لماذا يصعب الاختيار بين المهام ذات الأولوية والمهام الثانوية؟ تظهر الأبحاث التي أجراها عالم الأعصاب أنطونيو داماسيو أن اتخاذ القرار يرتبط ارتباطًا وثيقًا بالعواطف. لذلك ليس من المستغرب أن يتم وصف القلق والاكتئاب في كثير من الأحيان على أنهما حالة من العجز وعدم القدرة على اتخاذ القرارات. الاستخدام أدوات بسيطةمثل مصفوفة أيزنهاور لا تساعد على فهم الأمور فحسب، بل تساعد أيضًا على تقليل الضغط العاطفي. بمرور الوقت، من خلال إتقان مبادئ هذا المفهوم، يمكنك بسهولة وبسرعة تحديد الفرق بين المهم والعاجل وغير المهم وغير المجدي.
يُعتقد أن مصفوفة أيزنهاور لها علاقة كبيرة بكلمات دوايت د. أيزنهاور: “لدي مشكلتان: مشكلة عاجلة وأخرى مهمة. العاجل ليس مهما، بل المهم هو العاجل."
دوايت د. أيزنهاور معروف بأنه الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة (من 1953 إلى 1961). قبل أن يصبح رئيسًا، كان جنرالًا وقائدًا القوات المتحالفةخلال الحرب العالمية الثانية. وفي عام 1950، أصبح أيزنهاور الأول القائد الأعلىقوات الناتو المشتركة في أوروبا.
محدد النشاط المهنيأجبر أيزنهاور باستمرار على القبول قرارات صعبةوالتركيز يوميا على مهام مختلفة. ولتحسين العملية، ابتكر طريقته التي أصبحت معروفة على نطاق واسع باسم مصفوفة أيزنهاور. اليوم يمكن استخدامه ليس فقط من قبل الجنرالات، ولكن أيضًا الناس العاديينوصولاً إلى ربات البيوت - فهو يساعد على تحديد الأولويات المهام الحاليةوترتيب الأمور.
كيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور
هذه الأداة مناسبة لأولئك الذين لديهم الرغبة والقدرة على تقييم أهمية مهامهم وتصنيفها بوضوح. تتضمن الطريقة تقسيم المهام والإجراءات إلى أربع مجموعات:
- عاجل وهام؛
- مهم ولكن ليس عاجلا؛
- عاجل ولكن ليس مهماً؛
- ليست عاجلة أو مهمة.
الهدف النهائي لطريقة أيزنهاور هو المساعدة في تصفية الأمور غير المهمة من الأمور قرارات مهمةوالتركيز على ما يهم حقا.
إذا تخيلت مصفوفة أيزنهاور كصورة، فستبدو كما يلي:
معنى الأرباع في المصفوفة
يتم تعيين المهام إلى أرباع محددة، والتي بدورها تحدد متى ومتى يمكنك إكمال المهمة.
- الربع الأول - "افعل ذلك الآن" (عاجل ومهم)
يتضمن ذلك المهام ذات الأولوية التي تتطلب اهتمامًا فوريًا. لديهم مواعيد نهائية صارمة ويجب إكمالها قبل كل شيء وبشكل شخصي.
- الربع الثاني - "قرر متى ستفعل ذلك" (مهم ولكن ليس عاجلاً)
هذا الربع هو الجزء الاستراتيجي من المصفوفة، وهو مثالي للتنمية على المدى الطويل. العناصر التي يتضمنها مهمة ولكنها لا تتطلب اهتمامًا فوريًا. في الوقت نفسه، المهام لها موعد نهائي معين ويتم تنفيذها أيضًا شخصيًا.
- الربع الثالث - "مندوب لشخص ما" (عاجل ولكن ليس مهماً)
يتضمن هذا الربع مكالمات هاتفيةورسائل البريد الإلكتروني وتخطيط الاجتماعات والفعاليات. عادةً لا تتطلب هذه الأنواع من المهام اهتمامًا شخصيًا لأنها لا تنطوي على نتائج قابلة للقياس. يساعد الربع الثالث على تقليل عوامل التشتيت عمل مهم. من خلال التفويض، يمكنك التركيز على أشياء أكبر.
- الربع الرابع - "افعل ذلك لاحقًا" (غير مهم، غير عاجل)
الأنشطة التي تقع في الربع الرابع هي أنشطة إضافية لا تضيف أي قيمة. ببساطة، هذا شيء يمكن دائمًا تأجيله دون خوف من أي عواقب. تستغرق هذه الأشياء وقتًا وتتداخل مع المهام الأكثر أهمية التي تضعها في الربعين الأولين.
اختيار لون للمصفوفة
قم بتعيين لون لكل ربع من المصفوفة واربطه بمستوى الأولوية.
على سبيل المثال:
الأحمر = عاجل.
الأصفر = مهم، ولكنه ليس عاجلاً جداً.
الأخضر = عاجل ولكنه غير مهم.
اللون الرمادي = غير عاجل، غير مهم.
عندما تستخدم المصفوفة لأغراض مهنية، سترى أن معظم المسائل تقع في الربعين الأول والثالث. تنتج أنشطة الربع الثاني النتائج الأكثر أهمية لأنها أهداف عمل تؤثر على نجاح العمل على المدى الطويل، ومع ذلك نادرًا ما يتم تصنيفها على أنها أهداف عاجلة.
أصعب شيء يمكن فهمه هو ما يشتت انتباهك عن الدورة التدريبية التي خططت لها. ولكن إذا كنت تستطيع التعامل مع هذا مشكلة أساسيةإدارة الوقت، والتخلص من الأفكار المتعلقة بالساعات الضائعة. اسأل نفسك سؤالين لمساعدتك في اتخاذ قرار بشأن استراتيجيات اتخاذ القرار على المدى الطويل:
- عندما سوف تفعل أشياء مهمة، ولكن لا المهام العاجلة?
- متى يمكنك تخصيص الوقت الكافي للتعامل مع المهام المهمة قبل أن تصبح عاجلة فجأة؟
تجدر الإشارة إلى أنه في بعض الأحيان تقع المهام من ربع واحد بشكل غير متوقع في ربع آخر. إن وجدت طارئ، سوف تتغير أولوياتك. على سبيل المثال، أنت تمتلك شركة صغيرة ويتصل بك عميل غير راضٍ ويطلب التحدث مع مديره بسبب التأخير في التسليم. سوف ترتفع هذه المشكلة على الفور فوق العناصر الأخرى في المصفوفة.
يحتوي توزيع المهام عبر الأرباع على بعض الميزات التي يجب أخذها بعين الاعتبار:
- قوائم المهام تجعل الحياة أسهل. تأكد من أنه عند تعيين المهام التي تحددها الأسئلة الصحيحة، والتي تساعد في تحديد ما يجب القيام به أولاً. الميزة الرئيسية- أولوية.
- يمكنك إضافة العديد من الأنشطة والمهام لكل ربع، لكن الأفضل أن تفعل ذلك الحد الأقصى للكميةولم يتجاوز أكثر من ثمانية عناصر. وإلا فسوف تبتعد عن الهدف الرئيسي- إكمال المهمة.
- إنشاء مصفوفات منفصلة للمحترفين و الحياة الشخصية.
- يمكنك أنت وحدك تحديد مستوى أولوية العناصر الموجودة في قائمتك. ابدأ كل صباح بقائمة المهام من المصفوفة، وبحلول نهاية الأسبوع سترى النتيجة.
قالب مصفوفة أيزنهاور
لتبسيط عملية توزيع المهام، استخدم قالبًا تم تطويره بواسطة Evernote:
يمكن ترجمة مصفوفة أيزنهاور إلى برنامج إدارة المشاريع Trello. قم بإنشاء قائمة مهام لكل لوحة من اللوحات الأربعة (= الربع) وقم بإنشاء لوحة "صندوق الوارد" منفصلة حيث سيتم نقل جميع المهام قبل توزيعها على الأرباع. سيسمح لك ذلك بتقييم عبء العمل الخاص بك بصريًا.
تعتبر مصفوفة أيزنهاور أداة بسيطة تساعدك على تجنب حالة شلل التحليل التي تحدث عندما لا تعرف حتى من أين تبدأ.
في تيار لا نهاية له من الأشياء التي يمكنك القيام بها، يمكنك أن تضيع، أو تنسى شيئًا ما، أو ببساطة لا يكون لديك الوقت للقيام بذلك. وهكذا تتراكم المهام التي لم يتم إنجازها وتثقل كاهل اليوم الجديد التالي بفرص جديدة. ومرة أخرى نفس المشكلة: لم يكن لدي وقت، نسيت، تأجيله إلى الغد.
غالبا ما تحدث مثل هذه المواقف لأولئك الذين لا يعرفون كيفية التخطيط، وهذا ليس مفاجئا، لأن عملية التخطيط تتطلب مهارات معينة في إدارة الوقت واهتمام خاص.
هناك العديد من تقنيات التخطيط التي تسمح بذلك الاستخدام الصحيحلاستخراج أقصى استفادة من مورد مؤقت. دعونا نعطي مثالا على التقنية الأكثر فعالية وغير معقدة، والتي تسمى "مصفوفة أيزنهاور"أو "ساحة أيزنهاور".
هو مبدأ تحديد الأولويات الذي يسمح لك باتخاذ القرار خلال اليوم أكبر عددالمهام.
يعد هذا المبدأ من أكثر المبادئ شيوعًا في إدارة الوقت. يتم استخدامه في جميع أنحاء العالم: من العمال العاديين إلى مديري المؤسسات الكبيرة للشركات ذات الشهرة العالمية.
مؤسس هذا المبدأهو دوايت ديفيد أيزنهاور (الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة). نظرًا لجدول أعماله المزدحم، قام بتحسين جدول عمله من خلال تنظيم المهام وفقًا لأهميتها، مما أدى إلى إنشاء البرنامج المعدات الخاصةوالتي تميزت ببساطتها وتفردها.
مصفوفة أيزنهاور كأداة لتحديد الأولويات
قسم أيزنهاور الأشياء إلى 4 فئات وأدخلها في جدول أبرز فيه بوضوح المربعات التي جعلت من الممكن توزيع المهام المخططة حسب مدى إلحاحها وأهميتها (أ، ب، ج، د).
كل مربع له غرضه الخاص:
- "أ" - الأمور العاجلة ذات الأهمية الخاصة؛
- "ب" - الأشياء المهمة التي يمكن تأخيرها؛
- "s" - ليست ذات أهمية أولى، ولكنها ملحة؛
- "د" - ليست عاجلة وغير مهمة.
ومن خلال تحديد الأولويات بهذه الطريقة، يمكنك تعلم كيفية إدارة الوقتمما سيساعد في تحقيق أهدافك وزيادة أدائك في إكمال المهام المخططة ويؤثر على النجاح في نشاط معين.
لتحديد الأولويات وفقًا لمبدأ D. D. Eisenhower، من الضروري دراسة الفئات (المربعات) في طاولته بالتفصيل.
الأمور الهامة والعاجلة (الفئة أ)
يحتوي مربع هذه الفئة على المهام المخططة الأكثر أهمية والأكثر إلحاحًا. وفقًا لمبدأ أيزنهاور، يجب أن تكون هذه الساحة فارغة، وخالية من الدخول اليومي الجديد، الأمر الذي لن يمنح الشخص الذي يتمتع بمهارات إدارة الوقت الفرصة لإثارة إلحاح الأمور والسماح الوضع الحرجفي حالة عدم الإمتثال.
غالبًا ما يحدث أن يتم نقل الأشياء من المربع "ب" إلى المربع "أ" بسبب كسل الإنسان العادي، وهو أحد أسباب ملئه. في بعض الأحيان يمكن أن يحدث هذا لأي شخص، ولكن في حالة رمي الأشياء يوميًا من مربع إلى آخر، فإن الأمر يستحق ممارسة الانضباط الذاتي.
من أجل تجنب ظهور المهام غير المنجزة في المربع "أ"، من الضروري إكمال المهام في الفئات الأخرى في الوقت المناسب والالتزام الصارم بقائمة المهام الخاصة بهذا المربع. يمكنك أيضًا استخدام طريقة التفويض (تفويض المهام لشخص ما)، والتي ستجعل من الممكن حل المهام وعدم ترك عمل غير مكتمل.
قائمة المهام للمربع "أ":
- التأثير سلبًا على تحقيق الهدف؛
- تلك الإشكالية التي يمكن أن تسبب المتاعب؛
- المتعلقة بالصحة.
المسائل الهامة وغير العاجلة (الفئة ب)
غالبًا ما تندرج الحالات الواعدة والأولوية ضمن هذه الفئة. أيزنهاور يعطيهم دور مهملأن تنفيذها هو مفتاح النجاح. تظهر التجربة أنه إذا كنت تستخدم الوقت بمسؤولية عند القيام بالأشياء المدرجة في المربع "ب"، إذن نتائج جيدةسوف يعلنون عن أنفسهم قريبا جدا.
ميزة هذا المربع هو أن لديك الوقت المناسب للأشياء المهمة، مما يسمح لك بحل المشكلات بشكل بناء ومدروس، والكشف الكامل عن إمكاناتك والتفكير في (تحليل) أنشطتك. لكن من المهم أن نعرف أن هذه الأمور لا ينبغي وضعها على الرف، فهناك خطر نقلها إلى المربع الأول، وهو أمر غير مقبول وفقا لمبدأ أيزنهاور.
أمثلة على حالات ومهام المربع "ب":
- تخطيط المشروع؛
- الشراكة (البحث والتعاون)؛
- نتائج المشاريع المنجزة (تقييم العمل المنجز)؛
- البحث عن آفاق التنمية.
متعلق الحياة اليومية، ثم يوصي الخبراء مربع معينتشمل الأمور المتعلقة بالتخطيط والدراسة والرياضة والنظام الغذائي وما إلى ذلك.
مسائل عاجلة وغير مهمة (الفئة ج)
تتضمن هذه الفئة المهام الثانوية التي لا يمكن تأخيرها. وما يحدث غالباً هو أن الشخص يندفع لإنجاز المهام الأقل أهمية وبالتالي يتشتت عن الهدف. تتطلب مصفوفة أيزنهاور الاستخدام الدقيقالتكنولوجيا، لذلك لا يجب أن تخطئ في تصنيف المهام.
عند تحديد الأولويات، لا داعي للخلط بين المهام المتعلقة بالمربع "ج" ومهام المربع "أ". فيما يلي مثال على الارتباك المحتمل:
يصدر الرئيس أمرا يتطلب التنفيذ العاجل، وهذا الأمر لا علاقة له بالعمل. يجب إدخال هذه المهمة في المربع "ج" واعتبارها مهمة ولكنها ليست عاجلة، حيث لا يمكنك الخروج عن أهدافك المقصودة، وبالتالي تضيع وقتك في شيء يصرف الانتباه عن الشيء الرئيسي.
أمثلة على حالات ومهام المربع "ج":
- ضيوف غير متوقعين يطالبون بالاهتمام؛
- اجتماعات عاجلة غير مجدولة؛
- التخلص من المشاكل الناجمة عن إهمالك.
المسائل غير العاجلة وغير المهمة (الفئة د)
هذه هي المهام الجاهزة لانتظار موردها المؤقت طالما كان ذلك ضروريًا أو قد يظل من المستحيل إكمالها. بدلا من ذلك، تتضمن هذه الفئة أشياء بسيطة ومثيرة للاهتمام، لكن لا ينبغي عليك الاستيلاء عليها، فهي تؤدي فقط إلى إبطاء سير العمل وإبعادك عن الهدف.
أمثلة على حالات ومهام المربع "د":
- فارغ المحادثات الهاتفية;
- الأنشطة الترفيهية؛
- أي أحداث تشتت انتباهك عن العمل.
من خلال تحديد الأولويات وفقًا لمبدأ مصفوفة أيزنهاور، يمكنك بلا شك أن تتمكن من فعل الكثير والاقتراب من هدفك، لكن لا تنس أن العمل هو المصدر الرئيسيالنجاح مع الإدارة السليمةوقت.
على خطى أيزنهاور، أو اختيار الأولويات
دعونا نفهم قليلاً عن الأولويات، أي أننا سنرتب أهدافنا حسب أهمية تنفيذها وإلحاحها.
بالنظر إلى القائمة الضخمة التي انتهينا منها بعد هذا التمرين، يمكننا أن نقول على الفور أن الوقت الذي يجب أن نقضيه في إكمال جميع الأهداف المكتوبة أكبر بكثير مما لدينا تحت تصرفنا. وهذا يؤدي إلى تعارض بين الأهداف. إن الرغبة في تخصيص المزيد من الوقت للمهنة قد تتعارض مع الرغبة في قضاء المزيد من الوقت مع العائلة، لذلك فإن التعارض بين الأهداف يسبب الضغط النفسي. ومع ذلك، من ناحية أخرى، فإن نفس الصراعات تتيح لنا الفرصة لاستخدام مواردنا بشكل أكثر فائدة. الوقت الشخصي، بمثابة المحرك أثناء تحسينه.
انظر مرة أخرى بعناية إلى قوائم أهداف حياتك، وحاول توزيعها وفقًا للمبدأ المقترح أدناه، وانظر إلى ما توصلت إليه.
وقد اقترح هذا المبدأ الجنرال الأمريكي دوايت أيزنهاور. مبدأ أيزنهاور بسيط يساعد، خاصة في الحالات التي يكون فيها من الضروري اتخاذ قرار سريع بشأن المهمة التي يجب إعطاء الأولوية لها. يتم تحديد الأولويات بناءً على معايير مثل مدى إلحاح الأمر وأهميته.
مبدأ أيزنهاور.
اعتمادًا على مدى إلحاح وأهمية الأمر/المهمة، هناك أربعة احتمالات لتقييمها واستكمالها:
1. أمور عاجلة/مهمة- يتم تنفيذها دون تأخير، أي على الفور.
2. الأمور العاجلة/الأقل أهمية - ليست مهمة جدًا، ولكنها تتطلب تحديد أقصر المواعيد النهائية. ومن الممكن نقل هذه الحالات إلى شخص آخر.
3. مسائل أقل إلحاحاً/أهمية- ليست هناك حاجة إلى تنفيذها بشكل عاجل، فيمكنهم الانتظار، أو يمكن ببساطة تفويضهم. ومع ذلك، عاجلاً أم آجلاً، ستصبح هذه المهام/الأمور ملحة ويجب حلها في أسرع وقت ممكنلذا قم بمراجعة القائمة مرة أخرى.
4. مسائل أقل إلحاحاً/أقل أهمية- لا يحتاجون الاستجابة السريعةولكن إذا بدأت في القيام بها أولاً، فلا تشتكي من عدم توفر الوقت الكافي لحل المهام/الحالات الأساسية. يجب عليك الامتناع عن المهام/المهام غير الأساسية وغير العاجلة! فقط أرسلهم إلى "السلة"!
دعنا نقدم رسمًا تخطيطيًا لهذا المبدأ يوضح لك بوضوح درجة أهمية مهامك/حالاتك.
من خلال تصنيف مهامك وفقًا لمبدأ أيزنهاور، ستزيد إنتاجيتك وإنتاجيتك وكفاءتك بشكل كبير. لا ينطبق هذا المبدأ على الإنتاج فحسب، بل يمكن أن يخدم بشكل جيد خدمة جيدةربات البيوت، أطفال المدارس، الطلاب، الخ. يمكن لرجال الأعمال أن يضيفوا الربحية إلى قائمة أولويات العمل، لأننا جميعا نعمل، بشكل عام، من أجل المال، مما يعني أن الأمور والأهداف المتعلقة بالعمل أعلى استلامالربح أو التقدم الوظيفي.
بعد فرز الأولويات، يمكننا القول أننا قمنا بنوع من التخطيط للوقت، أي أننا قمنا بوضع جدول حياتنا لليوم أو الأسبوع أو الشهر أو الربع. لا يجب أن تتقدم كثيرًا أيضًا. أولاً، حاول التخطيط ليوم أو أسبوع، مع الأخذ في الاعتبار أنه خلال هذا اليوم أو الأسبوع يجب أن تقترب على الأقل قليلاً من أهداف كبيرةالموجودة في قائمتك. من الأفضل أن تضع جدولك في نفس الوقت، ويفضل أن يكون ذلك في المساء، ثم في الصباح، "بعقل جديد"، ستتاح لك الفرصة لإجراء تعديلات على يوم عملك، بناءً على ما لديك بالفعل قائمة جاهزة. على سبيل المثال، أستخدم وقت السفر لكتابة الجدول وتعديله حتى لا "أسرق" الدقائق من وقت العمل أو الوقت الذي يمكنني أن أقضيه بسعادة مع عائلتي للتخطيط.
يرجى ملاحظة أنه من أجل التحكم في وقتك، فإن عدم تسجيل كل ما تفعله كل دقيقة بعناية لمدة أربع وعشرين ساعة يوميًا يعد مضيعة للوقت. ليست هناك حاجة لأن تصبح ضحية للخطة وتجعل التخطيط هدف حياتك. المحاسبة من أجل المحاسبة لا تعطي أي تأثير، ولكن التخطيط وعادة تدوين الملاحظات حول ما يمكن نسيانه، والأهم من ذلك، الملاحظات حول تنفيذ ما تم التخطيط له، سيساعد أي شخص ويظهر مدى سهولة ذلك تحقيق أهدافك، واتخاذ خطوة صغيرة نحو تحقيقها كل يوم.
تحذير واحد! تجنب الخطط المضخمة التي تحولك إلى حصان محاصرويقودك إلى المتلازمة التعب المزمنتأكد من مراعاة ساعات عملك الأكثر إنتاجية وحالتك الصحية وإيقاعاتك الحيوية، والتي سيتم مناقشتها بمزيد من التفصيل في الفصول التالية.
من كتاب عندما يكون المستحيل ممكنا [مغامرات في حقائق غير عادية] بواسطة جروف ستانيسلاففي علاجات الإنكا الكشف عن سر نقب الجمجمة خلال زياراتنا إلى بيرو، تمكنا من التعافي بسرعة من رحلات الطيران الطويلة واضطراب الرحلات الجوية الطويلة بفضل مكانين مريحين. كان أولها فندق بوليفار المضياف في ليما، والذي يتميز بالراحة
من الكتاب علم النفس العمليللمدير بواسطة ألتشولر أ من كتاب تأثير التصور بواسطة ناست جيميتحديد الأولويات الآن، يجب أن تعمل مجموعتك، بغض النظر عن حجمها، من خلال بطاقة قيادة واحدة. عندما أقوم بتدريس دروس التخطيط الاستراتيجي، يكون لدي العديد من الخيارات المتاحة لي والتي يمكن اتخاذها. لا يجب أن تأمل
من كتاب تكلم حتى يُرى بواسطة فيم الكسندرعلى خطى «العطارة» تستنشق العطور والرذاذ، تجلس قرب النافذة... روائح الحب معروفة منذ القدم. اسمها الصحيح هو "المنشطات الجنسية"، كما أطلق عليها المحظيات والرجال السيدات تكريما لإلهة الحب والجمال أفروديت، التي أسست نفسها على أنها
من كتاب إدارة وقت العائلة [كتاب للآباء الذين يريدون "إنجاز كل شيء"] مؤلف بورميستوفا إيكاترينا ألكسيفناتحديد الأولويات كيفية مقاومة سيناريو التنمية السلبية العلاقات العائلية؟ ارسم دائرة عقليًا وقسمها إلى أجزاء. هذا هو وقتك. ما هي الفترات التي تقسمها إليها؟ وعلى ماذا ننفقه؟ نصيب الأسد من وقتنا يستهلكه العمل والسفر
من كتاب التواصل بسهولة [كيف تجد لغة مشتركةمع أي شخص] بواسطة ريدلر بيلمخطط الأولويات يوجد أدناه مخطط أولويات لمساعدتك في تحديد أولوياتك. قام بيل ريدلر بتجميع الجدول بناءً على محاضرة ألقاها الدكتور ويليام وميريام بوغ، ماجستير التنمية الاجتماعية. كيفية استخدام جدول القراءة
من كتاب الدماغ. تعليمات الاستخدام [كيفية استخدام قدراتك إلى الحد الأقصى ودون التحميل الزائد] بواسطة روك ديفيدتحديد الأولويات لو كانت إيميلي تعرف مدى استهلاك مشهدها العقلي للطاقة، لكانت بدأت صباح الاثنين بشكل مختلف. والفرق الرئيسي هو أن إميلي كانت ستعطي الأولوية لهذا الأمر وتتعامل معه قبل أي شيء آخر.
من كتاب مزايا الانطوائيين [مقتطف] مؤلف لاني مارتي أولسن من كتاب أين يمكن الحصول على القوة للنجاح في أي عمل أو حياة شخصية المؤلف راكوف بافيلالفصل 23. تحديد الأولويات بكفاءة سأفترض أن هدفك الحقيقي هو أن تكون سعيدًا. جميع المهام الأخرى يمكن أن تخدم هذه المهمة الرئيسية. حاول ربط هذه الأهداف في خط زمني واحد. تحقق الهدف الأول، فهو يساعدك على الوصول إلى الثاني، والثاني يساعدك على تحقيقه
من كتاب حب بلا حدود. الطريق إلى الحب السعيد بشكل مثير للدهشة المؤلف فوجيتشيك نيكتغيير الأولويات مازلنا أنا وكاناي "نعمل" على زواجنا. نحن نبحث عن شيء يمكن أن يقوي أواصر الحب والاحترام. نتعلم ما يريده كل واحد منا ويتوقعه من علاقتنا. كما قلت من قبل، لاحظت كاناي أننا بدأنا نضحك بشكل أقل، على الرغم من أنه خلال هذه الفترة
من كتاب مزايا الانطوائيين بواسطة لاني مارتيفي أعقاب آثار الناقلات العصبية، يختلف الانطوائيون والمنفتحون ليس فقط في مناطق الدماغ التي يتم استخدامها في كثير من الأحيان. لا تنسى الناقلات العصبية. إذا كنت تتذكر، اكتشف دين هامر أن الباحثين عن الجدة يرجع إلى جيناتهم
من كتاب من العاجل إلى المهم: نظام لمن سئم الركض في المكان بواسطة ستيف ماكليتشي من كتاب الحلول مؤلف كروجيروس ميكائيل من كتاب ضد الإجهاد في مدينة كبيرة مؤلف تسارينكو ناتالياكيف تحسن نفسك مصفوفة أيزنهاور كيف تتعلم العمل بكفاءة أكبر يُنسب الفضل إلى الرئيس الأمريكي دوايت د. أيزنهاور في الكلمات التالية: "نادرًا ما تكون القرارات الأكثر إلحاحًا هي الأكثر أهمية". كان يعتبر سيد بارعإدارة
من كتاب اجعل دماغك يعمل. كيفية تعظيم كفاءتك بواسطة بران ايميعلى خطى تويجي أو فقدان الشهية – إلى أين نذهب؟ في الفصل السابق تحدثنا عن الموضوع الوزن الزائدوهنا ستستمر القصة سنتحدثحول "معايير النموذج" المفروضة علينا - والتي لا تقل قوة عن الضغوطات النسائية منذ ظهور النموذج الشهير
من كتاب المؤلفتحديد الأولويات يعتقد ستيوارت أن كيت بحاجة إلى ترتيب أولوياتها. يسألها عن رأيها في هذا، إذا كانت تفكر على الإطلاق. تحديد الأولويات جدا سؤال مهمفي حياة كل شخص. الجميع يعرف عن هذا، ولكن ليس بما فيه الكفاية
هذا المبدأ مهم جدًا لتحديد أهمية المهام. قام أيزنهاور بتقسيم المهام حسب أهميتها وإلحاحها إلى المهام أ، ب، ج (الشكل 28).
أ- المهام مهمة جدًا وعاجلة - أكملها على الفور.
ب- المهام المهمة وغير العاجلة – تحديد متى يجب إكمالها.
ج- ينبغي تفويض المهام الأقل أهمية ولكنها عاجلة.
إلحاح
أرز. 28.توزيع الأولويات لحل المشكلات
الأشياء التي ليست مهمة ولا عاجلة لا ينبغي أن تشتت انتباه المدير.
إن الخطر الأكبر الذي يواجه القائد هو الانجراف نحو الإلحاح (المهام C) بينما تظل المهام B (أو حتى المهام A) غير منجزة.
التخطيط ليوم عملك
حدد أهدافًا لنفسك. وعلى هذا الأساس قم بإعداد قائمة بالأشياء التي يجب القيام بها (لفترة طويلة).
دراسة قائمة المهام. تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام صغيرة (التحليل الصرفي).
قم بتعيين تاريخ انتهاء محدد لكل مهمة ومهمة فرعية.
ضع الأشياء ذات الموعد النهائي المحدد (على سبيل المثال، التحضير لاجتماع مقرر ليوم محدد) أولاً في التقويم.
كما ينبغي إعطاء الأولوية القصوى للمهام التي تتطلب الكثير من الجهد (على سبيل المثال، وضع استراتيجية جديدة، مسألة إعادة الإعمار، وما إلى ذلك).
تشمل الحالات من الدرجة الثانية من الأهمية أنواع مختلفةالعمل متوسط المدى، وكذلك العمل المتعلق بأداء الوظائف العادية.
في المركز الثالث يجب وضع عمل بسيط، لن يكون لفشله أي عواقب سلبية كبيرة (مكالمات هاتفية غير مهمة، وما إلى ذلك).
5. إضافة الأمور العاجلة التي ظهرت في اليوم السابق إلى التقويم؛
6. حاول تقليص قائمة المهام.
لا تخطط لأكثر من ثلاثة أشياء مهمة وأكثر من عشرة أشياء في المجمل ليوم واحد.
خطط لإنجاز المهام الأكثر أهمية وصعوبة والأقل متعة في الوقت المناسب لك من اليوم؛
ترك المهام السهلة والممتعة لنهاية يوم العمل. لا تبدأ التنفيذمهمة جديدة
قبل أن يتم الانتهاء من السابق؛ إذا تمت مقاطعتك، فيجب عليك العودة إلى العمل غير المكتمل. اكتب المهام غير المكتملة في التقويم الخاص بك لليوم التالي، وإذا ظهرت نفس المهمة في التقويم الخاص بك لعدة أيام متتالية، ففكر فيما إذا كان بإمكانكرفض لها
، نقل إلى شخص آخر للتنفيذ.
إذا كنت تفضل الانتقال من البسيط إلى المعقد، فخطط للمهام الصغيرة في الصباح، وإذا كان على العكس من ذلك، فابدأ بالمهام الكبيرة والمهمة.
تخطيط ساعات العمل خلال الأسبوع
يتيح لك تخطيط وقت عملك خلال الأسبوع توزيعه بشكل عقلاني.
يمكنك بسهولة أن تشعر بالارتباك في التدفق الذي لا نهاية له للشؤون اليومية، لأنه كل يوم هناك المزيد والمزيد منهم. المهام غير المكتملة بالأمس تصبح مهام اليوم، وما لم يكن لدينا وقت للقيام به اليوم، يتم نقله تلقائيًا إلى الغد. ونتيجة لذلك، يمكن أن تتراكم أشياء كثيرة بحيث لا يمكنك معرفة ما تم إنجازه، وما يجري تنفيذه، وما الذي لا يزال ينتظر في الأجنحة.
غالبًا ما تحدث مثل هذه المواقف أو المواقف التفصيلية بين الأشخاص الذين لا يولون الاهتمام الواجب لعملية التخطيط لأنشطتهم. بطبيعة الحال، لا يتم تدريس المهارات في المدرسة، والعديد من الآباء والأمهات وغيرهم من الأشخاص الذين يعملون كمعلمين في عملية تطويرنا، غالبا ما لا يعرفون حقا كيفية التخطيط لأنشطتهم، على الرغم من عدم وجود شيء معقد في هذا على الإطلاق. إنه فقط أنه لم يتم إيلاء الاهتمام الواجب لهذا الأمر.
ومع ذلك، يوجد اليوم العديد من تقنيات التخطيط الممتازة التي تسمح لك بتعلم كيفية استخدام موارد وقتك بشكل عقلاني وتحقيق أقصى استفادة من هذه العملية لنفسك. لكن في هذا المقال لن نتناول كل هذه التقنيات، بل سنعطي مثالاً على واحدة فقط، والتي تتميز ببساطتها وفعاليتها. تسمى هذه التقنية "مصفوفة أيزنهاور".
تعد مصفوفة أيزنهاور إحدى أدوات إدارة الوقت الأكثر شيوعًا والتي يستخدمها العديد من الأشخاص حول العالم: من الموظفين العاديين والمديرين المتوسطين إلى المديرين التنفيذيين للشركات الكبيرة والشركات ذات الشهرة العالمية. مؤسس هذه المصفوفة هو الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة دوايت ديفيد أيزنهاور. كما قد تتخيل، كان هذا الرجل مشغولاً للغاية وكان عليه القيام بالعديد من الأشياء المختلفة المتعلقة بأنشطته. لهذا السبب، كان يقوم بتحسين جدول عمله وقائمة المهام التي يجب القيام بها. وكانت نتيجة بحثه هي المصفوفة التي ندرسها.
إن معنى مصفوفة أيزنهاور هو في الأساس معرفة كيفية توزيع جميع مهامك بكفاءة، والتمييز بين المهم والعاجل، وغير العاجل من الأقل أهمية، وكذلك تقليل الوقت إلى الحد الأقصى للقيام بأي مهام، تنفيذها لا يعطي أي نتائج. نتائج هامة. دعونا نتحدث عن كيفية عمل كل هذا في الممارسة العملية.
جوهر مصفوفة أيزنهاور
تتكون مصفوفة أيزنهاور من أربعة أرباع، مبنية على محورين - محور الأهمية (عمودي) ومحور الاستعجال (أفقي). ونتيجة لذلك، اتضح أن كل ربع يختلف في مؤشرات الجودة الخاصة به. يتم تسجيل جميع المهام والشؤون في كل من الأرباع، والتي بفضلها يتم تشكيل صورة واضحة وموضوعية للغاية لما يجب القيام به أولاً، وما يجب القيام به ثانيًا، وما لا ينبغي القيام به على الإطلاق. كل هذا بسيط للغاية، ولكن إعطاء بعض التفسيرات لن يكون غير ضروري في أي حال.
الربع أ: الأمور الهامة والعاجلة
في التخطيط المثالي، يجب أن يظل هذا الربع من المصفوفة فارغًا، لأنه وظهور الأمور الهامة والعاجلة مؤشر على عدم التنظيم واحتمال الانسداد. يمتلئ هذا الجزء من الجدول بالعديد من الأشخاص بسبب كسلهم المتأصل وسوء ترتيب الأولويات. وبطبيعة الحال، من وقت لآخر يمكن أن تظهر مثل هذه الأشياء في كل شخص، ولكن إذا حدث هذا كل يوم، فقد حان الوقت للانتباه إليه.
لذلك، ينبغي تجنب حدوث الحالات في الربع أ. وللقيام بذلك، ما عليك سوى إكمال نقاط الأرباع المتبقية في الوقت المناسب. لكن إن كان هناك ما يستحق أن يدخل في الربع الأول فهو:
- الأشياء التي إذا لم تكتمل يكون لها تأثير سلبي على تحقيق أهدافك
- الأشياء التي إذا لم يتم القيام بها يمكن أن تسبب صعوبات ومتاعب
- الأمور المتعلقة بالصحة
ومن المهم أيضًا أن نتذكر أن هناك ما يسمى "التفويض". هذا يعني أنه عندما تظهر أمور في ربعك A يمكن تفويضها لشخص آخر، يجب عليك بالتأكيد استغلال هذه الفرصة من أجل حل الأمور الأخرى الهامة والعاجلة في أسرع وقت ممكن.
الربع ب: أمور مهمة ولكنها ليست عاجلة
الربع الثاني يستحق معظم الاهتمام، لأن إن الأمور الموجودة فيه هي الأكثر أولوية واعدة، وهذه هي التي يجب أن تتكون من المهام اليومية لأي شخص. وقد لوحظ أن الأشخاص الذين يتعاملون بشكل أساسي مع شؤون هذا الربع يحققون إنجازات في الحياة أعظم نجاح، الحصول على ترقية، كسب المال المزيد من المال، احصل على ما يكفي من وقت الفراغ وعيش حياة سعيدة ومرضية.
يرجى أيضًا ملاحظة أن الافتقار إلى الاستعجال يسمح لك بالتعامل مع حل أي مشاكل بشكل أكثر تفكيرًا وبناءة، وهذا بدوره يسمح للشخص بالكشف عن إمكاناته الكاملة، والتفكير بشكل مستقل في جميع الفروق الدقيقة في أنشطته وإدارة الإطار الزمني شؤونه. ولكن هنا، من بين أمور أخرى، عليك أن تتذكر أن الأشياء الموجودة في الربع B، إذا لم يتم تنفيذها في الوقت المناسب، يمكن أن تقع بسهولة في الربع A، وتصبح أكثر أهمية وتتطلب إكمالًا سريعًا.
يوصي المتخصصون ذوو الخبرة في إدارة الوقت بتضمين الربع ب جميع الشؤون الجارية المتعلقة بالنشاط الرئيسي وتخطيط العمل وتحليله والتدريب والامتثال للجدول الزمني الأمثل وما إلى ذلك. أولئك. كل ما يشكل حياتنا اليومية العادية.
الربع ج: أمور عاجلة ولكنها ليست مهمة
الأشياء الموجودة في هذا الربع هي في معظمها مشتتة للانتباه ولا تقرب الشخص من النتائج المقصودة. غالبًا ما يتداخلون ببساطة مع التركيز على ما هو حقيقي مهام مهمةوتقليل الكفاءة. الشيء الرئيسي عند العمل مع المصفوفة هو عدم الخلط بين الأمور العاجلة من الربع C والأمور العاجلة من الربع A. وإلا سيتشكل الارتباك وما يجب فعله أولاً سيبقى في الخلفية. تذكر دائمًا ما يخصك وتعلم كيفية التمييز بين المهم وغير المهم.
تشمل أمور الربع C، على سبيل المثال، الاجتماعات أو المفاوضات التي يفرضها شخص آخر، واحتفالات أعياد الميلاد لأشخاص غير مقربين جدًا، والأعمال المنزلية المفاجئة في جميع أنحاء المنزل، والقضاء على الانحرافات غير المهمة التي تتطلب الاهتمام (إنكسار مزهرية، أو كسر الميكروويف). الموقد، المصباح الكهربائي قد احترق، وما إلى ذلك)، بالإضافة إلى جميع أنواع الأشياء الأخرى التي لا تدفعك إلى الأمام، ولكنها تبطئك فقط.
الربع د: أمور غير عاجلة أو مهمة
المهام في الربع الأخير ليس لها أي فائدة على الإطلاق. في كثير من الحالات، يكون من المفيد ليس فقط التعامل معهم الملاذ الأخيرولكن أيضًا عدم التعامل معهم على الإطلاق. على الرغم من أنك بالتأكيد بحاجة إلى معرفتها، لأن... إنهم "مضيعوا الوقت".
ميزة أخرى مثيرة للاهتمام للمهام من هذه المجموعة هي أنها جذابة للغاية للعديد من الأشخاص - من السهل القيام بهذه المهام وتجلب المتعة، مما يسمح لك بالاسترخاء وقضاء وقت ممتع. ولذلك، فإن مقاومة إغراء الانخراط فيها يمكن أن تكون مشكلة كبيرة. ولكن هذا بالتأكيد يجب القيام به.
في الربع D، يمكنك كتابة أشياء مثل التحدث عبر الهاتف مع الأصدقاء حول شيء غير مهم أو مراسلات غير ضرورية أو قضاء الوقت على الشبكات الاجتماعية ومشاهدة المسلسلات التلفزيونية والبرامج التلفزيونية "الغبية" المختلفة، العاب كمبيوترإلخ. بالطبع، يجب على كل شخص الاسترخاء بشكل دوري والترفيه بطريقة أو بأخرى، ولكن هناك طرق أكثر إثارة للاهتمام وتعليمية للقيام بذلك: القراءة، وزيارة الصالات الرياضية وحمامات السباحة، والرحلات إلى الطبيعة، وما إلى ذلك. إذا لم تتمكن من التخلص تمامًا من القيام بالأشياء من الربع D أو لا ترغب في ذلك، فأنت بحاجة إلى تأجيل تنفيذها على الأقل حتى لحظة اكتمال الأشياء من الربعين B وC، والوقت الذي سيتم تخصيصه يجب تقليل الأشياء الموجودة في الربع D إلى الحد الأدنى. سيكون الجميع موضع ترحيب هنا المثل الشهير: "حان وقت العمل، وساعة من المرح."
بمجرد إتقان مصفوفة أيزنهاور وتعلم كيفية توزيع شؤونك داخلها بكفاءة، ستلاحظ أن لديك الكثير من وقت الفراغ الجديد، يمكنك القيام بكل شيء في الوقت المناسب ودون تسرع، كل شؤونك في النظام ، يتم تحقيق الأهداف واحدة تلو الأخرى، وأنت نفسك دائمًا ما تكون كذلك مزاج جيدوالمزاج البهيج. الأمر كله يتعلق بالتنظيم ورباطة الجأش. ربما تلاحظ ذلك بنفسك من وقت لآخر الناس غير المنظمينإنهم دائمًا في زوبعة من بعض الأمور غير المفهومة، وهم دائمًا مشغولون بشيء غبي، ولكن "مهم جدًا"، يبدون متعبين ومنزعجين. ميزات مميزةيمكن الاستشهاد بالكثير. ولكن هذا ليس مهما، ولكن الحقيقة أنه إذا كنت وأنا لا نريد الحصول على نتائج مماثلة، فيجب علينا أن نتصرف بشكل مختلف. وهي: يجب أن نكون منظمين، وأن نفهم بوضوح ماذا ومتى يتعين علينا القيام به، ولماذا نفعل كل هذا. ومصفوفة أيزنهاور مثالية لهذا الغرض.
نتمنى لك حظًا سعيدًا وإتقانًا ناجحًا لمهاراتك الجديدة!