كيف تكون أكثر إنتاجية وتقضي على الوقت الضائع باستخدام ساحة أيزنهاور.

مصفوفة أيزنهاورهي إحدى التقنيات الأكثر شيوعًا والأكثر طلبًا لتحديد أولويات المهام.
يعود تأليفها إلى الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة دوايت أيزنهاور. أجرى العديد من التجارب حول تنظيم وقته وتوصل في النهاية إلى ذلك أن الأشياء العاجلة نادراً ما تكون مهمة، والأشياء المهمة نادراً ما تكون عاجلة.

لقد توصل أيزنهاور إلى أداة يمكن من خلالها تطبيق هذا المبدأ على تحديد أولويات المهام وفصل المهام المهمة عن المهام العاجلة ولكن غير المهمة. الأداة كانت تسمى " مصفوفة أيزنهاور».

وفقا لمصفوفة أيزنهاور، يمكن تقسيم أي مهمة إلى 4 فئات:

• أ- عاجل وهام
• ب – مهم ولكنه غير عاجل
• ج - عاجل ولكنه غير مهم
• د- غير عاجلة وغير مهمة

دعونا نصف كل فئة بالتفصيل.

أ- عاجل وهام

بالنسبة للأشخاص المنظمين الذين يعرفون كيفية إدارة وقتهم بشكل جيد، فإن هذه الفئة من المهام تكون دائمًا فارغة تقريبًا. وفي بعض الأحيان فقط يمكن تضمين القوة القاهرة، والحالات التي تنشأ فجأة والتي تتطلب اهتماما عاجلا.

وتشمل هذه الفئة، حسب تصنيف أيزنهاور، المهام التي انتهت مواعيدها النهائية، وقد يؤدي الفشل في إنجازها إلى عواقب وخيمة في المستقبل. أي المواعيد النهائية وحالات الطوارئ وحالات الحياة والموت.

أمثلة على الأمور العاجلة والمهمة:

1) لديك ألم في الأسنان - لا يمكنك التفكير في أي شيء آخر غير ألم الأسنان

2) انفجر الصنبور وأغرق الشقة - عليك الاتصال بالسباك على وجه السرعة

3) تسليم المشروع في العمل - المواعيد النهائية تنفد، لكن المشروع لم يكتمل بعد.

كما كتبت أعلاه، كلما كان الشخص أكثر تنظيما، كلما كانت الأمور العاجلة والمهمة أقل في حياته. ولهذا السبب فإن التحدي الذي تواجهه كأشخاص يريدون تعلم كيفية إدارة وقتهم بشكل أفضل هو تعلم كيفية حل المشكلات مسبقًا حتى لا يقعوا ضمن هذه الفئة.

ب – مهم ولكنه غير عاجل

تتضمن هذه الفئة أشياء مهمة لمستقبلنا، ولكنها ليست مطروحة. لنفترض أننا نريد تعلم لغة جديدة وهذا سيساعدنا في الحصول على مركز أفضل. أو نريد أن نركض في الصباح لنكون بصحة جيدة.

إن إكمال المهام المهمة وغير العاجلة سيساعدنا على تحقيق المزيد من النجاح في الحياة. ولكن، كما تظهر الممارسة، لسبب ما، فإن الناس ليسوا في عجلة من أمرهم للجلوس لهم. وغالبًا ما يحدث أن تصبح هذه الفئة من الحالات مهمة وعاجلة. ومن ثم يتم ضمان التوتر بالنسبة لك.

أمثلة على الأمور المهمة ولكن غير العاجلة:

1) الصحة البدنية

2) التدريب والدورات

3) حل مشاكل العمل الهامة

إذا تعلمت كيفية إيجاد الوقت لحل المهام المهمة، ولكن ليست العاجلة، فسوف ترى قريبًا كيف تصبح حياتك أسهل وأسهل.

س – ليس مهماً ولكنه عاجل

لكي تفهم ما إذا كانت هذه المهمة مهمة حقًا، تخيل النتيجة التي ستحصل عليها بعد إكمالها. إذا كانت النتائج ضئيلة، فقم بتصنيف هذه الحالة ضمن الفئة (ج).

أمثلة على المهام غير المهمة ولكن العاجلة:

1) مساعدة الآخرين - طلبت صديقة أن تأخذ كلبها في نزهة على الأقدام (للمرة السادسة خلال شهر)، فمن غير المناسب الرفض.

2) سيرتفع سعر الدولار غدًا بمقدار نصف بالمائة، فأنت بحاجة إلى تغيير 100 دولار بشكل عاجل

3) تم الاتصال به وطلب إكمال الاستبيان بشكل عاجل (على الرغم من أن استكمال الاستبيان يمكن أن ينتظر)

د- غير مهم وغير عاجل

نحن نسمي هذه الأشياء مضيعة للوقت. نحن نقضي الكثير من الوقت عليها، ولكن نتيجة أفعالنا هي صفر تقريبًا.

إقرأ: 5,335

لماذا تنهار الخطط؟ لأنه في تدفق الشؤون اليومية، نسعى جاهدين لإكمال المهام العاجلة، ونسيان المهام المهمة والإلزامية. ماهو الفرق؟ ترتيب أولوياتك بشكل صحيح! الأشياء المهمة ليست دائمًا عاجلة، والأشياء العاجلة مهمة. كيف ذلك؟ بسيط جدا. وسوف تساعدك "أرباع كوفي" على معرفة ذلك. الاسم الثاني هو مصفوفة أولوية أيزنهاور.

هام وعاجل: مصطلحات وتوضيحات

الأهمية والإلحاح.

الأمور العاجلةتتطلب مشاركة أو قرارًا فوريًا وفوريًا. يجب أن يتم ذلك على الفور، وإلا سيحدث حريق أو قوة قاهرة أو كارثة. تتطلب الأمور العاجلة استجابة رد الفعل، مما يفرض إلغاء جميع الخطط والأنشطة الهامة.

الأشياء الذي ينبغي فعلهايقصد . إنها ضرورية لتحقيق الأهداف العالمية المحددة، والحلول الأولية للمهام المهمة، وتحقيق الفرص. من خلال القيام بأشياء مهمة، يحقق الشخص نتائج عالية ونجاح. تتدفق الحياة بشكل واضح ومدروس وهادف.

لسوء الحظ، غالبًا ما تُحرم الأشياء المهمة في حياتنا من الأولوية. لماذا؟ لأن كل الحياة اليومية تهدف إلى حل المشاكل الملحة.

كيف تصلحها؟

استخدم مصفوفة أيزنهاور كأداة لتحديد الأولويات. في بعض الأحيان يوصى باستخدام مربعات زمنية كوفي لنفس الغرض.

ما الفرق بين مصفوفة ستيفن كوفي الرباعية ومصفوفة حالة أيزنهاور؟

في الواقع شيئا.

كلا الطريقتين تنطويان على أساليب تخطيط متطابقة. وحصلوا على أسماء مختلفة بسبب مطوري النظام المشهورين. لقد حدث أن دوايت أيزنهاور استخدم في عمله اليومي نفس الأسلوب الذي وصفه ستيفن كوفي في كتابه.

رجلان عظيمان. اسمين. طريقة واحدة.

أرباع كوفي: مصفوفة هيكل الحالة

يتضمن تحديد الأولويات وفقًا لمصفوفة أيزنهاور تصنيف جميع الأمور والمهام إلى 4 كتل وفقًا لأهميتها وضرورة إنجازها:

• هام/عاجل؛
• مهم/غير عاجل؛
• غير مهم/عاجل؛
• غير مهم/غير عاجل.

إذا قمت بذلك مقدما - اكتب كل الأشياء المباشرة والبعيدة في قائمة واحدة، فيمكنك بسهولة ملء أي مربع ستيفن كوفي. يكفي تقييم أهمية وإلحاح جميع المهام الحالية.

كيفية تقسيم المهام باستخدام مصفوفة أيزنهاور؟

إدارة الوقت بفعالية عالية باستخدام مصفوفة أيزنهاور

إذا نظرت إلى هيكل كل كتلة بعقل متفتح، فسوف ترى ميزات كل مربع:

• المربع أ - ضغط الوقت المستمر، "النار"، الأعصاب وإيقاع الحياة التفاعلي.
• المربع ب - حل المشكلات الإستراتيجية والاستباقية والعمل من أجل النتائج والنجاح.
• المربع C – الكرونوفاجات بأشكالها المختلفة.
• المربع د - المماطلة.

وهذا هو، عند تحديد الأولويات باستخدام مصفوفة أيزنهاور، فإن شؤون الكتلة الثانية فقط هي التي تستحق الاهتمام. لكن في الواقع، نحن نتعامل مع مهام المربعات «العاجلة»، مما يهدر أعصابنا ويشتت انتباهنا بعوامل غير ضرورية.

ماذا تفعل بهذه المعرفة؟

كل شيء بسيط جدا. يتضمن تخطيط الوقت وفقًا لمصفوفة أيزنهاور اتباع نهج استباقي واستخدام أفضل أدوات إدارة الوقت.

يمكنك استخدام:

• ج – الانحرافات بكافة أنواعها التي تحتاج إلى السيطرة عليها ومراقبتها.
• د - هواية لا معنى لها، والتي يمكن استبدالها بسهولة براحة مخططة بجدارة بعد الانتهاء من المهام.

يعتقد البعض أن ربات البيوت لا يحتاجن إلى تخطيط وجدول زمني واضح. على العكس.

تحتاج النساء، المنشغلات إلى ما لا نهاية بأنفسهن وبأطفالهن، إلى الهيكل الصحيح لليوم أكثر من أي شخص آخر.

تعتبر مصفوفة أيزنهاور للإلحاح والأهمية تمرينًا مريحًا ومساعدًا ومستشارًا لكل يوم. إن استخدام أرباع كوفي يقلل بشكل كبير من مستويات التوتر في الحياة اليومية والأنشطة.

تعد مصفوفة أيزنهاور كأداة لتحديد الأولويات إحدى الطرق الرئيسية لتخطيط الأشياء وتنفيذها بنجاح. في هذه المقالة سننظر إلى هذه التقنية بمزيد من التفصيل، لأنها الطريقة الأكثر شيوعًا لإدارة الوقت، والتي تم استخدامها لفترة طويلة في جميع مجالات الحياة.

"للحياة قيمة إذا كانت تمثل صراعًا مستمرًا من أجل قضية نبيلة"

دي دي أيزنهاور

من المهم أن تعرف! ضعف البصر يؤدي إلى العمى!

لتصحيح واستعادة الرؤية دون جراحة، يستخدم قراؤنا الخيار الإسرائيلي - أفضل منتج لعينيك مقابل 99 روبل فقط!
وبعد أن اطلعنا عليه بعناية، قررنا أن نعرضه على سيادتكم...

حاول الرئيس الأمريكي الرابع والثلاثون المشهور عالميًا، ديفيد أيزنهاور، فهم إدارة الوقت. لقد كانت دراسة هذا المجال هي التي جعلته يتمتع بشعبية في جميع أنحاء العالم. لقد درس بالتفصيل طرق التخطيط الفعال وتنفيذ الخطط خطوة بخطوة. وهكذا ظهرت مصفوفة أيزنهاور كأداة لتحديد الأولويات. سننظر في أسلوبه بمزيد من التفصيل لاحقًا في مقالتنا.

إدارة الوقت– قدرة الشخص على توزيع وقته بشكل صحيح لإنجاز المهام المخططة. تمت دراسة هذه الظاهرة لسنوات عديدة من قبل العديد من علماء النفس، وحاول الجميع فهم كيفية عمل هذه الطريقة للتخطيط الصحيح لما تم التخطيط له. كتب عالم النفس الشهير ديفيد ألين كتابًا عن أساسيات وممارسات التخطيط الفعال.

في الوقت الحاضر، يجبرنا صخب وتنوع الحياة الحديثة بشكل متزايد على اللجوء إلى أساليب هيكلة المهام المقصودة بنجاح وتنفيذها بشكل صحيح وسريع. يتيح لك التحديد الصحيح للأولويات إكمال العمل بأي تعقيد بسرعة وكفاءة، وفهم أخطائك، وتعلم مهارات جديدة في عملية تحقيق هدفك.

شخصية أيزنهاور في دراسة إدارة الوقت

كان ديفيد أيزنهاور رئيسًا أمريكيًا مشهورًا. اشتهر في جميع أنحاء العالم بذكائه ومهاراته التنظيمية. خلال حياته، بنى مهنة عسكرية رائعة، والتي تركت علامة كبيرة على تاريخ أمريكا. لقد أتم جميع المهام بنجاح، وحقق دائمًا الأهداف التي حددها لنفسه، مما أكسبه الاحترام وأصبح مثالاً للعديد من الشخصيات العامة.

اعتقد أيزنهاور أن العيش بشكل جيد يعني الانخراط في عمل جدير بالمتعة لموضوعه ويفيد الآخرين. كرئيس، كان يطرح على نفسه أسئلة متزايدة حول كيفية إنجاز كل شيء، بشكل صحيح وفي نهاية المطاف بنجاح. قادته هذه الأفكار إلى ابتكار طريقة لترتيب المهام المهمة، والتي تُستخدم بكثافة في عصرنا هذا.

وبفضل براعته وثقته وسعيه إلى التميز، حقق أيزنهاور النجاح في كل شيء، وأنجز كل ما خطط له في الوقت المحدد، دون صعوبة كبيرة. العديد من الشخصيات في عصره لم يفاجأوا إلا بتنظيمه الذاتي وحاولوا اتباع أساليبه في الحكم، لأن شخصية مثل هذا الرئيس تستحق الاحترام حقًا ويمكن أن تكون مثالاً يحتذى به. تعد مصفوفة أيزنهاور كأداة لتحديد الأولويات إحدى الطرق الرئيسية التي يمكنك من خلالها تنظيم خطة عملك في حياتك اليومية.

مميزات مصفوفة أيزنهاور

تعد Eisenhower Matrix كأداة لتحديد الأولويات أسلوبًا شائعًا لإدارة الوقت يسمح لك بتنفيذ الأنشطة المخطط لها بشكل صحيح وفي الوقت المحدد، وتحديد أهداف مهمة لنفسك لفترة زمنية محددة. أساس جدول أيزنهاور هو أربعة ما يسمى بأرباع الحالات. كان أساس إنشائها هو المهام الكبيرة والعاجلة التي تراكمت خلال فترة زمنية قصيرة بسبب عوامل مختلفة.

وتسمى هذه الأرباع أيضًا بنوافذ أيزنهاور لأنها مصورة في طاولة مربعة. تبدو طاولة أيزنهاور هكذا.

أ رباعيأمور عاجلة وهامة

في رباعيهام وغير عاجل

مع رباعيعاجل غير مهم

د رباعيغير مهم وغير عاجل

يمكن لأي شخص يريد أن يتعلم كيفية إدارة وقته بشكل صحيح أن يصنع مثل هذا الجدول لنفسه. ستساعدك مصفوفة أيزنهاور كأداة لتحديد الأولويات على التعامل مع المهام المتراكمة في فترة زمنية قصيرة جدًا.

بمجرد أن نفهم البنية الأساسية لطريقة تحديد الأولويات، يمكننا أن ننظر إلى كل نافذة من مصفوفة أيزنهاور بالتفصيل. تعتبر مصفوفة أيزنهاور كأداة لتحديد الأولويات مفيدة لتحديد أهمية خططك في وقت معين.

الربع أ

ويتضمن مهام عاجلة هامةوالتي لا يمكن تأجيلها إلى وقت لاحق لأن ذلك قد يؤدي إلى عواقب سلبية. للتخطيط الناجح، عليك أن تبدأ بالقطاع أ. مثال على مثل هذه الحالات يمكن أن يكون عملية معقدة غير متوقعة أو اجتماع غير مجدول. هذا القطاع مهم جدًا لحياة الشخص، ولكن إذا تعلمت التخطيط لوقتك بشكل صحيح، فمن الأفضل أن تكون هذه الساحة فارغة تمامًا، دون أي خطط. إذا تم الانتهاء من الخطط الرئيسية في الوقت المحدد، فإن المهام الهامة لن تصبح عاجلة؛ وتنفيذها ضمن إطار زمني محدد لا يجعلها عاجلة.

يمكن أن تظهر خطط القطاع أ لسببين:

• أسباب داخلية: الاعتماد بشكل مباشر على الشخص (قلة الدافع للأداء، الكسل، قلة الرغبة أو الاحترافية)؛
• أسباب خارجية:لا تعتمد على الموضوع نفسه (تدهور حاد في الصحة، قوة قاهرة).

لمنع هذه الأسباب من التدخل في أنشطتك، لا تحتاج إلى تأجيل المهام الاختيارية القيمة (هذا هو القطاع ب) حتى اليوم الأخير، لأن بعض الشروط قد تؤثر على عدم استيفائها ومن ثم ستتراكم عليك مهام قيمة.

الربع ب

هام وغير عاجل.خطط هذا القطاع يجب أن يتم تنفيذها بشكل منتظم، دون تأجيل إلى وقت لاحق، حيث أن تنفيذها في الوقت المناسب هو مؤشر على إنتاجيتك ونجاحك في أنشطتك. إن شؤون هذا الربع لا تحتاج إلى الوفاء هنا والآن، ولكن قيمتها تشير إلى حدوث عواقب سلبية إذا تجاهلها الإنسان. كلما كانت المهمة أكثر أهمية بالنسبة لك، كلما كانت عواقب فشلها أكثر سلبية. ولهذا ينبغي إعطاء الأفضلية للأمور المهمة أولاً، ثم العاجلة. لتحقيق الرضا الذاتي المثالي، يجب على الشخص إكمال المهام العاجلة ذات المغزى والمهام غير العاجلة ذات المغزى بالكامل. تشمل مهام هذا القطاع، على سبيل المثال، رؤية الطبيب على الفور، وإتقان المهارات اللازمة لأداء الأنشطة بنجاح في مكان عمل جديد من أجل الحصول على الترقية التالية.

"من الأفضل أن تقوم بالمهام المهمة التي تؤثر على حياتك أولاً بدلاً من المهام غير المهمة."

دي دي أيزنهاور

تظهر مصفوفة أيزنهاور كأداة لتحديد الأولويات: إذا قمت بفرز خططك بشكل صحيح وفي الوقت المناسب، فلن تكون هناك وظائف مستعجلة في أي مجال من مجالات الحياة البشرية تستنفد جسم الإنسان جسديًا ونفسيًا. لن ينتقل القطاع "ب" إلى القطاع "أ" إذا خططنا لمهامنا بشكل صحيح لأول مرة.

الربع ج

لا يهم، إنه أمر عاجل.إن مدى إلحاح الخطط لا يحدد دائمًا أهميتها. قال أيزنهاور إنه إذا كانت المهام العاجلة تتداخل مع تنفيذ المهام القيمة، فمن الأفضل تأجيلها. لفهم أهمية خططك، اسأل نفسك سؤالاً بسيطًا: "ماذا سيحدث إذا لم تكمل هذه المهمة؟" إذا أدركت أنه لا توجد عواقب سلبية أو أنها في حدها الأدنى، فالأمر ليس مهمًا في الوقت الحالي. ابحث عن المزيد من المهام ذات المغزى التي تهدد في الواقع بعواقب سلبية بالنسبة لك.

تتضمن هذه الأنواع من الأنشطة، على سبيل المثال، المشاركة في استطلاع اجتماعي أو الاتصال بصديق فقط للدردشة. خطط "القطاع ج" لها عيب كبير: فهي تمنع الشخص من العمل بفعالية والقيام بأشياء مهمة، لأنها تشتت انتباهه باستمرار وتجعله يشعر بالقلق. أي إلهاء يمكن أن يكون له عواقب سلبية، لذلك إذا حدث أي تداخل عند أداء المهام المهمة، فحاول إما التخلص منها قبل القيام بها. إذا قمت بتنفيذ الأمور العاجلة فقط، فمن الممكن أن يتراكم عدد كبير من الأشياء المهمة في لحظة واحدة ومن ثم يصعب عليك توجيه نفسك في الاتجاه الصحيح والتركيز على تنفيذها.

الربع د

ليست عاجلة، ليست مهمة.يجمع هذا القطاع أكثر المهام غير العاجلة غير الضرورية؛ وتنفيذها لا يحقق أي فائدة في الوقت الحالي. إذا ركز الشخص عليها، فسوف تتراكم الأشياء المهمة بسرعة كبيرة وتؤدي إلى عواقب سلبية. وهذا يشمل، على سبيل المثال، التسكع على الشبكات الاجتماعية، وألعاب الكمبيوتر المختلفة التي تقتل وقت الشخص دون أي فائدة.

ولكن ليست كل المهام غير العاجلة وغير المهمة عديمة الفائدة. إذا كنت ترغب منذ فترة طويلة في ترتيب الكتب بدقة في مكتبتك، أو تنظيف خزانة ملابسك بالملابس، فإن القيام بهذه الأشياء سيجلب الفوائد والسرور من النتيجة، لكن لا ينبغي لك أن تسعى جاهدة للقيام بها إذا كان لديك أشياء مهمة للقيام بها.

يعد جدول أيزنهاور كوسيلة للتخطيط الفعال طريقة مفيدة لتحديد المهام القيمة المهمة ويساعد على إكمالها في فترة زمنية قصيرة إلى حد ما. إنه مصمم لإكمال مهام اليوم الواحد أو تلك التي يجب إكمالها في المستقبل القريب.

أهداف طريقة أيزنهاور

يمكن لأي شخص أن يتعلم التخطيط لوقته الشخصي إذا رغب في ذلك؛ فلا يوجد شيء معقد هنا. للمساعدة، يمكنك استخدام جدول أيزنهاور الذي وصفناه كأداة لتحديد الأولويات. بعد تحليل كل ربع من المصفوفة بالتفصيل، من الممكن تحديد الأهداف الرئيسية لهذه التقنية.

1. التنظيم الذاتي. مع العلم أن هناك أشياء مهمة تنتظرك، فلن تضيع الوقت، ولكنك ستحاول القيام بكل شيء في الوقت المحدد. بعد تحديد الخطط الرئيسية، يمكن للشخص أن ينظم نفسه بسرعة لتنفيذها. بعد إصلاح الشيء الرئيسي، يمكنك أن ترى على الفور ما تم إنجازه وما لا يزال يتعين عليك القيام به اليوم أو غدًا.
2. تخطيط عالي الجودة لخططك. الهدف من هذه الطريقة هو أن يكمل الإنسان ما خطط له بنجاح، وليس إعادة كتابة الأشياء من ربع إلى آخر.
3. تعلم كيفية التخطيط لوقتك بشكل فعال. يساعدك تسليط الضوء على المهام المهمة على تحديد مقدار الوقت اللازم لإنجازها عقليًا. يحسب الشخص تقريبًا في رأسه مقدار المبلغ المطلوب لإكمال المهام المهمة غير العاجلة حتى لا ينتقل فجأة إلى القطاع أ.

إن مصفوفة أيزنهاور، باعتبارها إحدى طرق التخطيط الرئيسية والشائعة، ستساعد الجميع على تعلم كيفية إدارة أنفسهم وتنظيم أنفسهم في الوقت المناسب وحل مشاكلهم في فترة زمنية قصيرة.

أول شيء عليك أن تتعلمه عند العمل مع المصفوفة هو أن تكون ذكيًا في العمل. كن قادرًا على التمييز بين المهم والعاجل، وغير العاجل وغير المهم.

تنقسم المصفوفة الزمنية إلى 4 أرباع، يوجد فيها محورين للأهمية ونفس عدد محاور الاستعجال. تتناسب الحالات والمهام مع كل منها، مما يساعد على رؤية أولوية كل مكون بوضوح: ما يجب فعله أولاً، وما يجب فعله ثانيًا، وما إلى ذلك.

يبدو قالب المصفوفة كما يلي:

دعونا ننظر إلى كل ربع بمزيد من التفصيل.

هام وعاجل

الإدارة المثالية للوقت تعني أن هذا الربع سيكون فارغًا. ويرجع ذلك إلى حقيقة أنه مع تحديد الأولويات المناسبة وإكمال المهام في الوقت المناسب، لن يكون هناك أي انسداد. قد يكون هذا أمرًا طبيعيًا من وقت لآخر فقط، لكن الفوضى المستمرة في العمل هي علامة على عدم التنظيم.

لتجنب مشاكل الربع "أ"، تحتاج إلى تنظيم التخطيط الكفء في مجالات أخرى وتنفيذ جميع النقاط بدقة. ومع ذلك، إذا كانت الحاجة لا تزال قائمة لملئها، فيجب إدخال ما يلي هنا:

• الأشياء التي إذا لم تكتمل فإنها تعرض تحقيق الهدف للخطر.
• المهام التي يساهم فشلها في ظهور صعوبات وصعوبات الحياة.
• المهام التي ترتبط مباشرة بالصحة.

لا تنسى. غالبًا ما يحدث أن الأشياء من الربع "أ" يمكن أن يعهد بها إلى شخص آخر. إذا كان ذلك ممكنا، فاغتنم هذا الحق.

لا تنسى تفويض المسؤوليات. غالبًا ما يحدث أن الأشياء من الربع "أ" يمكن أن يعهد بها إلى شخص آخر.

مهم، ولكن ليس عاجلا

توجد هنا الأمور والمهام ذات الأولوية القصوى، لذا يجب منحه أقصى قدر من الاهتمام. هذه أنشطة يومية أقل إلحاحًا، ولكنها لا تزال مهمة. لاحظ الخبراء أن الأشخاص الذين يعملون بشكل خاص مع الربع "B" يحققون نجاحًا أكبر في الحياة ويحققون أهدافهم. إنهم يكسبون المزيد من المال ويفعلون ما يحبون، مما يجعلهم سعداء.

وبما أنه لا يوجد إلحاح في الأمور، فلا يوجد ذعر، مما يجعل النهج في تنفيذها متوازنا ومعقولا. وهذا بدوره يعزز الكفاءة والإنتاجية العالية. ومع ذلك، لا ينبغي لنا أن ننسى أن التنفيذ غير المناسب للمهام من الربع "ب" ينقلها إلى الربع "أ".

لذلك، فإن جميع الأنشطة الحالية المتعلقة بالأنشطة اليومية تتناسب مع هذه المنطقة: الأنشطة الرئيسية، والأنشطة الرياضية، وخطط اليوم، وما إلى ذلك.

عاجل، ولكن ليس مهما

الأنشطة التي "تكمن" في قلب هذا الربع تميل إلى تشتيت الانتباه. تنفيذها لا يقدم أي فائدة من حيث تحقيق الأهداف ولا يؤدي إلى أي نتائج. غالبًا ما تمنعك هذه الأخطاء من التركيز على ما يهم حقًا وتقلل من فعاليتك بشكل عام. عند العمل مع المصفوفة، فإن الشيء الرئيسي هو عدم الخلط بين الحالات من الأرباع "أ" و "ج"، وإلا سيتم إنشاء ارتباك في أولوية الحالات.

يمكن أن تشمل المنطقة "ج" الأمور المتعلقة بالمفاوضات والاجتماعات التي يفرضها شخص ما، والاحتفال بأعياد ميلاد الأشخاص في دائرة أقل حميمية، والأعمال المنزلية التي تنشأ فجأة. نظرًا لأن الأشياء من هذا الربع لا تؤدي إلا إلى إبطائك و"سرقة" الوقت، فأنت بحاجة إلى تخصيص الحد الأدنى من الوقت لها.

ليست عاجلة وغير مهمة

ليس هناك أي فائدة على الإطلاق من الأنشطة التي تتناسب مع هذا الربع. وينبغي التعامل معهم كملاذ أخير. حتى لو لم تفعلها على الإطلاق، سيكون الأمر أفضل. لكن لا بد من أخذ مثل هذه الأمور بعين الاعتبار، كما يقولون، تحتاج إلى معرفة العدو بالعين. هؤلاء هم أكثر "أكلة" الوقت المفيد الذي يجب عليك التخلص منه.

الأشياء التي تقع في الربع "D" ليس لها أي فائدة على الإطلاق.

لكن الشيء الأكثر إثارة للاهتمام هو أن الأشياء من هذا الربع تجذب الناس حقًا. هذا هو الشيء الأكثر متعة وبساطة الذي لا تحتاج إلى العمل عليه. إنهم مريحون وممتعون. التسلية الممتعة تجعل من الصعب التخلي عنها.

ويشمل ذلك التحدث عبر الهاتف مع الأصدقاء والأقارب، وقضاء الوقت على الشبكات الاجتماعية، وتصفح الإنترنت، وألعاب الكمبيوتر، ومشاهدة التلفزيون، والخروج في النوادي.

بالطبع، الراحة مهمة للعمل الإنتاجي، تمامًا مثل الأكسجين بالنسبة للإنسان، ولكنها يجب أن تكون مفيدة أيضًا. بدلا من الجلوس على الأريكة طوال عطلة نهاية الأسبوع، قم بترتيب النزهات والرحلات إلى الطبيعة، ووضع خطة ترفيهية نشطة، وهذا، بالمناسبة، سيساعد على تحسين صحتك. اقرأ كتابًا تعليميًا أو مثيرًا للاهتمام لم يكن لديك وقت لقراءته من قبل، فهذا سيحفز عقلك.

عند التحكم في حياتك، تذكر أنه يجب أيضًا التخطيط للراحة. ومن غير المقبول أن تكون عفوية. لكن لا تهملها أيضًا. هذا محفوف بالخمول المطول، لأن الإرهاق لم يفيد أحدا أبدا. القاعدة مناسبة هنا: "وقت العمل هو وقت المتعة".

قد يبدو مثال الجدول الزمني لكل يوم كما يلي:

يمكنك رسم الأوراق بنفسك أو تنزيل النماذج الجاهزة من الإنترنت.

تحديد الأولويات

في البداية، سيكون من الصعب تحديد مدى إلحاح وأهمية كل مهمة، ولكن النتيجة النهائية تستحق العناء. جرب التمرين التالي:

1. ارسم جدولاً يحتوي على أعمدة: رقم العنصر، المسألة، الإلحاح، الأهمية. اضبط عدد الأسطر بنفسك، اعتمادًا على طول القائمة.
2. في العمود الثاني "المهام"، اكتب جميع المهام والأنشطة التي تقوم بها عادةً.
3. بعد ذلك، انتقل إلى تقييمها: ما مدى أهمية أو إلحاح كل نشاط.

لتسهيل ذلك، استخدم معايير الأهمية التالية عند طرح الأسئلة لكل حالة:

• يعد إكمال هذه المهمة ضروريًا لتحقيق هدفي الرئيسي (نعم - يعني مهم؛ لا - لا يهم).
• يؤدي الفشل في إكمال المهمة إلى عواقب وخيمة على الأنشطة الحالية (نعم - مهم؛ لا - غير مهم).

معيار الاستعجال:

• إذا لم تكتمل المهمة الآن، فإنها تفقد أهميتها (نعم - عاجل؛ لا - غير عاجل).

ستعمل أداة تحديد الأولويات هذه على تبسيط عملية العمل بأكملها بشكل كبير. بعد اجتياز هذا الفحص، ستكتشف مقدار الوقت الذي كنت تهدره حتى هذه اللحظة، ومقدار الوقت المفيد الذي تم إطلاقه.

في تيار لا نهاية له من الأشياء التي يمكنك القيام بها، يمكنك أن تضيع، أو تنسى شيئًا ما، أو ببساطة لا يكون لديك الوقت للقيام بذلك. وهكذا تتراكم المهام التي لم يتم إنجازها وتثقل كاهل اليوم الجديد التالي بفرص جديدة. ومرة أخرى نفس المشكلة: لم يكن لدي وقت، نسيت، تأجيله إلى الغد.

غالبا ما تحدث مثل هذه المواقف لأولئك الذين لا يعرفون كيفية التخطيط، وهذا ليس مفاجئا، لأن عملية التخطيط تتطلب مهارات معينة في إدارة الوقت واهتمام خاص.

هناك العديد من تقنيات التخطيط التي تتيح لك الحصول على أقصى استفادة إذا استخدمت موارد وقتك بشكل صحيح. دعونا نعطي مثالا على التقنية الأكثر فعالية وغير معقدة، والتي تسمى "مصفوفة أيزنهاور"أو "ساحة أيزنهاور".

- وهذا هو مبدأ تحديد الأولويات الذي يسمح لك بحل أكبر عدد من المهام خلال اليوم.

يعد هذا المبدأ من أكثر المبادئ شيوعًا في إدارة الوقت. يتم استخدامه في جميع أنحاء العالم: من العمال العاديين إلى مديري المنظمات الكبيرة للشركات ذات الشهرة العالمية.

مؤسس هذا المبدأ هو دوايت ديفيد أيزنهاور (الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة). ونظرًا لجدول أعماله المزدحم، قام بتحسين جدول عمله من خلال تنظيم المهام حسب أهميتها، مما أدى إلى إنشاء معداته الخاصة، والتي تميزت ببساطتها وتفردها.

مصفوفة أيزنهاور كأداة لتحديد الأولويات

قسم أيزنهاور الأشياء إلى 4 فئات وأدخلها في جدول أبرز فيه بوضوح المربعات التي جعلت من الممكن توزيع المهام المخططة حسب مدى إلحاحها وأهميتها (أ، ب، ج، د).

كل مربع له غرضه الخاص:

• "أ" - الأمور العاجلة ذات الأهمية الخاصة؛
• "ب" - الأشياء المهمة التي يمكن تأخيرها؛
• "s" - ليست ذات أهمية أولى، ولكنها ملحة؛
• "د" - ليست عاجلة وغير مهمة.

ومن خلال تحديد الأولويات بهذه الطريقة، يمكنك تعلم كيفية إدارة الوقتمما سيساعد في تحقيق أهدافك وزيادة أدائك في إكمال المهام المخططة ويؤثر على النجاح في نشاط معين.

لتحديد الأولويات وفقًا لمبدأ D. D. Eisenhower، تحتاج إلى دراسة الفئات (المربعات) في جدوله بالتفصيل.

الأمور الهامة والعاجلة (الفئة أ)

يحتوي مربع هذه الفئة على المهام المخططة الأكثر أهمية والأكثر إلحاحًا. وفقًا لمبدأ أيزنهاور، يجب أن تكون هذه الساحة فارغة، وخالية من الدخول اليومي الجديد، والذي لن يمنح الشخص الذي يتمتع بمهارات إدارة الوقت الفرصة لإثارة إلحاح الأشياء والسماح بوضع حرج في حالة عدم الوفاء.

غالبًا ما يحدث أن يتم نقل الأشياء من المربع "ب" إلى المربع "أ" بسبب كسل الإنسان العادي، وهو أحد أسباب ملئه. في بعض الأحيان يمكن أن يحدث هذا لأي شخص، ولكن في حالة رمي الأشياء يوميًا من مربع إلى آخر، فإن الأمر يستحق ممارسة الانضباط الذاتي.

من أجل تجنب ظهور المهام غير المكتملة في المربع "أ"، من الضروري إكمال المهام في الفئات الأخرى في الوقت المناسب والالتزام الصارم بقائمة المهام الخاصة بهذا المربع. يمكنك أيضًا استخدام طريقة التفويض (تفويض المهام لشخص ما)، والتي ستجعل من الممكن حل المهام وعدم ترك عمل غير مكتمل.

قائمة المهام للمربع "أ":

• التأثير سلبًا على تحقيق الهدف؛
• تلك الإشكالية التي يمكن أن تسبب المتاعب؛
• المتعلقة بالصحة.

المسائل الهامة وغير العاجلة (الفئة ب)

غالبًا ما تندرج الحالات الواعدة والأولوية ضمن هذه الفئة. يعينهم أيزنهاور دورًا مهمًا، لأن تنفيذها هو مفتاح النجاح. تظهر التجربة أنه إذا كنت تستخدم الوقت بمسؤولية عند القيام بالأشياء المدرجة في المربع "ب"، إذن النتائج الجيدة ستشعر بها قريبًا جدًا.

ميزة هذا المربع هو أن لديك الوقت المناسب للأشياء المهمة، مما يسمح لك بحل المشكلات بشكل بناء ومدروس، والكشف عن إمكاناتك بالكامل والتفكير في (تحليل) أنشطتك. لكن من المهم أن نعرف أن هذه الأمور لا ينبغي وضعها على الرف، فهناك خطر نقلها إلى المربع الأول، وهو أمر غير مقبول وفقا لمبدأ أيزنهاور.

أمثلة على حالات ومهام المربع "ب":

• تخطيط المشروع؛
• الشراكة (البحث والتعاون)؛
• نتائج المشاريع المنجزة (تقييم العمل المنجز)؛
• البحث عن آفاق التنمية.

أما بالنسبة للحياة اليومية، فيوصي الخبراء بأن تشمل هذه الساحة الأمور المتعلقة بالتخطيط والدراسة والرياضة والنظام الغذائي وغيرها.

مسائل عاجلة وغير مهمة (الفئة ج)

تتضمن هذه الفئة المهام الثانوية التي لا يمكن تأخيرها. وما يحدث غالباً هو أن الشخص يندفع لإنجاز المهام الأقل أهمية وبالتالي يتشتت عن الهدف. تتطلب مصفوفة أيزنهاور استخدامًا دقيقًا للتكنولوجيا، لذلك يجب ألا ترتكب أخطاء في تصنيف المهام.

عند تحديد الأولويات، لا داعي للخلط بين المهام المتعلقة بالمربع "ج" ومهام المربع "أ". فيما يلي مثال على الارتباك المحتمل:

يصدر الرئيس أمرًا يتطلب تنفيذًا عاجلاً، لكن هذا الأمر لا علاقة له بالعمل. يجب إدخال هذه المهمة في المربع "ج" واعتبارها مهمة ولكنها ليست عاجلة، حيث لا يمكنك الخروج عن أهدافك المقصودة، وبالتالي تضيع وقتك في شيء يصرف الانتباه عن الشيء الرئيسي.

أمثلة على حالات ومهام المربع "ج":

• ضيوف غير متوقعين يطالبون بالاهتمام؛
• اجتماعات عاجلة غير مجدولة؛
• التخلص من المشاكل الناجمة عن إهمالك.

المسائل غير العاجلة وغير المهمة (الفئة د)

هذه هي المهام الجاهزة لانتظار موردها المؤقت طالما كان ذلك ضروريًا أو قد يظل من المستحيل إكمالها. بدلا من ذلك، تتضمن هذه الفئة أشياء بسيطة ومثيرة للاهتمام، لكن لا ينبغي عليك الاستيلاء عليها، فهي تؤدي فقط إلى إبطاء سير العمل وإبعادك عن الهدف.

أمثلة على حالات ومهام المربع "د":

• محادثات هاتفية فارغة؛
• الأنشطة الترفيهية؛
• أي أحداث تشتت انتباهك عن العمل.

من خلال تحديد الأولويات وفقًا لمبدأ مصفوفة أيزنهاور، يمكنك بلا شك أن تتمكن من فعل الكثير والاقتراب من هدفك، لكن لا تنس أن العمل هو المصدر الرئيسي للنجاح مع الإدارة السليمة للوقت.