เมทริกซ์การจัดการเวลา Eisenhower Matrix - วิธีการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพ

- การบริหารเวลา โดย เบนจามิน แฟรงคลิน
- เมทริกซ์การบริหารเวลาของ Stephen Covey
— GTD เดวิด อัลเลน

ระบบของแฟรงคลินทำงานบนหลักการ "จากมากไปน้อย" ระบบ “อ้าง” ว่าการกระทำของมนุษย์ทุกคนจะต้องสอดคล้องกับคุณค่าชีวิตของเขาและมุ่งเป้าไปที่การบรรลุเป้าหมายชีวิตระดับโลก

เพื่อให้เส้นทางสู่เป้าหมายง่ายขึ้นและเร็วขึ้น งานหลักจะแบ่งออกเป็นงานย่อยเล็ก ๆ และในทางกลับกันก็แบ่งออกเป็นงานเล็ก ๆ หลายงาน กล่าวอีกนัยหนึ่งระบบของ B. Franklin ถูกสร้างขึ้นเหมือนปิรามิดในส่วนล่างซึ่งมีหลักการชีวิตและเป้าหมายระดับโลกตั้งอยู่และในส่วนตรงกลางและด้านบนมีแผนระยะยาวและระยะสั้นเพื่อบรรลุเป้าหมายเหล่านี้

ขั้นที่ 1 ของปิรามิด
“การก่อสร้าง” ของปิรามิดเริ่มต้นจากฐาน มันขึ้นอยู่กับการดำเนินการเพิ่มเติมทั้งหมด ในขั้นตอนนี้ คุณควรตัดสินใจเกี่ยวกับหลักการชีวิตของคุณ: กำหนดค่านิยมของคุณ พิจารณาว่าสิ่งใดสำคัญและสิ่งใดไม่สำคัญ

ขั้นที่ 2 ของปิรามิด
ขั้นตอนต่อไปขึ้นอยู่กับขั้นตอนก่อนหน้าโดยตรง บุคคลควรกำหนดเป้าหมายเฉพาะตามค่าที่เลือก ที่ใหญ่ที่สุดและสำคัญที่สุด เป้าหมายที่เขาจะพยายามให้ได้ในอีกไม่กี่ปีหรือหลายสิบปีข้างหน้า

ขั้นที่ 3 ของปิรามิด
พีระมิดขั้นที่ 3 จะถูก "สร้าง" เมื่อคุณจัดทำแผนแม่บท ในระบบของแฟรงคลิน "แผนแม่บท" หมายถึงแผนโดยรวมเพื่อให้บรรลุเป้าหมายระดับโลก คุณลักษณะพิเศษของแผนนี้คือการไม่มีองค์ประกอบเวลา: แผนแม่บทกำหนดการดำเนินการเท่านั้น แต่ไม่ได้ระบุเวลาสำหรับการดำเนินการ

ขั้นที่ 4 ของปิรามิด
ตอนนี้เป็นเวลาที่จะเริ่มร่างแผนระยะยาว - แผนสำหรับห้าปีข้างหน้า แผนนี้จัดทำขึ้นโดยมีวันที่ดำเนินการโดยเฉพาะ ยิ่งไปกว่านั้น สิ่งสำคัญมากคือต้องไม่กำหนดวันที่ที่เป็นนามธรรม (เช่น "ปีนี้") แต่ต้องระบุเวลาให้ชัดเจน (เช่น "ตั้งแต่เดือนกันยายนถึงพฤศจิกายน" ของปีที่ n)

การระบุกำหนดเวลาที่เฉพาะเจาะจงจะช่วยเร่งการเข้าถึงเป้าหมาย มนุษย์ค่อนข้างเกียจคร้านโดยธรรมชาติ และหากคุณ "ลืม" ระบุกำหนดเวลา คุณจะเลื่อนการทำงานให้เสร็จสิ้นอย่างต่อเนื่องและเลื่อนการดำเนินการไปในภายหลัง

ลองเปรียบเทียบแต่ละประเด็นของแผนระยะยาวกับประเด็นของแผนทั่วไป คุณต้องรู้ว่าคุณกำลังเข้าใกล้จุดใดของแผนแม่บท โดยพยายามบรรลุจุดเฉพาะของแผนระยะยาว

แนะนำให้ปรับเปลี่ยนแผนระยะยาวทุกๆ 4-6 เดือน

ขั้นที่ 5 ของปิรามิด
ในขั้นตอนนี้จำเป็นต้องเริ่มจัดทำแผนระยะสั้น แผนดังกล่าวสามารถออกแบบได้เป็นเวลาหลายเดือนหรือหลายสัปดาห์ แต่ละรายการของแผนระยะสั้นจะต้อง "รอง" กับรายการใด ๆ ของแผนระยะยาว

แผนระยะสั้นก็เหมือนกับแผนระยะยาว ต้องมีกำหนดเวลาที่ชัดเจนในการดำเนินการ เพียงเท่านี้การเตรียมการก็จะไม่เสียเวลา

แผนระยะสั้นจำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบค่อนข้างบ่อย ขอแนะนำให้อ่านแผนระยะสั้นอีกครั้ง (และทำการเปลี่ยนแปลงหากจำเป็น) เดือนละ 2 ครั้ง

ขั้นที่ 6 ของปิรามิด
ในขั้นตอนสุดท้าย คุณจะต้องเริ่มวางแผนรายวัน แผนในแต่ละวันจะขึ้นอยู่กับแผนระยะสั้นที่คุณพัฒนาโดยตรงในขณะที่ "ปีนขึ้นไป" ไปยังระดับก่อนหน้า

แนะนำให้แต่ละรายการในแผนมีกรอบเวลาที่ชัดเจน ตัวอย่างเช่น: “เรียนร้องเพลงกับอาจารย์เวลา 10.00 น. ถึง 17.00 น.”
เป็นการดีที่จะวางแผนสำหรับวันก่อนคืนก่อนหน้า ในระหว่างวันสามารถและควรปรับเปลี่ยนแผนได้

- เมทริกซ์การบริหารเวลาของ Stephen Covey

กิจกรรมตามเมทริกซ์ของ Stephen Covey แบ่งออกเป็นกิจกรรมที่สำคัญและเร่งด่วนตามอัตภาพ เรื่องเร่งด่วนจะแสดงด้วยเครื่องหมาย "ตอนนี้" สิ่งเหล่านี้เป็นการกระทำที่ต้องอาศัยความเอาใจใส่และเวลา บางครั้งอาจมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ได้มาซึ่งความสุขและสร้างบรรยากาศในการจ้างงาน แต่ในความเป็นจริงแล้ว การกระทำดังกล่าวไม่ได้มีความสำคัญเสมอไปและอาจไม่นำไปสู่การบรรลุเป้าหมายที่วางแผนไว้

ผลการกระทำของเราขึ้นอยู่กับเรื่องสำคัญโดยตรง สิ่งที่ช่วยให้บรรลุเป้าหมายเรียกว่าสำคัญ กิจกรรมดังกล่าวบางครั้งดูเหมือนไม่เร่งด่วน แต่ต้องได้รับความเอาใจใส่เป็นพิเศษและดำเนินการทันที

สิ่งที่ช่วยให้บรรลุเป้าหมายเรียกว่าสำคัญ Stephen Covey ชี้ให้เห็นว่าเมื่อเริ่มต้นธุรกิจใดๆ คุณต้องมีเป้าหมายสุดท้ายอยู่ในใจ หากไม่ดำเนินการ แนวคิดเรื่อง "เร่งด่วน" และ "สำคัญ" อาจสับสนได้ง่าย จึงเป็นอุปสรรคต่อการดำเนินการตามแผน

สแควร์ 1.
ประกอบด้วยเรื่องเร่งด่วนและสำคัญไปพร้อมๆ กัน โดยพื้นฐานแล้วสิ่งเหล่านี้คือวิกฤตและปัญหาที่เราต้องเผชิญในชีวิต ความยากลำบากดังกล่าวดูดซับพลังงานที่สำคัญของบุคคลและบังคับให้เขาย้ายจากปัญหาไปสู่เรื่องที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วนที่จะเติมเต็มเวลาว่างของเขา แต่จะไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ใด ๆ

ผลของการกระทำดังกล่าวคือความเครียด การทำงานหนักเกินไป การต่อสู้ดิ้นรนชั่วนิรันดร์ ซึ่งเข้ากันไม่ได้กับชีวิตที่มีความสุขและประสบความสำเร็จอย่างแน่นอน

สแควร์ 2.
รวมถึงการชี้แจงค่านิยม การกระชับความสัมพันธ์กับคนที่รักและคนสำคัญ การวางแผนปฏิบัติการระยะยาว คืนความเข้มแข็งเพื่อบรรลุเป้าหมาย และค้นหาโอกาสใหม่ๆ เรื่องดังกล่าวมีความสำคัญ แต่มักถูกเลื่อนออกไปเพราะถือว่าไม่ใช่เรื่องเร่งด่วน

ตารางนี้กลายเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดเนื่องจากให้ผลลัพธ์ที่มุ่งเป้าไปที่การตระหนักถึงผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า หากคุณใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการกระทำข้างต้น ก็มีโอกาสที่จะกลายเป็นคนที่ประสบความสำเร็จได้

ผลลัพธ์ของการกระทำจากสี่เหลี่ยมที่ 2 คือ ความพึงพอใจในชีวิต ความมีระเบียบวินัย และรูปลักษณ์ของมุมมอง นี่คือกุญแจสำคัญในการจัดการชีวิตของคุณเอง

สแควร์ 3.
สแควร์นี้รวมถึงการหยุดชะงักรายวันซึ่งถือว่าเร่งด่วนอย่างไม่ถูกต้อง นอกจากนี้ยังรวมถึงการตระหนักถึงความปรารถนาของผู้อื่นหากมันเหนือกว่าเรื่องสำคัญในข้อ 2

หลังจากปลดปล่อยตัวเองจากกิจกรรมที่ไม่สำคัญจากภาคนี้แล้วมันก็คุ้มค่าที่จะอุทิศเวลาว่างให้กับตารางที่ 2 เนื่องจากผลลัพธ์ของการเน้นไปที่ภาคที่ 3 คือการเสียสละอย่างไม่สมเหตุสมผลซึ่งเป็นความคิดที่ผิดเกี่ยวกับความไร้ความหมายของแผนและเป้าหมาย

สแควร์ 4.
ถือเป็นภาคส่วนแห่งความเสื่อมโทรมเพราะจัตุรัสนี้มีเรื่องที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน ซึ่งรวมถึงสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ในชีวิตประจำวันที่หันเหความสนใจของบุคคลไปจากเรื่องที่สำคัญจริงๆ เช่นเดียวกับงานอดิเรกที่ไร้ความหมายและการพึ่งพากิจกรรมใดๆ (เกมคอมพิวเตอร์ ดูทีวี)

แทนที่จะพัฒนาส่วนบุคคล บุคคลจะเสียเวลา สะสมอารมณ์เชิงลบ และทำลายชีวิตของตนเองผ่านการไม่ปฏิบัติและทัศนคติที่ไม่รับผิดชอบต่อการดำรงอยู่

คุณอาจสนใจบทความ ""

— GTD เดวิด อัลเลน

หากเราพยายามอธิบายวิธีการของ David Allen ในประโยคเดียว เราสามารถพูดได้ว่าคำแนะนำหลักของเขาคือการใช้เครื่องมือทางเทคนิคสมัยใหม่ให้เกิดประโยชน์สูงสุดเพื่อวัตถุประสงค์ในการวางแผนและ สิ่งนี้จะไม่สะท้อนถึงสาระสำคัญทั้งหมดของ GTD แต่จะช่วยให้คุณเข้าใจเทคโนโลยีอย่างน้อยก็ส่วนหนึ่ง

แท้จริงแล้ว ระบบการบริหารเวลาของ D. Allen เป็นที่รู้จักในด้าน "เทคนิค" ทางเทคนิคเป็นหลัก (ระบบ "43 โฟลเดอร์" การใช้ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์พิเศษและอุปกรณ์สำนักงาน) โดยมีจุดประสงค์เพื่อทำให้การจัดการโครงการง่ายขึ้น เราจะพูดถึงเครื่องมือ GTD ที่ใช้งานได้จริงในบทเรียนหน้า และเราจะให้คำอธิบายทั่วไปเกี่ยวกับเทคนิคนี้

แม้กระทั่งก่อนการสร้างทฤษฎี ผู้เขียนมั่นใจว่าการจัดระเบียบงานไม่ควรใช้เวลามากกว่าตัวงานเอง ดังนั้นพื้นฐานของระบบคือความเชื่อที่ว่าควรใช้ความพยายามสูงสุดกับการปฏิบัติภารกิจให้สำเร็จและไม่จดจำทุกสิ่งที่ต้องทำ เครื่องมือที่อัลเลนเสนอจะ "จดจำ" และบุคคลนั้นจะทำหน้าที่นั้นเท่านั้น

Getting Things Done (GTD) ย้อนกลับไปถึงการตีพิมพ์หนังสือชื่อเดียวกัน (2002) วันนี้นี่เป็นวิธีการที่ชัดเจนและละเอียดทีละขั้นตอนในการเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคลซึ่งเป็นที่ต้องการอย่างมาก มุมมองของ D. Allen เป็นมากกว่าการบริหารเวลาแบบเดิมๆ แม้ว่าเคล็ดลับมากมายของเขาจะมุ่งเป้าไปที่ "การจัดสิ่งต่างๆ ให้เป็นระเบียบ" และขจัดความสับสนและความวุ่นวายในการทำงาน

ซึ่งแตกต่างจาก S. Covey ผู้เขียน GTD พิจารณาสิ่งสำคัญที่จะไม่เน้นลำดับความสำคัญ แต่เพื่อควบคุมกระบวนการทำงานให้สำเร็จและสร้างวิสัยทัศน์แห่งอนาคตตามผลลัพธ์ เห็นได้ชัดว่าสิ่งนี้ขัดแย้งกับหลักการของปิรามิดของแฟรงคลินในเชิงเส้นผ่านศูนย์กลาง เนื่องจากอัลเลนแนะนำให้ยุติด้วยแผนระดับโลกและไม่เริ่มต้นด้วยแผนเหล่านั้น เพื่อให้บรรลุความสำเร็จในเรื่องนี้เขาแนะนำให้ใช้แบบจำลองอิสระ 3 แบบ:

1) การจัดการขั้นตอนการทำงานหมายถึงการควบคุมความรับผิดชอบและงานทั้งหมด และดำเนินการผ่าน 5 ขั้นตอน ได้แก่ การรวบรวม การประมวลผล การจัดระเบียบ การทบทวน และการดำเนินการ

2) รูปแบบการทบทวนงาน 6 ระดับสำหรับการมองเห็นแนวโน้ม (เหตุการณ์ปัจจุบัน โครงการปัจจุบัน ช่วงความรับผิดชอบ ปีที่กำลังจะมาถึง (1-2 ปี) มุมมองห้าปี (3-5 ปี) ชีวิต)

3) วิธีการวางแผนตามธรรมชาติ (การกำหนดเป้าหมายและหลักการ การเห็นผลลัพธ์ที่ต้องการ การระดมความคิด การจัดระเบียบ การกำหนดการดำเนินการเฉพาะครั้งต่อไป)

ข้อได้เปรียบที่ไม่อาจปฏิเสธได้ของ GTD ในฐานะระบบการจัดการเวลาก็คือ เป็นระบบแบบองค์รวมมากที่สุด โดยมีชุดคำสั่งสำเร็จรูป ซึ่งคุณสามารถ "จัดวางสิ่งต่าง ๆ ตามลำดับ" ได้ D. Allen ยังมีเครื่องมือที่เป็นประโยชน์มากมายเพื่ออำนวยความสะดวกในเรื่องนี้

ในทางกลับกัน GTD จำเป็นต้องมีวินัยในตนเองอย่างเข้มงวดและทำงานอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ระบบส่วนบุคคลของคุณทันสมัยอยู่เสมอ นอกจากนี้ยังมีความเห็นว่าไม่เหมาะกับผู้ประกอบอาชีพสร้างสรรค์โดยสิ้นเชิง

ดังนั้นผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลา A. Kapusta เชื่อว่าระบบนี้เหมาะอย่างยิ่งกับงานของผู้ที่มีลักษณะเป็นเส้นตรงมากกว่าเช่นในด้านการขาย ที่นั่นมีคนถูกบังคับให้โทรหลายร้อยสายทุกวัน รับอีเมลจำนวนมาก และหากไม่มีองค์กรที่เหมาะสม มันก็ค่อนข้างยากสำหรับเขาที่จะรับมือกับเรื่องทั้งหมดนี้ แต่ในงานสร้างสรรค์ การเรียงลำดับงานไม่ใช่เรื่องสำคัญเสมอไป และความเข้มงวดทำให้พื้นที่สำหรับการสร้างสรรค์นวัตกรรมมีน้อย

Dilyara จัดเตรียมเนื้อหาสำหรับไซต์นี้โดยเฉพาะ

ดังนั้น S. Covey จึงระบุข้อเสียต่อไปนี้ในการบริหารเวลา:

• ไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญได้อย่างถูกต้อง
• การไร้ความสามารถหรือไม่เต็มใจที่จะจัดระเบียบตัวเองตามลำดับความสำคัญเหล่านี้
• ขาดวินัยในการดำเนินการตามลำดับความสำคัญ

1. เทคนิคการตั้งเป้าหมาย (การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน) การสร้างความแตกต่างเป็นเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาว เป้าหมายเล็กและใหญ่

2. คำนึงถึงแผนการและ biorhythms ส่วนบุคคลของบุคคล

3. ใช้เวลารออย่างมีประสิทธิผล (ในการขนส่งสาธารณะ, ในคิว, ในรถติด)

4. สามารถถ่ายภาพเอกสาร ไดอะแกรม วัสดุจำนวนมาก แทนที่จะเขียนใหม่ เป็นความคิดที่ดีที่จะมี "สมุดบันทึกสำหรับทุกสิ่ง" เนื่องจากโน้ตบนกระดาษมักจะสูญหาย

5. สร้างเครือข่ายการติดต่อ (NETWORKING)

ดังนั้นการกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่เฉพาะเจาะจงที่สุด การวางแผนรายวันระยะสั้น การบันทึกเวลาที่ใช้ และการประเมินประสิทธิภาพ จะช่วยให้ดำเนินการตามแผนได้สำเร็จเกือบทุกแผน

วิธีที่นิยมที่สุดในโลกคือ “ การทำสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จสิ้น" ซึ่งเสนอโดยชาวอเมริกัน เดวิด อัลเลน แนวคิดหลักคือการหยุดเก็บสิ่งต่าง ๆ ที่ "อยู่ในหัวของคุณ" แต่ต้องเก็บบันทึกไว้โดยรวบรวมสิ่งที่เรียกว่า "สิ่งที่ต้องทำ-รายการ- ทันทีที่บุคคลได้รับงานที่ต้องทำให้เสร็จ เขาจะต้องวางงานนั้น "ลงในตะกร้า" ทันที ซึ่งเป็นการจัดเก็บข้อมูลชั่วคราว ตะกร้าอาจเป็นถาดกระดาษจริงหรือเพียงสมุดจดสำหรับบันทึกเคสที่เข้ามา แนวคิดหลักของ "ตะกร้า" คืออย่าพลาดข้อมูลที่เป็นประโยชน์และงานที่ได้รับ ตามเทคนิคนี้ “ตะกร้า” จะต้อง “คราด” เป็นประจำ ในระหว่างกระบวนการนี้ สินค้าในรถเข็นแต่ละรายการจะได้รับการตรวจสอบและสามารถย้ายไปยังรายการสิ่งที่ต้องทำ ปฏิทิน มอบหมาย หรือลบออกได้ ผู้เขียนยังแนะนำการจัดระเบียบงานเป็นโครงการตามหลักการของลำดับชั้นของระบบ แต่ละงานสามารถอธิบายรายละเอียดได้โดยการแบ่งงานออกเป็นขั้นตอนย่อยๆ Getting Things Done ยังแนะนำแนวคิดของการวางแผนตามบริบทซึ่งมีความสัมพันธ์กับผู้คน สถานที่ และเหตุการณ์ต่างๆ ตัวอย่างเช่น งานบางอย่างสามารถทำได้เฉพาะที่ทำงานหรือที่บ้านเท่านั้น ด้วยการจัดกลุ่มกรณีและปัญหาตามบริบท "โทรศัพท์" คุณสามารถสร้างรายการการโทรได้ทันที วิธีการของ Getting Things Done นั้นเข้มงวดมากเกี่ยวกับการวางแผน แต่อธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับระบบการบริหารเวลา รวมถึงพื้นฐานของการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล

เทคนิคของ Marc Forster กำลังได้รับความนิยมอย่างมากในโลกตะวันตก "ออโต้โฟกัส".ไม่ใช่ระบบในการจัดระเบียบงาน แต่เป็นวิธีการปฏิบัติงาน สาระสำคัญของ "ออโต้โฟกัส" เวอร์ชันแรกคือการรวบรวมรายการงานทั้งหมดในหลาย ๆ หน้าซึ่งจะดูทีละหน้า ทันทีที่พบงานในหน้าที่โดดเด่นว่าคุณต้องการทำ งานนั้นก็เสร็จสมบูรณ์ หากงานไม่เสร็จสิ้นจนจบ งานนั้นจะถูกขีดฆ่าและเพิ่มไว้ที่ส่วนท้ายของรายการ งานบนเพจจะดำเนินต่อไปจนกว่างานจะไม่ถูกเน้นอีกต่อไป งานที่เหลือจะถูกขีดฆ่าออกจากรายการ ดังนั้นทุกหน้าจึงได้รับการประมวลผล เทคโนโลยีนี้ช่วยให้คุณทำสิ่งที่คุณต้องการทำจริงๆ และงานใดๆ ก็ดูง่ายขึ้นหากคุณต้องการเลือกระหว่างงานนั้นกับงานที่เหลือ ระบบช่วยให้คุณค้นหาสมดุลระหว่างความมีเหตุผลและสัญชาตญาณ และเหมาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ไม่ชอบวาดภาพระยะใกล้ล่วงหน้า ดังที่ผู้เขียนตั้งข้อสังเกต หลายๆ คนรู้สึกสับสนกับการทำงานในรายการให้เสร็จสิ้นจนเป็นเรื่องยากสำหรับพวกเขาที่จะหยุด ผู้เสนอวิธีการนี้พยายามปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และในขณะนี้มีสี่เวอร์ชันแล้ว ในขณะเดียวกันในเวอร์ชันต่างๆ สาระสำคัญของระบบยังคงเหมือนเดิม เฉพาะอัลกอริธึมในการเลือกงานเท่านั้นที่เปลี่ยนแปลงเล็กน้อย “ออโต้โฟกัส” ไม่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายในชีวิต แต่มีอัลกอริธึมที่มีรายละเอียดและชัดเจนมากสำหรับการจัดการเวลาในการดำเนินงาน

เราจึงเห็นว่าการจัดสรรเวลามีหลากหลายวิธี พวกเขาไม่ได้แยกจากกันและหากต้องการคุณสามารถใช้การผสมผสานของวิธีการต่าง ๆ โดยเลือกระบบการจัดการเวลาที่สะดวกและเหมาะสมที่สุดสำหรับแต่ละบุคคล

ด้วยการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศ มีวิธีการรักษาระบบการจัดการเวลาส่วนบุคคลที่ยืดหยุ่น รวดเร็ว และสะดวกสบายมากขึ้นเรื่อยๆ ในเวลาเดียวกันการพัฒนาบริการอินเทอร์เน็ตรวมถึงความนิยมของไคลเอนต์แบบบางเฉียบ (โปรแกรมที่ทำงานผ่านเบราว์เซอร์) นำไปสู่ความจริงที่ว่าจำนวนเครื่องมือออนไลน์มีมากกว่าจำนวนโปรแกรมที่ติดตั้งแยกกันอยู่แล้ว คอมพิวเตอร์ ดังนั้นเมื่อสร้างชุดเครื่องมือของคุณเอง คุณสามารถใช้วัตถุจริงได้ (โน้ตบุ๊ก ถาดกระดาษ) บริการอินเทอร์เน็ตและโปรแกรมที่ทำงานโดยไม่คำนึงถึงความพร้อมใช้งานของเครือข่าย ประการแรกกระดาษหมายถึงความสะดวกเนื่องจากความเรียบง่าย เข้าใจได้ และจับต้องได้ ตัวอย่างเช่น การใช้ชีวิตในแต่ละวันสามารถแสดงเป็นแผ่นงานแยกต่างหากในไดอารี่ได้ และรูปแบบของรายการอาจมีได้เกือบทุกชนิด ทุกอย่างขึ้นอยู่กับว่ามือสามารถวาดอะไรได้บ้าง นอกจากนี้ ข้อดีที่ยอดเยี่ยมของเครื่องมือจริงก็คือความเป็นอิสระจากแหล่งจ่ายไฟ เวลาการฝึกอบรมที่น้อยที่สุด และทักษะทางเทคนิคที่ไม่ต้องการมาก ในทางกลับกัน โปรแกรมและบริการอินเทอร์เน็ตที่มีทักษะที่เหมาะสมและการเลือกเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้องให้เหมาะกับความต้องการของคุณ จะเปิดโอกาสมหาศาล ตัวอย่างเช่น การกำหนดเวลาการนัดหมาย งาน หรือกิจกรรมอื่น ๆ จะเกิดขึ้นในเวลาไม่กี่วินาที และไม่จำเป็นต้องลบหรือขีดเส้นในไดอารี่ โปรแกรมสำหรับรักษารายการสิ่งที่ต้องทำทำให้สามารถสร้างลำดับชั้นของงานได้ จากนั้นจึงทำการเลือกที่จำเป็นจากฐานข้อมูลที่สร้างขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจดโครงการปัจจุบันทั้งหมดของคุณทีละขั้นตอน ทำให้โครงการเหล่านั้นขึ้นอยู่กับเป้าหมายในชีวิตของคุณ จากนั้นคุณจะสามารถลบงานสำหรับวันนี้หรืองานที่ต้องมีการโทรออกจากรายการนี้ได้เท่านั้น มีไซต์บนอินเทอร์เน็ตจำนวนมากอยู่แล้วที่ทำให้สามารถจัดการองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของการบริหารเวลาได้ นั่นก็คือรายการสิ่งที่ต้องทำ มีบริการที่มีฟังก์ชันการทำงานที่ยอดเยี่ยมซึ่งสอดคล้องกับวิธี GTD อย่างสมบูรณ์ รวมถึงบริการที่เรียบง่าย แต่ใช้งานง่ายมาก โครงการที่ใช้เครื่องมือส่วนบุคคลเพื่อสร้างแรงจูงใจในตนเองหรือการบริหารเวลาก็กำลังได้รับแรงผลักดันเช่นกัน ในการทำเช่นนั้น พวกเขาเสนอสินค้าเพิ่มเติมบางอย่างที่โปรแกรมออฟไลน์หรือวิธีการแบบกระดาษไม่สามารถให้ได้ ตัวอย่างเช่น เว็บไซต์ worktrek.com ช่วยให้คุณไม่เพียงแต่เก็บปฏิทินปฏิทิน (เครื่องมือสำหรับเพิ่มความตระหนักในแต่ละวันที่คุณอาศัยอยู่) แต่ยังสามารถดูสถิติเฉลี่ยสำหรับผู้ใช้ทั้งหมดอีกด้วย โครงการที่ทำให้งานประจำเป็นนิสัย advirtus.com นอกเหนือจากการให้บริการฟังก์ชั่นหลักแล้วยังแนะนำเครื่องมือโซเชียลที่น่าสนใจอีกด้วย - ความสามารถในการมีส่วนร่วมในการให้คะแนนทั่วไปและทำงานที่สร้างโดยผู้ใช้รายอื่น ข้อดีของโปรแกรมที่ติดตั้งแยกต่างหากคือไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต นอกจากนี้ยังให้ความสามารถด้านกราฟิกที่ดีขึ้น และบ่อยครั้งที่อินเทอร์เฟซที่รวดเร็วและใช้งานง่ายยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น โปรแกรมรายการสิ่งที่ต้องทำของ MyLife Organized มีฟังก์ชันการทำงานมากมายที่ไม่มีบริการออนไลน์อื่นใดสามารถอวดได้ แต่หากต้องการ องค์ประกอบที่ไม่จำเป็นก็สามารถซ่อนไว้ได้ ข้อเสียเปรียบใหญ่ของเครื่องมือการจัดการเวลาทางเทคนิคสมัยใหม่คือความคล่องตัวที่ไม่ดี แต่โปรแกรมและบริการจำนวนมากมีเวอร์ชันที่เรียบง่ายสำหรับโทรศัพท์มือถืออยู่แล้ว และหากจำเป็น ก็ทำให้สามารถพิมพ์สื่อได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย โดยทั่วไปเมื่อพิจารณาถึงการพัฒนาเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ เราสามารถพูดได้ว่าพวกเขายอมให้สังคมที่แตกต่างกันสามารถเลือกวิธีการที่สะดวกที่สุดสำหรับตนเองได้แล้ว และหากไม่สมบูรณ์ อย่างน้อยก็บางส่วนก็หลีกหนีจากการวางแผนกระดาษแบบเดิมๆ ในขณะเดียวกันก็เพิ่มความเร็วและความสามารถ และความสะดวกสบาย

2.6. กลไกการตั้งเป้าหมายเป็นรายบุคคล
ทางเลือกเชิงกลยุทธ์

การตั้งเป้าหมายคือกระบวนการสร้างแบบจำลองผลลัพธ์ของกิจกรรมที่ยังไม่ได้ดำเนินการส่วนใหญ่มักแสดงโดยแบบจำลองทางจิตของผลิตภัณฑ์ในอนาคต ลักษณะเชิงคุณภาพหรือเชิงปริมาณ หรือระบบของสัญญาณและแนวคิดที่ดำเนินการ แรงจูงใจ การรับรู้ หน้าที่ของผู้บริหาร- ตัวฉันเอง การกระทำของการตั้งเป้าหมายรวมถึง:

การวินิจฉัย การพยากรณ์ และการออกแบบ ซึ่งร่วมกันให้ความเข้าใจและการกำหนดวัตถุประสงค์ของกิจกรรม การวิเคราะห์ความเป็นไปได้ตามวัตถุประสงค์ในการบรรลุเป้าหมายที่ตั้งใจไว้

การเลือกรูปแบบวิธีการและวิธีการโดยคำนึงถึงคุณสมบัติทั่วไปคุณสมบัติพิเศษและส่วนบุคคลของวิชา

จัดทำโปรแกรมกิจกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้น

ในกรณีนี้ การตั้งเป้าหมายจะเกิดขึ้นตามเงื่อนไข เสรีภาพหลอกในการเลือกเป้าหมาย(โคแกน, 1999) ตามหลักการนี้ ในกระบวนการตั้งเป้าหมาย ผู้เรียนมีตัวเลือกเป้าหมายปัจจุบันและเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ ซึ่งถูกจำกัดด้วยเหตุผลทั้งภายนอกและภายใน ยิ่งไปกว่านั้น ข้อจำกัดนี้ไม่ได้เกิดขึ้นจากเขาเสมอไป

จุดสำคัญในการตั้งเป้าหมายภายใต้เงื่อนไขของเสรีภาพในการเลือกแบบหลอกคือความเข้าใจในกระบวนการนี้ ไม่สามารถลดลงได้กับกิจกรรมที่มีเหตุผลโดยเฉพาะขึ้นอยู่กับความรู้ที่เชื่อถือได้ เฉพาะความสัมพันธ์ระหว่างเหตุผลและอารมณ์เท่านั้นที่ทำให้สามารถดำเนินกิจกรรมในสภาวะที่ไม่แน่นอนที่ไม่สมบูรณ์ได้ นอกจากนี้ ยิ่งความไม่แน่นอนมากเท่าใด องค์ประกอบทางอารมณ์ก็จะยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นเท่านั้น

การตั้งเป้าหมายยังคงอยู่ในระดับของปัญหากึ่งโครงสร้างซึ่งในกรณีส่วนใหญ่จัดทำโดยวิธีการที่ไม่เป็นทางการและประสิทธิผลขึ้นอยู่กับคุณสมบัติของผู้วิจัยสัญชาตญาณของเขาจำนวนข้อมูลที่มีให้เขาเกี่ยวกับปัญหา อยู่ระหว่างการพิจารณาและสามารถดำเนินการได้ครบถ้วน

ความสามารถในการสร้างแบบจำลองของอนาคตเชิงอัตนัยในภาพเป็นสิ่งที่ชี้ขาด คุณสมบัติของจินตนาการ- อย่างแน่นอน จินตนาการและการคำนวณเป็นเครื่องมือซึ่งด้วย ผู้ทดสอบคาดการณ์การพัฒนาของสถานการณ์, การวิเคราะห์ซึ่งในความเป็นจริงทำให้เขาสามารถเลือกได้- กล่าวอีกนัยหนึ่งกระบวนการของกิจกรรมทางจิตของมนุษย์และโดยเฉพาะอย่างยิ่งการตั้งเป้าหมายนั้นไม่ได้ถูกกำหนดโดยอัลกอริธึมโดยพื้นฐานต้องขอบคุณที่บุคคลสามารถทำได้ ดำเนินการภายใต้เงื่อนไขที่กำหนดไว้ไม่ครบถ้วน.

จุดสำคัญประการหนึ่งในการบรรลุความสำเร็จคือ ความพยายามครั้งแรกในทิศทางนี้ประกอบด้วยการจัดระบบผ่านบันทึกช่วยจำ ปฏิทิน และสมุดบันทึก ในกระบวนการวิวัฒนาการ ผู้คนได้ข้อสรุปว่าจำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญอย่างถูกต้อง ปัจจุบันสังคมต้องเผชิญกับภารกิจในการจัดการตนเองอย่างมีประสิทธิผลเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและผลลัพธ์ ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการ Stephen Covey เปิดเผยสาระสำคัญของวิธีนี้โดยละเอียด Time Management Matrix ของ Stephen Covey เป็นการค้นพบที่แปลกใหม่อย่างแท้จริง สิ่งนี้จะกล่าวถึงในบทความนี้

ข้อมูลทั่วไป

กิจกรรมตามเมทริกซ์ของ Stephen Covey แบ่งออกเป็นกิจกรรมที่สำคัญและเร่งด่วนตามอัตภาพ เรื่องเร่งด่วนจะแสดงด้วยเครื่องหมาย "ตอนนี้" สิ่งเหล่านี้เป็นการกระทำที่ต้องอาศัยความเอาใจใส่และเวลา บางครั้งอาจมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ได้มาซึ่งความสุขและสร้างบรรยากาศในการจ้างงาน แต่ในความเป็นจริงแล้ว การกระทำดังกล่าวไม่ได้มีความสำคัญเสมอไปและอาจไม่นำไปสู่การบรรลุเป้าหมายที่วางแผนไว้

ผลการกระทำของเราขึ้นอยู่กับเรื่องสำคัญโดยตรง สิ่งที่ช่วยให้บรรลุเป้าหมายเรียกว่าสำคัญ กิจกรรมดังกล่าวบางครั้งดูเหมือนไม่เร่งด่วน แต่ต้องได้รับความเอาใจใส่เป็นพิเศษและดำเนินการทันที

สิ่งที่ช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายเรียกว่าสำคัญ

Stephen Covey ชี้ให้เห็นว่าเมื่อเริ่มต้นธุรกิจใดๆ คุณต้องมีเป้าหมายสุดท้ายอยู่ในใจ หากไม่ดำเนินการ แนวคิดเรื่อง "เร่งด่วน" และ "สำคัญ" อาจสับสนได้ง่าย จึงเป็นอุปสรรคต่อการดำเนินการตามแผน

สาระสำคัญของเมทริกซ์เวลา

ดูภาพเมทริกซ์เวลาของ Stephen Covey ได้ ต่อไปเราจะพิจารณาแต่ละองค์ประกอบแยกกัน

สแควร์ 1

ประกอบด้วยเรื่องเร่งด่วนและสำคัญไปพร้อมๆ กัน โดยพื้นฐานแล้วสิ่งเหล่านี้คือวิกฤตและปัญหาที่เราต้องเผชิญในชีวิต ความยากลำบากดังกล่าวดูดซับพลังงานที่สำคัญของบุคคลและบังคับให้เขาย้ายจากปัญหาไปสู่เรื่องที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วนที่จะเติมเต็มเวลาว่างของเขา แต่จะไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ใด ๆ

ผลของการกระทำดังกล่าวคือความเครียด การทำงานหนักเกินไป การต่อสู้ดิ้นรนชั่วนิรันดร์ ซึ่งเข้ากันไม่ได้กับชีวิตที่มีความสุขและประสบความสำเร็จอย่างแน่นอน

สแควร์ 2

รวมถึงการชี้แจงค่านิยม การกระชับความสัมพันธ์กับคนที่รักและคนสำคัญ การวางแผนปฏิบัติการระยะยาว คืนความเข้มแข็งเพื่อบรรลุเป้าหมาย และค้นหาโอกาสใหม่ๆ เรื่องดังกล่าวมีความสำคัญ แต่มักถูกเลื่อนออกไปเพราะถือว่าไม่ใช่เรื่องเร่งด่วน

ตารางนี้กลายเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดเนื่องจากให้ผลลัพธ์ที่มุ่งเป้าไปที่การตระหนักถึงผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า หากคุณใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการกระทำข้างต้น ก็มีโอกาสที่จะกลายเป็นคนที่ประสบความสำเร็จได้

ผลลัพธ์ของการกระทำจากสี่เหลี่ยมที่ 2 คือ ความพึงพอใจในชีวิต ความมีระเบียบวินัย และรูปลักษณ์ของมุมมอง นี่คือกุญแจสำคัญในการจัดการชีวิตของคุณเอง

สแควร์ 3

สแควร์นี้รวมถึงการหยุดชะงักรายวันซึ่งถือว่าเร่งด่วนอย่างไม่ถูกต้อง นอกจากนี้ยังรวมถึงการตระหนักถึงความปรารถนาของผู้อื่นหากมันเหนือกว่าเรื่องสำคัญในข้อ 2

หลังจากปลดปล่อยตัวเองจากกิจกรรมที่ไม่สำคัญจากภาคนี้แล้วมันก็คุ้มค่าที่จะอุทิศเวลาว่างให้กับตารางที่ 2 เนื่องจากผลลัพธ์ของการเน้นไปที่ภาคที่ 3 คือการเสียสละอย่างไม่สมเหตุสมผลซึ่งเป็นความคิดที่ผิดเกี่ยวกับความไร้ความหมายของแผนและเป้าหมาย

สแควร์ 4

ถือเป็นภาคส่วนแห่งความเสื่อมโทรมเพราะจัตุรัสนี้มีเรื่องที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน ซึ่งรวมถึงสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ในชีวิตประจำวันที่หันเหความสนใจของบุคคลไปจากเรื่องที่สำคัญจริงๆ เช่นเดียวกับงานอดิเรกที่ไร้ความหมายและการพึ่งพากิจกรรมใดๆ (เกมคอมพิวเตอร์ ดูทีวี)

แทนที่จะพัฒนาส่วนบุคคล บุคคลจะเสียเวลา สะสมอารมณ์เชิงลบ และทำลายชีวิตของตนเองผ่านการไม่ปฏิบัติและทัศนคติที่ไม่รับผิดชอบต่อการดำรงอยู่

ข้อดีของวิธีการ

ข้อดีของวิธีบริหารเวลานี้จะมองเห็นได้ก็ต่อเมื่อมีการพยายามเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเท่านั้น และมีดังนี้:

1. Covey ไม่ได้มุ่งเน้นไปที่สิ่งต่างๆ (ต่างจากรุ่นก่อนๆ) แต่มุ่งเน้นไปที่ผู้คน การพัฒนาตนเองและการพักผ่อนหย่อนใจเป็นส่วนสำคัญในทฤษฎีนี้
2. เมื่อจัดระเบียบเวลาของตัวเอง ค่านิยมหลักของบุคคล แนวทางการใช้ชีวิตและความสนใจของเขา ไม่ใช่แค่ความสำเร็จด้านความมั่งคั่งทางวัตถุเท่านั้นที่จะนำมาเป็นพื้นฐาน
3. แต่ละวันถูกใช้อย่างมีความหมายผ่านเป้าหมายและแผนงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
4. การวางแผนเวลารายสัปดาห์ของคุณเองช่วยให้คุณจัดระเบียบชีวิตของตัวเอง ทำให้มีสติและมีประโยชน์

การบริหารเวลาของ Covey ไม่ได้มุ่งเน้นไปที่สิ่งต่างๆ (ต่างจากรุ่นก่อนๆ) แต่มุ่งเน้นไปที่ผู้คน การพัฒนาตนเองและการพักผ่อนหย่อนใจเป็นส่วนสำคัญในทฤษฎีนี้

ดังนั้นการบริหารเวลารุ่นที่ 4 จึงมุ่งเน้นไปที่ความสัมพันธ์ทางสังคมและผลลัพธ์เชิงบวก

เมทริกซ์ของ Stephen Covey เป็นระบบทั้งหมด ความรู้และความเข้าใจซึ่งไม่เพียงพอที่จะบรรลุผลลัพธ์เชิงบวก มีเพียงการใช้ความพยายามและอาศัยการกระทำจากสแควร์ 2 เท่านั้นบุคคลจึงสามารถบรรลุเป้าหมายได้ เป็นที่รู้กันว่า 80% ของผลลัพธ์ขึ้นอยู่กับ 20% ของความพยายาม

การมุ่งเน้นไปที่สิ่งสำคัญคือแก่นแท้ของกิจกรรมที่มีประสิทธิภาพและชีวิตที่ประสบความสำเร็จ พวกเราเกือบทุกคนรู้สึกเลือกไม่ถูกระหว่างสิ่งที่เราต้องการทำกับความต้องการที่เกิดจากสถานการณ์ภายนอกมากมาย เราทุกคนต้องรับมือกับปัญหาเร่งด่วนและเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ในชีวิตประจำวันที่ทำให้เรามีความเครียดอยู่ตลอดเวลาและทำให้ระบบประสาทของเราอ่อนล้า การต่อสู้ภายในที่เราทุ่มเทเพื่อทำให้สิ่งสำคัญกลายเป็นสิ่งสำคัญนั้นมีลักษณะเฉพาะคือความแตกต่างระหว่างสิ่งเร้าสองอย่างที่นำทางเราบนเส้นทางของเรา: "นาฬิกา" และ "เข็มทิศ" “นาฬิกา” แสดงถึงภาระหน้าที่ งาน ตารางเวลา เป้าหมาย งานเฉพาะของเรา - ทุกสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จภายในกำหนดเวลาที่กำหนด “เข็มทิศ” คือโลกทัศน์ ค่านิยม จุดมุ่งหมาย มโนธรรม ทุกสิ่งที่กำหนดทิศทางการเคลื่อนไหวในชีวิต สิ่งที่ดูเหมือนสำคัญสำหรับเรา วิธีดำเนินชีวิตของเรา การต่อสู้ภายในของเราจะรุนแรงขึ้นเมื่อเรารู้สึกถึงความแตกต่างระหว่าง "นาฬิกา" และ "เข็มทิศ" เมื่อกิจกรรมของเราไม่ได้มีส่วนช่วยในสิ่งที่เราถือว่าเป็นสิ่งสำคัญในชีวิตของเรา

คุณสามารถใช้เมทริกซ์การจัดการเวลาของ Stephen Covey เป็นตัวกรองเพื่อกำหนดลำดับความสำคัญได้ เครื่องมือนี้ประกอบด้วยสี่ส่วนที่ช่วยให้เราไม่ลืมสิ่งสำคัญในชีวิตของเรา

ลองพิจารณาพารามิเตอร์ของเคส (งาน) โดยพิจารณาจากการรวมกันของเซกเตอร์ที่ถูกสร้างขึ้น:

• สำคัญ
  • สิ่งที่เกี่ยวข้องกับภารกิจและเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของคุณ
  • สิ่งที่ทำให้คุณพึงพอใจอย่างล้ำลึก
  • สิ่งที่สนับสนุนและพัฒนาชีวิตของคุณ
• ไม่สำคัญ
  • สิ่งที่ไม่เกิดผลในระยะยาว
  • สิ่งที่เบี่ยงเบนไปจากชีวิตของคุณ
• ด่วน
  • เรื่องที่ต้องให้ความสนใจทันที
• ไม่เร่งด่วน
  • ไม่มีกำหนดเวลาเร่งด่วน (ทันที)

ถามตัวเองเสมอ!

• “สำคัญ” จริงๆ หรือแค่ “เร่งด่วน”?
• ฉันกำลังทำสิ่งนี้อยู่หรือเปล่า...
  • ...เพราะฉันต้องการมันจริงๆเหรอ?
  • ... จากนิสัย, จากความจำเป็น?
• ฉันกำลังสร้างชีวิตของตัวเองหรือฉันแค่รอดมา?
• ในที่สุดก็บรรลุผลอะไร?
  • กำหนดการ (กระบวนการ) หรือผลลัพธ์
  • เหตุการณ์หรือความสัมพันธ์
  • ความสำเร็จหรือชีวิตที่สมดุล

ดังที่เห็นได้จากเมทริกซ์ กิจกรรมของเราถูกกำหนดโดยปัจจัยสองประการ: เร่งด่วนและสำคัญ

เร่งด่วนคือสิ่งที่ต้องให้ความสนใจทันที นี่คือสิ่งที่สามารถแสดงได้ด้วยคำว่า "ตอนนี้!" เรื่องเร่งด่วนมักจะมองเห็นได้ พวกเขากดดันเราและเรียกร้องให้ดำเนินการ พวกเขามักจะเป็นที่รู้จักกันดี สิ่งเหล่านี้มักจะน่าพอใจ ไม่ซับซ้อน และมีความสุขที่ได้ทำ และบ่อยครั้งที่พวกเขากลายเป็นคนไม่สำคัญ

สิ่งสำคัญคือต้องทำอย่างไรกับผลลัพธ์ สิ่งสำคัญคือสิ่งที่มีส่วนสนับสนุนภารกิจ ค่านิยม และเป้าหมายที่สำคัญที่สุดของคุณ

เราตอบสนองต่อสิ่งเร่งด่วน เรามีปฏิกิริยาต่อสิ่งนั้น

เรื่องที่สำคัญและไม่เร่งด่วนจำเป็นต้องมีความคิดริเริ่มและความกระตือรือร้นจากเรามากขึ้น เราต้องดำเนินการเชิงรุกเพื่อไม่ให้พลาดโอกาสและได้รับผลลัพธ์

ภาคที่ 1 เป็นทั้งเรื่องเร่งด่วนและสำคัญ กรณีของเราในภาคนี้เกี่ยวข้องกับ "วิกฤต" และ "ปัญหา" เราแต่ละคนในชีวิตของเรามีกิจกรรมจำนวนหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับภาคที่ 1 อย่างไรก็ตาม หลายคนพบว่าตัวเองหมกมุ่นอยู่กับภาคที่ 1 อย่างสมบูรณ์ เมื่อคุณมุ่งเน้นไปที่ภาคที่ 1 มันจะใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ จนกระทั่งครอบคลุมคุณอย่างสมบูรณ์ เหมือนคลื่นลูกใหญ่ บางคนพบว่าตัวเองอยู่ในสภาพนี้วันแล้ววันเล่าและใช้ทรัพยากรจนหมด พวกเขาเห็นความโล่งใจเพียงอย่างเดียวในการหลบหนีไปทำธุรกิจในภาคที่ 4

มีคนที่ใช้เวลาส่วนสำคัญในจตุภาคที่ 3 ที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ โดยคิดว่าพวกเขาอยู่ในจตุภาคที่ 1 พวกเขาใช้เวลาส่วนใหญ่ตอบสนองต่อเรื่องเร่งด่วน โดยเชื่อว่าสิ่งนี้ก็สำคัญเช่นกัน แต่ในความเป็นจริงแล้ว ความเร่งด่วนของสิ่งเหล่านี้มักขึ้นอยู่กับลำดับความสำคัญและความคาดหวังของผู้อื่น

คนที่มีประสิทธิภาพอยู่ห่างจากภาคที่ 3 และ 4 ในขณะเดียวกัน คนที่มีประสิทธิภาพจะลดขนาดของภาค I และใช้เวลาในภาค II มากขึ้น Sector II เป็นหัวใจสำคัญของการจัดการส่วนบุคคลที่มีประสิทธิภาพ คนที่มีประสิทธิภาพไม่คิดในปัญหา พวกเขาคิดในความเป็นไปได้ พวกเขาคิดเชิงรุก

• จำเป็นต้องเรียนรู้ที่จะพูดว่า “ไม่” กับเรื่องต่างๆ จากภาคส่วนต่างๆที่สามและIVและใช้ทรัพยากรเวลานี้ในการวางแผนและดำเนินงานจากภาคส่วนครั้งที่สอง(ภาคคุณภาพ)
• โดยการแบ่งเวลาให้ภาคส่วนต่างๆครั้งที่สองและเปิดใช้งานระบบการจัดการขั้นสูง โดยค่อยๆ ลดปริมาณสถานการณ์วิกฤติในภาคส่วนนี้ฉัน.

ข้อเสียของวิธีบริหารเวลา

การบริหารเวลาเป็นที่นิยมอย่างมากในปัจจุบัน และหลายบริษัทใช้เงินจำนวนมากในการพยายามสอนการบริหารเวลาให้กับพนักงานของตน เพื่อที่พวกเขาจะได้สามารถทำงานได้มากขึ้นและมากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง สาเหตุนี้เกิดจากการก้าวกระโดดของชีวิตและการทำงานโดยทั่วไป อย่างไรก็ตาม การบริหารเวลาเพียงอย่างเดียว (โดยไม่ต้องสร้างระบบสำหรับบริษัทโดยรวมและระบบแรงจูงใจ) ไม่สามารถรับประกันความสำเร็จได้ 100% ด้วยเหตุผลสองประการ ประการแรกคือเนื่องจากวิธีการแต่ละวิธีที่มีอยู่พร้อมกับข้อดีของมันก็มีข้อเสียร้ายแรงเช่นกัน ซึ่งแม้แต่ผู้เชี่ยวชาญก็ไม่ค่อยนึกถึง ประการที่สองคือ ประการแรก บุคคลนั้นสามารถจัดการเวลาของตนเองได้ และหากเขาไม่ต้องการก็จะไม่มีอะไรเกิดขึ้น ไม่ว่าระบบโดยรวมจะสมบูรณ์แบบเพียงใดก็ตาม อะไรคือข้อเสียของทิศทางการจัดการที่ได้รับความนิยมในปัจจุบัน?

การบริหารเวลาแบ่งออกเป็นสองส่วนหลัก: ส่วนบุคคลและองค์กร เนื่องจากการบริหารเวลาขององค์กรยังไม่ได้รับการพัฒนาเต็มที่ทั้งในประเทศของเราและต่างประเทศ (มีระบบที่แยกจากกันเช่น Kaisden ซึ่งการลดต้นทุนเกิดขึ้นจากการประหยัดทรัพยากรใด ๆ รวมถึงเวลา) ในบทความนี้เราให้เราเน้นก่อนอื่น ระบบการจัดการเวลาส่วนบุคคลซึ่งเป็นหัวข้อของหนังสือเกือบทั้งหมดที่มีอยู่ในปัจจุบันในด้านการจัดการนี้

ประเภทของการบริหารเวลาตาม Stephen Covey:

ตามหนังสือ Time Matters ของ Stephen Covey แนวทางการบริหารเวลาสามารถแบ่งออกเป็น 4 รุ่น ดังนี้

• รุ่นแรกมุ่งเน้นไปที่บันทึกช่วยจำและรายการ
• รุ่นที่สองอยู่ในการวางแผนและเตรียมการ
• รุ่นที่ 3 อยู่ในการวางแผน จัดลำดับความสำคัญ และควบคุม
• รุ่นที่สี่ตั้งอยู่บนหลักการของชีวิตและมุมมองใหม่เกี่ยวกับชีวิตโดยทั่วไป

แม้ว่า Stephen Covey จะถือว่าสามเจเนอเรชั่นแรกล้าสมัย แต่พวกเขาก็ยังมีชีวิตอยู่จนถึงทุกวันนี้ - มีการใช้กันอย่างแพร่หลายทั้งในการฝึกอบรมและการให้คำปรึกษา หลายคนหัวรั้นอยากจะเชื่อว่ามีที่ไหนสักแห่ง เช่น มีผู้จัดงานในอุดมคติ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ หรือเทคนิคอยู่ คุณเพียงแค่ต้องค้นหาและซื้อมัน - และนี่คือยาวิเศษที่ช่วยแก้ปัญหาทั้งหมดได้ โดยปกติแล้วผู้คนจะอารมณ์เสียมากเมื่อพบว่าไม่มีวิธีการรักษานี้ แต่หลังจากนั้นไม่นานพวกเขาก็ทำการค้นหาต่อ

1. การเขียนแผน

จนถึงขณะนี้ ในตลาดการฝึกอบรมทางธุรกิจและในร้านหนังสือ คุณจะพบสื่อที่เน้นไปที่วิธีการจดบันทึกเรื่องราวของคุณในสมุดบันทึกเป็นหลัก และวิธีจัดสิ่งต่าง ๆ ตามลำดับ เช่น บนเดสก์ท็อปของคุณ ด้วยค่าธรรมเนียมที่สมเหตุสมผล ผู้คนจะได้รับวิธีการรักษาแบบ “มหัศจรรย์” อีกอย่างหนึ่งที่สามารถจัดระเบียบชีวิตของพวกเขาได้ในที่สุด อย่างไรก็ตาม... บ่อยกว่านั้น ปาฏิหาริย์ไม่เกิดขึ้น Outlook ช่วยแก้ไขปัญหาบางอย่างได้อย่างแน่นอน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากใช้ในรูปแบบองค์กร ซึ่งพนักงานสามารถดูกำหนดการของเพื่อนร่วมงานจากระยะไกลได้ (โดยได้รับอนุญาตตามกฎภายในองค์กร) วิธีการสื่อสารสมัยใหม่ช่วยในการรวมตารางเวลาของบุคคลต่างๆ จากระยะไกล (เพียงออนไลน์) ทั้งหมดนี้สะดวกมาก อย่างไรก็ตาม มันไม่ได้ช่วยแก้ปัญหา หากบุคคลวางแผนมากกว่าที่เขาสามารถทำได้ ไม่ช้าก็เร็วระบบจะเริ่ม "ล้มเหลว"

สถานการณ์ยิ่งเลวร้ายลงเมื่อมีไดอารี่กระดาษพิเศษ เมื่อซื้ออุปกรณ์เสริมราคาแพงและแข็งในปกหนังแท้ผู้คนมักจะทิ้งมันไว้บนชั้นวางเพราะแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะพกของที่มีน้ำหนักสองกิโลกรัมติดตัวคุณตลอดเวลา

การซื้อไดอารี่ธรรมดา (ถ้าคุณไม่ใช้วิธีการอิเล็กทรอนิกส์) จากร้านเครื่องเขียนทั่วไปจะสะดวกกว่ามากเพื่อให้ตรงกับความต้องการของคุณมากที่สุด

สำหรับฉันแล้ว วิธีแก้ปัญหานี้ไม่ใช่แค่การเขียนแผนแล้วพยายาม "ทำทุกอย่าง" แต่เป็นการเปลี่ยนแนวทางการวางแผนของบุคคล โดยที่เขาไม่เพียงแค่ทำในสิ่งที่ "เกิดขึ้น" แต่จงใจสร้างระบบงานของตัวเอง ตัดงานบางงานทุกวัน หรือโอนให้คนอื่นดำเนินการ

2. ทิศทางพฤติกรรม

หนังสือและการฝึกอบรมที่มุ่งเน้นการพัฒนาทักษะด้านพฤติกรรมนั้นเต็มไปด้วยคำแนะนำ เช่น “126 วิธีในการจัดการกับโทรศัพท์ของคุณ” เป็นต้น แน่นอนว่าการเรียนรู้ทักษะต่างๆ เช่น การพิมพ์แบบสัมผัส การพูดภาษาต่างประเทศ การอ่านเร็ว หลักสูตรเพื่อเพิ่มความสามารถในการจดจำ และการวาดแผนที่ทางจิต มีประโยชน์มาก อย่างไรก็ตาม หากไม่มีเป้าหมายและทิศทางลำดับความสำคัญ หากบุคคล (หรือบริษัท) ไม่สามารถตอบคำถามว่า “ทักษะนี้จะมีประโยชน์กับเขาอย่างไรและที่ไหน” ในที่สุดผลลัพธ์ก็ไม่สำเร็จ

ทักษะต่างๆ เช่น การวางแผน การจัดลำดับความสำคัญ ความสามารถในการพูดว่า "ไม่" ในเวลาที่เหมาะสม และความสามารถในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานอย่างมีศักยภาพ สามารถยกระดับบุคคลไปสู่ระดับใหม่ได้ อย่างไรก็ตาม จำนวนงานในสำนักงานสมัยใหม่กำลังเติบโตอย่างรวดเร็ว และกระแสข้อมูลก็เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นการวางแผนเพียงอย่างเดียวก็ไม่สามารถแก้ปัญหาการบริหารเวลาได้

คำแนะนำสำหรับการวางแผนในด้านนี้ไม่เพียงแต่คาดการณ์ว่าจะต้องทำอะไรและพัฒนาทักษะของคุณเท่านั้น แต่ยังสามารถตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกอย่างเคร่งครัดโดยไม่ต้องพยายามใช้จิตตานุภาพอย่างไม่มีที่สิ้นสุด (ซึ่งเต็มไปด้วยเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ของกลุ่มอาการเหนื่อยหน่ายอย่างมืออาชีพ)

3. กับ การสร้างระบบขั้นตอน (กลยุทธ์)

วิธีการจัดการเวลานี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อควบคุมชีวิตของคุณ David Allen ใน Getting Things Done เสนอลำดับขั้นตอนที่สามารถลดความเครียดและสร้างภาพลวงตาของความสงบได้ แท้จริงแล้ว สามารถได้รับผลเชิงบวกบางประการจากการใช้วิธีนี้ - บุคคลหยุดกังวลโดยไม่จำเป็นและประสิทธิภาพของมัน (รวมถึงความพึงพอใจในชีวิต) เพิ่มขึ้นบ้าง อย่างไรก็ตาม ระบบใดๆ ก็มีข้อจำกัดของมัน ระบบของ David Allen ไม่อนุญาตให้คุณมองชีวิตของคุณจากภายนอกเป็นครั้งคราว มันเหมือนกับร่องที่กำหนดทิศทางของการเคลื่อนไหวซึ่งยากที่จะแยกออก

คำแนะนำ - อย่าตกเป็นทาสของระบบใดระบบหนึ่งโดยเฉพาะตลอดชีวิต ในบางครั้ง การพิจารณาความสัมพันธ์ของคุณกับเวลาอีกครั้งและแนะนำวิธีการใหม่ ๆ เพื่อปรับปรุงระบบของคุณอย่างต่อเนื่องจะเป็นประโยชน์

4. ทำงานด้วยความตระหนักถึงเอกลักษณ์ของบุคลิกภาพของคุณ

เมื่อพิจารณาจากมุมมองของปิรามิดของมาสโลว์ ผู้เชี่ยวชาญเหล่านั้นที่ปีนขึ้นไปสูงสุดคือผู้ที่ไม่เพียงแต่พูดถึงสิ่งที่อยู่รอบตัวบุคคล หรือสิ่งที่บุคคลทำในสภาพแวดล้อมที่คุ้นเคยนี้เพื่อตอบสนองความต้องการขั้นพื้นฐานของเขา แต่เกี่ยวกับบทบาทชีวิตที่ เขาแสดง เกี่ยวกับจุดประสงค์ เกี่ยวกับการตระหนักรู้ในตนเอง ตัวอย่างเช่น หากบุคคลหนึ่งปรารถนาที่จะเป็นนักเขียน ไม่ว่าเขาจะเขียนรายงานทางบัญชีจำนวนเท่าใดก็ตาม ก็ไม่น่าเป็นไปได้ที่สิ่งนี้จะนำเขาเข้าใกล้การตระหนักถึงความฝันของเขามากขึ้น ผู้จัดการขององค์กรขนาดใหญ่ส่วนใหญ่มีส่วนร่วมในการทำนายอนาคตเช่น การวางแผนเชิงกลยุทธ์ ทักษะนี้มีประโยชน์ไม่เพียงแต่กับผู้อำนวยการทั่วไป นักการตลาด ผู้เชี่ยวชาญ แต่ยังรวมถึงทุกคนด้วย อย่างไรก็ตาม คุณจะไม่พอใจกับการมองการณ์ไกลเพียงอย่างเดียว - จำเป็นต้องมีการดำเนินการตามแผนด้วย

คำแนะนำ - คิดถึงตัวเองเป็นครั้งคราว เกี่ยวกับวิธีการที่คุณปฏิบัติต่อตัวเอง คนอื่นปฏิบัติต่อคุณอย่างไร คุณพอใจกับสิ่งนี้เพียงใด ทุกคนมีบทบาททางสังคมที่หลากหลายในชีวิต สำหรับบางคนชุดของบทบาทเหล่านี้ยังน้อยและจากมุมมองของสังคมตำแหน่งของบทบาทเหล่านี้อาจไม่สูงมาก คนอื่นตั้งเป้าหมายสูงสำหรับตัวเองเป็นครั้งคราวและบรรลุเป้าหมายเป็นระยะซึ่งต้องมีการพัฒนาบุคลิกภาพด้านต่างๆ (บทบาททางสังคม)

5. การบริหารเวลายุคใหม่ไปอยู่ที่ไหน?

ความจำเป็นในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นทุกปี และวิธีการต่างๆ ค่อยๆ เกิดขึ้น ซึ่งไม่ใช่แค่การผสมผสานระหว่างวิธีการจัดการเวลาแบบเก่าที่เป็นที่รู้จักอยู่แล้ว แต่เป็นความก้าวหน้าไปสู่อนาคต

ความปรารถนาที่จะเพิ่มประสิทธิภาพได้นำไปสู่ความจริงที่ว่าองค์กรสมัยใหม่ส่วนใหญ่ได้นำกฎระเบียบการทำงานแบบเดียวกันสำหรับพนักงานไปใช้โดยประมาณ บางครั้งมาตรฐานที่บริษัทนำมาใช้ก็ถึงจุดที่ไร้สาระ ตัวอย่างเช่น พนักงานจะต้องวางนิ้วบนเซ็นเซอร์พิเศษทุกๆ ครึ่งชั่วโมง ดังนั้น โปรแกรมจะตรวจสอบการมาทำงานของบุคคลนั้น อย่างไรก็ตาม เซ็นเซอร์ไม่สามารถระบุได้ว่าพนักงานกำลังทำอะไรอยู่ในขณะนี้ และเขาสนใจที่จะปฏิบัติหน้าที่ของตนหรือไม่ นี่เป็นอีกวิธีหนึ่ง: โปรแกรมพิเศษจะตรวจสอบและแสดงทุกสิ่งที่เกิดขึ้นกับพนักงานบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ของเขา

การใช้วิธีการดังกล่าวพูดถึงความปรารถนาของฝ่ายบริหารของ บริษัท ในการควบคุมผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างสมบูรณ์รวมถึงการขาดความไว้วางใจแรงจูงใจและการควบคุมผลงานของพวกเขามากกว่าการเพิ่มประสิทธิภาพที่แท้จริง

6. การวางแผนย้อนกลับ

ความสำเร็จมากมายของวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีสมัยใหม่เริ่มต้นจากการมีคนกำหนดผลลัพธ์สุดท้ายที่ต้องทำให้สำเร็จ เช่น การเป็นคนแรกที่ลงจอดบนดวงจันทร์ การสร้างวิธีการจัดเก็บข้อมูลขนาดกะทัดรัด การเอาชนะแชมป์หมากรุกโลก เป็นต้น ตามเป้าหมาย มีการวางแผนงานระดับกลางจำนวนหนึ่ง จากนั้นจึงดำเนินการขั้นตอนแรก และหากจำเป็น จะทำการปรับเปลี่ยนแผนก่อนหน้านี้

ทุกวันนี้ ความพยายามตั้งแต่ต้นจนจบ (เช่น จากปัจจุบันไปสู่อนาคต) บ่อยครั้งมากในการวางแผนทีละขั้นตอนเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย มักจะจบลงด้วยความจริงที่ว่าโลกสามารถเปลี่ยนแปลงได้ก่อนที่จะบรรลุเป้าหมายนี้ ในการทำธุรกิจ นี่หมายถึงความพ่ายแพ้ เพราะ... หากมีการพัฒนาหนึ่งที่เอาชนะตลาดได้แล้ว การพัฒนาที่สองที่คล้ายกันอาจไม่เป็นที่ต้องการอีกต่อไป

7. ผสมผสานเทคนิคการบริหารเวลา

เนื่องจากวิธีการจัดการเวลาในอุดมคติที่จะอธิบายทีละจุดว่าจำเป็นต้องทำและเหมาะสำหรับทุกคน แต่น่าเสียดายที่ยังไม่มีอยู่ คุณจึงสามารถหาทางออกได้ด้วยตนเองโดยการรวมส่วนต่างๆ ของวิธีการต่างๆ เข้าด้วยกัน เหมาะสำหรับทั้งผู้ที่ต้องการบริหารเวลาของตนเองและผู้ที่ปฏิบัติหน้าที่จัดระเบียบเวลาของผู้ใต้บังคับบัญชา

การบริหารเวลาเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนมาก แม้ว่าทุกอย่างจะดูชัดเจนและง่ายดายก็ตาม เมื่อพัฒนาทักษะการวางแผนและการดำเนินการของคุณเอง สิ่งสำคัญมากคือต้องสามารถเปลี่ยนจากใหญ่ไปเล็กได้ - นี่คือสิ่งที่เรียกว่า "ต้นไม้แห่งเป้าหมาย" ที่ “พื้น” ด้านล่าง คุณสามารถปรับปรุงรายละเอียดที่เล็กที่สุดได้ ที่ "พื้น" ด้านบน - เพื่อวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ - สามารถกำหนดเป้าหมายที่อาจดูเหมือนกล้าเกินไปสำหรับคนอื่น บ่อยครั้งที่ผู้คนไม่ชอบการตัดสินใจที่เรียบง่ายแต่ทรงพลัง ซึ่งทำซ้ำๆ กันหลายร้อยหลายพันครั้งทุกวัน หากรวมผลกระทบทั้งหมดเข้าด้วยกันในหนึ่งปี ก็จะให้ผลลัพธ์ที่มหาศาล

ความสามารถในการประหยัดเวลากับสิ่งเล็กๆ น้อยๆ (เช่นเดียวกับในระบบ Kaisden ของญี่ปุ่น - ไม่ต้องเคลื่อนไหวโดยไม่จำเป็น ไม่ต้องเสียเวลาและความพยายาม บันทึกทุกสิ่งที่สามารถบันทึกได้) ให้ประโยชน์ที่จับต้องได้มากหากคุณประเมินผลลัพธ์ทั่วโลก ความสามารถในการคาดการณ์ผลลัพธ์ของงานโดยรวม (การวางแผนเชิงกลยุทธ์) ทำให้สามารถกำจัดงานที่ไม่มีประสิทธิภาพได้ เช่น จ้างบุคคลภายนอก ทำให้เป็นอัตโนมัติ จ้างบุคลากรที่มีทักษะต่ำ ย้ายการผลิตไปยังภูมิภาคที่มีแรงงานราคาถูก เป็นต้น

ปรากฎว่าน่าเสียดายที่ไม่มีวิธีใดที่จะได้รับประโยชน์มากขึ้นจากเวลาที่เรามี มีเพียงตัวสร้างเท่านั้นโดยการประกอบชิ้นส่วนซึ่งแต่ละคนสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างมาก แล้วเวลาผ่านไป...และต้องทำซ้ำๆ เพราะ... สถานการณ์รอบตัวเราค่อยๆ เปลี่ยนแปลง และความต้องการก็เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นด้วยวิธีการที่มีอยู่ แต่ละบุคคลหรือบริษัทจะต้องเลือกทิศทางของตนเองที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการปรับปรุงเพิ่มเติมและปฏิบัติตาม

การจัดการการตลาด "