Jinsi ya kufanya mambo bila kupoteza utulivu wako. Kuwa na mahali pa kazi iliyopangwa na kukagua mfumo wako kila wiki kunaboresha tija.

David Allen

Mmoja wa wananadharia maarufu wa ufanisi wa kibinafsi. Alivumbua mbinu ya usimamizi wa wakati wa Getting Things Done (GTD). Mkuu wa Kampuni ya David Allen, kwa zaidi ya miaka 20 amekuwa akishauriana na wasimamizi wakuu wa kampuni kama Ford Foundation, New York Life, na Benki ya Dunia. Allen hutoa mafunzo ya tija duniani kote. Nakala zake mara nyingi huchapishwa katika Los Angeles Times, Wall Street Journal, na New York Times. Vitabu vya David Allen vimeuza nakala milioni 5.

Mwezi mmoja uliopita, nilidhani kwamba kila mtu anayependa tija alikuwa akitumia mbinu ya GTD au angalau kujaribu kufaa kwake. Ukweli uligeuka kuwa tofauti kabisa. Kwa hivyo, kwanza kabisa, inafaa kuzungumza juu ya mfumo.

Kwa wanaoanza kuhusu GTD

Katika kitabu chake “How to Get things in Order. Sanaa ya Tija Isiyo na Mkazo," ambayo iliuzwa zaidi ulimwenguni, David Allen anaelezea mfumo wa kupanga vitu ambavyo kwangu viligawanya usimamizi wa wakati katika TM ya kawaida na GTD (iliyotafsiriwa kihalisi, "kufanya mambo").

Wakati mmoja, GTD iliniokoa kutokana na kupasuka kwa ubongo na uchovu. Kusudi la mfumo huu sio tu kupanga na kupanga mambo. Ningesema kwamba GTD ni mfumo ulioundwa kwa ajili ya umri wetu wa taarifa wenye ishara zinazoingia mara kwa mara kuhusu nini cha kufanya, kufikiria, kusoma, kufafanua, kujifunza, kutazama...

GTD ni zaidi ya njia ya kudhibiti kazi na miradi. Mbinu hii inashughulikia masuala ya kimsingi ya kazi yenye maana, maisha yenye maana, ustawi wa kisaikolojia, na haitoi tu mbinu za kuongeza tija na tija.

Lengo kuu la mfumo wa Allen ni kuachilia ubongo wako kwa ubunifu na utatuzi wa matatizo, ili kutoa imani tulivu katika umuhimu wa kazi unayofanya hivi sasa. Je, ni mara ngapi unakuwa na siku zenye tija na za kuridhisha ambazo hukuacha huna kuridhika? Hii hutokea kwa sababu unafanya jambo baya. Au labda hivyo, lakini huwezi kusema kwa uhakika. Wakati huo huo, orodha za kazi ambazo hazijatimizwa zinasonga kila wakati kichwani mwako, na kukunyima umakini, urahisi na amani. GTD itasaidia kuondoa ballast hii.

Miongoni mwa mambo mengine:

Hutakosa chochote.
Utakuwa na mfumo wa kuchagua kwa haraka na kwa usahihi vitendo vyako vinavyofuata.
Kuwa na tija zaidi, sio tu kukamilika zaidi.
Achana na sehemu ya simba.
Jifunze na penda kupanga maisha yako badala ya kuruhusu hali au watu wengine kufanya hivyo.
Mwalimu mifano mitatu ya kuchagua hatua mojawapo.
Kupata udhibiti wa miradi.
Jifunze kuzingatia matokeo.

Ni nini kinachohitajika kwa hili? Ili kuanza, soma kitabu cha David Allen, Getting Things Done. Inajumuisha sehemu tatu.

Sehemu ya kwanza inaelezea picha kubwa, inatoa maelezo mafupi ya mfumo na inaelezea kwa nini ni ya pekee na muhimu, na kisha inaelezea mbinu wenyewe kwa fomu fupi na inayoweza kupatikana. Sehemu ya pili inaelezea jinsi ya kutumia kanuni za mfumo. Haya ni mazoezi yako ya kibinafsi ya utumiaji wa hatua kwa hatua wa mifano iliyoelezewa katika maisha ya kila siku. Sehemu ya tatu inaelezea matokeo ya hila zaidi na muhimu unayoweza kufikia kwa kufanya njia na miundo hii kuwa sehemu muhimu ya kazi yako na maisha ya kibinafsi.

Soma pamoja na kitabu. Nakala hizo zina ushauri mwingi muhimu kutoka kwa wale ambao wamekuwa wakitumia mfumo huu kwa muda mrefu.

Nini kipya katika toleo lililosahihishwa

Katika utangulizi wa kitabu hicho, Dmitry Inshakov, mkuu wa Getting Things Done in Russia, anaandika:

Toleo jipya la kitabu ni kazi inayojitegemea. Sura mbili mpya na habari nyingi zimeongezwa ambazo zinazingatia hali halisi ya leo katika ulimwengu wa teknolojia ya habari. Tafsiri ilifanywa upya, kutoka mwanzo. Uangalifu hasa ulilipwa kwa uunganishaji wa istilahi. Kwa masuala yote yenye utata wakati wa kutafsiri kwa Kirusi, tuliwasiliana na David moja kwa moja. Tafsiri iligeuka kuwa ya kweli iwezekanavyo na karibu na ya asili kwa asili.

Ni vigumu kwangu kusema jinsi tafsiri ilivyo karibu na ya awali, lakini vinginevyo ni maandishi mazuri sana: ni rahisi kusoma, habari hutolewa kwa urahisi na kwa uwazi.

Lakini je, chapisho hili ni kazi inayojitegemea? Ndiyo, kitabu kina habari nyingi mpya zinazozingatia hali halisi ya enzi ya kidijitali. Lakini kwa maana hii, itakuwa muhimu tu kwa Kompyuta na wale ambao, wakati wa kufanya mazoezi ya GTD, walipata shida katika kurekebisha mbinu kwa huduma za kompyuta na wingu. Hii inahusu usindikaji wa habari za zamani.

Lakini sura mbili mpya hubadilisha mambo kabisa.

Sura ya 14. Mbinu ya GTD na Sayansi ya Utambuzi

Utafiti katika saikolojia ya kijamii na kiakili umeandika ufanisi wa kanuni msingi wa mbinu hii.
David Allen, Kupata Mambo

Sura hii inaangazia utafiti wa hivi karibuni katika maeneo yafuatayo:

saikolojia chanya (si kuchanganyikiwa na mawazo chanya);
utambuzi wa kusambazwa;
kupunguza mzigo wa utambuzi wa maswali ya wazi;
nadharia ya mtiririko;
nadharia ya uongozi binafsi;
kutekeleza lengo kupitia nia ya utekelezaji;
mtaji wa kisaikolojia (PsyCap).

Baada ya kukagua utafiti, nilielewa kwa nini GTD inafanya kazi na jinsi ya kuboresha ufanisi wa mbinu yenyewe na maisha kwa ujumla.

Sura ya 15. Njia ya Ubora wa GTD

Sura hii ni muhimu kwa wanaoanza na mabwana wa GTD, na pia wale walioanza, lakini wakakata tamaa na kuacha. David Allen anaelezea nini husababisha kushindwa na jinsi ya kurekebisha.

Sura inaelezea viwango vitatu vya ustadi katika mbinu na inaelezea jinsi ya kuzipitisha. Ninaona pingamizi katika mtindo wa "Tunapaswa kutumia wakati kufanya mambo, na sio kusoma kila aina ya mifumo ya TM." Hii ni kweli tu kwa wale wanaoona mastering GTD kama mwisho yenyewe. Kwa mimi, hii ni chombo, na kamilifu zaidi, ni rahisi zaidi, ya kupendeza na ya haraka zaidi kufanya kazi nayo. Sura ya kumi na tano ilinitia moyo kuchukua GTD kwa umakini zaidi na kuleta mazoezi kwa kujiendesha, ambayo yataniruhusu kupata mkazo na uchovu kidogo na nishati zaidi.

Muhtasari

Kwa hivyo tunamaliza na nini:

Tafsiri bora.
Nyenzo imeundwa upya kwa ulimwengu wa kidijitali.
Sura mbili mpya zenye maudhui muhimu.

Jina: Jinsi ya kuweka mambo kwa mpangilio. Sanaa ya tija isiyo na mafadhaiko.

Tarehe ya kutolewa kwa kitabu: 2001

Kurasa/wastani wa muda wa kusoma: Kurasa 358/saa 18

Tuzo za Kitabu au Ukweli wa Kuvutia: Matokeo ya miaka ishirini ya kazi ya mwandishi, iliyotafsiriwa katika lugha 30.

Wazo kuu: Milenia mpya imeona kitendawili: Ingawa watu wameboresha ubora wao wa maisha, viwango vyao vya mfadhaiko pia vimeongezeka kadiri wanavyochukua kazi nyingi kuliko wanavyoweza kushughulikia. Watu wengi hukata tamaa na kufikia mwisho wanapojaribu kubadilisha hali hii ya mambo.

Nadharia na mawazo:
Ni muhimu kujifunza kuzingatia 100% kwenye kazi unayofanya sasa. Kisha utadumisha uwazi, kupata mawazo mapya, na kukamilisha kazi zako kuu kwa juhudi ndogo.

Ili kuongeza tija unapaswa:

fungua akili yako kutoka kwa mawazo yasiyo ya lazima;
kuelewa wazi kazi ni nini;
unganisha vikumbusho vya vitendo katika mfumo unaofikia mara kwa mara.

David anapendekeza uelezee tatizo linalokuhangaisha zaidi katika sentensi moja. Na kisha uandike hatua za kwanza zinazohitajika kuchukuliwa ili kutatua tatizo. Zoezi hili husababisha hisia ya kujiamini, utulivu na udhibiti wa hali hiyo.

Tatizo linachukua mawazo yetu yote ikiwa haujaelewa wazi ni matokeo gani unayotaka kupata, haujatambua hatua za kipaumbele na haujapanga vikumbusho.

Kwa kawaida, watu huandika vitu na kazi, lakini hakuna hatua wazi au maagizo ya jinsi ya kuzikamilisha. Na kwa ufanisi mkubwa, tunahitaji uwazi.

Kitabu cha David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, kinatoa ushauri mwingi wa jinsi ya kufanya mambo yako yawe sawa kwa kutumia teknolojia maalum iitwayo GTD (). Mbinu iliyowasilishwa inalenga kumsaidia mtu kukabiliana na mtiririko wa mambo katika kazi na katika maisha yake ya kibinafsi.

Mbinu ya GTD ni matokeo ya miaka ishirini ya kazi ya David Allen, na ufanisi na ufanisi wake umethaminiwa na zaidi ya kizazi kimoja cha wasimamizi, nje ya nchi na nchini Urusi.

Katika kitabu hiki utapata habari zote muhimu juu ya jinsi ya kufanya kazi kwa bidii, vizuri na kwa raha, jinsi ya kukusanya na kusindika habari, jinsi ya kuamua mara moja hatua inayotaka, kutekeleza na kudhibiti kazi, kuangazia kuu na sekondari. wakati huo huo kudumisha fahamu wazi na kufikiri kwa utaratibu.

Kuhusu David Allen

David Allen - juu ya tija binafsi na ufanisi, mwandishi wa mbinu ya GTD, mkuu wa kampuni ya ushauri David Allen Company, kufanya kazi na Benki ya Dunia, New York Life, Ford Foundation na wengine. David Allen hufanya mafunzo ya uandishi katika nchi nyingi ulimwenguni, na nakala zake huchapishwa katika machapisho kama vile New York Times, Wall Street Journal, Los Angeles Times, n.k.

Unaweza kupendezwa kujua kwamba Kufanya Mambo: Sanaa ya Tija Isiyo na Mkazo imetafsiriwa katika lugha kumi na tano na ilipewa Kitabu Bora cha Biashara cha Jarida la Time. Mwandishi, kwa kutumia mbinu yake, amesaidia mamilioni ya watu kukabiliana na mtiririko mkubwa wa kila aina ya kesi.

Mwanzoni mwa kitabu utapata habari kuhusu mwandishi, shukrani kwa mwandishi na utangulizi. Kitabu hiki kimetolewa katika sehemu tatu, zenye sura kumi na tatu kwa jumla. Sehemu ya kwanza imejitolea kwa sanaa ya kupata matokeo, ya pili inahusu kupata matokeo bila mkazo, na ya tatu inahusu kanuni muhimu za mfumo wa mwandishi.

Bila shaka, kitabu cha David Allen kinastahili kuangaliwa kwa karibu na kujifunza kwa kina. Na, ingawa ni zaidi ya uwezo wetu kuwasilisha yaliyomo kwa kina ya kila sehemu na sura (ni bora zaidi kufanya hivi na mwandishi mwenyewe), bado tungependa kukuambia juu ya maoni kadhaa ya kupendeza kutoka kwa kitabu.

Kanuni ya mbinu ya "Kufanya Mambo".

Kanuni ya msingi ya mbinu ya GTD ni kwamba mtu anapaswa kuacha kurekodi orodha za kazi za sasa katika ubongo wake. Ili kufanya hivyo, unahitaji "kutoa" orodha hizi kwenye vyombo vya habari vya nje. Kwa kuacha kuhifadhi habari hii, ubongo haujali tena kufanya kazi muhimu.

Sanaa ya kupata matokeo

Kila kitu unachohitaji kuweka kwenye mfumo maalum, ambao utarudi kwa utaratibu ili kuandaa yaliyomo. Unahitaji kuelewa shida ni nini na kuamua jinsi inaweza kutatuliwa. Baada ya hayo, unahitaji kuingiza data ya mfumo wako kuhusu vitendo ambavyo uliamua kufanya.

Hatua Tano za Kupata Udhibiti wa Mtiririko wako wa Kazi

Kukamilisha kazi yoyote kuna hatua tano:

Kuleta pamoja matatizo yote ambayo yanachukua mawazo yetu
Kuelewa kiini cha matatizo na kutambua hatua za kuyatatua
Shirika la matokeo
Maendeleo ya njia mbadala
Maendeleo ya mpango wa vitendo

Masharti ya ukusanyaji wa taarifa bora

Kuna hali tatu kuu:

Vitanzi vyote vilivyo wazi lazima "zihamishwe" kutoka kwa kichwa hadi kifaa cha uhifadhi wa nje - hadi mfumo wa kupata data.
Inahitajika kutumia idadi ndogo ya "vyombo" ambayo habari hukusanywa
Inahitajika kuweka nafasi kwa habari mpya kwa utaratibu

Kupanga

Mawazo juu ya mambo makubwa hufanya mambo madogo kusonga. Udhibiti wa hali unategemea matokeo yaliyofafanuliwa wazi na vitendo vya kipaumbele, pamoja na vikumbusho, ambavyo vinajumuishwa katika mfumo mzuri. Mipango ya kina inaruhusu hali ngumu kutatuliwa.

Lengo

Ikiwa unayo, inamaanisha kuwa una mikononi mwako kila kitu unachohitaji kutekeleza mipango yako; ikiwa lengo limefifia, basi hautaweza kushinda. Shukrani kwa swali "Kwa nini?" una fursa ya kutenga rasilimali na kuunda motisha. Malengo rahisi na ya wazi ni mwanzo wa vitendo ngumu na vya busara.

Wazo

Swali lingine muhimu ni swali "Jinsi gani?". Mawazo yanapoanza kukujia, kwa kawaida hutokea bila mpangilio maalum. Ili kufanya mawazo yako yawe yenye tija na tija, andika au nakili mawazo yako kwenye njia fulani ya nje.

Shirika la nafasi ya kazi

Ni muhimu kuandaa na - hii itasaidia kupunguza upinzani wako wa subconscious kwa haja ya kutatua matatizo ya kila siku, na pia kuamsha maslahi yako ndani yao. Vipengele kuu vya nafasi ya kazi ni eneo-kazi na mahali pa barua.

Mkusanyiko wa habari: "Corral kwa shida za kawaida"

Kabla ya kusindika habari, inapaswa kukusanywa kwa jumla. Kazi zote ambazo hazijakamilika na kazi zijazo zinapaswa kuwekwa kwenye folda ya "Kikasha". Ikiwa unafikiri kitu kinaweza tu kutupwa kwenye takataka, fanya hivyo. Kusudi kuu la kukusanya habari ni kuweka nyenzo kwenye kikapu cha pamoja haraka iwezekanavyo ili "kuchimba na kuelezea mstari wa mbele" kwa ustadi.

Usindikaji wa Taarifa: Kuondoa Recycle Bin

Kumbuka sheria zifuatazo:

Masuala lazima yashughulikiwe kwa utaratibu
Shida lazima zishughulikiwe moja baada ya nyingine
Masuala lazima yashughulikiwe kwa uangalifu sawa

Ikiwa sheria hizi zinakiukwa, huwezi kuepuka matatizo ambayo utapuuza.

Nyenzo za kumbukumbu

Mengi ya kile unachopata kwenye kikapu cha jumla hakitahitaji hatua ya kazi kutoka kwako, lakini kitakuwa na manufaa. Ikiwa utaona kitu ambacho ungependa kuweka, fanya lebo, ushikamishe kwenye "kitu" hicho na uiweka kwenye droo. Ikiwa hati inaweza kupuuzwa, itupe.

Nyenzo za kupanga: kuunda vikapu "sahihi".

Kwa jumla, kuna aina saba za nyenzo ambazo ziko chini ya ufuatiliaji na udhibiti kutoka kwa mtazamo wa shirika:

Nyenzo zinazohusiana kwa miradi
Habari kutoka kwa kalenda (habari, vitendo, nk)
Orodha ya hatua za kipaumbele
Orodha za kusubiri
Nyenzo za kumbukumbu
Orodha ya mawazo iwezekanavyo katika siku zijazo

Data Iliyorudiwa: Jinsi ya Kuweka Mfumo Wako Kufanya Kazi

Lazima upange shughuli na mifumo yako ili uwe na ufahamu wa chaguzi zote inapohitajika. Kwa kawaida unaweza kukagua masuala yako yote kwa sekunde chache tu, lakini hii inawezekana tu ikiwa utaangalia orodha sahihi za mambo ya kufanya kwa wakati ufaao.

Shughulika na karatasi ambazo hazijatulia

Pata vipande vyote vya karatasi visivyohitajika, hundi na risiti ambazo ziko karibu na kina cha desktop yako, kwenye rafu, kwenye droo, kwenye mifuko, nk. Ongeza kila kitu unachokipata na ukiweke kwenye pipa la jumla ili kuchakatwa.

Shughulikia maingizo yako

Pitia maingizo yako yote ya shajara, madokezo ya daftari, na madokezo ya baada yake na uyapange yote katika kategoria mahususi. Kategoria zinaweza kuwa kama ifuatavyo:

Nyaraka zinazohitaji uingiliaji kati amilifu
Miradi
Matarajio
Matukio ya Kalenda
Mawazo yanayowezekana ya siku zijazo

Panga maelezo yoyote ya kumbukumbu na nyenzo

Lazima ugawanye nyenzo zote katika zile zinazohitaji kusoma na zile zinazohitaji kutazamwa. Kisha angalia matukio kwenye kalenda yanayohitaji kutokea. Kisha amua vitendo vinavyohusiana na maandalizi na shirika la matukio ya baadaye.

Ondoa yote kichwani mwako

Inahitajika kuandika miradi yote mpya, hatua zinazokuja, hatua na matarajio ambayo bado hayajarekodiwa. Mara hii imefanywa, unahitaji kukagua orodha za miradi, tathmini hali ya utayari wao na uhakikishe kuwa mfumo uliopo una angalau hatua moja kwa kila miradi na mipango.

Chukua muda wa kukagua vitendo vilivyokamilika, hakikisha kuwa kuna vikumbusho vya hatua zinazofuata, kagua orodha yako ya matarajio na urekodi vitendo vyovyote vinavyohitaji kufuatiliwa.

Kuwa mbunifu na uchukue hatua kwa uamuzi

Fikiria kama una mawazo mapya yasiyo ya kawaida, hata yale ya kichaa zaidi, ambayo yanaweza kukamilisha mfumo wako? Fanya hakiki kama hiyo kila wiki - fomu, unda hali na uandae zana.

Hatimaye

Siku zote jaribu kukumbuka kuwa hakuna furaha kubwa maishani kuliko ile unayoipata kwa kushinda magumu, kufikia mafanikio, kutaka kitu kipya na kukifanyia kazi.

Kitabu cha David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Tija, kinaweza kusaidia mtu yeyote kuwa bwana kamili wa maisha yake.

Umekuwa ukigombana siku nzima, ukifanya kitu, na umechoka sana, lakini orodha ya mambo ya kufanya haijapungua hata kidogo, lakini, inaonekana, imevimba zaidi. Tarehe za mwisho zinakuja bila huruma na kila kitu kinahitaji kufanywa "jana." Hakuna mwisho kwa hili, na mara tu watu wanapofanikiwa kufanya kazi, je, wao hutumia wakati kwa familia, marafiki na wao wenyewe? Haijalishi ni kiasi gani unahisi kupoteza kwa wakati huu, tunaharakisha kukufariji - mawazo kama haya hutokea kwa watu wengi wa kisasa. Tatizo lao ni kutoweza kuishi na kufanya kazi kwa ufanisi. Ikiwa dhiki, kutoridhika na ukosefu wa muda wa milele umekuwa washirika wako waaminifu, unahitaji David Allen, mtu ambaye anajua vizuri zaidi kuliko mtu yeyote jinsi ya kupata mambo kwa utaratibu.

Menyu ya makala:

Kuhusu mwandishi: tija guru

David Allen ni mwananadharia wa Marekani katika uwanja wa tija na ufanisi wa kibinafsi, kocha maarufu, na mwandishi wa vitabu juu ya mada za biashara. Kazi ya maisha yake ni mbinu ya usimamizi wa wakati Kupata Mambo (kihalisi, "kuleta mambo kwenye tamati"). Dhamira kuu ya GTD ni kuachilia ubongo kutoka kwa kazi nyingi, kuhamisha na kuzipanga kwa njia ya nje. Vitabu vya David Allen na kuonekana kwa umma vimetolewa kwa jinsi ya kutumia GTD kwa ufanisi katika mazoezi.

Guru "wa muda" hushirikiana na makampuni maarufu duniani, kufanya mafunzo kwa wafanyakazi wa Ford Foundation, New York Life na wengine. Nakala zake huonekana mara kwa mara kwenye kurasa za Los Angeles Times, Wall Street Journal, New York Times, na vitabu vyake huchapishwa katika mamilioni ya nakala katika nchi kadhaa ulimwenguni.

Allen anaitwa kimakosa mwananadharia wa usimamizi wa wakati, ilhali muundaji wa GTD, kinyume chake, anakosoa teknolojia hii kwa kuwa na mwelekeo finyu na yenye ukomo wa ufanisi.

Kazi kuu ya David Allen ni kitabu "Kupata Mambo kwa Utaratibu." Inaelezea kiini cha GTD, miundo yake kuu na hatua za usimamizi wa mtiririko wa kazi. Faida kuu ya kitabu hiki ni matumizi mengi, kwa sababu njia ya "kukamilisha mambo" itakuwa muhimu kwa kila mtu, haijalishi wewe ni nani - mkuu wa kampuni kubwa ya kushikilia, mfanyakazi huru, mwanafunzi au mama wa nyumbani.

GTD "kwa dummies"

Kwa wale wanaosikia ufupisho wa GTD kwa mara ya kwanza, hebu tufafanue: Kupunguza Mambo ni mbinu ya kuongeza ufanisi wa kibinafsi kulingana na kufikiria na kujenga matokeo ya kazi za sasa na za baadaye. Bila kujali ukubwa na kiwango cha umuhimu, kila kazi inapaswa kuhamishiwa kwenye vyombo vya habari vya nje. Hata kuagiza vifaa vya ofisi vitaning'inia juu yako kama upanga wa Damocles, andika tu kazi hiyo kwenye kalenda na maagizo ya kina juu ya wapi kupiga simu na nini cha kuagiza, basi utaanza haraka kukamilisha kazi hiyo kwa wakati unaofaa na kwa hakika. haitaipoteza kutoka kwa akili yako. Akili ya mtu, iliyoachiliwa kutoka kwa kukariri, inaweza kuzingatia kukamilisha kazi yenyewe na pia kuzuia mafadhaiko.

Faida kuu za GTD:

Hutakosa chochote.
Matendo yako ya siku yatawekwa katika mfumo ulio wazi.
Hutaweza kufanya zaidi au kufanya kazi kwa bidii zaidi, utakuwa na tija zaidi.
Utaondoa mafadhaiko mara moja na kwa wote.
Utapata udhibiti wa kile unachofanya.
Utajifunza kuzingatia matokeo.
Ni wewe ndiye utapanga maisha yako, sio watu wengine au hali. Na baada ya muda utaipenda sana!

Katika Kufanya Mambo, David Allen anaelezea mifano mitatu ya kimsingi inayohitajika kutekeleza GTD:

Usimamizi wa mtiririko wa kazi;
Mfano wa ukaguzi wa kazi wa ngazi 6;
Mbinu ya kupanga asili.

Katika hakiki yetu, tutaangalia mtindo wa usimamizi wa mtiririko wa kazi unaojumuisha hatua tano, ambazo ni msingi wa "kufanya mambo." Utaona, wao ni rahisi sana, lakini kushindwa kufuata yao husababisha ukweli kwamba maisha yako yanageuka kuwa machafuko na dhiki kubwa.

Ikiwa michakato ya biashara yako inahusiana na biashara au sekta ya huduma, basi tunapendekeza usome ukaguzi wa kitabu cha "Wateja Maishani." Yeyote anayepaswa kushughulika na wateja na wateja anapaswa kusoma kitabu hiki.

Hatua ya Kwanza: Mkusanyiko

“Ubongo wako ni chombo cha kufikiri, si kifaa cha kuhifadhi. Ikiwa unataka kufikiria vizuri, unahitaji "kikapu cha mkusanyiko" salama nje ya akili yako.
(NDIYO.)

Watu wengi huweka kazi nyingi vichwani mwao au kwenye "orodha za mambo ya kufanya." David Allen anasema kuwa jambo la kwanza na muhimu zaidi kufanya ni kukusanya faili zako zote kwenye njia tofauti, na hivyo kufungia kumbukumbu.

Muhimu! Itakuwa kosa kujumuisha kazi kubwa tu za umuhimu maalum kwenye orodha; kazi ndogo huwa na kusanyiko na kuziba akili. Hivyo kazi zote ndogo na za muda mrefu zinapaswa kurekodiwa kwenye vyombo vya habari.

Zana za ukusanyaji:

trei ya kawaida ya hati inayoingia;
Mifumo ya kupanga na kurekodi karatasi;
Ratiba ya kielektroniki na mifumo ya kurekodi;
Vifaa vya umeme, wajumbe mbalimbali.

Sio lazima kutoa upendeleo kwa chombo kimoja tu cha kukusanya; chagua kile kinachofaa zaidi. Kwa mfano, tray ya plastiki au ya mbao inafaa kwa karatasi zinazoingia, barua, majarida, nyaraka na vitu vidogo mbalimbali; hata tochi yenye betri zilizokufa inapaswa kuwekwa hapa, na si kuzikwa kwenye droo ya dawati kwa miezi mingi. Notepad, vibandiko, au ubao wa ujumbe unafaa kwa kuandika kazi nasibu, mawazo, ujumbe mfupi n.k. Ni rahisi zaidi kuingiza kazi za muda mrefu kwenye kompyuta, simu au kompyuta kibao. Vizuri, panga barua pepe yako na kushiriki faili katika hifadhi maalum iliyoundwa maalum.

Kwa hali yoyote, haipaswi kuwa na sehemu nyingi za kuhifadhi habari, vinginevyo utakuwa na ugumu wa kuzipanga.

Hatua ya Pili: Usindikaji

Hatua ya pili muhimu zaidi ni usindikaji wa habari. Haitoshi tu kukusanya kazi pamoja; zinahitaji kusomwa kwa uangalifu na kupangwa. “Orodha zilizotawanyika za mambo ya kufanya,” Allen abishana, “zina uwezekano mkubwa wa kuongeza mkazo kuliko kutoa kitulizo.”

"Unaunda mfumo kwa ajili ya kufanya kazi, na sio kwa ajili ya mfumo wenyewe" (D. A.)

Mwandishi wa kitabu anashauri kutenga muda kila wiki wa kupanga na kukagua taarifa zilizopokelewa kutoka nje. Hii ni barua ya aina gani kutoka kwa idara ya HR? Nambari ya simu kwenye ubao ni nini, kwa nini na wakati gani unapaswa kuiita, ni haraka gani? Ni aina gani ya brosha ya matangazo ilitumwa kwako, unaihitaji kabisa na utaitumia lini?

Algorithm ya usindikaji imewasilishwa wazi katika kitabu na David Allen.

Hatua ya Tatu: Panga

Baadhi ya watu hukusanya habari kwa bidii, hutengeneza orodha ya mambo ya kufanya, na kuona njia za kuyatatua, lakini wanakosa shirika la kutekeleza nia yao.

"Ikiwa huna uhakika kabisa kazi yako ni nini, daima itaonekana kuwa kubwa kwako" (D. A.)

Shirika lililofanikiwa kulingana na Allen ni mfumo wazi wa miradi, vikumbusho, na orodha za kungojea. Kila kazi iliyowekwa katika kitengo kinachofaa ("haraka", "imeahirishwa", "sasa" - majina yanaweza kuwa chochote) inangojea wakati wake wa kutekelezwa.

Mwandishi pia anazungumza kwa undani kuhusu jinsi ya kuunda miradi, kuhifadhi na kuandaa vifaa vya kusaidia, kupanga kalenda yako kwa ufanisi, na kufanya kazi na taarifa ambazo hazihitaji hatua zaidi.

Hatua ya Nne: Kagua

Watu wengi hukusanya habari kwa bidii na kudumisha kalenda, lakini hawafanyi ukaguzi wa mara kwa mara. Mwishowe, matokeo ni yale yale - wanakuwa wahasiriwa wa shamrashamra wakati kila kitu kinahitaji kufanywa mara moja. Kwa maneno mengine, "ni jambo moja kuandika kwamba unahitaji maziwa; ni jambo lingine kukumbuka wakati uko dukani."

Kagua kalenda yako mara kwa mara, ukianza na kazi muhimu zaidi na kubwa, kisha uhakiki miradi isiyo muhimu na ya muda mrefu, na hatimaye uendelee na kazi ndogo ndogo. Lakini usikose chochote!

Hatua ya Tano: Utekelezaji

Na hatimaye, kukamilisha kazi ni hatua ya mwisho ambayo njia hii ilichukuliwa. Bila kusema, mipango isiyo na mwisho bila utekelezaji na hatua madhubuti haina maana.

Mfumo wa upangaji ulioanzishwa utakusaidia usipoteze wakati kuchagua ni shughuli gani ni bora na muhimu zaidi kufanya kwa sasa, kwa sababu tayari umepanga kila kitu mapema - fanya tu bila kukwepa.

"Wale ambao hutumia wakati wao bila busara kila wakati wanalalamika juu ya ukosefu wake" (Jean de La Bruyère)

Bila shaka, haiwezekani kutabiri hali ya kazi kwa asilimia mia moja. Kitu hakika kitakuzuia (mkutano usiopangwa na mteja, foleni ya trafiki, mazungumzo ya muda mrefu, simu kutoka kwa mama yako, nk). Jambo kuu sio kuanguka katika kukata tamaa. Ni kwa sababu hasa tunaishi na kufanya kazi katika ulimwengu wa kweli, na si kwa ombwe, ambapo Allen alitengeneza modeli ya kufanya maamuzi yenye vigezo vinne na kuiweka katika sehemu hii ya kitabu chake.

Mfano kutoka kwa maisha. Mkutano huo uliahirishwa kwa nusu saa. Una dirisha - sio kubwa sana kwa kuchukua mpango mkubwa, lakini inafaa kabisa kwa kutatua shida ndogo. Jinsi ya kuchagua nini cha kufanya kwa sasa? Ili kuchagua kazi, zingatia:

Muktadha- mahali ulipo, una njia gani zinazopatikana, hata ikiwa una simu tu, unaweza kuzungumza na mteja, kumwita fundi bomba nyumbani kwako, au kutazama ripoti ya mfanyakazi iliyokuja kwa barua-pepe;
Muda- una muda gani na utachukua muda gani kukamilisha kazi;
Nishati- ikiwa hali zinafaa kwa kufanya kazi inayohitaji umakini wa juu au kufanya kazi bora ya mitambo;
Vipaumbele- ni kazi gani italeta faida kubwa? Labda nusu saa hii haitakuwa na jukumu la kufanya kazi kwenye mradi mpya, kwa hivyo ni bora kuitumia kuzungumza na mwenzi wako na mapumziko ya kahawa ya kupumzika.

Dhana na masharti: GTA (Kufanya Mambo), usimamizi wa wakati, ufanisi wa kibinafsi, mbinu za usimamizi wa wakati, mtindo wa usimamizi wa mchakato wa kazi.

Nani angependezwa na kitabu "Kuweka Mambo kwa Utaratibu": watu wa kisasa wenye shughuli nyingi; wakuu wa makampuni, idara, idara; mashabiki wa usimamizi wa wakati; kwa wale wote wanaotaka kuweka maisha yao chini ya udhibiti na kuondokana na dhiki.

"Kufanya Mambo" na David Allen: Kitabu Bora cha Biashara kwa Watu Wenye Shughuli

5 (100%) kura 2

Kujitolea kwa Katherine,

kwa mpenzi wangu mzuri katika maisha na kazi

Kuwa na wakati wa kuishi!

Kwa muda mrefu sasa, muhtasari wa GTD umejulikana kwa watu wengi nchini Urusi kama USB au GPRS. Kwenye mijadala ya mtandaoni inayolenga usimamizi wa wakati na ufanisi wa kibinafsi, mfumo wa "Kufanya mambo" hujadiliwa kikamilifu kama kuchagua shajara au kuweka malengo ya maisha.

Kwa bahati nzuri, zaidi ya miaka kumi ya kuwepo kwa jumuiya ya usimamizi wa wakati wa Kirusi, swali "Kupanga au kutopanga wakati?" ilikoma kuwa muhimu. Kutopanga wakati wako, kuchelewa kwa mikutano, kusahau juu ya majukumu yako ni aibu kama kutotumia uma na kisu kwenye mkahawa. Katika miaka michache iliyopita, usimamizi wa muda umechukua nafasi sawa katika maisha yetu kama ukumbi wa mazoezi au bwawa la kuogelea. Kuwa katika hali nzuri ya kimwili ni asili. Njia zinaweza kuwa tofauti - kuogelea, yoga, volleyball ... - kiini ni sawa. Vivyo hivyo, ni mtindo na asili kufanya kila kitu, usisahau chochote, na daima kupata muda wa kufanya kazi, kupumzika, kuwasiliana na familia na marafiki.

Swali kuu ni njia gani za kujipanga za kuchagua, kwa kusema, "ni nini kinachonifaa zaidi: kuogelea au mazoezi?" Unawezaje kuanzisha mfumo wa usimamizi wa wakati wa kibinafsi kwa urahisi, kwa raha zaidi na kwa raha? Kulingana na aina ya kisaikolojia, ni rahisi kwa wengine kula kwa kisu na uma, kwa wengine na vijiti vya Kijapani. Kwa hali yoyote, mfumo fulani, mlolongo, na mbinu zinahitajika.

Kila nchi iliyoendelea ina wataalam waliobobea katika usimamizi wa wakati. Wasomaji wa Kirusi wanafahamu vyema vitabu vya Lothar Seiwert, mkuu wa Taasisi ya Heidelberg ya Mikakati na Mipango ya Wakati; Stephen Covey, Rais wa Shirika la FranklinCovey la Marekani; Brian Tracy, mtaalamu wa uongozi na ufanisi; Kerry Gleason, Stefan Rechtshafen, Julia Morgenstern na wengine.Baadhi ya kazi bado hazijatafsiriwa katika Kirusi na zinasubiri katika mbawa - vitabu vya Mark Forster (Uingereza), Harold Taylor (Kanada), nk Miongoni mwa wataalamu hao ni David Allen. , ambaye mfumo wake unajulikana sana nchini Marekani na tayari umepata mashabiki wengi katika nchi yetu.

Ratiba ya kazi ya David mwenyewe ni ya kuvutia: ratiba ya semina zake katika miji mikubwa huko USA na Uropa inajulikana mwaka mmoja mapema. Kitabu chake kiko wazi, kivitendo, kinategemea mapishi, kimeendelea kiteknolojia. Baadhi ya kanuni na mapendekezo yanafaa kujadiliwa, na, bila shaka, tafsiri ya Kirusi ya kitabu hicho imekusudiwa kutumika kama kichocheo cha mijadala hai. Lakini jambo moja ni hakika: kitabu kinahitajika na ni muhimu. Umaarufu wake nchini Urusi hata katika asili ya lugha ya Kiingereza ni uthibitisho wa hili.

Napenda wewe, msomaji, kwa msaada wa uzoefu wa kuthibitishwa wa David Allen na mapendekezo ya vitendo, jifunze kuwa na muda wa kuishi. Kuishi maisha tajiri, yenye ufanisi, na mazuri, ambayo kila dakika ya Muda ina uzito wake na thamani ya juu zaidi.

Nakutakia mafanikio!

Gleb Arkhangelsky,

Mkurugenzi Mkuu wa kampuni "Shirika la Wakati",

muundaji wa Jumuiya ya Usimamizi wa Wakati wa Urusi

www.improvement.ru

Kutoka kwa mwandishi

Hapa kuna hazina ya mikakati na kanuni. Utapata nguvu mpya ndani yako, jifunze kubaki utulivu na utakabiliana na mambo kwa ufanisi zaidi, ukitumia bidii kidogo. Uwezo wa kufanya mambo na kukamilisha kazi kwa mafanikio ni muhimu, lakini wakati huo huo, wewe binafsi haipaswi kuzuiwa kufurahia maisha, ambayo inaonekana karibu au hata haipatikani kabisa wakati wa kufanya kazi kwa bidii. Hata hivyo, hatuzungumzii juu ya uchaguzi wa "ama / au": niniamini, unaweza kufanya kazi kwa ufanisi na wakati huo huo kuishi kwa furaha yako mwenyewe katika ulimwengu wa wasiwasi wa kila siku.

Uzalishaji ni mojawapo ya vipengele muhimu zaidi vya kazi. Labda kile unachofanya ni muhimu sana, cha kufurahisha au muhimu, au labda sivyo, lakini kazi lazima ifanyike kwa njia zote mbili. Katika kesi ya kwanza, kama sheria, unataka kupata mapato ya juu kwa wakati na bidii iliyotumiwa. Katika pili, fanya biashara mpya haraka iwezekanavyo, bila kuacha "mikia" yoyote.

Sanaa ya kustarehesha akili na uwezo wa kuifungua kutoka kwa wasiwasi na wasiwasi wote labda ni moja ya siri kuu za watu wakuu.

Kapteni J. Hatfield

Na chochote unachofanya, labda ungependa kuwa mtulivu zaidi kuhusu kile kinachotokea na kujisikia ujasiri kwamba kwa sasa unapaswa kufanya kile unachofanya. Iwe unakunywa bia na wafanyakazi wenza baada ya kazi, unavutiwa na mtoto wako amelala kwenye kitanda chake katikati ya usiku, kujibu barua pepe, au kuwa na neno la haraka na mteja baada ya mkutano rasmi, unahitaji kuwa na ujasiri. kwamba hivi ndivyo unapaswa kufanya.

Wakati nikifanya kazi kwenye kitabu, lengo langu lilikuwa kukufundisha kufanya kazi kwa ufanisi iwezekanavyo na kupumzika mara tu unapotaka au kuhisi hitaji.

Mimi, kama wengi wenu, nimekuwa nikitafuta majibu ya maswali kwa muda mrefu: nini cha kufanya, lini na jinsi gani. Na sasa, baada ya zaidi ya miaka ishirini iliyotumika kukuza na kutekeleza mbinu mpya za kuongeza tija ya mtu binafsi na ya shirika, baada ya utafiti mwingi na majaribio ya kujiboresha, naweza kusema kwa ujasiri kwamba hakuna suluhisho moja la ulimwengu. Hakuna kiasi cha programu za kompyuta, semina, mipango ya kibinafsi, au taarifa za utume za kibinafsi zinaweza kufanya siku yako ya kazi iwe rahisi au kukufanyia maamuzi kila siku, kila wiki, na katika maisha yako yote. Zaidi ya hayo, mara tu unapopata njia ya kufanya kazi yako iwe yenye tija zaidi na kurahisisha maamuzi yako katika ngazi moja tu, utakuwa na seti mpya ya majukumu na malengo ya ubunifu ambayo hayawezi kufikiwa tena kwa kutumia fomula rahisi.

Lakini ingawa hakuna zana rahisi za kukamilisha mpangilio wa kibinafsi na tija, kuna hatua ambazo tunaweza kuchukua ili kuziboresha. Mwaka baada ya mwaka, nilipojifanyia kazi, nilipata mambo ya kina na muhimu zaidi ya kuzingatia, mawazo ya kufikiria, na mambo ya kufanya. Nimepata michakato rahisi ambayo inaweza kuongeza kwa kiasi kikubwa uwezo wa mtu wa kushughulikia maswala ya ulimwengu kwa ubunifu na kwa kujenga ambayo mtu yeyote anaweza kuyamudu.

Kitabu hiki ni kilele cha zaidi ya miaka ishirini ya utafiti wa tija ya mtu binafsi. Huu ni mwongozo wa kuongeza matokeo na kupunguza gharama katika ulimwengu ambapo kazi inazidi kuwa ngumu na yenye changamoto kila siku. Nimetumia saa nyingi kuwafundisha watu mstari wa mbele - mahali pa kazi - kuwasaidia kuchakata na kupanga kazi zao za kila siku. Mbinu nilizozigundua zimethibitisha ufanisi katika mashirika mbalimbali, katika maeneo yote ya shughuli, katika mazingira tofauti ya kitamaduni, hata shuleni na nyumbani. Baada ya miaka ishirini ya mafunzo na kufundisha wafanyikazi wenye uzoefu na tija, niligundua kuwa ulimwengu ulihitaji mbinu zangu.

Viongozi wa shirika hujitahidi kuingiza "tija ya mwisho" ndani yao na wasaidizi wao kama kiwango cha msingi. Wao, kama mimi, wanajua kuwa mwisho wa siku ya kufanya kazi, nyuma ya milango iliyofungwa kuna simu ambazo hawakuwa na wakati wa kutosha wa kujibu, kazi ambazo zinahitaji kuhamishiwa kwa mtu, maswali ambayo hayakushughulikiwa wakati wa mikutano na majadiliano. , majukumu ambayo hayajatekelezwa na barua pepe nyingi ambazo hazijasomwa. Wafanyabiashara wengi hufaulu kwa sababu matatizo wanayosuluhisha na fursa wanazozitambua hatimaye ni muhimu zaidi kuliko dosari katika ofisi na ofisi zao. Lakini kwa kasi ya sasa ya maisha na maendeleo ya biashara, usawa huu unakuwa hatari sana.

Kwa upande mmoja, tunahitaji zana zilizothibitishwa ambazo zitasaidia watu kuzingatia juhudi zao za kimkakati na mbinu na kuwazuia kupoteza mtazamo wa kitu chochote muhimu. Kwa upande mwingine, inahitajika kuunda mazingira ya kazi na njia ambazo hazitaruhusu wafanyikazi wenye uwezo "kuchoma" kazini chini ya shinikizo. Tunahitaji viwango thabiti vya mtindo wa kazi ambavyo vinawaweka wafanyikazi wetu bora na wanaong'aa zaidi dhidi ya mafadhaiko.

Hii inatumika sio tu kwa mashirika, shule pia zinahitaji hii, ambapo watoto bado hawajaelezewa jinsi ya kuchambua habari iliyopokelewa, jinsi ya kuzingatia matokeo na hatua gani za kuchukua ili kuifanikisha. Kila mmoja wetu anahitaji ujuzi huu: baada ya yote, itatuwezesha kutumia fursa zote zinazofungua kwetu ili kujiboresha na kuboresha daima ulimwengu unaozunguka.

Nguvu, usahili, na ufanisi wa kanuni ninazoshiriki katika Kufanya Mambo: Sanaa ya Tija Isiyo na Mkazo inaweza kuonyeshwa moja kwa moja: kwa wakati halisi, katika hali halisi, katika ulimwengu wa kweli. Kwa kawaida, madhumuni ya kitabu ni kuelezea kiini cha sanaa kuu ya usimamizi wa mtiririko wa kazi na kufikia tija ya juu. Nimejaribu kuwasilisha nyenzo kwa namna ya kukupa picha kubwa na wakati huo huo kukupa ladha ya matokeo ya haraka unaposoma kitabu.

Kitabu kimegawanywa katika sehemu tatu. Sehemu ya kwanza inaonyesha picha kubwa, hutoa maelezo mafupi ya mfumo, inaelezea pekee na umuhimu wake, na kisha huanzisha moja kwa moja njia kuu kwa fomu fupi na inayoweza kupatikana. Sehemu ya pili inaelezea jinsi ya kutumia kanuni za mfumo kwa vitendo. Hapa unaweza kufanya mazoezi na hatua kwa hatua kujifunza jinsi ya kutumia mifano iliyoelezwa katika maisha ya kila siku. Sehemu ya tatu inaelezea matokeo makubwa zaidi na bora zaidi ambayo yanaweza kupatikana ikiwa utafanya mbinu na mifano kuwa sehemu muhimu ya kazi yako na maisha ya kibinafsi.

Jiunge nasi! Ninataka sio tu kuamini, lakini pia kuwa na hakika kwamba njia hizi zinaweza na zinapaswa kutumiwa na wewe binafsi. Nataka uelewe kwamba kile ninachoahidi hakiwezekani tu, bali pia kinaweza kufikia kila mmoja wenu. Na ninataka ujue kwamba kila kitu ninachopendekeza ni rahisi sana kutekeleza. Hii haihitaji ujuzi wowote maalum. Tayari unajua jinsi ya kuzingatia, kuandika habari muhimu, kufanya maamuzi kuhusu matokeo unayotaka na hatua za baadaye, kupima mbadala, na kufanya uchaguzi. Utagundua kuwa mambo mengi ambayo umekuwa ukifanya kila wakati kwa silika na intuitively ni sahihi. Nitakuonyesha jinsi ya kupeleka ujuzi huu wa msingi kwenye ngazi inayofuata ya ufanisi. Nitakusaidia kutafsiri ujuzi huu wote katika tabia mpya ambayo itakuwa mwanga kwako.

Katika kurasa zote za kitabu, mimi hurejelea kila wakati programu za mafunzo na semina juu ya mada ya tija. Nimefanya kazi kama mshauri wa usimamizi kwa miaka ishirini iliyopita, peke yangu na katika timu ndogo. Kazi yangu ilihusisha kimsingi kufundisha kwa tija moja kwa moja na kufanya warsha juu ya mbinu zilizoainishwa katika kitabu. Wenzangu na mimi tumefundisha zaidi ya watu elfu moja, tukaendesha mafunzo kwa mamia ya maelfu ya wataalamu na kuandaa mamia ya semina za vikundi. Kutokana na uzoefu huu nilichora hisia na mifano ya kitabu hiki.

Kiini cha kitabu hiki kilinaswa kikamilifu na mteja wangu ambaye aliandika: "Nilipoanza kutumia kanuni za programu hii, waliokoa maisha yangu ... Nilipowafanya kuwa mazoea, walibadilisha maisha yangu. Hii ni chanjo dhidi ya mapambano ya kila siku ya maisha au kifo, wakati "mradi ulipaswa kukamilika jana," na dawa ya kutoelewana ambayo watu wengi wenyewe huleta maishani mwao.