ทำอย่างไรจึงจะมีประสิทธิผลมากขึ้นและกำจัดเวลาที่สูญเปล่าโดยใช้จัตุรัสไอเซนฮาวร์

ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์เป็นหนึ่งในเทคนิคที่ได้รับความนิยมและเป็นที่ต้องการมากที่สุดในการจัดลำดับความสำคัญของงาน
ผลงานประพันธ์เป็นของดไวต์ ไอเซนฮาวร์ ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา เขาได้ทดลองจัดเวลาหลายครั้งจึงได้ข้อสรุปว่า ว่าเรื่องด่วนไม่ค่อยสำคัญ และเรื่องสำคัญก็ไม่ค่อยด่วน.

ไอเซนฮาวร์เกิดเครื่องมือขึ้นมาซึ่งสามารถประยุกต์หลักการนี้สามารถประยุกต์ใช้กับการจัดลำดับความสำคัญของงานและแยกงานที่สำคัญออกจากงานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญได้ เครื่องมือนี้มีชื่อว่า " ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์».

ตามเมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์ งานใดๆ สามารถแบ่งออกเป็น 4 ประเภท:

• ก – เร่งด่วนและสำคัญ
• B - สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
• C - เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ
• D - ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

ให้เราอธิบายแต่ละหมวดหมู่โดยละเอียด

ก – เร่งด่วนและสำคัญ

สำหรับคนที่มีระบบระเบียบและรู้จักบริหารเวลาเป็นอย่างดี งานประเภทนี้มักจะว่างเปล่าเสมอไป และมีเพียงบางครั้งเท่านั้นที่สามารถทำให้เกิดเหตุสุดวิสัยได้ รวมถึงกรณีที่เกิดขึ้นอย่างกะทันหันที่ต้องได้รับการดูแลอย่างเร่งด่วนด้วย

ตามการจัดหมวดหมู่ของไอเซนฮาวร์ หมวดหมู่นี้รวมถึงงานที่ใกล้หมดกำหนดเวลาและการไม่ดำเนินการให้เสร็จสิ้นอาจนำไปสู่ผลหายนะในอนาคต นั่นก็คือกำหนดเวลา สถานการณ์ฉุกเฉิน สถานการณ์เกี่ยวกับชีวิตและความตาย

ตัวอย่างเรื่องเร่งด่วนและสำคัญ:

1) คุณมีอาการปวดฟัน - คุณไม่สามารถคิดถึงสิ่งอื่นใดนอกจากอาการปวดฟัน

2) faucet แตกและจมอพาร์ทเมนต์ - คุณต้องโทรหาช่างประปาโดยด่วน

3) การส่งมอบโครงการในที่ทำงาน - กำหนดเวลากำลังจะหมดลง แต่โครงการยังไม่แล้วเสร็จ

ดังที่ฉันได้เขียนไว้ข้างต้น ยิ่งบุคคลมีระเบียบมากเท่าไร สิ่งเร่งด่วนและสำคัญในชีวิตเขาก็น้อยลงเท่านั้น นั่นเป็นสาเหตุที่ความท้าทายที่คุณเผชิญในฐานะผู้คนที่ต้องการเรียนรู้วิธีจัดการเวลาให้ดีขึ้นคือการเรียนรู้วิธีการแก้ปัญหาล่วงหน้าเพื่อไม่ให้พวกเขาจัดอยู่ในหมวดหมู่นี้

B - สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน

หมวดหมู่นี้รวมถึงสิ่งที่สำคัญสำหรับอนาคตของเราแต่ไม่ได้ระบุไว้ในการ์ด สมมติว่าเราต้องการเรียนภาษาใหม่และสิ่งนี้จะช่วยให้เราได้ตำแหน่งที่ดีขึ้น หรือเราอยากวิ่งตอนเช้าเพื่อสุขภาพที่ดี

การทำภารกิจสำคัญและไม่เร่งด่วนให้สำเร็จจะช่วยให้เราประสบความสำเร็จในชีวิตมากขึ้น แต่ดังที่แสดงให้เห็นในทางปฏิบัติ ด้วยเหตุผลบางอย่าง ผู้คนจึงไม่รีบร้อนที่จะนั่งลงเพื่อพวกเขา และบ่อยครั้งที่คดีประเภทนี้กลายเป็นเรื่องสำคัญและเร่งด่วน แล้วความเครียดก็รับประกันสำหรับคุณ

ตัวอย่างเรื่องสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน:

1) สุขภาพกาย

2) การฝึกอบรมและหลักสูตร

3) การแก้ไขปัญหาการทำงานที่สำคัญ

หากคุณเรียนรู้ที่จะหาเวลาแก้ไขงานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน คุณจะเห็นว่าชีวิตของคุณจะง่ายขึ้นและง่ายขึ้นอย่างไร

S - ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน

เพื่อที่จะเข้าใจว่างานนี้สำคัญจริง ๆ หรือไม่ ให้ลองจินตนาการว่าคุณจะได้ผลลัพธ์อะไรหลังจากทำสำเร็จ หากผลลัพธ์มีน้อย ให้จัดประเภทกรณีนี้เป็นหมวดหมู่ C

ตัวอย่างงานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน:

1) ช่วยเหลือผู้อื่น - เพื่อนขอให้พาสุนัขไปเดินเล่น (เป็นครั้งที่หกในหนึ่งเดือน) ไม่สะดวกที่จะปฏิเสธ

2) พรุ่งนี้อัตราเงินดอลลาร์จะเพิ่มขึ้นครึ่งเปอร์เซ็นต์ คุณต้องเปลี่ยน 100 ดอลลาร์อย่างเร่งด่วน

3) โทรไปขอให้ทำแบบสำรวจด่วน (แม้จะทำแบบสำรวจเสร็จแล้วก็รอได้)

D - ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

เราเรียกสิ่งเหล่านี้ว่าการเสียเวลา เราใช้เวลากับพวกเขามาก แต่ผลลัพธ์ของการกระทำของเราแทบจะเป็นศูนย์

อ่าน: 5,335

เหตุใดแผนจึงแตกสลาย? เพราะในกระแสของกิจวัตรประจำวัน เรามุ่งมั่นที่จะทำงานเร่งด่วนให้สำเร็จโดยลืมงานที่สำคัญและจำเป็นไป อะไรคือความแตกต่าง? จัดลำดับความสำคัญของคุณให้ถูกต้อง! เรื่องสำคัญไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนเสมอไป เรื่องเร่งด่วนก็สำคัญเช่นกัน ยังไงล่ะ? ง่ายมาก. และ "ควอวีย์ควอแดรนท์" จะช่วยคุณหาคำตอบนี้ ชื่อที่สองของพวกเขาคือเมทริกซ์ลำดับความสำคัญของไอเซนฮาวร์

สำคัญและเร่งด่วน: ข้อกำหนดและการชี้แจง

ความสำคัญและความเร่งด่วน.

เรื่องเร่งด่วนต้องมีส่วนร่วมหรือตัดสินใจทันที จะต้องดำเนินการทันที ไม่เช่นนั้นจะเกิดเพลิงไหม้ เหตุสุดวิสัย หรือภัยพิบัติ เรื่องเร่งด่วนจำเป็นต้องมีการตอบสนองส่งผลให้ต้องยกเลิกแผนและกิจกรรมที่สำคัญทั้งหมด

สิ่งที่ต้องทำหมายถึง . พวกเขาจำเป็นต่อการบรรลุเป้าหมายระดับโลกที่กำหนดไว้ การแก้ปัญหาเบื้องต้นสำหรับงานที่สำคัญ และการบรรลุโอกาส การทำสิ่งที่สำคัญจะทำให้บุคคลบรรลุผลสำเร็จและความสำเร็จสูง ชีวิตดำเนินไปอย่างชัดเจน วัดผล และมีจุดมุ่งหมาย

น่าเสียดายที่สิ่งสำคัญในชีวิตของเรามักถูกละเลยไป ทำไม เพราะชีวิตประจำวันล้วนมุ่งเป้าไปที่การแก้ปัญหาเร่งด่วน

จะแก้ไขได้อย่างไร?

ใช้ Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือในการตั้งค่าลำดับความสำคัญ บางครั้งแนะนำให้ใช้สี่เหลี่ยมเวลา Covey เพื่อจุดประสงค์เดียวกัน

อะไรคือความแตกต่างระหว่าง Quadrant Matrix ของ Stephen Covey และ Case Matrix ของ Eisenhower?

จริงๆแล้วไม่มีอะไร

ทั้งสองวิธีบ่งบอกถึงแนวทางการวางแผนที่เหมือนกัน และพวกเขาได้รับชื่อที่แตกต่างกันเนื่องจากผู้พัฒนาระบบที่มีชื่อเสียง มันบังเอิญเกิดขึ้นที่ Dwight Eisenhower ใช้เทคนิคเดียวกันกับงานประจำวันของเขาตามที่ Stephen Covey อธิบายไว้ในหนังสือของเขา

ชายผู้ยิ่งใหญ่สองคน สองชื่อ. วิธีหนึ่ง.

Covey Quadrants: เมทริกซ์โครงสร้างเคส

การจัดลำดับความสำคัญตามเมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์เกี่ยวข้องกับการให้คะแนนเรื่องและงานทั้งหมดออกเป็น 4 ช่วงตามความสำคัญและความเร่งด่วนในการทำให้สำเร็จ:

• สำคัญ/เร่งด่วน;
• สำคัญ/ไม่เร่งด่วน;
• ไม่สำคัญ/เร่งด่วน;
• ไม่สำคัญ/ไม่เร่งด่วน.

หากคุณทำล่วงหน้า - จดสิ่งที่อยู่ตรงและที่อยู่ไกลทั้งหมดไว้ในรายการเดียว จากนั้นคุณสามารถกรอกข้อมูลลงในจัตุรัส Stephen Covey ได้อย่างง่ายดาย การประเมินความสำคัญและความเร่งด่วนของงานที่มีอยู่ทั้งหมดก็เพียงพอแล้ว

จะแบ่งงานโดยใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ได้อย่างไร

การบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพสูงโดยใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

หากคุณดูโครงสร้างของแต่ละบล็อกด้วยใจที่เปิดกว้าง คุณจะเห็นคุณลักษณะของแต่ละช่อง:

• สแควร์เอ – ความกดดันด้านเวลาคงที่ “ไฟ” เส้นประสาท และจังหวะปฏิกิริยาของชีวิต
• Square B – การแก้ปัญหาเชิงกลยุทธ์ การทำงานเชิงรุก การทำงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์และความสำเร็จ
• Square C – โครโนฟาจในรูปแบบต่างๆ
• สแควร์ D – การผัดวันประกันพรุ่ง

นั่นคือเมื่อพิจารณาลำดับความสำคัญโดยใช้เมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์ เฉพาะกิจการของบล็อกที่สองเท่านั้นที่สมควรได้รับความสนใจ แต่ในความเป็นจริงแล้ว เรากำลังเผชิญกับภารกิจ "เร่งด่วน" ซึ่งทำให้เสียสติและถูกรบกวนจากปัจจัยที่ไม่จำเป็น

จะทำอย่างไรกับความรู้นี้?

ทุกอย่างง่ายมาก การวางแผนเวลาตาม Eisenhower Matrix เกี่ยวข้องกับแนวทางเชิงรุกและการใช้เครื่องมือการจัดการเวลาที่ดีที่สุด

คุณสามารถใช้ได้:

• C – สิ่งรบกวนสมาธิทุกประเภทที่ต้องได้รับการควบคุมและควบคุม
• D – งานอดิเรกที่ไร้ความหมาย ซึ่งสามารถแทนที่ได้อย่างง่ายดายด้วยการพักผ่อนตามแผนที่สมควรหลังจากเสร็จสิ้นภารกิจ

บางคนคิดว่าแม่บ้านไม่จำเป็นต้องวางแผนและกำหนดเวลาที่ชัดเจน มันเป็นวิธีอื่น ๆ

ผู้หญิงที่ยุ่งวุ่นวายกับตัวเองและลูกๆ ไม่รู้จบ ต่างก็ต้องการโครงสร้างของวันที่ถูกต้องมากกว่าใครๆ

Eisenhower Matrix of Urgency and Importance เป็นแบบฝึกหัดที่สะดวกสบาย ผู้ช่วยและที่ปรึกษาสำหรับทุกวัน การใช้ Covey Quadrants ช่วยลดระดับความเครียดในชีวิตประจำวันและกิจกรรมต่างๆ ได้อย่างมาก

Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือกำหนดลำดับความสำคัญเป็นหนึ่งในวิธีการหลักในการวางแผนและดำเนินการต่างๆ ให้ประสบความสำเร็จ ในบทความนี้เราจะมาดูเทคนิคนี้อย่างละเอียดมากขึ้นเนื่องจากเป็นวิธีการบริหารเวลาที่ได้รับความนิยมมากที่สุดซึ่งใช้กันมานานในทุกด้านของชีวิต

“ชีวิตมีคุณค่า หากเป็นตัวแทนของการต่อสู้อย่างต่อเนื่องเพื่อสาเหตุที่สมควร”

ดี.ดี. ไอเซนฮาวร์

สิ่งสำคัญคือต้องรู้! การมองเห็นลดลงทำให้ตาบอดได้!

ผู้อ่านของเราใช้เพื่อแก้ไขและฟื้นฟูการมองเห็นโดยไม่ต้องผ่าตัด ทางเลือกของอิสราเอล - ผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุดสำหรับดวงตาของคุณในราคาเพียง 99 รูเบิล!
หลังจากตรวจสอบอย่างละเอียดแล้ว เราจึงตัดสินใจเสนอให้คุณทราบ...

เดวิด ไอเซนฮาวร์ ประธานาธิบดีคนที่ 34 ที่มีชื่อเสียงระดับโลกของอเมริกา พยายามทำความเข้าใจเรื่องการบริหารเวลา มันคือการศึกษาในพื้นที่นี้ที่ทำให้เขาโด่งดังไปทั่วโลก เขาศึกษารายละเอียดวิธีการวางแผนที่มีประสิทธิภาพและการดำเนินการตามแผนทีละขั้นตอน นี่คือลักษณะที่ Eisenhower Matrix ปรากฏเป็นเครื่องมือในการกำหนดลำดับความสำคัญ เราจะดูเทคนิคของเขาโดยละเอียดเพิ่มเติมในบทความของเราในภายหลัง

การจัดการเวลา– ความสามารถของบุคคลในการกระจายเวลาอย่างถูกต้องเพื่อทำงานตามแผนให้สำเร็จ ปรากฏการณ์นี้ได้รับการศึกษาโดยนักจิตวิทยาหลายคนมาหลายปีแล้ว ทุกคนพยายามที่จะเข้าใจว่าวิธีการนี้ในการวางแผนอย่างเหมาะสมสิ่งที่วางแผนไว้ได้ผลอย่างไร นักจิตวิทยาชื่อดัง David Allen ได้เขียนหนังสือเกี่ยวกับพื้นฐานและแนวปฏิบัติในการวางแผนอย่างมีประสิทธิภาพ

ทุกวันนี้ ความพลุกพล่านและความหลากหลายของชีวิตยุคใหม่บังคับให้เราหันมาใช้วิธีการจัดโครงสร้างงานที่ตั้งใจไว้ให้ประสบความสำเร็จและนำไปปฏิบัติอย่างถูกต้องและรวดเร็ว การจัดลำดับความสำคัญที่ถูกต้องช่วยให้คุณทำงานที่ซับซ้อนได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เข้าใจข้อผิดพลาด และเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ ในกระบวนการบรรลุเป้าหมาย

บุคลิกภาพของไอเซนฮาวร์ในสาขาวิชาการบริหารเวลา

เดวิด ไอเซนฮาวร์ เป็นประธานาธิบดีสหรัฐฯ ผู้มีชื่อเสียง เขามีชื่อเสียงไปทั่วโลกในด้านความฉลาดและทักษะในการจัดองค์กร ในช่วงชีวิตของเขา เขาสร้างอาชีพทหารที่ยอดเยี่ยมซึ่งทิ้งร่องรอยสำคัญไว้ในประวัติศาสตร์อเมริกา เขาประสบความสำเร็จในการทำงานทั้งหมดบรรลุเป้าหมายที่เขาตั้งไว้สำหรับตัวเองมาโดยตลอดซึ่งทำให้เขาได้รับความเคารพและกลายเป็นตัวอย่างให้กับบุคคลสาธารณะมากมาย

ไอเซนฮาวร์เชื่อว่าการใช้ชีวิตอย่างดีหมายถึงการทำงานที่มีค่าซึ่งสร้างความพึงพอใจให้กับงานและเป็นประโยชน์ต่อผู้อื่น ในฐานะประธาน เขาตั้งคำถามกับตัวเองมากขึ้นเรื่อยๆ เกี่ยวกับวิธีการทำทุกอย่างให้สำเร็จ ถูกต้อง และประสบความสำเร็จในท้ายที่สุด ความคิดเหล่านี้ทำให้เขาคิดหาวิธีจัดการงานที่สำคัญซึ่งใช้กันอย่างหนาแน่นในสมัยของเรา

ต้องขอบคุณความมีไหวพริบ ความมั่นใจ และความมุ่งมั่นสู่ความเป็นเลิศ ทำให้ไอเซนฮาวร์ประสบความสำเร็จในทุกสิ่ง เขาทำทุกอย่างที่เขาวางแผนไว้ได้สำเร็จตรงเวลาโดยไม่ยากลำบากมากนัก บุคคลจำนวนมากในสมัยของเขารู้สึกประหลาดใจกับการจัดองค์กรของตนเองและพยายามปฏิบัติตามวิธีการปกครองของเขา เนื่องจากบุคลิกของประธานาธิบดีเช่นนี้สมควรได้รับความเคารพอย่างแท้จริงและอาจเป็นตัวอย่างที่น่าปฏิบัติตาม Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือจัดลำดับความสำคัญเป็นหนึ่งในวิธีหลักที่คุณสามารถจัดระเบียบแผนงานในชีวิตประจำวันของคุณได้

คุณสมบัติของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือในการจัดลำดับความสำคัญเป็นเทคนิคการบริหารเวลายอดนิยมที่ช่วยให้คุณดำเนินกิจกรรมที่วางแผนไว้ได้อย่างถูกต้องและตรงเวลา และกำหนดเป้าหมายที่สำคัญสำหรับตัวคุณเองในช่วงระยะเวลาหนึ่ง พื้นฐานของตารางไอเซนฮาวร์คือสี่กรณีที่เรียกว่าควอแดรนท์ พื้นฐานสำหรับการสร้างสรรค์คืองานสำคัญและเร่งด่วนที่สะสมในช่วงเวลาอันสั้นเนื่องจากปัจจัยต่างๆ

จตุรัสเหล่านี้เรียกอีกอย่างว่าหน้าต่างไอเซนฮาวร์เพราะแสดงอยู่ในตารางสี่เหลี่ยม ตารางไอเซนฮาวร์มีลักษณะเช่นนี้

ก ควอแดรนท์เรื่องด่วนที่สำคัญ

ใน ควอแดรนท์ที่สำคัญไม่เร่งด่วน

กับ ควอแดรนท์ไม่สำคัญเร่งด่วน

ดี ควอแดรนท์ไม่สำคัญไม่เร่งด่วน

ใครก็ตามที่ต้องการเรียนรู้วิธีจัดการเวลาอย่างเหมาะสมสามารถสร้างตารางดังกล่าวได้ด้วยตนเอง Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือจัดลำดับความสำคัญจะช่วยให้คุณจัดการกับงานที่สะสมไว้ได้ในระยะเวลาอันสั้น

เมื่อเราเข้าใจโครงสร้างพื้นฐานของวิธีจัดลำดับความสำคัญแล้ว เราจะดูรายละเอียดแต่ละหน้าต่างของ Eisenhower Matrix ได้ Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือจัดลำดับความสำคัญมีประโยชน์ในการกำหนดความสำคัญของแผนของคุณ ณ จุดใดจุดหนึ่ง

ควอแดรนท์ เอ

รวมถึงงานเร่งด่วนที่สำคัญซึ่งไม่สามารถเลื่อนออกไปได้ในภายหลังเนื่องจากอาจส่งผลเสียตามมาได้ เพื่อให้การวางแผนประสบความสำเร็จ คุณต้องเริ่มต้นด้วยส่วน A ตัวอย่างของกรณีดังกล่าวอาจเป็นการดำเนินการที่ซับซ้อนที่ไม่คาดคิดหรือการประชุมที่ไม่ได้กำหนดไว้ ภาคนี้มีความสำคัญมากสำหรับชีวิตของบุคคล แต่ถ้าคุณเรียนรู้ที่จะวางแผนเวลาอย่างถูกต้อง สี่เหลี่ยมจัตุรัสนี้ควรจะว่างเปล่าโดยสิ้นเชิงโดยไม่มีแผนใดๆ หากแผนสำคัญเสร็จสิ้นตรงเวลา งานสำคัญจะไม่กลายเป็นเรื่องเร่งด่วน การนำไปปฏิบัติภายในกรอบเวลาที่กำหนดไม่ได้ทำให้เป็นเรื่องเร่งด่วน

แผน Sector A สามารถปรากฏได้ด้วยเหตุผลสองประการ:

• เหตุผลภายใน: ขึ้นอยู่กับบุคคลโดยตรง (ขาดแรงจูงใจในการดำเนินการ, ความเกียจคร้าน, ขาดความปรารถนาหรือความเป็นมืออาชีพ);
• เหตุผลภายนอก:อย่าขึ้นอยู่กับตัวแบบ (การเสื่อมสภาพของสุขภาพอย่างรุนแรง, เหตุสุดวิสัย)

เพื่อป้องกันไม่ให้เหตุผลเหล่านี้รบกวนกิจกรรมของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องเลื่อนงานเสริมอันมีค่า (ซึ่งเป็นส่วน B อยู่แล้ว) ไปจนถึงวันสุดท้าย เนื่องจากเงื่อนไขบางประการอาจส่งผลต่อการไม่ปฏิบัติตาม จากนั้นคุณจะสะสมงานอันมีค่า

ควอแดรนท์บี

ที่สำคัญไม่เร่งด่วน.แผนของภาคส่วนนี้จะต้องดำเนินการอย่างสม่ำเสมอ โดยไม่เลื่อนออกไปในภายหลัง เนื่องจากการนำไปปฏิบัติอย่างทันท่วงทีเป็นตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพและความสำเร็จในกิจกรรมของคุณ กิจการของจตุภาคนี้ไม่ต้องการการปฏิบัติตามที่นี่และเดี๋ยวนี้ แต่คุณค่าของพวกเขาบ่งบอกถึงการเกิดขึ้นของผลเสียหากบุคคลเพิกเฉยต่อพวกเขา ยิ่งงานมีความสำคัญสำหรับคุณมากเท่าใด ผลที่ตามมาของความล้มเหลวก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น นั่นคือเหตุผลที่คุณควรให้ความสำคัญกับเรื่องสำคัญก่อนแล้วจึงเป็นเรื่องเร่งด่วน เพื่อความพึงพอใจในตนเองในอุดมคติ บุคคลจะต้องทำงานที่มีความหมายเร่งด่วนและไม่เร่งด่วนที่มีความหมายให้เสร็จสมบูรณ์ งานของภาคส่วนนี้ได้แก่ การไปพบแพทย์ทันที ฝึกฝนทักษะในการทำกิจกรรมในที่ทำงานใหม่ให้ประสบความสำเร็จ เพื่อรับการเลื่อนตำแหน่งครั้งต่อไป

“งานสำคัญที่ส่งผลต่อชีวิตของคุณก่อนดีกว่างานไม่สำคัญ”

ดี.ดี. ไอเซนฮาวร์

Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือในการจัดลำดับความสำคัญแสดงให้เห็น: หากคุณจัดเรียงแผนของคุณอย่างถูกต้องและทันท่วงทีในชีวิตมนุษย์ด้านใดด้านหนึ่งจะไม่มีงานเร่งด่วนที่ทำให้ร่างกายมนุษย์หมดแรงทั้งทางร่างกายและจิตใจ ภาค B จะไม่ย้ายไปยังภาค A หากเราวางแผนงานของเราอย่างถูกต้องเป็นครั้งแรก

ควอแดรนท์ ซี

ไม่สำคัญหรอก มันเป็นเรื่องเร่งด่วนความเร่งด่วนของแผนไม่ได้กำหนดความสำคัญของแผนเสมอไป ไอเซนฮาวร์กล่าวว่าหากงานเร่งด่วนขัดขวางการปฏิบัติงานอันมีค่าก็ควรเลื่อนออกไปจะดีกว่า เพื่อให้เข้าใจถึงความสำคัญของแผนของคุณ ให้ถามตัวเองด้วยคำถามง่ายๆ: “จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณไม่ทำงานนี้ให้เสร็จสิ้น” หากคุณตระหนักว่าไม่มีผลกระทบด้านลบหรือเพียงเล็กน้อย แสดงว่าเรื่องนี้ไม่สำคัญในขณะนี้ มองหางานที่มีความหมายมากกว่านี้ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อคุณจริงๆ

กิจกรรมประเภทนี้ได้แก่ การเข้าร่วมการสำรวจทางสังคม การโทรหาเพื่อนเพียงเพื่อพูดคุย แผน "ภาค C" มีข้อเสียเปรียบที่สำคัญ: ขัดขวางไม่ให้บุคคลทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและทำสิ่งที่มีความหมาย เนื่องจากจะทำให้เสียสมาธิและทำให้พวกเขากังวลอยู่ตลอดเวลา สิ่งรบกวนสมาธิสามารถส่งผลเสียได้ ดังนั้น หากมีการรบกวนเกิดขึ้นขณะปฏิบัติงานที่สำคัญ ให้พยายามกำจัดสิ่งเหล่านั้นออกก่อนที่จะดำเนินการ หากคุณดำเนินการเฉพาะเรื่องเร่งด่วน สิ่งสำคัญจำนวนมากสามารถสะสมได้ในคราวเดียว แล้วมันเป็นเรื่องยากที่จะชี้นำตัวเองไปในทิศทางที่ถูกต้องและมีสมาธิที่จะดำเนินการเหล่านั้น

ควอแดรนท์ ดี

ไม่ด่วนไม่สำคัญ.ภาคส่วนนี้รวบรวมงานที่ไม่เร่งด่วนที่สุดที่ไม่จำเป็น การนำไปปฏิบัติไม่ได้ก่อให้เกิดประโยชน์ใด ๆ ในขณะนี้ หากบุคคลมีสมาธิกับสิ่งเหล่านั้น สิ่งสำคัญก็จะสะสมอย่างรวดเร็วและนำไปสู่ผลเสีย ซึ่งรวมถึงตัวอย่างเช่น การออกไปเที่ยวบนโซเชียลเน็ตเวิร์ก เกมคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ ที่ฆ่าเวลาของบุคคลโดยไม่มีผลประโยชน์ใด ๆ

แต่ไม่ใช่งานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญทั้งหมดจะไร้ประโยชน์เสมอไป หากคุณต้องการจัดหนังสืออย่างเรียบร้อยในห้องสมุดของคุณมานานแล้วหรือทำความสะอาดตู้เสื้อผ้าด้วยเสื้อผ้า การทำสิ่งเหล่านี้จะนำมาซึ่งประโยชน์และความพึงพอใจจากผลลัพธ์ แต่คุณไม่ควรพยายามทำสิ่งเหล่านี้หากคุณมีสิ่งสำคัญที่ต้องทำ

ตารางไอเซนฮาวร์เป็นวิธีการวางแผนที่มีประสิทธิภาพเป็นวิธีการที่มีประโยชน์ในการระบุงานอันมีค่าที่สำคัญและช่วยให้งานเหล่านั้นเสร็จสิ้นในระยะเวลาอันสั้น ได้รับการออกแบบมาเพื่อทำงานหนึ่งวันหรืองานที่ต้องทำให้เสร็จในอนาคตอันใกล้นี้

เป้าหมายของวิธีไอเซนฮาวร์

ใครๆ ก็สามารถเรียนรู้ที่จะวางแผนเวลาส่วนตัวได้หากต้องการ ไม่มีอะไรซับซ้อนที่นี่ เพื่อช่วย คุณสามารถใช้ตาราง Eisenhower ที่เราอธิบายว่าเป็นเครื่องมือในการตั้งค่าลำดับความสำคัญ เมื่อวิเคราะห์แต่ละควอแดรนท์ของเมทริกซ์โดยละเอียดแล้ว คุณสามารถกำหนดเป้าหมายหลักของเทคนิคนี้ได้

1. การจัดระเบียบตนเอง- เมื่อรู้ว่าสิ่งสำคัญรอคุณอยู่ คุณจะไม่เสียเวลา แต่จะพยายามทำทุกอย่างให้ตรงเวลา เมื่อระบุแผนหลักแล้วบุคคลสามารถจัดระเบียบตัวเองเพื่อดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว เมื่อแก้ไขสิ่งสำคัญแล้ว คุณจะเห็นได้ทันทีว่ามีอะไรทำไปแล้วและยังต้องทำอะไรอีกในวันนี้หรือพรุ่งนี้
2. การวางแผนคุณภาพสูงสำหรับแผนของคุณ- เป้าหมายของวิธีนี้คือการที่บุคคลสามารถบรรลุสิ่งที่วางแผนไว้ได้สำเร็จ และไม่เขียนสิ่งต่าง ๆ จากจตุภาคหนึ่งไปอีกจตุภาคหนึ่ง
3. เรียนรู้การวางแผนเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ- การเน้นงานที่สำคัญช่วยให้คุณกำหนดระยะเวลาในการทำภารกิจให้สำเร็จได้ทางจิตใจ คนๆ หนึ่งคำนวณคร่าวๆ ในหัวว่าต้องใช้มากแค่ไหนในการทำงานที่สำคัญที่ไม่เร่งด่วนให้เสร็จสิ้น เพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่ย้ายเข้าสู่ภาค A โดยกะทันหัน

Eisenhower Matrix เป็นหนึ่งในวิธีการวางแผนหลักและเป็นที่นิยม จะช่วยให้ทุกคนเรียนรู้ที่จะจัดการตัวเอง จัดระเบียบตัวเองในเวลาที่เหมาะสม และแก้ไขปัญหาในระยะเวลาอันสั้น

สิ่งแรกที่คุณต้องเรียนรู้เมื่อทำงานกับเมทริกซ์คือการทำธุรกิจอย่างชาญฉลาด สามารถแยกแยะเรื่องสำคัญออกจากเรื่องด่วน และเรื่องไม่เร่งด่วนจากเรื่องไม่สำคัญได้

เมทริกซ์เวลาแบ่งออกเป็น 4 จตุภาค โดยมีแกนสำคัญ 2 แกน และแกนเร่งด่วนจำนวนเท่ากัน กรณีและปัญหาต่างๆ เหมาะสมกับแต่ละกรณี ซึ่งช่วยให้เห็นลำดับความสำคัญของแต่ละองค์ประกอบได้อย่างชัดเจน เช่น สิ่งที่ต้องทำก่อน สิ่งที่ต้องทำรอง เป็นต้น

เทมเพลตเมทริกซ์มีลักษณะดังนี้:

มาดูรายละเอียดแต่ละควอแดรนท์กันดีกว่า

ที่สำคัญและเร่งด่วน

การจัดการเวลาในอุดมคติหมายความว่าควอแดรนท์นี้จะว่างเปล่า นี่เป็นเพราะความจริงที่ว่าด้วยการจัดลำดับความสำคัญที่เหมาะสมและงานให้เสร็จทันเวลาจะไม่มีการอุดตัน นี่อาจเป็นเรื่องปกติเป็นครั้งคราวเท่านั้น แต่ความวุ่นวายทางธุรกิจอย่างต่อเนื่องเป็นสัญญาณของความระส่ำระสาย

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาในจตุภาค "A" คุณต้องจัดระเบียบการวางแผนที่มีความสามารถในด้านอื่น ๆ และดำเนินการทุกประเด็นให้ถูกต้อง อย่างไรก็ตาม หากยังคงจำเป็นต้องกรอกข้อมูล ให้ป้อนข้อมูลต่อไปนี้ที่นี่:

• สิ่งที่หากไม่เสร็จสิ้นก็เป็นอันตรายต่อการบรรลุผลตามเป้าหมาย
• งานความล้มเหลวซึ่งก่อให้เกิดความยากลำบากและความยากลำบากในชีวิต
• งานที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับสุขภาพ

อย่าลืมเกี่ยวกับ. มันมักจะเกิดขึ้นที่สิ่งต่าง ๆ จากจตุภาค "A" สามารถมอบหมายให้บุคคลอื่นได้ หากเป็นไปได้ให้ใช้สิทธิ์นี้

อย่าลืมเรื่องการมอบหมายหน้าที่ มันมักจะเกิดขึ้นที่สิ่งต่าง ๆ จากจตุภาค "A" สามารถมอบหมายให้บุคคลอื่นได้

สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน

เรื่องและงานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดอยู่ที่นี่ ดังนั้นเขาจึงต้องได้รับความสนใจสูงสุด กิจกรรมเหล่านี้เป็นกิจกรรมประจำวันที่ไม่เร่งด่วนแต่ก็ยังมีความสำคัญ ผู้เชี่ยวชาญสังเกตว่าคนที่ทำงานเฉพาะกับกลุ่ม "B" จะประสบความสำเร็จในชีวิตมากขึ้นและบรรลุเป้าหมายของตน พวกเขามีรายได้มากขึ้นและทำในสิ่งที่พวกเขารัก ซึ่งทำให้พวกเขามีความสุข

เนื่องจากไม่มีความเร่งด่วนในเรื่องต่างๆ จึงไม่มีความตื่นตระหนก ซึ่งทำให้แนวทางในการดำเนินการมีความสมดุลและสมเหตุสมผล สิ่งนี้จะส่งเสริมประสิทธิภาพและประสิทธิผลในระดับสูง อย่างไรก็ตาม เราไม่ควรลืมว่าการปฏิบัติงานจากจตุภาค "B" ก่อนเวลาอันควรจะย้ายงานเหล่านั้นไปยังจตุภาค "A"

ดังนั้นกิจกรรมปัจจุบันทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมประจำวันจึงจัดอยู่ในโซนนี้: กิจกรรมหลัก กิจกรรมกีฬา แผนสำหรับวันนั้น ฯลฯ

เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ

กิจกรรมที่ “โกหก” เป็นหัวใจของจตุภาคนี้มักจะทำให้เสียสมาธิ การนำไปปฏิบัติไม่ได้ให้ประโยชน์ใดๆ ในแง่ของการบรรลุเป้าหมาย และไม่นำไปสู่ผลลัพธ์ใดๆ บ่อยครั้งสิ่งเหล่านี้ขัดขวางไม่ให้คุณมุ่งความสนใจไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ และลดประสิทธิภาพโดยรวมของคุณ เมื่อทำงานกับเมทริกซ์ สิ่งสำคัญคืออย่าสร้างความสับสนให้กับเคสจากจตุภาค "A" และ "C" มิฉะนั้นจะเกิดความสับสนในลำดับความสำคัญของเคส

พื้นที่ “C” อาจรวมถึงเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการเจรจาและการประชุมที่ใครบางคนกำหนด การฉลองวันเกิดของคนในแวดวงที่ไม่ค่อยสนิทสนม และงานบ้านที่เกิดขึ้นกะทันหัน เนื่องจากสิ่งต่างๆ จากควอแดรนท์นี้มีแต่ทำให้คุณช้าลงและ "ขโมย" เวลา คุณจึงต้องอุทิศเวลาขั้นต่ำให้กับสิ่งเหล่านั้น

ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

ไม่มีประโยชน์ใดๆ จากกิจกรรมที่เข้าข่ายจตุภาคนี้อย่างแน่นอน พวกเขาควรได้รับการจัดการเป็นครั้งสุดท้าย แม้ว่าคุณจะไม่ทำเลย แต่มันก็จะดีขึ้นเท่านั้น อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องคำนึงถึงเรื่องดังกล่าวด้วย ดังที่พวกเขากล่าวว่า คุณต้องรู้จักศัตรูด้วยการมองเห็น สิ่งเหล่านี้คือ "ตัวกิน" เวลาที่มีประโยชน์ที่สุดที่คุณควรกำจัดออกไป

สิ่งที่จัดอยู่ในจตุภาค "D" นั้นไม่มีประโยชน์เลย

แต่สิ่งที่น่าสนใจที่สุดคือสิ่งต่างๆ ในจตุภาคนี้ดึงดูดผู้คนได้จริงๆ นี่คือสิ่งที่น่าพึงพอใจและเรียบง่ายที่สุดที่คุณไม่จำเป็นต้องแก้ไข พวกเขาผ่อนคลายและสนุกสนาน งานอดิเรกที่น่ารื่นรมย์ทำให้ยากต่อการยอมแพ้

ซึ่งรวมถึงการคุยโทรศัพท์กับเพื่อนและญาติ ใช้เวลาบนโซเชียลเน็ตเวิร์ก ท่องอินเทอร์เน็ต เกมคอมพิวเตอร์ ดูทีวี ออกไปเที่ยวในคลับ

แน่นอนว่าการพักผ่อนเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานที่มีประสิทธิผล เช่นเดียวกับออกซิเจนสำหรับบุคคล แต่ก็ควรมีประโยชน์เช่นกัน แทนที่จะนั่งบนโซฟาตลอดสุดสัปดาห์ จัดทริปท่องเที่ยวและเที่ยวชมธรรมชาติ พัฒนาแผนการพักผ่อนหย่อนใจที่กระตือรือร้น ซึ่งจะช่วยปรับปรุงสุขภาพของคุณ อ่านหนังสือเพื่อการศึกษาหรือหนังสือที่น่าสนใจที่คุณไม่มีเวลาอ่านมาก่อน มันจะกระตุ้นจิตใจของคุณ

เมื่อควบคุมชีวิต จำไว้ว่าควรวางแผนการพักผ่อนด้วย มันเป็นเรื่องที่ยอมรับไม่ได้ที่จะเกิดขึ้นเอง แต่อย่าละเลยมันเช่นกัน สิ่งนี้เต็มไปด้วยความเกียจคร้านเป็นเวลานานเนื่องจากการทำงานหนักเกินไปไม่เคยเป็นประโยชน์ต่อใครเลย กฎมีความเหมาะสมที่นี่: “เวลาสำหรับธุรกิจคือเวลาแห่งความสนุกสนาน”

ตัวอย่างกำหนดการในแต่ละวันอาจมีลักษณะดังนี้:

คุณสามารถวาดแผ่นงานด้วยตัวเองหรือดาวน์โหลดแบบฟอร์มสำเร็จรูปจากอินเทอร์เน็ต

การจัดลำดับความสำคัญ

ในตอนแรก จะเป็นนิสัย การระบุความเร่งด่วนและความสำคัญของแต่ละงานเป็นเรื่องยาก แต่ผลลัพธ์ที่ได้ก็คุ้มค่า ลองออกกำลังกายต่อไปนี้:

1. วาดตารางด้วยคอลัมน์: หมายเลขรายการ เรื่อง ความเร่งด่วน ความสำคัญ ปรับจำนวนบรรทัดด้วยตนเอง ขึ้นอยู่กับความยาวของรายการ
2. ในคอลัมน์ที่สอง “สิ่งที่ต้องทำ” ให้จดงานและกิจกรรมทั้งหมดที่คุณมักจะทำ
3. หลังจากนั้น ไปสู่การประเมินว่าแต่ละกิจกรรมมีความสำคัญหรือเร่งด่วนเพียงใด

เพื่อให้ง่ายขึ้น ให้ใช้เกณฑ์สำคัญต่อไปนี้เมื่อถามคำถามในแต่ละกรณี:

• การทำภารกิจนี้ให้เสร็จสิ้นเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายหลักของฉัน (ใช่ - หมายถึงสำคัญ; ไม่ - มันไม่สำคัญ)
• ความล้มเหลวในการทำงานให้เสร็จสิ้นจะส่งผลร้ายแรงต่อกิจกรรมปัจจุบัน (ใช่ - สำคัญ; ไม่ใช่ - ไม่สำคัญ)

เกณฑ์เร่งด่วน:

• หากงานยังไม่เสร็จสิ้นในตอนนี้ งานนั้นจะสูญเสียความเกี่ยวข้อง (ใช่ - เร่งด่วน; ไม่ใช่ - ไม่เร่งด่วน)

เครื่องมือจัดลำดับความสำคัญนี้จะทำให้กระบวนการทำงานทั้งหมดง่ายขึ้นอย่างมาก หลังจากผ่านการตรวจสอบดังกล่าวแล้ว คุณจะพบว่าคุณเสียเวลาไปมากเพียงใดจนถึงจุดนี้และปรากฎว่าได้ปล่อยเวลาที่มีประโยชน์ไปมากเพียงใด

ในสิ่งที่ต้องทำมากมายไม่รู้จบ คุณอาจหลงทาง ลืมบางสิ่งบางอย่าง หรือเพียงแค่ไม่มีเวลาทำก็ได้ งานที่ยังไม่บรรลุผลจึงสะสมและถ่วงวันใหม่ด้วยโอกาสใหม่ ๆ และปัญหาเดิมอีกครั้ง: ฉันไม่มีเวลา ลืม เลื่อนออกไปจนถึงวันพรุ่งนี้

สถานการณ์ดังกล่าวมักเกิดขึ้นกับผู้ที่ไม่ทราบวิธีวางแผน และไม่น่าแปลกใจ เนื่องจากกระบวนการวางแผนต้องใช้ทักษะการบริหารเวลาและความเอาใจใส่เป็นพิเศษ

มีเทคนิคการวางแผนมากมายที่ช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดหากคุณใช้ทรัพยากรเวลาอย่างถูกต้อง ให้เรายกตัวอย่างเทคนิคที่มีประสิทธิภาพและไม่ซับซ้อนที่สุดที่เรียกว่า "ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์"หรือ "จัตุรัสไอเซนฮาวร์".

- นี่คือหลักการของการจัดลำดับความสำคัญซึ่งช่วยให้คุณสามารถแก้ไขงานจำนวนมากที่สุดในระหว่างวันได้

หลักการนี้เป็นหนึ่งในหลักการที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในการบริหารเวลา มีการใช้กันทั่วโลก: ตั้งแต่คนงานธรรมดาไปจนถึงผู้จัดการขององค์กรขนาดใหญ่ของบริษัทที่มีชื่อเสียงระดับโลก

ผู้ก่อตั้งหลักการนี้คือ ดไวต์ เดวิด ไอเซนฮาวร์ (ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา) เนื่องจากตารางงานที่ยุ่งของเขา เขาจึงปรับตารางการทำงานให้เหมาะสมโดยการจัดระบบงานตามความสำคัญของงาน ซึ่งนำไปสู่การสร้างอุปกรณ์ของเขาเอง ซึ่งโดดเด่นด้วยความเรียบง่ายและเป็นเอกลักษณ์

Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือในการจัดลำดับความสำคัญ

ไอเซนฮาวร์แบ่งสิ่งต่าง ๆ ออกเป็น 4 ประเภทและป้อนลงในตารางซึ่งเขาเน้นสี่เหลี่ยมจัตุรัสไว้อย่างชัดเจนซึ่งทำให้สามารถกระจายงานที่วางแผนไว้ตามความเร่งด่วนและความสำคัญ (a, b, c, d)

แต่ละจัตุรัสมีจุดประสงค์ของตัวเอง:

• “ก” - เรื่องเร่งด่วนที่มีความสำคัญเป็นพิเศษ
• “b” - สิ่งสำคัญที่อาจล่าช้าได้
• “ s” - ไม่ใช่ความสำคัญอันดับแรก แต่เร่งด่วน
• “d” - ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

โดยการจัดลำดับความสำคัญด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเรียนรู้ที่จะจัดการเวลาได้ซึ่งจะช่วยในการบรรลุเป้าหมาย เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานที่วางแผนไว้ให้สำเร็จ และส่งผลต่อความสำเร็จในกิจกรรมเฉพาะ

ในการจัดลำดับความสำคัญตามหลักการของ D.D. Eisenhower คุณต้องศึกษารายละเอียดหมวดหมู่ (สี่เหลี่ยม) ในตารางของเขา

เรื่องสำคัญและเร่งด่วน (หมวด ก)

ตารางของหมวดหมู่นี้ประกอบด้วยงานที่วางแผนไว้ซึ่งมีความสำคัญและเร่งด่วนที่สุด ตามหลักการของไอเซนฮาวร์ จัตุรัสนี้ควรว่างเปล่า ว่างสำหรับการเข้าใหม่ทุกวัน ซึ่งสำหรับผู้ที่มีทักษะการบริหารเวลาจะไม่เปิดโอกาสให้กระตุ้นให้เกิดความเร่งด่วนของสิ่งต่างๆ และปล่อยให้เกิดสถานการณ์วิกฤติในกรณีที่ไม่ปฏิบัติตาม

มันมักจะเกิดขึ้นที่สิ่งต่าง ๆ จากสี่เหลี่ยม "b" ถูกย้ายไปที่สี่เหลี่ยม "a" เนื่องจากความเกียจคร้านของมนุษย์ธรรมดาซึ่งเป็นหนึ่งในสาเหตุของการเติมเต็ม บางครั้งสิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้กับทุกคน แต่ในกรณีของการขว้างสิ่งของจากสี่เหลี่ยมจัตุรัสหนึ่งไปอีกจัตุรัสหนึ่งทุกวัน ก็คุ้มค่าที่จะฝึกฝนวินัยในตนเอง

เพื่อหลีกเลี่ยงการปรากฏตัวของงานที่ยังไม่เสร็จในช่อง "a" จำเป็นต้องทำงานประเภทอื่นให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนดและปฏิบัติตามรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับช่องนี้อย่างเคร่งครัด คุณยังสามารถใช้วิธีการมอบหมาย (การมอบหมายงานให้กับใครบางคน) ซึ่งจะทำให้สามารถแก้ไขงานได้และไม่ทิ้งงานที่ยังไม่เสร็จไว้เบื้องหลัง

รายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับกำลังสอง “a”:

• ส่งผลเสียต่อการบรรลุเป้าหมาย
• ปัญหาที่อาจทำให้เกิดปัญหา
• ที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพ

เรื่องสำคัญไม่เร่งด่วน (หมวด ข)

กรณีที่มีแนวโน้มดีและมีลำดับความสำคัญมากที่สุดมักจัดอยู่ในหมวดหมู่นี้ ไอเซนฮาวร์มอบหมายให้พวกเขามีบทบาทสำคัญเนื่องจากการนำไปปฏิบัติเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าหากคุณใช้เวลาอย่างมีความรับผิดชอบเมื่อทำสิ่งต่าง ๆ ที่อยู่ในตาราง "b" แล้วล่ะก็ ผลลัพธ์ที่ดีจะทำให้ตัวเองรู้สึกได้ในไม่ช้า.

ข้อดีของสแควร์นี้คือคุณมีเวลาที่เหมาะสมสำหรับสิ่งสำคัญ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างสร้างสรรค์และรอบคอบ เปิดเผยศักยภาพของคุณอย่างเต็มที่ และคิดผ่าน (วิเคราะห์) กิจกรรมของคุณ แต่สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าเรื่องเหล่านี้ไม่ควรถูกเก็บเข้าลิ้นชัก เนื่องจากมีความเสี่ยงที่จะย้ายไปที่จัตุรัสแรกซึ่งเป็นที่ยอมรับไม่ได้ตามหลักการของไอเซนฮาวร์

ตัวอย่างกรณีและภารกิจของกำลังสอง “b”:

• การวางแผนโครงการ;
• ห้างหุ้นส่วน (ค้นหา ความร่วมมือ);
• ผลลัพธ์ของโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ (การประเมินงานที่ทำ)
• ค้นหาโอกาสในการพัฒนา

ในชีวิตประจำวัน ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้จัตุรัสนี้รวมเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการวางแผน การศึกษา กีฬา อาหาร ฯลฯ

เรื่องเร่งด่วนและไม่สำคัญ (หมวด ค)

หมวดหมู่นี้รวมถึงงานรองที่ไม่สามารถล่าช้าได้ สิ่งที่มักเกิดขึ้นคือคนๆ หนึ่งรีบเร่งเพื่อทำงานที่สำคัญน้อยที่สุดและทำให้เสียสมาธิจากเป้าหมาย Eisenhower Matrix ต้องใช้เทคโนโลยีที่แม่นยำ ดังนั้นคุณไม่ควรผิดพลาดในการจำแนกประเภทงาน

เมื่อจัดลำดับความสำคัญ ไม่จำเป็นต้องสับสนงานที่เกี่ยวข้องกับจตุรัส "c" กับงานของจตุรัส "a" ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของความสับสนที่อาจเกิดขึ้น:

เจ้านายออกคำสั่งที่จำเป็นต้องดำเนินการอย่างเร่งด่วน แต่คำสั่งนี้ไม่เกี่ยวข้องกับงาน ควรป้อนงานนี้ในสี่เหลี่ยม "c" และถือว่าสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วนเนื่องจากคุณไม่สามารถเบี่ยงเบนไปจากเป้าหมายที่คุณตั้งใจไว้ได้ จึงทำให้คุณเสียเวลากับสิ่งที่เบี่ยงเบนความสนใจไปจากสิ่งสำคัญ

ตัวอย่างกรณีและภารกิจของจตุรัส “c”:

• แขกที่ไม่คาดคิดเรียกร้องความสนใจ
• การประชุมเร่งด่วนที่ไม่ได้กำหนดไว้
• กำจัดปัญหาที่เกิดจากความประมาทเลินเล่อของคุณเอง

เรื่องที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ (หมวด ง)

งานเหล่านี้เป็นงานที่พร้อมจะรอทรัพยากรชั่วคราวนานเท่าที่จำเป็นหรืออาจยังเป็นไปไม่ได้เลยที่จะเสร็จสิ้น แต่หมวดหมู่นี้รวมสิ่งที่เรียบง่ายและน่าสนใจ แต่คุณไม่ควรคว้ามันไว้ พวกมันแค่ทำให้กระบวนการทำงานช้าลงและพาคุณออกห่างจากเป้าหมาย

ตัวอย่างกรณีและภารกิจของจตุรัส “d”:

• การสนทนาทางโทรศัพท์ที่ว่างเปล่า
• กิจกรรมบันเทิง
• เหตุการณ์ใด ๆ ที่ทำให้เสียสมาธิจากการทำงาน

ด้วยการจัดลำดับความสำคัญตามหลักการของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ คุณสามารถทำอะไรได้มากมายและเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้นอย่างไม่ต้องสงสัย แต่อย่าลืมว่างานเป็นแหล่งที่มาหลักของความสำเร็จด้วยการบริหารเวลาที่เหมาะสม