Tangan untuk mengawal masa anda. Pengurusan masa - teknik pengurusan masa terbaik

Kita semua tahu perasaan apabila masa seolah-olah menyelinap melalui jari kita. Kami sentiasa tergesa-gesa, tetapi pada masa yang sama kami tidak mempunyai masa.

Hari demi hari, keletihan berkumpul, tetapi produktiviti kerja kekal rendah.

Intipati masalahnya adalah jelas - kita tidak tahu bagaimana untuk mengurus masa sendiri. Berita baiknya ialah mempelajari ini sama sekali tidak sukar.

Apa itu pengurusan masa

Teknologi mengurus masa dan menggunakannya dengan berkesan dipanggil pengurusan masa. Dan semua orang mungkin pernah mendengarnya.

Intipati teknik ini adalah untuk belajar mengawal secara sedar jumlah masa yang kita habiskan untuk melakukan tindakan tertentu. Hasilnya ialah peningkatan ketara dalam produktiviti anda sendiri.

Pada mulanya, pengurusan masa mempengaruhi secara eksklusif sfera perniagaan aktiviti manusia. Tetapi hari ini teknik ini terpakai kepada semua industri tanpa pengecualian. Ia berguna untuk ahli perniagaan, pekerja pejabat kedua-dua pekerja bebas dan pengembara, pelajar dan suri rumah.

Apa sahaja projek yang anda lakukan, pengurusan masa akan membolehkan anda mengira skalanya dengan betul, serta masa yang anda perlukan untuk melaksanakannya.

Bagaimana untuk belajar menguruskan masa anda

Jika kita mahu, setiap daripada kita, tanpa pengecualian, boleh belajar menguruskan masa kita. Perkara yang paling penting ialah mengikuti beberapa peraturan mudah.

Bagaimana untuk meningkatkan kecekapan anda sendiri

Jika anda ingin belajar cara bekerja seefisien mungkin, maka anda harus mendekati penyelesaiannya tisu ini secara menyeluruh. Tidak cukup dengan hanya membuat perancangan dan menyelesaikan tugasan yang diberikan kepada anda tepat pada masanya.

Jadi, sebagai contoh, peranan penting Gaya hidup yang kita jalani memainkan peranan dalam produktiviti kita. Pastikan anda meluangkan masa untuk tidur yang betul dan perhatikan diet anda. Dan walaupun dengan rutin harian yang paling sibuk, cari masa untuk aktiviti fizikal.

Pastikan meja anda teratur, kerana keadaan huru-hara sering menimbulkan kekeliruan dalam fikiran. Di samping itu, dengan cara ini anda akan mengambil sedikit masa untuk mencari dokumen ini atau itu.

Dan, sudah tentu, jangan biarkan diri anda melakukannya masa kerja terganggu oleh media sosial atau komunikasi dengan rakan-rakan jika tidak ada keperluan yang jelas untuknya. Ia mungkin kelihatan kepada kita bahawa kita terganggu hanya seminit. Akibatnya, Internet dan telefon menggunakan sebahagian besar masa kita. Dan, secara umum, elakkan penangguhan, i.e. Sentiasa menangguhkan perkara penting. Ini boleh membawa bukan sahaja kepada masalah hidup, tetapi juga psikologi.

Justeru, jika mahu, setiap daripada kita boleh belajar menguruskan masa sendiri. Apa yang diperlukan hanyalah sedikit keinginan dan kemahuan. Keputusan positif tidak akan mengambil masa yang lama untuk tiba.

Pengurusan masa yang produktif dan mood yang baik untuk anda!

Video: Penangguhan - Semuanya seperti haiwan

Bagaimana hendak menjawab soalan seterusnya semasa temu duga: Bagaimana anda menguruskan masa anda? Bagaimana anda merancang hari bekerja anda? Apakah teknik dan kaedah yang anda gunakan dalam perancangan? Berikan contoh bagaimana anda menggunakan kemahiran pengurusan masa untuk menyelesaikan tugas dengan jayanya.

Anda akan mengetahui semua jawapan kepada soalan-soalan ini dengan membaca artikel ini.

Apakah pengurusan masa?

Pengurusan masa- ini adalah satu set pengetahuan, kemahiran dan kebolehan, berkat yang seseorang tahu bagaimana untuk menetapkan keutamaan, merancang masanya dengan tepat, dengan itu meningkatkan produktiviti peribadinya dalam mengatur masa kerjanya.

"Sehingga anda boleh menguruskan masa anda, anda tidak boleh menguruskan apa-apa lagi."

Perfeksionisme
Berlengah-lengah
Kurang pengetahuan
Ketiadaan alat yang diperlukan dan sumber

1. Perfeksionisme menyukarkan untuk menyiapkan tugasan tepat pada masanya. Ramai orang percaya bahawa kualiti ini adalah titik kuat, walau bagaimanapun tepatnya keinginan berterusan kepada kesempurnaan dan ketidakpuasan hati terhadap keputusan yang diperolehi merupakan salah satu punca penggunaan masa yang tidak berkesan. Dengan mencari peluang untuk menerima hasil "sebenar" dan bukannya yang "ideal", anda menjimatkan sumber penting untuk perkara lain. Terdapat ungkapan: "perfeksionisme adalah jahat," sudah tentu, semua ini agak relatif dan dalam setiap situasi individu boleh dinilai secara berbeza ciri ini personaliti, walau bagaimanapun, sudah pasti dalam kerangka pengurusan masa: kesempurnaan adalah JAHAT!

2. Berlengah-lengah- penangguhan tugas yang berterusan sehingga kemudian, keengganan untuk menyelesaikan tugas tanggungjawab tertentu. Perkataan "ESOK" mendominasi perbendaharaan kata pekerja yang berlengah-lengah. Dia bercakap dengan baik tentang orang seperti itu Steve Jobs: “Orang miskin, tidak berjaya, tidak bahagia dan tidak sihat adalah orang yang sering menggunakan perkataan “esok”.

Saya tidak dapat menyelamatkan anda daripada perfeksionisme dan penangguhan; matlamat saya adalah untuk memberi pengetahuan, menyediakan teknik dan kaedah terbaik, dan memperkenalkan anda kepada sumber dan alat untuk menguasai kemahiran pengurusan masa. Sama ada anda menggunakan maklumat yang diterima atau tidak - semuanya bergantung semata-mata pada keinginan anda. Walau bagaimanapun, selepas membaca artikel ini, anda tidak akan pernah sama.

Pertama, saya cadangkan anda menentukan kemahiran pengurusan masa anda. lulus

Disonansi kognitif terletak pada hakikat bahawa di satu pihak, kita tidak dapat mengawal masa seperti itu. Lagipun, sudah tiba masanya kita tidak boleh mengawal dan nampaknya masa yang mengawal kita, dan bukan kita mengawalnya. Kita terbiasa melihat masa sebagai sesuatu yang kekal dan tidak terbatas. Nampaknya sentiasa ada banyak. Sebaliknya, masa adalah salah satu yang paling banyak sumber yang berharga yang kita semua ada. Adalah penting untuk memahami bahawa masa mempunyai sempadannya sendiri, setiap hari adalah kapal dengan kapasiti tertentu yang anda isi dengan perkara untuk dilakukan. Anda boleh mengisinya dengan perkara yang tidak berguna, atau anda boleh mengisinya dengan perkara yang sesuai untuk tugas anda dan membawa anda ke matlamat akhir anda.

Kita boleh mengawal diri kita, cara kita merancang hari kita, dan cara kita menghabiskan masa bekerja kita. Penggunaan sumber ini secara bijak, produktif dan menjimatkan adalah bahagian penting dalam penilaian pekerja.

Kecekapan masa boleh dicapai dengan dua cara:

Mencapai hasil yang bermakna dengan menjimatkan masa. Ini bermakna anda tahu cara mencapai tugasan dalam masa yang minimum.
Perancangan masa bekerja yang berkesan akan mengurangkan bilangan dan jumlah tugas yang anda lakukan.

Dalam artikel ini saya membuat ringkasan enam juruteknik terbaik pengurusan masa. Dengan bantuan mereka, anda boleh belajar merancang dan mengawal tugas keutamaan anda setiap hari.

Bagaimana untuk belajar menguruskan masa anda?

6 kaedah pengurusan masa terbaik:

Prinsip Pareto
Matriks Eisenhower
Peta minda
Piramid Franklin
kaedah ABCD
Makan katak dulu

1. Prinsip Pareto

Prinsip Pareto menyatakan bahawa sebahagian kecil punca, usaha, dan pelaburan bertanggungjawab bahagian yang besar keputusan. Prinsip ini telah dirumuskan oleh ahli ekonomi Itali Vilfredo Pareto pada tahun 1897 dan telah disahkan sejak itu. penyelidikan kuantitatif paling banyak pelbagai bidang kehidupan:

20% usaha menghasilkan 80% hasil

Prinsip Pareto dalam bidang pengurusan masa boleh dirumuskan seperti berikut: kira-kira 20% usaha dan masa sudah cukup untuk mendapatkan 80% daripada hasilnya.
Bagaimana sebenarnya untuk menentukan usaha yang cukup untuk dibelanjakan untuk mendapatkan hasil yang baik? Bayangkan anda sedang mencari jawapan kepada soalan yang menarik minat anda dalam sebuah buku. Menurut prinsip yang sedang dipertimbangkan, anda akan mendapati 80% daripada maklumat yang anda perlukan dalam 20% daripada teks. Jika anda tahu dengan tepat apa yang menarik minat anda, anda boleh menyelak buku dengan cepat dan membaca halaman individu sahaja dengan teliti. Dengan cara ini anda akan menjimatkan 80% masa anda.

2. Matriks Eisenhower

Ini mungkin konsep pengurusan masa yang paling terkenal hari ini, yang membolehkan anda membuat keutamaan. Teknik ini, yang ciptaannya dikaitkan dengan Jeneral Amerika Dwight Eisenhower, membolehkan anda menyusun sesuatu mengikut keperluan dan kepentingannya. Semua orang faham bahawa hanya bilangan tugasan yang terhad boleh disiapkan dalam satu tempoh masa. Kadang-kadang, tanpa menjejaskan kerja, hanya satu. Dan setiap kali kita perlu membuat keputusan, YANG BETUL? Presiden Amerika Dwight Eisenhower pernah mengatur urusannya ke dalam beberapa kategori penting ketika merancang urusannya.
Selaras dengan apa yang dipanggil matriks Eisenhower, adalah perlu untuk mengklasifikasikan setiap kes kepada salah satu daripada empat jenis yang ditunjukkan dalam rajah.

Matriks Eisenhower

Kepentingan tugas ditentukan oleh sejauh mana hasil pelaksanaannya mempengaruhi perniagaan anda. Dan kesegeraan ditentukan oleh dua faktor pada masa yang sama: pertama, seberapa cepat tugas ini mesti diselesaikan, dan kedua, sama ada penyelesaian tugas ini terikat pada tarikh dan masa tertentu. Kepentingan dan kesegeraan, dipertimbangkan bersama, yang mempengaruhi penetapan keutamaan.

Mari kita lihat lebih dekat apakah kes yang boleh diklasifikasikan ke dalam setiap empat jenis.

Jenis I: "penting dan mendesak."
Ini adalah perkara yang penyiapannya tidak tepat pada masanya akan membawa kepada kerosakan yang ketara kepada perniagaan anda (contohnya, mengemas kini lesen, menyediakan laporan cukai dan lain-lain.). Bahagian tertentu kes sedemikian pasti akan hadir dalam kehidupan setiap orang. Walau bagaimanapun, dengan persediaan awal (Perkara Jenis II - "penting tetapi tidak mendesak"), banyak krisis boleh dicegah (contohnya, dengan mengkaji undang-undang, membina hubungan baik dengan orang yang berpengaruh).

Ini juga boleh menjadi projek dengan tarikh akhir, atau kecemasan. Contohnya, melawat doktor kerana masalah kesihatan, menghantar artikel ke jurnal mengikut tarikh akhir yang ketat, atau menyiapkan laporan hasil kajian. Kami tiada pilihan di sini. Kerja kumpulan ini mesti dilakukan, tempoh. Jika tidak akan ada masalah yang serius.

Jenis II: "penting tetapi tidak mendesak."
Ini adalah perkara yang berorientasikan masa depan: mengajar, belajar arah yang menjanjikan pembangunan perniagaan, penambahbaikan peralatan, pemulihan kesihatan dan prestasi. Tindakan yang membawa kepada matlamat strategik anda. Sebagai contoh, belajar Bahasa asing untuk berpindah bekerja di organisasi lain yang lebih menjanjikan. Ia juga tentang mencegah masalah - menjaga diri anda dalam keadaan baik kecergasan fizikal. Malangnya, kita sering mengabaikan perkara sebegitu dan meletakkan resolusi mereka pada penunu belakang. Akibatnya, bahasa tidak pernah dipelajari, pendapatan tidak berkembang tetapi merosot, kesihatan dalam bahaya ciri menarik– jika mereka diabaikan untuk jangka masa yang lama, maka mereka menjadi Penting - Segera. Lagipun, jika anda tidak pergi ke doktor gigi sekurang-kurangnya sekali setahun, lambat laun lawatan segera kepadanya akan menjadi tidak dapat dielakkan.

Jenis III: "tidak penting, tetapi mendesak."
Banyak perkara ini tidak benar-benar membayar manfaat yang besar dalam kehidupan. Kami melakukannya hanya kerana mereka menimpa kami (bersambung perbualan telefon atau mengkaji iklan yang datang melalui pos), atau di luar kebiasaan (mengunjungi pameran di mana tiada perkara baru lagi). Ia hanya rutin harian yang sama yang mengambil banyak masa dan tenaga kita.

Jenis IV: "tidak penting dan tidak mendesak."
Ini adalah semua jenis cara untuk "membunuh masa": penyalahgunaan alkohol, " bacaan mudah", menonton filem, dsb. Kami sering melakukan ini apabila kami tidak mempunyai kekuatan untuk melakukannya kerja yang produktif(jangan dikelirukan dengan kelonggaran dan komunikasi sebenar dengan orang tersayang dan rakan - perkara yang sangat penting ini adalah "pelanduk" yang memakan masa kita.

Semasa anda berusaha untuk kejayaan perniagaan anda, anda mula-mula cuba mencapai perkara yang telah anda kenal pasti sebagai "penting"—mula-mula "mendesak" (Jenis I) dan kemudian "tidak mendesak" (Jenis II). Masa yang tinggal boleh ditumpukan kepada perkara-perkara yang "mendesak tetapi tidak penting" (jenis III).
Perlu ditekankan bahawa sebahagian besar masa bekerja pekerja harus dibelanjakan untuk perkara "penting, tetapi tidak mendesak" (jenis II). Kemudian ramai yang akan dihalang situasi krisis, dan kemunculan peluang pembangunan perniagaan baharu tidak lagi di luar jangkaan untuk anda.

Apabila anda mula menggunakan sistem ini untuk memberi keutamaan, anda mungkin mahu mengkategorikan banyak item ini sebagai "penting." Walau bagaimanapun, apabila anda memperoleh pengalaman, anda akan mula menilai dengan lebih tepat kepentingan sesuatu perkara. Untuk mengetahui cara menggunakan sistem keutamaan, anda perlu masa tertentu. Di mana saya boleh mendapatkannya? Kemungkinan besar, anda akan mengklasifikasikan kerja menguasai teknik pengurusan masa sebagai "penting, tetapi tidak mendesak."
Oleh secara kiasan Stephen Covey (pengarang buku terlaris antarabangsa The Seven Habits orang yang sangat berkesan"), anda perlu mencari masa untuk "mengasah gergaji", maka penyediaan kayu api akan berjalan lebih cepat.

Perumpamaan

Seorang lelaki melihat seorang penebang kayu di dalam hutan, dengan susah payah menebang pokok dengan kapak yang tumpul sepenuhnya. Lelaki itu bertanya kepadanya:
- Sayang, mengapa kamu tidak mengasah kapakmu?
- Saya tidak mempunyai masa untuk mengasah kapak - Saya perlu memotong! - penebang kayu mengerang...

Oleh itu, anda perlu "secara sukarela" memperuntukkan sejumlah masa untuk merancang aktiviti anda, enggan melakukan perkara yang kurang penting. Jika anda boleh melakukan ini, anda boleh menggunakan kemahiran baharu anda untuk membebaskan lebih banyak masa pada masa akan datang dan menggunakannya untuk mengetahui lebih lanjut. Oleh itu, melalui keazaman anda untuk meningkatkan kecekapan kerja anda, anda secara beransur-ansur akan meluangkan masa untuk membangunkan produktiviti peribadi anda.

Kriteria untuk memberi keutamaan
Biasanya, apabila menilai kepentingan tugas tertentu, kami menganggap penting, pertama sekali, perkara yang perlu dilakukan dengan segera (atau "semalam"). Pengumpulan tugas dan janji yang tidak dipenuhi menimbulkan masalah untuk syarikat anda dan juga menimbulkan perasaan tidak menyenangkan untuk anda secara peribadi. Perkara-perkara "mendesak" inilah yang kami usahakan untuk menangani terlebih dahulu. Tetapi kesegeraan tidak seharusnya menjadi satu-satunya faktor semasa menulis senarai tugasan dan menentukan susunan yang perlu disiapkan.
Pengalaman telah menunjukkan bahawa semasa melakukan (atau tidak melakukan) banyak perkara yang mendesak tidak akan memberi kesan kepada perniagaan anda, terdapat banyak perkara yang tidak mendesak yang boleh meletakkan asas untuk kejayaan masa depan. Oleh itu, sebagai tambahan kepada kesegeraan, adalah perlu untuk mempertimbangkan sejauh mana perkara ini atau perkara itu mempengaruhi kejayaan perniagaan, iaitu, untuk menentukan dan mengambil kira kepentingannya.

3. Peta minda

Ini adalah perkembangan Tony Buzan - penulis terkenal, pensyarah dan perunding kecerdasan, psikologi pembelajaran dan masalah pemikiran. Terdapat juga terjemahan frasa "Peta minda" seperti " Peta minda", "Peta Mental", "Peta Minda".

Peta minda ialah kaedah yang membolehkan anda:

Menstruktur dan memproses maklumat dengan berkesan;
berfikir menggunakan potensi kreatif dan intelek anda.

Ini adalah alat yang sangat cantik untuk menyelesaikan masalah seperti memberikan pembentangan, membuat keputusan, merancang masa anda, menghafal sejumlah besar maklumat, sumbang saran, analisis diri, pembangunan projek yang kompleks, latihan sendiri, pembangunan, dsb.

Bidang penggunaan:
1. Persembahan:
dalam masa yang singkat anda memberikan lebih banyak maklumat, sementara anda lebih difahami dan diingati;
menjalankan mesyuarat perniagaan dan rundingan.

2. Perancangan:
pengurusan masa: rancangan untuk hari, minggu, bulan, tahun...;
pembangunan projek kompleks, perniagaan baharu...

3. Sumbangsaran:
penjanaan idea baru, kreativiti;
penyelesaian kolektif masalah kompleks.

4. Membuat keputusan:
penglihatan yang jelas semua kebaikan dan keburukan;
keputusan yang lebih seimbang dan bernas.

4. Piramid Franklin

Ini adalah sistem perancangan siap sedia yang membantu anda mengurus masa anda dengan betul dan mencapai matlamat anda. Benjamin Franklin (1706-1790) - Amerika. disiram aktivis B. Franklin dibezakan oleh kapasiti kerja yang hebat dan tujuan yang unik. Pada usia dua puluh tahun, dia membuat rancangan untuk mencapai matlamatnya sepanjang hayatnya. Sepanjang hidupnya dia mengikuti rancangan ini, dengan jelas merancang setiap hari. Rancangannya untuk mencapai matlamatnya dipanggil "Franklin Pyramid" dan kelihatan seperti ini:

1. Asas piramid adalah nilai kehidupan utama. Anda boleh mengatakan ini adalah jawapan kepada soalan: “Apakah misi anda datang ke dunia ini?” Apa yang anda mahu keluar dari kehidupan? Apakah tanda di Bumi yang anda mahu tinggalkan? Terdapat pendapat bahawa tidak ada 1% orang yang hidup di planet ini yang akan memikirkan perkara ini dengan serius. Dengan kata lain, ini adalah vektor arah ke arah impian anda.

2. Berdasarkan nilai hidup, setiap orang menetapkan untuk dirinya sendiri matlamat global. Siapa yang dia mahu jadi dalam hidup ini, apa yang dia rancang untuk capai?

3. Pelan am mencapai matlamat ialah penetapan matlamat perantaraan tertentu dalam perjalanan untuk mencapai matlamat global.

4. Pelan untuk satu tiga, lima tahun dipanggil jangka panjang. Di sini adalah penting untuk menentukan tarikh akhir yang tepat.

5. Pelan selama sebulan dan kemudian seminggu adalah rancangan jangka pendek. Lebih bertimbang rasa, lebih kerap anda menganalisis dan menyesuaikannya, lebih berkesan kerja itu.

6. Perkara terakhir dari segi mencapai matlamat ialah rancangan untuk setiap hari.

5. Kaedah ABCD

Kaedah ABCD ialah kaedah yang berkesan keutamaan tugas yang boleh anda gunakan setiap hari. Kaedah ini mudah dan sangat berkesan sehingga ia boleh, jika digunakan secara kerap dan cekap, menaikkan anda ke pangkat orang yang paling produktif dan produktif dalam bidang aktiviti anda.
Kekuatan kaedah adalah dalam kesederhanaannya. Begini cara ia berfungsi. Anda mulakan dengan membuat senarai semua yang anda perlu lakukan pada hari yang akan datang. Fikir di atas kertas.
Kemudian anda meletakkan huruf A, B, C, D atau D di hadapan setiap item dalam senarai anda.

Jenis masalah "A" ditakrifkan sebagai sesuatu yang mempunyai di fasa ini paling banyak penting, sesuatu yang anda mesti lakukan atau berisiko menghadapi akibat yang serius. Tugas Jenis A mungkin melawat pelanggan penting atau menulis laporan untuk bos anda. Tugasan ini mewakili "katak" sebenar yang matang dalam hidup anda.
Jika anda mempunyai lebih daripada satu tugasan "A" di hadapan anda, anda meletakkannya sebagai keutamaan dengan melabelkannya A-1, A-2, A-3, dsb. Tugasan A-1 ialah "katak" terbesar dan paling hodoh. mereka semua yang anda perlu hadapi.

Jenis masalah "B" ditakrifkan sebagai yang patut anda lakukan. Namun begitu, akibatnya, sekiranya pelaksanaan atau ketidakpatuhannya, adalah agak ringan. Tugas sedemikian tidak lebih daripada "berudu" dalam hidup anda. Ini bermakna jika anda tidak melakukan kerja yang sewajarnya, seseorang akan tidak berpuas hati atau diletakkan pada kelemahan, tetapi dalam apa jua keadaan, dari segi kepentingan tugasan yang ditentukan jangan datang dekat dengan tugasan jenis A. Panggilan tidak begitu baik perkara yang mendesak atau melalui e-mel tertunggak boleh membentuk intipati tugas Jenis B.
Peraturan yang perlu anda ikuti ialah: jangan sekali-kali memulakan tugasan Jenis B semasa anda masih mempunyai tugas A yang belum selesai. Jangan biarkan "berudu" mengalihkan perhatian anda sementara "katak" besar menanti nasibnya untuk dimakan!

Jenis masalah "B" ditakrifkan sebagai sesuatu yang indah untuk dilakukan, tetapi tidak ada akibat yang boleh dijangka sama ada anda melakukannya atau tidak. Tugas Jenis B boleh menelefon rakan, minum kopi, makan tengah hari dengan rakan sekerja, atau melakukan beberapa urusan peribadi semasa waktu kerja. “Acara” seperti ini sama sekali tidak memberi kesan kepada kerja anda.

Jenis masalah "G" dinilai sebagai kerja yang boleh anda serahkan kepada orang lain. Peraturan dalam dalam kes ini menyatakan bahawa anda harus mewakilkan kepada orang lain perkara yang boleh mereka lakukan, dengan itu membebaskan masa untuk diri sendiri melakukan tugasan Jenis A yang anda dan hanya anda boleh lakukan.

Jenis masalah "D" mewakili kerja yang boleh dialih keluar sepenuhnya daripada senarai tugasan anda. Ini mungkin tugas yang sebelum ini penting, tetapi kini tidak lagi relevan, untuk anda dan untuk orang lain. Selalunya ini adalah kerja yang anda lakukan hari demi hari, sama ada di luar kebiasaan atau kerana anda berasa seronok melakukannya.

Selepas anda memohon kaedah ABCD ke senarai tugasan harian anda, anda telah mengatur kerja anda sepenuhnya dan menetapkan peringkat untuk tugas yang lebih penting diselesaikan dengan lebih cepat.

Syarat paling penting untuk kaedah ABCD benar-benar berfungsi untuk anda ialah mematuhi keperluan berikut: mulakan tugasan A-1 tanpa berlengah-lengah dan kemudian kerjakannya sehingga ia selesai sepenuhnya. Gunakan kemahuan anda untuk memulakan dan terus mengerjakan tugas paling penting anda pada masa hadapan. masa ini. Dapatkan "katak" terbesar anda dan "makan" tanpa henti sehingga gigitan terakhir.
Keupayaan untuk menganalisis senarai tugasan anda untuk hari itu dan menyerlahkan tugas A-1 akan berfungsi sebagai titik permulaan untuk mencapai kebenaran kejayaan besar dalam aktiviti anda, akan meningkatkan harga diri anda, mengisi anda dengan harga diri dan rasa bangga dengan pencapaian anda.
Apabila anda membiasakan diri untuk menumpukan perhatian sepenuhnya pada tugas anda yang paling penting, iaitu tugas A-1 - dengan kata lain, makan "katak" utama anda - anda akan belajar untuk melakukan dua kali, atau tiga kali ganda, sama seperti orang sekeliling. awak.

6. Makan katak dahulu

Peralihan daripada susah kepada senang

Anda mungkin pernah mendengar soalan ini: "Bagaimana anda akan makan gajah?" Jawapannya, sudah tentu, adalah "sekeping demi sekeping." Bagaimana anda akan makan "katak" anda yang terbesar dan paling jahat? Dengan cara yang sama: anda akan memecahkannya kepada khusus langkah demi langkah tindakan dan akan bermula dari yang pertama.

Mulakan hari bekerja anda dengan yang terbaik tugas yang susah dan selesaikannya secepat mungkin. Ia akan membantu anda menyedari bahawa anda masih perlu melakukan banyak perkara, dan masa dalam hari bekerja anda adalah terhad. Melakukan perkara yang paling sukar dahulu akan memberi anda rasa kepuasan yang besar. Gunakan peraturan ini setiap hari dan anda akan melihat berapa banyak tenaga yang anda dapat dan seberapa cekap hari kerja anda berjalan. Sentiasa menangguhkan tugas bermasalah pada penghujung hari, membawa kepada fakta bahawa anda masih akan memikirkan tugas ini sepanjang hari, dan ini akan menghalang anda daripada menumpukan pada menyelesaikan tugasan lain! Makan katak dahulu dan kemudian teruskan makan gajah sekeping demi sekeping!

Alat perancangan masa

Rancang setiap hari anda lebih awal.
Melalui perancangan kita bergerak
masa depan ke masa kini dan dengan itu kita ada
peluang untuk melakukan sesuatu
mengenai dia sudah sekarang

Alan Lakin

Generasi utama "perancang"
Teknologi dan cara mengatur masa kerja yang diketahui hari ini boleh dibahagikan kepada beberapa generasi - perbezaan di sini adalah dalam prinsip merekod maklumat dan teknologi penggunaan.

Sehingga abad ke-20, perancangan masa bekerja telah dijalankan menggunakan kaedah primitif: memo, senarai tugasan, dsb. Pada awal abad yang lalu, bersama-sama dengan perkembangan perniagaan, alat baharu menjadi meluas yang memudahkan pengurus untuk merancang masa.
Idea untuk menyesuaikan kalendar isi rumah untuk kerja pejabat timbul pada abad ke-19 dan terwujud dalam bentuk kalendar meja pada tahun 1870. Untuk setiap hari, satu halaman kalendar telah diperuntukkan, di mana tarikh, hari, bulan dan tahun ditunjukkan. Ketersediaan ruang kosong untuk rakaman yang dibenarkan dilakukan nota yang diperlukan: rundingan, mesyuarat, perbelanjaan, mesyuarat. Selama hampir satu abad, kalendar meja telah menjadi alat perancangan masa utama untuk pengurus.

Hasil penambahbaikan kalendar meja ialah diari dan perancang mingguan. Diari ialah kalendar daun berterusan dalam bentuk pad nota yang mudah digunakan format yang berbeza. Anda boleh membawa diari bersama anda ke mesyuarat dan perjalanan perniagaan.
Jurnal mingguan ternyata lebih mudah untuk pengurus, di mana terdapat kemungkinan perancangan minggu bekerja dan hari, memantau pelaksanaan tugas yang direkodkan, analisis masa yang dibelanjakan (sejak pecahan setiap jam hari bekerja muncul), lebih pencarian pantas maklumat (lagipun, ia kini dikumpulkan mengikut 52 minggu, dan bukan 365 hari). Pada tahun 80-an, kalendar mingguan secara praktikal menggantikan kalendar meja dan memperoleh begitu banyak penggunaan yang meluas yang telah menjadi unsur gaya perniagaan perusahaan.

Idea reka bentuk untuk menggabungkan kalendar, pad nota dan buku telefon dalam satu alat yang mudah berjaya direalisasikan pada tahun 1921 dalam bentuk "penganjur" (dari penganjur bahasa Inggeris). Penambahbaikan instrumen seterusnya dilakukan dengan menukar format, reka bentuk, kualiti kertas dan hiasan luaran. Di sini, peranti storan maklumat dan cara teknikal(kalendar, pad nota, alamat dan buku telefon, pemegang kad perniagaan, pen, mikrokalkulator). Pada masa yang sama, tiada klasifikasi dan sistematisasi rekod yang jelas.

"Pengurus masa" yang terkenal telah dicipta di Denmark pada tahun 1975. Ia melaksanakan idea perancangan sasaran hasil peribadi berdasarkan pengelas fungsi standard (“ tugas utama") dan teknologi untuk melaksanakan acara global ("tugas gajah"). Pada masa yang sama, penggunaan "pengurus masa" ternyata hanya boleh diterima oleh orang yang teratur dan berdisiplin secara semula jadi, dan juga memerlukan perbelanjaan kewangan yang besar untuk latihan dan pemerolehan.
Walau bagaimanapun, nama jenis "penganjur" ini - "pengurus masa" - telah menjadi kata nama biasa dan hari ini bermaksud pendekatan umum Kepada penggunaan aktif masa sebagai sumber pengurusan.

Perkembangan kemajuan saintifik dan teknikal dalam beberapa dekad kebelakangan ini telah membawa kepada penciptaan alat perancangan masa elektronik yang pada asasnya baru dari sudut pandangan teknologi: elektronik buku nota, pelbagai program utiliti PC, telefon bimbit, telefon pintar, dsb.

Yang terbaik teknologi moden pengurusan masa:

1.Trello ialah aplikasi web percuma untuk menguruskan projek dalam kumpulan kecil. Trello membolehkan anda menjadi produktif dan lebih kolaboratif. Trello ialah koleksi papan, senarai dan kad yang membantu anda mengatur dan mengutamakan projek dengan cara yang menyeronokkan, fleksibel dan mudah diubah.

2. Evernote - perkhidmatan web dan set perisian untuk membuat dan menyimpan nota. Nota itu boleh menjadi sekeping teks berformat, keseluruhan halaman web, gambar, fail audio atau nota tulisan tangan. Nota juga mungkin mengandungi lampiran jenis fail lain. Nota boleh diisih ke dalam buku nota, dilabel, diedit dan dieksport.

Ramai orang sezaman kita berusaha untuk hiperproduktiviti.

Sudah tentu, anda tahu orang yang tergesa-gesa dari tugas ke tugas, sentiasa memeriksa emel, mengatur sesuatu, menelefon suatu tempat, menjalankan tugas, dsb.

Orang yang melakukan ini selalunya berkongsi kepercayaan bahawa "sentiasa sibuk" bermakna anda bekerja keras dan menjadi lebih berjaya.

Kepercayaan ini hanya boleh benar pada tahap tertentu, dan ia sering membawa kepada "produktiviti" yang tidak bermakna, iaitu, keperluan berterusan melakukan sesuatu dan kecenderungan untuk membuang masa untuk tugas-tugas kecil. Tetapi lebih baik untuk mengambil pendekatan yang berbeza.

Kita perlu bekerja lebih bijak, bukan lebih keras.

Pepatah lama mengatakan anda perlu bekerja lebih bijak, bukan lebih keras. Kenyataan ini harus diambil sebagai asas apabila mendekati apa-apa jenis kerja.

Daripada pendekatan robotik untuk menyelesaikan masalah, anda perlu bertanya kepada diri sendiri apa yang boleh dilakukan dengan lebih rasional atau dikecualikan sepenuhnya daripada senarai tugas yang dirancang.

Dengan menguruskan masa anda dengan berkesan, anda tidak akan tertanya-tanya bagaimana anda boleh menyelesaikan sesuatu. lebih banyak tugas setiap hari, dan cuba permudahkan dan percepatkan proses untuk mengelakkan keletihan yang berlebihan.

Ini tentang memberi ruang dalam hidup anda untuk berehat dan masa berkualiti.

Memang ada masa yang cukup dalam sehari untuk melakukan semua yang anda mahu, tetapi anda perlu mencari masa itu.

Kami berharap senarai 21 petua ini akan mendorong anda ke arah yang betul.

Ingat bahawa terdapat banyak petua dan helah untuk menguruskan masa anda dengan berkesan. Kami mendapati petua ini membantu, walaupun anda mungkin mempunyai pendapat anda sendiri tentang perkara itu.

Biarkan senarai ini berfungsi sebagai pemangkin untuk anda sentiasa berfikir tentang cara meningkatkan produktiviti anda sendiri.

1. Fokus pada perkara utama.

Lakukan tugas yang paling penting dahulu. ini Peraturan Emas pengurusan masa. Setiap hari, kenal pasti dua atau tiga tugasan yang menjadi keutamaan dan selesaikan dahulu.

Sebaik sahaja anda menyelesaikannya, hari itu sudah boleh dianggap berjaya. Beralih ke perkara lain atau tangguhkan yang lain sehingga keesokan harinya, kerana anda telah menyelesaikan perkara yang paling penting.

2. Belajar untuk berkata tidak.

Penyelesaian Kuantiti yang besar tugasan dalam masa yang terhad boleh mengajar anda cara menyesuaikan projek yang berbeza dan mengurus masa anda. Dan itu sangat baik.

3. Dapatkan tidur sekurang-kurangnya 7-8 jam.

Sesetengah orang berfikir bahawa mengorbankan tidur adalah cara yang baik meningkatkan produktiviti dan membebaskan wap jam tambahan dalam beberapa hari. Tetapi ini tidak berlaku.

Kebanyakan kita memerlukan 7-8 jam tidur untuk kedua-dua badan dan minda kita berfungsi secara optimum. Anda akan merasakannya, dengarkan badan anda. Jangan memandang rendah kepentingan tidur.

4. Tumpukan sepenuhnya pada tugasan yang sedang dijalankan.

Tutup semua tetingkap penyemak imbas lain. Letakkan telefon anda pada mod senyap supaya tidak kelihatan. Cari tempat kerja yang sunyi dan terpencil untuk anda atau hidupkan muzik jika ia membantu anda (contohnya, kadangkala saya suka mendengar muzik klasik atau bunyi alam semula jadi).

Tumpukan pada satu tugasan, libatkan diri anda di dalamnya. Tiada apa-apa lagi yang sepatutnya wujud pada masa ini.

5. Mulakan awal.

Hampir semua daripada kita mengalami sindrom penangguhan. Nampaknya tugas itu sangat mudah sehingga anda sentiasa mempunyai masa untuk menyelesaikannya dan akhirnya berlengah-lengah.

Hilangkan penangguhan kronik, kerana ia adalah lebih menyenangkan untuk mengelakkan keletihan dengan menyelesaikan tugas yang dirancang lebih awal. Ia tidak begitu sukar, cukuplah keazaman yang kuat.

6. Jangan terganggu dengan butiran kecil.

Kami sering menangguhkan projek dengan mementingkan butiran kecil terlalu lama. Ini adalah tipikal untuk perfeksionis.

Tetapi adalah lebih berkesan untuk bergerak ke hadapan, melengkapkan skop projek yang lebih besar, membuang keinginan sebelumnya untuk sentiasa menyelidiki sesuatu. Adalah lebih baik untuk menyelesaikan segala-galanya secepat mungkin, dan semak mata individu setelah selesai.

7. Jadikan tugas biasa sebagai tabiat.

Jika anda mempunyai tanggungjawab tetap (seperti menulis artikel untuk blog sendiri dsb.) anda boleh merancang dan menjadikannya sebagai satu tabiat. Lakukan ini setiap hari dan jangan ubah rutin, maka otak anda akan berdisiplin dan aktiviti itu akan bertukar menjadi kebiasaan. Ia menjadi benar-benar semula jadi dan menyenangkan. Cuba ia!

8. Kawal jumlah masa yang dihabiskan di TV / Internet / permainan.

Masa yang dihabiskan di rangkaian sosial, bermain permainan atau menonton TV boleh dan harus dipantau. Cuba tentukan sendiri bilangan jam yang dihabiskan untuk aktiviti yang disenaraikan. Mereka cenderung mengalih perhatian anda jauh lebih daripada yang anda mahukan.

9. Tetapkan had masa untuk setiap tugas.

Daripada hanya duduk di atas projek berfikir: "Saya akan duduk di sini sehingga saya menyelesaikan semuanya", cuba ungkapkan semula: "Saya akan mengerjakan tugas ini selama tiga jam".

Kekangan masa akan mendorong anda untuk lebih fokus dan lebih cekap, walaupun anda kembali dan mengolah semula sedikit kemudian.

10. Tinggalkan jurang masa antara tugas.

Apabila kita tergesa-gesa dari satu tugas ke satu tugas, kita mendapati sukar untuk menilai tindakan kita dan kekal fokus dan bermotivasi.

Rehat antara tugas boleh menjadi seteguk. udara segar untuk otak kita. Anda boleh berjalan-jalan sebentar, bermeditasi, atau melakukan perkara lain untuk melegakan mental.

11. Jangan fikirkan tentang keseluruhan senarai tugasan anda.

Salah satu cara paling pasti untuk membebankan diri anda ialah memikirkan betapa besarnya senarai tugasan anda. Tidak kira berapa banyak anda memikirkannya, ia tidak akan menjadi lebih pendek.

Pada masa tertentu, anda perlu fokus pada satu perkara. Ini adalah satu-satunya tugas. Lakukan semua langkah demi langkah. Bertenang.

12. Senaman dan pemakanan.

Banyak kajian mengaitkan produktiviti kepada secara sihat kehidupan. Cukup tidur latihan fizikal Dan pemakanan sihat Tingkatkan tahap tenaga anda, kosongkan fikiran anda dan mudahkan anda menumpukan perhatian.

13. Kurangkan usaha.

« Kurangkan"adalah cara lain untuk mengatakan" lakukan apa yang paling penting" Taktik ini sekali lagi melibatkan tumpuan pada perkara yang paling penting.

Berhenti, utamakan tugas anda dan beri perhatian kepadanya. Lakukan lebih sedikit perkara, tetapi ia harus menjadi keutamaan dan mempunyai Nilai yang hebat daripada yang lain.

14. Manfaatkan hari cuti anda, tetapi jangan berlebihan.

Jika anda memikirkannya, anda mungkin terkejut betapa anda boleh mengurangkan beban kerja anda sepanjang minggu dengan melakukan sedikit kerja pada hujung minggu. Hanya 2-4 jam sehari. Masa lapang anda tidak akan terjejas.

15. Sistemakan proses.

Menjadi teratur akan menjimatkan banyak masa anda, dan anda tidak perlu menjadi orang yang terbaik untuk melakukannya. orang yang teratur di dunia. Sistematisasi kerja anda sama sekali tidak sukar.

Buat sistem untuk pendaftaran dokumen. Pastikan semua item disimpan dengan sewajarnya. Nyahlanggan daripada mel yang tidak perlu dan nyah muatan e-mel anda. Optimumkan, perkemas dan rasionalkan.

16. Isi masa lapang.

Sebagai peraturan, setiap orang mempunyai masa yang tidak terisi. Ini adalah masa yang dihabiskan di bilik menunggu, di barisan kedai, Pengangkutan awam, pada jurulatih elips, dsb.
Cari perkara yang boleh anda lakukan semasa melakukan ini. Membaca biasanya akan dilakukan, dan jangan lupa tentang buku audio untuk didengar semasa anda menunggu.

17. Mengasingkan diri.

Tiada gangguan, tiada alasan. Kadang-kadang satu-satunya cara Sesuatu yang perlu dilakukan ialah mengunci diri di dalam bilik anda. Pengasingan membantu ramai orang.

18. Berpegang kepada pelan tindakan anda.

Kami menyebut ini sebahagiannya, tetapi tidak rugi untuk mengulanginya. Jangan menyimpang dari rancangan anda!

Berpegang pada rancangan anda, bersikap profesional, dan ikuti. Kemahuan dan ketabahan yang kuat akan membawa anda ke matlamat yang anda inginkan.

19. Selesaikan tugasan berkaitan bersama-sama.

Katakan pada hujung minggu anda perlu menyiapkan dua tugasan pengaturcaraan, menulis tiga esei dan membuat dua video. Daripada mengambil kerja secara spontan, kenal pasti kumpulan tugasan yang serupa dan lakukannya secara berurutan.

Pelbagai tugas memerlukan pelbagai jenis berfikir, jadi masuk akal untuk membenarkan otak anda terus melakukan tugas biasa, dan bukan bertukar sekali lagi untuk sesuatu yang lain.

20. Cari masa untuk berdiam diri.

DALAM dunia moden Terlalu ramai orang sentiasa bergerak dan tidak meluangkan masa untuk berhenti begitu sahaja. Walau bagaimanapun, amalan berdiam diri mempunyai kesan yang menakjubkan. Kedua-dua tindakan dan tidak bertindak mesti dimainkan peranan utama dalam hidup kita.

Ramai orang tidak betul mengagihkan dan menyusun masa mereka, kerana ini mereka tidak boleh menggunakan tenaga mereka secara rasional, yang membawa kepada kegagalan, seperti dalam kehidupan peribadi, dan dalam perniagaan.

Hari ini, pelawat tapak yang dihormati bantuan psikologi, Awak akan belajar bagaimana untuk menguruskan masa anda secara rasional, menggunakan tenaga fizikal dan mental anda untuk mencapai matlamat dan objektif anda. Kebolehan mengurus masa adalah jalan menuju kejayaan. Semua orang yang berjaya- orang yang mempunyai masa yang berstruktur dengan betul.

Bagaimana untuk menguruskan masa supaya anda mempunyai lebih banyak masa

Selalunya kita kesuntukan masa untuk melakukan semua yang telah kita rancangkan. Bagaimana untuk menguruskan masa supaya lebih banyak dan kita mempunyai masa di mana-mana.

Mula merancang masa anda untuk hari yang akan datang
Serahkan TV, yang "memakan" banyak masa, walaupun ia berfungsi di latar belakang
Jika anda menetapkan tugas penting kepada diri sendiri, maka luangkan sedikit masa untuk itu daripada yang anda mahukan. Kemudian anda akan dapat melakukannya dengan lebih cepat...
Dapatkan diari dan tuliskan masa yang dihabiskan untuk perkara ini atau itu. Ini akan membantu anda melihat perkara dan cara anda menghabiskan masa anda.
Tinggalkan hiburan yang tidak perlu dan tidak dirancang, termasuk fikiran kosong dan fantasi. Mereka membuang masa dan tenaga anda.
Ingat pepatah Rusia: "Mereka tidak mencari yang baik daripada yang baik," atau itu versi Bahasa Inggeris: « Musuh terbaik baik", i.e. Jangan menjadi seorang yang perfeksionis dan jangan buang masa untuk mendapatkan sesuatu yang sempurna 100%. Tiada kesempurnaan di dunia. Betapa tiada emas tulen ( standard tertinggi 999.9), atau, sebagai contoh, alkohol (96.6%)…
Jika anda mempunyai banyak kerja rumah, maka jangan buang masa anda pada setiap perkara kecil secara berasingan. Pilih satu hari "isi rumah" untuk diri sendiri dan habiskan untuk semua kerja rumah terkumpul anda. Dengan cara ini anda akan menjimatkan banyak masa untuk lebih banyak masa tugas penting.
Jangan menghabiskan masa bekerja lebih daripada 35 jam seminggu. Jika anda bekerja lebih banyak, anda mungkin letih dan hilang kreativiti dan produktiviti.
Jika anda bekerja dengan komputer, pasang program penjejakan masa. Ia akan membantu anda memahami dengan lebih baik apabila anda membuang masa anda.

Bagaimana untuk menguruskan masa supaya anda cukup untuk perkara penting

Kita semua mempunyai banyak perkara penting dan keutamaan untuk dilakukan. Kami menilai sendiri keutamaan mereka, kerana keinginan, keperluan dan keperluan peribadi kami. Tetapi bagaimana untuk menguruskan masa anda supaya anda mempunyai cukup untuk semua perkara yang paling penting...

Tulis perkara dan tugas yang paling penting untuk diri sendiri: selama sebulan, selama seminggu, selama sehari. Selepas melihat setiap senarai, tentukan tiga mana yang paling penting dan mula lakukan hanya itu. Membelanjakan, pada masa yang sama, kebanyakan masa untuk pelaksanaannya. Dengan cara ini anda akan dapat menguruskan masa anda dengan lebih rasional dan secara beransur-ansur menyelesaikan semua masalah anda.
Lakukan sekurang-kurangnya satu perkara setiap hari yang penting bagi anda, tetapi tidak mendesak. Dengan cara ini anda akan belajar untuk bergerak ke arah matlamat anda tanpa membuang masa dan tenaga mental pada perkara-perkara penting yang timbul sepanjang masa.
Untuk melakukan sesuatu yang berguna untuk diri sendiri, sebagai contoh, lakukan senaman fizikal atau latihan psiko, secara mental mengurangkan masa yang dijangkakan untuk aktiviti ini. Dengan cara ini anda boleh menghadapi dalaman anda rintangan psikologi dan anda akan mempunyai tabiat yang baik.
Contohnya: “Anda perlu melakukan senaman selama 15 minit. Tidak, saya rasa rintangan dalaman... kemudian 10 minit? Tidak, masih ada tentangan. Lima minit? Baik. Rintangan telah lemah. Dan anda melakukan senaman yang berguna untuk diri anda sendiri.
Cuba lakukan apa-apa kerja selama 25 minit, selepas itu anda berehat selama 5 minit dan bekerja semula. Dengan cara ini anda boleh melakukan kerja anda dengan lebih cekap dan kurang penat, menjimatkan masa untuk perkara lain.
Untuk mengelakkan penangguhan (menangguhkan sesuatu untuk masa yang lama), buat senarai tugas penting untuk diri sendiri apabila anda tidak melakukan apa-apa lagi. Dengan cara ini anda boleh menggunakan masa kemalasan dan kemalasan anda secara rasional.
Ketahui peraturan dua minit. Itu. Apabila ia mengambil masa kurang daripada dua minit untuk menyelesaikan tugasan, jangan letakkannya pada senarai tugasan anda, cuma lakukannya dengan segera.
Sentiasa berfikir sepanjang hari tentang bagaimana dan untuk apa anda menghabiskan masa anda. Buat pelarasan pada diari anda. Lama kelamaan, anda akan dapat mengurus masa anda secara automatik, pada tahap bawah sedar.

Bagaimana untuk menguruskan masa supaya anda mempunyai cukup untuk berehat dan hiburan

Bagi mengurus masa dengan betul, rasional dan berkesan serta menuju ke arah kejayaan, seseorang itu memerlukan rehat termasuk dalam bentuk hiburan dan hobi.

Pastikan anda tidur sekurang-kurangnya 7 jam pada waktu malam. Tidur adalah proses psikofisiologi yang paling penting yang memulihkan tenaga fizikal dan mental seseorang.
Jika boleh, ambil masa untuk berehat pada siang hari (tidur) - 30 minit sudah cukup untuk memulihkan kekuatan pada separuh kedua hari bekerja.
Rancang hujung minggu, percutian dan masa lapang anda lebih awal. Ini akan membantu anda berehat dengan manfaat kesihatan, bergembira dan berseronok.
Semasa percutian anda, alihkan perhatian anda sepenuhnya daripada kerja dan perkara penting lain. Dengan berehat dengan betul dan membiarkan otak anda berehat, anda akan melakukan perkara yang lebih berguna dan penting.
Jangan buang masa anda dengan pertengkaran dan konflik. Hiasi masa lapang anda emosi positif: Bergembiralah dan nikmati hidup. Jangan marah, jangan tersinggung, jangan merajuk, jangan cemburu atau iri hati, jangan kumpul gosip - tanggalkan topeng sosial anda dan jadilah diri sendiri, sekurang-kurangnya bercuti, di kalangan orang yang anda sayangi dan kawan-kawan.