ตัวอย่างบันทึกที่ร้องขอการปฏิบัติตาม บันทึกภายในสำหรับการซื้อเครื่องเขียน: กฎสำหรับการร่าง

บันทึกการบริการคือข้อมูลและเอกสารอ้างอิงซึ่งเป็นเครื่องมือในการโต้ตอบทางธุรกิจภายในองค์กร

บันทึกช่วยจำถูกร่างขึ้นเพื่อเน้นประเด็นทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับงานของแผนกหรือพนักงานคนใดคนหนึ่งโดยเฉพาะ ซึ่งวิธีแก้ปัญหาจะขึ้นอยู่กับหน่วยโครงสร้างอื่นขององค์กรหรือพนักงาน

ในทางตรงกันข้าม การเขียนบันทึกจะดำเนินการระหว่างแผนกโครงสร้างหรือพนักงานที่มีสถานะเทียบเท่าราชการซึ่งไม่ได้เป็นผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรง

วิธีการเขียนบันทึกช่วยจำ

แม้ว่ารูปแบบของการเขียนบันทึกจะเป็นไปตามอำเภอใจ แต่ควรคำนึงถึงรายละเอียดต่อไปนี้เมื่อร่าง:

• “ หมวก” ซึ่งระบุว่าใครเป็นที่อยู่ (ตำแหน่ง, นามสกุล, ชื่อ, นามสกุลในกรณีดั้งเดิม);
• ชื่อของเอกสาร - บันทึกการบริการ;
• วันที่รวบรวมและหมายเลข
• ชื่อเรื่องของข้อความของเอกสาร - พูดเกี่ยวกับหัวข้อของบันทึก;
• ข้อความของเอกสาร - อันดับแรกคือคำอธิบายของสถานการณ์ปัจจุบัน จากนั้นจึงมีคำขอเฉพาะบางอย่าง
• ตำแหน่งของผู้เรียบเรียง, ลายเซ็นและการถอดเสียงของลายเซ็น - นามสกุล, ชื่อ, นามสกุลของผู้แต่ง

ตัวอย่างบันทึกการซื้อคอมพิวเตอร์

บันทึกการบริการ
05.10.2013 № 2
มอสโก

เกี่ยวกับการซ่อมคอมพิวเตอร์ (เปลี่ยน)

ฉันขอเรียนให้คุณทราบว่าตั้งแต่วันที่ 20 กันยายน 2013 ซอฟต์แวร์ขัดข้องมักเกิดขึ้นบนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล Tatyana Ivanovna Moroz

ในการนี้ข้าพเจ้าขอให้ซ่อมแซมหรือเปลี่ยนคอมพิวเตอร์เครื่องนี้

ตัวอย่างบันทึกในการออกผลิตภัณฑ์

หมายเหตุการบริการ
2013-09-20-CN ลงวันที่ 20/09/2013

เกี่ยวกับการออกผลิตภัณฑ์

ฉันขอให้คุณตกลงที่จะจัดโปรโมชั่นสำหรับ TM “J”

วัตถุประสงค์ของการดำเนินการ:
- เพิ่มยอดค้าปลีกน้ำผลไม้ TM “J”
- เพิ่มการกระจายเชิงตัวเลขและคุณภาพ

ระยะเวลาโปรโมชั่น: ตุลาคม-พฤศจิกายน 2556

ภูมิภาค: เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก, โวโรเนซ

ผู้เข้าร่วมการดำเนินการ: ผู้ขายร้านค้าปลีก

กลไกการส่งเสริมการขาย: เมื่อร้านค้าสั่งน้ำผลไม้ TM “J” 5 ลิตร น้ำผลไม้ TM “J” 1 ลิตรจะเป็นของขวัญ

การกระจายเงินรางวัล:
เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก - 400 แพ็คเกจ (แต่ละอัน 1 ลิตร)
Voronezh - 60 แพ็ค (ละ 1 ลิตร)
ประสิทธิภาพ: ยอดขายตามแผนเพิ่มขึ้น 30-40%
สินค้าที่ไม่ได้ใช้ส่วนที่เหลือจะถูกส่งคืนไปยังคลังสินค้า

บันทึกช่วยจำจะถูกวาดลงบนแผ่น A4 หากองค์กรไม่ดูแลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เมื่อมองแวบแรกดูเหมือนว่าไม่มีความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญระหว่างบันทึกอย่างเป็นทางการบันทึกและคำอธิบายเนื่องจาก เอกสารเหล่านี้มีวัตถุประสงค์คล้ายกัน - มีลักษณะเป็นข้อมูลทั้งหมด อย่างไรก็ตาม เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารที่แตกต่างกันซึ่งมีเนื้อหา การกำหนดเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ในการเตรียมการที่แตกต่างกัน นอกจากนี้ยังไม่มีคำแนะนำ แต่ให้ข้อมูลเพื่อแจ้งให้ผู้รับทำการตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับปัญหาที่อยู่ระหว่างการพิจารณา

คุณลักษณะของทางการ รายงาน บันทึกอธิบายมีอะไรบ้าง จะเตรียมเอกสารแต่ละฉบับลงบนกระดาษอย่างถูกต้องได้อย่างไร? เราจะพยายามตอบคำถามเหล่านี้และคำถามอื่น ๆ จากมุมมองเชิงปฏิบัติ

รายงาน

บันทึกข้อตกลง(รหัส 0286041 ตาม OKUD) เป็นข้อมูลและเอกสารอ้างอิงที่ส่งถึงผู้จัดการ หัวหน้าแผนก และผู้มีอำนาจอื่น ๆ มันกำหนดรายละเอียดปัญหาใด ๆ พร้อมกับข้อสรุปและข้อเสนอของผู้รวบรวมและมีวัตถุประสงค์เพื่อกระตุ้นให้ฝ่ายบริหารทำการตัดสินใจบางอย่าง

ไม่มีคำจำกัดความของ “บันทึก” ที่เป็นแนวคิดอิสระในกฎหมาย

บันทึกข้อตกลงจัดทำขึ้นทั้งตามคำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษรหรือด้วยวาจาของผู้จัดการและตามความคิดริเริ่มของพนักงานเอง (ตัวอย่างเช่นในกรณีที่เพื่อแก้ไขปัญหาการผลิตหรือเศรษฐกิจใด ๆ จำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษร ไปสู่การบริหารจัดการที่สูงขึ้น) ด้วยความช่วยเหลือของเอกสารดังกล่าว คุณสามารถจัดทำข้อเสนอเพื่อปรับปรุงด้านเทคนิคของกระบวนการผลิต แสดงความไม่เห็นด้วยกับการตัดสินใจของผู้จัดการระดับสูง และยังแสดงมุมมองของคุณหากเกิดความขัดแย้งกับเพื่อนร่วมงาน ดังนั้นเมื่อจัดทำบันทึกข้อตกลง สิ่งที่สำคัญที่สุดคือผู้เขียนจะต้องกำหนดจุดยืนของตนให้ชัดเจน จากนั้นจึงจัดเตรียมข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อถือเพื่อสนับสนุนผู้เขียน

ประเภทของบันทึกช่วยจำ

• ถึงความคิดริเริ่ม
• ข้อมูล;
• การรายงาน

ความคิดริเริ่มบันทึกข้อตกลงจัดทำขึ้นโดยมีเป้าหมายเพื่อกระตุ้นให้ผู้รับทำการตัดสินใจ ดังนั้นข้อความในบันทึกช่วยระบุข้อเท็จจริงและมีข้อเสนอ คำแนะนำ หรือข้อสรุปเฉพาะเจาะจง

ข้อมูลมีจัดทำรายงานเป็นประจำและมีข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียด ผลลัพธ์ หรือวิธีการปฏิบัติงาน

การรายงานรายงานจะแจ้งเกี่ยวกับความสมบูรณ์ของงาน ขั้นตอน การดำเนินการตามคำสั่ง คำสั่ง ฯลฯ

ขึ้นอยู่กับ จากผู้รับรายงานแบ่งออกเป็น:

• สู่ภายนอก;
• ภายใน.

บันทึกภายนอกจ่าหน้าถึงหัวหน้าสถาบันใดสถาบันหนึ่ง ร่างบนหัวจดหมายทั่วไปขององค์กร ลงนามโดยหัวหน้า และมักจะมีรายละเอียดดังต่อไปนี้:

• ชื่อองค์กร
• วันที่;
• ดัชนี;
• สถานที่รวบรวม;
• ผู้รับ;
• ชื่อเรื่องของข้อความ;
• ข้อความ;
• ลายเซ็นของผู้จัดการ
• นามสกุลของนักแสดง, หมายเลขโทรศัพท์.

บันทึกภายนอกถูกส่งไปยังหัวหน้าขององค์กรระดับสูง (ตัวอย่างที่ 1)

ตัวอย่างที่ 1

บันทึกภายนอก

รายงาน

10.02.2014 № 12/05-14

ในการดึงดูดเพิ่มเติม

ทรัพยากรแรงงาน

เรียน Andrey Vasilievich!

เนื่องจากขาดผู้สมัครในขั้นตอนการจัดตั้งเครื่องมือการบริหารสำหรับสาขาในมอสโกจึงจำเป็นต้องดึงดูดทรัพยากรแรงงานจากแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมภายในวันที่ 14/04/2557 การสัมภาษณ์ผู้สมัครใหม่จะต้องดำเนินการภายในวันที่ 21/04/2014

การชำระค่าบริการเพิ่มเติมจะเป็นไปตามข้อ 4.5 ของสัญญาบริการฉบับที่ 04/56 ลงวันที่ 14 กุมภาพันธ์ 2557

หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล เซเมนอฟใน. เซเมนอฟ

กรณีหมายเลข 03-56

โอดินต์โซวา 02/10/2014

บันทึกภายในส่งนอกสถาบัน เช่น ไปยังองค์กรระดับสูง วาดบนกระดาษมาตรฐาน A4 แต่ระบุรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดซึ่งเป็นไปตาม GOST 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสาร" (ตัวอย่างที่ 2)

รายละเอียดบังคับของบันทึกภายในประกอบด้วย:

• ชื่อของหน่วยโครงสร้าง
• ชื่อของประเภทเอกสาร (รายงาน)
• วันที่;
• การลงทะเบียน (หมายเลขขาออก);
• ชื่อเรื่องของข้อความ;
• ข้อความ;
• ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน (ถ้ามี)
• ปลายทาง;
• ลายเซ็นต์ของผู้เรียบเรียง (ระบุตำแหน่ง ชื่อย่อ นามสกุล)

ตัวอย่างที่ 2

บันทึกภายใน

รายงาน

07.04.2014 № 6

เกี่ยวกับการขาดงานของผู้จัดการ

ฝ่ายขาย

ฉันขอแจ้งให้ทราบว่าวันนี้ 04/07/2014 ผู้จัดการฝ่ายขาย Valentina Ivanovna Petrova ไม่อยู่ในที่ทำงานของเธอตลอดทั้งวันทำงานตั้งแต่เวลา 10.00 น. ถึง 18.30 น.

ไม่มีการให้ข้อมูลหรือเอกสารยืนยันเหตุผลของการไม่อยู่ของ V.I.

เกี่ยวกับการละเมิด ฉันขอเสนอให้ยกเลิก V.I. สำหรับการขาดงาน

หัวหน้าฝ่ายขาย อิกเนติเยฟโอเอ อิกเนติเยฟ

กรณีหมายเลข 02-10

ซิโดโรวา 04/07/2557

การลงทะเบียนรายละเอียดของรายงาน

เมื่อจัดทำบันทึกข้อตกลงจะใช้ทั้งเชิงมุม (ตัวอย่างที่ 3) และการจัดตามยาวของรายละเอียดของส่วนหัว (ตัวอย่างที่ 4)

ตัวอย่างที่ 3

ตำแหน่งเชิงมุมของรายละเอียดในบันทึกข้อตกลง

ชื่อ

หน่วยโครงสร้างปลายทาง

รายงาน

______________ № ________

หัวเรื่อง

ตัวอย่างที่ 4

การจัดเรียงตามยาวของรายละเอียดในรายงาน

ชื่อของหน่วยโครงสร้าง

รายงาน

_____________ № _________

หัวเรื่อง

ชื่อของประเภทเอกสารเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ (บันทึกรายงาน) และสามารถอยู่ตรงกลางหรือจากขอบของระยะขอบด้านซ้าย

วันที่และ ตัวเลขบันทึกช่วยจำเขียนอยู่ในบรรทัดเดียว วันที่เขียนด้วยเลขอารบิค ( 21.04.2014 ) หรือวิธีตัวอักษรและตัวเลข ( 21 เมษายน 2014.).

โปรดทราบ

วันที่บันทึกบันทึกภายนอกคือวันที่รับรองและส่งไปยังผู้รับวันที่บันทึกบันทึกภายใน - วันที่จัดทำและลงนาม

หมายเลขทะเบียนในบันทึกข้อตกลงภายในนั้นจะมีการทำเครื่องหมายไว้ที่สถานที่จัดเตรียมหรือสถานที่รับ - ขึ้นอยู่กับระบบการลงทะเบียนเอกสารที่ทำงานในองค์กร

หากรายงานต้องได้รับการตรวจสอบโดยผู้มีส่วนได้เสียจะมีการทำเครื่องหมายไว้ การอนุมัติวีซ่าและหลังจากตัดสินใจแล้ว- ปณิธานผู้นำ.

การยอมรับมติถือเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการพิจารณารายงาน

โปรดทราบ

มติของผู้จัดการที่ตรวจสอบบันทึกภายในจะเป็นพื้นฐานในการดำเนินมาตรการ การออกเอกสาร หรือการจัดงานต่างๆ

หัวเรื่องเพื่อให้ข้อความเปิดเผยเนื้อหาของเอกสารโดยย่อ จัดทำขึ้นตามกฎทั่วไปในการรวบรวมหัวข้อเอกสาร: การใช้คำบุพบท โอ/โอและคำนามวาจาในกรณีบุพบทเป็นต้น เกี่ยวกับการขาดงาน Lazarenko O.O.

ข้อความบันทึกประกอบด้วยสองหรือสามส่วนความหมาย:

• ในครั้งแรก - ระบุชิ้นส่วน- ระบุเหตุผล ข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ที่เป็นเหตุในการเขียน
• ในครั้งที่สอง - กำลังวิเคราะห์ส่วนหนึ่ง- มีการวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบันและให้แนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้
• ในสาม - ส่วนสรุป- มีข้อสรุปและข้อเสนอสำหรับการดำเนินการเฉพาะที่ต้องดำเนินการตามความเห็นของผู้รวบรวม

ส่วนที่สองของรายงานอาจหายไป ในกรณีนี้ข้อความในบันทึกประกอบด้วยเหตุผล ข้อสรุป และข้อเสนอของผู้เรียบเรียง

หากบันทึกมีภาคผนวก ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับแอปพลิเคชันเสร็จสิ้นก่อนการลงนาม

หมายเหตุที่ระบุถึงการมีอยู่ของแอปพลิเคชันที่มีชื่ออยู่ในข้อความของบันทึกมีรูปแบบดังนี้:

การใช้งาน: สำหรับ 3 ลิตร ใน 1 สำเนา

หากบันทึกมีภาคผนวกที่ไม่มีชื่อในข้อความ ให้ระบุชื่อ จำนวนแผ่นงาน และสำเนา

ภาคผนวก: ข้อบังคับเกี่ยวกับแผนกสินเชื่อภูมิภาคจำนวน 5 หน้า ใน 1 สำเนา

บันทึกภายใน เข้าสู่ระบบคอมไพเลอร์ (หากนำเสนอต่อหัวหน้าหน่วย) และหัวหน้าหน่วย (หากนำเสนอต่อหัวหน้าองค์กร) บันทึกภายนอก สัญญาณหัวหน้าองค์กร

โปรดทราบ

หากบันทึกข้อตกลงจัดทำขึ้นตั้งแต่สองหน้าขึ้นไปจะต้องระบุหมายเลขหน้าที่สองและหน้าถัดไป หมายเลขประจำเครื่องจะเขียนไว้ทางด้านขวาของขอบด้านบนของหน้าเป็นเลขอารบิค

หมายเหตุการบริการ

บันทึกการบริการเป็นรายงานประเภทหนึ่ง นี่เป็นข้อความข้อมูลที่เขียนซึ่งใช้กันอย่างแพร่หลายในการปฏิบัติงานของโครงสร้างการจัดการสมัยใหม่ในระดับต่างๆ และรูปแบบองค์กรและกฎหมาย บันทึกช่วยจำ Office ให้การสื่อสารโดยตรงระหว่างออบเจ็กต์การจัดการในระดับแนวนอน

อนึ่ง

บันทึกอย่างเป็นทางการคือเอกสารที่ไม่มีสถานะเป็นทางการ ไม่ได้ระบุไว้ใน OKUD

บันทึกช่วยจำจัดทำขึ้นในสถานการณ์ที่หลากหลาย วัตถุประสงค์ทั่วไปของเอกสารนี้ได้แก่:

• ขอข้อมูล;
• การออกคำแนะนำ
• ประกอบข้อความอื่น (บันทึกย่อ);
• ประกาศ (ประกาศ)

ข้อความในบันทึกประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลในการจัดทำในรูปแบบของข้อเสนอคำขอใบสมัคร ซึ่งอาจเป็นข้อมูลเกี่ยวกับความเคลื่อนไหวของบุคลากร การประชุม การเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กรของบริษัท เป็นต้น บันทึกการบริการจะวาดลงบนกระดาษ A4 มาตรฐาน

บันทึกช่วยจำลงนามโดยผู้เชี่ยวชาญหรือหัวหน้าแผนก วันที่ของบันทึกคือวันที่ร่างและลงนาม

กฎหมายไม่ได้กำหนดข้อกำหนดที่เข้มงวดสำหรับการจัดทำและการดำเนินการตามบันทึกอย่างเป็นทางการดังนั้นขั้นตอนในการดำเนินการโดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะขององค์กรจึงควรได้รับการแก้ไขในกฎหมายท้องถิ่นเช่นในคำแนะนำสำหรับสำนักงาน งาน. รูปแบบของบันทึกควรมีวัตถุประสงค์เพื่อลดความซับซ้อนและเร่งกระบวนการสื่อสารภายใน

การออกแบบตัวอย่างบันทึกช่วยจำแสดงไว้ในตัวอย่างที่ 5 .

ตัวอย่างที่ 5

บันทึกการบริการ

ในวันเสาร์ที่ 19/04/2557 เวลา 9:00 น. - 16:00 น. แผนกทรัพยากรบุคคลของ Sever LLC จะดำเนินการติดตั้งเพื่อติดตั้งระบบเตือนภัย

ฉันขอให้คุณอนุญาตการเข้าถึงเพื่อทำงานให้กับพนักงานของบริษัท Energoset ต่อไปนี้:

1. สิมาคินา ไอ.พี.

2. อีวานอฟ พี.เอ็น.

หัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการธุรการ สวิริดอฟเอ็น.เอ็น. สวิริดอฟ

กรณีหมายเลข 02-14

อิลิน่า 16/04/2557

หมายเหตุอธิบาย

หมายเหตุอธิบาย- เป็นเอกสารภายในที่อธิบายเหตุผลของการกระทำ ข้อเท็จจริง กรณี เหตุการณ์ที่จัดทำโดยพนักงานขององค์กรและนำเสนอต่อเจ้าหน้าที่ระดับสูง

ตามส่วนที่หนึ่งของศิลปะ มาตรา 193 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ก่อนที่จะใช้การลงโทษทางวินัย นายจ้างจะต้องขอคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรจากลูกจ้าง พนักงานรายงานเหตุผลและสถานการณ์ของการกระทำความผิดทางวินัยในบันทึกอธิบาย ตามคำอธิบายที่อธิบายไว้ ผู้จัดการจะตัดสินใจใช้การลงโทษทางวินัยกับพนักงาน นอกจากนี้ เอกสารนี้ยังเป็นหนึ่งในเหตุผลสำหรับนายจ้างในการประเมินความรุนแรงของความผิดที่กระทำและสถานการณ์ที่เกิดขึ้น

ใน OKUD ตกลง 011-93 เอกสารนี้ถูกกล่าวถึงเพียงครั้งเดียว - ข้อความอธิบายเกี่ยวกับการละเมิดวินัยแรงงาน (รหัส 0286091) ซึ่งอยู่ในคลาส 0286000 "เอกสารสำหรับการลงทะเบียนการลงโทษทางวินัย"

ประเภทของคำอธิบายและคุณลักษณะต่างๆ

• จัดทำขึ้นเพื่ออธิบายข้อกำหนดส่วนบุคคลของงานที่ทำ (โครงการ รายงาน การพัฒนา)
• จัดทำขึ้นในกรณีที่มีสถานการณ์ปกติ, การละเมิดวินัย, การประพฤติมิชอบ ฯลฯ

บันทึกอธิบายเขียนด้วยมือโดยพนักงานในสำเนาเดียวบนกระดาษ A4 มาตรฐานและส่งถึงบุคคลที่ร้องขอ นอกจากนี้ยังสามารถพิมพ์บนคอมพิวเตอร์โดยใช้แบบฟอร์มลายฉลุที่องค์กรยอมรับ รูปแบบของบันทึกอธิบายตลอดจนวิธีการดำเนินการ (เขียนด้วยลายมือหรือบนคอมพิวเตอร์) ไม่ได้ถูกกำหนดไว้ตามกฎหมาย

หน่วยโครงสร้างหรือเจ้าหน้าที่เฉพาะสามารถจัดทำบันทึกอธิบายได้

บันทึกไว้เป็นหลักฐาน

นายจ้างโดยกำหนดให้ลูกจ้างเขียนคำอธิบายด้วยมือ จึงเป็นการป้องกันตนเองจากการกระทำที่ผิดกฎหมายของลูกจ้างในข้อพิพาทแรงงาน ป้องกันการทดแทนเอกสารต้นฉบับ

หากบริษัทใช้แบบฟอร์มเทมเพลต คุณสามารถจดบันทึกได้ในตอนท้ายของข้อความ:คำอธิบายนี้รวบรวมด้วยตนเองโดยใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล วันที่. ลายเซ็น.

การลงทะเบียนรายละเอียดส่วนบุคคลของรายงาน

เพื่อรวมข้อมูลและเอกสารอ้างอิงเข้าด้วยกันควรมีการจัดทำและดำเนินการบันทึกอธิบายตามข้อกำหนดของ GOST 6.30-2003

วันที่หมายเหตุอธิบายคือวันที่จัดทำ

ข้อความหมายเหตุอธิบายจะต้องมี:

คำอธิบายของข้อเท็จจริงที่เป็นเหตุผลในการเขียน

ข้อโต้แย้งที่อธิบายสถานการณ์ปัจจุบัน

ข้อความในบันทึกจะต้องน่าเชื่อถือและมีหลักฐานที่หักล้างไม่ได้

เมื่อลงทะเบียนแล้ว ลายเซ็นตำแหน่ง ลายเซ็นส่วนตัว ชื่อย่อ และนามสกุลจะถูกระบุ

เช่น การใช้งานอาจมีการจัดหาเอกสารที่แสดงให้เห็นถึงการกระทำของผู้จัดทำเอกสารและยืนยันสถานการณ์บางอย่าง

ในแง่ของโครงสร้างของข้อความ ข้อความอธิบายแตกต่างจากรายงานตรงที่ไม่มีข้อสรุปและข้อเสนอ (ตัวอย่างที่ 6)

โปรดทราบ

หากบริษัทได้พัฒนาและอนุมัติรูปแบบมาตรฐานของบันทึกอธิบายที่ใช้ในสถานการณ์ต่างๆ ไม่ได้หมายความว่าพนักงานจะต้องจัดทำบันทึกตามแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติ เอกสารที่ไม่ได้จัดทำขึ้นตามแบบฟอร์มก็อาจใช้ได้เช่นกัน

ตัวอย่างที่ 6

หมายเหตุอธิบาย

ดำเนินการทางวินัย
ในรูปแบบของการตำหนิ Alexandrova I.I.

ออกคำสั่งให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
สโมลกิ้น 17/04/2557

ถึงผู้อำนวยการ LLC "SV"

เอ.วี. สโมลคิน

หมายเหตุอธิบาย

14.04.2014 № 14

เกี่ยวกับการขาดงาน

ฉัน Alexandrova Irina Igorevna นักบัญชี ไม่อยู่ในที่ทำงานเมื่อวันที่ 14 เมษายน 2013 เวลา 9.00 น. ถึง 15.30 น. เนื่องจากสถานการณ์ส่วนตัว

ฉันไม่มีเอกสารประกอบ

นักบัญชี อเล็กซานโดรวาฉัน. อเล็กซานโดรวา

การลงทะเบียนรายงาน อย่างเป็นทางการ หมายเหตุเชิงอธิบาย

หน้าที่หนึ่งของบริการการจัดการบันทึกขององค์กรคือเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถค้นหาข้อมูลที่จำเป็นที่เกี่ยวข้องกับการส่งเสริมเอกสารที่ถ่ายโอนไปยังผู้รับเหมาได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาข้อมูลนี้ จึงมีการใช้แบบฟอร์มลงทะเบียนต่างๆ

รายงาน บันทึกอย่างเป็นทางการและคำอธิบายตามวัตถุประสงค์การใช้งาน ถือเป็นผู้ให้บริการข้อมูลบางอย่าง เนื่องจากปัญหาที่ระบุไว้ในบันทึกต้องมีการตัดสินใจเป็นลายลักษณ์อักษรในรูปแบบของมติของหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจอื่น ๆ เอกสารจึงต้องได้รับการลงทะเบียน

เราขอเตือนคุณว่าการลงทะเบียนเอกสารมีสามรูปแบบ: นิตยสาร การ์ด และระบบอัตโนมัติ- องค์กรมีสิทธิ์เลือกรูปแบบการลงทะเบียนที่มีประสิทธิภาพและเหมาะสมที่สุด

▪ แบบฟอร์มลงทะเบียนวารสาร -ที่พบบ่อยที่สุดแต่ก็ไม่สะดวกเสมอไปเพราะว่า เอกสารทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ตามลำดับเวลา และเมื่อค้นหาเอกสารใดเอกสารหนึ่ง ผู้เชี่ยวชาญจะต้องตรวจสอบแผ่นงานทั้งหมดของวารสาร การค้นหาข้อมูลยังมีความซับซ้อนเนื่องจากสามารถลงทะเบียนเอกสารการริเริ่มได้ เช่น ในวารสารฉบับหนึ่ง และการตอบกลับในวารสารอื่น ไม่มีแบบฟอร์มลงทะเบียนบังคับ (นิตยสาร) ตามกฎหมาย แบบฟอร์มสมุดบันทึกที่แนะนำจะแสดงอยู่ในตัวอย่างที่ 7

ตัวอย่างที่ 7

ส่วนของบันทึกรายงานและหมายเหตุอธิบาย

วันที่เอกสาร	หมายเลขทะเบียน	ประเภทเอกสารสรุป	ใครลงนามในเอกสาร	ผู้ดำเนินการ	โอนไปที่	ใบเสร็จรับเงิน (ลายเซ็น, วันที่)	ทำเครื่องหมายในการส่งเอกสารไปยังไฟล์
07.04.2014	03-10/14	เมื่อเรียกคืนแคชเชียร์ O.R. Shvets จากวันหยุด	หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคล	สารวัตรทรัพยากรบุคคล	แผนกทรัพยากรบุคคล	สมีร์โนวา วี.เอ. 07.04.2014	ในกรณีที่หมายเลข 03-14 Smirnova 04/07/2014

▪ แบบฟอร์มลงทะเบียนบัตรเมื่อเทียบกับฉบับนิตยสารจะสะดวกและดัดแปลงมากกว่า การ์ดการลงทะเบียนและการควบคุมเอกสารที่สร้างขึ้นเมื่อค้นหาในตัวแยกประเภททำให้สามารถปรับกระบวนการค้นหาเอกสารให้เหมาะสมและลดเวลาของกระบวนการลงทะเบียนได้ ข้อได้เปรียบที่ชัดเจนของการลงทะเบียนบัตรคือพนักงานหลายคนสามารถจัดการการลงทะเบียนได้ในเวลาเดียวกัน

▪ แบบฟอร์มลงทะเบียนอัตโนมัติ (อิเล็กทรอนิกส์)เกี่ยวข้องกับการใช้ซอฟต์แวร์พิเศษ ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารจะถูกป้อนลงในการลงทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์และบัตรควบคุมที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล สามารถพิมพ์บัตรลงทะเบียนและการ์ดควบคุมพร้อมกันกับการลงทะเบียนได้

โดยทั่วไป รายงานและหมายเหตุอธิบายจะมีดัชนีการลงทะเบียนที่ซับซ้อน ซึ่งมีการกำหนดสูตรในลักษณะเดียวกับดัชนีของเอกสารขาออก หมายเลขทะเบียนประกอบด้วยดัชนีกรณีตามระบบการตั้งชื่อกรณี (รวมถึงดัชนีของหน่วยโครงสร้างและหมายเลขกรณีตามระบบการตั้งชื่อกรณีของหน่วยนี้) และหมายเลขซีเรียลของเอกสารภายในปีปฏิทิน

โปรดทราบ

ปัญหาการลงทะเบียนและการบัญชีเอกสารในองค์กรควรสะท้อนให้เห็นในคำแนะนำในการทำงานในสำนักงาน คำแนะนำควรรวมถึง:

1) รายการเอกสารที่ไม่ได้ลงทะเบียน

2) รายชื่อกลุ่มเอกสารที่ลงทะเบียนและสำหรับแต่ละกลุ่มจะต้องระบุสิ่งต่อไปนี้:

สถานที่ลงทะเบียน

เวลาและขั้นตอนการลงทะเบียน

กฎการสร้างหมายเลขทะเบียน

แบบฟอร์มการลงทะเบียน;

รายการรายละเอียดที่กรอกในแบบฟอร์มกฎการกรอก

หลักเกณฑ์การบันทึกความเคลื่อนไหวของเอกสารภายหลังการลงทะเบียน

หลักการลงทะเบียน (การลงทะเบียนครั้งเดียวหรือซ้ำเมื่อโอนเอกสารไปยังแผนกอื่น)

3) ขั้นตอนการรับเอกสารซ้ำให้กับองค์กร (สำหรับเอกสารขาเข้า)

ระยะเวลาการจัดเก็บรายงาน บันทึกทางการ และคำอธิบาย

ระยะเวลาการจัดเก็บถูกกำหนดไว้ในรายการเอกสารเก็บถาวรการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในการดำเนินกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐ รัฐบาลท้องถิ่น และองค์กรต่างๆ ซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บที่ได้รับอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ลำดับที่ 558 ตามรายการที่ระบุ ระยะเวลาการจัดเก็บรายงานอาจเป็น 1 ปี 3 ปี 5 ปี 75 ปี แบบถาวร หมายเหตุอธิบายควรเก็บไว้อย่างถาวร

คำแนะนำของเรา

เมื่อจัดทำบันทึกจำเป็นต้องปฏิบัติตามรูปแบบที่เหมือนกันและข้อความหลักของเอกสารจะต้องเป็นไปตามกฎจรรยาบรรณทางธุรกิจและข้อกำหนดที่กำหนดไว้สำหรับการดำเนินการเอกสาร ความรู้สึกที่ไม่พึงประสงค์เกิดจากเอกสารที่รวบรวมและดำเนินการอย่างไม่เป็นระเบียบซึ่งมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ อย่ารีบเร่งในการส่งเอกสารไปยังผู้รับ แต่ควรตรวจทานอย่างละเอียด แก้ไขข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือการพิมพ์ผิด หากมี

SZ ถูกจัดทำโดยพนักงานในนามของหัวหน้างานโดยตรงหรือในนามของหัวหน้าแผนกอื่น ช่วยให้คุณได้ในเวลาอันสั้น:

แจ้งผู้จัดการเกี่ยวกับปัญหาปัจจุบัน

จัดทำข้อเสนอเพื่อกำจัดมันหรือตกลงแผนปฏิบัติการกับพนักงานคนอื่น

ชักจูงให้ผู้จัดการตัดสินใจหรือออกคำสั่ง

นอกจากนี้ยังเป็นข้อพิสูจน์ว่าผู้เชี่ยวชาญที่ค้นพบปัญหาในกระบวนการทำงานไม่ยอมให้สถานการณ์ดำเนินไป แต่ได้แจ้งให้ฝ่ายบริหารทราบเพื่อให้สามารถตัดสินใจได้ทันที นั่นคือเขาไม่ได้เกียจคร้าน

ประเภทของบันทึกช่วยจำ

มาดูจดหมายบริการประเภทหลัก:

เกี่ยวกับการขอข้อมูล

เกี่ยวกับการละเมิดที่พนักงานกระทำในการปฏิบัติหน้าที่

เกี่ยวกับโบนัสสำหรับพนักงาน

นอกจากนี้ SZ ยังสามารถติดตามการถ่ายโอนแพ็คเกจเอกสารระหว่างแผนก แผนก แผนกภายในองค์กรได้ (สำหรับองค์กรบุคคลที่สามจำเป็นต้องเตรียมจดหมายปะหน้า) นอกจากนี้ยังสามารถส่งให้กับพนักงานโดยต้องอธิบายเหตุผลในการลางาน

SZ อาจมีคำถามใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับปัญหาการทำงาน

กฎการรวบรวม

กฎหลักที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อรวบรวมคือความกะทัดรัด เอกสารควรระบุสาระสำคัญของปัญหาอย่างชัดเจน รวมถึงวิธีแก้ไข ตามกฎแล้ว ข้อความของ SZ ไม่ควรยาวเกิน 6-7 บรรทัด SZ ไม่มีรูปแบบที่เป็นหนึ่งเดียว หากต้องการคอมไพล์ ให้ใช้ตัวอย่างบันทึกช่วยจำในรูปแบบฟรี

อย่างไรก็ตามเมื่อเขียนคุณควรคำนึงถึงข้อกำหนดของ GOST R 6.30-2003 ด้วย การเขียนบันทึกช่วยจำตาม GOST ตัวอย่างที่แสดงไว้ด้านบนต้องมีรายละเอียดดังต่อไปนี้:

กระดาษจะต้องมี "ส่วนหัว" ระบุว่าที่อยู่ของใคร (ตำแหน่งและชื่อเต็มของพนักงานในกรณีฉุกเฉิน)

กรอกวันที่จัดทำและเลขที่เอกสาร

ชื่อเรื่องของข้อความระบุหัวเรื่องของ SZ;

คำอธิบายของสถานการณ์ปัจจุบันเนื่องจากบันทึกช่วยจำ: "ฉันแจ้งให้คุณทราบ ... " จากนั้นข้อความในบันทึกต้องมีคำขอเฉพาะ

ด้านล่างนี้คือตำแหน่งและชื่อเต็มของผู้เรียบเรียง พร้อมลายเซ็นพร้อมสำเนา

เอกสารที่ครบถ้วนควรลงทะเบียนกับเลขานุการขององค์กรเป็นจดหมายโต้ตอบขาเข้า หลังจากนี้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าผู้กำกับจะได้รับ SZ และทำความคุ้นเคยกับมันเป็นการส่วนตัว

SZ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

เป็นที่น่าสังเกตว่าองค์กรหลายแห่งได้นำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ ดังนั้น SZ สามารถออกทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ ในกรณีนี้จะถูกส่งไปยังอีเมลองค์กรขององค์กร เลขานุการมีหน้าที่คัดแยกและส่งต่อจดหมายไปยังผู้รับเพิ่มเติม

วิธีการถ่ายโอน SZ นี้จะช่วยประหยัดกระดาษและเวลาของพนักงาน ในกรณีนี้เอกสารจะถูกวาดในลักษณะเดียวกับบนกระดาษ ขอแนะนำว่าควรมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ส่ง เพื่อให้แน่ใจว่าผู้จัดการได้อ่านเอกสารที่ส่งแล้ว เมื่อส่ง คุณควรขอ "ใบตอบรับการอ่านอีเมล" โดยทำเครื่องหมายในช่องในแบบฟอร์มการส่ง

เอกสารตัวอย่าง

บ่อยครั้งในการแก้ไขปัญหาการทำงานจำเป็นต้องถ่ายทอดข้อมูลสำคัญไปยังผู้จัดการ บางครั้งสถานการณ์จำเป็นต้องแสดงคำอธิบายของสถานการณ์และคำเตือนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดเป็นลายลักษณ์อักษร

ในกรณีนี้ไม่เพียงแต่จะต้องนำเสนอข้อเท็จจริงอย่างถูกต้องเท่านั้น แต่ยังต้องจัดทำเอกสารอย่างถูกต้องด้วย การวาด SZ มักทำให้เกิดปัญหาโดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่ไม่มีประสบการณ์ แต่การทำเช่นนี้ไม่ใช่เรื่องยากหากคุณมีตัวอย่างบันทึกช่วยจำต่อหน้าต่อตา นั่นคือเหตุผลที่เราได้เตรียมตัวอย่างหลังจากตรวจสอบแล้วคุณจะสามารถร่างเอกสารได้อย่างถูกต้อง ลองดูกรณีทั่วไปที่ต้องมีการเขียน SZ

SZ เกี่ยวกับโบนัสเป็นพื้นฐานในการออกคำสั่งให้รางวัลแก่พนักงาน เอกสารนี้จัดทำขึ้นโดยหัวหน้างานโดยตรงของพนักงานที่ส่งถึงผู้อำนวยการขององค์กร มันบ่งบอกถึงข้อดีของพนักงาน, การร้องขอสิ่งจูงใจ, ข้อมูลของพนักงานและผู้เรียบเรียง หลังจากตรวจสอบ SZ และตัดสินใจในเชิงบวกแล้ว ผู้อำนวยการจะออกคำสั่งเกี่ยวกับโบนัส วิธีเขียนบันทึกถึงตัวอย่างผู้กำกับ:

หากในระหว่างสถานการณ์การทำงานเกิดขึ้นเนื่องจากการที่พนักงานไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างเต็มที่ก็จะถูกนำมาใช้ อธิบาย- มันบ่งบอกถึงเหตุผล วิธีเขียนตัวอย่างบันทึกช่วยจำ:

SZ ถูกใช้หากพนักงานจำเป็นต้องติดต่อผู้จัดการเพื่อขอจัดสรรเงินทุนสำหรับความต้องการในการทำงาน ในกรณีนี้เอกสารจะระบุข้อเท็จจริงเกี่ยวกับความต้องการการผลิตในการซื้อวัสดุ วิธีเขียนตัวอย่างบันทึกอย่างถูกต้อง:

อายุการเก็บรักษา

ตามรายการเอกสารเก็บถาวรการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐรัฐบาลท้องถิ่นและองค์กรที่ระบุระยะเวลาการจัดเก็บซึ่งได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 หมายเลข 558 SZ จะต้อง ถูกเก็บไว้ในเอกสารสำคัญขององค์กรเป็นเวลาอย่างน้อยห้าปี หากจำเป็นผู้อำนวยการขององค์กรมีสิทธิขยายระยะเวลาการเก็บรักษาได้ ระยะเวลาการจัดเก็บ SZ ที่ออกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อาจถูกกำหนดโดยกฎบัตรของบริษัท

บันทึกช่วยจำเป็นรูปแบบการหมุนเวียนเอกสารภายในองค์กร ซึ่งทำให้สามารถตอบสนองทุกสถานการณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วัตถุประสงค์และประเภทของเอกสารราชการ

จดหมายอย่างเป็นทางการมีจุดประสงค์เพื่อแจ้งเจ้าหน้าที่บางคนเกี่ยวกับปัญหาที่มีอยู่หรือเพื่อเสนอข้อเสนอใดๆ เกี่ยวกับปัญหาการผลิต

นอกจากนี้ เอกสารอย่างเป็นทางการยังเป็นเครื่องยืนยันว่าเจ้าหน้าที่ไม่เพียงแต่ทำงานของตนเท่านั้น แต่ยังมองเห็นปัญหาที่มีอยู่ด้วย ซึ่งจะมีการเน้นในหมายเหตุนี้ในภายหลัง ในกรณีนี้ พนักงานที่เขียนบันทึกถึงผู้จัดการเกี่ยวกับการมีการละเมิดใด ๆ จะปลดเปลื้องความรับผิดชอบในการแก้ไขปัญหานี้โดยสิ้นเชิง

บันทึกการบริการแบ่งออกเป็น:

• ปัจจัยที่บ่งบอกถึงปัจจัยบางประการของการกระทำหรือปรากฏการณ์ที่มีลักษณะเชิงลบ บันทึกการผลิตดังกล่าวรวมถึงบันทึกอธิบาย รายงาน การดำเนินการเกี่ยวกับการละเมิดและการร้องเรียนที่ระบุ
• ที่เป็นคำอธิบายเพิ่มเติมในเอกสารหลัก สิ่งเหล่านี้อาจเป็นหมายเหตุเกี่ยวกับการตัดจำหน่ายหรือการซื้อวัสดุ การจัดสรรความช่วยเหลือทางการเงิน การเลื่อนตำแหน่ง โบนัส และอื่นๆ

ในทางกลับกัน การสำรวจสำมะโนประชากรอย่างเป็นทางการสามารถดำเนินการได้ทั้งระหว่างผู้ใต้บังคับบัญชาและนายจ้าง (ภายใน) และระหว่างหัวหน้าแผนกโครงสร้างและผู้จัดการหลักขององค์กร (ภายนอก) ภายนอก เอกสารการผลิตมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ภายนอกองค์กร ผู้รับบันทึกประเภทนี้คือผู้บริหารระดับสูง

ข้อมูลและแบบฟอร์มเอกสารธุรกิจภายใน

เนื้อหาของเอกสารราชการมักจะครอบคลุมถึงการผลิต วัสดุ ประเด็นทางเศรษฐกิจ ตลอดจนประเด็นเกี่ยวกับโบนัส การเลื่อนตำแหน่ง หรือการลดตำแหน่ง ดังนั้นพนักงานของแผนกใด ๆ ก็สามารถขอเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อจัดหาวัสดุหรือทรัพยากรทางการเงินบางอย่างให้เขาทั้งเพื่อการผลิตและของใช้ส่วนตัว นอกจากนี้ เนื้อหาของเอกสารดังกล่าวอาจครอบคลุมถึงการร้องเรียนต่อพนักงานรายใดรายหนึ่งหรือผู้บังคับบัญชาโดยตรง

สำหรับการให้รางวัลแก่พนักงาน นายจ้างโดยตรงจะเขียนบันทึกในรูปแบบของคำร้องที่ส่งถึงผู้จัดการระดับสูงของเขา โดยเน้นย้ำถึงข้อดีของผู้ใต้บังคับบัญชาและให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการรับโบนัส

จดหมายภายในองค์กรถึงหัวหน้าองค์กรจากผู้ใต้บังคับบัญชานั้นเขียนด้วยลายมือในรูปแบบอิสระ อย่างไรก็ตาม ในการเขียนเอกสารประเภทนี้ คุณสามารถใช้คอมพิวเตอร์หรือเทคโนโลยีการพิมพ์ได้

การเขียนเอกสารที่มีความสามารถ

แม้ว่าพระราชบัญญัตินี้จะไม่มีเทมเพลตที่กำหนดไว้ในระดับนิติบัญญัติ แต่จำเป็นต้องมีข้อมูลต่อไปนี้:

• ที่อยู่ของใบสมัครนี้ (ตำแหน่ง นามสกุล และชื่อย่อของผู้รับ) ระบุไว้ที่มุมขวาบนของเอกสาร หมายเลขบันทึก และวันที่ลงทะเบียน
• ชื่อของจดหมายที่กำลังแต่ง;
• ส่วนเกริ่นนำมักจะสะท้อนถึงเวลา วันที่ และเวลาของเหตุการณ์
• ส่วนหลักกำหนดสาระสำคัญโดยละเอียดของเหตุการณ์
• ส่วนสุดท้ายรวมถึงข้อเสนอของคอมไพเลอร์ซึ่งเขาขอให้หัวหน้าองค์กรดำเนินการ
• ใต้ข้อความคือวันที่เขียนเอกสาร ตำแหน่งหรืออาชีพของผู้เรียบเรียง ชื่อนามสกุลและชื่อย่อของเขา

สำหรับจดหมายภายนอกนั้น จะต้องมีเนื้อหาคล้ายกันและเขียนไว้บนหัวจดหมายของสถาบัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในรูปแบบการพิมพ์โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

องค์กรหลายแห่งมีเทมเพลตบันทึกช่วยจำสำเร็จรูปที่พัฒนาและอนุมัติโดยฝ่ายบริหาร ด้วยเหตุนี้คนงานจึงจะจัดทำสารคดีดังกล่าวได้ง่ายขึ้นและมีความสามารถมากขึ้น

ในจดหมายภายในและภายนอกควรนำเสนอข้อมูลโดยย่อและชัดเจนโดยไม่ต้องฟุ่มเฟือยโดยไม่จำเป็น ซึ่งช่วยประหยัดเวลาสำหรับบุคคลที่จัดเตรียมเอกสารและบุคคลที่ระบุเอกสารนั้น และการนำเสนอข้อเสนอที่ชัดเจนยังช่วยให้ผู้จัดการตอบกลับได้เร็วที่สุด

สร้างจดหมายการผลิตทางอิเล็กทรอนิกส์

องค์กรหลายแห่งอนุญาตให้จัดทำบันทึกอย่างเป็นทางการโดยใช้คอมพิวเตอร์ซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้างเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่ละหน่วยโครงสร้างเลือกวิธีการลงทะเบียนนี้อย่างอิสระและกำหนดไว้ในเอกสารบางอย่างที่กฎหมายกำหนด ดังนั้นเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์จึงช่วยลดความยุ่งยากในการจัดทำเอกสารและการส่งซึ่งช่วยลดเวลาในการตรวจสอบบันทึกและดำเนินมาตรการตอบสนองได้อย่างมาก

วิธีการเขียนจดหมายบริการทางอิเล็กทรอนิกส์ไม่แตกต่างจากฉบับที่เขียนด้วยลายมือมากนัก แต่ก็ยังมีความแตกต่างดังต่อไปนี้:

• ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่จำเป็นต้องระบุว่าใครถูกส่งไปเนื่องจากข้อมูลดังกล่าวถูกเขียนไว้ในแถบที่อยู่แล้ว
• ลายเซ็นของผู้ริเริ่มในบันทึกอิเล็กทรอนิกส์จะถูกวางโดยอัตโนมัติ (ลายเซ็นสแกนที่เตรียมไว้ล่วงหน้า)
• ผู้ส่งจะได้รับการแจ้งเตือนจากผู้รับทางอีเมลว่าเขาได้รับจดหมายและได้อ่านแล้ว บริการนี้เป็นการยืนยันการส่งบันทึก

ข้อดีหลักประการหนึ่งของการสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์คือเทมเพลตที่มีอยู่แล้ว ซึ่งสามารถนำไปใช้ในการเตรียมเอกสารที่คล้ายคลึงกันในภายหลังได้ ข้อได้เปรียบนี้ได้รับจากบริการขององค์กรหรือพนักงานแต่ละคนซึ่งมักจะต้องจัดทำบันทึกช่วยจำเนื่องจากประเภทของกิจกรรมของพวกเขา

แง่มุมของการรวบรวม

เมื่อจัดทำบันทึกช่วยจำจำเป็นต้องคำนึงถึงความแตกต่างดังต่อไปนี้ซึ่งขึ้นอยู่กับประเภทและวัตถุประสงค์:

การปฏิบัติตามความแตกต่างข้างต้นจะช่วยให้แม้แต่พนักงานที่ไม่มีประสบการณ์ก็สามารถจัดทำบันทึกช่วยจำที่มีความสามารถและเข้าใจได้สำหรับผู้จัดการ

ความสำคัญของเอกสาร

เอกสารอย่างเป็นทางการช่วยหลีกเลี่ยงสถานการณ์ความขัดแย้งโดยตรงระหว่างพนักงานขององค์กรบางแห่งซึ่งส่งผลดีต่องานของตน พวกเขายังมีบทบาทสำคัญในการรายงานทางบัญชีและภาษีซึ่งปัญหาทางการเงินจำเป็นต้องได้รับการดูแลและปฏิบัติตามความแตกต่างต่างๆ

เหนือสิ่งอื่นใด จดหมายอย่างเป็นทางการมีประสิทธิภาพในการต่อสู้กับผู้กระทำความผิดในองค์กร นอกจากนี้ การเขียนเอกสารร้องเรียนไปยังนายจ้างยังช่วยให้คุณแก้ไขปัญหาได้โดยไม่มีข้อพิพาทและการทำร้ายร่างกาย เนื่องจากการร้องเรียนอย่างเป็นทางการสามารถเขียนได้โดยไม่เปิดเผยตัวตน หรือเพียงชื่อของผู้ริเริ่มจะไม่ได้รับการประกาศโดยผู้จัดการตามคำขอของเขา

ดังนั้นเอกสารดังกล่าวจึงทำหน้าที่เป็นเครื่องมืออเนกประสงค์ซึ่งทำให้ปัญหาขององค์กรส่วนใหญ่สามารถแก้ไขได้ในระยะเวลาอันสั้น

ประชากรเปอร์เซ็นต์ค่อนข้างมากมีความเกี่ยวข้องกับการทำงานในองค์กรที่มีขนาดและประเภทกิจกรรมต่างๆ ขณะปฏิบัติหน้าที่พนักงานอย่างสม่ำเสมอ จำเป็นต้องสื่อสารกับฝ่ายบริหารเพื่อแก้ไขปัญหาบางอย่าง

เนื่องจากทุกคนสามารถเผชิญกับการติดต่อทางธุรกิจประเภทนี้ได้ เรามาดูคำถามหลักให้ละเอียดยิ่งขึ้น: บันทึกช่วยจำจะถูกร่างขึ้นเมื่อใดและอย่างไร อะไรคือความแตกต่างในการร่างเอกสารอย่างเป็นทางการสำหรับฝ่ายบริหาร?

เรียนผู้อ่าน!บทความของเราพูดถึงวิธีทั่วไปในการแก้ไขปัญหาทางกฎหมาย แต่แต่ละกรณีจะไม่เหมือนกัน

หากท่านต้องการทราบ วิธีแก้ปัญหาของคุณอย่างแน่นอน - ติดต่อที่ปรึกษาออนไลน์ทางด้านขวาหรือโทร ให้คำปรึกษาฟรี:

บันทึกช่วยจำเขียนในกรณีใดบ้าง?

บันทึกช่วยจำอย่างเป็นทางการเป็นหนึ่งในองค์ประกอบของการรับส่งเอกสารภายใน ด้วยความช่วยเหลือนี้ พนักงานของบริษัทสามารถแก้ไขปัญหาและสถานการณ์ด้านการผลิตได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

บันทึกการบริการ ออกแบบมาเพื่อแก้ไขปัญหาและประเด็นทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของพนักงานคนใดคนหนึ่งหรือทั้งแผนก ในกรณีนี้ การแก้ปัญหาอาจขึ้นอยู่กับทั้งพนักงานคนอื่นของบริษัทและในหน่วยโครงสร้างที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง

ข้อแตกต่างที่สำคัญจากรายงานคือใช้ในการสื่อสารทางธุรกิจระหว่างพนักงานหรือหน่วยงานโครงสร้างที่มีสถานะเท่าเทียมกันในองค์กร กล่าวอีกนัยหนึ่ง ไม่มีการอยู่ใต้บังคับบัญชาโดยตรง.

การเขียนบันทึกมีประโยชน์เพิ่มเติม เอกสารนี้พิสูจน์ว่าพนักงานที่รวบรวมเอกสารดังกล่าวระบุถึงปัญหาที่อยู่ในขอบเขตความรับผิดชอบของเขา

ถ้าเป็นผู้เชี่ยวชาญ ไม่สามารถเข้าใจได้ด้วยตัวเองเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นก็สามารถจดบันทึกและนำประเด็นนี้ไปให้ผู้เชี่ยวชาญคนอื่นๆ พิจารณาได้ ในกรณีนี้เขาจะสามารถบรรเทาความรับผิดชอบต่อคุณภาพที่ไม่ดีหรือการพิจารณางานก่อนเวลาอันควรได้

ในบางกรณี คำสั่งจะถูกร่างขึ้นตามความจำเป็นในการดำเนินการบางอย่างบนพื้นฐานของบันทึกช่วยจำ

ข้อความในเอกสารควรมีอะไรบ้าง?

แม้ว่าจะไม่ได้กำหนดรูปแบบที่แน่นอนของการกรอกจดหมายธุรกิจดังกล่าว แต่สามารถกำหนดประเด็นพื้นฐานได้หลายประการ บังคับสำหรับการกำหนดในเอกสาร- รายการรายละเอียดประกอบด้วย:

1. ส่วนหัวที่มีการเขียนรายละเอียดของผู้รับ เช่น ชื่อเต็มและตำแหน่ง
2. ชื่อของเอกสารอย่างเป็นทางการ
3. วันที่เขียนและหมายเลข
4. ชื่อเรื่องที่หัวข้อการติดต่อสื่อสารชัดเจนทันที
5. “เนื้อหา” ของเอกสารซึ่งมีการอธิบายสถานการณ์ปัจจุบันในขั้นต้น หลังจากนั้นผู้เขียนระบุคำขอของเขา
6. ตำแหน่งพนักงานผู้รวบรวมข้อความอย่างเป็นทางการ ลายเซ็น และชื่อเต็มของผู้เขียน

บ่อยครั้งที่ข้อความในบันทึกเริ่มต้นด้วยคำว่า "ฉันอยากจะแจ้งให้คุณทราบ ... " หลังจากนั้นข้อมูลหลักก็มา แต่นี่ไม่ใช่กฎบังคับ

เขียนและเขียนอย่างไรให้ถูกต้อง?

จุดเริ่มต้นของเอกสารควรเป็น รายละเอียดขององค์กรและผู้ริเริ่มจดหมายอย่างเป็นทางการ- ชื่อของเอกสารเขียนไว้ตรงกลาง ข้อความหลักควรเริ่มต้นจากด้านล่างและบนเส้นสีแดง ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว แก่นแท้ของปัญหาได้รับการถ่ายทอดอย่างอิสระ เอกสารให้แล้วเสร็จภายในวันที่จัดทำและลงนาม

หากข้อความหลักของบันทึกควรมีขนาดใหญ่ ต้องแบ่งเป็นหลายย่อหน้า:

• คำอธิบายของปัญหาหลัก
• ขอ;
• แผนกและชื่อของพนักงานที่เขียนบันทึกหากมีการอุทธรณ์ร่วมกัน

ในกรณีหลัง หัวหน้าแผนกเป็นผู้มอบลายเซ็นสำคัญในเอกสาร,ยื่นเอกสารการบริการ แอปพลิเคชันที่มีลายเซ็นของพนักงานทุกคนจะถูกเพิ่มลงในเอกสารหลักเพิ่มเติม

บันทึกจะต้องเขียนบนแผ่น A4 เช่นเดียวกับเอกสารอื่นๆ อีกด้วย จำเป็นต้องมีลายเซ็น "สด"ทำด้วยมือ

บันทึกช่วยจำเขียนพร้อมกับหมายเลขซีเรียลและวันที่เขียน

หากต้องการสามารถรวบรวมเอกสารในโปรแกรมแก้ไขบนคอมพิวเตอร์แล้วพิมพ์ในภายหลัง แต่ผู้รวบรวมจะต้องทำลายเซ็นเองด้วย

คุณสมบัติของการออกแบบโน้ต (พร้อมตัวอย่าง)

ขึ้นอยู่กับประเภทของบันทึกช่วยจำความแตกต่างของการดำเนินการเอกสารและสถานการณ์ที่ควรจัดทำจะเปลี่ยนไป

ให้แก่กรรมการหรือผู้บริหารขององค์กรนั้น

บันทึกช่วยจำต่างๆ เขียนถึงผู้จัดการคนนี้ ดังนั้นเรามาพูดถึงวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อถึงพวกเขากันดีกว่า ขอแนะนำให้เขียนเอกสารเป็นต้นฉบับสองฉบับ

ตามกฎแล้วเอกสารจะถูกโอนไปยังเลขานุการโดยจะไม่ผิดที่จะได้รับเครื่องหมายการรับเอกสารประกอบการพิจารณา หลังจากนั้นให้รอการลงมติของเจ้าหน้าที่

สำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ: การขยายเวลาและการยกเลิก

บันทึกช่วยจำทำหน้าที่เป็นการยืนยันว่ามีพนักงานที่โพสต์แล้วพร้อมบวก บันทึกวันที่มาถึงและกลับจากการเดินทางเพื่อธุรกิจ- สามารถออกเอกสารนี้ได้หาก:

• พนักงานเดินทางด้วยยานพาหนะเช่าส่วนบุคคลหรือราชการ
• พนักงานไม่มีเอกสารยืนยันการเดินทางและถิ่นที่อยู่ของเขา

รีวิวจากวันหยุดค่ะ

มักจะมีกรณีที่ผู้จัดการด้วยเหตุผลด้านการผลิต พนักงานคนหนึ่งจะต้องถูกเรียกคืน.

ในสถานการณ์นี้ ผู้อำนวยการของบันทึกจะกลายเป็นหัวหน้าแผนกที่ลงทะเบียนพนักงานที่ลาโดยได้รับค่าจ้างประจำปี

หัวหน้าองค์กรต้องทำความคุ้นเคยกับเอกสารที่ส่งมาและ ระบุความยินยอมหรือการปฏิเสธคำขอของคุณบันทึกไว้ในเอกสาร

ตามมาตรา 99 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียการเรียกคืนพนักงานจากการลาพักร้อนสามารถทำได้โดยได้รับความยินยอมส่วนตัวเท่านั้น

นอกจากนี้ตามมาตรา 125 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียห้ามมิให้เรียกคืนวันหยุด:

• หญิงตั้งครรภ์
• พนักงานรายย่อย
• คนงานที่เกี่ยวข้องกับสภาพการทำงานที่เป็นอันตรายหรือเป็นอันตราย

ในวันหยุด

นอกเหนือจากการลาพักร้อนแล้ว พนักงานขององค์กรยังสามารถได้รับสิ่งที่เรียกว่า "เวลาหยุด" ได้ภายใต้เงื่อนไขบางประการ เช่น ใช้เวลาว่างจากการทำงาน เนื่องจาก ในประมวลกฎหมายแรงงานแนวคิดนี้จะถูกลบออกจะใช้คำจำกัดความ “เวลาพักเพิ่มเติม” หรือ “เวลาพักอื่นๆ”

เอกสารที่พนักงานแสดงความปรารถนาต่อผู้บังคับบัญชาอาจเป็นได้ทั้งข้อความหรือบันทึกช่วยจำ

พนักงานมีสิทธิ์หยุดงานเมื่อ:

• ทำงานล่วงเวลา
• ทำงานในวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุดนักขัตฤกษ์
• มีการทำงานล่วงเวลาทั้งหมดระหว่างการทำงานเป็นกะ
• มีส่วนร่วมในขบวนการผู้บริจาคและการบริจาคโลหิต
• พนักงาน;
• สู่วันหยุด

เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงตารางการทำงานหรือเลื่อนเวลาทำงาน

พนักงานแต่ละคนอาจมี เหตุผลที่ดีโดยสามารถติดต่อฝ่ายบริหารเพื่อขอเปลี่ยนแปลงตารางการทำงานได้

หากความคิดริเริ่มนั้นแสดงออกมาอย่างชัดเจนในส่วนของพนักงาน ใครสามารถทำได้ บันทึกความจำเป็นในการปรับเปลี่ยนเขาจัดทำบันทึกจ่าหน้าถึงหัวหน้าองค์กร

ในกรณีที่เหตุผลถูกต้องนายจ้างไม่มีสิทธิ์ปฏิเสธลูกจ้างตามมาตรา 93 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

เอกสารควรระบุกำหนดการปัจจุบันและกำหนดการที่ต้องการ

สำหรับการซื้ออุปกรณ์

บันทึกนี้เขียนโดยแผนกที่ต้องการซื้อใหม่หรือเปลี่ยนอุปกรณ์เก่า

ตัวอย่างอาจเป็นการอุทธรณ์จากฝ่ายเศรษฐกิจหรือทรัพยากรบุคคลต่อหัวหน้าแผนกเทคโนโลยีสารสนเทศโดยขอให้เปลี่ยนคอมพิวเตอร์ที่ชำรุดอย่างรวดเร็ว

แบบฟอร์มบันทึกการซื้อคอมพิวเตอร์: .

เกี่ยวกับการจัดงาน

บันทึกภายในเกี่ยวกับการแก้ไขปัญหาองค์กรในการจัดงาน มีลักษณะเฉพาะของตัวเอง- พวกเขายังพบการใช้งานบ่อยครั้งในสถาบันการศึกษา

หมายเหตุจะต้องระบุข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับกิจกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้น และหากจำเป็น ให้ระบุรายละเอียดการติดต่อของบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินการ

เกี่ยวกับการให้ข้อมูล

หนึ่งในประเภทที่ใช้กันมากที่สุดบันทึกช่วยจำ ใช้เพื่อขอข้อมูลบางอย่างและเป็นไปตามหลักการดังต่อไปนี้:

1. ควรระบุแนวคิดหลักและควรตั้งคำถาม
2. ระบุรายละเอียดที่ผู้รับอาจต้องการ
3. จำแนวคิดหลักของคำขอและให้ข้อมูลเพิ่มเติม

เกี่ยวกับการลงโทษลูกจ้าง

เอกสารประเภทนี้ใช้ในกรณีที่มีพฤติกรรมของพนักงานในที่ทำงานหรือมีทัศนคติที่ไม่เหมาะสมต่อการปฏิบัติหน้าที่ ต้องมีบทลงโทษที่เหมาะสม.

ผู้เขียนบันทึกต้องนำเสนอข้อเท็จจริงให้ดีที่สุด อย่างเป็นกลางและไร้อารมณ์ให้โอกาสฝ่ายบริหารจัดการกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น

เกี่ยวกับความต้องการพนักงานใหม่

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเมื่อจำเป็นต้องมีพนักงานใหม่ในแผนกโครงสร้างแผนกใดแผนกหนึ่งของบริษัท จากนั้นหัวหน้าแผนกมีสิทธิ์ส่งองค์ประกอบของจดหมายโต้ตอบธุรกิจภายในนี้ให้กับฝ่ายบริหาร

ในนั้นเขาจะต้องระบุ เหตุผลวัตถุประสงค์ซึ่งการตัดสินใจครั้งนี้จะเป็นไปตามวัตถุประสงค์และเป็นที่ยอมรับ

ข้อควรจำเกี่ยวกับการจ้างพนักงานใหม่: .

สำหรับงานล่วงเวลา

สาเหตุทั่วไปในการจัดทำเอกสารดังกล่าวคือ การปรากฏตัวของสถานการณ์ฉุกเฉินในเงื่อนไขที่จะต้องให้พนักงานมีส่วนร่วมในการแก้ไขปัญหาหลังเลิกเวลาทำงาน

บันทึกช่วยจำจัดทำขึ้นโดยหัวหน้ากะหรือแผนกที่ส่งถึงผู้จัดการโดยตรง ในข้อความของเอกสาร ระบุเหตุผลในการร้องขอและรายชื่อผู้ที่วางแผนจะมีส่วนร่วมในการทำงานล่วงเวลา

การให้ลูกจ้างทำงานล่วงเวลา: .

ในการสร้างหน่วยโครงสร้างใหม่

ปัญหาของการสร้างหน่วยโครงสร้างใหม่ยังสามารถแก้ไขได้ด้วยความช่วยเหลือของคำขอที่แสดงโดยใช้บันทึกช่วยจำ เป้าหมายของการดำเนินการนี้จะถูกเน้นไว้ในเนื้อหาของเอกสาร ในหมู่พวกเขา:

• การเพิ่มระดับมาตรฐานแรงงาน
• การแก้ปัญหาบางอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• การปรับปรุงร่วมกับเจ้าหน้าที่และเหตุผลอื่นๆ

ในบางสถานการณ์ บันทึกช่วยจำสามารถแทนที่ข้อความได้ โดยทำหน้าที่ "นุ่มนวล" มากขึ้น ส่วนใหญ่มักใช้สำหรับกระบวนการภายในที่เกี่ยวข้องกับองค์กรการผลิต

หากบริษัทรองรับระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การออกแบบบันทึกภายในก็ไม่ต่างจากเวอร์ชันกระดาษ ความแตกต่างที่สำคัญคือสื่อเก็บข้อมูลโอนย้ายระหว่างแผนกโครงสร้างของบริษัท

วิดีโอด้านล่างเผยให้เห็นบางแง่มุมของการทำงานกับบันทึกภายในในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์: