваються різні примітки.

До речі, графік відпусток на 2018 рік має сенс доповнити графою «Зі змінами ознайомлений», де працівники розписуватимуться після внесення коригувань до цього документа.

Внесення доповнень

Трапляється, що вже після затвердження графіка відпусток на черговий рік працювати приймаються нові працівника. У подібній ситуації Трудовий кодекс не зобов'язує роботодавця вносити будь-які доповнення до вже затвердженого графіку відпусток. Тобто. нововлаштованим працівникам відпустка може бути надано тільки на підставі їхньої заяви. Проте ніхто й не забороняє доповнити затверджений графік відпусток відомостями про відпустки нових працівників. Це можна зробити, затвердивши додатковий графік відпусток, що містить інформацію про плановану дату початку відпустки лише нових співробітників.

Відповідальність

Відсутність графіка відпусток загрожує роботодавцю штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КпАП РФ):

від 30 000 руб. до 50 000 руб. для самої організації, від 1000 руб. до 5000 руб. – для посадових осіб (наприклад, директора чи кадровика);
від 1000 руб. до 5000 руб. для ІП-роботодавців.

Завантажити порожній Графік відпусток 2018-2019 47 кб. Word (doc).

Терміни

Графік відпусток потрібно скласти не пізніш як за два тижні до початку року. До 14 грудня (16 неділя) 2018 року для 2019 року. Це крайня дата, яка може там стояти.

Штраф

Якщо не вкластися вчасно, то штраф складе від 30 000 до 50 000 рублів.

За допомогою або

Кого включати

Усіх штатних працівників та сумісників необхідно включити до графіка.

У графік не включають працівників із якими укладено договір цивільно-правового характеру, т.к. їм відпустка не належить.

Зразок заповнення

Будь-які зміни у графіку (якщо співробітник пішов в інший період тощо) необхідно вносити своєчасно, інакше також можливий штраф 50 000 грн.

Для графіка відпусток передбачено спеціальну форму № Т-7, затверджену постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1.

Завантажити зразок заповнення графіка відпусток 2018-2019 47 кб. Word (doc, № Т-7).

Інструкція

Які відомості слід відобразити у графіку?

Графік відпусток - зведений документ, він складається в одному примірнику і діє протягом одного календарного року, тому на практиці йому надається номер 1.

Якщо працівник прийшов на роботу в першій половині року і у відпустку цього року не збирається, то вносити зміни до графіка відпусток не потрібно. Право на першу відпустку виникає лише через шість місяців роботи (ч. 2 ст. 122 Трудового кодексу РФ).

Зверніть увагу, як заповнюються такі реквізити:

Найменування організації– зазначається у повній відповідності до установчих документів. За наявності скороченого найменування вказується повне найменування, та був у дужках скорочене.

Код організації– проставляється в зоні кодування у вигляді числа з восьми символів за загальноросійським класифікатором підприємств та організацій (ОКПО)

Дата складання. Вказується цифровим способом. Дати записуються арабськими цифрами в одному рядку послідовно: число, місяць, рік. Також вказується, який календарний рік складено графік.

Нижче у таблиці наведено правила заповнення граф табличної частини графіка відпусток.

За допомогою або цього онлайн-сервісу для організацій можна вести податковий та бухоблік на УСН та ЕНВД, формувати платіжки, 4-ФСС, СЗВ, Єдиний розрахунок 2017 року подавати будь-яку звітність через інтернет та ін.(від 250 р/міс.). 30 днів безкоштовно, при першій оплаті (якщо перехід за цими посиланнями з цього сайту) три місяці у подарунок. Для новостворених ІП зараз (безкоштовно).

Графа таблиці	Опис заповнення
Графа 1 Структурний підрозділ	Найменування структурних підрозділів зазначаються без скорочень у відповідності зі штатним розкладом.
Графа 2 Посада (спеціальність, професія) за штатним розкладом	Найменування посади (спеціальності, професії) без скорочення зі штатного розкладу
Графа 3 Прізвище, ім'я, по батькові	Відомості вказуються без скорочень
Графа 4 Табельний номер	Вказується табельний номер присвоєний при прийомі, відповідно до Особистої картки або наказу про прийом. У організаціях, де використовуються табельні номери, графа може заповнюватися
Графа 5 Відпустка. Кількість календарних днів	Зазначається загальна кількість календарних днів, наданих працівникові. При обчисленні загальної тривалості додаткові відпустки підсумовуються з основною щорічною відпусткою.
Графа 6 Відпустка. Дата запланована	Дата вказується повністю у форматі 00.00.0000

Графи 7,8,9 заповнюються надалі, наступного календарного року.

Заповнити графік можна як в алфавітному порядку, так і за черговістю запланованих дат відпустки. Але в останньому випадку прізвища працівників, які вирішили розділити відпустку на частини, повторюватимуться.

Легше групувати працівників за підрозділами, у яких вони працюють.

Яку тривалість відпустки вказати у графіку?

Перед тим як заповнити графу 5 по всьому співробітника, визначте, скільки днів відпустки працівники вправі претендувати наступного року.

Мінімальна тривалість відпустки. Тривалість щорічної оплачуваної відпустки становить 28 календарних днів (ч.1 ст.115 ТК РФ).

Подовжені відпустки. Для деяких категорій працівників встановлені подовжені щорічні оплачувані відпустки (ч. 2 ст. 115 ТК РФ):

Поряд з основними щорічними оплачуваними відпустками в графіку відпусток враховуються і додаткові оплачувані відпустки (надаються працівникам, зайнятим на роботах зі шкідливими та (або) небезпечними умовами праці, працівникам, які мають особливий характер роботи, працівникам з ненормованим робочим днем, працівникам, що працюють у районі. та прирівняних до них місцевостях, та ін.)

За допомогою або цього онлайн-сервісу для організацій можна вести податковий та бухоблік на УСН та ЕНВД, формувати платіжки, 4-ФСС, СЗВ, Єдиний розрахунок 2017 року подавати будь-яку звітність через інтернет та ін.(від 250 р/міс.). 30 днів безкоштовно, при першій оплаті (якщо перехід за цими посиланнями з цього сайту) три місяці у подарунок. Для новостворених ІП зараз (безкоштовно).

Відпустка може бути поділена на частиниза взаємною згодою між працівником та роботодавцем.

При цьому хоча б одна з частин цієї відпустки має бути не менше 14 календарних днів.

Не забудьте вказати у графіку дні відпустки, які не використані в минулі роки.

Невикористані дні відпусток за попередні роки приєднайте до відпустки, яка запланована у наступному календарному році. Наприклад, працівнику покладено відпустку тривалістю 28 календарних днів. У 2018 році він використав лише 18 днів, залишилося ще 10. Отже, у графіку відпусток на 2019 рік у працівника буде зазначено не 28 календарних днів, а 38 днів (28+10). При цьому у графі 10 потрібно зробити позначку кількості доданих днів, наприклад «28 дн. + 10 днів. за ____ рік».

Трудовий кодекс РФ зобов'язує і роботодавця, і співробітника дотримуватися термінів, зазначених у графіку відпусток.

Зразок заповнення: графік відпусток- це необхідний документ для будь-якого начальника, і власники структур, що починають, часто не знають того, як його оформляти і за якою формою це робити. У зв'язку з цим нерідкі пошукові запити, на кшталт «заповнення графіка відпусток» чи, скажімо, «складання графіка відпусток», «бланк графік відпусток», «форма графіка відпусток» та інші. Виявляється, що ця тема, як і будь-яка, пов'язана із заповненням папірців, досить актуальна і потребує роз'яснення.

Заповнення графіка відпусток провадиться за уніфікованою, затвердженої державою стандартною формі № Т-7 "Графік відпусток", яка затверджена нашою державою, і є уніфікованою формою первинної документації для обліку оплати праці та й самої праці в цілому. Варто зазначити, що заповнена форма підписується керівником або уповноваженою особою (але в цьому випадку все одно ставиться печатка керівника).

Природно, досить актуальним залишається питання, як скласти графік відпусток грамотно, і як зробити те щоб заповнення графіка відпусток було систематизовано. Для того, щоб все було в порядку, важливо вказувати у графіку додаткові щорічні відпустки (оплачувані), але пам'ятати про те, що ті відпустки, які даються без збереження зарплати, не повинні відображатися у графіку.

Також треба враховувати всі «невідгуляні» відпустки, тобто ті відпустки, які до цього не були використані працівниками протягом року, у тому числі ті, які перенеслися на наступний рік.

Заповнення графіка відпусток на ранньому етапі, тобто етапі планування відпусток, заповнюється співробітником кадрової служби з першої по шосту графу стандартної форми № Т-7. Причому найменування посад у другій графі повинні зазначатися у повній відповідності до штатного розкладу. У разі, якщо у організації працівникам табельні номери не присвоюються, то заповнення графіка відпусток відбувається без четвертої графи, вона залишається пустою.

Графи номер сім, вісім та дев'ять заповнюються лише від руки, причому, у міру відходу у відпустку працівників. У сьомій графі всі позначки неодмінно робляться вже після фактичного закінчення відпустки, у восьмій графі вказується той документ, на підставі якого переноситься відпустка (до таких документів належить особиста заява або наказ керівника).

Складання графіка відпустоктакож повинен відображати час відпусток усіх працівників, включаючи тих, які мають право на відпустку в будь-який час, і для таких працівників дата початку відпустки вказується в шостій графі графіка, в той час, як її зміну фіксують у восьмій і дев'ятій.