การบริหารเวลาเป็นระบบแนวทางการใช้ชีวิต หน่วยงานกลางเพื่อการศึกษา

จะตอบคำถามสัมภาษณ์ต่อไปนี้อย่างไร: คุณจัดการเวลาของคุณอย่างไร? คุณวางแผนวันทำงานของคุณอย่างไร? คุณใช้เทคนิคและวิธีการใดในการวางแผน? ยกตัวอย่างวิธีที่คุณใช้ทักษะการบริหารเวลาเพื่อทำงานให้สำเร็จ

คุณจะพบคำตอบทั้งหมดสำหรับคำถามเหล่านี้โดยการอ่านบทความนี้

การบริหารเวลาคืออะไร?

การจัดการเวลา- นี่คือชุดของความรู้ทักษะและความสามารถซึ่งทำให้บุคคลรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญวางแผนเวลาได้อย่างแม่นยำซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคลในการจัดเวลาทำงาน

“จนกว่าคุณจะจัดการเวลาได้ คุณจะจัดการอย่างอื่นไม่ได้”

1. ความสมบูรณ์แบบ
2. การผัดวันประกันพรุ่ง
3. ขาดความรู้
4. ขาดเครื่องมือและทรัพยากรที่จำเป็น

1. ความสมบูรณ์แบบทำให้ยากมากที่จะทำงานให้เสร็จทันเวลา หลายคนเชื่อว่าคุณภาพนี้เป็นจุดแข็ง แต่เป็นความปรารถนาอย่างต่อเนื่องเพื่อความสมบูรณ์แบบและความไม่พอใจกับผลลัพธ์ที่ได้รับซึ่งเป็นหนึ่งในเหตุผลของการใช้เวลาอย่างไม่มีประสิทธิภาพ การค้นหาโอกาสในการยอมรับผลลัพธ์ที่ "จริง" แทนที่จะเป็น "อุดมคติ" จะช่วยประหยัดทรัพยากรที่สำคัญสำหรับสิ่งอื่นได้ มีสำนวน: "ลัทธิพอใจ แต่สิ่งดีเลิศเป็นสิ่งชั่วร้าย" แน่นอนว่าทั้งหมดนี้ค่อนข้างสัมพันธ์กันและในแต่ละสถานการณ์ลักษณะบุคลิกภาพนี้สามารถประเมินได้แตกต่างกันอย่างไรก็ตามภายในกรอบการบริหารเวลาอย่างไม่ต้องสงสัย: ความสมบูรณ์แบบคือความชั่วร้าย!

2. การผัดวันประกันพรุ่ง- การเลื่อนสิ่งต่าง ๆ อย่างต่อเนื่องจนไม่เต็มใจที่จะปฏิบัติหน้าที่บางอย่าง คำว่า "พรุ่งนี้" ครอบงำคำศัพท์ของพนักงานที่ผัดวันประกันพรุ่ง สตีฟ จ็อบส์ พูดได้ดีเกี่ยวกับคนประเภทนี้ว่า “คนยากจน ไม่ประสบความสำเร็จ ไม่มีความสุข และไม่แข็งแรง คือคนที่มักใช้คำว่า “พรุ่งนี้”

ฉันไม่สามารถช่วยคุณจากการชอบความสมบูรณ์แบบและการผัดวันประกันพรุ่งได้ เป้าหมายของฉันคือการให้ความรู้ จัดหาเทคนิคและวิธีการที่ดีที่สุด และแนะนำให้คุณรู้จักกับแหล่งข้อมูลและเครื่องมือสำหรับการเรียนรู้ทักษะการบริหารเวลา ไม่ว่าคุณจะใช้ข้อมูลที่ได้รับหรือไม่ก็ตาม ทุกอย่างขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณเท่านั้น อย่างไรก็ตาม หลังจากอ่านบทความนี้แล้ว คุณจะไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป

ก่อนอื่น ฉันขอแนะนำให้คุณกำหนดทักษะการบริหารเวลาของคุณ ผ่าน

ความไม่สอดคล้องกันของการรับรู้อยู่ที่ข้อเท็จจริงที่ว่า ในด้านหนึ่ง เราไม่สามารถควบคุมเวลาได้เช่นนั้น ท้ายที่สุดแล้ว ถึงเวลาที่เราไม่สามารถควบคุมได้ และดูเหมือนว่าถึงเวลาที่ควบคุมเรา และเราควบคุมมันไม่ได้ เราคุ้นเคยกับการรับรู้เวลาว่าเป็นสิ่งนิรันดร์และไร้ขีดจำกัด ดูเหมือนว่าจะมีจำนวนมากอยู่เสมอ ในทางกลับกัน เวลาถือเป็นทรัพยากรที่มีค่าที่สุดอย่างหนึ่งที่เราทุกคนมี สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าเวลามีขีดจำกัดของตัวเอง ทุกๆ วันเป็นภาชนะที่มีความสามารถบางอย่างที่คุณเติมเต็มด้วยสิ่งที่ต้องทำ คุณสามารถเติมเต็มด้วยสิ่งที่ไร้ประโยชน์หรือเติมเต็มด้วยสิ่งที่เหมาะกับงานของคุณและนำคุณไปสู่เป้าหมายสุดท้าย

เราสามารถควบคุมตนเองได้ วิธีวางแผนวันของเรา และวิธีที่เราใช้เวลาทำงาน การใช้ทรัพยากรนี้อย่างชาญฉลาด มีประสิทธิผล และประหยัดเป็นส่วนสำคัญของการประเมินผลของพนักงาน

ประสิทธิภาพด้านเวลาสามารถทำได้สองวิธี:

1. บรรลุผลลัพธ์ที่มีความหมายด้วยการประหยัดเวลา ซึ่งหมายความว่าคุณรู้วิธีทำงานให้สำเร็จโดยใช้เวลาน้อยที่สุด
2. การวางแผนเวลาทำงานอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยลดจำนวนและปริมาณงานที่คุณทำ

ในบทความนี้ ฉันได้รวบรวมเทคนิคการบริหารเวลาที่ดีที่สุดหกประการ ด้วยความช่วยเหลือเหล่านี้ คุณสามารถเรียนรู้ที่จะวางแผนและควบคุมงานสำคัญของคุณในแต่ละวันได้

วิธีการเรียนรู้ที่จะจัดการเวลาของคุณ?

6 วิธีบริหารเวลาที่ดีที่สุด:

1. หลักการพาเรโต
2. ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์
3. แผนที่ความคิด
4. พีระมิดของแฟรงคลิน
5. วิธีเอบีซีดี
6. กินกบก่อน

1. หลักการพาเรโต

หลักการพาเรโตระบุว่า สาเหตุ ความพยายาม และการลงทุนส่วนน้อยมีส่วนรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ส่วนใหญ่ หลักการนี้จัดทำขึ้นโดยนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี วิลเฟรโด ปาเรโต ในปี พ.ศ. 2440 และนับตั้งแต่นั้นมาก็ได้รับการยืนยันจากการวิจัยเชิงปริมาณในด้านต่างๆ ของชีวิต:

ความพยายาม 20% ก่อให้เกิดผลลัพธ์ 80%

หลักการพาเรโตในด้านการบริหารเวลาสามารถกำหนดได้ดังนี้: ความพยายามและเวลาประมาณ 20% ก็เพียงพอที่จะได้รับผลลัพธ์ 80%
คุณจะทราบได้อย่างไรว่าความพยายามใดเพียงพอที่จะใช้จ่ายเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดี? ลองนึกภาพว่าคุณกำลังมองหาคำตอบสำหรับคำถามที่คุณสนใจในหนังสือ ตามหลักการที่กำลังพิจารณา คุณจะพบ 80% ของข้อมูลที่คุณต้องการใน 20% ของข้อความ หากคุณรู้แน่ชัดว่าคุณสนใจอะไร คุณสามารถพลิกหนังสือได้อย่างรวดเร็วและอ่านเฉพาะหน้าแต่ละหน้าอย่างละเอียด วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาของคุณได้ถึง 80%

2. ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์

นี่อาจเป็นแนวคิดการบริหารเวลาที่มีชื่อเสียงที่สุดในปัจจุบัน ซึ่งช่วยให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญได้ เทคนิคนี้สร้างขึ้นโดยนายพลดไวต์ ไอเซนฮาวร์ชาวอเมริกัน ซึ่งช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงสิ่งต่าง ๆ ได้ทั้งตามความเร่งด่วนและความสำคัญของมัน ทุกคนเข้าใจดีว่าสามารถทำได้ในจำนวนจำกัดในช่วงเวลาหนึ่งเท่านั้น บางครั้งโดยไม่ประนีประนอมกับงานเพียงอันเดียว และทุกครั้งที่เราต้องตัดสินใจว่าอันไหนกันแน่? ประธานาธิบดีอเมริกัน ดไวต์ ไอเซนฮาวร์ เคยจัดกิจการของเขาออกเป็นหมวดหมู่ที่สำคัญหลายประเภทในการวางแผนกิจการของเขา
ตามที่เรียกว่าเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ จำเป็นต้องจำแนกแต่ละกรณีให้เป็นหนึ่งในสี่ประเภทที่ระบุในแผนภาพ

ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์

ความสำคัญของงานจะพิจารณาจากผลลัพธ์ของการดำเนินการที่ส่งผลต่อธุรกิจของคุณมากน้อยเพียงใด และความเร่งด่วนถูกกำหนดโดยปัจจัยสองประการในเวลาเดียวกัน ประการแรก จะต้องทำให้งานนี้สำเร็จเร็วเพียงใด และประการที่สอง ความสำเร็จของงานนี้เชื่อมโยงกับวันที่และเวลาที่กำหนดหรือไม่ ความสำคัญและความเร่งด่วนเมื่อพิจารณาร่วมกันนั้นมีอิทธิพลต่อการจัดลำดับความสำคัญ

มาดูกันดีกว่าว่าเคสใดบ้างที่สามารถแบ่งออกได้เป็นสี่ประเภทแต่ละประเภท

ประเภทที่ 1 “สำคัญและเร่งด่วน”
สิ่งเหล่านี้คือเรื่องที่หากไม่ดำเนินการให้เสร็จสิ้นตรงเวลา จะส่งผลให้เกิดความเสียหายอย่างร้ายแรงต่อธุรกิจของคุณ (เช่น การต่ออายุใบอนุญาต การยื่นรายงานภาษี ฯลฯ) ส่วนแบ่งบางส่วนของกรณีดังกล่าวจะเกิดขึ้นในชีวิตของทุกคนอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ อย่างไรก็ตาม ด้วยการเตรียมการล่วงหน้า (เรื่องประเภทที่ 2 “สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน”) วิกฤติต่างๆ มากมายสามารถป้องกันได้ (เช่น โดยการศึกษากฎหมาย การพัฒนาความสัมพันธ์อันดีกับผู้มีอิทธิพล)

สิ่งเหล่านี้อาจเป็นโครงการที่มีกำหนดเวลาหรือเหตุฉุกเฉินก็ได้ เช่น การไปพบแพทย์เนื่องจากปัญหาสุขภาพ การส่งบทความลงวารสารตามกำหนดเวลาที่เข้มงวด หรือการทำรายงานผลการศึกษา เราไม่มีทางเลือกที่นี่ งานกลุ่มนี้ก็ต้องทำให้เสร็จสักที มิฉะนั้นจะเกิดปัญหาร้ายแรง

แบบที่ 2 “สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน”
สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่มุ่งเน้นไปที่อนาคต: การฝึกอบรม การศึกษาด้านที่มีแนวโน้มในการพัฒนาธุรกิจ การปรับปรุงอุปกรณ์ การฟื้นฟูสุขภาพและประสิทธิภาพ การกระทำที่นำไปสู่เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของคุณ เช่น เรียนภาษาต่างประเทศเพื่อย้ายไปทำงานในองค์กรอื่นที่มีแนวโน้มดีกว่า แต่ยังเป็นการป้องกันปัญหาด้วย การรักษารูปร่างให้อยู่ในสภาพดี น่าเสียดายที่เรามักละเลยเรื่องดังกล่าวและให้ความสำคัญกับปณิธานของเรื่องเหล่านั้น เป็นผลให้ไม่เคยเรียนรู้ภาษารายได้ไม่เติบโต แต่ลดลงสุขภาพตกอยู่ในอันตรายเรื่องเหล่านี้มีคุณสมบัติที่น่าสนใจ - หากพวกเขาถูกละเลยเป็นเวลานานก็จะกลายเป็นเรื่องสำคัญ - เร่งด่วน ท้ายที่สุดถ้าคุณไม่ไปพบทันตแพทย์อย่างน้อยปีละครั้ง การไปพบทันตแพทย์อย่างเร่งด่วนไม่ช้าก็เร็วจะหลีกเลี่ยงไม่ได้

แบบที่ 3 “ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน”
หลายสิ่งเหล่านี้ไม่ได้เพิ่มคุณค่าให้กับชีวิตของคุณมากนัก เราทำสิ่งเหล่านั้นเพียงเพราะมันเกิดขึ้นกับเรา (การสนทนาทางโทรศัพท์เป็นเวลานานหรือศึกษาโฆษณาที่ส่งทางไปรษณีย์) หรือไม่ติดเป็นนิสัย (เยี่ยมชมนิทรรศการที่ไม่มีอะไรใหม่อีกต่อไป) กิจวัตรประจำวันแบบเดิมๆ ที่กินเวลาและพลังงานไปมาก

ประเภทที่ 4 “ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน”
วิธีต่างๆ ในการ “ฆ่าเวลา” เหล่านี้ ได้แก่ การใช้แอลกอฮอล์ในทางที่ผิด “การอ่านหนังสือเบาๆ” การชมภาพยนตร์ ฯลฯ เรามักจะหันไปใช้วิธีนี้เมื่อเราไม่มีแรงเหลือในการทำงานอย่างมีประสิทธิผล (อย่าสับสนกับการพักผ่อนที่แท้จริง และการสื่อสารกับคนที่คุณรักและเพื่อนฝูง - เรื่องสำคัญมาก) นี่คือ "ผีเสื้อกลางคืน" ที่กินเวลาของเรา

ในขณะที่คุณมุ่งมั่นเพื่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณ ก่อนอื่นคุณต้องพยายามทำสิ่งที่คุณระบุว่า "สำคัญ" ให้สำเร็จ อันดับแรกคือ "เร่งด่วน" (ประเภทที่ 1) และ "ไม่เร่งด่วน" (ประเภทที่ 2) เวลาที่เหลือสามารถอุทิศให้กับเรื่องที่ “เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ” (ประเภทที่ 3) ได้
ต้องเน้นย้ำว่าควรใช้เวลาทำงานส่วนใหญ่ของพนักงานในเรื่องที่ "สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน" (ประเภท II) จากนั้นสถานการณ์วิกฤติต่างๆ จะถูกป้องกัน และการเกิดขึ้นของโอกาสในการพัฒนาธุรกิจใหม่ๆ จะไม่เป็นสิ่งที่คาดไม่ถึงอีกต่อไป

เมื่อคุณเริ่มใช้ระบบนี้ในการจัดลำดับความสำคัญ คุณอาจต้องการจัดหมวดหมู่หลายรายการเหล่านี้ว่า "สำคัญ" อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณมีประสบการณ์มากขึ้น คุณจะเริ่มประเมินความสำคัญของเรื่องใดเรื่องหนึ่งได้แม่นยำมากขึ้น จะใช้เวลาสักระยะในการเรียนรู้วิธีใช้ระบบจัดลำดับความสำคัญ ฉันจะหามันได้ที่ไหน? เป็นไปได้มากว่าคุณจะจัดประเภทงานของการเรียนรู้เทคนิคการบริหารเวลาว่า "สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน"
ในการแสดงออกโดยนัยของ Stephen Covey (ผู้เขียนหนังสือขายดีระดับสากล "The Seven Habits of Highly Effective People") คุณต้องหาเวลา "ลับเลื่อย" จากนั้นการเตรียมฟืนจะดำเนินการเร็วขึ้น

คำอุปมา

ชายคนหนึ่งเห็นคนตัดฟืนอยู่ในป่าด้วยความยากลำบากอย่างยิ่งในการตัดต้นไม้ด้วยขวานทื่อโดยสิ้นเชิง ชายคนนั้นถามเขาว่า:
- เรียน ทำไมคุณไม่ลับขวานล่ะ?
- ฉันไม่มีเวลาลับขวาน - ฉันต้องสับ! - คนตัดไม้คร่ำครวญ...

ดังนั้นคุณต้อง "สมัครใจ" จัดสรรเวลาจำนวนหนึ่งในการวางแผนกิจกรรมของคุณโดยปฏิเสธที่จะทำสิ่งที่สำคัญน้อยกว่า หากคุณสามารถทำเช่นนี้ คุณสามารถใช้ทักษะใหม่ของคุณเพื่อเพิ่มเวลามากขึ้นในครั้งต่อไปและใช้เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม ดังนั้น ด้วยความมุ่งมั่นที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน คุณจะค่อยๆ มีเวลาว่างในการพัฒนาผลิตภาพส่วนบุคคลของคุณ

เกณฑ์ในการจัดลำดับความสำคัญ
โดยปกติแล้ว เมื่อประเมินความสำคัญของงานใดงานหนึ่ง เราจะพิจารณาถึงสิ่งสำคัญเป็นอันดับแรกคือสิ่งที่ต้องทำอย่างเร่งด่วน (หรือ "เมื่อวาน") การสั่งสมงานที่ไม่ได้รับการตอบสนองและคำมั่นสัญญาจะสร้างปัญหาให้กับบริษัทของคุณ และยังสร้างความรู้สึกไม่พึงประสงค์เป็นการส่วนตัวอีกด้วย มันเป็นเรื่อง "เร่งด่วน" ที่เราพยายามจัดการก่อน แต่ความเร่งด่วนไม่ควรเป็นปัจจัยเดียวในการเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำและกำหนดลำดับที่ควรทำให้เสร็จ
ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าแม้ทำ (หรือไม่ทำ) เรื่องเร่งด่วนหลายๆ เรื่องจะไม่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจของคุณมากนัก แต่ก็มีเรื่องที่ไม่เร่งด่วนอีกมากมายที่สามารถวางรากฐานสำหรับความสำเร็จในอนาคตได้ ดังนั้นนอกเหนือจากความเร่งด่วนแล้วยังจำเป็นต้องพิจารณาว่าเรื่องนี้หรือเรื่องนั้นมีผลกระทบต่อความสำเร็จของธุรกิจมากน้อยเพียงใดนั่นคือเพื่อกำหนดและคำนึงถึงความสำคัญของธุรกิจ

3. แผนที่ความคิด

นี่คือพัฒนาการของ Tony Buzan นักเขียน อาจารย์ และที่ปรึกษาที่มีชื่อเสียงด้านสติปัญญา จิตวิทยาการเรียนรู้ และปัญหาการคิด นอกจากนี้ยังมีคำแปลของวลี "แผนที่ความคิด" เช่น "แผนที่จิต", "แผนที่ทางจิต", "แผนที่ความคิด"

แผนที่ความคิดเป็นวิธีการที่ช่วยให้คุณ:

จัดโครงสร้างและประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
คิดโดยใช้ศักยภาพที่สร้างสรรค์และสติปัญญาของคุณ

นี่เป็นเครื่องมือที่สวยงามมากสำหรับการแก้ปัญหา เช่น การนำเสนอ การตัดสินใจ การวางแผนเวลา การจดจำข้อมูลจำนวนมาก การระดมความคิด การวิเคราะห์ตนเอง การพัฒนาโครงการที่ซับซ้อน การฝึกอบรมส่วนบุคคล การพัฒนา ฯลฯ

พื้นที่ใช้งาน:
1. การนำเสนอ:
คุณให้ข้อมูลเพิ่มเติมโดยใช้เวลาน้อยลงในขณะที่คุณเข้าใจและจดจำได้ดีขึ้น
จัดการประชุมทางธุรกิจและการเจรจาต่อรอง

2. การวางแผน:
การบริหารเวลา: วางแผนเป็นวัน สัปดาห์ เดือน ปี...;
การพัฒนาโครงการที่ซับซ้อน ธุรกิจใหม่...

3. การระดมความคิด:
การสร้างแนวคิดใหม่ ความคิดสร้างสรรค์
การแก้ปัญหาที่ซับซ้อนโดยรวม

4. การตัดสินใจ:
วิสัยทัศน์ที่ชัดเจนของข้อดีและข้อเสียทั้งหมด
การตัดสินใจที่สมดุลและรอบคอบมากขึ้น

4. พีระมิดของแฟรงคลิน

นี่คือระบบการวางแผนสำเร็จรูปที่ช่วยให้คุณจัดการเวลาได้อย่างถูกต้องและบรรลุเป้าหมาย เบนจามิน แฟรงคลิน (ค.ศ. 1706-1790) - อเมริกัน รดน้ำ นักเคลื่อนไหว B. Franklin โดดเด่นด้วยความสามารถที่ยอดเยี่ยมในการทำงานและความรู้สึกมีจุดมุ่งหมายที่เป็นเอกลักษณ์ เมื่ออายุยี่สิบปี เขาวางแผนที่จะบรรลุเป้าหมายไปตลอดชีวิต ตลอดชีวิตเขาปฏิบัติตามแผนนี้ วางแผนอย่างชัดเจนทุกวัน แผนการของเขาในการบรรลุเป้าหมายเรียกว่า "พีระมิดแฟรงคลิน" และมีลักษณะดังนี้:

1. รากฐานของปิรามิดคือคุณค่าชีวิตหลัก คุณสามารถพูดได้ว่านี่คือคำตอบของคำถาม: “คุณมาสู่โลกนี้ด้วยภารกิจอะไร” คุณอยากได้อะไรจากชีวิต? คุณอยากจะทิ้งร่องรอยอะไรไว้บนโลกเอาไว้? มีความเห็นว่ามีคนบนโลกนี้ไม่ถึง 1% ที่จะคิดเรื่องนี้อย่างจริงจัง กล่าวอีกนัยหนึ่ง นี่คือเวกเตอร์ของทิศทางไปสู่ความฝันของคุณ

2. ตามคุณค่าของชีวิต ทุกคนตั้งเป้าหมายระดับโลกสำหรับตนเอง ชีวิตนี้เขาอยากเป็นใคร เขาวางแผนจะทำอะไรให้สำเร็จ?

3. แผนแม่บทในการบรรลุเป้าหมายคือการกำหนดเป้าหมายระดับกลางที่เฉพาะเจาะจงในการบรรลุเป้าหมายระดับโลก

4. แผนหนึ่งสามห้าปีเรียกว่าระยะยาว การกำหนดกำหนดเวลาที่แน่นอนเป็นสิ่งสำคัญที่นี่

5. แผนหนึ่งเดือนและหนึ่งสัปดาห์เป็นแผนระยะสั้น ยิ่งใช้ความคิดมากเท่าไร ยิ่งวิเคราะห์และปรับเปลี่ยนบ่อยเท่าไร งานก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น

6. ประเด็นสุดท้ายในแง่ของการบรรลุเป้าหมายคือแผนสำหรับทุกวัน

5. วิธี ABCD

วิธี ABCD เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดลำดับความสำคัญของงานที่คุณสามารถใช้ได้ทุกวัน วิธีนี้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากจนสามารถยกระดับคุณไปสู่อันดับคนที่มีประสิทธิผลและมีประสิทธิผลมากที่สุดในสาขากิจกรรมของคุณได้หากใช้อย่างสม่ำเสมอและมีความสามารถ
จุดแข็งของวิธีนี้คือความเรียบง่าย นี่คือวิธีการทำงาน คุณเริ่มต้นด้วยการเขียนรายการสิ่งที่คุณต้องทำในช่วงวันที่จะมาถึง คิดบนกระดาษ
จากนั้นคุณใส่ตัวอักษร A, B, C, D หรือ D ไว้หน้าแต่ละรายการในรายการของคุณ

ปัญหาประเภท "A"ถูกกำหนดให้เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดในขั้นตอนที่กำหนด สิ่งที่คุณต้องทำหรือเสี่ยงต่อผลที่ตามมาร้ายแรง งานประเภท A อาจเป็นการไปเยี่ยมลูกค้าคนสำคัญหรือเขียนรายงานให้เจ้านายของคุณ งานเหล่านี้เป็นตัวแทนของ "กบ" ที่แท้จริงและเป็นผู้ใหญ่ในชีวิตของคุณ
หากคุณมีงาน "A" มากกว่าหนึ่งงานต่อหน้าคุณ คุณจะจัดลำดับความสำคัญของงานเหล่านั้นโดยติดป้ายกำกับว่า A-1, A-2, A-3 ฯลฯ งาน A-1 เป็น "กบ" ที่ใหญ่ที่สุดและน่าเกลียดที่สุดของ ทั้งหมดที่คุณต้องจัดการ

ปัญหาประเภท "B"ถูกกำหนดให้เป็นสิ่งที่คุณควรทำ อย่างไรก็ตาม ผลที่ตามมาในกรณีของการดำเนินการหรือไม่ปฏิบัติตามนั้นค่อนข้างเล็กน้อย งานดังกล่าวไม่มีอะไรมากไปกว่า "ลูกอ๊อด" ในชีวิตของคุณ ซึ่งหมายความว่าถ้าคุณไม่ทำงานที่เหมาะสม บางคนจะไม่พอใจหรือเสียเปรียบ แต่อย่างไรก็ตาม ระดับความสำคัญของงานเหล่านี้ไม่ได้ใกล้เคียงกับระดับของงาน "A" การโทรเกี่ยวกับเรื่องที่ไม่เร่งด่วนหรืออ่านอีเมลที่ค้างอยู่อาจถือเป็นสาระสำคัญของงานประเภท B
กฎที่คุณควรปฏิบัติตามคือ: ห้ามเริ่มงาน Type B ขณะที่คุณยังมีงาน A ที่ยังทำไม่เสร็จ อย่าปล่อยให้ "ลูกอ๊อด" กวนใจคุณในขณะที่ "กบ" ตัวใหญ่กำลังรอชะตากรรมที่จะถูกกิน!

ปัญหาประเภท "B"กำหนดไว้ว่าเป็นสิ่งที่ควรทำอย่างยิ่ง แต่ไม่ควรคาดหวังผลที่ตามมาไม่ว่าคุณจะทำหรือไม่ก็ตาม งานประเภท B อาจเป็นการโทรหาเพื่อน ดื่มกาแฟ รับประทานอาหารกลางวันกับเพื่อนร่วมงาน หรือทำธุรกิจส่วนตัวในช่วงเวลาทำงาน “เหตุการณ์” ประเภทนี้ไม่มีผลกระทบต่องานของคุณเลย

ปัญหาประเภท "G"ถือเป็นงานที่คุณสามารถมอบหมายให้คนอื่นได้ กฎในกรณีนี้คือ คุณควรมอบหมายทุกอย่างที่พวกเขาสามารถทำได้ให้กับผู้อื่น ซึ่งจะเป็นการทำให้คุณมีเวลามากขึ้นในการทำงานประเภท A ที่คุณและมีเพียงคุณเท่านั้นที่ทำได้

ปัญหาประเภท "D"แสดงถึงงานที่สามารถลบออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณได้อย่างสมบูรณ์ นี่อาจเป็นงานที่เคยสำคัญ แต่ตอนนี้ไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไปแล้ว ทั้งสำหรับคุณและคนอื่นๆ บ่อยครั้งนี่เป็นงานที่คุณทำทุกวัน ไม่ว่าจะทำจนเป็นนิสัยหรือเพราะคุณรู้สึกสนุกที่ได้ทำมัน

หลังจากที่คุณได้สมัครแล้ว วิธีเอบีซีดีในรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันของคุณ คุณได้จัดระเบียบงานของคุณอย่างสมบูรณ์และกำหนดขั้นตอนสำหรับงานที่สำคัญกว่าให้เสร็จเร็วขึ้น

เงื่อนไขที่สำคัญที่สุดสำหรับวิธี ABCD ที่จะได้ผลสำหรับคุณคือการปฏิบัติตามข้อกำหนดต่อไปนี้: เริ่มงาน A-1 โดยไม่ชักช้าแล้วจึงทำงานจนเสร็จสมบูรณ์ใช้ความมุ่งมั่นของคุณเพื่อเริ่มต้นและทำงานต่อในงานที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณในขณะนี้ จับ "กบ" ที่ใหญ่ที่สุดของคุณแล้ว "กิน" โดยไม่หยุดจนคำสุดท้าย
ความสามารถในการวิเคราะห์รายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันและไฮไลต์งาน A-1 จะทำหน้าที่เป็นจุดเริ่มต้นในการบรรลุความสำเร็จอันยิ่งใหญ่อย่างแท้จริงในกิจกรรมของคุณ จะเพิ่มความนับถือตนเอง เติมความเคารพตนเองและความรู้สึก ภูมิใจในความสำเร็จของคุณ
เมื่อคุณมีนิสัยชอบมุ่งความสนใจไปที่งานที่สำคัญที่สุดของคุณอย่างเต็มที่ นั่นคืองาน A-1 - กล่าวอีกนัยหนึ่งคือกิน "กบ" ตัวหลักของคุณ - คุณจะเรียนรู้ที่ต้องทำสองครั้งหรือมากกว่าคนถึงสามเท่า รอบ ๆ คุณ.

6. กินกบก่อน

เปลี่ยนจากยากไปง่าย

คุณคงเคยได้ยินคำถามนี้: "คุณจะกินช้างได้อย่างไร" แน่นอนว่าคำตอบคือ “ทีละชิ้น” คุณจะกิน “กบ” ที่ใหญ่ที่สุดและน่ารังเกียจที่สุดอย่างไร? ในทำนองเดียวกัน: คุณจะต้องแบ่งย่อยออกเป็นการดำเนินการทีละขั้นตอนและเริ่มจากขั้นตอนแรก

เริ่มต้นวันทำงานของคุณด้วยงานที่ยากที่สุดและทำมันให้เสร็จโดยเร็วที่สุด มันจะช่วยให้คุณตระหนักว่าคุณยังมีอีกมากที่ต้องทำ และเวลาในวันทำงานของคุณมีจำกัด การทำสิ่งที่ยากที่สุดก่อนจะทำให้คุณรู้สึกพึงพอใจอย่างมาก ใช้กฎนี้ทุกวันแล้วคุณจะเห็นว่าคุณได้รับพลังงานมากแค่ไหนและวันทำงานของคุณผ่านไปอย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด การเลื่อนงานที่มีปัญหาอย่างต่อเนื่องไปจนถึงสิ้นวันหมายความว่าคุณจะยังคงคิดเกี่ยวกับงานนี้ตลอดทั้งวัน และสิ่งนี้จะทำให้คุณไม่สามารถมุ่งความสนใจไปที่งานอื่นได้! กินกบก่อนแล้วค่อยกินช้างทีละชิ้น!

เครื่องมือการวางแผนเวลา

วางแผนทุกวันล่วงหน้า
เราเคลื่อนไหวผ่านการวางแผน
อนาคตสู่ปัจจุบันและด้วยเหตุนี้เราจึงมี
โอกาสที่จะทำบางสิ่งบางอย่าง
เกี่ยวกับเขาแล้วตอนนี้

อลัน ลาคิน

“นักวางแผน” รุ่นหลัก
เทคโนโลยีและวิธีการจัดเวลาทำงานที่เป็นที่รู้จักในปัจจุบันสามารถแบ่งออกเป็นหลายรุ่น - ความแตกต่างอยู่ที่หลักการของการบันทึกข้อมูลและเทคโนโลยีการใช้งาน

จนถึงศตวรรษที่ 20 การวางแผนเวลาทำงานดำเนินการโดยใช้วิธีการดั้งเดิม เช่น บันทึกช่วยจำ รายการสิ่งที่ต้องทำ ฯลฯ ในช่วงต้นศตวรรษที่ผ่านมา พร้อมด้วยการพัฒนาธุรกิจ เครื่องมือใหม่ๆ แพร่หลายซึ่งทำให้ผู้จัดการง่ายขึ้น เพื่อวางแผนเวลา
แนวคิดในการปรับปฏิทินครัวเรือนสำหรับงานในสำนักงานเกิดขึ้นในศตวรรษที่ 19 และปรากฏเป็นรูปปฏิทินตั้งโต๊ะในปี พ.ศ. 2413 ในแต่ละวันจะมีการจัดสรรปฏิทินหนึ่งหน้าโดยระบุวันที่ วัน เดือน และปี การมีพื้นที่ว่างสำหรับบันทึกทำให้สามารถจดบันทึกที่จำเป็นได้ เช่น การเจรจา การประชุม ค่าใช้จ่าย การประชุม เป็นเวลาเกือบศตวรรษแล้วที่ปฏิทินตั้งโต๊ะเป็นเครื่องมือหลักในการวางแผนเวลาสำหรับผู้จัดการ

ผลลัพธ์ของการปรับปรุงปฏิทินตั้งโต๊ะคือไดอารี่และสมุดวางแผนรายสัปดาห์ ไดอารี่เป็นปฏิทินแบบหลวมๆ ที่ต่อเนื่องกันในรูปแบบของสมุดบันทึกที่สะดวกในรูปแบบต่างๆ คุณสามารถนำไดอารี่ติดตัวไปประชุมหรือเดินทางไปทำธุรกิจได้
วารสารรายสัปดาห์กลายเป็นเรื่องสะดวกยิ่งขึ้นสำหรับผู้จัดการซึ่งสามารถวางแผนสัปดาห์และวันทำงาน ติดตามการปฏิบัติงานที่บันทึกไว้ วิเคราะห์เวลาที่ใช้ (เนื่องจากมีการแบ่งวันทำงานรายชั่วโมงปรากฏขึ้น) เพิ่มเติม ค้นหาข้อมูลอย่างรวดเร็ว (ตอนนี้แบ่งเป็น 52 สัปดาห์ ไม่ใช่ 365 วัน) ในยุค 80 ปฏิทินรายสัปดาห์เข้ามาแทนที่ปฏิทินตั้งโต๊ะและแพร่หลายมากจนกลายเป็นองค์ประกอบของรูปแบบธุรกิจขององค์กร

แนวคิดการออกแบบของการรวมปฏิทิน สมุดจด และสมุดโทรศัพท์ไว้ในเครื่องมือที่สะดวกชิ้นเดียวนั้นประสบความสำเร็จในปี 1921 ในรูปแบบของ "ผู้จัดงาน" (จากผู้จัดงานชาวอังกฤษ) การปรับปรุงเครื่องมือในเวลาต่อมาได้ดำเนินการโดยการเปลี่ยนรูปแบบ การออกแบบ คุณภาพกระดาษ และการตกแต่งภายนอก ในที่นี้ อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลและวิธีการทางเทคนิค (ปฏิทิน กระดาษจดบันทึก ที่อยู่และสมุดโทรศัพท์ ที่ใส่นามบัตร ปากกา เครื่องคิดเลขขนาดเล็ก) ถูกรวมไว้ในเครื่องมือเดียว ในขณะเดียวกันก็ไม่มีการจำแนกและจัดระบบบันทึกที่ชัดเจน

“ผู้จัดการเวลา” อันโด่งดังถูกสร้างขึ้นในเดนมาร์กในปี 1975 ใช้แนวคิดในการวางแผนผลลัพธ์ส่วนบุคคลแบบกำหนดเป้าหมายโดยอาศัยตัวแยกประเภทมาตรฐานของฟังก์ชัน (“งานหลัก”) และเทคโนโลยีสำหรับการดำเนินกิจกรรมระดับโลก (“งานช้าง”) ในเวลาเดียวกันการใช้ "ตัวจัดการเวลา" เป็นที่ยอมรับเฉพาะสำหรับผู้ที่จัดระเบียบและมีระเบียบวินัยโดยธรรมชาติเท่านั้น แต่ยังต้องการค่าใช้จ่ายทางการเงินจำนวนมากสำหรับการฝึกอบรมและการเข้าซื้อกิจการ
อย่างไรก็ตาม ชื่อของ "ผู้จัดงาน" ประเภทนี้ - "ผู้จัดการเวลา" - ได้กลายเป็นคำที่ใช้ในครัวเรือนและในปัจจุบันแสดงถึงแนวทางทั่วไปในการใช้เวลาเป็นทรัพยากรการจัดการ

การพัฒนาความก้าวหน้าทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีในช่วงไม่กี่ทศวรรษที่ผ่านมาได้นำไปสู่การสร้างเครื่องมือการวางแผนเวลาทางอิเล็กทรอนิกส์ใหม่โดยพื้นฐานจากมุมมองทางเทคโนโลยี: สมุดบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ โปรแกรมบริการต่างๆ สำหรับพีซี โทรศัพท์มือถือ สมาร์ทโฟน ฯลฯ

เทคโนโลยีการจัดการเวลาที่ทันสมัยที่สุด:

1.Trello เป็นเว็บแอปพลิเคชันฟรีสำหรับจัดการโครงการในกลุ่มย่อย Trello ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและทำงานร่วมกันได้มากขึ้น Trello คือชุดของบอร์ด รายการ และการ์ดที่ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของโครงการได้อย่างสนุกสนาน ยืดหยุ่น และเปลี่ยนแปลงได้ง่าย

2. Evernote - บริการบนเว็บและชุดซอฟต์แวร์สำหรับการสร้างและจัดเก็บบันทึกย่อ บันทึกย่ออาจเป็นข้อความที่จัดรูปแบบ ทั้งหน้าเว็บ รูปถ่าย ไฟล์เสียง หรือบันทึกย่อที่เขียนด้วยลายมือ หมายเหตุอาจมีไฟล์แนบประเภทอื่นด้วย บันทึกสามารถจัดเรียงลงในสมุดบันทึก ติดป้ายกำกับ แก้ไข และส่งออกได้

* งานนี้ไม่ใช่งานทางวิทยาศาสตร์ ไม่ใช่งานรับรองขั้นสุดท้าย และเป็นผลจากการประมวลผล จัดโครงสร้าง และจัดรูปแบบข้อมูลที่รวบรวมไว้เพื่อใช้เป็นแหล่งข้อมูลในการเตรียมงานด้านการศึกษาด้วยตนเอง

บทนำ..3

1 การบริหารเวลา เป็นระบบการบริหารเวลา..5

1.1 องค์ประกอบของการบริหารเวลา…..5

1.2 สาเหตุที่ไม่มีเวลา….6

2 วิธีบริหารเวลาขั้นพื้นฐาน….11

2.1 การวิเคราะห์การใช้ทรัพยากรชั่วคราวและการวางแผนเวลา..11

2.2 กิจกรรมช่วยหาเหตุผลในการใช้เวลา...15

สรุป…….21

รายชื่อแหล่งที่ใช้..22

การแนะนำ

ความจริงที่รู้จักกันดี - "เวลาคือเงิน" ดูเหมือนจะเริ่มเปลี่ยนความหมายของมัน Mark Gobe หนึ่งในนักวิเคราะห์และผู้ปฏิบัติงานด้านการสร้างแบรนด์ที่เก่งที่สุดกล่าวว่า "เวลามีค่ามากกว่าเงิน" และมันก็ยากที่จะไม่เห็นด้วยกับเขา

ผู้เชี่ยวชาญที่มีชื่อเสียงหลายคน โดยเฉพาะผู้ที่มาจากมอสโกว ยืนยันความจริงข้อนี้ โดยกล่าวว่าเวลาเป็นทรัพยากรเฉพาะที่ในองค์กรยืนอยู่ที่เดียวกับสินทรัพย์ถาวร แรงงาน วัตถุดิบ แต่มีคุณสมบัติเฉพาะพิเศษ: มันกลับไม่ได้ คือถ้าซื้ออุปกรณ์ได้วัตถุดิบก็ไม่ใช่สินค้าหายากที่ต้องค้นหาเป็นเวลานานแล้วเวลาที่เสียไปก็ไม่สามารถคืนได้ไม่สามารถคืนโอกาสที่พลาดไปในเวลานี้แก้ไขเรื่องไม่ได้ หากเงื่อนไขในการแก้ไขมีการเปลี่ยนแปลง ยิ่งกว่านั้นความเฉพาะเจาะจงของเวลายังอยู่ที่ความจริงที่ว่าแต่ละคนมีปริมาณเท่ากันนั่นคือ 1,440 นาทีหรือ 86,400 วินาทีต่อวัน - ไม่มากไปและไม่น้อยไปกว่านี้

ชั่วโมงการทำงานของผู้จัดการยุคใหม่ส่วนใหญ่ถูกบีบอัดจนถึงขีดจำกัด วันทำงานไม่ได้มาตรฐาน แต่บ่อยครั้งก็ไม่สามารถทำงานที่วางแผนไว้ทั้งหมดให้เสร็จสิ้นภายในกำหนดเวลาที่กำหนดได้ ในเวลาเดียวกัน มีความรู้สึกทำอะไรไม่ถูกเพิ่มมากขึ้นเมื่อเผชิญกับปัญหามากมายที่จำเป็นต้องให้คุณเข้ามาแทรกแซงอย่างเร่งด่วน และความรู้สึกที่ว่าการไม่มีเวลา เช่น การขาดอากาศ นำไปสู่ความจริงที่ว่าปัญหาจะท่วมท้น บุคคล. ทั้งหมดนี้นำไปสู่สภาวะเครียดซึ่งทำให้สถานการณ์เลวร้ายยิ่งขึ้น

สถานการณ์ในสังคมสมัยใหม่นี้แพร่หลายและไม่เพียงแต่ในหมู่ผู้จัดการเท่านั้น แน่นอนว่าทุกคนคงจำหลายๆ กรณีได้ เมื่อในหนึ่งวันเขาต้องแก้ปัญหามากมาย ต้องไปสถานที่ต่างๆ มากมาย ในขณะที่เขาไม่สามารถตัดสินใจได้ว่าจะทำทั้งหมดนี้ไปตามลำดับไหนดีที่สุด และตระหนักว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะแก้ไขในทันที และ ปัญหาการบริหารเวลาอย่างรวดเร็วเพราะเหตุนี้คุณอาจไม่มีเวลาหรือพลาดสิ่งสำคัญ ซึมเศร้ามาก ทำให้คุณวิตกกังวล เสียอารมณ์ ซึ่งท้ายที่สุดส่งผลเสียต่อความเป็นอยู่ที่ดี ประสิทธิภาพการทำงาน และลดโอกาสที่ทุกอย่างที่วางแผนไว้ สำหรับวันนั้นจะถูกดำเนินการ

ในสถานการณ์เช่นนี้ วิธีแก้ปัญหาเดียวคือการใช้เทคนิคและวิธีการพิเศษ ซึ่งโดยทั่วไปเรียกว่าการบริหารเวลา คำว่า "การบริหารเวลา" แปลมาจากภาษาอังกฤษว่า "การบริหารเวลา" แต่ควรสังเกตว่าการบริหารเวลาเป็นไปไม่ได้ แท้จริงแล้ว แต่ละคนมีเวลาที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด และมันก็เหมือนกันสำหรับทุกคน เป็นไปไม่ได้เลยที่จะมีอิทธิพลต่อปริมาณหรือความเร็วของการไหล “การบริหารเวลา” เป็นเพียงชื่อที่ดังสำหรับสิ่งที่โดยพื้นฐานแล้วคือการจัดการตัวเอง องค์กร ผู้คน เพื่อเร่งรัดการแก้ปัญหา การดำเนินกิจกรรม การปฏิบัติงาน การกระทำ เป็นการบริหารจัดการเพื่อการใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ปัญหานี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในทางปฏิบัติทั้งสำหรับผู้จัดการและสำหรับบุคคลใดก็ตาม

1 การบริหารเวลาเป็นระบบการบริหารเวลา

1.1 องค์ประกอบของการบริหารเวลา

การจัดการเวลาในฐานะระบบการจัดการเวลาประกอบด้วยองค์ประกอบหลายประการที่เมื่อใช้ร่วมกันจะช่วยลดเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินการกระบวนการผลิตต่างๆ ได้อย่างมาก องค์ประกอบเหล่านี้ประกอบด้วย: การวิเคราะห์การใช้เวลาทำงาน การกำหนดเป้าหมายที่ผู้จัดการต้องการบรรลุขณะใช้การบริหารเวลา การวางแผนเวลาทำงาน การพัฒนาวิธีการต่างๆ ในการต่อสู้กับสาเหตุของการใช้ทรัพยากรเวลาอย่างไม่มีเหตุผล อย่างไรก็ตาม แม้จะมีระบบการบริหารเวลาที่ค่อนข้างสอดคล้องกัน แต่ก็ไม่ควรถือเป็นสัจพจน์ เพราะแต่ละคนเป็นคนเดียวที่สามารถแก้ไขปัญหาการใช้เวลาอย่างมีเหตุผลด้วยวิธีที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ดังนั้น ประสิทธิผลสูงสุดคือส่วนบุคคล การบริหารเวลาซึ่งในแต่ละกรณีเป็นรายบุคคล อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไป คุณสามารถใช้องค์ประกอบข้างต้นของการจัดการเวลาได้

การวิเคราะห์เป็นกระบวนการที่ช่วยให้เราสามารถระบุการใช้เวลาทำงานอย่างไม่มีเหตุผล สาเหตุ และยังแยกเหตุผลหลักที่มีผลกระทบเชิงลบมากที่สุดต่อการใช้เวลาออกจากเหตุผลทั้งหมด

การตั้งเป้าหมายเป็นขั้นตอนที่จำเป็นในการจัดการเวลา ในระหว่างนี้จำเป็นต้องตอบคำถามว่าเหตุใดจึงต้องมีการบริหารเวลาสำหรับบุคคลใดบุคคลหนึ่งหรือในองค์กรใดองค์กรหนึ่งโดยเฉพาะ การตั้งเป้าหมายช่วยให้คุณกำหนดแนวทางเพิ่มเติมได้ว่าควรใช้วิธีบริหารเวลาแบบใดและไม่ควรใช้วิธีใด

การวางแผนเป็นกระบวนการที่รวบรวมรายการงานที่ต้องทำให้เสร็จภายในระยะเวลาหนึ่ง การวางแผนเวลาทำงานมีคุณสมบัติเฉพาะบางประการ

การพัฒนาวิธีการต่อสู้กับสาเหตุของการสูญเสียเวลาถือว่าในระหว่างการวิเคราะห์เบื้องต้นสาเหตุเหล่านี้ได้รับการระบุและจำเป็นต้องกำจัดสาเหตุเหล่านี้ สำหรับสาเหตุทั่วไป มีวิธีทั่วไปหลายวิธีในการต่อสู้กับสาเหตุเหล่านั้น แต่ควรจำไว้ว่าแต่ละกรณีเฉพาะเป็นรายบุคคลและจำเป็นต้องมีแนวทางของแต่ละบุคคลในแต่ละสาเหตุในแต่ละกรณี

การบริหารเวลาเป็นโครงสร้างแบบองค์รวมและควรนำไปใช้โดยไม่ต้องแยกองค์ประกอบใดๆ ออกไป การใช้การบริหารเวลาต้องการให้บุคคลมีความคิดสร้างสรรค์ในการใช้งาน

1.2 สาเหตุที่ไม่มีเวลา

มีปัจจัยหลายอย่างที่ทำให้เสียเวลา ปัจจัยเหล่านี้บางส่วนเป็นผลมาจากการกระทำที่ไม่รู้หนังสือของผู้จัดการ บางส่วนเกิดขึ้นโดยอิสระจากเขา และบางส่วนเกี่ยวข้องโดยตรงกับบุคลิกภาพของผู้นำ แต่ส่วนใหญ่ผู้จัดการมีความสามารถในการโน้มน้าวหรืออย่างน้อยก็ลดการเสียเวลาที่เกิดขึ้น เนื่องจากอิทธิพลของปัจจัยเหล่านี้ ลองพิจารณากลุ่มปัจจัยเหล่านี้

กลุ่มแรกประกอบด้วยปัจจัยเหล่านั้นที่เป็นผลมาจากการกระทำที่ไม่รู้หนังสือของผู้จัดการ ซึ่งรวมถึงงานที่ไม่ได้วางแผนไว้ การแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ไม่เป็นที่ยอมรับในองค์กร การขาดการกระจายงานที่ชัดเจนตามระดับความสำคัญ การปฏิบัติงานที่ผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถทำให้เสร็จได้ดี และแรงจูงใจในการทำงานที่ไม่ดี ผู้จัดการสามารถระบุปัจจัยเหล่านี้และพยายามกำจัดปัจจัยเหล่านี้ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง

พิจารณาปัจจัยเหล่านี้:

1) งานที่ไม่ได้วางแผนไว้ มันเป็นผลมาจากวิถีชีวิตที่ไม่เพียงแต่ตัวผู้นำเองเท่านั้น แต่ยังรวมถึงวิถีชีวิตทั่วไปขององค์กรด้วย งานที่ไม่ได้วางแผนไว้นำไปสู่การหยุดพักอย่างต่อเนื่องเพื่อ "คำชี้แจง" ประเภทต่างๆ คำอธิบายที่จำเป็นสำหรับการทำงานต่อไปของแผนก แผนก และพนักงานแต่ละคน ในเวลาเดียวกัน ไม่เพียงแต่ผู้ที่หันไปหาข้อมูลเท่านั้นที่จะฟุ้งซ่าน แต่ยังรวมถึงผู้ที่หันไปหาข้อมูลด้วย

การแลกเปลี่ยนข้อมูลภายในองค์กรไม่ดี เมื่อส่งข้อมูล บุคคลใดก็ตามจะแน่ใจเสมอว่าผู้รับทราบและเข้าใจความหมายของข้อมูล แต่ก็ไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป ทุกคนมีกรอบการรับรู้ของตนเองที่สามารถบิดเบือนข้อมูลที่ได้รับได้ ผู้จัดการสมัยใหม่บางคนไม่สามารถแก้ไขปัญหานี้เพื่อตนเองและพนักงานได้ และได้แนะนำระบบแบบรวมศูนย์สำหรับการรับและส่งข้อมูลในบริษัทของตน ในหลายองค์กร การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างแผนกเกิดขึ้นในรูปแบบของโทรศัพท์ที่เสีย บ่อยครั้งอยู่ในกระบวนการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ อีกตัวอย่างหนึ่งของการขาดมาตรฐานในการส่งข้อมูลคือการขาดมาตรฐานเดียวกันในการอธิบายที่ตั้งขององค์กรให้กับลูกค้าทางโทรศัพท์ - "ทุกคนอธิบายอย่างดีที่สุดเท่าที่จะทำได้"

ขาดการกระจายงานที่ชัดเจนตามความสำคัญ ซึ่งมักส่งผลให้ผู้จัดการทำสิ่งที่ไม่สำคัญมากนักก่อน ในขณะเดียวกัน พวกเขาใช้เวลาจำนวนมากที่จำเป็นในการแก้ปัญหาที่สำคัญจริงๆ

การปฏิบัติงานที่ผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถทำให้สำเร็จได้อย่างง่ายดาย บ่อยครั้งที่ผู้จัดการปฏิบัติงานดังกล่าวหากเขาไม่ไว้วางใจผู้ใต้บังคับบัญชาโดยเชื่อว่าพวกเขาจะสามารถทำงานนี้ให้สำเร็จได้เช่นเดียวกับตัวเขาเองนั่นคือเรากำลังพูดถึงการขาดความมั่นใจในคุณสมบัติที่เหมาะสมขององค์กร พนักงาน. ตัวอย่างคือการต้อนรับลูกค้าโดยผู้จัดการ และไม่ให้พนักงานคนใดมีอำนาจทำงานกับลูกค้า การจัดการจดหมายส่วนตัว และไม่มอบหมายให้เลขานุการจัดเรียงจดหมายที่เข้ามา

2) แรงจูงใจในการทำงานที่อ่อนแอ แรงจูงใจด้านแรงงานที่อ่อนแอนำไปสู่ผลิตภาพแรงงานต่ำ โดยส่วนใหญ่สิ่งนี้ไม่ได้เกี่ยวข้องกับหัวหน้าขององค์กร แต่เกี่ยวข้องกับผู้ใต้บังคับบัญชาของเขา อย่างไรก็ตาม ปัญหานี้อาจเกิดขึ้นในองค์กรและผลิตภาพแรงงานต่ำจะนำไปสู่การไม่มีเวลา

กลุ่มที่สองประกอบด้วยปัจจัยที่ไม่ขึ้นอยู่กับผู้นำ นี่คืองานที่ต้องติดต่อทางจดหมาย งานประจำจำนวนมาก มักเร่งด่วน งานที่ต้องใช้เวลานาน เช่นเดียวกับ "ขโมยเวลา" ผู้จัดการไม่สามารถกำจัดปัจจัยเหล่านี้ได้และสามารถพยายามลดผลกระทบต่อเวลาที่เสียไปให้เหลือน้อยที่สุดเท่านั้น

พิจารณาปัจจัยเหล่านี้:

1) ทำงานกับจดหมาย การวิจัยแสดงให้เห็นว่าผู้จัดการใช้เวลา 20 - 30% ของเวลาในการแยกวิเคราะห์จดหมายโต้ตอบ โดยดูเอกสารมากถึง 100 ฉบับต่อวัน โดยมีเพียง 30 ฉบับเท่านั้นที่จำเป็นอย่างแท้จริง คาดว่าในการติดต่อทางธุรกิจปริมาณข้อมูลที่ไม่จำเป็นสูงถึง 15-20% และผ่านทุกช่องทาง 30% ของข้อมูลมาจากแหล่งข้อมูลภายในและ 40% จากแหล่งภายนอก

งานประจำจำนวนมาก มักเร่งด่วน เป็นงานที่ต้องใช้เวลานาน ตัวอย่างรวมถึงเรื่องต่าง ๆ เช่นการออกแบบสถานที่ที่กำลังดำเนินการซ่อมแซมการเลือกเฟอร์นิเจอร์ความจำเป็นในการตรวจสอบพารามิเตอร์ต่าง ๆ ของกิจกรรมขององค์กรเป็นการส่วนตัวซึ่งมักเกิดจากการไร้ความสามารถของผู้ใต้บังคับบัญชาหรือความไม่เต็มใจที่จะรับผิดชอบเมื่อตนเอง หันไปหาผู้จัดการพร้อม “ขอความช่วยเหลือ””

2) “โจรแห่งกาลเวลา” “ขโมยเวลา” เป็นเรื่องที่คาดไม่ถึงซึ่งส่วนใหญ่ต้องการการแก้ปัญหาเร่งด่วนและไม่สามารถมอบหมายให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้ ทั้งหมดนี้ต้องใช้เวลามากและหันเหความสนใจไปจากสิ่งที่สำคัญจริงๆ โจรขโมยเวลามีหลายประเภท:

โทรศัพท์;

ผู้คนมาเยี่ยมเรา

ปัญหาเกี่ยวกับอุปกรณ์คอมพิวเตอร์

การเปลี่ยนลำดับการทำงานที่กำหนดโดยเพื่อนร่วมงาน

ขาดการวางแผนองค์กร

ไม่สามารถฟังผู้อื่นได้

โครงสร้างองค์กรที่ไม่น่าพอใจ

การแก้ไขข้อผิดพลาดที่สามารถหลีกเลี่ยงได้

ความไม่แน่ใจในเรื่องธุรกิจ

การประชุมที่จัดและประสานงานไม่ดี

สิ่งรบกวนสมาธิในที่ทำงาน;

ระบบราชการในสำนักงานที่มากเกินไป

การอภิปรายที่ไร้ประโยชน์เกี่ยวกับงานของคุณและงานของผู้อื่น

กลุ่มที่ 3 ได้แก่ ปัจจัยที่ขึ้นอยู่กับบุคลิกภาพของผู้นำโดยตรง นี่คือการเร่งรีบอย่างต่อเนื่องการปรับปรุงบ้านอย่างต่อเนื่องเรื่องจุกจิก เพื่อลดอิทธิพลของปัจจัยเหล่านี้ที่มีต่อเวลาทำงาน ผู้จัดการจะต้องพยายามเปลี่ยนแปลง มิฉะนั้นปัจจัยเหล่านี้จะไม่อนุญาตให้เขาใช้เวลาทำงานอย่างมีเหตุผล ในความคิดของฉัน นี่เป็นปัจจัยกลุ่มที่ร้ายแรงที่สุด เนื่องจากเพื่อที่จะจัดการความคิดเห็นของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องเปลี่ยนตัวเองก่อน จากนั้นจึงพยายามเปลี่ยนความเป็นจริงโดยรอบ และการเปลี่ยนแปลงตัวเองนั้นยากมาก โดยเฉพาะสำหรับคนที่อยู่แล้ว มองตนเองว่าเป็นอิสระ มีความรู้ และเป็นผู้ใหญ่ในทุกด้าน

พิจารณาปัจจัยเหล่านี้:

1) ความเร่งรีบอย่างต่อเนื่อง ในภาวะเร่งรีบอย่างต่อเนื่อง ผู้จัดการไม่มีเวลาที่จะมุ่งเน้นไปที่งานที่เขากำลังดำเนินการอยู่ในขณะนี้ เขาเดินตามเส้นทางที่เข้ามาในความคิดแรกๆ แทนที่จะคิดถึงวิธีอื่นที่อาจมีเหตุผลมากกว่าในการแก้ปัญหานี้

2) การปรับปรุงบ้านอย่างต่อเนื่อง การปรับปรุงที่บ้านอย่างต่อเนื่องทำให้เกิดวงจรอุบาทว์เมื่อบุคคลไม่มีเวลาทำธุรกิจให้เสร็จและแก้ไขปัญหาทั้งหมดในช่วงเวลาทำงานส่งผลให้เขาถูกบังคับให้แก้ไขที่บ้านโดยใช้เวลาว่างพักผ่อนและเป็นส่วนตัว ชีวิต. บุคคลไม่มีโอกาสใช้ชีวิตพักผ่อนอย่างเต็มที่และเป็นผลให้ผลผลิตของเขาลดลงซึ่งนำไปสู่ข้อบกพร่องและจำเป็นต้องปรับปรุงบ้านอีกครั้ง วงจรอุบาทว์นี้เป็นผลมาจากการจัดเวลาทำงานที่ไม่เหมาะสม และอาจเป็นเรื่องยากมากที่จะทำลายมัน

ความยุ่งยาก. ความยุ่งยากเป็นผลมาจากการจัดระบบวันทำงานที่ไม่ดี นอกจากนี้ยังขึ้นอยู่กับความหุนหันพลันแล่นและคุณลักษณะของบุคคลด้วย เป็นเรื่องยากสำหรับคนจู้จี้จุกจิกที่จะเลือกทำธุรกิจ เขามักจะ "โยนทิ้ง" ระหว่างสองสิ่งที่เร่งด่วนพอๆ กันและใช้เวลาในการแก้ไขเท่ากัน เขาไม่สามารถเลือกได้ว่าจะทำธุรกิจไหน และด้วยเหตุนี้ เสียเวลาไปเปล่าๆ

2 วิธีการจัดการเวลาขั้นพื้นฐาน

2.1 การวิเคราะห์การใช้ทรัพยากรชั่วคราวและการวางแผนเวลา

ในการแก้ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการใช้เวลาทำงานอย่างมีเหตุผล มีเทคนิคมากมายที่มีชื่อเรียกทั่วไปว่า "การบริหารเวลา" อย่างไรก็ตามไม่สามารถพูดได้ว่าการบริหารเวลาเป็นกฎที่เข้มงวดเช่นนี้ซึ่งบุคคลจะสามารถหาเหตุผลเข้าข้างตนเองในวันทำงานและเวลาทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชาได้สูงสุด การจัดการเวลาคือชุดของวิธีการและคำแนะนำทั่วไป และสำหรับแต่ละบุคคลและองค์กรควรเลือกแยกกันเป็นรายบุคคล

หนึ่งในผู้ก่อตั้งการบริหารเวลาถือเป็นผู้ก่อตั้งโรงเรียนการจัดการทางวิทยาศาสตร์ชื่อ Frederick Taylor ซึ่งเป็นผู้จับเวลากิจกรรมการทำงานของคนงาน คุณยังสามารถพูดถึง Henry Ford ผู้โด่งดังซึ่งแนะนำสายพานลำเลียงในองค์กรของเขาและลดเวลาในการประกอบรถยนต์และเวลาที่คนงานเสียไปทำให้กิจกรรมของพวกเขามีความเชี่ยวชาญมากขึ้น

ปัจจุบันในรัสเซียหนึ่งในผู้เชี่ยวชาญที่มีชื่อเสียงในด้านการบริหารเวลาคือ Gleb Arkhangelsky ซึ่งมีส่วนร่วมในการพัฒนาทางวิทยาศาสตร์ของปัญหานี้

ลองพิจารณาเทคนิคการบริหารเวลาแบบคลาสสิกกัน ขั้นตอนแรกของผู้จัดการที่แก้ไขปัญหานี้อย่างจริงจังควรวิเคราะห์การใช้ทรัพยากรชั่วคราว การวิเคราะห์การใช้เวลาจะช่วยระบุการสูญเสียเวลาและแสดงจุดแข็งและจุดอ่อนของรูปแบบการทำงานแบบฝึก การวิเคราะห์ดังกล่าวมีความจำเป็นหากไม่ทราบว่าใช้เวลาไปเท่าใด ไม่ทราบว่าต้องใช้เวลาเท่าใดในการทำงานบางอย่างให้เสร็จสิ้น ไม่ทราบว่าปัจจัยใดกระตุ้นหรือจำกัดประสิทธิภาพ

เพื่อวิเคราะห์ปัญหา คุณต้องมีการติดตามเวลาที่เชื่อถือได้ วิธีติดตามเวลาที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดคือการจดบันทึก เมื่อใช้คอมพิวเตอร์เพื่อการนี้ คุณสามารถใช้โปรแกรมต่างๆ เช่น Visual TimeAnalyzer ได้ ด้วยความช่วยเหลือนี้ คุณสามารถประหยัดเวลาและรับการแสดงงานของคุณในรูปแบบกราฟิกได้ นอกจากนี้เวลาที่ใช้สามารถนำมาพิจารณาในตารางซึ่งควรระบุพารามิเตอร์ต่อไปนี้:

ประเภทของกิจกรรม - เพื่อกำหนดประเภทของกิจกรรม

เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของประเภทกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง

ระยะเวลาของกิจกรรมประเภทที่เกี่ยวข้อง - เพื่อกำหนดเวลาที่จำเป็นสำหรับกิจกรรมประเภทนี้

วิธีที่ดีที่สุดคือการติดตามเวลาขณะทำงาน เนื่องจากเมื่อติดตามเวลา "ภายหลัง" คุณสามารถลืมรายละเอียดที่สำคัญบางอย่างได้

กระบวนการวิเคราะห์เผยให้เห็นจุดแข็งและจุดอ่อนของการใช้ทรัพยากรชั่วคราว ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องตอบคำถามบางข้อ เช่น:

งานนี้มีความจำเป็นหรือไม่? (หากไม่ได้ใช้เวลาทำงานมากกว่า 10% ไปกับงานที่จำเป็นแสดงว่ามีปัญหาในการกำหนดลำดับความสำคัญ)

การลงทุนตามเวลามีความสมเหตุสมผลหรือไม่? (หากมากกว่า 10% ของเวลาทำงานประกอบด้วยงานที่ใช้เวลาไม่สมเหตุสมผลคุณต้องวิเคราะห์เหตุผลว่าทำไมเวลาที่ใช้ไปจึงมากเกินไปและพยายามนำมาพิจารณาในงานในอนาคต)

มันคุ้มค่าไหมที่จะทำงานนี้? (หากใช้เวลาทำงานมากกว่า 10% ไปกับงานที่ไม่สามารถนำไปปฏิบัติได้คุณต้องให้ความสนใจกับการวางแผนและการจัดระเบียบ)

กรอบเวลาในการทำงานให้เสร็จสิ้นถูกกำหนดอย่างมีสติหรือไม่? (หากใช้เวลาทำงานมากกว่า 10% ไปกับงานช่วงเวลาที่กำหนดโดยธรรมชาติแสดงว่ามีปัญหาในการวางแผนเวลาทำงาน)

จากการวิเคราะห์พบว่า "ขโมยเวลา" และข้อผิดพลาดต่างๆ ในการใช้เวลาทำงาน มีความจำเป็นต้องระบุสาเหตุและพัฒนาวิธีการต่อสู้กับสิ่งเหล่านั้นที่เหมาะสมที่สุดสำหรับพนักงานโดยเฉพาะ

วิธีการหลักที่ช่วยให้ใช้เวลาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพคือการวางแผนเวลา การวางแผนคือการจัดโครงสร้างเวลาเพื่อการใช้ประโยชน์ทางเศรษฐกิจสูงสุดในการบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ผู้จัดการหรือองค์กรต้องเผชิญ การวางแผนอาจเป็นได้ทั้งระยะยาว ระยะกลาง และระยะสั้น

ข้อได้เปรียบหลักที่ได้รับจากการจัดกำหนดการงานคือการวางแผนช่วยประหยัดเวลา ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าการเพิ่มเวลาในการวางแผนในที่สุดจะนำไปสู่การประหยัดเวลาโดยรวม

แน่นอนว่าเวลาที่ใช้ในการวางแผนไม่สามารถเพิ่มขึ้นได้อย่างไม่มีกำหนด แต่มีเวลาที่เหมาะสมที่สุด หลังจากนั้นการเพิ่มเวลาในการวางแผนก็จะไม่ได้ผล คุณไม่ควรใช้เวลามากกว่า 1% ของเวลาในการวางแผนทั้งหมดของคุณในการวางแผน

การวางแผนจะดำเนินการตามเป้าหมายเสมอ พื้นฐานสำหรับการวางแผนคือเป้าหมายระยะยาวหรือเป้าหมายระยะยาว ขึ้นอยู่กับเป้าหมายระยะยาว มีการกำหนดเป้าหมายระยะกลางและระยะสั้น สิ่งนี้เกิดขึ้นดังนี้: ขึ้นอยู่กับเป้าหมายของชีวิตหรือภารกิจขององค์กรมีการระบุเป้าหมายย่อยจำนวนหนึ่งซึ่งความสำเร็จควรมีส่วนช่วยให้บรรลุเป้าหมายหลักของชีวิต เหล่านี้เป็นเป้าหมายระยะยาว แต่ละเป้าหมายเหล่านี้ระบุเป้าหมายย่อยจำนวนหนึ่ง โดยควรเป็นการชั่วคราว (ที่จะดำเนินการในปีต่อๆ ไป ในอนาคตอันใกล้นี้) การบรรลุผลสำเร็จควรมีส่วนช่วยให้บรรลุเป้าหมายระยะยาว ในทำนองเดียวกัน เป้าหมายสำหรับเดือน ทศวรรษ และวันจะถูกแยกแยะตามเป้าหมายสำหรับปี ถัดไป การวิเคราะห์จะทำจากจุดแข็งและจุดอ่อนของบุคคลหรือองค์กรที่อาจเกี่ยวข้องกับการบรรลุเป้าหมาย สิ่งนี้ทำเพื่อส่งเสริมจุดแข็งและแก้ไขจุดอ่อน การวิเคราะห์นี้ทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการวางแผนระยะกลางและระยะสั้น

กระบวนการวางแผนประกอบด้วยการกำหนดผลลัพธ์และกำหนดเวลาในการบรรลุเป้าหมาย ผลลัพธ์จะต้องสอดคล้องกับเป้าหมาย ในกรณีนี้ขอแนะนำให้ปฏิบัติตามกฎการวางแผนบางประการ

1) ประการแรก การวางแผนควรทำเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อให้แผนเป็นมากกว่ารายการสิ่งที่ต้องทำในหนึ่งวัน ยังคุ้มค่าที่จะทำให้แผนดังกล่าวเป็นเครื่องมือสร้างแรงจูงใจ โดยเน้นไปที่ผลลัพธ์ ตัวอย่างเช่น เขียนในรายการไม่ใช่ "ทำสิ่งนี้" แต่ "ทำเสร็จแล้ว" เพื่อว่าเมื่อสิ้นสุดงาน คุณสามารถทำเครื่องหมายที่ตัวหนาถัดจากรายการนี้ได้ นี่เป็นหนึ่งในเครื่องมือสร้างแรงจูงใจที่แข็งแกร่ง

ประการที่สอง ควรคำนึงถึงผลลัพธ์ของการวิเคราะห์การใช้เวลาทำงานครั้งก่อนด้วย ในกระบวนการวิเคราะห์นี้ จะมีการระบุข้อผิดพลาดที่มีอยู่ในผู้จัดการที่กำหนดในการวางแผนเวลาทำงานและวิธีการแก้ไขผลที่ตามมาจากข้อผิดพลาดเหล่านี้

ประการที่สาม คุณไม่ควรวางแผนวันทำงานทั้งหมดของคุณ เชื่อกันว่าคุณควรวางแผนเวลาไม่เกิน 60% และปล่อยให้ไม่ได้วางแผนไว้ 40%: เวลาที่ไม่คาดคิด 20% และเวลาที่เกิดขึ้นเอง 20%

มีความจำเป็นต้องกำหนดมาตรฐานเวลาที่ชัดเจนสำหรับการทำงานให้เสร็จสิ้นและแก้ไขปัญหาที่ไม่อนุญาตให้งานที่ยังไม่เสร็จเสร็จสิ้นและแก้ไขปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขในเวลาที่ไม่ได้วางแผนไว้ หากเรื่องและปัญหาเหล่านี้ต้องได้รับการแก้ไขตามเวลาที่กำหนด แบบฝึกหัดแสดงให้เห็นว่าใช้เวลากับงานใด ๆ เท่าที่มีอยู่ ดังนั้นควรกำหนดกรอบเวลาที่ชัดเจนซึ่งจะช่วยให้งานที่จำเป็นเสร็จสิ้นได้ และในขณะเดียวกันก็ไม่เกินเวลาที่ต้องทำให้เสร็จ

2) เพื่อแก้ไขปัญหาการมอบหมายคดีใหม่ ควรแบ่งคดีตามระดับความเร่งด่วนและความสำคัญ ในขณะเดียวกันงานที่เร่งด่วนและสำคัญที่สุดควรได้รับการแก้ไขโดยผู้จัดการทันทีและสำคัญ แต่กรณีไม่เร่งด่วนสามารถเลื่อนออกไปได้ ส่วนคดีที่เหลืออีก 2 ประเภท (ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน ไม่สำคัญ และไม่ใช่เรื่องเร่งด่วน) ควรโอนไปให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อแก้ไข งานที่ไม่เร่งด่วนควรได้รับการจัดอันดับตามเวลาที่กำหนดสำหรับแต่ละงานและเมื่อมีเวลาว่างปรากฏขึ้นคุณสามารถเริ่มลดรายการนี้ได้ - สำหรับสิ่งนี้ขอแนะนำให้มีไว้ใกล้มือเสมอ

3) ควรมีการทบทวนแผนอย่างสม่ำเสมอ เนื่องจากเมื่อพิจารณาถึงการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องของสภาพแวดล้อม อาจกลายเป็นว่าแผนบางอย่างของฝ่ายบริหารและผู้จัดการขององค์กรจะไม่สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรอีกต่อไป และจะต้องปรับเปลี่ยนตามนั้น

แผนจะต้องเป็นไปตามความเป็นจริงและสอดคล้องกัน และไม่เพียงแต่สอดคล้องกันเท่านั้น แต่ยังรวมถึงแผนของเพื่อนร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา และผู้บริหารระดับสูงกว่าด้วย

2.2 กิจกรรมช่วยหาเหตุผลในการใช้เวลา

ลองพิจารณาปัจจัยบางประการที่นำไปสู่การเสียเวลาที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น และที่ไม่ได้ระบุไว้ในกฎการวางแผนเวลาทำงานข้างต้น

ปัญหาใหญ่ประการหนึ่งที่นำไปสู่การสูญเสียครั้งใหญ่ในเวลาของผู้จัดการก็คือผู้จัดการมักจะทำสิ่งที่ผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถทำได้สำเร็จ สิ่งนี้มักเกิดขึ้นเนื่องจากผู้จัดการไม่มั่นใจว่าผู้ใต้บังคับบัญชาของเขาจะรับมือกับความรับผิดชอบที่ร้ายแรงดังกล่าวและกลัวที่จะมอบหมายความรับผิดชอบอันยิ่งใหญ่ดังกล่าวให้กับพวกเขา กล่าวอีกนัยหนึ่งมีปัญหาเรื่องการมอบอำนาจ

การมอบหมายโดยทั่วไปหมายถึงการโอนงานไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาจากขอบเขตของกิจกรรมของผู้จัดการเอง การโอนงานหรือกิจกรรมสามารถดำเนินการได้ในระยะเวลานานหรือจำกัดเฉพาะการมอบหมายครั้งเดียว การมอบหมายช่วยให้ผู้จัดการมีเวลาว่างสำหรับงานสำคัญและลดความกดดันบางส่วน

ควรจำไว้ว่าการมอบหมายจะกระตุ้นการเปิดเผยความสามารถ ความเป็นอิสระ และความสามารถของผู้ใต้บังคับบัญชา ดังนั้นหากในตอนแรกสามารถยืนยันความกลัวของผู้จัดการได้ จากนั้นด้วยการให้คำปรึกษา ความเป็นผู้นำ และความช่วยเหลือด้านการฝึกอบรมที่เหมาะสม ผู้ใต้บังคับบัญชาที่ได้รับการมอบหมายอำนาจจะค่อยๆ จะสามารถรับมือกับพวกเขาได้ในระดับที่ต้องการ

โดยทั่วไป ควรมอบหมายงานประจำ กิจกรรมพิเศษ งานส่วนตัว และงานเตรียมการ ไม่ว่าในสถานการณ์ใดก็ตามไม่ควรมอบหมายงาน เช่น การกำหนดเป้าหมาย การจัดการพนักงาน งานที่มีความเสี่ยงสูง และอื่นๆ ที่คล้ายกัน คุณควรประสานงานการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายด้วย

เวลาจำนวนมากยังสูญเปล่าโดยระบบข้อมูลที่ยังไม่ได้รับการพัฒนาและไม่ได้มาตรฐานซึ่งถือว่าข้อมูลมีการแลกเปลี่ยนในแนวตั้งในลำดับชั้นในองค์กรในลักษณะและลักษณะที่ผู้จัดการเลือกและในแนวนอนในลักษณะที่สะดวกกว่าสำหรับ พนักงานทั้งสองโดยตกลงร่วมกัน อย่างไรก็ตาม ตามการปฏิบัติแสดงให้เห็นว่า การขาดมาตรฐานเดียวกันสำหรับการแลกเปลี่ยนและการส่งข้อมูลนำไปสู่ความจริงที่ว่าบุคคลหนึ่งส่งข้อมูลซึ่งหมายถึงสิ่งหนึ่ง และอีกคนหนึ่งเมื่อได้รับข้อมูลจะรับรู้ว่าเป็นอย่างอื่น สาเหตุส่วนใหญ่มาจากการที่ฝ่ายบริหารเป็นหนึ่งในกิจกรรมไม่กี่ด้านที่ยังไม่ได้พัฒนาคำศัพท์เฉพาะของตนเอง โดยความช่วยเหลือจากผู้จัดการเมื่อทำการสื่อสาร สามารถใช้คำที่มีความหมายเฉพาะเจาะจงมากและไม่คลุมเครือ เช่น ในหลาย ๆ ด้านในขณะนี้ ตัวอย่างอาจเป็นวลีเช่น “ฉันบอกให้คุณทำอะไรสักอย่างเร็วๆ นี้ วันพฤหัสแล้ว และคุณยังไม่ได้นำผลลัพธ์มาให้ฉัน!” ในตัวอย่างนี้ คุณสามารถเห็นความสำคัญทั้งหมดในกรณีนี้ของวลี "ในอนาคตอันใกล้" - เป็นไปไม่ได้ที่จะเข้าใจว่าผู้เขียนวลีหมายถึงอะไรเพราะในขณะนี้ เวลา "จนถึงวันพฤหัสบดี" สำหรับเขาดูเหมือนแล้ว ยาวจนรับไม่ได้ และเกี่ยวข้องกับเรื่องอื่น เช่น เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว วลี "เร็ว ๆ นี้" อาจหมายถึง 2-3 เดือน

การพัฒนามาตรฐานองค์กรสำหรับการถ่ายโอนข้อมูลสามารถลดเวลาที่สูญเสียไปในกระบวนการประมวลผลข้อมูลที่ได้รับได้อย่างมากเช่น ในการ “พยายามเข้าใจ” สิ่งที่พูด ตลอดจนเวลาที่จำเป็นในการแก้ไขข้อผิดพลาดอันเป็นผลมาจากการตีความข้อมูลที่ได้รับอย่างไม่ถูกต้อง มาตรฐานเหล่านี้ต้องมีความหมายที่แน่นอนของคำศัพท์ที่ใช้ในกระบวนการกิจกรรมขององค์กรตลอดจนรายการพารามิเตอร์ที่ต้องถ่ายทอดเมื่อแจ้งเหตุการณ์ปรากฏการณ์ข้อเท็จจริงหรือเรื่องใด ๆ เช่น ข้อกำหนดเพื่อความสมบูรณ์ของข้อมูล นอกจากนี้ ข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์ที่ส่งภายในองค์กรจะต้องมีความน่าเชื่อถือ ซึ่งสามารถรับรองได้โดยความรับผิดชอบของบุคคลที่ส่งข้อมูลนั้นเพื่อคุณภาพของข้อมูล

ใช้เวลาจำนวนมากในงานของผู้จัดการไปกับการติดต่อทางจดหมาย การทำงานกับการติดต่อทางจดหมายประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้ - ประการแรกการเรียงลำดับการติดต่อ ประการที่สอง ศึกษาการติดต่อและเลือกข้อมูลที่จำเป็นจากนั้นตอบสนองต่อส่วนของการติดต่อที่ต้องตอบ มีทรัพยากรเวลาที่สำคัญในการจัดการกับการติดต่อทางจดหมาย คาดว่าผู้จัดการจะตรวจสอบเอกสารมากถึง 100 ฉบับต่อวัน โดยในจำนวนนี้มีความจำเป็นจริงๆ เพียง 30 ฉบับเท่านั้น คุณควรตัดสินใจทันทีว่าเลขานุการหรือบุคคลอื่นจะดำเนินการกับจดหมายขาเข้าหรือไม่ หรือผู้จัดการจะดำเนินการเป็นการส่วนตัวหรือไม่ วิธีที่สมเหตุสมผลคือมอบหมายการประมวลผลเมลให้กับเลขานุการ นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องกำหนดสิ่งที่จะเกิดขึ้นกับการติดต่อสื่อสารที่ไม่จำเป็นสำหรับกิจกรรมขององค์กรและงานของผู้จัดการ บางทีมันอาจจะถูกทำลายทันทีหรือบางทีอาจจะถูกมองบางส่วนหรือทั้งหมดก็ได้ ต้องเขียนคำตอบทันทีโดยไม่ชักช้า สามารถใช้แบบฟอร์มพิเศษหรือโอนการเตรียมคำตอบไปให้เลขานุการได้

ส่วนสำคัญของเวลาถูกครอบครองโดยสิ่งที่เรียกว่า "ขโมยเวลา" ในหมู่พวกเขาหนึ่งในสถานที่แรก ๆ ในแง่ของระยะเวลาถูกครอบครองโดยการโทร การโทรมีลักษณะพิเศษที่มักเกิดขึ้นโดยไม่คาดคิด รวมถึงในช่วงเวลาที่ผู้จัดการยุ่งกับงานที่รับผิดชอบที่สำคัญ และการหยุดชะงักและการแทรกแซงในการทำงานเป็นสิ่งที่ไม่พึงปรารถนาอย่างยิ่ง ดังนั้นควรสั่งการให้เลขานุการรับสายเรียกเข้าทางโทรศัพท์บ้าน ไม่ควรมอบหมายเลขโทรศัพท์มือถือให้กับลูกค้าและบุคคลอื่นที่อาจติดต่อแผนกอื่นขององค์กรนอกเหนือจากการจัดการเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น หากจำเป็นพวกเขาสามารถติดต่อหัวหน้าองค์กรผ่านทางเลขานุการซึ่งเมื่อประเมินระดับความสำคัญและความเร่งด่วนแล้วสามารถติดต่อผู้จัดการและแจ้งให้เขาทราบเกี่ยวกับบุคคลที่โทรมาได้

เช่นเดียวกับ "ขโมยเวลา" หลายๆ แบบที่ผู้คนแอบมองเข้ามา บุคคลไม่ควรได้รับอนุญาตให้เข้าไปที่ฝ่ายบริหารขององค์กรโดยตรงหากมีหน่วยงานพิเศษหรือบุคคลที่รับผิดชอบในการแก้ไขปัญหาดังกล่าวเพื่อแก้ไขปัญหาที่พวกเขามี “โจรขโมยเวลา” ประเภทอื่นๆ ไม่มีสัญญาณที่ชัดเจนที่จะทำให้สามารถเตรียมตัวรับมือล่วงหน้าได้ และเพื่อต่อสู้กับปัญหาเหล่านี้ เราทำได้เพียงแนะนำให้วิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้นและพัฒนาวิธีการแก้ไขปัญหาหรือลดความสูญเสียจากสิ่งที่เกิดขึ้นให้เหลือน้อยที่สุด

การประชุมประเภทต่างๆ ใช้เวลาจำนวนมากระหว่างผู้จัดการและผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวลาที่ใช้เพื่อจุดประสงค์นี้ ควรทำการวิเคราะห์การประชุมโดยคำนึงถึงเวลาที่ใช้ ทรัพยากรวัสดุ ฯลฯ

มีเหตุผลที่จะต้องจัดทำวาระโดยระบุเวลาที่ใช้ในการอภิปรายแต่ละหัวข้อ สำหรับแต่ละรายการ ให้กำหนดเวลาตามความสำคัญ หลังการประชุมมีความจำเป็นต้องติดตามดูว่าทุกคนที่ได้รับผลกระทบจากการตัดสินใจนั้นดำเนินการหรือไม่ งานที่ยังไม่บรรลุผลและปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขควรเป็นรายการแรกในวาระถัดไป

ความเร่งรีบ การปรับปรุงบ้าน และความยุ่งยากเป็นสาเหตุเดียวกันที่ทำให้เสียเวลา ซึ่งส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับบุคลิกภาพของบุคคลนั้น ความเร่งรีบเป็นสภาวะที่ผู้จัดการไม่สามารถคิดเป็นเวลานานเกี่ยวกับวิธีแก้ปัญหาและเลือกวิธีแก้ปัญหาที่นึกถึงเป็นอันดับแรก ในขณะที่วิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพและเร็วที่สุดไม่ใช่วิธีแรกที่นึกถึงเสมอไป . นอกจากนี้การที่บุคคลเร่งรีบในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพนั้นค่อนข้างจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องแก้ไข นอกจากนี้ การเกิดข้อผิดพลาดในกระบวนการทำงานของบุคคลที่มีอยู่แล้ว ความเร่งรีบสามารถเริ่มทำให้คน ๆ นั้นหงุดหงิด ทำให้เสียอารมณ์ และถึงขั้นทำให้เขาตกต่ำลงได้ ซึ่งจะไม่ยอมให้เขาทำงานที่เขาเริ่มตามปกติให้เสร็จได้ ดังนั้นปัญหาที่เกี่ยวข้องกับความจริงที่ว่าคน ๆ หนึ่งทำหลาย ๆ อย่างอย่างเร่งรีบนั้นค่อนข้างร้ายแรงและอาจทำให้เสียเวลาอย่างมาก

คุณสมบัติที่สำคัญอีกประการหนึ่งที่ผู้นำต้องมีโดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่ให้ความสำคัญกับเวลาของตนเอง: เขาจะต้องสามารถพูดว่า "ไม่" ได้ มีหลายสถานการณ์ที่เป็นไปไม่ได้หรือยากมากที่จะปฏิเสธ - สิ่งนี้อาจส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์ขององค์กรและผู้นำซึ่งจะส่งผลต่อความสามารถในการแข่งขันขององค์กร กรณีเหล่านี้เป็นกรณีที่ผู้จัดการไม่สามารถปฏิเสธคำขอได้เนื่องจากคุณสมบัติส่วนตัวของเขาเอง เมื่อมีบางอย่างที่ลูกค้าคนสำคัญถาม ในกรณีส่วนใหญ่ ผู้จัดการสามารถระบุได้ทันทีว่าการตกลงที่จะตอบสนองคำขอหรือข้อเรียกร้องของใครบางคนจะส่งผลอย่างไรต่อเขาและองค์กรของเธอ อย่างไรก็ตาม คนที่ถามหรือเรียกร้องมักจะพยายามจงใจทำให้ผู้จัดการตกอยู่ในสถานการณ์ที่เขาถูกบังคับให้เห็นด้วย เพื่อตอบสนองสิ่งที่เขาต้องการมากกว่าที่พวกเขาพูด สำหรับผู้จัดการ ความยินยอมดังกล่าวเป็นการเสียเวลาและเงิน และค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจไม่สามารถนำผลประโยชน์ที่จับต้องได้มาสู่องค์กรเสมอไป นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงสำคัญมากที่ผู้นำจะต้องสามารถพูดว่า "ไม่" และออกจากสถานการณ์อย่างมีศักดิ์ศรีเมื่อคุณต้องพูดคำนี้

การควบคุมครอบคลุมงาน 3 ประการ:

ทำความเข้าใจกับสภาพร่างกาย

การเปรียบเทียบสิ่งที่วางแผนไว้กับสิ่งที่บรรลุผลสำเร็จ

การปรับตามความเบี่ยงเบนที่กำหนดไว้

การตรวจสอบจะต้องสม่ำเสมอ ควรมีการติดตามตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหลังจากเสร็จสิ้นงานและเมื่อสิ้นสุดวันทำงาน โดยระบุว่าทุกอย่างเสร็จสมบูรณ์แล้ว มีอะไรวางแผนไว้ และหากไม่ใช่ทุกอย่าง แล้วเกี่ยวข้องกับอะไร

โดยทั่วไปแล้ว การพูดถึงกิจกรรมเฉพาะด้านการบริหารเวลาค่อนข้างยาก ข้างต้น เราได้กล่าวถึงปัญหาทั่วไปหลักๆ ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วมีลักษณะเป็นสากล กล่าวคือ ปัญหาเหล่านี้สามารถเกิดขึ้นได้กับบุคคลใดก็ตามที่ดำรงตำแหน่งใดๆ ในองค์กร ควรสังเกตว่าแม้จะมีคำอธิบายที่ค่อนข้างละเอียดเกี่ยวกับปัญหาที่มักเกิดขึ้นในคนที่ไม่สนใจที่จะใช้เวลา แต่ในชีวิตจริงแต่ละคนก็มีปัญหาของตัวเอง "ขโมยเวลา" คุณสมบัติส่วนตัวของเขาเองที่รบกวน ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพจึงไม่สามารถให้คำแนะนำและเทคนิคสากลที่เหมาะกับทุกคนในทุกสถานการณ์ชีวิตได้ ในแต่ละกรณี คุณควรมองหาวิธีของคุณเองเพื่อต่อสู้กับการใช้ทรัพยากรเวลาอย่างไม่มีเหตุผลผ่านการวิเคราะห์ และวิธีการเหล่านี้ในแต่ละกรณีจะเฉพาะเจาะจงสำหรับแต่ละคน

บทสรุป

ในงานหลักสูตรนี้ เราได้ศึกษาเทคนิคพื้นฐานและวิธีการบริหารเวลา ซึ่งช่วยให้เราสามารถหาเหตุผลเข้าข้างตนเองเวลาทำงานของพนักงานโดยทั่วไปและโดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้จัดการ ลดต้นทุนที่ไม่ก่อให้เกิดประสิทธิผลของทรัพยากรชั่วคราวและเพิ่มผลผลิตของพนักงานในท้ายที่สุด การจัดการเวลาเป็นองค์ความรู้ที่มีความสำคัญทางเศรษฐกิจและส่วนบุคคลอย่างมาก ความสำคัญทางเศรษฐกิจอยู่ที่ความจริงที่ว่าด้วยการใช้เวลาอย่างมีเหตุผล เป็นไปได้ที่จะเพิ่มผลผลิตของทั้งบุคคลและทีมโดยรวมอย่างมีนัยสำคัญ ความสำคัญส่วนบุคคลอยู่ที่การช่วยให้บุคคลได้รับเวลาว่างจำนวนมากซึ่งจะช่วยให้เขารู้สึกอิสระและให้ความสำคัญกับการพักผ่อนสุขภาพและชีวิตส่วนตัวมากขึ้น

รายชื่อแหล่งที่มาที่ใช้

1. Arkhangelsky G. การจัดระเบียบเวลา: จากประสิทธิผลส่วนบุคคลไปจนถึงการพัฒนา บริษัท [ข้อความ]: หนังสือเรียน / G. Arkhangelsky - อ.: AiST-M, 2546. - 231 น.

2. กามิดุลลาเยฟ บี.เอ็น. ประหยัดเวลาและตัวบ่งชี้สำหรับการประเมินในกระบวนการจัดการองค์กร [ข้อความ]: หนังสือเรียน / B.N. กามิดุลลาเอฟ. - เพนซ่า

3. Seiwert L. เวลาของคุณอยู่ในมือคุณ: คำแนะนำสำหรับนักธุรกิจเกี่ยวกับวิธีการใช้เวลาทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ [ข้อความ]: คู่มือการเรียน / L. Seiwert -ม.: Interexpert, 1995. - 426 หน้า

4. การจัดระเบียบเวลาทำงาน [ข้อความ]: หนังสือเรียน / M: “DeKA”, 1994. - 297 น.

มีระบบการจัดการเวลามากมายสำหรับเรา ระบบที่มีประสิทธิภาพเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของความสำเร็จในการจัดการเวลาส่วนบุคคล คนส่วนใหญ่ต้องการระบบที่ช่วยให้พวกเขาประหยัดเวลาและใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งนี่เป็นเรื่องปกติ ท้ายที่สุดแล้ว เป็นไปไม่ได้ที่จะเก็บทุกอย่างไว้ในหัว!

เพื่อประหยัดเวลาของคุณ เราจะนำเสนอบทสรุปของข้อกำหนดหลักของแต่ละระบบในบทความนี้ (เรากำลังพิจารณาข้อกำหนดที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในขณะนี้) เราหวังว่าสิ่งนี้จะช่วยให้คุณเลือกสิ่งที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ ซึ่งเป็นสิ่งที่จะทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับระบบการวางแผนส่วนบุคคลของคุณในภายหลัง
ดังนั้น ระบบที่เราเลือกสำหรับการวิเคราะห์:

• ระบบเดวิด อัลเลน GTD;
• การบริหารเวลาแฟรงคลิน สตีเฟนโควีย์;
• พลังแห่งกาลเวลา โดย Brian Tracy;
• การบริหารเวลาจากภายในสู่ภายนอก โดย จูเลีย มอร์เกนสเติร์น

ก่อนอื่นเรามาดูกันว่าเหตุใดคุณจึงควรเลือกบางประเภท ระบบ- ดังที่ฉันเขียนไว้ก่อนหน้านี้ บุคคลไม่สามารถทำงานได้มีประสิทธิผลหากเขาเก็บทุกอย่างที่เขาต้องทำ แผนทั้งหมด รายงาน ฯลฯ ไว้ในหัว

ฟังก์ชั่นหลัก ระบบ– ช่วยจัดเก็บข้อมูลสำคัญ ทักษะการจัดการเวลาที่ดีนั้นเกี่ยวกับวิธีจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลสำคัญ เช่น การประชุม งาน บันทึก รายชื่อติดต่อ การเตือนความจำ แผนงาน และเป้าหมาย

ดังนั้นดี ระบบการจัดการเวลาควรรวมถึง:

1. พื้นที่ครอบคลุมข้อมูลงานทั้งหมด

2. ปฏิทินการประชุม

3. สถานที่สำหรับบันทึก;

4. สถานที่สำหรับติดต่อ;

5. รวมงาน เป้าหมาย และความฝันให้เป็นหนึ่งเดียว

6. คำอธิบายระบบที่ชัดเจน เพื่อให้ชัดเจนว่าระบบทำงานอย่างไร

มีหนังสือหลายเล่มที่พยายามอ้างชื่อนี้ ระบบการจัดการเวลาแต่จริงๆ แล้วเป็นเพียงแนวคิดหรือคำแนะนำในหัวข้อเท่านั้น ในบทความนี้เรากำลังพูดถึงระบบโดยเฉพาะไม่ใช่เกี่ยวกับ ไดอารี่และผู้วางแผน .

ระบบการจัดการเวลา ไม่ได้หมายความว่าคุณจะใช้มันในรูปแบบที่คุณคุ้นเคยเป็นครั้งแรก สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่านี่เป็นเพียงแพลตฟอร์มที่จะช่วยคุณพัฒนาระบบการบริหารเวลาของคุณเองที่ตรงกับความต้องการที่แท้จริงของคุณ

มาดูการวิเคราะห์ระบบของเรากันดีกว่า

ระบบนี้มีพื้นฐานมาจากหนังสือ
วิธีบริหารเวลาของแฟรงคลิน แตกต่างจากวิธีของเดวิด อัลเลน คือมีแนวทางจากบนลงล่าง

นั่นคือการมุ่งเน้นที่เป้าหมายใหญ่มากกว่างานเล็ก ๆ ด้วยความช่วยเหลือนี้ คุณจะกำหนดเป้าหมายและบทบาทในชีวิตของคุณได้อย่างชัดเจน และนี่คือสิ่งที่คุณใช้ในการวางแผนชีวิต ปี สัปดาห์หรือวันของคุณ

ระบบใช้แนวคิดเรื่องเข็มทิศ ซึ่งช่วยให้คุณแน่ใจได้เสมอว่าคุณกำลังมุ่งหน้าไปในทิศทางที่ถูกต้อง ทุกสิ่งที่คุณทำเสร็จสิ้นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายหลัก ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญได้อย่างถูกต้องและตัดสินใจว่าจะดำเนินการขั้นต่อไปอย่างไร

อีกแง่มุมหนึ่งของเรื่องนี้ ระบบการจัดการเวลา- เมทริกซ์ที่มีสี่ภาคส่วน: 1. สำคัญและเร่งด่วน 2. สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน 3. ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน 4. ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

Covey กล่าวว่าคนส่วนใหญ่มุ่งเน้นไปที่จตุภาค 1, 3 และ 4 และระบบนี้เน้นที่ภาคส่วนที่สองเป็นหลัก
ระบบนี้เหมาะกับใครบ้าง?

หากคุณต้องการมุ่งความสนใจไปที่เป้าหมายหลักในชีวิต ระบบนี้จะเหมาะกับคุณ วิธีนี้มีข้อดีคือคุณสามารถใช้เครื่องมือวางแผนเพิ่มเติมอื่นๆ ได้มากมาย ซึ่งทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น

ระบบนี้สามารถเรียกได้ว่าเป็นการจัดการเวลาทางยุทธวิธี จุดเน้นอยู่ที่เป้าหมาย ดังนั้นคุณต้องกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจนไม่มากก็น้อยสำหรับตัวคุณเอง และยังให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์เพื่อให้เราเข้าใจว่าเราใช้เวลาของเราได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด

ระบบนี้มุ่งเป้าไปที่ผลลัพธ์ เทรซี่เชื่อว่าเมื่อเราเข้าใจผลลัพธ์สุดท้ายของสิ่งที่เราทำ มันจะกระตุ้นการทำงานของเรา วินัยก็มีความสำคัญอย่างยิ่งเช่นกัน

ระบบนี้เหมาะกับใครบ้าง?

ระบบนี้เหมาะสำหรับผู้ที่กำลังมองหาคำแนะนำเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับวิธีการเอาชนะการผัดวันประกันพรุ่ง วิธีหลีกเลี่ยงกิจกรรมที่ขโมยเวลาทำงานอันมีค่าของคุณ เป็นต้น

การบริหารเวลาจากภายในสู่ภายนอก โดย Julia Morgenstern

ระบบนี้ดีต่อการใช้งานจริง Morgenstern ช่วยให้เราเข้าใจว่าเราใช้เวลาอย่างไร แรงจูงใจในการดำเนินการหรือไม่ทำอะไร และเราจัดการเวลาอย่างไร ระบบนี้ยังช่วยคุณจัดสภาพแวดล้อมให้เป็นระเบียบอีกด้วย

วิธีนี้สามารถให้ทักษะที่เป็นประโยชน์ เช่น การวางแผนและการประมาณเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานเฉพาะให้สำเร็จ นอกจากนี้ยังมีสูตรเพื่อให้การทำงานกับระบบง่ายขึ้น

ใครบ้างที่สามารถใช้วิธีนี้?

เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการแนวทางการบริหารเวลาที่เรียบง่ายแต่มีประสิทธิภาพ หากคุณกำลังมองหาระบบที่นำไปปฏิบัติได้ง่าย แต่ในขณะเดียวกันก็ไม่มีกฎเกณฑ์มากมายให้ใช้งาน นี่คือตัวเลือกที่ดีที่สุด

สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือระบบจะต้องตอบสนองความต้องการของคุณเป็นอันดับแรก และในอนาคตจะกลายเป็นแพลตฟอร์มสำหรับการสร้างระบบการบริหารเวลาของคุณเอง

“เราเหนื่อยและเหนื่อยล้า ไม่ใช่เพราะเราทำงานหนัก แต่เพราะเราทำงานไม่ดี เราทำงานไม่มีระเบียบ เราทำงานอย่างโง่เขลา”

นักสรีรวิทยา N.E. วเวเดนสกี้

เวลา - ผู้จัดการเป็นเทคนิคการบริหารเวลาที่มีกฎเกณฑ์และหลักการที่ช่วยให้บุคคลสามารถจัดระเบียบเวลาได้อย่างเหมาะสมและบรรลุประสิทธิภาพสูงสุดในทุกกิจกรรม ด้วยความช่วยเหลือของการบริหารเวลา บุคคลสามารถควบคุมเวลาที่เขาใช้ในกิจกรรมประเภทต่าง ๆ ได้อย่างมีสติ ในขณะเดียวกันก็เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของงานหรือยามว่างของเขา การวางแผน การแจกจ่าย การจัดลำดับความสำคัญ และการตั้งเป้าหมายช่วยให้บุคคลรับมือกับจังหวะที่บ้าคลั่งของชีวิตสมัยใหม่ได้ การบริหารเวลาช่วยให้บุคคลจัดการทำทุกอย่างได้โดยปราศจากความเครียดและหลีกเลี่ยงความเหนื่อยล้าเรื้อรัง

ในระยะแรกจะใช้เทคนิคการบริหารเวลาในการดำเนินธุรกิจและจัดกิจกรรมการทำงานเท่านั้น แต่ปัจจุบันวิธีการจัดการเวลายังถูกนำมาใช้ในชีวิตส่วนตัวของบุคคลเพื่อให้มีเวลาจัดการกับปัญหาในชีวิตประจำวันและจัดเวลาว่างและพักผ่อนอย่างเหมาะสม

ประวัติความเป็นมาของการบริหารเวลา

ย้อนกลับไปในยุค 20 องค์การวิทยาศาสตร์แรงงานกล่าวว่าประสิทธิภาพในการใช้เวลาขึ้นอยู่กับประสิทธิผลส่วนบุคคลของบุคคลนั้นเอง ลีก “เวลา” ปรากฏขึ้น ซึ่งตีพิมพ์บทความในหนังสือพิมพ์ภายใต้ชื่อ “ต่อสู้เพื่อเวลา” ในยุค 70 วิธีการจับเวลาที่พัฒนาโดยนักชีววิทยา Lyubishchev ได้รับความนิยม วิธีนี้เป็นเครื่องมือในการพัฒนาความคิดของมนุษย์ที่มีประสิทธิผลซึ่งมีส่วนช่วยในการจัดการเวลาส่วนตัวอย่างมีเหตุผลและเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคล

ในปี 2550 แผนกการจัดการเวลาแผนกแรกเปิดขึ้นในมอสโกที่สถาบันการเงินและอุตสาหกรรม วันนี้ทิศทางนี้ได้รับความนิยมและเป็นที่นิยมอย่างมาก มีการอบรม สัมมนา เรื่องการวางแผนและการบริหารเวลาอย่างมีเหตุผลมากมาย

ผู้จัดการเวลาคือบุคคลที่คำนึงถึงลักษณะทางจิตวิทยาของบุคคล สภาพการทำงาน และเสนอตารางการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เขาสามารถเปิดเผยเงินสำรองที่ซ่อนอยู่ทั้งหมดในบุคคลและแนะนำวิธีเพิ่มประสิทธิภาพของเขา

กระบวนการสื่อสารระหว่างผู้จัดการเวลาและลูกค้านั้นคล้ายคลึงกับการให้คำปรึกษาทางจิตวิทยาซึ่งเขารับฟังบุคคลนั้น ให้คำแนะนำและคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการจัดสรรเวลา ระยะเวลาในการพักผ่อน วิธีจัดลำดับความสำคัญ วิธีวางแผนวันของคุณเพื่อให้คุณสามารถทำทุกอย่างได้โดยไม่เครียด

ผู้จัดการเวลาไม่เพียงแต่ให้คำปรึกษารายบุคคลเท่านั้น พวกเขามักได้รับเชิญจากบริษัทต่างๆ ให้เป็นผู้เชี่ยวชาญเพื่อช่วยปรับปรุงกระบวนการแรงงาน ก่อนอื่นให้สอนผู้จัดการให้แบ่งเวลาทำงานให้ถูกต้องและกระจายความรับผิดชอบในทีมให้ถูกต้อง พวกเขาศึกษากิจกรรมของบริษัทและระยะเวลาที่ต้องการในการแก้ไขปัญหาบางอย่าง หลังจากรวบรวมข้อมูลและการวิเคราะห์แล้ว ผู้จัดการเวลาจะทำการปรับเปลี่ยนกิจวัตรประจำวันของบริษัท

• การวิเคราะห์เวลาที่ใช้ในงานบางอย่าง
• การกำหนด การกำหนด และการกำหนดเป้าหมาย
• จัดทำแผนเพื่อให้บรรลุเป้าหมายรวมทั้งจัดลำดับความสำคัญ
• การบรรลุเป้าหมาย คำแนะนำเกี่ยวกับขั้นตอนที่ต้องดำเนินการตามแผน
• จัดทำรายการสิ่งที่ต้องทำ
• การบันทึกเวลาโดยใช้จังหวะ

คนที่เรียนรู้ที่จะวางแผนเวลาอย่างเหมาะสมมีข้อดีอะไรบ้าง?

“เวลาที่เสียไปคือการดำรงอยู่ เวลาที่ใช้ให้เกิดประโยชน์คือชีวิต”

อี จุง

• บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้
• บรรลุเป้าหมายของเขาเร็วกว่าคนอื่นมาก
• สามารถบรรลุผลสำเร็จในทุกกิจกรรม
• มีเวลาพักผ่อน สื่อสารกับครอบครัวและเพื่อนฝูงมากขึ้น
• สามารถทำสิ่งต่างๆ ได้มากมายในช่วงเวลาที่กำหนด
• เขาสามารถเพิ่มรายได้และเกษียณอายุได้ด้วยการแบ่งความรับผิดชอบระหว่างพนักงานอย่างถูกต้อง
• ช่วยให้หายจากอาการเหนื่อยล้าเรื้อรังได้ไม่เกิดความเครียด
• มีแผนปฏิบัติการที่ชัดเจนอยู่เสมอ
• มีความรู้สึกเป็นอิสระจากภายในและควบคุมชีวิตของเขาอย่างอิสระ

ประเภทของการบริหารเวลา

ขณะนี้มีแนวทางที่แตกต่างกันมากมายในการแก้ปัญหาการบริหารเวลา ผู้เชี่ยวชาญแยกแยะความแตกต่างสามประเภทหลัก:

• การบริหารเวลาส่วนบุคคล (ส่วนตัว)- มันเกี่ยวข้องกับการพัฒนาตนเองส่วนบุคคลของบุคคลความสามารถในการจัดระเบียบวันของพวกเขาอย่างเหมาะสมและประสบผลสำเร็จ
• การบริหารเวลาอย่างมืออาชีพช่วยให้บุคคลปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ จัดเวลาทำงานอย่างเหมาะสม หรือกระจายความรับผิดชอบในทีมอย่างชาญฉลาด
• การจัดการเวลาทางสังคมควบคุมความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลหรือการบริหารเวลาของคนหลายคน ตัวอย่างเช่น องค์กร.

แนวคิดพื้นฐานของการบริหารเวลา

แนวคิดการบริหารเวลา-เป็นวิธีทำความเข้าใจและรับรู้เวลา แนวคิดเรื่องการบริหารเวลาช่วยในการระบุเหตุผลและวัตถุประสงค์ว่าทำไมบุคคลจึงจำเป็นต้องเรียนรู้วิธีการจัดการเวลาของเขา ตระหนักถึงคุณค่าของกระบวนการนี้ตลอดจนเข้าใจหลักการพื้นฐานของการบริหารเวลา

เทคนิคการบริหารเวลา– ลำดับการกระทำบางอย่างที่จะช่วยแก้ไขปัญหาเฉพาะ

ระบบการจัดการเวลา– ชุดแนวคิดและวิธีการที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพที่สุด

การจัดระเบียบงานที่ไม่เหมาะสมหรือการจัดกิจกรรมโดยฝ่ายบริหารที่ไม่รู้หนังสือนำไปสู่ความจริงที่ว่าพนักงาน บริษัท รู้สึกว่าไม่มีเวลาอย่างต่อเนื่อง สิ่งนี้ส่งผลต่อประสิทธิภาพและความสำเร็จขององค์กรโดยรวม

สังเกตการไม่มีเวลาในกรณีที่:

• ไม่มีตารางการทำงานในแต่ละวัน
• หากผู้ช่วยผู้จัดการไม่ตระหนักถึงกิจวัตรประจำวันของเขา
• การโทรศัพท์และผู้เยี่ยมชมมักจะเบี่ยงเบนความสนใจจากกิจกรรมหลัก
• หากผู้จัดการไม่รู้จักการกระจายความรับผิดชอบ
• หากงานเร่งรีบต่อเนื่องจนเกิดความเหนื่อยล้าอย่างรวดเร็ว
• หากพนักงานไม่เหมาะสมกับตำแหน่งงานของตน
• หากพนักงานประเมินความสามารถและความรวดเร็วในการทำงานไม่เพียงพอ
• หากพนักงานไม่มีแรงจูงใจ (เช่น เงินเดือนต่ำเกินไป)

เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กรจำเป็นต้องสอนพนักงานให้จัดทำแผนงานสำหรับวันนั้น เมื่อจัดทำแผน คุณต้องอุทิศเวลา 60% ให้กับงานหลัก 20% สำหรับงานที่ไม่คาดฝัน และ 20% สำหรับงานที่เกิดขึ้นเอง สิ่งสำคัญคือการสอนทีมให้วางแผนในแต่ละวันอย่างเป็นระบบและสม่ำเสมอ

ประสิทธิผลของการบริหารเวลาในการจัดการขึ้นอยู่กับขอบเขตที่พนักงานได้รับการฝึกอบรมในการวางแผน การจัดลำดับความสำคัญ การควบคุมเวลาในการทำงานให้เสร็จสิ้น ตลอดจนลำดับงานที่ถูกต้อง

เพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้คุณสามารถเชิญผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาหรือฝึกอบรมผู้จัดการองค์กรของคุณซึ่งจะมอบหมายงานให้กับพนักงานเองและติดตามประสิทธิผลของงานของพวกเขา ผู้จัดการจะต้องออกงานหลักและงานสำรองหลายงาน เมื่อสิ้นสุดวัน พนักงานจะส่งรายงานการทำงานที่ทำเสร็จแล้ว

การบริหารเวลาส่วนตัวในการบริหารเวลา

ในการจัดการเวลาส่วนตัวนั้นมีกฎพื้นฐานของการบริหารเวลาที่ใช้ในชีวิตส่วนตัว:

1. ไม่เคยรับงานกลับบ้าน
2. จัดระเบียบชีวิตประจำวันของคุณให้ใช้เวลาน้อยที่สุด
3. วางแผนเวลาว่างของคุณล่วงหน้า สิ่งนี้ควรรวมถึงความสุขทางอารมณ์ (การไปดูหนัง โรงละคร คอนเสิร์ต พิพิธภัณฑ์) และทางกายภาพด้วย (กีฬา การเต้นรำ ฯลฯ)
4. เพื่อการพักผ่อน ไม่เพียงแต่ใช้วันหยุดสุดสัปดาห์ แต่ใช้อย่างน้อยหนึ่งวันในระหว่างสัปดาห์ เช่น ขี่จักรยานหลังเลิกงานหรือไปซาวน่ากับเพื่อนๆ
5. ในช่วงวันหยุด จำกัดการโทร ส่งอีเมล และอินเทอร์เน็ตเพื่อการพักผ่อนอย่างแท้จริง

1. กฎพื้นฐานของการบริหารเวลาคือการตั้งเป้าหมายที่ถูกต้อง

หากคุณเรียนรู้ที่จะกำหนดเป้าหมายของคุณอย่างชัดเจนและพิจารณาว่างานไหนเป็นงานรอง คุณจะประหยัดเวลาได้มาก

หากคุณใช้เวลาไปกับบางสิ่งบางอย่าง นั่นหมายความว่าในขณะนั้นคุณเชื่อว่าสิ่งนั้นสำคัญมาก แต่มันคืออะไร? ถามตัวเองว่าผลลัพธ์ของการกระทำนี้จะช่วยให้คุณเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้นหรือไม่ เป้าหมายคืออะไร? เป้าหมายคือความปรารถนาของบุคคลในบางสิ่งบางอย่างเมื่อกระบวนการทั้งหมดมุ่งเป้าไปที่ผลลัพธ์สุดท้าย

เมื่อตั้งเป้าหมาย คุณต้องตัดสินใจเกี่ยวกับค่านิยมหลักของคุณก่อน

ตระหนักถึงความสามารถและแรงจูงใจของคุณ วิเคราะห์ปัญหา ความต้องการ และความยากลำบากที่อาจเกิดขึ้นระหว่างทางไปสู่เป้าหมาย นำเสนอเป้าหมายของคุณอย่างชัดเจนในรายละเอียดที่เล็กที่สุดซึ่งเป็นผลลัพธ์สุดท้าย วางแผนการดำเนินการ ค้นหาทรัพยากร และเริ่มดำเนินการ

มีวิธีการที่แตกต่างกันในการตั้งเป้าหมาย แต่วิธีการทั้งหมดมีอัลกอริธึมทั่วไปในการกำหนดเป้าหมาย:

1. เป้าหมายควรเฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้โดยให้ผลลัพธ์สุดท้ายที่ชัดเจน
2. ความจำเป็นในการบรรลุเป้าหมายจะต้องได้รับการพิสูจน์ เหตุใดจึงจำเป็นและฉันจะได้อะไรจากสิ่งนี้
3. เป้าหมายต้องเป็นจริงและกลไกในการบรรลุเป้าหมายต้องชัดเจน
4. มีความจำเป็นต้องกำหนดเวลาที่ชัดเจนซึ่งจะต้องบรรลุเป้าหมาย

2. กฎพื้นฐานข้อที่สองของการบริหารเวลาคือการจัดลำดับความสำคัญ

การรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญเป็นสิ่งสำคัญมาก มีหลายสิ่งที่มีความสำคัญน้อยกว่าในการบรรลุเป้าหมาย และมีหลายสิ่งที่มีบทบาทสำคัญ

3. กฎพื้นฐานข้อที่สามของการบริหารเวลาคือการวางแผน

หลังจากตั้งเป้าหมายแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการวางแผน การวางแผนเป็นส่วนสำคัญของการบริหารเวลา ประกอบด้วยขั้นตอนหลักดังต่อไปนี้:

1. จัดทำแผนการบริหารเวลา
2. ขั้นตอนของการวาดภาพโครงการในระหว่างนั้นคุณสามารถจัดทำและคิดผ่านทางเลือกต่าง ๆ เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
3. ขั้นตอนการระบุทรัพยากรที่จำเป็น
4. ขั้นตอนในการระบุบุคคลที่สามารถช่วยคุณไปสู่เป้าหมายได้
5. ขั้นตอนการวางแผนการบันทึกผลลัพธ์ในรูปแบบของโครงการธุรกิจ แผนที่

เมื่อบุคคลเริ่มวางแผน การคิดจะถูกกระตุ้นและความคิดสร้างสรรค์จะถูกกระตุ้น เมื่อคุณวางแผน เป้าหมายของคุณจะเจาะจงมากขึ้น คุณจะเริ่มเข้าใจว่าคุณต้องการอะไรจริงๆ และจะบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร นี่เป็นแนวทางปฏิบัติในการปฏิบัติ

จนกว่าคนๆ หนึ่งจะวางแผนเพื่อตระหนักถึงสิ่งที่เขาต้องการ เขามักจะคิดถึงหัวข้อนี้อยู่ตลอดเวลา แต่มันไม่ใช่ความคิด แต่เป็นการกระทำที่ทำให้คุณเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้น เมื่อมีการร่างแผนโดยละเอียดโดยคำนึงถึงวิธีต่างๆ เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย จะทำให้คุณมีพื้นที่ในการดำเนินกลยุทธ์ ใช้ไม่ได้กับวิธีการและวิธีการบางอย่าง คุณสามารถลองใช้วิธีอื่นได้ การวางแผนพัฒนาความยืดหยุ่นและความพร้อมสำหรับทุกสถานการณ์ในบุคคล

การวางแผนทำให้คุณมีโอกาสประสบความสำเร็จสูง การมีแผนทำให้คุณมั่นใจในตัวเองและความสามารถของคุณ คนที่ประสบความสำเร็จและผู้ประกอบการทุกคนล้วนวางแผน

เทคนิคการวางแผนเบื้องต้น คำอธิบายสั้น

1. การวางแผนเอบีซีขึ้นอยู่กับความจริงที่ว่าจำเป็นต้องทำสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อน (ใต้ตัวอักษร A) จากนั้น B และ C

กรณีประเภท A มีความสำคัญที่สุด พวกเขาคิดเป็น 15% ของกรณีทั้งหมดและนำมาซึ่งผลลัพธ์ 65% B – เรื่องสำคัญที่ประกอบขึ้นเป็น 20% ของทุกเรื่องและนำมาซึ่งผลลัพธ์ 20% หมวดหมู่ C มีความสำคัญน้อยที่สุด โดยคิดเป็น 65% และให้ผลลัพธ์ 15%

2. กฎพาเรโตหรือหลัก “80/20” หลักการนี้ใช้กับกิจกรรมประจำวันใดๆ 80% ของสิ่งที่คุณทำในหนึ่งวัน จะทำให้คุณได้รับผลลัพธ์ที่ต้องการถึง 20% และสิ่งสำคัญที่วางแผนไว้ 20% จะทำให้คุณเข้าใกล้ผลลัพธ์มากขึ้น 80%

ตัวอย่างเช่น: คน 20% เป็นเจ้าของทุน 80%, คน 80% เป็นเจ้าของทุน 20% ลูกค้า 20% ให้กำไร 80% และลูกค้า 80% ให้กำไร 20%

3. เวลา- วิธีนี้คือคุณต้องจดบันทึกการกระทำทั้งหมดของคุณแบบนาทีต่อนาที และเวลาที่คุณใช้ไปกับการกระทำเหล่านั้น สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าคุณใช้เวลาไปที่ไหนและอย่างไร และจะปรับตารางเวลาของคุณอย่างไร

4. การทำรายการงาน- นี่เป็นวิธีการวางแผนที่ง่ายที่สุดที่ช่วยให้คุณวางแผนทั้งเวลาและงานได้

จะสร้าง to-do list ที่ถูกต้องและปฏิบัติตามได้อย่างไร?

1. ก่อนอื่นให้ระวังตัวเอง คุณต้องใช้เวลาเท่าไรในการทำงานต่างๆ ให้สำเร็จ?
2. เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับตอนเย็น
3. เขียนประเด็นเฉพาะ. ตัวอย่างเช่น: ไปที่ร้าน แนบรายการช้อปปิ้งไปกับรายการนี้
4. วางแผนทั้งวันของคุณ ไม่ใช่แค่การทำงาน
5. เริ่มต้นวันใหม่ด้วยการทำภารกิจง่ายๆ ให้สำเร็จ ทำเครื่องหมายที่ช่องทันทีและให้กำลังใจตลอดทั้งวันโดยคิดว่าการทำตามรายการสิ่งที่ต้องทำนั้นไม่ใช่เรื่องยาก เช่น ออกกำลังกายและเตรียมอาหารเช้า
6. รายการสิ่งที่ต้องทำควรมองเห็นได้เสมอ
7. อย่าจัดลำดับความสำคัญมากกว่า 7 รายการ เพื่อให้คุณไม่ต้องกังวลว่าจะทำอะไรไม่สำเร็จ.

• ลองวิธีการวางแผนทั้งหมดและเลือกวิธีที่เหมาะสมที่สุด
• บันทึก.
• อย่าพยายามทำทุกอย่าง ทำสิ่งที่สำคัญที่สุดและสำคัญที่สุดก่อน
• วางแผนของคุณทุกวัน และจัดทำแผนเพิ่มเติมประจำสัปดาห์ด้วย
• พกปากกาและสมุดจดติดตัวไปด้วยเสมอ
• เก็บบันทึกความสำเร็จไว้ มันจะกระตุ้นคุณและเตือนคุณว่าคุณมาถูกทางแล้ว
• เรียนรู้ที่จะพูดว่า “ไม่” สิ่งนี้จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงการสื่อสารกับคนที่ไม่จำเป็นและทำสิ่งที่ไม่จำเป็น
• ก่อนที่คุณจะทำอะไร ให้พิจารณาว่ามันเร่งด่วนแค่ไหน สำคัญแค่ไหน และการกระทำนี้จะทำให้คุณเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้นได้อย่างไร
• วิเคราะห์นิสัย การกระทำที่ทำให้คุณเสียเวลา เมื่อถึงเวลาจะง่ายต่อการติดตามการกระทำที่คุณต้องการกำจัด
• อย่าทำธุรกิจของคนอื่น อย่าเป็นเครื่องมือในการบรรลุเป้าหมายของผู้อื่น มุ่งเน้นไปที่เป้าหมายของคุณ
• หาเวลาเพื่อการพัฒนาตนเอง
• อย่าหยุดเพียงแค่นั้น เมื่อคุณบรรลุเป้าหมายหนึ่งแล้ว ให้ตั้งเป้าหมายถัดไป

1. สตีเฟน โควีย์ ใน นิสัย 7 ประการของผู้มีประสิทธิภาพสูงถือว่าการบริหารเวลาเป็นองค์ประกอบของการพัฒนาตนเอง คำแนะนำของเขามีดังนี้:

• ทำสิ่งที่คุณต้องทำก่อน อย่าเลื่อนสิ่งสำคัญออกไปจนภายหลัง
• เป้าหมายของคุณควรเป็นลำดับความสำคัญและสำคัญ เคลื่อนตัวเข้าหาเธอ
• ดำเนินการทั้งหมดตามลำดับความสำคัญ
• อย่าเสียแรงมากในการบรรลุเป้าหมายเล็กๆ น้อยๆ ทรัพยากรที่ใช้ไปและผลลัพธ์สุดท้ายจะต้องสมส่วน
• มองหาทุกวิธีที่จะทำให้ชีวิตง่ายขึ้น

2. David Allen แนะนำให้จัดพื้นที่ทำงานของคุณอย่างเหมาะสม, ซื้อเครื่องเขียนที่จำเป็นทั้งหมด เก็บตู้เก็บเอกสารไว้ สร้างโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องสำหรับแต่ละกรณี อัลเลนยังแนะนำให้เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำ 4 รายการ:

• จัดทำรายการสิ่งที่ต้องทำในอนาคตอันใกล้นี้
• เพิ่มโครงการที่ต้องการแนวทางบูรณาการไปยังรายการแยกต่างหาก
• แยกรายการโครงการที่ยังไม่สามารถดำเนินการให้แล้วเสร็จได้ด้วยเหตุผลใดก็ตาม
• รายการ "สักวันหนึ่ง"

3.Julia Morgenstern แนะนำให้ทำการประเมินก่อนคุณใช้เวลาทำงานของคุณให้เสร็จนานแค่ไหน ปัจจัยอะไรทำให้คุณเสียสมาธิ? คุณอาจถูกดึงความสนใจจากโซเชียลมีเดีย ความรับผิดชอบเพิ่มเติม เส้นตายที่ไม่สมจริง หรืออุปสรรคทางจิตวิทยา

• ต้องกำหนดกรอบเวลาสำหรับการกระทำแต่ละรายการ
• หากคุณไม่สามารถดำเนินการบางอย่างให้เสร็จสิ้นได้ ให้วิเคราะห์ว่าสามารถเลื่อนออกไปสักระยะหนึ่ง มอบหมายให้กับพนักงานคนอื่น หรือละทิ้งไปเลยได้หรือไม่
• จัดเรียงสิ่งต่าง ๆ และสิ่งที่ต้องทำ ล้างพื้นที่ของทุกสิ่งที่คุณทำได้โดยไม่ต้องใช้ มอบหมายสถานที่ให้แต่ละสิ่ง และแต่ละงานในแต่ละครั้ง

"กินกบเป็นอาหารเช้า"

เพื่อป้องกันไม่ให้ความคิดของคุณกลับไปทำงานที่คุณไม่ต้องการทำหรือทำให้คุณไม่พอใจทั้งวัน ให้เริ่มต้นวันใหม่ด้วยสิ่งนั้น ด้วยวิธีนี้ คุณจะหลุดพ้นจากความเครียดทางอารมณ์และภาระที่คุณจะต้องแบกรับตลอดทั้งวัน

“สเต็กช้าง”

หากคุณกำลังเผชิญกับงานระดับโลกที่ต้องดำเนินการหลายอย่างให้สำเร็จ ให้แบ่งงานนี้ออกเป็นส่วนๆ อย่าสร้างเรื่องใหญ่ให้ตัดเป็นชิ้น ๆ ซึ่งจะทำให้เริ่มดำเนินงานได้ง่ายขึ้น วิธีการนี้ยังช่วยให้เข้าใจปัญหานี้ได้ดีขึ้นอีกด้วย

เรียนรู้ที่จะบอกว่าไม่

การบริหารเวลาสอนให้คุณไม่ต้องมีเวลาทำมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่ให้มีเวลาทำสิ่งที่คุณต้องทำอย่างถูกต้อง พูดว่า “ไม่” กับสิ่งที่ไม่จำเป็นและผู้คน อย่าเป็นเครื่องมือให้ใครบรรลุเป้าหมาย มุ่งเน้นไปที่เป้าหมายของคุณ

มุ่งมั่นสู่ระบบอัตโนมัติและทำให้กิจกรรมของคุณง่ายขึ้นสูงสุด

ทำงานที่คล้ายกันติดต่อกันเนื่องจากสมองคุ้นเคยกับกิจกรรมบางด้าน และทุกครั้งที่เขารับมือกับพวกเขาได้เร็วขึ้น

ฟังจังหวะทางชีวภาพของคุณ ทำงานในช่วงเวลาที่คุณรู้สึกถึงความเข้มแข็งและกิจกรรมพิเศษที่เพิ่มขึ้น ในช่วงที่มีกิจกรรมน้อยที่สุด ให้พักผ่อนตัวเอง รับฟังความต้องการของร่างกายของคุณ บางครั้งการพัก 15 นาทีก็เพียงพอแล้วสำหรับ "ลมครั้งที่สอง"

หนังสือเกี่ยวกับการบริหารเวลาที่ดีที่สุดที่ควรค่าแก่การอ่าน:

• การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ บี เทรซี่
• เวลาขับรถ. มีเวลาใช้ชีวิตและทำงานอย่างไร กรัม Arkhangelsky
• การบริหารเวลาอย่างเข้มงวด: ควบคุมชีวิตของคุณ ดี. เคนเนดี
• ทำงานน้อยลง สำเร็จมากขึ้น เค. กลีสัน
• ลงนรกกันให้หมด! เอาไปทำได้เลย อาร์. แบรนสัน
• การบริหารเวลาแบบสุดๆ N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
• หลักสูตรภาคปฏิบัติเรื่องการบริหารเวลา ไอ. อับรามอฟสกี้
• วิธีทำงาน 4 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ไม่ติดอยู่ในออฟฟิศ “จากกระดิ่งสู่กระดิ่ง” อยู่ที่ไหนก็รวยได้ ต. เฟอร์ริส
• ทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ: ศิลปะแห่งการผลิตโดยปราศจากความเครียด ดี. อัลเลน

ประสิทธิผลของการบริหารเวลาขึ้นอยู่กับการปฏิบัติตามกฎพื้นฐานของคุณ เช่นเดียวกับความเข้าใจที่ชัดเจนว่าทำไมคุณถึงต้องการมัน วิธีจัดการเวลา และประโยชน์ที่คุณจะได้รับ

แม้ว่าแนวคิดนี้ "เข้ามาในภาษารัสเซียเมื่อไม่นานมานี้ แต่ความจริงแล้วของการจัดระเบียบเวลาส่วนตัวเพื่อการบรรลุเป้าหมายและการเพิ่มผลผลิตนั้นได้รับความสนใจจากบุคคลสำคัญหลายคน บางทีนี่อาจเป็นเหตุผลว่าทำไมพวกเขาจึงสามารถบรรลุความสำเร็จที่สำคัญได้ เพราะความสามารถของบุคคลในการรับมือกับทุกเรื่อง ทำงานหนักและมีประสิทธิภาพในทุกสถานการณ์ และการได้รับชัยชนะมักขึ้นอยู่กับความสามารถในการจัดการทรัพยากรหลัก - เวลา ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ทุกคนต่างมีงานยุ่ง (ศิลปิน นักเขียน นักการเมือง - และไม่มาก) แต่ผู้สร้างกิจวัตรประจำวันที่ไม่ใช่สากล แต่หนึ่งในระบบการจัดการเวลาที่ครอบคลุมแรก ๆ คือ B. Franklin เขาแสดงให้เห็นด้วยตัวอย่างของเขาเองว่าการกำหนดเป้าหมายและพัฒนาแผนเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้นสำคัญเพียงใด บทเรียนนี้จะอภิปรายเกี่ยวกับระบบการบริหารเวลาของเขาและผู้เขียนคนอื่นๆ ซึ่งผสมผสานหลักการของการตั้งเป้าหมาย บทที่ 2 การวางแผน บทที่ 3 และแรงจูงใจ

ระบบการจัดการเวลา

การบริหารเวลาเกี่ยวข้องกับการใช้สมุดบันทึกและผู้วางแผน แต่ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงเท่านั้น โดยระบบ เราหมายถึงโครงสร้างแบบองค์รวมของส่วนที่เชื่อมต่อถึงกัน ซึ่งทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้นเป็นเพียงองค์ประกอบหนึ่งเท่านั้น โดยทั่วไป ระบบการบริหารเวลาเป็นเทคนิคพิเศษ ซึ่งมักจะมีเครื่องมือในตัวอยู่แล้ว ตลอดจนคำแนะนำและคำแนะนำในการจัดกิจกรรมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ หน้าที่ไม่เพียงแต่เตือนคุณถึงกิจกรรมหรือการประชุมใดๆ เพื่อวางแผนวันของคุณ (เดือน ปี) แต่ยังแสดงวิธีดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่เพียงแต่ทำงานให้เสร็จตรงเวลาเท่านั้น แต่ยังเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จมากขึ้นอีกด้วย ความเข้าใจแบบดั้งเดิมเกี่ยวกับระบบการบริหารเวลาคือสิ่งที่สำคัญ: ช่วยให้บุคคลทั้งวางแผนการจ้างงานและจัดการเวลาที่ใช้กับความต้องการต่างๆ ได้อย่างยืดหยุ่น

ปัจจุบันมีระบบการจัดการเวลาที่มีชื่อเสียงที่สุดประมาณหนึ่งโหลและรูปแบบต่างๆ มากมายตามประสบการณ์ส่วนตัวในการใช้งาน ในฟอรัมและบล็อก คุณจะพบตัวอย่างระบบของคุณเองในจำนวนที่เพียงพอ โดยที่ผู้เขียนผสมผสานองค์ประกอบของวิธีการต่างๆ การแนะนำนวัตกรรม หรือการตีความเพื่อให้เหมาะกับสาขาอาชีพของตน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งนี้เป็นหนึ่งในประโยชน์หลัก: ความสามารถในการ "ปรับแต่ง" แผน "เพื่อตัวคุณเอง" เปลี่ยนแปลง ละทิ้งหรือยืมคำแนะนำและรายละเอียดส่วนบุคคลจากเทคนิคอื่น ๆ โดยสิ้นเชิง ด้วยเหตุนี้ ทุกคนจึงสามารถใช้ระบบการจัดการเวลาได้ ไม่ว่าจะเป็นวิศวกรและนักข่าว พนักงานออฟฟิศและฟรีแลนซ์ คนที่แบ่งเวลาทำงาน และคนที่วางแผนวันหยุดพักผ่อน แต่ละคนมีข้อดีของตัวเอง ดังนั้นเรามาดูข้อดีบางส่วนที่โด่งดังที่สุดกันดีกว่า

ประการที่สอง แนวคิดหลักสองประการของระบบของเขาคือ "เวลาตามดุลยพินิจ" และ "การรวมเวลา" พี. ดรักเกอร์เชื่อว่าคนๆ หนึ่งไม่สามารถทำงานอย่างมีประสิทธิภาพได้นานเกิน 2-3 ชั่วโมงติดต่อกันได้ หลังจากช่วงเวลานี้ ร่างกายจะเหนื่อยล้า สมองเริ่มฟุ้งซ่าน และบางครั้งสมองก็ทำหน้าที่ได้น้อยลง เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้ จึงจำเป็นต้องแบ่งวันทำงานออกเป็นช่วงเวลา โดยหลักๆ จะเป็นช่วงที่ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจ เมื่อผลผลิตสูงสุดและเมื่อเรื่องสำคัญจำเป็นต้องได้รับการแก้ไข เวลาอื่นควรถูกรวมเข้าด้วยกันและใช้เพื่อแก้ปัญหางานที่มีความสำคัญน้อยกว่า เช่น การโทรออก การตอบรับจดหมาย ฯลฯ คุณสามารถกำหนดอัลกอริทึมได้โดยการสังเกตการจ้างงานและกิจกรรมของคุณเป็นระยะเวลาหนึ่ง

“วิธีทำงาน 4 ชั่วโมงต่อสัปดาห์” โดย T. Ferris

จากชื่อเรื่องอาจดูเหมือนว่าแนวคิดหลักของหนังสือเล่มนี้ตลอดจนระบบทั้งหมดที่เสนอโดย Timothy Ferris คือการสร้างยูโทเปียทางธุรกิจ ในความเป็นจริง งานนี้จะเป็นประโยชน์กับทุกคนที่ทำงาน รวมถึงผ่านทางอินเทอร์เน็ต เนื่องจากมีคำแนะนำที่เป็นประโยชน์มากมายสำหรับผู้ที่มีกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการขายทางไกล ธุรกิจข้อมูล ฯลฯ

ระบบ T. Ferris เป็นเพลงสรรเสริญของการทำงานอิสระ เขาพูดมากมายเกี่ยวกับวิธีสลัดพันธนาการทาสในออฟฟิศและเริ่มทำงานจากระยะไกล โดยเฉพาะอย่างยิ่งด้วยเหตุนี้ หลายคนจึงมองหนังสือเล่มนี้ด้วยความสงสัย ในส่วนของการบริหารเวลา ผู้เขียนเชื่อมั่นว่าความรู้และกฎพาร์กินสันนั้นเพียงพอแล้วที่คนธรรมดาจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมการตั้งค่าที่มีประโยชน์บางประการ:

• ไม่ควรรอจังหวะดีๆ เลื่อนเรื่องสำคัญหรือไม่สะดวกออกไป
• มันคุ้มค่าที่จะทำงานและพัฒนาตัวเองในสิ่งที่คุณเข้มแข็ง และไม่พยายามกำจัดจุดอ่อนของคุณ
• อาจแตกต่างกัน “ความเครียดที่ดี” หมายถึงความท้าทายและความเสี่ยงที่ผลักดันให้คุณบรรลุเป้าหมาย
• มุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ การบริหารเวลาไม่จำเป็นเพื่อให้ทำงานได้สำเร็จมากขึ้น แต่เพื่อให้มีเวลาทำสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จ

การแนะนำระบบโดยย่อในการให้สัมภาษณ์กับ T. Ferris

คุณสามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหนังสือเล่มนี้ได้ที่นี่

การบริหารเวลาจากภายในสู่ภายนอก โดย Julia Morgenstern

J. Morgenstern เป็นหัวหน้าของบริษัทที่ปรึกษา Task Masters ซึ่งเป็นที่ปรึกษาด้านการวางแผนและการบริหารเวลา ในหนังสือของเธอเรื่อง “Self-Organization from the Inside Out” เธอได้สร้างระบบการบริหารเวลาที่ค่อนข้างเรียบง่ายแต่มีประสิทธิผล ในนั้นเหมือนกับใน GTD แต่ชัดเจนกว่านั้น มีการมอบสถานที่สำคัญให้กับองค์กรของพื้นที่ทำงานและสาขาวิชา สิ่งที่ทำให้แนวทางนี้น่าสนใจก็คือ ผู้เขียนเสนอให้สร้างระบบการบริหารเวลาส่วนบุคคลโดยยึดตามความสามารถตามธรรมชาติในการวางแผน ถูกกำหนดโดยการตอบคำถามในการทดสอบหลายรายการ และคำนึงถึงแง่มุมที่สร้างแรงบันดาลใจ ความโน้มเอียงในการวางแผน ระเบียบวินัย เทคนิคที่ถูกสร้างขึ้น แนวทางนี้แตกต่างจากวิธีอื่น ๆ ที่อิงตามความต้องการในการทำงาน ทำให้สามารถระบุจุดแข็ง จุดอ่อน และความโน้มเอียงของบุคคลนั้น ๆ เพื่อใช้การบริหารเวลา "จากเตาไฟ"

"พลังแห่งเวลา" โดย Brian Tracy

B. Tracy เป็นหนึ่งในที่ปรึกษาด้านการพัฒนาและการจัดการส่วนบุคคลที่ดีที่สุดในโลก ระบบการบริหารเวลาของเขาได้รับการทดสอบหลายครั้งและได้รับผลตอบรับที่เป็นประโยชน์มากมาย เทคนิคนี้มีเอกลักษณ์เฉพาะตัวและในขณะเดียวกันก็มีความยืดหยุ่น - ช่วยให้คุณปรับแต่งระบบ "เพื่อตัวคุณเอง" ถ้าเราพูดถึงแก่นแท้ของเทคนิคของผู้เขียนสรุปสั้น ๆ ได้ว่า: สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการเน้นลำดับความสำคัญ (ทั้งในชีวิตส่วนตัวและที่ทำงาน) มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญ ลดเวลาให้กับสิ่งที่ไม่สำคัญ (และ พยายามหลีกเลี่ยง) B. Tracy ยังเสนอเทคนิคการประหยัดเวลาของเขาเองหลายประการ ซึ่งเป็นคำแนะนำที่มีค่าที่สุดซึ่งในความเห็นของเรามุ่งเน้นไปที่วิธีการสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานกับผู้คน

ในการแปลภาษารัสเซียจากสำนักพิมพ์ Alpina หนังสือเล่มนี้จัดพิมพ์ภายใต้ชื่อ “Time Management by Brian Tracy” ทำอย่างไรให้เวลาทำงานสำหรับคุณ” หลังจากอ่านแล้ว คุณจะได้เรียนรู้ทุกสิ่งที่คุณต้องการเกี่ยวกับเทคนิคนี้

สุดท้ายนี้ เราทราบอีกครั้งว่าระบบการบริหารเวลาไม่คงที่ คุณสามารถเปลี่ยนแปลง ปรับแต่งให้เหมาะสมกับงานและประเภทกิจกรรมของคุณ หรือแม้แต่รวมองค์ประกอบของระบบต่างๆ โดยใช้เครื่องมือต่างๆ ประเด็นนี้ไม่ใช่การปฏิบัติตามคำแนะนำโดยละเอียด แต่เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากแอปพลิเคชัน ค้นหาเคล็ดลับส่วนตัว เคล็ดลับในชีวิตประจำวัน และคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการทำเช่นนี้ได้ในบทเรียนถัดไป

ทดสอบความรู้ของคุณ

หากคุณต้องการทดสอบความรู้ของคุณในหัวข้อของบทเรียนนี้ คุณสามารถทำการทดสอบสั้นๆ ที่ประกอบด้วยคำถามหลายข้อ สำหรับแต่ละคำถาม มีเพียง 1 ตัวเลือกเท่านั้นที่สามารถถูกต้องได้ หลังจากคุณเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่ง ระบบจะย้ายไปยังคำถามถัดไปโดยอัตโนมัติ คะแนนที่คุณได้รับจะได้รับผลกระทบจากความถูกต้องของคำตอบและเวลาที่ใช้ในการตอบให้เสร็จสิ้น โปรดทราบว่าคำถามจะแตกต่างกันในแต่ละครั้งและตัวเลือกต่างๆ จะผสมกัน