إدارة الوقت نظام إدارة الوقت. الأساليب الأساسية لإدارة الوقت

الوكالة الفيدرالية للتعليم

مؤسسة تعليمية حكومية

التعليم المهني العالي

"جامعة ولاية بيلغورود"

قسم الإدارة

خلاصة

في تخصص "الإدارة"

حول الموضوع: "وظائف إدارة الوقت"

بيلغورود 2009

يخطط

مقدمة

1. إدارة الوقت: الجوهر والمبادئ

2. أسباب ضيق الوقت

2.1 جرد الوقت

2.2 "مغاسل" الزمن

3. تحديد الأهداف

4. التخطيط

4.1 التخطيط الكلاسيكي

4.2 النسب "الذهبية" لتخطيط الوقت

4.3 تقنيات تحليل تعقيد المشكلة

5. تفويض السلطة

6. مراقبة النتائج وتعديل الأهداف

7. توصيل المعلومات

8. خمسة دروس في إدارة الوقت

خاتمة

قائمة الأدب المستخدم

مقدمة

تعد إدارة الوقت فرعًا جديدًا نسبيًا ومتطورًا ديناميكيًا للإدارة في روسيا. وتتمثل مهمتها الرئيسية في تحديد مبادئ الإدارة الفعالة للوقت. ظهرت الأفكار الأولى حول قواعد تنظيم وقت العمل في الستينيات من القرن الماضي في الدول الغربية استجابةً لتسارع وتيرة الحياة، ولم يبدأ استخدامها على نطاق واسع إلا في الثمانينيات. أدى تطوير الأعمال إلى زيادة العبء على الأشخاص المشاركين في الإدارة. لقد زاد عبء عمل المديرين كثيرًا لدرجة أنهم بدأوا يعانون من نقص مزمن في وقت العمل ووقت الفراغ.

الحقيقة البسيطة وغير السارة هي أننا اليوم أكثر انشغالًا من أي وقت مضى. على الرغم من أن العلم لا يؤكد هذه الحقيقة الواضحة بأي شكل من الأشكال، إلا أنك لن تضطر إلى البحث عن أدلة على ذلك لفترة طويلة. وقالت جانا جاسبر، خبيرة الإنتاجية في نيويورك: "إن الأدلة على وجود فرص عمل مذهلة موجودة في كل مكان". نحن نتحدث بسرعة كبيرة. نحن في عجلة من أمرنا باستمرار. نحن نتولى مهامًا مهمة ونتخلى عنها دون إكمالها. تطاردنا فكرة أننا نسينا شيئًا ما، فاتنا شيئًا ما، وأن الحياة تمر بنا. ولكن هل هذا حقا؟

إن الموضة الحديثة لجميع أنواع الأجهزة والأدوات التي تساعد على توفير الوقت وزيادة كفاءة العمل تعتبر مضيعة للوقت لدرجة أنها في بعض الأحيان لا تبرر غرضها. لكن التقدم يحرمنا من بعض المزايا بنفس السهولة التي يمنحنا بها هذه المزايا.

كلما زاد عدد الأدوات الموفرة للوقت التي نحصل عليها لتسهيل حياتنا، كلما وجدنا المزيد من الأنشطة لملء وقت الفراغ. وضيق الوقت المزمن يؤدي حتما إلى التوتر. ومع ذلك، فإن خبراء إدارة الوقت واثقون من إمكانية تجنب التوتر. فكر في كيفية استخدام تقنيات إدارة الوقت لإضافة ساعة كاملة إلى يومك، أي: حرر ساعة من الوقت المفيد!

الآن ينظر المديرون الروس إلى هذه المشكلة بحدة غير عادية. كما تظهر تجربة الحياة، ليس من الممكن دائما حل مشكلة ضيق الوقت عن طريق تمديد يوم العمل والعمل في عطلات نهاية الأسبوع. بالإضافة إلى ذلك، فإن هذا ليس له أفضل تأثير على نوعية الحياة، حيث يسلب الوقت المخصص للتواصل مع العائلة والترفيه والرياضة. الوقت بالطبع لا يمكن إدارته، والمهمة الحقيقية لإدارة الوقت هي تنظيم استخدام الوقت (سواء العمل أو الوقت الشخصي) لليوم والأسبوع بطريقة توفر الوقت للقيام بكل الأشياء الأكثر أهمية. .

1. إدارة الوقت: جوهرها وخصائصها

"إدارة الوقت (إدارة الوقت) هي قسم متعدد التخصصات من العلوم والممارسة مخصص لدراسة المشكلات وطرق تحسين تكاليف الوقت في مختلف مجالات النشاط المهني." إدارة الوقت - مترجمة من الإنجليزية تعني "إدارة الوقت". الوقت بالطبع لا يمكن إدارته، والمهمة الحقيقية لإدارة الوقت هي تنظيم استخدام الوقت (سواء العمل أو الوقت الشخصي) لليوم والأسبوع بطريقة توفر الوقت للقيام بكل الأشياء الأكثر أهمية. . إدارة الوقت هي التخطيط المحاسبي والتشغيلي للوقت.

المبادئ الأساسية لإدارة الوقت

1. العمل المستقل المضني.

لا يمكن لأي شخص إلا أن يطور نظامًا فعالاً وعالي الجودة لتنظيم وقته بمفرده. لا يمكن إسناد هذا العمل المهم إلى مستشار أو سكرتير. من خلال تلقي معلومات حول الأنظمة والأساليب الحالية لبناء دعمك الخاص في اتخاذ القرار وحافزًا لتحسين الذات، لا تحتاج إلى النظر في ما يُقترح عليك كقاعدة لا شك فيها. يمكنك فقط اختيار الحل المناسب وإعادة بنائه ليناسب احتياجاتك.

2. فردية الحل.

في الغرب، عادة ما يرتبط مفهوم إدارة الوقت بمجموعة من الأساليب الموحدة المحددة. في روسيا، يلعب العاطفة الإنسانية دورا مهما، حيث نكون قادرين على تحريك الجبال، بينما نتعثر في محاولة بسيطة للتعامل مع العملية الإبداعية باستخدام المسطرة والطاولة وساعة التوقيت. بالنسبة لعقليتنا، يرتبط البحث عن طرق تنظيم الوقت بتحليل عميق لأسلوب العمل الفردي لشخص معين. الصور النمطية للتخطيط غير واردة - مثل هذه "السترة المقيدة" لا يمكن استخدامها لصالحها إلا من قبل أفراد من النوع المنظم. وفي الوقت نفسه، يسعى الأشخاص ذوو الطبيعة الأكثر فوضوية أيضًا إلى تحقيق الكفاءة والنجاح. في تنظيم الوقت الشخصي، ليست القواعد العامة هي المهمة، بل النمط الفردي الذي يجده الشخص لنفسه. إذا كان مريحا بالنسبة له، فإنه يعطي أقصى قدر من الفعالية. وعلينا أن نركز بدلاً من ذلك على تلك الأساليب التي تسمح لنا بالتنقل حتى في ظروف عدم اليقين. لذلك، من المهم تحديد معايير مثل مزاج الشخص، والتفضيلات الحسية، والإيقاعات الحيوية لجسمه، وأهداف العمل، وما إلى ذلك.

3. الحاجة إلى تتبع فعاليتك.

وباستخدام التوقيت، يمكنك التعرف على لحظات ضياع الوقت التي لا تغتفر، واكتشاف احتياطياتها المخفية. عند تحليل البيانات التي تم الحصول عليها، يوصى باستخدام طريقة مقارنة ما تم تحقيقه بأقصى ما يمكن، وليس ما تم تحقيقه بما تم التخطيط له، كما يتم في تقنيات إدارة الوقت الغربية. لكن النتيجة الرئيسية لاستخدام ضبط الوقت هي ظهور قدرة معينة على مراقبة فعاليتك بشكل مستقل باستمرار. إن تتبع وقتك لعدة أسابيع يطور نوعًا خاصًا من الاهتمام بالوقت، ويبدأ الشخص في النظر إلى أفعاله بطريقة مختلفة تمامًا.

4. عقلية الكفاءة.

التغيير المباشر في التفكير أمر بالغ الأهمية. الشخص الذي تعلم تحديد العمليات غير الفعالة وتحسينها، والسعي إلى التحسين وزيادة الكفاءة، قادر على تطبيق الأساليب الحالية، وتخصيصها لتناسب احتياجاته، أو تطوير أساليبه الخاصة. والأساليب الفنية لتنظيم الوقت والعمل الشخصي وتنفيذها المباشر في الحياة هي على وجه التحديد مسألة تقنية. بمجرد حدوث تغيير في الوعي، فإنه يبدأ في العمل ويؤتي ثماره في أي نوع من النشاط.

5. إمكانية التحقيق وعدم استنفاد احتياطيات الكفاءة.

مبدأ أساسي لا يمكن مقارنة أي قضية تكنولوجية به. بناءً على افتراض أن احتياطيات الكفاءة والتطوير والتحسين الذاتي ليست فقط قابلة للتحقيق بشكل واقعي، ولكنها أيضًا لا تنضب، فإن البحث عن الحل الضروري وتطوير الطريقة اللازمة هي قضايا تكتيكية بحتة ومن الواضح أنها قابلة للحل.

2. أسباب ضيق الوقت

2.1 جرد الوقت

يجب أن يتم تحديد توقيت الوقت الشخصي على مدار عدة أيام عمل، وربما أسابيع، من أجل تحليل أسلوب عملك والكشف عن أسباب ضيق الوقت الذي ينشأ. يمكن التعرف على الأعراض المزعجة للظهور الوشيك لمشاكل مؤقتة من خلال العلامات التالية:

1. عدم وجود أولويات عند القيام بالأشياء (حل المهام الصغيرة مع إعادة جدولة المهام الرئيسية بانتظام)؛

2. التسرع عند إنجاز المهام الكبيرة (غالبًا ما يكون سببه التأخر في بدء العمل عليها)؛

3. تدفق كبير لجميع أنواع المهام الروتينية (خطر الغرق في تفاهات)؛

4. دراسة المراسلات التجارية في الوقت المناسب (الوثائق الحالية)؛

5. العمل في المساء وعطلات نهاية الأسبوع (لا يوجد وقت كاف خلال ساعات العمل)؛

6. القيام باستمرار بالعمل لصالح زملائك أو مرؤوسيك (يبدو أن هذا سيكون أسرع أو أكثر موثوقية)؛

7. العمل بشكل لا يتوافق مع ملفك الشخصي (الاستخدام غير الفعال للفرص)؛

8. الانقطاع المستمر عن العمل (المكالمات الهاتفية التي لا نهاية لها وتدفق الزوار).

9. توضيح المعلومات، والسؤال المستمر مرة أخرى (صعوبة في إدراك المعلومات نتيجة التعب).

بعد التوقيت، من الضروري تحليل جميع أنواع الأنشطة التي شارك فيها الشخص. للقيام بذلك، يمكنك استخدام الجداول الخاصة بتوزيع مجالات العمل بالنسبة لتكاليف الوقت - الحقيقية والقابلة للتحقيق من الناحية النظرية، ووضع قائمة بالعقبات.

يمكن إجراء مزيد من التحليل من وجهة نظر موقفين: إيجابي وسلبي، أي. تحديد نقاط القوة والضعف لاستخدام الأول بشكل عقلاني وتجنب الأخير.

2.2 "مغاسل" الزمن

من خلال إجراء تحليل تفصيلي لمصادر الوقت الرئيسية، يمكنك التحكم بشكل أفضل في عملية عملك وتجنب الانحرافات. أهم الأسباب التي تجبرنا على إضاعة الوقت هي:

1. المكالمات الهاتفية تحتل مكان الصدارة بحق، حيث تعطل مزاج عملك وتمنعك من التركيز على العمل. ومع انتشار استخدام الهواتف المحمولة، أصبحت المشكلة عالمية. قم بتوزيع المكالمات التي تعمل على تصفية المكالمات غير المخصصة لك، وإعادة جدولة المكالمات الأقل أهمية للحصول على مزيد من وقت الفراغ.

2. الزوار القادمون إلى المكتب أكثر تشتيتًا من الهواتف، لأنه لا يمكن تجاهلها أو القيام بها بالتوازي مع أعمال أخرى. مع وجود هيكل واضح ومتطور بشكل صحيح للمنظمة، يتفاعل القسم الخاص، كقاعدة عامة، مع الزوار، والذي لا يتعارض مع عمل الأقسام الأخرى.

"إننا نتعب ونرهق ليس لأننا نعمل بجد، ولكن لأننا نعمل بشكل سيء، نعمل بشكل غير منظم، نعمل بغباء."

عالم الفسيولوجي ن. فيفيدنسكي

الوقت - مديرهي تقنية لإدارة الوقت تتضمن قواعد ومبادئ تساعد الإنسان على تنظيم وقته بشكل سليم وتحقيق أقصى قدر من الكفاءة في أي نشاط. بمساعدة إدارة الوقت، يستطيع الشخص التحكم بوعي في الوقت الذي يقضيه في أنواع مختلفة من الأنشطة، مع زيادة كفاءة وإنتاجية عمله أو وقت فراغه. يساعد التخطيط والتوزيع وتحديد الأولويات وتحديد الأهداف الشخص على التعامل مع الإيقاع المجنون للحياة الحديثة. تساعد إدارة الوقت الشخص على القيام بكل شيء دون ضغوط وتجنب التعب المزمن.

في البداية، تم استخدام تقنيات إدارة الوقت فقط في إدارة الأعمال وتنظيم أنشطة العمل. ولكن الآن يتم استخدام أساليب إدارة الوقت أيضًا في الحياة الشخصية للشخص من أجل الحصول على الوقت للتعامل مع المشكلات اليومية وتنظيم وقت الفراغ والراحة بشكل صحيح.

تاريخ إدارة الوقت

في العشرينيات، قالت المنظمة العلمية للعمل إن كفاءة استخدام الوقت تعتمد على الفعالية الشخصية للشخص نفسه. وظهرت رابطة «التايم» التي نشرت مقالات في الصحف تحت عنوان «الكفاح من أجل الزمن». في السبعينيات، اكتسبت طريقة ضبط الوقت التي طورها عالم الأحياء ليوبيشيف شعبية. وتعتبر هذه الطريقة أداة لتنمية التفكير الإنساني الفعال، مما يساهم في الإدارة الرشيدة للوقت الشخصي وزيادة الكفاءة الشخصية.

وفي عام 2007 تم افتتاح أول قسم لإدارة الوقت في موسكو في المعهد المالي والصناعي. اليوم أصبح هذا الاتجاه شائعًا وشائعًا للغاية. هناك الكثير من الدورات التدريبية والندوات حول التخطيط والإدارة الرشيدة للوقت.

مدير الوقتهذا هو الشخص الذي يأخذ في الاعتبار الخصائص النفسية للأشخاص وظروف العمل ويقدم جداول عمل أكثر فعالية. إنه قادر على الكشف عن كل احتياطياته المخفية في الشخص واقتراح كيفية زيادة فعاليته.

إن عملية التواصل بين مدير الوقت والعميل تشبه الاستشارة النفسية التي يستمع فيها للشخص، ويقدم النصائح والإرشادات حول كيفية تخصيص الوقت، وكم من الوقت يجب تخصيصه للراحة، وكيفية تحديد الأولويات. كيف تخطط ليومك حتى تتمكن من إنجاز كل شيء دون ضغوط.

لا يقدم مديرو الوقت الاستشارات الفردية فقط. غالبًا ما تتم دعوتهم من قبل الشركات كخبراء للمساعدة في تحسين عملية العمل. بادئ ذي بدء، قم بتعليم المدير كيفية توزيع وقت عمله بشكل صحيح وتوزيع المسؤوليات بشكل صحيح في الفريق. يقومون بدراسة أنشطة الشركة والوقت المطلوب لحل بعض المشاكل. بعد جمع المعلومات والتحليلات، يقوم مدير الوقت بإجراء تعديلات على الروتين اليومي للشركة.

• تحليل الوقت الذي يقضيه في مهام معينة.
• وضع وصياغة وتحديد الأهداف.
• وضع خطة لتحقيق الهدف، وكذلك تحديد الأولويات.
• تحقيق الهدف. تلميح حول الخطوات التي يجب اتخاذها وفقًا للخطة.
• إعداد قوائم بالأشياء التي يجب القيام بها.
• تسجيل الوقت باستخدام التوقيت.

ما هي المزايا التي يتمتع بها الشخص الذي تعلم التخطيط لوقته بشكل صحيح؟

"الوقت الضائع هو وجود؛ الوقت المستخدم بشكل مفيد هو الحياة.

إي يونج

• يحقق الأهداف المحددة.
• يحقق أهدافه بشكل أسرع بكثير من الآخرين.
• قادر على تحقيق النجاح في أي مجال من مجالات النشاط.
• لديه المزيد من الوقت للاسترخاء والتواصل مع العائلة والأصدقاء.
• يمكن أن تفعل الكثير من الأشياء في فترة زمنية معينة.
• يمكنه زيادة دخله والتقاعد من خلال توزيع المسؤوليات بشكل صحيح بين الموظفين.
• يمكن أن يتخلص من التعب المزمن، ولا يتعرض للإجهاد.
• لديه دائما خطة عمل واضحة.
• لديه شعور بالحرية الداخلية ويتحكم في حياته بشكل مستقل.

أنواع إدارة الوقت

يوجد الآن العديد من الطرق المختلفة لمشكلة إدارة الوقت. يميز الخبراء ثلاثة أنواع رئيسية:

• إدارة الوقت الشخصي (الشخصي).. ويرتبط بالتنمية الذاتية الشخصية للشخص، والقدرة على تنظيم يومه بشكل صحيح ومثمر.
• إدارة الوقت بشكل احترافيتساعد الإنسان على أداء عمله بفعالية، أو تنظيم وقت عمله بشكل صحيح، أو توزيع المسؤوليات ضمن الفريق بحكمة.
• إدارة الوقت الاجتماعيينظم العلاقات الشخصية أو إدارة الوقت لعدة أشخاص. على سبيل المثال، الشركات.

المفاهيم الأساسية لإدارة الوقت

مفهوم إدارة الوقت-إنها طريقة لفهم وإدراك الوقت. يساعد مفهوم إدارة الوقت على تحديد السبب والغرض الذي يجعل الشخص بحاجة إلى تعلم كيفية إدارة وقته. إدراك قيمة هذه العملية، وكذلك فهم المبادئ الأساسية لإدارة الوقت.

تقنيات إدارة الوقت– تسلسل معين من الإجراءات التي من شأنها أن تساعد في حل مشكلة معينة.

نظام إدارة الوقت– مجموعة من المفاهيم والأساليب التي ستسمح لك بتحقيق هدفك بأسرع ما يمكن وبكفاءة.

يؤدي التنظيم غير السليم للعمل أو التنظيم الأمي للأنشطة من قبل الإدارة إلى حقيقة أن موظفي الشركة يشعرون بنقص مستمر في الوقت. وهذا يؤثر على كفاءة ونجاح المؤسسة ككل.

يحدث ضيق الوقت في الحالات التي:

• لا يوجد جدول عمل يومي.
• إذا لم يكن مساعد المدير على علم بروتينه اليومي.
• غالبًا ما تصرف المكالمات الهاتفية والزوار عن الأعمال الأساسية.
• إذا كان المدير لا يعرف كيفية توزيع المسؤوليات.
• إذا تم إنجاز العمل في عجلة مستمرة مما يؤدي إلى التعب السريع.
• إذا كان الموظفون غير مناسبين لوظائفهم.
• إذا قام الموظفون بتقييم قدراتهم وسرعة العمل بشكل غير كافٍ.
• إذا لم يكن الموظفون متحمسين (على سبيل المثال، الراتب منخفض جدًا).

لتحسين كفاءة المؤسسة، من الضروري تعليم الموظفين وضع خطة عمل لهذا اليوم. عند وضع الخطة، عليك تخصيص 60% من وقتك للمهام الرئيسية، و20% للمهام غير المتوقعة و20% للأمور العفوية. الشيء الرئيسي هو تعليم الفريق كيفية وضع خطط لليوم بشكل منهجي ومنتظم.

تعتمد فعالية إدارة الوقت في الإدارة على مدى تدريب الموظفين على التخطيط وتحديد الأولويات والتحكم في الوقت لإنجاز المهام، وكذلك الترتيب الصحيح للمهام.

لحل هذه المشكلات، يمكنك دعوة خبير في إدارة الوقت أو تدريب مدير مؤسستك، الذي سيقوم بنفسه بتعيين المهام للموظفين ومراقبة فعالية عملهم. يجب على المدير إصدار مهام النسخ الاحتياطي الرئيسية والمتعددة. وفي نهاية اليوم يقدم الموظف تقريرا عن العمل المنجز.

إدارة الوقت الشخصي في إدارة الوقت

أما بالنسبة لإدارة الوقت الشخصي، فهناك قواعد أساسية لإدارة الوقت يتم تطبيقها في الحياة الشخصية:

1. لا تأخذ العمل إلى المنزل أبدًا.
2. نظم حياتك اليومية بحيث لا تستغرق سوى الحد الأدنى من الوقت.
3. خطط لوقت فراغك مقدمًا. يجب أن يشمل ذلك المتعة العاطفية (الذهاب إلى السينما والمسرح والحفل الموسيقي والمتحف). وكذلك البدنية (الرياضة والرقص وغيرها).
4. للاسترخاء، لا تستخدم عطلات نهاية الأسبوع فحسب، بل يوم واحد على الأقل خلال الأسبوع. على سبيل المثال، يمكنك ركوب الدراجة بعد العمل أو الذهاب إلى الساونا مع الأصدقاء.
5. أثناء الإجازة، قلل من المكالمات والبريد والإنترنت من أجل الاسترخاء حقًا.

1. القاعدة الأساسية لإدارة الوقت هي تحديد الأهداف بشكل صحيح.

إذا تعلمت كيفية تحديد أهدافك بوضوح وكذلك تحديد المهام الثانوية، فسوف توفر الكثير من الوقت.

إذا كنت تقضي وقتك في شيء ما، فهذا يعني أنك في تلك اللحظة تعتقد أنه مهم للغاية. ولكن هل هذا صحيح؟ اسأل نفسك، هل ستساعدك نتيجة هذا الإجراء على الاقتراب من هدفك؟ ما هو الهدف؟ الهدف هو رغبة الشخص في شيء ما، عندما تهدف العملية برمتها إلى النتيجة النهائية.

عند تحديد هدف، يجب عليك أولاً تحديد قيمك الأساسية.

أدرك قدراتك ودوافعك. تحليل المشاكل والاحتياجات والصعوبات التي قد تنشأ في الطريق إلى الهدف. اعرض هدفك بوضوح بأدق التفاصيل، ونتيجته النهائية. خطط لأفعالك، وابحث عن الموارد وابدأ التنفيذ.

هناك طرق مختلفة لتحديد الأهداف. لكن جميع الطرق لها خوارزمية مشتركة لتحديد الأهداف:

1. يجب أن يكون الهدف محددًا قدر الإمكان مع نتيجة نهائية واضحة.
2. يجب تبرير الحاجة إلى تحقيق الهدف. لماذا هذا مطلوب وما الذي سأحصل عليه منه؟
3. يجب أن يكون الهدف واقعيا وآلية تحقيقه واضحة.
4. من الضروري تحديد الحدود الزمنية التي يجب تحقيق الهدف خلالها بوضوح.

2. القاعدة الأساسية الثانية لإدارة الوقت هي تحديد الأولويات.

معرفة كيفية تحديد الأولويات أمر مهم للغاية. هناك أشياء أقل أهمية في تحقيق الهدف، وهناك أشياء لها دور كبير.

3. القاعدة الأساسية الثالثة لإدارة الوقت هي التخطيط.

بعد تحديد الهدف، الخطوة التالية هي التخطيط. التخطيط جزء لا يتجزأ من إدارة الوقت. ويتكون من المراحل الرئيسية التالية:

1. وضع خطة لإدارة الوقت.
2. مرحلة إعداد المشروع، والتي يمكنك خلالها المناورة والتفكير في خيارات مختلفة لتحقيق الهدف.
3. مرحلة تحديد الموارد اللازمة.
4. مرحلة تحديد الأشخاص الذين يمكنهم مساعدتك في طريقك إلى هدفك.
5. مرحلة تسجيل نتائج التخطيط على شكل مشروع عمل، خريطة.

عندما يبدأ الإنسان بالتخطيط، ينشط التفكير، وينشط الإبداع. عندما تضع خطة، يصبح هدفك أكثر تحديدًا، وتبدأ في فهم ما تريده حقًا وكيفية تحقيقه. هذا نوع من الدليل العملي للعمل.

وإلى أن يضع الإنسان خطة لتحقيق ما يريد، فهو يفكر باستمرار في هذا الموضوع. لكن ليست الأفكار، بل الأفعال هي التي تقربك من هدفك. عندما يتم وضع خطة تفصيلية تأخذ في الاعتبار الطرق المختلفة لتحقيق الهدف، فإنها تعطيك مجالاً للمناورة. لا ينجح الأمر مع بعض الوسائل والطرق، يمكنك تجربة البعض الآخر. التخطيط يطور المرونة والاستعداد لأي موقف لدى الشخص.

إن وضع خطة يمنحك فرصة كبيرة للنجاح. وجود خطة يمنحك الثقة في نفسك وقدراتك. كل الناجحين ورجال الأعمال يخططون.

تقنيات التخطيط الأساسية. وصف موجز

1. تخطيط ABCيعتمد على حقيقة أنه من الضروري القيام بالأشياء الأكثر أهمية أولاً (تحت الحرف A)، ثم B وC.

حالات الفئة أ هي الأكثر أهمية. إنهم يشكلون 15٪ من جميع الحالات ويحققون 65٪ من النتائج. ب – الأمور المهمة التي تشكل 20% من جميع الأمور وتجلب 20% من النتائج. الفئة ج هي المسائل الأقل أهمية، فهي تشكل 65% وتعطي نتيجة 15%.

2. حكم باريتوأو مبدأ "80/20". وينطبق هذا المبدأ على أي نشاط يومي. 80% من الأشياء التي تفعلها في اليوم تعطيك 20% من النتائج المرجوة. و20% من الأشياء المهمة المخطط لها تقربك من النتيجة بنسبة 80%.

على سبيل المثال: 20% من الناس يملكون 80% من رأس المال، و80% من الناس يملكون 20% من رأس المال. 20% من العملاء يقدمون ربحًا بنسبة 80%، و80% من العملاء يقدمون ربحًا بنسبة 20%.

3. توقيت- هذه الطريقة هي أنك تحتاج إلى تدوين جميع أفعالك دقيقة بدقيقة ومقدار الوقت الذي قضيته فيها. سيساعدك هذا على فهم أين وماذا تقضي وقتك وكيفية ضبط جدولك الزمني.

4. إعداد قائمة المهام- هذه هي أبسط طريقة تخطيط تسمح لك بتخطيط الوقت والمهام.

كيفية إعداد قائمة المهام الصحيحة ومتابعتها؟

1. أولا، انتبه لنفسك. كم من الوقت تحتاج لإنجاز المهام المختلفة؟
2. اكتب قائمة المهام في المساء.
3. اكتب نقاطًا محددة. على سبيل المثال: اذهب إلى المتجر. إرفاق قائمة التسوق لهذا العنصر.
4. خطط ليومك بأكمله، وليس للعمل فقط.
5. ابدأ يومك بإكمال المهام السهلة. ضع علامة على المربعات على الفور وابتهج طوال اليوم معتقدًا أن اتباع قائمة المهام ليس بالأمر الصعب، على سبيل المثال، القيام بالتمارين وإعداد وجبة الإفطار.
6. يجب أن تكون قائمة المهام مرئية دائمًا.
7. لا تضع أكثر من 7 أشياء ذات أولوية في قائمتك، حتى لا تقلق بشأن عدم إنجاز شيء ما.

• جرب جميع طرق التخطيط واختر الطريقة الأنسب.
• الاحتفاظ بالسجلات.
• لا تحاول أن تفعل كل شيء. افعل الأشياء الأكثر أهمية والأولوية أولاً.
• خطة كل يوم الخاص بك. وقم أيضًا بوضع خطة إضافية للأسبوع.
• احمل معك دائمًا قلمًا ومفكرة.
• احتفظ بمذكرة نجاح، فهي ستحفزك وتذكرك بأنك على الطريق الصحيح.
• تعلم أن تقول "لا". سيساعدك هذا على تجنب التواصل مع الأشخاص غير الضروريين والقيام بأشياء غير ضرورية.
• قبل أن تفعل أي شيء، فكر في مدى إلحاحه، ومدى أهميته، وكيف سيقربك هذا الإجراء من هدفك.
• قم بتحليل عاداتك وأفعالك التي تضيع وقتك. من خلال التوقيت، من السهل تتبع تلك الإجراءات التي تحتاج إلى التخلص منها.
• لا تقم بأعمال الآخرين. لا تكن أداة لتحقيق أهداف الآخرين. ركز على هدفك.
• خصص وقتًا لتحسين الذات.
• لا تتوقف عند هذا الحد. بمجرد تحقيق هدف واحد، حدد الهدف التالي.

1. ستيفن كوفي في العادات السبع للأشخاص الأكثر فعاليةيعتبر إدارة الوقت عنصرًا من عناصر تحسين الذات. وهنا نصائحه:

• افعل ما عليك فعله أولاً. لا تؤجل الأمور المهمة إلى وقت لاحق.
• يجب أن يكون هدفك أولوية وأهمية. تحرك نحوها.
• تنفيذ جميع الإجراءات على أساس الأولويات.
• لا تهدر الكثير من طاقتك لتحقيق هدف تافه. يجب أن تكون الموارد المنفقة والنتيجة النهائية متناسبة.
• ابحث عن كل الطرق لجعل الحياة أسهل.

2. ينصح David Allen بتنظيم مساحة العمل الخاصة بك بشكل صحيح، احصل على جميع القرطاسية اللازمة. احتفظ أيضًا بخزانة ملفات، وقم بإنشاء مجلد مناسب لكل حالة. يوصي ألين أيضًا بكتابة 4 قوائم مهام:

• قم بإعداد قائمة بالأشياء التي يجب القيام بها في المستقبل القريب؛
• إضافة المشاريع التي تتطلب نهجا متكاملا إلى قائمة منفصلة؛
• قم بعمل قائمة منفصلة بالمشاريع التي لا يمكن إكمالها بعد لسبب أو لآخر؛
• قائمة "يوما ما".

3.تنصح جوليا مورجنسترن بالتقييم أولاًمقدار الوقت الذي تقضيه في إكمال مهامك. ما هي العوامل التي تشتت انتباهك؟ قد تشتت انتباهك بسبب وسائل التواصل الاجتماعي، أو المسؤوليات الإضافية، أو المواعيد النهائية غير الواقعية، أو العوائق النفسية.

• ويجب تحديد إطار زمني لكل إجراء.
• إذا لم تتمكن من إكمال بعض الإجراءات، فقم بتحليل ما إذا كان من الممكن تأجيلها لفترة من الوقت، أو تفويضها إلى موظفين آخرين، أو التخلي عنها تمامًا.
• قم بفرز الأشياء والأشياء التي يجب القيام بها، وقم بإخلاء المساحة من كل ما يمكنك الاستغناء عنه. اجعل لكل شيء مكانه، ولكل مهمة وقتا.

"تناول ضفدعًا على الإفطار"

لمنع أفكارك من العودة طوال اليوم إلى مهمة لا ترغب في القيام بها أو غير سارة لك، ابدأ يومك بها. بهذه الطريقة سوف تتحرر من الضغط العاطفي والعبء الذي سيتعين عليك تحمله طوال اليوم.

"شريحة لحم الفيل"

إذا كنت تواجه مهمة عالمية تتطلب إكمال العديد من الإجراءات، فقم بتقسيم هذا العمل إلى أجزاء. لا تجعل قضية كبيرة من القضية، قم بتقطيعها إلى أجزاء. وهذا سيجعل من السهل البدء في تنفيذ المهمة. ويساهم هذا النهج أيضًا في فهم هذه المشكلة بشكل أفضل.

تعلم أن تقول لا

تعلمك إدارة الوقت ألا يكون لديك الوقت للقيام بأكبر قدر ممكن، بل أن يكون لديك الوقت للقيام بما تحتاج إلى القيام به بشكل صحيح. قل "لا" للأشياء والأشخاص غير الضروريين. لا تصبح أداة في يد أحد لتحقيق أهدافه. ركز على أهدافك.

نسعى جاهدين للأتمتة والحد الأقصى من التبسيط لأنشطتك.

قم بمهام مماثلة على التوالي، حيث يعتاد الدماغ على منطقة معينة من النشاط. وفي كل مرة يتعامل معهم بشكل أسرع.

استمع إلى إيقاعاتك البيولوجية. قم بعملك في الوقت الذي تشعر فيه بالنشاط والنشاط بشكل خاص. خلال فترات النشاط الأقل، امنح نفسك قسطًا من الراحة. استمع لاحتياجات جسمك. في بعض الأحيان تكون فترة الراحة لمدة 15 دقيقة كافية للحصول على "طاقة ثانية".

أفضل الكتب في إدارة الوقت والتي تستحق القراءة:

• الإدارة الفعالة للوقت. ب. تريسي
• محرك الوقت. كيف يكون لديك الوقت للعيش والعمل. جي أرخانجيلسكي
• إدارة الوقت الضيق: السيطرة على حياتك د. كينيدي
• اعمل أقل، أنجز أكثر. ك. جليسون
• إلى الجحيم بكل شيء! خذها وافعلها. ر. برانسون
• إدارة الوقت القصوى. ن. مروتشكوفسكي، أ. تولكاتشيف
• دورة عملية في إدارة الوقت. أنا أبراموفسكي
• كيف تعمل 4 ساعات في الأسبوع ولا تبقى عالقًا في المكتب "من الجرس إلى الجرس"، وتعيش في أي مكان وتصبح ثريًا. تي فيريس
• إنجاز الأمور: فن الإنتاجية الخالية من التوتر. د. ألين

تعتمد فعالية إدارة الوقت على امتثالك لقواعده الأساسية، فضلاً عن الفهم الواضح لسبب حاجتك إليه، وكيفية إدارة وقتك وما هي الفوائد التي ستعود عليك.

الوقت هو المورد الرئيسي لكل شخص، ومصيرنا يعتمد إلى حد كبير على كيفية تعاملنا مع كل ساعة ودقيقة من حياتنا. إدارة الوقت، أو علم إدارة الوقت، يقدم جميع أنواع التقنيات والتقنيات التي تتيح لك توفير الوقت الثمين، وتوزيعه بشكل أكثر عقلانية وبالتالي تحقيق أهدافك بشكل أسرع. يصف الكتاب طرق إدارة الوقت بشكل فعال على المستوى الشخصي وفريق العمل والشركات، بالإضافة إلى أساليب وقواعد تحقيق الفعالية الشخصية من خلال التحفيز الذاتي وتحديد الأولويات. ستكون قادرًا على دراسة مفاهيم وجوهر ومهام تقنيات إدارة الوقت، ومن ثم تطبيقها عمليًا.

كتاب:

مفهوم وتعريف تحديد الأهداف

من السهل أن نلاحظ أن الوقت موجود بشكل مستقل عنا، وبالتالي فإن مصطلح "إدارة الوقت" (إدارة الوقت)، أو "تنظيم الوقت"، هو مصطلح تعسفي تمامًا.

إدارة الوقت- إدارة الأنشطة الشخصية وتنظيم المهام وتوزيع جميع الموارد.

مفهوم "إدارة الشخصية" وقت"ظهرت لأنها أثمن الموارد البشرية. الوقت مورد غير متجدد على الإطلاق ومحدود للغاية، لذا ينبغي إنشاء جميع عمليات الإدارة مع أخذه بعين الاعتبار.

إدارة الوقت الحديثة ليست مجرد مجموعة من التقنيات من مجال "كيفية الالتزام بالمواعيد النهائية" أو "كيفية إدارة الاجتماعات بشكل صحيح". هذا نظام لإدارة نفسك وأنشطتك.

إدارة الوقت كنظام يتكون من أربعة عناصر. دعونا نفكر في كل واحد منهم (الشكل 1.1).

العنصر الأول(الخطوة السفلية من الدرج) - كفاءة(ويشمل النجاح أيضًا). إذا اعتبرنا الحياة نوعًا من الرحلة، ففي هذه المرحلة يتم تحديد أفضل السبل للوصول إلى الهدف في الوقت المحدد وبأقل قدر ممكن من التعب، أي المرحلة الأولى هي الإجابة على السؤال "كيف" للذهاب؟"

كيف تستعد جيداً للاختبار في أقصر وقت ممكن؟ كيف تنظم وقتك لتتمكن من إدارة العمل والدراسة؟ كيفية الاسترخاء بشكل أكثر فعالية؟

هذه هي إدارة الوقت بالمعنى المعتاد للكلمة.

العنصر الثاني – تكنولوجيا،مما يتيح لك العثور على الحلول الأكثر نجاحا. يتطلب هذا العنصر من نظام إدارة الوقت النظر في عدد من التخصصات الأخرى المعقدة للغاية. على سبيل المثال، TRIZ للأعمال (نظرية حل المشكلات الابتكارية) والنضال الإداري. ترتبط هذه التقنيات ارتباطًا وثيقًا بالاستراتيجية؛ فهي توفر مجموعة من الأدوات اللازمة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية، بما في ذلك في مجال الاستراتيجية الشخصية. تشمل تقنيات زيادة الفعالية الشخصية أدوات أخرى متنوعة - بدءًا من الكتابة بلمسة عشرة أصابع والقراءة السريعة إلى العديد من تقنيات البرمجة اللغوية العصبية (NLP).

كيف تصل بسرعة إلى مزاج العمل ولا تتأرجح لمدة ساعة؟ كيف تجد الحجج اللازمة لإقناع محاورك بسرعة؟ كيف تجد حلاً مبتكرًا وغير قياسي لمشكلة ما في وقت قصير؟

يمكنك أن تصبح أكثر دراية بالتقنيات المدرجة (وهي بالفعل مفيدة للغاية ومطلوبة، خاصة في بيئة الإدارة) من خلال قراءة الكتب المخصصة لهذه المواضيع. وترد أسماء بعضهم في قائمة الأدبيات الموصى بها.

العنصر الثالثأنظمة إدارة الوقت – استراتيجية.إذا كان من الممكن مقارنة التكنولوجيا بالإجابة على السؤال "ماذا تقود؟" (قفزة نوعية مقارنة بـ "كيف نسير؟")، فالاستراتيجية هي الإجابة على سؤال "إلى أين نتجه؟"

ما هي أهدافي الاستراتيجية والتكتيكية؟ هل تم التفكير في الخوارزمية اللازمة لتحقيقها؟ هل أنشطتي اليومية منظمة وفقًا لأهدافي؟

ومن الواضح أنه لا فائدة من التحرك بفعالية كبيرة في الاتجاه الخاطئ. ومن المنطقي أنه عند مناقشة إدارة الوقت، تنشأ أسئلة تتعلق بالاستراتيجية.

وأخيرا، العنصر الرابعالأنظمة هي موضوع يأتي عاجلاً أم آجلاً إلى الشخص الذي يأخذ وقته على محمل الجد. هذا هو الموضوع فلسفة.في سياق إدارة الوقت، تعني كلمة "الفلسفة" شيئًا بسيطًا للغاية - وهو الإجابة على السؤال "لماذا؟"

لماذا تحديد هذه الأهداف بالذات دون غيرها؟ كيف تدرك قيم حياتك؟ كيف تجد معنى الحياة وهل من الضروري البحث عنها أصلاً؟

لذلك، فإن قضايا إدارة الوقت والفعالية الشخصية لا ترتبط ارتباطًا وثيقًا فقط بتحديد أهداف حياتنا، ولكنها تعتمد أيضًا بشكل مباشر على مدى دقة وصحة تمكنا من صياغتها. لذلك، نبدأ نظرنا في قضايا إدارة الوقت بتحديد الأهداف.

تحديد الهدف– هذا هو التعريف وبناء الهدف وتكوين صورة للمستقبل المنشود.

لماذا الهدف مهم جدا لكل شخص؟

الإجابة على هذا السؤال وتوضيح حقيقة أن الهدف له أهمية قصوى في حياتنا هي القصة التالية.

في صباح يوم 4 يوليو 1952، غطى الضباب ساحل كاليفورنيا بأكمله. وعلى بعد 34 كيلومترًا إلى الغرب، في جزيرة كاتالينا، دخلت امرأة تبلغ من العمر 34 عامًا المياه، وكانت تخطط للسباحة باتجاه كاليفورنيا. قررت أن تصبح أول امرأة تتغلب على هذه المسافة. كان اسمها فلورنس تشادويك. وقد اشتهرت بالفعل باعتبارها أول امرأة تسبح عبر القناة الإنجليزية في كلا الاتجاهين. كانت المياه جليدية، وكان الضباب كثيفًا لدرجة أن فلورنسا بالكاد تمكنت من رؤية القارب الذي يرافقها.

شاهدها الملايين من الناس على شاشة التلفزيون. حتى أن المرافقين اضطروا إلى إطلاق النار من بنادقهم لحماية فلورنسا من اقتراب أسماك القرش. التحدي الأكبر الذي واجهته في هذه السباحة التي حطمت الرقم القياسي لم يكن التعب، بل المياه الجليدية. بعد 15 ساعة، طلبت فلورنسا، مخدرة تماما من البرد، سحبها من الماء. ولم تكن قادرة على السباحة أكثر. وقالت والدتها ومدربها، اللذان كانا على متن القارب المجاور لها، إن الشاطئ كان قريباً جداً. وحاولوا إقناع فلورنسا بعدم الاستسلام، لكن عندما نظرت السباح نحو ساحل كاليفورنيا، لم تر سوى ضباب كثيف، وطلبت مرة أخرى سحبها من الماء. بعد بضع ساعات، عندما قامت فلورنسا بالإحماء، صُدمت بفشلها. تم انتشالها من الماء على بعد نصف ميل فقط من ساحل كاليفورنيا!

* هذا العمل ليس عملاً علميًا، وليس عملاً تأهيليًا نهائيًا وهو نتيجة معالجة وتنظيم وتنسيق المعلومات المجمعة المخصصة لاستخدامها كمصدر مواد للإعداد المستقل للأعمال التعليمية.

مقدمة..3

1 إدارة الوقت كنظام لإدارة الوقت..5

1.1 عناصر إدارة الوقت…..5

1.2 أسباب ضيق الوقت….6

2 الأساليب الأساسية لإدارة الوقت….11

2.1 تحليل استخدام الموارد المؤقتة وتخطيط الوقت..11

2.2 أنشطة تساعد على ترشيد استخدام الوقت...15

الخلاصة…….21

قائمة المصادر المستخدمة..22

مقدمة

الحقيقة المعروفة - "الوقت هو المال"، يبدو أنها بدأت تغير معناها. وفقًا لأحد أفضل المحللين وممارسي العلامات التجارية، مارك جوبي، "أصبح الوقت أكثر قيمة من المال". ومن الصعب أن نختلف معه.

يؤكد العديد من الخبراء المشهورين، ولا سيما الخبراء من موسكو، هذه الحقيقة، قائلين إن الوقت هو مورد محدد يقف في المنظمة في نفس مكان الأصول الثابتة والعمالة والمواد الخام، ولكن له خاصية محددة خاصة: لا رجعة فيه. أي أنه إذا كان من الممكن شراء المعدات، والمواد الخام أيضًا ليست سلعًا نادرة تحتاج إلى البحث لفترة طويلة، فلا يمكن إرجاع الوقت الضائع، ومن المستحيل إرجاع الفرص الضائعة في هذا الوقت، ومن المستحيل حل الأمور إذا تغيرت الظروف التي يتم حلها فيها. علاوة على ذلك، فإن خصوصية الوقت تكمن أيضًا في حقيقة أن كل شخص موهوب به على قدم المساواة، أي 1440 دقيقة أو 86400 ثانية في اليوم - لا أكثر ولا أقل.

يتم ضغط ساعات عمل معظم المديرين المعاصرين إلى الحد الأقصى، ويوم العمل غير موحد، ومع ذلك، غالبًا ما يكون من غير الممكن إكمال جميع المهام المخططة بحلول الموعد النهائي المحدد. وفي الوقت نفسه، هناك شعور متزايد بالعجز في مواجهة سيل من المشاكل التي تتطلب تدخلك بشكل عاجل والشعور بأن ضيق الوقت، مثل نقص الهواء، يؤدي إلى حقيقة أن المشاكل سوف تطغى ببساطة على شخص. كل هذا يؤدي إلى حالة مرهقة، مما يزيد من تفاقم الوضع.

هذا الوضع منتشر على نطاق واسع في المجتمع الحديث وليس فقط بين المديرين. من المؤكد أن كل شخص يمكن أن يتذكر العديد من الحالات عندما كان عليه في يوم واحد حل الكثير من المشكلات، وزيارة العديد من الأماكن، بينما لم يستطع أن يقرر الترتيب الأفضل للقيام بكل هذا وإدراك أنه من المستحيل حلها على الفور و بسرعة مشكلة إدارة الوقت، ولهذا السبب قد لا يكون لديك الوقت أو تفوت شيئًا مهمًا، أمر محبط للغاية، ويجعلك متوترًا، ويفسد مزاجك، مما يؤثر في النهاية سلبًا على رفاهتك وأدائك ويقلل من احتمالية فشل كل شيء مخطط له. سيتم تنفيذ اليوم

في مثل هذه الحالة، قد يكون الحل الوحيد هو استخدام تقنيات وأساليب خاصة، تسمى عمومًا إدارة الوقت. يتم ترجمة كلمة "إدارة الوقت" نفسها من اللغة الإنجليزية باسم "إدارة الوقت"، ولكن تجدر الإشارة إلى أنه من المستحيل إدارة الوقت. في الواقع، كل شخص لديه مقدار محدد بدقة من الوقت، وهو نفسه بالنسبة لجميع الناس. من المستحيل التأثير بطريقة ما على كميته أو سرعة تدفقه. "إدارة الوقت" هو مجرد اسم عالٍ لما هو في جوهره إدارة الذات والمنظمة والأشخاص من أجل تسريع حل المشكلات وتنفيذ الأحداث وأداء العمل والإجراءات. هذه هي الإدارة لتحقيق الاستخدام الأكثر كفاءة للوقت.

هذه المشكلة لها أهمية عملية كبيرة، سواء بالنسبة للمديرين أو لأي شخص.

1 إدارة الوقت كنظام لإدارة الوقت

1.1 عناصر إدارة الوقت

إدارة الوقت كنظام لإدارة الوقت يتضمن عددًا من العناصر التي عند استخدامها معًا توفر تقليلًا كبيرًا في الوقت اللازم لتنفيذ عمليات الإنتاج المختلفة. وتشمل هذه العناصر: تحليل استخدام وقت العمل، تحديد الأهداف التي يريد المدير تحقيقها أثناء استخدام إدارة الوقت، تخطيط وقت العمل، تطوير الأساليب المختلفة لمكافحة أسباب الاستخدام غير الرشيد لموارد الوقت. ومع ذلك، على الرغم من هذا النظام المتماسك لإدارة الوقت، لا ينبغي للمرء أن يأخذه كبديهية، لأن كل شخص هو الشخص الوحيد الذي يمكنه حل مشكلة الاستخدام العقلاني للوقت بأفضل طريقة ممكنة، وبالتالي فإن الأكثر فعالية هو الشخصية. إدارة الوقت، والتي في كل حالة فردية. ومع ذلك، بشكل عام، يمكنك تطبيق العناصر المذكورة أعلاه لإدارة الوقت.

التحليل هو عملية تسمح لنا بتحديد الاستخدام غير العقلاني لوقت العمل، وأسبابه، وكذلك عزل الأسباب الرئيسية التي لها التأثير الأكثر سلبية على استخدام الوقت.

يعد تحديد الأهداف مرحلة ضرورية في إدارة الوقت، حيث من الضروري الإجابة على سؤال حول سبب الحاجة إلى إدارة الوقت على الإطلاق لشخص معين أو في مؤسسة معينة. يساعدك تحديد الأهداف على التنقل بشكل أكبر في طرق إدارة الوقت التي يجب عليك استخدامها وتلك التي لا يجب عليك استخدامها.

التخطيط هو عملية يتم خلالها تجميع قائمة المهام التي يجب إكمالها في فترة زمنية معينة. تخطيط وقت العمل لديه بعض الميزات المحددة.

يفترض تطوير طرق مكافحة أسباب ضياع الوقت أنه خلال التحليل الأولي تم تحديد هذه الأسباب ومن الضروري القضاء عليها. بالنسبة للأسباب النموذجية، هناك طرق نموذجية مختلفة لمكافحتها، ولكن يجب أن نتذكر أن كل حالة محددة هي حالة فردية ويلزم اتباع نهج فردي لكل سبب في كل حالة.

إدارة الوقت هي هيكل شمولي ويجب تطبيقه دون استبعاد أي عنصر من عناصره. إن استخدام إدارة الوقت يتطلب أن يكون الشخص مبدعاً في استخدامه.

1.2 أسباب ضيق الوقت

هناك عدد كبير من العوامل المختلفة التي تؤدي إلى إضاعة الوقت. بعض هذه العوامل تكون نتيجة لتصرفات المدير الأمية، وبعضها يحدث بشكل مستقل عنه، وبعضها يرتبط بشكل مباشر بشخصية القائد، ولكن أغلبها يكون للمدير القدرة على التأثير أو على الأقل تقليل ضياع الوقت الذي يحدث بسبب تأثير هذه العوامل. دعونا ننظر في هذه المجموعات من العوامل.

تتضمن المجموعة الأولى تلك العوامل التي تكون نتيجة لأفعال المدير الأمية. وتشمل هذه العمل غير المخطط له، وسوء تنظيم تبادل المعلومات في المنظمة، وعدم وجود توزيع واضح للعمل وفقا لدرجة أهميته، وأداء المهام التي يمكن للمرؤوسين إكمالها، وضعف الدافع للعمل. يمكن للمدير تحديد هذه العوامل ومحاولة القضاء عليها بطريقة ما.

خذ بعين الاعتبار هذه العوامل:

1) العمل غير المخطط له. إنه نتيجة لأسلوب حياة ليس فقط القائد نفسه، ولكن أيضًا أسلوب الحياة العام للمنظمة. يؤدي العمل غير المخطط له إلى فترات راحة مستمرة لأنواع مختلفة من "التوضيحات"، والتوضيحات اللازمة لمزيد من العمل لمختلف الإدارات والأقسام والعاملين الأفراد. في الوقت نفسه، لا يتم تشتيت انتباه أولئك الذين يلجأون إلى المعلومات فحسب، بل أيضًا أولئك الذين يلجأون إليهم للحصول على المعلومات.

سوء تنظيم تبادل المعلومات داخل المنظمة. عند نقل المعلومات، يكون أي شخص على يقين دائمًا من أن متلقيها يدرك تمامًا ويفهم معناها، ولكن هذا ليس هو الحال دائمًا. كل شخص لديه إطارات الإدراك الخاصة به والتي يمكن أن تشوه المعلومات الواردة. لم يتمكن جميع المديرين المعاصرين من حل هذه المشكلة لأنفسهم ولموظفيهم وقدموا نظامًا موحدًا لتلقي المعلومات ونقلها في شركاتهم. في العديد من المنظمات، يتم تبادل المعلومات بين الأقسام في شكل هاتف مكسور، وغالبًا ما يكون ذلك في عملية اتصال غير رسمي. مثال آخر على عدم وجود معايير لنقل المعلومات هو عدم وجود معيار موحد لشرح موقع المنظمة للعميل عبر الهاتف - "يشرح الجميع بأفضل ما في وسعهم".

عدم وجود توزيع واضح للأعمال حسب أهميتها. يؤدي هذا غالبًا إلى قيام المدير بأشياء لا تهم كثيرًا في البداية. في الوقت نفسه، يتم إنفاق وقت كبير عليهم، وهو أمر ضروري لحل المهام المهمة حقا.

أداء المهام التي يمكن للمرؤوسين إكمالها بسهولة. في أغلب الأحيان، يقوم المدير بمثل هذه المهام إذا كان لا يثق بمرؤوسيه، معتقدًا أنهم سيكونون قادرين على إكمال هذه المهمة مثله مثله، أي أننا نتحدث عن عدم الثقة في المؤهلات المناسبة لموظفي المنظمة. موظفين. مثال ذلك استقبال العملاء من قبل المدير، وعدم إعطاء أي موظف صلاحية العمل مع العملاء، والتعامل الشخصي مع البريد، وعدم تكليف السكرتير بفرز المراسلات الواردة.

2) ضعف الدافعية للعمل. يؤدي ضعف الدافع العمالي إلى انخفاض إنتاجية العمل، وهذا لا يتعلق إلى حد كبير برئيس المنظمة، ولكن بمرؤوسيه، ومع ذلك، يمكن أن تحدث هذه المشكلة في المؤسسة وانخفاض إنتاجية العمل سيؤدي إلى ضيق الوقت.

تتضمن المجموعة الثانية عوامل لا تعتمد على القائد. هذا هو العمل بالمراسلات، وهو تدفق كبير للمهام الروتينية، التي غالبا ما تكون عاجلة، والعمل الذي يستغرق الكثير من الوقت، وكذلك "لصوص الوقت". لا يمكن للمدير التخلص من هذه العوامل ويمكنه فقط محاولة تقليل تأثيرها على الوقت الضائع.

خذ بعين الاعتبار هذه العوامل:

1) العمل بالمراسلة. تظهر الأبحاث أن المدير يقضي ما بين 20 إلى 30% من وقته في تحليل المراسلات، والبحث في ما يصل إلى 100 مستند يوميًا، منها 30 وثيقة فقط مطلوبة حقًا. تشير التقديرات إلى أن حجم المعلومات غير الضرورية في المراسلات التجارية يصل إلى 15-20%، ومن خلال جميع القنوات، يأتي 30% من المعلومات من مصادر داخلية، و40% من مصادر خارجية.

تدفق كبير من المهام الروتينية، التي غالبًا ما تكون عاجلة، والتي يستغرق العمل عليها الكثير من الوقت. تشمل الأمثلة مسائل مثل تصميم المباني التي يتم فيها إجراء الإصلاحات، واختيار الأثاث، والحاجة إلى التحقق شخصيًا من مختلف معايير أنشطة المنظمة، وغالبًا ما يكون ذلك بسبب عدم كفاءة المرؤوسين أو إحجامهم عن تحمل المسؤولية عندما يقومون هم أنفسهم انتقل إلى المدير بـ "طلبات المساعدة" "

2) "لصوص الوقت". "لصوص الوقت" هي أمور غير متوقعة، وأغلبها تتطلب حلولاً عاجلة ولا يمكن تفويضها لمرؤوسين. كل هذا يستغرق الكثير من الوقت ويصرف الانتباه عن أشياء مهمة حقًا. هناك عدة أنواع مختلفة من لصوص الوقت:

المكالمات الهاتفية؛

الناس الذين يزوروننا؛

مشاكل مع أجهزة الكمبيوتر.

تغيير نظام العمل الذي يفرضه الزملاء؛

الافتقار إلى التخطيط التنظيمي؛

عدم القدرة على الاستماع إلى الآخرين.

الهيكل التنظيمي غير المرضي؛

تصحيح الأخطاء التي كان من الممكن تجنبها؛

التردد في الأمور التجارية؛

اجتماعات سيئة التنظيم والتنسيق؛

الانحرافات في مكان العمل.

البيروقراطية المكتبية المفرطة؛

مناقشات غير مجدية حول عملك وعمل الآخرين.

تتضمن المجموعة الثالثة عوامل تعتمد بشكل مباشر على شخصية القائد. هذا هو الاندفاع المستمر، والتحسينات المستمرة للمنزل، والضجة. وللحد من تأثير هذه العوامل على وقت العمل، يجب على المدير أن يحاول التغيير، وإلا فإن هذه العوامل لن تسمح له باستخدام وقت عمله بشكل عقلاني. في رأيي، هذه هي أخطر مجموعة من العوامل، لأنه لكي تتمكن من إدارة رأيك بشكل فعال، يجب عليك أولاً تغيير نفسك، ومن ثم محاولة تغيير الواقع المحيط، وتغيير نفسك أمر صعب للغاية، خاصة بالنسبة لشخص بالفعل يرى نفسه مستقلاً ومتعلمًا وناضجًا في كل شيء.

خذ بعين الاعتبار هذه العوامل:

1) الاندفاع المستمر. في حالة التسرع المستمر، ليس لدى المدير الوقت الكافي للتركيز على المهمة التي يؤديها في الوقت الحالي. إنه يتبع المسار الذي تبادر إلى ذهنه أولاً، بدلاً من التفكير في طرق أخرى ربما أكثر عقلانية لحل هذه المشكلة.

2) التحسينات المستمرة للمنزل. التحسينات المستمرة في المنزل تثير حلقة مفرغة، عندما لا يكون لدى الإنسان الوقت الكافي لإكمال أعماله وحل جميع المشاكل خلال ساعات العمل، فيضطر بالتالي إلى حلها في المنزل على حساب وقت فراغه، والراحة والحياة الشخصية. ليس لدى الشخص الفرصة للعيش بشكل كامل، والاسترخاء، ونتيجة لذلك، تنخفض إنتاجيته، مما يؤدي إلى أوجه القصور ومرة ​​أخرى إلى الحاجة إلى تحسين المنزل. هذه الحلقة المفرغة هي نتيجة لوقت العمل المنظم بشكل غير صحيح، وقد يكون من الصعب جدًا كسرها.

هرج. الانزعاج هو نتيجة سوء تنظيم يوم العمل، كما أنه يعتمد على اندفاع وخصائص الشخص. من الصعب على الشخص المضطرب أن يختار العمل الذي سيتولى القيام به؛ فهو في كثير من الأحيان "يتأرجح" بين شيئين متساويين في الأهمية ويستغرقان وقتًا طويلاً لحلهما؛ ولا يستطيع اختيار أي منهما يجب أن يقوم به، ولهذا السبب ، يضيع الوقت.

2 الأساليب الأساسية لإدارة الوقت

2.1 تحليل استخدام الموارد المؤقتة وتخطيط الوقت

لحل المشكلات المتعلقة بالاستخدام الرشيد لوقت العمل، هناك العديد من التقنيات التي تحمل الاسم العام “إدارة الوقت”. ومع ذلك، لا يمكن القول أن إدارة الوقت هي مجموعة صارمة من القواعد، وبعد ذلك سيكون الشخص قادرا على ترشيد يوم عمله ووقت عمل مرؤوسيه إلى أقصى حد. إدارة الوقت هي مجموعة من الأساليب والتوصيات العامة، ويجب اختيارها لكل شخص ومنظمة بشكل منفصل، بشكل فردي.

ويعتبر أحد مؤسسي إدارة الوقت هو مؤسس مدرسة الإدارة العلمية فريدريك تايلور، الذي قام بتوقيت نشاط عمل العامل. يمكنك أيضًا ذكر هنري فورد الشهير، الذي قدم الحزام الناقل في مؤسساته وبالتالي قلل من وقت تجميع السيارات والوقت الذي يضيعه العمال، مما جعل أنشطتهم أكثر تخصصًا.

حاليًا في روسيا، أحد المتخصصين المعروفين في مجال إدارة الوقت هو جليب أرخانجيلسكي، الذي يشارك في التطوير العلمي لهذه المشكلة.

دعونا ننظر في تقنيات إدارة الوقت الكلاسيكية. يجب أن تكون الخطوة الأولى لأي مدير يتعامل بجدية مع هذه المشكلة هي تحليل استخدام الموارد المؤقتة. سيساعد تحليل استخدام الوقت في تحديد الخسائر في الوقت وإظهار نقاط القوة والضعف في أسلوب العمل الممارس. مثل هذا التحليل ضروري ببساطة إذا لم يكن من المعروف كيف يتم إنفاق الوقت، فمن غير المعروف كم من الوقت يستغرق إكمال مهام معينة، وليس من المعروف ما هي العوامل التي تحفز أو تحد من الأداء.

لتحليل مشكلة ما، تحتاج إلى تتبع موثوق للوقت. الطريقة الأكثر فعالية لتتبع الوقت هي الاحتفاظ بالسجلات. عند استخدام جهاز كمبيوتر لهذا الغرض، يمكنك استخدام برامج مثل Visual TimeAnalyzer. بمساعدتها يمكنك توفير الوقت والحصول على تمثيل رسومي لعملك. أيضًا، يمكن أخذ الوقت المستغرق في الاعتبار في الجداول، والتي يجب أن تشير إلى المعلمات التالية:

نوع النشاط - تحديد نوع النشاط؛

أوقات البدء والانتهاء لنوع النشاط ذي الصلة؛

مدة نوع النشاط المقابل - لتحديد الوقت اللازم لهذا النوع من النشاط.

من الأفضل تتبع الوقت أثناء العمل، لأنه عند تتبع الوقت "لاحقًا" يمكنك نسيان بعض التفاصيل المهمة.

أثناء التحليل، يتم تحديد نقاط القوة والضعف في استخدام الموارد المؤقتة. للقيام بذلك، تحتاج إلى الإجابة على بعض الأسئلة، مثل:

هل كان العمل ضروريا؟ (إذا تم إنفاق أكثر من 10٪ من وقت العمل على العمل غير الضروري، فهذا يشير إلى مشاكل في تحديد الأولويات)؛

هل كان استثمار الوقت مبررا؟ (إذا كان أكثر من 10٪ من وقت العمل يتألف من مهام لم يكن هناك ما يبرر الوقت الذي يقضيه فيها، فأنت بحاجة إلى تحليل أسباب كون الوقت المستغرق كبيرًا جدًا ومحاولة أخذها في الاعتبار في العمل المستقبلي)؛

هل كان من المفيد القيام بهذا العمل؟ (إذا تم إنفاق أكثر من 10٪ من وقت العمل على المهام التي كان تنفيذها غير عملي، فأنت بحاجة إلى الاهتمام بالتخطيط والتنظيم)

هل تم تحديد الإطار الزمني لإكمال العمل بوعي؟ (إذا تم إنفاق أكثر من 10٪ من وقت العمل على المهام، والتي تم تحديد الفاصل الزمني لها تلقائيا، فهناك مشاكل في تخطيط وقت العمل).

ونتيجة للتحليل، تم تحديد "لصوص الوقت" والأخطاء المختلفة في استغلال وقت العمل، ومن الضروري تحديد أسبابها وتطوير أساليب مكافحتها الأكثر ملاءمة لموظف معين؛

الطريقة الرئيسية التي تساعد على استغلال وقت العمل بفعالية هي تخطيط الوقت. التخطيط هو تنظيم الوقت لاستخدامه الأكثر اقتصادية في تحقيق أي أهداف وغايات تواجه المدير أو المنظمة. يمكن أن يكون التخطيط طويل المدى ومتوسط ​​المدى وقصير المدى.

الميزة الرئيسية التي تحققها جدولة العمل هي أن التخطيط يوفر الوقت. تظهر التجربة أن زيادة الوقت المستغرق في التخطيط يؤدي في النهاية إلى توفير الوقت بشكل عام.

ومن الواضح أن الوقت الذي يقضيه في التخطيط لا يمكن أن يزيد إلى أجل غير مسمى؛ فهناك حد أمثل، وبعد ذلك تصبح الزيادة الإضافية في وقت التخطيط غير فعالة. يجب ألا تقضي أكثر من 1% من إجمالي وقت التخطيط في التخطيط.

يتم التخطيط دائمًا بناءً على الأهداف. أساس أي تخطيط هو هدف طويل المدى أو أهداف طويلة المدى. بناءً على الأهداف طويلة المدى، يتم تحديد الأهداف المتوسطة والقصيرة المدى. يحدث ذلك على النحو التالي: بناءً على أهداف الحياة أو مهمة المنظمة، يتم تحديد عدد من الأهداف الفرعية، والتي يجب أن يساهم تحقيقها في تحقيق الهدف الرئيسي للحياة. هذه أهداف طويلة المدى. ويحدد كل هدف من هذه الأهداف عددا من الأهداف الفرعية، ويفضل أن يكون ذلك على أساس مؤقت (يتم تنفيذه في السنوات القادمة، في المستقبل القريب)، والتي ينبغي أن يساهم تحقيقها في تحقيق الأهداف طويلة المدى. بنفس الطريقة، بناءً على أهداف العام، يتم تمييز أهداف الشهر والعقد واليوم. بعد ذلك، يتم إجراء تحليل لنقاط القوة والضعف لدى الشخص أو المنظمة التي قد تكون ذات صلة بتحقيق الأهداف. ويتم ذلك لتشجيع نقاط القوة والعمل على نقاط الضعف. ويعمل هذا التحليل كأساس للتخطيط على المدى المتوسط ​​والقصير.

تتكون عملية التخطيط نفسها من صياغة النتائج وتحديد المواعيد النهائية لتحقيقها. يجب أن تكون النتائج متوافقة مع الأهداف. في هذه الحالة، فمن المستحسن اتباع بعض قواعد التخطيط.

1) أولا، ينبغي أن يتم التخطيط كتابيا. لكي تكون الخطة أكثر من مجرد قائمة بالأشياء التي يجب القيام بها في يوم واحد، من المفيد أيضًا جعلها أداة تحفيزية - مع التركيز على النتائج. على سبيل المثال، اكتب في القائمة ليس "للقيام بذلك"، ولكن "تم ذلك"، بحيث يمكنك في نهاية المهمة وضع علامة غامقة بجانب هذا الإدخال. هذه هي واحدة من أدوات التحفيز القوية.

ثانيا، ينبغي أن تؤخذ في الاعتبار نتائج التحليل السابق لاستخدام وقت العمل. في عملية هذا التحليل يتم تحديد الأخطاء الكامنة في مدير معين في تخطيط وقت عمله وطرق تحييد عواقب هذه الأخطاء.

ثالثا، لا ينبغي أن تخطط ليوم عملك بأكمله. يُعتقد أنه يجب ألا تخطط لأكثر من 60% من وقتك، وتترك 40% غير مخطط لها: 20% وقت غير متوقع و20% وقت عفوي.

من الضروري وضع معايير زمنية واضحة لإنجاز المهام وحل المشكلات التي لا تسمح بإكمال العمل غير المكتمل وحل المهام غير المكتملة في وقت غير مخطط له. إذا تم حل هذه الأمور والقضايا في الوقت المحدد. تبين الممارسة أنه في أي مهمة، يتم إنفاق الكثير من الوقت كما هو متاح، لذلك يجب إنشاء أطر زمنية واضحة من شأنها أن تسمح بإكمال ما يلزم، وفي الوقت نفسه لا تتجاوز الوقت اللازم للإنجاز.

2) لحل مسألة إعادة توزيع القضايا، يجب تقسيم القضايا حسب درجة إلحاحها وأهميتها. وفي الوقت نفسه، يجب على المدير حل المهام الأكثر إلحاحًا وأهمية على الفور وأهمية. ولكن يمكن تأجيل الحالات غير العاجلة، في حين ينبغي نقل الفئتين المتبقيتين من الحالات (غير مهمة، ولكنها عاجلة وغير مهمة وغير عاجلة) إلى المرؤوسين لحلها. يجب تصنيف المهام غير العاجلة حسب الوقت المطلوب لكل منها، وعندما يظهر وقت فراغ، يمكنك البدء في تقليل هذه القائمة - ولهذا يُنصح بأن تكون في متناول اليد دائمًا.

3) يجب مراجعة الخطط بانتظام، لأنه في ضوء التغيير المستمر في البيئة، قد يتبين أن بعض خطط إدارة المنظمة ومديرها لن تتوافق بعد الآن مع أهداف المنظمة، وبالتالي ستحتاج إلى تعديل.

يجب أن تكون الخطط واقعية ومتسقة، ومتسقة ليس فقط مع بعضها البعض، ولكن أيضًا مع خطط الزملاء والمرؤوسين والمستويات العليا من الإدارة.

2.2 أنشطة تساعد على ترشيد استخدام الوقت

دعونا نفكر في بعض العوامل التي تؤدي إلى ضياع الوقت والتي تمت مناقشتها أعلاه، والتي لم يتم الإشارة إليها في قواعد تخطيط وقت العمل المذكورة أعلاه.

إحدى المشاكل الكبيرة التي تؤدي إلى خسائر كبيرة في وقت المدير هي أن المدير غالبًا ما يقوم بأشياء يمكن لمرؤوسيه القيام بها بنجاح. يحدث هذا غالبًا لأن المدير غير واثق من أن مرؤوسيه سيتعاملون مع مثل هذه المسؤوليات الخطيرة ويخشى تكليفهم بمثل هذه المسؤولية الكبيرة. وبعبارة أخرى، هناك مشكلة في تفويض السلطة.

التفويض بالمعنى العام يعني نقل المهام إلى أحد المرؤوسين من مجال نشاط المدير نفسه. يمكن تنفيذ نقل مهمة أو نشاط لفترة طويلة أو يقتصر على مهام لمرة واحدة. يساعد التفويض المدير على توفير الوقت للمهام المهمة وتخفيف بعض الضغط.

يجب أن نتذكر أن التفويض يحفز الكشف عن قدرات المرؤوسين واستقلاليتهم وكفاءتهم، لذلك، إذا كان من الممكن في البداية تأكيد مخاوف المدير، فمن خلال المساعدة الاستشارية والقيادية والتدريبية المناسبة، يتم تدريجيًا المرؤوس الذي تم تفويض الصلاحيات إليه سوف تكون قادرة على التعامل معهم على المستوى المطلوب.

بشكل عام، ينبغي تفويض الأعمال الروتينية والأنشطة المتخصصة والأمور الخاصة والأعمال التحضيرية. لا ينبغي تحت أي ظرف من الظروف تفويض العمل مثل تحديد الأهداف وإدارة الموظفين والمهام عالية المخاطر وما شابه ذلك. يجب عليك أيضًا تنسيق تنفيذ المهام المعينة.

يتم إهدار الكثير من الوقت أيضًا بواسطة نظام معلومات غير متطور وغير موحد، والذي يفترض أن المعلومات يتم تبادلها عموديًا في التسلسل الهرمي في المنظمة بطريقة وأسلوب يختارهما المدير، وأفقيًا بطريقة أكثر ملاءمة للموظفين. كلا الموظفين بالاتفاق المتبادل. ومع ذلك، كما تظهر الممارسة، فإن عدم وجود معايير موحدة لتبادل ونقل المعلومات يؤدي إلى حقيقة أن شخص واحد ينقل المعلومات، وهذا يعني شيئا واحدا، وشخص آخر، يتلقى المعلومات، يرى أنها شيء آخر. ويرجع ذلك إلى حد كبير إلى حقيقة أن الإدارة هي واحدة من مجالات النشاط القليلة التي لم تطور مصطلحاتها الخاصة، والتي من خلالها يمكن للمديرين، عند التواصل، استخدام الكلمات التي لها معنى محدد للغاية، وليس غامضا، كما بطرق عديدة الآن. على سبيل المثال، عبارات مثل "لقد طلبت منك أن تفعل شيئًا قريبًا، إنه يوم الخميس بالفعل، ولم تحضر لي النتائج بعد!" في هذا المثال، يمكنك رؤية كل أهمية عبارة "في المستقبل القريب" في هذه الحالة - من المستحيل فهم ما يعنيه مؤلف العبارة، لأنه في الوقت الحالي يبدو أن الوقت "حتى الخميس" بالنسبة له طويلة بشكل غير مقبول، وفيما يتعلق بأمر آخر، على سبيل المثال، قبل أسبوع يمكن أن تعني عبارة "قريبا" 2-3 أشهر.

إن تطوير معايير الشركات لنقل المعلومات يمكن أن يقلل بشكل كبير من الوقت الضائع في عملية معالجة المعلومات المستلمة، أي. في "محاولة فهم" ما قيل، وكذلك الوقت اللازم لتصحيح الأخطاء التي ارتكبت نتيجة سوء تفسير المعلومات الواردة. يجب أن تتضمن هذه المعايير المعاني الدقيقة للمصطلحات المستخدمة في عملية أنشطة المنظمة، بالإضافة إلى قائمة المعلمات التي يجب نقلها عند الإبلاغ عن أي حدث أو ظاهرة أو حقيقة أو موضوع، أي. شرط اكتمال المعلومات. كما يجب أن تكون معلومات الملكية المنقولة داخل المنظمة موثوقة، وهو ما يمكن ضمانه من خلال مسؤولية الأشخاص الذين ينقلونها عن جودة المعلومات.

يتم قضاء قدر كبير من الوقت في عمل المدير في العمل بالمراسلات. يتكون العمل بالمراسلات من المراحل التالية - أولاً، فرز المراسلات، ثانياً، دراسة المراسلات واختيار المعلومات اللازمة منها، والرد على جزء المراسلات الذي يحتاج إلى إجابة. هناك موارد زمنية كبيرة محتملة في التعامل مع المراسلات. تشير التقديرات إلى أن المدير يقوم بمراجعة ما يصل إلى 100 مستند يوميًا، منها 30 مستندًا فقط مطلوب حقًا. يجب عليك أن تقرر على الفور ما إذا كان البريد الوارد ستتم معالجته بواسطة سكرتير أو شخص آخر، أو ما إذا كان سيتم معالجته شخصيًا بواسطة المدير. الطريقة العقلانية هي تكليف السكرتير بمعالجة البريد. ومن الضروري أيضًا تحديد ما سيحدث للمراسلات غير الضرورية لأنشطة المؤسسة وعمل المدير. ربما سيتم تدميره على الفور، أو ربما سيتم مشاهدته جزئيًا أو كليًا. يجب كتابة الإجابة فورًا، دون تأخير، ومن الممكن استخدام النماذج الخاصة، أو نقل إعداد الإجابة إلى السكرتير.

يشغل ما يسمى "لصوص الوقت" جزءًا كبيرًا من الوقت. من بينها، تحتل المكالمات الهاتفية أحد الأماكن الأولى من حيث المدة. تتمتع المكالمات بمثل هذه الخصوصية التي غالبا ما تحدث بشكل غير متوقع، بما في ذلك في مثل هذه اللحظات عندما يكون الرأس مشغولا بعمل مسؤول مهم وتكون الانقطاعات والتدخل في العمل غير مرغوب فيها للغاية. لذلك يجب عليك تكليف السكرتير باستقبال المكالمات الواردة على الهاتف الثابت. لا ينبغي إعطاء رقم الهاتف المحمول للعملاء والأشخاص الآخرين الذين قد يتصلون بقسم آخر من المؤسسة، بالإضافة إلى الإدارة، لحل المشكلات التي تنشأ. إذا لزم الأمر، يمكنهم الاتصال برئيس المؤسسة من خلال السكرتير، الذي يقدر درجة الأهمية والإلحاح، يمكنه الاتصال بالمدير وإبلاغه بالشخص الذي اتصل.

وينطبق الشيء نفسه على مجموعة متنوعة من "لصوص الوقت" مثل الأشخاص الذين يختلسون النظر. لا ينبغي السماح للأشخاص بالتوجه مباشرة إلى إدارة المنظمة في حالة وجود أقسام خاصة أو أشخاص مسؤولين عن حل مثل هذه المشكلات لحل المشكلة لديهم. أما الأنواع الأخرى من "لصوص الوقت" فلا تملك علامات واضحة تجعل من الممكن الاستعداد لها مسبقًا، ولمكافحتها لا يسعنا إلا أن نوصي بتحليل المشكلات الناشئة وتطوير أي طرق لحلها أو تقليل الخسائر الناجمة عن حدوثها.

تشغل أنواع مختلفة من الاجتماعات قدرًا كبيرًا من الوقت بين المدير ومرؤوسيه. لتحسين الوقت المستخدم لهذا الغرض، ينبغي إجراء تحليل للاجتماعات مع الأخذ في الاعتبار الوقت المستغرق والموارد المادية وما إلى ذلك.

من المنطقي وضع جدول أعمال يشير إلى الوقت اللازم لمناقشة الموضوعات الفردية. - تحديد وقت لكل عنصر حسب أهميته. بعد الاجتماع، من الضروري مراقبة ما إذا كانت القرارات المتخذة يتم تنفيذها من قبل جميع المتأثرين بها. يجب أن تكون المهام التي لم يتم إنجازها والمشكلات التي لم يتم حلها هي البند الأول في جدول الأعمال التالي.

الاستعجال والتحسينات المنزلية والانزعاج هي نفس أسباب هدر الوقت، والتي تعتمد بشكل أساسي على شخصية الشخص. التسرع هو حالة لا يستطيع فيها المدير التفكير لفترة طويلة في طرق حل مشكلة ما ويختار الحل الذي يتبادر إلى ذهنه أولاً، في حين أن الطريقة الأكثر فعالية والأسرع لحل المشكلة ليست دائمًا أول ما يتبادر إلى ذهنه . بالإضافة إلى ذلك، من الصعب جدًا على الشخص في حالة التسرع أداء العمل بشكل فعال؛ ولا مفر من الأخطاء المختلفة التي تحتاج إلى تصحيح؛ علاوة على ذلك، فإن حدوث أخطاء في عملية عمل الشخص الذي هو بالفعل في عجلة من أمره يمكن أن يبدأ بسهولة في إثارة غضب الشخص، وإفساد مزاجه، بل وإحباطه، وهو ما لن يسمح له أيضًا بإنهاء العمل الذي بدأه بشكل طبيعي. لذلك، فإن المشكلة المرتبطة بحقيقة أن الشخص يفعل أشياء كثيرة على عجل هي مشكلة خطيرة للغاية ويمكن أن تسبب إضاعة كبيرة للوقت.

صفة أخرى مهمة يجب أن يتمتع بها أي قائد، وخاصة الشخص الذي يقدر وقته: يجب أن يكون قادرًا على قول "لا". هناك العديد من المواقف التي يكون فيها من المستحيل أو من الصعب جدًا قول لا - وهذا يمكن أن يؤثر على صورة المنظمة وقائدها، مما سيؤثر على قدرتها التنافسية. هذه هي الحالات التي لا يستطيع فيها المدير رفض الطلب بسبب صفاته الشخصية؛ عندما يسألك عميل مهم عن شيء ما. في معظم الحالات، يمكن للمدير أن يحدد على الفور التأثير الذي ستجلبه الموافقة على تلبية طلب شخص ما أو طلبه عليه وعلى مؤسستها، ومع ذلك، غالبًا ما يحاول الأشخاص الذين يسألون أو يطالبون وضع المدير عمدًا في المواقف التي سيضطر فيها ببساطة إلى الموافقة لتحقيق ما يريد مما يقولون. بالنسبة للمدير، تعتبر هذه الموافقة مضيعة للوقت والمال، وليس دائما هذه التكاليف يمكن أن تحقق فوائد ملموسة للمنظمة. ولهذا السبب من المهم جدًا لأي قائد أن يكون قادرًا على قول "لا" والخروج من المواقف بكرامة عندما يتعين عليه قول هذه الكلمة.

يغطي التحكم ثلاث مهام:

فهم الحالة البدنية؛

مقارنة ما تم التخطيط له بما تم تحقيقه؛

التكيف وفقا للانحرافات المحددة.

يجب أن تكون المراقبة منتظمة. يجب إجراء المراقبة بانتظام، خاصة بعد الانتهاء من المهمة وفي نهاية يوم العمل، لتحديد ما إذا كان كل شيء قد اكتمل، وما تم التخطيط له، وإذا لم يكن كل شيء، فما الذي كان مرتبطًا به.

بشكل عام، من الصعب جدًا التحدث عن أنشطة محددة في إدارة الوقت. ناقشنا أعلاه المشاكل الرئيسية المشتركة، والتي هي في الأساس ذات طبيعة عالمية، أي أنها يمكن أن تحدث لأي شخص يشغل أي منصب في منظمة ما. تجدر الإشارة إلى أنه على الرغم من الأوصاف التفصيلية إلى حد ما للمشاكل التي غالبا ما تنشأ في الأشخاص الذين لا يهتمون بقضاء وقتهم، في الحياة الحقيقية، كل شخص لديه مشاكله الخاصة، "لصوص الوقت"، صفاته الشخصية التي تتعارض مع العمل بفعالية وبالتالي لا يمكن تقديم نصائح وتقنيات عالمية تناسب الجميع في جميع مواقف الحياة. وفي كل حالة محددة، يجب عليك من خلال التحليل أن تبحث عن طرقك الخاصة لمكافحة الاستخدام غير العقلاني لموارد الوقت، وستكون هذه الأساليب في كل حالة خاصة بكل شخص.

خاتمة

في هذه الدورة، قمنا بدراسة التقنيات والأساليب الأساسية لإدارة الوقت، والتي تسمح لنا بترشيد وقت عمل الموظف بشكل عام والمدير بشكل خاص، وتقليل التكاليف غير المنتجة للموارد المؤقتة وزيادة إنتاجية الموظفين في نهاية المطاف. إدارة الوقت هي مجموعة من المعارف التي لها أهمية اقتصادية وشخصية هائلة. تكمن الأهمية الاقتصادية في حقيقة أنه من خلال الاستخدام الرشيد للوقت، من الممكن زيادة إنتاجية كل من الفرد والفريق بأكمله بشكل كبير. تكمن الأهمية الشخصية في حقيقة أنها تسمح للشخص بالحصول على قدر كبير من وقت الفراغ، مما سيسمح له بالشعور بالحرية وإيلاء المزيد من الاهتمام لراحته وصحته وحياته الشخصية.

قائمة المصادر المستخدمة

1. Arkhangelsky G. تنظيم الوقت: من الفعالية الشخصية إلى تطوير الشركة [النص]: كتاب مدرسي / G. Arkhangelsky. - م: AiST-M، 2003. - 231 ص.

2. جاميدولايف ب.ن. توفير الوقت والمؤشرات لتقييمها في عمليات إدارة المؤسسات [النص]: كتاب مدرسي / ب.ن. جاميدولايف. - بينزا،

3. Seiwert L. وقتك بين يديك: نصيحة لرجال الأعمال حول كيفية استخدام وقت العمل بشكل فعال [النص]: دليل الدراسة / L. Seiwert. -م: إنترإكسبرت، 1995. - 426 ص.

4. تنظيم وقت العمل [نص]: كتاب مدرسي / م: "ديكا"، 1994. - 297 ص.

ما هي إدارة الوقت وما هي المبادئ الأساسية التي تعتمد عليها تقنية إدارة الوقت الشخصي؟ ما هي القواعد التي يجب على من يريد استخدام إدارة الوقت في الحياة الالتزام بها، وكيف ستؤثر على الشخص ونجاحاته وأهدافه. تحليل مفصل للمفهوم والنقاط الهامة.

بالنسبة لشخص حديث، 24 ساعة في اليوم ليست كافية. خاصة بالنسبة لرجل الأعمال الذي يحاول إكمال أكبر عدد ممكن من المهام خلال اليوم. غالبًا ما يضحي بالنوم والراحة، ويعمل متأخرًا طوال أيام الأسبوع. ولكن في كثير من الأحيان لا تكمن المشكلة في ضيق الوقت، بل في توزيعه غير الصحيح.

يتيح لك تنفيذ إدارة الوقت في الحياة ما يلي:

• تعلم كيفية إدارة الوقت.
• تحكم في يومك؛
• قيمة الوقت الشخصي؛
• أداء المزيد من المهام.
• تحقيق أهدافك.
• لا تضحي بالراحة.

ولكن قبل البدء في استخدام تقنية إدارة الوقت هذه، عليك أن تتعرف عليها بالتفصيل.

ما هي إدارة الوقت: المفاهيم والتعاريف الأساسية

إدارة الوقت هي تقنية لإدارة الوقت الواعية التي تزيد من إنتاجية الإنسان. ويعتمد على تحديد الأولويات وتحليل تكاليف الوقت والتخطيط وتحديد الأهداف وتنظيم يوم العمل (الأسبوع والشهر) وتفويض المهام.

بالإضافة إلى ذلك، تتضمن إدارة الوقت تحليل الخطوات والإجراءات المحددة اللازمة لتنفيذ فكرة معينة أو تحقيق هدف ما. ويشمل ذلك أيضًا السيطرة على تحقيق الأهداف، والتي تتمثل في تنفيذ الخطط وتلخيص النتائج.

يتم استخدام إدارة الوقت لإدارة كل من العمل والوقت الشخصي. بعد كل شيء، أي يوم من أيام الأسبوع ليس فقط العمل، ولكن أيضا الراحة، وتطوير الذات، والتعليم الذاتي، والترفيه، وما إلى ذلك.

هذه التكنولوجيا مفيدة ليس فقط لرجال الأعمال والمديرين والسياسيين، ولكن أيضًا لربات البيوت والطلاب وأطفال المدارس وغيرهم من الأشخاص. يتيح لك إكمال جميع المهام المخصصة لليوم كل يوم وفي نفس الوقت الاستمتاع بالحياة بالكامل - الاسترخاء وتخصيص الوقت للعائلة أو الهوايات والسفر وغير ذلك الكثير.

كل شخص لديه نفس الأربع والعشرين ساعة في اليوم. إنه يُحدث فرقًا كبيرًا في كيفية قضاء وقتك. والخبر السار هو أنه حتى لو كنت تستخدم وقتك بشكل سيئ حتى الآن، فيمكنك تغيير ذلك بدءًا من الغد. بدلًا من إضاعة وقتك في الأنشطة ذات القيمة المنخفضة، ابدأ في إنفاقه على الأنشطة ذات القيمة العالية.

إذا قمت بإزالة جميع القشور، فيمكنك استخلاص تعريف بسيط إلى حد ما:

"إدارة الوقت هي أداة لإدارة حياتك."

تعتمد حياتنا إلى حد كبير على الوقت الذي نقضيه في بعض الإجراءات. وتعلم إدارة الوقت يعني تعلم إدارة الحياة.

ما هي مبادئ الإدارة الفعالة للوقت

ترتكز مبادئ إدارة وتخطيط الوقت الشخصي على أربعة أسس رئيسية:

1. تحديد الهدف الصحيح.
2. الترتيب الصحيح لأولويات الحياة.
3. غرس العادات الصحيحة.
4. الاستخدام السليم لأدوات التخطيط.

تحديد الأهداف

معظم الناس لا يعرفون كيفية تحديد الأهداف بشكل صحيح. ونتيجة لذلك، تنخفض إنتاجيتهم، ويختفي الدافع، وبعد فترة من الوقت يكون لدى الشخص هدف واحد فقط - الاسترخاء.

ما هي الأخطاء عند تحديد الأهداف؟

على سبيل المثال، الرغبة في شراء سيارة بحلول نهاية العام ليست هدفا.

يجب أن يبدو الهدف كما يلي: "سأشتري سيارة رولز رويس فانتوم 2016 بحلول 25 ديسمبر 2016". أي أنه يجب أن تكون هناك تفاصيل وحدود زمنية (موعد نهائي لتحقيق الهدف).

يجب أن يكون الهدف:

• محدد؛
• محدودة المدة؛
• قابلة للقياس
• حقيقي.

وبدون هذه المكونات الأربعة يصبح الهدف رغبة عادية لا تحفز.

عندما تدرك أن عمرك 25 أو 30 عامًا، وأن والديك أمامهما 10 أو 15 أو 20 عامًا ليعيشاها، فإن السبب الحقيقي يظهر. سواء حدث ذلك لأي منكم، لا أعرف. ولكن إذا كان شخص ما لديه ذلك، فهذا شيء عظيم. لأن أحبابنا، كأهداف، يمنحوننا طفرة هائلة في التنمية. ثم ينشأ آخرون - المهمة، والحجم، والتأثير، وجميع أنواع الاهتمامات. لكن بالنسبة لأولئك الذين يعانون ويبحثون عن دوافعهم الخاصة، لأولئك الذين لا يجدون ما يضيء لهم ويجلسون فارغين، أريد أن أناشدهم. لا تنظر بعيدا جدا. قف على قدميك بنفسك - قم بشراء بعض الملابس، وابدأ في تناول الطعام وارتداء الملابس بشكل طبيعي، وسوف تكتشف لاحقًا أنك قادر تمامًا على تغيير حياة أحبائك. وهذا سبب ممتاز لاتخاذ الخطوات الأولى.

ميخائيل داشكييف – المؤسس المشارك ومدير مشروع “شباب الأعمال”.

تحديد أولويات الحياة

تعتمد فعالية إدارة الوقت إلى حد كبير على أولويات حياة الشخص. إنها لا تقل أهمية عن الأهداف. ولكن هنا أيضًا يرتكب الناس الأخطاء طوال الوقت.

يجب أن تكون أولويات الحياة موجهة إلى حد كبير نحو الذات. أي أنك تحتاج أولاً إلى التفكير: "ما هو المهم بالنسبة لي؟ ما الذي أحتاجه لتحسين حياتي وجودتها؟

ومع ذلك، لا ينبغي للمرء أن يفترض أن كل من يستخدم إدارة الوقت هو أناني.

لا ينبغي أن تكون جميع الأولويات موجهة نحو من تحب. تحتاج أيضًا إلى التفكير في أحبائك وأقاربك. خاصة إذا كان هؤلاء هم الوالدين أو الزوجة أو الأطفال. وعليك أن تفهم أن كل شخص لديه أولوياته الخاصة. وهذا يعني أن رفاههم الخاص هو المهم بالنسبة للبعض، وبالنسبة للآخرين - رفاهية الأسرة بأكملها.

ولكن لا يزال الجزء الرئيسي من الأولويات ينبغي أن يستهدف الشخص نفسه. ثم لن تنخفض الإنتاجية ولن يحدث "الإرهاق"، وبعد ذلك يستسلم الناس عادة.

غرس العادات

نحن هنا نتحدث عن العادات المفيدة والجيدة التي ستساعدك على تحقيق أهدافك. بفضله سيتم الانتهاء من جميع المهام المخططة خلال اليوم. والتي يمكنك من خلالها زيادة إنتاجيتك الخاصة.

أي نوع من العادات يمكن أن تكون هذه؟ على سبيل المثال:

• استيقظ في الساعة 5 صباحًا كل يوم.
• اركض مسافة 10 كيلومترات في الصباح.
• حافظ دائمًا على وعودك.
• كن في الموعد المحدد للاجتماعات.
• لا تشاهد التلفاز أو تقرأ الأخبار.
• لا تشكو أبدا من أي شيء.
• قل الحقيقة دائما.

21 يومًا كافية لغرس عادة صحية. وينطبق الشيء نفسه على التخلي عن العادات السيئة.

القاعدة الأساسية لتطوير العادات المفيدة هي عادة واحدة في الشهر. نعم، هذه العملية طويلة. خاصة إذا كنت تخطط لغرس حوالي 10 عادات. لكن "موسكو لم يتم بناؤها على الفور".

استخدام أدوات التخطيط

إن إدارة وقتك بفعالية دون التخطيط اليومي أمر صعب للغاية ويكاد يكون من المستحيل. ولذلك، فإن الخطط اليومية هي جزء لا يتجزأ من إدارة الوقت.

التخطيط يعني قائمة المهام لكل يوم. في كل مساء، لا يقوم الشخص بتلخيص يومه فحسب، بل يقوم أيضًا بإعداد قائمة مهام لليوم التالي. وللتخطيط يمكنه استخدام أي أدوات متاحة ومريحة.

أداة التخطيط التقليدية هي مخطط يومي بسيط. يمكن أن تكون ورقية أو إلكترونية. ومع ذلك، فمن الأفضل استخدام الأول، لأنه عندما يكتب الشخص باليد، بدلا من كتابة النص على لوحة المفاتيح، فمن الأسهل عليه أن يتذكر ما هو مكتوب. وفقا لذلك، خلال اليوم، سيتعين عليك إلقاء نظرة أقل على مذكراتك وتشتت انتباهك عن المهام الأكثر أهمية.

تتضمن اليوميات ما يلي:

• أهداف قصيرة وطويلة المدى.
• قائمة المهام اليومية والواجبات.
• ملاحظات شخصية.
• علامات الأهداف المحققة.
• نتائج الأيام التي عاشها مع تحليلها التفصيلي (عدد المهام المكتملة، والوقت الذي يقضيه في إجراءات معينة، والفعالية الشخصية خلال اليوم (الأسبوع)، وما إلى ذلك).

يمكن الاحتفاظ بهذه السجلات بأي شكل إلكتروني. الشيء الرئيسي هو أن البرنامج أو التطبيق يسمح لك بإجراء تغييرات بسرعة على قائمة المهام الخاصة بك.

عند وضع الخطط والمهام اليومية في إدارة الوقت، من المعتاد أن تأخذ في الاعتبار الدورات البيولوجية البشرية. بعد كل شيء، يحدث صعود وهبوط النشاط لدى أشخاص مختلفين في أوقات مختلفة. لذلك، عند التخطيط، يتم أخذ هذه الميزة دائما في الاعتبار.

وخلاصة القول، يمكن الإشارة إلى أن التخطيط هو الجانب الأكثر أهمية في إدارة الوقت، وبدونه تفقد تقنيات إدارة الوقت كل معنى.

12 قاعدة لإدارة الوقت الحديثة

إدارة الوقت ليست علمًا معقدًا ويمكن لأي شخص إتقان هذه التقنية. تحتاج فقط إلى الالتزام بالقواعد الأساسية للعبة.

1. خطط يوميًا. قم بإعداد قائمة مهام لكل يوم واتبعها دون سؤال.
2. ضع أهدافًا محددة وواقعية ومحددة زمنيًا على المدى القصير والطويل.
3. التزم دائمًا بتحديد الأولويات التي تستهدف نفسك (بشكل أساسي) أو أحبائك.
4. تخلص من حياتك "أكلة" الوقت الشخصي ووقت العمل (الشبكات الاجتماعية، وألعاب الكمبيوتر، ومشاهدة التلفزيون، والمحادثات الهاتفية غير الضرورية، وما إلى ذلك).
5. افعل أصعب الأشياء أولاً ولا تؤجلها إلى وقت لاحق.
6. قل دائمًا "لا" للأشياء غير الضرورية.
7. التركيز على مهمة واحدة حتى الانتهاء منها. أي أنه لا يمكنك القفز من إجراء إلى آخر حتى يكتمل أحد الإجراءين بالكامل.
8. العمل في الوقت الذي يناسبك مع مراعاة الدورات البيولوجية.
9. تصفية كافة المعلومات الواردة. هذا صحيح بشكل خاص في عصر شعبية الإنترنت، حيث يوجد الكثير من المعلومات المهملة.
10. حافظ على نظافة سطح المكتب (بما في ذلك جهاز الكمبيوتر أو الكمبيوتر المحمول).
11. تنظيم مكان عمل مريح.
12. وتذكر دائمًا أن اليوم قد يكون آخر يوم في حياتك. لا شيء يجعل الإنسان يتصرف أكثر من الخوف من الموت.

ما هي الفوائد التي يعطيها استخدام إدارة الوقت في الحياة؟

أولاً، تتيح لك إدارة الوقت معرفة كيفية إدارة وقتك، وبالتالي إدارة أنشطتك وحياتك.

ثانياً: تساعد هذه التقنية على التخلص من العادات السيئة واستبدالها بأخرى مفيدة.

ثالثًا، يحقق الأشخاص الذين يستخدمون إدارة الوقت أهدافهم بشكل أسرع، ويسهل عليهم التعلم ويكونون قادرين على تحقيق النجاح في مختلف الأنشطة.

علاوة على ذلك، فإن الشخص الذي يعيش بكل شرائع إدارة الوقت:

• لديه المزيد من وقت الفراغ للاسترخاء.
• القدرة على تنفيذ عدد من المهام بسرعة في فترة زمنية قصيرة.
• أقل عرضة للإجهاد.
• أقل عرضة للإصابة بالأمراض الناتجة عن التوتر والتعب المزمن وقلة النوم.
• يسيطر على حياته بشكل شبه كامل.

كل هذا يندرج ضمن فوائد إدارة الوقت. ولكن هناك أيضًا الوجه الآخر للعملة.

عيوب إدارة الوقت: لماذا لا يستطيع الجميع إدارة الوقت؟

التكنولوجيا نفسها تبدو مثالية تقريبًا. الشيء الرئيسي هو بذل بعض الجهد ويصبح الشخص سيدًا حقيقيًا في حياته. ومع ذلك، لسبب ما، يفشل العديد من الأشخاص في إدارة وقتهم الشخصي ووقت العمل. والسبب هنا يكمن في عدد من العيوب:

• قبل ممارسة إدارة الوقت، يجب على الإنسان أن ينخرط في الانضباط الذاتي. وهذه تقنية مختلفة تمامًا وتتطلب الكثير من الوقت، ولهذا السبب لا يرغب الجميع في القيام بها ويُتركون بمفردهم مع أهدافهم الغامضة وجبل من المهام غير المحققة.
• تعقيد التكنولوجيا هو العيب الرئيسي لإدارة الوقت. بعد كل شيء، في جوهرها، يكسر الشخص نفسه ببساطة، ويخرج من منطقة راحته، ويعيد بناء نفسه نفسيا وعاطفيا، والذي يصبح بالنسبة للكثيرين عملا شاقا.
• لا يوجد دليل أو دورة تدريبية واحدة حول إدارة الوقت توفر خطة عمل محددة. غالبًا ما يقدمون إجراءات عامة لا تناسب كل شخص.
• من الصعب إدارة وقتك بمفردك، حيث يوجد دائمًا سبب لتنغمس في نفسك. ولذلك، فإن إدارة الوقت لها تأثير أكبر في الفريق (إدارة الوقت في الشركة)، حيث يوجد “مشرف”.

قرأت عددًا كبيرًا من الكتب المختلفة حول إدارة الوقت وإدارة الذات والانضباط الذاتي. العديد من هذه الكتب مكتوبة بلغة جافة. هناك عدد قليل جدًا من الأساليب التي يمكن تنفيذها في حياة الشخص الذي لديه عدد كبير من المشاريع والأشياء التي يجب القيام بها والتي يتعين عليه القيام بها الآن، وربما بالأمس. وأدركت أن هذه المشكلة لا تؤثر علي فقط، بل تؤثر أيضًا على العديد من الأشخاص.

أليكسي تولكاتشيف – مؤسس مشروع “مدرسة الفائزين”.

كما ترون، فإن العيوب الرئيسية للتكنولوجيا تكمن في علم النفس البشري. يمكن لبعض الناس التكيف بسهولة مع الظروف المعيشية الجديدة، والبعض الآخر لا يستطيع القيام بذلك.

وفي الختام، أود أن أشير إلى أن إدارة الوقت لها بالفعل تأثير إيجابي على الأداء والفعالية الشخصية والنجاح. ويمكنك محاولة تنفيذها في حياتك. ومع ذلك، لا ينبغي أن تضع آمالا كبيرة على هذه التكنولوجيا.