Како да ги завршите работите без да ја изгубите смиреноста. Организираното работно место и прегледувањето на вашиот систем неделно ја подобрува продуктивноста.

Дејвид Ален

Еден од најпознатите теоретичари на личната ефективност. Тој ја измислил техниката за управување со времето „Getting Things Done“ (GTD). Шефот на компанијата Дејвид Ален, повеќе од 20 години се консултира со врвни менаџери на компании како што се Фондацијата Форд, Њујорк Лајф и Светската банка. Ален обезбедува обука за продуктивност низ целиот свет. Неговите написи често се објавуваат во Los Angeles Times, Wall Street Journal и New York Times. Книгите на Дејвид Ален се продадени во 5 милиони примероци.

Пред само еден месец мислев дека сите заинтересирани за продуктивност ја користат методологијата GTD или барем ја тестираат нејзината соодветност. Реалноста се покажа како сосема поинаква. Затоа, пред сè, вреди да се зборува за системот.

За почетници за GTD

Во својата книга „Како да ги доведете работите во ред. Уметноста на продуктивноста без стрес“, која стана глобален бестселер, Дејвид Ален опишува систем на организирање работи што за мене го подели управувањето со времето на класични TM и GTD (буквално преведено, „довршување на работите“).

Едно време, ГТД ме спаси од пукање на мозокот и исцрпеност. Целта на овој систем не е само да ги организира и планира работите. Би рекол дека GTD е систем дизајниран за нашата информациска ера со постојани дојдовни сигнали за тоа што да правиме, размислуваме, читаме, разјаснуваме, учиме, гледаме...

GTD е повеќе од начин за управување со задачи и проекти. Оваа методологија се однесува на основните прашања на смислената работа, значајното живеење, психолошката благосостојба и не нуди само методи за зголемување на продуктивноста и продуктивноста.

Главната цел на системот Ален е да го ослободи вашиот мозок за креативност и решавање проблеми, да даде мирна доверба во важноста на работата што ја работите во моментов. Колку често имате продуктивни и наградувачки денови кои ве оставаат незадоволни? Ова се случува затоа што правите погрешна работа. Или можеби тоа, но не можете да кажете со сигурност. Во исто време, списоците со неисполнети задачи постојано ви се вртат низ главата, лишувајќи ви од концентрација, леснотија и мир. GTD ќе помогне да се ослободите од овој баласт.

Меѓу другото:

Никогаш ништо нема да ви недостига.
Ќе имате систем за брзо и правилно избирање на следните дејства.
Станете попродуктивни, а не само поуспешни.
Ослободете се од лавовскиот дел.
Научете и сакајте да го планирате вашиот живот наместо да дозволувате околностите или другите луѓе да го прават тоа.
Совладајте три модели за избор на оптимално дејство.
Добијте контрола врз проектите.
Научете да се фокусирате на резултатот.

Што е потребно за ова? За да започнете, прочитајте ја книгата на Дејвид Ален, Getting Things Done. Се состои од три дела.

Првиот дел ја опишува големата слика, дава краток преглед на системот и објаснува зошто е единствен и релевантен, а потоа ги опишува самите методи во концизна и достапна форма. Вториот дел објаснува како да се применат принципите на системот. Ова е ваша лична практика на чекор-по-чекор примена на опишаните модели во секојдневниот живот. Третиот дел ги опишува уште посуптилните и позначајните резултати што можете да ги постигнете со правење на овие методи и модели составен дел од вашиот работен и личен живот.

Прочитајте заедно со книгата. Написите содржат многу корисни совети од оние кои долго време го практикуваат овој систем.

Што има ново во ревидираното издание

Во предговорот на книгата, Дмитриј Иншаков, раководител на „Да се прават работите во Русија“, пишува:

Новото издание на книгата е самостојно дело. Додадени се две нови поглавја и многу информации кои ги земаат предвид денешните реалности во светот на информатичката технологија. Преводот е направен одново, од нула. Особено внимание беше посветено на обединувањето на терминологијата. За сите контроверзни прашања при преводот на руски, директно го контактиравме Дејвид. Преводот се покажа колку што е можно поавтентичен и во суштина близок до оригиналот.

Тешко ми е да кажам колку е близок преводот до оригиналот, но во спротивно тоа е навистина добар текст: лесно се чита, информациите се претставени едноставно и јасно.

Но, дали оваа публикација е независно дело? Да, книгата содржи многу нови информации кои ги земаат предвид реалностите на дигиталната ера. Но, во оваа смисла, ќе биде корисно само за почетниците и оние кои додека практикуваа GTD, доживеаја потешкотии во прилагодувањето на методологијата на компјутерските и облак услугите. Ова се однесува на обработката на старите информации.

Но, две нови поглавја целосно ги менуваат работите.

Поглавје 14. Методологија на ГТД и когнитивна наука

Истражувањето во социјалната и когнитивната психологија ја документира ефективноста на принципите на оваа методологија.
Дејвид Ален, Добивање на работите

Поглавјето ги нагласува неодамнешните истражувања во следните области:

позитивна психологија (да не се меша со позитивно размислување);
дистрибуирано сознание;
ублажување на когнитивниот товар на отворени прашања;
теорија на проток;
теорија на самолидерство;
стремежот кон целта преку намерата за имплементација;
психолошки капитал (PsyCap).

Откако го разгледав истражувањето, разбрав зошто функционира GTD и како да ја подобрам ефективноста на самата методологија и животот воопшто.

Поглавје 15. Патот до извонредноста на GTD

Ова поглавје е корисно и за почетниците и за мајсторите на GTD, како и за оние кои започнале, но се разочарале и се откажале. Дејвид Ален објаснува што го предизвикува неуспехот и како да се поправи.

Поглавјето ги опишува трите нивоа на владеење во методологијата и објаснува како да ги поминете. Предвидувам приговори во стилот „Треба да трошиме време правејќи работи, а не проучувајќи ги сите видови ТМ системи“. Ова важи само за оние кои го гледаат совладувањето на GTD како цел сама по себе. За мене ова е алатка и колку е посовршена, толку е полесно, попријатно и побрзо да се работи со неа. Петнаесеттото поглавје ме инспирираше да го сфатам GTD посериозно и да ја доведам практиката до автоматизам, што ќе ми овозможи да искусам помалку стрес и замор со повеќе енергија.

Резиме

Па со што завршуваме:

Одличен превод.
Материјал редизајниран за дигиталниот свет.
Две нови поглавја со вредна содржина.

Име:Како да ги доведете работите во ред. Уметност на продуктивност без стрес.

Датум на издавање на книгата: 2001

Страници/просечно време за читање: 358 страници/18 часа

Награди на книги или интересен факт:Резултатот од дваесетгодишната работа на авторот, преведен на 30 јазици.

Главната идеја:Новиот милениум доживеа парадокс: додека луѓето го подобрија квалитетот на нивниот живот, нивото на стрес исто така се зголеми бидејќи преземаат повеќе работа отколку што можат да поднесат. Повеќето луѓе се откажуваат и влегуваат во ќорсокак кога се обидуваат да ја променат оваа состојба на работите.

Тези и идеи:
Важно е да научите да се фокусирате 100% на работата што моментално ја работите. Тогаш ќе ја задржите јасноста, ќе стекнете нови идеи и ќе ги завршите вашите главни задачи со минимален напор.

За да ја зголемите продуктивноста, треба:

ослободете го вашиот ум од непотребни мисли;
јасно да разбере што е задачата;
консолидирајте ги потсетниците за акција во систем до кој редовно пристапувате.

Дејвид препорачува да го опишете проблемот што најмногу ве загрижува во една реченица. И потоа напишете ги првите чекори што треба да се преземат за да се реши проблемот. Оваа вежба доведува до чувство на самодоверба, смиреност и контрола над ситуацијата.

Проблемот ги зазема сите наши мисли ако не сте јасно разбрале каков резултат сакате да го добиете, не сте ги идентификувале приоритетните чекори и не сте организирале потсетници.

Вообичаено, луѓето запишуваат работи и задачи, но нема јасни чекори или упатства како да ги завршат. И за максимална ефикасност, потребна ни е јасност.

Книгата на Дејвид Ален, Getting Things Done: Уметноста на продуктивност без стрес, дава многу совети за тоа како да ги средите вашите работи користејќи специјална технологија наречена GTD (). Презентираната техника е насочена да му помогне на човекот да се справи со текот на работите на работа и во неговиот личен живот.

Методологијата GTD е резултат на дваесетгодишната работа на Дејвид Ален, а нејзината ефикасност и ефикасност е ценета од повеќе од една генерација менаџери, и во странство и во Русија.

Во оваа книга ќе ги најдете сите потребни информации за тоа како да работите напорно, добро и со задоволство, како да собирате и обработувате информации, како веднаш да ја одредите саканата акција, да ја извршите и контролирате работата, да ги потенцирате главните и споредните и на во исто време одржувајте јасна свест и уредно размислување.

За Дејвид Ален

Дејвид Ален - за лична продуктивност и ефективност, автор на методологијата GTD, раководител на консултантската компанија Дејвид Ален Компани, работејќи со Светската банка, Њујорк Лајф, Фондацијата Форд и други. Дејвид Ален спроведува обуки за автори во многу земји низ светот, а неговите написи се објавуваат во публикации како што се Њујорк Тајмс, Вол Стрит Журнал, Лос Анџелес Тајмс итн.

Можеби ќе ве интересира да знаете дека Getting Things Done: Уметноста на продуктивноста без стрес е преведена на петнаесет јазици и беше прогласена за најдобра деловна книга на Time Magazine. Авторот, користејќи ја својата методологија, им помогна на милиони луѓе да се справат со огромен проток на секакви случаи.

На почетокот на книгата ќе најдете информации за авторот, благодарение на авторот и предговор. Книгата е претставена во три дела, составени од вкупно тринаесет поглавја. Првиот дел е посветен на уметноста на постигнување резултати, вториот е за постигнување резултати без стрес, а третиот е за клучните принципи на системот на авторот.

Несомнено, книгата на Дејвид Ален е достојна за големо внимание и длабинска студија. И, иако е надвор од наша надлежност да ја пренесеме деталната содржина на секој дел и поглавје (многу подобро е тоа да го направи самиот автор), сепак би сакале да ви кажеме неколку интересни идеи од книгата.

Принципот на техниката „Да се завршат работите“.

Основниот принцип на техниката GTD е дека човекот треба да престане да снима списоци со тековни задачи во неговиот мозок. За да го направите ова, треба да ги „излезете“ овие списоци на некои надворешни медиуми. Престанувајќи да ги задржува овие информации, мозокот повеќе не се грижи за извршување на важни задачи.

Уметноста на постигнување резултати

Сè што треба да ставите во одреден систем, на кој систематски ќе се враќате за да ја организирате содржината. Треба да разберете што е проблемот и да одлучите како може да се реши. По ова, треба да внесете податоци во вашиот систем за дејствата што сте решиле да ги извршите.

Пет чекори за стекнување контрола врз вашиот работен тек

Завршувањето на која било работа се состои од пет фази:

Спојување на сите проблеми што го окупираат нашето внимание
Разбирање на суштината на проблемите и идентификување чекори за нивно решавање
Организација на резултати
Развој на алтернативи
Изработка на акциона програма

Услови за ефективно собирање информации

Постојат три главни услови:

Сите отворени јамки мора да се „пренесат“ од главата на надворешен уред за складирање - до системот за стекнување податоци
Неопходно е да се користи најмал број „контејнери“ во кои се собираат информации
Неопходно е систематски да се направи простор за нови информации

Планирање

Размислувањата за големи нешта ги тераат малите нешта да се движат. Контролата на ситуацијата се заснова на јасно дефинирани резултати и приоритетни активности, како и потсетници, кои се комбинираат во ефективен систем. Деталните планови овозможуваат решавање на сложени ситуации.

Цел

Ако имате, тоа значи дека имате во ваши раце се што ви треба за да ги реализирате вашите планови; ако целта е заматена, тогаш никогаш нема да можете да победите. Благодарение на прашањето „Зошто? имате можност да распределите ресурси и да создадете мотивација. Едноставните и јасни цели се почеток на сложени и разумни постапки.

Идеја

Друго важно прашање е прашањето „Како?“. Кога идеите почнуваат да ви доаѓаат, тоа обично се случува без посебен редослед. За да го направите вашето размислување попродуктивно и попродуктивно, запишете или доловете ги вашите идеи на некој надворешен медиум.

Организација на работниот простор

Важно е да се подготвите и - ова ќе ви помогне да го намалите вашиот потсвесен отпор кон потребата за решавање на секојдневните проблеми, а исто така да го разбудите вашиот интерес за нив. Главните елементи на работниот простор се работната површина и место за пошта.

Збирка информации: „Корал за рутински проблеми“

Пред да се обработат информациите, тие треба да се соберат во една целина. Сите незавршени задачи и претстојните задачи треба да се стават во папката „Inbox“. Ако мислите дека нешто едноставно може да се фрли во ѓубре, направете го тоа. Главната цел на собирањето информации е да се стават материјалите во заедничка кошница што е можно побрзо со цел компетентно да се „копа и да се исцрта линијата на фронтот“.

Обработка на информации: Празнење на корпата за отпадоци

Запомнете ги следниве правила:

Прашањата мора да се обработуваат по ред
Проблемите мора да се решаваат еден по еден
Прашањата мора да се постапуваат со еднаква грижа

Доколку се прекршат овие правила, нема да избегнете проблеми кои ќе ги игнорирате.

Референтни материјали

Голем дел од она што ќе го најдете во општата кошница нема да бара активна акција од вас, туку ќе има потенцијална корисност. Ако видите нешто што сакате да го задржите, направете етикета, закачете го на тоа „нешто“ и ставете го во фиоката. Ако документот може да се игнорира, фрлете го.

Подредување материјал: создавање на „вистинските“ корпи

Севкупно, постојат седум типа на материјали кои се предмет на следење и контрола од организациона гледна точка:

Поврзани материјали за проекти
Информации од календарот (информации, акции, итн.)
Списоци на приоритетни чекори
Списоци на чекање
Референтни материјали
Списоци на можни идеи во иднина

Повторно прегледани податоци: Како да го одржите вашиот систем да работи

Мора да ги организирате вашите активности и системи за да имате разбирање за сите опции кога е потребно. Обично можете да ги прегледате сите ваши проблеми за само неколку секунди, но тоа е можно само ако ги погледнете вистинските списоци со задачи во вистинско време.

Справете се со нерасчистени хартии

Најдете ги сите непотребни парчиња хартија, чекови и сметки што лежат наоколу во длабочините на вашата работна површина, на полици, во фиоки, во џебови итн. Соберете сè што ќе најдете и ставете го во општа корпа за обработка.

Обработете ги вашите записи

Поминете низ сите ваши записи во списанието, белешки од тетратката и белешки за објавување и организирајте ги сите во одредени категории. Категориите можат да бидат како што следува:

Документи кои бараат активна интервенција
Проекти
Очекувања
Календарски настани
Можни идни идеи

Организирајте ги сите референтни белешки и материјали

Мора да ги поделите сите материјали на оние кои бараат читање и оние кои бараат гледање. Потоа погледнете ги настаните од календарот што треба да се случат. Потоа утврдете ги активностите кои се однесуваат на подготовка и организација на идни настани.

Тргнете го сето тоа од глава

Потребно е да се запишат сите нови проекти, претстојните акции, чекори и очекувања кои се уште не се евидентирани. Откако ќе го направите ова, треба да ги прегледате списоците на проекти, да ја процените состојбата на нивната подготвеност и да бидете сигурни дека постоечкиот систем има барем една акција за секој од проектите и плановите.

Одвојте време за да ги проверите завршените дејства, проверете дали има потсетници за следните чекори, прегледајте ја вашата листа на очекувања и запишете ги сите дејства што треба да се следат.

Бидете креативни и делувајте решително

Размислете дали имате некои нови необични идеи, дури и најлудите, кои би можеле да го надополнат вашиот систем? Вршете таков преглед секоја недела - формирајте, создадете услови и подгответе алатки.

Конечно

Секогаш обидувајте се да запомните дека нема поголемо задоволство во животот од она што го доживувате со надминување на тешкотиите, постигнување успех, желба за нешто ново и спроведување на тоа.

Книгата на Дејвид Ален, Getting Things Done: Уметноста на продуктивноста без стрес, може да му помогне на секој да стане полноправен господар на својот живот.

Цел ден се гужвате, правите нешто и сте неверојатно уморни, но списокот со задачи воопшто не е намален, туку, се чини, уште повеќе отече. Роковите безмилосно притискаат и сè треба да се направи „за вчера“. На ова му нема крај, а штом луѓето успеваат да работат, дали посветуваат време на семејството, пријателите и себеси? Колку и да се чувствувате губитник во овој момент, побрзаме да ве утешиме - такви мисли им се случуваат на повеќето модерни луѓе. Нивниот проблем е нивната неспособност да живеат и работат ефективно. Ако стресот, самонезадоволството и вечниот недостаток на време станаа ваши верни придружници, потребен ви е Дејвид Ален, личноста која знае подобро од кој било како да ги доведе работите во ред.

Мени на написи:

За авторот: гуру за продуктивност

Дејвид Ален е американски теоретичар од областа на продуктивноста и личната ефикасност, познат тренер и автор на книги на деловни теми. Неговото животно дело е техниката за управување со времето Getting Things Done (буквално, „доведувајќи ги работите до завршување“). Главниот постулат на GTD е да го ослободи мозокот од повеќе задачи, да ги пренесе и организира на надворешен медиум. Книгите и јавните настапи на Дејвид Ален се посветени на тоа како успешно да се примени GTD во пракса.

„Привремениот“ гуру соработува со светски познати компании, спроведувајќи обуки за вработените во Фондацијата Форд, Њујорк Лајф и други. Неговите написи редовно се појавуваат на страниците на Los Angeles Times, Wall Street Journal, New York Times, а неговите книги се објавуваат во милиони примероци во десетици земји низ светот.

Ален погрешно е наречен теоретичар за управување со времето, додека креаторот на GTD, напротив, ја критикува оваа технологија дека е премногу тесна во фокусот и ограничена во ефективноста.

Главното дело на Дејвид Ален е книгата „Да ги поставиш работите во ред“. Ја детализира суштината на GTD, неговите главни модели и чекорите за управување со работниот тек. Главната предност на книгата е нејзината разноврсност, бидејќи методот на „доведување на работите до завршување“ ќе биде корисен за секого, без разлика кој сте - шеф на голема холдинг компанија, хонорарец, студент или домаќинка.

ГТД „за кукли“

За оние кои првпат ја слушаат кратенката GTD, да објасниме: Getting Things Down е техника за зголемување на личната ефективност врз основа на размислување и градење на резултатите од тековните и идните задачи. Без оглед на големината и степенот на важност, секоја задача треба да се пренесе на надворешни медиуми. Дури и да нарачате канцелариски материјал за канцеларијата ќе виси над вас како Дамоклов меч, само запишете ја задачата во календарот со детални упатства каде да се јавите и што да нарачате, потоа брзо ќе започнете да ја завршувате задачата во вистинско време и дефинитивно нема да го изгуби од умот. Умот на една личност, ослободен од меморирање, може да се концентрира на извршување на самите задачи и исто така да избегне стрес.

Главните предности на GTD:

Никогаш ништо нема да ви недостига.
Вашите активности за тој ден ќе бидат ставени во јасен систем.
Нема да завршите повеќе или да работите повеќе, само ќе бидете попродуктивни.
Ќе се ослободите од стресот еднаш засекогаш.
Ќе стекнете контрола над она што го правите.
Ќе научите да се концентрирате на резултатот.
Вие ќе го планирате вашиот живот, а не другите луѓе или околности. И со текот на времето навистина ќе ви се допадне!

Во Getting Things Done, Дејвид Ален ги опишува трите основни модели потребни за спроведување на GTD:

Управување со работниот тек;
Модел за преглед на работа од 6 нивоа;
Природен метод на планирање.

Во нашиот преглед, ќе погледнеме модел за управување со работниот тек кој се состои од пет чекори, кои се основата за „довршување на работите“. Ќе видите, тие се исклучително едноставни, но неуспехот да се усогласат со нив води до фактот дека вашиот живот се претвора во превирања и чист стрес.

Доколку вашите деловни процеси се поврзани со трговијата или услужниот сектор, тогаш ви препорачуваме да ја прочитате рецензијата за книгата „Клиенти за живот“. Секој кој има работа со клиенти и клиенти треба да ја прочита оваа книга.

Чекор еден: Колекција

„Вашиот мозок е алатка за размислување, а не уред за складирање. Ако сакате да размислувате јасно, потребна ви е сигурна „кошничка за собирање“ надвор од вашиот ум“.
(ДА.)

Повеќето луѓе чуваат повеќе задачи во своите глави или на различни „списоци на задачи“. Дејвид Ален тврди дека првото и најважно нешто што треба да направите е да ги соберете сите ваши датотеки на посебен медиум, а со тоа да ја ослободите меморијата.

Важно!Би било грешка да вклучите само големи задачи од посебно значење на списокот; малите задачи имаат тенденција да се акумулираат и да го затнат умот. Значи и малите и долгорочните задачи треба да се снимаат на медиумите.

Алатки за собирање:

Стандардна фиока за дојдовни документи;
Системи за планирање и снимање на хартија;
Електронски системи за закажување и снимање;
Електронски уреди, разни гласници.

Не е неопходно да се даде предност само на една алатка за собирање; изберете што е најзгодно. На пример, пластична или дрвена послужавник е погодна за дојдовни хартии, писма, списанија, документи и разни ситници; дури и батериска ламба со мртви батерии треба да се стави тука, а не да се закопува во фиоката на масата многу месеци. Бележник, налепници или табла за пораки се погодни за запишување случајни задачи, идеи, кратки пораки итн. Попогодно е да внесувате долготрајни задачи на компјутер, телефон или таблет. Па, организирајте ја вашата кореспонденција со е-пошта и споделување датотеки во специјално креирано виртуелно складирање.

Во секој случај, не треба да има премногу места за складирање на информации, во спротивно ќе имате потешкотии да ги организирате.

Чекор два: Обработка

Вториот најважен чекор е обработката на информациите. Не е доволно едноставно да се соберат задачите заедно, тие треба внимателно да се проучат и подредат. „Расфрланите списоци со задачи“, тврди Ален, „поверојатно е да го зголемат стресот отколку да обезбедат олеснување“.

„Вие создавате систем за да работи, а не за доброто на самиот систем“ (Д. А.)

Авторот на книгата советува да се одвои време неделно за сортирање и прегледување на информациите добиени однадвор. Какво писмо е ова од одделот за човечки ресурси? Кој е телефонскиот број на таблата, зошто и кога треба да се јавите, колку е итен? Каква рекламна брошура ви е испратена, дали воопшто ви е потребна и кога ќе ја користите?

Алгоритмот за обработка е јасно претставен во книгата на Дејвид Ален.

Трет чекор: Организирај

Некои луѓе вредно собираат информации, креираат список со задачи и гледаат начини да ги решат, но им недостига организација за да ја остварат својата намера.

„Ако не сте целосно сигурни која е вашата работа, таа секогаш ќе ви изгледа огромно“ (Д. А.)

Успешна организација според Ален е јасен систем на проекти, потсетници и листи на чекање. Секоја задача сместена во соодветната категорија („итна“, „одложена“, „тековна“ - имињата може да бидат што било) го чека своето време за извршување.

Авторот, исто така, детално зборува за тоа како да креирате проекти, да складирате и организирате придружни материјали, ефикасно да го организирате вашиот календар и да работите со информации што не бараат понатамошно дејство.

Чекор четири: Преглед

Многу луѓе вредно собираат информации и одржуваат календар, но не вршат редовни прегледи. На крајот, резултатот е ист - тие стануваат жртви на метежот и вревата кога сè треба да се направи одеднаш. Со други зборови, „едно е да запишете дека ви треба млеко; друго е да го запомните кога сте во продавница“.

Редовно прегледувајте го вашиот календар, почнувајќи од најважните и големи задачи, потоа прегледувајќи ги помалку значајните и долгорочни проекти и на крајот преминете на микро-задачи. Но, не пропуштајте ништо!

Чекор пет: Извршување

И, конечно, завршувањето на задачата е последниот чекор по кој е тргнат овој пат. Непотребно е да се каже дека бескрајното планирање без имплементација и конкретна акција е безвредно.

Воспоставениот систем за планирање ќе ви помогне да не губите време одбирајќи која активност е подобра и покорисна да ја правите во моментот, затоа што веќе сте испланирале сè однапред - само направете го тоа без бегање.

„Оние кои бесмислено го трошат своето време, секогаш се жалат на недостатокот од него“ (Жан де Ла Брујер)

Се разбира, невозможно е сто проценти да се предвидат работните услови. Нешто сигурно ќе ве прекине (непланирана средба со клиент, застој во сообраќајот, долготрајни преговори, телефонски повик од мајка ти итн.). Главната работа е да не падне во очај. Токму затоа што живееме и работиме во реалниот свет, а не во вакуум, Ален разви модел на одлучување со четири критериуми и го стави во овој дел од својата книга.

Пример од животот.Средбата беше одложена за половина час. Имате прозорец - не преголем за преземање голема работа, но сосема погоден за решавање на мал проблем. Како да изберете што да правите во моментот? За да изберете задача, размислете:

Контекст– каде сте, со какви средства располагате, дури и ако имате само телефон на располагање, можете да разговарате со клиент, да повикате водоводџија во вашиот дом или да го видите извештајот на вработениот што дошол преку е-пошта;
Време– колку време имате и колку ќе ви биде потребно за да ја завршите задачата;
Енергија– дали условите се погодни за извршување на задача која бара висока концентрација или подобро извршување на механичка работа;
Приоритети– која од задачите ќе донесе максимален поврат?Можеби овој половина час нема да има улога во работата на нов проект, па затоа е подобро да го поминете во разговор со брачниот другар и релаксирачка кафе-пауза.

Поими и термини: GTA (Getting Things Done), управување со времето, лична ефективност, техники за управување со времето, модел за управување со работниот процес.

Кој би бил заинтересиран за книгата „Да се редат работите“:модерни зафатени луѓе; раководители на компании, одделенија, одделенија; љубители на управување со времето; на сите оние кои сакаат да го држат својот живот под контрола и да се ослободат од стресот.

„Да се завршат работите“ од Дејвид Ален: Најдобра деловна книга за зафатени луѓе

5 (100%) 2 гласа

Посветено на Кетрин,

на мојот прекрасен партнер во животот и работата

Имајте време да живеете!

Веќе подолго време, кратенката GTD им стана позната на многу луѓе во Русија како USB или GPRS. На онлајн форумите посветени на управувањето со времето и личната ефективност, системот „Да се завршат работите“ се дискутира исто толку активно како и изборот на дневник или поставувањето животни цели.

За среќа, во текот на десетгодишното постоење на руската заедница за управување со времето, прашањето „Да се планира или не да се планира време?“ престана да биде релевантна. Да не го планирате времето, да доцните на состаноци, да заборавите на обврските е исто толку непристојно како да не користите вилушка и нож во ресторан. Во текот на изминатите неколку години, управувањето со времето го зазеде истото место во нашите животи како салата или базенот. Да се биде во добра физичка форма е природно. Методите можат да бидат различни - пливање, јога, одбојка... - суштината е иста. Исто така, модерно и природно е да правите сè, да не заборавите ништо и секогаш да најдете време за работа, одмор, комуникација со семејството и пријателите.

Главното прашање е кои методи на самоорганизација да ги изберам, релативно кажано, „што повеќе ми одговара: пливање или теретана? Како можете полесно, поудобно и со задоволство да поставите личен систем за управување со времето? Во зависност од психолошкиот тип, на едни им е полесно да јадат со нож и вилушка, на други со јапонски стапчиња за јадење. Во секој случај, потребен е одреден систем, низа и методологија.

Секоја развиена земја има експерти кои се специјализирани за управување со времето. Руските читатели добро ги знаат книгите на Лотар Зајверт, раководител на Институтот за стратегија и временско планирање во Хајделберг; Стивен Кови, претседател на американската корпорација Френклин Кови; Брајан Трејси, специјалист за лидерство и ефективност; Кери Глисон, Стефан Рехтшафен, Џулија Моргенштерн и други.Некои дела се уште не се преведени на руски и чекаат во крилата - книги од Марк Форстер (Велика Британија), Харолд Тејлор (Канада) итн. Меѓу таквите специјалисти е и Дејвид Ален , чиј систем е добро познат во САД и веќе има стекнато многу фанови кај нас.

Работниот распоред на Дејвид е импресивен: распоредот на неговите семинари во поголемите градови во САД и Европа е познат една година однапред. Неговата книга е јасна, практична, базирана на рецепти, технолошки напредна. Вреди да се расправаме со некои принципи и препораки и, несомнено, рускиот превод на книгата е предодреден да послужи како катализатор за активни дискусии. Но, едно е сигурно: книгата е барана и корисна. Нејзината популарност во Русија дури и во оригиналот на англиски јазик е доказ за тоа.

Ви посакувам, читателу, со помош на докажаното искуство на Дејвид Ален и практични препораки, да научите да имате време да живеете. Живејте богат, ефективен, убав живот, во кој секоја минута од времето има своја тежина и најголема вредност.

Ти посакувам успех!

Глеб Архангелски,

Генерален директор на компанијата „Организација на времето“,

креатор на руската заедница за управување со времето

www.improvement.ru

Од авторот

Еве ризница на стратегии и принципи. Ќе најдете нова сила во себе, ќе научите да останете смирени и многу поефикасно ќе се справувате со работите, трошејќи значително помалку труд. Способноста да ги завршите работите и успешно да ги завршите задачите е важна, но во исто време, вие лично не треба да бидете спречени да уживате во животот, кој изгледа речиси или дури и целосно недостапен кога работите напорно. Сепак, не зборуваме за избор „или/или“: верувајте, можете да работите ефективно и во исто време да живеете за сопствено задоволство во светот на секојдневните грижи.

Продуктивноста е еден од најважните аспекти на работата. Можеби она што го правите е навистина важно, интересно или корисно, или можеби не е, но работата мора да се заврши во секој случај. Во првиот случај, по правило, сакате да го добиете максималниот поврат на потрошеното време и напор. Во втората, преземете нов бизнис што е можно поскоро, без да оставите „опашки“.

Уметноста на опуштање на умот и способноста да се ослободи од сите грижи и грижи е веројатно една од најголемите тајни на големите луѓе.

Капетан Џеј Хетфилд

И што и да правите, веројатно би сакале да бидете посмирени за она што се случува и да се чувствувате сигурни дека во моментот треба да го правите токму она што го правите. Без разлика дали пиете пиво со соработниците после работа, му се восхитувате на вашето бебе како спие во креветчето среде ноќ, одговарате на е-пошта или разговарате со клиент по формален состанок, треба да бидете сигурни. дека тоа е она што треба да го правите.Во моментов.

Додека работев на книгата, целта ми беше да ве научам да работите што е можно поефикасно и да се опуштите веднаш штом сакате или почувствувате потреба.

Јас, како и многумина од вас, долго време барав одговори на прашањата: што да правам, кога и како. И сега, по повеќе од дваесет години поминати во развивање и имплементирање на нови методи за зголемување на индивидуалната и организациската продуктивност, по многу истражувања и обиди за само-подобрување, можам со сигурност да кажам дека не постои единствено универзално решение. Ниту една количина на компјутерски програми, семинари, лични планери или изјави за лични мисии не може да го олесни вашиот работен ден или да донесува одлуки за вас секој ден, секоја недела и во текот на вашиот живот. Уште повеќе, штом ќе најдете начин да ја направите вашата работа попродуктивна и да го поедноставите донесувањето одлуки на само едно ниво, ќе имате нов сет на одговорности и креативни цели кои повеќе не може да се постигнат со едноставна формула.

Но, иако не постојат едноставни алатки за усовршување на личната организација и продуктивност, постојат чекори што можеме да ги преземеме за да ги подобриме. Од година во година, додека работев на себе, наоѓав подлабоки и поважни работи на кои треба да се фокусирам, идеи за размислување и работи што треба да ги направам. Најдов едноставни процеси кои можат во голема мера да ја подобрат способноста на една личност креативно и конструктивно да пристапи кон светските грижи што секој може да ги совлада.

Оваа книга е кулминација на повеќе од дваесет години истражување на индивидуалната продуктивност. Ова е водич за максимизирање на резултатите и минимизирање на трошоците во свет во кој работата станува покомплексна и попредизвикувачка секој ден. Поминав многу часови обучувајќи ги луѓето на првата линија - на работното место - помагајќи им да ги обработат и организираат нивните секојдневни задачи. Методите што ги открив се покажаа ефикасни во широк спектар на организации, во сите области на активност, во различни културни средини, дури и во училиште и дома. По дваесет години обука и предавање на најискусните и најпродуктивните работници, сфатив дека на светот му се потребни моите методи.

Организациските лидери се трудат да всадат „крајна продуктивност“ кај себе и кај нивните подредени како основен стандард. Тие, како и јас, знаат дека на крајот од работниот ден, зад затворени врати има телефонски повици на кои немале доволно време да одговорат, задачи кои треба да му се префрлат на некого, прашања кои не биле адресирани на состаноци и дискусии. , неисполнети обврски и десетици непрочитани мејлови. Многу деловни луѓе успеваат затоа што проблемите што ги решаваат и можностите што ги реализираат се на крајот поважни од недостатоците во нивните портфолија и канцеларии. Но, со сегашното темпо на живот и развој на бизнисот, оваа рамнотежа станува многу несигурна.

Од една страна, потребни ни се докажани алатки кои ќе им помогнат на луѓето да ги фокусираат своите стратешки и тактички напори и да ги спречат да изгубат од вид што е важно. Од друга страна, неопходно е да се создаде работна средина и методи кои нема да дозволат способните вработени да „изгорат“ на работа под притисок. Потребни ни се конзистентни стандарди за стил на работа кои ги чуваат нашите најдобри и најпаметни вработени без стрес.

Ова не се однесува само на организациите, тоа им е потребно и на училиштата, каде на децата сè уште не им се објаснува како да ги анализираат добиените информации, како да се фокусираат на резултатот и кои чекори да ги преземат за да го постигнат. На секој од нас му треба ова знаење: на крајот на краиштата, тоа ќе ни овозможи да ги искористиме сите можности што ни се отвораат за да се подобриме себеси и постојано да го подобруваме светот околу нас.

Моќта, едноставноста и ефективноста на принципите што ги споделувам во Добивање работи: Уметноста на продуктивноста без стрес најдобро може да се доживее од прва рака: во реално време, во реални услови, во реалниот свет. Секако, целта на книгата е да ја опише суштината на големата уметност на управување со работниот тек и постигнување висока продуктивност. Се обидов да го претставам материјалот на таков начин што ќе ви ја дадам големата слика и во исто време да ви дадам вкус на непосредните резултати додека ја читате книгата.

Книгата е поделена на три дела. Првиот дел ја открива големата слика, дава краток преглед на системот, ја објаснува неговата единственост и релевантност, а потоа директно ги воведува главните методи во концизна и достапна форма. Вториот дел објаснува како да се применат принципите на системот во пракса. Овде можете да вежбате и чекор по чекор да научите како да ги применувате опишаните модели во секојдневниот живот. Третиот дел ги опишува уште поголемите и поефикасни резултати што може да се постигнат ако методологијата и моделите ги направите составен дел од вашиот работен и личен живот.

Придружи ни се! Сакам не само да верувате, туку и да бидете убедени дека овие методи може и треба да ги користите лично вие. Сакам да разберете дека тоа што го ветувам не само што е можно, туку и на дофат на секој од вас. И сакам да знаете дека се што ви предлагам е многу лесно за спроведување. Ова не бара никакви посебни вештини. Веќе знаете како да обрнете внимание, да запишете важни информации, да донесувате одлуки за посакуваните исходи и идни активности, да ги мерите алтернативите и да правите избори. Ќе откриете дека многу од работите што секогаш сте ги правеле инстинктивно и интуитивно се навистина точни. Ќе ви покажам како да ги однесете овие основни вештини на следното ниво на ефикасност. Ќе ви помогнам сите овие вештини да ги преточите во ново однесување кое ќе ви стане светилник.

Низ страниците на книгата постојано се осврнувам на програми за обука и семинари на тема продуктивност. Работев како менаџмент консултант во изминатите дваесет години, и соло и во мали тимови. Мојата работа се состоеше првенствено од обука за продуктивност еден на еден и спроведување работилници за техниките наведени во книгата. Јас и моите колеги обучивме повеќе од илјада луѓе, одржавме обука за стотици илјади специјалисти и организиравме стотици групни семинари. Од ова искуство црпев впечатоци и примери за оваа книга.

Суштината на оваа книга беше совршено доловена од мојот клиент кој напиша: „Кога првпат почнав да ги користам принципите на оваа програма, тие ми го спасија животот... Кога ги направив навика, ми го променија животот. Ова е вакцина против секојдневната борба за живот или смрт, кога „проектот требаше да биде завршен вчера“, и противотров на дисхармонијата што многу луѓе самите ја внесуваат во нивните животи.