Tija kubwa kutoka kwa kazi inaweza kupatikana kwa kuandaa mpango wa utekelezaji wa kina na thabiti. Kwa utangazaji wenye mafanikio ngazi ya kazi Inashauriwa kuzingatia kanuni za msingi za usimamizi wa wakati, ambazo zinategemea machapisho kadhaa, haya ni:
uwezo wa kuweka malengo kwa usahihi;
uwezo wa kuamua kwa usahihi vipaumbele vya maisha;
zana tofauti za kupanga;
kuendeleza tabia zinazohitajika.
Udhibiti mzuri wa wakati unamaanisha kuwa lengo lazima liwe maalum, la kweli, linaloweza kupimika na lenye mwisho. Uwezo wa kuamua kwa usahihi vipaumbele vya maisha uko katika uwezo wa kuchagua kutoka kwa anuwai ya malengo muhimu zaidi na muhimu kwa sasa.
Kanuni za usimamizi ni kweli za kimsingi (au zile zinazochukuliwa kuwa ukweli ndani yake wakati uliopo) ambayo mfumo wa udhibiti kwa ujumla au sehemu zake za kibinafsi hujengwa.
Kanuni za ujenzi na mantiki ya kuanzisha viwango vya shirika vya kupanga wakati, kama njia mpya ya utekelezaji wa shirika wa usimamizi wa wakati (kinyume na mafunzo ya jadi ya ushirika katika usimamizi wa wakati), pamoja na mpango wa kuchanganya hatua za "hiari" na "lazima". ya utekelezaji, viwango vya malezi ya viwango, pamoja na vipengele vya kawaida vya viwango vya usimamizi wa wakati wa shirika vilitengenezwa na Arkhangelsky G.A. mwaka 2005.
Kama sayansi yoyote, usimamizi wa wakati una kanuni fulani ambazo msingi wake ni. Wao, kwa sehemu kubwa, awali ni vitendo katika asili, lakini tayari wameendelea kuwa moja ya kisayansi na mbinu.
Kanuni muhimu zaidi ni kanuni ya manufaa, ambayo inatia ndani kufanya kile unachohitaji tu na kutofanya usichohitaji.
"Wakati wa kuzama" kati ya wafanyikazi ni wa kawaida kabisa: wakati mwingi unaopotea kwenye mikutano, kufikiria vitu vidogo, dawati lililojaa karatasi, mfumo wa kutatanisha wa folda za kazi, usumbufu wa mara kwa mara (simu, mazungumzo). Matatizo haya ni sawa kutoka ofisi hadi ofisi, lakini wakati mwingine wakati wa mafunzo au semina mawazo ya kuvutia yanazaliwa, ambayo kisha huchukua mizizi na kuwa kiwango. Kwa mfano, mfumo wa bendera, ambapo bendera nyekundu kwenye dawati inamaanisha "shughuli" na inapendekeza kwamba mfanyakazi haipaswi kuingiliwa kutoka kazini, isipokuwa kwa masuala ya haraka. Wakati mwingine wafanyikazi wa kampuni huja kwa hitaji la kuunda "lugha" yao wenyewe ndani ya kampuni, wakati dhana zisizo wazi za "leo", "kesho", "jioni" na "hivi karibuni" zinamaanisha wakati maalum (leo - hadi 18.00). , hii inasaidia kuepuka matatizo mengi.
Kupanga- kanuni ya pili ya usimamizi wa wakati, kulingana na ambayo ni muhimu kutenga 40% ya muda kama hifadhi katika kesi ya hali zisizotarajiwa, kulazimisha majeure.
Kanuni ya tatu ni kuchanganya kesi ndogo katika moja na kuvunja kesi kubwa katika kadhaa, kama matokeo ambayo kila kesi inapaswa kuwa na muda wa dakika 30-90.
Kanuni ya nne inapendekeza hitaji la kupumzika kwa dakika tano baada ya kila saa ya kazi.
Kanuni ya tano ni kutumia kanda za tahadhari kuandaa mahali pa kazi: kati, karibu na mbali.
Kanuni ya sita inatufundisha kufanya mambo muhimu zaidi kwanza, kuanza siku na kazi ngumu zaidi, zisizofurahi.
Kanuni ya saba inataka kuainisha mambo yako yote katika makundi 4: ya dharura na muhimu, yasiyo ya dharura na muhimu, ya dharura na yasiyo ya muhimu, yasiyo ya dharura na yasiyo ya muhimu. Ni aina mbili tu za kwanza za kazi zinazohitajika kufanywa, na kazi zingine zinaweza kukabidhiwa, kukamilishwa baadaye, au kuachwa.
Ukosefu wa wakati ni shida ya kisaikolojia - mtu hajiamini vya kutosha ndani yake, hana wazo wazi la malengo yake, hana uwezo wa kuweka vipaumbele, kwa hivyo hana wakati wa kutosha wa chochote. Unaweza kuokoa muda kwa kuweka vipaumbele vyako kwa usahihi. Matrix ya Eisenhower (ona Kiambatisho 1), au Kanuni ya Eisenhower, ni mbinu ya kuweka vipaumbele, matumizi ambayo hukuruhusu kuangazia mambo muhimu na muhimu na kuamua la kufanya na mengine. Inaaminika kuwa ni Rais wa 34 wa Marekani Dwight Eisenhower aliyeipendekeza na kuifanya kuwa kiwango cha kazi yake. Eisenhower alibainisha aina 4 zifuatazo za kesi kulingana na vigezo vya umuhimu na uharaka:
A) Muhimu na ya haraka. Unahitaji kuifanya mara moja ikiwa una mambo kama haya.
B) Muhimu na isiyo ya dharura. Kesi "zilizochukizwa" zaidi, zilizokiukwa zaidi zinazohusiana na maendeleo mwenyewe, mafunzo ya wafanyikazi, nk. Mara nyingi kesi za aina A huonekana kwa sababu ya kupuuzwa kwa kesi za aina B.
C) Sio muhimu na ya haraka. Vitu hivi hupenda kujifanya kama vitu A. Ni asili ya mwanadamu kuchanganya uharaka na umuhimu: moja kwa moja yeye huona chochote cha dharura kuwa muhimu. Kimsingi, ni mambo C ambayo yanaunda mazingira ya usimamizi wa mgogoro unaoendelea na msukosuko katika makampuni.
D) Sio muhimu na sio haraka. Kesi hizi zinahitaji "kufadhiliwa kwa msingi wa mabaki." Lakini mara nyingi hupendeza na kuvutia, hivyo huanza siku ya kazi pamoja nao, na kuua saa bora za kazi pamoja nao.
Kanuni ya nane ni kwamba unapaswa kufanya tu mambo ya kuvutia kwako - hii ni kiashiria cha taaluma yako: shirika kwa wakati na nafasi.
Muda ni njia ya kusoma matumizi ya wakati kwa kurekodi na kupima muda wa vitendo vilivyofanywa. Inarejelea mila ya kitaifa katika historia ya maendeleo ya usimamizi wa wakati. Muda hukuruhusu kufanya "ukaguzi" na "hesabu" ya wakati na kubaini "mazama ya wakati." Ili kuweka wimbo wa muda, inashauriwa kurekodi shughuli zako zote kwa usahihi wa dakika 5-10 kwa angalau wiki mbili.
Orodha ya mambo ya kufanya ni kanuni ya kuunda orodha ya hatua zilizopangwa. Inakuwezesha usiweke kazi nyingi zilizopangwa katika kichwa chako na usisahau hata mambo madogo. Ni lazima tu kukumbuka kuwa ni bora kufanya orodha kwa siku za usoni, na sio kwa muda mrefu.
Chati ya Gantt (ona Kiambatisho 2) ni mojawapo ya njia rahisi na maarufu za kuwakilisha nyakati za kukamilisha kazi. Kila mstari kwenye mchoro unawakilisha mchakato mmoja uliowekwa juu kwa kiwango cha wakati. Kazi na kazi ndogo zinazounda mpango huwekwa kwa wima, na ratiba ya matukio imewekwa kwa usawa. Mwanzo, mwisho na urefu wa sehemu kwenye mizani ya saa inalingana na kuanza, mwisho na muda wa kazi. Baadhi ya chati za Gantt pia zinaonyesha utegemezi kati ya kazi. Mchoro unaweza kutumika kuwakilisha hali ya sasa ya maendeleo ya kazi: sehemu ya mstatili inayohusiana na kazi ni kivuli, inayoonyesha asilimia ya kukamilika kwa kazi; mstari wa wima unaolingana na wakati "leo" unaonyeshwa. Chati ya Gantt hukuruhusu:
Tazama na tathmini kwa macho mlolongo wa kazi na muda wao wa jamaa;
Linganisha maendeleo yaliyopangwa na halisi ya kazi;
Kuchambua kwa undani maendeleo halisi ya kazi. Grafu inaonyesha vipindi vya wakati ambapo kazi: ilitekelezwa, ilisimamishwa, ilirejeshwa kwa marekebisho, nk.
Kanuni ya Pareto, kulingana na ambayo 20% ya jitihada hutoa 80% ya matokeo, na 80% iliyobaki ya jitihada hutoa 20% tu ya matokeo. Inapotumika kwa usimamizi wa wakati, kanuni hii inaonekana kama "20% ya kazi na wakati unaotumika hutoa 80% ya matokeo, na 80% ya kazi na wakati unaotumika hutoa 20% tu ya matokeo. Kanuni hii inasema kwamba ni muhimu kuonyesha 20% ya kesi ambazo hutoa matokeo ya juu na kuanza nao.
Albert Camus aliandika kwa usahihi sana juu ya njia hii: "Swali: jinsi ya kuhakikisha kuwa haupotezi wakati? Jibu: wakati wa uzoefu kwa ukamilifu. Matibabu: kutumia siku katika chumba cha kusubiri cha daktari wa meno kwenye kiti ngumu; sikiliza ripoti katika lugha usiyoielewa; chagua njia ndefu na zisizofaa zaidi za treni, zunguka kwenye mstari kwenye ofisi ya sanduku la ukumbi wa michezo na usinunue tikiti ya onyesho. nk. nk. ».
Hali kama hizo husababisha kuwashwa kwa sababu ya kutokuwa na maana na kutokuwa na maana kwa masaa yaliyotumiwa, na hivyo kuunda hisia ya thamani ya wakati, hamu ya kuiokoa na kuitumia kwenye hafla muhimu tu.
2. Anza kurekodi matumizi yako ya wakati!
Kwa siku tatu (siku mbili za wiki na wikendi moja), rekodi ajira yako kila baada ya dakika 10 - 15. Mazoezi yanaonyesha kuwa matokeo sio ya kupendeza kila wakati, lakini hakika yatakufanya ufikirie.
Katika mchakato wa kufanya zoezi hili, "chronophages" - "walaji wa wakati" - mambo, hali, matukio ambayo yanapoteza muda bila mafanikio yanaonyeshwa wazi.
"Chronophages" inaweza kuwa:
- kukaa kupita kiasi mbele ya TV au kwenye mtandao,
- mfumo wa usimamizi wa biashara usiojua kusoma na kuandika ("backlogs karatasi" au ukosefu wa lengo wazi),
- mvurugano wa kibinafsi ("ugonjwa wa kuahirisha" au fussiness nyingi),
- watu ambao ziara zao na simu wanaondolewa kazini.
Jaribu kutambua "chronophages" ya kawaida ya tatu hadi tano kwako mwenyewe na kutenda tofauti kwa mwezi, kinyume na tabia zako. Matokeo hayatakufanya usubiri!
3. Tumia vidole vitano kudhibiti kazi zako na wakati!
Mbinu ni kama ifuatavyo: kila kidole kinaashiria moja ya vigezo kwa msaada wa ambayo harakati kuelekea lengo inadhibitiwa. Wakati wa mchana, unahitaji tu kutazama kitende chako na kukumbuka vigezo kwa herufi za kwanza za majina ya vidole vyako.
- M (kidole kidogo)- mawazo, maarifa, habari. "Nimejifunza nini kipya leo?", "Je! maarifa yaliyopatikana?»,
- B (kidole cha pete)- ukaribu na lengo. "Niko wapi kuhusiana na kufikia kile ninachotaka?", "Nimefanya nini leo, nimepata nini?"
- NA ( kidole cha kati) - jimbo. "Katika nini hali ya kihisia niliishi leo?", "Ni nini kiliunganishwa na hisia chanya na shauku ya kufikia lengo?”, “Nilikabiliana vipi mataifa hasi na kudumisha mhemko wako siku nzima?"
- U (kidole cha index)- huduma, msaada, ushirikiano. "Nimewasaidiaje wengine leo?", "Je, nilikutana na watu wapya?", "Je, mahusiano yangu na wafanyakazi wenzangu yameboreshwa (au kinyume chake)?",
- B (kidole gumba)- furaha, hali ya kimwili. "Nilifanya nini leo kwa afya yangu, kudumisha utimamu wa mwili?”, “Ulitunzaje hali njema yako?”
4. Jitahidi kupata matokeo, sio juhudi.
Kila mmoja wenu amekutana na watu ambao kwa hofu na kwa kiburi wanatangaza kwamba hawajakaa likizo kwa miaka mitatu, na wana siku za kupumzika mara moja kwa mwezi. Hii haionyeshi umuhimu wao wa kitaalam, lakini hutumika kama ishara wazi ya shida katika mfumo wao wa kujipanga.
Matokeo ni muhimu, si kiasi cha jitihada au muda uliotumiwa!
5. Maswali 4 rahisi tu yatakusaidia kupanga biashara yoyote!
1)
"Kwanini ufanye hivi kabisa?" - jibu swali hili mwenyewe, na utaelewa ikiwa inafaa kabisa kupata biashara. Swali hili kwa kweli "husafisha" orodha ya mambo ya kufanya na hukuruhusu kukata kila kitu kisichozidi na kisichohitajika!
2)
“Kwa nini hasa nitafanya hivi?” husaidia kuunda orodha ya mambo ya kufanya kwa uwakilishi. Ikiwa mtu mwingine anaweza kufanya kazi hiyo, ni muhimu kwa wewe kuifanya?
3)
"Kwa nini hii inapaswa kufanywa sasa?" - hukuruhusu kuweka tarehe za mwisho za kukamilisha kazi, na pia kuratibu vitendo vilivyopangwa na hali halisi.
4)
"Kwa nini nitatenda kwa fomu hii maalum?" - inakuwezesha kuongeza mchakato wa kazi, husaidia kuepuka gharama zisizohitajika na fussiness.
Pengine umesikia kwamba 20% ya juhudi zako huleta 80% ya matokeo yako. Kwa mazoezi, hii inamaanisha kuwa unahitaji kupata hizo 20% ya vitendo muhimu ambavyo vitaleta 80% matokeo yaliyotarajiwa, yaani, anza na jambo kuu, na kisha tu kuendelea na kazi za sekondari.
Bahati nzuri na mafanikio!
Hasa kwa Wakati kwa Mwanamke,
Lyudmila Kruglova, mwanasaikolojia, kocha na mkufunzi wa biashara
Kitu cha thamani zaidi ambacho kila mtu anacho na tunachotumia bila kuangalia nyuma ni. Hutaweza kuirejesha, kuinunua au kuiomba. Kuna njia moja tu ya kutoka - itumie kwa busara. Soma makala kuhusu usimamizi wa wakati kwa ufupi. Jifunze kutumia kwa ufanisi.
Jinsi ya kufikia malengo kwa kutumia usimamizi wa wakati?
Kila mtu anajua usemi “wakati ni pesa.” Ilitamkwa na mwanasayansi maarufu na mwanasiasa Benjamin Franklin. Ikiwa kitu kinajazwa tena, basi wakati huenda milele. Ni mambo mangapi muhimu na ya haraka yanayotokea kila wakati, unawezaje kuyadhibiti yote? Hii itasaidia, yaani.
Kusimamia usimamizi wa wakati kunahitaji kujipanga, kujidhibiti, na mafunzo.
Hatua za utekelezaji
- kuweka malengo,
- kipaumbele,
- utekelezaji,
- kudhibiti
Mafunzo yanapaswa kusababisha michakato yote hapo juu kuwa sio tu zana muhimu, lakini pia njia ya maisha.
Lengo
Jinsi ya kutenda wakati wa kuzingatia sheria hizi? Ni muhimu kutambua kile kinachochukua muda mwingi na kutathmini shughuli za kila siku kulingana na kiwango cha umuhimu na manufaa. Mambo muhimu na ya dharura yanapewa kipaumbele. Mambo muhimu ni mambo hayo, bila kufanya ambayo, kuna hatari ya madhara makubwa. matokeo yasiyofaa. Kwa uwazi, unaweza kuandika mambo katika daftari. Chambua ulichoandika, tafuta vitu vinavyopoteza wakati, onyesha na jaribu kuondoa vitu kama hivyo. Chombo hiki kinaitwa wakati. Karatasi ya daftari inapaswa kugawanywa katika sehemu mbili, katika moja kuandika wakati na nyingine shughuli iliyochukua wakati huo. Wapo programu za kompyuta
kwa kuweka muda - hii pia ni rahisi sana.
Chips za ziada
Kuna msemo wa Kiamerika kama "kula chura." Hii inamaanisha kufanya jambo lisilopendeza sana. Wazo hili linatumika sana ulimwenguni na inamaanisha kutoweka mambo yasiyopendeza kwa baadaye, kuyafanya kwanza, na kisha kuendelea na mambo ya kutia moyo. Mara nyingi inahitajika nguvu ya ajabu kujivuta pamoja na kujilazimisha kufanya kile kinachohitajika. Ukirudi nyumbani kutoka kazini, ungependa kutazama TV, na hapa unahitaji kupiga simu kwa nia ya kukusaidia, chukua mpango wako ulioandaliwa na ubadili kwenda wimbi la kulia
Ni muhimu kufanya kila kitu kwa wakati, wakati wa mwisho. Katika kesi hiyo, woga na harakati zisizohitajika huchukua muda mwingi kwa hofu ya kutokuwa kwa wakati. Watu wengine hufanya kazi kwa kukusanywa kwa hisia ya ujuzi na ujuzi, wakati wengine wanazozana na kufanya harakati nyingi zisizo za lazima, kuchoka sana, na kutimiza kidogo. Ikiwa una wakati wa bure, inafaa kufanya vitu muhimu mapema, ambayo itakusaidia kukamilisha kazi inayofuata haraka. Unapaswa pia kuacha nafasi katika mipango yako kwa kazi zisizotarajiwa, zisizotarajiwa.
Bila ushabiki
Lakini hupaswi kukimbilia kutoka uliokithiri hadi mwingine. Familia na marafiki pia ni sehemu ya lazima ya maisha. Kutumia maisha yako kwa ajili ya kazi na kutambuliwa, kuvuka kila kitu kingine kutoka kwayo, - katika hali ya sasa, mtu anaweza kuteseka sana na kutoridhika. Kila kitu ni nzuri kwa kiasi)) Chaguo ni yetu.
Mara nyingi, watu wanaozingatia zaidi kukuza kazi zao wanakabiliwa na shida kubwa: hakuna hata masaa 24 kwa siku kwa majukumu yao yote ya kazi.
Teknolojia za kisasa zinaweza kusaidia kukabiliana na hili teknolojia za usimamizi wa wakati, ambayo inakuwezesha kupanga vizuri muda wako wa kufanya kazi na hivyo kuongeza ufanisi wa kitaaluma.
Usimamizi wa wakati - sayansi ya wakati
Usimamizi wa wakati(katika tafsiri kutoka kwa Kiingereza - "usimamizi wa wakati") - sayansi ya njia za kuamua ni nini muhimu kwa mtu na ni wakati gani unapaswa kutumiwa kwanza. Asili yake ilianza miaka ya 60 ya karne ya 20.
Kisha, katika nchi za Magharibi, kutokana na maendeleo ya biashara, kasi ya maisha iliongezeka kwa kasi. Mzigo wa kazi wa watu wanaohusika katika usimamizi umeongezeka sana. Walianza kupata ukosefu wa muda mrefu wa wakati wa kufanya kazi na wa bure. Hatua kwa hatua mchakato huo ulienea kwa makundi mengine ya wafanyakazi.
Shughuli nyingi, kupoteza tija na kuongezeka kwa dhiki kwa watu wengi kumesababisha kuonekana kwa sayansi mpya - usimamizi wa wakati, ambayo haikutegemea tamaa ya kufanya kila kitu mara moja, lakini kwa kanuni ya kufikia matokeo ya juu kwa muda mdogo. Chombo kikuu cha hii ilikuwa kupanga.
Mpango mzuri - kuweka malengo
Kutunga mpango madhubuti , tunahitaji lengo. Jua unachotaka kufikia, na kisha weka muda wazi wa wakati: hasa wakati unapanga kufikia kile unachotaka. Usimamizi wa muda hutofautisha kati ya malengo ya muda mfupi na ya muda mrefu. Zimedhamiriwa kulingana na kipindi cha utekelezaji. Ikiwa ya kwanza inaweza kuwepo kwenye karatasi katika fomu kazi ya sasa kwa siku, kwa mfano, kuwaita wateja kumi, kisha pili - kwa mwaka au zaidi mapema, kwa mfano, kusonga ngazi ya kazi.
Kulingana na Brian Tracy, mshauri wa biashara na mwandishi anayeuzwa zaidi wa vitabu juu ya kuboresha tija ya kibinafsi, ikiwa kutatua shida inachukua muda mrefu kushughulikia mara moja, inafaa kuivunja katika hatua kadhaa, na zile, kwa upande wake, hatua ndogo. Kila mmoja wao anahitaji wakati. Kisha mpango unatengenezwa, na kufuata utaondoka kutoka kwa kazi moja hadi nyingine. Na unachofanya hukuleta hatua kwa hatua karibu na lengo lako zuri.
Baada ya kuamua yako lengo la muda mrefu, hatua zake zote na substages, kuanza kurekodi mipango ya kila siku. Ili kuhakikisha kuwa karatasi iliyoandikwa sio tu orodha isiyo na maana ya kufanya, inafaa kuzingatia matokeo. Kwa mfano, andika katika orodha sio "kukusanya ripoti", lakini "ripoti imekamilika", ili mwisho wa mchakato unaweza kuweka alama ya ujasiri karibu na kuingia. Hii ni motisha yenye nguvu. Tengeneza wazi matokeo unayotaka kufikia wakati wa kutatua shida.
Kanuni ya Pareto - 20 dhidi ya 80
Wakati mwingine orodha ya kazi za kazi ni kubwa sana hivi kwamba una hatari ya kutofikia kiwango cha masaa 8. Kwa hiyo, ni bora kupanga mambo kwa utaratibu wa dharura na umuhimu. Ikiwa kuna mambo ya dharura, ahirisha kazi ya kawaida. Classics ya usimamizi wa wakati wanaamini kuwa watu wengi hawafikii urefu wa kazi si kwa sababu ya uwezo mdogo, lakini kwa sababu hawajui jinsi ya kuonyesha jambo kuu.
Wazo hili linaonyeshwa waziwazi na sheria iliyotolewa na mwanauchumi na mwanasosholojia wa Italia Vilfredo Pareto: "20% ya juhudi hutoa 80% ya matokeo, na 80% iliyobaki ya juhudi hutoa 20% tu ya matokeo." Kwa hivyo inashauriwa kuangazia hizo 20% ya mambo ambayo hutoa athari kubwa na kuanza siku yako nao.
Usisahau kuonyesha usimamizi mpango wako. Hata kama meneja wako hataki usimamizi wa wakati kama wewe, atakuwa anajua ni jukumu gani kati ya kazi muhimu zaidi unalofanya kwanza na ni lipi unaloacha. Inaweza pia kuathiri mpango na kukusaidia kuamua juu ya vipaumbele vyako. Shukrani kwa hili, hakutakuwa na kutofautiana katika kazi.
Matrix ya Upangaji wa Eisenhower
Ili kuunda mpango unaofaa kwa malengo na malengo yako, tumia matriki ya kupanga ya Dwight Eisenhower, Rais wa 34 wa Marekani. Alishikilia wadhifa huu kutoka 1953 hadi 1961. Inatoa chaguzi nne kwa mchanganyiko kulingana na vigezo: haraka, sio haraka, muhimu, sio muhimu.
Tengeneza orodha ya alama hizi karibu na kila kisa. Na ukadiria muda unaohitajika kuzikamilisha. Panga mambo kwa umuhimu na kuweka meza mbele ya macho yako ili kuzingatia jambo kuu.
Acha wakati wa "vipuri".
Kulingana na Gleb Arkhangelsky, aina ya usimamizi wa wakati wa Urusi, wakati wa kupanga siku, unahitaji kuhesabu si zaidi ya 60% ya wakati huo, na 40% - kinachojulikana kama maeneo ya buffer - inapaswa kuachwa ikiwa ni kazi za dharura na zisizotarajiwa. kutokea. Kuna daima nguvu majeure, hii pia inahitaji kuzingatiwa. Na haupaswi kupanga siku yako dakika kwa dakika, mpango kama huo hautafanya kazi hata hivyo.
Ikiwa hakuna kazi zisizotarajiwa zinazotokea, jishughulishe na mambo muhimu, lakini sio ya haraka. Kwa mfano, panga karatasi kwenye dawati lako - ikiwa huhitaji kandarasi na wateja leo, hii haimaanishi kuwa hazitakuwa na manufaa hivi karibuni. Kwa njia hii utasuluhisha tatizo kabla halijawa suala linalowaka na linahitaji muda wako kwa wakati usiofaa kabisa.
Kweli, ikiwa njia hii haikuruhusu kuepusha nguvu majeure (kwa mfano, unahitaji kwenda kwenye mkutano wa dharura ambao utachukua nusu ya siku ya kufanya kazi), basi unapaswa:
- Agiza baadhi ya kazi zilizopangwa kwa mfanyakazi mwingine ikiwa una wasaidizi.
- Hamisha vitu hadi tarehe ya baadaye (yote au sehemu).
- Kataa kazi.
Wakati wa kuunda mpango, kwanza kabisa, onyesha kazi "ngumu" ambazo lazima zifanyike madhubuti. muda fulani, kama vile mikutano.
Hakikisha kuwa hazijapangwa madhubuti moja baada ya nyingine, bila muda wa muda. Mshirika wako au mteja anaweza kuchelewa, mkutano unaweza kuendelea, na hii itasababisha mabadiliko katika kazi zingine zote.
Shirika la wakati wa meneja
Shirika la siku ya kufanya kazi kwa meneja ina sifa zake: mawasiliano na wasaidizi, kuweka kazi, ufuatiliaji na kutatua migogoro kati ya wafanyakazi.
Katikati ya machafuko haya yote, unahitaji kuzingatia matatizo na kutatua kwa ufanisi. Classics za usimamizi wa wakati hutoa vidokezo vinne juu ya suala hili:
- Usipange zaidi ya mikutano minne kwa siku, vinginevyo utakuwa na uwezekano mdogo wa kufaulu.
- Mjumbe: Ikiwa unafanya kazi ambayo mtu mwingine katika idara yako angeweza kufanya, na muda wake unagharimu chini kwa saa kwa saa yako, unapoteza pesa za kampuni.
- Weka saa za kazi za kila wiki kwa wasaidizi - sera milango wazi inakatisha tamaa wafanyakazi kutoka kujitegemea na kusababisha upotevu wa muda usio na maana.
- Wakati wa kupanga siku yako ya kufanya kazi, tengeneza hali ili kuzingatia shida iliyopo kwa angalau masaa mawili hadi matatu.
Njia ya Machafuko Iliyopakana
Wakati wa kutekeleza mpango na malengo ya muda mfupi Kama sheria, hakuna shida. Lakini kwa wale wa muda mrefu, shida zinaweza kutokea, haswa ikiwa kuna miradi kadhaa kama hiyo. Ni vigumu kuweka maelezo mengi kichwani mwako. Wakati huo huo, kufanya kazi mara kwa mara kwenye vitu vidogo huchukua muda na kukuzuia kuzingatia jambo kuu. Njia ya nje ni "mbinu ya machafuko mdogo", iliyoelezwa katika kitabu cha jina moja na Gleb Arkhangelsky.
Kwa kila mradi, tengeneza folda tofauti na uweke vifaa vyote muhimu hapo. Jikumbushe na uhakikishe mara kwa mara. Beba kijitabu kidogo ili uandike mawazo yako. Na kisha panga maingizo yako kwenye folda. Inapokuja wakati wa kusindika vifaa, utakuwa tayari na kadhaa mawazo mazuri au maamuzi.
Kwa miradi ngumu sana na ndefu, lini kazi inayokuja kisaikolojia inakukandamiza kwa kiwango chake, njia ya "Jibini la Uswisi" inafaa.
Inategemea ukweli kwamba unahitaji kuanza kazi polepole, kutengeneza "mashimo" kwenye shida kama yale yanayoonekana kwenye kata ya jibini la Uswizi. Kwa njia hii, utaanza kujisikia kusonga mbele, na utahamasishwa kuendelea kutatua tatizo hadi upate matokeo yaliyohitajika.
Udhibiti wa usimamizi wa wakati
Yote ya hapo juu kazi za usimamizi wa wakati haitakuwa na ufanisi kama udhibiti hautatekelezwa.
Inashughulikia kazi tatu:
- Kuelewa hali yako ya kimwili na kihisia.
- Kulinganisha kile kilichopangwa na matokeo.
- Ikiwa ni lazima, rekebisha mpango.
- Utaratibu huu rahisi utakusaidia kuelewa vizuri zaidi kile ambacho umepata na ni hatua gani unapaswa kuchukua ili kufikia hilo. shirika bora saa za kazi.
Watu wengi wa zama zetu hujitahidi kupata tija kubwa.
Hakika, unajua watu ambao hukimbia kutoka kwa kazi hadi kazi, wakiangalia mara kwa mara barua pepe, panga kitu, piga simu mahali fulani, fanya shughuli n.k.
Watu wanaofanya hivi mara nyingi wanaamini kwamba "kuwa na shughuli nyingi" inamaanisha kuwa unafanya kazi kwa bidii na kufanikiwa zaidi.
Imani hii inaweza tu kuwa ya kweli kwa kiasi fulani, na mara nyingi husababisha "tija" isiyo na maana, yaani, mahitaji ya mara kwa mara kufanya jambo na tabia ya kupoteza muda kwa kazi ndogo ndogo. Lakini ni bora kuchukua njia tofauti.
Tunahitaji kufanya kazi kwa werevu zaidi, si kwa bidii zaidi.
Msemo wa zamani unasema lazima ufanye kazi kwa busara, sio ngumu zaidi. Taarifa hii inapaswa kuchukuliwa kama msingi wakati unakaribia kazi ya aina yoyote.
Badala ya mbinu ya robotic ya kutatua matatizo, unahitaji kujiuliza nini kinaweza kufanywa zaidi kwa busara au kutengwa kabisa kutoka kwenye orodha ya kazi zilizopangwa.
Kwa kudhibiti wakati wako kwa ufanisi, hutashangaa jinsi unaweza kufanya mambo. kazi zaidi kwa siku, na jaribu kurahisisha na kuharakisha mchakato ili kuepuka kupita kiasi.
Ni kuhusu kupata nafasi katika maisha yako kwa ajili ya starehe na wakati bora.
Kwa kweli kuna masaa ya kutosha kwa siku kufanya kila kitu unachotaka, lakini unahitaji kupata wakati huo.
Tunatumahi kuwa orodha hii ya vidokezo 21 itakusukuma katika mwelekeo sahihi.
Kumbuka kwamba kuna vidokezo na hila nyingi za kudhibiti wakati wako kwa ufanisi. Tunaona vidokezo hivi kuwa vya manufaa, ingawa unaweza kuwa na maoni yako kuhusu jambo hilo.
Acha orodha hii iwe kichocheo kwako kufikiria mara kwa mara jinsi ya kuboresha tija yako mwenyewe.
1. Zingatia mambo makuu.
wengi zaidi kazi muhimu fanya kwanza. Hii kanuni ya dhahabu usimamizi wa wakati. Kila siku, tambua kazi mbili au tatu ambazo ni kipaumbele na zimalize kwanza.
Mara baada ya kuzikamilisha, siku inaweza tayari kuchukuliwa kuwa imefanikiwa. Endelea na mambo mengine au uache mengine hadi siku inayofuata, kwa sababu tayari umekamilisha mambo muhimu zaidi.
2. Jifunze kusema hapana.
Suluhisho kiasi kikubwa majukumu katika muda mfupi yanaweza kukufundisha jinsi ya kuchanganya miradi tofauti na kudhibiti wakati wako. Na hiyo ni bora.
3. Pata angalau masaa 7-8 ya usingizi.
Baadhi ya watu wanafikiri kwamba kutoa dhabihu usingizi ni njia nzuri kuongeza tija na kukomboa mvuke masaa ya ziada katika siku. Lakini hii sivyo.
Wengi wetu tunahitaji saa 7-8 za kulala ili miili na akili zetu zifanye kazi ipasavyo. Utasikia, sikiliza mwili wako. Usidharau umuhimu wa kulala.
4. Zingatia kabisa kazi unayofanya.
Funga madirisha mengine yote ya kivinjari. Weka simu yako kwenye hali ya kimya usionekane. Jipatie mahali tulivu, pa faragha pa kufanya kazi au kuwasha muziki ikiwa inakusaidia (kwa mfano, wakati mwingine napenda kusikiliza muziki wa classical au sauti za asili).
Zingatia kazi moja, jitumbukize ndani yake. Hakuna kitu kingine kinachopaswa kuwepo kwa wakati huu.
5. Anza mapema.
Karibu sisi sote tunaugua ugonjwa wa kuahirisha mambo. Inaonekana kwamba kazi ni rahisi sana kwamba daima una wakati wa kuikamilisha na kuishia kuahirisha.
Ondokana na kuchelewesha mambo kwa muda mrefu, kwani inafurahisha zaidi kuzuia kuzidisha kwa kukamilisha kazi zilizopangwa mapema. Sio ngumu sana, dhamira yako kali inatosha.
6. Usikengeushwe na maelezo madogo.
Mara nyingi tunaahirisha miradi kwa kuzingatia maelezo madogo kwa muda mrefu sana. Hii ni kawaida kwa wanaopenda ukamilifu.
Lakini ni bora zaidi kusonga mbele, kukamilisha wigo mkubwa wa mradi, ukitupilia mbali hamu ya hapo awali ya kuzama kwenye kitu kila wakati. Ni bora kukamilisha kila kitu haraka iwezekanavyo, na kukagua vidokezo vya mtu binafsi baada ya kukamilika.
7. Fanya kazi za kawaida kuwa mazoea.
Ikiwa una majukumu ya kawaida (kama vile kuandika makala kwa blogu yako mwenyewe nk) unaweza kuzipanga na kuzifanya kuwa mazoea. Fanya hivi kila siku na usibadilishe utaratibu, basi ubongo wako utakuwa na nidhamu na shughuli itageuka kuwa tabia. Inakuwa ya asili kabisa na ya kupendeza. Ijaribu!
8. Dhibiti muda unaotumika kwenye TV/Internet/michezo.
Muda unaotumika kwenye mitandao ya kijamii, kucheza michezo au kutazama TV unaweza na unapaswa kufuatiliwa. Jaribu kuamua mwenyewe idadi ya masaa yaliyotumiwa kwenye shughuli zilizoorodheshwa. Wao huwa wanakuvuruga zaidi kuliko vile ungependa.
9. Weka kikomo cha muda kwa kila kazi.
Badala ya kukaa tu kwenye mradi kufikiria: “Nitakaa hapa mpaka nimalize kila kitu”, jaribu kutamka upya: "Nitafanya kazi hii kwa masaa matatu".
Kizuizi cha wakati kitakusukuma kuwa mwangalifu zaidi na ufanisi zaidi, hata ukirudi na kufanya kazi tena baadaye kidogo.
10. Acha pengo la muda kati ya kazi.
Tunapokimbia kutoka kazi hadi kazi, tunapata ugumu kutathmini matendo yetu na kukaa umakini na motisha.
Mapumziko kati ya kazi yanaweza kuwa sip. hewa safi kwa ubongo wetu. Unaweza kwenda kwa matembezi mafupi, kutafakari, au kufanya kitu kingine kwa ajili ya utulivu wa akili.
11. Usifikirie kuhusu jumla ya orodha yako ya mambo ya kufanya.
Mojawapo ya njia za uhakika za kujisumbua ni kufikiria juu ya ukubwa wa orodha yako ya mambo ya kufanya. Haijalishi unafikiria kiasi gani juu yake, haitakuwa fupi.
Kwa wakati maalum kwa wakati, unahitaji kuzingatia jambo moja. Hii ni kazi moja tu. Fanya kila kitu hatua kwa hatua. Utulie.
12. Mazoezi na lishe.
Tafiti nyingi zinahusisha tija na kwa njia ya afya maisha. Usingizi wa kutosha mazoezi ya kimwili Na kula afya Ongeza kiwango chako cha nishati, safisha akili yako na iwe rahisi kwako kuzingatia.
13. Fanya kidogo.
« Fanya kidogo"ni njia nyingine ya kusema" fanya lililo muhimu zaidi" Mbinu hii tena inahusisha kuzingatia mambo muhimu zaidi.
Acha, weka kipaumbele kazi zako na uzingatie. Fanya mambo machache, lakini yanapaswa kuwa ya kipaumbele na kuwa nayo thamani kubwa kuliko wengine.
14. Tumia fursa ya siku zako za kupumzika, lakini usizidishe.
Ukifikiri juu yake, unaweza kushangazwa na kiasi gani unaweza kupunguza mzigo wako wa kazi wakati wa juma kwa kufanya kazi ndogo mwishoni mwa juma. Masaa 2-4 tu kwa siku. Wakati wako wa burudani hautateseka.
15. Panga mchakato.
Kujipanga kutakuokoa muda mwingi, na sio lazima uwe mtu bora zaidi kufanya hivyo. mtu aliyepangwa duniani. Kupanga kazi yako sio ngumu hata kidogo.
Unda mfumo wa usajili wa hati. Hakikisha vipengee vyote vimehifadhiwa ipasavyo. Jiondoe kupokea barua pepe zisizo za lazima na upakue barua pepe yako. Boresha, sawazisha na urekebishe.
16. Jaza muda wako wa bure.
Kama sheria, kila mtu ana wakati usiojazwa. Hizi ni saa zinazotumiwa katika vyumba vya kusubiri, katika mistari ya duka, usafiri wa umma, juu ya wakufunzi wa mviringo, nk.
Tafuta mambo unayoweza kufanya unapofanya hivi. Kusoma kuna uwezekano mkubwa wa kufanya hivyo, na usisahau kuhusu vitabu vya kusikiliza vya kusikiliza unaposubiri.
17. Jitenge.
Hakuna vikwazo, hakuna visingizio. Wakati mwingine njia pekee Kitu cha kufanya ni kujifungia ndani ya chumba chako. Kujitenga kunasaidia watu wengi.
18. Shikilia mpango wako wa utekelezaji.
Tulitaja hili kwa sehemu, lakini haingeumiza kurudia. Usigeuke kutoka kwa mpango wako!
Shikilia mipango yako, kuwa mtaalamu, na ufuate. Nia thabiti na uthabiti utakuongoza kwenye lengo lako lililokusudiwa.
19. Kamilisha kazi zinazohusiana pamoja.
Hebu tuseme kwamba mwishoni mwa wiki unahitaji kukamilisha kazi mbili za programu, kuandika insha tatu, na kufanya video mbili. Badala ya kufanya kazi kwa hiari, tambua vikundi kazi zinazofanana na kuzifanya kwa kufuatana.
Kazi mbalimbali zinahitaji aina mbalimbali kufikiri, hivyo ni mantiki kuruhusu ubongo wako kuendelea kufanya kazi za kawaida, na sio kubadili kwa mara nyingine tena kwa kitu kingine.
20. Tafuta muda wa ukimya.
KATIKA ulimwengu wa kisasa Watu wengi sana wanasonga kila wakati na hawachukui wakati wa kuacha tu. Walakini, mazoezi ya ukimya yana athari za kushangaza. Hatua zote mbili na kutokuchukua hatua lazima zicheze jukumu muhimu katika maisha yetu.